Ons kenmerk ZC/2006/2961. Inlichtingen bij Mw. M.E. Barink

Transcriptie

1 Cli vernsse Provinciate Staten van Overijssel Postadres Provincie Overijssel Postbus GB Zwolle Telefoon Telefax Uw kenmerk Uw brief Ons kenmerk ZC/2006/2961 Datum Bijlagen 1 Doorkiesnummer Inlichtingen bij Mw. M.E. Barink Onderwerp Ontwikkelingen museum de Fundatie chronologisch Geachte commissieleden. In uw vergadering van 13 September 2006 heeft u aangegeven een chronologisch overzicht te willen ontvangen van de ontwikkelingen rond museum de Fundatie. In de bijlage vindt u dit gewenste overzicht. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geinformeerd, Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter. secretary Bij correspondentie graag ons kenmerk vermelden. RABO Zwolle Per 24 juni 2006 heeft de provincie nieuwe telefoonnummers en adressen. Het nieuwe algemene numrner is , het adres postbus@overiissel.nl. Bezoekadres Luttenbergstraat 2 Zwolle

2

3 Bijlage bij ZC/2006/2961 Museum de Fundatie: ontwikkelingen Inleiding Stichting De Hannema de Stuersfundatie (sinds 2003 gebruikt men de naam de Fundatie) beheert in kasteel 't Nijenhuis in Heino/Wijhe een museum voor moderne en hedendaagse kunst, waarbij de collectie van wijlen de heer Dirk Hannema tentoongesteld wordt. Vanaf 1993 beheert en exposeert de Fundatie ook de provinciate collectie beeldende kunst. Tot 2006 exposeerde het museum eveneens in de Bergkerk in Deventer. Deze kerk was vooral geschikt voor installaties. Het kasteel is eigendom van de provincie, het personeel was tot 1 juni 2004 in dienst van de provincie en inhoudelijk maakt het museum deel uit van het provinciale beeldende kunstbeleid. Wegens ruimtegebrek waren de mogelijkheden van het museum om de publieksfunctie in te vullen beperkt. Besluit tot accommodatieverbetering In 1992 is getracht een museum voor moderne kunst in Zwolle op te richten, waarin de Fundatie, de gemeente en de provincie participeerden. De belangrijkste argumenten daarvoor waren de positieve effecten die dit zou genereren voor de culturele infrastructuur: dichter bij een breed publiek, een museaal onderkomen voor de kunstcollecties en een voorbode voor kasteel 't Nijenhuis wiens positie daarmee aanzienlijk versterkt zou worden. Omdat de gemeente Zwolle uiteindelijk koos voor een museum voor nateve en outsiderskunst, besloot het provinciale bestuur tot uitbreiding en verbetering van de accommodatie in Heino/Wijhe. Die accommodatieverbetering was nodig om de eveneens besloten taakverbreding van het museum gestalte te kunnen geven. Architect Gunnar Daan werd gevraagd de uitbreiding/nieuwbouw van het kasteel te ontwerpen. De uitbreiding, waarvan oplevering was voorzien in 1997, liep echter enorme vertraging op. Omwonenden tekenden bezwaar en beroep aan tegen de plannen. Uitbreiding Nijenhuis In 2000 stelde de Raad van State de provincie in het gelijk in de door omwonenden aangespannen beroepsprocedure. Daarmee kon de provincie beschikken over de benodigde monumentenvergunning. Om tot daadwerkelijke accommodatieverbetering en -uitbreiding van 't Nijenhuis te komen moest echter nog een lange weg afgelegd worden. De bouwvergunning en wijziging van het bestemmingsplan waren nog niet gerealiseerd en beide procedures kenden ook bezwaarmogelijkheden. Voormalig gerechtsgebouw Eveneens in 2000 werd het museum voor nateve en outsiderskunst, gevestigd in het voormalig gerechtsgebouw te Zwolle, door omstandigheden gedwongen zich op te heffen. Voor de gemeente Zwolle reden om weer met de provincie in overleg te treden om alsnog het plan uit 1992 voor een museum voor moderne kunst in Zwolle tot uitvoer te brengen. In juli 2000 besloot het provinciebestuur in principe tot vestiging van een museum voor moderne en hedendaagse kunst in het voormalig gerechtsgebouw. Daarmee zou een uniek 'drieluik' tot stand komen: in Zwolle presenteerde de HSF de collectie moderne en hedendaagse kunst, in het Nijenhuis zou het publiek meer te weten kunnen komen over de achtergrond van de verzameling en in Deventer zou men eigentijdse ruimtelijke beeldende kunst kunnen zien. Het geheel van de drie locaties was verbonden door de Dssel en het fraaie Salland en zou een interessante en aantrekkelijke bijdrage kunnen leveren aan het recreatieve aanbod door arrangementen aan te bieden.

4 Reorganisatie provincie Bij de reorganisatie van de provinciale organisatie eind 1998 kreeg het museum de status van een eenheid. De directeur kreeg dezelfde managementverantwoordelijkheden als de andere hoofden eenheid en was verantwoording verschuldigd aan de provinciale directie over het deel dat met de provincie samenhing. De (financiele) eindverantwoordelijkheid lag bij de provincie. Toch had de Fundatie een aparte positie door een eigen stichtingbestuur en de decentrale huisvesting. Verzelfstandiging De positie van het museum in relatie tot de bestuurlijke verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten en de ambtelijke verantwoordelijkheid van de directie van de provincie vormde de basis voor een discussie over de verhoudingen onderling. Deze discussie leidde tot de wens tot verzelfstandiging van de museale organisatie. Daarbij speelde ook een rol dat er drie opdrachtgevers waren: de provincie Overijssel en de gemeenten Zwolle en Deventer. Gemeenten kunnen geen (deel van) een provinciale organisatie subsidieren. Tevens bevatten de onderzoeksrapporten, die opgesteld zijn ten behoeve van de invulling van het nieuwe museumconcept, het advies de museumorganisatie te verzelfstandigen, omdat dat paste bij een professionele culturele instelling die in staat is slagvaardig te opereren om haar doelstellingen te kunnen realiseren. Daarbij hoorde een besturingsmodel met het uitgangspunt dat leden van de Raad van Toezicht worden geselecteerd op basis van competenties en niet op kwaliteitszetels. Museum de Fundatie nam per 1 juni 2004 als zelfstandige stichting met een Raad van Toezicht, conform bovengenoemde uitgangspunten, het personeel van de provincie over. Het museum heeft tegenwoordig twee locaties waar de collecties gepresenteerd worden: kasteel Het Nijenhuis te Wijhe/Heino en het paleis aan de Blijmarkt in Zwolle. Het kasteel is eigendom van de provincie Overijssel, het paleis van de gemeente Zwolle. Beide locaties zijn gerestaureerd c.q. verbouwd en respectievelijk in September 2004 en juni 2005 (weer) volop in gebruik genomen. Voor de totale museumorganisatie zijn het intensieve jaren geweest: zowel de verzelfstandiging als de restauratie en verbouw met bijbehorende verhuizingen e.d. hebben veel tijd en energie gevergd. De gemeente Deventer besloot in het kader van bezuinigingen een andere publieksbestemming aan de Bergkerk te willen geven met ingang van Daarmee kwam een einde aan het drieluik. Tekort Op 17 mei 2005 heeft de toenmalige Raad van Toezicht (RvT) de gedeputeerde van cultuur, Jan Kristen, in een gesprek gemformeerd over een tekort bij de stichting en daarbij gevraagd om mee te denken over een oplossing. De RvT kon niet aangeven hoe groot het tekort was en hoe het was opgebouwd. De gedeputeerde heeft dit gesprek aangekondigd in de GS-vergadering van dinsdagochtend 17 mei Onderzoek provinciale accountant De provincie heeft daarop aangeboden een onderzoek door de provinciale accountant te laten uitvoeren. Deze rapporteerde in de eerste week van juni. Het onderzoek leverde een onvoldoende beeid op wegens het ontbreken van adequate financiele gegevens. Er leken geen aanwijzingen te zijn voor structurele exploitatietekorten, maar volledige zekerheid was niet te geven. Gedeputeerde Kristen heeft wethouder Berends van Zwolle, belangrijke medesubsidient van het museum, eveneens vertrouwelijk over de problematiek ingelicht. Beide bestuurders hebben, eveneens vertrouwelijk, hun colleges ingelicht. Gezamenlijk antwoord Daarna heeft de provincie in een brief (ZC/2005/2387) mede namens gemeente Zwolle de RvT geantwoord dat een bestuurlijk overleg over de problematiek gewenst is, maar dat de omvang van het probleem dan wel duidelijk moet zijn. De provincie verzocht

5 daarbij in diezelfde brief (gedateerd 30 juni 2005) de RvT om die duidelijkheid te verschaffen voor 8 juli Die korte termijn werd gehanteerd, omdat ons vanuit de stichting werd verzekerd dat de cijfers snel aan te leveren waren. De overheden stuurden deze brief vanuit hun verantwoordelijkheid als subsidiegevers die niet anders konden reageren. Informeren PS Eveneens 30 juni 2005 hebben gedeputeerde staten een brief (kenmerk ZC/2005/2387) gezonden aan Provinciale Staten om hen te infomeren over het bestaan van de problematiek. Interne jaarrekening Op 15 juli 2005 ontving de provincie ambtelijk per mail de interne jaarrekening 2004 van de Fundatie. Het stuk was niet voorzien van een accountantsverklaring en daarmee was het geen officieel stuk. Volgens verwachting van het museum zou de accountantscontrole in augustus plaatsvinden. De interne jaarrekening is zorgvuldig bekeken. Het grote aantal vragen dat de jaarrekening opriep hebben GS per brief (ZC/2005/2628)aan de Fundatie overgebracht. Daarin hebben GS een nieuwe termijn gesteld, te weten 15 September. Reactie RvT en antwoorden vanuit museumorganisatie Vervolgens heeft de RvT telefonisch op 10 September 2005 bij monde van de voorzitter aangegeven te stoppen en gaf daarbij de aan de RvT gerichte brief van 30 juni 2005 als aanleiding op. De RvT ervoer deze brief als afstandelijk en geen recht doend aan het gevoel van partnerschap. Deze telefonische mededeling werd gevolgd door een brief, gedateerd 14 September 2005, met daarin het ontslagverzoek van de gehele raad. Van dezelfde datum is een brief vanuit de museumorganisatie met daarin antwoorden op de vragen over de jaarrekening 2004 en de mededeling dat het de accountant niet is gelukt de controle voor 15 September 2005 af te ronden. Naar verwachting zou dit een week later gebeuren. Informeren statencommissie Eveneens op 14 September heeft gedeputeerde Kristen de statencommissie mondeling vertrouwelijk gemformeerd over het voorgenomen ontslag van de RvT. Overleg met RvT en reactie op hun brief Wethouder Dannenberg en gedeputeerde Kristen hebben op 26 September 2005 een overleg gevoerd met de RvT. In dat overleg hebben beide bestuurders hun zorgen over de bedrijfsvoering binnen het museum uitgesproken. Deze zorgen waren mede gebaseerd op het feit dat de jaarrekening 2004 nog niet gereed was en er daarmee ook geen inzicht in de problematiek was. Afgesproken werd dat de RvT in functie bleef tot een nieuwe Raad benoemd is. Het doen van voordrachten heeft de RvT gemandateerd aan beide subsidierende overheden. In een gezamenlijke brief (ZC/2005/3259) hebben gemeente en provincie gereageerd op de brief van de RvT van 14 September 2005 en de afspraken vastgelegd, zoals gemaakt in het bestuurlijk overleg van 26 September Einde vertrouwelijkheid In de GS-vergadering van 27 September 2005 heeft het college besproken dat een eind gemaakt zou worden aan de externe vertrouwelijkheid van het onderwerp. Informeren PS GS hebben 4 oktober 2005 van de hierboven genoemde brieven een afschrift naar Provinciale Staten gezonden met kenmerk ZC/2005/3463. Het betreft de brief waarmee de RvT zijn ontslag aankondigt en de antwoordbrief van gemeente en provincie gezamenlijk.

6 Formulering verzoek c.q. opdracht en voortgang invullen RvT Gemeente en provincie hebben gezamenlijk een verzoek c.q. opdracht geformuleerd voor de nieuwe RvT. Deze bestond, kort samengevat, uit het orde op zaken stellen binnen de bedrijfsvoering van het museum en onderzoeken hoe de toekomst van het museum er uit diende te zien. Daarbij zijn aandachtspunten aangegeven. De gedeputeerde heeft het college hierover in de GS-vergadering van 4 oktober 2005 gemformeerd. Het college heeft de formulering besproken in de vergadering van 18 oktober Op dat moment waren twee personen benaderd door respectievelijk de Commissaris der Koningin en de gedeputeerde, die bereid waren om zitting te nemen in de RvT. Nieuwe datum jaarrekening Ondertussen hebben wij een brief, gedateerd 13 oktober 2005, ontvangen van de Fundatie, waarin meegedeeld werd dat de accountant pas goedkeuring aan de jaarrekening zou kunnen geven als de bouwafrekening afgerond zou zijn. Naar verwachting zou dat eind oktober het geval zijn, waarna zo spoedig mogelijk een goedgekeurde jaarrekening over 2004 een feit zou zijn. In november heeft de directeur van het museum een interim bedrijfsvoerder aangesteld. Invulling RvT Provincie en gemeente hebben verder gezocht naar nieuwe kandidaten. Begin december 2005 waren er drie heren bereid gevonden om zitting te nemen in de RvT. Een vierde wilde het af laten hangen van het kennismakings- c.q. orienterende geprek op 14 december Informeren PS en statencommissie Met onze brief van 5 december 2005 hebben wij Provinciale Staten gemformeerd over de voortgang en hebben wij puntsgewijs opgesomd waarover wij graag door de RvT gerapporteerd willen worden. Daarbij heeft de gedeputeerde op 7 december 2005 de statencommissie mondeling gemformeerd over de voortgang. Vierde kandidaat en informeren PS De vierde kandidaat stemde ook toe en de leden zijn per 3 januari 2006 benoemd door GS conform de statuten. Van de benoemingsbrief hebben Provinciale Staten een afschrift gekregen met brief met kenmerk ZC/2005/4605, gedateerd 3 januari Lid RvT stopt activiteiten Eind januari 2006 kondigde een lid van de RvT aan te stoppen om prive redenen. Uiteraard heeft de provincie dit besluit gerespecteerd en hem bedankt voor zijn inzet. Informeren statencommissie Gedeputeerde Kristen heeft in de vergadering van 1 februari 2006 de commissie Zorg en Cultuur mondeling over deze ontwikkeling gemformeerd. De commissie wilde in diezelfde vergadering graag een tijdstip horen wanneer de rapportage van de RvT zou komen. De gedeputeerde kon geen datum noemen, omdat het een en ander afhankelijk was van een door het museum aangeleverde jaarrekening met definitieve en van een goedkeurende accountantsverklaring voorziene cijfers. Deze jaarrekening was al diverse malen aangekondigd, maar nog steeds niet volledig afgerond. Vertrek directeur Op 24 maart 2006 kondigde de directeur van de Fundatie haar vertrek per 1 juni aan. De voorzitter van de RvT informeerde de gedeputeerde hierover. Ook de directeur zelf stuurde een brief om haar ontslagaanvraag aan te kondigen.

7 Jaarrekeningen De interne Jaarrekeningen over 2004 en 2005 waren op 30 maart 2006 gereed. De accountant wilde daarover geen goedkeurende verklaring afleggen. Dit omdat nog een plan van aanpak voor het oplossen van het tekort opgesteld diende te worden. Begin april hebben gesprekken plaatsgevonden tussen een vertegenwoordiging van de RvT, de wethouder en de gedeputeerde over de situatie rond het museum. Voor het indienen van het plan van aanpak is met onze brief, kenmerk ZC/2006/1300, van 25 april 2006, als uiterste datum 24 mei 2006 gesteld. Informeren statencommissie Gedeputeerde Kristen heeft op 12 april 2006 de commissie mondeling gemformeerd over de interne jaarrekening. De indruk bestaat dat met een versobering van de bedrijfsvoering en een beperking van de activiteiten het bedrijf volwaardig verder zou moeten kunnen functioneren. Zodra een definitief beeld en plan van aanpak opgesteld is, zal de commissie nader gemformeerd worden. Ook deelde de gedeputeerde mee dat de RvT een interimmanager, de heer Berns, aan treedt per 1 juni Plan van aanpak De Raad van Toezicht heeft met zijn brief van 15 mei 2006 een plan van aanpak met sluitende begroting 2006 geleverd. Het plan gaat in op de korte termijn maatregelen die binnen het museum getroffen zijn en nog zullen worden op het gebied van bedrijfsvoering en personeelsbeleid om ook de komende jaren een gezonde financiele bedrijfsvoering te realiseren. Informeren Provinciale staten Met onze brief van 6 juni 2006, verzonden 19 juni 2006, hebben wij Provinciale Staten gemformeerd over het plan van aanpak. In die brief gaven wij een samenvatting van het plan van een museum zonder er een oordeel over uit te spreken. Het betrof namelijk de maatregelen die het museum zelf zou nemen. In het plan kondigde de RvT aan dat de organisatie onder leiding van de interim directeur zou worden doorgelicht op omvang en invulling van functies en dat een reorganisatieplan zal worden opgesteld. Tevens beantwoordden wij in de brief de vragen die door de CDA-fractie waren gesteld. Gouden kansen In augustus diende het museum het plan 'Gouden Kansen: plan voor de nieuwe start Museum de Fundatie' in bij de provincie en gemeente. Het plan biedt perspectief op een kansrijke toekomst voor het museum, uitgaande van een gezonde museumorganisatie en -exploitatie. Daarbij vraagt het museum een incidentele en een structurele bijdrage. Eind augustus hebben de RvT en de directeur a.i. het plan in een bestuurlijk overleg met provincie en gemeente toegelicht. Het museum heeft daarop het plan op details herschreven om onduidelijkheden te verhelderen. Wij zullen u over dit plan separaat een voorstel ter besluitvorming voorleggen.

8