Formulier betreffende de aanmelding in de zin van artikel 49a Wet Marktordening gezondheidszorg van de concentratie. van

Transcriptie

1 In deze openbare versie van de aanvraag voor goedkeuring zijn delen van de tekst vervangen of weggelaten om redenen van vertrouwelijkheid. Vervangen of weggelaten delen zijn met vierkante haken aangegeven. M ELDING CO NCENT RATIE Formulier betreffende de aanmelding in de zin van artikel 49a Wet Marktordening gezondheidszorg van de concentratie van Stichting Minne- of Arme Oude Mannen- en Vrouwenhuis en Stichting Marente 9 februari 2016

2 Inhoudsopgave heid 3 Inleiding 4 ONDERDEEL I Bij de concentratie betrokken organisaties 5 I.1 Organisatie 1 5 I.2 Organisatie 2 6 I.3 Karakter van de concentratie 7 ONDERDEEL II Effectrapportage 9 II.1 Doelstellingen van de voorgenomen concentratie 9 II.2 Redenen om te kiezen voor een concentratie 9 II.3 De structuur van de organisatie, voor en na de concentratie 9 II.4 De gevolgen voor de zorgverlening 10 II.5 Het integratie-/veranderproces met betrekking tot de ondersteuning 14 II.6 De verwachte financiële gevolgen van de voorgenomen concentratie 15 II.7 Onderliggende stukken voor verwachte financiële gevolgen 15 II.8 Wijze waarop stakeholders zijn betrokken 15 ONDERDEEL III Cruciale zorg 19 III.1 Vormen van cruciale zorg 19 III.2 Wlz-zorg 19 ONDERDEEL IV Overige informatie en bijlagen 20 IV.1 Overige informatie 20 IV.2 Bijlagen

3 heid Hetgeen in het formulier en bijlagen gemarkeerd, wordt door Partijen als vertrouwelijke informatie in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur ( Wob ) beschouwd. De vertrouwelijke gegevens staan vetgedrukt en tussen vierkante haken weergegeven: [vertrouwelijke gegevens]. Voor wat betreft alle persoonsgegevens wordt niet per vermelding een onderbouwing gegeven, maar wordt hierbij ten behoeve van de onderbouwing éénmalig verwezen naar artikel 10 lid 1 sub d Wob alsmede artikel 10 lid 1 sub c Wob. De overige als vertrouwelijk weergegeven passages en bijlagen behelzen bedrijfsvertrouwelijke informatie in de zin van artikel 10 lid 1 sub c Wob. Voor wat betreft deze passages en bijlagen wordt ook niet per passage en vermelding van de bijlage een onderbouwing gegeven, maar wordt hierbij ten behoeve van de onderbouwing éénmalig verwezen naar de (in de jurisprudentie ontwikkelde) definitie van bedrijfsvertrouwelijke informatie. Op basis van deze definitie kunnen gegevens worden aangemerkt als bedrijfsvertrouwelijke informatie: indien en voor zover uit de gegevens wetenswaardigheden kunnen worden gelezen of afgeleid met betrekking tot de technische bedrijfsvoering of het productieproces, dan wel met betrekking tot de afzet van producten of de kring van afnemers of leveranciers

4 Inleiding Stichting Minne- of Arme Oude Mannen- en Vrouwenhuis, handelend onder de naam t Huis op de Waard ( HODW ) is een kleine zorgaanbieder die verpleeghuiszorg verleent. Zij bevindt zich middenin een grootschalige nieuwbouw en renovatie van haar enige locatie. Het zorgkantoor heeft besloten aan HODW voor 2016 een aanzienlijk lager budget toe te kennen voor Wlz-zorg dan in 2015, vanwege een lage bezetting op de peildatum voor de financiering. Hierdoor is HODW acuut in financiële problemen gekomen en heeft zij moeten constateren dat het voor haar niet mogelijk is om nog langer zelfstandig voort te bestaan. Volgens de meest recente liquiditeitsprognose, die is bijgevoegd als bijlage 1, is zij in de loop van februari 2016 niet langer in staat om aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Een faillissement is onafwendbaar, waardoor de continuïteit van zorg aan 70 kwetsbare ouderen met een Wlz-zorgvraag per direct in gevaar komt. Zodra medio december 2015 duidelijk werd dat zelfstandig voortbestaan niet langer mogelijk was, is HODW direct op zoek gegaan naar potentiële partners en met hen verkennende gesprekken gevoerd, waaronder Stichting Marente ( Marente ). Op heeft zij aan Marente kenbaar gemaakt graag met haar verder te gaan. Partijen zijn daarop nader in overleg getreden om te onderzoeken onder welke voorwaarden een fusie zou kunnen plaatsvinden. Dit heeft geresulteerd in een concreet fusievoorstel, dat door partijen op 18 januari 2016 is ondertekend. Partijen begrijpen van de NZa dat deze concentratie niet in aanmerking komt voor een ontheffing op grond van artikel 49d Wmg. Desalniettemin hechten partijen eraan om te benadrukken dat de continuïteit van zorg gezien het dreigende faillissement van HODW in gevaar is. Het is voor de cliënten en het personeel van HODW van belang dat zij snel duidelijkheid krijgen of de continuïteit van zorg kan worden gewaarborgd. Het betreft een uitermate kwetsbare groep cliënten, voor wie de door HODW geleverde zorg onmisbaar is. Partijen verzoeken de NZa dan ook op de kortst mogelijke termijn goedkeuring te verlenen aan de concentratie

5 ONDERDEEL I Bij de concentratie betrokken organisaties I.1 Organisatie 1 (statutaire) naam organisatie: Nummer Kamer van Koophandel: Zorgaanbieder: Deze zorgaanbieder doet door 55 personen zorg verlenen. Stichting Minne- of Arme Oude Mannen- en Vrouwenhuis Ja Contactpersoon De heer/mevrouw De heer Initialen E. Naam van der Veen adres evanderveen@tk.nl Postadres Postbus 201, 2300 AE Leiden Telefoonnummer De volmacht waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de genoemde contactpersoon blijkt, is aangehecht als bijlage 2 bij dit formulier. Voorzitter ondernemingsraad De heer/mevrouw Initialen Naam adres Postadres Telefoonnummer Voorzitter cliëntenraad De heer/mevrouw Initialen Naam adres Postadres Telefoonnummer Geef een beschrijving van de bedrijfsactiviteiten van deze organisatie en in welke zorgsector de organisatie actief is. HODW biedt persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, verblijf en behandeling aan cliënten met somatische en psychogeriatrische aandoeningen of beperkingen (verpleeghuiszorg). Haar activiteiten worden voornamelijk uit de Wet langdurige zorg ( Wlz ) en in mindere mate vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning ( Wmo ) gefinancierd

6 Geef aan in welke regio( s) de organisatie actief is en welke locatie(s) de organisatie heeft. HODW is actief in de regio Leiden (zorgkantoorregio Zuid-Holland Noord) en heeft één vestiging in Leiden. Vanwege renovatie en nieuwbouw op de locatie in Leiden, is deze tijdelijk gesloten en heeft HODW haar bewoners ondergebracht in woonservicecentrum Liduina van Stichting ActiVite en verzorgingshuis Mariëngaerde van Stichting Marente, beiden te Warmond. I.2 Organisatie 2 (statutaire) naam organisatie: Stichting Marente Nummer Kamer van Koophandel: Zorgaanbieder: Ja Deze zorgaanbieder doet door personen zorg verlenen. Contactpersoon De heer/mevrouw De heer Initialen E. Naam van der Veen adres evanderveen@tk.nl Postadres Postbus 201, 2300 AE Leiden Telefoonnummer De volmacht waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de genoemde contactpersoon blijkt, is aangehecht als bijlage 3 bij dit formulier. Voorzitter ondernemingsraad De heer/mevrouw Initialen Naam adres Postadres Telefoonnummer Voorzitter cliëntenraad De heer/mevrouw Initialen Naam adres Postadres Telefoonnummer

7 Geef een beschrijving van de bedrijfsactiviteiten van deze organisatie en in welke zorgsector de organisatie actief is. Marente levert thuiszorg, verpleeg- en verzorgingshuiszorg (extra- en intramuraal) en Geriatrische Revalidatiezorg. De activiteiten van Marente worden gefinancierd uit de Wlz, Zorgverzekeringswet ( Zvw ) en Wmo. Geef aan in welke regio( s) de organisatie actief is en welke locatie(s) de organisatie heeft. Marente is actief in de regio s Leiden en de Duin- en Bollenstreek (zorgkantoorregio Zuid Holland Noord) en heeft de volgende 13 locaties: Verpleeghuis De Wilbert in Katwijk Verpleeghuis Bernardus in Sassenheim Verpleeghuis Mariënhaven in Warmond Verpleeghuis Van Wijckerslooth in Oegstgeest Wooncentrum Bolero in Voorhout St. Elisabeth Gasthuishof in Leiden Woonzorgcentrum en kleinschalige verpleeghuiszorg Gerto in Voorhout Woonzorgcentrum Mariëngaerde/weide in Warmond Verzorgingshuis en verpleegunit Jeroen in Noordwijk Woonzorgcentrum Bernardus in Sassenheim Woonzorgcentrum Rustenborch in Oegstgeest Woonzorgcentrum Hofwijck in Oegstgeest Woonzorgcentrum Berkhout in Lisse I.3 Karakter van de concentratie Beschrijf het karakter van de concentratie en vermeld de overeenkomsten en andere documenten waar de concentratie op berust (voeg deze overeenkomsten en andere documenten bij). a. De voorgenomen concentratie betreft een concentratie in de zin van artikel 27, eerste lid, onder a, van de Mededingingswet (fusie). b. Beschrijf het karakter in de zin van artikel 27 van de Mededingingswet. De concentratie betreft een fusie in de zin van Titel 7 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waarbij Marente onder algemene titel het gehele vermogen verkrijgt van HODW, waarna HODW zal ophouden te bestaan. De fusie wordt aangegaan onder de volgende bij vervulling ontbindende voorwaarden dat: i) ten aanzien van de Fusie geen positief advies wordt verkregen van een

8 Ondernemingsraad; ii) iii) iv) ten aanzien van de Fusie geen positief advies wordt verkregen van een Cliëntenraad; ten aanzien van de Fusie niet de vereiste instemming, goedkeuring en/of besluitvorming wordt verkregen van een toezichthoudend orgaan; de Zorgspecifieke Fusietoets door de Nederlandse Zorgautoriteit ten aanzien van de Fusie, niet een uitkomst heeft die (één der) partijen convenieert (naar hun redelijk oordeel); v) het Zorgkantoor naar het redelijk oordeel van (één der) partijen onvoldoende meewerkt aan de Fusie; vi) vii) viii) de uitkomst van een door Marente uit te voeren onderzoek naar de organisatie en de rechten en verplichtingen van Huis op de Waard is naar het redelijk oordeel van Marente niet conveniërend; de gesloten overeenkomsten met aannemers en bouwbegeleiders voor de nieuwbouw van de locatie van Huis op de Waard in Leiden naar het redelijk oordeel van Marente onvoldoende zijn voor realisatie van genoemde nieuwbouw en naar het redelijk oordeel van Marente uit hoofde van genoemde overeenkomsten of anderszins met aannemers en bouwbegeleiders of andere bij de nieuwbouw betrokken partijen of belanghebbenden onoverkomelijke problemen bestaan of zijn te voorzien; voor de nieuwbouw van de locatie van Huis op de Waard in Leiden naar het redelijk oordeel van (één der) partijen onvoldoende conveniërende financiering kan worden verkregen. Van de voorwaarden i t/m iii en v t/m vii staat vast dat deze niet (meer) worden vervuld. Van voorwaarde viii wordt verwacht dat deze zich niet zal voordoen. De goedkeuring van de beide Raden van Toezicht is bijgevoegd in bijlagen 3a respectievelijk 3b. c. Op welke documenten berust de concentratie. De concentratie berust op het voornemen tot fusie, dat is bijgevoegd als bijlage 4, de toelichting daarop, dat is bijgevoegd als bijlage 5 en de aanvullende overeenkomst, die is bijgevoegd als bijlage

9 ONDERDEEL II Effectrapportage II.1 Doelstellingen van de voorgenomen concentratie Vermeld de doelstellingen van de voorgenomen concentratie. Wat willen de betrokken organisaties bereiken met de concentratie? HODW verkeert op dit moment in financiële problemen en is niet in staat zelfstandig voort te bestaan. Partijen wensen een fusie aan te gaan om de continuïteit van cliëntenzorg te kunnen waarborgen. Ook speelt mee dat HODW een dermate kleine zorgaanbieder is, dat zij als organisatie niet kan blijven voldoen aan de toenemende externe eisen aan onder meer kwaliteit van zorgverlening in een steeds complexere en onzekere omgeving. Om de continuïteit van cliëntenzorg te kunnen waarborgen, is het noodzakelijk om samen te gaan met een stabiele partner die wel aan die eisen kan voldoen. II.2 Redenen om te kiezen voor een concentratie Vermeld de redenen om te kiezen voor een concentratie. Welke alternatieven zijn in beschouwing genomen? Waarom heeft de concentratie de voorkeur gekregen? Het is voor HODW onmogelijk om zelfstandig voort te bestaan. Door de verbouwing heeft zij te grote financiële verplichtingen, zonder dat daar een toereikende omzet tegenover staat. Het enige alternatief is faillissement. Om de continuïteit van cliëntenzorg te kunnen waarborgen is een fusie noodzakelijk. HODW is medio 2015 begonnen aan renovatie en nieuwbouw van haar locatie. Hiervoor zijn verschillende contracten met aannemers gesloten. Doordat het zorgkantoor eind 2015 voor 2016 een aanzienlijk lager budget vaststelde dan bij aanvang van de bouw begroot, kwam HODW acuut in financiële problemen. Zelfstandig voortbestaan werd daarmee onmogelijk. In het belang van continuïteit van cliëntenzorg is HODW daarom direct in overleg getreden met een aantal zorgaanbieders uit de regio, om een mogelijke samenwerking of een mogelijk samengaan te verkennen en zo een faillissement af te wenden. Uiteindelijk is in Marente de meest geschikte partner gevonden, om de volgende redenen: Marente is financieel voldoende stabiel en groot om o.a. de vernieuwbouw te kunnen dragen; Marente is gericht op lokaal en decentraal organiseren van ouderenzorg, welke visie aansluit op die van HODW; HODW behoudt ruimte voor eigen identiteit en zelfstandigheid in Leiden; Marente heeft ervaring in zware verpleeghuiszorg zoals HODW die in toenemende mate aan haar cliënten zal leveren; de keuzemogelijkheden voor cliënten worden niet beperkt; partijen ervaren een klik in elkaars cultuur, die is gebaseerd op vertrouwen en gunnen. II.3 De structuur van de organisatie, voor en na de concentratie Beschrijf de structuur van de organisatie, voor en na de concentratie

10 De structuur van Marente blijft ongewijzigd. De Raad van Bestuur ( RvB ) van Marente blijft gelijk. HODW heeft op dit moment een eenkoppige RvB a.i. die per de fusiedatum aftreedt. De manager Zorg en welzijn van HODW komt direct onder de RvB van Marente te functioneren en zal aansturing blijven geven aan het zorgpersoneel van HODW. Het zorgpersoneel van HODW wordt op die manier een aparte kolom binnen Marente. Het ondersteunend personeel van HODW wordt per direct onder het ondersteunend management van Marente geplaatst. II.4 De gevolgen voor de zorgverlening Beschrijf onder a t/m i de gevolgen van de concentratie voor de cliënt en het integratie- /veranderproces met betrekking tot de zorgverlening. a. Geef aan wat er verandert in het aanbod van zorg en welke gevolgen dit heeft voor de zorgverlening aan de cliënt. HODW heeft één locatie, Marente dertien. Al deze locaties blijven na de fusie in stand, zonder dat het zorgaanbod op een van deze locaties wordt veranderd. Marente zet de zorgverlening aan cliënten van HODW onverminderd voort. De vernieuwbouw bij HODW brengt wijzigingen in het zorgaanbod met zich. Op dit moment wordt binnen HODW voornamelijk verzorgingshuiszorg geleverd, aan mensen met een lichte zorgvraag. Met de vernieuwbouw is voorzien in scheiden van wonen en zorg: er komen 43 appartementen beschikbaar voor cliënten met een extramurale zorgindicatie, aan wie thuiszorg (Zvw wijkverpleging) zal worden aangeboden, en 60 appartementen voor cliënten met een intramurale indicatie (ZZP 5 en hoger). Deze verandering was al voorzien en staat los van de fusie. b. Geef aan of zorgprocessen worden (her)ingericht en welke gevolgen dit heeft voor de cliënt. Het personeel van HODW bestaat voornamelijk uit verzorgenden en verpleegkundigen. Artsen en paramedici worden bij een andere zorgorganisatie ingehuurd en zijn slechts op gezette tijden aanwezig. Protocollen zijn verouderd en er is (relatief) weinig aandacht voor (bij)scholing. HODW hanteert het in opdracht van branchevereniging Actiz ontwikkelde PREZO kwaliteitssysteem, maar is bij de laatste audit niet voor hercertificering voor het kwaliteitskeurmerk in aanmerking gekomen. Marente heeft een sterk doorontwikkeld kwaliteitsbeleid. In de eigen behandeldienst is een sterk verantwoordelijkheidsgevoel aanwezig voor het actief sturen op kwaliteit. Artsen en paramedici zijn proactief in het aanbieden van ondersteuning en begeleiding aan verzorgend personeel. Er is veel ruimte voor (bij)scholing, onder meer door middel van speciaal voor Marente ontwikkelde e-learnings. Ook Marente hanteert het PREZO kwaliteitssysteem en is in tegenstelling tot HODW wel als zodanig gecertificeerd. De filosofie van Marente is gebaseerd op het kleinschalig, lokaal en decentraal organiseren van ouderenzorg. Op al haar locaties heerst zodoende een eigen cultuur, die past bij de cliëntenpopulatie van die locatie. De bejegening van cliënten en de wijze van zorgverlening

11 is daar grotendeels op afgestemd. Marente respecteert de heersende cultuur binnen HODW. In die zin verandert er niets in de wijze van zorgverlening. Wel zal het kwaliteitsbeleid van Marente binnen HODW worden uitgerold, inclusief de binnen Marente geldende protocollen. In de zorgverlening zal er binnen HODW zodoende een grotere aandacht zijn voor kwaliteit, onder meer door middel van scholing en het werken volgens (up to date) protocollen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de ICT-systemen van Marente (zorgadministratie, incl. medisch dossier). De ICT-systemen van HODW komen te vervallen. De wijze van registreren verandert daarmee. Deze verandering is zeer beperkt. Intramurale ouderenzorg binnen de Wlz kenmerkt zich door een grote mate van landelijk afgestemde gestandaardiseerde processen. Hierdoor zijn de processen van indicatiestelling, vaststellen eigen bijdrage, aanmelding, toeleiding, intake en plaatsing bij beide organisaties verder gelijk, inclusief de daarbij behorende formulieren en overige administratieve handelingen. De wijze van kwaliteitsmetingen blijft ongewijzigd, beide organisaties hanteren het PREZO model. Voor medewerkers zal de zorgverlening zodoende alleen op het gebied van kwaliteit veranderen. Partijen verwachten dat de daarmee gepaarde overgang soepel zal verlopen. Medewerkers van HODW zien de noodzaak van het werken volgens up to date protocollen en ervaren het als zeer positief dat zij meer ruimte krijgen om zich bij te scholen. Daarbij kunnen zij veel meer dan nu terugvallen op de (hoog opgeleide) behandeldienst van Marente die dagelijks over de vloer komt, wat onderling overleg veel laagdrempeliger maakt. Het personeel van HODW is, kortom, graag bereid om de kwaliteitsslag te maken, en krijgt daarbij bovendien goede begeleiding van een bereidwillige behandeldienst. Cliënten merken in beginsel niets van dit alles: zij krijgen dezelfde zorg in dezelfde omgeving van dezelfde vertrouwde zorgverleners. Wel zal de kwaliteit van zorg binnen afzienbare termijn een boost krijgen, wat een positief effect zal hebben op hun welbevinden. c. Geef aan of het aantal locaties waar zorg wordt verleend wijzigt en welke gevolgen dit heeft voor de cliënt. Door de fusie wordt het aantal locaties niet gewijzigd. d. Geef aan welke verplaatsingen van zorgaanbod zijn voorzien en welke gevolgen dit heeft voor de cliënt. Er zullen geen verplaatsingen van het zorgaanbod plaatsvinden. e. Geef aan of er wijzigingen van de schaalgrootte van de zorgverlening op de locaties worden voorzien en welke gevolgen dit heeft voor de cliënt. Zoals gezegd verandert er voor cliënten niets. Door de fusie wordt de zorg niet samengevoegd of geconcentreerd. De filosofie van Marente is gebaseerd op het kleinschalig, lokaal en decentraal organiseren van ouderenzorg. Daarom kiest Marente ervoor om vanuit HODW kleinschalige zorg te verlenen, zoals zij dat vanuit al haar locaties doet. Zij krijgen dezelfde zorg in dezelfde omgeving van dezelfde vertrouwde zorgverleners. f. Beschrijf de veranderingen in de organisatie van zorgverlening. De organisatie van zorgverlening blijft ongewijzigd. Het zorgpersoneel van HODW wordt een apart team binnen Marente. De huidige manager zorg van HODW komt rechtstreeks onder de RvB van Marente te vallen en zal leiding blijven geven aan dezelfde vertrouwde

12 medewerkers. HODW heeft geen eigen behandeldienst, maar huurt deze in bij een andere zorgaanbieder. Deze zal worden vervangen door de behandeldienst van Marente. De beperkte ondersteunende staf van HODW wordt ondergebracht bij de ondersteunende staf van Marente. g. Geef aan of andere wijzigingen worden voorzien met gevolgen voor de cliënt en welke gevolgen deze wijzigingen hebben voor de cliënt. Als gevolg van de fusie worden geen wijzigingen voorzien voor de cliënt. De cliënten van HODW krijgen dezelfde zorg in dezelfde omgeving van dezelfde vertrouwde zorgverleners. Los van de fusie staat HODW al aan de vooravond van een transformatie. Als gevolg van de veranderende zorgwetgeving dient HODW van een verzorgingshuis te transformeren naar een verpleeghuis. HODW heeft zelf geen volledige eigen behandeldienst, maar huurt deels artsen en paramedici in van een andere zorgaanbieder. Marente heeft veel verpleeghuizen met een eigen behandeldienst. Als gevolg van de fusie zal HODW kunnen beschikken over een volledige eigen behandeldienst. De expertise die Marente bij HODW inbrengt heeft een positief effect op de kwaliteit van zorg en daarmee op termijn een positief effect voor cliënten. h. Beschrijf per kwartaal de te zetten stappen om de veranderingen zoals beschreven onder a tot en met f hierboven te realiseren en welke gevolgen dit heeft voor de cliënt. De reden dat HODW Marente als fusiepartner heeft gekozen, is vanwege de grote overeenkomsten tussen de organisaties, voornamelijk op het gebied van cultuur en filosofie. Daarbij komt dat ongeveer de helft van de cliënten van HODW tijdens de vernieuwbouw is ondergebracht in Mariëngaarde, een locatie van Marente. Ongeveer de helft van de medewerkers van HODW werkt op deze locatie voor deze cliënten. De cliënten van HODW verblijven gemixt tussen cliënten van Marente op dezelfde afdeling. Medewerkers van beide organisaties werken naast elkaar voor hun eigen cliënten. Medewerkers lunchen samen en hebben samen met cliënten van beide organisaties kerst gevierd. Op de werkvloer is er dus al veel contact tussen werknemers van beide organisaties. Ook op RvB-niveau is er intensief contact tussen beide organisaties. De fusie en de implementatie vinden onder directe leiding van de RvB van Marente plaats. Hij zoekt hierbij intensief het contact met de RvB van HODW. Samen hebben beide RvB s zoveel als mogelijk de verschillen en overeenkomsten tussen beide organisaties vastgesteld, om te bezien waar mogelijke knelpunten zich bevinden bij de implementatie van HODW binnen Marente. Die mogelijke knelpunten zijn (in hoofdlijnen) uit te splitsen op het gebied van ICT en medewerkers. De (logische) keuze is gemaakt om de ICT-systemen (zorgadministratie, incl. medisch dossier) van Marente te (blijven) hanteren. Deze keuze is ingegeven uit zowel kwalitatief als pragmatisch oogpunt. Dat betekent dat de ICT systemen van HODW moeten worden gemigreerd naar die van Marente. Deze migratie heeft de eerste prioriteit en start direct vanaf het moment van fusie. Op deze wijze vindt verslaglegging en declaratie zo snel mogelijk op uniforme wijze plaats. Deze migratie is zeer beperkt in omvang. Het betreft de gegevens van 60 cliënten op een populatie van 1000 van Marente. Marente heeft hiervoor ruim voldoende capaciteit. Voor de medewerkers van HODW is deze wijziging weinig ingrijpend. De processen van indicatiestelling, vaststellen eigen bijdrage, aanmelding,

13 toeleiding, intake en plaatsing zijn zoals gezegd bij beide organisaties verder gelijk, inclusief de daarbij behorende formulieren en overige administratieve handelingen. Dezelfde handelingen moeten nu in andere systemen worden verricht. Verwachting is dat de migratie voor het einde van q is afgerond. Tijdens de migratie is er steeds voldoende begeleiding voor de werknemers van HODW. Dit wordt nauwlettend gemonitord door de RvB van Marente. De grootste uitdaging op personeel vlak is het uitrollen van het kwaliteitsbeleid van Marente. Zoals hiervoor onder II.4 a. uiteen is gezet, vinden er maar beperkt wijzigingen plaats in de zorgprocessen. Op hoofdlijnen hebben beide RvB s deze veranderingen nu gesignaleerd. Het betreft zoals gezegd voornamelijk extra aandacht voor scholing en het werken volgens (up to date) protocollen. Daarnaast dienen medewerkers te wennen aan de nieuwe systemen. Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen is ervoor gekozen om medewerkers van HODW eerste zoveel mogelijk te laten wennen aan de nieuwe systemen en nog niet direct in te zetten op de verdere uitrol van het kwaliteitsbeleid. Dit geeft het management de tijd om uitgaande van een fusie per 1 maart 2016 in de maanden maart en april 2016 een nadere GAP-analyse uit te voeren om (verder) op medewerkerniveau in kaart te brengen welke (bij)scholing nodig is en een verder stappenplan voor de uitrol van het verdere kwaliteitsbeleid op te stellen. Die tijd is nodig. Uit het due dilligence onderzoek dat in voorbereiding op de fusie in opdracht van Marente is uitgevoerd (bijlage 6a), blijkt dat er op dit moment onvoldoende duidelijkheid bestaat over de bevoegdheid en bekwaamheid van medewerkers van HODW. Wel is voldoende vast komen te staan dat dit op dit moment niet leidt tot onverantwoorde zorg. Vanwege de spoedeisendheid van de fusie en het korte tijdsbestek dat beschikbaar is om deze te realiseren is het niet mogelijk om dat onderzoek eerder te laten plaatsvinden. In de tussentijd werken de medewerkers nog volgens hun eigen werkwijze. Zij worden hierbij gecoacht door de behandeldienst van Marente om zo verantwoorde zorg aan cliënten te kunnen blijven leveren. Ook dit wordt nauwlettend gemonitord door de RvB van Marente. Voor het einde van q is het nadere stappenplan gereed, zodat vanaf de start van q actief begonnen kan worden met de uitrol van het verdere kwaliteitsbeleid van Marente. Het streven is om de volledige implementatie vóór 1 januari 2017 gereed te hebben. Een globaal implementatieplan is bijgevoegd als bijlage 6b. i. Beschrijf de belangrijke risico s die zich tijdens en na het integratie-/veranderproces kunnen voordoen en geef per risico aan op welke wijze deze risico s zullen worden ondervangen. Geef aan welke gevolgen dit heeft voor de cliënt. De voorziene risico s zijn beperkt vanwege de beperkte omvang van de fusie en het vele contact dat er nu al tussen de organisaties is. Op ICT vlak is het risico dat gegevens verloren gaan, waaronder productie. Hierop wordt scherp gemonitord. Op personeel vlak is het risico dat er teveel veranderingen binnen te korte termijn plaatsvinden, waardoor personeel te weinig aandacht heeft voor zorgverlening. Hierom is er bewust voor gekozen om de veranderingen stapsgewijs door te voeren en het personeel eerst te laten wennen aan de nieuwe systemen, voordat wordt begonnen met de verdere uitrol van het kwaliteitsbeleid. Ook dat risico wordt overigens zeer laag ingeschat. De signalen vanuit het personeel van HODW zijn erg positief. Zij zien de fusie als een kans om

14 zichzelf verder te ontwikkelen en de kwaliteit van zorg naar een hoger plan te tillen. De vaste aanwezigheid van de behandeldienst van Marente zien zij enthousiast tegemoet. Dat zorgt voor een positieve sfeer op de werkvloer. Ook het personeel van Marente is positief over het samengaan. De ontmoetingen die op dit moment tussen het personeel van beide organisatie plaatsvinden in Mariëngaarde plaatsvinden worden als prettig ervaren. Voor de cliëntenzorg worden geen risico s verwacht. De cliënten van HODW krijgen dezelfde zorg in dezelfde omgeving van dezelfde vertrouwde zorgverleners, maar nu ondersteund door de organisatie van Marente. Door de expertise van Marente op het gebied van zwaardere zorgvormen, verwachten partijen juist een impuls voor de kwaliteit van zorg. Er zit grote overlap tussen de organisaties in hun cultuur. Marente biedt veel ruimte voor lokale identiteit, zodat als er al cultuurverschillen zouden zijn, HODW de ruimte heeft om haar eigen cultuur te behouden en op haar manier de ouderenzorg in de binnenstad van Leiden in te vullen. II.5 Het integratie-/veranderproces met betrekking tot de ondersteuning Beschrijf het integratie-/veranderproces met betrekking tot de ondersteunende afdelingen/processen (onder meer HR, ICT, (zorg)administratie, facilitair bedrijf, financiën). a. Beschrijf de belangrijke veranderingen die gaan plaatsvinden na de concentratie. Het ondersteunend personeel (4 fte) komt te vallen onder het ondersteunend management van Marente. Een deel van dit personeel zal boventallig worden. Dit personeel is al voor de fusie door HODW boventallig verklaard, maar is nog niet uit dienst. Een deel van de administratie is door HODW extern uitbesteed. Marente zal dit voortaan intern uitvoeren. De ondersteunende systemen van HODW komen te vervallen en worden volledig gemigreerd naar de systemen van Marente. Naast de zorgadministratie betreft het ook P&O-systemen en financiële administratie. Gezien de beperkte omvang is dit een zeer eenvoudig proces, dat binnen afzienbare tijd doorlopen kan worden. Marente heeft hier ruim voldoende capaciteit voor. Het personeel van HODW blijft aanspraak maken op hun huidige arbeidsvoorwaarden. Het personeel van beide organisaties valt onder de cao VVT, zodat daar geen grote verschillen bestaan. Hierover is contact met de vakbonden. b. Beschrijf de belangrijke keuzes die nog moeten worden gemaakt in het kader van het integratie-/veranderproces. Alle keuzes zijn gemaakt. Alle ondersteunende processen van HODW worden vervangen door die van Marente. Dit gebeurt per fusiedatum en zal maximaal twee maanden in beslag nemen. c. Beschrijf het afwegingskader op grond waarvan de in onder b genoemde keuzes zullen worden gemaakt. n.v.t

15 d. Beschrijf per kwartaal de te zetten stappen om de veranderingen zoals beschreven onder a te realiseren en/of tot de keuzes te komen zoals beschreven onder b. Verwachting is dat het vervangen van de processen zeer eenvoudig en zeer beperkt in omvang is. Hiermee wordt direct na fusiedatum gestart, waarna het maximaal twee maanden in beslag zal nemen. e. Beschrijf de belangrijke risico s die zich tijdens en na het integratie-/veranderproces kunnen voordoen en geef per risico aan op welke wijze deze risico s zullen worden ondervangen. Er worden geen belangrijke risico s gezien. Het proces is eenvoudig en zeer beperkt in omvang. Op ICT vlak is het risico dat gegevens verloren gaan, waaronder productie. Hierop wordt scherp gemonitord. II.6 De verwachte financiële gevolgen van de voorgenomen concentratie Beschrijf de verwachte financiële gevolgen van de voorgenomen concentratie voor de betrokken zorgaanbieders na de concentratie. Er wordt geen koopprijs betaald voor de fusie. De fusiekosten worden gefinancierd uit eigen middelen. Marente dient wel opnieuw financiering te verkrijgen voor de vernieuwbouw. II.7 Onderliggende stukken voor verwachte financiële gevolgen Waar blijken de verwachte financiële gevolgen uit, zoals beschreven bij randnummer II.6? In bijlage 8 is het formatieplaatsenplan HODW na fusie toegevoegd waaruit blijkt dat HODW op personeel kan bezuinigen. In bijlage 8a is de meerjarenbegroting van Marente na de fusie opgenomen. Voor Marente betekent deze fusie vanaf 2017 een omzetstijging van circa. Hierdoor ontstaat er een betere dekking tussen de directe en indirecte kosten. Verder wordt het marktgebied vergroot. Waar Marente nu vooral actief is in de Duin- en Bollenstreek, worden met een vestiging in Leiden de kansen vergroot om aan meer cliënten zorg te kunnen verlenen. II.8 Wijze waarop stakeholders zijn betrokken a. Beschrijf de wijze waarop cliënten zijn betrokken bij het voornemen om een concentratie tot stand te brengen. Voeg de adviesaanvragen, de adviezen, reacties op de adviezen en andere relevante documenten als bijlagen toe aan dit formulier. HODW De cliëntenraad ( CR ) is medio december 2015 mondeling geïnformeerd en op 4 januari 2016 heeft hij een overleg gehad met de RvB en de ondernemingsraad ( OR ). Tijdens dat overleg heeft hij bovendien kennisgemaakt met de voorzitter RvB van Marente, de heer

16 Vos, die een presentatie heeft gegeven. Op 7 januari 2016 heeft HODW een bijeenkomst georganiseerd voor alle cliënten en hun contactpersonen, waar de CR ook was vertegenwoordigd. Op 14 januari 2016 is de formele adviesaanvraag aan de CR gestuurd. Vervolgens heeft op 15 januari 2016 nog een overleg met de CR plaatsgehad. Op 19 januari 2016 heeft de CR van HODW positief geadviseerd over de fusie, welk advies is bijgevoegd als bijlage 14. Marente Marente was zelf al langer op zoek naar een kleinere organisatie die zij kon overnemen. De centrale cliëntenraad ( CCR ) is van dat voornemen op de hoogte gesteld en actief betrokken bij het vinden van een geschikte kandidaat. De CCR is op 4 januari 2016 zowel mondeling als schriftelijk op de hoogte gesteld van dit fusievoornemen. De adviesaanvraag is verstuurd op 14 januari De overlegvergadering met de CCR over de fusie heeft op 19 januari 2016 plaatsgevonden. Op 22 januari 2016 heeft nog een extra overlegvergadering tussen de het dagelijks bestuur en de financiële commissie van de CCR, de RvB en de Directeur Financiën en Verkoop plaatsgevonden waarin de financiële consequenties van de fusie voor Marente nader zijn toegelicht. De correspondentie met beide cliënten- en ondernemingsraden is bijgevoegd als bijlage 9. De raden zijn allen geïnformeerd door middel van het beslisdocument, dat is bijgevoegd als bijlage 10. De CCR heeft op 24 januari 2016 positief geadviseerd over de fusie, welk advies is bijgevoegd als bijlage 15. b. Beschrijf de wijze waarop het personeel is betrokken bij het voornemen om een concentratie tot stand te brengen. Voeg adviesaanvragen, de adviezen, reacties op de adviezen en andere relevante documenten als bijlage toe aan dit formulier. HODW De OR is mondeling geïnformeerd op 28 december 2015 en op 4 januari 2016 heeft hij een overleg gehad met de RvB en de CR. Tijdens dat overleg heeft hij bovendien kennisgemaakt met de voorzitter RvB van Marente, de heer Vos, die een presentatie heeft gegeven. Op 7 januari 2016 heeft HODW een bijeenkomst georganiseerd voor alle medewerkers, waar de OR ook was vertegenwoordigd. Op 12 januari 2016 is hij mondeling van de laatste stand van zaken op de hoogte gebracht en vond aansluitend een overleg met de vakbonden plaats. Op 14 januari 2016 is de formele adviesaanvraag aan de OR gestuurd. De OR heeft op 21 januari 2016 positief geadviseerd over de fusie en daarbij nog om bevestiging gevraagd van een aantal punten (bijlage 16). Op die punten heeft de RvB van HODW bij brief van 25 januari 2016 schriftelijk gereageerd (bijlage 17). Op 26 januari 2016 heeft er nog een vergadering plaatsgevonden tussen de OR en de RvB, waarbij ook de heer Vos van Marente aanwezig was. De OR heeft op 27 januari 2016 haar definitieve akkoord gegeven (bijlage 18). Marente Zoals gezegd was Marente zelf al langer op zoek naar een kleinere organisatie die zij kon overnemen. De OR is van dat voornemen op de hoogte gesteld en actief betrokken bij het vinden van een geschikte kandidaat. Naar de correspondentie met de ondernemingsraad is hiervoor onder II.8 a. verwezen (bijlage 9). Op 31 december 2015 heeft de RvB van HODW vernomen dat zij graag met Marente wilde fuseren. Vanaf 4 januari 2016 is de OR hier direct van op de hoogte gesteld, zowel mondeling als schriftelijk. Tijdens de OR-vergadering van 18 januari 2016 is de fusie besproken. De fusie is tijdens de OR-vergadering van 25 januari 2016 besproken, waarna de OR op 26 januari

17 2016 haar positieve advies heeft gegeven (bijlage 19). c. Geef aan welke andere stakeholders bij de concentratie zijn betrokken, vermeld hierbij ook de contactgegevens. Zorgkantoor Zorg en Zekerheid

18 Gemeente Leiden Triodos Bank ABN AMRO FNV d. Beschrijf de wijze waarop de bij c genoemde stakeholders zijn betrokken bij het voornemen om een concentratie tot stand te brengen. Voeg de correspondentie, gespreksverslagen, et cetera, toe aan dit formulier. Zorgkantoor Met het zorgkantoor zijn intensieve gesprekken gevoerd. Allereerst over het alsnog toekennen van extra budgetruimte, toen dat niets opleverde over de continuïteit van zorg. Voor het zorgkantoor stond het behoud van de locatie van HODW en daarmee van intramurale verpleegzorg in Leiden voorop. Zij steunen een fusie in het algemeen en met Marente in het bijzonder. De brief waarin het zorgkantoor dit kenbaar maakt is bijgevoegd als bijlage 11. Er is in deze periode wekelijks intensief overleg met het zorgkantoor. Gemeente Leiden Ook met de gemeente zijn intensieve gesprekken gevoerd. De gemeente meent dat HODW een zeer belangrijke functie heeft in de wijk en vindt het daarom van groot belang dat de vernieuwbouw afkomt en de locatie (weer) beschikbaar wordt voor zorgverlening. Om die reden steunt zij de fusie. Gespreksverslagen waaruit dit blijkt zijn bijgevoegd als bijlage 12. Triodos Bank Triodos Bank is de huisbankier van HODW. ABN AMRO Marente heeft haar huisbankbier ABN AMRO vanwege de grote financiële belangen op de hoogte gesteld van de voorgenomen fusie. FNV FNV ziet de noodzaak van de fusie en stelt zich bereidwillig op in de onderhandelingen ten aanzien van het personeel. Vooralsnog blijven de sociale plannen van Marente en HODW ongewijzigd van kracht

19 ONDERDEEL III Cruciale zorg III.1 Vormen van cruciale zorg Geef aan welke vormen van cruciale zorg door de betrokken organisaties worden aangeboden. Beide organisaties verlenen Wlz-zorg. III.2 Wlz-zorg Geef aan, indien de betrokken organisaties Wlz-zorg aanbieden, welke gevolgen de concentratie heeft voor de sociale context van de Wlz-zorg. Er zijn geen gevolgen voor de sociale context. De zorg wordt ongewijzigd op dezelfde locatie aangeboden. Marente hecht grote waarde aan lokale zorgverlening en respecteert de lokale cultuur. In Katwijk kan ouderenzorg anders worden ingevuld dan in Noorwijk, Voorhout of Leiden. Dit is merkbaar binnen al haar locaties. Dit zal voor HODW niet anders zijn

20 ONDERDEEL IV Overige informatie en bijlagen IV.1 Overige informatie Welke overige informatie die hiervoor nog niet is genoemd, is voor de NZa relevant voor de beoordeling? n.v.t. IV.2 Bijlagen Geef een genummerde opsomming van de bijlagen die aan dit formulier zijn toegevoegd. Bijlagenoverzicht 1a. 1. Liquiditeitsprognose HODW 2. Volmacht HODW 3. Volmacht Marente 3a. Goedkeuring RvT HODW 3b. Goedkeuring RvT Marente 4. Voornemen tot fusie 5. Toelichting op voornemen fusie 6. Aanvullende overeenkomst 6a. Due Dillengce rapport 6b. Concept implementatieplan Formatieplaatsenplan HODW 8a. Meerjarenbegroting Marente 9. Correspondentie beide cliënten- en ondernemingsraden 10. Beslisdocument 11. Brief zorgkantoor 12. Gespreksverslag Gemeente Leiden Advies CR HODW d.d. 19 januari Advies CCR Marente d.d. 24 januari Advies OR HODW d.d. 21 januari Reactie RvB HODW op advies OR 18. Advies OR HODW d.d. 27 januari Advies OR Marente d.d. 26 januari 2016 heid

21 Leiden, 9 februari 2016 E. van der Veen