DE IMPACT VAN DE FLEXIBELE ARBEIDSMARKT OP UW WAGENPARK

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE E-BOOK DE IMPACT VAN DE FLEXIBELE ARBEIDSMARKT OP UW WAGENPARK Leasen met voorrang

2 INHOUDSOPGAVE Introductie 3 Wet werk en zekerheid 4 Flexibel personeel en uw wagenpark 5 Financiële administratie 6 Operationele afwikkeling 7 Afrekening met uw klant en de professional 8 De oplossing 10 De voordelen van shortlease 11 Grip op kosten 12 Over Mobility Service Nederland 14

3 INTRODUCTIE In de huidige arbeidsmarkt is bijna een kwart van alle werkenden flexibel personeel. In 2015 zijn een aantal veranderingen doorgevoerd op het gebied van de rechtspositie van flexibel personeel en mensen in de WW. Deze nieuwe Wet werk en zekerheid zal in combinatie met de blijvende behoefte aan flexibel personeel vanwege de huidige onzekere economie de inzet van flexibele professionals doen toenemen. Behalve het veranderde ontslagrecht zal u als ondernemer ook andere gevolgen ondervinden van de inzet van flexibel personeel. Hoe regelt u bijvoorbeeld de automobiliteit van deze professionals? Dit e-book gaat in op deze kwestie en geeft inzicht in veelvoorkomende problemen en manieren om dit in de toekomst te voorkomen.

4 WET WERK EN ZEKERHEID De Wet werk en zekerheid heeft gevolgen voor flexwerkers, het ontslagrecht en de WW. Voor aanbieders van flexibel gekwalificeerd personeel is het belangrijk om deze wet te kennen. Versterkte rechtspositie Flexwerkers hebben dankzij de wet een versterkte rechtspositie, zij krijgen meer zekerheid en kunnen eerder doorstromen naar een vaste baan. Zij kunnen na 2 jaar aanspraak maken op een vast contract. Tijdelijke contracten worden bovendien als opeenvolgend gezien als zij elkaar met een pauze van 6 maanden of minder opvolgen, dat was voorheen 3 maanden. Hier dient u bij de uitzending van een professional rekening mee te houden.

5 FLEXIBEL PERSONEEL EN UW WAGENPARK De combinatie flexibel personeel en (short) leaseauto s zorgt regelmatig voor onduidelijkheid, een hoge administratieve last en veel regelwerk achteraf. Dit is geen nieuw probleem, maar een vaak minder besproken probleem. Snel een auto beschikbaar Als aanbieder van flexibel gekwalificeerd personeel ligt de prioriteit bij het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plaats. Een (short) leaseauto is dan snel b est eld en de professional net zo snel op de plaats waar hij moet zijn, bij de klant. Kosten op een rijte? De flexwerker kan direct aan de slag, geen enkel punt. Maar dan begint voor u pas het echte werk. Hoe staat het ervoor met de operationele- en financieel administratieve kant van het verhaal? Een (short) lease autocontract bestaat immers uit vaste en variabele kosten en de leasemaatschappij vraagt om vooruitbetaling. En wat doet u als het project eindigt en de auto terug geleverd wordt? Heeft u de exacte kosten dan paraat?

6 FINANCIËLE ADMINISTRATIE Het begint met de vooruitbetaling van de (short) leasetarieven en de voorschotten van de maandelijkse brandstofkosten zoals met de leasemaatschappij is overeengekomen. Werkelijke kosten Dan loopt het project op zijn eind en komt de afrekening in zicht. Op dat moment zal u zich gaan afvragen wat de exacte werkelijke kosten zijn. De loonkosten heeft u paraat, maar helaas is dit vaak niet het geval bij de afrekening van de leasekosten. Dan maar afwachten welk deel van het vooruitbetaalde bedrag de leasemaatschappij aan het eind van de volgende maand terugbetaald. Dit gebeurt meestal niet direct maar in etappes, wat de financieel administratieve last flink vergroot. Het leasecontract Het leasecontract bestaat uit verschillende kosten, vast en variabel. De vaste kosten bestaan uit de leasetermijnen en het brandstofvoorschot. De flexibele kosten bestaan uit, brandstofverrekening, bekeuringen, schade en meerkilometers.

7 OPERATIONELE AFWIKKELING Na de beëindiging van het project zal de auto terug geleverd moeten worden aan de leasemaatschappij. Auto inleveren Eerst zal de auto op een specifieke plaats ingeleverd moeten worden door de berijder. Deze is hier vaak aardig wat tijd mee kwijt net zoals een collega die achter hem aan rijdt om hem vervolgens weer mee terug te kunnen nemen. Uiteindelijk wordt de auto snel op de afgesproken plaats afgeleverd. Schade Vervolgens bestaat de kans dat de autoleasemaatschappij belt vanwege kleine schade aan de auto en omdat de brandstofpas niet is ingeleverd. Misschien wist de berijder hiervan, maar misschien geeft hij aan dat de auto schadevrij is ingeleverd. En de brandstofpas was hij vergeten op te sturen, maar dat zal zo snel mogelijk gebeuren.

8 AFREKENING MET DE KLANT EN UW PROFESSIONAL Ondertussen maakt u voor uw klant een afrekening van het project waarvoor de professional was ingehuurd. De loonkosten zijn zoals benoemd bekend, maar de exacte (short) leasekosten? Voorschotten De voorschotten zijn betaald en de auto terug geleverd, maar voor welk bedrag is er tot dan toe brandstof getankt dat gebruikt is voor het project? U maakt een eindafrekening op basis van de bekende autoleasekosten direct aan het eind van het project. Aparte facturen De leasemaatschappij stort aan het eind van de maand eerst het teveel betaalde leasetarief terug. Pas een maand later krijgt u de afrekening van de kilometers die buiten het tarief gereden zijn. Daarnaast ontv angt u de verrekening van de vooruit betaalde brandstofkosten en de werkelijk betaalde brandstofkosten. Tenslotte krijgt u mogelijk ook nog het dispuut van de aanwezige kleine schade, wederom een aparte factuur. Afrekening met de professional De afrekening met de gekwalificeerde professional en uw klant heeft al lang plaatsgevonden op basis van de toen bekende autoleasekosten, in middels twee maanden geleden. Achteraf een nieuwe rekening sturen voor nagekomen extra autokosten kan echt niet. Schade en bekeuringen Met het dispuut over de naverrekening van de kleine schade aan de auto dat twee maanden na afronding van het project binnenkomt, blijft u zitten. De flexwerker is inmiddels ingezet voor een nieuw project bij een andere opdrachtgever. Hij heeft zijn vergoeding en loonkosten al ontvangen. Zelfs de nagekomen bekeuring kunt u niet meer verrekenen. Uiteindelijk blijft u als aanbieder van flexibel personeel, maar ook de autoleasemaatschappij steeds met niet te verrekenen kosten achter.

9 DE OPLOSSING Om deze onhandige en kostbare financiële en operationele afwikkeling in de toekomst te voorkomen, zullen er in het automobiliteitsproces een aantal dingen moeten veranderen. Fixed bedrag Zo zou het enorm veel verschil maken als de (short) autoleasemaatschappij vooraf met een fixed bedrag per autokilometer komt. Naverrekening zou dan niet meer nodig zijn. Lage bijtelling Voor kort gebruik zoals bij tijdelijke inzet van een professional is een auto met een lage bijtelling vanuit financieel oogpunt een slimme keuze. Levering op locatie Ook de operationele kant van het verhaal kan verbeterd worden. Zo zou de leasemaatschappij de auto op locatie kunnen leveren en de kosten van eventuele schade en bekeuringen direct me t de berijder k unnen afhandelen. Of de auto zou direct door kunnen naar een andere flexibele professional zodat stilstand in het wagenpark wordt voorkomen.

10 VOORDELEN VAN SHORTLEASE De voordelen van shortlease bij inzet van tijdelijk personeel zijn duidelijk: Het is voordeliger dan huren U loopt geen risico bij stilstand U maakt gebruik van een flexibele opzegtermijn U heeft een vaste prijs per kilometer U profiteert van de inzet van lage bijtellingsauto s Auto s worden geleverd en opgehaald op locatie Administratieve last neemt af Duidelijkheid bij schade en bekeuringen U heeft real-time inzicht in kosten

11 GRIP OP KOSTEN Om grip te krijgen op de kosten voor automobiliteit hebben wij een tiental tips voor u: Track & trace: Zet uitsluitend courante auto s in met track & trace (waarborg hierbij de privacy van medewerkers). Matrix: Maak gebruik van een controleerbare matrix per auto zodat leasetarieven vooraf inzichtelijk zijn, u flexibeler bent, u het proces beter kunt sturen en tussentijds geen verassingen hoeft te verwachten. Werkgeversrisico: Laat uw werkgeversrisico met betrekking tot mobiliteit in kaart brengen. Real-time inzicht: Zorg dat u real-time kosten en/of kilometer inzicht hebt. Brandstofkosten: Zorg dat u inzicht in brandstofverbruik en tankgedrag krijgt. Managementinformatie: Laat management info op een heldere manier weergegeven worden. Overleg: Periodiek overleg op maat kan u helpen nog meer inzicht te verkrijgen. Beperk administratie: Maak geen gebruik van een brandstofvoorschot, maar laat uw leasemaatschappij alleen werkelijke kosten doorbelasten. Laat de berijder rechtstreeks bekeuringen betalen. Fuel Cost Savings: Bespaar jaarlijks op brandstofkosten door dit stimuleringsprogramma te starten dat een rustiger rijstijl bevordert en daarmee minder belastend is voor auto, berijder en milieu. 10 Afkoop schade: Koop kleine schades af.

12 OVER MOBILITY SERVICE NEDERLAND Sinds 2008 doet Mobility Service Nederland er alles aan om u zonder problemen mobiel te houden. Wij helpen u bij het kiezen van een auto naar uw hart en de meest geschikte leasevorm voor u. Ons team staat dagelijks met een rugzak vol ervaring in de leasebranche klaar om u vlot van dienst te kunnen zijn. Korte lijnen, heldere communicatie en denken in oplossingen maken ons tot een betrouwbare en flexibele leasemaatschappij. Burg. J.G. Legro 64a 9761 TD Eelde T F E info@mobilityservice.nl I