Inleiding. Goed leven, Mooi werk, Met elkaar. Tabel: Algemene identificatiegegevens. Adres Industrieweg 14-16

Transcriptie

1 Jaarbericht

2 Inleiding Goed leven, Mooi werk, Met elkaar Alle mensen met een handicap een Goed leven. En alle medewerkers Mooi werk. Daar gaan we voor bij Vanboeijen. Wij bieden in Drenthe en daarbuiten zorg en begeleiding aan mensen met een verstandelijke handicap. Daarbij gaan we uit van wat iemand kan en wil, samen met ouders, met begeleiders, Met elkaar. We schrijven dit jaardocument omdat het afleggen van verantwoording een belangrijk instrument is in ons kwaliteitsbeleid en de zorgbrede Governance Code. We willen hiermee op transparante manier maatschappelijk verantwoording afleggen over ons beleid, de besteding van middelen en de resultaten over het jaar Dit doen we voor onze klanten, de interne organisatie, de medezeggenschapsorganen, voor de overheid, het zorgkantoor en andere externe belanghebbenden. Reacties en suggesties op dit document zijn van harte welkom! Met hartelijke groet, Gertjan Veening, bestuurder Algemene identificatiegegevens Tabel: Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Vanboeijen Adres Industrieweg Postcode 9403 AA Plaats Assen Telefoonnummer (0592) Identificatienummer(s) NZA Nummer Kamer van Koophandel BTW-nummer NL B01 adres Internetpagina 1

3 Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/1) Missie, visie en kernwaarden Zorgvisie Vanboeijen Bij Vanboeijen staat de mens centraal en niet de handicap. Ieder mens is uniek met een eigen naam, een eigen geschiedenis en eigen vermogens. Ieder met eigen plannen, verwachtingen en mogelijkheden voor de toekomst. Belangrijke onderwerpen voor Vanboeijen zijn: respect, veiligheid en betrouwbaarheid in het werk; mensen met een handicap zijn volwaardige burgers. persoonlijk maatwerk in de ondersteuning bij een waardevol leven; cliënten en verwanten die regie hebben bij keuzes over ondersteuning; de voortdurende zoektocht naar nieuwe mogelijkheden om de dienstverlening te optimaliseren. Organisatievisie Vanboeijen In alles wat Vanboeijen doet staan de cliënten en de locaties centraal. Met de werkwijze regie op locatie (ROL) wil Vanboeijen, met gebruik van LEAN methodiek, invloed en zeggenschap geven op het eigen leven binnen de locatie. Cliënten, verwanten en medewerkers bespreken samen knelpunten en zoeken naar oorzaken en oplossingen. Zo komen (continue)verbeteringen tot stand Door het ontzorgen en ondersteunen van de locaties voegen de ondersteunende diensten met haar dienstverlening hier waarde aan toe. Op alle niveaus in de organisatie werkt Vanboeijen aan verbeterplannen Zo verbeteren we stap voor stap de dienstverlening en houden we behaalde resultaten vast. Kernwaarden Vanboeijen om missie te kunnen volbrengen Samen verantwoordelijk In alles wat we bij Vanboeijen doen, staat de samenwerking tussen de cliënt, verwanten en medewerkers centraal. Iedereen kan invloed uitoefenen. Vanboeijen staat voor wij en niet voor zij. Onvoorwaardelijk In onze samenwerking met cliënten geven we nooit op: zelfs niet bij de meest complexe zorgvragen. De medewerkers van Vanboeijen zoeken samen met cliënten en hun familie naar de beste oplossingen. Ontdekken We beschouwen een situatie nooit als een gegeven. We bekijken deze altijd vanuit verwondering en oprechte interesse. Omdat elke cliënt anders is en wat op het ene moment wel werkt, dat wellicht op het andere moment niet doet. Oplossingen bedenken en eigen initiatief en verantwoordelijkheid nemen, wordt gestimuleerd. Missie Vanboeijen Goed leven Mooi werk Met elkaar Deze missie komt voort uit het mensbeeld dat iedereen recht heeft op een Goed leven en Mooi werk ( jij doet ertoe ), en dat we dit in gezamenlijke verantwoordelijkheid willen doen, Met elkaar. In gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt hier in de driehoek cliënt-ouder-medewerker inhoud en vorm aangegeven.. 2

4 Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/2) Strategie Vanboeijen is gespecialiseerd in de zorg en dienstverlening aan mensen met complexe problematiek Vraaggerichte zorg Vanboeijen wil zich onderscheiden in de markt als een zorginstelling die gespecialiseerd is in de zorg en dienstverlening aan mensen met complexe problematiek. Met haar maataanpak staat Vanboeijen open voor alle vragen van cliënten. Vanboeijen zegt alleen nee als de financiën het niet toelaten, de veiligheid van cliënten en medewerkers in het geding komt en/of wanneer de kwaliteit niet gewaarborgd kan worden. Vanboeijen doet dit op een kwalitatief hoogwaardige, flexibele en klantgerichte wijze. (professioneel en betrokken) De samenwerking tussen de cliënt, zijn of haar familie en de medewerkers staat hierbij centraal. Iedereen bij Vanboeijen heeft invloed op de dagelijkse gang van zaken. Lichte groeistrategie De markt voor mensen met complexe hulpvragen is het meest stabiel en niet gemakkelijk toegankelijk voor substituut aanbod. De zorg voor mensen met een complexe hulpvraag (ZZP4 ZZP8) blijft vanuit de WLZ gefinancierd. Voor een aanbod voor mensen met complexe hulpvragen is ruimte in Drenthe. Ook signaleren we een bovenregionale aantrekkingskracht. Hoewel Vanboeijen een groeimarkt voorziet in de bijzondere leef- en werkkernen, wonen voor ouderen en ouderinitiatieven, wordt hier in de bedrijfsvoering vanwege productieafspraken met het zorgkantoor uit voorzichtigheidsoogpunt geen rekening mee gehouden. Niche benadering Vanboeijen kiest ervoor om voort te bouwen op de doelgroep: mensen met een complexe hulpvraag. De redenen voor deze keuze zijn: 1. Complexe zorgexpertise aanwezig. 2. Hoogwaardig vastgoed dat aansluit bij de behoefte van de klant. 3. Goede naam van Vanboeijen in de markt. 4. Lokale kernen aanwezig: Vanboeijen heeft verspreid over Drenthe clusters van locaties en bijbehorende voorzieningen. Hierdoor is ze organisatorisch en professioneel in staat om snel en adequaat nieuwe klanten op te vangen. 5. Vanboeijen heeft een goed netwerk van ketenpartners, behandelcentra, consultatieteams, collega-zorgaanbieders en psychiatrie. Waarmee kennis en plaatsingsvraagstukken gezamenlijk opgepakt worden 6. Hoge zekerheid financiering/bekostiging vanuit de overheid, waardoor continuïteit van zorg gewaarborgd blijft. 3

5 Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/3) Strategie Benadering Kwaliteit Kwaliteit is één van de belangrijkste pijlers van Vanboeijen Hiertoe voldoet Vanboeijen aan de certificeringseisen van de HKZ en commiteert Vanboeijen zich aan het kwaliteitskader Gehandicaptenzorg. Vanboeijen heeft het laatste decennium flink geïnvesteerd in zorginhoudelijke innovatieve projecten. Voorbeelden hiervan zijn totale communicatie gericht op het verstaanbaar maken van gedrag van ernstig verstandelijke gehandicapten. Vrije tijd gericht op het vergroten van mogelijkheden voor vrijetijdsbesteding van cliënten. Het programma leefstijl en vitaliteit dat cliënten ondersteuning biedt bij het hanteren van een gezonde leefstijl. Het participeren binnen netwerken van maatschappelijke zorg-, welzijns- en vrijwilligersorganisaties om het samenleven binnen lokale samenlevingen te verbeteren is voor Vanboeijen vanzelfsprekend. Vanboeijen is ervan overtuigd dat, wanneer betrokkenen van een locatie meer invloed hebben op hun dagelijkse leven, er meer eigenaarschap en gevoel van eigen verantwoordelijkheid is. Er ontstaat meer ondernemerschap en oog voor continu verbeteren. Dit noemen we Regie Op Locatie (ROL) en leidt ook met behulp van de LEAN-methodiek tot een financieel gezonde organisatie. Nettoresultaat gestuurd Een zelfstandige financiële duurzame toekomst is van strategisch belang. Zelfstandig dient te worden gespaard om toekomstige investeringen zelf te kunnen bekostigen. Daartoe wordt gewerkt met een jaarlijks positief taakstellend jaarresultaat van de WLZ-omzet. Deze marge is benodigd voor nieuwe investeringen en het structureel verbeteren van het weerstandsvermogen. Daarbij leren recente ontwikkelingen in de zorgsector dat de omgeving voor Vanboeijen turbulent is. Vooral de eisen en regelgeving omtrent de financiering spelen nu een rol in de VG-zorg. De overheveling van taken naar gemeenten als gevolg van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Wet op de jeugdzorg (Wjz), en de gevolgen van de Wet langdurige zorg (Wlz) zijn hierbij belangrijke items. Strategisch vastgoed Vanboeijen stelt zich ten doel om te zorgen voor een gezond vastgoedbeheer. Het strategisch vastgoedbeleid geeft hier richting aan. Bepalend hiervoor zijn het inzicht in de situatie van het vastgoed, de ruimtebehoefte, de kernactiviteiten en de ontwikkelingen rondom het vastgoed. Daarmee voorziet Vanboeijen in vastgoedlocaties die geschikt zijn voor een diversiteit van cliëntcategorieën, voor wonen en dagbesteding op maat. 4

6 Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/4) Kernactiviteiten Activiteiten Wonen Specialistische begeleiding bij wonen voor verstandelijk gehandicapten met een complexe hulpvraag Werk en Dagbesteding Specialistische begeleiding bij deelname aan dagactiviteiten in de samenleving Vanboeijen biedt verschillende vormen van ondersteuning: 24-uurs ondersteuning, intensieve woonbegeleiding voor mensen met een complexe hulpvraag of met een verzorgende hulpvraag, begeleiding bij zelfstandig wonen en ondersteuning van ouderinitiatieven. Vanboeijen heeft voor cliënten van alle leeftijden een grote diversiteit aan woonmogelijkheden. Er zijn mooie, aangepaste huizen in heel Drenthe en daarbuiten. De situering is gevarieerd in een wijk, een dorp, in de stad of op het platteland. Iedere bewoner heeft een eigen appartement of kamer, die naar eigen smaak ingericht kan worden. De cliënten bestaan uit Verstandelijk Gehandicapten (VG) met complexe zorgvragen ZZP 4-8. Voor de intensieve begeleiding heeft Vanboeijen speciale woon- en dagbestedingsvoorzieningen met de op de doelgroep geschoolde medewerkers; de zogenaamde bijzondere leefkernen (BLK s). Bij Vanboeijen zien we de laatste jaren een toenemende vraag naar bijzondere leefkernen en gespecialiseerde dagbestedingsvoorzieningen voor jonge kinderen Financiering vindt hoofdzakelijk plaats door middel van de Wet Langdurige Zorg (WLZ) in de vorm van zorg in natura en in geringe mate in de vorm van persoonsgebonden budget (PGB). Werk- en dagactiviteiten biedt Vanboeijen op allerlei manieren en op diverse locaties. Gezocht wordt naar de daginvulling die het beste bij de persoon past. Zo is het mogelijk om te kiezen voor bedrijfsmatige, ambachtelijke of kunstzinnige activiteiten, in de groenvoorziening en in de dienstverlening. Hiernaast organiseert Vanboeijen op meerdere plekken belevingsgerichte dagactiviteiten. Ook begeleidt Vanboeijen jongeren op weg (terug) naar school, werk, stage of een werkervaringplek. Voor kinderen heeft Vanboeijen in Assen en Meppel een kinderdagcentrum. Ook verzorgt Vanboeijen diverse cursussen en trainingen voor cliënten. De cliënten hebben de indicatie VG (grotendeels). Financiering vindt plaats door doorbelasten aan andere instellingen en overige financiering (gering) of door middel van de ZZP systematiek van de WLZ voornamelijk in de vorm van zorg in natura en in geringe mate in de vorm van persoonsgebonden budget (PGB). De kabinetsplannen met betrekking tot de vervoers- en huisvestingskosten maken dat Vanboeijen dagbestedingsvoorzieningen zo dicht mogelijk bij de woonvoorzieningen realiseert. 5

7 Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/5) Kernactiviteiten Kinderen en Jeugd Specialistische woon/opvoedingsbegeleidings- en dagactiviteiten voor jongeren met een verstandelijke handicap met bijkomende gedragsproblemen Jongeren met een (matige tot lichte) verstandelijke handicap met bijkomende problemen vallen soms tussen wal en schip. Bijvoorbeeld door problemen in de thuissituatie, sociaal-emotionele problemen en psychiatrische problemen. Zij hebben specifieke ondersteuning nodig. Geen betutteling, wel duidelijke begeleiding op weg naar (meer) zelfstandigheid. Vanboeijen heeft samen met De Zijlen onder het label FLINQ meerdere woonlocaties voor deze jongeren met bijkomende problemen tussen de 10 en 21 jaar. De cliënten bestaan grotendeels uit personen met een indicatie VG. Financiering van deze activiteit vindt plaats door middel van de WLZ, in de vorm van zorg in natura en soms een PGB. Activiteiten Zorgondersteuning Specialistische diensten Vanboeijen heeft een afdeling zorgondersteuning. Vanuit hier worden de specialistische functies aan het primaire proces aangeboden. Zorgondersteuning binnen Vanboeijen helpt en ondersteunt cliënten met een verstandelijke beperking dagelijks in het hebben van een zinvol, vitaal en gezond leven. Zorgondersteuning biedt brede zorg en specifieke kunde & kennis: van diëtist tot muziekagoog. Van AVG-arts tot pastoraal werker, van orthopedagoog tot fysiotherapeut.. Zowel in Assen als in Meppel zijn zorgverleners van zorgondersteuning actief en aanwezig. Financiering vindt plaats uit de WLZ, ZVW. Onderzoek, advies en behandeling Onderzoek, advies en behandeling bij complexe vragen Samen met GGZ Drenthe en vier andere VG-instellingen heeft Vanboeijen het centrum voor verstandelijke beperking en psychiatrie opgezet. Deze is ondergebracht bij GGZ Drenthe. Het centrum richt zich op onderzoek, advies en behandeling. Een speciaal team van professionals werkt samen om ouders, instanties of hulpverleners te helpen met vragen over een verstandelijke handicap. Deze diensten worden thuis aangeboden (ambulante behandeling) poliklinisch of klinisch in het observatiecentrum. Apart of in combinatie. 6

8 Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel 7

9 Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/1) Medezeggenschap cliënten en verwanten Vanboeijen geeft haar dienstverlening vorm vanuit de visie dat mensen met een verstandelijke beperking aan het roer staan en zeggenschap hebben. Deze visie is vertaald in Regie Op Locatie. De cliënten, verwanten en medewerkers geven de zeggenschap samen vorm. Dit komt tot uiting binnen de locatieraden en de Vanboeijenraad. Daarnaast kent Vanboeijen medezeggenschapsorganen zoals de bewoners- en verwantenraad. Cliënten Bij Vanboeijen zetten we ons iedere dag op elke locatie in om goed te luisteren en te kijken naar de mensen die we begeleiden. We zijn continu op zoek naar wat voor hen belangrijk is. Lokale bewonersoverleggen Op elke locatie van Vanboeijen hebben cliënten invloed op en zeggenschap over hun dagelijks leven. Op een aantal locaties is deze medezeggenschap volledig ontwikkeld, dus volledig passend bij de cliënten en bijdragend aan een Goed leven. Op een aantal locaties is deze medezeggenschap nog volop in ontwikkeling. Waar nodig worden de cliënten ondersteund door de medewerkers van het zeggenschapsteam. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een zelftest en een diagnosegesprek om de stand van zaken op elke locatie in beeld te krijgen en te houden. Regionale Bewonersraden Vanboeijen telt drie Regionale Bewonersraden. Elke Regionale Bewonersraad bestaat uit cliënten uit die regio en heeft een coach en een secretarieel ondersteuner. De cliënten in de raad overleggen met elkaar en waar nodig met leidinggevenden en functionarissen uit de organisatie. Ze praten mee over zaken die alle cliënten binnen de regio aangaan. Centrale Bewonersraad De cliënten in de Centrale Bewonersraad overleggen regelmatig met elkaar en maandelijks met de bestuurder. Zij denken en praten mee over zaken die veel cliënten bezighouden. Of die voor alle cliënten belangrijk zijn. Medezeggenschap verwanten bij Vanboeijen Alle verwanten en cliënten worden op locatieniveau vertegenwoordigd door de locatieraad. Alle verwanten worden op bestuurlijk niveau vertegenwoordigd door de CVR. In het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten in Zorginstellingen (WMCZ) fungeert de CVR als overlegorgaan met het bestuur van Vanboeijen. De CVR fungeert voor de gehele stichting Vanboeijen. In principe zijn alle vertegenwoordigers van bewoners/deelnemers lid van de CVR. Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen om met een CVR-bestuur te werken. In het Zo werken wij document: Zeggenschap en Medezeggenschap van verwanten bij Vanboeijen is de wijze beschreven waarop zeggenschap en medezeggenschap binnen Vanboeijen vorm en inhoud wordt gegeven. Naast de taken in het kader van de WMCZ fungeert de CVR ook als centrale organisatie en steunpunt voor de lokale (mede)zeggenschap Overige betrokkenheid cliënten en verwanten Bestuursleden van de CVR en/of andere vertegenwoordigers van bewoners/deelnemers waren daarnaast vertegenwoordigd in verschilllende themagroepen, en de Vanboeijenraad. Verder vindt jaarlijks een uitwisseling van onderwerpen plaats tussenhet CVR-bestuur, de Centrale Bewonersraad, een delegatie van Raad van Toezicht, leden van het Managementteam en de Medezeggenschapsraad. Het CVR-bestuur heeft in het verslagjaar acht keer vergaderd waarbij ook de bestuurder aanwezig was. De voltallige CVR komt twee maal per jaar met haar leden bijeen. 8

10 Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/1) Medezeggenschap centrale bewonersraad De bewonersraden zijn gestart met themagroepen. In het kader van meer doen en minder vergaderen, verdiepen bewoners zich in een specifiek thema tijdens één of meerdere bijeenkomsten. Dit doen ze door actief aan de slag te gaan: te zien, te ervaren, uit te proberen, op bezoek te gaan. Zo worden cliënten actief betrokken bij (mede)zeggenschap en staat de vorm zo dicht mogelijk bij de (belevings)wereld van de cliënten. Nu worden leden van de bewonersraden hierbij betrokken. Het is de bedoeling dit te zijner tijd uit te breiden naar alle cliënten. Thema s die aan de orde zijn geweest zijn: zwembad, kiezen van je werk, vrije tijd, kerstpakket en zorg in de nacht. Voor het najaar staan bijeenkomsten met als thema ICT-hulpmiddelen gepland. Besproken wordt welke thema s in de organisatie spelen en die waardevol zijn om met cliënten te bespreken. 9

11 Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/2) Medezeggenschap cliënten en verwanten Centrale Verwantenraad Het bestuur van de CVR bestaat uit 8 personen met ieder zijn specifieke aandachtsgebieden of rol binnen de CVR. Bestuursleden van de CVR en/of andere vertegenwoordigers van bewoners/deelnemers waren daarnaast vertegenwoordigd in de Vanboeijenraad, diverse stuurgroepen, commissies, project-, themagroepen en/of kenniskringen gericht op met name zorggerelateerde onderwerpen. Verder vindt er meerdere malen per jaar een uitwisseling van onderwerpen plaats met de Centrale Bewonersraad, een delegatie van de Raad vantoezicht, leden van het Management Team en de Medezeggenschapsraad. Het CVR-bestuur heeft in het verslagjaar 9 keer vergaderd, waarbij tevens de bestuurder aanwezig was. De gesprekken waren open van karakter en verliepen in een goede sfeer. De voltallige CVR kwam tweemaal bijeen. Het bestuur van de CVR informeert de leden dan over de activiteiten en ontwikkelingen van de afgelopen tijd en gaat hierover in gesprek met de leden. Daarnaast worden er nog actuele zorginhoudelijke thema s behandeld. Tabel: Gevraagde adviezen Centrale Verwantenraad Onderwerp Advies Begroting 2014 De CVR geeft een positief advies aan de bestuurder over de begroting Eigen Vermogen De beleidsnotitie Eigen Vermogen Stichting Vanboeijen 2013 wordt door de CVR van een positief advies voorzien. Samenwerking Vanboeijen-De Zijlen De CVR adviseert de bestuurder om een concreet plan te maken van doel, besparingsdoelstelling en tijdstermijn inzake de samenwerking tussen Vanboeijen en De Zijlen. Onderzoek gebruik anti-psychotica De CVR stemt in met het onderzoek naar het gebruik van anti-psychotica bij mensen met een verstandelijke handicap Zorg- en Dienstverleningsovereenkomst De CVR adviseert positief over de invoering van de nieuwe Zorg- en Dienstverleningsovereenkomst (ZDO) per 1 juni 2014 Wettelijke Aansprakelijkheid Cliënten Het voorstel dat cliënten van Vanboeijen zelf per 1 januari 2015 een WA-verzekering dienen af te sluiten, wordt door de CVR van een positief advies voorzien. Onderzoek slaperigheid overdag De CVR stemt in met het onderzoek naar slaperigheid overdag bij cliënten. Inzage dossiers Samenwerking CVR met Centrale Bewonersraad (CBR) Begroting 2015 Privéfinanciën cliënten De CVR adviseert om de relaties van Vanboeijen per folder danwel brief te informeren over het meewerken aan c.q. toestemming geven aan onderzoeken. De CVR stemt in met het voorstel om de samenwerking tussen de CVR en CBR te intensiveren. De CVR adviseert positief over de begroting Hieraan wordt toegevoegd dat de CVR met lede ogen aanziet dat er 7 ton wordt toegevoegd aan het eigen vermogen van Vanboeijen. Tevens geeft de CVR aan dat ze grote moeite heeft met het toewerken naar een eigen vermogen van 25% in De CVR stemt in met de invoering van de nieuwe werkwijze en tariefstructuur inzake de privé-financiën van cliënten. Behalve bovenvermelde gevraagde en ongevraagde adviezen heeft de CVR in het verslagjaar aandacht gegeven aan tal van onderwerpen. Bijvoorbeeld: ontsluiting Plancare voor ouders/verwanten, communicatie met achterban, ontwikkeling communicatieplatform, cliëntmedezeggenschap en vragenlijst cliënttevredenheid, ontwikkeling domotica, veranderplan en toekomstige organisatiestructuuur Vanboeijen, (evaluatie) Regie op locatie, ontwikkeling en ondersteuning locatieraden, strategische ontwikkelingen Werk & Dagbesteding, Wet Langdurige Zorg en de gevolgen daarvan, reanimatiebeleid. 10

12 Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/3) Medezeggenschap medewerkers De Medezeggenschapsraad (MZR) wil samen met de Raad van Bestuur vanuit ieders verantwoordelijkheid de medezeggenschap binnen de organisatie vormgeven, waardoor en waarbij de belangen tussen personeel, organisatie en cliënten in een goede verhouding staan. Voor de medewerkers betekent dit dat zij kunnen functioneren binnen een gezond bedrijf, zich professioneel kunnen ontwikkelen en ontplooien en dit positief uitstralen naar hun omgeving. De medewerkers hebben invloed op hun werkomgeving, waarin waardering en zorg voor elkaar en zichzelf voorop staat. De basis van de medezeggenschap ligt op de locaties. Daar hebben medewerkers, cliënten en hun vertegenwoordigers zeggenschap over het reilen en zeilen binnen hun locatie.de medezeggenschapsraad werkt met een regieteam, een kernteam medezeggenschap en themagroepen. De MZR bestaat uit dertien gekozen personen. Zes van hen maken deel uit van het regieteam. Het regieteam regisseert de medezeggenschap. Naast de gekozen leden maken de heer G. Veening (bestuurder vanaf 1 februari 2014), mevrouw K. Verkerk (namens het MT) en mevrouw E. Hadderingh (leidinggevende P&O service) deel uit van het regieteam. Vier van de gekozen medezeggenschapsleden vormen de kernmedezeggenschap. Zij buigen zich voornamelijk over financiële-, personele- en arbo-aangelegenheden en brengen daarover advies uit aan de voltallige raad. Drie van de gekozen leden fungeren als procesbegeleider; zij begeleiden de themagroepen. Naast deze specifieke taken van de MZRleden komen zij nog viermaal per jaar bijeen voor het zogenaamde kwartaaloverleg met de bestuurder en het MT, tweemaal per jaar voor overleg met de Raad van Toezicht en tweemaal per jaar voor een themadag. Medewerkers kunnen zich aanmelden voor themagroepen. Onderwerpen voor de themagroepen kunnen door zowel medewerkers, leden van de MZR, bestuur of MT aangedragen worden. Het regieteam formuleert een opdracht voor de themagroep. Het regieteam en de raad zullen het advies volgen en evalueren. Tabel: Samenstelling van de Medezeggenschapsraad 2014 Naam Lidmaatschap Functie binnen OR Pieta Bos Lid (t/m 08-05) Procesbegeleider Geertje Egges Lid (t/m 28-02) Procesbegeleider Froukje Koster Lid (t/m 08-05) Kernmedezeggenschap Dirk Visser Lid (t/m 08-05) Regieteam Leida Vlaar Lid (t/m 08-05) Kernmedezeggenschap Obbo Weijer Lid (t/m 08-05) Regieteam Monique Coort Lid (herkozen) Regieteam Jaap Dijkstra Lid (herkozen) Kernmedezeggenschap Linda Hulst Lid (herkozen) Regieteam en vice-voorzitter Saskia Mulder Lid (herkozen) Kernmedezeggenschap Albert Oosting Lid (herkozen) Regieteam Natalja van Tienen Lid (herkozen) Procesbegeleider Arna van der Wal Lid (herkozen) Regieteam en voorzitter MZR Margreet Dassen Lid (v.a ) Procesbegeleider Marchiena Luth Lid (v.a ) Kernmedezeggenschap Roelof Noorda Lid (v.a ) Regieteam Karolien Sikkens Lid (v.a ) Procesbegeleider Bea Voskamp Lid (v.a ) Regieteam Hilda Waninge Lid (v.a ) Kernmedezeggenschap Marry Wolf Geen lid Ambtelijk secretaris 11

13 Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/3) Medezeggenschap medewerkers Samen Slim Organiseren. De MZR kan zich vinden in de uitgezette lijn die in het stuk wordt beschreven. Het is een vooruitstrevend plan waarbij de kanttekening van de MZR dat het belangrijk is dat Regie Op Locatie voldoende geïmplementeerd/geborgd wordt binnen de gehele organisatie. Er zijn nog veel stappen te zetten, denk aan opzet en voortgang van de locatieraden, ROL-instrumenten e.d. Als SAMEN niet gehaald wordt, dan gaat veel energie verloren. Inhouding WGA-premie Vanboeijen wil de WGA-premie, voor het deel dat wettelijk is toegestaan, met ingang van 1 januari 2015 maandelijks via het salaris verhalen op de medewerkers. Aanbevelingen die de MZR hierbij heeft gedaan: Vanboeijen doet er alles aan om de premie zo laag mogelijk te houden, dit houdt in: kort- en langdurig verzuim zo laag mogelijk houden en actief beleid ten aanzien van duurzame inzetbaarheid, zonder daarbij Mooi werk uit het oog te verliezen. Het totale premiebedrag dat verhaald wordt op de medewerkers, wordt gelabeld voor bovenstaande zaken. Minimaal 1x per jaar wordt de MZR geïnformeerd ten aanzien van de inzet van de gelden. Graag een begrijpelijke uitleg voor medewerkers. De MZR wil hierover graag meedenken. Werkkostenregeling De MZR gaat met de administratieve dienst de mogelijkheden die deze regeling biedt onderzoeken. Plus- en minuren De MZR heeft besloten in te stemmen met de voorgenomen aanscherping van het beleid over plus-uren. Aanbevelingen: - Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van medewerker en teamleider dat binnen de overeengekomen contracturen gewerkt wordt. - Vanaf heden worden tegoeden van meer dan 30 plusuren besproken tussen medewerker en teamleider. Er wordt vastgelegd of de uren uitbetaald worden of wanneer ze opgenomen worden. - Er komt een toelichting op wat het uitbetalen van plusuren fiscaal voor de medewerker betekent. - Vanaf 1 april 2015 is de situatie dusdanig dat er geen tegoeden van meer dan 30 plusuren zijn. - Er wordt een werkgroep gevormd die gaat onderzoeken wat de redenen zijn van het ontstaan van veel plusuren. Medewerkerstevredenheidsonderzoek De MZR heeft de medewerkers gevraagd mee te denken over waaraan een medewerkertevredenheidsonderzoek zou moeten voldoen. Deze aanbevelingen zijn meegenomen in de keuze voor het medewerkerstevredenheidonderzoek. Begroting 2015 De MZR is tot een positief advies over de Vanboeijen begroting 2015 gekomen. 12

14 Hoofdstuk 2: Instellingsprofiel (2/6) Organisatiestructuur In onderstaande figuur is de huidige organisatorische structuur van Vanboeijen weergegeven. Binnen Vanboeijen staat de (zorg)locatie centraal, waarbij een regionale indeling wordt gehanteerd voor het dagelijks management van deze locaties. De managers van het primair proces zijn lid van het Management Team. In onderstaande figuur zijn de MTleden met een * aangegeven. De behandelfunctie is ook vormgegeven in de organisatorische eenheid zorgondersteuning. De betreffende manager is ook lid van het MT. Locaties WONEN Locatieraden Teamleiders Locaties DAGBESTEDING Locatieraden Teamleiders Locaties WONEN Locatieraden Teamleiders Locaties DAGBESTEDING Locatieraden Teamleiders Locaties WONEN locatieraden Teamleiders Locaties DAGBESTEDING locatieraden Teamleiders Nachtzorg Teamleiders Locaties WONEN locatieraden Teamleiders Vrijetijdscoach Plan&Flex Cliëntadviseur Facilitair medewerker Secretariaat Receptie Vrijetijdscoach Plan&Flex Cliëntadviseur Facilitair medewerker Secretariaat Secretariaat Centrale receptie Vrijetijdscoach Plan&Flex Cliëntadviseur Facilitair medewerker Secretariaat Regio Zuid Regio Noord Regio Park Diepstroeten Flinq (LVG) Manager primair proces* Manager primair proces* Manager ZorgOndersteuning: - Medische dienst - Paramedische dienst - Pedagogische en psychologische dienst - Pastorale dienst Manager Zorgondersteuning* Samen met De Zijlen - Beleid & Kwaliteit - Vastgoed ICT - Systeembeheer - Aplicatiebeheer - Telefonie & domotica - werkplekbeheer Centrale Bewonersraad Centrale Verwantenraad Medezeggenschapsraad Samen met De Zijlen EAD: - Financiële administratie - Personeeladministratie/ Servicedesk - Cliëntgelden administratie - Salarisadministratie Secretariaat / Bestuursondersteuning Raad van Bestuur* Raad van Toezicht = Behandelfunctie = Stafdiensten Personeel & Organisatie: - Mobiliteit / Werving & Selectie / - P&O Advies - O2 (opleiden & ontwikkelen) - Juridische zaken - Communicatie & Marketing * = lid Managementteam Control - Controller - Account managers 13

15 Hoofdstuk 2: Instellingsprofiel (2/7) Locaties Locaties Vanboeijen biedt verschillende vormen van zorg aan in de provincies Drenthe en Overijssel. Momenteel wordt in negen gemeenten zorg aangeboden: 1. Aa en Hunze 2. Assen 3. Hoogeveen 4. Meppel 5. Midden Drenthe 6. Noordenveld 7. Steenwijkerland 8. Westerveld Het figuur hiernaast geeft een overzicht van de locaties. Het gebied waar vanuit zorgklanten afkomstig zijn, is echter veel groter. Dit vanwege het gespecialiseerde aanbod van Vanboeijen. Figuur 1 Figuur 2 Figuur 1: Overzicht van de locaties Figuur 2: Overzicht van het verzorgingsgebied 14

16 Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering 15

17 Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/1) Normen voor goed bestuur Als bestuurlijke organen heeft Vanboeijen een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. Vanboeijen kent invloed en betrokkenheid toe aan de medezeggenschapsorganen en legt hieraan verantwoording af. Het gaat om de Centrale Verwantenraad, de Medezeggenschapsraad en de Centrale Bewonersraad. De zorgbrede Governance Code wordt gehanteerd als norm voor goed bestuur en voor het afleggen van openbare verantwoording voor beleid en activiteiten. De zorgbrede Governance Code bevat gedragslijnen die bijdragen aan een eerlijke, integere en transparante gang van zaken binnen de organisatie. Op grond van de Governance Code is er sprake van controle door een externe accountant die wordt benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht. Per jaar wordt door de Raad van Toezicht de keuze van de accountant en zijn opdracht besproken. De auditcommissie bereidt dit voor. Iedereen die een arbeidsrelatie heeft met Vanboeijen (inclusief vrijwilligers, invalkrachten en stagiaires) kan gebruikmaken van een klokkenluidersregeling. Dit biedt de mogelijkheid vermeende misstanden aan de kaak te stellen wanneer men daarvoor niet bij de direct leidinggevende terecht kan. De statuten van Vanboeijen zijn in 2009 vastgesteld. Raad van Bestuur Vanboeijen heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur is belast met beleidsvorming en beleidsuitvoering. Tabel: Samenstelling Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties De heer G.J.A. Veening vanaf 1 februari 2014 Voorzitter Raad van Bestuur - - Raad van Toezicht Woonzorg Unie Veluwe, Epe Bestuur Stichting De Rode Beer, Heerde De heer P. de Kroon tot 1 februari 2014 Voorzitter Raad van Bestuur Gerelateerd aan het werk bij Vanboeijen: - Lid Raad van Advies Achmea Overige nevenfuncties: Lid Raad van Advies Centrum Zorg en Bouw (TNO) Lid curatorium van de post doctorale opleiding Verandermanagement aan de VU in Amsterdam 16

18 Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/2) De taken en bevoegdheden van de raad van bestuur zijn in het bestuursreglement opgenomen. De bestuurder verschaft de Raad van Toezicht periodiek informatie over de realisatie van afspraken in het kader van het strategische beleid. Dit betreft de volgende resultaatgebieden: kwaliteit van zorg, doelmatigheid en continuïteit van de organisatie en de (financiële) bedrijfsvoering, innovatievermogen, toegankelijkheid, cliëntgerichtheid en cliënt- en medewerkerstevredenheid. De bestuurder vergadert wekelijks met het MT (bestaande uit de regiomanagers en de manager zorgondersteuning). Daarnaast vindt periodiek overleg plaats met alle centrale medezeggenschapsorganen. Beoordeling en bezoldiging bestuurder Het functioneren van de Raad van Bestuur wordt jaarlijks geëvalueerd en beoordeeld door de remuneratiecommissie van de Raad van Toezicht. Dit gebeurt onder andere aan de hand van de Gedragscode voor de goede bestuurder. G.J.A. Veening is op 1 februari 2014 als bestuurder begonnen bij Vanboeijen. Een gesprek om het functioneren te beoordelen, heeft om die reden in 2014 niet plaatsgevonden. In de remuneratiecommissie wordt besproken waar de accenten zullen liggen en hoe de remuneratie vorm krijgt. Voor de bezoldiging van de bestuurder worden de normen gehanteerd van de Beloningscode Bestuurders in de Zorg. Deze is vastgesteld door de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ) en de Nederlandse vereniging van Bestuurders in de Gezondheidszorg (NVZD). De vergoeding blijft binnen de wettelijke kaders en staat opgenomen in de jaarrekening. Toezichthouders De Raad van Toezicht richt zich op de belangen van Vanboeijen en houdt integraal toezicht op de bestuurder. Daarbij wordt getoetst of de bestuurder bij de beleidsvorming en uitvoering van taken het belang van cliënten en allen die bij Vanboeijen betrokken zijn, voldoende in het oog houdt. De positionering, taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in het reglement van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht van Vanboeijen bestond in 2014 uit zes leden (een vacature werd in 2013 niet ingevuld). Eén lid is benoemd op voordracht van de Medezeggenschapsraad. De Raad van Toezicht wordt gevormd door mensen met verschillende achtergronden en diverse deskundigheden. De Raad van Toezicht is complementair naar de verschillende beleidsgebieden waar Vanboeijen in haar functioneren mee te maken heeft. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat de leden generalisten zijn, die ook in de netwerken van deze beleidsterreinen van betekenis kunnen zijn. De zittingstermijn is vier jaar. Herbenoeming voor een periode van vier jaar is slechts één keer mogelijk. Toezicht en maatregelen op voorkomen van belangenverstrengeling Periodiek worden de nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht besproken en getoetst op mogelijke belangenverstrengeling. De bestuurder en leden van de Raad van Toezicht vervullen geen nevenfuncties die strijdig zijn met de belangen van Vanboeijen. Deskundigheid en deskundigheidsontwikkeling Van de leden van de Raad van Toezicht wordt verwacht dat zij zich blijven verdiepen in de ontwikkelingen op het gebied van de gezondheidszorg en de zorgfunctie van de stichting en dat zij zelf maatschappelijk actief zijn. Deskundigheidsbevordering wordt gestimuleerd. De leden van de Raad van Toezicht krijgen relevante artikelen ter beschikking gesteld. Werving, selectie en benoeming Bij vacatures wordt er een selectiecommissie samengesteld en op basis van benodigde expertise en de verdeling man-vrouw, een profielschets opgesteld. Vanboeijen werft de leden van de Raad van Toezicht op openbare wijze. Eind 2012 is een vacature ontstaan. Deze vacature is niet ingevuld. Besloten werd de vacature te heroverwegen na het aantreden van een nieuwe bestuurder. Bij de evaluatie van de Raad van Toezicht in 2015 wordt meegenomen wat de Raad van Toezicht in de toekomst nodig heeft in verband met vacatures (opstellen profielen). 17

19 Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/3) Evaluatie functioneren Raad van Toezicht Er vindt tweejaarlijks een evaluatie plaats. Voorbereidingen voor een evaluatie zijn gestart in De uiteindelijke evaluatie zal medio 2015 plaatsvinden. Bij de evaluatie is een extern bureau betrokken. telefonische interviews. Ter voorbereiding van de evaluatie zijn door dit bureau interviews gehouden met alle leden van de Raad van Toezicht. Tijdens de evaluatie worden ook opleidingswensen van de leden van de Raad van Toezicht besproken. Bezoldiging toezichthouders De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. Deze vergoeding valt binnen het kader van het advies van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ). Voor meer informatie over de bezoldiging van de Raad van Toezicht wordt verwezen naar de jaarrekening. Kosten voor het op peil houden van kennis door het volgen van cursussen of bezoeken van symposia kunnen door Vanboeijen worden vergoed. Aantal vergaderingen - De Raad van Toezicht heeft in 2014 zeven keer regulier vergaderd in het bijzijn van de bestuurder. - Om voeling te houden met wat er leeft binnen Vanboeijen vindt jaarlijks in elk geval één overleg met de Centrale verwantenraad, Medezeggenschapsraad en het Managementteam plaats. - Op 3 juli heeft de Raad van Toezicht gesproken met een deel van het managementteam van Vanboeijen. Aan de orde kwamen o.a. stand van zaken managementprocessen, nachtzorg en de uitkomsten van de managementreview. Op 23 oktober werd samen met het managementteam gesproken over waardengericht toezicht. - Op 3 april 2014 vond overleg plaats tussen de Raad van Toezicht en de Medezeggenschapsraad. Gesproken werd over kansen en bedreigingen voor medezeggenschap op centraal niveau in relatie tot de ontwikkeling van de locatieraden. In een overleg op 13 november werd gediscussieerd aan de hand van stellingen. - De strategische conferentie werd op 22 april 2014 bijgewoond door één lid van de Raad van Toezicht. Aandacht is besteed aan de 4 hoofdthema s van de ontwikkelagenda. - De voorzitter van de auditcommissie was aanwezig bij een gesprek tussen een afvaardiging van de Centrale Verwanten Raad, bestuurder en vertegenwoordigers van de Rabobank (regionaal en landelijk) over solvabiliteit. Toezicht op strategie en prestaties en interne beheersing- en controlesystemen Naast de voortgang van de strategie, wordt de prestatie van de organisatie periodiek gevolgd door middel van kwartaalrapportages die gerelateerd zijn aan het jaarplan en de begroting. Kwaliteit en risicomanagement zijn onderwerpen die aandacht hebben van bestuurder en Raad van Toezicht. Mocht zich iets voordoen waarbij er sprake kan zijn van publiciteitsrisico, dan wordt de Raad van Toezicht hier zo spoedig mogelijk over geïnformeerd. Conclusies en aanbevelingen uit visitatierapporten van de Inspectie voor de Gezondheidszorg worden ter beschikking gesteld aan de Raad van Toezicht. 18

20 Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/4). Tabel: Samenstelling Raad van Toezicht Naam Aandachtsgebied De heer S.B. Swierstra Voorzitter Lid remuneratiecommissie Benoemd: 1 januari 2008 Aftredend: 1 januari 2012 Herbenoemd in de vergadering van 27 juni 2012 en aftredend per 1 januari 2016 De heer J. Postema Lid auditcommissie Benoemd: 1 januari 2008 Aftredend: 1 januari 2012 Herbenoemd in de vergadering van 27 juni 2012 en aftredend per 1 januari 2016 Mevrouw A. van Dalen Lid remuneratiecommissie Voordracht/ Nevenfuncties benoeming Bestuurlijk - Burgemeester Veendam - Lid bestuur Stichting Astron - Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Lofar - Voorzitter Stichting Jeugd Symfonieorkest Drenthe - Lid bestuur Stichting Noordpool Orkest - Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Route Development Fund Groningen Airport Eelde Vastgoed - Directeur ontwikkelbedrijf Lefier (tot ) - Bestuursadviseur bij Lefier (vanaf ) Zorg - Organisatieadvies Annemarie van Dalen Benoemd: 1 maart 2009 Herbenoemd in de vergadering van 22 mei 2013 en aftredend per 1 maart 2017 De heer B. van Kessel Lid auditcommissie Benoemd: 1 maart 2009 Herbenoemd in de vergadering van 22 mei 2013 en aftredend per 1 maart 2017 Mevrouw C.C. Koenders Lid auditcommissie Benoemd: 1 januari 2011 Aftredend: 1 januari 2015 (nog één keer herbenoembaar) Mevrouw M.C.G. Traudes Secretaris (met ingang van 22 mei 2013) Financiën Op voordracht van de Medezeggenschapsraad - Gepensioneerd directeur financiële instelling - Zelfstandig ondernemerscoach Financiën - Concern controller bij Antonius zorggroep in Sneek - Lid Raad van Toezicht Stichting CBO Meilan Zorginhoud - Manager inhoudelijk ondersteunende dienst Esdégé-Reigersdaal Benoemd: 1 februari 2012 Aftredend: 1 februari 2016 (nog één keer herbenoembaar) 19