Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeenten Amstelveen en Aalsmeer Transparant, objectief en gelijke behandeling

Transcriptie

1 Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeenten Amstelveen en Aalsmeer 2014 Transparant, objectief en gelijke behandeling Versie AA 2.0 juli 2014

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING Kaders voor inkopen en aanbesteden Huidig inkoopbeleid toe aan revisie Toepassingsbereik DEFINITIES JURIDISCHE KADERS Europese wetgeving Nationale wetgeving Overige kaders BELEIDSUITGANGSPUNTEN Doelstellingen Integer, betrouwbaar, zakelijk en professioneel opdrachtgeverschap Inkoopprocedure Duurzaam inkopen Definitie duurzaam inkopen Ambitie duurzaam inkopen Uitvoering duurzaam inkopen Sociaal inkopen Definitie sociaal inkopen Ambitie sociaal inkopen Uitvoering sociaal inkopen Lokaal inkopen Definitie lokaal inkopen Uitvoering lokaal inkopen Efficiënt, economisch en functioneel inkopen Toepassing van de Gids Proportionaliteit Streven naar economisch inkopen Streven naar Total Cost of Ownership (TCO) Streven naar inkoopsynergie Bepaling inkoopprocedure Functioneel specificeren Professioneel Opdrachtgeverschap ORGANISATIE Handboek Inkoop en Aanbesteding Dossiervorming Interne controle en evaluatie Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13

3 1. Inleiding 1.1. Kaders voor inkopen en aanbesteden Inkopen en aanbesteden zijn onderhevig aan een veelheid aan wettelijk voorgeschreven regels. Binnen die wettelijke grenzen kan een gemeente op onderdelen accenten leggen. Voor die onderdelen waar een gemeente beleidsvrijheid toekomt, is in deze nota vastgelegd hoe daar mee om te gaan. Een nadere uitwerking van de regels en het Amstelveense/Aalsmeerse beleid zijn opgenomen in het inkoop- en aanbestedingshandboek Gemeenten Amstelveen en Aalsmeer, Huidig inkoopbeleid toe aan revisie Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid ligt vast in de Nota Aanbestedings- en inkoopbeleid uit 2004 en de herijking daarvan uit Het daarin opgenomen beleid is op onderdelen door de tijd ingehaald met de komst in 2013 van de nieuwe Aanbestedingswet. Die wet bevat regels op het gebied van aanbesteden boven en onder de Europese drempels. Tevens is in deze wet aangegeven dat rekening moet worden gehouden met de Gids Proportionaliteit, een richtsnoer die handvatten geeft voor een redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. Naast de genoemde nieuwe Aanbestedingswet zijn er diverse redenen om het aanbestedingsbeleid aan te vullen en op punten te herzien. De belangrijkste aanleidingen zijn: a. De recent tot stand gekomen collegeprogramma s voor beide gemeenten waarin veel aandacht is voor duurzaam, lokaal, sociaal, verhouding tussen arbeidsinzet en overhead en contractmanagement; b. Invulling geven aan het feit dat de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer streven naar de doelstelling om volledig duurzaam in te kopen; c. Vermindering van de administratieve lastendruk; d. Het verhogen van de betrokkenheid van de lokale ondernemers bij aanbestedingen gezien de huidige economische crisis; e. Aandacht besteden aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt bij aanbestedingen; f. De samenwerking tussen de gemeenten Amstelveen en de gemeente Aalsmeer; g. De noodzaak om de organisatie van het aanbestedingsteam te reorganiseren. Met deze Nota inkoop en aanbestedingsbeleid vervallen De Nota Aanbesteding gemeente Amstelveen 2004 e.v. en de Herijking uit De nota inkoop en aanbestedingsbeleid Aalsmeer en Uithoorn vervalt voor de gemeentelijke organisatie van Aalsmeer voor zover dat deel uitmaakt van het samenwerkingsconstruct Amstelveen Aalsmeer. Voor de Aalsmeerse Verbonden Partijen, Samenwerkingsverband Aalsmeer Uithoorn (G2), &2=1 BV en Greenpark Gebiedsontwikkeling Aalsmeer BV (GPA) blijft de nota inkoop en aanbestedingsbeleid Aalsmeer en Uithoorn van toepassing, zie hierna het gestelde bij 1.3. Toepassingsbereik Toepassingsbereik Dit beleid is van toepassing op alle inkopen van en voor de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer, met uitzondering van de verbonden partijen G2, &2=1 BV en Greenpark Aalsmeer BV. Dit omvat zowel de inkoop ten behoeve van de bedrijfsvoering als de inkoop voor de verwezenlijking van gemeentelijke beleidsdoelen en de uitvoering van gemeentelijke taken. Deze nota heeft ook betrekking op de inkoop en aanbesteding die vallen onder de verantwoordelijkheid van de kernorganisatie Aalsmeer. Dit inkoopbeleid heeft betrekking op de inkoopprocessen die de gemeenten zelf verrichten en ook op de inkoopprocessen die zij in samenwerking met derden uitvoeren of waarvoor zij subsidies verstrekken. Hierbij kan gedacht worden aan gezamenlijke trajecten met andere overheidsorganen (gemeenten, waterschappen en schoolbesturen) of het realiseren van gebiedsontwikkeling met een woningbouwvereniging of projectontwikkelaar waarbinnen een onderdeel met een publiek karakter gerealiseerd wordt (bijvoorbeeld openbare ruimte of parkeergarage). Uitzondering hierop zijn de G2, &2=1, GPA en samenwerkingsverbanden betreffende taken die overkomen van de Rijksoverheid in het kader van de decentralisatie. Inkoop voor die laatstgenoemde categorie het sociaal domein- zal namelijk in een aantal gevallen regionaal plaatsvinden, waarbij dus meerdere gemeenten, met ieder haar eigen inkoopbeleid, betrokken zijn. De beleidsuitgangspunten zoals in deze nota geformuleerd, zullen uiteraard wel in die regionale inkooporganisatie worden ingebracht. Dit met als doel het Amstelveense en Aalsmeerse beleid herkenbaar naar voren te laten komen bij regionale inkoop. Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13

4 2. Definities In deze Nota Inkoop en aanbestedingsbeleid 2014 wordt verstaan onder: Aanbesteden: Het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van werken of de levering van diensten of producten. Aanbestedingswet De per 1 april 2013 in werking gestelde wettelijke regels voor het 2012: aanbesteden van werken, leveringen en diensten. ARW 2012: Contractant: Diensten: Aanbestedingsreglement Werken Hierin worden alle regels met betrekking tot de verschillende procedures voor het aanbesteden van werken en hieraan gerelateerde diensten en leveringen uitgewerkt. De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente. Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Gids Proportionaliteit: Eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen, deze moeten in redelijke verhouding staan tot de opdracht. De aanbestedende dienst is verplicht de bedoelde voorschriften toe te passen. Inkoop: Inkoophandboek: Inschrijver: Kernorganisatie Aalsmeer: Leveringen: Lokaal: Offerte: Offerteaanvraag: Ondernemer: Past Performance: SROI: Werken: (Rechts)handelingen van de gemeente(n) gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Handboek waarin per fase van het inkoopproces diverse suggesties en aanbevelingen worden gedaan ter ondersteuning van de afdelingen en bedrijven van de gemeente bij het uitvoeren van het door het bestuur vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Een natuurlijke persoon of rechtspersoon die door middel van inschrijving een aanbieding heeft gedaan. Het college van burgemeester en wethouders van Aalsmeer, de gemeenteraad Aalsmeer, de griffie en het secretaristeam van de gemeente Aalsmeer. Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Gevestigd in de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer. Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. Ervaringen met ondernemers, tijdens lopende of afgeronde overeenkomsten. Social Return On Investment, het opnemen van voorwaarden in een aanbesteding die ondernemers aanzetten tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13

5 3. Juridische kaders Uitgangspunt zijn alle op het moment van inkopen/aanbesteden geldende Europese en Nationale wet- en regelgeving. Deze worden regelmatig aangepast en herzien. Op het moment van uitgave van deze Nota zijn van toepassing: 3.1. Europese wetgeving Vigerende richtlijn is 2004/18/EG van het Europese Parlement en de Raad van de Europese Unie van 31 maart 2004, betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (PbEG L 134 en de artikelen 2 en 3 van de Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen. Tevens is van toepassing de Richtlijn 2007/66/EG: verhoging van de doeltreffendheid van de beroepsprocedures inzake het plaatsen van overheidsopdrachten van 11 december 2007). Daarnaast moet in 2014 een nieuw voorstel ter aanpassingen van de richtlijn 2004/18/EG; COM (2011) 896 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het gunnen van overheidsopdrachten (klassieke overheid), worden geïmplementeerd in de Nederlandse wetgeving Nationale wetgeving Op 19 februari 2013 is in de Staatscourant gepubliceerd dat met ingang van 1 april 2013 de nieuwe Aanbestedingswet van kracht werd. In deze beleidsnota is deze verwerkt. Ook in het bij deze beleidsnota behorende Handboek Inkoop en Aanbesteding 2014 is met de inhoud van de nieuwe Aanbestedingswet en de daarbij behorende Gids Proportionaliteit rekening gehouden. De nieuwe Aanbestedingswet regelt een aantal zaken die nieuw zijn ten opzichte van de oude regelgeving. De Aanbestedingswet trekt de raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen, Bao, Bass en de Wira in. Naast de wet is tevens een tweetal AMvB s vastgesteld; de Gids Proportionaliteit en het ARW Beide zijn als verplicht aangewezen. In de toekomst zullen nog andere aanvullende beleidsregels van toepassing worden verklaard. Een op handen zijnde wijziging van de Europese aanbestedingsrichtlijnen is nog niet in de Aanbestedingswet opgenomen. Dit gebeurt op een later tijdstip via een wijziging van de Aanbestedingswet. Deze Richtlijn COM (2011) 896 zal waarschijnlijk medio 2015 worden geïmplementeerd in Nederlands recht. Zoals blijkt uit bovenstaande is de van toepassing zijnde wet- en regelgeving aan sterke veranderingen onderhevig. De gemeenten zijn gehouden aan alle wettelijke regels te voldoen. Inkopen en aanbesteden zal altijd binnen de wettelijke regels worden gerealiseerd. Het is niet noodzakelijk bij de vaststelling van iedere nieuwe wettelijke regel dit aanbestedingsbeleid te herzien. Eventuele noodzakelijk aanpassingen van het Handboek, zullen worden doorgevoerd wanneer nieuwe regels van toepassing worden verklaard. De gemeenten Amstelveen en Aalsmeer passen bij hun aanbestedingen, alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving toe, inclusief de Algemene Voorwaarden van de gemeente Amstelveen en de gemeente Aalsmeer. 1 Opdrachten waarvan de waarde hoger is dan de drempelwaarden genoemd in de Europese richtlijnen worden aanbesteed volgens de Europese richtlijnen. 1 Met uitzondering van de Aalsmeerse verbonden partijen Samenwerkingsverband Aalsmeer Uithoorn (G2), Ontwikkelingsbedrijf &2=1 BV en Greenpark Aalsmeer gebiedsontwikkeling BV (GPA). Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13

6 3.3. Overige kaders Naast de wettelijke kaders zijn er eveneens, naast dit inkoopbeleid, door de gemeente vastgestelde kaders welke van toepassing zijn op het inkopen van leveringen, diensten en werken. De belangrijkste kaders zijn: Algemene wet bestuursrecht (Awb); Gemeentewet (GW); Burgerlijk Wetboek (BW); De gemeentelijke financiële verordening; De gemeentelijke budgetregeling; De gemeentelijke mandaatregeling.

7 4. Beleidsuitgangspunten 4.1. Doelstellingen De belangrijkste doelstellingen van het inkoopbeleid zijn het komen tot juridisch, economisch, maatschappelijk en inkooptechnisch verantwoord verwerven van benodigde producten, diensten en werken in de benodigde kwaliteit tegen de meest optimale prijs/kwaliteitverhouding, binnen de wettelijke en overige kaders (hfst.3). Daarnaast willen de gemeenten met dit inkoop en aanbestedingsbeleid een positieve bijdrage leveren aan de realisatie van bestuurlijke doelstellingen. De belangrijkste inkoopgerelateerde doelstellingen en de bijdrage die inkoop daaraan kan leveren zijn: Bezuinigingsdoelstelling Het doelmatig en doeltreffend inkopen, waarbij een efficiënte en effectieve inzet van financiële middelen en capaciteit bereikt wordt. Het hanteren van een eenduidige, transparante werkwijze binnen de gemeente ( 4.7). Duurzaamheidsdoelstellingen, met onder andere, mensen aan het werk helpen Een maatschappelijk verantwoorde uitvoering van de inkoopfunctie, waarbij waar mogelijk in de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten rekening gehouden wordt met duurzame, sociale en economische aspecten ( 4.3 t/m 4.5). Voldoende mogelijkheden bieden aan lokale en regionale ondernemers Door bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen hiervoor voorwaarden te scheppen en bij nationale en Europese aanbestedingen de mogelijkheden hiervoor benutten ( 4.6). Ook stellen de gemeenten bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop ( 4.2) Integer, betrouwbaar, zakelijk en professioneel opdrachtgeverschap De gemeenten hebben hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes, zoals: 1. eed en/of gelofte; 2. beleidregels fraude en corruptie; 3. gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Amstelveen en de gemeente Aalsmeer; 4. beleidsnotitie integriteit voor de directie Amstelveen; 5. klokkenluidersregeling. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement en de goede balans tussen een kritische benadering en vertrouwen in de Contractant. De gemeenten spannen zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van een professioneel inkoopproces. (Potentiële) inschrijvers mogen bij inkopen door Amstelveen en Aalsmeer het volgende verwachten: - adequate kennis van enerzijds relevante wetgeving en anderzijds de specifieke markt voor in de in te kopen werken/leveringen/diensten; - integere wijze van inkopen; - transparante procedure; - objectieve beoordeling. Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13

8 4.3. Inkoopprocedure Opdrachten, waarvan de geraamde waarde boven de in de Europese richtlijnen vermelde drempelbedragen vallen, moeten altijd volgens de Europese aanbestedingsprocedures worden uitgevoerd. Onder deze Europese drempels is een gemeente vrij in het kiezen van een procedure. Amstelveen en Aalsmeer kiezen er in beginsel voor dat een ieder die dat wenst, kan inschrijven op opdrachten van de gemeente. Uitgangspunt van het aanbestedingsbeleid van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer is: Openbaar aanbesteden, tenzij.. Er zijn in sommige gevallen redenen aan te voeren die een andere wijze van aanbesteden noodzakelijk maken. Onder de Europese drempelbedragen worden afwijkingsvoorstellen van het principe van openbaar aanbesteden (indien goed gemotiveerd) in uitzonderlijke gevallen gehonoreerd. Deze kunnen gebaseerd zijn op verschillende aspecten, bijvoorbeeld: de opdrachtwaarde (zie 4.7.5); als met onderhands aanbesteden beter kan worden voldaan aan beleidsdoelstellingen; als de opleverdatum zeer kritisch is en er schade optreedt bij overschrijding daarvan; hierbij wordt ervan uitgegaan dat de korte tijdsplanning niet verwijtbaar is aan aanbesteder; als er sprake is van vervolgopdrachten, bijvoorbeeld bij levering van onderdelen. Afwijkingsvoorstellen worden deugdelijk gemotiveerd en procedureel correct afgehandeld. Om zo min mogelijk bureaucratisch te werken en snelheid in de besluitvormingsprocessen te houden is de volgende werkwijze ontwikkeld. Het afwijkingsvoorstel wordt opgesteld door de opdrachtgevende afdeling en afgestemd met de inkoopadviseur van het Team inkoop en aanbestedingen. Dit wordt voorgelegd aan het lid van de directie, belast met het aandachtgebied inkoop en aanbesteding. Deze neemt een bindende beslissing. Deze beslist rekening houdend met de motivatie van de opdrachtgevende afdeling en het standpunt van het Team inkoop en aanbesteding op welke wijze uiteindelijk aanbesteed gaat worden of legt in sommige gevallen die beslissing voor aan het college van B&W van Amstelveen. Als het Aalsmeerse budgetten betreft dan beslist het college van B&W van Aalsmeer via het secretaristeam. Deze procedure wordt vastgelegd in de verschillende handboeken A.O Duurzaam inkopen Definitie duurzaam inkopen Duurzaam inkopen is het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan de gestelde milieuaspecten en sociale aspecten voldoet. Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) waarbij het welbevinden van de mens, de zorg voor het milieu en de economische vooruitgang in balans zijn (People, Planet, Profit). Bij de mens gaat het om sociaal-ethische zaken zoals mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie, arbeidsomstandigheden et cetera. Bij milieu gaat het om de beperking van belasting van milieu en natuur. Duurzaamheid beperkt zich niet tot het hier en nu, maar denkt ook aan elders en later Ambitie duurzaam inkopen De beleidsnota Duurzaam Bouwen, Naar duurzame bouwresultaten , is het kader voor het duurzaam bouwen beleid in de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer. De doelstelling van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer is om door middel van duurzaam bouwen in de woning- en utiliteitsbouw (nieuwe en bestaande voorraad) een bijdrage te leveren aan het terugbrengen van de milieubelasting en het verhogen van de bouw- en leefomgevingskwaliteit. In de nieuwe collegeprogramma s is hiervoor ook bijzondere aandacht. Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13

9 Ook bij de overige inkooptrajecten - anders dan woning- en utiliteitsbouw - worden duurzaamheidcriteria toegepast, vaak in de vorm van het omschrijven van eisen op het gebied van duurzaamheid. Hiervoor worden de specificaties van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland toegepast om het duurzaam inkopen te vergemakkelijken. Een inkoper/aanbesteder kan deze criteria en aanbevelingen gebruiken in de op te stellen offerteaanvraag Uitvoering duurzaam inkopen De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) heeft in opdracht van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu voor verschillende inkooppakketten duurzaamheidcriteria opgesteld. Deze zijn per inkooppakket vastgelegd in een criteriadocument. De gemeenten staan per te gunnen opdracht stil bij de mogelijkheden om deze duurzaamheidcriteria, conform de actuele collegeprogramma s, toe te passen. Daarbij worden niet alleen de duurzaamheidcriteria van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland toegepast maar indien mogelijk meer, om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de beleidsdoelstellingen. Bij de Leidraad Inrichting Openbare Ruimte (LIOR) is de bijlage Duurzaamheid materialen beschikbaar, deze kan bij de keuze van toe te passen materialen handvatten geven voor de keuzes van de materialen. Amstelveen en Aalsmeer betrekken bij al hun inkopen duurzaamheidscriteria o.a. zoals die zijn opgesteld door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) Sociaal inkopen De gemeenten willen (werk)mogelijkheden voor mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt creëren. Het hebben van werk is van groot belang bij het bestrijden en voorkomen van armoede. Daarnaast is werk belangrijk voor de zelfredzaamheid van personen en voor het tegengaan van een sociaal isolement. Met name zij die door belemmerende omstandigheden niet (volledig) op eigen kracht aan het arbeidsproces kunnen deelnemen, hebben ondersteuning vanuit de gemeentelijke overheid nodig Definitie sociaal inkopen Sociaal inkopen richt zich op mensen die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben of die gedurende langere tijd werkloos zijn en die zonder (re-integratie) ondersteuning niet of moeilijk aan het werk komen. Het betreft: Personen die op grond van de Wet Sociale Werkvoorziening geïndiceerd zijn; Uitkeringsgerechtigden; Inburgeraars; Niet uitkeringsgerechtigden; Personen die recht hebben op bijstand (zoals jongeren, alleenstaande ouders). Personen die een uitkering ontvangen op grond van de algemene nabestaandenwet Ambitie sociaal inkopen Sociaal inkopen houdt in dat er voorwaarden, eisen en wensen ten behoeve van het creëren van werk(ervarings)plaatsen in een inkoopprocedure worden opgenomen voor personen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De gemeenten passen bij daarvoor geschikte inkoopprocedures sociaal inkopen toe Uitvoering sociaal inkopen De gemeenten kunnen sociaal inkopen door bij een inkoopprocedure (voor een werk, product of dienst waarbij sprake is van een groot percentage loonkosten van de opdrachtwaarde) een verplichte eis op te nemen, voor het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit kan in de vorm van een verplichting dat tot een bepaald percentage van de loonsom binnen een opdrachtwaarde wordt ingezet voor het creëren van werk(ervarings-)plaatsen. De praktische uitvoering is een verantwoordelijkheid van de ondernemer. Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13

10 De gemeenten passen bij daarvoor geschikte inkoopprocedures sociaal inkopen toe Lokaal inkopen Bij iedere aanbesteding, ook openbare en Europese, kunnen lokale ondernemers zich opgeven als gegadigde. Bij deze wijze van aanbesteden mag de voorkeur voor lokale ondernemers geen rol spelen. Bij onderhandse aanbestedingen ligt dat anders, zij het dat hiervoor een goede motivatie moet worden gegeven om te voldoen aan de aanbestedingsregelgeving Definitie lokaal inkopen Lokaal inkopen houdt in dat lokale ondernemers bij een meervoudig onderhandse inkoopprocedure mee kunnen dingen naar de gunning van opdrachten voor leveringen, diensten en werken of dat ze een opdracht direct gegund krijgen (bij enkelvoudige procedures). Het doel hiervan is om bij te dragen aan het behoud en de groei van werkgelegenheid en vestiging van bedrijven in de gemeenten Uitvoering lokaal inkopen De gemeenten spannen zich in om bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures (een) lokale ondernemer(s) uit te nodigen om in te schrijven. Hierbij houdt de gemeente in het oog dat de inkoopprocedure wel passend is hiervoor. De inspanning om lokale ondernemers in kaart te brengen en op geschiktheid te beoordelen moet in verhouding blijven staan tot de verwachte bijdrage aan de lokale economie / werkgelegenheid en mag niet tot juridische en/of uitvoeringstechnische risico s leiden. De gemeenten zijn (juridisch) verplicht om te zorgen voor objectieve, transparante en niet discriminerende inkoopprocedures. Als aan een inkoopprocedure zowel lokale als niet-lokale ondernemers deelnemen moeten al deze ondernemers dezelfde kans worden geboden op gunning van de opdracht. Bevoordeling van lokale ondernemers is wettelijk gezien niet toegestaan. Lokale ondernemers zullen op eigen kracht en kwaliteit de opdracht moeten zien te verwerven. De gemeenten nodigen bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures voor leveringen en diensten, tenminste één lokale ondernemer uit, mits beschikbaar en gekwalificeerd. De gemeenten nodigen bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures voor werken, drie tot vijf ondernemers uit, waarvan ca. 50% regionale cq lokale ondernemers, mits beschikbaar en gekwalificeerd Efficiënt, economisch en functioneel inkopen Het is belangrijk dat er doelmatig, economisch en functioneel wordt ingekocht. Op deze manier worden de benodigde werken, diensten en leveringen op de meest effectieve en efficiënte manier verkregen. Dit wordt bereikt door: Toepassing van de Gids Proportionaliteit Bij het aanbesteden van een opdracht dient bij alle fasen van het aanbestedingsproces het proportionaliteitsbeginsel te worden toegepast. Dus bij de keuze van de procedure, het aantal en de inhoud van de te stellen eisen aan inschrijvers en inhoud van de opdracht tot en met de toe te passen contractvoorwaarden Streven naar economisch inkopen Door het creëren van marktwerking wordt er economisch omgegaan met de beschikbare middelen. Marktwerking kan verkregen worden door het inbrengen van concurrentie door middel van het toepassen van meervoudig onderhandse en openbare procedures en door middel van het onderhandelen in gevallen van een enkelvoudige procedure. Een passende mate van concurrentie is gerelateerd aan de omvang van de opdracht. Dit betekent dat hoe hoger de waarde van de te gunnen opdracht, hoe relatief meer concurrentie er toegepast dient te worden. Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13

11 Streven naar Total Cost of Ownership (TCO) Bij een Total Cost of Ownership (TCO) benadering wordt nagestreefd dat men zoveel mogelijk rekening houdt met de totale financiële lasten van een inkoopopdracht gedurende de gehele looptijd of uitvoeringsperiode, zowel met de investeringslasten als de exploitatielasten. Een duurdere investering, kan met veel lagere exploitatielasten over de gehele looptijd toch resulteren in lagere totale kosten dan een minder dure investering met hogere exploitatielasten Streven naar inkoopsynergie De gemeenten streven bij de voorbereiding van een inkoopprocedure zoveel mogelijk naar inkoopsynergie door: bundeling van inkoop van soortgelijke aard; bundeling van inkoop in de tijd door middel van meerjaren raam- en mantelcontracten binnen de organisatie; bundeling van inkoop buiten de organisatie met andere organisaties. Bij het streven naar inkoopsynergie buiten de gemeentelijke organisatie moeten de individuele belangen van en de toegevoegde waarde voor de gemeente(n) in acht genomen worden. Het streven naar inkoopsynergie mag geen afbreuk doen aan andere doelstellingen van de gemeente, waaronder doelmatigheid. Overigens moet dit altijd geschieden in het licht van de Aanbestedingswet 2012 waarin regels zijn vastgelegd voor het bundelen van opdrachten. Binnen de wettelijke randvoorwaarden streven Amstelveen en Aalsmeer naar inkoopsynergie door bundeling van de inkoop met elkaar en met anderen Bepaling inkoopprocedure De gemeenten zullen met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren. De gemeenten kunnen, althans onder de Europese drempelbedragen, ook kiezen voor een andere procedure. In geval een strenger regime (bijvoorbeeld openbaar i.p.v. onderhands) wordt gekozen, is daar nooit bezwaar tegen. In geval een lichter regime wordt gekozen, is dat alleen mogelijk met toestemming van de directeur belast met inkoop en aanbesteding. Tabel drempelbedragen (excl. BTW) Type aanbesteding Werken Leveringen Diensten Enkelvoudig < < < Meervoudig > < > < > < Nationaal > < NVT NVT Europees Boven EGdrempelbedrag Boven EGdrempelbedrag Boven EGdrempelbedrag Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13

12 Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag De gemeenten vragen aan één Ondernemer een Offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag De gemeenten vragen ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Nationaal openbaar aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zullen de gemeenten nationaal aanbesteden. De gemeenten zullen voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Aanbesteden volgens de Europese regels Boven de (Europese) drempelbedragen zullen de gemeenten in beginsel volgens de Europese aanbestedingsregelgeving aanbesteden. Voor opdrachten betreffende diensten voor «gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening», zoals opgenomen in bijlage II-B van richtlijn nr. 2004/18/EG, wordt de procedure voor B-diensten toegepast Functioneel specificeren Functioneel specificeren bij inkopen wil zeggen dat het doel van het product in zijn algemeenheid voldoet aan de gevraagde functie, niet meer en niet minder dan dat. Hiermee wordt overspecificatie (en mogelijk te hoge prijs) voorkomen. Voor het specificeren van een levering, dienst of werk wordt een programma van eisen, een offerteaanvraag of een bestek opgesteld. Hierbij moet bewust een afweging gemaakt worden op welk detailniveau de specificatie uitgewerkt wordt, in functionele eisen of in technisch gedetailleerde eisen. Een goede specificatie leidt tot een optimale oplossing voor de gevraagde inkoopbehoefte of probleemstelling en biedt ruimte voor het benutten van kennis en innovatievermogen uit de markt. Het specificeren van te realiseren werken wordt in veel gevallen gedetailleerd gedaan volgens een specifieke systematiek (RAW/STABU), omdat daar vaak geen noodzaak tot het op de markt zoeken naar een optimale oplossing is. Voor het inkopen van werken volstaat daarom veelal een technische specificatie. Bepaalde innovatieve contractvormen (zoals D & B, turn key) bieden ruimte om functioneel te specificeren. Amstelveen en Aalsmeer hanteren voor inkopen die zich daartoe lenen, het uitgangspunt van functionele specificatie waarbij marktpartijen in de gelegenheid worden gesteld zelf innovatieve oplossingen aan te dragen Professioneel Opdrachtgeverschap Evaluatie en registratie van ervaringen met lopende en afgeronde opdrachten wordt beschouwd als een belangrijke stap in het verder professionaliseren van de inkoopfunctie. Het geeft de gemeenten zowel om meer inzage in de prestaties van de ondernemers als ook in de eigen rol van opdrachtgever. Evaluaties worden vastgelegd in het centrale contractenregister en spelen een rol (Past Performance) in het contractmanagement en bij het selecteren van ondernemers in de toekomst. Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13

13 5. Organisatie 5.1. Handboek Inkoop en Aanbesteding Het inkoopbeleid en de te volgen procedures zijn nader uitgewerkt in het handboek Inkoop en Aanbesteding. Diverse modeldocumenten en voorbeelden zijn te vinden op het Intranet van de A-A gemeenten. De budgethouder en -beheerder zijn verantwoordelijk voor de juiste toepassing van het handboek bij de inkooptrajecten en bij het contractbeheer en management en worden daarbij ondersteund door inkoopadviseurs Dossiervorming De budgethouder en/of beheerder dragen zorg voor een (gestandaardiseerd) compleet dossier. Dit dossier dient volgens de voorschriften van het inkoophandboek en het gemeentelijke archiefbeleid te zijn vormgegeven Interne controle en evaluatie De concerncontroller van de gemeente Amstelveen ziet toe op de interne controle die achteraf en steekproefsgewijs plaatsvindt. Bij deze controle wordt getoetst of de inkoopprocedures binnen de kaders van dit beleid zijn uitgevoerd en of de in het inkoophandboek voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden. Daarnaast wordt de compleetheid van het betreffende dossier getoetst. De concerncontroller maakt gebruik van de Toetsingscommissie Inkoop en Aanbesteding. De Toetsingscommissie selecteert ook vooraf een aantal inkoopprocedures die volledig gemonitord kunnen worden. De bevindingen uit de controles voor de Aalsmeerse budgetten worden periodiek teruggekoppeld aan de concerncontroller Aalsmeer. Deze rapporteert aan het secretaristeam Aalsmeer. Tenminste eenmaal per vier jaar, of zo veel eerder als nodig door wijzigingen in wet- en regelgeving op nationaal en/of Europese niveau met betrekking tot inkopen, zal het inkoopbeleid c.q. het handboek Inkoop en Aanbesteding worden geëvalueerd en indien gewenst of noodzakelijk worden aangepast. Inkoop en Aanbestedingsbeleid van 13