Draaitabellen (niet alleen) voor dummies

Transcriptie

1 Draaitabellen (niet alleen) voor dummies Geo van Dijk Excel Experience Day 2014

2 Opbouw van de sessie Wat zijn draaitabellen (eng:pivot tables)? De brongegevens. Mogelijke fouten in de brongegevens. Brongegevens omzetten in een Tabel. Specifieke eigenschappen van Tabellen. Een draaitabel opzetten. Waardeveld instellingen. Gegevens filteren in de draaitabel. Gegevens groeperen in de draaitabel. Downdrillen. Gegevens vernieuwen in de draaitabel. Draaigrafieken.

3 Waarom draaitabellen en draaigrafieken? Met draaitabellen en draaigrafieken verricht u analyses en stelt u samenvattingsrapportages samen op basis van gegevens in een Excel of databasetabel.

4 Mogelijk fouten in opzet brongegevens Lege cel in koprij 2. Geheel lege rij 3. Geheel lege kolom 4. Geen numeriek gegeven in numerieke kolom 5. Spelfout(en)

5 De opbouw van het blad met de brongegevens

6 Het doel: gegevensanalyse m.b.v. draaitabel/grafiek Draaitabel Draaigrafiek Slicers

7 Bereik brongegevens omzetten naar Tabel Sneltoets: Ctrl + T 2 1

8 Verschillen van een Tabel t.o.v. een normaal bereik Excel beschouwt de Tabel als een database bestaande uit records en velden in plaats van (uit losse cellen bestaande) rijen en kolommen. Automatische beschikbaarheid van een uitgebreide set mogelijkheden voor gegevensmanipulatie (sorteren/filteren) en opmaakstijlen. De dataset van een wordt bij uitbreiding of afname van de hoeveelheid records en/of velden automatisch aangepast. Formules hebben automatisch betrekking op alle records. Formules krijgen een specifieke benoemde syntax. Eenvoudig verwijderen van duplicaten mogelijk.

9 Opmaakstijlen voor Tabellen

10 Speciale benoemde syntax voor formules 1. Binnen de Tabel wordt een speciale syntax toegepast voor berekende kolommen. 2. Voorbeeld voor een kolom Stuksprijs : =[@Bedrag]/[@[Aantal verkocht]] 3. Formule wordt automatisch doorgevoerd in gehele tabel (uitschakelbaar bij AutoCorrectie opties)

11 Een draaitabel maken de eerste stappen 1. Linttab Invoegen 2. Klik op linttaboptie Draaitabel 3. Specificeer brongegevenstabel 4. Bepaal locatie van de draaitabel/grafiek

12 Een draaitabel maken de scherm lay out Lijst met draaitabelvelden Deelvenster Deelgebieden ( axes )

13 Een draaitabel maken de draaitabel is opgezet De gekozen draaitabelvelden zijn vanuit de lijst met draaitabelvelden gesleept naar het gewenste deelgebied onderin het deelvenster.

14 Een draaitabel maken: overige issues Een deelgebied kan meerdere velden bevatten. Een veld kan meerdere keren worden toegevoegd aan al of niet hetzelfde deelgebied. Een veld kan altijd worden verplaatst naar een ander deelgebied om de analyse op andere wijze te laten plaatsvinden. Een veld kan altijd weer worden verwijderd door het uit het deelgebiedgebied van de draaitabel te slepen. Voor waardevelden geldt: Numerieke waarden worden standaard opgeteld ( Som ). Niet numerieke waarden worden standaard geteld ( Aantal ).

15 Speciale linttabs voor draaitabellen Twee tabs: Opties en Ontwerpen

16 Waardevelden aanpassen naam en samenvattingsfunctie Bij Waardeveldinstellingen kan de getoonde naam van het veld worden aangepast. Waardevelden kunnen behalve optellingen ( Som ) ook andere samenvattingsfuncties uitvoeren: Aantal, Gemiddelde, Max, Min, etc.

17 Waardevelden aanpassen waarden weergeven als Waarden kunnen op vele manieren getoond worden, bijvoorbeeld als percentages van het eindtotaal.

18 Waardeveldinstellingen getalopmaak aanpassen Knop Getalnotatie. Getalopmaak geldt voor alle waarden in waardeveld.

19 Veldinstellingen subtotalen aanpassen Subtotalen (relevant bij geneste velden in rij en/of kolomgebied) kunnen worden aangepast of verwijderd. Of gebruik de optie lintoptie Subtotalen in linttab Ontwerpen.

20 Veldinstellingen indeling aanpassen Geneste velden in tabelvorm weergeven. Labels herhalen.

21 Eindtotalen voor rijen en kolommen aanpassen Lintoptie Eindtotalen in linttab Ontwerpen.

22 Filteren in draaitabellen Belangrijk om deelanalyses te kunnen verrichten. Filtertechnieken: Handmatig in rij/kolom d.m.v. (meervoudige) selectie. Automatisch door toepassing label of waardefilters. Door veld(en) in gebied rapportfilter te plaatsen. Slicers (vanaf versie 2010 beschikbaar).

23 Filteren handmatig in rij/kolom d.m.v. (meervoudige) selectie De analyse wordt beperkt tot een deel van de gegevens in rijen en/of kolommen.

24 Filteren automatisch op basis van label of waardefilters Labelfilters beperking tot bijv. Begint niet met of Bevat. Waardefilters beperking tot bijv. Is groter dan. Top tien Beperken items met x hoogste of laagste waarden.

25 Filteren gebied Rapportfilter Op basis van filterselectie velden in Rapportfilter worden data in draaitabel beperkt.

26 Filteren slicers Aantrekkelijk grafisch alternatief voor rapportfilters, dus voor beperking data in gehele draaitabel. Meerdere slicers mogelijk. Een slicer maken: gebruik linttaboptie Slicer invoegen.

27 Filteren slicers Voorbeeld: slicers ingevoegd voor velden Land en Stad. Slicerinhoud is automatisch data afhankelijk.

28 Slicers linttab Hulpmiddelen voor slicers Slicers hebben eigen linttab. Vanuit Slicerstijlen kunnen alle opmaakeigenschappen worden aangepast en stijlen worden toegevoegd.

29 Groeperen Items kunnen onafhankelijk van de brongegevens in de draaitabel naar vrij inzicht worden gegroepeerd, bijvoorbeeld landen gegroepeerd per werelddeel. Groepering is ook zeer nuttig bij numerieke of datumgegevens in rijgebied en kolomgebied. Groepering mogelijk op: Waarden van bijv. 10 of 100. Bij datumwaarden: op jaar, kwartaal en/of maand. Kluwer

30 Groeperen tekstuele items in rij/kolomgebied Werkwijze: 1. Selecteer voor elke groep gewenste items na eventuele herschikking door slepen. 2. Kies optie linttaboptie Groepsselectie. 3. Geef groepen gewenste naam. Groepen van items vormen op zich een eigen draaitabelveld!

31 Groeperen tekstuele items in rij/kolomgebied Voorbeeld waarbij landen gegroepeerd zijn in de twee groepen Europa en Amerika. Hierdoor is automatisch draaitabelveld Land2 toegevoegd. Uiteraard zijn toegevoegde velden te hernoemen.

32 Groeperen numerieke items in rij/kolomgebied Voorbeeld: Bedrag in kolomgebied gegroepeerd in vier groepen van 5000.

33 Groeperen datums of tijden in rij/kolomgebied Voorbeeld: Orderdatum in rijgebied is gegroepeerd op jaren en maanden.

34 Relevante gegevens kopiëren naar nieuw blad Downdrillen Dubbelklik op een item in het waardengebied kopieert de betreffende gegevensrijen uit de brontabel naar een nieuw blad. Kan worden uitgezet door de tabeloptie Details weergeven uit te zetten. Dubbelklik

35 Draaitabel vernieuwen ( refresh ) Noodzakelijk bij wijzigingen of toevoegingen van gegevens in brongegevenstabel om wijzigingen door te voeren in gegevensset voor analyse. Vernieuwt de pivot cache, d.w.z. data in memory gebruikt voor samenstellen van de draaitabel.

36 Draaigrafiek Aanmaken Speciale lintoptie Draaigrafiek in linttab Opties. De draaigrafiek toont dezelfde gegevensanalyse als de actieve draaitabel.

37 Excel 2013: wat is er anders met draaitabellen? Integratie van PowerPivot functionaliteit in Excel: draaitabellen mogelijk gebaseerd op een datamodel met meerdere gekoppelde tabellen. N.B. Alleen beschikbaar in Office Professional Plus en Office 365 Professional Plus. Draaigrafieken mogelijk zonder draaitabel. Met Timeline slicers snelle analyses op basis van tijdsperiodes. Optie Aanbevolen draaitabellen maakt sneller aanmaken van geschikte draaitabelanalyses mogelijk.

38 Excel 2013: Draaitabellen gebaseerd op gegevensmodel Draaitabel analyses zijn mogelijk op basis van een gegevensmodel met meerdere gerelateerde gegevenslijsten. Eerst de lijsten omzetten naar tabellen (met goedgekozen namen)! Een voorbeeld met drie tabellen:

39 Excel 2013 Draaitabellen gebaseerd op gegevensmodel Een voorbeeld van een gegevensmodel (Power Pivot) gebaseerd op een werkbladverbinding op basis van tabellen. Via linttab Gegevens eerst een werkmapverbinding maken. Gegevensmodel wordt beheerd door Power Pivot functionaliteit.

40 Excel 2013: een voorbeeld van een draaitabel gebaseerd op een gegevensmodel met drie tabellen

41 Conclusies Voordelen van een draaitabelanalyse Ongeëvenaard krachtige en flexibele samenvattingsanalyse van gegevens. Geen noodzaak om zelf formules te ontwikkelen. Zeer eenvoudige mogelijkheden om analyseresultaten te beperken tot specifieke deelgegevens. Analyseresultaten zijn compact en eenvoudig grafisch weer te geven.