Excel. de gewenste grafiek. Bewerkingen. . Veelal start ik. als een interessante. beschouw het. Excel Men enig. op een wijze

Transcriptie

1 Een Rolling Forecast maken met Excel Regelmatig ontvang ik verzoeken van opdrachtgevers om hun tee helpen met het maken van aantrekkelijke rapporten waarin ook grafieken voorkomen.. Veelal start ik dan met een basistabel waarin de gegevens op eenn bepaaldee wijze zijn aangeleverd zoals ze bij de opdrachtgever zijn bijgehouden. Ik beschouw het als een interessante uitdagingg om dan hieruit h een professionele en inzichtelijke presentatie te maken. In dit artikel laatt ik u zien hoe ik te werk ga bij een dergelijke spreadsheet makeover. In deze toepassing werk ik met Excel Uitgangspositie We starten met de volgende tabel zoals ik deze van dee opdrachtgever heb aangereikt gekregen. Men wilt op basis van deze tabel een inzichtelijke grafiek samenstellen. Na enig overleg stel ik voorr om een grafiek te maken die de d volgende kenmerken heeft: De grafiek zal dynamisch moeten zijn, dat wil zeggen z dat t de gebruiker zelf de tijdhorizon mag aangeven en de beginperiode. De actual cijfers dienen als een staafdiagram te worden afgebeeld en de budgetcijfers als een lijngrafiek. Bewerkingen Om de gewenste grafiek te modelleren dient de aangeleverde tabel eerst te worden omgebouwd. Momenteel is wordt de tabel bijgehouden op een wijze zoals de output eruit ziet. Dit is een veel voorkomendee fout die ik in de praktijk tegenkom. Op deze wijze is het namelijk niet goed g mogelijk om een dynamische output te genereren. In feite dient u de tabel om te vormen in een databasestructuur met de volgende liniatuur:

2 Met kopiëren, plakken en transponeren kunt u handmatig al eenn heel eind komen. Bij een uitgebreide tabel iss dit zeer tijd vergend. Echter, kunt u de gewenste structuur snell voor elkaar krijgen door gebruik te maken van een aantal onconventionele kunstgrepen in Excel. Het komt erop neer dat u een draaitabel aanmaakt met behulp van meervoudige samenvoegingsbereiken. Deze optie is tot en met versie Excel 2003 beschikbaar in de Wizard voor draaitabellen. Vanaf Excel 2007 dient u dezee optie eerst toe te voegen in de Werkbalk voor de snellee toegang. Ga daartoe als volgtt te werk: Klik met de rechter muisknop op de Werkbalk voor v de snelle toegang Vanuit het verkorte menu kiest u: Werkbalk Snelle toegang aanpassen Uit het dialoogvenster selecteert u bij Kies opdrachten uit : Opdrachten die niet op het lint staan Kies uit het daaronder liggende lijstvenster de optie o Wizard Draaitabel en draaigrafiek. Klik op de knop Toevoegen en daarna op de knop OK. Als het goed is ziet u aan de rechterkant vann de Werkbalk snelle toegang een icoon voor de Wizard Draaitabel en draaigrafiek. De volgende stappen behelzen hett omvormen van de tabel t naar de gewenste structuur door middel van de draaitabel. Daartoe gaatt u al volgtt te werk: Ga naar het blad met de basistabel Klik op het icoon voor de Wizard Draaitabel enn draaigrafiek, waarna zich de Wizard opent In het eerste dialoogvensterr selecteertt u Meervoudige samenvoegingsbereiken. Klik op Volgende.

3 In het volgende dialoogven nster selecteert u Dee paginavelden zelf samenstellen. Klik op Volgende. In het volgende dialoogven nster kunt u het gebied markeren waar de tabel op betrekking heeft. Markeer de tabel inclusief de opschriften links en bovenaan. Klik daarna op de knop Toevoegen enn op de knop Volgende.

4 In het laatste dialoogvenster klikt op de knop Voltooien. V Excel maakt een nieuw werkblad aan met de volgende draaitabel.

5 Nu dient u op te dubbelklikken op de cel met de vierkantstelling (in casu cel O9). Excel zal daarna een nieuw werkblad aanmaken met de volgende indeling: De volgende stap is het verwijderen van onnodige rijen. Klik op de filterknop Kolom en selecteer: Tekstfilters is gelijk aan. Uit het dan verschijnende dialoogvenster kiest u de volgende indeling: Is gelijk aan Type. Klik daarna op OK.

6 U krijgt thans de overbodige rijen te zien die u vervolgensv s dient te verwijderen. Daarnaa kunt u de filter ongedaan maken en allee data weerr te tonen. Herbenoem A1=Jaar en B1= =Maand U gaat de tabel verrijken met een aanvullende kolom k D (D1=type). U ziet dat de tabel zodanig is opgebouwd uit een set van twee maanden: het eerste getal is het budget en het tweede getal stelt het actual cijfer voor. Vul in cel D2=budget t en in cel D3=actual. Markeer de cellen D2 en D3 en dubbelklik op de vulgreep waarna de cellen automatisch naar de laatste cel beneden worden aangevuld. De tabel ziet er dan als volgt uit: Voeg een kolom in tussen kolommen Maand enn Waarde en noem deze Datum. In cel C1 geeft u de volgende formule in: =DATUMWAARDE("1- "&B2&"-"&A2). U kopieert deze formule naar beneden en n geeft de passend datumopmaak mee.

7 Dynamische grafiek maken Nu bent u gereed om ene dynamische grafiek te maken. Ga als volgt te werk Hernoem het blad met aangepaste gegevens Data. Op basis van de data maakt u een draaitabel viaa de optie Invoegen Draaitabel en selecteer de volgende lay-out: Verwijder de eindtotalen. Kies daartoe uit het lint Hulpmiddelen voor draaitabellen Ontwerpenn Eindtotalen Uit U voor rijen en kolommen. Kies uit het Lint: Hulpmiddelen voor draaitabellen Analyseren Draaigrafiek Keuzelijst Gegroepeerde Kolom Lijn. Kies uit het Lint: Hulpmiddelen voor draaitabellen Analyseren Filter Tijdlijn invoegen i Datum. Groepeer de tijdlijn naast de grafiek.

8 De uiteindelijke presentatie ziet err dan als volgt uit: U kunt met behulp van de tijdlijn zelf bepalen welke tijdhorizon n u wilt bekijken. De draaitabel en draaigrafiek passen zich automatisch aan.