Gebruikershandleiding Dynamisch rapporten maken met Cubes mbv Excel Groep Gent. Auteur : Julien Verplanken Versie : 2.1

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Dynamisch rapporten maken met Cubes mbv Excel Groep Gent Auteur : Julien Verplanken Versie : 2.1

2 Gebruikershandleiding Rapporten maken met Cubes mbv Excel : Groep Gent Projectnaam Nvt Klant-info Klant Groep Gent Departement/Dienst Alle Klantcoördinator Nvt Projectleider Nvt Business analist Nvt Technisch analist Nvt Ontwikkelaar Nvt Iteratie 1 Versie-beheer 2.1 Datum Omschrijving Wijziging gemaakt door Versie 19/06/2012 Concept Julien Verplanken /06/2012 Controle Gino Vertriest /06/2012 Goedkeuring en publicatie Gino Vertriest /08/2012 Aanpassing: generieke versie Julien Verplanken /12/2012 Installatie AS OleDB driver & Julien Verplanken 2.1 Contactinformatie 2 / 29

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Doel Gebruikte afkortingen Referentie documenten Toegang via Excel Versies van Excel Excel 2005 en ouder Excel Excel Installatie Verbinden met een kubus Werken met een draaitabel Inleiding Metingen Groeperen Filteren Sorteren Vernieuwen van de data Belangrijke opties Meerdere draaitabellen Slicers Berekeningen op een meting Bewerkbare draaitabel Rapport statisch maken Grafieken Inleiding Invoegen / 29

4 Figurenlijst Figuur 1: Sparklines voorbeeld... 7 Figuur 2: Slicers voorbeeld... 8 Figuur 3: Excel in Start Menu Figuur 4: Gegevensverbinding menu Figuur 5: Server invullen Figuur 6: Cube of Perspective selecteren Figuur 7: Verbinding opslaan Figuur 8: Locatie voor invoegen draaitabel Figuur 9: Bestaande verbindingen menu Figuur 10: Bestaande verbindingen venster Figuur 11: Rapporten portaal Figuur 12: Lege draaitabel Figuur 13: Lijst met draaitabelvelden Figuur 14: Hiërarchische dimensie Figuur 15: Filteropties in draaitabel Figuur 16: Labelfilter in draaitabel Figuur 17: Veld naar Rapportfilter gesleept Figuur 18: Rapportfilter boven draaitabel Figuur 19: Sorteren in draaitabel veld Figuur 20: Sorteren in draaitabel kolom Figuur 21: Sorteren in ribbon Figuur 22: Sorteer menu Figuur 23: Sorteeropties venster Figuur 24: Gegevens vernieuwen Figuur 25: Subtotaal aanvink menu Figuur 26: Eigenschappen van gegevenverbinding menu Figuur 27: Eigenschappen van de verbinding Figuur 28: Opties voor draaitabel Figuur 29: Weergaveopties voor draaitabel Figuur 30: Draaitabel kopiëren Figuur 31: Draaitabel plakken Figuur 32: Slicer menu Figuur 33: Attributen voor slicers selecteren Figuur 34: Slicers ingevoerd Figuur 35: Draaitabelverbindingen menu Figuur 36: Draaitabelverbindingen venster Figuur 37: Selectie type berekening Figuur 38: Berekeningen in draaitabel Figuur 39: Optie converteren naar formules Figuur 40: Draaitabel geconverteerd naar formules Figuur 41: Gegevensverbindingen Figuur 42: Werkmapverbinding verwijderen Figuur 43: Grafiek types Figuur 44: Subtypes Kolom grafiek Figuur 45: Resultaat Kolom grafiek / 29

5 1 Inleiding 1.1 Doel Dit document heeft als doel een handleiding te zijn voor de gebruikers van de kubussen die werden opgezet in het kader van BI projecten gerealiseerd door Digipolis Gent. Het aanspreken van de kubussen wordt in deze handleiding gerealiseerd met behulp van Excel. 1.2 Gebruikte afkortingen Afkoring BI DWH GIS Ribbon SSAS SSIS SSRS Volledig Business Intelligence Data Warehouse Geographic Information System Het menu in de nieuwere Office softwarepakketten bestaat uit een aantal tabbladen, ribbons genaamd. SQL Server Analysis Services SQL Server Integration Services SQL Server Reporting Services 5 / 29

6 1.3 Referentie documenten Volgende bronnen werden geraadpleegd voor het schrijven van dit document: Aanpak BI project (versie van ) door Filip Koppen Documentatie structuur (versie van ) door Jan Aertsen What s new in Excel 2010? (versie van ) door Microsoft Microsoft SQL Server 2008 R2 Feature Pack (versie van ) door Microsoft 1.4 Contactinformatie Bij problemen of vragen is het steeds mogelijk contact op te nemen met volgende personen: Gino Vertriest (BI Architect) gino.vertriest@digipolis.be Julien Verplanken (BI Analist/Ontwikkelaar) julien.verplanken@digipolis.be 6 / 29

7 2 Toegang via Excel 2.1 Versies van Excel Excel 2005 en ouder Deze versies beschikken niet over de nodige functionaliteit Excel 2007 Excel 2007 bevat alle courante functionaliteit voor het raadplegen van kubussen Excel 2010 Excel 2010 bevat een aantal extra features: Slicers: handige paneeltjes om snel selecties te kunnen maken Named sets: men kan bepaalde gebieden (sets) in een werkblad een alias (name) geven Uitgebreide zoekfunctionaliteit Sparklines: een type grafieken die in 1 veld passen Bovendien zijn er talloze verrijkingen aangebracht, zoals: 64bit ondersteuning Verhoogde performantie van berekeningen Verbeterde functies en filters PowerPivot Add-In voor rapportage op maat Verbeterde draaitabellen Verbeterde conditionele formattering Het wordt dus sterk aangeraden om met deze laatste versie van Excel te werken. De standaard werkboeken die we op het rapporten portaal gepubliceerd hebben maken gebruik van slicers. Figuur 1: Sparklines voorbeeld 7 / 29

8 Figuur 2: Slicers voorbeeld 8 / 29

9 2.2 Installatie Om te kunnen verbinden met de kubus dient er een driver geïnstalleerd te worden. Naargelang je versie van Windows (32 of 64 bit) dien je een ander installatiebestand te gebruiken: 32bit versie bit versie - Aan de instellingen in de vensters van deze installer hoef je niets aan te passen. Als je telkens op Next en Finish klikt zou de installatie vlekkeloos moeten verlopen. Aarzel niet bij problemen of vragen: contacteer het Digipolis BI-team. 9 / 29

10 2.3 Verbinden met een kubus 1 Open Excel Figuur 3: Excel in Start Menu 2 Ga naar Gegevens Van andere bronnen Van Analysis Services Figuur 4: Gegevensverbinding menu 3 Geef de servernaam in De productieserver noemt GENBIASPR01.gentgrp.gent.be Figuur 5: Server invullen 10 / 29

11 4 Selecteer de database en kubus Figuur 6: Cube of Perspective selecteren 5 Sla de verbinding op met de gewenste naam en voltooi de wizard Figuur 7: Verbinding opslaan 6 Geef aan waar je de draaitabel wil invoegen Figuur 8: Locatie voor invoegen draaitabel 11 / 29

12 Opmerking 1: Reeds gemaakte verbindingen kan je steeds opnieuw openen, zonder dat je nog iets moet ingeven. Daarom is het ook zinvol de verbinding een duidelijke naam te geven. Figuur 9: Bestaande verbindingen menu Figuur 10: Bestaande verbindingen venster Opmerking 2: Op het rapporten portaal streven we ernaar steeds een bestand klaar te hebben waarop de verbinding met de kubus reeds gemaakt is. Zie Figuur 11: Rapporten portaal 12 / 29

13 2.4 Werken met een draaitabel Inleiding Een draaitabel (in het Engels: PivotTable) staat toe data weer te geven op een dynamische manier Hiermee kan men data samenvatten, rangschikken, groeperen en bewerken. Bij het opzetten van een nieuwe verbinding naar een kubus is de draaitabel leeg. Figuur 12: Lege draaitabel Men kan metingen toevoegen (aangegeven met het icoon), filteren op bepaalde velden en groeperingen doorvoeren in rijen en kolommen. Figuur 13: Lijst met draaitabelvelden 13 / 29

14 2.4.2 Metingen Metingen bevatten getalwaarden, zoals bijvoorbeeld Aantal Vaststellingen, Opgelegde boete, Bedrag Eerste Aanmaning, Gemiddelde Boete, Bij het aanvinken van een meting worden deze automatisch toegevoegd in het volgende paneel: Waarna we het volgende resultaat krijgen: Groeperen Om de metingen op te splitsen volgens bepaalde velden, kan men deze toevoegen aan rijen of kolommen. Met als volgende resultaat: 14 / 29

15 In dit voorbeeld hebben we een hiërarchische opdeling (op Classificatie): Figuur 14: Hiërarchische dimensie Deze classificaties kan men uitklappen tot het gewenste niveau (door op het + tekentje te klikken). Opmerking: Men kan de subtotalen die je hierboven ziet uitschakelen. (Zie onder paragraaf 2.4.7: Belangrijke opties.) Filteren Om bepaalde gegevens onzichtbaar te maken en andere in de kijker te zetten kan men filteren. In volgend voorbeeld wil ik filteren op de 3 geselecteerde commisariaten : (Rechts klikken op de te filteren velden). Figuur 15: Filteropties in draaitabel Men heeft hierbij volgende opties: Alleen geselecteerde items behouden Geselecteerde items verbergen: al de overige commisariaten blijven zichtbaar Eventueel bestaande filters wissen Top 10: de 10 (of een ander aantal) hoogste of laagste waarden in de geselecteerde groepering volgens een aan te geven meting Labelfilters: Filteren op de labels binnen een veld 15 / 29

16 Figuur 16: Labelfilter in draaitabel Waardefilters: bijvoorbeeld enkel de kolommen met waarden boven 1000 vaststellingen worden weergegeven Opmerking: Filteren kan op een geavanceerde en visueel aantrekkelijke manier door Slicers te gebruiken. (Zie onder paragraaf ) Filteren is ook mogelijk vanuit de lijst met draaitabelvelden. Als je een veld naar het Filter-paneel sleept wordt dit automatisch 2 rijen boven de draaitabel toegevoegd aan de lijst met filters en kan men op de geselecteerde velden waarden beginnen filteren: Figuur 17: Veld naar Rapportfilter gesleept Figuur 18: Rapportfilter boven draaitabel Door Meerdere items selecteren aan te vinken kan je op meer dan 1 item filteren. 16 / 29

17 2.4.5 Sorteren Men kan gegevens sorteren van hoog naar laag (qua getalwaarden of alfabetisch) en omgekeerd. Dit kan enerzijds in de draaitabel (rechts klikken op de te filteren waarden): Op eindtotalen en aantallen Figuur 19: Sorteren in draaitabel veld Op rij- en kolomvelden Figuur 20: Sorteren in draaitabel kolom Analoog kan je dit ook doen vanuit de ribbon (nadat je een rij, kolom of veld in de draaitabel geselecteerd hebt): Figuur 21: Sorteren in ribbon Figuur 22: Sorteer menu Waarna je volgend scherm te zien krijg: 17 / 29

18 Figuur 23: Sorteeropties venster De samenvatting geeft aan wat het effect gaat zijn op de draaitabel Vernieuwen van de data Bij het toevoegen of verwijderen van velden wordt er steeds een verbinding gemaakt met de kubus en wordt de meest recente data van de kubus getoont. Indien men echter het Excel bestand bewaard en terug opend zal de data niet standaard ververst worden. Om de data te verversen dient men op de knop Gegevens Alles vernieuwen te klikken. (Een alternatief is automatisch vernieuwen inschakelen, zie paragraaf 2.4.7). Figuur 24: Gegevens vernieuwen Belangrijke opties Hier worden een aantal belangrijke opties bij courant gebruik van draaitabellen uit de doeken gedaan. Verwijderen subtotalen Figuur 25: Subtotaal aanvink menu Men kan een subtotaal in het rechtermuismenu uitvinken. Automatisch vernieuwen Als je wil dat er bij het opnieuw openen van een gesloten Excel automatisch de inhoud vernieuwd wordt dan kan je dit zo instellen: Ga naar Gegevens Eigenschappen 18 / 29

19 Figuur 26: Eigenschappen van gegevenverbinding menu en vink Gegevens vernieuwen bij het openen van bestand aan: Figuur 27: Eigenschappen van de verbinding Opmerking: Het maximum aantal opgehaalde rijen staat ingesteld op In de meeste gevallen moet dit ruim voldoende zijn. Is dit echter te limiterend, dan kan dit ook in dit scherm verhoogt worden. Klassieke weergave De weergave in Excel 2010 staat zo ingesteld dat je de ervaring hebt van in een gewoon werkblad te werken en dat je verschillende rijen/kolommen kan selecteren. Indien je de opties wil in de draaitabel zelf rijen/kolommen te kunnen verslepen, dan dien je de Klassieke weergave in te schakelen: 19 / 29

20 Figuur 28: Opties voor draaitabel Onder Opties voor draaitabel Weergave vind je deze optie terug: Figuur 29: Weergaveopties voor draaitabel 20 / 29

21 2.4.8 Meerdere draaitabellen Om meerdere draaitabellen in 1 Excel werkboek te hebben volstaat het om deze te kopiëren en plakken (naar een andere geselecteerde locatie). 1 Selecteer de draaitabel volledig 2 Kopieer via rechtermuis of CTRL + C Figuur 30: Draaitabel kopiëren 3 Selecteer het veld van bestemming en plak met de rechtermuis of CTRL + V (Dit beeld geeft trouwens nog een handige nieuwe feature van Excel 2010 weer: een voorbeeldweergave van een plak-operatie alvorens je de gewenste plakoptie werkelijk kiest!) Figuur 31: Draaitabel plakken Opmerking: Je kan evenwel een draaitabel toevoegen door een nieuwe verbinding te maken (of een bestaande verbinding te openen) via het Gegevens menu. Het is echter zo dat je één slicer enkel kan verbinden met draaitabellen die op eenzelfde verbinding zijn opgebouwd. (Meer hierover in paragraaf ) 21 / 29

22 2.4.9 Slicers Een slicer is een visueel aantrekkelijke manier om te filteren op bepaalde waarden voor een veld. Je kan een slicer toevoegen op de volgende manier: Figuur 32: Slicer menu Hierna krijg je een scherm te zien waarin je de velden kan selecteren waarvoor je een slicer wil: Met als resultaat: Figuur 33: Attributen voor slicers selecteren Figuur 34: Slicers ingevoerd Slicers hebben toepassing op één verbinding en kunnen dus voor verschillende draaitabellen tegelijk gebruik worden. Om de verbindingen met draaitabellen te controleren of in te stellen: 22 / 29

23 Figuur 35: Draaitabelverbindingen menu Figuur 36: Draaitabelverbindingen venster Tip: als je dit veel zou gebruiken kan het nuttig zijn je Werkbladen en Draaitabellen een herkenbare naam te geven. 23 / 29

24 Berekeningen op een meting Naast de meting-waarden kan men op een meting ook extra berekeningen uitvoeren. Dit kan eenvoudig op volgende manier: 1 Voeg de meting nogmaals toe Gevolg: 2 Stel het type anders in (en pas de naam bij voorkeur aan). 24 / 29

25 Figuur 37: Selectie type berekening 3 Resultaat: Figuur 38: Berekeningen in draaitabel 25 / 29

26 Bewerkbare draaitabel Een draaitabel wordt gezien als een onontbindbaar object in Excel. Dit kan je echter aanpassen door naar Hulpmiddelen voor draaitabellen OLAP Converteren naar formules te gaan. Figuur 39: Optie converteren naar formules Dit zorgt ervoor dat je zelf kolommen of rijen kan invoegen en je eigen formules/berekeningen kan gebruiken. Figuur 40: Draaitabel geconverteerd naar formules In de veld-editor zie je dan de formule die naar het lid van de kubus verwijst. Je kan hierna wel niet meer aan de lijst met Draaitabelvelden (zie Figuur 13) en de verbindingen met slicers worden verbroken Rapport statisch maken Om een statisch rapport te verkrijgen waarbij de gegevens bij het opnieuw openen niet meer aangepast worden dient men de verbinding van de draaitabel met de kubus te verwijderen. Dit bekomt men op volgende wijze. 1. Klik de draaitabel aan en ga naar Gegevens Verbindingen in de ribbon. Figuur 41: Gegevensverbindingen 26 / 29

27 2. Verwijder de verbinding die de draaitabel gebruikt. Figuur 42: Werkmapverbinding verwijderen 27 / 29

28 2.5 Grafieken Inleiding Een grafiek is een visuele interpretatie van de inhoud van een draaitabel. Een grafiek is dan ook gekoppeld aan een draaitabel. Zodoende kan men met behulp van slicers real-time zowel draaitabellen als grafieken manipuleren, wat voor een vlotte en aangename gebruikerservaring zorgt Invoegen Onder het menu Invoegen vind je meteen een aantal grafiektypes: Kolom, Lijn, Cirkel, Staaf, Vlak, Spreiding en Overige Figuur 43: Grafiek types Tip: Voor de eenvoud ga je best al op een draaitabel staan met je muiscursor vooraleer je een grafiektype kiest. Dan is de verbinding ineens gemaakt en stelt Excel automatisch de grafiekinstellingen in. Voorbeeld: de verschillende sub-types in grafiektype kolom: Figuur 44: Subtypes Kolom grafiek 28 / 29

29 Figuur 45: Resultaat Kolom grafiek De verschillende types en subtypes spreken voor zich. Eventueel kunnen na het invoegen van de grafiek nog een aantal extra opties ingesteld worden (bijvoorbeeld: inverteren van de assen, het type notatie voor getallen, naam van grafiek, naam van assen, naam van legende, regels voor kleurverdelingen, ). 29 / 29