Aandachtspunten bij Calc

Transcriptie

1 2012 EduPlan i-ctraining te Nijmegen, ,

2 Inhoud Indeling... 1 Weergave (via menu)... 1 Weergave (via opties)... 1 Vaardigheden... 3 Knippen van geselecteerde cel(len)... 3 Geknipte cellen invoegen bestaat niet... 3 Celinhoud wissen... 3 Celinhoud doorvoeren... 3 Celinhoud aanvullen... 4 Werkbladen... 5 Werkblad invoegen... 5 Werkbladen verplaatsen / dupliceren... 6 Meerdere werkbladen selecteren... 6 Werkblad verwijderen... 6 Blad gebeurtenissen Werken met Excel-lijsten (onbeveiligd)... 7 Sorteren op meer dan één veld... 8 Filteren... 9 Direct filter... 9 Standaard filter... 9 Gegevensanalyse De procedure Draaitabel + grafiek EduPlan i-ctraining te Nijmegen, , kantoor@eduplan.nl

3 Indeling Aantal kolommen : (4x aantal kolommen bij Excel 2003) Aantal rijen : (16x aantal rijen bij Excel 2003) Aantal cellen : (64x aantal cellen bij Excel 2003) Weergave (via menu) Via Beeld Waardenmarkering (of sneltoets Ctrl+F8) worden alle getallen in het werkblad met een blauwe kleur aangegeven; met dezelfde opdracht wordt dat weer uitgeschakeld. Via Beeld Rij- en kolomkoppen worden de kolomletters en de rijcodes weggelaten dan wel weergegeven. Via Beeld Formulebalk wordt de invoer- of formulebalk verborgen dan wel weergegeven. Dat is helemaal gelijk aan de situatie bij MS Excel Via Beeld Voorbeeld pagina-einde wordt aangegeven hoe de indeling van het af te drukken werkblad op papier zal worden. Via Beeld Normaal wordt de gewone situatie weer aangegeven. Weergave (via opties) Via Extra Opties OpenOffice.org Calc Weergave is een groot aantal instellingen voor de weergave beschikbaar. Met de optie Formules kunnen de achterliggende formules getoond worden (vergelijkbaar met MS Excel 2003 en daarbij de sneltoets Ctrl+T). Echter, bij deze weergave worden de seriële waarden bij datums en tijdstippen niet getoond. Met de optie Notitie-aanwijzer wordt de weergave van het rode symbool in de rechterbovenhoek van een cel met een notitie ingeschakeld dan wel uitgeschakeld EduPlan i-ctraining Pagina 1 van 13

4 Via Extra Opties OpenOffice.org Calc Algemeen zijn enkele belangrijke instellingen voor de weergave en werking beschikbaar. De optie Druk op Enter om selectie te verplaatsen zorgt er voor, dat de celaanwijzer met de Enter-toets naar de volgende cel omlaag wordt verplaatst. De optie Druk op Enter om naar bewerkingsmodus zorgt er voor, dat je met de Enter-toets de inhoud van de cel kunt wijzigen. Met de optie Selectie in kolom- en rijkoppen accentueren kun je beter zien in welke cel je aan het werk bent en welke cellen geselecteerd zijn. De optie Waarschuwen voor overschrijven bij plakken van gegevens moet je niet uitschakelen. Te riskant bij het werken met Calc. De optie Opmaak uitbreiden zorgt er voor, dat je bij het typen in een cel rechts van of onder een bestaande cel de getal- of datumopmaak meeneemt. Dat kan prettig maar ook verwarrend werken. Standaard is dat uitgeschakeld EduPlan i-ctraining Pagina 2 van 13

5 Vaardigheden Knippen van geselecteerde cel(len) Bij het knippen van één of meer geselecteerde cellen wordt de gehele inhoud en opmaak van de selectie verwijderd en in het klembord geplaatst. Dat is een groot verschil met de situatie bij Excel, waar een knipperende markering aangeeft wat je geknipt hebt. Geknipte cellen invoegen bestaat niet Bij het knippen van een kolom of rij is geen techniek beschikbaar zoals bij MS Excel om de geknipte cellen in te voegen. Dus bij het verplaatsen van een kolom met gegevens zijn er meer handelingen nodig. Dit geldt ook voor het kopiëren van een kolom of rij. Celinhoud wissen Bij gebruik van de Del(ete)-toets wordt niet - zoals bij MS Excel - onmiddellijk de inhoud van de cel gewist. Er verschijnt een dialoogvenster waarin je kunt aangegeven wat er gewist moet worden. Wil je alles verwijderen uit de geselecteerde cel of cellen (inhoud, opmaak, notities) gebruik dan de optie Alles verwijderen. Er wordt zelfs onderscheid gemaakt tussen tekst, getal, datum en tijdstip als inhoud van een cel. Bij MS Excel bestaat dat onderscheid niet. Celinhoud doorvoeren Bij het doorvoeren wordt de celinhoud via de speciale vulgreep (dikke zwarte stip rechtsonder in celrand) omlaag, omhoog, naar rechts of naar links worden overgenomen. Houd rekening met de volgende afwijkende effecten: bij MS Excel zal een getal bij het doorvoeren niet toe- of afnemen; bij Calc juist wel. bij MS Excel zal in combinatie met de Ctrl-toets een getal wel toe- of afnemen; bij Calc juist niet. bij MS Excel zal een tijdstip bij het doorvoeren met een uur oplopen/ afnemen; bij Calc bestaat dat niet. bij MS Excel kan een maandweergave (mei-2012) worden doorgevoerd; bij Calc kan dat niet zonder meer. De overige mogelijkheden zijn beschikbaar via het dialoogvenster dat met de menuopdracht Bewerken Vullen Reeks wordt geopend. De procedure is vrijwel gelijk aan die bij MS Excel EduPlan i-ctraining Pagina 3 van 13

6 Celinhoud aanvullen Bij MS Excel is de optie Automatisch aanvullen voor celwaarden activeren beschikbaar. Is deze optie ingeschakeld, dan zal bij invoer (in een cel) van een tekst - die niet met een cijfer begint - een voorstel worden gedaan op basis van teksten die in aangrenzende cellen in dezelfde kolom voorkomen. Deze service kan vaak goed van pas komen. Maar in sommige gevallen werkt het storend. Bij Calc gaat men nog veel verder. Ook bij teksten die met een cijfer beginnen werkt die automatische aanvulling. Ter illustratie in het voorbeeld rechts een serie postcodes. Typt men in de volgende cel het cijfer 6, dan wordt de inhoud van de eerste cel uit de bovenliggen cellen als voorstel ingevoerd. Maar er is meer. Als men in dezelfde kolom maar dan vele rijen lager (desnoods in de laatste rij) een 6 typt, dan volgt ook daar het voorstel zoals in de figuur gegeven. Kan dus wel eens heel lastig zijn. En die optie kan helaas niet worden uitgeschakeld! 2012 EduPlan i-ctraining Pagina 4 van 13

7 Werkbladen In een aantal opzichten zijn de technieken bij Calc goed vergelijkbaar met die bij MS Excel. Toch zijn er enkele zeer verrassende verschillen. Werkblad invoegen Bij het invoegen van een nieuw leeg werkblad wordt onderstaand dialoogvenster geopend: Het is dus mogelijk om in één handeling een groot aantal werkbladen toe te voegen zowel voor of na het geselecteerde werkblad. Bij Excel kan maar één werkblad en alleen voor het geselecteerde werkblad worden ingevoegd. Via dit dialoogvenster is het zelfs mogelijk om vanuit een ander document een werkblad in te voegen. In de figuur hieronder de situatie dat vanuit een Excelbestand 'ergens' op de D-schijf drie werkbladen geselecteerd zijn om ingevoegd te worden EduPlan i-ctraining Pagina 5 van 13

8 Werkbladen verplaatsen / dupliceren Het verplaatsen van een werkblad met een sleepbeweging is zonder meer mogelijk. Ook het dupliceren van een werkblad door tijdens het slepen de Ctrl-toets in te drukken werkt zonder meer bij Calc. Meerdere werkbladen selecteren Zoals bij MS Excel kunnen twee of meer werkbladen geselecteerd worden, waarna een handeling in één van die werkbladen in alle geselecteerde werkbladen wordt uitgevoerd. Bij MS Excel wordt daarbij van gegroepeerde werkbladen gesproken. In de titelbalk wordt tevens achter de documentnaam de uitdrukking [Groep] vermeld. Bij Calc wordt niet duidelijk aangegeven, dat groepering van werkbladen een rol speelt. Dat is soms verwarrend. Werkblad verwijderen Misschien wel het meest spectaculaire verschil met Excel: een verwijderd werkblad kan weer worden teruggehaald met de opdracht Ongedaan maken, Dat is in de ruim 25 jarige geschiedenis van MS Excel nog nooit gepresteerd. Blad gebeurtenissen... Enigszins wonderlijk is de mogelijkheid om macro's samen te stellen bij een gebeurtenis op een werkblad. Bij MS Excel is iets dergelijks wel mogelijk maar dan veilig weggestopt in de Visual Basic Editor EduPlan i-ctraining Pagina 6 van 13

9 Werken met Excel-lijsten (onbeveiligd) Ook bij Calc kan men handelingen uitvoeren bij onbeveiligde lijsten. Sorteren en filteren zijn toegestaan zonder dat duidelijk aangegeven is op welke lijst dat betrekking heeft. Zo lang aan de lijsteisen (goede en duidelijke koprij, samenhangend blok cellen) voldaan wordt, zijn er geen problemen. Maar wie bijvoorbeeld een kolom selecteert en daarop een sortering uitvoert roept om problemen. In de figuur hieronder is de A-kolom geselecteerd, waarna met de sorteerknop oplopend gesorteerd is; de naam van Brems hoort duidelijk niet meer bij de overige gegevens van deze donateur (ter illustratie voor de sortering blauw aangegeven). Het lijkt er op, dat bij Calc geen voorziening - vergelijkbaar met Lijst maken bij MS Excel - beschikbaar is om een gegevenslijst te beveiligen. Wel kan men het gewenste gebied bij een lijst vastleggen met de menu-opdracht Gegevens Bereik definiëren. De meerwaarde hiervan is echter niet erg duidelijk EduPlan i-ctraining Pagina 7 van 13

10 Sorteren op meer dan één veld Met de menu-opdracht Gegevens Sorteren... wordt een dialoogvenster geopend waarin maximaal drie sorteersleutels ingevoerd kunnen worden. In de figuur hieronder een voorbeeld: Het tweede tabblad Opties biedt nog enkele instellingen voor het sorteren: 2012 EduPlan i-ctraining Pagina 8 van 13

11 Filteren Met de menu-opdracht Gegevens Filter wordt een submenu geopend met een aantal opdrachten voor filtertechnieken. Met de opdracht AutoFilter wordt in de koprij van de gegevenslijst in elke cel een knop met keuzelijst geplaatst. De mogelijkheden van het filter lijken vrijwel gelijk aan die bij MS Excel. Maar bij nadere beschouwing biedt het filter bij Calc meer mogelijkheden. Direct filter Bij direct filteren kiest men uit de keuzelijst van een gegevensveld één van de mogelijke waarde. In de figuur rechts is een voorbeeld gegeven. Verdere toelichting is niet nodig. Standaard filter Met de menu-opdracht Gegevens Filter Standaardfilter (ook via de keuzelijst bij een gegevensveld) wordt een van MS Excel afwijkend venster met filtertechnieken geopend. Dit venster biedt meer mogelijkheden om voorwaarden samen te stellen dan bij MS Excel. Hieronder een voorbeeld: Bovenstaande filter met vier voorwaarden op één gegevensveld (Woonplaats) is bij versie 2003 van MS Excel niet mogelijk. Gebruik de opdracht Gegevens Filter Filter verwijderen om na een filteropdracht alle rijen van de gegevenslijst weer in beeld te brengen EduPlan i-ctraining Pagina 9 van 13

12 Hieronder nog een voorbeeld, dat bij MS Excel niet mogelijk is. De voorwaarde hierboven kan omschreven worden als: Alle mannen in Amersfoort en alle vrouwen in Utrecht. of Donateur is een man in Amersfoort of een vrouw in Utrecht. Bovendien is er een mogelijkheid om onderscheid te maken tussen hoofdletters en klein letters (ontbreekt bij MS Excel) EduPlan i-ctraining Pagina 10 van 13

13 Gegevensanalyse Bij analyse van een gegevenslijst denken we vooral aan het samenstellen van één of meerdere draaitabellen. De techniek is vergelijkbaar met die bij MS Excel. De procedure Met de menu-opdracht Gegevens Draaitabel Starten... verschijnt onderstaand dialoogvenster: Vervolg met de OK-knop om een draaitabel te maken bij de gegevenslijst: Bovenstaand dialoogvenster is ook bij MS Excel versie 2003 beschikbaar; maar sinds versie 2000 heeft het daar een ondergeschikte rol gekregen. De velden kunnen naar de gewenste positie (als rijveld, kolomveld, paginaveld of waardenveld) gesleept worden EduPlan i-ctraining Pagina 11 van 13

14 In het voorbeeld blijkt dat de som-functie wordt gekoppeld aan het gegevensveld Naam. Namen kunnen natuurlijk niet opgeteld worden, dus moeten we via de knop Opties (of door dubbelklikken op de uitdrukking Som -Naam) een andere statistische functie kiezen. Hieronder is de inhoud van dit venster gegeven; kies daarin de functie Aantal. Met de knop Meer wordt het venster uitgebreid tot: Geef dan - via de optie Resultaten naar - aan in welk blad de draaitabel geplaatst moet worden. Bij MS Excel wordt automatisch een nieuw werkblad ingevoegd, maar bij Calc is dat niet het geval. Dus: 2012 EduPlan i-ctraining Pagina 12 van 13

15 Draaitabel + grafiek In de figuur hieronder (enigszins aangepast) het resultaat van de wizard-procedure om een draaitabel samen te stellen: Zoals bij MS Excel kan met een dubbelklik in één van de cellen met een aantal de bijbehorende records uit de gegevenslijst naar een nieuw werkblad gekopieerd worden. Met de grafiekknop kan een bijbehorende grafiek samengesteld worden, zoals hieronder aangegeven. Helaas worden de totalen op onjuiste wijze meegenomen. Bij MS Excel wordt dat automatisch gecorrigeerd. Kortom, er zijn nog wel wat handmatige aanpassingen nodig EduPlan i-ctraining Pagina 13 van 13