Virtueel Bedrijf: van leeromgeving naar werkomgeving

Transcriptie

1 : van leeromgeving naar werkomgeving Darco Jansen Howard Spoelstra Wessel Slot Marjo Rutjens Marc Van Laeken Een bijdrage uit het Digitale Universiteit-project Virtuele Projectruimte / Virtueel Bedrijf september 2002 samenwerken aan vernieuwing van het Hoger Onderwijs

2 : van leeromgeving naar werkomgeving Darco Jansen Howard Spoelstra Wessel Slot Marjo Rutjens Marc Van Laeken Een bijdrage uit het Digitale Universiteit-project Virtuele Projectruimte / Virtueel Bedrijf

3 Colofon Virtueel Bedrijf: van leeromgeving naar werkomgeving Stichting Digitale Universiteit Nijenoord 1, 3552 AS Utrecht Postbus 182, 3500 AD Utrecht Telefoon: Fax: Auteurs Darco Jansen Howard Spoelstra Wessel Slot Marjo Rutjens Marc van Laeken Copyright Stichting Digitale Universiteit Deze uitgave is binnen het consortium van de Digitale Universiteit vrijelijk te gebruiken, mits voorzien van adequate bronvermelding. Niets uit deze uitgave mag buiten het consortium openbaar worden gemaakt, verspreid en/of verveelvoudigd door middel van internet, druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bureau van de Digitale Universiteit. Datum september 2002 Kenmerk Projectleiding - Marc Van Laeken, Otec, OUNL Het VP/VB-project is een samenwerking van: Hogeschool van Utrecht (HvU) Cetis (penvoerder) Open Universiteit Nederland (OUNL) Otec (projectleiding) Fontys Hogescholen Hogeschool Rotterdam Universiteit Twente Saxion Hogescholen Universiteit Amsterdam Vrije Universiteit Universiteit Maastricht Ichtus Hogeschool pagina 3

4 Inhoudsopgave Voorwoord 5 1. In het kort 6 2. Het Wat van een VB Wat ís een Virtueel Bedrijf? Wat voor bedrijfsdomeinen komen voor in een VB? Wat leren werknemers in een VB? Wat is de meerwaarde van een VB? Wanneer is een VB een efficiënte leeromgeving? Wat doet de Digitale Universiteit? Het Waarom van het VB De verschillende ontwikkelingen Reacties vanuit bedrijfsleven Reacties vanuit het onderwijs Integratie van leren en werken Integratie volgens het VB Hoe ontwikkel ik een VB? Algemene ontwerpoverwegingen Waarom geen A-Z handboek? Hoe ziet een (ideaal) VB eruit? Ondernemingsontwerp VB-organisatie ICT binnen een VB Hoe leren werknemers in een VB? Hoe ondersteunt het VB de teamontwikkeling? Hoe ondersteunt het VB de ontwikkeling als bedrijf zelf? Hoe ondersteunt het VB de individuele ontwikkeling? Tips voor de docent? Referenties 59 Bijlage 1: Karakteristieken commitmentmodel 63 Bijlage 2: Stimuleren leren op de werkplek 65 Bijlage 3: Plan van aanpak, projectcontract en projectdossier 68 Bijlage 4: EFQM model voor kwaliteitszorg 69 Bijlage 5: Kwaliteitszorg en VB-performance volgens Sveiby 70 Bijlage 6: Competenties in het onderwijs en in het bedrijf 72 pagina 4

5 Voorwoord De inzichten neergelegd in dit boekje zijn de resultaten van het levendige gedachtegoed vanuit praktijk en theorie over integratie van leren en werken. Hierbij willen we vooral twee projecten noemen: 1. Het Digitale Universiteit-project Virtuele Projectruimte / Virtueel Bedrijf, vanaf september 2001 onder leidng van Tom van Weert (Cetis, HvU) en vanaf september 2002 onder leiding van Marc Van Laeken (Otec, OUNL). Daar hebben in relatie tot dit boekje vooral de volgende personen aan bijgedragen: Paul van der Aa (Cetis, HvU), Kees Aarts, Darco Jansen, Wessel Slot en Howard Spoelstra (OUNL). Dit boekje is een resultaat binnen dit project. De inzichten neergelegd in dit boekje komen vooral uit het 2. Het innovatieproject VirtueelBedrijf van de OUNL in de periode september 1997-juni 2001 onder leiding van en met veel inzicht en inzet van Jack Gerrissen. Daar hebben vooral de volgende personen in meer of mindere mate en in verschillende stadia aan bijgedragen: Kees Aarts, Hans Belder, Jeroen Berkhout, Marlies Bitter, Cobi de Blecourt, Jo Boon, Erik Brok, Jan van Bruggen, Louise Fanchamps-Stijnen, Lily Fredrix, Dieuwke de Haan, Mattie Hermans, Darco Jansen, Desiree Joosten-ten Brinke, Gerry Joosten, Theo de Kok, Karel Kreijns, Marc van Laeken, Angelique Lansu, Christel van den Maagdenberg, Rob Martens, Frans Mofers, Raymond Niesink, Wim van Petegem, Marjo Rutjens, Leon Schaeps, Ad Schellekens, Robert Schuwer, Peter Sloep, Wessel Slot, Dominique Sluysmans, Gerda Smets, Howard Spoelstra, Marlies Timmermans, Marjolein Terken, Hans van der Vleugel, Fred de Vries, Wim Westera en Anke van der Zijl Sommige stukken tekst in dit boekje zijn soms (letterlijk) afkomstig van bovengenoemde personen. Daanaast zijn de inzichten vanuit het laatst genoemde project gevormd in opdracht van en/of in samenwerking met verschillende prospects en klanten (o.a. binnen OUNL zelf: natuurwetenschappen en informatica, TAS Opleidingen, WRR, Pecoma, Gemeente en Hogeschool s-hertogenbosch, Unie van Waterschappen, IIE, DUBO, PiMedia, meedere banken, een telecombedrijf). pagina 5

6 1. In het kort Het boekje bespreekt het Virtueel Bedrijf als een concept waarbij ontwikkelingen vanuit de samenleving, het bedrijfsleven en de onderwijswereld worden geintegreerd. Dit boekje concentreert zich op het Wat (hoofdstuk 2), het Waarom (hoofdstuk 3) en het Hoe van het Virtueel Bedrijf (hoofdstuk 4 en 5). Het Wat hoofdstuk bespreekt kort wat een Virtueel Bedrijf (VB) is, waarin en waarvoor het (niet) gebruikt kan worden en wat de Digitale Universiteit daarin doet. Hoofdstuk 3 bespreekt de redenen waarom en waartoe we een VB neerzetten. VB wordt gepositioneerd vanuit ontwikkelingen van het speelveld maatschappij, bedrijfsleven en onderwijs, vanuit vragen en signalen vanuit de 'kenniseconomie', en vooral geënt op gedachten als sociaal constructivisme en de lerende organisatie. Het hoofdstuk besluit met het definiëren van het VB-concept binnen de termen die vanuit die 'gedachten' gebruikt worden. Hoofdstuk 4: Hoe ontwikkel ik een VB'' maakt de algemene factoren bij het ontwikkelen van een VB kenbaar. In een vervolg op dit boekje wordt het Hoe vanuit een ontwikkel- en realisatiekader nader vormgegeven inclusief de mogelijke instrumenten die daarbij ingezet kunnen worden. Hoofdstuk 4 geeft daarbij een kader waarbij aangegeven wordt dat daarbij geen traditionele A tot Z handboek moet worden verwacht. Bij hoofdstuk 5 ligt de nadruk vooral op hoe een VB er (ideaal) uit ziet, hoe het werkt. Het is een beschrijving op basis van de gemeenschappelijke kenmerken van enkele bestaande voorbeelden maar vooral op basis van concepten die voortvloeien uit integratie van leren en werken, kennismanagement, sociaal constructivisme en de lerende organisatie. Dit hoofdstuk balanceert daarbij tussen de abstractie van het ideaal en de concreetheid om ontwikkelingen van een VB vorm te geven. De (verdere) ontwikkeling van het VB-concept, maar ook van diverse VBs en van dit boekje zelf, vereist inspanningen van zowel onderwijsinstellingen als bedrijven. Verdere integratie leren een werken kan niet door onderwijsontwikkelaars alleen gedaan worden maar evenmin door bijvoorbeeld HRM/HRD medewerkers bij bedrijven. Het vereist bij zowel ontwerpmethoden en -strategieën als bij ontwikkel- en realisatie-mogelijkheden de nodige samenwerking van alle actoren. Een steeds groter worden VB-community dient hier nader vorm aan te geven. pagina 6

7 2. Het Wat van een VB 2.1 Wat ís een Virtueel Bedrijf? Virtueel Bedrijf (VB) is een leerorganisatie (een organisatie om te leren) én een lerende organisatie waarin zowel de effectieve ontwikkeling van (startende) professionals (werknemers) ondersteund wordt, als de ontwikkeling op team en organisatieniveau. Het basisuitgangspunt van het VB-concept is de integratie van leer- en werkprocessen. Het opdoen van kennis en kunde dient samen te gaan met het toepassen daarvan in de praktijk. Hiertoe werken de werknemers startende professionals, studenten - in teamverband aan authentieke opdrachten voor echte opdrachtgevers. Zij doen dit in een bedrijfssetting van een lerende, zich ontwikkelende organisatie. Het VB-concept bouwt verder door op bestaande ontwikkelingen in zowel onderwijsland als in het bedrijfsleven (zie hoofdstuk 3). De beoogde integratie van leren en werken brengt met zich mee dat een VB een drieledige missie heeft: het leveren van hoogwaardige kennisproducten, het bevorderen van de ontwikkeling van de startende professionals en de ontwikkeling van VB als lerende organisatie. De kwaliteitsbewaking in een VB heeft dus ook minstens betrekking op deze niveaus (hoe dit vormgegeven kan zijn is uitgewerkt in hoofdstuk 5). Een VB heeft een zekere relatie met cyberspace, met (bijvoorbeeld) een eigen intra- en extranet, met computerwerkplekken, met ICT-middelen ter ondersteuning van werk- en bedrijfsprocessen. Het kan zelfs worden opgezet als een organisatie zonder fysieke locatie, zonder gebouw, zonder bureaus en zonder vergaderzalen. Een VB is verder niet bedoeld als simulatie van de werkelijkheid. Anders dan bijvoorbeeld bij simulatieprogramma s kan het VB-proces (de ontwikkeling van een VB) niet worden stopgezet. Er is een collectief streven gericht op echte producten en er zijn contacten met echte afnemers van buiten Een voorbeeld Deelname aan het Virtueel milieu-adviesbureau (Ivens en Sloep, 2001) vormt in de nieuwe driejarige bacheloropleiding Milieu-natuurwetenschappen van de Open Universiteit Nederland de afsluitende afstudeerprestatie met een omvang van 7 modulen (21 studiepunten ofwel 840 studiebelastingsuren). Het bureau richt zich op het brede milieuwerkveld waarin de werknemers worden geconfronteerd met echte 'klanten' en met echte opdrachten. Het Virtueel milieuadviesbureau is geen computersimulatie maar een open (zich ontwikkelende) bedrijfsomgeving; welke opdrachten er binnenkomen is, binnen zekere grenzen, onbekend. Hierdoor is van te voren niet exact aan te geven wat een VB-medewerker gaat doen. In het Virtueel Milieuadviesbureau wordt gebruik gemaakt van een bedrijfsweb waarin zich de overwegend statische bedrijfsinformatie, bedrijfstrainingen en bedrijfskennisbank bevinden. Daarnaast is er een via groupware ingerichte virtuele bedrijfswerkplek waar de communicatie en informatie-uitwisseling over de projecten en de individuele leertrajecten plaatsvindt. pagina 7

8 Virtueel milieuadviesbureau is er op gericht dat de werknemer allerlei competenties verwerft. Met elke werknemer worden op basis van een intake individuele afspraken gemaakt over het leren én werken in het bedrijf; daarin wordt vastgelegd op welke competenties de student zich tijdens zijn/haar deelname in het bedrijf specifiek wil richten. Alle afspraken, activiteiten, assessments en resultaten worden door de studentmedewerker in een persoonlijk portfolio vastgelegd. Uiteindelijk bepalen de wijze van de projectuitvoering, het behaalde projectresultaat, de individuele competentieverwerving en de bijdrage aan de interne bedrijfsontwikkeling het eindresultaat voor de betreffende student Anti-voorbeelden Er zijn meer onderwijsvormen waarbij authenticiteit een belangrijke rol speelt, maar die we toch niet tot het VB-concept rekenen. Meestal omdat ze functioneren binnen een gesloten (simulatie)omgeving ( men kan terug naar herstart ). Verder wijken ze af van een VB omdat ze rule-based zijn met een vaste afloop binnen bepaalde kaders; men weet wat studenten (kunnen) gaan doen. Hieronder enkele voorbeelden van wat niet onder een VB wordt verstaan: Binnen Practicum Strategie en Organisatie zijn 50 tot 100 gevorderde (bedrijfskunde)- studenten (Haagse Hogeschool, Fonthys, Windesheim Zwolle, Noordelijke Hogeschool Leeuwarden en Open Universiteit Nederland) ook bezig met met echte 'klanten' en met echte opdrachten. Het practicum is bedoeld voor gevorderde studenten om de opgedane kennis en vaardigheden uit voorgaande cursussen in een "praktijk"-situatie te leren toepassen. Het verloop van het practicum is strak gestructureerd (fase en stappen, deadlines), op basis van een 10 stappenplan zoals beschreven in Werkboek Advieskunde van Kempen en Keizer. Opleidingsmaterialen liggen vast zowel papier als in de ELO omgeving en worden door de docent aangeboden. Bovenstaand voorbeeld kan gekarakteriseerd worden als Virtueel Projectonderwijs (zie Van der Aa, 2002) omdat de opdrachten niet ingebed zijn een VB-omgeving als moederbedrijf; de kwaliteitsbewaking ligt bij docent-begeleider c.q. de onderwijsinstelling. Dynamische Patiënt Simulator is een computer ondersteund onderwijs-programma waarin studenten in een vroeg stadium van de studie geconfronteerd worden met patiëntcontacten. Tijdens de simulatie wordt de student feedback en hulp aangeboden en na iedere simulatie volgt een evaluatie. Hierdoor wordt de student getraind in het zelfstandig nemen van beslissingen en zijn de simulaties uitermate geschikt voor het zelfstudie onderwijs. Doordat DPS gebaseerd is op internet technologie kunnen animaties en hyperlinks naar internet worden opgenomen en kan bestaande programmatuur in een simulatie worden geïntegreerd. Bouwmanagement Simulatie Centrum is een opleiding voor bouwmanagers met een combinatie van een rollen-spel met inzet van acteurs (managementgame), 10 bouwketen (echt fysiek aanwezig) en een virtueel bouwwerk. Dat laatste is de simulatorhal (virtual reality) met het reusachtige scherm waarbij aankomend of ervaren bouwmanager gewoon doorheen loopt. pagina 8

9 2.2 Wat voor bedrijfsdomeinen komen voor in een VB? Het VB-concept zal zich voornamelijk lenen voor die domeinen waar kennisintensieve-werkzaamheden voorkomen, d.w.z. in organisaties waar kennisintensieve producten worden vervaardigd. Dat zijn producten waarbij voor de vervaardiging ervan toepassing van kennis essentieel is. Voorbeelden van dergelijke producten zijn adviesrapporten, cursussen en geavanceerde robots. Een voorbeeld van een niet-kennisintensief product is graan. Producten kunnen tastbaar (robot) of niet tastbaar (advies) zijn. 2.3 Wat leren werknemers in een VB? Met het VB worden mensen voorbereid op het kenniswerk van de toekomst, d.w.z. tot kenniswerker in (vluchtige) projectorganisaties, in lerende organisaties en in virtuele organisaties. Het streven is dat de VB-werknemer als (aanstaande) professional het proces van werken, reflecteren en hiervan leren op eigen kracht kan doorlopen, waardoor men in staat is om zelfstandig te leren van praktijkervaringen en de eigen ontwikkeling doelbewust kan sturen Ontwikkeling van competenties voor de kenniswerker Een VB kan zich richten op de ontwikkeling van individuele competenties (zoals in competentiegericht onderwijs). Men spreekt dan over opleiden in taaksituaties binnen een bedrijfscontext. De taken waar het hier om gaat zijn geen leertaken zoals een reeks sommen kunnen oplossen, maar tamelijk complexe taken met een zeer hoge mate van bedrijfsrealisme en gekenmerkt door werken in teams. De VB-omgeving is dan het middel om dergelijke taaksituaties te creëren. In zo n competentiegerichte VB werken de betrokkenen (startende professionals) als medewerkers in een op de eigen specifieke groeidoelen afgestemde rol aan authentieke taken (zie hoofdstuk 5) Het verwerven en delen van specifieke kennis Hoewel een VB kwa individuele ontwikkeling zich voornamelijk op competentie s richt en kennis op zich niet voorop staat, is kennisontwikkeling in een VB wel degelijk van belang. Voor de medewerkers in een VB is hier sprake van een tweerichting verkeer. Aan de ene kant kunnen ze voor het just in time vinden van kennis die nodig is bij de taak een beroep doen op de bronnen in het bedrijf zelf (collega s, experts, bedrijfskennisbank, etc), aan de andere kant wordt van hen een systematische bijdrage verwacht bij het updaten en aanvullen van de bedrijfskennis. Delen van kennis is te zien als onderdeel van de taak van elke medewerker. pagina 9

10 2.3.3 Wat voor kennis en competenties dan? De te ontwikkelen competenties omvatten de zogenoemde gedragscompetenties (soft skills) zoals communiceren, samenwerken, adequaat rapporteren, voortgangsrapportage van een project, klantgericht werken. Naast deze soft skills is binnen een VB ook ruimte voor het verder ontwikkelen van vakspecifieke competenties (hard skills). Bijvoorbeeld levenscyclusanalyse van een product. Het accent zal daarbij vaak liggen op praktische verdieping en niet op het aanleren van basisvaardigheden die bij een beroep horen, zoals wiskundige technieken. Daarnaast is de (kennis-/competentie-)ontwikkeling van een professional binnen een VB gerelateerd aan allerlei vormen van expertise binnen het werkproces: - discipline-gebonden of beroepsdomein: expertise op kerntechnologie of vakgebied; - competitief: kennis over activiteiten, producten, of diensten die concurreren met de eigen resultaten of inspanningen; - commercieel: inzichten in de eigen onderneming en haar commerciële context; en - strategisch: inzichten ter ondersteuning van strategisch en beleidsmatig beslissen. In een ander perspectief zijn er verschillend (leer)accenten te benoemen vanuit de ontwikkelingsdoelen: specifiek werkproces of bedrijfsstructuur, en daarbinnen: de rolperformance (of functievervulling) en de onderliggende competenties de persoonlijke kennisconstructie of kennismanagement processen de collaboratieve kennisconstructie of collectieve kennisopslag (team- en organisatiegeheugen) de best-practice ontwikkeling/evolutie Bovenstaande betekent niet dat alle aspecten persé met evenwel nadruk in een VB moeten voorkomen. Afhankelijk van de randvoorwaarden en ontwerpkeuzes kan de nadruk liggen op opleidings- dan wel kennisdelings-gerichte VB (zie verder en hoofdstuk 4). Dat betekent natuurlijk niet dat er geen kennisdeling voorkomt of kan voorkomen in een opleidingsgerichte VB, maar dat betekent wél dat de beoogde finaliteit een andere is. Omgekeerd speelt hetzelfde, namelijk dat er in een kennisdelings-gerichte VB uiteraard óók gewerkt wordt aan competenties maar dat dit eerder op een impliciete manier gebeurt. Men hoeft misschien niet te scheiden, maar wellicht wél te onderscheiden. pagina 10

11 2.4 Wat is de meerwaarde van een VB? Meerwaarde voor individu Met een VB stelt u uw studenten en/of uw medewerkers in staat: - onderwijs op maat te volgen (individuele trajecten en intake) - competenties te ontwikkelen die aansluiten op de praktijk - zich flexibel te kunnen ontwikkelen (qua plaats en tijd, minder agendaproblemen) - te leren reflecteren op eigen ervaringen - een grotere ICT-vaardigheid te ontwikkelen - hun flexibility en employability (inzetbaarheid) te verhogen - hun werkervaringen terug te koppelen naar collega s - al gaandeweg een netwerk van mensen, bedrijven en instellingen op te bouwen Meerwaarde voor onderwijsinstellingen Het VB-concept sluit aan bij belangrijke maatschappelijke trends en recente onderwijsvernieuwingen (zie hoofdstuk 3). Door gebruik te maken van het VB-concept in een onderwijsopleiding: - wordt de opleiding meer beroeps- en praktijkgericht: door confrontatie met veeleisende bedrijfstaken wordt de persoonlijke ontwikkeling direct gesitueerd in de context van de toekomstige beroepspraktijk - wordt de opleiding in principe begeleidings-extensiever (zie hoofdstuk 4) - wordt de motivatie van studenten en docenten groter: op een enkele uitzondering na zij studenten bereid extra tijd erin te steken, meer dan een beloning in studiepunten dat daar tegenover staat. - kunnen studenten zich zo voorbereiden op de moderne informatiemaatschappij en op een leven lang leren. - wordt, door een snelle afwisseling in taken en functies, de employability/ flexibility van VB-medewerkers verhoogd - doen studenten én docenten in een VB veel moderne ICT skills op! pagina 11

12 2.4.3 Meerwaarde voor bedrijfsleven Een VB kan op maat worden gemaakt voor een grote diversiteit aan organisaties. Zij biedt vooral veel mogelijkheden voor organisaties die informatie genereren, bewerken en verwerken, bijvoorbeeld in het bank- en verzekeringswezen, uitgeverijen, automatiseringsbedrijven, organisatieadviesbureaus en ingenieursbureaus. Maar daarnaast biedt een VB ook mogelijkheden voor specifieke functies in andere organisaties. Met name voor die functies waarbij genetwerkte teamactiviteiten kunnen worden ingepast. Denk daarbij bijvoorbeeld aan management-, marketingen salesfuncties, maar ook aan research- en administratieve afdelingen. In een VB op maat kunnen vier verschillende toepassingen gecreëerd worden. Figuur 1: verschillende motieven voor inzetten van een VB bij bedrijven (zie ook Bitter e.a en Van der Vleugel e.a. 2000) In figuur 1 worden ze scheamtisch weergeven en hierna besproken. Het VB kan door bedrijven gebruikt worden in het kader van bedrijfsopleiding voor de eigen medewerkers, zonder dat deze langdurig afwezig zijn van hun eigen werkplek. In de VB-bedrijfsomgeving wordt men dan geconfronteerd met veeleisende bedrijfstaken die zijn gesitueerd in de context van hun (toekomstige) beroepspraktijk (bedrijvend leren voor comptentiegroei). Vanaf de eigen werkplek kan men de bedrijfsomgeving van een VB bezoeken. Zij blijven daardoor betrokken bij dagelijkse werkzaamheden van het bedrijf en kunnen door nieuwe inzichten en beheersing van nieuwe methoden en instrumenten daarin een steeds betere bijdrage leveren. pagina 12

13 Een voorbeeld hiervan is een VB gerealiseerd bij TAS Opleidingen (momenteel PinkRocade Training & Education). TAS Opleidingen zocht in 1999 naar een nieuw (onderwijs)platform voor systeemontwikkeling en andere projecten. Initiële vraag was naar een platform dat het raadplegen en uitwisselen van informatie, maar ook de communicatie tussen de teamleden makkelijker zou doen verlopen. Een analyse van de manier waarop de cursus uitgevoerd werd, en de vastgestelde veranderingsbehoeften om een gewenst einddoel te kunnen bereiken, hebben TAS toen ervan overtuigd om te kiezen voor het Virtueel Bedrijf concept. De transformatie van de cursus naar het VB voegt volgende troeven toe aan deze opleiding: 1. Flexibiliteit kwa instroom en tijdbesteding De opzet heeft geleid tot een flexibele instroom. Men kan iedere zes weken een opleidingstraject opstarten met één of meerdere teams. Daarnaast kan de trainee de tijdsbesteding naar eigen mogelijkheden organiseren. De werkzaamheden gebeuren namelijk hoofdzakelijk vanaf een werkplek waar zowel een PC als een snelle internetverbinding samen met een telefoon voor telefonische gesprekken of vergaderingen beschikbaar zijn. Dit sluit nauw aan bij de beperkte mogelijkheden van professionals om op vaste momenten tijd vrij te maken voor opleidingen. De individuele opleidingen krijgen door deze opzet toch de benodigde aandacht en mogelijkheden 2. Objectieve procedures De toelating en assessment worden veel verder gestandaardiseerd om objectiviteit te kunnen waarborgen. De kwaliteit van de beoordeling wordt dus duidelijker en betrouwbaarder. 3. Communicatieve competentie Dankzij het gebruik van nieuwe communicatiemiddelen wordt synchroon en asynchroon samenwerken tussen de teamleden versterkt en wordt dus in de opleiding meer aandacht besteed aan plannings- en coördinatievaardigheden en aan de effectieve communicatie tussen de leden. 4. Werkend leren De praktijkopdrachten hebben een hoog realiteitsgehalte. Dit sluit dus zeer sterk aan bij de praktijk van de systeemontwikkelaars. 5. Individuele noden De aanpassing aan individuele opleidingsbehoeften van de trainee wordt aanzienlijk verbeterd. De opleidingsbehoefte die tijdens de intake vastgesteld wordt moet in de toekomst leiden tot een geïndividualiseerd opleidingstraject waarin 'maatwerk' geleverd wordt om de gewenste competenties te ontwikkelen. 6. Expertise-databank De projectdossiers van de verschillende teams die hun project tot een goed einde brachten zullen gecumuleerd worden in een 'best-practices'-databank die toekomstige trainees en de begeleiders kan ondersteunen. Het VB-concept kan worden ingezet waarbij het leren daadwerkelijk binnen de werkomgeving gebeurd (leren op de werkplek). Hierbij verschilt het VB-concept op twee manieren van het bekende bedrijfsopvattingen over learning-on-the-job, of de hands-on trainingsaanpak. Allereerst gaat het bij een VB om samenwerken en samen leren met het oog op beheersing van een scala van nieuwe competenties en niet altijd om elk individueel lid op te leiden voor één bepaalde vaardigheid. Ten tweede, betekent op de werkplek dat de persoon betrokken blijft bij productieve of anderszins relevante organisatieactiviteit, en daarin steeds beter leert bijdragen door nieuwe inzichten en beheersing van nieuwe methoden en tools. pagina 13

14 In vergelijking met leersituaties buiten de werkplek (bijvoorbeeld cursussen in cursuscentra) betekent dat een grote besparing aan overhead aan reistijd, uitval door afwezigheid en problemen met agenda-afstemming, maar vooral een vergaande oplossing van het transfer of training probleem. Bij een bank kon een VB toepassing gecombineerd worden met een IT scholingscomponent. De meer vertrouwde trainingsdiensten waarbij bankwerknemers voor enkele maanden in opleiding waren en dus niet beschikbaar waren voor dagelijkse werkzaamheden voldeden niet. Motieven waren de traag verlopende inpassing - ondanks aanzienlijke startopleidingen van nieuwe IT-medewerkers op de werkvloer, en de vernieuwing van de in-companytraining gericht op betere integratie van de bedrijfs-, vaktechnische- en gedragscompetenties, mede door fusie van het formele en het informele leren. Het VB-concept bleek een gepast antwoord hierop. Het VB-concept richt zich immers via projecten precies op de competentiegerichte integratie van leren en werken. De focus op rolcompetentie binnen een kennis- en communicatiestructuur, sluit goed aan op omslag bij de bank van functie-gebouw naar rollenhuis. Het werkproces-gebaseerd-leren (bedrijvendleren) bij de uitvoering van authentieke opdrachten, begeleid door coach en experts, verbindt vanaf het eerste begin de rolcompetentie met het handelingsstramien ( performance ) en de kennisorganisatie van de werkplek. De kennis werd grotendeels just-in-time en just-enough aangereikt. Hierbij werd gebruik gemaakt van verschillende cursusonderdelen uit het ICT curriculum van de Open Universiteit Nederland (vooral Java). Bovenstaande bedrijfstoepassingen van het VB-concept richten zich op de individuele ontwikkeling. De pluspunten daarbij zijn: - motiverende leervorm - flexibel qua plaats en tijd, minder agendaproblemen. De samenwerking geschiedt op tijdstippen die relatief goed zijn in te passen binnen de werkzaamheden van de eigen organisatie - flexibele instroom - individuele trajecten - begeleidings-extensieve opleidingsvormen - asynchrone coaches / heterogene groepen - probleemgerichte transdisciplinaire taken - nieuwe methoden en technieken in staande functies - persoonlijke groei naar nieuwe functies - een realistisch werkproces waarin professionals ten zeerste betrokken bij hun rolperformance (of functievervulling). - expertise wordt direct aan de praktijksituatie gekoppeld, waardoor de vertaalslag naar toepasbaarheid voor de eigen situatie gemakkelijker wordt De werken in een VB draagt niet alleen bij aan de ontwikkeling van competenties, maar ook aan het verwerven en onderling delen van kennis is van belang (2.3). Kennismanagement speelt dan ook een belangrijke rol binnen het concept van een VB. Doordat (startende) professionals in een VB meestal decentraal werken en een VB vanuit zijn aard een groot personeels verloop kent, is kennismanagement een onmisbaar instrument. In een VB moet reeds bestaande kennis op elk moment opvraagbaar zijn en nieuw opgedane kennis voor het bedrijf behouden blijven. Hiervoor is een kennisbank in elk VB aanwezig die deels al gevuld is (door ex-werknemers, vorige teams) en tijdens de uitvoering van de projecten verder wordt aangevuld door de huidige VB-medewerkers. pagina 14

15 Niet alleen voor het ontwikkelen van competenties bij individuen en groepen, maar ook als kennismanagementsysteem kan een VB dienst doen. Hierbij komen we op een andere inzet van het VB-concept: de ontwikkeling van team, afdeling en zelfs de organisatie als geheel. Zoals hierboven beschreven, bouwt een VB kennis op, en ontwikkelt zich daarbij als (lerende) organisatie. Daarom kan het ook speciaal worden ingezet met kennismanagement als voornaamste doelstelling. De werkplekken in een VB zijn voorzien van instrumenten waarmee nieuw opgedane inzichten kunnen worden vastgelegd ter vervanging of aanvulling van de informatie die al eerder door collega s is verzameld, of door de organisatie beschikbaar is gesteld. De competentieontwikkeling van het bedrijf zelf gebeurt zo in de vorm van een continue bijdrage aan de kwantiteit en kwaliteit van de kennisbronnen. Hierdoor groeit het team- en organisatiegeheugen niet alleen, maar deze groei ligt ook meteen als vanzelfsprekend vast in de kennisbank van een VB. Virtueel Waterschap is begin 2000 begonnen als een VB vergelijkbaar met die van het virtueel milieuadviesbureau, alleen werd de werkvorm nu binnen de waterschapswereld gesitueerd. Daarbij lag initieel het initiatief bij zowel de Open Universiteit Nederland als de Hogeschool Larenstein. De betrokkenheid van waterschapswereld was daarbij essentieel voor opdrachten, expertisebevordering, kennisdeling enz. (Unie van Waterschappen, het Hoogheemraadschap van Uitwaterende Sluizen in Hollands Noorderkwartier, Waterschap Rijn en IJssel, Waterschap Regge en Dinkel en Waterschap Veluwe). Al gauw werd besloten tot alleen een pilot tussen de waterschappen daar voor hen eerst samenwerking over de grenzen van de waterschappen heen voorop stond. Onderlinge samenwerking werd versterkt door middel van een elektronische leer- en werkomgeving waarbij beleidskennis en informatie werden uitgewisseld en inhoudelijke discussies gevoerd werden. De waterschapswereld wilde op deze manier ervaring opdoen met een vernieuwende, asynchrone manier van samenwerken. Het versnellen van kennisuitwisseling tussen de regionale waterschappen en het verbeteren van de slagvaardigheid stonden voorop. Er werd gewerkt aan twee eindproducten ten behoeve van de waterschappen, te weten een beleidsadvies voor de langere termijn en een elektronische kennisbank op het gebied van Lozingsbesluit Open Teelt en Veehouderij. Deze Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) was op 1 maart 2000 van kracht geworden en is gericht op het verder terugdringen van bestrijdingsmiddelen en meststoffen in het oppervlaktewater. Leren in een VB is vooral geschikt voor competentiegroei bij taken waarin samenwerking tussen professionals, met verschillende expertises relevant is. Deze samenwerkingsvormen komen veel voor in kennisintensieve organisaties (2.2). Naarmate zo n organisatie beter in staat is haar HRM af te stemmen op de kerncompetenties die men wil bevorderen of in stand houden, zal bedrijvend leren meer opleveren voor het bedrijf én de individuele werknemer. Het VB kan daardoor ook ingezet worden als organisatiemodel voor HRM en HRD op zich. Het wordt dan bijvoorbeeld een instrument voor competentieontwikkeling en monitoring. Het werk kan door een virtuele organisatie verricht worden met alle mogelijkheden om te leren en te werken tegelijk. Organisatieontwikkeling kan een gedeelde verantwoordelijkheid van professional en management worden. Dit sluit aan bij andere inzet van VB bij bedrijven: bij een geplande organisatieverandering, bijvoorbeeld als gevolg van een Business Process Redesign (BPR) exercitie. De organisatieadviseur die het veranderingsplan presenteert is vaak optimistischer over het welslagen dan het management dat uiteindelijk de verantwoordelijkheid draagt voor de ingreep en de voorshands slecht in te schatten consequenties. pagina 15

16 Organisatie prototyping is een veel gebruikt instrument om vele aspecten van de geplande interventies te bestuderen, en de geprojecteerde afdelingsfuncties kunnen goed getest worden door de nieuwe taken en rollen in VB verband te laten uitvoeren. De persoonlijke betrokkenheid en het bedrijfsrealisme zijn groter dan bij toetsing aan de hand van een rollen- of simulatiespel. Een telecombedrijf zocht naar een betere aanpak van niet goed anticipeerbare knowing & skilling gaps die optreden op allerlei bedrijfsniveaus, bij invoering van een nieuwe technologie of een ingrijpende verandering van een massaproduct of dienst. Probleemnanalyse en uitdaging De "opleidingsleveranciers" van het telecombedrijf zijn over het algemeen gespecialiseerd in een bepaald segment van de opleidingsbehoefte. Daar zijn ze op geselecteerd en hebben bewezen "een goed product" te leveren. In hun relatie met het telecombedrijf hebben zij hun aanbod toegesneden op de specifieke organisatieniveaus, -identiteit en -cultuur. Efficiëntie en kwaliteit komen niet in gevaar bij kleine of langzame veranderingen in opleidingsdomein of organisatie. Hergebruik (reuse) van trainerskills en trainingsmateriaal blijft grotendeels gehandhaafd. Echter, bij invoering op korte termijn van een ingrijpende technologieverandering (bijvoorbeeld: ADSL) of diensteninnovatie, kan er niet tijdig een compleet stelsel van cursussen en trainingen, met juiste afstemmingen op niveau, cultuur en organisatiestructuur door die "leveranciers" gerealiseerd worden. Hergebruik is niet van toepassing. Er is aanzienlijke ontwikkeltijd en afstemming nodig om voldoende efficiëntie en kwaliteit te halen. In het IT- en Telecom veld zijn korte-termijn invoeringsplannen aan de orde van de dag en mogen de opleidingsperikelen de marktstrategie en tactieken niet in de weg staan. Hoe kan het telecombedrijf in zo'n context van plotselinge veranderingen de knowing & skilling gaps in de diverse organisatiedelen en culturen binnen de perken houden? Oplossingsrichting Er kan in zo'n situatie niet meer gerekend worden op hergebruik van trainingsmateriaal of trainer-expertise. Het gaat om ingrijpende verschuiving of uitbreiding van technische inzichten en/of vorm en procedures in de dienstverlening. Daarentegen, verandert er in eerste instantie aan de organisatiestructuur niets en de organisatiecultuur op de verschillende niveaus blijft bij het oude. De "afstemming op het bedrijf", of met andere woorden, de "situering van knowing & skilling in de bedrijfssetting" kan dus wel hergebruikt worden. Het moet dan mogelijk zijn om de betrokken medewerkers in hun vertrouwde bedrijfssetting (rol of functie) door taakuitvoering de nodige kennis en vaardigheden te laten opdoen. Deze bedrijfsactiviteit moet voldoende afgeschermd zijn van faalrisico's in de klantcontacten of technische voorzieningen. De nieuwe kennis of procedure wordt op strategische plaatsen in de bedrijfsetting ge-prime-d. Doordat de mensen vanuit een vertrouwd activiteiten/verantwoordelijkheden-kader opereren, zullen er op elk niveau en in elk bedrijfsonderdeel snel de nodige adequate (best) practices ontstaan. De vertrouwdheid en de relevantie-door-situering van de nieuwe kennis en vaardigheden hebben een groot motivationeel effect op de leerinspanningen. pagina 16

17 Oplossing met het VB-concept Bouw een schaduw-telecombedrijf op het intranet: een Virtueel Telecombedrijf. Organisatiegeheugen, overige kennis & expertisebronnen, corporate identity, communicatielijnen, formele en informele structuren, taakstellingen, helpdesks, e.d. zijn identiek aan die van het werkelijke bedrijf. Breng dan in dit schaduw-telecombedrijf de verandering binnen. De technici (w.o. de onderhoudsmensen) krijgen de nieuwe manuals en toegang tot expert coaches, de financieeladministratieve medewerkers krijgen de concept-regelingen (op sommige plekken: de nieuwe beleidsstukken), de chef van de telefoonwinkel krijgt de concept-handleidingen, helpdesk-toegang en namen van aanspreekpunten in het back-office, enz. Na een korte periode van inslingeren zonder klantcontacten, volgen een aantal realistische cycli met lastige klant-issues. Liefst met potentiële repercussies voor alle betrokken organisatiedelen. Dit bedrijvend-leren is een vorm van best-practice bootstrapping. Niet iedereen hoeft zo uitvoerig door de totale exercitie heen. De eerste groep medewerkers kan collega's en peers eerst uitgebreid "bijpraten", voordat deze een realistische sessie doormaken. Alle ervaringen, aanmerkingen en kanttekeningen zijn evenzovele lessons-learned die in de volgende versie van de regelingen, manuals en handleidingen verdisconteerd zullen worden. Daarnaast kunnen VB-middelen en -systemen als management tool een bijdrage leveren aan de ontwikkeling en ondersteuning van kennis-, competentie en performance management in betreffende bedrijven en organisaties. Naast de eerder genoemde pluspunten voor inzet van een VB op persoonlijke ontwikkeling, kunnen voor ontwikkeling op team en/of organisatieniveau de volgende pluspunten gegeven worden: - gericht op teamperformance - sluit aan bij competentiemanagement - assessment informatie, meetbare eindresultaten - kennismanagement voor competentie-vorming - totstandkoming kennisbank - een zichzelf verder ontwikkelende leer/werk omgeving voor verdere naslag en interne opleiding van nieuwe medewerkers. - een bewust en gericht gebruik van kennis en ervaring die bij zusterorganisaties aanwezig is ('talentmanagement'). - de transfer van impliciete kennis naar geëxpliciteerde kennis, die in elektronische vorm wordt opgeslagen, en daardoor ook voor anderen toegankelijk wordt. - een beter uitstroombeleid, doordat het weglekken van expertise en ervaring, op het moment dat bepaalde medewerkers de organisatie verlaten, of intern andere werkzaamheden gaan vervullen, beperkt wordt. pagina 17

18 2.5 Wanneer is een VB een efficiënte leeromgeving? Paul van der Aa (2002) maakt aannemelijk dat leeromgevingen waar gebruik gemaakt wordt van een VB-organisatie (leerorganisatie én een lerende organisatie, in zijn termen een virtuele organisatie) op een effectieve en efficiënte wijze het motivatie- en transfer-probleem kunnen oplossen. Dit houdt niet automatisch in dat een VB altijd de meest efficiënte en effectieve onderwijsomgeving is. Efficiëntie hangt enerzijds af van een goed ontwerp waarmee de exploitatiekosten relatief laag kunnen blijven (zie hoofdstuk 4 en 5 maar ook Paul van der Aa, 2002). Anderzijds is de geschiktheid van een VB afhankelijk van het onderwijsdoel. Een leeromgeving waarin simulaties een levensechte omgeving suggereren, geeft studenten een context waarbinnen zij opdrachten kunnen uitvoeren. Opdrachten die gerelateerd zijn aan de beroepspraktijk (of sterker nog daaruit afkomstig zijn) zullen de herkenbaarheid met de professionele beroepsbeoefening doen toenemen (zie 3.3). Dit heeft een positief effect op de motivatie. Hoe levensechter deze werkelijkheid gesimuleerd wordt, hoe levensechter de werkelijkheid door de student ervaren wordt. Het bouwen van dergelijke leeromgevingen is echter een kostbare aangelegenheid. In situaties waarin de opdracht in de werkelijkheid alleen door volleerde professionals uitgevoerd mag en kan worden, omdat fouten zeer hoge kosten met zich meebrengen of gevaar voor mensenlevens opleveren, ligt het gebruik van simulaties met de nodige virtual reality voor de hand. Vergeleken met simulaties is het opvallendste kenmerk van het VB het open karakter van de leeromgeving (vergelijk in 2.1 het VMAB-voorbeeld met de anti-voorbeelden ). Wanneer pure kennisontwikkeling centraal staat is formeel leren bijvoorbeeld via cursusmateriaal, tekstboeken, college enz. een goede onderwijsvorm. Men moet niet alles via ervaringsleren willen bereiken (bv. relatieviteitstheorie van Einstein). Bij competentieontwikkeling op relatief eenvoudig niveau (geen complexe taken in complexe omgeving) is het mogelijk efficiënter om cases/taken te contrueren (evt. vanuit de beroepspraktijk) of om dit vorm te geven in Virtueel Projectonderwijs (Paul van der Aa. 2002). Als er bij de instelling/bedrijf al een VB aanwezig is, dan is het mogelijk en zelfs raadzaam dat het leren van deze relatief eenvoudige taken in dit VB in te bedden. Een junior kan bijvoorbeeld participeren in een team met gevorderden (zie 4.1). Ook hoeven in zo n geval taken niet allemaal van te voren geconstrueerd te worden (maar dient wel het competentieniveau gespecificeerd te worden). Op een hoger niveau bestaat ruwweg twee mogelijkheden die kwa aanpak tegengesteld zijn 1. complexere taken te construeren (bijvoorbeeld via 4C-ID methode, Van Merriënboer, 1997) 2. of een complexere setting te ontwerpen. Dit boekje behandelt dit laatste waarbij het gaat om het ontwerpen van een open, zich ontwikkelende (bedrijfs)omgeving waarin het leren plaatsvindt.. pagina 18

19 Het introduceren van een VB gaat niet zomaar (zie hoofdstuk 4 en 5). Kort samengevat kunnen daarbij een aantal knelpunten ontstaan. Deze hebben betrekking op verschillende aspecten: Het eerste betreft de aard van de opleiding. Het kan zijn dat deze zich niet goed leent voor authentieke terugkoppeling (van echte opdrachtgevers) in een zich ontwikkelende organisatie. Deze levensechte terugkoppeling vereist onder andere dat er een grote verzameling opdrachten is, dan wel dat deze door de deelnemende studenten zelf geworven kunnen worden. Dit wijkt af van de situatie dat iedere groep cursisten dezelfde opdrachten uitvoert. Het komt voor dat de oude docent, die vaak als expert wordt gebruikt voor de inhoudelijke kennis om het bedrijf in te richten, zijn inhoudelijke kennis slecht kan scheiden van zijn didactische kennis. Deze docent blijkt zijn traditionele rol als docent moeilijk los te laten. Hij moet in het Virtueel Bedrijf meer als coach (procesbegeleiding) dan als docent (inhoudelijke sturing) optreden. Bedrijven kunnen weerstand hebben tegen het kijkje in de keuken dat nodig kan zijn om het bedrijf in kaart te brengen. De filosofie van het VB-concept is juist dat een VB aansluit bij het echte bedrijf (of een typisch bedrijf waar de cursisten mee te maken kunnen krijgen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden). De bedrijfscultuur is sterk bepalend voor de wijze waarop assessment plaats kan vinden. Team assessment bijvoorbeeld ligt in sommige bedrijfsculturen erg gevoelig, maar is een essentieel onderdeel van het VB-concept. 2.6 Wat doet de Digitale Universiteit? Om de ontwerp- en ontwikkelkosten van een VB in de hand te houden is het van belang dat een opleiding niet zelf het wiel gaat uitvinden. Juist het gebruik van kennis, ervaringen en adviezen vanuit andere VBs is daarom van belang. Zeker indien deze kennis om een of andere wijze te expliciteren is. Bij het in de hand houden van de uitvoeringskosten is het van belang om een bewuste keuze te maken t.a.v. het ontwerp van de VP of VB. Ondoordachte keuzes in het ontwerp leiden er toe dat bijvoorbeeld docenten-begeleiders meer tijd kwijt zijn dan noodzakelijk. Richtlijnen (inclusief kwaliteitseisen) voor een goed ontwerp dient dit te voorkomen. Het is niet eenvoudig om op voorhand aan te geven wat hierbij kritisch is in het ontwerp, maar ervaringen kunnen hierover een beeld schetsen. Ook bij de uitvoeringskosten is het van belang gebruik te maken van de ervaringen en kennis van anderen. Het Consortium Digitale Universiteit het is vanaf september 2001 gestart met het (instrumentatie) project Virtuele Projectruimte/ Virtueel Bedrijf (VP/VB). Voor een kostenefficiënte invoering en uitvoering ervan is kennisontwikkeling m.b.t. tot VPs en VBs cruciaal. In dit project worden expertise, kennis en instrumenten ontwikkeld, hoe leer-werksituaties ontworpen en ingezet kunnen worden voor zelfontplooiing en competentiegroei volgens overeengekomen ontwikkelingsdoelen. Bij onderwijsorganisaties is de ontwikkeling gericht op competentie in het toekomstig werkveld. Voor bedrijfsorganisaties richt zich dit op de ondersteuning, door versterking van de kennisorganisatie, van de individuele en team performance. pagina 19

20 Om dit te realiseren gaat het VP/VB-project de volgende instrumenten en diensten leveren: enkele VP/VB realisaties in het onderwijs (OTO, VMAB, EVS, VCW) verschillende expertkringen (kenniskringen die rond een bepaald domein (milieu, P&A) samen werken aan de verdere ontwikkeling) een masterclass rond VP/VB een VP/VB adviesdienst een resource-kit waarin de ontsluiting van verschillende VP/VB instrumenten worden vormgegeven verscheidene VP/VB ontwerp- en realisatiescenario s De resource-kit is daarbij de verzameling herbruikbare elementen (de bouwstenen) zowel generiek beschreven als ontsluiting zoals bij specifieke VBs gebruikt. Het gaat daarbij om daadwerkelijke instrumenten, documentsjablonen, procedurebeschrijvingen, rationale achter procedure of werkwijze, enz. Ontwerp en realisatiescenario s zijn realistische/reëele cases hoe VBs ontworpen en gerealiseerd kunnen worden. Het is dus geen handboek waarbij van A-Z uit te doeken gedaan hoe het gedaan moet worden. Een mix van theorie, hoe het zou moeten, met de pragmatiek van de werkelijkheid (zie ook hoofdstuk 4) Een ieder (docent, onderwijsontwikkelaar, onderwijskundige, faculteit, instelling) kan z n eigen ontwikkelpad te kiezen. Dit betekent dat men in kader van inrichten van een VB zelf de hulpmiddelen kan bepalen. Bijvoorbeeld a. alles zelf doen b. aansluiten bij bestaande VBs met gebruik zelfde omgeving c. aansluiten bij bestaande VBs maar hiervan een afsplitsing maken dwz een eigen instantie van bestaande VB maken. Beide VBs volgen daarna hun eigen ontwikkelpad waarbij uitwisseling van ervaringen wenselijk zijn d. men heeft projectonderwijs en gebruikt de resource-kit en scenario s om hierbij autentieke opdrachten te gebruiken e. men volgt een masterclass, ontwikkeld o.b.v. experts en m.b.v. resource-kit en scenario s een eigen VB pagina 20