LEERGANG ZAAKGERICHT WERKEN

Transcriptie

1 LEERGANG ZAAKGERICHT WERKEN een volledig en op elkaar afgestemd ontwikkeltraject voor de informatiekundig professional die werkzaam is binnen het domein van Zaakgericht Werken, informatiemanagement en dienstverlening

2 Meer weten over Zaakgericht Werken?

3 Zaakgericht Werken Kans. Om aanvragen van klanten efficiënt af te handelen en om integrale beantwoording van klantvragen mogelijk te maken is Proces- en Zaakgericht Werken een noodzakelijke ontwikkeling. Het zorgt voor meer stroomlijning in de organisatie en het helpt bij het samenvoegen van activiteiten en systemen binnen de gemeente en de keten. Zaakgericht Werken ondersteunt de procesgeoriënteerde en digitale wijze van werken in organisaties. Het ondersteunt de dienstverleningsprocessen en bedrijfsvoering en draagt bij aan een grotere transparantie...of last? De afgelopen jaren heeft Zaakgericht Werken binnen de overheid een enorme vlucht genomen. Er zijn nog maar weinig organisaties die níet bezig zijn met het implementeren van deze manier van werken. Wat daarbij opvalt is dat de invoering en duurzame doorontwikkeling van de principes van Zaakgericht Werken vaak een grotere uitdaging is gebleken dan van tevoren was gedacht. Het op voorhand beoogde rendement wordt, ondanks uiterste inspanningen en hoge investeringen, zelden of nooit gerealiseerd. De veranderopgaaf blijkt keer op keer groter dan voorspeld en de introductie van een andere manier van werken is taaier dan de gebruikers- en beheerorganisatie op voorhand hadden ingeschat. Er is veel gedacht en geschreven over de factoren die de invoering en het beheer van Zaakgericht Werken tot een succes of teleurstelling maken. Op hoofdlijnen constateren we het volgende: 1. De uitgangspunten en doelstellingen van Zaakgericht Werken zijn niet helder omschreven en/of worden niet breed geaccepteerd en adequaat uitgedragen. 2. Kennis, vaardigheden en begrip rondom de principes van Proces- en Zaakgericht Werken en het werken met het Zaaksysteem zijn onder de maat. 3. De inrichting van gebruikte (Zaak)systemen is niet optimaal: functionaliteiten blijven onderbenut óf er is sprake van over-engineering : de inrichting is niet intuïtief en alleen nog te begrijpen door een kleine groep specialisten. Ook sluit de inrichting vaak onvoldoende aan op de door medewerker gehanteerde procesgang. 4. De kwaliteit van de digitale dossiers, Zaakinformatie en kerngegevens is onvoldoende waardoor zaken minder goed vindbaar en te beheren zijn. 5. De gekozen invoeringsstrategie sluit niet aan op het verandervermogen van de organisatie. Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de invoering ontbreekt het nogal eens aan de voor het begeleiden van een dergelijke veranderopgaaf benodigde set aan competenties. 6. Implementatie verloopt rommelig en niet gestructureerd waardoor zaken onnodig blijven liggen en er niet op voortgang kan worden gestuurd. Implementeren en beheren: meer dan techniek! Kort gezegd is de implementatie van Zaakgericht Werken niet klaar met de aanschaf en installatie van een Zaaksysteem. De organisatie moet nadenken over de invoering en de ondersteuning van medewerkers bij de nieuwe manier van werken. Ook moet het dagelijks beheer van het Zaaksysteem worden georganiseerd zodat het zich doorlopend aanpast aan de eisen en de wensen die de organisatie er aan stelt. Belangrijk, omdat het Zaaksysteem een cruciaal systeem is om de dienstverleningsprocessen en de bedrijfsvoering te ondersteunen!

4 De Leergang De Leergang Zaakgericht Werken is een ontwikkelprogramma dat is ontwikkeld om informatieprofessionals inhoudelijke en praktische handvatten mee te geven zodat zij in staat zijn de functionele en organisatorische aspecten rondom de invoering en het beheer van Zaakgericht Werken adequaat en duurzaam te kunnen invullen. De leergang Zaakgericht Werken richt zich specifiek op medewerkers die belast zijn met de invoering en het beheer van Zaakgericht Werken: projectleiders, informatiemanagers (in de brede zin van het woord), adviseurs en functioneel beheerders. Modules van de leergang De leergang is opgebouwd uit verschillende modules rondom de thema s organisatiekunde, informatiemanagement, methoden en technieken en het inrichten en beheren van het Zaaksysteem. Daarnaast voorziet de leergang in een praktijkbegeleiding: training on the job!

5 Aanpak leergang Elke organisatie is anders en kent verschillende uitdagingen. Ook het niveau van de in de organisatie werkzame informatieprofessionals zal sterk uiteen kunnen lopen. Doordat de leergang is opgebouwd uit losse modules kunnen we een uiterst flexibel, op de behoefte toegespitst, ontwikkelprogramma aanbieden. De meeste modules zijn vormgegeven met de hele doelgroep van de leergang in gedachten. Een aantal modules richt zich echter op specifieke functiegroepen: de functioneel beheerders en informatiebeheerders. De modules zijn onderling op elkaar afgestemd maar kunnen al naar gelang de behoefte en kennisniveau ook afzonderlijk worden gevolgd. De precieze inzet en planning van modules wordt, op basis van de ontwikkelbehoefte, bepaald na een zorgvuldige intake en nulmeting. Hierna ontzorgt IenPM uw organisatie volledig bij het inplannen van de verschillende modules. Nadat de modules zijn doorlopen wordt de kwaliteit en het vooraf beoogde effect met elkaar geëvalueerd. Intake en nulmeting Doorlopen modules Evaluatie Opleidings voorstel en offerte Inplannen modules Afsluiting en advies De aanpak van de leergang: een overzichtelijk en transparant proces De nulmeting Elke organisatie is anders en kent verschillende uitdagingen. Ook het niveau van de in de organisatie werkzame informatieprofessionals zal sterk uiteen kunnen lopen. Doordat de leergang is opgebouwd uit losse modules kunnen we een uiterst flexibel, op de behoefte toegespitst, ontwikkelprogramma aanbieden. De precieze inzet en planning van modules wordt, op basis van de ontwikkelbehoefte, bepaald na een zorgvuldige intake en nulmeting. Hierna ontzorgt IenPM uw organisatie volledig bij het inplannen van de verschillende modules. Nadat de modules zijn doorlopen wordt de kwaliteit en het vooraf beoogde effect met elkaar geëvalueerd. De nulmeting is gericht op het onderzoeken welke competenties de deelnemers aan de leergang in huis hebben. Er gekeken naar de functierelevante competenties en er wordt bovendien onderzocht

6 wat de ontwikkelruimte is van de competenties. Het doel is om te komen tot een objectieve onderbouwing van het in te zetten ontwikkeltraject. De nulmeting bestaat naast een competentiegericht interview uit diverse opdrachten en praktijksimulaties voorgelegd, aangepast aan de vraagstelling. Daarnaast krijgt de deelnemer een capaciteitenonderzoek voorgelegd, waarmee het cognitieve vermogen wordt bepaald. Op basis hiervan ontstaat goed een beeld van de deelnemer over de mate van aanwezigheid van competenties en de ontwikkelruimte. De nulmeting bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Kennismakingsgesprek en competentiegericht interview; 2. Testen; persoonlijkheidsvragenlijst en capaciteitenonderzoek; 3. Praktijksituaties; oefeningen die aansluiten bij de vraagstelling; 4. Het opstellen van de rapportage met een persoonlijk ontwikkeladvies. De nulmeting geeft een objectief beeld van de huidige situatie ten opzichte van het gewenste niveau

7 De modules nader toegelicht Module 1, Ontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatie In de samenleving vinden grote veranderingen plaats die gevolgen hebben voor gemeenten. Decentralisaties, gemeenschappelijke regelingen, grote bezuinigingen en uitplaatsing van grote groepen ambtenaren. Dat veroorzaakt veel bewegingen en nieuwe initiatieven in de samenleving. Uiteraard heeft dat consequenties voor de organisatie van gemeenten en dus automatisch ook voor de informatiefunctie binnen de organisatie. Deze korte en informele module neemt de deelnemers mee in de belangrijkste ontwikkelingen van hun organisatie zodat zij zich een duidelijk beeld kunnen vormen van hun werkveld. Studiemateriaal Lezing 1/2 uren Handouts en relevante organisatieplannen Module 2, Ontwikkelingen E-Overheid en informatiemanagement Het kabinet wil dat burgers en bedrijven hun zaken met de overheid gemakkelijk en veilig digitaal kunnen regelen. Om dat te faciliteren is een generieke digitale infrastructuur (GDI) nodig, met voorzieningen zoals het eid Stelsel en de basisregistraties. Hoe ziet het routeplan eruit? En wat vraagt de omslag van overheden? In een compacte sessie komen de belangrijkste actuele thema s en toekomstige uitdagingen voorbij. De module wordt begeleid door een toonaangevend expert op het gebied van informatiemanagement bij de overheid. Lezing Dagdeel Studiemateriaal Informatiebeleidsplan gemeente Digiprogramma Module 3, Procesmanagement De module procesmanagement richt zich op het kunnen doorgronden van processen én op het maken van de vertaalslag van werkprocessen naar een Zaakgerichte inrichting van de systemen. De module gaat in op: 1. De principes van procesdenken en procesmanagement. 2. Modellen, technieken en instrumenten. 3. Het in kaart brengen en analyseren van processen. 4. Het vertalen van werkprocesbeschrijvingen naar systeeminrichtingen. Interactieve sessies en praktijkopdrachten 4 dagdelen

8 Module 4, Zaakgericht Werken doorgrond Zaakgericht Werken is in wezen niet heel erg ingewikkeld. Toch is de invoering van deze werkwijze vaak geen sinecure. Om Zaakgericht Werken succesvol onderdeel te laten worden van het DNA van de organisatie moeten we toewerken naar een situatie waarin het door iedereen doorgronden van de wenselijke werkwijze centraal staat. In deze module zal de focus daarom niet zozeer liggen op het hoe, maar op de principes en het waarom van Zaakgericht werken. Het programma voor de workshop ziet er als volgt uit: 1. Introductie in het Zaakgericht werken; wat is Zaakgericht werken eigenlijk? Wat levert het me op? 2. Simulatiespel: Zaakgericht werken in de praktijk. 3. Impact van Zaakgericht werken op de organisatie; wat betekent de invoering van Zaakgericht werken voor bijvoorbeeld DIV, vakafdelingen, ICT of management? 4. Invoeren van Zaakgericht werken; welke (beleids-)keuzes moeten we maken?, wat zijn mogelijke implementatiestrategieën?, welke rollen zijn er nodig voor de Transitie? 5. Groepsdiscussie aan de hand van praktijkcasus. Workshop 1 a 2 dagdelen Module 5, basisregistraties en gegevensmanagement Een basisregistratie is een door de overheid officieel aangewezen registratie met daarin gegevens van hoogwaardige kwaliteit, die door alle overheidsinstellingen verplicht en zonder nader onderzoek, worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. De module basisregistraties en gegevensmanagement gaat in op de opzet, gebruik en het beheer van basis- en kernregistraties in relatie tot Zaakgericht Werken. Deze workshop draagt eraan bij dat deelnemers meer inzicht en vaardigheden krijgen waardoor ze een betere bijdrage kunnen leveren aan de integrale kwaliteitsverbetering van de informatievoorziening. Studiemateriaal Workshop 1 dag Handreiking gegevensmanagement Module 6, configuratie van het Zaaksysteem Zaaksystemen bieden tegenwoordig vele verschillende functionaliteiten. Om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van het Zaaksysteem is het raadzaam dat beheerders een gedegen opleiding krijgen. Onze ervaren en bevlogen trainers zorgen er voor dat de gebruikers vlot aan de slag kunnen gaan en al snel vertrouwd zullen zijn met het inrichten van het Zaaksysteem.

9 Studiemateriaal Interactieve sessies en praktijkopdrachten Op basis van behoefte Wordt door leverancier beschikbaar gesteld Module 7, gestructureerd project- en planmatig werken Projectmatig werken is de manier om gestructureerd en planmatig toe te werken naar een duidelijk einddoel en concrete resultaten. Je past de basismethodieken van projectmanagement in de praktijk toe. In deze training leren de deelnemers de spelregels en de dynamiek van projectmatig werken, en begrijpen ze de verantwoordelijkheden en taken binnen een projectorganisatie. Ook worden, aan de hand van praktijkvoorbeelden, handvatten aangereikt om te kunnen anticiperen op de hindernissen en valkuilen waarmee projectleiders of projectmedewerker te maken kunnen krijgen. Studiemateriaal Interactieve sessies en praktijkopdrachten 3 dagdelen De eenvoud van projectmatig werken Module 8, dienstverlening, klantbeheer en gebruiksondersteuning Aan verwachtingen van de klant voldoen of deze zelfs overtreffen. In deze training staan de wensen van de klant centraal. Deelnemers leren het verschil tussen klantvriendelijkheid en klantgerichtheid en werkt aan een klantgerichte houding, uitstraling en communicatie. De deelnemers leren om te gaan om verwachtingen van de klant overtreffen en krijgen handvatten voor het omgaan met lastige klanten. In deze praktische training leren de deelnemers daadwerkelijk klantgericht te werken en zo een bijdrage te leveren aan de organisatiedoelstellingen. Workshop 2 dagdelen Module 9, communicatie, didactiek en adviesvaardigheden Deze module richt zich op effectief communiceren. De deelnemers leren relationeel vaardiger te worden waardoor ze zich gemakkelijker tussen mensen bewegen. Dit met als resultaat dat ze makkelijker contact maken en op meer spontane wijze aandacht krijgen voor zichzelf en /of hun ideeën, meningen, standpunten en opvattingen. De training heeft de volgende leerdoelen: 1. Gesprekken leren sturen, overtuigen en beïnvloeden zonder dat u macht gebruikt of dit formeel heeft. 2. Communicatieve vaardigheden verbeteren. 3. Handiger communiceren.

10 4. Meer bewust rekening houden met allerlei psychologische aspecten die een rol spelen bij het communiceren. 5. Communicatieve vaardigheden versterken en leren omgaan met weerstand en kritiek. Interactieve training met praktijkopdrachten 2,5 dag Module 10, functioneel beheer Functioneel beheer houdt zich bezig met het professioneel beheren van de informatievoorziening in een organisatie. De bedrijfsapplicaties worden gebruikt door de gebruikersorganisatie en moeten eventueel aan veranderende eisen worden aangepast. Het beschrijven van deze wijzigingen, het (laten) doorvoeren van de voorgestelde wijzigingen en het controleren van de wijzigingen behoort tot het takenpakket van Functioneel Beheer. In deze cursus leeft de functioneel beheerder professioneel invulling te geven aan zijn belangrijkste verantwoordelijkheden: Het specificeren en testen van functionele wijzigingen van het systeem. Het analyseren van zaken en specificeren en testen van wijzigingen binnen Zaaktypen. Het registreren en bijhouden van wijzigingen. Het inrichten van managementinformatie. Het ondersteunen van gebruikers bij het gebruik van het Zaaksysteem. De cursus functioneel beheer is opgebouwd uit de volgende drie onderdelen: 1. Gebruiksbeheer. 2. Functionaliteitenbeheer. 3. Inrichting eigen organisatie: inrichten beheersprocessen, plaats van FB in de organisatie en de relatie met je omgeving. Functioneel beheerders Cursus 3 dagdelen Module 11, beheerderopleidingen Zaaksysteem Zaaksystemen bieden vele verschillende functionaliteiten om zowel interne- als externe dienstverlening optimaal te ondersteunen. Om zo goed mogelijk gebruik te maken van alle mogelijkheden van de het Zaaksysteem zijn verschillende opleidingsmodules ontwikkeld. De beheerdersopleiding voor alle deelfunctionaliteiten zorgt er voor dat medewerkers kunnen werken met alle specifieke deelfunctionaliteiten van het Zaaksysteem, buiten de Zaakafhandeling om. Tevens leren wij de medewerkers deze functionaliteiten te beheren opdat zij ondersteunend kunnen zijn aan de Zaaktypeinrichters en de functioneel beheerder van het Zaaksysteem. Functioneel beheerders Hands on training met veel praktijkopdrachten

11 Studiemateriaal 2 a 4 dagdelen Handleidingen Zaaksysteem Module 12, managementinformatie Zaaksystemen bevatten een groot aantal standaard rapportages. Daarnaast bestaat de mogelijkheid eigen rapportages te kunnen samenstellen. In de training managementinformatie leren functioneel beheerders om zelfstandig bruikbare overzichten te generen. Functioneel beheerders Hands on training met veel praktijkopdrachten 2 dagdelen Module 13, kwaliteitsbeheer Het succes van Zaakgericht en digitaal werken wordt door een belangrijk deel bepaald door de kwaliteit van de dossiers en gegevensverzamelingen. Informatiebeheerders hebben een cruciale rol bij het vergroten en het borgen van de kwaliteit van de informatie binnen de organisatie. De deelnemers worden getraind om te ondersteunen bij het opzetten en implementeren van een kwaliteitsbeheersysteem. Zij zullen in staat zijn om structureel kwaliteitsverbetering en -borging van het proces op te zetten en in te voeren waarbij de door de organisatie gekozen norm als referentiekader wordt gehanteerd. Informatiebeheerders Training 2 dagen Module 14, Zaakgericht registreren en archiveren Het doel van de cursus is om medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het registreren te leren hoe en waarom ze registreren. De cursus heeft een praktische inslag waarbij veel geoefend wordt met materiaal dat de cursisten zelf inbrengen. Dit heeft als voordeel dat het geleerde direct in de dagelijkse werkpraktijk kan worden toegepast. Doelstelling is vooral het bijbrengen van feeling in het Zaakgericht registreren, waarin niet het onderwerp, maar de handeling bepalend is voor de plaats die de Zaak inneemt in de afwikkeling. Docent Informatiebeheerders Cursus Twee dagdelen IenPM Consultant Module 15, implementatie- en verandermanagement Implementeren is niet alleen een situatie of systeem van oud naar nieuw veranderen. Het gaat vooral om het verkrijgen van betrokkenheid, draagvlak en motivatie van mensen om de verandering

12 daadwerkelijk voor elkaar te krijgen. In een aantal interactieve workshops oefenen de deelnemers met verschillende situaties waarin een beroep wordt gedaan op hun veranderkundige vermogens. Informatiebeheerders Interactieve workshops PM 16. praktijkbegeleiding: de theorie in praktijk brengen! Met het doorlopen van de verschillende modules van de leergang Zaakgericht Werken hebben de deelnemers een set aan vaardigheden meegekregen. Het in de praktijk toepassen zorgt echter pas voor een goed beklijven van de opgedane theorie en zorgt ervoor dat medewerkers zich continu zullen doorontwikkelen. IenPM biedt de mogelijkheid om medewerkers in de dagelijks praktijk te begeleiden bij het uitvoeren van hun werk als informatieprofessional. Door directe feedback op het waargenomen gedrag en handelen te geven en door op te treden als praktisch sparringpartner, zal de effectiviteit van uw medewerkers met sprongen omhoog gaan. IenPM consultants treden doortastend op en adviseren onomwonden met altijd het resultaat voor ogen. Ze passen de begeleiding soepel aan op de situatie die per organisatie en per medewerker kan veranderen. Hierdoor is het effect optimaal. We bieden de praktijkbegeleiding op offertebasis aan.