Verslag Archief- en informatiebeheer 2015

Transcriptie

1 Verslag Archief- en informatiebeheer contact drs. A.A. (Aart) van der Houwen T E. a.houwen@streekarchiefvpr.nl Gemeente Westvoorne t.a.v. college van Burgemeester en wethouders Postbus ZH ROCKANJE Datum 17 juni 2016 kenmerk: AH/2016/045 Aan Geacht college, Als zorgdrager voor het archief- en informatiebeheer van de gemeente bent u verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van de archieven. Ingevolge de Wet Dualisering Gemeentelijke Medebewindsbevoegdheid, alsmede de gemeentelijke Archiefverordening, legt u jaarlijks (horizontale) verantwoording af van uw handelen in deze aan de gemeenteraad. 1 Het feitelijke toezicht op het archief- en informatiebeheer binnen uw gemeente hebt u belegd bij het Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg. Jaarlijks vindt verslaglegging plaats van de bevindingen van de archiefinspecteur. Hierbij treft u het verslag aan over het jaar Opgemerkt zij dat het hier uitsluitend de niet-overgebrachte archieven betreft. Het beheer van de overgebrachte archieven is door u opgedragen aan de bovengenoemde gemeenschappelijke regeling Streekarchief. De streekarchivaris legt verantwoording over zijn beheer af aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Wegens de bepalingen in de wet Revitalisering Generiek Toezicht wordt u verzocht het verslag vast te stellen, het eveneens ter vaststelling aan de gemeenteraad aan te bieden en vervolgens toe te zenden aan de Provincie. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Aart A. van der Houwen adj. streekarchivaris / archiefinspecteur

2 2

3 VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2015 (ten behoeve van horizontale verantwoording) Van: college van burgemeester en wethouders Westvoorne Aan: gemeenteraad Westvoorne Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur juni 2016 status: definitief 1

4 Inhoudsopgave KPI verslag pag. Ten geleide 3 KPI-1 Lokale regelgeving 4 KPI-2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 5 KPI-3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 5 KPI-4 Digitale archiefbescheiden 6 KPI-5 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6 KPI-6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats 7 KPI-7 Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots 7 KPI-8 Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 8 KPI-9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 8 KPI-10 Middelen en mensen 8 Bijlagen 1. Grafiek KPI score met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden 2. Opname archiefruimten Westvoorne 2

5 Ten Geleide Het navolgende verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in de gemeente Westvoorne en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Om vorm te geven aan het horizontale toezicht door de gemeentraad is gebruik gemaakt van het raamwerk van de bekende Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Archief. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. Hierna is opgenomen een uitgewerkt puntsgewijs verslag dat een overzicht geeft van de mate waarin de gemeente voldoet aande 10 archief KPI s, de KPI-score is vervolgens samengevat in een bijlage. Het verslag geeft de stand van zaken weer op 1 januari 2016; het heeft evenals vorig jaar betrekking op de niet overgebrachte archiefbescheiden. Over het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte oude archieven van Oostvoorne en Rockanje is apart verslag gedaan aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg. 3

6 KPI-1 Lokale regelgeving Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De archiefvorming van gemeenten valt onder de Archiefwet In weerwil van de naam het begrip archief wordt veelal geassocieerd met informatie van oudere datum gaat de wet over het geheel van informatie. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. Westvoorne is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1, gevestigd te Brielle. Aan de streekarchivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vormen samen de basis hoe aan de uitvoering van de Archiefwet vorm wordt gegeven. Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht van de streekarchivaris op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd, vastgelegd in papieren en digitale documenten en registraties. In de Gemeenschappelijke Regeling is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige archiefverordening van de gemeente Westvoorne is op 30 juni 2015 vastgesteld door de Raad. Het college van Gedeputeerde Staten heeft daarvan kennis genomen. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft in uw gemeente de voorwaarden waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Het Besluit Informatiebeheer is op 19 mei 2015 door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt zodoende een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-)historische waarde. Uitvoering archief- en informatiebeheer Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de sector Middelen. Medewerkers van het team Faciliteiten, Informatievoorziening-beheer & Technologie (FIT) dragen zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer tot het moment van vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief VPR behoort bij de beheertaken. De streekarchivaris speelt met name hierin een actieve rol, omdat het beheer na overbrenging bij deze functionaris komt te liggen. De informatie wordt na overbrenging voor de eeuwigheid bewaard, en is dan kosteloos voor iedereen raadpleegbaar. Naast deze (cultuur-)historische waarde die informatie op den duur kan krijgen heeft zij uiteraard een functie voor de bedrijfsvoering en verantwoording van een organisatie. De gemeente Westvoorne is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos, die diensten levert in het kader van de ICT, geo-informatie en telefonie. Het digitale archief is in technisch beheer gegeven van dit openbaar lichaam, gevestigd in het stadhuis van Nissewaard. 1 Oorspronkelijk (1997) een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeenten Bernisse, Brielle, Hellevoetsluis, Rozenburg, Spijkenisse en Westvoorne en het waterschap De Brielse Dijkring. In 2010 heeft Rotterdam, als rechtsopvolger van de gemeente Rozenburg, te kennen gegeven op korte termijn uit de GR te zullen treden; in 2013 heeft het Waterschap Hollandse Delta, als rechtsopvolger van het waterschap De Brielse Dijkring, eveneens aangegeven uit de GR te zullen treden. 4

7 Binnen de regio Voorne-Putten werken de gemeenten steeds meer samen. Bij het aangaan van samenwerkingsverbanden of Gemeenschappelijke Regelingen moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de archivering. Om dit te waarborgen is het noodzakelijk een register bij te houden van gemeenschappelijke regelingen waarin Westvoorne deelnemer is en waarin tevens is opgenomen welke bevoegdheden de gemeente heeft overgedragen dan wel welke verplichtingen het college van B. en W. als zorgdrager op zich heeft genomen. Een overzicht is weliswaar te maken, maar een register is er op het moment nog niet. KPI-2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van burgemeester en wethouders ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Er is echter nog geen algemeen landelijk aanvaard kwaliteitsysteem ontwikkeld. In het kader van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) werkt een projectgroep sedert maart 2014 aan een handreiking voor een kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer. In januari 2016 is een concept gereed gekomen. Procedures voor de verwerking van post, zowel papier, fax als digitaal, zijn beschreven. Er is eveneens een procedure voor papieren archiefvorming, maar niet voor digitale archiefvorming. Het management is op de hoogte van de wet- en regelgeving op het gebied van archief- en informatiebeheer. Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden is geregeld in de gemeenschappelijke regeling Streekarchief VPR. Ingevolge de Archiefverordening van de regeling brengt de streekarchivaris eenmaal per twee jaar verslag uit van zijn bevindingen. Vanwege de invoering van de wet RGT zal hij de komende jaren jaarlijks verslag uitbrengen. Daarnaast brengt hij desgevraagd rechtstreeks advies uit, bijvoorbeeld in het geval van substitutie. De archivaris onderhoudt nauw contact met de medewerkers van het team FIT. KPI-3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en moet zekerheid bestaan dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. Westvoorne voldeed in 2015 aan artikel 18 van de Archiefregeling dat stelt dat de gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het volledige archief is via het Document Management Systeem (DMS) van Verseon te doorzoeken. Feitelijk gaat het hier, naast het dynamische archief, om zes verschillende overzichten. Het betreft een oud en nieuw systeem die onderling niet gekoppeld zijn, maar waarbinnen verschillende delen als dynamisch, semi-statisch en te vernietigen archiefblokken doorzoekbaar zijn. Het archiveringssysteem waarborgt de toegankelijkheid van de archiefbescheiden. Het vastleggen van metadata is daartoe een onmisbaar onderdeel. De gegevens zijn gewaarborgd in een Doxis in opdracht van de gemeente Westvoorne ontwikkeld metadataschema conform de landelijk NEN-ISO In voorbereiding op het traject van vervanging, dat in 2016 zijn beslag zal krijgen, zijn diverse handleidingen inzake het behandelen van de post herschreven. Verschillende protocollen moesten opnieuw worden vastgesteld, zoals een protocol. Dit laatste om te voorkomen dat officiële documenten buiten het systeem om worden ontvangen of verzonden. 5

8 Alle analoge archieven in de archiefruimte zijn verpakt in zuurvrije zogeheten Amsterdamse dozen, waarin zij t.z.t. zullen worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats. Deze archieven zijn omdat overbrenging op korte termijn niet mogelijk is nog niet bewerkt. KPI-4 Digitale archiefbescheiden Overheden verkiezen steeds meer digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Met name de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt om complexe maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Een andere trend is dat het niet meer mogelijk is om als gemeente zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen maar dat deze dienen te werken in (digitale) ketens, denk in dit verband aan de gevolgen van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) elektronische bekendmaking van gemeentelijke besluiten via de Gemeenschapplijke Voorziening Officiële Publicaties (GVOP), de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR), publicatie van bijvoorbeeld bestemmingsplannen op Ruimtelijkeplannen.nl en de rol van sociale media. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door de verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. De transitie van AWBZ, Participatiewet en Jeugdzorg zijn belangrijke voorbeelden waarmee de gemeente nadrukkelijk mee van doen heeft gekregen in Interoperabiliteit en standaarden spelen een steeds belangrijker rol. De informatie en kennis is nodig om financiële missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen. Gemeenten zijn wettelijk verplicht tien basisregistraties in te voeren, van de Basisregistratie Personen (BRP, voorheen GBA) tot de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Binnen Syntrophos zijn in de loop van 2015 alle voorbereidingen getroffen om per 1 januari 2016 effectief met de basisregistratie Grootschalige Topografie van start te kunnen gaan. Syntrophos verzorgt sinds 2013 voor meerdere gemeenten, waaronder Westvoorne, diverse taken op het gebied van ICT en geo-informatie, Syntrophos is ondermeer verantwoordelijk voor opslag van het digitale archief. Het archief blijft vanzelfsprekend in archiefwettelijke zin echter de zorg van de gemeente. In de dagelijkse praktijk bevindt Westvoorne zich in de overgangsfase van analoog naar digitaal. Hoewel er enerzijds gewerkt wordt met digitale archiefbescheiden moeten de analoge dossiers bijgewerkt en, uit juridische overwegingen, bewaard blijven. Derhalve worden de voordelen van digitalisering niet optimaal benut. Westvoorne heeft zich de afgelopen jaren voorbereid op de overgang naar het digitale archief. Het digitale archief vraagt zeker in de fase van implementatie veel deskundigheid en arbeidskracht. In 2016 zal de stap naar substitutie gezet worden. KPI-5 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Al bij de vorming van de dossiers wordt zo mogelijk rekening gehouden met de selectie van op termijn vernietigbare archiefbescheiden en uiteindelijk te bewaren en over te dragen archiefbescheiden door toekenning van de juiste metadate. Op het moment dat het dossier wordt afgesloten en overgebracht kan worden naar de kluisruimte wordt opnieuw beoordeeld of het een te bewaren of te vernietigen dossier betreft. De op termijn te vernietigen analoge bestanden worden numeriek en op jaar van vernietiging geordend. Jaarlijks wordt het daarvoor in aanmerking komende archiefblok vernietigd. De selectie van te vernietigen stukken geschiedt aan de hand van de Selectielijst 2005 van (inter) gemeentelijke archiefbescheiden. In december 2015 heeft de VNG kenbaar gemaakt een nieuwe ontwerpselectielijst voor gemeenten door de minister van OCW te willenlaten vaststellen en heeft het college gevraagd hiermee uiterlijk februari 2016 formeel akkoord te gaan. De huidige selectielijst 6

9 is nog gebaseerd op papieren dossiervorming op basis van de taken van de gemeente, de nieuwe lijst sorteert voor op digitale archivering en het gebruik en inrichting van een zaaksysteem. De vernietiging van archiefbescheiden heeft het college gemandateerd aan het hoofd van het team Faciliteiten, Informatievoorziening-Beheer & Technologie (FIT) van de sector Middelen. Nadat de vernietigingslijst de verschillende afdelingen is langs geweest is deze toegezonden aan de streekarchivaris die goedkeuring moet verlenen alvorens tot vernietiging overgegaan kan worden. De streekarchivaris heeft machtiging tot vernietiging afgegeven voor archiefbescheiden die in 2015 voor vernietiging vatbaar waren. De vernietiging blijft niet beperkt tot analoge bescheiden, ook de digitale data worden jaarlijks geschoond van de te vernietigen bescheiden. Er vindt geen vervanging plaats in de zin der wet: op termijn te vernietigen archiefbescheiden worden bij binnenkomst gedigitaliseerd. De originelen worden op (ruime) vernietigingstermijn weggezet en kunnen dus altijd nog worden opgezocht indien dat noodzakelijk mocht blijken te zijn. Er heeft in 2015 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. KPI-6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar - binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, i.c. het Streekarchief VPR. De archieven van de voormalige gemeenten die het huidige Westvoorne vormen en dateren van voor 1980, zijn in het verleden overgebracht. Uitzondering hierop is de verzameling Bouwvergunningen die nog steeds in een eigen archiefruimte berust. Wegens ruimtegebrek bij het Streekarchief is de overbrenging van het jongste tienjarenblok, die in 2010 had moeten plaatsvinden, voor onbepaalde tijd opgeschort. Ook in 2015 heeft derhalve geen overbrenging kunnen plaatsvinden. Hiermee is de gemeente formeel in gebreke. Sinds 2014 is zowel ambtelijk als bestuurlijk overleg gaande met deelnemers in de gemeenschappelijke regeling over de toekomst van het streekarchief. Het oplossen van het ruimteprobleem en het realiseren van een e-depot heeft daarin hoge prioriteit. Een en ander zal waarschijnlijk in 2016 leiden tot concrete besluitvorming. Voor de overbrenging van digitale archieven is het nog te vroeg; wel heeft dit de aandacht in de contacten met het Streekarchief VPR. De gemeente Westvoorne kent een hybride archivering: papieren en digitale dossiers bestaan naast elkaar of vormen samen een zaakdossier. De blijvend te bewaren dossiers worden, bij het ontbreken van een besluit tot substitutie, in papieren vorm bewaard. KPI-7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De archiefbewaarplaats van het Streekarchief VPR aan De Rik 22 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De capaciteit van bijna vier strekkende kilometer is volledig gevuld. Om nieuwe archieven te kunnen overnemen moet de capaciteit worden uitgebreid. Bovendien kampt het Streekarchief met een verouderd luchtbeheerssysteem voor de archiefbewaarplaats. Binnen het bestuur van de gemeenschappelijke regeling wordt over oplossingen nagedacht; een besluit wordt in 2016 verwacht. De archiefruimten in het gemeentehuis te Rockanje zijn bij ingebruikname goedgekeurd; één ruimte is in 2014 verbouwd om ruimte te creëren voor een server. In 2015 is een opname gemaakt van de archiefruimten. Enkele tekortkomingen zijn daarbij aan het licht gekomen. In dit verband wordt verwezen naar Bijlage 2. 7

10 In de verschillende ruimten worden zowel de te bewaren als de te vernietigen archiefbescheiden bewaard in de series B, respectievelijk V. Er is voldoende ruimte aanwezig, mede door het tijdig vernietigen van daarvoor aanmerking komend archiefmateriaal. In één van de archiefruimten is, zoals gezegd, een serverruimte in aanbouw; waarover hieronder meer. De afdeling Burgerzaken heeft, buiten de archiefruimte, een eigen kluis waarin de registers van de burgerlijke stand worden bewaard. De gemeente westvoorne beschikte in 2015 niet over een eigen e-depot, bestemd voor permanent beheer van het digitale archief. Voor het beheer van de digitale archiefbescheiden die op de gemeentelijke server staan wordt gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. De serverruimte van Syntrophos in Spijkenisse vormen de facto het e-depot van de gemeente Westvoorne. De ruimten zijn voorzien van klimaatbeheersing, alarm en rookmelders, blusinstallatie, toegangscontrole en noodstroomvoorziening. Daarnaast is in 2015 voorzien in een back-up locatie in Westvoorne. De ruimten zijn echter niet bedoeld, en ook niet specifiek ingericht, voor het duurzaam opslaan van archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen. KPI-8 Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief VPR is de informatie in principe openbaar. Slechts in uitzonderlijke gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Tijdens de openingstijden van de studiezaal (dinsdag-vrijdag van uur) zijn de archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en desgewenst tegen kostprijs te kopiëren. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte archiefbescheiden nog steeds beschikbaar. Desgewenst kunnen dossiers worden opgehaald en geretourneerd. In de meeste gevallen volstaat een vraag: de medewerkers van het Streekarchief doen onderzoek of digitaliseren het dossier ten behoeve van de behandelend ambtenaar. Het Streekarchief beschikt bovendien over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via die website te raadplegen. Het bezoekersreglement werd op 1 april 2013 vastgesteld en is gepubliceerd op de website. In de legesverordening van het Streekarchief VPR is een kostenoverzicht opgenomen, onder andere voor het laten maken van afschriften van originelen. Voor de niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij de overdracht van de archiefbescheiden aan de streekarchivaris is nader bepaald welke documenten niet openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. Archiefbescheiden die wegens de slechte materiële toestand niet ter inzage gegeven kunnen worden, worden afgezonderd voor restauratie. Er zijn in 2015 geen archiefbescheiden gerestaureerd. Voor uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief VPR verwijzen wij graag naar het jaarverslag van de streekarchivaris, zoals dat door het algemeen bestuur van het Streekarchief is vastgesteld op 24 maart KPI 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente heeft geen calamiteitenplan, gericht op de archief- en informatievoorziening. Voor de digitale data is een informatie-beveiligingsplan opgesteld. Ook is er een back-up procedure voor de digitale omgeving. Tapes worden op een externe locatie bewaard. De tweede serverruimte in 8

11 Rockanje fungeert tevens als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centic een uitwijkcontract. In de verslagperiode hebben zich geen incidenten voorgedaan. KPI-10 Middelen en mensen Op de totale gemeentelijke begroting 2014 van ,- is een post van ,- opgenomen voor archief- en informatiebeheer (tegen in ,- respectievelijk ,- voor 2013). Bij het team FIT, belast met postverwerking, archiefbeheer en functioneel applicatiebeheer van i-navigator en Verseon, zijn vier personeelsleden werkzaam (2,35 fte); dat is gelijk aan Afgezien van nabewerking van een aantal al wat oudere (werk)archieven zijn er geen achterstanden ten aanzien van de bewerking van analoge archieven. 9

12 Bijlage 1: Tabel KPI score met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden groen oranje rood Wit KPI Voldoet: ja, (bijna) volledig Voldoet: deels Voldoet: nee (bijna) geheel niet Onbekend of niet van toepassing Niet overgebrachte archieven 1 Lokale regelgeving 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Het ontbreekt aan een vastgesteld kwaliteitssysteem, voorgeschreven in de Archiefregeling 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 4 Specifieke eisen digitale archiefbescheiden 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding archiefbescheiden 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 8 Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 10 Middelen en mensen Het ontbreekt aan een vastgesteld metadataschema, voorgeschreven in de Archiefregeling Het ontbreekt aan (vastgestelde) functionele eisen qua inhoud, verschijningsvorm en gedrag van digitale bescheiden, alsmede de implementatie daarvan, voorgeschreven in de Archiefregeling. Conversie of migratie wordt niet of onvoldoende gedocumenteerd. Overbrenging onmogelijk vanwege ruimte gebrek streekarchief. Niet vastgesteld dat (server)ruimte voldoen aan eisen Archiefruimten conform Archiefregeling. Het ontbreekt aan (vastgestelde) procedures en plannen ten behoeve van bescherming van archiefbescheiden ingeval van bijzondere omstandigheden. 10

13 Bijlage 2: opname archiefruimten 1. Samenvatting De gemeente Westvoorne beschikt over een viertal archiefruimten en één ruimte voor archiefopslag. Voor het bewaren van het semi-statisch archief van de gemeente voldoen de archiefruimten op een aantal punten niet aan de wettelijk gestelde eisen met betrekking tot de bouw en inrichting van archiefruimten. Ter voorkoming van aantasting door schimmels of andere micro-organismen op archiefbescheiden en archiefdozen, of andere situaties die verdere achteruitgang van archiefbescheiden veroorzaken, ontbreken in de ruimte onmisbare voorzieningen als een eigen klimaatsysteem en speciale brandbestrijdingsmiddelen. De archiefruimten dateren van vóór de invoering van de Archiefregeling 2010, waarin de eisen waaraan een archiefruimte dienen te voldoen zijn vastgelegd. De in de genoemde regeling gestelde eisen waren echter voor die tijd al gangbaar en bij de bouw is daaraan in veel gevallen voldaan. Het tienjarenblok , inclusief de bouwvergunningen over deze periode, zijn nog niet conform de Archiefwet 1995 overgebracht naar de archiefbewaarplaats in Brielle. De eisen die aan een archiefruimte gesteld worden zijn lager dan die welke gesteld worden aan een archiefbewaarplaats. Een bewaarplaats, waar permanent te bewaren archiefbescheiden worden bewaard, is dan ook een veel veiliger omgeving voor de archieven. Omdat uitstel van overbrenging naar de archiefbewaarplaats dreigt is het noodzakelijk ernaar te streven om de archiefruimte conform de regelgeving te optimaliseren. Archiefbescheiden die op enige termijn voor vernietiging in aanmerking komen, behoeven niet in een speciale archiefruimte te worden bewaard; de bescheiden moeten gedurende de bewaartermijn slechts in goede, geordende en toegankelijke staat blijven. Men moet zich wel realiseren dat ook het verloren gaan van vernietigbare archiefbescheiden zeer ongewenste gevolgen kan hebben. 2. Toetsing Archiefregeling Het gemeentehuis van Westvoorne, Raadhuislaan 6 te Rockanje, dateert van In dit gebouw bevinden zich een viertal archiefruimten en een archiefopslag. De ruimten duiden wij hier aan als: - de archiefruimte DIV (A) - de archiefruimte Burgerzaken (B) - de archiefruimte op de eerste verdieping (C) - de archiefruimte in de Nieuwbouw (D) - de archiefopslag op zolder (E) De ruimten zijn op 16 maart 2015 getoetst door A.A. van der Houwen, archiefinspecteur van het Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg. Toetsing vond plaats op grond van de artikelen en 57 en 59 van de Archiefregeling Deze inspectie is onderdeel van de archiefinspectie 2015 van het Streekarchief. Op 19 maart volgde een tweede bezoek om enkele zaken betreffende de bouw nader toe te lichten. Daarbij is gesproken met mw. M. Bastiaans en dhr. R. Nijhuis. A Archiefruimte DIV A.1 Locatie en bouw De archiefruimte bestaat uit drie verdiepingen vanaf de begane grond tot de zolder. De ingang is op de middelste verdieping in het kantoor van de afdeling DIV. Hierdoor is automatisch toezicht op wie de kluis ingaat. In de kluis is een radiator; in geval van breuk van de bijbehorende waterleiding is er 11

14 een risico dat de onderste kluisruimte volloopt. Het ontbreekt aan een waterslot, watermelder en pompinstallatie. A.2 Inrichting en gebruik De drie verdiepingen zijn voorzien van diverse vaste en rolstellingen, geschikt voor de opslag van archiefbescheiden. De archiefruimte is in gebruik voor opslag van het semi-statisch archief van de gemeente; dossiers die administratief zijn afgehandeld. In de archiefruimte bevinden zich zowel archiefbescheiden die na het verstrijken van de bewaartermijn voor vernietiging in aanmerking komen als permanent te bewaren archiefbescheiden. Deze laatste bescheiden zijn in afwachting van het bereiken van de overbrengingstermijn van 20 jaar en zullen dan naar de archiefbewaarplaats worden overbracht. Op de middelste verdieping is een ijzeren ladekast. Deze verdieping wordt voornamelijk gebruikt voor te bewaren stukken; de bovenste en onderste verdieping tevens voor te vernietigen materiaal. In de onderste ruimte zijn enkele (ouderwetse) houten stellingen. Er staat noodgedwongen veel materiaal op de grond. De bovenste verdieping heeft een raam, iets dat in een archiefruimte niet toegestaan is. Door het ontbreken van een klimaatsysteem voorziet het raam en ventilatierooster wonderwel in een behoefte. Bijzondere aandacht verdient het feit dat één der wanden van het onderste deel van de ruimte (de buitenmuur aan de noordzijde van het pand) schimmel te zien geeft. Het schoonhouden van de ruimte gebeurt op verzoek, enkele malen per jaar. Een calamiteiten-beheersplan ontbreekt. A.3 Apparatuur Artikel 39 van Archiefregeling 2010 vereist een klimaatsysteem in een archiefruimte ter verkrijging van een zo constant mogelijke waarde van zowel temperatuur als relatieve luchtvochtigheid. Met het oog op de brandveiligheid zijn ventilatie- of luchtbehandelings-kanalen voorzien van brandkleppen conform artikel 3, lid 5, Archiefregeling Ook in geval van aanwezige watervoerende leidingen voor voorzieningen in de archiefruimte zelf, zoals klimaatapparatuur of radiatoren, dienen watermelders geplaatst te worden (artikel 32, Archiefverordening 2010). De archiefruimte moet verder voorzien zijn van deugdelijke en, mede gelet op de aard, oppervlakte en inhoud, doelmatige middelen of voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, waaronder in ieder geval voldoende en zichtbaar gemarkeerde draagbare blustoestellen (artikel 30, lid 1, Archiefregeling 2010). In de archiefruimte is geen rookmelder aanwezig. In de ruimte is geen brandblusser voor handen. Direct buiten de ruimte is weliswaar een brandblusser, die jaarlijks wordt gecontroleerd, dit betreft een schuimblusser. Beter is het een koolzuursneeuwblusser te plaatsen. A.4 Gegevens T en RV Voor het behoud van de archiefbescheiden moet de archiefruimte voldoen aan de eisen gesteld aan de temperatuur (T) en de relatieve luchtvochtigheid (RV) (artikel 45a, Archiefregeling 2010). In de archiefruimte ontbreekt een thermohygrometer. Historische gegevens met betrekking tot de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid ontbreken derhalve. De regelgeving omtrent de relatieve luchtvochtigheid in een archiefruimte vereist een zo constant mogelijke waarde van 50% RV +/- 10% en 18 C T +/- 2 C. Een overschrijding tot 25 C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan (artikel 45a, Archiefregeling 2010). Bij meting (zie tabel RV en T) bleek de RV laag te zijn, maar binnen de toegestane bandbreedte te blijven. De temperatuur bleek redelijk, maar verschilde opvallend veel binnen dezelfde ruimte. Waarschijnlijk werd dit beïnvloed door enerzijds de warmte vanuit het kantoor, waarvan de deur open stond, anderzijds het ventilatiefilter in het raam op de bovenste verdieping waardoor koelere lucht naar binnen kwam (Het was buiten ca. 9 C). De lage T waarborgt momenteel de late RV; gevreesd mag worden dat gedurende de zomermaanden de RV zal oplopen en de bestaande schimmel zal doorzetten. Tabel RV en T in archiefruimte, meetapparatuur archiefinspectie 12

15 Datum tijd plaats RV T Opmerkingen uur Midden 45 % 18,9 C Deur open uur Boven 47 % 17,9 C Raam en filter uur Beneden 47 % 18,4 C A.5 Knelpunten Hieronder volgt een opsomming van de meest belangrijke knelpunten in de archiefruimte. Het ontbreken van: een eigen (onafhankelijk) klimaatsysteem een goed werkende thermohygrometer (met vastleggen van gegevens) een handzame brandblusser (koolzuursneeuwblusser) een calamiteitenbeheersplan een watermelder een brand- of rookmelder Het aanwezig zijn van: waterleidingen door de ruimte een raam schimmel op de buitenmuur B Archiefruimte Burgerzaken B.1 Locatie en bouw De archiefruimte is in 1986 gebouwd en slechts toegankelijk via de afdeling Burgerzaken. Hierdoor is automatisch toezicht op wie de kluis ingaat. In de kluis is een radiator; in geval van breuk van de bijbehorende waterleiding is er een risico dat de kluisruimte volloopt; de waterdrempel is hoger dan de onderste plank van de stelling. B.2 Inrichting en gebruik De ruimte is voorzien van één vaste en vijf rolstellingen met 28 legplanken per kast, geschikt voor de opslag van ca. 300 m 1 archiefbescheiden. Een laptop, in gebruik als toegang, levert geen gevaar op. De archiefruimte is in gebruik voor opslag van het semi-statisch archief; dossiers die administratief zijn afgehandeld. Naast de afdeling Burgerzaken maakt ook de afdeing DIV gebruik van de ruimte. In de archiefruimte bevinden zich zowel archiefbescheiden die na het verstrijken van de bewaartermijn voor vernietiging in aanmerking komen als permanent te bewaren archiefbescheiden. Deze laatste bescheiden zijn in afwachting van het bereiken van de overbrengingstermijn van 20 jaar en zullen dan naar de archiefbewaarplaats worden overbracht. Er staat veel materiaal op de grond. Het schoonhouden van de ruimte gebeurt op verzoek, enkele malen per jaar. Een calamiteiten-beheersplan ontbreekt. B.3 Apparatuur Artikel 39 van Archiefregeling 2010 vereist een klimaatsysteem in een archiefruimte ter verkrijging van een zo constant mogelijke waarde van zowel temperatuur als relatieve luchtvochtigheid. Met het oog op de brandveiligheid zijn ventilatie- of luchtbehandelings-kanalen voorzien van brandkleppen conform artikel 3, lid 5, Archiefregeling Ook in geval van aanwezige watervoerende leidingen voor voorzieningen in de archiefruimte zelf, zoals klimaatapparatuur of radiatoren, dienen watermelders geplaatst te worden (artikel 32, Archiefverordening 2010). De archiefruimte moet verder voorzien zijn van deugdelijke en, mede gelet op de aard, oppervlakte en inhoud, doelmatige middelen of voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, waaronder in ieder geval voldoende en zichtbaar gemarkeerde draagbare blustoestellen (artikel 30, lid 1, Archiefregeling 2010). 13

16 In de archiefruimte loopt van boven naar beneden een aluminiumbuis die waarschijnlijk het klimaat regelt. Of en hoe het bediend kan worden is niet bekend bij de medewerkers. De bovenzijde van de buis is naar buiten toe gekeerd; de onderzijde verdwijnt in een houten box, waarin een rooster is aangebracht. Doorstroming is onmogelijk doordat er dozen voor het rooster staan. In de archiefruimte is geen rookmelder aanwezig. In de ruimte is evenmin een brandblusser voor handen. Direct buiten de ruimte is weliswaar een brandblusser, die jaarlijks wordt gecontroleerd, dit betreft een schuimblusser. Beter is het een koolzuursneeuwblusser te plaatsen. B.4 Gegevens T en RV Voor het behoud van de archiefbescheiden moet de archiefruimte voldoen aan de eisen gesteld aan de temperatuur (T) en de relatieve luchtvochtigheid (RV) (artikel 45a, Archiefregeling 2010). In de archiefruimte ontbreekt een thermohygrometer. Historische gegevens met betrekking tot de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid ontbreken derhalve. De regelgeving omtrent de relatieve luchtvochtigheid in een archiefruimte vereist een zo constant mogelijke waarde van 50% RV +/- 10% en 18 C T +/- 2 C. Een overschrijding tot 25 C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan (artikel 45a, Archiefregeling 2010). Bij meting (zie tabel RV en T) bleek de RV laag te zijn, maar binnen de toegestane bandbreedte te blijven. De temperatuur bleek redelijk, maar verschilde opvallend veel binnen dezelfde ruimte. Waarschijnlijk werd dit beïnvloed door de warmte van de radiator die op 5 stond. Tabel RV en T in archiefruimte, meetapparatuur archiefinspectie Datum tijd plaats RV T Opmerkingen uur Links 44 % 22,1 C Nabij radiator uur Rechts 44 % 20,9 C B.5 Knelpunten Hieronder volgt een opsomming van de meest belangrijke knelpunten in de archiefruimte. Het ontbreken van: een eigen klimaatsysteem een goed werkende thermohygrometer (met vastleggen van gegevens) een handzame brandblusser (koolzuursneeuwblusser) en/of een calamiteitenbeheersplan een watermelder een brand- of rookmelder Het aanwezig zijn van: waterleidingen door de ruimte een hoge temperatuur C Archiefruimte op de eerste verdieping C.1 Locatie en bouw De archiefruimte dateert van 1986 en is gelijk aan die van Burgerzaken die er direct onder ligt. De ingang is via een kantoor dat niet altijd in gebruik is. Op die momenten is er geen toezicht op wie de kluis ingaat. In de kluis is een radiator; in geval van breuk van de bijbehorende waterleiding is er een risico dat de kluisruimte volloopt; de waterdrempel werkt in dat geval averechts. C.2 Inrichting en gebruik De ruimte is voorzien van één vaste en vijf rolstellingen met 28 legplanken per kast, geschikt voor de opslag van ca. 300 m 1 archiefbescheiden. In de archiefruimte bevinden zich zowel archiefbescheiden die na het verstrijken van de bewaartermijn voor vernietiging in aanmerking komen als permanent te 14

17 bewaren archiefbescheiden. Deze laatste bescheiden zijn in afwachting van het bereiken van de overbrengingstermijn van 20 jaar en zullen dan naar de archiefbewaarplaats worden overbracht. Het dient ook als opslag van materiaal, met name van civiel-technische aard, dat op termijn voor vernietiging in aanmerking komt. Het schoonhouden van de ruimte gebeurt op verzoek, enkele malen per jaar. Een calamiteiten-beheersplan ontbreekt. C.3 Apparatuur Artikel 39 van Archiefregeling 2010 vereist een klimaatsysteem in een archiefruimte ter verkrijging van een zo constant mogelijke waarde van zowel temperatuur als relatieve luchtvochtigheid. Met het oog op de brandveiligheid zijn ventilatie- of luchtbehandelings-kanalen voorzien van brandkleppen conform artikel 3, lid 5, Archiefregeling Ook in geval van aanwezige watervoerende leidingen voor voorzieningen in de archiefruimte zelf, zoals klimaatapparatuur of radiatoren, dienen watermelders geplaatst te worden (artikel 32, Archiefverordening 2010). De archiefruimte moet verder voorzien zijn van deugdelijke en, mede gelet op de aard, oppervlakte en inhoud, doelmatige middelen of voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, waaronder in ieder geval voldoende en zichtbaar gemarkeerde draagbare blustoestellen (artikel 30, lid 1, Archiefregeling 2010). Er is een radiator in de ruimte; aan de achterwand hangt een ventilator; onduidelijk is of deze nog werkt en hoe de bediening is. In de archiefruimte is geen rookmelder aanwezig. In de ruimte is evenmin een brandblusser voor handen. Direct buiten de ruimte is weliswaar een brandblusser, die jaarlijks wordt gecontroleerd, dit betreft een schuimblusser. Beter is het een koolzuursneeuw-blusser te plaatsen. C.4 Gegevens T en RV Voor het behoud van de archiefbescheiden moet de archiefruimte voldoen aan de eisen gesteld aan de temperatuur (T) en de relatieve luchtvochtigheid (RV) (artikel 45a, Archiefregeling 2010). In de archiefruimte ontbreekt een thermohygrometer. Historische gegevens met betrekking tot de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid ontbreken derhalve. 15

18 De regelgeving omtrent de relatieve luchtvochtigheid in een archiefruimte vereist een zo constant mogelijke waarde van 50% RV +/- 10% en 18 C T +/- 2 C. Een overschrijding tot 25 C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan (artikel 45a, Archiefregeling 2010). Bij meting (zie tabel RV en T) bleek de RV erg laag te zijn, en slechts net binnen de toegestane bandbreedte te blijven. De temperatuur bleek echter veel te hoog. Tabel RV en T in archiefruimte, meetapparatuur archiefinspectie Datum tijd plaats RV T Opmerkingen uur Stelling 40 % 24,6 C uur voorin 40 % 24,4 C C.5 Knelpunten Hieronder volgt een opsomming van de meest belangrijke knelpunten in de archiefruimte. Het ontbreken van: een klimaatsysteem een goed werkende thermohygrometer (met vastleggen van gegevens) een handzame brandblusser (koolzuursneeuwblusser) en/of een calamiteitenbeheersplan een watermelder een brand- of rookmelder Het aanwezig zijn van: waterleidingen door de ruimte veel te hoge temperatuur D Archiefruimte Nieuwbouw D.1 Locatie en bouw De archiefruimte is in 2003 gebouwd in de nieuwbouw. De constructie van systeembouw zonder wapening. Dit geeft een verhoogd risico bij brand. Tijdens de laatste verbouwing, waarbij een serverruimte in de archiefruimte is ingebouwd, is aan de binnenzijde van de scheidingswanden gipsplaten aangebracht die een brandvertragende werking hebben. Aan het plafond is een verlaagd plafond aangebracht die weliswaar mooi en strak, maar niet functioneel is. Het ontneemt in het belang van controle het zicht op de bekabeling. Bovendien hindert het de luchtcirculatie en kan het daarmee schimmelvorming en ongedierte in de hand werken. D.2 Inrichting en gebruik De ruimte is voorzien van een vaste stellingen, geschikt voor de opslag van archiefbescheiden. De archiefruimte is in gebruik voor opslag de verzameling bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Rockanje en Oostvoorne en de huidige gemeente Westvoorne vanaf en de omgevingsvergunningen van na die tijd. Deze bescheiden komen voor blijvende bewaring in aanmerking en zullen op termijn naar de archiefbewaarplaats worden overbracht. De ruimte heeft onlangs een verbouwing ondergaan. Er is een compartiment aangebracht die als serverruimte dienst doet. Buiten de serverruimte is een meter- of patchkast geplaatst die niet tot de archiefruimte behoort. Dit is een onwenselijke toevoeging. D.3 Apparatuur Artikel 39 van Archiefregeling 2010 vereist een klimaatsysteem in een archiefruimte ter verkrijging van een zo constant mogelijke waarde van zowel temperatuur als relatieve luchtvochtigheid. Met het oog op de brandveiligheid zijn ventilatie- of luchtbehandelings-kanalen voorzien van brandkleppen 16

19 conform artikel 3, lid 5, Archiefregeling Ook in geval van aanwezige watervoerende leidingen voor voorzieningen in de archiefruimte zelf, zoals klimaatapparatuur of radiatoren, dienen watermelders geplaatst te worden (artikel 32, Archiefverordening 2010). De archiefruimte moet verder voorzien zijn van deugdelijke en, mede gelet op de aard, oppervlakte en inhoud, doelmatige middelen of voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, waaronder in ieder geval voldoende en zichtbaar gemarkeerde draagbare blustoestellen (artikel 30, lid 1, Archiefregeling 2010). In de archiefruimte is geen rookmelder aanwezig. In de ruimte is geen brandblusser voor handen. Direct buiten de ruimte is weliswaar een brandblusser, die jaarlijks wordt gecontroleerd, dit betreft een schuimblusser. D.4 Gegevens T en RV Voor het behoud van de archiefbescheiden moet de archiefruimte voldoen aan de eisen gesteld aan de temperatuur (T) en de relatieve luchtvochtigheid (RV) (artikel 45a, Archiefregeling 2010). In de archiefruimte ontbreekt een thermohygrometer. Historische gegevens met betrekking tot de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid ontbreken derhalve. De regelgeving omtrent de relatieve luchtvochtigheid in een archiefruimte vereist een zo constant mogelijke waarde van 50% RV +/- 10% en 18 C T +/- 2 C. Een overschrijding tot 25 C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan (artikel 45a, Archiefregeling 2010). Bij meting (zie tabel RV en T) bleek de RV laag te zijn, maar binnen de toegestane bandbreedte te blijven. De temperatuur bleek redelijk, maar verschilde opvallend veel binnen dezelfde ruimte. Tabel RV en T in archiefruimte, meetapparatuur archiefinspectie Datum tijd plaats RV T Opmerkingen uur stelling 43 % 19,0 C D.5 Knelpunten Hieronder volgt een opsomming van de meest belangrijke knelpunten in de archiefruimte. Het ontbreken van: een eigen (onafhankelijk) klimaatsysteem een goed werkende thermohygrometer (met vastleggen van gegevens) een handzame brandblusser (koolzuursneeuwblusser) en/of een calamiteitenbeheersplan een brand- of rookmelder Het aanwezig zijn van: een raam aanwezigheid van een patchkast hangend aan het plafond een verlaagd plafond E Archiefopslag Zolder Archiefbescheiden die op enige termijn voor vernietiging in aanmerking komen, behoeven niet in een speciale archiefruimte te worden bewaard; de bescheiden moeten gedurende de bewaartermijn slechts in goede, geordende en toegankelijke staat te blijven. De meerderheid van de voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden heeft een bewaartermijn van 1 tot 10 jaar. Een minimale beveiliging en klimaatregeling zijn daarvoor voldoende. Ook de draagkracht van de vloeren dient voldoende te zijn. Men moet zich wel realiseren dat ook het verloren gaan van vernietigbare archiefbescheiden zeer ongewenste gevolgen kan hebben. De bewaartermijn is meestal gekoppeld aan de administratieve en juridische, en dus ook economische waarde. 17

20 E.1 Locatie en bouw De archiefopslag is op de zolder van het gemeentehuis, direct onder de kap. De ingang is vanaf de eerste verdieping nabij het kantoor van de afdeling DIV, die er overigens geen zicht op heeft. In de kluis is geen radiator, wel een raam en diverse installaties ten behoeve van de ondergelegen raadzaal. Aan het plafond zijn duidelijke sporen van lekkage zichtbaar; die dateren echter van enige jaren geleden. E.2 Inrichting en gebruik De ruimte is voorzien van vaste stellingen geschikt voor de opslag van archiefbescheiden. De ruimte is alleen in gebruik voor opslag van archiefbescheiden die na het verstrijken van de bewaartermijn voor vernietiging in aanmerking komen. E.3 Apparatuur De zolder heeft geen gereguleerd klimaatsysteem; de schommelingen in temperatuur en relatieve luchtvochtigheid zullen waarschijnlijk groot zijn. In de ruimte zijn installaties en diverse doorvoeren die behoren bij de ondergelegen raadzaal. Er is geen rookmelder aanwezig. In de ruimte is één brandblusser (schuimblusser) voor handen. E.4 Gegevens T en RV Vanwege het gebruik is een minimale klimaatregeling voldoende. De regelgeving omtrent de relatieve luchtvochtigheid in een archiefruimte vereist een zo constant mogelijke waarde van 50% RV +/- 10% en 16 C -20 C T. Een overschrijding tot 25 C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan (artikel 45a, Archiefregeling 2010). Bij meting (zie tabel RV en T) bleek de RV laag te zijn, maar binnen de genoemde bandbreedte te blijven. De temperatuur bleek redelijk. Tabel RV en T in archiefruimte, meetapparatuur archiefinspectie Datum tijd plaats RV T Opmerkingen uur Bij de trap 42 % 18,8 C Buiten ca. 9 C E.5 Knelpunten Hieronder volgt een opsomming van de meest belangrijke knelpunten in de archiefopslag. Het ontbreken van: een calamiteitenbeheersplan een brand- of rookmelder Het aanwezig zijn van: een raam vrije toegang tot de zolder 3. Verwachte acties Om de archiefruimten conform de Regelgeving in te richten is het volgende noodzakelijk: 1. Aanleggen van een klimaatsysteem (A-D) 2. Opstellen van een calamiteitenbeheersplan (A-D) 3. Aanbrengen van een rookmelder. (A-D) 4. Aanbrengen van een watermelder.(a-c) 5. Verwijderen van schimmel (A) 6. Plaatsen van een handzame brandblusser met juiste inhoud (A-D) 7. Plaatsen van een thermohygrometer en vastleggen van waarden T en RV (A-D) 18

21 Om de archiefruimte E conform de Regelgeving in te richten is het volgende noodzakelijk: 1. Aanbrengen van een rookmelder. 2. Vergroten van de brandveiligheid. 3. Isoleren van de zoldering. Brielle, 19 maart 2015 A.A. van der Houwen archiefinspecteur 19