Handleiding. COÖRDINATIE- EN KENNISPLATFORM VOOR DE PROEFTUIN WONINGRENOVATIE: innovatie bij energiezuinig verbouwen

Transcriptie

1 Handleiding COÖRDINATIE- EN VOOR DE PROEFTUIN WONINGRENOVATIE: innovatie bij energiezuinig verbouwen Versie november 2013 Koning Albert II -laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) Web:

2 PROJECTFICHE Basiskenmerken van de proeftuin woningrenovatie: innovatie bij energiezuinig verbouwen Het doel van de proeftuin is opschaalbare en reproduceerbare renovatietechnieken te stimuleren om zo tot betaalbare oplossingen te komen voor belangrijke delen van het gebouwenbestand. Verregaande coördinatie van de actoren in de bouwketen dient te leiden tot kwalitatieve, geïntegreerde, maar vooral ook reproduceerbare, opschaalbare en betaalbare oplossingen. In de proeftuin worden onderzoeks-, ontwikkelingsals demonstratie-activiteiten uitgevoerd aan de hand van reële renovatietrajecten.. Een proeftuin is een gestructureerde testomgeving waarin bedrijven of organisaties innovatieve technologieën, producten, diensten en concepten kunnen testen, gebruik makend van een representatieve groep van individuen (of organisaties), de testpopulatie, die als testers worden ingezet in hun eigen leef- en werkomgeving. De proeftuin Woningrenovatie: innovatie bij energiezuinig verbouwen wil bijdragen tot betere marktcondities voor grondige renovaties van woningen door: - De ontwikkeling van opschaalbare en reproduceerbare renovatieconcepten; - Het stimuleren van samenwerking tussen leveranciers, ontwerpers en uitvoerders; - Het versterken van de vraagzijde via een groepsgewijze aanpak en via alternatieve financieringsvormen; - Het aantonen van de haalbaarheid van kostenoptimale energieprestatieniveaus. De proeftuin woningrenovatie bestaat uit een infrastructuur van (groepen) wooneenheden, representatief voor het Vlaamse residentiële gebouwenbestand: bijv. een wijk (verkaveling, sociale woningen ), appartementsgebouw, straat rijwoningen, verspreide systeembouw woningen. Op deze infrastructuur (met sterke betrokkenheid van eigenaars en/of bewoners als testpopulatie) vormen concrete renovatietrajecten de platformen, waarop de proeftuinprojecten worden uitgevoerd. De proeftuin omvat naast de verschillende proeftuinprojecten ook een overkoepelend coördinatie- en kennisplatform. Het centraal coördinatie- en kennisplatform is verantwoordelijk voor de afstemming en opvolging van de projecten, de kwaliteitsbewaking (incl. prestatiemonitoring analyse) en het kennisbeheer (verzamelen, bundelen, verspreiden). De proeftuin heeft een economische en/of maatschappelijke finaliteit. Op maatschappelijk vlak gaat de aandacht zowel naar de kostenefficiëntie van energiezuinige renovaties t.b.v. eigenaars en/of bewoners (met behoud van wooncomfort en uitzicht op levenslang wonen) als naar het zetten van noodzakelijke stappen in functie van het klimaatbeleid (renovatiegraad van de woningenstock). Voor de proeftuin worden parallel twee oproepen gelanceerd. Voor de oproep voor proeftuinprojecten is een budget van 3 miljoen euro voorzien. In het Uitvoeringsplan Strategisch Actieplan Limburg² (SALK) wordt bijkomend 2 miljoen euro SALK middelen voorzien voor proeftuinprojecten de proeftuin woningrenovatie, voor projecten met zwaartepunt in de provincie Limburg. De Vlaamse regering dient hierover nog een beslissing te nemen. De oproep voor een project coördinatie- en kennisplatform voorziet een budget van 1 miljoen euro. De financiering van de projecten loopt maximaal 4 jaar, voor het coördinatie- en kennisplatform max. 5 jaar. Voor de proeftuin projectvoorstellen kunnen de aanvragende consortia opgebouwd zijn uit overheidsinstellingen (besturen), bedrijven en non-profit organisaties met activiteiten relevant voor de bouwsector. Onderzoeksorganisaties kunnen voor eigen voordeel mee aanvrager zijn, of betrokken worden als onderaannemer/onderzoekspartner/onderaannemer. Voor het coördinatie- en kennisplatform zijn de aanvragers Vlaamse Innovatiesamenwerkingsverbanden (VIS) en/of collectieve centra, met VIS, collectieve centra en/of onderzoeksorganisaties als uitvoerders. Koning Albert II -laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) info@iwt.be Web:

3 Documentenoverzicht Deze handleiding Oproepdocument met specifieke modaliteiten en de timing De aanvraagdocumenten Kostenmodel en de MS Excel-template voor de berekening van de kosten Al deze documenten zijn beschikbaar op 3/18

4 INHOUD 1. ALGEMENE SITUERING EN PROBLEEMSTELLING De uitdaging: een volumemarkt voor woningrenovaties Innovatieve woningrenovaties: de proeftuin als antwoord Positionering van de proeftuin in Vlaanderen EEN PROEFTUIN OP MAAT VAN DE VLAAMSE BOUWPRAKTIJK Doelstellingen van de proeftuin Reële renovatietrajecten als proeftuinplatform Stakeholders Onderzoeksvragen Beoogde resultaten en KPI s PROGRAMMAKENMERKEN MODALITEITEN VOOR INDIENING Structuur van de proeftuin Betrokken partijen voor het coördinatie- en kenniscentrum Opdrachten coördinatie- en kennisplatform Projectduur, begroting en subsidie Aanvaardbare kosten IPR en valorisatie BEHANDELING VAN DE AANVRAAG Algemeen Voorbespreking en infosessie Indiening aanvraag Ontvankelijkheid Evaluatieprocedure UITVOERING EN MONITORING Uitvoering Uitbetaling Opvolging /18

5 1. ALGEMENE SITUERING EN PROBLEEMSTELLING 1.1. De uitdaging: een volumemarkt voor woningrenovaties De duurzame en energetisch doorgedreven renovatie van het bestaande patrimonium van residentiële gebouwen in Vlaanderen, zowel appartementsgebouwen als woningen, op een betaalbare manier, vormt een sociaal-maatschappelijke prioriteit. Het is tegelijk een van de grootste uitdagingen voor de bouwsector 1, in zijn transitie naar een competitieve bouw-milieu-energie cluster 2. Om de huidige renovatiegraad van 1% per jaar (incl. vervangende nieuwbouw) op termijn te kunnen opkrikken naar 2,5% in 2050, vormt innovatie een essentiële factor. Hoewel meer en meer nieuwe technologieën en systemen, concepten en tools worden ontwikkeld, zijn er nog te weinig marktklare oplossingen voor geïntegreerde renovatietoepassingen die geschikt zijn voor opschaling en daardoor kostenefficiënter. De toepassing en vermarkting van innovatieve oplossingen voor renovatie is nog te beperkt, versnipperd en kleinschalig, met ad hoc oplossingen en maatwerk 3. Hefbomen naar een volumemarkt voor doorgedreven renovaties kunnen pas tot stand komen via opschaalbare technologische vernieuwingen, verbeterde kwaliteitsgaranderende processen, en innovatieve businessconcepten en diensten. Dit moet leiden tot meer betaalbare oplossingen, die aansluiten op de Vlaamse bouwpraktijk en de totale bouwketen Innovatieve woningrenovaties: de proeftuin als antwoord Een mogelijke wijze om zulke innovaties te stimuleren en faciliteren is het ter beschikking stellen van een proeftuin in dit domein. Daarom besliste de Vlaamse Regering, op initiatief van Minister Ingrid Lieten, bevoegd voor innovatie, om een proeftuin Woningrenovatie: innovatie bij energiezuinig verbouwen te lanceren. Een proeftuin is een gestructureerde testomgeving waarin bedrijven of organisaties innovatieve technologieën, producten, diensten en concepten kunnen testen, gebruik makend van een representatieve groep van individuen (of organisaties), de testpopulatie, die als testers worden ingezet in hun eigen leefen werkomgeving. De proeftuin woningrenovatie bestaat uit een infrastructuur van (groepen) wooneenheden, representatief voor het Vlaamse residentiële gebouwenbestand. Op deze infrastructuur (met sterke betrokkenheid van eigenaars en/of bewoners als testpopulatie) vormen concrete renovatietrajecten de platformen, waarop de proeftuinprojecten worden uitgevoerd Positionering van de proeftuin in Vlaanderen In verschillende Europese landen werden reeds gelijkaardige initiatieven ontwikkeld, bijv. het Nederlandse Energiesprong ( en het Franse Fondation Bâtiment Energie ( De proeftuin woningrenovatie is geïnspireerd op zulke buitenlandse initiatieven, maar vertrekt vanuit het perspectief van de specifieke Vlaamse bouwpraktijk en marktsituatie. Het proeftuin initiatief is verder complementair aan reeds bestaande onderzoeks- en innovatieprojecten rond duurzaam en energetisch bouwen en verbouwen, evenals bijv. de lopende pilootprojecten innovatief 1 Innovatie in de bouw. Een strategische langetermijnvisie voor de sector. Eindrapport Innovatieregiegroep Bouw (maart 2012) en Advies van de Vlaamse Raad voor Wetenschap en Innovatie (VRWI) van 1 maart Witboek Innovatie (2011), Vlaamse Confederatie Bouw 3 Inventarisatie van doorgedreven energetische renovaties van woongebouwen (feb. 2012), door VITO en Passiefhuisplatform uitgevoerd in opdracht van VEA 5/18

6 aanbesteden ( Energieneutraal bouwen zonder meerkost, ). - Proeftuinprojecten kunnen steeds aansluiten op of samenwerken met zulke projecten. Ook is wisselwerking c.q. kruisbestuiving mogelijk tussen projecten en innovaties in de proeftuin met collectieve (partiele) renovatie-acties in het kader van regionale of lokale (klimaat)actieplannen. Tenslotte sluit de proeftuin aan bij verschillende, lopende strategische beleidsoefeningen gericht op de bouwsector, o.m. in het energiebeleid (Actieplan Bijna-Energieneutrale Gebouwen van het VEA), het actieplan dat momenteel door OVAM uitgewerkt wordt ( Materiaalbewust bouwen in kringlopen ), het nieuwe ruimtelijk beleid (met o.m. metropool Vlaanderen ) In dit kader is ook een geïntegreerd overheidsbeleid in ontwikkeling (via de Werkgroep DUWOBO Vlaamse Overheid), gericht op een systeeminnovatie aanpak voor de bouwsector, die niet louter focust op technologische en economische karakteristieken van de innovaties. De resultaten van de proeftuin zullen, via het coördinatie- en kennisplatform, ook expliciet teruggekoppeld worden naar het beleid. 6/18

7 2. EEN PROEFTUIN OP MAAT VAN DE VLAAMSE BOUWPRAKTIJK 2.1. Doelstellingen van de proeftuin De proeftuin woningrenovatie moet de realisatie van betere marktcondities stimuleren door innovaties uit te testen a.d.h. van concrete renovatieprojecten van (groepen van) wooneenheden, representatief voor het Vlaamse residentiële gebouwenbestand. Actoren over de hele bouwketen worden hierbij uitgedaagd hun waardeketen te herorganiseren, en een innovatief en prijsgefocust voorstel inclusief prestatiegarantie te kunnen aanbieden aan de eindklant. Lokale besturen, huisvestingsmaatschappijen e.a. kunnen hierbij actief betrokken worden, als vertegenwoordiger van, of samen met de klanten en eindgebruikers (eigenaars en bewoners). De doelstellingen van de proeftuin zijn: De ontwikkeling van opschaalbare en reproduceerbare renovatietechnieken die betaalbare oplossingen mogelijk maken voor omvangrijke delen van het residentiële gebouwenbestand. Doorgedreven renovaties worden nu veelal uitgewerkt op maat van één wooneenheid of één gebouweigenaar. Er is nood aan meer universele concepten, toepasbaar op een diversiteit van woningen (cfr mass customisation concept). Het stimuleren van samenwerking tussen leveranciers, ontwerpers en uitvoerders, via nieuwe business modellen en innovatieve diensten die een ketenbenadering voorstaan. Verregaande coördinatie en innovatieve vormen van samenwerking van de actoren in de bouwketen dienen te leiden tot kwalitatieve, geïntegreerde, maar vooral ook reproduceerbare, opschaalbare en betaalbare (totaal)oplossingen en uitvoeringswijzen. Het versterken van de vraagzijde via een groepsgewijze aanpak en via alternatieve financieringsvormen. Doorgedreven renovaties zijn zoals vermeld nog vaak ad hoc oplossingen per wooneenheid en daardoor duur. Door te zoeken naar gemeenschappelijke oplossingen (voor een gebouwtype, voor een straat of wijk, voor een categorie van eindgebruiker, ) en de doelgroep als geheel te benaderen, ontstaan er opportuniteiten voor efficiëntiewinsten en kostenbesparing. Daarenboven kunnen innovatieve businessmodellen en het aantrekken van financiële ondersteuning een antwoord bieden aan de nood voor prefinanciering van renovatieprojecten. Lokale besturen kunnen hierin een belangrijke rol vervullen. Het aantonen van de haalbaarheid van kostenoptimale energieprestatieniveaus (minstens gelijk aan de huidige regelgeving) via gevalideerde oplossingen door monitoring en opvolging van de reële energieprestaties. Het comfort van de bewoners (bijv. binnenklimaat), het algemene duurzaam karakter (bijv. materialenkeuze) en aandacht voor levenslang wonen en nieuwe bouwvormen (bijv. aanpasbare, flexibele woningen of kangoeroewoningen) zijn hierbij belangrijke randvoorwaarden. Zowel aan vraag- als aanbodzijde, als voor het beleid is kennistransfer en verspreiding essentieel voor het bereiken van de doelstellingen. De opschaalbaarheid, demonstratie en validatie van de oplossingen moeten de doorbraak naar een volumemarkt ondersteunen. Het is niet enkel de bedoeling om via voorbeeld cases innovatievoorlopers (aan vraag- en aanbodzijde) verder aan te moedigen. Aan de aanbodzijde is er de kennistransfer van de innovatoren en early adopters naar de early majority (met een belangrijke rol voor het coördinatieen kennisplatform). De proeftuin projecten vormen ook hefbomen naar om de bredere bouwpraktijk (in casu innovatievolgers) naar een hoger niveau te trekken en zo de nodige opschaling te realiseren om de innovaties op termijn een ruimere impact op de economie en de samenleving te geven. Ook bij de vraagzijde is kennis- en ervaringsdeling (bv. via nieuwe informatie- en webplatformen) van de betrokken eigenaars en bewoners naar een ruimer publiek essentieel. 7/18

8 2.2. Reële renovatietrajecten als proeftuinplatform De proeftuin woningrenovatie bestaat uit een infrastructuur van (groepen) wooneenheden, representatief voor het Vlaamse residentiële gebouwenbestand: bijv. een wijk (verkaveling, sociale woningen ), appartementsgebouw, straat rijwoningen, verspreide systeembouw woningen. Op deze infrastructuur (met sterke betrokkenheid van eigenaars en/of bewoners als testpopulatie) vormen concrete renovatietrajecten de platformen, waarop de proeftuinprojecten worden uitgevoerd. De keuze van te renoveren wooneenheden kan zowel op wijkniveau als op collectief (residentieel) gebouwniveau gebeuren. Het is ook mogelijk om een hogere efficiëntie te bereiken door een structurele benadering van weliswaar geografisch verspreide maar constructief gelijkaardige woningen. Systeembouw is immers een typisch Belgisch en Vlaams fenomeen. De renovatietrajecten zelf kunnen grondige renovaties zijn, maar ook (de start van) gefaseerde renovaties die aandacht hebben voor vermijden van het lock-in effect 4 of die inspelen op zowel de doorgedreven energetische maatregelen als de hiermee samengaande niet-energetische voordelen (bv. comfort) Stakeholders De waardenketen bij duurzame renovatie omvat een grote variëteit aan betrokken actoren en stakeholders. Zij komen niet allemaal in aanmerking voor steun (afhankelijk van hun rol in de proeftuin projecten en van hun rechtspersoonlijkheid) maar zijn wel betrokken bij het eigenlijk renovatieproject. Aanbodzijde: - Bouwbedrijven, toeleveranciers van bouwproducten, architecten- advies- en studiebureaus;esco s (Energy Service Companies - nieuwe financieringsmodellen), Vraagzijde: - Sociale Verhuurkantoren (SVK), stedelijke ontwikkelingsmaatschappijen (semi-overheid, e.a.), bouwbeheer (syndicus), projectontwikkelaars, articuliere eigenaars, huurders Andere stakeholders - Kennisinstellingen, energiebedrijven, beroepsverenigingen, banken, kredietverstrekkers, lokale overheden (steden/gemeenten), 2.4. Onderzoeksvragen De onderzoeksvragen die in de proeftuin aan bod kunnen komen, hebben betrekking op : - Opschaalbaarheid en reproduceerbaarheid: Hoe opschaalbare ( universele ) concepten ontwikkelen die tegelijk toegepast kunnen worden op meerdere wooneenheden en toch rekening houden met individuele verschillen? - Samenwerking: Hoe ketensamenwerking tussen verschillende commerciële partners (gebouwenschil, technieken, projectbegeleiding, financiering ) structureren tot een innovatief business model en dienstenaanbod voor groepsrenovaties? - Versterking vraagzijde: Hoe de vraagzijde overtuigen met een geïntegreerd en collectief aanbod, en een collectief proces op gang brengen voor individuele woningeigenaar, m.b.v;sensibilisatie, participatie, financieringsmodellen 4 Lock-in effect: een typisch fenomeen bij renovaties is dat deze slechts éénmalig door eenzelfde eigenaar gebeuren, de tijd tussen renovaties bedraagt dan ook vaak meer dan 30 jaar 8/18

9 - Ambitieniveau: Wat is realiseerbaar (technologie/proces) aan betaalbare kost? o Hoe verschillende technologieën en gebouwdimensies (isolatie, verwarming, ventilatie, ICT ) combineren tot geïntegreerde (en betaalbare) energie-performante oplossingen? o Hoe de technologische vernieuwingen realiseren via geïntegreerde kwaliteitsvolle processen, en met oog voor duurzaamheid op vlak van materialen en levenslang wonen?? o Hoe ontwerp- en evaluatietools beter afstemmen op het realiseren van de beoogde energieprestaties, met behoud van klimaatcomfort? Deze onderzoeksvragen gaan uit van een economische finaliteit, maar de antwoorden op deze vragen zijn zeker ook maatschappelijk relevant (als ondersteuning voor betaalbaar kwaliteitsvol wonen). Ook ter ondersteuning van toekomstige beleidskeuzes voor het stimuleren van renovatie en duurzaam (ver)bouwen in het algemeen zijn de te verwerven inzichten van belang. De specifieke regelgeving, omgeving en organisatie van de bouw in Vlaanderen hebben tot gevolg dat het vertalen van een concept dat toegepast wordt in het buitenland naar de Vlaamse situatie een belangrijk onderzoekselement zou kunnen bevatten. Dergelijke vertaling van in het buitenland reeds uitgeteste of toegepaste concepten kan bijgevolg in aanmerking komen voor subsidie, mits een positieve evaluatie volgens de evaluatiecriteria vermeld in 4.5. van deze handleiding Beoogde resultaten en KPI s De beoogde resultaten van de proeftuin situeren zich op het vlak van - Opbouw en verspreiding van kennis en expertise - Creëren van betere marktcondities aan vraag- en aanbodzijde en - Aanzetten tot doorbraak naar een volumemarkt. Zowel aan vraag- als aanbodzijde, als voor het beleid is kennistransfer en verspreiding essentieel voor het bereiken van de doelstellingen. Aan de aanbodzijde is er de kennistransfer van de innovatoren en early adopters naar de early majority (met een belangrijke rol voor het coördinatie- en kennisplatform). Ook bij de vraagzijde is kennis- en ervaringsdeling (bv. via nieuwe informatie- en webplatformen) van de betrokken eigenaars en bewoners naar een ruimer publiek essentieel. De opschaalbaarheid, demonstratie en validatie van de oplossingen moeten de doorbraak naar een volumemarkt ondersteunen. De beoogde resultaten voor het beleid zijn: - Inzicht in en kennis over wat haalbaar is, en technisch en economisch mogelijk - Input voor nieuwe normering en regelgeving (VEA, ) - Inzicht in de mogelijke rol van lokale besturen en mogelijke lokale faciliterende partners - Inzicht in sociale aspecten en andere motivatoren en drempels voor de doelgroep van eindgebruikers. Conform de doelstellingen van de proeftuin kunnen een aantal outcome Key Performance Indicators (KPI s) gedefinieerd worden, die weergeven in welke mate de globale proeftuin effectief is en aan het eind geslaagd te noemen is. 1) Aantal gerealiseerde groeps renovatie voorbeelden en de potentiële impact ervan op: o Energieprestatie vs. kostprijs o Aangetoonde (feasibility) en beschikbaar gekomen innovatieve product- en procesconcepten Direct uit de proeftuin platformen; Indirect (opschalingspotentieel en verdere kostenoptimalisatie). 2) Verbeterde randvoorwaarden voor de marktwerking, via concrete voorbeelden (belemmeringen vs. stimuli): 9/18

10 o Waardestijging gerenoveerde woningen vs. energiekost; o Prestatiemodellen (berekende en gemeten prestaties); o Nieuwe financieringsmodellen; o (Lokale) aanpassingen regelgeving en aanzetten tot nieuwe regelgeving. 3) Gecreëerde volumemarkt o Aantal consortia (innovatoren en volgers) die actief de markt opgaan met de (business zowel als technologische) concepten, gevalideerd in de proeftuin; o Portfolio (aantal woningen en gerenoveerd woonoppervlak) van die consortia. 10/18

11 3. PROGRAMMAKENMERKEN MODALITEITEN VOOR INDIENING 3.1. Structuur van de proeftuin De proeftuin is opgebouwd uit verschillende proeftuinprojecten, gebaseerd op reële renovatietrajecten, en een overkoepelend coördinatie- en kennisplatform. Dit platform wordt opgezet om m de verschillende proeftuinprojecten te coördineren en om de inzichten en lessen uit de projecten te verzamelen, bundelen, analyseren en verspreiden naar de bouwsector. Er worden hiervoor in parallel twee oproepen gelanceerd, enerzijds een oproep voor proeftuinprojecvoorstellenn en anderzijds een oproep voor de selectie van een coördinatie- en kennisplatform. is een centraal coördinatie- en kennisplatform 3.2. Betrokken partijen voor het coördinatie- en kenniscentrum Aanvragers (één of meerdere VIS) Het coördinatie- en kennisplatform wordt gesteund op basis van het VIS-besluit. Het project wordt aangevraagd door één of meerdere Vlaamse Innovatiesamenwerkingsverbanden (VIS). Een VIS is een gestructureerde samenwerking van in hoofdzaak Vlaamse bedrijven, met al dan niet één of meerdere organisaties of kennisinstellingen. De volgende organisaties en/of samenwerkingsverbanden worden erkend als VIS: - ofwel een organisatie die kan optreden namens een groep van bedrijven zoals bv. een beroepsfederatie, een specifieke belangenvereniging. Het representatief karakter komt tot uiting door de niet-commerciële en neutrale positie die wordt ingenomen ten aanzien van de betrokken bedrijven; - een collectief of gelijkgesteld centrum; - een combinatie van voorgaande. Uitvoerder(s)/onderzoekspartner(s) Voor de uitvoering van het project, kan beroep gedaan worden op één of meerdere uitvoerders. Als uitvoerders komen de volgende kenniscentra en kennisaanbieders in aanmerking: een VIS en een onderzoeksorganisatie 5 zoals een universitaire onderzoeksgroep, een onderzoeksinstelling, een hogeschool, een collectief centrum, een strategisch onderzoekscentrum (SOC). Naargelang de aard van de activiteiten (kenniscreatie/-verwerving, kennisverspreiding en sensibiliseren, informeren en toepassen van kennis bij bedrijven) dienen de uitvoerders over de juiste competentie/expertise te beschikken. Voor de samenwerking met een onderzoeksorganisatie bepaalt de Europese regelgeving 6 betreffende de Staatssteun op Onderzoek, Ontwikkeling en Innovatie de principes. In VIS-projecten kunnen zich meerdere scenario s voordoen. In een eerste scenario treedt de onderzoeksorganisatie op als onderaannemer. Voor de prestatie van de onderzoeksorganisatie betaalt de aanvrager de marktprijs of vergoedt de volledige kosten vermeerderd met een redelijke marge. In een tweede scenario is er sprake van inhoudelijke samenwerking tussen de aanvrager en de onderzoeksorganisatie. In de meeste gevallen geven de projectresultaten welke voortkomen uit de onderzoeksactiviteiten van de onderzoeksorganisatie geen aanleiding tot projectresultaten die vatbaar zijn voor bescherming door intellectuele eigendomsrechten. In dat geval vergoedt de aanvrager de geleverde prestatie aan reële kost en komt daarenboven een regeling overeen waarin zowel de aanvrager als de onderzoeksorganisatie delen in de gegenereerde kennis. In heel uitzonderlijke gevallen leiden de onderzoeksactiviteiten van de 5 Communautaire Kaderregeling inzake staatsteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (2006/C 323/01). 6 Communautaire Kaderregeling (Nr. 2006/C 323/01) van 30 december 2006 inzake Staatssteun voor Onderzoek, Ontwikkeling en Innovatie. 11/18

12 onderzoeksorganisatie tot projectresultaten waarop intellectuele eigendomsrechten kunnen gevestigd worden. In dit geval vergoedt de aanvrager de geleverde prestatie aan reële kost en komt daarenboven een regeling overeen in de participatie van de eigendomsrechten op deze projectresultaten. Onderaannemers Voor de projectuitvoering kunnen de aanvragers/begunstigden specifieke taken uitbesteden aan een onderaannemer. De kosten voor onderaannemers dienen echter beperkt te blijven tot 30% van de projectbegroting. Wanneer beroep gedaan wordt op onderaannemers, dient men na te gaan of men al dan niet de regels van openbare aanbesteding moet volgen (zie toelichtingsdocument op de website) Begeleidingsgroep Het coördinatie- en kennisplatform zal een begeleidingsgroep voorzien als klankbord, samengesteld uit een representatieve waaier van relevante stakeholders uit de sector en de overheid Opdrachten coördinatie- en kennisplatform De opdrachten van het coördinatie- en kennisplatform zijn: Coördinatie van de proeftuin, met inhoudelijke en administratieve afstemming van de platformen: dit houdt onder meer in het vervullen van de rol van eerste aanspreekpunt voor proeftuinpartners, overheid en ook externen, het leveren van juridische, financiële en technische begeleiding (samenwerkingsovereenkomsten, advies bijkomende subsidiemogelijkheden, gemeenschappelijke technische noden, ) aan de proeftuin projecten, bundelen en integreren van data (geen evaluatie) m.b.t. de KPI s van de proeftuin projecten, opvolgen en synthetiseren van de verslaggeving, Kwaliteitsbewaking: onafhankelijk assessment, monitoring en analyse van de energieprestaties van de gerenoveerde woningen op een geüniformiseerde basis (in samenwerking met de individuele projecten) en (indien nodig) onafhankelijk kwaliteitsadvies betreffende toepassing van nieuwe technieken Verzamelen, bundelen, analyseren en verspreiden van kennis opgebouwd in de proeftuin, zowel door het stimuleren van samenwerking en kennisdeling tussen de projecten, het vervullen van een liaison-rol met andere initiatieven zoals Ronde Tafel Bouw, Werkgroup Duwobo van de Vlaamse Overheid. het aanspreken en sensibiliseren van een ruimere doelgroep ( innovatievolgers ) en het verspreiden van de kennis naar de brede sector De volgende zaken vallen niet onder de verantwoordelijkheid van het coördinatie- en kennisplatform. De selectie met betrekking tot de toekenning van steun aan de proeftuinprojecten. Het inhoudelijk en financieel beheer van de platformen en projecten, waarvoor de betrokken partners de eindverantwoordelijkheid dragen. De steun die aan verschillende consortia en projecten wordt toegekend zal rechtreeks aan deze partijen worden overgemaakt. Voor de uitvoering van de taken van het coördinatie- en kennisplatform wordt een consortium (aanvragers/uitvoerders) door het IWT geselecteerd via een open oproep. De steunverlening wordt gebaseerd op het VIS-besluit. 7 Het coördinatie- en kennisplatform zal op regelmatige basis rapporteren aan het IWT over de voortgang en werking van de proeftuinplatformen. Samen met een begeleidingsgroep als klankbord samengesteld uit een representatieve waaier van relevante stakeholders uit de sector en de overheid zal het coördinatieen kennisplatform ook beleidsaanbevelingen formuleren op basis van de resultaten van de proeftuin. 7 VIS-besluit: besluit van de Vlaamse regering van 20 juli 2006 (BS ) tot regeling van de steun aan projecten van innovatiestimulering, technologisch advies en collectief onderzoek op verzoek van Vlaamse Innovatiesamenwerkingsverbanden 12/18

13 3.4. Projectduur, begroting en subsidie Projectduur Het coördinatie- en kennisplatform wordt in principe voor een periode van maximaal 5 jaar gesteund. Verlenging binnen het toegekende budget kan aangevraagd worden in geval van vertragingen bij de uitvoering van één of meerdere de platformen. Begroting De steun voor het coördinatie- en kennisplatform bedraagt max. 1 miljoen euro. Subsidiepercentage voor een project coördinatie- en kennisplatform De steun wordt toegekend aan het VIS als onrechtstreekse steun aan doelgroepbedrijven onder de deminimis verordening 8 van de Europese Commissie 9. Het steun percentage bedraagt 80%. De cofinanciering is de verantwoordelijkheid van het aanvragend Vlaams Innovatiesamenwerkingsverband. Onderzoeksinstellingen als uitvoerder bij het coördinatie- en kennisplatform vallen onder de steunregels van het VIS-besluit en de Communautaire Kaderregeling, waarbij het aanvragend VIS de volledige financiering van de uitvoerder/onderzoekspartner voor haar rekening neemt. Het subsidiepercentage waarop de aanvrager/begunstigde een beroep kan doen voor een onderaannemer is hetzelfde als voor alle andere projectkosten van de begunstigde en volgt bijgevolg de subsidiepercentages die hierboven zijn weergegeven (80%) Aanvaardbare kosten Algemene principes De algemene principes voor de opmaak van de begroting (geldig voor de proeftuinprojecten en het project coördinatie- en kennisplatform) worden beschreven in het IWT-kostenmodel. De begroting dient opgemaakt te worden in de excel-template die beschikbaar gesteld werd op Kort samengevat geldt het volgende: - Een projectbegroting wordt per jaar en per partneropgesteld. - De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis. Ze moeten steeds na het project verantwoord kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties op het project, als naar uitgevoerde betalingen. De personeelskosten verwijzen naar de directe loonkost van de personen die bij de aanvrager het project uitvoeren. Indien een bepaalde persoon niet voltijds actief is op het project, zullen de prestaties slechts a rato van de geleverde inspanning in rekening worden gebracht. Technisch personeel is slechts aanrekenbaar voor zover het taken uitvoert die noodzakelijk zijn voor het project, zoals het uitvoeren van testen en gelijkaardige activiteiten. Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, onderhoud, enz. kan hier niet ingebracht worden (wel bij de overige kosten). Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt ook niet tot het directe personeel gerekend.- - De overige kosten bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en uitrustingsgoederen (afschrijving van computer, test- en analyse apparatuur) en anderzijds uit indirecte kosten. Dit zijn algemene kosten die weliswaar uit de projectactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn, of kosten van algemeen ondersteunende aard zijn. De overige kosten 8 Toelichtingsdocument VIS: De De-minimisregel - versie juli 2009 (02/02/2010) (cfr. documentensectie op ) 9 Verordering (EG) nr 1998/2006 van de Europese Commissie van 15 december 2006 betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het verdrag op de-minimissteun (PB2006, L379/5). 13/18

14 worden berekend als een standaardkost per voltijds equivalent (VTE). Deze standaardkost moet overeenkomen met een reële kost. - Onderaannemingen vallen onder de overige kosten. Een onderaanneming vanaf euro kan afzonderlijk gebudgetteerd worden, maar in dat geval dient een raming van de kosten ingesloten te worden. - Kosten kunnen in rekening gebracht worden vanaf de startdatum van het project. Dit is ten vroegste de eerste dag van de maand volgend op de uiterste indiendatum. - Organisaties die niet (100%) BTW-plichtig zijn, kunnen de niet-recupereerbare BTW mee opnemen in hun projectbegroting. Verder dienen Vlaamse Innovatiesamenwerkingsverbanden een duidelijke boekhouding te voeren die toelaat de niet-economische activiteiten te scheiden van de eventuele economische activiteiten. Bij de goedkeuring van een projectaanvraag zullen concrete engagementen moeten beschikbaar zijn voor de financiering van het eigen aandeel door elke aanvrager (totale kosten van de desbetreffende aanvrager minus de subsidie) IPR en valorisatie Onafhankelijk van de regeling, dient de valorisatie van projectresultaten van een VIS-traject te gebeuren met volledige naleving van de collectiviteitsvereisten verbonden aan steuntoekenning in het kader van het VIS-Besluit. 14/18

15 4. BEHANDELING VAN DE AANVRAAG 4.1. Algemeen Voor de proeftuin woningrenovatie worden in parallel twee oproepen geörganiseerd: enerzijds een oproep voor proeftuinprojecten, en anderzijds een oproep voor een project coördinatie- en kennisplatform. De tijdslijnen voor deze oproepen worden vermeld in het oproepdocument, dat beschikbaar is op Het IWT zal een evaluatie en selectie van de ingediende projectaanvragen en ingediende aanvragen voor het project coördinatie- en kennisopbouw organiseren, met inbreng van externe deskundigen Voorbespreking en infosessie Na de lancering van de oproep worden door het IWT infosessies georganiseerd. De data hiervan zijn opgenomen in het oproepdocument. Tijdens de infosessies wordt belangrijke informatie gegeven over de kenmerken van deze oproep, de evaluatieprocedure en criteria, alsook nuttige tips voor de indiening van een aanvraag. Aansluitend op de infosessies wordt de mogelijkheid geboden om een (korte) voorbespreking met een IWT-adviseur aan te vragen. Er is ook gelegenheid tot matchmaking. Er wordt ten zeerste aanbevolen een (uitgebreide) voorbespreking aan te vragen bijhet IWT vooraleer een aanvreag op te stellen. Tijdens een voorbespreking wordt advies gegeven over o.a. het opstellen van een aanvraag, de aanvaardbare kosten, de ontvankelijkheids- en selectiecriteria, de mogelijke samenwerking met derden enz. Aanvragen tot voorbespreking worden gericht via mail aan met een korte samenvatting van het projectvoorstel en de eventuele vragen Op de website is een FAQ voorzien waar aanvragers vragen/antwoorden over de proeftuin kunnen raadplegen 4.3. Indiening aanvraag De aanvraag moet worden ingediend volgens de modaliteiten beschreven in de aanvraagdocumenten, die beschikbaar gesteld werden op De aanvraag wordt in het Nederlands opgesteld Ontvankelijkheid Na de indiening gaat IWT na of de projectaanvragen formeel ontvankelijk zijn. Volgende ontvankelijkheidscriteria worden gehanteerd voor het coördinatie- en kennisplatform: - er is voldaan aan de algemene administratieve voorwaarden m.b.t. timing en vorm van de indiening en de deelnemende organisaties; de aanvrager(s) is/zijn een VIS of kan/kunnen indienen binnen VIS; - het voorstel voor een coördinatie- en kennisplatform past qua doelstelling en aanpak binnen de oproep, en dit wordt onderbouwd door een activiteiten- en financieringsplan; - er is voldaan aan specifieke in de oproep vastgelegde regels; - de aanvraagtemplate is ingevuld en de nodige verklaringen zijn ondertekend. IWT kan contact opnemen met de aanvrager(s) tijdens de ontvankelijkheidsanalyse ter vervollediging van de aanvraag. Na de beslissing omtrent de (on)ontvankelijkheidsverklaring van een voorstel (voor een project of platform) wordt de hoofdaanvrager hiervan op de hoogte gebracht. Projecten die niet ontvankelijk worden bevonden, nemen niet deel aan de verdere evaluatie- en selectieprocedure. De ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure. 15/18

16 4.5. Evaluatieprocedure Evaluatieproces Na ontvankelijkheid zal IWT met de aanvragers een gesprek organiseren en indien nodig bijkomende informatie opvragen. De mogelijke data voor deze gesprekken worden vermeld in het oproepdocument. De aanvragen worden beoordeeld door IWT met advies van externe deskundigen. De deskundigen geven een advies op basis van de evaluatiecriteria tijdens een besloten mondeling college. Bij de samenstelling van de colleges van deskundigen, zal IWT instaan voor een optimale samenstelling en er rekening mee houden dat belangenvermenging vermeden wordt. De raad van bestuur van IWT beslist vervolgens over de steun aan de proeftuinprojecten en het project coördinatie- en kennisplatform. Onafhankelijk van de evaluatieprocedure kan een negatieve beslissing genomen worden of kunnen aanvullende voorwaarden gesteld worden, op basis van onvoldoende financiële draagkracht van de aanvragers, het niet voldoen aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid of nietcorrect gedrag naar aanleiding van vorige aanvragen (inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen of verslaggeving). Selectiecriteria Bij de beoordeling van de projectvoorstellen voor het coördinatie- en kennisplatform worden volgende evaluatiecriteria gehanteerd: o o kenmerken/impact; - relevantie en representativiteit van het consortium naar de doelgroepen; - relevantie van de in de aanvraag geformuleerde doelstellingen en afstemming op het innovatiedoel, i.f.v. de opdracht van het coördinatie- en kennisplatform; - collectief karakter van het project: omvang en bereik van de doelgroep - economische impact van het project: versnelling van het innovatieproces en verhoogde competitiviteit van de bedrijven uit de doelgroep - ruimere meerwaarde van het project, op het vlak van duurzame ontwikkeling of andere maatschappelijke uitdagingen of beleidsprioriteiten kwaliteit van de projectuitvoering: - duidelijkheid en haalbaarheid van de aanpak incl. de opvolging van het project; - ingezette expertise en middelen (value for money) Na de beslissing De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de aanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing. De aanvragers kunnen steeds een nabespreking aanvragen. In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en de aanvragers. In het geval van een negatieve beslissing kan een verzoek tot herziening van de beslissing bij het IWT ingediend worden. De vraag tot herziening moet gebaseerd zijn op duidelijke en verfieerbare argumenten, zoals concrete elemeneten die volgens de aanvragers niet correct geapprecieerd werden. Bij ontevredenheid over de manier van behandeling door het IWT kan daarover steeds schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht ingediend worden. Klachten worden binnen de 45 werkdagen na ontvangst behandeld. 16/18

17 Geheimhouding Alle personeelsleden van het IWT, externe deskundigen en leden van de raad van bestuur zijn er toe gebonden alle informatie vertrouwelijk te behandelen en geen gegevens aan derden mee te delen of aan te wenden ten voordele van zichzelf. 17/18

18 5. UITVOERING EN MONITORING 5.1. Uitvoering De verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het proeftuinproject ligt bij de begunstigden. Bij de start zullen een aantal voorwaarden worden vastgelegd. Daarvoor zijn, zowel voor de platformen als voor de individuele projecten, de volgende documenten essentieel: de overeenkomst tussen de begunstigden en IWT, op basis van de algemene bepalingen m.b.t. IWTsubsidie, aangevuld met projectspecifieke bepalingen; de samenwerkingsovereenkomst tussen alle betrokken partijen, die de onderlinge rechten en plichten regelt, o.m. met betrekking tot de aansturing, de taken, de verdeling van de kosten en de IPR. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt opgesteld door de betrokken partijen en ter goedkeuring voorgelegd aan het IWT Uitbetaling De uitbetaling van de subsidie gebeurt in zesmaandelijkse voorschotten, bij het begin van de periode waarop deze betaling betrekking heeft. De voorschotten worden uitbetaald na vervulling van de noodzakelijke voorwaarden, zoals voorzien in de IWT-overeenkomst. Van het totale bedrag wordt 20% ingehouden tot na afsluiting van het project Opvolging De opvolging van de projecten wordt vastgelegd bij de start. De basisprincipes zijn alleszins: Er dienen afspraken gemaakt te worden tussen de consortia voor de platformen enerzijds en het consortium van het coördinatie- en kennisplatform anderzijds om de opvolging zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Er wordt een begeleidingsgroep opgezet die fungeert als klankbord, en die is samengesteld uit een representatieve waaier van relevante stakeholders uit de sector en de overheid. Jaarlijks wordt een operationeel verslag overgemaakt aan IWT, dat minstens volgende aspecten behandelt: o afwijkingen ten opzichte van het aanvaarde werkprogramma; o wijzigingen in de maatschappelijke en/of economische valorisatieperspectieven van het project; o overzicht van de ingezette middelen door de partners en in het bijzonder prestatiestaten van het ingezette personeel over het voorbije jaar; o interactie met de proeftuinprojecten en met de doelgroepactoren; o specifieke aandachtspunten voor het volgende jaar. Na afloop van de gesteunde periode zullen de begunstigden een eindverslag opstellen dat de hoger vermelde punten behandelt en daarnaast meer expliciet aandacht geeft aan de toegevoegde waarde van de activiteiten van het project. Tevens zal ook een financieel verslag ingediend worden, op basis waarvan de financiële eindverificatie door IWT kan gebeuren. 18/18