Handleiding PLATFORMEN VOOR DE PROEFTUIN ELEKTRISCHE VOERTUIGEN

Transcriptie

1 Handleiding PLATFORMEN VOOR DE PROEFTUIN ELEKTRISCHE VOERTUIGEN Versie 22/12/2010 Koning Albert II -laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) Web:

2 PROJECTFICHE Basiskenmerken: platformen voor de proeftuin elektrische voertuigen De proeftuin elektrische voertuigen richt zich op het stimuleren van innovatie i.v.m. elektrische voertuigen op de openbare weg, waaronder verstaan volledig elektrische voertuigen, plug in hybride voertuigen en elektrische voertuigen met een range extender. Deze proeftuin is een gestructureerde testomgeving waarin bedrijven of organisaties innovatieve technologieën, producten, diensten en concepten kunnen testen gebruik makend van een representatieve groep van individuen (of organisaties), die als testers worden ingezet in hun eigen leef- en werkomgeving. Het doel is om de innovatie bij te sturen en/of te versnellen en/of om toekomstige noden te capteren en zo innovatie uit te lokken en/of het gebruik van elektrische voertuigen te stimuleren. De huidige oproep betreft het opzetten van de nodige platformen. De proeftuin zal immers bestaan uit één of meerdere platformen (infrastructuur) waarop de proeven plaatsvinden. Een platform heeft verder dus een ondersteunende structuur voor de algemene werking en een testpopulatie (representatieve groep van eindgebruikers van de innovatieve producten, diensten en concepten). De organisatie gebeurt door een aantal initiatiefnemers, die o.a. de aanvraag voor overheidssteun zullen indienen. Daarnaast is er een gebruikersgroep van bedrijven en organisaties die potentiële innovaties willen onderzoeken (gebruikers van het platform die er projecten op uitvoeren). Tenslotte is er nog een (in omvang beperkt) programme office, dat de activiteiten op de verschillende platformen coördineert (afzonderlijke aanbesteding). Voor het opzetten en exploiteren van een platform moet verder worden samengewerkt met een bestaande structuur zoals een Strategisch Onderzoekscentrum of een consortium van associaties dat als gastheer voor het platform optreedt. De proeftuin heeft primair een economische finaliteit, en het platform kan aldus gefinancierd worden als een coöperatief project onder het O&O-besluit (d.w.z.: een project ingediend door een aantal bedrijven samen), of (uitzonderlijk) als een collectief project onder het VIS-besluit (d.w.z.: een project ingediend door een consortium van bedrijven in een Vlaams samenwerkingsverband). De initiatiefnemers voor een platform vormen dus een consortium van bedrijven en eventueel andere organisaties. De steun aan de platformen betreft het opzetten en in stand houden van de infrastructuur en de algemene werking. Het uittesten van de specifieke innovatieve producten, diensten of concepten via projecten op de infrastructuur van de proeftuin moet gefinancierd worden door de deelnemers. Die projecten kunnen eventueel wel afzonderlijk voor steun in aanmerking komen, bijvoorbeeld als een O&O-bedrijfsproject, onder de regels die daar gelden. In de huidige oproep wordt wel een overzicht gevraagd van de projecten die in eerste instantie op de infrastructuur van de proeftuin zullen uitgevoerd worden, maar de eventuele steun zal afzonderlijk behandeld worden. De oproep voor de platformen voor deze proeftuin werd beslist door de Vlaamse Regering op voorstel van de minister bevoegd voor innovatie. Het IWT doet de oproep, formuleert adviezen omtrent de ingediende voorstellen voor platformen en projecten en volgt de uitvoering op. De oproep gebeurt in 2 fasen : in een eerste fase worden samenvattingen van voorstellen voor platformen ingewacht (expressions of interest), op basis waarvan een eerste selectie zal gebeuren. De platformen die in deze eerste fase geselecteerd worden, kunnen in een tweede fase een gedetailleerd voorstel uitwerken. Aanvragers die denken een gedetailleerd voorstel te kunnen uitwerken onmiddellijk in de eerste fase, kunnen dit evenwel parallel indienen. Koning Albert II -laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) proeftuinev@iwt.be Web:

3 Documentenoverzicht Deze handleiding Oproepdocument met de modaliteiten, de timing en de aanvraagdocumenten Al deze documenten zijn beschikbaar op 3/21

4 INHOUD 1. ALGEMENE SITUERING EN DOELSTELLINGEN Rationale van een proeftuin Omschrijving van een platform Oproep: platformen voor de proeftuin elektrische voertuigen in Vlaanderen Situering Doelstelling Positionering van een proeftuin in Vlaanderen Stakeholders Onderzoeksvragen Modaliteiten voor de platformen voor de proeftuin elektrische voertuigen Kadering van de platformen binnen de proeftuin Inhoudelijke aspecten Financiering Andere elementen PROGRAMMAKENMERKEN Projectconsortium en stakeholders Projectduur, projectbegroting en steun IPR en valorisatie BEHANDELING VAN DE PROJECTAANVRAAG Algemene procedure Indiening Ontvankelijkheid Evaluatie UITVOERING EN MONITORING /21

5 1. ALGEMENE SITUERING EN DOELSTELLINGEN Deze handleiding is bestemd voor de initiatiefnemers (aanvragers) en uitvoerders van de platformen (infrastructuur) voor de proeftuin elektrische voertuigen Rationale van een proeftuin Een belangrijk aspect voor het doorvoeren van innovaties is de interactie met de uiteindelijke gebruiker. Door de behoeften en verwachtingen van die gebruiker beter te kennen, kan de innovatie verbeterd en versneld worden. Anderzijds kan het nuttig zijn de eindgebruiker te overtuigen van het nut van een innovatie door hem er in reële omstandigheden mee te laten kennismaken. In zogenaamde proeftuinen kan een situatie gecreëerd worden waarbij innovatieve concepten door een proefpopulatie in reële omstandigheden worden gehanteerd. Een proeftuin ondersteunt dus altijd innovatie. Afhankelijk van het thema, kan de nadruk echter liggen op respectievelijk: * een economische finaliteit, waarbij de nadruk ligt op het versnellen van de innovatiecyclus ten behoeve van bedrijven die daarmee economische meerwaarde genereren; * een maatschappelijke finaliteit waarbij de nadruk ligt op aanzwengelen van innovaties die een belangrijke maatschappelijke impact kunnen hebben. In veel gevallen zal een proeftuin beide finaliteiten combineren. Enkel bij een belangrijke economische activiteit zullen bedrijven en andere economische actoren bereid zijn om bij te dragen in de kosten van de proeftuin. Voor proeftuinen met een hoofdzakelijk maatschappelijke finaliteit zullen de middelen vooral van de overheid moeten komen. Deze handleiding geeft het kader voor de platformen voor de proeftuin elektrische voertuigen die een hoofdzakelijk economische finaliteit heeft. Deze proeftuin kan gefinancierd worden als een coöperatief project onder het O&O-besluit (d.w.z.: een project ingediend door een aantal bedrijven samen). In uitzonderlijke gevallen (en onder een aantal strikte voorwaarden) kan steun toegekend worden als een collectief project onder het VIS-besluit (d.w.z.: een project ingediend door een consortium van bedrijven in een Vlaams samenwerkingsverband). De proeftuin moet dus opgezet worden door een consortium van bedrijven en eventueel andere organisaties. Belangrijk in deze structuur is dat, met respect voor de rechten van het initiatiefnemend consortium, toch voldoende openheid wordt gegarandeerd naar potentiële gebruikers. In elk geval mag er geen technologische lock in ontstaat en is de toegankelijkheid voor een zo ruim mogelijke groep van gebruikers en het potentieel bereik een belangrijk element in de evaluatie Omschrijving van een platform Een proeftuin is een gestructureerde testomgeving waarin bedrijven of organisaties innovatieve technologieën, producten, diensten en concepten kunnen testen, gebruik makend van een representatieve groep van individuen (of organisaties), die als testers worden ingezet in hun eigen leef- en werkomgeving. Het doel is om de innovatie bij te sturen en/of te versnellen of om toekomstige noden te capteren om innovatie uit te lokken. Essentieel in deze definitie is de aanwezigheid van een testpopulatie in zijn eigen leef- of werkomgeving. Hierdoor onderscheidt een proeftuin zich o.a. van initiatieven waarbij onderzoek en ontwikkeling wordt gedaan in labo-omstandigheden. 5/21

6 De proeftuin bestaat dus uit één of meerdere platformen ( infrastructuur) waarop de proeven plaatsvinden, met een ondersteunende structuur en een representatieve groep van eindgebruikers van de innovatieve producten, diensten en concepten (verder testpopulatie genoemd) en de bedrijven en organisaties die deze potentiële innovaties willen onderzoeken (verder gebruikers genoemd). De organisatie van elk platform gebeurt door een aantal initiatiefnemers, die o.a. de aanvraag voor overheidssteun zullen indienen. Verder wordt een gebruikersgroep voorzien die o.a. toeziet op de toegankelijkheid van de platformen voor de gebruikers. De proeftuin elektrische voertuigen is in principe een proeftuin met primair een economische finaliteit wat wil zeggen dat het doel van de proeftuin hoofdzakelijk is het versnellen van het innovatieproces bij economische actoren. De primair economische activiteit vertaalt zich in een belangrijk valorisatiepotentieel voor Vlaamse bedrijven. Daarbij kunnen zowel de bedrijven uit het consortium dat de platformen draagt als de bedrijven die van de platformen gebruik maken in rekening worden gebracht. De economische finaliteit sluit niet uit dat een proeftuin ook bijkomende doelstellingen kan hebben, in het bijzonder als de innovaties ook ruimer maatschappelijk relevant zijn. Een volgende belangrijk element is dat de proeftuin de belangen van één of een beperkt aantal bedrijven duidelijk moet overstijgen. Dit betekent enerzijds dat een initiatief gedragen door slechts één partij niet in aanmerking komt en dat anderzijds de platformen, weliswaar onder bepaalde voorwaarden, ruim toegankelijk moeten zijn voor bedrijven en andere innovatie-actoren. Het is dan aanvaardbaar dat het aanvragend consortium bepaalde beperkingen oplegt aan de projecten die op de platformen worden uitgevoerd. Dit moet evenwel in balans zijn met het valorisatiepotentieel, een wezenlijk selectiecriterium. 6/21

7 2. Oproep: platformen voor de proeftuin elektrische voertuigen in Vlaanderen 2.1. Situering De introductie van het elektrische voertuig is een feit en men kan verwachten dat een aantal socioeconomische factoren dit proces de komende jaren nog zullen versnellen. Naast een aantal voordelen op het gebied van milieu, kan het elektrische voertuig Vlaanderen de kans bieden opnieuw beter aan te sluiten bij de globale waardeketen van de voertuigindustrie. De huidige elektrische wagens zijn direct inzetbaar, maar er stellen zich nog een aantal ontwikkeling- en marktopportuniteiten, die met economische ontwikkeling in Vlaanderen gepaard kunnen gaan. Het ter beschikking stellen van een proeftuin elektrische voertuigen in Vlaanderen kan een ecosysteem helpen ontwikkelen, dat het voor de constructeurs en toeleveranciers interessant maakt ontwikkelingen in Vlaanderen uit te voeren. De hoofdfocus van de Vlaamse proeftuin komt hierop te liggen. Andere Europese regio s en steden passen varianten van deze strategie toe Doelstelling De doelstelling van de proeftuin is om innovatie en adoptie van elektrische (en plug-in hybride) voertuigen te faciliteren. Hierbij dient de focus te liggen op: o o het identificeren en monitoren van gebruikerspatronen en activiteiten. Bv. hoe beïnvloedt de introductie van elektrische voertuigen de huidige vervoerspatronen, en welke implicatie heeft dit op technisch en infrastructureel vlak? het faciliteren van diverse experimenten en onderzoeksprojecten met specifieke, concrete use cases zodat duidelijk wordt welke hefbomen er zijn om het gebruik van elektrische voertuigen te versnellen (bv. gereduceerde parkeertarieven voor elektrische voertuigen, informatie betreffende beschikbare laadpunten,...). De proeftuin moet toelaten om nieuwe technologische ontwikkelingen van Vlaamse bedrijven van de (nieuwe) voertuigindustrie verder te onderzoeken, te ontwikkelen en te testen in een real life omgeving. Deze ontwikkelingen kunnen o.a. de volgende aspecten betreffen: het voertuig en zijn componenten, de laadinfrastructuur, de communicatiemogelijkheden met de omgeving, de integratiemogelijkheden in nieuwe mobiliteitsconcepten, 2.3. Positionering van een proeftuin in Vlaanderen In vrijwel alle landen van Europa zijn er initiatieven ter ondersteuning van de introductie van elektrisch rijden. Op verschillende plaatsten gaat dit gepaard met grootschalige investeringen in (laad)infrastructuur en/of vloten van elektrische voertuigen. De proeftuin die hier in Vlaanderen wordt opgezet, sluit in belangrijke mate hierbij aan, maar legt toch een aantal specifieke accenten. Het belangrijkste is dat de proeftuin een platform wil bieden voor de versteviging van de waardeketen m.b.t. elektrisch rijden, inspelend op de mogelijkheden van de verschillende economische actoren (zie 2.4) en kennisleveranciers. De proeftuin moet daarbij aansluiten bij de reeds bestaande onderzoeks- en inovatieprojecten rond elektrisch rijden, maar ook bij bijvoorbeeld de ontwikkelingen rond smart grid, een belangrijk element in een ecosysteem voor 7/21

8 elektrisch rijden. Belangrijk is ook dat de proeftuin zich sterk richt naar het betrekken van particulieren als testpopulatie. Er moet specifiek worden ingespeeld op enkele specifieke karakteristieken van Vlaanderen: een sterk verstedelijkt gebied, een belangrijk netwerk van assemblagebedrijven en toeleveranciers, en een stevig kennisnetwerk Stakeholders De waardeketen van elektrische mobiliteit telt een grote variëteit aan stakeholders: o constructeurs van elektrische voertuigen en laadinfrastructuur, toeleveranciers van onderdelen en Belgische/Europese invoerders van voertuigen en laadinfrastructuur o de energiesector o leasingmaatschappijen, banken o vlooteigenaren en vervoersaanbieders o ICT ontwikkelaars o lokale, gewestelijke en regionale overheden o sectororganisaties o onderzoekscentra o... Het is de bedoeling dat in de proeftuin elektrische voertuigen een ruime variëteit aan stakeholders aan bod komt Onderzoeksvragen De onderzoeksvragen die in de proeftuin aan bod kunnen komen, zijn zeer divers. We kunnen ze groeperen onder 3 hoofdthema s, namelijk verplaatsingsgedrag, technologie en energie. Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven van specifieke onderzoeksvragen binnen deze hoofdthema's. Deze lijst is echter niet exhaustief. Alle onderzoeksvragen die passen in het kader en de doelstellingen van deze oproep worden in overweging genomen bij het beoordelen van de aanvragen. Bij verplaatsingsgedrag gaat het erover of er een wijziging komt in het verplaatsing- en rijgedrag van de gebruiker als gevolg van het elektrisch rijden en welke verwachtingen hij heeft. Een goed begrip van het verplaatsingsgedrag is essentieel vanuit beleidsstandpunt, maar ook noodzakelijk voor het oplossen van de vragen rond technologie en energiemanagement. Thema s daarbij zijn bijvoorbeeld de relatie tussen het rijgedrag en de verwachtingen m.b.t. oplaadinfrastructuur, aan het rijgedrag aangepaste businessmodellen, mogelijkheden voor specifieke activiteiten zoals koerieractiviteiten, belevering in stedelijke context, etc. t.e.m. eventueel totaal nieuwe mobiliteitsconcepten. Technologie betreft onder andere het ontwikkelen van de geschikte laadinfrastructuren (in functie van de verschillende noden), de technologie van de batterij en het batterijmanagement (oplaadcyclus, actieradius, levensduur,...) en de ganse technologie van de aandrijving en het voertuig zelf. Onder technologie kunnen echter ook aspecten ondergebracht worden rond de interactie van het voertuig met zijn omgeving. De energievraagstukken betreffen de interactie tussen elektrisch rijden en de energievoorziening. Specifieke vragen daar zijn zeker de impact van het laden van elektrische voertuigen op het elektriciteitsnet en de wijze waarop de energie zal aangerekend worden aan de gebruiker, inclusief de daarbij horende businessmodellen. 8/21

9 Zoals vermeld, kunnen de antwoorden op deze vragen tevens ook vanuit zowel maatschappelijk als vanuit beleidsstandpunt relevant zijn. 9/21

10 3. Modaliteiten voor de platformen voor de proeftuin elektrische voertuigen 3.1. Kadering van de platformen binnen de proeftuin Conform het basisprincipe van de proeftuinen, is de proeftuin gericht op het ter beschikking stellen van een specifieke infrastructuur (platform) via dewelke in contact kan getreden worden met de eindklanten. De hele organisatie van de proeftuin is dus opgebouwd rond dergelijke infrastructuur. Gezien de ambities van de proeftuin, de diversiteit van de mogelijke stakeholders in de projecten, de omvang van de ingezette middelen en de diversiteit in de vraagstelling, is het te verwachten dat er niet één platform bestaat, maar dat verschillende platformen worden opgezet (als het ware deel proeftuinen). Dit wordt niet a priori vastgelegd. De platformen moeten wel complementair en compatibel zijn, en er moet zoveel mogelijk naar synergie gestreefd worden. Een platform moet bovendien voldoende kritische massa hebben. Het beheren/ondersteunen van het platform en in het bijzonder van de testpopulatie en het mogelijk maken van de projecten gebeurt telkens door een aanvragend consortium dat ook instaat voor de financiële engagementen complementair aan de steun. Een aanvragend consortium verenigt een aantal stakeholders die de werking van het platform zullen dragen. In principe zijn er geen beperkingen naar de aard van de partners in het consortium, maar het consortium moet wel minstens voldoende bedrijven tellen. In het consortium zit minstens één organisatie die kan instaan voor de technischwetenschappelijke ondersteuning en voor de verankering van de opgedane kennis (onderzoeksinstelling, SOC, competentiepool of soortgelijke). Over de platformen heen moet een coherente aanpak ontwikkeld worden en maximaal in synergie gewerkt worden. Dit gebeurt in overleg met het programme office (zie verder). Op de platformen worden projecten uitgevoerd door de partners (mede-aanvragers) en door andere partijen. Reeds bij de goedkeuring van de platformen zal een portfolio van projecten moeten bestaan waarmee het platform in belangrijke mate kan bezet worden. De projecten kunnen niet exclusief aan de partners worden toegewezen en er dient nog ruimte te blijven om later bijkomende projecten op het platform uit te voeren. Elk platform dient openheid te garanderen voor derden, binnen een algemeen kader geldig voor de ganse proeftuin. De activiteiten op de platformen worden gecoördineerd door een in omvang beperkte programme office. De hoofdtaken van deze office zijn: afstemmen van de werking tussen de verschillende platformen, uitwerken en beheren van de generieke procedures voor de werking van de platformen, fungeren als centraal aanspreekpunt voor de overheid, inclusief het IWT (inhoudelijke rapportering) en coördineren van de externe communicatie. De platformen kunnen een eigen communicatie voeren. Het programme office speelt geen rol in de selectie en het beheer van de steun, wat de verantwoordelijkheid van het IWT blijft. Ook de financiële stromen zullen rechtstreeks tussen IWT en de consortia en partners lopen. 10/21

11 programme office platform A platform B platform N project 1 project 2 project 3 project 4 project 5 project Inhoudelijke aspecten De proeftuin richt zich op het stimuleren van innovatie i.v.m. elektrische voertuigen op de openbare weg, waaronder verstaan volledig elektrische voertuigen, plug in hybride voertuigen en elektrische voertuigen met een range extender. Verder zijn er geen a priori beperkingen in de aard en functie van de voertuigen. De innovatie kan betrekking hebben op de voertuigen in hun totaliteit, op onderdelen voor dergelijke voertuigen (inclusief de batterijen), op (laad)infrastructuur en energievoorziening en op communicatieinfrastructuur ten bate van het elektrisch rijden. Het gaat daarbij niet uitsluitend om technologische innovatie, maar ook innovaties in businessmodellen kunnen zeker aan bod komen. De proeftuin heeft primair een economische finaliteit, d.w.z. dat hij moet bijdragen tot de ontwikkeling van een waardeketen rond elektrisch rijden. Deze bijdrage zal bij de selectie van de voorstellen dienen gewaardeerd te worden volgens de regels die het IWT in het algemeen volgt voor het bepalen van de economisch toegevoegde waarde (potentiële impact op tewerkstelling en investeringen in Vlaanderen). De analyse gebeurt enerzijds per platform voor de aanvragende consortia en anderzijds per individueel project voor de projecten die parallelle steun aanvragen. Elk platform zal dus voldoende economisch toegevoegde waarde moeten creëren met een portfolio van projecten, waarvoor de verwachtingen voor toegevoegde waarde mede in relatie staan tot de aard van de steun. Zoals eerder uiteengezet, staat deze primair economische finaliteit niet in de weg van belangrijke bijdragen van platformen en projecten tot het bereiken van maatschappelijke doelen. Deze bijdragen zullen eveneens gewaardeerd worden bij de keuze van de gesteunde platformen en bij de eventuele steun aan projecten. Samengevat kan de maatschappelijke finaliteit zeker als volgt aan bod komen: o het programme office kan specifieke taken op zich nemen m.b.t. de integratie en ter beschikking stellen van van gegevens (zoals gebruikerspatronen) die een belangrijke waarde hebben voor de beleidsmakers; o op de platformen kunnen projecten uitgevoerd worden met een hoofdzakelijk maatschappelijke finaliteit, eventueel met specifieke projectfinanciering als dit past binnen de regelgeving; o de projecten met eerder economische finaliteit kunnen gegevens opleveren relevant in een ruimere beleidscontext Financiering Elk gesteund consortium zal een plan moeten voorleggen waaruit duidelijk de kosten voor de investeringen in het platform en de werking ervan blijken, voor de volledige periode van de proeftuin. Bovendien zullen bij de goedkeuring concrete engagementen moeten beschikbaar zijn voor de financiering van de investeringen en de werkingskosten, in aanvulling bij de overheidssteun. 11/21

12 De steun voor de platformen (d.w.z. voor de investeringen voor infrastructuur van de proeftuin en de bijhorende werkingsmiddelen) zijn het voorwerp van deze oproep, en wordt toegekend op basis van een beslissing van de Vlaamse Regering. De modaliteiten voor steun aan de platformen worden bekeken in functie van de concrete aanvraag. Het programme office wordt georganiseerd als een opdracht van de Vlaamse regering waarvoor een aparte offertevraag wordt uitgeschreven. Vermits bij de start van de proeftuin een projectportfolio moet uitgewerkt zijn, kunnen ook de projecten die gebruik zullen maken van platformen zelf reeds beoordeeld worden. Deze projecten dienen apart ingediend te worden volgens de gebruikelijke procedures van het IWT. Voor eventuele steun aan deze projecten gelden in principe de modaliteiten van de reguliere IWT-steunkanalen. Voor geen enkel individueel consortium of project mag de steun groter zijn dan 5 Meuro. Binnen deze kaders zal de uiteindelijke steun samengesteld worden op basis van de concrete plannen van de aanvragers. De steun zal verder ook afhankelijk zijn van de aard van de partner, conform de toepasselijke regels voor financiering. Verder is het niet uitgesloten dat complementaire financiering wordt bekomen uit andere bronnen, bijvoorbeeld voor het uitvoeren van grote investeringen. Ook internationale samenwerking (al dan niet met complementaire financiële inbreng) is zeker niet uitgesloten Andere elementen De materiële infrastructuur van elk platform dient zich hoofdzakelijk in Vlaanderen te bevinden. Samenwerking met initiatieven en partners uit andere regio s en buitenland wordt aangemoedigd. Bedrijven en organisaties buiten Vlaanderen kunnen ook projecten uitvoeren op de platformen,tegen vergoeding. Samenwerking met andere (privé) initiatieven is eveneens zeer positief, onder dezelfde voorwaarden. 12/21

13 4. PROGRAMMAKENMERKEN 4.1. Projectconsortium en stakeholders Aanvrager(s) De aanvragers (initiatiefnemers) voor de platformen (en tegelijk de formele begunstigden van de steun) zijn bedrijven met valorisatie-activiteiten in Vlaanderen en andere stakeholders, waarbij één van de bedrijven de hoofdaanvrager is. Er moeten voldoende bedrijven effectief meewerken aan een platform. Als een minimum wordt 3 bedrijven vooropgesteld, waarvan minstens 1 kmo. Geen van deze bedrijven mag bovendien meer dan 70% van de subsidie verkrijgen. De aanvragers hoeven geen formeel samenwerkingsverband op te richten, maar moeten onder elkaar wel een samenwerkingsovereenkomst afsluiten. Belangrijk is daarbij dat in het aanvragend consortium voldoende partijen vertegenwoordigd zijn om een brede toepasbaarheid van de platformen binnen de proeftuin mogelijk te maken. Onderzoeksinstellingen komen niet als aanvrager in aanmerking (maar wel als uitvoerder). Een initiatiefnemer draagt dus bij tot de financiering van een platform en zal minstens zijn eigen inbreng minus de subsidie dragen. Er zijn verder geen a priori regels over het aantal initiatiefnemers, behalve dat het consortium voldoende groot moet zijn om alle aspecten van het platform f te dekken en in staat moet zijn om het platform financieel te dragen. Uitvoerders/onderzoekspartners Het opzetten en exploiteren van een platform binnen een proeftuin vraagt een specifieke expertise. Er moet dan ook samengewerkt worden met een bestaande structuur zoals een Strategisch Onderzoekscentrum of een consortium van associaties dat als gastheer voor het platform optreedt. Dergelijke organisatie kan instaan voor het algemeen en administratief beheer, voor de technische ondersteuning, de selectie en het beheer van de testpopulatie, de organisatie van het gebruikersonderzoek, het ondersteunen van de gebruikerscommissie, de marketing van het platform etc. en werkt daarvoor in overleg met het programme office dat o.m. als taak heeft deze aspecten te helpen stroomlijnen over de verschillende platformen heen. Een dergelijke organisatie zorgt bovendien voor de ruimere verankering van het specifieke platform en de proeftuin in het algemeen. Naast deze centrale partner(s) kunnen voor de uitvoering van een deel van de activiteiten ook bedrijven, onderzoeksinstellingen en andere organisaties als gewone onderaannemers worden ingeschakeld en vergoed om specifieke expertise en competentie in te brengen (specifieke diensten, analyses/testen, softwareontwikkeling, IPR onderzoek, enz.). Testpopulatie Representatieve eindgebruikers van de beproefde innovaties vormen de testpopulatie. Dit kunnen zowel particulieren als bedrijven zijn, op voorwaarde dat ze de eindgebruikers van de innovaties zijn en handelen in hun gebruikelijke leef- en werkomgeving. Het platform dient te voorzien in een representatief en voldoende stabiel panel van testgebruikers, in functie van de te onderzoeken innovaties, en in een methodiek om dit testpanel in te schakelen en te bevragen. 13/21

14 Gebruikers Aan de andere kant zijn er de gebruikers van het platform. Dit zijn bedrijven en eventueel andere innovatie-actoren die gebruik kunnen maken van het platform om hun (potentiële) innovaties te onderzoeken. Hun toegang tot het platform moet geregeld worden in een reglement, dat een behoorlijk functioneren toelaat zonder onderlinge verstoringen en dat een essentieel deel uitmaakt van de steunvoorwaarden. Dit reglement wordt opgesteld in overleg met het programme office dat o.m. als taak heeft deze reglementen te helpen stroomlijnen over de verschillende platformen heen. Deze potentiële gebruikers van het platform moeten zich niet a priori engageren, maar het spreekt vanzelf dat bij de beoordeling van de relevantie bij de selectie er zicht moet zijn op hun omvang en interesse. Het consortium zal een gebruikerscommissie instellen, waarin de potentiële gebruikers vertegenwoordigd zijn Projectduur, projectbegroting en steun Projectduur Een platform binnen een proeftuin is in principe een tijdelijke structuur en hoeft geen afzonderlijke juridische entiteit te zijn. Voor de plaformen binnen de proeftuin elektrische voertuigen geldt de steun voor maximaal 3 jaar. Dit houdt in dat reeds bij de start duidelijk wordt hoe op het einde van de gesteunde periode het platform zal ontmanteld worden, zal opgaan in een andere structuur of op eigen kracht zal overleven. Bij het beheer van een platform moet er voor gezorgd worden dat geen engagementen worden aangegaan die de levensduur overschrijden, met inbegrip van verplichtingen m.b.t. het personeel. Projectkosten voor het opzetten en onderhouden van een platform Een projectbegroting wordt per jaar en per partner opgesteld. Organisaties die niet (100%) BTWplichtig zijn, kunnen de betaalde BTW mee opnemen in hun projectbegroting. De volgende kosten kunnen deel uitmaken van de aanvaardbare kosten voor de berekening van de steun: - Voor de kosten voor het opzetten van een platform, inclusief de uitbouw van de infrastructuur, kan in deze oproep in belangrijke mate steun verleend worden aan investeringen in specifieke apparatuur, a rato van van het gebruik ervan in het platform. Gebruiksvergoedingen voor infrastructuur e.d. mogen enkel de directe kosten dekken en geen winsttoeslagen e.d. De personeels- en werkingskosten die specifiek aan het platform verbonden zijn kunnen eveneens aanvaard worden, eveneens a rato van de tijd en het aandeel van de kosten specifiek voor het opzetten van het platform. Investeringen in grond en gebouwen komen eveneens in aanmerking, voor zover ze noodzakelijk zijn voor de steunbare activiteiten. De kosten voor het ontwikkelen van een specifieke methodiek, voor de testpopulatie e.d. komen ook in aanmerking. - Voor de werking van een platform komen de directe personeels- en werkingskosten in aanmerking voor zover deze duidelijk aan het platform kunnen toegewezen worden. Dit betreft o.m. de kosten voor het in stand houden van het platform en voor het onderhoud van het netwerk van proefpersonen etc. - Onderaannemingen van onderzoeksinstellingen en bedrijven kunnen als aanvaardbare kosten opgevoerd worden volgens de regels in gebruik in O&O-bedrijfsprojecten. 14/21

15 Verder worden hierbij de gebruikelijke regels gevolgd: - De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis. Ze moeten steeds na het project verantwoord kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties voor het platform, als naar uitgevoerde betalingen. De personeelskosten verwijzen naar de directe loonkost van de uitvoerder(s). Indien een uitvoerder niet voltijds actief is voor het platform, zullen de prestaties natuurlijk slechts a rato van de geleverde inspanning in rekening worden gebracht. Technisch personeel is slechts aanrekenbaar voor zover het taken uitvoert die noodzakelijk zijn voor het platform, zoals het uitvoeren van testen en gelijkaardige activiteiten. Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, onderhoud, enz. kan hier niet ingebracht worden. Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt ook niet tot het directe personeel gerekend. De personeelskosten omvatten de reële brutolonen die uitbetaald worden, de wettelijke werkgeversbijdragen, de bijdrage voor de wettelijke verzekeringen, elke andere wettelijk verplichte vergoeding of toelage bij de wedde zoals vakantiegeld, de tussenkomst van de werkgever in de kosten van het woon-werkverkeer en andere voordelen zoals algemeen gangbaar in de onderneming of sector, die als verloning kunnen beschouwd worden in overeenstemming met de wetgeving op de directe personenbelasting en de regels van de sociale zekerheid. - De overige kosten bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen (vb.verplaatsingkosten, promotiekosten, kosten bij organisatie van seminaries, lidgelden, licenties, projectgerelateerde verbruiksgoederen voor testen, demo s, onderaanneming tot 5000 euro, afschrijvingen van computer en promotiemateriaal, ), uitrustingsgoederen (afschrijving van specifieke apparatuur, computer, test- en analyse apparatuur) en anderzijds uit indirecte kosten. Deze laatste zijn algemene kosten die weliswaar uit de platformactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn, of kosten van algemeen ondersteunende aard zijn (vb. leasing auto, huur en onderhoud gebouw, communicatiekosten, kantoormateriaal, energiekost, erelonen advocaten, administratiekosten, ). De investeringen voor het platform worden onder de overige kosten opgenomen. Onderaannemingen vallen onder de werkingskosten. Een onderaanneming vanaf euro kan afzonderlijk gebudgetteerd worden, maar er dient een raming van de kosten ingesloten te worden. De overige kosten kunnen bij de budgetopmaak worden geraamd op basis van een percentage van de personeelskost of worden gedetailleerd. In elk geval moet het reële kosten betreffen. Gescheiden interne boekhouding voor VIS en onderzoeksorganisaties Voor het opzetten en uitbaten van de platformen (en ook voor de projecten die daarop uitgevoerd worden) dient een duidelijke boekhouding te worden gevoerd die toelaat de kosten te scheiden van de andere activiteiten van de partners. Kosten voor het uitvoeren van de projecten De marginale kosten die voortvloeien uit het uitvoeren van projecten van de gebruikers op een platform, moeten begroot worden per project en minstens deels, volgens een duidelijk en algemeen gangbaar tarief, aan hen doorgerekend worden. Hun eigen kosten dienen deze gebruikers eveneens zelf te dragen. Voor zover hun activiteiten op het platform behoren tot een door de overheid gesteund project, kunnen zij hun aandeel in de kosten en hun eigen kosten daar eventueel als aanvaardbare kost opvoeren, volgens de regels binnen dat project. 15/21

16 Steunpercentage en steun In deze oproep kunnen de investeringen voor het opzetten van de infrastructuur van de platformen in belangrijke mate gesteund worden. Voor de bepaling van het steunpercentage zal een specifieke regeling uitgewerkt worden per platform. Het steunpercentage voor personeels- en werkingskosten bedraagt in principe 50%. De uiteindelijke steun zal samengesteld worden op basis van de concrete plannen van de aanvragers. De steun zal verder ook afhankelijk zijn van de aard van de partner, conform de toepasselijke regels voor financiering IPR en valorisatie De intellectuele rechten behoren toe aan de begunstigde bedrijven, volgens de regels gangbaar in O&O-bedrijfsprojecten. In de samenwerkingsovereenkomst dienen duidelijke afspraken te worden gemaakt over de background kennis en de eventueel nieuw opgebouwde IPR. Er dient onderzocht te worden of er eventuele belemmeringen zijn naar het gebruik van de kennis. Binnen een platform moet in het reglement een duidelijke regeling worden uitgewerkt ter bescherming van de intellectuele rechten van de gebruikers ervan. Dit reglement wordt opgesteld in overleg met het programme office dat o.m. als taak heeft deze reglementen te helpen stroomlijnen over de verschillende platformen heen. Te complexe regelingen worden als een risico-factor beschouwd. Zoals in alle bedrijfsprojecten gesteund door IWT, moet aangetoond worden dat de subsidies betrekking hebben op voldoende toegevoegde waarde (investeringen en tewerkstelling). Bij de aanvraag voor een platform, dient de toegevoegde waarde berekend te worden, waarbij de volgende principes gehanteerd worden: - elke aanvrager moet aantonen welke toegevoegde waarde hij verwacht van de deelname aan een platform. - verder moet een raming gemaakt worden van de potentiële toegevoegde waarde gegenereerd door de gebruikers van het platform, vertrekkende van een realistisch gebruiksscenario. - bij de beoordeling van de aanvraag moet de globale toegevoegde waarde minstens het 10-voud van de steun bedragen in een aanvaardbaar scenario. 16/21

17 5. BEHANDELING VAN DE PROJECTAANVRAAG 5.1. Algemene procedure De oproep zal in twee fasen georganiseerd worden. De eerste fase heeft tot doel een beter zicht te krijgen op het potentieel en de vraag in Vlaanderen. De potentiële indieners zullen onder synthesevorm (expression of interest) kenbaar maken welk platform ze zouden willen opzetten en hoe ze dit platform denken te benutten. Het is in deze fase niet nodig om volledig afgeronde plannen en definitieve commitments te hebben, maar de invulling van het platform en de hoofdlijnen van de projecten moeten vastliggen en belangrijkste partners moeten bekend zijn. Bovendien moet er een eerste financieel plan beschikbaar zijn. Het moet hier dus wel degelijk om ingevulde voorstellen gaan die op de criteria (zie 5.3 en 5.4) kunnen getoetst worden, niet om zeer generieke en/of vage omschrijvingen van mogelijkheden. Hoewel de gedetailleerde projecten zelf buiten het kader van deze oproep vallen, zal in deze fase per project een samenvattende fiche ingediend worden met vermelding van het projectconsortium, de aanleiding en het innovatiedoel van het project, een ruwe schets van de aanpak, de geschatte kosten, en de beoogde valorisatie. Het IWT zal vervolgens een evaluatie van deze voorstellen organiseren, op basis van de criteria die later voor de definitieve goedkeuring zullen gebruikt worden. Er zal daarbij gebruik gemaakt worden van externe deskundigen. In deze fase zal ook rekening gehouden worden met de totaal beschikbare financiële ruimte en met de complementariteit van de platformen en projectportfolio s. Op basis van deze evaluatie kunnen consortia groen licht krijgen voor het indienen van een verder uitgewerkte aanvraag, al dan niet met bepaalde beperkingen of voorwaarden. Voorstellen die absoluut niet voldoen aan de randvoorwaarden of qua toegevoegde waarde of kwalitatief onvoldoende goed scoren binnen de portfolio, zullen een negatief advies krijgen. Tot slot kan een bindend advies gegeven worden aan aanvragers om samen te werken. Op deze wijze ontstaat een globaal plan voor het opzetten van de platformen. Een advies over deze eerste fase zal door de raad van bestuur aan de minister worden overgemaakt, die hieromtrent een beslissing neemt. De aldus geselecteerde aanvragers krijgen dan de tijd om hun aanvraag volledig uit te werken. Deze volledig uitgewerkte aanvragen zullen aan een finale evaluatie onderworpen worden. Deze definitieve aanvraag omvat een vastliggend partnership, een gedetailleerde beschrijving van het platform, een sluitend budgettair plan (inclusief de externe bijdragen), een portfolio van projecten om het platform te benutten en een gemotiveerde schatting van de verwachte economische en maatschappelijke relevantie. De definitieve aanvragen zullen opnieuw geëvalueerd worden met inbreng van externe deskundigen. Finaal zal de raad van bestuur van IWT een advies uitbrengen aan de minister. M.b.t. steun toegekend binnen de kaders van het O&O-besluit of het VIS-besluit, is een positieve beslissing van de raad van bestuur van het IWT een noodzakelijke voorwaarde voor steun. De volledige portfolio van te steunen platformen en projecten wordt voorgelegd aan de Vlaamse Regering. Aanvragers die een specifiek project willen uitvoeren op een platform kunnen parallel een aanvraag voor steun indienen. De raad van bestuur van IWT beslist over de eventuele steun aan de projecten die voldoen aan de voorwaarden voor O&O-bedrijfsprojecten of VIS-projecten. 17/21

18 Als er consortia zijn die in staat zijn om reeds in de eerste fase een volledig uitgewerkte aanvraag mee in te dienen, dan kunnen ze dit toevoegen aan de expression of interest. Voor zover dit platform past binnen het totale opzet van de proeftuin elektrische voertuigen, kan sneller de finale beslissing genomen worden om het platform te steunen, indien de uitwerking van de aanvraag voldoet. De beslissing over de steun gebeurt door de Vlaamse Regering. Op vraag van de minister kunnen binnen deze procedure en middelen aanvullende oproepen georganiseerd worden. indienen expression of interest + eventueel parallel indienen volledige aanvraag fase 1 evaluatie expressions of interest plan beslissing over plan door de minister uitwerken volledige aanvraag (incl. projecten) evaluatie volledige aanvraag beslissing steun door de Vlaamse regering fase 2 evaluatie volledige aanvraag/projecten beslissing steun door de Vlaamse regering beslissing IWT-projecten door IWT 5.2. Indiening De aanvraag moet worden ingediend volgens de modaliteiten beschreven in het oproepdocument, dat beschikbaar is op De volledig uitgewerkte aanvraag moet in het Engels worden opgesteld Ontvankelijkheid Na de indiening gaat het IWT na of de projectaanvragen formeel ontvankelijk zijn aan de hand van de volgende criteria: 18/21

19 - er is voldaan aan de algemene administratieve voorwaarden m.b.t. timing en vorm van de indiening en de deelnemende bedrijven en organisaties. In het bijzonder voldoet het aanvragend consortium aan de volgende voorwaarden: minstens 3 bedrijven met valorisatiemogelijkheden in Vlaanderen, waarvan minstens 1 kmo; - de geplande platformen en activiteiten liggen binnen de doelstellingen van de proeftuin elektrische voertuigen en dit wordt onderbouwd door een activiteitenplan en een duidelijk en gekwantificeerd businessplan dat minstens toelaat na te gaan (1) wat de activiteiten en de reële en subsidieerbare kosten zijn van het platform, (2) welke engagementen de betrokken bedrijven nemen, (3) welke activiteiten op het platform zullen plaatsvinden en welke doelgroep wordt beoogd, (4) welke de werking van de gebruikersgroep is, en (5) of in in globo de resultaten van de activiteiten op hetplatform tot voldoende toegevoegde waarde in Vlaanderen kunnen leiden (factor 10). Deze plannen laten toe de goede werking van het platform, de continuïteit en een afwikkeling op het einde van het platformproject (exit) te beoordelen; - in het consortium zit minstens één organisatie die kan instaan voor de technisch-wetenschappelijke ondersteuning en voor de verankering van de opgedane kennis (onderzoeksinstelling, SOC, competentiepool of soortgelijke); - de aanvraagtemplate is ingevuld en de nodige verklaringen zijn ondertekend. De voorstellen die niet ontvankelijk worden bevonden, nemen niet deel aan de verdere evaluatie- en selectieprocedure. De ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure. In de 1 e fase van de oproep zal de ontvankelijkheid eerder ruim geïnterpreteerd worden, in de zin dat consortia en specifieke informatie nog kan aangevuld worden tijdens de behandeling of tijdens de 2 e fase. In het bijzonder de informatie m.b.t. de plannen kan eerder schematisch blijven, maar moet natuurlijk wel toelaten om de selectiecriteria (zie 5.4) ten minste globaal te scoren. Het spreekt vanzelf dat de consortia die in de 2 e fase steun krijgen aan alle ontvankelijkheidseisen moeten voldoen. Het IWT kan contact opnemen met de aanvrager(s) tijdens de ontvankelijkheidsanalyse ter vervollediging van de aanvraag Evaluatie Het hier beschreven proces zal in beide fasen van de evaluatie toegepast worden.vanzelfsprekend zal in de 1 e fase de informatie beknopter zijn maar zullen in de 2 e fase duidelijke plannen worden gevraagd en in het bijzonder concrete financiële commitments. Evaluatieproces Na ontvankelijkheid zal het IWT met de aanvragers een gesprek organiseren en indien nodig bijkomende informatie opvragen. De aanvragen worden beoordeeld door het IWT met advies van externe deskundigen. Bij de samenstelling van de colleges van deskundigen, zal het IWT instaan voor een optimale samenstelling en er rekening mee houden dat belangenvermenging vermeden wordt. Op basis van de beschikbare informatie en het advies van de externe deskundigen, wordt door de Raad van Bestuur van het IWT een advies geformuleerd over de omvang en de aard van de steun alsmede over de bijzondere voorwaarden en modaliteiten ervan. 19/21

20 Onafhankelijk van de evaluatieprocedure kan de raad van bestuur van het IWT een negatief advies geven of aanvullende voorwaarden voorstellen op basis van onvoldoende financiële draagkracht van de aanvrager of eventuele partners, het niet voldoen aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid of niet-correct gedrag naar aanleiding van vorige aanvragen (inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen of verslaggeving). Bij de selectie kan de raad van bestuur van het IWT rekening houden met de complementariteit van de projecten onderling en met een voldoende spreiding over sectoren en technologiedomeinen heen. Dit teneinde een voldoende diversiteit te bewerkstellingen in de gesteunde portofolio. Zowel het IWT-personeel, de externe deskundigen als de leden van de raad van bestuur van het IWT verbinden zich ertoe de informatie over elk project vertrouwelijk te behandelen tijdens het evaluatieproces, en geen gegevens mee te delen aan derden of aan te wenden ten voordele van zichzelf. Criteria Voor de toekenning van de steun wordt een evaluatie uitgevoerd op basis van de volgende criteria: (1) Relevantie van het platform voor de proeftuin: - duidelijkheid van het doel van het platform en aansluiting bij de doelstelling van de proeftuin elektrische voertuigen; - omvang en bereik van de doelgroep van gebruikers en organisatie en representativiteit van de gebruikerscommissie; - complementariteit met andere initiatieven m.b.t. innovatiestimulering; - verwachte economische en/of maatschappelijke toegevoegde waarde in het algemeen en in Vlaanderen in het bijzonder, in aansluiting bij de verwachtingen van de proeftuin elektrische voertuigen; - mate waarin de specifieke risico s m.b.t. de valorisatie worden erkend en beheerd. (2) Kwaliteit van de uitvoering: - duidelijkheid en relevantie van het werkplan, met inbegrip van opvolgingsindicatoren; - relevantie en track record van de betrokken bedrijven en organisaties, compleetheid en competentie van het aanvragend consortium en kwaliteit van de organisatie van de samenwerking; - kwaliteit van het organisatorisch en financieel plan (incl. opstart en afwikkeling van het platform), met inbegrip van de omvang van en zekerheid over de materiële en financiële engagementen van de betrokken bedrijven en organisaties; - mate waarin de specifieke risico s m.b.t. de uitvoering worden erkend en beheerd. (3) Administratieve en financiële draagkracht van de deelnemende organisaties. 20/21

21 6. UITVOERING EN MONITORING De verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het opzetten en exploiteren van het platform ligt bij de begunstigden van de steun. De uitvoering en de monitoring ervan zal echter gebeuren in samenspraak met het programme office, in het kader van zijn opdracht (cfr. 3.1). 21/21