Gebruikershandleiding Mijn PGNPO op de website versie juni 2009

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Mijn PGNPO op de website versie juni 2009

2 Inhoudsopgave Het doel van Mijn PGNPO...1 De Homepage PGNPO...2 Mijn PGNPO: het openingsscherm voor scholen...7 Mijn PGNPO: het menu Mijn gegevens...9 1A. Schoolgegevens wijzigen...9 1B. Aanleverpunten B.1 Aanleverpunt toevoegen B.2 Aanleverpunt bewerken B.3 Onderdelen formulier B.3.1 Onderdeel aanleverpuntnummer B.3.2 Onderdeel leerlingadministratiesysteem B.3.3 Onderdeel contactpersonen C. Gegevens Directeur wijzigen Digitaal Archief Documenten Stand burgerservicenummers Aantal leerlingen Certificaten PGN Scan Online helpdesk Planning Incidenten Beveiliging Status Mijn PGNPO: het openingsscherm voor besturen Bijlage: Problemen met het wachtwoord Wachtwoord werkt niet of vergeten? Problemen met het inloggen... 44

3 Het doel van Mijn PGNPO Tijdens de invoering van het persoonsgebonden nummer in het primair onderwijs streeft PGNPO ernaar de PO-scholen zo snel en goed mogelijk te informeren over ontwikkelingen daarin. Om dit mogelijk te maken heeft PGNPO diverse gegevens van scholen en besturen nodig. Deze gegevens hebben we ontvangen middels de door de besturen en de scholen ingevulde webenquête. Het is absolute noodzaak dat de gegevens in Mijn PGNPO actueel gehouden worden. U kunt veranderingen in de gegevens van uw school, contactpersonen, het administratiesysteem dat u gebruikt e.d. zelf actualiseren. Daarmee bent u verzekerd van het ontvangen van het nieuws (brieven en s) over het project en kan PGNPO met de juiste personen contact opnemen. Van CFI heeft PGNPO de bestuursnummers en BRIN-nummers en de bijbehorende namen ontvangen. Zowel bij de besturen als bij de scholen kunnen gegevens van contactpersonen worden bijgehouden. Bij de scholen worden ook de gegevens van de directeur bijhouden. Deze personen worden door PGNPO op de hoogte gehouden van de voortgang van het project door via verzonden nieuwsbrieven, projectmail en algemene brochures. Tijdens de PGN Scan fase 2 worden de persoonsgegevens en de adressen gebruikt door de helpdesk om de resultaten van de uitgevoerde controles naar de school te kunnen verzenden. Mijn PGNPO heeft in deze fase een belangrijke functie in de contacten tussen de scholen en PGNPO. Over de exacte manier van werken ontvangt u separaat documenten. De helpdesk PGNPO verstuurt alle antwoorden op vragen van de scholen in het PO naar de bekende adressen.

4 De Homepage PGNPO Op de homepage kunt u allerlei informatie over de introductie van het persoonsgebonden nummer in het PO raadplegen. Het persoonsgebonden nummer is gelijk aan het burgerservicenummer, en bij het ontbreken daarvan aan een alternatief persoonsgebonden nummer: het onderwijsnummer. U kunt hiervoor klikken op de onderwerpen in de linkerkolom van het scherm. De drie thermometers op de homepage geven aan hoeveel scholen de stand van de verzamelde en geregistreerde burgerservicenummers al hebben doorgegeven. Daarnaast geeft de derde thermometer het percentage aan van hoeveel leerlingen in het primair onderwijs al een burgerservicenummer geregistreerd hebben. Als u met de muis over Actieve scholen zweeft, dan ziet u het onderstaande scherm. 2

5 Als u met de muis over Verzamelde burgerservicenummers zweeft, verschijnt het volgende scherm. Op deze manier kunt u zien hoeveel scholen de gegevens hebben doorgegeven en van hoeveel leerlingen de burgerservicenummers zijn verzameld, geregistreerd en doorgegeven. U kunt de stand van de burgerservicenummers doorgeven op Mijn PGNPO. In dit document treft u de beschrijving aan. De laatste thermometer toont het percentage van het totaal aantal leerlingen in het primair onderwijs waarvan een burgerservicenummer is geregistreerd. Dit ziet u wanneer u met de muis over Leerlingen met BSN gaat. 3

6 Inloggen en uitloggen in Mijn PGNPO Er zijn twee manier om in te loggen in Mijn PGNPO: - De knop bovenaan de pagina onder uitgebreid zoeken, afgebeeld in Figuur 1. - Via de pagina Mijn PGNPO, afgebeeld in Figuur 2. Figuur 1. Knop Mijn PGNPO. Om naar de pagina Mijn PGNPO te gaan klikt u in het menu op Mijn PGNPO. Het volgende scherm wordt geopend (Figuur 2). Figuur 2. Pagina Mijn PGNPO. Boven in dit scherm kunt u klikken op Direct inloggen in Mijn PGNPO of onderaan het scherm op Inloggen Mijn PGNPO, deze zijn in de bovenstaande afbeelding omcirkelt. Figuur 3 toont het scherm dat wordt geopend wanneer u op een van de drie links klinkt. 4

7 Figuur 3. Het inlogscherm. Bij Gebruikersnaam vult u uw BRIN-nummer in. Schoolbesturen vullen hier het bestuursnummer van 5 cijfers in. Bij Wachtwoord vult u de code in, die u van PGNPO ontvangen hebt (denk aan het typen van de hoofdletters!). Als u problemen hebt bij het inloggen omdat het wachtwoord niet werkt of dat u uw wachtwoord vergeten bent, kunt u hier een nieuw wachtwoord aanvragen. 5

8 Bijlage: Problemen met het wachtwoord. Er zijn twee verschillende openingsschermen: één voor de medewerkers van de scholen en één voor de leden en/of de vertegenwoordigers van de schoolbesturen. Eerst wordt het openingsscherm voor de scholen toegelicht. Verderop in het document treft u het openingsscherm voor de schoolbesturen aan. Als u bent ingelogd, ziet u bijvoorbeeld het scherm dat in het volgende hoofdstuk wordt besproken. Als u gereed bent met uw werkzaamheden, dan is het verstandig om uit te loggen. Dat doet u door op de knop Uitloggen (helemaal rechts) te klikken (Figuur 4). Figuur 4. Uitloggen uit MIJN PGNPO. 6

9 Mijn PGNPO: het openingsscherm voor scholen Na het correct invoeren van uw BRIN-nummer en het wachtwoord, komt u in het scherm Mijn gegevens (als u onderstaande afbeelding niet ziet, klik dan op de knop Mijn gegevens), zoals afgebeeld in Figuur 5. U ziet hier de gegevens, zoals die nu bij PGNPO bekend zijn. Figuur 5. Hoofdpagina Mijn PGNPO. In het eerste kader worden de geregistreerde gegevens van uw school 1, inclusief de nevenvestingen die bij CFI bekend zijn, getoond. In het tweede kader worden de gegevens van de medewerkers getoond, die zijn geregistreerd als directeur en contactpersoon bij PGNPO. In het derde kader kunnen de geregistreerde gegevens van de overige medewerkers worden getoond. Als er geen gegevens bekend zijn, ziet u het onderstaande kader (Figuur 6). Figuur 6. Geen gegevens bekend. 1 In het vervolg van de handleiding wordt het woord 'school' gebruikt. U dient dit te lezen als school, respectievelijk instelling of bestuur. 7

10 Mijn PGNPO: het menu Figuur 7. De knoppen in het menu van Mijn PGNPO. In de kop van dit scherm kunt u een achttal keuzes maken (Figuur 7), die van links naar rechts worden toegelicht. 1. Mijn gegevens Met de knop Mijn gegevens kunt u uw gegevens wijzigen. Dit is het standaard openingsscherm. 2. Digitaal archief Als u op deze knop drukt kunt u uw digitale archief raadplegen. 3. Documenten Wanneer u op deze knop heeft geklikt komt u in een scherm waar u voorbeeldbrieven, folders en andere informatie kunt raadplegen en downloaden, die PGNPO beschikbaar heeft gesteld. 4. Stand burgerservicenummer Met deze knop kunt u het aantal geregistreerde sofi-nummers in uw leerlingadministratie doorgeven. 5. Aantal leerlingen Hier kunt u het aantal leerlingen, dat bij u op school is ingeschreven en deelneemt aan het onderwijs, invoeren. 6. Certificaten Via de knop Certificaten komt u op de pagina waar het certificaat dat door PGNPO aan u is vrijgegeven gedownload kan worden. 7. PGN Scan Deze pagina kunt u alleen raadplegen als het certificaat geïnstalleerd is. Hier kunt u de rapportages downloaden die u van PGNPO heeft ontvangen. Besturen kunnen hier niet inloggen. 8. Planning Wanneer u op deze knop drukt word het scherm getoond met alle informatie over de planning van uw school, zoals de planning van de webcast. 9. Incidenten Alle meldingen die u doorgeeft aan de helpdesk worden op de pagina Incidenten getoond. 10. Beveiliging Als u op deze knop heeft gedrukt verschijnt er een pagina met alle informatie over beveiliging en het persoonsgebonden nummer. 11. Status Onder status vindt u de voortgang van uw school. U kunt hier de kwaliteit van uw leveringen raadplegen. 12. Online helpdesk Hier kunt u uw vragen stellen bij de online helpdesk. 8

11 1 Mijn gegevens In dit scherm kunt u de volgende gegevens wijzigen: - de schoolgegevens (alle gegevens per BRIN, inclusief mogelijke nevenvestigingen, aanleverpunten en de daarbij behorende leerlingadministratiesystemen); - de personele gegevens (de gegevens van de medewerkers, die te maken hebben met het PGN in het PO). Het eerste kader op het scherm bevat de algemene gegevens van uw school (hoofdvestiging en mogelijke nevenvestigingen). In het tweede kader staan de gegevens van twee contactpersonen, zoals die in de database van PGNPO zijn geregistreerd. De getoonde gegevens heeft u aan PGNPO doorgegeven met het invullen en verzenden van de webenquête of zijn inmiddels door u gemuteerd. Daaronder staan de gegevens van uw andere collega's, die bekend zijn bij PGNPO. De gegevens in beide kaders kunt u wijzigen (of aanvullen) door in de rechtsonder in het betreffende kader op het potloodje te klikken:. 1A. Schoolgegevens wijzigen Door op het potloodje aan het einde van een regel te klikken kunt u een scherm oproepen, waarin u uw schoolgegevens kunt wijzigen. Let op: U kunt niet alle gegevens wijzigen: BRIN-nummer en Vestigingsnummer zijn beveiligd. Om terug te gaan naar het vorige scherm van Mijn PGNPO klikt u op de knop Terug (Figuur 8). Figuur 8. Knop terug 9

12 Figuur 9. Overzicht van uw instelling. De gegevens van uw instelling, school of vestiging worden getoond, zoals weergegeven in Figuur 9. Onjuiste geregistreerde gegevens kunt u corrigeren. De algemene telefoon- en e- mailgegevens vermeldt u bij de vestigingsgegevens. Toelichting bij adres Het is belangrijk dat PGNPO de school zowel telefonisch als via de kan bereiken. In veel gevallen heeft het gebruik van veel voordelen. Als een school gebruik maakt van een algemeen adres voor de medewerkers, bijvoorbeeld info@publicatieschool.nl of directie@publicatieschool.nl, dan registreert u dit e- mailadres hier. Bij de gegevens van de directeur of de contactpersoon plaatst u een vinkje in het veld Het e- mailadres is gelijk aan het algemene adres van de school. Dit wordt in de volgende paragraaf toegelicht. Verderop bij de personen registreert u het eigen adres of een doorkiesnummer. De ontbrekende gegevens (postcode en plaats bij bezoekadres) kunnen worden ingetypt of worden gewijzigd. In de velden Softwarepakket, Besturenorganisatie en Schoolleidersorganisatie kunnen het door u gebruikte leerlingadministratiesysteem en de organisaties waarbij u bent aangesloten worden geregistreerd. Dit doet u met keuzelijsten. 10

13 Keuzelijst Besturenorganisatie Keuzelijst Schoolleidersorg. In de keuzelijst 2 kunt u het juiste gegeven selecteren. Na het invoeren van de juiste gegevens klikt u op de knop Wijzigen. U verzendt dan de gegevens naar PGNPO. De gegevens worden verwerkt en na enige tijd, in ieder geval binnen 24 uur, worden de wijzigingen getoond in mijn PGNPO. Let op: Met de knop Formulier herstellen wist u alle ingetypte gegevens en wordt de beginsituatie hersteld. Na een klik op Wijzigen verschijnt even het bericht op het scherm dat de gegevens worden verwerkt. En even later verschijnt het onderstaande scherm. Als u op de knop Ga verder klikt, dan komt u terug in het beginscherm. Doet u niets, dan komt dit beginscherm vanzelf terug. De wijzigingen die u hier doorgeeft, worden niet doorgestuurd naar CFI. Indien de wijzigingen voor CFI relevant zijn, moet u deze wijziging via de geëigende kanalen aan CFI doorgeven. 2 In de loop van de tijd kunnen de gegevens in de keuzelijsten wijzigen. De handleiding wordt niet na elke wijziging aangepast. 11

14 1B. Aanleverpunten Wanneer uw school meerdere leerlingadministratiesystemen gebruikt, dan kunt u dit registreren bij Aanleverpunten. Op deze manier kunt u compleet gescheiden administraties voeren, zelfs op dezelfde fysieke locatie. Figuur 10 toont een voorbeeld van een school met een aantal aanleverpunten. Figuur 10. Voorbeeld van aanleverpunten van een school. Wanneer u een aanleverpunt wilt toevoegen dan klikt u op de knop Toevoegen. Voor het bewerken van een aanleverpunt kunt u op het potloodje klikken. Bij beide opties krijgt u ongeveer hetzelfde scherm te zien. 1B.1 Aanleverpunt toevoegen Wanneer onderaan de lijst met aanleverpunten op Toevoegen wordt geklikt, zal het onderstaande scherm verschijnen. Hier kan een nieuw aanleverpunt worden opgegeven. Bij contactpersoon staat een dropdown met daarin de reeds bestaande personen. Men kan er ook voor kiezen om een nieuwe persoon toe te voegen. Het toevoegen kan alleen bij de aanleverpunten. Er kunnen geen zwevende contactpersonen bestaan. Dit zijn contactpersonen die niet aan een aanleverpunt zijn gekoppeld. 12

15 1B.2 Aanleverpunt bewerken 13

16 Onderstaande scherm wordt gebruikt voor het wijzigen van een aanleverpunt, men kan hier ook een nieuwe contactpersoon toevoegen of een bestaande contactpersoon wijzigen. Figuur 11. Een aanleverpunt bewerken of toevoegen. 14

17 Zoals u kunt zien in Figuur 11 kunt u in het rechtergedeelte de volgende punten registreren: Leerlingadministratiesysteem, Adres en Contactpersoon. Wanneer u een nieuw aanleverpunt toevoegt in plaats van bewerkt, zult u ook een aanleverpunt nummer kunnen kiezen. In de onderstaande voorbeelden is dit al ingevuld met 01. 1B.3 Onderdelen formulier 1B.3.1 Onderdeel aanleverpuntnummer registreren Figuur 12. Selecteren van het aanleverpuntnummer. Figuur 12 toont u het aanleverpuntnummer dat u kunt selecteren voor het aanleverpunt. Als u op het pijltje naar beneden drukt ( ) krijgt u het volgende te zien: Hier kunt u de nummers (01-99) selecteren die nog niet bij een eerder geregistreerd aanleverpunt zijn gekozen. Het nummer dat u selecteert heeft géén enkele relatie met CFI vestigingnummers en heeft alleen betrekking op de registratie van het aanleverpunt. 15

18 1B.3.2 Onderdeel leerlingadministratiesysteem Onder Leerlingadministratiesysteem kunt u op de volgende manier een selectie maken van het administratiesysteem dat gebruikt wordt (Figuur 13). Figuur 13. Registreren van het leerlingadministratiesysteem Wanneer u klikt op het pijltje naar beneden ( waar u een selectie uit kan maken: ) ziet u de onderstaande lijst van systemen Zoals u kunt zien in Figuur 13, kunt u ook registreren op welke datum het geselecteerde administratiesysteem ingaat. Standaard staat deze ingevuld op de huidige datum. 1B.3.3 Onderdeel contactpersonen 16

19 Contactpersonen kunnen worden gewijzigd bij het betreffende aanleverpunt. Men kan een contactpersoon kiezen uit een dropdown met personen die geregistreerd staan bij de betreffende school of bestuur. Wanneer een persoon geselecteerd is, verschijnen de gegevens in de invulvelden. Hierbij heeft men ook de mogelijkheid om een persoon te vervangen door een nieuwe in te voeren persoon. Wanneer een contactpersoon wordt vervangen door een andere persoon en de huidige contactpersoon na de wijziging niet meer is gekoppeld aan andere aanleverpunten of vestigingen, dan zal deze persoon worden verwijderd. De dropdown (uitrolmenu) staan zowel de contactpersonen van de school als de contactpersonen van het bestuur (Figuur 14): Figuur 14. Voorbeeld van een selectiebox om een contactpersoon te selecteren. 17

20 Figuur 15. Optie om een nieuwe contactpersoon toe te voegen aan het aanleverpunt. Wanneer de gegevens van de Bekende personen bij uw school/bestuur afwijken van de gegevens van de school dan kunt u dat registreren door het hokje voor de velden telefoonnummer, faxnummer en adres aan te klikken, zoals is afgebeeld in Figuur 16. Figuur 16. Aanpassen van gegevens Figuur 17. Activeren van het invoerveld. Het adres is van belang om de berichten van PGNPO correct te ontvangen. Controleer het adres goed op typefouten! Naast het veld verschijnt er ook een knop Controleer adres (Figuur 18). Door op deze knop te klikken wordt het adres dat is ingevuld automatisch gecontroleerd. Figuur 18. Knop om adres te controleren. Wanneer het adres niet door de controle komt (Figuur 19), dan dient u deze te controleren op fouten. Als deze wel in orde is ziet u een groen vinkje verschijnen ( ). Figuur 19. Adres niet geaccepteerd. 18

21 U kunt ook de volgende melding krijgen (Figuur 20). Figuur 20. adres gelijk aan het algemene adres van de school. Deze melding betekent, dat in het gebruikte voorbeeld bij de geregistreerde personen beide velden (zowel Het adres is gelijk aan het algemene adres van de school en E- mailadres) niet zijn ingevuld. Pas nadat één van beide velden is ingevuld, kunt u met een klik op de knop Wijzigen PGNPO de opdracht geven de geregistreerde gegevens te wijzigen. Wanneer u alle gegevens heeft ingevoerd voor uw nieuwe aanleverpunt, dan kunt u op de knop Aanleverpunt toevoegen klikken onderaan het scherm, zoals hieronder is weergegeven: Om een bewerking door te voeren klikt u op Aanleverpunt bewerken. Klik op de knop Ga verder. U bent terug in het Mijn PGNPO. Let op: de wijzigingen die u hebt ingetypt, zijn niet direct zichtbaar op het scherm. Pas na verwerking bij PGNPO worden u doorgevoerde wijzigingen weergegeven in Mijn PGNPO. Dit kan enige uren tot een dag duren. 19

22 1C. Gegevens Directeur wijzigen Na een klik op het potloodje in het kader Directeur kunt u in het volgende scherm de gegevens van de directeur wijzigen (Figuur 21). Figuur 21. scherm aanpassen gegevens directeur. In het linker kader staat de gegevens van de directeur die bij PGNPO bekend zijn. In het rechtergedeelte heeft u de mogelijkheid deze gegevens te actualiseren. Deze invoervelden werken hetzelfde als is uitgelegd in hoofdstuk 1B. Aanleverpunten. Als de geregistreerde directeur niet langer verbonden is aan uw school, wilt u deze verouderde gegevens natuurlijk kunnen verwijderen en de gegevens van de nieuwe directeur invoeren. In die situatie klikt u in het vakje aan dat hieronder is afgebeeld. Zodra u het vinkje met een muisklik in het kader hebt geplaatst verdwijnen de (voor)ingevulde gegevens in de velden. U kunt dan de gegevens van uw nieuwe directeur invoeren (Figuur 22). 20

23 Figuur 22. Gegevens invoeren van de nieuwe directeur. Het veld Opmerkingen kunt u gebruiken wijzigingen door te geven, die in de overige velden niet mogelijk zijn. U kunt hier denken aan het openen of sluiten van een vestiging. Na het verzenden van het bericht toont de website de volgende boodschap (Figuur 23). Figuur 23. Gegevens gewijzigd van contactpersoon. Klik op de knop Ga verder. U bent terug in het Mijn PGNPO. Let op: de wijzigingen die u hebt ingetypt, zijn niet direct zichtbaar op het scherm. Pas na verwerking bij PGNPO worden u doorgevoerde wijzigingen weergegeven in Mijn PGNPO. Dit kan enige uren tot een dag duren. 2 Digitaal Archief Na een klik op de knop Digitaal Archief in dit scherm ziet u het volgende (Figuur 24). 21

24 Figuur 24. Overzicht digitaal archief. In het scherm ziet u een overzicht van alle documenten, s, etc. die u verzonden hebt naar PGNPO én die u ontvangen hebt. Op het overzicht ziet u links onderaan staan dat er op dit moment 129 documenten zijn gevonden. De eerste 20 resultaten worden getoond. Het overzicht wordt nu getoond op volgorde van datum, waarbij het recentste document als eerste wordt getoond. Als u klikt op Type, dan verandert de volgorde en worden de berichttypes op alfabetische volgorde getoond.u kunt de volgorde veranderen door op een van de onderstreepte kolomkoppen te klikken (Figuur 25). Figuur 25. Koppen waarop u kunt klikken om de volgorde van de documenten aan te passen. U kunt gemakkelijk zoeken in het Digitaal archief. U wilt bijvoorbeeld de nieuwsbrieven nog eens lezen. Typ het woord nieuwsbrief in het veld rechts bovenaan in het scherm en klik op Zoeken. Het volgende scherm wordt getoond (Figuur 26). 22

25 Figuur 26. Het zoeken op 'nieuwsbrief'. Als u daarna alle documenten weer wilt zien, moet het woord nieuwsbrief worden gewist en klikt u opnieuw op de knop Zoeken. 3 Documenten Na een klik op Documenten ziet u het onderstaande scherm (Figuur 27). Figuur 27. Overzicht Documenten. Aan de linkerkant ziet u verschillende mappen waarin u informatie kan vinden. Wanneer u bijvoorbeeld meer wilt weten over het invoeringsplan van de PGN-scan 2 kunt u op deze map klikken. U ziet dan aan de rechterkant onder het gedeelte Bestanden verschillende documenten verschijnen (Figuur 28). 23

26 Figuur 28. Bestanden in de map Invoeringsplan PGN-scan 2. Als u op de naam van een bestand klikt of op, dan wordt een scherm getoond waarin u kunt beslissen wat u wilt gaan doen met het document (in jargon: u kunt een document downloaden)(figuur 29). Figuur 29. Een bestand downloaden. U kunt het bestand Openen als het bestand eerst wilt lezen, daarna kunt u bestand opslaan. U kunt ook het bestand direct opslaan door op Opslaan te klikken. 24

27 4 Stand burgerservicenummers Het scherm om het aantal door u verzamelde burgerservicenummers door te geven bevat veel informatie (Figuur 30). Figuur 30. Pagina stand burgerservicenummer bij een school met meerdere vestigingen. U kunt in het vakje Aantal burgerservicenummers het aantal verzamelde burgerservicenummers per vestiging invullen en vervolgens op de knop Burgerservicenummers verzenden klikken. De gegevens worden verzonden. U ziet het onderstaande bericht. Na enige tijd zijn de gegevens verwerkt. Een voorbeeldschool met twee locaties, die de stand heeft doorgegeven. Bij deze school is het aantal leerlingen op de peildatum ( =179) bekend. Het percentage verzamelde burgerservicenummers kan worden berekend door het aantal verzamelde burgerservicenummers te delen door het aantal leerlingen op de peildatum. Als het aantal leerlingen op de bekende peildatum lager is dan het huidige aantal leerlingen met een burgerservicenummer, dan kan het percentage boven de 100% komen (Figuur 31). 25

28 Figuur 31. Percentage van burgerservicenummers boven de 100%. Als na verloop van tijd meer burgerservicenummers zijn geregistreerd, dan kan de nieuwe stand worden doorgegeven. Toelichting op het scherm PGNPO krijgt enkele maanden na de jaarlijkse teldatum van CFI door hoeveel kinderen er op peildatum van 1 oktober zijn ingeschreven. Dit aantal kan dus afwijken van het actuele aantal ingeschreven leerlingen. Het aantal van CFI wordt in de berekening gebruikt om een berekening te maken van het percentage verzamelde burgterserviceummers per school (dit percentage ligt, door deze manier van werken, boven de 100% als uw school is gegroeid t.o.v. de getoonde peildatum). Dit percentage gebruikt PGNPO om in te kunnen schatten hoeveel problemen er in het vervolg van het project kunnen ontstaan. Hoe hoger het percentage, hoe kleiner de kans op problemen. 26

29 5 Aantal leerlingen In dit scherm kunt u het aantal leerlingen doorgeven dat deelneemt aan het onderwijs dat uw school verzorgt (Figuur 32). Standaard toont het scherm de huidige datum. U kunt deze datum aanpassen. Figuur 32. Overzicht pagina aantal leerlingen. Na het invullen van de aantallen ingeschreven leerlingen (en het eventueel aanpassen van de data) klikt u op Aantal leerlingen verzenden. Na enige tijd worden de nieuwe gegevens getoond. 6 Certificaten In het kader van de beveiliging van het verzenden van de persoonsgegevens van de leerlingen vanuit het leerlingadministratiesysteem naar de PGN Scan is het belangrijk dat deze gegevens niet door onbevoegden kunnen worden ingezien of misbruikt. Een certificaat is een stukje software, dat er voor zorgt dat de gegevens via een extra beveiligde verbinding worden verstuurd. PGNPO gebruikt eenzelfde soort verbinding voor het contact met IB-Groep. U krijgt van PGNPO op enig moment de mededeling dat uw school is ingepland voor deelname aan de PGN Scan. Op dat moment gaat u naar Mijn PGNPO om het certificaat te downloaden naar uw computer, zodat het leerlingadministratiesysteem in staat is via een beveiligde verbinding de gegevens naar de PGN Scan te verzenden (zie verder in de tekst). Na een klik op de knop Certificaten ziet u het onderstaande scherm (Figuur 33). In het scherm ziet u, dat het certificaat voor de school klaar staat om te worden gedownload. 27

30 Figuur 33. Certificaat overzicht. Na een klik op de -knop (of op naam van het certificaat) wordt het certificaat naar uw computer gekopieerd. Direct na het klikken op de knop toont uw computer het volgende scherm (Figuur 34): Figuur 34. Certificaat opslaan. U kiest hier voor Opslaan. Daarna volgt de vraag, waar het certificaat moet worden opgeslagen op de computer (Figuur 35). 28

31 Figuur 35. Kies een doelbestemming om het certificaat op te slaan. U kunt hier bijvoorbeeld kiezen voor het Bureaublad of een andere map. Als u de juiste map hebt geselecteerd, dan klikt u op de knop Opslaan. Als u een volgende keer weer kiest voor Certificaat, dan ziet u een vinkje staan onder Gedownload (Figuur 36). Figuur 36. Certificaat gedownload Raadpleeg voor het installeren van het certificaat op uw computer de Instructie Installatie Certificaat die u hebt ontvangen van PGNPO. In deze instructie staat ook het wachtwoord, dat u nodig hebt om het certificaat te kunnen installeren. 29

32 7 PGN Scan Via de ontvangt u op enig moment, conform de met u afgesproken planning, een bericht dat de rapportage over de aanlevering van de gegevens klaar staat. In Mijn PGNPO klikt u dan op de knop PGN Scan. U ziet dan het onderstaande scherm met daarin een opsomming van de certificaten die op uw computer zijn geïnstalleerd (Figuur 37). Als u meerdere certificaten ziet, bijvoorbeeld omdat u op dezelfde computer de administratie voor meerdere scholen doet, kiest u dan het certificaat met het juiste BRIN-nummer. Figuur 37. Selecteer het certificaat Na een klik op het juiste certificaat krijgt de naam van het certificaat een blauwe achtergrond. Daarna klikt u op de knop OK. De verbinding tussen Mijn PGNPO en uw computer is nu beveiligd. Dan ziet u het onderstaande scherm. Het scherm bevat een overzicht van alle rapportages, die u ontvangen hebt van PGNPO. U ziet in dit voorbeeld dat deze school de tussentijdse rapportage van heeft gedownload en de definitieve van nog niet heeft geopend. Het heeft de voorkeur de rapportages in PDF-formaat te downloaden. Op die manier bent u er zeker van dat de inhoud van de rapportage niet per ongeluk veranderd kan worden. Om deze versie te downloaden kunt u op de onderstreepte naam van het bestand klikken. U ontvangt dan een rapportage in PDF-formaat. Voor het geval, dat u over de rapportage in Excel-formaat wilt beschikken, klikt u op het Excel-symbool. PGNPO raadt u aan alleen gebruik te maken van de rapportage in Excel-formaat als u bijvoorbeeld de rapportage wilt splitsen. Voor het geval dat u onvoldoende bekend bent met het werken met documenten in het PDFformaat wordt u verwezen naar de website U vindt hier meer informatie over de voordelen van het gebruik van PDF. 30

33 In het kader Rapporten ziet u verschillende kolomnamen, deze zullen hieronder kort toegelicht worden: Rapport Wanneer u op de naam van de desbetreffende rapportage klikt, krijgt u de mogelijkheid om deze te downloaden in pdf formaat. Soort rapport Een rapportage kan worden teruggekoppeld in twee versies; tussentijds of definitief. De laatste versie is aangevuld met de informatie van BRON. Aanleverdatum Hier staat de datum waarop de verzending heeft plaatsgevonden. Aantal goed Deze score toont het aantal actieve leerlingen die niet zijn afgekeurd. Aantal geleverd Dit aantal geeft aan hoeveel leerlingen u heeft verstuurd naar PGNPO tijdens de aanlevering. Download Hier ziet u twee icoontjes die het formaat aangeven waarin u de rapportage kunt downloaden (van links naar rechts): pdf en Excel formaat. Gedownload Wanneer hieronder een vinkje staat heeft u de rapportage al een keer gedownload, anders is dit gebied leeg. 8 Online helpdesk PGNPO streeft ernaar dat de medewerkers van de scholen hun vragen aan PGNPO over het hele project en de verschillende fases (PGN Scan 2 e Fase, Fase Aansluiting BRON, Productiefase) vooral via de online helpdesk stellen. Het team van de helpdesk PGNPO is klein en met deze werkwijze ( in plaats van telefoon) kan het werk beter worden gespreid. Uw voordeel is dat op elk moment een vraag kan worden gesteld. U bent niet afhankelijk van openingstijden! Voor de helpdesk PGNPO is het voordeel, dat de werkzaamheden beter gespreid kunnen worden. Hier kunt u uw vragen stellen aan de helpdesk (Figuur 38). 31

34 Figuur 38. Overzicht Online helpdesk. Voordat u een vraag stelt, is het verstandig eerst te kijken bij de Veel gestelde vragen. U ziet dan de antwoorden op de vragen, die al eerder zijn gesteld en beantwoord. Deze wordt zo upto-date mogelijk gehouden door de helpdesk van PGNPO. Als u hier eerst even zoekt, dan hoeft u, als uw vraag al eens eerder is gesteld, niet te wachten op het antwoord. U kunt dan direct verder met uw werkzaamheden. Om een melding te kunnen doorgeven aan de helpdesk PGNPO, moeten de velden, gemarkeerd met *, worden ingevuld (Figuur 39). Figuur 39. Verplichte velden. Niet elke medewerker van u school kan een vraag stellen. De persoonsgegevens van de vragensteller moeten bij PGNPO bekend zijn als één van de twee contactpersonen. In het veld Naam ( ) kan alleen het adres van bij PGNPO bekende personen worden ingevoerd. Als u klikt op het -knopje, ziet u de bij PGNPO geregistreerde personen 32

35 en kan één van de personen worden geselecteerd. Wanneer uw gegevens niet worden weergegeven, dan moet u één van de geregistreerde namen kiezen of u moet uw gegevens invoeren bij één van de geregistreerde contactpersonen. Als er al twee contactpersonen zijn geregistreerd, dan zullen de gegevens van één van deze twee personen moeten worden veranderd. Vervolgens klapt u het veld Rubrieken open, door op te klikken. U ziet de onderstaande lijst (de omschrijving van de rubrieken zal in de loop van de tijd veranderen!). Selecteer vervolgens de rubriek, die volgens u het beste bij uw vraag past. Daarna selecteert u bij Soort vraag uw keuze (ook deze lijst zal in de loop van de tijd veranderen). In het veld Onderwerp beschrijft u het onderwerp van uw melding. Een voorbeeld: Bij de rubriek geeft u aan, dat het gaat over de Gewichtenregeling, bij Onderwerp typt u 'Ouders hebben vragen'. In het veld Omschrijving kunt u uw vraag of opmerking kwijt. Er is voldoende ruimte om uw vraag uitgebreid te stellen. Uiteindelijk ziet het scherm er na het invullen van de velden als volgt uit (Figuur 40). 33

36 Figuur 40. Een ingevulde melding aan de online helpdesk. Na het invullen van de vraag kunt u deze verzenden door op de knop Verzenden te klikken. U krijgt van deze melding als ontvangstbewijs een beschrijving van het probleem met daarbij een aantal standaard antwoorden. Na een klik op Terug naar de Online helpdesk bent u terug in het formulier om een volgende vraag te stellen. Als u nu klaar bent, dan kunt u afsluiten door op de knop Uitloggen te drukken (Figuur 41). Figuur 41. Log uit. De helpdesk zal uw vraag na ontvangst van het bericht zo snel mogelijk beantwoorden. U ontvangt vervolgens (na enige tijd) de volgende reactie via de (het scherm kan er anders uitzien als gevolg van het programma dat bij uw school in gebruik is), zoals afgebeeld in Figuur

37 Figuur 42. Reactie via de . 35

38 9 Planning Wanneer u klikt op de knop Planning krijgt u het onderstaande scherm te zien (Figuur 43): Figuur 43. Het planningsoverzicht Hier vindt u de planning van uw school met betrekking tot de webcast datum. Wanneer u bent ingeroosterd voor de webcast dan ziet u hier de datum en tijd van de te volgen webcast. Als u de webcast bijvoorbeeld heeft geaccepteerd dan ziet u het volgende overzicht (Figuur 44): Figuur 44. Geaccepteerde webcast datum 36

39 10 Incidenten In het incidentenoverzicht ziet u het overzicht van alle incidenten die u heeft gemeld via de online helpdesk of per telefoon. Wanneer er al een aantal meldingen zijn verwerkt krijgt u een soortgelijk scherm voor u als in Figuur 45. Figuur 45. Scherm van gemelde incidenten. U ziet hier een lijst met incidenten die op datum gesorteerd zijn. Bij elk incident staat weergeven of deze nog in behandeling is of al is afgerond. Dit kunt u zien, zoals is afgebeeld in Figuur 46, aan het weergegeven vinkje onder de kop Afgehandeld. Figuur 46. Één incident uitgelicht. Per incident wordt weergegeven wat het onderwerp is, wie het incident heeft gemeld, wat voor soort incident het is, op welke datum deze is aangemaakt en via welk medium het incident gemeld is (bv. Telefoon of website). Wanneer u op het nummer of onderwerp van het incident klikt, ziet u de melding in detail (Figuur 47). 37

40 Figuur 47. Geopend incident dat is gemeld bij de helpdesk. In het geopende incident ziet u de volledige omschrijving van het incident. Deze kan door u zelf zijn beschreven via de online helpdesk of door een helpdesk medewerker die uw incident heeft aangemaakt. In het volgende veld Acties, ziet u op welke datum er door de helpdesk is gereageerd op uw incident. 38

41 11 Beveiliging Goede beveiliging staat centraal bij PGNPO. Op deze pagina vindt u informatie hoe PGNPO omgaat met privacy gevoelige informatie en wat PGNPO van uw school verwacht om deze te waarborgen. Om u zo goed mogelijk te informeren zijn er de volgende informatiebronnen aanwezig; een brochure en een presentatie over de informatiebeveiliging. De onderstaande afbeelding toont hoe dit word weergegeven op deze pagina (Figuur 48). Figuur 48. Informatiebronnen op de pagina beveiliging. 12 Status De status pagina (Figuur 49) geeft aan waar u op het moment staat met betrekking tot de PGN-scan. Figuur 49. Een overzicht van de status pagina. Onder de kop Status ziet u in welke fase van de PGN-scan u zich bevindt. Wanneer dat bijvoorbeeld de Begeleide scan status is, dan krijgt u nog contactmomenten waarin de rapportage met u besproken word (Figuur 50). In de zelfstandige uitwisseling moet u zelf om de twee weken aanleveren, totdat u bij Kwaliteitsscore minimaal 95% behaald heeft. Figuur 50. Status van uw school. 39

42 Onder Leerlingen verwacht staat het aantal leerlingen wat u heeft opgegeven op de pagina van 5 Aantal leerlingen. Wanneer al uw leerlingen (in dit voorbeeld 185), dat u via uw leerlingenadministratiesysteem heeft aangeleverd, op de rapportage zonder afkeursignalen worden weergegeven dan heeft u een Kwaliteitsscore van 100%. Wanneer uw Kwaliteitsscore onder de 95% is, dient u twee wekelijks aan te blijven leveren, totdat deze minimaal 95% is. Het aantal leveringen wat u uitgevoerd heeft staat genoteerd onder Aantal iteraties met daarbij de datum van de laatste aanlevering onder de kop Laatste levering. Wanneer uw Kwaliteitsscore boven de 100% is, dan kan het zo zijn dat het aantal Leerlingen verwacht niet het meest recente aantal is. Het administratiesysteem levert namelijk meer actieve leerlingen dan u heeft opgegeven op de pagina Aantal leerlingen. U dient dan dit aantal te veranderen, zoals beschreven in het hoofdstuk 5 Aantal leerlingen. Het is aan te raden het recentste aantal leerlingen te registreren voordat u een levering doet. Een tweede situatie waarbij uw kwaliteitsscore boven de 100% kan liggen is door de historische telling. Wanneer u bijvoorbeeld bent overgegaan op een ander leerlingadministratiesysteem krijgen leerlingen een nieuw leerlingnummer. Hierdoor zouden leerlingen die niet meer actief zijn toch meegeteld kunnen worden. Dit kan komen doordat het leerlingnummer is verandert. Figuur 51. Mogelijkheid om opnieuw te tellen. Wanneer uw kwaliteit score boven de 100% ligt dan verschijnt de mogelijkheid om opnieuw te tellen. Onder de kolommen verschijnt dan een tekst met U score is hoger geworden dan 100%... Figuur 51 laat zien hoe deze functie eruit ziet. U kunt een (foutieve) score van meer dan 100% herstellen door hier aan te geven dat opnieuw geteld moet worden om de score opnieuw te laten berekenen. Dit kan zijn de datum van vandaag, als u opnieuw alle leerlingen gaat leveren en met een schone lei wilt beginnen; of de datum waarop volgens u de laatste volledige levering is gedaan, of de eerste datum van een reeks leveringen die volgens u gezamenlijk een volledige levering zijn. Overlapt de datum die u invult de leverdatum van (één van de) vorige levering(en), dan krijgt u over de meest recente levering een nieuwe definitieve rapportage. De berekening bij volgende gegevensleveringen houden rekening met de door u gekozen datum. Let op: Het is belangrijk dat u, voordat u deze functie gebruikt, zeker weet dat u het meest recente aantal leerlingen had geregistreerd voordat u de gegevens ging verzenden. 40

43 Het kan ook zijn dat uw kwaliteitsscore niet boven de 100% uitkomt, maar dat uw score actieve leerlingen op uw rapportage boven de 112% uitkomt. Dan wordt deze mogelijkheid namelijk ook weer gegeven. Wanneer u op de knop Toelichting drukt krijgt u meer informatie over deze mogelijkheden, zoals hieronder is getoond: Uw kwaliteitsscore is hoger dan 100%, of het aantal actieve leerlingen uit uw gegevensleveringen aan PGNPO is hoger dan het aantal actieve leerlingen volgens uw opgave op Mijn PGNPO U bent bezig met de PGN-scan 2, heeft al meerdere iteraties gedaan en scoort hoger dan 100%, of blijft daar net onder terwijl het aantal actieve leerlingen er boven komt. Voor scholen die boven 112% scoren is datum waarop we zijn begonnen met het tellen van iteraties aangepast. U kunt een percentage boven de 100% corrigeren via het tabblad 'Status' op Mijn PGNPO. Wijzig de startdatum vanaf waar de rapportages moeten worden meegeteld. Wat is er gebeurd? PGNPO telt de leerlingen op het voorblad van uw rapportage bij het aantal leerlingnummers van uw school dat al bij ons bekend is. Van die telling worden de volgende gegevens afgeleid: het aantal actieve leerlingen op uw school en de kwaliteitsscore van de gegevens; een overzicht van leerlingen in een gewichtenregeling; een overzicht van LGF-indicaties. PGNPO kijkt daarbij naar de meest actuele gegevens van elk leerlingnummer dat door uw school is aangeleverd. Er zijn meerdere situaties waarin de telling niet goed gaat en uw score hoger dan 100% wordt: " PGNPO heeft van uw school nog actieve leerlingen aangeleverd gekregen uit groep 8; deze leerlingen zijn inmiddels wel door u uitgeschreven, maar deze uitschrijvingen zijn door uw leerlingadministratiesysteem niet aangeleverd omdat de startdatum van de gegevenslevering is verlegd naar 01 augustus 2008; " U bent overgestapt naar een ander leerlingadministratiesysteem, waarbij elke leerling een nieuw leerlingnummer kreeg. Mocht uw score als gevolg van de wijziging opeens 0% zijn, dan kunt u dit herstellen door een complete nieuwe gegevenslevering te doen. 41

44 Mijn PGNPO: het openingsscherm voor besturen In dit gedeelte van de handleiding worden alleen die onderdelen beschreven, die anders zijn, dan de schermen voor de scholen. Het scherm voor de besturen bevat andere informatie, dan het scherm voor de scholen. In de kop van het scherm kunt u een vijftal keuzes maken. De knoppen Mijn gegevens, Digitaal archief bestuur, Documenten en Online helpdesk werken identiek aan die in het scherm voor de scholen. De knop Scholen toont de scholen, die onder uw bestuur vallen. Na een klik op de knop Scholen ziet u de scholen, die onder uw verantwoordelijkheid vallen. Door vervolgens op de naam van één van de scholen te klikken, worden de gegevens van deze school getoond. Er zijn nu negen knoppen (Schoolgegevens, Digitaal archief school en Stand burgerservicenummers, Aantal leerlingen, Certificaten, PGN Scan, Planning, Incidenten en Status) bijgekomen. De knoppen Digitaal archief school en Stand burgerservicenummers, Aantal leerlingen, Certificaten, PGN-Scan, Planning, Incidenten en Status werken identiek aan die in het scherm voor de scholen. Om terug te keren naar het overzichtsscherm met de scholen klikt u op de knop Scholen. 42