Reserveren. n J Delft SsK? Inhoudsopgave. 1 Inleiding

Transcriptie

1 n J Delft SsK? Reserveren Inhoudsopgave 1 Inleiding 1 Inleiding 2 2 Hyperlinkjes 2 3 Inloggen 3 4 Reservering toevoegen. 4 5 Overzicht beschikbare ruimten 5 6 Reserveer een ruimte 7 7 Uw reservering 8 8 Reservering herhalen 9 9 Een reservering wijzigen/annuleren 11 1

2 1 Inleiding 1.1 Inleiding Voor u iigt de liandleiding Resen/eren. ivlet beiiulp van tiyperlinio worden de reserveringspagina's opgestart, ln de regel worden deze linl<s op een gewenste pagina op intranet geplaatst. Het is ook mogelijk om de links als Favorieten weer te geven in Windows internet Explorer. Het genereren van iiyperlinks gebeurt met betiulp van Planon FacilityNet I\/lanager Reservations. De ingevoerde reserveringen worden direct toegevoegd aan de Planon-database, waaruit ze meteen ziclitbaar zijn voor de medewerker voor wie de ruimte is gereserveerd. 1.2 Hyperlinkjes Om de reserveringspagina's op te kunnen roepen, moet de gebruikers op een tiyperlink klikken. Op dit moment zijn voor reserveringen drie tiyperlinks beschikbaar. Reserveren (alleen voor geautoriseerde aebruil<ers) Reserveren losse voorzieningen Mijn reserveringen (vooralle medewerl<ers) 2

3 1.3 Inloggen > Klik op de knop Reserveringen in de PDC. Single Sign On mechnisme Single Sign On (SSO) is het mechanisme waarbij authenticatie slecht één keer hoeft gedaan te worden voor verschillende applicaties. Authenticatie is het proces waarbij u een applicatie vertelt wie u bent door middel van uw inlognaam (NetlD) en wachtwoord. In de SSO omgeving van de TU Delft betekent dit dat u met uw NetlD inlogt voor een bepaalde applicatie en daarna naar andere applicaties kan, die in deze omgeving zijn opgenomen, zonder opnieuw te hoeven authentiseren (inloggen). Single Sign-On Single SIgn-On environment of TU Delft Plesï? log in to trie Single Sign-On (SSO) environment of the TU Delfl, This will grant you sccess to the application you chose as v/ell as other applications in this environment. MetID: (I Pass'.vord: Have you forgotten your pass-.vord? Go to Password Manager (Employees 8t Students). Other users can go to the netid application. WARtllllG Close your webbrov/ser to quit the Single Sign On environment. A broviser has the SingleSignOn ticket in memory. As long as the ticket Is not expired and the broyjser is not closed, the SingleSlgnOn-ticket is still valid and can be used by anyone v/ho has access to your brov/ser. So close your brovjser, especially if you're logged in on a public spot. De pagina met de door u eerder gemaakte reserveringen verschijnt. Indien u in het veld bij Melder op de ^ klikt en bevestigd met de knop Zoek, worden alle reserveringen getoond. (i TU Delft Hieronder ziet u een overzicht van de reeds gemaakte reserveringen. Om een nieuwe reservering toe te voegen, klikt u onder in het scherm op de knop "Reservering toevoegen". U kunt de reservering v/ijzigen door te klikken op de knop ^ achter de reservering. Voor een annulering klikt u op de 7^. j[ Reserveren RID j Reserveren voorzieningen Zoeken binnen de gemaakte reserveringenjbi Nuninier: Melder: Verschuur Tom T.E. Tj^Xl In opdracht van: Tl id 21 I 1-1 van l I Nummer Gereserveerde ruimte Startdatum tijd Einddatum tiid Omschrijving Catering In opdracht van Melder (FHVG) - Vergaderza3l F 13/11/2013 lüqo 13/11/ :00 (Reservering vergaderzaal geen subs) W Vertdiuur Tom T.E. Verschuur Tom T.E. A A

4 Reservering toevoegen. Klik op de knop Reservering toevoegen. De pagina " Zoek een ruimte" verschijnt. Hier gaat u invullen op welke datum en tijd u wilt reserveren. Het veld Startdatum is een verplicht veld. Wanneer u gelijk op de knop Zoek klikt worden alle ruimtes uit alle gebouwen getoond. Eventueel vergemakkelijkt u het zoeken door gebruik te maken van de zoekvelden "Gebouw/' "Vaste voorzieningen", "Aantalpersonen" of "Naam Ruimte", zodat alleen de gewenste ruimtes worden getoond. Wanneer u het aantal personen opgeeft worden alleen de ruimtes getoond die groot genoeg zijn. Het zoeken met behulp van het zoekveld Gebouw wordt aanbevolen. Zoek een ruimte # Pagina: Reserveringen \ Zoek een ruimte ^^^^^^^^^^ In onderstaande zoekpagina kunt u aangeven in het verplichte veld * Startdatum wanneer de reservering plaats moet vinden. Het is ook mogelijk een voorselecte te maken met behulp van de zoekvelden Gebouw, Vaste voorzieningen, Aantal personen of op Naam van de reserveerbare ruimte, Gebruik voor zoeken op Naam altijd het zoekteken Vo. Voorbeeld %frans voor het resultaat 20 (AC) Frans van Hasselt, * startdatum: l 1/7/2013 ' (M/d/yyyy) Gebouw: X Vaste voorzieningen: - ^udioset T Overheadprojector r" Beamer JT PC - Computer 1" Conference phone 1" Projectscherm r" Dvd-recorder P Telefoon (interne gesprekken) f Dvd-speler F" Verduisteringsgordijnen P Flipover Video camera r" Katheder V Video conference V Netwerkaansluiting f" Whiteboard Aantal personen: [ (Min.Value) \~ (Max.Value) Naam ruimte:

5 Wanneer u gebruik maakt van het zoekveld Gebouw worden de gebouwen getoond waarin het reserveren van een ruimte mogelijk is. > Klik op een Gebouw om de beschikbare ruimtes te tonen. Selecteer een gebouw M I 1-13 van 13 I Code object Naam Plaats 03 Science Centre Delft 03 Bouvi/kunde Delft 20 Aula Congrescentrum Delft 21 TU Delft Library Delft 22 TNW- Technische Natuurkunde Delft 23 Civiele Techniek en Geowetenschappen Delft 31 Techniek Bestuur en Management Delft 32 Industrieel Ontwerpen Delft 34 3mE Delft 35 EWI Delft 62 L8iR Hoofdgebouw Delft 65 Gebouw Kluyverweg 4-6 Delft 66 The Fellowship Delft Ruimtes in Gebouw 50. RID kunnen alleen door apart geautoriseerde gebruikers worden geresen/eerd. Overzicht beschikbare ruimten In deze lijst worden de reserveerbare ruimtes getoond, zodat men kan zien of de gewenste ruimte beschikbaar is. De ruimtes met een rode streep zijn bezet cssa. Het is mogelijk de beschikbaarheid van de ruimtes op andere dagen te bekijken met behulp van de knoppen Dag> en Week>. U kunt op de knop 33 klikken voor meer informatie over de reserveerbare ruimte. Klik dan op Terug om terug te keren naar de pagina Overzicht beschikbare ruimte. > Klik op de reserveringsbalk van de reserveerbare ruimte op het blokje van de gewenste startdatum om een reservenng te maken. De pagina Reserveer een ruimte verschijnt.

6 Overzicht besciiil<bare ruimte 0 Pagina: Reserveringen \ Zoek een ruimte \ Beschikbare ruimte idi Klik op dit icoon om de voorzieningen van de geselecteerde eenheid te bekijken, Klik in de blauwe balk van de geselecteerde ruimte op het gewenste tijdstip om een reservering te maken. Het is mogelijk de beschikbaarheid van de ruimte op andere dagen te bekijken met behulp van de knoppen Dag en Week. I! 1 11 I vrij bezet ZoekresultatenH^^^^I Vvp^k tmni I 11/20/2013 I Dag> Naam: 08 (BK) - 00.WEST.350 Max. aantal personen: 8 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 i!t I I I II I r I li I I I 11 I MMMliilMMWiWiMMMMiiili M M I I : : MaK. aantal personen: (BK) - Berlagezaal 1 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 I il I II N I I M I I! I tphwwm' I IM I I IM I I I' III lju : i Max. aantal personen: (BK) - Berlagezaal 2 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 i l l i l li I il M M li I I II I I IM I I IM I I IM I ] i Max. aantal personen: (BIC) - Koppelruimtel Berlagezaal 1 en 2 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 M M b ^ i ^ I I II M I I I II 1! LU Max. aantal personen: (BK) - Think Room 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 I M II IM I I II II I li I MMXiW I i I I I I I I I ' : I 1-5 van 5 j 6

7 Reserveer een ruimte > Vul de (verplichte) velden in. * Eindtijd Geef aan hoelang u de ruimte nodig heeft. * Omschrijving Geef een korte omschrijving mee bijvoorbeeld: vergadering afd. B, evenement Jubileum, enz.). * Aantal personen Geef het aantal deelnemers op. * Gekozen zaalopstelling Een zaalopstelling kiezen is alleen mogelijk wanneer dit in het formulier wordt getoond. Houdt bij het wijzigen van de zaalopstelling rekening met het maximum aantal personen binnen de gekozen opstelling. * Catering bestellen Dit staat standaard op Nee. Wanneer u van plan bent om catering te bestellen vult u hier Ja in. Baancode Indien nodig geeft u hier een Baan code mee * In opdracht van Geef hier de naam van de persoon waarvoor de ruimte wordt gereserveerd Reserveer een ruimte Pagina! Reserveringen \ Zoek een ruimle \ Reserveerbare ruimte \ Reserveer een ruimte Informatiem In een aantal ruimtes is een extra zaalopstelling mogelijk. In dat geval wordt in het formulier de standaard extra zaalopstelling getoond. Het is mogelijk om de standaard extra zaalopstelling te wijzigen. Houdt dan rekening met het maximum aantal personen binnen de gekozen opstelling. Reserveerbare ruimte: 03 (BK) - Berlagezaal 1 Startdatum: 20/11/2013 Starttijd: 12:00 A-Einddatum: 20/11/2013 Cl] (dd/mm/yyyy) -V Eindtijd: 14 " : 00 " '.V Omschrijving: Jubileum Aantal personen: 80 Gekozen zaalopstelling: 1 - Bioscoop -150 personen " Catering bestellen?: Nee Baan code: Gegevens aanvrag Melder: Verschuur Tom T.E. 'V In opdrachtvan: Hagman Roland R.

8 1.7 Uw reservering > Klik op OK om de reservering te bevestigen. Uw reservering 0 Klik op dit icoon als u de bevestiging wilt afdrukken. Wilt u de reser-vering herhalen op andere tijden, klik dan op Herhalen. Wilt u een losse voorziening reserveren, klik dan op Reserveren voorziening. Voor Catering aanvragen gaat u naar Sodexo. Sodexo Reserveren voorziening Reserveri n glhj tielder: Verschuur Tom T.E. Nummer: Omschrijving: Jubileum In opdracht van: Hagman Roland R. Gebouw: 08 - Bouwkunde Gereserveerde ruimte: 08 (BK) - Berlagezaal 1 Startdatum tijd: 20/11/ ; 00 Einddatum tijd: 20/11/ :00 Aantai personen: 80 Baan code: Geltozen zaalopstelling: 1 - Bioscoop personen Catering: N [ Herhalen 8

9 Reservering lierlialen Een reservering periodiel< laten herhalen, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks, maandelijks of op opgegeven datums. Klik op Herhalen. [ Ok If Herhalen f Annuleren Selecteer de gewenste frequentie: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Kalender. Dagelijks: Geef het aantal dagen op tussen opeenvolgende herhalingen. Geef een vast aantal herhalingen of een vaste einddatum op voor de herhalingen. Herhalingspatroon <ï- Dagelijks iedere H dag(en) C C C Wekelijks Maandelijks Kalender Herhalingsbereik Stop na 3 Herhalingen <^ Start! Q Vm t] (M/d/yyyy) P Voorgedefinieerde periode Z- Wekelijks: Geef het aantal dagen op tussen opeenvolgende herhalingen. Geef een weekdag op. Geef het aantal weken op tussen opeenvolgende herhalingen. Herhalingspatroon r Dagelijks iedere 1 week/weken op; (I- r C Wekelijks Maandelijks Kalender 17 Maandag P Dinsdag f" Woensdag ~ Donderdag P Vrijdag P Zaterdag P Zondag Herhalingsbereik stop na [sf Start Herhalingen Ü t/m (M/d/yyyy) <~ Voorgedefinieerde periode Jl

10 Maandelijks: Geef de begindatum op in fiet veld Begint op. Geef een weekdag op. Geef het aantal dagen op tussen opeenvolgende herhalingen. Geef het aantal maanden op tussen opeenvolgende herhalingen. Herhalingspatroon r Dagelijks iedere Eerste jj r ^ Wekelijks Maandelijks P Maandag p" Dinsdag P Woensdag p Donderdag P Vrijdag P Zaterdag p Zondag C Kalender van elke 1 maand(en) IIHlIflIffHfflIf... ^ stop na 3 Herhalingen ^ ^ Start r Q Vrn (M/d/yyyy) ^ Voorgedefinieerde periode f" Kalender: Geef in de kalender de dagen van de maand op waarop de herhaling moet worden gepland. Herhalingspatroon C r r O' Dagelijks Wekelijks Maandelijks Kalender Geselecteerde datums: 11/20/ /20/ /21/ /29/2013 ii!i-lyiïi:iy\,,'4rrilii X «< Vandaag > > wk Ma Di Wo Do Vr 2a 2o ! 'm

11 I 1.9 Een reservering wijzigen/annuleren Vanaf de reserveringen startpagina l<unt u een bestaande reservenng wijzigen door te l<lil<l<en op de l<nop ^ actiter de reservering. Voor een annulering l<lil<t u op de 2^1. Het is niet toegestaan om zonder overleg een reservering van een andere melder te wijzigen/annuleren. Neem daarom altijd contact op met de melder van de reservering. Reserveringen algemeen Pagina: Reserveringen TUDelft».- Hieronder ziet u een overzicht van de reeds gemaakte reserveringen, Om een nleuv/e reservering toe te voegen, klikt u onder in het scherm op de knop "Reservering toevoeijen". U kunt de reservering v/ijzigen door te klikken op de knop achter de reservering. Voor een annulering klikt u op de 2^1. Resen/eren RIP Reserveren voorzieningen" Zoeken binnen de gemaakte reserveringenjb^h Nummer: In opdracht van: Melder: Verschuur Tom T.E. Reservering en^s I 1-2 van 2 fjummehgereserveerde ruimte 1 Startdatum tijd 1 Einddatum tijd IQnisclirijvlng Catering I In opdracht van 1 Hetder 1103.Q0 Verschuur Tom T.E. Verschuur Tom T.E. 65 (FMVG) - Vergaderzaal F113/11/ :00 13/11/ :001 (Reservering vergaderzaal geen subs) N loa (BK) Bertagezaal 1 20/11/ :00120/11/ :00 3ubileüm Hagman Roland R. [verschuur Tom T.E. X > Klik op Reservering wijzigen Overzicht pagina 17 Melder: Verschuur Tom T.E. Nummer: Omschrijving: Jubileum In opdracht van: Hagman Roland R. Gebouw: Bouwkunde Gereserveerde ruimte: 08 (BK) - Berlagezaal 1 Startdatum tijd: 20/11/ :00 Einddatum tijd: 20/11./ :00 Aantal personen: 80 Gekozen zaalopstelling: 1 - Bioscoop personen Baan code: Catering besteld: Nee 11

12