Handleiding. Zaalbeschikbaarheidsaanvragen voor Corporates. valk.com

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Handleiding. Zaalbeschikbaarheidsaanvragen voor Corporates. valk.com"

Mark van Doorn
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Handleiding Zaalbeschikbaarheidsaanvragen voor Corporates Contactpersoon: Pascalle van der Vaart Van der Valk Internet E: T: -31(0) F: -31(0) Postbus EC Vianen valk.com

2 Inhoud Inloggen op uw Corporate Portal 2 Korte aanvraag stap 1 3 Aanvraag voor meerdere accommodaties/data 4 Korte aanvraag stap 2 5 Korte aanvraag stap 3 6 Korte aanvraag stap 4 7 Korte aanvraag stap 5 8 Mail 1: Bevestiging versturen beschikbaarheidsaanvraag 9 Mail 2: Bevestiging beschikbaarheid Hotel 10 Uitgebreide aanvraag stap 1 11 Uitgebreide aanvraag stap 2 12 Uitgebreide aanvraag stap 3 13 Uitgebreide aanvraag stap 4 14 Uitgebreide aanvraag stap 5 15 Mail 3: Bevestiging versturen uitgebreide zaalaanvraag 16 Opmerkingen 17

3 - Ga naar (dit is uw bedrijfsnaam).valk.com - Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord Gebruikersnaam: adres Wachtwoord: wachtwoord 2

4 Stap 1 korte aanvraag Stap 1 Geef aan of u bij een of meerdere locaties een beschikbaarheidsaanvraag wilt indienen. Mocht u bij meerdere accommodaties of voor meerdere data een beschikbaarheidsaanvraag willen indienen, dan kunt u op de volgende pagina zien hoe dit werkt. 3

5 Aanvraag bij meerdere accommodaties Mocht u uw aanvraag bij meerdere hotels willen doen dan kunt u bij stap 1 meerdere accommodaties aanklikken en het aantal locaties aangeven. Hotel 1/3 U geeft hier het eerste Hotel aan. Kies het soort evenement. Geef het aantal personen aan. Selecteer de begindatum door op de kalender te klikken en de juiste datum te selecteren. Kies het aantal dagen en de dagdelen. Hotel 2/3 en Hotel 3/3 Bij deze stappen hoeft u alleen het Hotel te selecteren. De overige gegevens worden overgenomen uit Hotel 1/3. Wilt u een aanvraag doen voor een ander evenement dan kunt u dit aanpassen. U krijgt van ieder Hotel een mail waarin staat of zij de reservering kunnen plaatsen of niet. Indien u bij meerdere locaties dezelfde aanvraag heeft uitgezet dan kunt u het Hotel van uw voorkeur kiezen en de overige aanvragen annuleren. Wanneer u meerdere data wilt aanvragen bij een of verschillende accommodatie dan kunt u bij bovenstaande stappen het hotel opnieuw selecteren en de datum aanpassen. U kunt maximaal 5 hotels/data aanvragen. 4

6 Stap 2 korte aanvraag Stap 2 - Kies een Hotel - Selecteer het soort evenement - Geef het aantal personen aan - Geef het aantal dagen aan - Geef de juist dagdelen door - Geef uw eventuele opmerkingen door 5

7 Stap 3 korte aanvraag Stap 3 Voer de contactgegevens in: - Naam - Bedrijfsnaam - - Telefoon 6

8 Stap 4 korte aanvraag Stap 4 Controleer het aangegeven Hotel. Mocht dit incorrect zijn dan kunt met de knop de gegevens aanpassen. 7

9 Stap 5 korte aanvraag Stap 5 Hierin wordt aangegeven dat uw aanvraag ook daadwerkelijk verstuurd is. 8

10 Mail 1 Na de korte zaalbeschikbaarheidsaanvraag te hebben ingediend, ontvangt u onderstaande mail. Deze houdt in dat het betreffende Hotel uw aanvraag heeft ontvangen. contactpersoon, contactpersoon contactpersoon@bedrijfsnaam.com Hotel Vianen 20 augustus 2008 Vergadering 9

11 Mail 2 Zodra het Hotel de beschikbaarheid heeft vastgesteld zult u onderstaande mail ontvangen. Met een druk op de oranje knop internet kunt u in vijf stappen de uitgebreide zaalaanvraag indienen. 10

12 Stap 1 uitgebreide aanvraag Vergadering Stap 1 De gegevens van de korte aanvraag zijn overgenomen, deze kunt u in deze stap nakijken. 11

13 Stap 2 uitgebreide aanvraag Stap 2 20 augustus 2008 De datum is al overgenomen uit de korte aanvraag; de tijd mag u hier aangeven. Bij zaalopstelling kunt u aangeven hoe u de opstelling in de zaal wilt hebben. Bij de algemene gegevens kunt u al uw wensen doorgeven aan het betreffende Hotel. Bij gewenste service kunt u aangeven of u een basis-, comfort- of boardroomarrangement wilt boeken. Bij verzorging Food & Beverage kunt u aangeven wat voor arrangement u wilt. Als er bijzonderheden zijn voor de zaalreservering kunt u deze in het onderste veld invoeren. 12

14 Stap 3 uitgebreide aanvraag Stap 3 Bij de contactgegevens kunt u de contact- en bedrijfsgegevens doorgeven. Bij wijze van betaling kunt u aangeven hoe er wordt betaald. De bevestiging van de aanvraag wordt altijd per mail verstuurd, tenzij dit niet mogelijk is. 13

15 Stap 4 uitgebreide aanvraag Stap 4 Hotel Vianen Vergadering 20 Controleer de ingevoerde gegevens. Mochten deze incorrect zijn dan kunt u met de knop de juiste gegevens invoeren. 20 augustus

16 Stap 5 uitgebreide aanvraag Stap 5 Hierin wordt aangegeven dat uw zaalreserveringsaanvraag verzonden is. 15

17 Mail 3 Vianen. Vianen Vergadering Uw zaalreserveringsaanvraag is nu gedaan. Het Hotel zal zo spoedig mogelijk contact met u opnemen om de zaalresevering definitief te maken. 16

18 Opmerkingen: Reminder Inlognaam: Wachtwoord: Mocht u tijdens het indienen van de zaalaanvragen tegen onduidelijkheden aanlopen dan horen wij deze graag van u. Wij zijn van maandag t/m vrijdag te bereiken van 9.00 tot uur op telefoonnummer: Wij wensen u veel succes met het aanvragen van zalen via de portal. Met vriendelijke groet, Van der Valk Internet 17

Vergelijkbare documenten

Handleiding Kamerboekingen voor Corporates

Handleiding Kamerboekingen voor Corporates Contactpersoon: Pascalle van der Vaart Van der Valk Internet E: info@internet.valk.com T: -31(0) 347325942 F: -31(0) 347325977 Postbus 103-4130 EC Vianen valk.com