Starten met DBFACTw. <2008> TML bvba

Transcriptie

1 Starten met DBFACTw 24/02/2009

2 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: februari 2009 in Ternat Nog even het volgende... Normaal gezien heeft u deze beknopte manual van DBFACTw ontvangen bij de installatie van het programma in uw bedrijf. De enige bedoeling van deze manual is om u als gebruiker op weg te helpen bij uw eerste stappen met het programma. Vermits DBFACTw natuurlijk veel meer kan dan in deze beknopte manual staat neergeschreven raden wij u aan regelmatig de complete helpfile van DBFACTw te bekijken via het programma zelf. U zal zien dat deze veel uitgebreider is. Door de continue evolutie van DBFACTw raden wij u tenslotte nog aan om minimaal 1 keer per jaar een update cursus te volgen zodanig dat u van de vele uitbreidingen op de hoogte blijft en via DBFACTw de werking van uw bedrijf kan blijven optimaliseren. Veel succes met DBFACTw.

3 Contents 3 Table of Contents Foreword Part I Inleiding 1 Welkomstwoord Opleidingen Opleidingscheques BEA Het helpbestand... en help gebruiken 13 Part II Starten met DBFACTw 1 DBFACTw... opstarten DBFACTw... opstarten 17 DDMS Inloggen in... DBFACTw 21 DBFACTw... opstarten 2 23 DDMS Aanmaken... van gebruikers 27 Gebruikersgroep... & Rechten 34 Tab Systeem Tab Boekhouding Tab Verkoop Tab Artikel/Prijs Tab Aankoop Tab Relaties Tab Unitbeheer Tab Servicerapporten Tab Helpdesk Tab Documenten Aanmaken... van de favorietenbalk 48 Medewerkers Direct-Menu Navigeren... in DBFACTw 59 3 Sneltoetsen Het... werken met grids 60 Standaard... Grid 60 Backorder... Grid 62 Grid in documenten Regel tussenvoegen Documentkoppelingen... in DBFACTw 65 6 Het... dossier 73 Dossierbeheer Bedrijfsgegevens Overzicht... dossiers 75 Updatebeheer Creatie dossier Doorsturen... dossier 79 Lokale dossierkopie... 80

4 4 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Multidossier Toeters... & Bellen 81 Rekenmachine Telefoonlijst Output... Scherm Printer Bestand Fax en Werklijsten De werklijst Een selectiescherm Werken met... wildcards in een selectiescherm 99 Wat doen... met ons resultaat? 99 Geavanceerde... werklijstfuncties 100 Voorbeelden Instellingen... & Parameters Printers Printers... definiëren 112 Printopdracht... selectie 116 Printers definiëren... vanaf 2.61d Printopdracht Eltron Printers Kasticket... Printers Bezetting Backup... Dossier 121 Automatische... backup 121 Backup in... DBFACTw 121 Backup maken Backup terugzetten Don't... Panic Barcodes Werken met... barcodes en scanners in DBFACTw Part III Basis 1 De... relatie 132 De relatiefiche Tab Algemeen Graydon Tab Klant Tab Leverancier Tab Memo Tab Adressen Tab Extra Tab Extra Opzoeken Het... artikel 150 Artikelbeheer De Artikelfiche

5 Contents 5 Prijzen Staffels Verkoop... valuta 158 Folder Korting Kosten Maten Verpakt Globaal wijzigen... artikel 162 Groep/Soort/Volgnr... wijzigen 170 Artikel werklijst Collectief... verwijderen artikelen 173 Stockbeheer Wijzigen... stock 175 Stocklijst Stock importeren... via een scanner? 176 Inventarisprocedure Speciale... Artikelen 179 Part IV De Boekhouding 1 Boekhouding... - basis Checklist... opstarten boekhouding 181 Opstarten... van een DBFACTw boekhouding 182 Dagboeken Bankboek Creatie mutatie Opvragen/afdrukken/uitvegen Lijst mutaties Beheer inkomende... cheques 192 Lijst inkomende... cheques 192 Beheer uitgaande... cheques 193 Lijst uitgaande... cheques 194 Wijziging betalingen Kasboek Creatie mutatie Opvragen... kasmutatie 196 Lijst kasmutaties Aanpassen... saldo kassalade 197 Instellen diverse... betalingen via kasboek 197 Meerdere... diverse betalingen 199 Uitgebreide... payout 199 Meerdere... kasboeken 200 Aankoopboek Creatie/Wijzigen Opvragen Aankoopfacturen... werklijst 208 Aankoopfacturen... selectie 209 Lijst aankoopfacturen Status wijzigen Afpunten... Receptie 211 Creditnota's... op aankopen 212 Creatie/Wijzigen Velden -... Hoofding 212 Velden -... Detail 214

6 6 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Buttons Opvragen Lijst creditnota's... op aankopen 217 Meerdere... journalen inkomende creditnota's 217 Diverse bewerkingen Creatie Velden -... Hoofding 220 Velden -... Detail 221 Buttons Opvragen/Uitvegen Buttons Lijst diverse... bewerkingen 224 Tijdelijk afsluiten... diverse bewerkingen 225 Importeren... XLS 225 Importeren... XML 225 Exporteren... XML 225 Verkoopboek Creatie/Wijzigen Velden -... Detail 227 Buttons Practische... toepassing 228 Opvragen Lijst Creditnotajournaal... op verkopen 229 Creatie/Wijzigen Velden -... Hoofding 230 Velden -... Detail 231 Buttons Practische... toepassing 231 Vaste bewerkingen Kolommen Buttons Vaste bewerkingen... Analytisch 233 Meerdere... diverse dagboeken 233 Mogelijkheden... in nummer in Finboek 235 Klanten Raadplegen... rekening courant 236 Afpunten... rekening-courant 238 Gemiddelde... betalingstermijn 238 Lijst mutaties... rekening-courant 238 Lijst facturen... en creditnota's 238 Lijst klanten... met kredietlimiet 238 Globale situatie... klanten 239 Lijst geblokkeerde... relaties 239 Vervaldagbalans... klanten 239 Herinneringen Instellingen... Herinneringen 241 Opties om... de herinneringen samen te stellen 242 Buttons Wijzigingen... in de grid 243 Stappenplan... Herinneringen 243 Verkoopfacturen... rappelstatus werklijst 244 Verkoopfacturen... rappelstatus globaal wijzigen 246 Leveranciers

7 Contents 7 Grootboekrekeningen Opvragen... grootboekrekening 247 Buttons Raadplegen... grootboekrekeningen per jaar 248 Export vergelijking... grootboekrekeningen 249 Centralisatie... en afsluiting 250 Centraliseren Tijdelijke centralisatie Definitieve... centralisatie 250 Boekjaar... afsluiten 251 Boekhoudkundige... lijsten 251 BTW BTW aangifte Intervat Instellingen Saldi BTW-rekeningen BTW/Omzetvergelijking... en Vergelijking BTW-vakken 256 Parameters Elektronische... BTW-aangifte 260 BTW-aangiften... ontvangstbewijs 266 Dagboeken Rekening... courant klanten/leveranciers 275 Mutaties grootboekrekeningen Centralisatie... journaal 276 Intracom Balans en... resultatenrekening 276 Velden Instellen groepering... subtotalen 277 Saldibalans... klanten/leveranciers 277 Velden Uitvoer Accon... / First 278 BTW listing Controle BTW... listing 279 BTW lijst vergelijking Lijst ontbrekende... BTW nummers 282 Lijst ontbrekende... documentnummers 283 Ovezricht... facturen/cerditnota's per BTW-code 283 Lijst commissie... en andere (281.50) 284 Overzicht... facturen/creditnota's per klant 284 FOST Recupel V.O.S Boekhoudperiodes Nummering... journalen 287 Vaste activa Analytische... boekhouding 288 Intrastat Betalingsopdrachten Operationele... rapporten 289 Liquiditeit Dagen klantenkrediet Exploitatierekening Dagsituatie Import/export... journaal 291 Dagkoers... Valuta 291

8 8 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx FAQ Hoe? Voorschotfacturen Afsluiten... boekjaar - Openen nieuw boekjaar 297 Werken met... Intervat 303 Cadeaucheques... verwerken in DBFACTw 304 Part V Installatie 309 Index 0

9 Part I

10 10 1 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Inleiding DBFACTw 2.6Xxxx The Missing Link bvba Bosstraat Ternat helpdesk@tml.be Website : Telefoon : +32 (53) Fax : +32 (53) Versie Vragen of suggesties betreffende de helpfile manual@tml.be Hoewel deze informatie met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is samengesteld, is The Missing Link BVBA niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die zou kunnen ontstaan door het gebruik van de informatie die aangeboden wordt in dit document. Aan de inhoud van deze informatie kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend of aanspraken worden gemaakt. Voordat u handelt dient u er zich van te vergewissen dat u er alles aan hebt gedaan om uw data/instellingen veilig te stellen d.m.v. een backup 1.1 Welkomstwoord Geachte heer/mevrouw, T.M.L. en uw dealer dankt u voor de aanschaf van DBFACTw. We hopen dat u een even enthousiaste gebruiker wordt als de duizenden andere gebruikers die ondertussen met DBFACTw werken. DBFACTw is juist door de gedrevenheid van klanten en ontwikkelaars geëvolueerd tot een praktisch ingesteld programma waarmee u juist kunt doen wat u wilt: efficiënt de administratie in uw organisatie verwerken. Dit houdt ook in dat DBFACTw snel evolueert. Gebruikers die geruimd tijd met DBFACTw werken zien het pakket jaar na jaar evolueren, juist zoals dit in de maatschappij gebeurt. Om deze nieuwe mogelijkheden snel en efficiënt te documenteren, dit bovendien in meerdere talen, hebben we gekozen voor een geïntegreerd helpsysteem dat synchroon loopt met de handleiding. Dit betekent dat de handleiding meer gezien wordt als een naslagwerk dan een echte leidraad voor de opleiding in het gebruik van het programma. Bij de afgedrukte handleiding beperken we ons tot de essentiële informatie die nodig is om vlot te kunnen starten met DBFACTw. Indien je dus iets niet zou terugvinden in onze afgedrukte handleiding vragen wij u ook even onze geïntegreerde helpfile te bekijken! De ontwikkeling van DDMS (DBFACTw Direct Messaging Service) is ook iets nieuws. Meer informatie over dit communicatiemiddel tussen u, onze klant en de ontwikkelaars van DBFACTw, kan uhier 17

11 Inleiding 11 terugvinden. Tenslotte raden we u sterk aan om ook een aangepaste training te volgen tijdens de opstart, maar ook het verder evolueren van DBFACTw in uw administratie. Aparte informatie is daarvoor beschikbaar in de helpfile, alsook op de website Indien u daarenboven nog vragen heeft die u niet onmiddellijk terugvindt in de handleiding of het helpsysteem, aarzel niet met ons contact op te nemen. Door het unieke concept van het all-in service-contract beschikt u immers om te allen tijde gebruik te maken van onze helpdesk Opleidingen Wij geven verspreid over België op heel regelmatige tijdstippen algemene opleidingen. U kan een overzicht van onze opleidingen terugvinden op onze website ( of via onze nieuwsbrief die u regelmatig ontvangt. Inschrijven kan via opleiding@tml.be. Als ISO-gecertifieerd bedrijf zijn wij ook in de mogelijkheid om het nieuw systeem van de ondernemerschapsportefeuille te gebruiken, meer specifiek voor de pijler opleidingen. Meer info hier 13. Gepersonaliseerde trainingen kunnen uiteraard ook worden gegeven, deze gaan uiteraard het best door bij u op de zaak en op uw computer. Op aanvraag geven wij ook opleidingen in onze kantoren. In ieder geval gaat u hier zelf aan de slag. Het heeft geen zin om u gedurende 4 uur te tonen hoe men in het programma moet werken. Na 4 uur bent u waarschijnlijk het eerste gedeelte alweer vergeten. Leren door te doen, dat is nog steeds de beste manier. Wij brengen u na de installatie op het goede spoor. Wij tonen u hoe het programma af te sluiten en op te starten, hoe u een relatie inbrengt en hoe u een artikel aanmaakt. Daarna gaat u zelf aan de slag. Wanneer alle tikwerk is gedaan, belt u ons één week voordat de tweede les moet worden gegeven. U schrijft best alle vragen en opmerkingen op een blad en u kunt ons die doorfaxen op één van onze faxnummers of beter nog doormailen op helpdesk@tml.be. Zo kunnen wij eventuele problemen op voorhand oplossen. Bij de tweede les wordt dan het commerciële beheer en de boekhouding besproken. In principe zou door de eenvoudige structuur en de logica binnen het programma een opleiding van 4 à 6 uur moeten volstaan. Het aantal uur training hangt sterk af van de gebruikte functies en de complexiteit van bijvoorbeeld uw voorraadbeheer. Mocht dit om één of andere reden niet zo zijn, dan kunt u op aanvraag een aantal lessen krijgen. U betaalt dan een vooraf bepaalde prijs Opleidingscheques De Vlaamse regering startte in 2002 met het systeem van de opleidingscheques. Met deze cheques kunnen bedrijven opleidingen bij erkende opleidingsverstrekkers bekostigen. Als ISO-gecertificeerd opleider is TML erkend. U kan uw opleidingscheques dus ook voor het volgen van opleidingen bij TML gebruiken.

12 12 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Hoe gaat het precies in zijn werk? U betaalt uw opleiding met cheques. De onderneming hoeft de aangekochte opleidingscheques maar voor 50% te betalen. De Vlaamse overheid betaalt aan de opleidingsverstrekkers de overige 50%. U kan dus voor de helft van de prijs opleiding volgen bij TML! Elke opleidingscheque is 30 waard (waarvan u er slechts 15 betaalt) De BTW op het factuurbedrag moet wel nog integraal door uzelf betaald worden. Een voorbeeld: U volgt een opleiding bij TML en ontvangt hiervoor van ons bijvoorbeeld een factuur van 500, excl. BTW. U kan het factuurbedrag van 500 betalen met opleidingscheques. Aangezien elke cheque 30 waard is, maakt u ons 16 cheques = 480 over via het Internet. Het resterende bedrag van 20 en het BTW-bedrag van 105 (21% van 500 ) dient u apart over te schrijven naar TML. Voor BTWplichtige organisaties maakt dit uiteraard geen kostenverschil. Wie kan opleidingscheques aanvragen en gebruiken? Ieder bedrijf uit wat men noemt de 'harde economische sectoren' met vestiging in het Vlaamse gewest. Niettegenstaande het initiatief open staat voor alle ondernemingen (kleine, middelgrote en grote), richt het zich voornamelijk naar de Vlaamse KMO's aangezien zij niet tot de meest performante bedrijven behoren op het vlak van investeren in permanente vorming. Ook vrije beroepen met een 'economische finaliteit' zoals architecten en advocaten kunnen aanspraak maken op deze cheques. Sinds mei 2004 kunnen nu ook vzw's gebruik maken van opleidingscheques, voor zover ze een activiteit uitoefenen die in een toegelaten sector valt. Meer info kan u terugvinden op de website van Bedrijven met exploitatiezetel in het Brussels gewest kunnen jammer genoeg geen aanspraak maken op de cheques. Bedijven met hoofdzetel in Brussel, maar wel met vestigingen in Vlaanderen, kunnen echter wel gebruik maken van de cheques voor het opleiden van personeel dat in Vlaanderen werkt. Hoe kan u de cheques aanvragen? De in aanmerking komende Vlaamse ondernemers kunnen opleidingscheques aanvragen via een website van de overheid ( of ), nergens anders. De onderneming die opleidingscheques wil bestellen, meldt zich aan op de website via het BTW-nummer of-indien niet BTW-plichtig-via naam en adres. Via het BTW-nummer worden gegevens zoals NACE-coden, adres e.d. automatisch door het Ministerie van de Vlaamse gemeenschap uit een andere databank gegenereerd. De cheques die u aanvraagt, moet u binnen de 14 dagen voor de helft betalen, de overheid legt de andere helft in uw plaats bij. Van zodra u de cheques heeft betaald, komen deze cheques in uw electronische portefeuille op het internet, die toegankelijk is met uw klantnummer (dat de overheid u bij uw eerste bestelling bezorgt)

13 Inleiding 13 Hoeveel cheques kan u aanvragen? Een onderneming kan maximaal 200 cheques per jaar bestellen, tot uitputting van de voorraad (tot het budget op is) Eén cheque is telkens 30 waard. Dat betekent dat u voor 6000 per jaar opleiding kan volgen in uw onderneming aan halve prijs. Wat is de geldigheidsduur van uw cheques? U moet uw cheques ten laatste bestellen in de maand van de startdatum van de opleiding die wenst te volgen, anders zijn ze niet geldig. Het is dus heel belangrijk tijdig de bestellingen te plaatsen via de website van de overheid. Anderzijds moet u binnen de twaalf maanden na het bestellen van de cheques een opleiding gevolgd hebben die u ermee betaalt, anders verliezen ze hun waarde definitief en bent u per cheque uw 15 kwijt. Een concreet voorbeeld: Stel dat op uw cheques als uitgiftedatum staat 8/2004, dan mag u de cheques enkel gebruiken voor het volgen van een opleiding die aanvangt in augustus 2004 of later, maar die wel voor augustus 2005 begint. De einddatum van de opleiding hoeft niet binnen de geldigheidsduur van de cheques te vallen. Hoe gebeurt de registratie naar TML bvba? Ingeval u uw opleiding wenst te betalen met opleidingscheques dient u uw bestelling te plaatsen via volgend -adres: opleiding@tml.be U vermeld duidelijk aan welke opleiding u wenst deel te nemen en of u deze gedeeltelijk zal betalen met opleidingscheques BEA BEA staat voor budget voor economisch advies en is een subsidiemaatregel gericht naar de KMO. Deze maatregel komt in de plaats van de vroegere subsidievormen opleiding- en adviescheques. Kleine en Middelgrote ondernemingen kunnen nu 35% steun ontvangen op de in aanmerking komende kosten. Deze subsidie kan enkel aangevraagd worden via het internet aangezien de aanvraag, verwerking, toekenning en beheer van de subsidie volledig gebeurt via een elektronische ondernemerschapsportefeuille. Meer informatie kan u terugvinden op onze website of door hier te klikken Het helpbestand en help gebruiken Nog te weinig wordt gebruik gemaakt van de helpfile in DBFACTw. Nochtans worden nagenoeg alle standaard functies beschreven in dit document. We hebben er dan ook voor gekozen om onze gebruikers een aantal mogelijkheden te voorzien om deze helpfile te bereiken.

14 14 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx U kan onze helpfile onmiddelijk aanspreken vanuit DBFACTw. We hebben hier 2 systemen in voorzien, namelijk... We hebben onze helpfile voorzien als standaard chm-file (formaat van de meeste helpfiles) waar we ook de mogelijkheid kunnen bieden om deze via de functietoets F1 te kunnen gebruiken. Deze helpfile wordt bij de installatie in de DBFACT-map geplaatst op de server en is bijgevolg voor elke gebruiker in het netwerk beschikbaar. Dit wil wel zeggen dat je deze helpfile periodiek dient up te daten om er zeker van te zijn dat je met de laatste versie werkt. Anderzijds bieden we deze helpfile ook aan als browser-based-helpfile. Dit is dezelfde helpfile maar deze is aan te spreken met je favoriete browser en kan dus ook eventueel buiten DBFACTw worden geopend. U kan dan bvb uw favoriete onderwerpen zelfs bij uw favorieten plaatsen in uw Internet Explorer. Protip Het grote voordeel van onze browser-based helpfile is dat standaard elk woord wordt geïndexeerd en dus het zoeken (search-functie) heel leuk te gebruiken maakt. Als je het gezochte onderwerp dan nog niet vindt dan ben je zeker dat het niet in onze helpfile staat. Deze helpfile wordt ook frequenter geüpdat dan de meegeleverde chm-file. Met zijn ondertussen pagina's zou het alvast een bron van informatie moeten zijn als aanvulling op de trainingen. Op het moment van de installatie/integratie van DBFACTw in uw bedrijf wordt er een beperkte handleiding overhandigd. Deze handleiding is eigenlijk een beperktere afdruk van deze helpfile. Het helpscherm bestaat uit links de navigatie (welk onderdeel, over welke item wil in informatie of naar welk woord wil ik zoeken), rechts heb je dan de informatiepagina's. In deze pagina's zie je regelmatig links naar andere pagina's in het helpbestand of links naar internetpagina's die je nog meer informatie geven over bepaald onderwerpen. Hoe gebruik je best de helpfile? Er zijn verschillende manieren om de helpfile te benaderen: a. Het opzoeken van de informatie in de Inhoud Als u de helpfile opstart dan ziet u DBFACTw staan met een +-teken er voor. Dat betekent concreet dat er extra menupunten verborgen zitten achter het woord DBFACTw. Om deze zichtbaar te maken klikt u met de muis op het plusteken en een lijst van onderliggende menu's wordt geopend. Sommige hebben terug een +-teken, wat betekent dat u een sublijst heeft waarin eventueel weer een aantal punten staan voorafgegaan door een +-teken. Je kunt deze menupunten terug dichtklappen door op de mintekens te klikken waardoor de menupunten worden teruggebracht tot het bovenliggende niveau. Mits een beetje oefening krijg je op deze manier een gemakkelijk overzicht van de verschillende functies. b. De index van de helpfile De index geeft een lijst van alle mogelijke helpitems. Hier kan het dus zijn dat je over bepaalde onderwerpen geen informatie vindt. Dat kan zijn omdat er helemaal (nog) geen informatie voorhanden is (ook soms omdat het onzinnig is om hierover een helptekst te schrijven) of omdat het woord een verwijzing is naar andere pagina's in de helpfile. Algemeen kunnen we stellen dat het gebruik van de index eerder onhandig bij het zoeken naar informatie in de helpfile. De veruit elegantste manier om te werken met helpfile is het zoeken in de helpfile op een woord, wat we hierna bespreken. c. Zoeken op een trefwoord in de helpfile:

15 Inleiding 15 De voor ons elegantste manier om te zoeken naar informatie over een bepaald item of onderwerp. Als je zoekt in de index onder bestelbon dan vind je daarover niks terug. Als je hetzelfde doet in het zoekscherm van de helpfile dan krijg je een hele reeks verwante onderwerpen terug. Vanuit de resultaten van het zoeken kan je dan verder zoeken naar de juiste informatie. Probeer varianten bij het zoeken: gebruik bestelbon maar probeer ook bestelling wat dan weer andere resultaten kan opleveren. Het zoeken gebeurt namelijk op woord waardoor het mogelijk is dat u andere resultaten kan krijgen over op het eerste gezicht verwante onderwerpen. Om het u gemakkelijk te maken zijn er nog een aantal extra instellingen mogelijk in de helpfile die we hier graag even behandelen. Het grote voordeel van onze browser bases helpfile tegenover de chm-helpfile (F1) is dat elk woord wordt geïndexeerd en er dus m.a. w. op elk woord kan worden gezocht. d. En verder Als u in helpfile ziet staan KlungelAlarm: let op, laat u niet vangen. Hier hebben gebruikers voor U zich al laten aan vangen. Het zijn de meest voorkomende fouten of misopvattingen. Als u in helpfile ziet staan ProTip: laat u adviseren door de meesters in het vak. Dit zijn handige tips en trucs om u het leven met DBFACTw aangenamer te maken (mocht dat nog nodig zijn).

16 Part II

17 Starten met DBFACTw 2 17 Starten met DBFACTw In dit hoofdstuk wordt besproken hoe we met DBFACTw van start gaan. Er wordt bekeken: Hoe DBFACTw opgestart wordt De basisprincipes van het gebruik van DBFACTw Wat een grid is en hoe dit gebruikt wordt Hoe men als gebruiker aanlogt in DBFACTw Wat werklijsten zijn en hoe ze gebruikt worden. DBFACTw opstarten DBFACTw gedraagt zich als een echt Microsoft Windows programma. Om in het programma te werken, zijn volgende stappen nodig: a) het programma in Windows starten b) de DBFACTw werkomgeving wordt geladen c) de gebruiker identificeren met Windows Vooraleer het programma gebruikt kan worden, moet het op de computer of het netwerk geïnstalleerd zijn. Deze taak laat u best over aan ervaren mensen, die weten hoe dit het best gebeurt. Voor een uitgebreide uitleg over de installatie, zie ook de installatiehandleiding. In hetgeen volgt, wordt stap voor stap uitgelegd hoe u met DBFACTw kunt starten DBFACTw opstarten Je kan DBFACTw starten op 2 manieren: 1. Ofwel maak je gebruik van het volgende icoontje op je bureaublad. 2. Ofwel ga je naar <Start>, Alle Programma's en selecteer je daar DBFACTw. Klungelalarm Indien DBFACTw niet goed opstart, moet er gecontroleerd worden of alle instellingen correct zijn. Enkele typische fouten zijn: a) geen profiel ingesteld: zie <machineinstellingen> b) bepaalde services niet correct geregistreerd: zie <services> DDMS Al geruime tijd zijn we aan het onderzoeken hoe we de communicatie met u, onze klant kunnen verbeteren. Het is niet altijd gemakkelijk om de nieuwigheden op een snelle, efficiënte manier bij de klant te krijgen. De vraag was dan ook hoe? Op welke manier krijgen we deze vloedgolf van informatie bij jullie? Wel, we hebben er iets op gevonden...ddms. DDMS is het communicatiemiddel tussen u, de klant en ons, TML. Wie al ooit van de term RSS heeft gehoord kan misschien al zelf de link leggen. DDMS is ons RSS systeem, maar i.p.v. te werken met een externe toepassing hebben we, en dit is altijd al onze filosofie geweest, deze technologie

18 18 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx geïntegreerd in DBFACTw. U weet dat we er altijd naar hebben gestreefd om van DBFACTw het hart van uw onderneming te maken... Laat me even verduidelijken hoe dit systeem werkt... Wat? Een communicatiesysteem dat op een heel snelle manier u, de klant, op de hoogte brengt van de aanpassingen, nieuwigheden die zijn gebeurd in DBFACTw. Via dit systeem zullen wij u ook periodiek briefen over geplande opleidingen, evenementen en andere nieuwtjes die voor u belangrijk kunnen zijn. Dit systeem zal op termijn het vele verkeer vervangen. Instellingen? Om van dit systeem gebruik te kunnen maken dienen er eerst nog een aantal instellingen te gebeuren. U kan namelijk per gebruiker instellen of DDMS actief moet zijn of niet. Of m.a.w. of u als gebruiker op de hoogte wenst gehouden te worden van die wetenswaardigheden die wij distribueren. Door de optie DBFACTw Direct Messaging Service actief te plaatsen op dit tabblad kan u als gebruiker op de hoogte worden gehouden door de DDMS functie. Dit alleen is niet voldoende. U dient zich ook middels gebruik te maken van de button inschrijven op groepen in te schrijven op onze verschillende nieuwsgroepen. U kan zich uiteraard op meer dan één inschrijven groep inschrijven. We komen terecht in onderstaand scherm...

19 Starten met DBFACTw 19 Hier kan u aanvinken op welke DDMS-feeds u zich als gebruiker wenst in te schrijven. Misschien een klein woordje uitleg bij de verschillende feeds, momenteel hebben we er 5 06/2006), maar dit kan uiteraard nog uitbreiden. Nieuw in DBFACTw: DBFACTw Dealer Channel: Trainingen DBFACTw: Nuttige Info Nouweautés DBFACTw: De meest "opzienbarende" nieuwtjes worden hierin besproken. Ongeveer één bericht per maand wordt via deze feed verstuurd. Alle nieuwigheden kan u altijd terugvinden via direct-menu 579. Feed die enkel beschikbaar zal zijn voor onze dealers. Feed die het meest wordt gebruikt, u mag via dit kanaal een berichtje verwachten om de week. Meestal geen DBFACTw gerelateerde informatie, maar toch informatie die we u als KMO niet willen onthouden. Onze Franstalige feed met nieuwigheden in DBFACTw. Werking DDMS of DDMS in de praktijk? Als u als DBFACTw gebruiker inlogt in DBFACTw en wij hebben iets nieuws te melden dan zal u rechts onderaan in het scherm van DBFACTw een pop-up scherm te voorschijn zien komen (zoals hieronder) waarin u een kort overzicht kan terugvinden van alle nieuwspunten. Uiteraard zullen u enkel die punten worden gemeld die u als gebruiker nog niet heeft ontvangen.

20 20 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Wenst u meer te lezen dan kan u middels gebruik te maken van de muis (linker button) een extra scherm openen waarin u een overzicht krijgt van alle ontvangen nieuwspunten. HTML pagina: Door gebruik te maken van deze button kan u een overzicht krijgen van alle aanwezige punten. Dit overzicht kan u dan gemakkelijk distribueren naar uw klanten of medewerkers. Protip U kan nu ook rechtstreeks reageren op onze verschillende nieuwspunten. De mailform wordt dan geopend en verzonden naar ons adres ddms@tml.be en u

21 Starten met DBFACTw 21 kan uw commentaar kwijt Inloggen in DBFACTw Na dubbelklik op het -icoontje wordt DBFACTw opgestart. Na opstart van DBFACTw zie je een scherm als onderstaand weergeven. Hier heeft u de keuze tussen uw verschillende dossiers. Meestal wordt er bij een nieuwe installatie een officieel dossier gemaakt en een testdossier. Deze dossiers bevinden zich in de DBFACT-map op de server en vermelden naast de naam van de dossiers ook de versie van het dossier na laatste update. Selecteren Updaten Annuleren Door gebruik te maken van deze button wordt het geselecteerde dossier opgestart. Via deze button wordt het geselecteerde dossier geüpdate. Meer uitleg over het updaten van dossiers kan u hier terugvinden. Spreekt voor zich! Na succesvol inloggen wordt DBFACTw opgestart in het door u geselecteerde dossier. Nu dient u nog een correcte gebruiker en paswoord in te geven.

22 22 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Indien er nog geen gebruikers zijn aangemaakt dient u in te loggen met naam SUPERVISOR en het Paswoord dat u hebt ontvangen van diegene die de installatie heeft verzorgd. Deze gebruiker heeft standaard alle rechten, dus via deze gebruiker is de eerste taak nu om andere gebruikers aan te maken. Meer uitleg over de aanmaak en het beheer van gebruikers kan u terugvinden in onze geïnstalleerde helpfile die u kan aanspreken via de functietoets F1, of rechtstreeks via onze online helpfile door hier te klikken. Na het correct ingeven in DBFACTw komt u in onderstaand scherm.

23 Starten met DBFACTw 23 Het valt u op dat in dit scherm nog geen favorieten zijn aangemaakt. Dit is volkomen logisch aangezien er geen favorieten worden bewaard bij de gebruiker SUPERVISOR. Het eerste werk dat nu dient te gebeuren is het aanmaken van alle gebruikers die gebruik gaan maken van DBFACTw. We bespreken dit hieronder. Menupunten in DBFACTw U zal opmerken dat de menu-volgorde die wij gebruikten heel logisch is opgebouwd. De verschillende menupunten worden verder in deze helpfile besproken Protip Indien u wordt gevraagd naar uw versienummer indien u aangelogd bent in DBFACTw, kijk dan gewoon in de uiterste linker bovenhoek van uw DBFACTw scherm. U kan daar ten alle tijde het versienummer zien staan. In mijn specifieke geval is mijn huidige versie 2.50eaa. Het is dan ook logisch dat telkenmale er een update plaats vindt dit nummer wordt aangepast. Protip Het is nu ook mogelijk om snelle opzoekingen te doen in het menu. Bvb. u wenst alle menupunten te zien die te maken hebben met 'vertegenwoordigers' dan gaat u naar direct-menu 940 (CTRL-D) Doorzoeken menu en u geeft in het scherm waarin u terecht komt het onderwerp vertegenwoordiger in. DBFACTw opstarten 2 Je kan DBFACTw starten op 2 manieren: 1. Ofwel maak je gebruik van het volgende icoontje op je bureaublad. 2. Ofwel ga je naar <Start>, Alle Programma's en selecteer je daar DBFACTw. Klungelalarm Indien DBFACTw niet goed opstart, moet er gecontroleerd worden of alle instellingen correct zijn. Enkele typische fouten zijn: a) geen profiel ingesteld: zie <machineinstellingen> b) bepaalde services niet correct geregistreerd: zie <services> DDMS 2 Al geruime tijd zijn we aan het onderzoeken hoe we de communicatie met u, onze klant kunnen verbeteren. Het is niet altijd gemakkelijk om de nieuwigheden op een snelle, efficiënte manier bij de klant te krijgen. De vraag was dan ook hoe? Op welke manier krijgen we deze vloedgolf van informatie bij jullie? Wel, we hebben er iets op gevonden...ddms. DDMS is het communicatiemiddel tussen u, de klant en ons, TML. Wie al ooit van de term RSS heeft gehoord kan misschien al zelf de link leggen. DDMS is ons RSS systeem, maar i.p.v. te werken met een externe toepassing hebben we, en dit is altijd al onze filosofie geweest, deze technologie geïntegreerd in DBFACTw. U weet dat we er altijd naar hebben gestreefd om van DBFACTw het

24 24 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx hart van uw onderneming te maken... Laat me even verduidelijken hoe dit systeem werkt... Wat? Een communicatiesysteem dat op een heel snelle manier u, de klant, op de hoogte brengt van de aanpassingen, nieuwigheden die zijn gebeurd in DBFACTw. Via dit systeem zullen wij u ook periodiek briefen over geplande opleidingen, evenementen en andere nieuwtjes die voor u belangrijk kunnen zijn. Dit systeem zal op termijn het vele verkeer vervangen. Instellingen? Om van dit systeem gebruik te kunnen maken dienen er eerst nog een aantal instellingen te gebeuren. U kan namelijk per gebruiker instellen of DDMS actief moet zijn of niet. Of m.a.w. of u als gebruiker op de hoogte wenst gehouden te worden van die wetenswaardigheden die wij distribueren. Door de optie DBFACTw Direct Messaging Service actief te plaatsen op dit tabblad kan u als gebruiker op de hoogte worden gehouden door de DDMS functie. Dit alleen is niet voldoende. U dient zich ook middels gebruik te maken van de button inschrijven op groepen in te schrijven op onze verschillende nieuwsgroepen. U kan zich uiteraard op meer dan één inschrijven groep inschrijven. We komen terecht in onderstaand scherm...

25 Starten met DBFACTw 25 Hier kan u aanvinken op welke DDMS-feeds u zich als gebruiker wenst in te schrijven. Misschien een klein woordje uitleg bij de verschillende feeds, momenteel hebben we er 5 06/2006), maar dit kan uiteraard nog uitbreiden. Nieuw in DBFACTw: DBFACTw Dealer Channel: Trainingen DBFACTw: Nuttige Info Nouweautés DBFACTw: De meest "opzienbarende" nieuwtjes worden hierin besproken. Ongeveer één bericht per maand wordt via deze feed verstuurd. Alle nieuwigheden kan u altijd terugvinden via direct-menu 579. Feed die enkel beschikbaar zal zijn voor onze dealers. Feed die het meest wordt gebruikt, u mag via dit kanaal een berichtje verwachten om de week. Meestal geen DBFACTw gerelateerde informatie, maar toch informatie die we u als KMO niet willen onthouden. Onze Franstalige feed met nieuwigheden in DBFACTw. Werking DDMS of DDMS in de praktijk? Als u als DBFACTw gebruiker inlogt in DBFACTw en wij hebben iets nieuws te melden dan zal u rechts onderaan in het scherm van DBFACTw een pop-up scherm te voorschijn zien komen (zoals hieronder) waarin u een kort overzicht kan terugvinden van alle nieuwspunten. Uiteraard zullen u enkel die punten worden gemeld die u als gebruiker nog niet heeft ontvangen.

26 26 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Wenst u meer te lezen dan kan u middels gebruik te maken van de muis (linker button) een extra scherm openen waarin u een overzicht krijgt van alle ontvangen nieuwspunten. HTML pagina: Door gebruik te maken van deze button kan u een overzicht krijgen van alle aanwezige punten. Dit overzicht kan u dan gemakkelijk distribueren naar uw klanten of medewerkers. Protip U kan nu ook rechtstreeks reageren op onze verschillende nieuwspunten. De mailform wordt dan geopend en verzonden naar ons adres ddms@tml.be en u

27 Starten met DBFACTw 27 kan uw commentaar kwijt Aanmaken van gebruikers U neemt er nu best een lijstje bij van alle personeelsleden die gebruik gaan maken van DBFACTw. Alle gebruikers hebben een inlog-naam nodig en een paswoord. Zoals je wellicht weet werken we in DBFACTw met gebruikersrechten. Dit wil zeggen dat je bepaalde gebruikers die u aanmaakt geen of juist wel toegang kan geven tot bepaalde functionaliteiten. Denk hier dus ook even over na.. Via direct-menu 791 komt u in onze gebruikerswerklijst. Via dit menu kan u uw gewenste gebruikers aanmaken en beheren. Wat onmiddelijk opvalt is het gebruik van meerdere kleuren. We hebben dit toegepast om heel gemakkelijk onze verschillende gebruikersgroepen uit elkaar te kunnen halen. Deze kleur stelt u dus in per gebruikersgroep. Indien we nog geen gebruikers hebben aangemaakt is deze lijst leeg. Een nieuwe gebruiker maken we aan door de button <Nieuw> te selecteren. Na het kiezen van gebruiker kom je in volgend scherm waar je meer informatie over de gebruiker dient in te geven.

28 28 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Laat ons eerst even beginnen met het aanmaken van een nieuwe DBFACTw-gebruiker en zo doorheen alle instellingen "fietsen"... Handig uiteraard is om de naam & voornaam van de gebruiker correct in te vullen. Tevens kan de taal hier worden geselecteerd, immers op basis van deze taalkeuze zal DBFACTw worden geconfigureerd bij opstarten. Login-naam Actief Voornaam Achternaam Gebruikersgroep Taal Functie Dit is de naam die wordt gebruikt bij het inloggen in DBFACTw. Hiermee kan een gebruikersaccount (tijdelijk) worden gedeactiveerd Spreekt voor zich Spreekt voor zich Selecteer hier de gebruikersgroep waarin de gebruiker moet worden ingedeeld Kies hier de taal van de gebruiker Hier kunt u de functie van de gebruiker ingegeven Hier kunt u het adres van de gebruiker ingeven Algemeen Login Windows: U kan door hier de Windows login in te vullen ervoor zorgen dat indien de gebruiker die zich aanmeldt in DBFACTw dezelfde gegevens heeft als die gebruiker die is aangemeld in Windows automatisch wordt aangemeld. Verdere verificatie is dan niet nodig. Deze optie wordt meestal gebruikt indien Windows gebruiker en DBFACTw gebruiker zich altijd op hetzelfde station bevinden.

29 Starten met DBFACTw 29 Gebruikers aanmaken en wijzigen: Indien u deze gebruiker wenst toe te laten zelf gebruikers aan te maken en eventueel te wijzigen dient u deze optie aan te vinken. Selecteer inhoud: Door deze optie aan te vinken wordt de inhoud van een veld onmiddellijk geselecteerd in DBFACTw. Dat betekent dus concreet dat indien er gegevens staan in een veld u de al ingevulde gegevens onmiddellijk kan overschrijven ipv van ze eerst uit te vegen. Paswoord Hier wordt het paswoord voor de gebruiker ingegeven. Vernieuwen op de x aantal dagen De mogelijkheid is voorzien om een gebruikerspaswoord om de x-aantal dagen te laten vervallen. Hier geeft u dus het aantal dagen in (0 = niet vernieuwen) Deze ingave kan echter enkel gebeuren door de gebruiker met het recht "Gebruikers aanmaken en wijzigen". Als een paswoord moet worden vernieuwd wordt dit gemeld bij het opstarten. Er moet dan eerst het oud paswoord en dan 2x het nieuwe paswoord ingegeven worden. Als dit niet gebeurt wordt het opstarten van DBFACTw afgebroken. Ook bij het veranderen van gebruikers wordt dezelfde paswoord-controle uitgevoerd. Laatst vernieuwd op De datum waarop het paswoord het laatst is vernieuwd wordt hier bijgehouden. Vertegenwoordiger: In dit veld wordt indien een DBFACTw-gebruiker ook een vertegenwoordiger is het relatienummer ingegeven is zoals deze gekend is in DBFACTw. Dit laat ons ondermeer toe alleen die klanten die toebehoren aan een vertegenwoordiger wijzigbaar en zichtbaar te maken. Technieker: Indien deze gebruiker ook een technieker is binnen de firma kan je hier het correcte relatienummer ingeven zoals dit gekend is in DBFACTw. Verkoper: Indien je een bepaalde verkopersnummer wenst te koppelen aan deze gebruiker kan je deze hier invullen. Verkopers dienen te worden aangemaakt via direct-menu 515. Bookmarks-werklijst tonen bij U kunt hier per gebruiker aangeven of de Bookmarkopstarten werklijst bij het opstarten automatisch moet worden opgestart. Via de gebruikersgroep kan je aanduiden tot welke "rechten-groep" deze gebruiker dient te behoren. Meer informatie over rechten en rechtengroepen kan je hier terugvinden. Klungelalarm handtekening Een username van een gebruiker MOET uniek zijn. Hierop worden ook controles uitgevoerd bij het opstarten.

30 30 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Wie vertrouwd is met de handtekening in programma's zoals Outlook weet wat u hier kan ingeven. Vul hier de gegevens van de gebruiker in die moeten worden toegevoegd als handtekening onder een mail. Meer informatie over de mogelijkheden kan u hier terugvinden. /SMS adres SMTP: SMTP staat voor Simple Mail Transfer Protocol. Dit protocol verstuurd

31 Starten met DBFACTw 31 s tussen servers. Het systeem laat toe om zonder tussenkomst van een programma s te versturen. Hier stelt u het SMTP adres in. In dit tabblad kan je ook nog een aantal parameters aanduiden die betrekking hebben op het en en SMS'en vanuit DBFACTw voor deze gebruiker. Layout In dit scherm kunt u per gebruiker een achtergrondkleur instellen die moet worden gebruikt, alsook een afbeelding. Instellingen naar kleuren van de achtergrond focus en de achtergrondkleur gebeuren hier ook. Hier kan je ook een aantal standaard instellingen doen die te maken hebben met defavorietenbalk. Meer informatie over de favorietenbalk kan u hier 48 terugvinden. Klungelalarm Locaties De gegevens en rechter van gebruiker SUPERVISOR zijn vastgelegd. Deze gebruiker heeft eveneens géén favorieten. Indien je toch favorieten wenst vast te leggen worden deze niet bewaard.

32 32 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Geef hier default-locaties op die moeten worden gebruikt voor de export historiek & boekhoudkundige gegevens. Tevens de locatie waar de lokale kopie moet worden geplaatst kan hier worden ingesteld. Extra Mappoint gebruiker: Koppel deze gebruiker aan bepaalde gebruikers (instellingen) van mappoint

33 Starten met DBFACTw Vingerafdruk: DDMS: 33 Hier kan u via de button wijzigen de benodigde vingerafdruk invoegen voor de desbetreffende persoon. De button verwijderen spreekt voor zich. Meer informatie over DDMS kan u terugvinden in onze helpfile. Helpdesk Dit tabblad wordt vooral gebruikt als u onze helpdeskmodule actief hebt staan in uw dossier, als u die m.a.w. hebt aangekocht. De bedoeling is dat er heel wat default parameters kunnen worden meegegeven zodanig dat het registreren en afhandelen van een helpdeskcase vlotjes verloopt. Meer informatie over onze helpdeskmodule kan u hier terugvinden. Klungelalarm Protip Als bij het opstarten geen gebruiker is teruggevonden dan wordt er geen standaard gebruiker aangemaakt. Er dient dan te worden ingelogd via het SUPERVISOR-account dat u is meegedeeld bij de installatie van DBFACTw. Een uitzondering hierop is als de licentie op DEMO staat dan wordt er een nieuwe gebruiker DEMO aangemaakt en een DEMOrechtengroep met alle rechten. Deze DEMO-gebruiker is dan automatisch lid van de DEMO-groep. Bij lange gebruikerslijsten is het soms wat moeilijk om gebruikers / users terug te vinden. Daarom is in de Gebruikers werklijst onderaan een button <Zoeken> voorzien.

34 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Gebruikersgroep & Rechten Uiteraard bij gebruikers horen rechten en om deze te kunnen toekennen is het nodig dat we eerst onze gebruikersgroepen gaan aanmaken. Zo is het volkomen logisch om bvb een groep accounting, techniekers en management aan te maken zodanig dat we gewoon onze DBFACTw gebruikers kunnen koppelen aan deze gebruikersgroepen en op die manier op een logische manier hun specifieke rechten kunnen beheren. Via direct-menu 1004 kan je deze gebruikersgroepen of rechtengroepen gaan beheren. We komen dan in volgend scherm terecht. Via de button <Nieuw> kunnen we nu een nieuwe groep aanmaken. We noemen deze bvb Testersgroep...

35 Starten met DBFACTw 35 Zoals u kunt zien kan ik deze groep ook voorzien van een kleur waardoor het mogelijk wordt om gemakkelijk een onderscheid te maken tussen mijn verschillende groepen. Protip Soms kan het gebeuren dat u van onze helpfile bepaalde rechten-id's doorkrijgt in uw correspondentie of helpdeskcase's. U kan deze ingeven in de rechterbovenhoek. (zoals hieronder afgebeeld) In de volgende schermen geven we een overzicht van de belangrijkste rechten. Indien u twijfels heeft of u beter al dan niet een recht moet aanvinken kan u ons altijd de vraag stellen op helpdesk@tml.be. Klungelalarm Als bij het opstarten geen gebruikersgroep is teruggevonden wordt automatisch een nieuwe gebruikersgroep (Beheerder) aangemaakt met standaard alle rechten.

36 36 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Tab Systeem In de gebruikersgroep kunnen we gebruikers onderbrengen. De gebruikers behoren tot een groep die een aantal rechten en beperkingen krijgt. Indien 1 lid van een groep alsnog een afwijkend recht heeft, dan dient u hiervoor een aparte groep aan te maken. Laat ons waar nodig de verschillende opties van naderbij bekijken: Favorieten wijzigen: Afdrukvoorbeeld: Opdrachtvenster: In de linkerbalk op uw scherm staan een aantal favorieten. Indien u wilt vermijden dat de gebruiker die tot deze rechtengroep behoort zijn favorieten wijzigt, dan vinkt u hier uit. u kunt per gebruiker in of uitschakelen of een afdrukvoorbeeld mag worden gemaakt. Een afdrukvoorbeeld laat de gebruiker immers toe een document dat nog geen documentnummer heft gekregen af te drukken en eventueel te gebruiken als (vals) bewijs van betaling. In een opdrachtvenster heeft u de mogelijkheid om commando's in te geven die rechtstreeks invloed hebben op de bestanden. Onnodige te zeggen dat dit ingrijpende veranderingen kunnen zijn en dat dit dus niet zomaar aan iedereen wordt toegekend. We bekijken even het venster en leggen een aantal extra functie beter uit: Als we in de bestanden willen werken via het "Opdrachtvenster" dienen we vooreerst het pad in te stellen waar de gegevens kunnen worden teruggevonden. In het geval van het dossier "TML" klikken we "Filepad instellen" en wordt een commando set default to n:\dbfact\tml ingegeven. Willen we eerder naar de lijst met de dossiers gaan (in geval van een multidossierversie) dan klikken we

37 Starten met DBFACTw 37 "Dossierpad instellen" aan. Als u een lijst met commando's wilt raadplegen, consulteer dan een boek over dbase, Visual Foxpro in het genre van "beginners guide to " Klungelalarm Het gebruik van het opdrachtvenster en de commando's is niet aangeraden voor de modale gebruiker. Er kunnen beschadigingen aan de databases voorkomen die niet meer herstelbaar zijn. Deze functionaliteit is dus te gebruiken met de grootste omzichtigheid aub! Bij de minste twijfel neemt u best contact op met onze helpdesk! Als je het opdrachtvenster wil afsluiten, druk dan op ESC en je kunt teug aan de slag met DBFACTw. Bezetting: Userinfo zichtbaar: Uitvegen: Protip Docnr wijzigbaar: U laat de gebruiker hier toe een overzicht op te vragen van de ingelogde gebruikers, ttz de bezetting in het netwerk van gebruikers die zijn ingelogd in DBFACTw. Meer informatie omtrent dit onderwerp kan u hier 120 terugvinden. In het verleden van een relatie kan u de documenten die zijn gemaakt op zijn naam opvragen. In de meeste documenten ziet u tevens welke gebruiker (user) dit document heeft aangemaakt. Deze informatie kan met deze instelling voor deze groep van gebruikers worden uitgeschakeld. Hiermee stelt u de gebruiker in de mogelijkheid bepaalde documenten, records en dergelijke uit te vegen. Het komt hier op neer dat de mogelijkheid om iets uit te vegen wordt uitgezet. Indien u de functie aanvinkt kan het zijn dat andere beperkingen verhinderen dat zaken worden uitgeveegd. Er bestaan een aantal basisregels die we even hier opsommen: Een artikel dat is gebruikt in een verkoopsdocument (kas, factuur, levering) kan niet definitief worden uitgeveegd uit het bestand. Het kan wel op historiek worden geplaatst maar het zal steeds een plaats in het bestand blijven innemen. Indien u een artikel wil opvragen dan dient u in F7 de optie Historiek Artikelen aan te vinken. Een relatie waaraan in verkocht kan niet meer definitief worden verwijderd uit de relatiebestanden. U kunt een relatie wel op historiek plaatsen waardoor deze niet meer voorkomt in de lijst. Een record wordt uitgeveegd in DBFACTw middels (het commando delete) bij het aanklikken van de buttonuitvegen. Een uitgeveegd record kan terug worden zichtbaar gemaakt door de button herroepen maar wordt definitief verwijderd door de functie aanzuiveren bestanden die op het moment van herindexeren (zie later) kan worden aangevinkt. Indien aangevinkt laat u de gebruiker de mogelijkheid om documentnummers te wijzigen. Opnieuw een functie die eigenlijk alleen maar zou mogen beschikbaar zijn voor bepaalde gebruikers. U laat

38 38 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Dossiers kopiëren/ Veranderen van dossier: Menu filebeheer/ Systeembeheer: Menukeuze: Aanmaken gepersonaliseerde rapporten: immers de gebruiker de mogelijkheid om een aantal nummers over te slaan in de nummering van bijvoorbeeld de facturen, wat niet meteen de bedoeling is. Er bestaan uitgebreide controles op de nummering van de documenten, zie daarvoor het hoofdstuk rond de veranderen variabelen. 2 instellingen met betrekking tot de module multi-dossier waar we de mogelijkheid om te switchen en het te dupliceren uitvinken indien niet echt noodzakelijk. U kunt een gebruiker die geen toegang heeft tot een dossier eveneens afblokken door hem geen "account" te geven in de andere dossiers. Indien u de "modale" gebruiker niet wil toelaten zaken in het systeem te veranderen (bezetting, gebruikers,.) of hem wil verbieden in het filebeheer zaken aan te passen (menupunt file beheer) vink dan hier uit. U kunt de verschillende menu's in DBFACTw beperken tot (voorlopig) 2 soorten: die voor de kassaverkoop en die voor de techniekers. Op deze manier beperkt u het systeem tot alleen die functies die bijvoorbeeld aan een kassa nuttig zijn. in DBFACTw hebben wij voorzien dat u een gepersonaliseerde lay-out kan aanmaken, vetrekkend van een bestaand document. De naam kan dan eveneens worden gewijzigd. Om dit toe te laten vinkt u hier aan. We zien later dat het mogelijk is bij de afdruk van een rapport, dat rapport of te dupliceren en het dan te wijzigen, of een bestaand rapport onmiddellijk te wijzigen bij afdruk van het document. Het is ook hier duidelijk dat niet alle gebruikers deze rechten toegekend krijgen.

39 Starten met DBFACTw Tab Boekhouding Een aantal rechten worden even verder beschreven: Boekhouding: Rekening Courant: Betalingsmodule: Status ink. Facturen: Boekhoudperiodes: BHkundige lijsten: Centralisatie: Financiële situatie: Herinneringen: Mag de gebruiker in de boekhouding (lees menupunt boekhouding) werken? Mag hij dan ook in de rekening courant werken? Hier wordt de mogelijkheid gecreëerd om betalingen klaar te maken via de module die de gegevens doorstuurt naar Isabel en zo uw rekening debiteert. Mag de status van de inkomende facturen worden gewijzigd ter beveiliging van een frauduleuze constructie die de leverancier zogezegd betaalt maar het geld doorsluist naar een vreemde rekening Mogen deze worden gewijzigd of gecreëerd? Mag de gebruiker een lijst kunnen trekken en afdrukken in de boekhouding? Mag deze gebruiker centraliseren, ttz de geboekt bedragen definitief doorboeken naar de verschillende grootboeken en rekeningen? Mag deze gebruiker het menupunt rond de financiële situatie bekijken? Het gaat hier louter om lijsten en berekeningen maar het kan zijn dat u gegevens voor dit soort gebruiker wil afschermen. Mag deze gebruiker herinneringen maken en versturen. Dit kan zowel vanuit de boekhouding als vanuit het verleden van de relaties

40 40 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx gebeuren en aldus worden beveiligd. Protip Op tabblad 'boekhouding' bij de 'rechten' van de gebruiker kan nu ook worden aangeduid of een bepaalde gebruiker het recht heeft de status van een aankoopfactuur op 'goedgekeurd' te zetten. Let wel, indien op de relatiefiche, tabje 'leverancier' de 'defaultstatus' op 'goedgekeurd' staat of gezet wordt, dan wordt de aankoopfactuur ook default aangemaakt met deze status, ongeacht dit nieuwe recht Tab Verkoop Een aantal rechten worden even verder beschreven: Comm. verleden: Historieken: Offerte info wijzigbaar: Fac/CN niet wijzigbaar: Dit is het commercieel verleden van een klant. Dit vraag je op via de "Verleden" die je overal terugvindt als het gaat om een relatie (bijvoorbeeld wanneer u in een document F12 drukt, of wanneer u een relatie opzoekt via F6) Hier gaat het om het menupunt historieken dat wel of niet wordt beveiligd voor deze groep gebruikers. Kan deze gebruiker de offerte info wijzigen. Sommige gebruikers hebben nogal wat bezwaren bij de mogelijkheid die in DBFACTw wordt geboden om een gemaakte (lees afgedrukte) factuur nog wijzigbaar te maken. Indien u tot

41 Starten met DBFACTw 41 deze categorie behoort, vink dan deze optie AAN, want dit is een negatief recht Tab Artikel/Prijs Laat ons niet alle verschillende rechten overlopen maar alleen de specifieke zaken die voor verwarring kunnen zorgen: Soort prijs wijzigen: Prijswijzigingen in doc: Prijs/marge controle: Stockbeheer: Stockwijziging: U kunt de gebruiker in staat stellen om voor een relatie het soort prijs te wijzigen. In de relatiefiche vinden we nl de mogelijkheid om een prijsniveau per relatie in te stellen. Een recht dat de gebruiker toelaat de prijzen in een document manueel te wijzigen. In een artikelfiche hebben we de mogelijkheid gecreëerd om een controle op marge en maximale korting in te stellen en in de veranderen variabelen vindt u tevens de mogelijkheid om een controle op verkoop onder een bepaald prijsniveau in te stellen (prijzen/ algemeen). Mag des gebruiker überhaupt in het menupunt stockbeheer, en zo ja mag dan een Indien ja, vink dan beide aan!

42 42 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Tab Aankoop Aankopen: Backorders leverancier: Negatieve receptie toelaten: Wijzigen status receptie: Manuele recepties: Mag deze gebruiker in de menupunten mbt de aankopen werken? Mag deze gebruiker de backorders leverancier bewerken? Een negatieve receptie wordt gebruikt om een toestel dat terug moet worden verzonden aan een leverancier via deze weg te boeken. Een negatieve receptie wordt dan afgepunt via een creditnota op aankopen. Indien u in het dossier gebruik maakt van de mogelijkheid om met statussen in recepties te werken, kan u deze groep van gebruikers toelaten om deze statussen aan te passen. Wanneer een status op goedgekeurd wordt geplaatst, dan wordt pas de voorraad aangepast. Wil u de gebruikers van deze groep toelaten manuele recepties te maken. Indien u dit recht uitvinkt kunnen de gebruikers dus alleen de recepties doen die effectief worden overgenomen vanuit de backorders.

43 Starten met DBFACTw Tab Relaties Relatiebeheer: Mag volgende relaties zien: Relatiepaswoord: Relatie blokkeren: Protip Mag deze groep van gebruikers überhaupt het relatiebeheer gebruiken? U kunt in DBFACTw instellen welke groep van gebruikers welke types van relaties mogen zien en aanpassen. De verschillende categorieën van gebruikers kan u ingeven bij Filebeheer/ Relatiebestanden/Relatiecodes alwaar u aanduidt onder welke categorie een code valt. De omschrijving van de categorieën kunnen worden aangepast indien u rechts klikt op een omschrijving en kiest voor veldomschrijving aanpassen. De mogelijkheid om een veld aan te passen qua omschrijving en kiest voor veldomschrijving aanpassen. De mogelijkheid om een veld aan te passen qua omschrijving is gekoppeld aan het supperrecht gebruikers aanmaken. In de relatiefiche kan u per klant een passwoord al dan niet automatisch genereren. Een relatie kan worden geblokkeerdn zodat men niet meer kan verkopen op deze relatie. Wanneer de rekeningen zijn aangezuiverd kan u dan meteen deze klant deblokkeren wanneer dit recht staat aangevinkt. Relaties globaal wijzigen laat u toe om via de werklijst relaties globale

44 44 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx aanpassingen door te voeren. Standaard staat dit recht (wegens de hoge gevoeligheid) voor elke gebruiker af Tab Unitbeheer Unitbeheer creatie Unitbeheer wijzigen U kunt per groep gebruikers instellen of zij een unit mogen creëren. Een unit wordt gecreëerd op het moment dat een serienummer wordt gekoppeld aan een klant. Een unit kan eveneens manueel worden gecreëerd via het unitbeheer of via snelcreatie in de servicerapporten. Indien een unit bestaat is het in sommige omstandigheden beter niet iedereen zomaar de units te laten wijzigen.

45 Starten met DBFACTw Tab Servicerapporten Voor de servicerapporten kan u instellen, nu per gebruikersgroep, welke tabbladen moeten beschikbaar zijn voor een servicerapport. Door een aantal tabbladen uit te schakelen maakt u het niet alleen gemakkelijker voor de gebruiker om een rapport in te vullen en te beheren maar vermijdt u bijvoorbeeld ook dat een technieker uren of prijzen kan aanpassen, of dat hij op eigen initiatief een status wijzigt.

46 46 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Tab Helpdesk Meer info kan u hier terugvinden...

47 Starten met DBFACTw Tab Documenten Relatie: Hier kan u instellen of de relatie in een document wijzigbaar is of niet. Dit wil zeggen dat op een bestaand document, of een nieuw document waar reeds regels op ingegeven zijn, de relatie niet meer wijzigbaar is.

48 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Aanmaken van de favorietenbalk De favorietenbalk is die balk met snelkoppelingen links op uw scherm. U kan deze favorietenbalk volledig zelf gaan instellen hoe deze er moet uitzien per gebruiker of gebruikersgroep. U kan dit doen door met de muis op een lege plek in deze balk te staan, daarna drukken op de rechtermuisbutton en 'beheer favorietenbalk' te selecteren. Ongetwijfeld heeft u dit type favorieten al in andere programma's gezien (Outlook,...). U zal zien dat door het correcte gebruik van deze favorieten het werken met DBFACTw nog veel aangenamer wordt omdat u op die manier niet meer dient te zoeken naar menupunten die u als gebruiker heel veel gebruikt. Via deze favorietenbalk heb je ook de mogelijkheid om externe programma's en url's te openen. Via het tekstveld dat u onderaan deze favorietenbalk terugvindt kan nu ook snel worden gezocht op documentnummer en, indien actief, naar uw gebruikte archiefkey. Voor het documentnummer moet het type document wel voor het nummer worden vermeld. U kan bvb naar een bestelbon klant zoeken met een bepaald nummer door B nummer van de bestelbon in te geven. Een overzicht van alle te gebruiken code's kan u hieronder terugvinden: F I C O S L B O Uitgaande facturen (+ gevolgd door documentnummer) Inkomende facturen (+ gevolgd door documentnummer) Uitgaande creditnota's (+ gevolgd door documentnummer) Inkomende creditnota's (+ gevolgd door documentnummer) Servicerapporten (+ gevolgd door documentnummer) Leveringsbon (+ gevolgd door documentnummer) Bestelbon Klant (+ gevolgd door documentnummer) Bestelbon Leverancier (+ gevolgd door documentnummer) Favorieten per gebruiker, gebruikersgroep of dossier Er kan zelf worden ingesteld welke favorieten voor een gebruiker moeten worden geladen : deze van de gebruiker zelf (specifieke favorieten), deze van de gebruikersgroep waartoe de gebruiker behoort of deze algemeen ingesteld voor het dossier. Wat betekent dit nu concreet voor uw bedrijf? Wel, als bijvoorbeeld met vertegenwoordigers wordt gewerkt kan voor die gebruikersgroep specifieke favorieten worden ingesteld. Per gebruiker dat deel uitmaakt van deze gebruikersgroep kan dan worden ingesteld dat de favorieten voor de

49 Starten met DBFACTw 49 groep moeten worden geladen. Wenst een gebruiker toch zijn eigen favorieten te hebben is dit geen probleem. Per gebruiker kan alles worden ingesteld.. Gebruikersscherm In het gebruikersscherm (direct-menu 791) kan je na selectie van de gebruiker op het tabblad Layout de nodige instellingen beheren. Geen favorietenbalk: Indien geen favorietenbalk moet worden getoond dient deze parameter aan te staan. Favorieten ophalen van: Hier dient te worden ingesteld welke favorieten voor deze gebruiker moeten geladen bij het opstarten van DBFACTw : ofwel deze van de actievegebruiker, ofwel deze van de gebruikersgroep van de actieve gebruiker, ofwel de dossierfavorieten. Tekstkleur favorieten: Hier kan voor de huidige gebruiker de tekstkleur van de favorieten ingesteld worden. Achtergrond gebruiken: Hier kan u instellen of er eventueel een logo moet worden getoond bij deze gebruiker. Achtergrondkleur favorietenbalk: Hier kan de begin- en eindkleur van de favorietenbalk worden ingesteld. Beheer favorieten Het beheer van de favorieten kan op 2 manieren worden opgeroepen : - via het direct-menu door rechts te klikken op een vrije plek in de favorietenbalk. In het popup-menuutje dient te worden gekozen voor Beheer favorietenbalk.

50 50 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Bovenaan bij 'Instellen voor' moet eerst worden aangeduid voor wie de favorieten moeten worden gewijzigd: voor het hele dossier, voor een specifieke gebruikersgroep of voor een specifieke gebruiker. Standaard zal hier worden ingesteld wat voor de huidige gebruiker is ingesteld in het gebruikersscherm. Via de knop 'Ophalen' voor de geselecteerde gebruiker/groep/dossier opgehaald en onderaan weergegeven. In de grid links van het scherm staan de favorieten in de volgorde dat ze in de favorietenbalk (zullen) staan. De volgorde van de favorieten kan zelf worden gewijzigd door gebruik te maken van de pijltjes naast de grid. Het rechtse gedeelte van het scherm geeft de detail van het links geselecteerde item weer : Tabblad: Volgorde: Type item: Op welk tabblad het item staat. Door het tabblad te veranderen wordt het hele tabblad geladen. Volgorde van het item Geeft weer of het item een menupunt, URL of extern programma/ bestand is. Menupunt : eender welk menupunt beschikbaar in DBFACTw URL: website-adres Extern programma: MS Word, Paint, Extern bestand: eender welk document

51 Starten met DBFACTw 51 Werklijstselectie: een reeds in een werklijst gemaakte en opgeslagen selectie Icoontje: Het bijbehorende icoontje. Het icoontje kan gewijzigd worden door onderaan een icoontje naar dit icoontje te slepen. Menupunt: Als het type item op menupunt staat staat hier het gekoppelde menupunt Parameters: Momenteel nog niet actief. URL: Als het type item op URL staat staat hier de gekoppelde URL. Door op het vergrootglasje te klikken wordt de ingevulde URL geladen. In de favorietenbalk kan in hetzelfde veld als de URL nu ook een directory worden opgegeven. Door het icoontje aan te klikken wordt de directory in Windows geopend. Extern prog./bestand: Als het type item op extern programma/bestand staat staat hier het gekoppelde programma/bestand. Door op het vergrootglasje te klikken kan een bestand worden geselecteerd. Werklijst selectie Een reeds in een werklijst gemaakte en opgeslagen selectie kan hier door op het vergrootglasje te klikken worden geselecteerd. Omschrijving NL/FR/EN/DU: Aan elk item kan een eigen omschrijving worden gegeven in 4 talen. Als bvb. de URL is ingegeven kan daar de omschrijving Website DBFACTw aan worden gegeven. Een nieuw item toevoegen kan door op de knop 'Nieuw' te klikken. Eerst dient het type item gekozen te worden en naargelang dit type koppelt men een menupunt, URL of extern programma/bestand aan het item. Een menupunt kan worden gekoppeld door op het vergrootglasje naast 'Menupunt' te klikken. In het midden van het scherm verschijnt nu onderstaande melding : Vervolgens dient in het normale DBFACTw-menu het gewenste menupunt te worden gekozen. Als dit is gebeurd wordt de omschrijving van dit menupunt weergegeven in het veld 'menupunt'. Er kan vervolgens een andere omschrijving worden ingegeven welke verschillend kan zijn van deze van het menupunt zelf. Annuleren, terwijl de melding op het scherm staat, kan altijd door op het rode kruisje naast het vergrootglasje te klikken. Nu kan ook een icoontje worden gekoppeld aan het item. Alle beschikbare icoontjes staan onderaan het scherm. Door een icoontje onderaan te slepen naar het icoon-veld rechts kan een icoon worden gekopppeld. Een item verwijderen kan via de knop 'Verwijderen', alles bewaren kan via de knop 'Opslaan'. Tabbladen Er kunnen meerdere tabbladen worden aangemaakt met elk hun eigen favorieten. Zeer handig om favorieten te gaan groeperen, bvb. alle meest gebruikte bij elkaar, alle boekhoudingsfavorieten bij elkaar, historiek-items, onderhoudsitems, laat uw fantasie maar de vrije loop

52 52 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Door op de knop 'Tabbladen' te klikken wordt het tabbladen-beheer weergegeven. In dit scherm kunnen optioneel meerdere tabbladen worden aangemaakt. Het eerste tabblad 'Favorieten' kan wel hernoemt maar mag niet verwijderd of van plaats veranderd worden. Een nieuw tabblad kan worden aangemaakt via de knop 'Nieuw', verwijderen kan via de knop ' Verwijderen'. Er kan een eigen omschrijving worden gegeven elk tabblad in de 4 talen. Er is ook de mogelijkheid voorzien om een icoontje te koppelen aan 1 of meerdere tabblad(en). Een icoontje koppelen kan door onderaan een icoontje te slepen naar het icoon-veld boven de knop 'Geen'. Het icoontje verwijderen kan via de knop 'Geen'. De volgorde van de tabbladen kan via de pijltjes rechts van de grid. De gegevens bewaren kan via de knop 'Opslaan', het scherm afsluiten zonder de gegevens te bewaren kan via de knop 'Annuleren'. Kleurbeheer De kleuren van de favorietenbalk kan zelf per gebruiker worden ingesteld. Zowel de achtergrondkleur

53 Starten met DBFACTw 53 als de tekstkleur van de items kan worden ingesteld. Via 2 wegen kan men terecht komen in het kleurenbeheer : via het gebruikersscherm in directmenu 791 of door rechts te klikken op een lege plaats in de favorietenbalk en vervolgens te kiezen voor kleurinstellingen. Bij tekstkleur kan door op het vergrootglasje te klikken de kleur van de tekst van de items veranderen. Voor de achtergrondkleur kan zowel een begin- als eindkleur worden ingesteld. Dit kan opnieuw door op het bijhorende vergrootglasje te klikken. Als de achtergrond volledig éénkleurig moet zijn kan de begin- en eindkleur gelijk worden gezet. Tevens kan hier de achtergrondkleur voor het dossier / de actieve gebruiker worden ingesteld en worden aangegeven of deze instelling voorrang dient te krijgen op de algemene instellingen. Indien gewenst kunt u zelfs een afbeelding (bijv. uw firmalogo) als achtergrond instellen Medewerkers Binnen DBFACTw maken we gebruik van het medewerkerssysteem om kenbaar te maken welke functie een medewerker heeft. We geven eerst een voorbeeld van de instellingen en vervolgens van de toepassingen. Het aanmaken van medewerkers Via direct-menu 1014 komen we in de medewerkers werklijst. (de werking van de werklijsten is

54 54 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx uniform en beschreven in het hoofdstuk "Werklijsten 89 ") Het scherm is opgesplitst in 2 delen : het 1ste gedeelte is het selectie gedeelte met vermelding van de gekozen selectie en de gedetailleerde lijst van medewerkers uit de selectie, het 2de gedeelte is het deel onder de grid en hier in bevinden zich de buttons. Nieuw: Hiermee wordt een nieuwe medewerker aangemaakt Opvrage Door hier op te klikken wordt de geselecteerde medewerkersfiche in de n: grid geopend of opgevraagd. U kan de medewerkersfiche ook oproepen door te dubbeklklikken of te 'enteren' op de regel in de grid. Wijzigen: Langs deze weg kan een medewerkersfiche worden aangepast Verwijde Via deze button kunt medewerker(sfiche) verwijderen / inactief zetten ren: Markere Gebruik deze button voor het (de)markeren van verschillende n: medewerkerfiches Afdrukke Het afdrukken van de geselecteerde medewerkerfiches in de grid n: Sluiten: Deze optie spreekt voor zich We gaan nu eerst eens via de button <Nieuw> een nieuwe medewerkersfiche aanmaken.

55 Starten met DBFACTw We zien hier een divers aantal in te vullen velden die we eens nader overlopen. ID: Actief: Relatie: Dit is de intern automatisch toegekende ID door het systeem Hiermee wordt een medewerker in het systeem (in)actief gezet Hier wordt de relatie gekoppeld door te verwijzen naar de juiste in het systeem aangemaakte relatie(fiche) Snelzoekteks Hier wordt de in het systeem voor die relatie / medewerker t: gehanteerd snelzoektekst / inlog ID ingegeven Gebruiker hier kan een eventueel reeds bestaande gebruiker worden (optioneel): geselecteerd en gekoppeld aan de nieuwe medewerkersfiche. Geslacht: Deze optie spreekt voor zich Geboortedat Deze optie spreekt voor zich um: Burgerlijke Deze optie spreekt voor zich stand: Aantal Deze optie spreekt voor zich kinderen: Nummer Deze optie spreekt voor zich identiteitska art: Rijksregister Deze optie spreekt voor zich nummer: In dienst Deze optie spreekt voor zich sinds: Uit dienst Deze optie spreekt voor zich 55

56 56 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx sedert: Indien de medewerker een helpdeskmedewerker is, kunnen volgende zaken worden ingevuld: Verwittigen bij toewijzing case: bij verwittiging: BCC Hier wordt aangegeven dat een (helpdesk)medewerker mag worden verwittigd via dat aan hem/haar een case is toegewezen Hier wordt het adres ingegeven waarnaar de verwittiging van toewijzing mag worden gestuurd Per medewerker kan één of meerdere adres(sen) in BCC ingegeven worden. Telkens deze medewerker in een helpdeskcase communiceert met de klant zal ook dit adres worden gehanteerd. (Zowel bij registratie als ook bij Afsluiten en Verwittgien) Verder kunnen we onderaan de fiche een algemene opmerking meegeven en is het tevens mogelijk aan de medewerkersfiche een pasfoto te koppelen. Vervolgens is het van belang aan de medewerker zijn/haar functies toe te kennen door het simpelweg aanvinken van de juiste functieomschrijving. Een standaard aantal in DBFACTw gebruikte functies is reeds voor u aangemaakt. Moest u echter extra functies willen bijmaken, dan kunt u dit doen via de werklijst om functies te beheren in direct-menu Hier wordt de optie geboden een omschrijving in de diverse talen toe te kennen net als het gekoppelde type.

57 Starten met DBFACTw Het gebruik van gedefinieerde medewerkers binnen DBFACTw Het systeem is op diverse plaatsen in het systeem mogelijk en verkleind de kans op foutief gekoppelde relaties. We geven u twee voorbeelden: Voorbeeld 1 We openen de relatiefiche van een klant en wensen aan deze klant een vertegenwoordiger toe te kennen. Normaliter geeft u hier een (deel van de) naam van de vertegenwoordiger in en zal u een lijst worden getoond van de gevonden relaties. Om de ingave van vertegenwoordigers te vergemakkelijken kan rechts worden geklikt op het veld vertegenwoordiger en worden gekozen voor de optie Wijzigen bron zoeklijst. Nu wordt een lijst van de in uw systeem beschikbare functies getoond, en hebt u de optie om te kiezen voor bijv. enkel Vertegenwoordiger. Vanaf het moment dat u de werking van dit veld hebt ingesteld zal bij ingave in dit veld het zoeksysteem naar de toe te kennen vertegenwoordiger als volgt werken (afhankelijk van uw ingave): - U drukt op U krijgt een lijst van de medewerkers met de functie 57

58 58 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx F5 - Uw ingave is alfanumeriek - Uw ingave is numeriek vertegenwoordiger zoals die bestaan in uw systeem Uw getoonde lijst met resultaten is gebasseerd op achtereenvolgens: Gevonden medewerker via snelzoektekst / Gevonden relatie /... (Medewerkers werklijst wordt getoond) Uw getoonde resultaat is het juiste relatienummer / de relatienaam Wanneer er maar 1 resultaat wordt gevonden zal deze automatisch worden overgenomen. Voorbeeld 2 Bij ingave van een servicerapport kunt u dit systeem toepassen op de velden "Ontvangen door" gekoppeld aan de functie "Ontvanger" en "Technieker" gekoppeld aan de functie "Technieker" Direct-Menu Het begrip direct-menu zal u ongetwijfeld een aantal keer tegenkomen indien u regelmatig in contact staat met onze helpdesk of onze helpfile consulteert. Indien u bijvoorbeeld in deze helpfile ziet staan "Ga naar direct-menu 4", dan wordt er eigenlijk bedoeld "Ga via menu 1-3 naar onze Veranderen Variabelen". Maar hoe weet je dit nu hoor ik je al denken? Wel simpel... Als je deze opdracht krijgt dan druk je gewoon op de toetsencombinatie komt u terecht in onderstaand scherm CTRL+D en vervolgens Geef het nummer dat u heeft verkregen van onze helpdesk of helpfile in in dit veld en druk vervolgens op de button Oproepen. U zal zien dat onmiddelijk het correcte menu wordt geopend. Handig, niet?

59 Starten met DBFACTw 59 Je kan nog meer in dit formpje... Zoeken naar tekst die te vinden is in menu's. Dus als je het menupunt zoekt waar je de groepen kan definiëren van de artikelen dan typ je hierin GROEP en alle menupunten waar het woord groep in staat worden getoond. Dit zal uw zoektocht naar het te gebruiken menupunt hopelijk al een beetje vereenvoudigen. Zoeken naar een helpkey. Zoals u wellicht weet kunt u in onze Veranderen Variabelen instellingen opzoeken via verkregen helpkeys van bvb de helpdesk. U kan deze hier ook ingeven. U kan nu ook onder de favorietenbalk deze verschillende nummer ingeven. Na het drukken op uw Enter toets zal het bijhorende menupunt worden geopend. 2.2 Navigeren in DBFACTw In DBFACTw kan u zowel met de muis als met het klavier werken. Enkel afspraken: Een checkbox is een veldje waar je een vinkje kan plaatsen. Het plaatsen van een vinkje gebeurt op 2 manieren: in DBFACTw druk op de spatiebalk wanneer de cursor ter hoogte van de checkbox staat of klik met de muis. Hoe werken met de combobox? Comboboxen vinden we op verschillende plaatsen in DBFACTw. In een relatiefiche wordt dit bijvoorbeeld gebruikt om de taal van de klant aan te duiden Een combobox wordt gebruikt wanneer de keuzemogelijkheden eerder beperkt zijn en/of vastgelegd door het systeem. Het openen van de combobox (openvouwen) gebeurt door of rechts in het driehoekje te klikken of (in DBFACTw) de spatiebalk in te drukken. Een selectie maken in een combobox gebeurt door op de juiste keuze te klikken of (in DBFACTw) door via de pijltjestoetsen naar de juiste keuze te gaan en ENTER te drukken. Protip Om te vermijden dat u de combobox eerst moet openvouwen kan u als geoefend gebruiker tevens de eerste letter van de keuze intikken. In ons voorbeeld kan u wanneer de combobox geselecteerd is gewoon de letter F indrukken om de taal Frans te selecteren. Keuze van de menupunten: druk de alt-toest in en u ziet een letter per woord onderstreept. Tik deze letter terwijl u de alt-toets ingedrukt houdt en het menu vouwt zich open. Binnen in een menu wordt de functie aangeroepen door het nummertje dat voor de functie staat in te geven. Als u dus naar historiek receptie goederen wilt gaan dan vult u achtereenvolgens alt-c, 8, 4 in. Uiteraard kan iedere functie ook worden aangeroepen door met de muis te werken. In een relatiefiche of artikelfiche waar we werken met verschillende tabs bovenaan de fiche, kan je scrollen, t.t.z. de verschillende tabs doorlopen door alt-p in te geven. De functies cut/copy/paste zijn beschikbaar in alle velden van DBFACTw. Gebruik dus dezelfde shortcuts (Control X, C, V) als in Windows.

60 60 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Soms worden bepaalde functies binnen een scherm opgeroepen met een Control-toets. Indien dit het geval is, ziet u indien u de muisaanwijzer even boven de functie houdt de juiste combinatie. In de relatiefiche is dat bijvoorbeeld voor het versturen van mail Control-E. 2.3 Sneltoetsen Toetscombinatie F1 Ctrl-F1 F3 Ctrl-F3 F4 Ctrl-F4 F5 Ctrl-F5 F6: Ctrl-F6 F7 F8 Ctrl+F8 F9 F11 F12 Alt+P Ctrl+L Ctrl+T Ctrl+M Ctrl+ D 2.4 Functie Help Werklijst helpdesk Servicerapporten Werklijst servicerapporten Kasverkopen Opzoeken unit (seriienummer) Lijst van de mogelijke keuzes Relatie dashboard Relatie opvragen Opzoeken document/relatie via archief Artikel opvragen Informatie actief artikel Verkoopshistoriek actief artikel/relatie Grootboekrekeningen opvragen Rekenmachine Informatie actieve relatie Door de TABS in een scherm lopen Overzicht ingelogde gebruikers Telefoonlijst Memo Direct menu Het werken met grids Een grid is een Engelse benaming voor een tabellenvoorstelling in een programma. Een grid bestaat daarom typisch uit rijen, kolommen en hoofdingen. Deze hoofdingen geven telkens weer wat de informatie in de kolom voorstelt. Een goed gekend voorbeeld van een grid is een MS Excel werkblad Standaard Grid In verschillende onderdelen van het pakket werken we met grids. Bij het opvragen van artikelgegevens, het opzoeken van een relatie, het aanmaken van een factuur of het vastleggen van een afspraak met een klant. Laten we de grid in detail bekijken:

61 Starten met DBFACTw 61 Bovenaan ziet u de benamingen van de verschillende kolommen. U kunt deze kolommen verslepen, t.t.z. van plaats veranderen zodat u bijvoorbeeld als magazijnier altijd zicht heeft op de stock en de stockplaatsen bij het opvragen van een artikel. Klik op de hoofding van de kolom en, terwijl u de toets ingedrukt houdt, verplaats de hoofding naar links of naar rechts. U kunt de kolommen veranderen in grootte door de randen van de kolommen te verschuiven. Het overgrote deel van de frames en schermen kan u trouwens veranderen in grootte en positie door bijvoorbeeld onder aan het frame te "trekken" of in de rechterbenedenhoek het frame te 'sizen'. De posities en de veranderingen die u hebt aangebracht in de verschillende schermen worden automatisch opgeslagen in uw profiel, t.t.z. onder de naam waarin u bent ingelogd. U hebt de mogelijkheid de 'fabrieksinstellingen' terug te zetten door in het menu Gebruikers de optie schermposities vrijgeven aan te klikken. In de grid zelf kan u geen wijzigingen aanbrengen, u dient steeds de lijn te selecteren door er op te klikken met de muisaanwijzer of via de pijltjes de gele balk te verplaatsen. Het selecteren zelf gebeurt dan met de entertoets of via het aanklikken van een button die invloed heeft op de geselecteerde lijn. In ons bovenstaand voorbeeld zou u dus de fiche van dit artikel kunnen openen door op Beheer te klikken. We bewegen in een grid met onze cursor door de TAB en shift-tab te gebruiken. In een vakje of een cel van een grid bewegen we met de pijltjestoetsen. Willen we een grid verlaten en naar een ander onderdeel van ons scherm springen, dan gebruiken we CTRL-TAB of Ctrl-Shift-TAB om terug te keren. U kunt uiteraard ook naar de muis grijpen en een kolom of ander veld aanduiden.

62 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Backorder Grid In deze grid zien we dat bepaalde hoofdingen vet gedrukt staan. De afspraak is dat wanneer een hoofding van een grid vet staat men de lijst hier kan laten op sorteren. In ons voorbeeld kunnen we bijvoorbeeld de lijst met de backorders klant sorteren op leveringsdatum. We hebben echter in ons voorbeeld gekozen voor sorteren op Document. We zien dit omdat dit wordt aangeduid door de titel van de kolom vet én cursief te plaatsen. Links ziet u een kolom 'M'. Deze kolom laat u toe bepaalde lijnen te markeren. Markeren betekent eigenlijk dat u deze lijn wil overnemen of dat u met een bepaald artikel, een document of een boekhoudkundige bewerking wil overnemen of bewerken. U kunt in de grid een lijn markeren door eerst met cursortoetsen naar de lijn te gaan en dan de spatiebalk in te drukken. U kunt eveneens via de muis de button in de kolom 'M' aanklikken. Tenslotte kunt u de button Markeren aanklikken of ALT-M ingeven. We zien in ons voorbeeld dat één titel van een kolom wordt voorafgegaan door het teken #. De afspraak is dat, in tegenstelling tot wat eerder werd geschreven, hier wel gegevens kunnen worden ingebracht en gewijzigd.

63 Starten met DBFACTw Grid in documenten De grid in een document wordt aangevuld door op de onderste lijnen de gegevens in te vullen. Eens een lijn is ingevuld wordt die in de grid geplaatst. Zoals al vermeld wordt in een grid niet gewijzigd. Indien we een regel op de bon willen wijzigen dan gaan we als volgt te werk. Selecteer eerst de functie Regel Wijzigen. Alles rond de grid wordt grijs en kan niet worden gewijzigd of aangevuld in dit stadium. U bevindt zich nu in de edit-modus van de regels. Met de pijltjestoetsen kan u nu navigeren in de grid en de cursor, t.t.z. de gele balk op een bepaalde regel plaatsen. Druk vervolgens ENTER, de lijn wordt terug overgenomen in het onderste gedeelte van het scherm en u kunt hier de verbeteringen aanbrengen. In de edit-modus kan u tevens een regel uitvegen door eerst de cursor op de regel te plaatsen en vervolgens de Deletetoets in te drukken. Indien u de verbeteringen heeft aangebracht en u daarmee klaar bent, drukt u op ESC (escape-toets) en u bevindt zich terug in de toevoegmodus. Klungelalarm Voor bepaalde documenten bestaan beperkingen in de wijzigingen. In bepaalde gevallen kan u bijvoorbeeld de aantallen niet meer wijzigen (op facturen die al zijn afgesloten) Het systeem zal u hier op wijzen.

64 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Regel tussenvoegen Klik eerst op Regel wijzigen. Plaats de cursor op het artikel waarvoor de regels moeten worden ingevoerd. In ons voorbeeld zullen dus regels worden toegevoegd vóór de laatste regel. Vervolgens klikt u met de muis op de verticale balk die u links naast de artikelreferenties ziet staan. U komt in de invoegmodus terecht waar u nu alle mogelijkheden heeft op het gebied van zoeken van artikelen. Iedere regel (zij het een artikel, commentaar of vrije tekst) wordt nu tussengevoegd. Wanneer u klaar bent met het tussenvoegen, klik dan terug op regel wijzigen, klik vervolgens op de verticale balk en druk ESC om de edit modus te verlaten. Nog even voor alle duidelijkheid de hele operatie op een rijtje: Selecteer Regel wijzigen Plaats cursor op regel waar moet worden ingevoegd Klik op verticale invoegbalk links van de grid Voeg regels toe Selecteer Regel wijzigen Klik op verticale invoegbalk links van de grid Druk ESC om edit modus te verlaten

65 Starten met DBFACTw Documentkoppelingen in DBFACTw In DBFACTw is het mogelijk om aan allerhande items documenten, mails... te koppelen. Vanaf versie 2.61eaa is dit systeem herzien zodat deze werking overal in DBFACTw uniform wordt toegepast. Aan de volgende zaken in DBFACTw kunnen documenten en items gekoppeld worden: Relatie Artikel Actie Klacht Unit Project Helpdesk Case Factuur Creditnota Leveringsbon Prijsofferte Leveringsbon Bestelbon klant Servicerapport Consignatie RMA inkomend RMA uitgaand Aankoopfactuur Aankoopcreditnota Bestelbon leverancier Receptie De volgende documenten/items/...kunnen worden gekoppeld: Relatie Artikel Actie Klacht Unit Project Helpdesk case Factuur Creditnota Leveringsbon Prijsofferte Leveringsbon Bestelbon klant Servicerapport RMA inkomend RMA uitgaand Aankoopfactuur Aankoopcreditnota Bestelbon leverancier Receptie (Outlook) (tekstueel) SMS Fax Extern bestand Mapnaam URL Bestand -> Scanner Van waar is deze functionaliteit overal op te roepen? Vanuit elk document (zie lijst hierboven) kunnen de gekoppelde items worden opgeroepen via de button <Gekoppelde Documenten> of <Documenten>. De omschrijving hiervan kan in bepaalde schermen afwijken. Bij de relaties kan u deze vanuit het relatieoverzichtsscherm (F6), de relatiefiche, het beknopte relatiegegevensscherm (F12) en ook vanuit het relatie-snelmenu (rechter klik op een relatie in een grid).

66 66 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Bij de artikelen kan dit via de button <Gekoppelde documenten> op de artikelfiche, via het artikeloverzichtsscherm (F7) en via het artikel snelmenu (rechter klik op een artikel in een grid). Bij de documenten staat de optie verborgen onder de button <Globale informatie> en daar de optie Gekoppelde documenten.

67 Starten met DBFACTw Protip Bij het openen van een document gaat een melding worden gegeven indien er reeds documenten gekoppeld zijn. Dit kan een melding zijn of dit kan onder de vorm van de button die ofwel VET ofwel wordt weergegeven in een kleur. Overzichtsscherm van de gekoppelde items Als we klikken op de button krijgen we het volgende scherm te zien: 67

68 68 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Dit scherm gaat overal in DBFACTw terugkeren waar documenten kunnen worden gekoppeld of documenten zijn gekoppeld. Laat ons dit scherm even van dichterbij bekijken. Deze grid geeft dus alle gekoppelde documenten/items weer. In mijn specifieke geval zien we dat er reeds verschillende items zijn gekoppeld, nml enkele s, een sms, een mapnaam, een bestand, een document en een URL. Dit geeft ons onmiddellijk een kijk op de verschillende mogelijkheden van hoe dit systeem kan worden toegepast. Items die in het rood worden weergegeven zijn ontbrekende koppelingen. Dit wil zeggen dat het gekoppelde bestand op de ingestelde locatie fysiek niet meer bestaat. Alleen items die een fysieke plaats op een schijf hebben kunnen een ontbrekende koppeling hebben, nml s (het Outlook msg-bestand), externe bestanden, faxen (PDF) en een mapnaam. Alle andere gekoppelde items worden niet gecontroleerd. In de grid kan ook worden teruggevonden wie het item heeft toegevoegd én wanneer deze koppeling is gelegd. In de kolom Taal kan de taal van het gekoppelde item worden ingesteld. Dit werd vroeger reeds gebruikt bij de aan het artikel gekoppelde bijlagen. Bij het versturen van een vanuit een document kunnen de bijlagen gekoppeld aan de artikelen die op het document aanwezig zijn worden toegevoegd aan de en dit volgens de taal van de relatie van het document. Bovenaan in deze grid zien we bij Gekoppeld aan waar de items in de grid aan gekoppeld zijn. in geval van een relatie of een artikel wordt de naam/omschrijving van de relatie of het artikel weergegeven. Toevoegen van nieuwe items Het toevoegen van nieuwe items kan op 2 manieren gebeuren, nml via de button <Toevoegen> of via het Drag&Drop systeem. button <Toevoegen>:

69 Starten met DBFACTw 69 Hier kan worden gekozen uit een lijst van toe te voegen items. Deze items staan gegroepeerd. Als een item wordt gekozen wordt het bijhorende selectiescherm getoond. Bij een wordt bvb de Outlook-inbox getoond. Bij een aankoopfactuur kan dan een aankoopfactuur worden geselecteerd. Klungelalarm Het item Ophalen van Scanner is alleen beschikbaar als er een TWAINdriver beschikbaar is op het werkstation. Ook moet het bestand EZTW32.DLL in de DBFACTw-map aanwezig zijn. Deze DLL is bij TML bvba vrij verkrijgbaar. Drag & Drop systeem: Een eenvoudigere manier om snel items toe te voegen is door het gebruik van het Drag & Drop

70 70 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx systeem. Met dit systeem volstaat het om items uit externe programma's te slepen naar de grid en het gesleepte item zal automatisch worden toegevoegd. Deze Drag & Drop functionaliteit is voorzien voor volgende items: s: s uit eender welke map slepen vanuit Outlook Bestan: Vanuit uw bureaublad/verkenner/deze computer/... den URL's : Vanuit de browser (Internet Explorer/Mozilla FireFox/...) kan het icoontje naast de URL worden gesleept naar de grid. Ook alle links in een pagina (onderlijnd) kunnen gesleept worden. Het volstaat dus om icoontjes, bestanden, s uit de externe programma's te slepen naar de grid en los te laten. Als een item sleepbaar is zal op het moment dat het item over de grid komt de muiscursor veranderen naar onderstaand icoontje: Protip Toegevoegde s vanuit Outlook worden na het bewaren in een submap van het dossier gekopieerd. Het is dus niet nodig om de s nadien nog in Outlook te bewaren. Openen van gekoppelde items Gekoppelde items kunnen vanuit het overzichtsscherm worden geopend door te dubbelklikken op een item in de grid of door te klikken op de button <Openen>. U kan ook de locatie openen waar een item zich bevindt. Dit kan uiteraard alleen bij items die zich fysiek op een schijf bevinden, nml elk extern bestand, (.msg-bestand), mapnaam en fax. Alle andere items staan niet bewaard op een schijf en hiervan kan dus de locatie niet worden geopend. U opent de locatie door te klikken op de button met het bestand-icoontje ( ) Het icoontje wordt niet getoond indien u op een item staat waarvan de locatie niet kan worden geopend.

71 Starten met DBFACTw 71 Enkele voorbeelden: Als er een mapnaam c:\dbfactw\ is toegevoegd aan de items zal de map c:\dbfactw\ worden geopend Als er bvb het extern bestand N:\Documents\Word\Zenders.xls is toegevoegd, dan zal de map N:\Documents\Word\ worden geopend. Verwijderen van gekoppelde items Items kunnen uit de lijst verwijderd worden door een item te selecteren in de grid en op de button <Verwijderen> te klikken. Meerdere items tegelijkertijd verwijderen kan door deze eerst te markeren en vervolgens op de button <Verwijderen> te klikken. In beide gevallen zal een bevestiging gevraagd worden. Opmerking toevoegen aan een item Aan elk item kan een opmerking worden toegevoegd. Deze kan worden opgevraagd/gewijzigd via de button <Opmerking> De opmerking kan altijd worden teruggevonden in de kolom Opmerking in de grid. Alleen als de opmerking moet gewijzigd worden of als de opmerking te groot is dient dit scherm gebruikt te worden. De kolom in de grid bevat alleen de eerste 100 karakters. Bewaren van de gekoppelde items De gekoppelde items worden bewaard door op de button <Opslaan> te klikken. Hou er wel rekening mee dat door hier op <Opslaan> te klikken de gegevens onmiddellijk bewaard worden. Vanuit de andere documenten (factuur, bestelbon, maar ook o.a. klachten, acties,...) worden de gekoppelde documenten pas definitief bewaard als het document in kwestie wordt bewaard. Hou hier dus rekening mee, ook al gaat het hier om een wijziging van het document.

72 72 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Overzicht van alle documentkoppelingen Er is ook een werklijst voorzien om selecties in alle gekoppelde documenten te kunnen maken. Deze lijst kan worden teruggevonden via direct-menu Deze werklijst volgt het principe van alle andere werklijsten. Er kunnen verschillende selecties gemaakt worden (zie screenshot hieronder) en deze selectie kan worden bewaard, worden verwijderd,.. Zowel de items als de locatie van de items kunnen worden geopend. Onderhoud: Opkuisen van de ontbrekende documentkoppelingen Het wordt aangeraden op op regelmatige tijdstippen de lijst van gekoppelde documenten eens uit te kuisen. Dit kan je doen via direct-menu 875 (Ontbrekende gekoppelde bestanden).

73 Starten met DBFACTw 73 Als het scherm wordt opgestart kan je via de button <Ophalen> alle gekoppelde documenten bekeken en wordt er gecontroleerd of de koppelingen nog fysiek bestaan. Opgelet: Deze bewerking kan een tijd duren... Nadat de bewerking is voltooid wordt de lijst van ontbrekende documentkoppelingen weergegeven. Deze items kunnen nu worden afgedrukt en/of verwijderd. Klungelalarm 2.6 Verwijderde items zijn definitief verloren. Hou hier aub rekening mee!!!! Het dossier Het dossier is de verzamelnaam van alle gegevens die met een bepaalde firma of organisatie te maken hebben. Iemand die meerdere dossiers wenst te beheren, bv. Meerdere firma's, die heeft een aparte licentie nodig, namelijk een 'multidossier' licentie (zie licentie). Standaard heeft u steeds de mogelijkheid om twee dossiers aan te maken, typisch om een demo te maken. U werkt dan met een officieel dossier (dikwijls de naam van de firma), of een demo dossier (dikwijls demo genaamd) Dossierbeheer Een dossier is een compleet aparte boekhouding, een bedrijf, een vennootschap. U moet beschikken over een versie multi-dossier om met DBFACTw verschillende dossiers te kunnen beheren. Terwijl u in DBFACTw werkt kan u het dossier waarin u werkt wijzigen door de functie DBFACTw/ Verander dossier te selecteren. Kies dan het dossier dat u wenst te bewerken en geef uw naam en paswoord in. Klungelalarm Indien u geen rechten heeft in het dossier dat u wenst te benaderen zal het systeem weigeren te veranderen van dossier. Het systeem probeert u namelijk aan te loggen met hetzelfde paswoord dat u gebruikt in het huidige dossier. Zie "Gebruikers in DBFACTw definiëren". Een overzicht van alle dossiers en hun status en gegevens vindt U terug indirect-menu 34 75

74 74 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx De firma-gegevens van het huidige dossier vindt U terug indirect-menu Indien U met filialen werkt kan u in het scherm Filialen filialen toevoegen of aanpassen. Wenst U een dossier te updaten of wenst U te zien welk dossier up-to-date is en welke versie het dossier heeft, dan gaat U het best naar direct-menu Hier kan U tevens een dossier of meerdere dossiers updaten. U kan een nieuw dossier aanmaken in DBFACTw door de functie direct-menu te selecteren. Een dossier gezipt doorsturen via is ook mogelijk. Dit kan U doen viadirect-menu Om bepaalde modules in een dossier aan of uit te schakelen gaat U naar direct-menu 31. Protip Wilt u in DBFACTw de omzetten opsplitsen in bijvoorbeeld verkopen particulieren en verkopen groothandel, of heeft u 2 activiteiten waarvoor u een aantal zaken gescheiden wil beheren, dan kan u divisies inschakelen. Zie hiervoor "Divisies in DBFACTw". Bedrijfsgegevens Via dit scherm kan men de bedrijfsgegevens van het dossier ingeven. Voor bepaalde handelingen is de correcte ingave van deze gegevens heel belangrijk. zo moeten btw-nummer en adresgegevens correct ingevuld zijn, opdat de btw-aangifte valabel zou zijn. Adresgegevens De gegevens zoals deze op de statuten gewijzigd worden. Deze gegevens worden ook standaard gebruikt om op de documenten afgedrukt te worden. Banken Twee banken kunnen ingegeven worden. Deze informatie wordt louter gebruikt om afgedrukt te worden op de documenten. Deze informatie is niet van toepassing voor de banken die ingegeven moeten worden voor de financiële dagboeken in de boekhouding. Extra 1 Vooral de gegevens voor de btw-aangifte worden hierin voorzien. De nummer van het BTW-etiket, het BTw-nummer van de boekhouder worden hierin voorzien. Ook de GLN is voorzien (Global Location Number) voor gebruikers die EDI wensen te implementeren. Indien de firma onderdeel is van een groepering, zoals Selexion, Horta, Copagro en vele anderen, kan dit in dit dossier ook ingesteld worden, op voorwaarde dat dit niet in conflict is met de aangevraagde licentie. De extra functionaliteit voor een groepering wordt dan vrijgegeven. Extra 2 Extra informatie is hier beschikbaar, zodat deze als variabelen op documenten gebruikt kunnen worden. Zo zijn er twee extra numerieke en twee extra vaste vrije velden voorzien. Ook is hier het werkdagenrooster in te vullen, dat zal worden gebruikt door bijv. de Helpdeskmodule. Meer info kan u hier terugvinden.

75 Starten met DBFACTw Overzicht dossiers Hier vindt U een overzicht van alle beschikbare dossiers met hun status, versienummer, firmanaam van het dossier en zeer belangrijk, of het dossier up-to-date is. Door Sortering op up-to-date status aan te vinken komen alle dossiers die up-to-date zijn bovenaan de lijst te staan. U kan een overzicht afdrukken door op Afdrukken te klikken. De knop Refresh gegevens gaat het bestand met alle dossiergegevens (Dossier.dbf) uitvegen en opnieuw de dossier gegevens ophalen. Doe dit alleen maar als niemand is ingelogd in DBFACTw Updatebeheer In dit scherm kan u alle dossiers, alleen de geselecteerde dossiers of alle niet up-to-date dossiers updaten. In de lijst komen alle beschikbare dossiers voor behalve het dossier waarin u

76 76 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx momenteel bent ingelogd. De dossiers met een rood kruisje voor zijn niet up-to-date en dienen te worden geupdatet indien u ze wenst te gebruiken. De dossiers die aangevinkt zijn zijn up-to-date en kan u zonder problemen opstarten en in werken. U kan één of meerdere dossiers selecteren door de shift-toets of de control-toets ingedrukt te houden terwijl u de dossiers selecteert. Op die manier kan u enkele dossiers updaten. Als u op de knop Updaten klikt heeft u de mogelijkheid om Alle dossiers, de Geselecteerde dossiers of alle dossiers die niet up-to-date zijn. Het welbekende Ik aanvaard-scherm wordt getoond en dan worden de dossiers geupdated. Klungelalarm als U een ander dossier update zorg er dan voor dat niemand meer in dat dossier werkt alvorens de update te starten. Let op: Het is sinds kort niet meer mogelijk om eender welke gebruiker dan ook dossiers te laten updaten. Dit updaten van dossiers is nu beveiligd. Bij het opstarten van DBFACTw kan een dossier worden geupdated vanuit het dossier-selectiescherm. Omdat in dit scherm nog geen dossier en gebruiker gekend is kan niet naar de gebruikersrechten gekeken worden. Daarom is er een update paswoord in het leven geroepen. Dit paswoord is instelbaar in het scherm van de Veranderen Variabelen, onder helpkey Dit paswoord geldt voor ALLE dossiers en behoort dus tot de 'DBFACT-map'. Als het apswoord leeg is wordt het paswoord-systeem uitgeschakeld. Als het paswoord ingesteld is zal bij het updaten van een dossier vanuit het selectie-scherm dit paswoord gevraagd worden om de update te starten. Eénmaal DBFACTw is opgestart kan (een) dossier(s) vanop 2 plaatsen worden geupdated: vanuit het 'updatebeheer' (direct-menu 35) en bij het 'switchen' van dossier. om het updaten hier te beveiligen is er een nieuw recht in het leven geroepen: 'Dossier(s) updaten' op het tabblad 'Systeem'. Als deze niet actief kan een gebruiker een dossier niet updaten.

77 Starten met DBFACTw Creatie dossier Klungelalarm Als U een nieuw dossier maakt is dit dossier niet up-to-date. Als U het dossier wil opstarten dan dient U het dossier eerst te updaten. Stappenplan creatie dossier Om een nieuw dossier aan te maken in DBFACTw, is het belangrijk om een aantal stappen te doorlopen. Dit stappenplan is tevens interessant om een bestaand dossier op correcte parameters te controleren. Immers, het gebruik van verkeerd ingestelde parameters leidt automatisch ook tot verkeerde resultaten. 1) Aanmaak dossier: via creatie dossier. Zie daarvoor creatie dossier: de bestanden worden

78 78 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx aangemaakt en geïnitialiseerd, eventueel overgenomen 2) Herstelling zakencijfer: om deze (indien overgenomen van een dossier) ook netjes te resetten 3) Dossiergegevens: zie firmagegevens : de gegevens van de firma, alsook btwnummer en eventuele andere zaken worden ingesteld. 4) Gebruikers en rechten: maak van in het begin de juiste gebruikers aan, zodat kan bepaald worden welke gebruiker wat kan uitvoeren 5) Veranderen variabelen: het is van belang er voor te zorgen dat de parameters zo veel mogelijk overeenkomen met de noodzakelijke configuratie van het dossier. DBFACTw stelt sowieso een aantal standaard parameters voor, zodat het pakket volgens standaard eisen werkt. Aanpassingen in boekhouding en vooral standaard rekeningen zijn heel belangrijk, aangezien daar ook moet nagekeken worden of deze allemaal bestaan. 6) Parameter modules: indien bepaalde modules in een dossier niet actief (moeten) zijn, kan men deze veel beter zo snel mogelijk uitschakelen. 7) Commercieel beheer: a) Layouts: indien ook documenten gegenereerd worden uit DBFACTw, is het belangrijk om de eventuele standaard rapporten te gebruiken. Indien afwijkende rapporten gebruikt worden, kan men beter een aparte map onder x:\dbfact\ aanmaken, bv. voor een dossier XYZ, met de naam x:\dbfact\reportbon_xyz. In deze map kunnen alle documentenlayouts gestockeerd worden, specifiek voor dit dossier dan. b) Filebeheer artikelen: indien met artikels gewerkt wordt, is het aangeraden om onmiddellijk minstens één groep (bv. groep ALG, voor algemeen), fo soort (bv. soort DIV, Diverse). Indien dit niet zo is, kan men eigenlijk geen artikels bijmaken. 8) Boekhouding a) Veranderen variabelen: alle parameters van de boekhouding zijn wat gegroepeerd, en dus makkelijk te overlopen. b) Boekhouding rekeningstelsel: men kijkt na of het rekeningstelsel voldoet aan de wensen. Indien niet, is het nu het moment om snel en efficiënt via de grootboekrekening-werklijst verschillende overbodige rekeningen te schrappen. De officiële tekst waar het rekeningstelsel van DBFACTw op gebaseerd is kan u hier terugvinden. c) Multi-journaal: indien meerdere journalen gewenst zijn, zoals meerdere diverse journalen, kun je deze best eerst aanmaken (filebeheer boekhouding) d) Boekhoudperiodes: het boekjaar kan best onmiddellijk aangemaakt worden. Als er ook meerdere journalen aangemaakt zijn, dan moet de nummering op het tweede tab-blad ook bijgemaakt worden. e) Banken: worden bijgemaakt, zodat de financiële verrichtingen ook bijgemaakt kunnen worden.

79 Starten met DBFACTw Doorsturen dossier Soms kan het handig zijn om een dossier door te sturen via . Natuurlijk is een bericht zeer beperkt van grootte. Alleen de nodige bestanden van het dossier worden eerst gezipt (lees: gecomprimeerd) en aan de grootte van het zip-bestand wordt dan bepaald of het kan worden verstuurd via . In het veld 'Maximum grootte bijlage ' kunt u ingeven hoe groot een bijlage bij uw internet-provider maximaal mag zijn. Meestal zal deze grootte rond 3 Mb liggen. Indien u over een dossier beschikt dat zéér groot is (lees: meer dan 200 MB) zult u het dossier niet kunnen doorsturen. Als het gezipte bestand te groot is om via door te sturen en u dient het dossier toch naar ons door te sturen dan bieden wij u nog de mogelijkheid om het gezipte dossier naar ons door te sturen via FTP. Als u het dossier verstuurt via dan geeft u in het veld ' adres ' het adres in naar wie het dossier moet worden verstuurd. Het dossier versturen doet u door op 'Verzenden ' te klikken, het scherm verlaat u door op 'Einde ' te klikken.

80 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Lokale dossierkopie Stelt u zich volgende situatie voor: Uw firma werkt met vertegenwoordigers die constant de baan op zijn. Deze vertegenwoordigers dienen ten aller tijden de artikelen, de relaties,... kunnen raadplegen. Daarom is het interessant dat deze personen telkens een lokale kopie van het hoofddossier op hun portable staan hebben. Met deze functie kunnen gebruikers een kopie van het dossier over kopiëren naar hun portable en er wordt automatisch op de portable een sub-licentie aangemaakt zodat de gebruiker zonder problemen kan verder werken met alle modules van het hoofddossier ter beschikking. Deze persoon daarentegen kan GEEN UPDATES van het programma uitvoeren. Concreet is dit de situatie: de portable wordt aangemeld op het netwerk en logt in op de server op het officieel dossier. Hier kan de gebruiker van het hoofddossier een kopie maken van het hoofddossier naar de portable en het dossier op de portable krijgt een sub-licentie. Bovenaan ziet u de naam van het dossier waarvan een lokale kopie gaat worden genomen. Dit is maw het dossier waarin u momenteel werkt. Daaronder geeft U het lokale pad van de portable in. Dit kan NOOIT een netwerkdrive zijn! U start het kopiëren door op 'Maak dossier ' te klikken. U verlaat het scherm via de knop 'Sluiten ' Multidossier Met hetzelfde programma kan u afhankelijk van de module 5, 10 of een onbeperkt aantal dossiers beheren. Via een applicatie kunt u dus met de module Multidossier de volledige functionaliteit van het programma gebruiken voor verschillende bedrijven en/of boekhoudingen. De gebruiker dient het pakket niet te verlaten om te switchen tussen verschillende dossiers. De module Multidossier voor DBFACTw houdt onder volgende zaken in: Afhankelijk van de versie kunnen 5, 10 of 999 dossiers simultaan worden gebruikt. Een dossier kan worden overgenomen in een volgend dossier door vanuit het originele dossier een nieuw dossier te creëren. Gebruikers zijn ingesteld per dossier zodat alleen gebruikers die rechten hebben in een volgend dossier kunnen switchen. De gebruikers hebben de mogelijkheid een getrouwe kopij van het dossier te maken of te kiezen voor het overnemen van parameters, Relaties, Artikelen en gebruikers. Door gebruik te maken van de module Multidossier is het mogelijk om bvb voor 2 bedrijven te

81 Starten met DBFACTw 81 putten uit één gezamelijke voorraad. Boekhoudkantoren kunnen gebruik maken van de versie met onbeperkt aantal dossiers om de boekhouding van hun verschillende klanten af te werken. Het is mogelijk om simulaties van een dossier uit te voeren via een kopie van dit dossier. 2.7 Toeters & Bellen Hier kan je enkele extra's terugvinden die soms wel heel nuttig kunnen zijn Rekenmachine U kan in DBFACTw ook gebruikmaken van een rekenmachine waar u uw berekeningen kan uitvoeren en nadien automatich overnemen indien in een bedragveld. Als u in een bedragveld staat en u vraagt via F11 de rekenmachine op kan u de waarde overnemen in dat bedragveld door op de toets (o= letter) te drukken. Om het ingegeven bedrag om te rekenen naar Euro druk je op E of klik je op de knop "Euro".

82 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Telefoonlijst In DBFACTw kan u zelf een interne telefoonlijst beheren. U kan hier het toestelnummer en de persoon van dat toestel ingeven. U doet dit via direct-menu 512. U kan deze lijst vervolgens opvragen via de sneltoets CTRL+T of direct-menu Output In 'vaktermen' wordt dit ook wel de Sel-Out genoemd, dus als u onze helpdesk of iemand anders hierover hoort spreken weet u direct over wat ze het hebben... Dit scherm krijgen we te zien telkenmale we een document, lijst, historiek wensen af te drukken. U kunt via dit scherm immers veel meer... We bespreken even de verschillende mogelijkheden zoals zij nu bestaan.

83 Starten met DBFACTw Scherm Printer Bestand Fax Export Scherm Via deze keuzemogelijkheid krijgen we het geselecteerde document, de geselecteerde lijst of historiek op scherm te zien. DBFACTw gebruikt hiervoor Crystal Reports. Crystal Reports is de rapportgenerator die DBFACTw gebruikt. Meer uitleg over Crystal Reports in ons apart topic hierover. Laat ons het scherm dat we te zien krijgen nadat we op de button Scherm hebben gedrukt even van dichterbij bekijken...

84 84 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Er vallen ons aan dit scherm onmiddelijk een aantal zaken op... We zien dat we ook via dit scherm kunnen afdrukken, ja zelfs exporteren...inzoomen en de functie zoeken ontbreken ook niet in deze mogelijkheid. Onderaan (zie omcirceld) hebben we ook nog een prachtige functie die eigen is aan onze gebruikte rapportgenerator. Onder elk van deze button (van 1 tot 10) kan je een document bewaren, waarom...stel nu dat je een bepaalde schermafdruk eventjes wil bewaren om aan iemand te laten zien (vb van een factuur, vb van een BO-lijst) dan druk je op één van de tien buttons (uiteraard onthouden op welke je hebt gedrukt) en uw document wordt bewaard. Indien er achter een bepaald nummertje reeds een document is geplaatst dan krijgt u een melding of u het getoonde document Wil opslaan of het reeds bewaarde wil bekijken. Protip Als in het SelOut-scherm wordt gekozen voor de mogelijkheid 'scherm', dan kan in het afdrukvoorbeeldscherm het rapportbestand worden g d naar een vrij adres. Opgelet, het gaat hier over het RAPPORTBESTAND met de layout, niet met de gegegens.

85 Starten met DBFACTw Printer Via deze optie kunnen we ons document of lijst, historiek afdrukken op een printer. De printer die wordt gebruikt staat in de lijst links en is meestal de standaard gedefinieerde printer voor deze afdrukopdracht. In ons specifieke geval zien we dat we er géén enkele printer als standaard staat gedefinieerd voor dit document, maar dat er anderzijds wel heel veel printers staan geïnstalleerd in Windows. Je ziet dit aan de data die links van het scherm wordt vermeld. We zien ook dat dit document, in ons voorbeeld een factuur (zie vet bovenaan), staat ingesteld dat het standaard 2 exemplaren moet afdrukken. U kan dit uiteraard ten allen tijde zelf gaan aanpassen, maar ook default meegeven per document. Indien u nog andere alternatieve layouts hebt geïnstalleerd, dus andere dan de standaard, dan zal u na het klikken op Printer of het drukken op de toetscombinatie 'ALT+P' een keuzescherm krijgen met de geïnstalleerde layouts voor dit document. Meer uitleg hierover in ons apart hoofdstukje over de layouts Bestand Via ons Sel Out scherm kan u ook de gevraagde documenten, lijsten of historieken onder de vorm van een bestand op uw computerpark plaatsten. We hebben hier de keuze uit een aantal mogelijkheden.

86 86 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Klungelalarm het bestand dat wordt opgeslaan op uw harde schijf, kijkt altijd naar de layout van uw document en zal dus nooit extra informatie bevatten die niet op het document is terug te vinden, wenst u meer informatie dient u de optie Export te selecteren. Fax DBFACTw maakt gebruik van de standaard Faxfuncties voorzien in Windows. Wat u kan afdrukken in DBFACTw kan u in principe ook faxen. Er zijn 2 manieren waarop u een fax kan versturen. 1. Versturen van een fax door naar een fax af te drukken U kan bij de Selectie Output kiezen om een document af te drukken naar de geïnstalleerde fax. Deze fax is een programma (zoals Winfax Pro) dat u vooraf heeft aangekocht en geïnstalleerd. Door af te drukken naar de fax, roept u de faxinterface op, geeft u het nummer van de klant, de naam enzoverder in. Het document (bijvoorbeeld een factuur) wordt dan geconverteerd in een document dat klaar is om door te faxen.

87 Starten met DBFACTw Versturen van een fax via API-interface Hier wordt een koppeling gemaakt tussen DBFACTw en de faxsoftware. De voordelen zijn legio, zoals : 1. Automatisch gebruik van het faxnummer dat in de relatiefiche is ingevuld 2. Automatisch vermelden van de afzender in functie van de gebruiker die is ingelogd. 3. Mogelijkheid om faxen te versturen vanuit verschillende stations, via de server waar slechts één modem gekoppeld is. 4. Mogelijkheid om faxmailings te versturen vanuit DBFACTw waarbij een lijst wordt gegenereerd aan de hand van een aantal criteria in DBFACTw en waarbij deze gegevens worden gebruikt om de faxen te versturen. Mogelijkheid faxen in batch te versturen, in daluren Automatisch herkiezen en automatische afdruk van de verstuurde fax op het station van de verzender. WebCompanion: wil u meer informatie over een faxserver oplossing zoals Zetafax, of wil u een gratis evaluatieversie downloaden, surf dan naar voor meer details en Indien we op deze button klikken wordt er van ons document, onze lijst of historiek automatisch een PDF-document aangemaakt en als bijlage gekoppeld aan onze die we wensen te verzenden. Indien er een adres is gekoppeld (of meerdere) aan deze relatie dan wordt er een overzicht gegeven van deze adressen en kan u de gewenste selecteren. indien u een ander adres wenst te gebruiken dan kan dit uiteraard ook. Nadat u deze selectie hebt gedaan komt u automatisch terecht in een gestart bericht, zoals hieronder...

88 88 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx U ziet dat alle standaard opties én nog veel meer zijn voorzien in dit scherm... We bespreken nog even de onderste rij buttons: Verzenden: Artikel foto/bijlage: Document foto/bijlagen: Deze mogelijkheid spreekt voor zich... Via deze optie kunnen we een artikel vanuit DBFACTw ingeven en alle bijlagen (als deze er zijn) meesturen met dit bericht. Dit kan interessant zijn als u bvb snel een afbeelding van een product uit uw gamma wenst door te mailen naar uw klant. Indien we hier op drukken dan controleert DBFACTw ons document (aangemaakte PDF) die wordt meegestuurd op aanwezigheid van artikelen die foto's of bijlagen bevatten en geeft vervolgens een overzicht weer van deze, waarop u kan aanduiden welke er worden meegestuurd. Is heel interessant als u bvb een prijsofferte doormailt naar uw klant waarop artikelen staan waarvan u bvb snel de technische fiche wenst mee te sturen.

89 Starten met DBFACTw Sluiten: 89 Spreekt voor zich Nadat u op verzenden hebt gedrukt gedraagt DBFACTw zoals verder ingesteld. Zie meer uitleg hier... Protip 2.9 Vanaf DBFACTw versie 2.5 is het systeem grondig aangepast. De grootste verandering is de mogelijkheid tot het versturen van s in HTML-formaat. Ook het versturen van s via SMTP, wat vroeger al gebruikt werd bij het versturen van herinneringen en leveringstijdbewaking, kan nu als standaard systeem worden gebruikt. Meer informatie over het gebruik van HTML mailings kan u hier terugvinden. Werklijsten Waarvoor dienen werklijsten? Heel wat gebruikers vroegen hoe ze van bepaalde items uit DBFACTw snel een bepaalde beperkte lijst konden maken, zeg maar een selectie. In plaats van telkens aparte schermen te maken met dergelijke lijsten en keuzemogelijkheden, is toen het concept van de werklijst geïntroduceerd. Alle werklijsten werken op dezelfde manier, wat het gebruiksgemak sterk doet toenemen. Een werklijst wordt gebruikt van linksboven naar rechtsonder. Links boven starten we met de selectie van de items die we willen, rechts onder staat altijd de sluit knop om de werklijst te sluiten. Daarnaast zijn tal van handige efficiënte truukjes ingebouwd, die het gebruik van werklijsten hebben uitgegroeid tot een prachtig en handig werkinstrument. Welke werklijst kiezen De naamgeving van een werklijst wijst altijd op de type gegevens die geafficheerd worden in de werklijst zelf. Een relatie-werklijst zal daarom per regel in de werklijst informatie over een relatie weergeven, een factuurwerklijst facturen, een artikelwerklijst artikelen. Aangezien één werklijst voor de complexe items te weinig zou zijn, worden, afhankelijk van de gegevens die men wil benaderen van de items, een aparte werklijst gemaakt. Zo is er bv. a) de artikelwerklijst: gewoon een overzicht, en vooral een handige tool om de selecties te bekijken en de stock b) de artikel-prijs werklijst: waar naast de referentie en omschrijving, vooral de prijzen makkelijk zichtbaar en uptodate gemaakt kunnen worden c) de artikel-aankoop werklijst: waar de aankoopinformatie makkelijk kan bijgehouden worden, maar ook weer pér artikel. Hoe ziet een werklijst er uit? Verder bespreken we de layout van een werklijst 90

90 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx De werklijst Een werklijst is ingedeeld in een aantal zones: Filterzone Snelfilterzo ne Geel Lijst Snelwijzigz one Rood Knoppenzo ne Blauw het selecteren of aanroepen van filterdefinities adhv een lijst Deze optionele zone zorgt voor de snelle ingave van de meest voorkomende criteria. vbld: in de backorder klant werklijst kan ik hier een klant kiezen, om onmiddellijk van de gekozen klant de backorders te zien. De eigenlijke items Sommige werklijsten zijn geoptimaliseerd om snel de (belangrijkste) gegevens van de items te kunnen wijzigen. In dat geval is er plaats voorzien tussen de 'Lijst' en de 'Knoppenzone', om deze informatie te tonen en te wijzigen. Via de <Opslaan> button worden deze gegevens onmiddellijk in DBFACTw opgeslagen. Instructies onder de knoppen te vinden. Rechtsonder vinden we altijd de button <Sluiten> terug. De knoppen zijn zelfs steeds in dezelfde volgorde terug te vinden. Protip Leer best de sneltoetsen van de knoppen / buttons van buiten. Het zal u ongetwijfeld veel tijd besparen, aangezien deze voor alle werklijsten dezelfde zijn. De filterzone

91 Starten met DBFACTw 91 Door te klikken op de button <Selectie> komt u in een apartselectiescherm 96. Met dit scherm kunt u telkens de nodige selectiecriteria aanvinken, zodat de filter geplaatst wordt. Dit selectiescherm is heel sterk afhankelijk van de gevraagde werklijst. In sommige werklijsten is deze functie niet beschikbaar, omdat het aantal criteria te beperkt is voor een apart schermpje. In dat geval staan de mogelijke selectiecriteria in de filterzone zelf vermeld. Omtrent filters leggen we volgende benamingen vast: Filter Lijst Gemarkeerde lijst Filterdefinitie Criterium, filtercriterium, selectiecriterium Protip Een verzameling van voorwaarden waaraan een item in een werklijst moet voldoen, om in de lijst te kunnen voorkomen. De lijst is de volledige verzameling van items op dat moment beschikbaar Lijst van gemarkeerde items in de volledige lijst Een filter kan opgeslagen worden, en moet daarvoor een eigen naam krijgen. Eens opgeslagen heet dergelijk opgeslagen filter een filterdefinitie. Een filterdefinitie kan opgeslagen worden als verzameling van criteria, of als opsomming van de verschillende items in de lijst. Eén van de voorwaarden waaraan een item in de lijst moet voldoen om in de lijst voor te komen. De criteria die we wensen te gebruiken worden in het selectiescherm aangevinkt. De werklijst blijft, zolang men werkt in deze werklijst, de criteria onthouden. Men voert een bepaalde reeks selectiecriteria uit, en bekomt een resultaat. Ziet men dat dit resultaat niet voldoet, doordat bepaalde criteria te streng zijn, of juist niet voldoende filteren, volstaat het om opnieuw op de knop Selectie te klikken, en de juist gebruikte criteria worden opnieuw getoond. Het volstaat deze aan te passen, door criteria bij te plaatsen of juist weg te nemen. Met de rechterklik op de button <Selectie> kan men het gedrag van de werklijst in zekere mate aanpassen:

92 92 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Nieuwe filter Filter opslaan Filter verwijderen Volledige lijst opslaan Men bekomt het selectiescherm, en de filtercriteria zijn automatisch gezuiverd, bv. om een andere selectie te beginnen. Dit heeft m.a.w. hetzelfde effect als klikken op de button <Selectie>, en daarna op de button <Leegmaken> klikken om met een lege lijst criteria te starten. Eens de gekozen criteria de juiste lijst blijken weer te geven, kan men deze filter opslaan voor een later gebruik. Daarvoor moet men niet naar het selectiescherm. De filter opslaan is voldoende, en het filterdefinitiescherm verschijnt. Verwijdert de geselecteerde filterdefinitie. De criteria blijven weliswaar staan, maar de filterdefinitie zelf wordt verwijderd. De lijnen van de lijst zelf worden opgeslagen. Dit is grondig verschillend van het opslaan van de criteria zelf. Immers, met criteria op te slaan wordt later de lijst adhv de criteria opnieuw opgebouwd. Indien andere items dan aan die criteria voldoen, zullen ze automatisch aan de lijst worden toegevoegd. Omgekeerd, items die niét meer voldoen aan

93 Starten met DBFACTw Lijst gemarkeerde opslaan Automatisch berekenen na keuze van filter 93 de criteria zullen automatisch wegvallen. In dit geval wordt de opsomming van de lijnen gemaakt, en opgeslagen om later terug te halen. Zeer gelijkaardig als de volledige lijst opslaan, maar in dit geval worden alleen maar de gemarkeerde (zie kolom 'sel') in de lijst opgeslagen. Bij verandering van de keuze van de filterdefinitie wordt deze onmiddellijk uitgevoerd. Indien dit niet aangevinkt staat, moet men telkens op de button <Berekenen> klikken vooraleer de filterdefinitie toegepast wordt. Startcriteria : Lege criteria Huidige filterdefinitie (als vaste filter) Laatst gebruikte filterdefinitie Laatst gebruikte criteria Werklijst starten zonder aangevinkte criteria Bij het openen van de werklijst worden de criteria van de huidige filterdefinitie onmiddellijk ingevuld en toegepast. Bij het verlaten van de werklijst, wordt nagekeken wat de laatste gebruikte filterdefinitie is. Deze wordt bij het verlaten onthouden. Bij het openen van de werklijst wordt de onthouden filterdefinitie opgehaald en gebruikt om de criteria in te vullen. Opgelet: dit is steeds individueel én apart per werklijst in te stellen. De laatste criteria wordt bij het verlaten van de lijst automatisch opgeslagen onder de naam 'Vorige selectie'. Deze wordt bij het openen van de werklijst automatisch opgehaald en toegepast. Opmerking: sommige filterdefinities kunnen niet opgeslagen worden indien in de filter ook subfilters terug te vinden zijn (bv. een artikelselector in een historiekselectie). In dat geval zal de opgeslagen reeks criteria falen. Daarom raden we steeds aan de filter die we wensen te gebruiken steeds te bewaren. Start scherm : Lege werklijst Selectiescherm De werklijst wordt getoond, maar de lijst blijft leeg Bij het starten wordt het selectiescherm eerst getoond. Ideaal indien men regelmatig

94 94 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Werklijst volgens criteria Volledige lijst de criteria wenst aan te passen. Welke criteria aangevinkt zijn of ingevuld, vinden we terug hoger in deze menu. De opgeladen criteria worden toegepast en de lijst die aan deze criteria voldoet wordt onmiddellijk voorgesteld. Zeer handig indien men steeds dezelfde criteria wenst toe te passen De volledige lijst, zonder uitzondering, wordt getoond. Naast de button <Selectie>, bevindt zich de lijst met filterdefinities. Door een filter te kiezen, worden de criteria hiervan automatisch en onmiddellijk ingevuld. Afhankelijk van de parameter (zie hierboven), wordt de lijst onmiddellijk getoond of pas getoond na de knop 'Berekenen'. De snelfilterzone We tonen hier een voorbeeld uit de backorder klant werklijst. De zone in het rood is de snelfilter. Aangezien we nagenoeg steeds deze werklijst willen gebruiken met als criterium de gewenste klant, staat deze filter hier tussen de filterzone en de eigenlijke lijst. In veel gevallen kunt u de zoek knop gebruiken om onmiddellijk op het eerste invulveld van de snelfilter te komen. Protip Gebruik steeds de sneltoets van de zoek knop (Alt-Z) om rechtstreeks op het snelfilter invulveld te komen. De lijst Deze volgt in grote lijnen de eigenschappen van een 'grid' 60 in DBFACTw.

95 Starten met DBFACTw 95 Een aantal mogelijkheden liggen hierbij voor de hand: Sorteren: Door te klikken op een hoofding van een kolom, wordt de lijst automatisch op deze kolom gesorteerd. Naast de naam van de kolom komt dan een driehoekje te staan. Door nogmaals te klikken op dezelfde kolom, zal het driehoekje zich automatisch draaien, en de volgorde omdraaien. In de meeste werklijsten wordt trouwens de gewenste volgorde onthouden voor de volgende keer. Selecteren: In nagenoeg alle werklijsten is de eerste kolom de 'Sel'- kolom. Hier kan men makkelijk één of meerdere lijnen tegelijkertijd selecteren. Men kan een lijn selecteren door te klikken, of door met de spatiebalk de lijn te selecteren of voor die lijn de selectie uit te schakelen. Verplaatsen: een kolom kan op een uiterst eenvoudige manier verplaatst worden. Men klikt en houdt de muisknop ingedrukt op de hoofding van de kolom en versleept deze naar de gewenste plaats. als men de muisknop daarna loslaat, blijft de kolom op die plaats staan. Het is zelfs zo dat de kolom ook onthouden wordt. Handig, aangezien men de layout van de kolomen slechts één keer goed moet zetten. Voor de lijst zijn nog geavanceerde functies 100 mogelijk, maar die worden in een apart topic 100 behandeld. Heel wat van deze geavanceerde functies zijn beschikbaar via de rechtermuisklik. De (snel)wijzigzone Op sommige werklijsten wordt dit gebruikt om de weinig aan te passen gegevens uit de werklijst onmiddellijk ter plaatse aan te passen. Zo zien we de prijswerklijsten, leveranciers van artikelwerklijst. De knoppenzone Nieuw Om snel een nieuw item toe te voegen. Dit item wordt niet altijd automatisch aan de lijst zel zichtbaar toegevoegd! Immers, indien de criteria van de gekozen ljist zo zijn opgesteld, dat het toegevoegde item daar niet aan voldoet, wordt het item wel aangemaakt in

96 96 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx DBFACTw, maar niet noodzakelijk in de lijst toegevoegd. in sommige lijsten wordt dit echter wel gedaan, als informatie (weet dan dat de lijst niet noodzakelijk overeenkomt met de vooropgestelde selectiecriteria) Detail opvragen van de geselecteerde lijn, en indien beschikbaar ook info over bepaalde randinformatie Opent het detailscherm van de geselecteerde lijn Alle lijnen selecteren of deselecteren. Voor de meeste functies is het nodig dat er een selectie wordt gemaakt, dit kan door op de eerste kolom in de tabel te klikken of door op spatie te drukken Opent het archief voor de geselecteerde lijn. Deze button is niet zichtbaar indien over het item geen archief-entry bestaat. Sommige werklijsten voorzien een snelle export van de gegevens Meerdere mogelijkheden om een lijst of de detail van de geselecteerde lijn af te drukken In vele lijsten staat hier de mogelijkheid om collectief, d.w.z. in één keer na mekaar alles af te drukken. Spreekt voor zich...d.m.v. gebruik van de rechter muisknop kan je instellen of er al dan niet een bevestiging moet worden gevraagd Opvragen Wijzigen Markeren Archief Export Afdrukken Sluiten De button <Sluiten> is trouwens steeds met de rechtermuisknop te bereiken. Om te vermijden dat een werklijst onmiddellijk wordt verlaten met de toets <Escape>, kan men onder de button <Sluiten>, kiezen om telkens een vraag te stellen (wilt u zeker de werklijst verlaten?) Protip Heel wat knoppen op werklijsten zijn in het vetjes omschreven. Een selectiescherm Hier duiden we alle criteria aan die we wensen te gebruiken om de lijst in de werklijst op te bouwen. We nemen de relatiewerklijst als voorbeeld om enkele verschillende soorten criteria in detail te bespreken.

97 Starten met DBFACTw 97 Verschillende pagina's : aangezien sommige werklijsten extreem veel selectiecriteria toelaten, worden deze ingedeeld in verschillende pagina's. De criteria worden meestal zo gekozen dat ze ingedeeld worden in vrij logische groepen. U zult zien dat u al snel terugvindt waar de criteria zich bevinden. Criteria zijn cumulatief: daarmee bedoelen we dat voor ieder criterium dat aangevinkt is, dit criterium ook moet gelden bovenop de reeds aangevinkte criteria. De criteria hierover kunnen verspreid zijn over verschillende pagina's, ook tab-bladen genoemd. Een aantal criteria zijn vrij geavanceerd. We lichten er hier enkele toe: Datumfilter De combobox laat toe heel snel met de datums te werken. Zo zijn er heel wat datums 'voorgeprogrammeerd'. Vooral handig is dat de criteria niét de datum onthouden, maar de keuze uit de combobox. Een voorbeeld: Kiest men voor 'vandaag', dan zal de datum van vandaag automatisch na de combobox ingevuld worden. Bewaart men het criterium, en de filterdefinitie wordt opnieuw geladen, zal DBFACTw volautomatisch de datum van vandaag toepassen. Protip Tekstfilter De lijst lijkt eindeloos lang, maar klik eens met de rechtermuisknop op de combobox. Kies dan voor 'uitgebreid', en pas dan ziet u een onvoorstelbaar lange lijst van voorgedefiniëerde datumkeuzes. Extreem handig als men de criteria wenst op te slaan. Niet alleen kan men ingeven op welke tekst gezocht moet worden, maar

98 98 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx ook hoe gezocht moet worden. Ook hier vinden we in de combobox een lange lijst van mogelijke keuzes, zoals: Gelijk aan Verschillend van Groter dan Niet groter dan Begint met Begint niet met Eindigt met Eindigt niet met Bevat Bevat niet Zoals (met wildcards Is leeg Is niet leeg Klungelalarm 99 ) Vergeet nooit het vinkje te zetten voor het criterium dat je wenst te gebruiken! Sommige vinkjes worden automatisch aangevinkt, maar zeker niet allemaal. De knoppen onderaan: Leegmaken Opslaan De lijst Berekenen Sluiten Alle criteria worden gewist. Men blijft in het selectiescherm Om de criteria op te slaan onder een filterdefintie. Zie daarvoor filterdefinitie Alle vooraf opgeslagen filterdefinities staan hier in. Indien men er een kiest, worden de criteria van deze filterdefinitie ingevuld. De criteria toepassen, en de lijst tonen in de werklijst De criteria niét uitvoeren, maar eenvoudigweg terugkeren naar de lijst. Een voorbeeld: we zoeken de klanten die vorige maand verjaard zijn en iets gekocht hebben. Op het eerste tabblad Algemeen plaatsen we een vinkje bij Verjaardag en we klappen de combobox open en selecteren daar Vorige maand, u zult zien dat automatisch de datum wordt ingevuld. Vervolgens klikken we op het tabblad Verkoop en vinken daar de optie Iets gekocht aan en klappen de corresponderende combobox open. Daar selecteren we opnieuw Vorige maand. De datum wordt weer ingevuld. Merk op dat hier het jaartal wél wordt ingevuld! Dit heeft te maken met het feit dat een verjaardag niet afhankelijk is van een jaartal. Merk op dat juist daarom de geboortedatum apart kan gebruikt worden als criterium.

99 Starten met DBFACTw 99 We willen deze criteria opslaan. Dan is het voldoende te klikken op de button <Opslaan>, en we krijgen de kans een filterdefinitie op te slaan. Zie verder bij 'filterdefinitie' Werken met wildcards in een selectiescherm Ingave Zoekstring ABC Beschrijving zoektekst Geen?, geen * Operand wordt Gezocht op Snelheid Begint met Tekst die begint met ABC Snel *ABC Geen?, * vooraan Eindigt met Tekst die eindigt op ABC Niet optimaliseerbaar ABC* Geen?, * achteraan Begint met Tekst begint met ABC Snel AB*C A???BC? of * in de zoektekst Zoals?= één karakter *= 0, 1 of meerdere Indien niet begint met * of?, dan snel *A*BC Een? of * in de zoektekst Zoals Wat doen met ons resultaat? Waar werklijsten oorspronkelijk ontstaan zijn om snel selecties uit een tabel van DBFACTw te maken, is het ondertussen gerijpt tot een volwaardig werkinstrument, waar ook output even belangrijk geworden is. In die zin is werklijst letterlijk te nemen. Markeren en wijzigen

100 100 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx De button <Wijzigen> zorgt er voor dat het aangeduide item gewijzigd kan worden. De fiche van het item komt te voorschijn, u kunt de nodige aanpassingen doorvoeren, opnieuw bewaren en ook in de lijst worden deze aanpassingen doorgevoerd. Indien u echter meerdere items (tegelijkertijd) heeft aangevinkt, dan reageert DBFACTw anders. Immers, het programma gaat er dan van uit dat u al deze items tegelijkertijd wenst aan te passen. Groeperen en berekenen Handige, krachtige functies in DBFACTw zijn de statistieken, die met een druk op de knop rechtstreeks uit een werklijst te halen zijn. U vindt hierover informatie in een aparte pagina: geavanceerde werklijstfuncties 100. Afdrukken / export Op nagenoeg alle werklijsten is een button <Afdrukken> terug te vinden. Met deze button kunt u een lijst bekomen van alle items op de lijst. U hoeft de items niet te markeren om de volledige lijst te verkrijgen. DBFACTw gaat er van uit dat, als er geen enkel item gemarkeerd is, u de volledige lijst wenst. Via het afdruksysteem kunt u trouwens steeds van de gegevens een MS Excel spreadsheet of pdf bestand maken Geavanceerde werklijstfuncties Heel wat functies zijn bechikbaar door met de rechtermuisknop te klikken op de kolom-hoofding. Er komt een context-menu beschikbaar, waaruit, afhankelijk van de 'soort' kolom, andere keuzes mogelijk zijn. In hetgeen volgt bespreken we de verschillende mogelijkheden. Deze functies zijn uitermate krachtig, en het is begrijpelijk als u niet onmiddellijk alle mogelijkheden hiervan begrijpt. Een beetje experimenteren is hier een beetje de boodschap. U zult snel de kracht van deze functies begrijpen. Soorten kolommen Afhankelijk van het soort kolom, verschijnt er een andere menu. Verder worden de verschillende functies apart beschreven. We onderscheiden volgende soorten kolommen: Numerieke kolom Tekst kolom Boolean kolom Datum kolom De statistieken worden berekend voor de volledige kolom. De statistieken worden uitsluitend berekend voor de gemarkeerde items in de lijst Er wordt berekend hoeveel items aangevinkt staan (waar, true), en welke items niet aangevinkt zijn (onwaar, false) Een berekening van de statistieken kan gebeuren. De groepering gebeurt automatisch per dag, week,

101 Starten met DBFACTw Relatie kolom 101 weekdag, maand, kwartaal of jaar De statistieken kunnen berekend worden, maar tevens kunnen deze relaties - opgeslagen worden als relatiefilter - geopend worden in de relatiewerklijst Verschillende functies De context menu die, afhankelijk van het soort kolom, verschijnt, bevat meerdere van de onderstaande functies Statistiek volledige lijst Statistiek gemarkeerde Statistiek gegroepeerd Export statistiek volledige lijst Export statistiek gemarkeerde Zoek in kolom Kolombeheer De statistieken worden berekend voor de volledige kolom. De statistieken worden uitsluitend berekend voor de gemarkeerde items in de lijst Dezelfde berekeningen worden overgedaan, maar dan gegroepeerd volgens nog een ander veld (zie verder) Met deze functie kunt u snel een bepaalde waarde terugvinden in de kolom. als men een bepaalde waarde gezocht heeft, en men vraagt opnieuw zoeken in kolom, dan zal men verder met dezelfde waarde zoeken. In sommige werklijsten bestaat de mogelijkheid om kolommen aan of uit te zetten. Deze instellingen worden per gebruiker onthouden. Opslaan als relatiefilter In de eerste twee gevallen krijgen we een schermpje dat de som, het totaal aantal lijnen, het gemiddelde, het minimum en het maximum weergeeft. Totaal Aantal Gemiddelde De optelling van alle getallen uit de kolom wordt hier weergegeven Het aantal items (rijen) dat in de optelling betrokken is, wordt hier weergegeven De gemiddelde waarde per rij wordt hier weergegeven. Normaal betekent dit gewoon het 'totaal' gedeeld door het 'aantal'

102 102 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Minimum Maximum De kleinste waarde uit de kolom De hoogste waarde uit de kolom In het geval van de gegroepeerde statistiek verkrijgen we een tussenscherm. Bovenaan het scherm kunnen we dan een andere kolom kiezen die we wensen te gebruiken om te groeperen. In geval we daar opnieuw een datum-kolom kiezen, krijgen we zelfs de keuze uit opnieuw dag, week, weekdag, maand etc. Door daarna op de knop 'berekenen' te klikken, verkrijgen we het gewenste resultaat, dat we zelfs kunnen afdrukken of exporteren. Datum kolom (met datums) Een keuzelijst verschijnt om te groeperen volgens keuze: dag, week (= weeknummer), weekdag, maand, kwartaal, jaar. Tekstkolom

103 Starten met DBFACTw 103 Een overzicht van de verschillende waarden wordt gegeven, telkens met de aantallen volgens dat ze voorkomen. De lijnen die het meest voorkomen staan automatisch bovenaan de lijst. Enkele praktijkvragen die hiermee opgelost zijn: Hoeveel klanten heb ik per postnummer? Welke omzet draai ik per weekdag (m.a.w. wat zijn mijn drukste weekdagen)? Hoeveel facturen heb ik dit jaar al gemaakt? Hoeveel leveringsbons moet ik nog factureren, en zo ja, voor welk (gemiddeld) bedrag? Bereken het totaal van de leveringsbons die met wachtstatus 'in afwachting' staan, ten opzichte van de leveringsbons met wachtstatus 'voor facturatie' Voorbeelden Werklijsten omvatten enorm veel mogelijkheden. Om dit nog wat te verduidelijken, zijn hier een aantal typische voorbeelden ontwikkeld, die door tal van gebruikers reeds handig gebruikt worden. U kunt deze voorbeelden ongetwijfeld gebruiken als vertrekpunt voor uw eigen wensen. Ik wil van een aantal geselecteerde relaties een interessecode toevoegen. Aangezien we aanpassingen gaan uitvoeren op de relaties, kiezen we voor de relatiewerklijst via selecties kiezen we gewenste relaties. Daarna markeren we de gekozen relaties (desnoods maar een gedeelte), en met de knop 'globa wijzigen', krijgen we onderstaand scherm. Daarmee kan ik over de verschillende relaties heen de gewenste interessecode toevoegen. DBFACTw gaat zelf na of een interessecode bij een relatie reeds bestaat. Zodoende word deze geen tweede keer toegevoegd.

104 104 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Een aantal relaties moeten extra informatie krijgen in hun memo. Op een gelijkaardige manier als het vorige voorbeeld wordt te werk gegaan: de keuze valt op de relatiewerklijst, er wordt gekozen voor 'markeren' - alles, en dan globaal wijzigen. Bij 'Memo', kun je nu zelfs kiezen om iets toe te voe aan de memo, of zelfs de memo te vervangen. Een overzicht is gewenst van alle bestelbons (orders) die nog niet volledig afgewerkt zijn De vraag wordt gesteld de bestelbons op te zoeken. Het ligt daarom voor de hand dat gekozen wordt voor de bestel nog niet volledig afgewerkt is, betekent eigenlijk dat deze bestelbon nog backorders heeft. Het volstaat dan een vin 'openstaande backorders'. Een overzicht wordt gegeven van de bestelbons. Bij uitbreiding naar de 'toewijzingsmodule' wilt u echter niet alleen de informatie van de bestelbon zien (bedrag, klan de status rond wat uitgeleverd kan worden van deze bestelbon. Oko hier wordt de naamgeving consequent toegepa toewijzingswerklijst. We zien dus de bestelbonnen van de klant als items, maar aangezien de informatie rond de toe toevoegsel aan de omschrijving van de bestelbon meegegeven.

105 Starten met DBFACTw 105 Waarom bestaat er een 'backorder klant' werklijst en een 'bestelbon klant' werklijst Op het eerste zicht zou u kunnen denken dat het hier over het zelfde gaat. Vergeet echter de eerste regel niet: de keuze van de naam van de werklijst heeft te maken met de inhoud van de lijst in de werklijst. Bij de bestelbon klant werklijst krijgen we een selectie van de bestelbons zelf, m.a.w. nummer van de bestelbon, over welke klant het gaat, wat het bedrag is. In de backorders klant werklijst wordt de detail van de bestelbon bekeken: normaal de artikelen die op de bestelbon terug te vinden zijn. Hoe kan ik weten hoeveel bestellingen ik dit jaar via de website binnen krijg en hoe zich dat verhoudt ten opzichte van de andere bestellingen In een bestelbon klant wordt met een vinkje bijgehouden of het gaat over een 'weborder' of niet. Deze kolom is ook zichtbaar in de bestelbon klant werklijst. Het is aldus niet moeilijk, aangezien we ook kunnen selecties uitvoeren op veld (zie 'weborder ja/nee'), om apart een lijst te verkrijgen van de via de webshop verkregen bestelbonnen. Om e een verhouding te verkrijgen tussen de bestellingen via de website of de gewone bestelbonnen klant, maken we geb van de geavanceerde werklijstfunctie 'groeperen'. Met de rechtermuisknop wordt er op de kolomhoofding 'totaal excl. btw' geklikt, zodat een menu wordt verkregen m optie 'statistiek gegroepeerd'. Daardoor wordt een apart schermpje verkregen, waar gekozen kan worden 'groepere per'. In het keuzevak wordt gekozen voor 'weborder', daarna klikken we op 'berekenen', en we verkrijgen het volgen resultaat:

106 106 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx In totaal verkrijgen zien we dat we 31 orders verkrijgen via de website, 81 via de gewone weg. De gemiddelde orde de website is merkelijk kleiner dan de gemiddelde bestelling via de gewone weg. In de laatste kolom wordt aangedu wat het percentage van de totalen is via de weborder en anders. Hoe kan ik van alle ingegeven bestelbonnen van vandaag de nodige magazijnbonnen afdrukken Met de bestelbon klant werklijst verkrijg ik een overzicht van alle bestelbonnen van vandaag. Met de button <Marke knop 'afdrukken' alle magazijnbonnen in één beweging afgedrukt kunnen worden.

107 Starten met DBFACTw 107 Kan ik van alle artikelen van een bepaalde groep nieuwe prijsetiketten afdrukken Eens te meer gaan we eerst op zoek naar wat we precies nodig hebben: artikelen. De artikelwerklijst wordt daarom werklijst kunnen we een selectie maken van de artikelen van een bepaalde groep, bv. de groep 'BI', en via het tabje alleen artikelen wensen die in voorraad zijn. Daarna klikken we op 'markeren' alles, en via de knop afdrukken kan ik aangeduide artikelen.

108 108 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Kan een vertegenwoordiger makkelijk een overzicht verkrijgen van zijn prijsoffertes en deze met de nodige status opvolgen We zijn op zoek naar prijsoffertes, dus de prijsoffertewerklijst ligt voor de hand. Via selectie kiezen we voor prijsoff vertegenwoordiger x, die nog niet afgewerkt zijn. Door te klikken op de button <Berekenen>, worden de items onmi gesteld. Met de button <Wijzigen>' is het niet alleen mogelijk om de prijsofferte zelf te wijzigen, maar ook de 'status', de ex opvolging van de prijsofferte in te geven.

109 Starten met DBFACTw 109 Hoever wordt het concept van werklijsten in DBFACTw doorgedreven? Het is duidelijk dat heel wat gebruikers ondertussen de handige mogelijkheden van de werklijsten erg appreciëren. gebruikt. Zo hebben we de 'werklijst nieuwigheden' van DBFACTw, waar men via de nodige selecties specifiek van b Het selectiescherm:

110 110 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx De werklijst: Opvragen Markeren Historiek van de versies Afdrukken Door middel van deze button kan u de detail van het geselecteerde item opvragen Markeert alles, de rest,of enkel de selectie Door op deze button te drukken krijg je overzicht van alle gepubliceerde versies. D Een selectie afdrukken, of eventueel zelfs een HTML pagina aanmaken kan via dez

111 Starten met DBFACTw Sluiten 111 Standaard werklijstgedrag Hoe kan ik een overzicht verkrijgen van de klanten die de beste verkoopmarge genereren volgens totaal gegenereerde marge Deze vraag gaat dieper in de mogelijkheden van een werklijst opgebouwd rond historieken. In combinatie met de kr opgelost worden. Er wordt van uit gegaan dat in de documenten zelf (facturen, kasverkopen) de inkoopprijzen corr juiste marge per verkocht artikel berekenen. Met de selectiemogelijkheden van deze werklijst kiezen we voor een beperking in periode (bv. alleen van dit jaar, o de relaties die behoren tot divisie 1, en van artikelen, bv. alleen de artikelen van een drietal groepen. We verkrijgen is, aan wie het verkocht is, de omzet en de marge. Het volstaat nu te klikken op de kolom 'marge totaal', dat per item aanduidt wat de berekende marge is voor het ite het groepsstatistiekschermpje verschijnt. Bij groeperen per, kiezen we voor 'Relatie', zodat aangeduid staat per rela

112 112 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx willen zien, volstaat het te klikken op de kolom' totaal', zodat de volgorde van grootste naar kleinste klant afgebeeld gegevens makkelijk in MS Excel verkrijgen Instellingen & Parameters DBFACTw is een uiterst flexibel programma. Duizenden parameters zorgen er voor dat het programma zich in verre mate aanpast aan uw gebruiksbehoeften. Het is de taak van een professionele installateur om er voor te zorgen dat deze parameters zo goed mogelijk voor u in gesteld zijn. U kan ook zelf parameters aanpassen. We raden u echter aan om, in geval van twijfel over wat de parameter precies doet, de helpdesk of uw dealer te raadplegen. Een uitgebreide beschrijving over de parameters vindt u verder in dit naslagwerk. Uiteraard is het voor ons onmogelijk om alle parameters te beschrijven. We vragen u dan ook om in geval van twijfel uw vraag te richten aan onze helpdesk. Zij beantwoorden graag uw vragen Printers In DBFACTw kan u printers definiëren per document, per gebruiker, per station of een combinatie van deze drie Printers definiëren Laat ons de verschillende instellingen van naderbij bekijken onder direct-menu5: Selectie Berekenen Documenttype Hier kan u met het principe van de werklijst een selectie maken op printopdrachten. zie ook 'printopdrachten selectie' 116. Indien u een voorgaande selectie hebt gemaakt kan u hiermee onmiddellijk de selectie laten berekenen Selecteer hier het gewenste documenttype waarvoor u een overzicht wenst te krijgen van alle printers die staan ingesteld om dit document af te

113 Starten met DBFACTw Station Nieuw Opvragen Wijzigen Verwijderen Markeren Afdrukken Sluiten 113 drukken Selecteer hier het gewenste stationsnummer waarvoor u een overzicht wenst te krijgen van alle printers die staan ingesteld om van op het geselecteerde stationsnummer af te drukken Maak een nieuwe printeropdracht aan Laat de geselecteerde printeropdracht in detail zien Hiermee kan je de geselecteerde printeropdracht wijzigen Laat toe de geselecteerde (of meerdere gemarkeerde) te verwijderen Dit spreekt voor zich Dit spreekt voor zich Spreekt voor zich Hoe wijst u een printer toe? Document Het document kan u hier ingeven waar u de instellingen voor wenst te doen. Er zijn daarbij twee speciale gevallen: de optie 'Alle' wordt automatisch gekozen indien er geen specifieke instelling is voor een bepaald document. De optie 'lijsten' wordt voor alles gebruikt wat geen document is. Protip 1 Het is handig om telkens voor één bepaald werkstation in te stellen welke printer bij 'alle' ingesteld mag worden. Zo vermijdt men dat men toevallig een 'totaal' verkeerde printer gaat gebruiken.

114 114 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Stationsgebonden Gebruiker gebonden Printer Lade Definieer papierlade Aantal Prijzen vermelden Eltron Sorteren Via Loop Extra copy naar lade Indien de instelling die u nu doet enkel voor een bepaald werkstation mag gelden dient u dit hier mee te geven Indien de instelling die u nu doet enkel voor een bepaalde gebruiker is dient u dit hier in te geven Selecteer hier welke printer u wenst te gebruiken voor het meegegeven document Hier kan u indien er meerdere lades beschikbaar zijn voor de geselecteerde printers deze meegeven Via deze button kan u de verschillende printerlades gaan definieren indien dit nog niet is gedaan voor de geselecteerde printer Hoeveel exemplaren wenst u af te drukken op deze printer eventueel van het geselecteerde document? Indien de prijzen moeten worden afgedrukt (indien van toepassing voor document) dan kan dit hier worden aangeduidt Gaat het hier al dan niet over een Eltron printer Indien deze optie 'uit' staat worden er bij afdruk van meerdere exemplaren eerst alle 1ste pagina's afgedrukt, daarna alle 2de pagina's en zo verder Indien deze optie 'aan' staat dan worden alle documenten afgedrukt gesorteerd, ttz bij een document dat 3 pagina's bevat zal achtereenvolgens pagina 1,2 en 3 worden afgedrukt en zal vervolgens het volgende exemplaar worden afgedrukt Indien de optie 'Sorteren' aan staat en de documenten worden toch niet correct afgedrukt kan u deze optie aanvinken. Er zal dan voor elk exemplaar een aparte printersturing worden gedaan Indien u een extra copy van een bepaald document wenst af te drukken dan kan je dit hier instellen. Stap 1: U klikt op de button <Nieuw> en zult bovenstaand scherm zien. We selecteren het type document waaraan u een printer wil toewijzen, bvb. de factuur. U kunt ook voor 'Alle' kiezen of voor "Lijsten". Zo zorgt u er voor dat bijv alle lijsten worden afgedrukt op de printer die u nu toewijst. Wenst u alles af te drukken op één printer maar alleen de magazijnbonnen op een andere printer, neem dan eerste alles voor een bepaalde printer en daarna als uitzondering een nieuwe definitie voor magazijnbonnen. Stap 2: U kiest dus het documenttype en maakt vervolgens de keuze dit in te stellen voor een specifiek station of specifieke gebruiker. Laat u beide opties leeg, dan zal dit voor iedereen gelden. Stap 3: Selecteer nu de gewenste printer. LET OP: u kunt enkel kiezen uit de op uw pc in MS Windows geinstalleerde printers. Eens de printer is gekozen kan via de Lade optie de gewenste lade worden geselecteerd. Is er voor de printer nog geen lade ingesteld, dan dient u dit eerst te doen via de button <Definieer papier lade>. Laat ons dit scherm van naderbij bekijken:

115 Starten met DBFACTw 115 Het instellen van de lades wordt gedaan in de Bininfo, een aparte instellingen voor lades. In dit scherm krijgt u de geïnstalleerde printers te zien. Printers die in het rood worden weergegeven hebben reeds lades gedefineerd gekregen. 1. Bij Lade geeft u een omschrijving in, vb. Wit papier of Facturatiepapier 2. Druk op de knop Code U krijgt dan een afdruk-scherm van de printerdriver te zien waar u een lade kunt kiezen. Kies de lade die overeenkomt met de door u ingegeven papiersoort en klik op OK. U zult zien dat er nu naast die knop Code een nummer vermeld staat. Is dit niet het geval, dan laat de gekozen printer GEEN bidirectioneel verkeer toe. Raadpleeg daarvoor de handleiding van uw printer om de driverinstelling zodanig aan te passen. 3. Stationsgebonden: Als u dit aanvinkt, dan zal die lade enkel en alleen voor het station wat u bij Station ingeeft, gelden. 4. Duplex: Indien de printer dit ondersteund, kunt u deze optie aanvinken waarbij alle afdrukken naar deze lade in Duplex zullen worden afgedrukt. Testafdruk: Dit doet een testafdruk naar de lade gekozen in de grid. Dus eerst een eventuele nieuwe instellingen toevoegen dmv de knop Toevoegen alvorens te testen. Stap 4: Geef nu nog een aantal extra parameters aan: Stationgebonden: is deze instelling alleen voor dit station (zie rechts op welk station we aan het werk zijn), vul desnoods het nummer van het station in. Indien dit voor alle stations geldt, vul dan niks in en vink niet aan. Gebruikergebonden: u hebt de mogelijkheid aan te duiden dat dit een gebruikergebonden instelling is. De boekhouder wil alleen de documenten afdrukken op de printer die op zijn bureel staat, ongeacht waar hij de verwerkingen doet. Vul dan niet stationsgebonden maar wel gebruiker gebonden in. Een combinatie van beiden is eveneens mogelijk. Prijzen vermelden: er kan hier worden ingesteld of prijzen moeten worden afgedrukt op

116 116 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx deze printerdefinitie. Dit recht heeft voorrang op alle andere mogelijke instellingen in de veranderen variabelen. Sorteren: (via loop) Eltron Printer: (zie verder) Extra Copy naar lade: u kunt een extra kopij sturen van de afdruk naar een andere lade. Indien u in een printer bijvoorbeeld beschikt over 2 lades waarin enerzijds facturatiepapier en anderzijds wit papier zit dan kunt u de kopij van de factuur afdrukken naar de 2de lade en aldus voorgedrukt papier uitsparen. Aantal: tenslotte kunt u nog aangeven hoeveel maal de printer uw commando moet uitvoeren. Let dus op: als u definieert voor een factuur dat die in 3 exemplaren moet worden afgedrukt via veranderen variabelen en u vult hier 3 bij aantal in indien dan krijgt u dus 3 keer 3 facturen. Standaard formaat bij export naar bestand: u weet dat u een afdruk kan exporteren naar een bestand. Wel, hier u kunt hier aangeven in welk formaat dat default moet gebeuren. Protip 2 U kunt nu ook per documenttype meerdere printers aanmaken voor hetzelfde station. Dan wordt er per gedefinieerde printer een afdruk gedaan. Dit kan handig zijn als u over een printer beschikt die slechts PCL6 aan kan. Dan definieert u per printerlade een printer in Windows zelf en die kunt u dan in DBFACTw gaan instellen Printopdracht selectie U kunt uitgebreide selecties maken welke printopdracht-configuraties u wenst te zien. Station Documenttype Gebruiker Printer Printopdrachten voor lijst Hier kan u selecteren op een specifiek stationsnummer Selecteren op documenttype Selecteren op een gebruiker Opdrachten selecteren op printer Printopdracht specifiek voor lijst: Specifieke printer geselecteerd voor lijst Printopdracht niet specifiek voor lijst: Niet specifieke printer

117 Starten met DBFACTw Prijzen vermelden Sorteren Via Loop Eltron 117 geselecteerd voor lijst Printopdracht voor lijst: Laat alle opdrachten zien waarvoor een bepaalde lijst een bepaalde printer gebruikt Prijzen vermelden of niet vermelden Dienen de documenten te worden gesorteerd of niet Via loop afdrukken of niet Via Eltron code of niet Printers definiëren vanaf 2.61d.. Vanaf deze versie hebben we het definiëren van printers iets anders ingedeeld en naar ons gevoel iets gemakkelijker gemaakt. Bij het drukken op direct-menu 5 komen we in de printopdrachten-werklijst. Selectie Berekenen Documenttype Station Nieuw Opvragen Wijzigen Verwijderen Markeren Hier kan u met het principe van de werklijst een selectie maken op printopdrachten. zie ook 'printopdrachten selectie' 116. Indien u een voorgaande selectie hebt gemaakt kan u hiermee onmiddellijk de selectie laten berekenen Selecteer hier het gewenste documenttype waarvoor u een overzicht wenst te krijgen van alle printers die staan ingesteld om dit document af te drukken Selecteer hier het gewenste stationsnummer waarvoor u een overzicht wenst te krijgen van alle printers die staan ingesteld om van op het geselecteerde stationsnummer af te drukken Maak een nieuwe printeropdracht aan Laat de geselecteerde printeropdracht in detail zien Hiermee kan je de geselecteerde printeropdracht wijzigen Laat toe de geselecteerde (of meerdere gemarkeerde) te verwijderen Dit spreekt voor zich

118 118 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Afdrukken Sluiten Dit spreekt voor zich Spreekt voor zich Printopdracht In een printopdracht worden koppelingen gelegd tussen de soorten documenten, naar de printer en de manier van afdrukken in het algemeen. Men kan daarbij per document instellen hoe de afdruk bepaald moet worden. Daarom zien we in deze functie bovenaan staan: 'voor document'. Daar kan voor het betreffende document de instelling veralgemeend worden, maar men kan per station of zelfs per gebruiker bepalen welke keuze van printer en/of lade en nog andere parameters er ingesteld moeten worden. Document Het document kan u hier ingeven waar u de instellingen voor wenst te doen. Er zijn daarbij twee speciale gevallen: de optie 'Alle' wordt automatisch gekozen indien er geen specifieke instelling is voor een bepaald document. De optie 'lijsten' wordt voor alles gebruikt wat geen document is. Protip Het is handig om telkens voor één bepaald werkstation in te stellen welke printer bij 'alle' ingesteld mag worden. Zo vermijdt men dat men toevallig een 'totaal' verkeerde printer gaat

119 Starten met DBFACTw 119 gebruiken. Stationsgebonden Gebruiker gebonden Printer Lade Definieer papierlade Aantal Prijzen vermelden Eltron Sorteren Via Loop Extra copy naar lade Indien de instelling die u nu doet enkel voor een bepaald werkstation mag gelden dient u dit hier mee te geven Indien de instelling die u nu doet enkel voor een bepaalde gebruiker is dient u dit hier in te geven Selecteer hier welke printer u wenst te gebruiken voor het meegegeven document Hier kan u indien er meerdere lades beschikbaar zijn voor de geselecteerde printers deze meegeven Via deze button kan u de verschillende printerlades gaan definieren indien dit nog niet is gedaan voor de geselecteerde printer Hoeveel exemplaren wenst u af te drukken op deze printer eventueel van het geselecteerde document? Indien de prijzen moeten worden afgedrukt (indien van toepassing voor document) dan kan dit hier worden aangeduidt Gaat het hier al dan niet over een Eltron printer Indien deze optie 'uit' staat worden er bij afdruk van meerdere exemplaren eerst alle 1ste pagina's afgedrukt, daarna alle 2de pagina's en zo verder Indien deze optie 'aan' staat dan worden alle documenten afgedrukt gesorteerd, ttz bij een document dat 3 pagina's bevat zal achtereenvolgens pagina 1,2 en 3 worden afgedrukt en zal vervolgens het volgende exemplaar worden afgedrukt Indien de optie 'Sorteren' aan staat en de documenten worden toch niet correct afgedrukt kan u deze optie aanvinken. Er zal dan voor elk exemplaar een aparte printersturing worden gedaan Indien u een extra copy van een bepaald document wenst af te drukken dan kan je dit hier instellen Eltron Printers We hebben gezien dat er een speciaal vinkje kan worden geplaatst voor de labelprinter Eltron/Tec. Deze beide soorten (merken)-printers worden zoals de pos-printers op een alternatieve wijze aangestuurd en het is daarom belangrijk dat u aanduidt dat het om een dergelijk soort printer gaat. Best installeert u deze type printers als Algemeen Tekstprinter en wordt de sturing vanuit DBFACTw geregeld. Indien u een dergelijke printer heeft geïnstalleerd is dan nog zaak om de juiste poort te laten verwijzen naar deze printer en u bent klaar. Eltron werkt met codes die u kunt instellen in DBFACTw via direct-menu 21. Hier kunt u per type etiket en subtype de codes ingeven. Meer uitleg hier Kasticket Printers

120 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Bezetting Indien u beschikt over een netwerkversie dan kunt u een overzicht opvragen van de gebruikers die momenteel zijn ingelogd in DBFACT en DBFACTw. U ziet onderstaand scherm: Machine geeft het machinenummer weer van de gebruiker, Gebruiker toont de gebruikersnaam waarmee ingelogd. De kolom tijd geeft aan wanneer ze zijn ingelogd. De kolom duur geeft weer hoe lang ze ingelogd zijn. Bij versie kunt u zien welke versie die gebruiker gebruikt. Als de versie begint met DOS gaat het om DBFACT, begint deze met WIN dan gaat het om DBFACTw. Ook de versie van het programma staat erbij. Bij een update van DBFACTw mogen er geen gebruikers meer ingelogd zijn in DBFACTw. Hier kunt u dus zien wie er eventueel nog ingelogd is. Opgelet! Dit scherm maakt gebruik van de rechten. U kunt dus instellen wie dit scherm mag zien. Deze instelling kan worden gedaan via het Gebruikersscherm waar u bij 'rechten' 'Bezetting' kunt aanvinken. Als u op de button <Historiek> klikt dan verschijnt onderstaand scherm:

121 Starten met DBFACTw 121 Hier kunt u de historiek van de gebruikers bekijken. U kunt hier zien op welke dag en uur welke gebruiker wat heeft gedaan. Bij Actie staat ofwel LOGIN, ofwel LOGOUT. LogIn betekent dat de gebruiker het programma heeft opgestart, bij LogOut heeft de gebruiker het programma verlaten. De kolom status geeft aan hoe de gebruiker is uitgelogd. N = Normaal E = Error (Foutmelding) S met "HERINDEXER" in de kolom Actie = Start met herindexeren S met aankoopfactuurnummer in de kolom Actie = Wijzigen status aankoopfactuur S met "CHANGEREL" in de kolom Actie = Relatie samenvoegen S met leveringsbonnummer in de kolom Actie = Status van leveringsbon gewijzigd S met "PERIODE" in de kolom Actie = Status boekhoudkundige periode gewijzigd B met relatienummer in de kolom Actie = Blokkeren relatie D = Uitvegen van een document F met "herindexer" in de kolom Actie = Finished met herindexeren 2.13 Backup Dossier We hoeven u zeker niet meer te vertellen hoe belangrijk het is regelmatig een geslaagde back-up te maken van uw dossier(s). Een stroompanne, diefstal of zelfs een slechte harde schijf kan voldoende zijn om een bestand te verminken of zelfs onleesbaar te maken. Het is dus zeker aan te raden zeer regelmatig (dagelijks, wekelijks) een back-up van uw dossier(s) te maken. DBFACTw ondersteunt een backup op een verwijderbaar medium rechtstreeks vanuit het pakket. Voor volautomatische backup systemen, die 's nachts een volledige backup van uw gegevens maken, en daar desnoods over rapporteren, raadpleeg uw dealer of de T.M.L. Helpdesk Automatische backup Misschien heeft uw installateur ervoor gezorgd dat u een volautomatisch backup systeem heeft. Dit is vanzelfsprekend de beste oplossing, omdat u dan zelf geen initiatief moet nemen om zeker te zijn dat er een veiligheidskopie genomen wordt. Vergeet echter niet dat een backup moet voldoen aan drie belangrijke criteria: De backup moet regelmatig genomen worden: een backup om de twee maanden is in vele gevallen echt te weinig. De backup moet op verschillende media genomen worden (een harde schijf kopie is dus echt niet voldoende!) De backup moet verwijderbaar zijn (bv. Een tape die je kunt mee nemen naar huis) en meegenomen kunnen worden naar een andere locatie. Er moet worden gecontroleerd of de back-up ook effectief gelukt en volledig is zonder fouten! Het is niet zo dat een automatische backup ook direct een garantie is voor een geslaagde backup Backup in DBFACTw Dit hoofdstuk beschrijft hoe u gebruik makend van DBFACTw een backup kunt maken van uw dossier.

122 122 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Backup maken Dossier(s): Opties: Compressie: Doelmap backup: Backup: Hier kunt u één of meerdere dossier(s) selecteren. U kunt een backup maken van het dossier waarin u momenteel bent ingelogd en tevens van andere dossier(s). Indien u niet beschikt over een multi-dossierversie dan wordt er automatisch een back-up gemaakt van de map 'Files' Hier kunt u aanvinken of er tevens een backup dient te worden gemaakt van de bestanden in de centrale DBFACT-map en/of uw persoonlijk gemaakte layouts en/of de documentrapporten. (Interessant uiteraard als u in tussen iets hebt laten aanpassen). De backup maakt een Zip-bestand aan dat gebruik maakt van compressie van bestanden. U kunt de mate van compressie instellen: compressie 1 geeft een groot bestand met geen compressie maar dit gaat sneller; compressie 9 geeft een kleiner bestand dat gecomprimeerd is maar dit gaat wel iets trager. Hier kiest u de map waarin het backupbestand moet worden geplaatst. U kunt steeds een map selecteren door op het vergrootglasje te klikken en de gewenste map aan te duiden. Indien u hier een niet-bestaande map invult dan wordt deze map automatisch aangemaakt. Door op deze button te drukken wordt het maken van uw backup gestart. De backup bestaat uit een.zip-bestand met als naamstructuur Backup_<Naam dossier>_<datum>.

123 Starten met DBFACTw 123 zip welke in de doelmap wordt geplaatst. U kunt dit zip-bestand later ook vanuit DBFACTw terugzetten via het menupunt 'Backup terugzetten'. Dit bespreken we hier. Protip Vergeet uw backups zeker niet regelmatig te controleren op correctheid!! Backup terugzetten In het menupunt 'Backup maken' vindt u terug hoe u een backup van een dossier of meerdere dossiers kunt maken. Eenmaal de backup is aangemaakt kan het wel gebeuren dat u een backup dient terug te zetten. ZIP-bestand: Te overschrijven dossier: Hier vult u de naam in van het ZIP-bestand in welke de backup van het terug te zetten dossier bevat. U kan hier ook een bestand selecteren door op het vergrootglasje te klikken en het bestand te selecteren. Hier selecteert u het dossier dat dient overschreven te worden. Protip Zorg er altijd voor dat u alleen een zip-bestand terugzet dat gemaakt is via het menupunt 'Backup maken 122 '!!! Dit zipbestand bevat ALLE files van het dossier waarvan de backup vooraf is gemaakt. Klungelalarm Het terugzetten van een backup betekent dat u de vorige gegevens uit het 'Te overschrijven dossier ' definitief kwijt bent!!! Het terugzetten start u via de button <Uitvoeren>, het scherm verlaten via de button <Sluiten>.

124 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Don't Panic In bepaalde gevallen kan het zijn dat u een scherm krijgt waarop 'Don't Panic' staat vermeld. Dit is een rapportering van een incident in DBFACTw. Dat helpt ons om de precieze oorzaak van dit incident te lokaliseren en ze op te lossen. Een dergelijk incident kan te wijten zijn aan een opeenvolging van bewerkingen, een tekort aan informatie of een bepaalde bewerking die u heeft aangeroepen zonder rekening te houden met een aantal vereisten. Typisch is dan ook dat deze meldingen vooral bij het opstarten en het aanleren van DBFACTw voorkomen. Meestal is een 'Don't Panic' incident gemakkelijk te reconstrueren en dus te omzeilen. Als u weet dat een bepaalde functie aanroepen in het programma een bepaalde fout geeft, gebruik dan voorlopig die functie niet. Op dit scherm heeft u een button <Mail me>. Klik op deze button en het probleem wordt binnen de seconden aan ons gemeld via een interactief mailsysteem. Meestal weten wij voor u wat er aan de hand is. WebCompanion: Wilt u weten waar de geruststellende boodschap "Don't Panic" vandaan komt, kijk dan op of lees hieronder verder... A wholly remarkable book. In fact it was probably the most remarkable book ever to come out of the great publishing houses of Ursa Minor - of which no Earthman had ever heard either. Not only is it a wholly remarkable book, it is also a highly successful one - more popular than the Celestial Home Care Omnibus, better selling than Fifty More Things to do in Zero Gravity, and more controversial than Oolon Colluphid's trilogy of philosophical blockbusters Where God Went Wrong, Some More of God's Greatest Mistakes and Who is this God Person Anyway? In many of the more relaxed civilizations on the Outer Eastern Rim of the Galaxy, the Hitch Hiker's Guide has already supplanted the great Encyclopedia Galactica as the standard repository of all knowledge and wisdom, for though it has many omissions and contains much that is apocryphal, or at least wildly inaccurate, it scores over the older, more pedestrian work in two important respects. First, it is slightly cheaper; and secondly it has the words Don't Panic inscribed in large friendly letters on its cover. Here is some of the books wisdom Towels. A towel, it says, is about the most massively useful thing an interstellar hitch hiker can have. Partly it has great practical value - you can wrap it around you for warmth as you bound across the cold moons of Jaglan Beta; you can lie on it on the brilliant marble-sanded beaches of Santraginus V, inhaling the heady sea vapours; you can sleep under it beneath the stars which shine so redly on the desert world of Kakrafoon; use it to sail a mini raft down the slow heavy river Moth; wet it for use in hand-to- hand-combat; wrap it round your head to ward off noxious fumes or to avoid the gaze of the Ravenous Bugblatter Beast of Traal (a mindboggingly stupid animal, it assumes that if you can't see it, it can't see you - daft as a bush, but very ravenous); you can wave your towel in emergencies as a distress signal, and of course dry yourself off with it if it still seems to be clean enough. More importantly, a towel has immense psychological value. For some reason, if a strag (strag: nonhitch hiker) discovers that a hitch hiker has his towel with him, he will automatically assume that he is also in possession of a toothbrush, face flannel, soap, tin of biscuits, flask, compass, map, ball of string, gnat spray, wet weather gear, space suit etc., etc. Furthermore, the strag will then happily lend the hitch hiker any of these or a dozen other items that the hitch hiker might accidentally have ''lost''. What the strag will think is that any man who can hitch the length and breadth of the galaxy, rough it, slum it, struggle against terrible odds, win through, and still knows where his towel is is clearly a man to be reckoned with.

125 Starten met DBFACTw 125 Hence a phrase which has passed into hitch hiking slang, as in ''Hey, you sass that hoopy Ford Prefect? There's a frood who really knows where his towel is.'' (Sass: know, be aware of, meet, have sex with; hoopy: really together guy; frood: really amazingly together guy.) Vogon constructor Fleets ''Vogon Constructor Fleets. Here is what to do if you want to get a lift from a Vogon: forget it. They are one of the most unpleasant races in the Galaxy -- not actually evil, but bad tempered, bureaucratic, officious and callous. They wouldn't even lift a finger to save their own grandmothers from the Ravenous Bugblatter Beast of Traal without orders signed in triplicate, sent in, sent back, queried, lost, found, subjected to public inquiry, lost again, and finally buried in soft peat and recycled as firelighters. ''The best way to get a drink out of a Vogon is to stick your finger down his throat, and the best way to irritate him is to feed his grandmother to the Ravenous Bugblatter Beast of Traal. ''On no account allow a Vogon to read poetry at you.'' The Babel Fish ''The Babel fish,'' said The Hitch Hiker's Guide to the Galaxy quietly, ''is small, yellow and leech-like, and probably the oddest thing in the Universe. It feeds on brainwave energy not from its carrier but from those around it. It absorbs all unconscious mental frequencies from this brainwave energy to nourish itself with. It then excretes into the mind of its carrier a telepathic matrix formed by combining the conscious thought frequencies with nerve signals picked up from the speech centres of the brain which has supplied them. The practical upshot of all this is that if you stick a Babel fish in your ear you can instantly understand anything said to you in any form of language. The speech patterns you actually hear decode the brainwave matrix which has been fed into your mind by your Babel fish. ''Now it is such a bizarrely improbable coincidence that anything so mindboggingly useful could have evolved purely by chance that some thinkers have chosen to see it as the final and clinching proof of the non-existence of God. ''The argument goes something like this: `I refuse to prove that I exist,' says God, `for proof denies faith, and without faith I am nothing.' ''`But,' says Man, `The Babel fish is a dead giveaway, isn't it? It could not have evolved by chance. It proves you exist, and so therefore, by your own arguments, you don't. QED.' ''`Oh dear,' says God, `I hadn't thought of that,' and promptly vanished in a puff of logic. ''`Oh, that was easy,' says Man, and for an encore goes on to prove that black is white and gets himself killed on the next zebra crossing. ''Most leading theologians claim that this argument is a load of dingo's kidneys, but that didn't stop Oolon Colluphid making a small fortune when he used it as the central theme of his best- selling book Well That About Wraps It Up For God. ''Meanwhile, the poor Babel fish, by effectively removing all barriers to communication between different races and cultures, has caused more and bloddier wars than anything else in the history of creation.'' Sirius Cybernetics Corporation The Hitch Hiker's Guide to the Galaxy defines the marketing division of the Sirius Cybernetics Corporation as ''a bunch of mindless jerks who'll be the first against the wall when the revolution comes,'' with a footnote to the effect that the editors would welcome applications from anyone interested in taking over the post of robotics correspondent. Curiously enough, an edition of the Encyclopaedia Galactica that had the good fortune to fall through a time warp from a thousand years in the future defined the marketing division of the Sirius Cybernetics Corporation as ''a bunch of mindless jerks who were the first against the wall when the revolution came.''

126 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Barcodes Iets meer informatie over barcodes? Barcoding, ofwel het coderen met streepjes, is nog altijd de meest toegepaste methode van automatische produktidentificatie. De alom bekende streepjescode wordt onder meer gebruikt in vele handelstoepassingen, in de industrie, in de gezondheidszorg, in het onderwijs, in bibliotheken en zelfs op menukaarten in restaurants. De voordelen Barcoding heeft een groot aantal voordelen. De belangrijkste is ongetwijfeld een hoge snelheid en een grote nauwkeurigheid van gegevensinvoer. Verdere voordelen zijn: Eliminatie van fouten bij de gegevensinvoer; Aanzienlijke tijd- en kostenbesparing en dus korte terugverdientijd; en Verhoging van de efficiency door optimaal gebruik van bronnen. Opbouw en structuur De barcode is een symbool met een patroon van zwarte streepjes en witte tussenruimtes, waarin informatie in gecodeerde vorm is opgeslagen. In principe bevat elke barcode individuele karakters. Ieder karakter wordt weergegeven met een unieke volgorde van smalle en brede streepjes. De breedte van de streepjes en de tussenruimtes varieert afhankelijk van de karakters die zijn opgeslagen. De meeste barcodes bevatten een vast start- en stop-karakter. Daardoor kan ook bidirectioneel worden gelezen, aangezien de decoder daaruit de juiste leesvolgorde haalt. Door in de barcode gebruik te maken van controlekarakters, de zgn. check digits, kan worden gecontroleerd of er geen vervormingen zijn opgetreden met als gevolg geen of een foutieve identificatie. De gegevens die in de barcode zijn opgesloten hebben in het algemeen een koppeling met informatie die reeds in een computer is opgeslagen, zoals produktbeschrijving en prijs. Het lezen en invoeren van de barcode is dus vaak al voldoende de resterende gegevens te genereren. Soorten barcodes In de loop van de jaren zijn vele verschillende barcodes ontwikkeld, ieder veelal met een eigen toepassingsgebied. Op industrieel gebied worden echter slechts enkele gestandaardiseerde barcodes algemeen toegepast waaronder: Interleaved 2 of 5 Code 39 Code 128 Tweedimensionale barcodes

127 Starten met DBFACTw 127 Naast deze industriële barcodes wordt in de detailhandel de numerieke EAN13-code toegepast. Deze barcode heeft een vaste lengte van 13 karakters, aangevend het land van oorsprong, de fabrikant, het specifieke produktnummer en een controlekarakter. Voor logistieke toepassingen is er verder de EAN128-code die meer productinformatie (houdbaarheidsdatum, batch-nummer, verzendcode e.d.) kan bevatten. Interleaved 2 of 5 is een eenvoudige numerieke barcode met een 'start' en een 'stop' karakter en altijd een even aantal karakters. Deze code wordt veel gebruikt in de zware industrie. Code 39 is naast Interleaved 2 of 5 de meest toegepaste industriële barcode. Code 39 is echter een alphanumerieke code met een variabele lengte. Bovendien biedt deze code de mogelijkheid alle 128 ASCII-codes weer te geven. Er kunnen dus ook speciale toetsenbordfuncties worden ingelezen. Ook Code 128 is alphanumeriek en vergelijkbaar met Code 39, maar heeft een hogere densiteit. Wanneer echter een zeer hoge gegevensdensiteit op een zo minimaal mogelijke oppervlakte vereist is, biedt de tweedimensionale (of gestapelde) barcode een perfecte oplossing. Het voordeel van deze 'gestapelde' barcode is dat er geen significante wijziging van de technologie ontstaat. Zowel het printen als het lezen gebeurt in principe op dezelfde manier. De meest bekende van dit type code zijn wel Code 49, Code 16K, Codablock. De barcodelezer De barcodelezer dient ter vervanging van het conventionele toetsenbord en is als het ware het oog

128 128 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx van het barcode-systeem. In dit opzicht is de barcodelezer een onmisbaar hulpmiddel om gegevens in te voeren in de computer. Het leesproces bestaat eigenlijk uit drie deelprocessen: lezen, decoderen en communiceren. De lees- en de decodeermodule zijn vaak in één behuizing ondergebracht. De werking is als volgt: Een inwendige lichtbron zendt licht uit; het gereflecteerde licht valt op een eveneens ingebouwde fotocel die de lichtsignalen omzet in digitale signalen. Als lichtbron wordt zowel licht uit het zichtbare spectrum gebruikt als infrarood- of laserlicht. De leesafstand hangt af van het type lezer en varieert van contactscanning (leespen) tot meer dan 1 meter (scanner). Barcodeleesapparatuur kan worden verdeeld in twee categorieën: Handbediende apparatuur (bijv. leespennen, handscanners) en vaste apparatuur (bijv. kassascanners). Vaste apparatuur vinden we vooral in geautomatiseerde transporteurinstallaties en sorteermachines. Bij barcodeleesapparatuur maken we in technisch opzicht een onderscheid tussen barcodelezers en barcodescanners. Het verschil zit in de werking. Een barcodelezer is passief en moet (met de hand) langs het barcodesymbool worden bewogen; een barcodescanner is actief en maakt zelf de leesbeweging. De leespen is een eenvoudige passieve contact-barcodelezer die langs/op het barcodesymbool wordt bewogen. De leespen werkt met een smalle infrarood-lichtstraal die van een LED via een saffier naar de barcode wordt gestraald. Per beweging is slechts één decodering mogelijk. Barcodeprinters De drukkwaliteit van barcodes vraagt in verband met de nauwkeurigheid van de informatieverwerking. Barcodes kunnen ter plaatse worden geprint en vooraf elders. In het eerste geval wordt gebruik van dot matrix impact printers, inkjet-printers, laserprinters of thermische/ thermal-transfer printers. Dot matrix-printers hebben een printkop met elektromagnetisch gestuurde naalden of hamertjes die via inktlint punten (dots) op het papier drukken. De positie van de dots bepaalt het barcodedrukbeeld. Matrix-printers hebben een grote flexibiliteit voor wat betreft symboolafmeting en zijn geschikt voor barcodes met gemiddelde tot lage densiteit. Deze printers worden niet meer ondersteund door DBFACTw. Inkjet-printers schieten elektrostatisch geladen inktdruppels volgens een bepaald matrix-patroon op het papier. In hoogterichting worden de druppels inkt gestuurd door ze langs een afbuigplaat te leiden. Moderne inkjet-technieken werken met een laagviscose inktsoort die zeer snel droogt. Hierdoor ontstaat een scherp drukbeeld en een goede kwaliteit van de barcode. Thermische printers werken met verhitte pennen die selectief tegen speciaal gecoat, thermisch papier worden gedrukt. De pennen branden als het ware het vereiste drukbeeld in het papier, waarbij de coating verbrand. Bij het thermal-transfer procédé worden de verhitte pennen tegen een inktlint gedrukt, zodat de inkt ter plaatse loslaat en een drukbeeld op het papier achterlaat. Laserprinters zijn gebaseerd op de elektrostatische ofwel xerografische techniek. Microprocessoren sturen het proces hetgeen resulteert in een zeer goed drukbeeld. Laser-printers zijn geschikt voor barcodes met een zeer hoge densiteit. Bij het vooraf elders drukken van barcodes, bijv. in een (eigen) drukkerij worden ook vaak duurdere, hoogkwalitatieve druktechnieken als flexo, offset, elektrostatische printers en fotocompositie toegepast. Licht en Donker In technisch opzicht is de werking van de barcode-techniek vrij eenvoudig. De zwarte (of donkere) streepjes absorberen het licht; de witte (lichte) ruimtes ertussen reflecteren het licht. Er ontstaat

129 Starten met DBFACTw 129 door het streepjespatroon een onregelmatige reflectie van het licht die voor elk symbool specifiek is. Een fotocel registreert de lichtreflectie en geeft deze in digitale vorm door naar de computer. Daar herkent en interpreteert een decoder de specifieke opbouw en structuur van het barcode-symbool en zet deze om in voor de computer leesbare gegevens Werken met barcodes en scanners in DBFACTw Gebruik van barcodes op artikelfiches Op de artikelfiche kunnen barcodes worden ingevoerd op 2 plaatsen. Enerzijds wordt veelal het stuknummer gebruikt om er een barcode in te voeren, anderzijds kunnen we bij tab Maten een lijst barcodes invullen. Een barcode hoeft niet altijd uniek te zijn toegekend aan een artikel. Zo kan een andere verpakking of een productie in een ander land dan het oorspronkelijke er voor zorgen dat de code afwijkt van de standaardcode. In dit geval zullen we eerder de lijst met de barcode gebruiken dan het stuknummer. Door de unieke doorzoekmethode kan ik in één artikelbestand of zelfs voor één artikel verschillende barcodes gebruiken en gemengd kiezen voor een code die reeds zou vermeld staan op de verpakking (typisch ean-codes) of een code die ik zelf heb aangemaakt en afgedrukt. Door de doorzoekmethode zal het artikel altijd worden gevonden, ongeacht de plaats waar die code staat. Wilt u meer informatie dan kan u deze zeker vinden op of in verband met het aanvragen van barcodes volgens de ean-codes op Gebruik van barcodes op documenten Indien u de juiste lettertypes heeft geïnstalleerd op uw systeem (deze worden in principe mee geïnstalleerd bij de installatie van DBFACTw) en indien uw printer de mogelijkheid heeft om barcodes af te drukken, dan is kan op ieder document voorzien van een barcode worden afgedrukt die het nummer van het document weergeeft. Het gebruik van barcodes op documenten is handig omdat je dan heel snel een document kan opvragen en afdrukken door de code in te lezen wanneer de cursor op de relatienaam staat. Gebruik van scanners bij de verkoop Er zijn bij de verkoop 2 mogelijkheden om met barcodescanners te werken. Enerzijds kan nu werken met intelligente scanners met geheugen die worden gebruikt om in de toonzaal of winkel een aantal produkten te scannen, anderzijds zijn er de scanners die worden gebruikt om de artikelen aan de toonbank één voor één te scannen en op een document te brengen. 1. De intelligente scanners met geheugen gebruiken In veranderen variabelen heeft u de mogelijkheid om per document de scanners in te schakelen. Afhankelijk van het type en merk (ons consulteren aub) worden de gegevens uit de scanner gelezen en ingelezen in het document. Zo kan u bijvoorbeeld samen met de klant in de toonzaal een aantal scannings doen van artikelen die hij wenst te bestellen en deze lijst dan overnemen in de bestelbon. 2. De vaste scanners voor pos-registratie Deze scanners van het type ccd of laserscanners scannen de barcodes van de artikelen naarmate ze worden verkocht aan de toonbank. Hier bestaan geen speciale instellingen. Het is namelijk zo dat barcodelezers eigenlijk gewoon de streepje vertalen in cijfers en dat DBFACTw die gebruikt om de artikelen op te zoeken. In plaats van de artikelnummers in te geven worden ze voor u vertaald door de scanner. Meer is er niet aan.

130 130 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Aanmaken van interne barcodes In DBFACTw heeft u de mogelijkheid om het systeem barcodes te laten genereren dmv de unieke artikelcode. Om dit in te schakelen dient u bij in onze Veranderen Variabelen, helpkey en te activeren. Het systeem berekent dan voor u een unieke barcode die wordt gebruikt op de etiketten (afhankelijk van de lay-out die u gebruikt). Ook hier weer geldt dat u tegelijkertijd de artikelcode en de barcode fabrikant door elkaar kan gebruiken. Handig, want zo kan u alleen voor die artikelen die nog geen barcode hebben etiketten met de eigen barcode afdrukken.

131 Part III

132 132 3 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Basis Deze module vormt de basis van DBFACTw en bevat ondermeer het beheer van relaties, artikelen, voorraad, commerciële documenten (prijsofferte, bestelbon, leverbon, receptie) facturatie en de meest diverse statistieken en historieken. 3.1 De relatie De relatie staat echt centraal in DBFACTw. Dit is trouwens ook het bewijs dat DBFACTw ontstaan is als een praktisch systeem om uw administratie bij te houden. Slechts één keer hoeft u de relatie te creëren, en vanaf dan kunt u deze overal waar wenselijk gebruiken: als klant, leverancier, prospect, medewerker, technieker, aankoper, helpdeskmedewerker. Heel wat informatie is over de relatie bij te houden. Vanzelfsprekend hebben we het hier over de adresgegevens, maar ook de extra adressen of contactpersonen kunnen vlotjes bijgecreëerd worden én teruggevonden. In DBFACTw zit veel intelligentie ingebouwd. Het systeem weet automatisch, afhankelijk van de plaats in het programma, of de relatie gebruikt wordt als klant, leverancier of nog andere mogelijkheden. Bij het maken van een prijsofferte wordt de relatie automatisch een (potentiële) klant, bij het invoeren van een aankoopfactuur, zal de relatie automatisch geïnterpreteerd worden als een leverancier. Klungelalarm Sommige alternatieve programma's pakken zwaar uit met hun zogenaamde 'derden'-fiche. Dit is in DBFACTw vanaf de eerste versie nooit nodig geweest! Een relatie is automatisch klant én leverancier. Er is daarom geen nood aan het koppelen van beide fiches. Maak daarom voor een relatie die zowel klant als leverancier is, slechts één relatiefiche aan! Naast de relaties zijn er ook contactpersonen. De dualiteit zit in het feit dat contactpersonen onder een relatie (onderneming, organisatie) resorteren. Ze zijn lid van die bepaalde relatie. Dit is per definitie een contactpersoon. Informatie wordt daarom niet alleen op relatie-niveau bijgehouden, maar ook op contactpersoon-niveau kan informatie bijgehouden worden. Protip Indien u vermoed dat een contactpersoon later ook als 'relatie' zal gebruikt worden, is het beter om eerst de relatie aan te maken met alle gewenste gegevens (adres, telefoonnummer, -adres). Daarna is het eenvoudig om onder een andere relatie (organisatie, firma dus), deze persoon als 'relatie' toe te voegen. DBFACTw blijft dan netjes onthouden dat de contactpersoon van de ene relatie eigenlijk gekoppeld is aan de relatiefiche als contactpersoon. De relatie staat centraal in DBFACTw. Het is het levendige bewijs dat DBFACTw van de start uit veel CRM functionaliteit bevat. Verder wordt nog besproken wat de functionaliteit rond de relatie in DBFACTw is. Om de overzichtelijkheid te bewaren zijn de meeste functies van de relatie ondergebracht onder het Relatie-menu

133 Basis Relatiefiche Relatiewerklijst Adressenwerklijst Importwizard relaties Exportwizard relaties Rlaties samenvoegen Waar de relatie-informatie wordt bijgehouden Om heel snel relaties te selecteren, en eventueel lijsten af te drukken of selecties op te slaan Om een overzicht te verkrijgen van de extra adressen die rond relaties zijn gebouwd Om relaties via excel spreadsheets in te lezen of bestaande relaties snel aan te passen Om relaties en/of contactpersonen te exporteren, te en, te sms'en, een brief te sturen. Kortom, zéér geavanceerde selectiemogelijkheden, specifiek voor mensen die hun klanten heel gespecialiseerd wensen te benaderen Als dan toch een relatie dubbel in DBFACTw zou zitten, kan alles samengevoegd worden. De relatiefiche In de relatiefiche wordt alle informatie van de relatie bijgehouden. Deze is onderverdeeld in verschillende categoriën die terug te vinden zijn in aparte tabbladen. We maken een onderscheid tussen de volgende tab's: Algemeen Bevat vooral de adres-informatie en de meest courante gegevens van een relatie

134 134 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Klant Als een relatie zich als klant gedraagt, is bepaalde extra informatie voorhanden. Een relatie die zich als leverancier gedraagt, heeft ook bepaalde informatie, zoals aankooprekening, betalingsvoorwaarde als leverancier Diverse vrije informatie Alle mogelijke àndere adressen dan het hoofdadres: leveringsadressen, facturatieadressen, herinneringsadressen en mailingadressen Alle informatie betreffende de contactpersonen van deze relatie Extra informatie die kan meegegeven worden met deze relatie. Diverse extra informatie. Hier kan relatie gebonden prijs en/kortingsinfromatie worden ingegeven. Leverancier Memo Adressen Contact Extra Extra2 Korting Nog andere informatie is terug te vinden in de fiche. Deze wordt verder in detail besproken. We bespreken in deze handleiding niet alle mogelijke velden. We willen wel een aantal eigenheden en specifieke velden bespreken zodat u de mogelijkheden ten volle kan benutten. Protip Op de relatiefiche kan u nu ook via de button Nieuw Document een document naar keuze opmaken. De types die getoond worden onder deze knop, kan u instellen via Veranderen Variabelen-Relatie-Document-snelcreatie. Tab Algemeen Op dit gedeelte van de relatiefiche vinden we de gemeenschappelijke gegevens van een relatie terug. Of een relatie nu klant of leverancier is, de algemene adresgegevens en meest geraadpleegde gegevens zijn hier terug te vinden. Naam De naam van de relatie wordt hier ingegeven Tip: bij gebruik van het uitgebreide relatiebeheer, kunt u ook snel en automatisch de identiteitskaartgegevens van een klant inlezen. U beschikt daarbij over een EID lezer. Als de EID in de kaartlezer zit, terwijl u een nieuwe relatie bijmaakt, volstaat het op functietoets F5 te klikken, en de gegevens worden gelezen. Om het leesgedrag in te stellen, zie daarvoor parameters uitgebreid relatiebeheer. Tip 2: door gebruik te maken van de Companyweb module, volstaat het hier het btw-nummer van de klant in te geven, en de gegevens worden volautomatisch via de database van de Nationale Bank binnengehaald en correct verwerkt. Zeer handig voor een snelle invoer. Tweede naam De contactpersoon Indien een naam te lang is om in het veld naam alleen ondergebracht te worden, kan men hier de naam verder intikken. Ook typisch is een tweede naam mogelijk, bv. typisch de roepnaam van een bepaalde firma. Deze naam wordt ook gebruikt in de ultrasearch. Standaard wordt dit veld overgelaten na de enter toets, omdat de meeste namen voldoende hebben met één regel. Hier kunnen we makkelijk u kunt hier de algemene contactpersoon invullen. Indien u met meerdere contactpersonen werkt, kunt u deze

135 Basis Gebruik van Gebruik Relatiecodes Protip veel beter en makkelijker ingeven in de tab Contact. De contactpersoon die hier wordt ingegeven wordt de standaardcontactpersoon die zal worden vermeld op de documenten. In het algemeen raden wij sterk af om dit veld nog te gebruiken. U kunt vanuit DBFACTw mails versturen en die opslaan bij de relatie zodat die gemakkelijk terug te vinden zijn. Vul het adres hier in. Specifieke adressen kunnen nog worden ingevuld bij de tab "Contact". Bij soort relatie kan u een code meegeven die de relatie onderscheidt van de andere relaties. U kunt hier zelf codes aanmaken. U bent verplicht een code in te geven dus kies in eerste instantie zeker voor het onderscheid tussen klant en leverancier. Wilt u een code bijmaken druk dan op nieuw en maak een nieuwe code aan met de gepaste omschrijving. DBFACTw maakt hier wel degelijk een onderscheid tussen kapitalen en kleine letters. Zo heb je nog meer mogelijkheden om de klanten op te delen. Klungelalarm Protip 135 Maak geen 2 fiches aan voor een relatie die zowel klant als leverancier is. Dit kan tot fouten leiden in de rekeningen-courant (je kunt op die manier 4 rekeningen-courant aanmaken, wat niet echt de bedoeling is). Maak een aparte code aan voor een relatie die zowel klant als leverancier is, neem bijvoorbeeld de code X. Neem die code dan altijd mee op in het maken van een lijst van of klanten of leveranciers. Controles op dubbele relaties Zowel bij het invoeren van de naam, het telefoonnummer en het btwnummer doet DBFACTw een controle zodat het risico op dubbele relatie wordt beperkt tot het minimum. Indien dit toch het geval zou zijn en op beide relaties is al een historiek terug te vinden, dan kan u nog altijd de functie: 'Relatie samenvoegen' gebruiken. Datum activiteit De data voor eerste en laatste activiteit worden automatisch gecreëerd, respectievelijk bij de creatie van de relatie en bij het aanmaken van een factuur. U kunt later in 'Lijst/etiketten/bestand relaties' dan een de meest diverse selecties maken. Protip Protip Maak een aparte code aan voor een relatie die zowel klant als leverancier is, neem bijvoorbeeld de code X. Neem die code dan altijd mee op in het maken van een lijst van of klanten of leveranciers. Waarom mag ik maar één relatiefiche gebruiken voor klant en leverancier? Laat ons vooraf stellen: u mag wel degelijk 2 fiches gebruiken maar u stelt zichzelf bloot aan vervelende fouten in uw

136 136 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx boekhouding. Binnen DBFACT spreken we bewust van relatiefiches, niet van klanten- of leveranciersfiches. De voordelen zijn legio maar daar gaat het hier niet om. Omdat wij de mogelijkheid laten één relatie zowel als klant en als leverancier te aanschouwen en desgevallend ook 2 rekeningen-courant aan te leggen kan zich het volgende voordoen. Stel, u heeft 2 relatiefiches aangemaakt, éénmaal voor de relatie als klant, éénmaal voor de relatie als leverancier. U boekt op de relatie klant een betaling van een verkoopfactuur. In uw verstrooidheid boekt u een paar dagen later een voorschot dat u betaalt heeft op een leveringsbon bij diezelfde relatie en tot overmaat van ramp boekt u een voorschot klant op de relatie leverancier. U zit dus nu in uw boekhouding met maar liefst 4 rekeningen-courant op dezelfde naam. Had u nu één relatie genomen dan was er niets aan de hand geweest. Vermijd dus de creatie van 2 verschillende fiches voor eenzelfde relatie. BTW nr Vul in het eerste vakje de landcode in. Als het gaat om een Belgisch BTW-nummer is dit niet noodzakelijk. Het systeem zal bij herkenning van een Belgisch nummer automatisch de BE en de puntjes toevoegen. Indien het gaat om buitenlandse BTW-nummers, vul dan de puntjes niet in. Voor landen met een controlegetal in het BTWnummer zal een controle worden uitgevoerd. Indien U niks ingeeft vraagt het systeem of deze relatie BTW-plichtig is, ttz een BTWnummer heeft. Indien u ja antwoord zal DBFACTw automatisch bij deze relatie de code 'NB' invullen die slaat op het feit dat u het BTWnummer niet heeft kunnen noteren. Deze relatie zal wel voorkomen op de BTW-listing WebCompanion: wilt u meer weten of BTW-nummers en de mogelijke controles, kijk dan op linksvatnumbers_nl.htm. Een andere heel interessante site is de site van VIES. Op deze site kan u heel wat informatie terugvinden over alles wat met BTW nummers te maken heeft. Tevens kan u hier een lijst terugvinden waar de structuur van alle BTW nummers wordt vermeld (ook buitenlandse). Door op het icoontje (wereldbol) te klikken krijgt u de keuze tussen 3 mogelijkheden, nmlbtwverificatie, Internet-balans en de optie Graydon 137. U kan hier gebruik makende van het internet allerhande controles uitvoeren. Instellingen dienen te gebeuren in deveranderen Variabelen-Boekhouding-BTW. Bank IBAN Divisie Ook hier wordt een controle gedaan op de juistheid van het bankrekeningnummer. Voor buitenlandse relaties vult u het bankrekeningnummer in bij het tabblad leverancier. International Bank account Number. Er wordt tevens een controle gedaan op de correctheid van het IBAN-nummer. U kunt uw bedrijf opdelen in divisies. Op verschillend plaatsen in het programma wordt dan gevraagd voor welke activiteit u bijvoorbeeld een bon wil maken, receptie goederen wil doen, een relatie

137 Basis Datum Laatste activiteit 137 aanmaken enz. Door de activiteiten op te splitsen in divisies kan u een soort "analytische boekhouding" op commercieel niveau gaan voeren. U weet dan precies qua verkoop op welke divisies u welke omzetten heeft gerealiseerd. Hier wordt de datum van de creatie (automatisch) ingevuld. U kunt deze datum zelf invullen en dus laten afwijken van de systeemdatum. Deze datum kan in combinatie met de volgende datum worden gebruikt om bijvoorbeeld bij het maken van lijsten een selectie te maken in alle oude klanten die sinds 6 maanden niks meer hebben gekocht. Deze datum wordt door het systeem zelf ingevuld en is niet wijzigbaar. Deze datum wordt aangepast op het moment dat een factuur of een kasverkoop wordt afgesloten voor deze relatie Graydon Vanaf versie 2.50 kan u middels gebruik te maken van één button in DBFACTw op een supersnelle manier betalingsinformatie opvragen van uw relatie. We gebruiken daarvoor onderstaand icoontje op de relatiefiche in het tabblad algemeen en selecteren daar de optie Graydon. Na het klikken op het aangeduide icoontje zal er een connectie worden gemaakt met de webserver van Graydon en zal onderstaande afbeelding worden weergegeven. Uiteraard zal dit verschillend zijn van relatie tot relatie.

138 138 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx In dit scherm krijgen we een overzicht van de betalingservaringen van uw geselecteerde relatie. We hebben hier altijd een overzicht van de voorbije kwartalen. De waarde A t.e.m. F heeft te maken met het totaal van de gerapporteerde factuurwaarde. In de andere kolommen zien we hoeveel % van de gerapporteerde facturen binnen de bepaalde termijn worden bepaald. Om gebruik te maken van deze extra functionaliteit is het voldoende om contact op te nemen met dataex@graydon.be om deze gratis functionaliteit te activeren. Om gebruik te maken van deze functionaliteit dienen er een aantal instellingen te gebeuren. U kan deze instellingen terugvinden door hier te klikken.

139 Basis Tab Klant Betalingsvoorwaarden: Factuurtekst: Interesse codes: U kunt verschillende betalingsvoorwaarden aanmaken en er één koppelen aan de klant. Deze voorwaarde kan verschillend zijn van de voorwaarde leverancier indien deze relatie fungeert als beide. De voorwaarden zelf maakt u hier aan vanuit het selectiescherm of kan u aanmaken via het filebeheer. Om een nieuwe betalingsvoorwaarde aan te maken of om de lijst op te vragen druk F5. U krijgt dan de lijst met de al aangemaakte betalingsvoorwaarden. Een factuurtekst is een vaste tekst die steeds moet vermeld worden bij een klant indien deze een factuur krijgt. Heel typisch wordt hier de standaard formule: 'Voor waar en onvergolden verklaard...' gebruikt. Indien u een tekst wilt aanmaken kan dit via F5 en dan nieuw te kiezen. U kunt hier ook aanvinken dat het totaal van de factuur moet vermeld worden in de tekst. Bij extra gegevens (2de tab bij het aanmaken van een factuurtekst dient om een langere vaste tekst te laten mee vermelden na de geijkte tekst. Zoals al enkele malen aangehaald, ligt het in onze bedoeling u meer informatie te laten halen uit DBFACTw die u kan helpen betere en gefundeerde commerciële beslissingen te nemen. De interessecode

140 140 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx kan hier een instrument zijn. Waar vinden we deze code terug in DBFACTw In de relatiefiche kunt u aanduiden in welke producten, of welke groep van producten de klant geïnteresseerd is. Liet de klant zich ooit ontvallen dat hij geïnteresseerd is in een bepaald nieuw te lanceren product, noteer het dan door aan deze relatie een interessecode te koppelen. U kunt dan fijne lijsten afdrukken aan de hand van deze parameter. Een interessecode wordt gebruikt om een herkomst of bron aan deze relatie te koppelen. Een mooi voorbeeld is de Gouden Gids. Indien u telkenmale een prospect u belt vraagt u hoe hij u hebt leren kennen en die code noteert bij deze relatie dan heeft u op het einde van het jaar een perfect zicht op de omzet die is gegenereerd door de advertentie in de Gouden Gids. Deze lijst (Historiek per Bron) vindt U onder Historieken en Lijsten. Interessecodes worden tevens gebruikt om aan te duiden of een klant maandelijks, wekelijks of met een andere regelmaat moet worden gefactureerd. Bij Collectief factureren heeft u de mogelijkheid een code mee te geven om een onderscheid te maken in de regelmaat van facturatie. Vul hier dus bijvoorbeeld als interessecode in 1M, 2W, 1W voor maandelijks, 2-wekelijks en wekelijks in. Specifieke factuurlayout: Er kan nu ook per klant een specifieke layout worden gekozen voor de factuur én voor de leveringsbon. Sommige gebruikers van DBFACT hebben een grote diversiviteit aan artikelen. Het kan nuttig zijn aan te duiden in welke branche of welke soort artikelen voor deze klant belangrijk zijn. Een groothandel in horecaproducten zal bijvoorbeeld zijn klanten opdelen in tearooms en frituren omdat de ene klant nooit de soort producten van de andere klant zal afnemen. Heel typisch kunnen de interessecodes dan zijn TR voor tearooms, FR voor frituren. In de artikelfiche vindt U dan onder Maten/Selectie aanduiden waar dit artikel kan worden aangeboden. Om de cirkel helemaal rond te maken kan u dezelfde interessecode gebruiken bij het aanmaken van prijslijsten dan eveneens een selectie aanduiden. Klungelalarm Vul hier niet teksten zoals 'Prettig eindejaar' in want dan kan het zijn dat als u een factuur stuurt naar deze klant, hij met Pasen nog steeds deze teksten vermeld ziet. Protip Wilt u meer weten over het gebruik van teksten in DBFACTw, kijk dan ook zeker in de helpfile onder 'Werken met teksten in DBFACTw' Soort prijs: Type korting: Protip U kunt per gebruiker instellen welke prijzen deze klant moet krijgen. U kunt namelijk op de artikelfiche verschillende prijscategorieën aanduiden die we dan weer terugvinden op de relatiefiche. Sommige klanten verlangen dat de prijzen steeds worden weergegeven als nettoprijzen, andere willen dan weer liever de korting in bedrag of in percentages zien staan. Voor iedere wens kan een instelling worden gekozen bij type korting. Het is mogelijk om een specifieke factuurlayout in te geven per relatie. In dit geval zal deze layout als basisrapport gebruikt worden, m.a.w. varianten op

141 Basis 141 deze naam zijn mogelijk. Dit systeem wordt wel niet toegepast bij het en & faxen van een factuur daar bij deze een andere layout kan worden gebruikt Tab Leverancier Dit tab-blad bevat alle informatie die eigen is aan het feit dat een relatie ook leverancier is. Klantnummer: BTW: Grootboekrekening: Indien u uw klantnummer kent bij de leverancier, vul dit dan hier in. De code die u hier invult wordt later gebruikt om de uitsplitsing van de BTW te maken bij het inboeken van de inkoopfacturen. Bij de niet-recupereerbare BTW vult u het percentage in dat niet kan worden gerecupereerd. Heel typisch is dit de BTW op autokosten en brandstoffen voor personenwagens waar slechts 50% van de BTW mag worden afgetrokken. Het systeem zal de overige 50% BTW automatisch bij de kosten tellen. U kunt 1 grootboekrekening invullen die wordt gebruikt als standaardrekening bij het inboeken van de aankoopfactuur.

142 142 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Protip Leveringstermijnbewaking: Faxnummer bewaking: bewaking: Indien u bij de rekening een slash ingeeft ( / ) dan ziet de gebruiker bij het inboeken van een aankoopfactuur de lijst met de meest recent gebruikte grootboekrekeningen van deze leverancier. Bijzonder handig als u verschillende rekeningen gebruikt bij deze klant en wanneer bijvoorbeeld uw accountant al een aantal boekingen heeft gedaan waarop u zich dan kunt baseren. Voorts is het mogelijk om een aantal vaste bewerkingen aan te maken die dan eventueel per leverancier kunnen worden opgeroepen. DBFACTw laat u toe de leveringstermijnen van uw leveranciers beter te beheren. U kunt deze beheren gebruik makend van de fax, printer of via . Indien een apart nummer moet worden gebruikt voor de leveringstermijnbewaking kan u dit hier invullen. Bij gebrek aan een specifiek nummer wordt het standaard faxnummer gebruikt. U weet dat u met DBFACTw de mogelijkheid heeft krachtige faxfuncties te gebruiken in combinatie met Zetafax. Zie voor meer op Indien een apart adres moet worden gebruikt voor de leveringstermijnbewaking kan u dit hier invullen. Bij gebrek aan een specifiek adres wordt het standaard faxnummer gebruikt. Tab Memo In een memoveld kunt u allerlei informatie meegeven. Deze informatie kan op ieder moment worden opgevraagd en kan eventueel worden aangevuld via de verkorte relatiefiche (druk F12 nadat u een relatie heeft geselecteerd in bijv een document) of kan eventueel worden overgenomen in een memo van een document. Gebruik het memoveld om een routebeschrijving, een aantal specifieke leveringsvoorwaarden, programmatie-beschrijvingen en instellingen, kortom allerlei informatie die u anders zou noteren op aparte documenten, op te slaan. Hebt u een standaardtoepassing of document waarin u deze informatie opslaat of aanmaakt, dan kunt u de gemaakte documenten toch nog op een eenvoudige manier opslaan bij de relatie. Kies hiervoor de functie documenten in de relatiefiche. (wordt hier later besproken bij Tab Document)

143 Basis Tab Adressen Om diverse extra adressen aan een relatie te koppelen, is dit tab-blad voorzien. In de eerste plaats wordt dit gebruikt om meerdere leveringsadressen aan te maken, maar ook facturatieadressen, mailingadressen of zelfs rappeladressen zijn mogelijk.

144 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Tab Extra Op dit tabblad kunt u een aantal extra instellingen maken betreffende de relatie. Op dit tabblad zijn diverse zaken in te stellen, waarvan we er een aantal nader zullen toelichten. Website-info Geef hier het adres in van de website waarop u het toegangsbeheer wilt instellen De button Toegangsbeheer geeft u indien u in het bezit bent van de webservice module de toegang tot de Toegang werklijst en is actief indien helpkey is geactiveerd via direct-menu 4 (CTRLD). Verder dient het recht Toegangsbeheer (recht 176) aan u te zijn toegekend via direct-menu 791 alsvorens gebruik te kunnen maken van de werklijst.

145 Basis 145 In deze werklijst kunnen we gebruikers / inlog-accounts aanmaken en beheren voor bepaalde relaties. Als we klikken op de button <Nieuw> krijgen we volgend scherm. De werklijst staat u uiteraard toe de accounts te beheren / opvragen en wijzigen via de gebruikelijke buttons. De relatie is de toegangsrelatie. (meestal uw eigen relatie / firma dus) Die relatie gebruikt de website om de login en paswoord van degene die wil inloggen op de site op te zoeken.

146 146 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Wanneer u de webservicemodule heeft EN u heeft een toegangsrelatie ingesteld via helpkey in direct-menu 4 dan kunt vervolgens de klant kiezen die u toegang wilt geven gevolgd door de contactpersoon van de klant. Anders gewoon van de relatie zelf. Wanneer u de webservicemodule heeft EN u heeft een toegangsrelatie ingesteld via helpkey in direct-menu 4 dan zal bij een Nieuwe toegang de relatie gelijk zijn aan de toegangsrelatie en de klant gelijk aan de relatie van waaruit je die nieuwe toegang maakt. Eens dit is gedaan kan een Login benaming als ook een paswoord worden toegekend. Desgewenst kunt u een extra opmerking meegeven. Het paswoord kunt u eventueel automatisch door het systeem laten genereren. De button <Mail paswoord> zal het toegekende paswoord doormailen naar de contactpersoon. Om de gegevens te completeren kunt u een vrije referentie, adres en taal instellen. Het tabblad extra gegevens bevat enkel zaken die te maken hebben met rechten en vervaldata van het account. Blokkeren: Mits aanduiden van deze optie is het mogelijk om een klant volledig te blokkeren. Dit is een maatregel die vooral wordt gebruikt om bvb klanten die weigeren te betalen bij te houden. Het maken van prijsoffertes, bestelbonnen, leveringsbonnen en facturen is niet mogelijk, alsook het maken van kasverkopen is niet mogelijk.

147 Basis Tab Extra2 Op dit tabblad kunt u een aantal extra (optionele) instellingen maken betreffende de relatie. bevestiging: Herinneringen: DBFACTw laat u toe om een bevestiging te sturen naar uw klant wanneer in het systeem een bepaald document is aangemaakt. Het document dat wordt meegestuurd wordt vertaald in een pdf-bestand en wordt als bijlage meegestuurd met een die standaard wordt aangemaakt. Wanneer nu een document wordt afgedrukt ziet u een extra optie bevestiging aangevinkt. Na de afdruk wordt nu automatisch een mail aangemaakt waarop u slechts nog verzenden dient te klikken.het gebruik van bevestigingen kent verschillende mogelijkheden, de meest gebruikte is die van de bevestiging van het invoeren van een order van een klant. We hebben er voor gezorgd dat in DBFACTw herinneringen op een eenvoudige manier kunnen worden verstuurd, gebruik makend zowel van de printer, de fax als van de mogelijkheden rond . U kunt in de relatiefiche invullen hoe de rappel moet worden verstuurd naar de klant. Dat kan een rappel zijn via printer, fax of mail of dat kan een betalingsherinnering via fax, printer of mail zijn. Bijzonder interessant is ook de mogelijkheid in te schakelen dat een klant nooit een rappel mag ontvangen door de optie "geen" aan te vinken. Indien de fax of de

148 148 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx mail naar een ander adres of nummer dan dat van de relatie moet worden verstuurd, kan u dit hier invullen. Vooraleer u herinneringen kunt versturen dient u nog wel in File Beheer/Herinneringen enerzijds de types rappels en de teksten voor deze rappels in te geven Opzoeken Laten we één van de meest krachtige functies in DBFACTw eens van naderbij bekijken. Het zoeken van een relatie kan zoals in onderstaand scherm duidelijk wordt, op verschillende manieren: In het veld ultra search kunt u verschillende zaken invullen, zonder dat u eerst dient aan te duiden naar wat u op zoek bent. U kunt een adres ingeven, een naam, een 2de naam of een telefoonnummer. U kunt een combinatie maken van de naam, 2de naam en straat en telefoonnummer. Bent u dus op zoek naar <D'Hondt> op de <Destelbergsesteenweg> dan kunt u <dhondt destel> ingeven om deze relatie op te zoeken. Indien u in het veld ultra search zoekt zult u zien dat het zoeken uiterst snel en krachtig gebeurt. Storende leestekens, het verschil tussen hoofd- en kleine letters, tekens worden eerst

149 Basis 149 gefilterden dan pas gaan we op zoek naar de juiste relatie. De reden waarom het zoeken zo snel verloopt is de aparte indexering die we hier gebruiken. Dezelfde methode wordt trouwens aangewend bij de artikelen. In de ultra search worden alle verwijzingen van minder dan 3 karakters genegeerd. Wanneer u dus zoekt naar <Dossche Alex> en u geeft <AL> in, dan zal het systeem de relatie niet vinden. Een minimum van 3 karakters is dus vereist. Indien u op een telefoonnummer wilt zoeken, vult u een deel van het nummer in en het systeem zal de juiste relatie vinden. Vul een relatienummer in en voor u het weet heeft u de juiste relatie. Klungelalarm Wanneer u bijvoorbeeld op zoek bent naar "2001 Informatique", geef dan niet in 2001 want dan denkt het systeem dat u naar de relatie met nummer 2001 op zoek bent. Klungelalarm Als u combinaties gebruikt, plaats dan altijd een spatie tussen de 2 gegevens. Een spatie tussen straat (of een deel) en naam, tussen voor en familienaam, naam en telefoonnummer of delen ervan. De andere velden* laten toe om daar effectief te zoeken in respectievelijk naam, adres, enz. Het probleem kan zich soms stellen als u bijvoorbeeld op zoek bent naar <OCMW Antwerpen>. Als u bij ultra search <antwerp> zou ingeven dan krijgt u ongetwijfeld honderden adressen terug met de naam antwerpsestraat, antwerpsesteenweg enz. Vul de naam in bij het veld Naam en u voorkomt onnodige adressen. U zou natuurlijk ook <ocm antw> kunnen ingeven bij de ultra search, wat het resultaat terug beperkt. * Opgelet: Deze velden zoeken sequentieel, dwz er wordt gezocht van links naar rechts. Als u op zoek bent naar 'an quix' als contactpersoon en in het veld bij de relatiefiche staat Quix An dan zal het systeem de naam niet vinden. Geeft u echter 'QUIX' in, ook al staat deze naam helemaal achteraan, dan zal het systeem dit wel vinden. Bij BTW-nummer dient u het volledige nummer in te geven maar u kunt de landcode (BE) en de puntjes weglaten. Bij bank kunt u een deel van de rekening ingeven en de streepjes weglaten. Bij kunt u een deel, bijvoorbeeld de eerste letters ingeven als u zoekt naar een adres, een gedeelte van het adres kan niet, het systeem zoekt van links naar rechts. Als u zoekt op adressen dan worden ook de adressen die vermeld staan in de contactpersonen weergegeven. In dit zoekscherm kunt u een nieuwe relatie aanmaken door de button Nieuw aan te klikken. Wilt u stoppen met zoeken, druk ESC of klik op button Sluiten. Protip Wenst u een lijst van de relaties om deze te doorlopen, dan kunt u bij de naam een " * " ingeven en de hele lijst wordt u alfabetisch getoond. In deze lijst heeft u de mogelijkheid de kolommen waarvan de hoofding vet staat om de inhoud te

150 150 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx sorteren. Als de lijst is gesorteerd op een bepaalde kolom dan wordt dit aangeduid door de hoofding Italic en bold te zetten. Als u nogmaals klikt op deze hoofding dan wordt de tekst mager en italic gezet. U hebt nu de sortering aangepast van aflopend naar oplopen of van a z naar z a. Door in het zoekscherm (F6) of via direct-menu 246 klikt op het volgende icoontje... dan komt u in onze relatiewerklijst terecht. Door deze functie te gebruiken wordt het bijvoorbeeld mogelijk om op een snelle manier uw keuze te beperken indien u bvb enkel uw klanten uit Nederland wenst te zien. Meer uitleg over onze werklijsten kunht u hier terugvinden. 3.2 Het artikel Woord vooraf: in DBFACTw delen we de artikelen in volgens groepen en soorten. Door de artikelen op te delen wordt het mogelijk om gemakkelijker om statistieken op te vragen, beter te zoeken, prijslijsten te maken, kortingen toe te kennen en een preciezere inventaris op te maken. De artikelen indelen in groepen en soorten is geen sinecure. De moeilijkheid bestaat erin dat u nog geen zicht heeft op mogelijkheden en beperkingen van uw indeling en dat wij niet altijd zicht hebben op de verscheidenheid van uw artikelen en assortiment. Wij proberen u hierbij zo goed mogelijk te helpen. Groepen: dit zijn de grote indelingen. We nemen het voorbeeld van een electrozaak die de artikelen wil indelen in wasmachines, droogkasten, versterkers, cd-spelers, dvd-spelers enz. De mogelijkheid bestaat bij de creatie van deze groepen, deze onder te brengen in verdichtingen. Een verdichting in ons voorbeeld zou kunnen zijn voor de cd- en dvdspelers en de versterkers: "audio-video". Voor de wasmachine en de droogkast zou dit dan "witgoed" zijn. Wie het helemaal compleet wil maken kan hierop nog een verdichting gebruiken. Voor de 2 voorbeelden zou dit kunnen zijn "verkoop", een verdichting die naast een andere verdichting "werkuren" zou kunnen staan. Soorten: deze soorten zijn onderverdelingen van de groepen. Deze soorten leven ook op zich, wat zoveel betekent dan dat u deze soorten eveneens kan gebruiken voor het maken van stockrapportages. In ons voorbeeld wordt het duidelijk. In onze electrozaak worden de soorten gekoppeld aan de merken van de artikelen. We krijgen dus een soort Sony, JVC, Panasonic, Miele en AEG. Via dergelijke indelingen wordt het dus vrij eenvoudig om de stock van de Sonytoestellen af te drukken voor ik mijn bestellingen doe op de open-deurdagen van Sony. Eens we de groepen en de soorten hebben gedefinieerd kunnen we nu een volgnummer toekennen aan onze artikelen. Een volgnummer kan alfanumeriek worden opgebouwd. Het kan dus enerzijds

151 Basis 151 een nummering zijn, bijvoorbeeld de referentie die de leverancier geeft aan zijn artikel, het kan een ean-code zijn, het kan een volgnummer zijn, het kan een korte beschrijving zijn van het artikel in kwestie. Wanneer we modelnummer van ons artikel kunnen gebruiken, dan kunnen we het volledige artikelnummer automatisch laten opbouwen. Een voorbeeld: het gaat om een dvd-player van het merk Onkyo met modelnummer DVD-4000r. Wanneer ik nu als groep dvd-players neem, soort Onkyo dan kom ik aan het artikelnummer DVD ONK DVD4000r. Als we deze gegevens ingeven bij een nieuw artikel dan zal de omschrijving van het artikel worden opgebouwd uit de omschrijvingen die gekoppeld zijn aan de groep en de soort. In mijn voorbeeld staat bij de groep DVD ingevuld "dvd-players" en bij de soort hebben we ingevuld "Onkyo Electronics". Wanneer we een enter geven op de omschrijving zien we: DVD PLAYERS ONKYO ELECTRONICS DVD4000r. U bent klaar, ware het niet dat een artikelfiche nog een heel pak andere velden heeft die van belang kunnen zijn als u ze invult. We zullen nu een aantal velden, opgedeeld per tab, nader bekijken Artikelbeheer Hier gaan we dieper in op onze artikelen. Wat kunnen we ermee doen? Hoe passen we ze aan? Welke tools heeft DBFACTw ter beschikking om aanpassingen op een gemakkelijke, overzichtelijke manier te verwezenlijken De Artikelfiche Zoals het u ongetwijfeld zal opvallen kunt u heel veel informatie bijhouden op de artikelfiche. De artikelfiche is ingedeeld in een aantal pagina's. We bespreken iedere pagina apart.

152 152 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Prijzen Laatste inkoopprijs excl BTW: Inkoopprijs excl BTW: Inventarisprijs excl BTW: Basisprijs excl BTW: Dealerprijs excl BTW: Dit veld wordt gebruikt om aan te duiden wat de laatste aankoopprijs was. Deze prijs wordt bijvoorbeeld uit de receptie goederen gehaald. Dit is de prijs die wordt gehanteerd als netto inkoopwaarde van het artikel Indien u een afwijkende waarde wilt ingeven als inventarisprijs dan kunt u in dit veld bijvoorbeeld de reële marktwaarde ingeven. Voor een artikel dat bijv. is gedemodeerd kunt u hier een lagere prijs ingeven dan de inkoopprijs. Indien u in de artikelfiche geen inventarisprijs ingeeft wordt de inkoopprijs gebruikt bij het bepalen van de inventaris. Hier hanteert u de reële aankoopwaarde van een artikel. Hier zou u bijvoorbeeld de inkoopprijs kunnen verhogen met 6% transport en douanekosten en vanuit dit resultaat vertrekken om een verkoopprijs te berekenen. Hier kunt u een voortverkopersprijs kunnen ingeven. Deze prijs is een mark-up van de inkoopprijs. De verschillende prijzen kunnen in de relatiefiche worden ingesteld. Zo kan u een klant als 'dealer' beschouwen en deze dan prijsniveau

153 Basis Minimum verkoop excl BTW: Winkelprijs excl BTW: Winkelprijs incl BTW: Aanbevolen prijs incl BTW: 153 dealer toekennen. Deze prijs wordt dan telkenmale gebruikt als de klant én het artikel worden geselecteerd. De prijs die u minimum, rekening houdend met uw nettomarge bijvoorbeeld moet hanteren bij de verkoop om niet verlieslatend te zijn. Dit is de normale end-user verkoopprijs. Aan de hand van de BTW-code die u ook in deze tab heeft ingevuld zal de winkelprijs worden verhoogd met het BTWbedrag De bedoeling van deze prijs is dat u deze bijv. kunt vermelden op de documenten zodat uw klant weet wat hij moet doorrekenen aan zijn eindgebruiker. We hebben tevens de mogelijkheid in een artikelfiche 5 extra prijzen mee te geven. Deze prijzen staan los van de verschillende prijsniveaus die we hierboven hebben besproken maar kunnen eveneens per klant worden ingesteld. Herberekenen van de prijzen Prijzen worden ingegeven al dan niet volgens een prijsformule. Het automatisch laten berekenen van een prijs gebeurt op het moment dat u in de tab Prijzen het vinkje "Auto Bereken " aanzet. De prijs wordt dan bepaald door de prijsformule en de factoren die hierin zijn gebruikt. De marge die wordt weergegeven is de mark-up en mark-down marge, ttz. De inkoopprijs plus een percentage of de verkoopprijs in een percentage. U heeft steeds de mogelijkheid de prijzen manueel aan te passen. Hiervoor zet u Auto bereken terug even af in de fiche en past u de prijs aan Staffels Hoeveelheidsprijzen worden heel veel gebruikt in DBFACTw. Staffelprijzen zijn prijzen die u toekent aan klanten die in grotere hoeveelheden aankopen (groter dan 1). Zo kunt u bijvoorbeeld zeggen indien klant A 20 stuks aankoopt krijgt hij 10% korting en bij 50 stuks krijgt hij 20% korting. U dient vooraleer te werken met staffelprijzen ook de instellingen in onze veranderen variabelen eens te overlopen. Laat ons even een concreet voorbeeld samen uitwerken.

154 154 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Als u nu drukt op de button Staffelprijzen komt u in het volgende scherm terecht.

155 Basis 155 In dit scherm kunt u zien dat er nog géén staffeltype is geselecteerd voor dit artikel. Eerst alvorens we een staffeltype kunnen selecteren dienen we een staffeltype aan te maken in ons filebeheer. Meer informatie kunt u hier terugvinden. Nadat deze instellingen zijn gedaan kunnen we door hier op de button Nieuw te klikken een gepredefinieerde type staffel koppelen. We proberen dit even.

156 156 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Vooreerst dienen we het juiste type staffel te koppelen. Ik heb eerst een type staffel aangemaakt genaamd inbouwspots. Ik selecteer dit type als te gebruiken type voor dit artikel en daarna is de volgende stap het toekennen van de prijzen. Wenst u te werken met kortingen dan kunt u de laatste 2 kolommen invullen, nml. korting% & Extra korting%. Via helpkey in onze Veranderen Variabelen kan u instellen dat de ingave in de kolom korting% altijd in procent moet zijn. Staat deze parameter uit, dan vindt de verrekening plaats in bedrag in plaats van in procent. Laat ons nu even kijken wat er gebeurt indien we een factuur maken waarin dit artikel wordt verkocht. Na ingave van het aantal van ons 'staffel-artikel' wordt er een scherm weergegeven (omcirkelt in afbeelding hieronder) met de vermelding van de toegekende staffels.

157 Basis 157 Wat hier opvalt is dat het systeem voorstelt welke staffel er standaard moet worden gebruikt. Wenst u hiervan af te wijken dan kan dit uiteraard. Indien we akkoord gaan met wat DBFACTw als te gebruiken staffel voorstelt kan kunnen we dit bevestigen door op de ENTER toets te drukken. Na bevestiging komen we in onderstaand scherm terecht.

158 158 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Bij een ingave van een hoeveelheid tussen 11 & 20, in dit geval 12 stuks, dient er immers een korting toegepast te worden van 1% Verkoop valuta Naast de klassieke prijzen in de munt van waarin het dossier wordt beheerd kunt u eveneens een aantal valuta meegeven voor een artikel aan de verkoopzijde. Het systeem is als volgt: indien u geen aparte valuta heeft ingegeven in een artikelfiche, zal het systeem de prijs zoals vermeld in euro in de artikelfiche herrekenen naar de valuta in functie van de instellingen in de respectievelijke valuta (zie File Beheer/Boekhoudingbestanden/valuta). Werd er wel een prijs ingegeven in de 2de tab onder prijzen dan zal deze specifieke valutaprijs worden gehanteerd voor dit artikel. In Veranderen Variabelen/Prijzen/Algemeen kan tot 5 valuta definiëren die moeten (of kunnen) worden gebruikt in de artikelfiche. Aan de aankoopzijde heeft u de mogelijkheid een valuta te definiëren, hierop een aantal factoren los te laten (bijv aankoopprijs in valuta in een percentage extra eindejaarskorting, plus een percentage douane en wisselkoersverschillen, min een percentage korting wegens aankoop groepering) om zo te komen tot een herberekende netto inkoopprijs. U kan nu aanduiden naar welk veld deze prijs moet worden overgedragen. Meestal zal dit bij een automatische berekening het veld zijn van waaruit de prijsformule vertrekt.

159 Basis Folder Bij folderprijzen hanteert u prijzen die van - tot een bepaalde datum geldig zijn. Op deze manier kunt u prijzen alvast aanmaken en deze op een bepaalde datum actief laten worden Korting Gebruik deze instellingen als u een aantal beveiligingen wilt doorvoeren. Deze instelling is bijzonder handig als u voor bepaalde artikelen zoals Recupel en transportkosten geen korting wil toekennen. De kortingen waarover we hier spreken zijn wel degelijk lijnkortingen. Deze instelling heeft geen invloed op het disconto, wat een financiële factuurkorting is Kosten Een uitgebreid kostenbeheer is in DBFACTw beschikbaar. Daarmee wordt de administratie voor recupel, auvibel, bebat en alle andere kosten of taxen verwerkt. Zie ook de optionele module aanvullende kosten Maten Verkoopsverpakking Hoewel de prijs soms per stuk worden gedefineerd kan het zijn dat

160 160 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx een bepaald artikel enkel mag worden verkocht per 2 stuks. In dit geval gaat hij bij ingaven van uw artikel altijd voorstellen om het ingegeven aantal te vermenigvuldigen met de waarde die hier is ingegeven. Deze functie hangt samen met helpkey , , en in de Veranderen Variabelen. Kortom "Per hoeveel gaan de artikelen worden verkocht?" Dit veld wordt voornamelijk gebruikt door die zaken die heel veel kleinere goederen verkopen zoals bvb schroefjes die zijn verpakt per 1000 stuks en waarvan óók de prijs per 1000 stuks moet worden vermeld (Om afrondingsverschillen tegen te gaan). Om dit veld correct te kunnen gebruiken moet wel de eenheidsbedrag delen door maat actief staan. Deze functie hangt samen met helpkey , , en in de Veranderen Variabelen. De aangegeven prijs per, is dit per stuk, per verkoopsverpakking, per verpakkingsaantal? Meestal wordt hier hetzelfde gebruikt als bij de verkoopsverpakking. Je hebt dan 1 prijs voor bvb 6 flessen, niet 6 keer de prijs van 1 fles. Prijs per Protip Het veld verkoopsverpakking wordt ook gebruikt om de artikelgewichten te berekenen. Hierbij wordt het artikel netto- of brutogewicht GEDEELD door hetgeen bij verkoopsverpakking staat, m.a.w. de gewichten zijn de gewichten van één verkoopsverpakking. Verpakkingsaantal Bruto gewicht Kg Netto gewicht Kg Stockeenheid Inhoud liter/kg V.O.S. Soortelijk gewicht Vaste stof gr/liter Gewicht per verpakking Intrastatcode ADR punten ADR-code Inhoud Per hoeveel zijn de artikelen verpakt ( Niet hetzelfde als per hoeveel verkocht ) Bruto gewicht (artikel + verpakking), kan gebruikt worden voor afdruk, en/of berekening van totaal gewicht voor transport. Netto gewicht (enkel het artikel), kan gebruikt worden voor afdruk, en/ of berekening van totaal gewicht voor o.a. intrastat. Per wat wordt er gefactureerd? Per Kilogram, liter, hectoliter, meter, etc? Eenheden aan te maken via direct-menu 529. Hoe groot of hoe zwaar is 1 eenheid (Gebruikt voor het berekenen van VOS / ADR / etc ) Inhoud aan V.O.S. gebruikt o.a. in de verfindustrie Soortelijk gewicht van het artikel, in gr/cm³, eveneens gebruikt in o.a. de verfindustrie. Inhoud in gram per liter aan vaste stoffen, eveneens gebruikt in de verfindustrie. Is het opgegeven gewicht dat van 1 verpakking? Code te gebruiken voor dit artikel ivm Intrastatale aangiftes. De juiste codes kunt u achterhalen op de website van Intrastat ( nbb.be/doc/dq/n_pdf_ex/nom_n_05.pdf ) Aantal punten aan het artikel toegekend voor vervoer onder A.D.R. voorwaarden. Totaal aan A.D.R. punten kan worden afgedrukt op de verscheidene documenten. Code toegekend aan het artikel voor vervoer op de openbare weg volgens A.D.R. normering. Inhoud van het artikel. Kan afgedrukt worden en een totaal berekend voor het vervoer.

161 Basis Berekening Protip aantal Keuzemogelijkheid voor het omrekenen van de aantallen volgens de ingegeven maten/aantallen (Multi-aantal). Omrekening naar liter, m³, m², etc etc Multi-aantal velden te definiëren in menu 1 / 3 Tabblad Aantallen. Via de artikelwerklijst, daar de functie globaal wijzigen kan je heel wat zaken onmiddellijk voor een selectie van artikelen aanpassen. Het is bvb heel handig om onmiddellijk alle maten van verpakkingen aan te passen Verpakt Naam: Naam die de verpakking krijgt, onderscheid de verpakking van de andere verpakkingen voor administratief gebruik en om een keuze te maken bij de verkoop. Referenti De referentie die aan deze verpakking wordt toegekend, is een e: alternatief voor het artikelnummer Opmerkin Betreffende deze verpakking vor de administratie g: Stuknum Barcode die op de verpakking wordt gedrukt en die de verpakking zal mer: oproepen bij de verkoop Default Indien deze verpakking steeds moet worden gebruikt bij de verkoop, 161

162 162 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx verpakki hier aanvinken. Indien niet aangevinkt zal het systeem steeds de ng keuze geven bij de verkoop. Bovenaan dit scherm bestaat de mogelijkheid om Standaard eenheid niet vermelden bij verkoop uit te schakelen. Deze standaardeenheid slaat op de kleinste verkoopseenheid zoals gedefinieerd in de tab Maten. Eenheids De prijs die wordt gehanteerd voor de eenheid. Dient alleen te prijs: worden ingevuld indien de prijs per eenheid voor deze verpakking verschilt met de eenheidsprijs in de tab prijzen. Korting: In dit veld wordt de gehanteerde korting voor deze verpakking ingegeven, zowel in munt als in percentage. Wie dus 2.5 ingeeft, geeft 2.5 euro korting. Wie 2.5% ingeeft geeft een procentuele korting. XK %: In dit veld wordt een supplementaire korting in percentage gegeven. De korting wordt dan bijvoorbeeld 2.5% + 2% Toeslag: Hier wordt in bedrag een toeslag ingegeven die wordt gehanteerd bij verkoop van deze verpakking. %: Extra toeslag kan eveneens in een percentage worden ingegeven. Prijshoev Het aantal keren dat de prijs moet worden gerekend per soort eelheid: eenheid. Indien de eenheid bijvoorbeeld m2 is en in een doosje zit 0.9m2 waarbij in een omkarton 5 dozen zitten, dan wordt de prijshoeveelheid 0.9. De prijs wordt dan aldus berekend: prijs per m2 * 0.9 * 5 dozen Prijseenh Dit is de soort eenheid die wordt gehanteerd voor de berekening van eid: de prijshoeveelheid. Eén Vul hier de naam van de verpakking in; Deze omschrijving wordt verpakki later vermeld op de documenten naats de omschrijving van het ng: artikel dat wordt verkocht. Bestaat Het aantal stockeenheden dat deze verpakking bevat. uit: Waarvan Vul hier het gratis aantal in bij verkoop van dergelijke verpakking. gratis: Indien bijvoorbeeld voor dez everkoop een 11+1 regeling bestaat, vul dan in dat de verpakking bestaat uit 12 eenheden en de voorraad zal worden angepast met 12 maar de verrekening gebeurt slechts voor 11 stuks.(meer info hier) Persoonli U kunt kiezen tussen toestaan en niet toestaan voor dit artikel jke korting: Via de button <Verpakking> kan (indien geactiveerd in de Verander Variabelen) ook gewerkt worden met aankoopverpakkingen Globaal wijzigen artikel Globaal wijzigen artikelen is ondertussen uitgegroeid tot één van de meest krachtige tools in DBFACTw. Via deze optie (menu 5-2-2) kunnen we op een gemakkelijke manier bijna alle gegevens aanpassen wat te maken heeft met onze artikelen in DBFACTw.

163 Basis 163 Selectie van uw artikelen die moeten worden aangepast De eerste stap in dit verhaal is het maken van uw selectie. Nieuw: Middels gebruik te maken van deze button kan je een nieuwe selectie maken. We komen dan in onderstaand scherm terecht.

164 164 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx In dit scherm dient u eerst en vooral een selectie te maken op welke artikelen u een aanpassing wenst door te voeren. Deze gemaakte selectie kan dan worden bewaard. Meer uitleg kunt u terugvinden in het hoofdstuk over de werklijsten of door hier te klikken. Toekennen van de aanpassingen In dit scherm onderscheiden we verschillende tabbladen waar we de gewenste aanpassingen kunnen in aanduiden. We bespreken deze even in het kort. Tabblad Algemeen

165 Basis Tabblad Commercieel 165

166 166 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Tabblad Stock

167 Basis Tabblad Extra 167

168 168 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Tabblad Taxen

169 Basis 169 Doorvoeren van uw wijzigingen Door op de button Wijzigen te klikken kunt u de gewenste aanpassingen doorvoeren. Eerst krijgt u de vraag om de actie te bevestigen. Indien u nu op de button Ja zou klikken worden uw wijzigingen/aanpassingen definitief doorgevoerd.

170 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Groep/Soort/Volgnr wijzigen Met deze functie kunt u het artikelnummer of een deel ervan wijzigen. De groepen, soorten en volgnummers vormen samen het volledige artikelnummer. Om dit te kunnen wijzigen, kunt u via direct-menu 265 onderstaand scherm oproepen. Linksboven kiest u wat u wenst te wijzigen: Artikel Eén enkel artikel zal gewijzigd worden naar een nieuw artikelnummer. Protip Indien u hier kiest voor een nieuw artikelnummer, dat echter al bestaat bij een ander artikel, dan zal automatisch 'te vervangen' aangeduid worden als 'Samenvoegen'. Immers, u

171 Basis 171 zult dan alle historieken en/of gegevens van het oude artikel overzetten naar het nieuwe artikel. Klungelalarm Groep Soort Groep/ Soort De methode om artikelen aldus samen te voegen houdt echter ook veel gevaren in: a) stock van het oude artikel zal automatisch verdwijnen b) het 'samengevoegde' artikel zal automatisch als 'verwijderd' staan, en in de opmerking komt automatisch te staan "Joined with... " maar... bij aanzuiveren artikelen, zal het artikel niét automatisch verwijderd worden! Immers, omdat de mogelijkheid bestaat dat er tijdens de conversie (samenvoeging) problemen hebben opgetreden, wordt het artikel niet onmiddellijk verwijderd bij aanzuiveren artikelen. Oplossing: u zoekt het artikel, en klikt op 'herroepen', en daarna opnieuw op 'verwijderen'. Als men daarna artikelen aanzuiveren uitvoert, dan zal het artikel toch verwijderd worden. Eén bepaalde groep zal integraal overgezet worden naar een andere (beter gekozen?) groep. Echter, indien er een artikel zou zijn, dat reeds bestaat met die nieuwe groep, dan zal hier een foutmelding komen. Hier gaat men alle artikelen die onder een bepaalde soort vallen, een andere soort toebedelen. Ook hier gelden dezelfde opmerkingen als bij de groep: als er al artikelen zouden bestaan met de nieuwe combinatie groep/<nieuwe soort>/ volgnummer, dan zal dit automatisch niet uitgevoerd worden. Naar analogie, maar nu alleen de artikelen die de bestaande combinatie groep en soort hebben. Volgende knoppen vullen de functie in: Toevoegen Globaal markeren Controleer Regel Uitvoeren Als u heeft aangeduid welk artikel/groep/soort of combinatie groep/soort u wenst aan te passen, klikt u op de knop 'toevoegen' om de opdracht in de lijst toe te voegen Alle in de lijst aanwezige 'opdrachten' worden gemarkeerd om ofwel uitgevoerd ofwel verwijderd te worden. Zal een controle gaan doen op de correctheid van aanpassing. Het kan soms zijn dat de aanpassing bestaat in de gevraagde groep/soort combinatie. Voert de gevraagde wijzigingen uit. Bovenstaande controle zal ook uitgevoerd worden. Ingeval dit proces lopende is kan je dit onderbreken door op de button <Esc> te drukken. Het huidige record wordt vervolgens nog afgewerkt, maar u ziet een melding dat de 'vraag om te stoppen' ontvangen is.

172 172 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Protip Hou er rekening mee deze aanpassingen heel lang kunnen duren. Wij raden u dan ook aan van dit enkel buiten de kantooruren uit te voeren, niet in het minst omdat het dossier gedurende de aanpassingsperiode niet beschikbaar is. Protip Gezien de zeer intensieve operatie, wordt aangeraden, dit ofwel op een snel werkstation uit te voeren, onder andere met een snelle netwerkverbinding, of liefst nog op de hoofdserver zelf, zodat zoveel mogelijk netwerktrafiek vermeden kan worden. Klungelalarm U dient als enige gebruiker aangelogd te zijn in DBFACTw aangezien dit een heel delicate operatie is en alle bestanden exclusief moeten kunnen worden geopend. Indien dit niet lukt, zult u de nummering niet kunnen aanpassen. Vanzelfsprekend dient u voor dat u begint een volledige en geslaagde backup te maken van uw dossier! Klungelalarm Indien u met gemeenschappelijke artikelbestanden werkt, kunt u deze operatie gewoonweg niet uitvoeren. In dat geval rest u er maar één mogelijkheid: zoveel mogelijk van het bestaande artikel leegmaken, en op historiek zetten. Vergeet in dat geval ook niet de referenties en/of stuknummers uit te vegen, aangezien deze blijvend gecontroleerd worden bij de creatie en/of wijziging van andere artikelen (zie ook de parameters hieromtrent) Artikel werklijst Via onze artikel werklijst is het mogelijk om een enorm scala aan gegevens op te vragen van een selectie van artikelen. Voor de algemene werking van deze lijst verwijzen we u graag naar het algemene hoofdpunt over onze werklijsten of door hier te klikken.

173 Basis Nieuw: 173 Via deze button kunt u een nieuw artikel aanmaken. Opvragen Deze button geeft u tal van mogelijkheden. We bespreken deze even... : Artikel: Vraag de detailgegevens van het geselecteerde artikel op. Verleden relatie: Geeft de verleden gegevens weer van de relatie die is gekoppeld aan het geselecteerde artikel. Relatiegegevens: Geeft de gegevens weer van de relatie die is gekoppeld aan het geselecteerde artikel Stock: Via deze button komt u terecht in het stockbeheersscherm Kosten: Indien er kosten zijn gekoppeld aan het geselecteerde artikel worden deze bij gebruik van deze button getoond Staffels: Indien er staffels zijn gekoppeld aan het geselecteerde artikel worden deze bij gebruik van deze button getoond Wijzigen: Deze button geeft u een aantal mogelijkheden. We bespreken deze even. Artikel: Wijzig de gegevens van het geselecteerde artikel Globaal wijzigen: Laat u toe om meerdere gemarkeerde artikel globaal te wijzigen. U komt dan in volgend scherm 162 terecht. Afdrukke U kunt hier een volledige artikellijst, de artikelfiche van het geselecteerde artikel en n: etiketten afdrukken. Export: Een volledige export van alle of de geselecteerde artikelen kunt u doen door deze button te gebruiken Collectief verwijderen artikelen Met deze functie kunnen overtollige artikelen verwijderd worden. Dit is vooral van belang als u vindt dat een (groot) aantal artikelen te veel in het systeem zit, of ook dubbel. Artikelen kunnen echter pas (definitief) verwijderd worden als ze echt nergens gebruikt worden. Zelfs na het uitvoeren van deze functie zullen artikelen nog niet definitief verwijderd worden. Daarom moet u gebruik maken van de functie 'herindexeren', waarbij u de optie 'artikelen aanzuiveren' aanvinkt. Zorg zeker voor een geslaagde backup alvorens u via dit menu acties gaat uitvoeren Stockbeheer Stockbeheer is in DBFACTw sterk verweven in nagenoeg alle functies van DBFACTw. Op honderden plaatsen is de stock opvraagbaar. Een aantal opvragingen en lijsten bevinden zich onder de menu van het artikel, vooral omdat ze de 'statische situatie' van het artikel weergeven. Een aantal belangrijke termen worden in 't kort uitgelegd. Op een artikel kunnen we terugvinden: De huidige voorraad van het artikel, zoals dit op dit moment gekend is. (Fysische) stock Backorder klant De hoeveelheid van een artikel die nog geleverd moeten worden aan de klanten

174 174 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Backorder leverancier Vrije stock de hoeveelheid van een artikel die we nog moeten ontvangen van een leverancier De fysisch aanwezige stock die letterlijk nog 'vrij' is, m.a.w. die niet vast staat voor leveringen aan klanten. De nog beschikbare stock voor (nieuwe) klanten dus. De vrije stock is een eenvoudige berekening: het is de (fysische) stock backorders klant Dit is de fysische stock backorders klant + backorders leverancier, of anders: het Economische is de voorraad die beschikbaar is als alle klanten werden uitgeleverd en alle stock leveranciers hebben hun goederen geleverd. Minimum stock Wordt ook soms 'bestelpunt' genoemd. Het is een 'alarmgrens', waar DBFACTw gebruik van maakt om te zien wanneer een artikel opnieuw aangekocht moet worden. Nominale stock Soms ook maximum stock genoemd. De nominale stock hangt meestal af van enerzijds afhankelijk van hoeveel het artikel heraangekocht wordt, en anderzijds de plaats die voor het artikel kan voorzien wordt. Een artikel waar we gemiddeld per maand 15 stuks van verkopen, en die we om de drie maand herbestellen, wordt een nominale stock van 45 stuks gegeven. Daarmee wordt de verkoop van 3 maanden (3 x 15) gedekt. Reservatiestoc Sommige klanten hebben een zeer hoge prioteit in belevering. In dat geval kan men kiezen voor het reserveren van artikelen voor een bepaalde klant. Het k gebruik van reservatiestock is gekoppeld aan de optionele reservatiemodule. Gebruik deze module met veel voorzichtigheid. Immers, het maken van een reservatie voor een artikel zorgt er voor dat de stock onmiddellijk verminderd wordt, terwijl het normaal is dat deze gereserveerde hoeveelheid nog in stock blijft totdat de klant vraagt om geleverd te worden. Consignatiestoc Werkt alleen via de optionele module 'consignatiebeheer'. De voorraad van een artikel die bij klanten geplaatst wordt. Deze wordt eveneens van de fysische stock k afgetrokken, en is eventueel opvraagbaar op de artikelfiche. Is de voorraad bij een klant geplaatst, kan men via dit beheer opvragen tegen wanneer deze ofwel aangerekend worden ofwel teruggenomen worden. In dat laatste geval worden ze automatisch weer bij de (fysische) stock van het artikel geteld. Stockmutaties Iedere verandering in de fysische stock van een artikel, wordt door DBFACTw in een stockmutatie bijgehouden. Zo kan men telkens traceren hoe DBFACTw uiteindelijk tot een bepaalde fysische stock is gekomen. Zijn overboekingen van één stocklocatie naar een andere locatie wanneer wordt gebruik gemaakt van multistockplaatsen In DBFACTw kan men op een artikelfiche bijhouden waar het artikel zich in de Stockplaats stock bevindt. Bij multistock (zie verder) krijgen stockplaatsen een ietsje andere betekenis. Stockprognose Een overzicht wordt gegeven, waarbij, startend met de huidige stock en rekening houdend met de afgesproken leveringsdatums bij de klanten en de verwachte ontvangstdatums bij bestelling leverancier, of er in de toekomst problemen zouden voordoen van te weinig stock. We krijgen daardoor een idee van de stocksituatie in de toekomst. Stockprofiel Protip Het bestelgedrag voor het artikel wordt hiermee bedoeld. Er wordt berekend a. d.h.v. de historiek welke de optimale minimum en nominale stock is. Hierbij wordt rekening gehouden met de bestelfrequentie en de minimum gewenste stockperiode. Zie ook stockprofielen De stock wordt in DBFACTw letterlijk héél dynamisch bijgehouden. Immers, terwijl meerdere gebruikers tegelijkertijd artikelen ingeven, wordt automatisch al de stock in mindering genomen, ook als het document nog niet bewaard is. Zo vermijdt men toch te denken dat iets in voorraad is, terwijl een andere gebruiker ondertussen bezig is dat artikel op een document te registreren.

175 Basis Multistock Stockplaats Stocktransferten Dynamische stockplaatsen De optionele 'multistock'-module laat toe om per artikel meerdere stockplaatsen bij te houden, elk met hun respectievelijke aantallen fysische stock. Bij iedere stockverandering is men daardoor wel verplicht om aan te duiden op welke stockplaats de transactie betrekking heeft. Organisaties met meerdere geografische verspreide magazijnen, kunnen best gebruik maken van de multistock module. Stockplaatsen bij multistock hebben een andere betekenis dan in standaard dossiers. Immers, per stockplaats kan men apart de stock van een artikel gaan bijhouden. Als met meerdere stockplaatsen gewerkt wordt, dir met multistock, gebruikt men stocktransferten om te registreren dat er aantallen van een artikel van één locatie naar een andere worden verscheept. Naast multistock bestaat er in DBFACTw nog een geavanceerder systeem van dynamische stockplaatsen. Voor verdere informatie, contacteer best uw DBFACTw consultant. Wijzigen stock Om de (fysische) stock manueel aan te passen Stocklijst Verschillende rapporten van de stock van de artikelen kunnen hiermee opgevraagd worden. Stocklijst: Geeft een lijst van de huidige stock. Bij een lijst met waarden spreken we van een inventarislijst. Lijst verwachte stock: Lijst van de bestelbonnen klant en daarvan op de afdruk de openstaande backorders. Overzicht stockmutaties: Een lijst met alle bewerkingen op de artikelen mbt de stock. Een studie van deze lijst zal aantonen dat voor iedere bewerking een beschrijving bestaat. Stocktransferten / Lijst openstaande: Lijst van de openstaande transferten voor een bepaalde multistocklocatie. Stockvariatie: Geeft een lijst van artikelen met het aantal dat tussen 2 data ligt. Stocklijst multistock: Geeft een lijst van artikelen per multistocklocatie. Is een stocklijst dus per locatie. Stocklijst verwacht: Geeft een lijst verwachtte stock Stockrotatie: Geeft een lijst van artikelen weer met (vergeleken met vorig jaar) de verkoop van een reeks van artikelen per maand. Gemiddelde residuwaarde: Geeft een lijst weer van de 175

176 176 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Voorraadwaarde: artikelen met de gemaakte marge en de rest inkoopwaarde. Op deze manier kan de gebruiker zien welke waarde nog moet worden gehaald bij verkoop van de stock (bijv bij solden). In deze lijst is het mogelijk om de waarde te berekenen voor een voorraad, een voorraad min de backorders klant (vrije stock) en een voorraad meer de backorders leverancier (verwacht) en de voorraad met backorders leverancier min de backorders klant. Stock importeren via een scanner? U kunt in DBFACTw een bestand waarin alle artikelen die u via scanning hebt aangeduid en geteld, inlezen en verwerken naar de stockaantallen. Concreet loopt u dus door het magazijn of de winkel, u scant een artikel, geeft het aantal dat in stock is in en u transfereert deze gegevens later naar DBFACTw die de juiste stockinformatie verwerkt in een stocklijst. 1. Laat ons even bekijken wat we hiervoor nodig hebben? Aan de kant van DBFACTw heeft u geen extra module nodig omdat het importeren van de stockinformatie een standaardfunctie is binnen DBFACTw. Aan de kant van de hardware kan iedere scanner die een txt-bestand kan transfereren naar de PC worden gebruikt. Een aantal toestellen dat hiervoor kan worden ingezet zijn de Formula Wizard (zie en de ScanPal van Metrologic. 2. Instellingen. In Veranderen Variabelen heeft u de mogelijkheid de gegevens voor de import standaard vast te leggen. U vindt deze gegevens onder Artikelen/Import bij stockimport.

177 Basis Default naam 177 importbestand: Locatie en benaming van de file die wordt aangemaakt door de scanner. Deze informatie is terug te vinden in de scansoftware Barcode veld in REGEL: bijv: indien de barcode zich bevindt op de eerste positie, gescheiden door een TAB dan vullen we hier in oapp. Extract(chr(9),regel, 1) Aantal veld in REGEL: bijv: Indien de aantallen zich bevinden op de tweede positie, gescheiden (van de barcode) door een TAB dan vullen we hier in val(oapp.extract(chr(9),regel, 2)) waarbij in beide gevallen chr(9) staat voor de TAB. Willen we een bestand inlezen waar een komma is gebruikt, dan gebruiken we ipv chr(9) gewoon een komma als volgt: val(oapp.extract(",", regel,2)). Bemerk ook dat de formule wordt voorafgegaan door een VAL wat de nummerieke waarde van dit veld weergeeft. Bij gebruik van een *.dbf volstaat het in plaats van deze regel de naam van het veld in te geven. Type bestand: Vandaag lezen we *.txt, *.dbf én DBFACTw-XMLbestanden in. Voor informatie m.b.t. de XML-bestanden gelieve u te bevragen bij de helpdesk. Uit te voeren bewerking: Om formules toe te passen op de ingelezen aantallen. Deze functie wordt zelden gebruikt bij DBFACTw. Vergeet niet deze gegevens op te slaan.

178 178 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx 3. De uiteindelijke import van onze stock. Ga naar importeren stock via scanner (5-4-G), we komen in onderstaand scherm terecht. Klungelalar m We gaan bij het neerschrijven van deze uitleg er wel van uit dat je weet hoe de gegevens op de harde schijf van uw PC worden geplaatst door het programma dat is meegeleverd bij de scanner. (Zie bovenstaand c:\term0001.dat). We starten het importeren dus op het moment dat het bestand van de scanner zich op een 'vaste' locatie op de PC bevindt.) Daar staan de standaard gegevens vermeld zoals ingegeven bij de veranderen variabelen. Ga nu naar de knop Bekijken. U ziet daar de lijst van de artikelen die zijn ingescand en zich dus in de lijst bevinden om te worden aangepast in het systeem. Hier ziet u meteen ook de artikelen die zijn gescand maar niet zijn herkend. De barcode zit dus niet in de database van de artikelen. U kunt nu of van de artikelen die in deze lijst voorkomen de stock eerst op nul zetten en dan de getallen die zijn gescand inlezen, of je kan de aantallen die zijn gescand mee optellen met de aantallen die reeds toegekend zijn en in het systeem zitten als stockaantal. Vink daarvoor " Artikelen op nul zetten" aan of uit. Bij uitvoeren worden de getallen verwerkt. U ziet dat bovenaan in de kolom Aantal er een hekje staat wat zoveel betekent als dat deze kolom wijzigbaar is en dat dus de aantallen kunnen worden aangepast mocht dit nodig zijn. De knop Importeren zal de gegevens onmiddellijk importeren en bij de knop test import kan je de gegevensimport simuleren om te zien of alles verloopt naar behoren. Protip Het is aan te raden een test import van de gegevens te doen voor u alle artikelen scant en tot de vastelling komt dat de gegevens in het bestand niet verwerkbaar zijn. Anderzijds is het eveneens aan te raden het scannen in delen te laten verlopen. Gezien alleen die artikelen die in de scanner aanwezig zijn, effectief ook worden aangepast kan je dus in verschillende batches scannen.

179 Basis Inventarisprocedure Deze optionele procedure laat toe om op een uiterst flexibele manier de stocktelling door te voeren. Zie verder Inventarisprocedure Speciale Artikelen In DBFACTw kunnen we mits we een aantal instellingen doen in onze Veranderen Variabelen gebruik maken van zogenaamde speciale artikelen. Meer info kunt u hier terugvinden. Protip Indien u op de artikelfiche van het "Artikel voor tekst" (zie ook helpkey ) aanduidt dat het een "Manueel artikel" is, en ook een status geeft die naar het orderboek moet overgebracht worden, dan kan u in een Bestelbon klant via de knop Vrije Tekst, manuele artikelen/regels ingeven die dan ook aan het orderboek toegevoegd worden.

180 Part IV

181 De Boekhouding De Boekhouding De hulp voor de boekhouding is ondergebracht in een aparte handleiding. In de helpfile vind u deze netjes geïntegreerd in de totale structuur. 4.1 Boekhouding - basis De boekhouding in DBFACTw is geen losstaand iets. Het is een knap geïntegreerd en logisch gevolg van het commerciëel beheer in DBFACTw. Op vele plaatsen is men dus bezig met de boekhouding, wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt, zonder dat men eigenlijk écht in boekhoudkundige schermen bezig is. Protip Er kan nu een ongelimiteerd aantal verkoopsjournalen worden aangemaakt, menu en activatie in Veranderen Variabelen key Om de oude documenten om te vormen dient er een 'default' journaal te worden gebruikt dat ook in geval van niet automatische toekenning kan worden gebruikt als 'default' journaal. De nummering van de documenten moet wel uniek blijven over de documenten heen d.w.z. dat er nooit eenzelfde documentnummer kan worden gebruikt ook al zitten de documenten in verschillende journalen. Het bepalen van de nummeringreeks per divisie/datum/type facturen kan via menu 3-7. Dit dient uiteraard te gebeuren voordat er documenten kunnen worden aangemaakt. Checklist opstarten boekhouding Binnenkort staat u voor de opstart van de boekhouding met DBFACTw. Het is belangrijk dat tijdens de opstart van uw boekhouding uw accountant aanwezig is of op zijn minst telefonisch vlot bereikbaar is. Tenslotte zijn er een aantal zaken waarvoor u ongetwijfeld het advies zal moeten inwinnen van uw accountant. Deze informatie is immers belangrijk om op een efficiënte wijze de boekhouding te configureren en moet dus on the spot kunnen worden opgevraagd. Voor het opstarten kunt u het volgende klaarmaken: 1. Detail situatie openstaande posities klanten (na ingave in DBFACTw mag hieraan niet meer gesleuteld worden) 2. Detail situatie openstaande posities leveranciers (na ingave in DBFACTw mag hieraan niet meer gesleuteld worden) 3. Eindbalans (of proef- en saldibalans bij opening midden in het boekjaar) vorig pakket (na ingave in DBFACTw mag hieraan niet meer gesleuteld worden) 4. Eerste uittreksel van elke bank voor de periode waarin DBFACTw officieel opgestart wordt. 5. Juiste situatie van de kas op de dag voor het officieel opstarten van DBFACTw. 6. Enkele aankoopdocumenten die effectief mogen worden ingeboekt (indien mogelijk voor gereceptioneerde goederen) bij wijze van opleiding en test. 7. Enkele bankuittreksels die mogen worden ingeboekt wij wijze van opleiding en test. Mocht u ondertussen vragen hebben i.v.m. deze opstart, graag uw mail richten aan helpdesk@tml.be

182 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Opstarten van een DBFACTw boekhouding 1. Aanmaken van de boekhoudperiodes Ingeven in 3.7 : Boekhoudperiodes U geeft hier het Boekjaar in plus de eerste en laatste dag v/h boekjaar. Bvb.: van 1/1/2002 tot 31/12/2002 Dan moeten het aantal periodes (max. 23) en het aantal aangiftes (max. 12) voor dit boekjaar ingegeven worden Maandaangiften Kwartaalaangifte n Periode 12 4 Aangiften 12 4 Het programma stelt U automatisch het aantal deelperiodes voor. Bij een verkort of overlopend boekjaar is moet u het aantal periodes zelf uittellen en manueel ingeven. Elke periode waarin je wilt werken moet aangegeven worden met een vinkje naast de desbetreffende periode. Er kan slechts één periode aangevinkt worden, maar toch kun je in meerdere periodes werken. Enkel in de periode met een vinkje krijg je geen melding "U bent buiten de periode aan het boeken" 2. Openingsbalans ingeven. Ingeven in Diverse bewerkingen U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002 Grootboekre kening Debet Credit G G G Saldo G Saldo G Totaal Totaal Opmerking Openingsbalan s Openingsbalan s Openingsbalan s Openingsbalan s Openingsbalan s Openingsbalan s

183 De Boekhouding De laatst gebruikte opmerking kan overgenomen worden via een "*" en enter 3. Openingsbalans klanten ingeven Ingeven in Diverse bewerkingen U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002 Grootboekre kening Debet Credit Opmerking Saldo bedrag Openingsbalan s F + nummer bedrag F + nummer bedrag F + nummer G Krelatienaa m Krelatienaa m Krelatienaa m Krelatienaa m bedrag Totaal C + nummer Totaal 4. Openingsbalans Leveranciers ingeven Ingeven in Diverse bewerkingen U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002 Grootboekre kening Debet G Saldo Lrelatienaam Lrelatienaam Lrelatienaam Lrelatienaam Credit bedrag bedrag bedrag bedrag Totaal Totaal Opmerking Openingsbalan s I + nummer I + nummer I + nummer I + nummer 183

184 184 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx 5. Beginsaldo Kas ingeven Ingeven in Kasboek U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002 De eerste boeking van het saldo van de kas gebeurt op de rekening op Credit zijde met als opmerking "Openingssaldo" Grootboekre kening Debet G Credit Opmerking Saldo Openingssaldo 6. Beginsaldo banken ingeven Ingeven in Bankboek U boekt deze in op de eerste datum van het boekjaar bvb.: 1/1/2002 Het beginsaldo van de verschillende banken wordt ingegeven via een uittreksel met als nummer "0" met als boekingsdatum de eerste datum van het boekjaar. Met als grootboekrekening die van de desbetreffende bank. (Bvb.: Een boeking op als grootboekrekening met het beginsaldo op Credit als het saldo positief is, of op debet als het beginsaldo negatief is met als opmerking "Opening dagboek". Deze boeking herhaalt U voor elke bank met een beginsaldo. Telkens in een nieuw bankboek en op de desbetreffende grootboekrekening van die bank. Proficiat: Uw boekhouding onder DBFACTw is nu opgestart en U bent nu klaar om met de imputaties van de verdere boekhoudkundige gegevens te starten. LET OP: Voordat U grootboekrekeningen, balansen en exploitatierekeningen kunt opvragen dient U eerst een tijdelijke centralisatie uit te voeren. Tijdelijke centralisatie vind U in kies hiervoor "tijdelijke centralisatie ". Het voordeel van een tijdelijke centralisatie is dat U nog boekingen kunt wijzigen. Na een definitieve centralisatie kunt U echter GEEN boekingen meer wijzigen.

185 De Boekhouding Dagboeken Protip In de financiële journalen kan men zoeken met de gestructureerde mededeling van documenttypen bestelbon klant, leveringsbon, priijsofferte en servicerapport. Indien het document gevonden word zal de rekeningcourant van de desbetreffende klant worden getoond. Bankboek Creatie mutatie Velden-Hoofding Bank: Jaar: Uittreksel: Het nummer van de bank Kalenderjaar van het bankuittreksel (dus niet het boekjaar). Dit laat toe de nummering van de bank te volgen, zelfs al is het een gesplitst boekjaar. Nummer van het uittreksel. De nummering gebeurt automatisch en houdt rekening met het eerder opgegeven kalenderjaar. Het volledige nummer bestaat dus eigenlijk uit jaar + nummer. Een veel voorkomend probleem bij de boekingen van de banken op het einde van het kalenderjaar is dat het jaar reeds gewijzigd wordt terwijl nog

186 186 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx een of twee uittreksel moeten worden geboekt. Indien het jaar niet wordt teruggezet en het uittrekselnummer wordt ingegeven, zal het programma vanaf dat nummer verder tellen in het opgegeven kalenderjaar. De bewerking zal wel opgenomen worden in het correcte boekjaar op basis van de datum. Een concreet voorbeeld : GEGEVENS : Datum uittreksel : 31/12/2003 Nummer uittreksel : 255 Theoretisch kalenderjaar : 2003 Datum van effectieve boeking : 04/01/2004 BOEKING : Datum uittreksel : 31/12/2003 Nummer uittreksel : 255 Ingegeven jaar : 2004 RESULTAAT : Het uittreksel wordt opgenomen in de correcte periode omwille van de datum Het programma protesteert niet op het nummer, daar dit nog niet bestaat. Het programma geeft wel een melding dat het jaar verschilt van de datum. Het programma maakt uittreksel 2004 / 255 aan Het eerste uittreksel met kalenderjaar 2004 zal dus bijgevolg 256 worden VERBETERING : Het uittreksel moet worden uitgeveegd en opnieuw ingegeven. Datum: Saldo: Stand rekening: Te boeken: Datum van het uittreksel. Het saldo van de boekingen in het bankboek. Zolang niets in het uittreksel is ingegeven, moet dit bedrag overeenstemmen met het eindsaldo van het vorig uittreksel. Naargelang de lijnen in het uittreksel worden ingevuld, wijzigt dit bedrag. Hier moet het eindsaldo van het uittreksel worden ingevuld. Geeft het nog te boeken bedrag weer om op het eindsaldo te komen. Velden-Detail Nummer: Hier worden de te imputeren rekeningen ingegeven. Dit kan een grootboekrekening zijn, of een relatienummer. Een grootboekrekening wordt voorafgegaan door de letter G, een betaling van of naar een klant door de letter K gevolgd door het relatienummer, een betaling naar of van een leverancier door de letter L gevolgd door het relatienummer. Er kunnen eveneens rechtstreeks documenten worden ingegeven zonder de omweg via relatie te moeten doen : I+documentnummer voor het rechtstreeks boeken van een aankoopfactuur, F+documentnummer voor het

187 De Boekhouding Omschrijving: Valuta: Debet: Credit: Opmerking: 187 rechtstreeks inboeken van een verkoopfactuur, C+documentnummer voor het rechtstreeks inboeken van een uitgaande creditnota, O+documentnummer voor het rechtstreeks inboeken van een inkomende creditnota. Bij het ingeven van een code F, I, C of O zonder documentnummer kan gezocht worden op een bedrag. Een afwijking (eveneens bedrag en niet percentage) kan eveneens worden meegegeven. Indien wordt gevraagd te zoeken naar een bedrag van 100 met een afwijking van 5 zal het programma dus zoeken op bedragen tussen 95 en 105. Er bestaat ook een mogelijkheid om te zoeken om referentie van de aankoopfactuur. Hiertoe wordt de referentie van de factuur ingegeven zoals die op de aankoopfactuur werd ingegeven (vandaar het belang om de juiste referentie mee te geven), voorafgegaan door een "-" teken. Indien gewerkt wordt met een gestructureerde mededeling bij uitgaande facturen, kan deze ingegeven worden door het gebruik van het "+"-teken. Dezelfde ingave als de vorige lijn kan overgenomen worden door het gebruik van een asterisk (*). Een dubbele asterisk (**) neemt de ingave van de vorige lijn en over en gebruikt hetzelfde antwoord indien er een vraag werd gesteld door DBFACTw (zoals het tonen van de openstaande posten, waarbij steeds 'op relatie' moet geboekt worden). Wordt door het systeem ingevuld met de met de omschrijving die bij het veld 'Nummer' hoort, maar kan wel gewijzigd worden. Wordt gebruikt bij betalingen in valuta, hoewel het aan te raden is rechtstreeks de omzetting te boeken bij rekeningen in lokale munt. Bedrag dat op de derden rekening moet gedebiteerd worden (opgegeven in het veld 'Nummer', dus gecrediteerd op de bank. Dit komt neer op een vermindering in de bank. Bedrag dat op de derden rekening moet gecrediteerd worden (opgegeven in het veld 'Nummer', dus gedebiteerd op de bank. Dit komt neer op een vermeerdering in de bank. Dient voor de ingave van een eventuele opmerking m.b.t. de ingegeven regel. Buttons Diverse betalingen: Inlezen domiciliëring: Lijst: Regels leegmaken: Regel wijzigen: Gebruik deze knop voor het inlezen van diverse inkomende betalingen van de documenten (VISA, Bancontact, ) zoals die werden ingegeven op de betaaldocumenten. Voor het inlezen van de betalingen van uitgaande gedomicilieerde facturen op spildatum Voor het opvragen van een lijst bankmutaties op datum, relatienummer e.d.m. Het scherm voor het opvragen van de bankmutaties is identiek. Om alle regels uit het uittreksel te verwijderen. Om een enkele regel te wijzigen. Let wel dat het veld 'Nummer' niet kan worden aangepast. Daarvoor moet de regel verwijderd

188 188 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Leegmaken: Coda: Cheques: Inlezen betalingen: Vaste bewerking: Opslaan: Einde: Protip worden met de 'DEL' toets en opnieuw ingegeven. Om het volledige document, inclusief de hoofding te verwijderen. Let wel dat deze bewerking onomkeerbaar is. Door het gebruik van deze knop wordt de CODa inleesmodule aangeroepen waardoor de financiële informatie van het uittreksel automatisch zal geboekt worden. Verdere informatie in de afdeling over de CODa inleesmodule Knop voor het inlezen van de binnenkomende of de uitgaande cheques. De werkwijze is identiek als bij de 'Diverse betalingen'. De uitgaande cheques worden ingegeven in 'beheer uitgaande cheques' en de binnenkomende worden rechtstreeks in de documenten bij betaling ingegeven. DBFACTw onthoudt dan op welk document/relatie de cheque betrekking heeft Dit dient om gegroepeerde betalingen te kunnen inlezen na een collectieve overschrijving. Dient om bepaalde vaste bewerkingen op te roepen. Desnoods kunnen de bedragen worden aangepast. Wordt gebruikt bij regelmatig terugkomende bewerkingen. Om de ingegeven data op te slaan in DBFACT. Het is pas op dat ogenblik dat de rekeningen worden bijgewerkt. Om het document af te sluiten. Daarbij wordt de vraag gesteld of u de wijzigingen wenst op te slaan. Daarbij krijgt u drie mogelijkheden : opslaan (om het document effectief op te slaan en af te sluiten), negeren om de wijzigingen ongedaan te maken en het document af te sluiten) en terug (om het document niet af te sluiten). U krijgt de keuze tussen nationale en internationale betalingen indien u beschikt over de betalingsmodule en indien er internationale betalingsbuffers aanwezig zijn.meer informatie kan u hier terugvinden. Deze optie is enkel geldig indien er internationale betalingsbuffers aanwezig zijn. (Menu 8-3-B) In het veld 'nummer' kan u eveneens A ingeven. Daarbij worden de gegevens opgeslagen en het document onmiddellijk afgesloten zonder verdere verwittiging. Indien het document uit balans is, of het saldo in het veld 'te boeken' niet op 0, zal hiervan melding worden gemaakt en zal het document niet afgesloten worden. Wanneer in het veld 'nummer' een relatie wordt opgegeven komt automatisch de niet-afgepunte bedragen van de rekening courant klant of leverancier (naargelang de letter K of L die gebruikt werd) op het scherm. Drie knoppen kunnen daar gebruikt worden : Op relatie (wordt gewoon op de rekening-courant geplaatst, zonder link naar een bepaald document), RC (dan wordt de volledige rekening-courant weergegeven) Overnemen (daarbij wordt na selectie een of meerdere documenten overgenomen ter afpunting. De bedragen worden overgenomen in het uittreksel van de bank).

189 De Boekhouding 189 In de verschillende velden voor de betalingsverschillen allerhande dienen de bedragen wel negatief ingegeven te worden indien het om vermindering van de inkomsten gaat Opvragen/afdrukken/uitvegen Met deze functie kan, zoals het menupunt reeds laat vermoeden, een bankuittreksel bekeken, uitgeveegd of gewijzigd worden. Deze drie mogelijkheden zitten verwerkt in hetzelfde scherm en worden geactiveerd door middel van de knoppen. In het scherm kunnen in eerste instantie alle ingevoerde gegevens van het uittreksel bekeken worden, zoals dezen werden ingevoerd. Helemaal bovenaan kan men de globale gegevens van het uittreksel bekijken : het nummer, de datum van het uittreksel en het kalenderjaar. Het gaat hier dus wel degelijk niet om het boekjaar. Zoals altijd in DBFACT zijn de boekhoudjaren afhankelijk van de boekingsdatum en niet van een ingegeven jaar. Meer daarover in de afdeling 'boekhoudperiodes' In het midden van het scherm worden alle boekingen getoond. Indien er meer lijnen ingegeven werden dan zichtbaar op het scherm kan, zoals in alle andere schermen, met de schuifbalk naar beneden gegaan worden om deze te bekijken.

190 190 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Kolommen Code: Naam: Debet: Credit: Opmerking: Geeft de rekening weer die werd gebruikt (G voor grootboekrekening, L voor leverancier, K voor klant, F voor verkoopfactuur, I voor aankoopfactuur, C voor uitgaande creditnota, O voor inkomende creditnota) Geeft de omschrijving die werd weergegeven. Geeft het debetbedrag weer die werd geboekt op de bewuste rekening Geeft het creditbedrag weer die werd geboekt op de bewuste rekening Geeft de eventuele opmerking weer die werd ingegeven. Buttons Analytisch: wijzigen: Uitvegen: Zoeken: Volgende: Zoom: Voor het bekijken (en niet het wijzigen) van de analytische rekening op de grootboekrekening. De analytische module is optioneel en meer informatie kan verkregen worden bij uw commercieel verantwoordelijke. Deze knop laat toe een bepaalde lijn in beperkte mate te wijzigen. Vanzelfsprekend kan het bedrag niet gewijzigd worden ; het uittreksel zou dan immers uit balans zijn. Wat wel kan gewijzigd worden is de 'code' : een code met F kan gewijzigd worden in een code met L bijvoorbeeld, een code K kan worden gewijzigd in een G enz. Op deze manier kunnen heel gemakkelijk origineel onbekende betalingen worden geboekt op een wachtrekening en later het uittreksel gewijzigd met de correcte code. Let wel dat een grootboekrekening niet kan worden gewijzigd of ingegeven indien een analytische code werd ingegeven. Dit laat toe het volledige uittreksel te wijzigen. Let wel dat na de bevestiging de bewerking onomkeerbaar is en sommige afpuntingen uit balans kunnen geraken. Daarom is het altijd aangewezen om in de boekhoudkundige controles een controle op de afpuntingen te laten lopen. Indien het uittreksel opnieuw moet ingegeven worden dient wel rekening te worden gehouden met het feit dat het beginsaldo onjuist zal zijn, behalve indien het laatste uittreksel werd uitgeveegd. Het programma houdt immers rekening met alle bewerkingen in het bankboek om het saldo te berekenen (ook van de uittreksels met een hoger nummer). Het beginsaldo (en bijgevolg het eindsaldo) kan opnieuw berekend worden, wat een vrij ingewikkelde operatie is. En gemakkelijkere methode is geen rekening te houden met het beginsaldo noch met het eindsaldo en alle lijnen in te geven. Na een grondige controle van de ingevoerde lijnen en bedragen (het programma kan dan immers onmogelijk de gewoonlijke controles uitvoeren) kan het eindsaldo worden aangepast teneinde het uittreksel te kunnen afsluiten. Laat toe in het uittreksel te zoeken op bedrag of opmerking. Deze knop geeft de volgende overeenkomende lijn i.v.m. het zoeken. Dit dient om het detail op te vragen van wat er in het veld 'code' is

191 De Boekhouding OK: 191 ingegeven. Bij een code met F, I, C of O geeft dit het detail van het document weer, Bij een code beginnend met G kan met de volledige grootboekrekening opvragen, van datum tot datum. Details van deze schermen worden verder besproken. Sluit het scherm af en slaat de eventuele wijzigingen op Lijst mutaties In dit menupunt kan een lijst van bankmutaties worden opgevraagd volgens bepaalde parameters : Relatie: Rekening nr.: Bank: Datum velden: Bedrag: Rekeningen: Datum afdruk: Analytische rekening: Mogelijkheid om te selecteren op relatie, klant en leverancier Mogelijkheid om te selecteren op grootboekrekening verplicht veld : geeft aan in welk bankboek moet gezocht worden Mogelijkheid om te selecteren op een datumvork Mogelijkheid om te selecteren op een precies bedrag Geeft al dan niet een samenvatting van alle gebruikte rekeningen in de selectie weer. Mogelijkheid tot weergave van de gebruikte analytische rekeningen indien de optionele module werd geïnstalleerd en een analytische rekening werd ingegeven.

192 192 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Beheer inkomende cheques Geeft een lijst weer volgens de ingegeven parameters van alle inkomende cheques. Speciaal is hier wel dan op bedrag kan worden gezocht. Indien een bedrag 0,00 werd ingevoerd wordt gezocht op alle bedragen. Een afwijking (eveneens bedrag en niet percentage) kan eveneens worden meegegeven. Indien wordt gevraagd te zoeken naar een bedrag van 100 met een afwijking van 5 zal het programma dus zoeken op bedragen tussen 95 en Lijst inkomende cheques

193 De Boekhouding Beheer uitgaande cheques In dit scherm kunnen de uitgeschreven cheques worden ingegeven teneinde deze te laten bijhouden door het programma en ze gemakkelijker terug te vinden bij het boeken van de financiële verrichtingen. Het kan eveneens worden gebruikt om de chequenummers bij te houden. Indien bijvoorbeeld een aantal cheques wordt afgegeven aan een medewerker, kunnen de chequenummers reeds worden ingegeven met in de opmerking de naam van de persoon aan wie ze toevertrouwd werden. Eens de kopie van de cheque binnengekomen, kan de rest van de gegevens worden aangevuld. De velden onderaan geven de details weer van de ingave en kunnen gewijzigd worden. De omschrijving van de velden is vanzelfsprekend, evenals het nut van de knoppen helemaal onderaan.

194 194 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Lijst uitgaande cheques Geeft een lijst weer volgens de ingegeven parameters van alle uitgaande cheques. Speciaal is hier wel dat op bedrag kan worden gezocht. Indien een bedrag 0,00 werd ingevoerd wordt gezocht op alle bedragen. Een afwijking (eveneens bedrag en niet percentage) kan eveneens worden meegegeven. Indien wordt gevraagd te zoeken naar een bedrag van 100 met een afwijking van 5 zal het programma dus zoeken op bedragen tussen 95 en 105.

195 De Boekhouding Wijziging betalingen Kasboek In DBFACTw bestaat een verregaande integratie tussen het commerciëel beheer en de boekhouding. Daarbij speelt ook het kasboek een cruciale rol. In hetgeen volgt wordt verder besproken hoe het kasboek in de boekhouding beheerd wordt. Voor de koppeling van het commerciëel beheer naar de kassa toe, vindt u informatie in het filebeheer Creatie mutatie Deze functie voorziet in de ingave van het kasboek. Klungelalarm Indien u gebruik maakt van het commerciëel beheer, heeft u deze functie normaal niet nodig. Immers, vanuit het commerciëel beheer wordt het kasboek netjes automatisch bijgewerkt. Eigenlijk is het ingeven van een kasmutatie identiek als het ingeven van een bankmutatie, op

196 196 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx enkele verschillen na : - Diverse betalingen, Inlezen domiciliëring, Inkomende cheques en Inlezen betalingen zijn weggelaten. Wat er wel bij gekomen is, is de payout functie. Deze dient om de payouts die werden ingegeven in kasverkopen op te roepen en af te punten. De ingave verloopt identiek als bij de bankmutaties behalve dat er geen kalenderjaar wordt ingegeven. Er is ook geen mogelijkheid om een nummer in te geven. DBFACT houdt zelf volledig automatisch de nummering bij. Bij definitieve centralisatie worden de kassastukken per dag samen genomen en definitief genummerd als 1 stuk per dag. Dit laat toe om niet-chronologisch te werken. Begin en eindsaldo worden ook niet ingegeven, daar het de bedoeling is om elke mutatie onmiddellijk in te geven. Daarenboven kan geen juist saldo worden berekend zolang de kasverkopen niet zijn afgesloten Opvragen kasmutatie In dit scherm kunnen de kasmutaties worden opgevraagd in een bepaalde datumvork. Dit verloopt eveneens identiek als in de bankmutaties met dien verstande dat het onmogelijk is een kasmutatie te wijzigen of uit te vegen. Laten we immers niet vergeten dat de kasmutaties onmiddellijk dienen aangemaakt te worden. Er wordt dus verondersteld dat als er geld binnenkomt met wel degelijk weet van welke klant het is en het juiste bedrag wordt ingegeven. Dit is eveneens het geval bij uitgaande betalingen.

197 De Boekhouding Lijst kasmutaties Dit geeft het kasjournaal weer, met selectiemogelijkheden (zie verder) Aanpassen saldo kassalade Laat toe om het kassaldo op het scherm aan te passen (vroeger in de DOS-versie 8 systeembeheer, 1 veranderen variabelen, saldo kassa). Dit past dus geenszins het saldo in het kasboek aan Instellen diverse betalingen via kasboek Met de onmiddellijke afboeking van de diverse betalingen (zoals MC/BC, Visa, Comfort Card, ) worden de klantenrekeningen onmiddellijk afgeboekt en de documenten als voldaan beschouwd en dus afgepunt. Dit houdt in dat de diverse betalingen dan niet meer individueel moeten overgenomen worden bij het boeken van het bankuittreksel, maar rechtstreeks moeten afgeboekt worden (als globaal bedrag) op een transfertenrekening. Op termijn moet de rekening natuurlijk op 0 komen te staan, maar dit is moeilijk controleerbaar daar de banken de transferten afsluiten op een bepaald uur dat niet verplichtend overeenstemt met de afsluiting van de verkopen. Om deze functie in te schakelen : Veranderen Variabelen - Boekhouding - kas Veld 'meerdere kasboeken' AANVINKEN Veld 'kasboek per divisie' AANVINKEN (enkel in geval van multidivisie) 8. File beheer 3. Boekhoudings bestanden 5. kasboek Kasboeken aanmaken ( minstens twee, waarvan 1 voor de standaard kasbewerkingen en 1 voor de diverse betalingen). Elk kasboek MOET verschillende grootboekrekeningen hebben. Veranderen variabelen bank kas veld 'default kasboek' invullen (voor het standaard kasboek) veld 'diverse betaling via kasboek' AANVINKEN (om het systeem in te schakelen) veld 'default diverse betaling boek' invullen (bestaand kasboek waar de diverse betalingen op geboekt worden) veld 'default rekening tegenboeking' invullen (rekening uit de 58-reeks die voor het transfer naar de bank wordt gebruikt) 8. Filebeheer 3. boekhoudingsbestanden 6. Koppeling kasboek Bovenaan links diverse betaalwijze selecteren Bovenaan in het midden de transfertrekening invullen (58xxxx) (liefst 1 specifieke voor elke betaalwijze)

198 198 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Klikken op 'Toevoegen' In de grid in de laatste kolom, het gekoppelde kasboek selecteren. Voorbeeldinstelling Type kaart Bancontact VISA Eurocard American Express Diner's Club Comfort Card Proton : Kasboek K110 K120 K130 K140 K150 K160 K170 grboek kas grboek transf Indien de betalingen per divisie worden ingeschakeld, moet deze bewerking per divisie herhaald worden en moeten de betaalwijzen gekoppeld worden divisie na divisie. Voorbeeldinstelling : DIVISIE 1 Type kaart Bancontact VISA Eurocard American Express Diner's Club Comfort Card Proton Kasboek K110 K120 K130 K140 K150 K160 K170 grboek kas grboek transf Kasboek K210 K220 K230 K240 K250 K260 K270 grboek kas grboek transf DIVISIE 2 Type kaart Bancontact VISA Eurocard American Express Diner's Club Comfort Card Proton Hoewel in deze voorbeelden elke betaalwijze effectief wordt toegewezen aan exclusieve kasboeken en rekeningen, bestaat natuurlijk de mogelijkheid om bepaalde zaken te groeperen. Zo kunnen bijvoorbeeld de betalingen van hetzelfde type voor alle divisies naar dezelfde transfertrekening gestuurd worden. Dit zal het geval zijn wanneer alle diverse betalingen op dezelfde bankrekening toekomen en hier niet kan uitgemaakt worden door welke divisie de betaling werd gegenereerd. In het voorbeeld hieronder blijft elke betaalwijze een eigen kasboek en kasrekening behouden, maar wordt elk type diverse betaling naar dezelfde transfertrekening gestuurd. Hoewel het aangeraden is toch steeds maximaal details te kunnen opvragen en de verschillende

199 De Boekhouding 199 bewerkingen separaat te behandelen, kan het systeem eveneens zo ingesteld worden dat alle diverse betalingen naar slechts naar één kasboek en één grootboekrekening kas worden gestuurd, terwijl toch verschillende transfertrekeningen worden gebruikt. De instelling dient wel nog steeds per betaalwijze gedefinieerd te worden. In dit beval zien de koppelingen er als volgt uit : Type kaart Bancontact VISA Eurocard American Express Diner's Club Comfort Card Proton Kasboek K100 K100 K100 K100 K100 K100 K100 grboek kas grboek transf Meerdere diverse betalingen Veranderen variabelen boekhouding bank veld 'aantal andere betalingen' instellen op het gewenste aantal velden 'Type 1', 'Type 2', De verschillende types te gebruiken diverse betalingen instellen 8. File Beheer 3. Boekhoudings bestanden 6. Koppeling kasboek/divisie divisie selecteren en klikken op 'betalingen' betaalwijze kiezen, grootboekrekening instellen en klikken op 'toevoegen'. Deze bewerking herhalen voor alle verschillende diverse betalingen. Indien voor elke diverse betaling een verschillend kasboek gewenst is, deze instellen in de kolom 'kasboek' Uitgebreide payout De uitgebreide payouts laten toe deze onmiddellijk te verwerken in het kasboek en in de diverse betalingen, zonder dat deze naderhand nog moeten overgenomen worden in het kasjournaal. Dit systeem laat eveneens toe de betalingen te registreren op documenten (dus offerte, bestelbon klant, leverbon en factuur) of op relatie of zelfs rechtstreeks grootboekrekeningen. De verschillende types kunnen ingesteld worden om de gebruiker steeds toe te laten het correcte type te selecteren met bijgevolg de correcte verwerking. Nogmaals : payouts zijn louter financiële transacties die toelaten zuivere geldstromen te registreren aan de Point Of Sale, zonder het originele document te moeten openen. De transactie wordt geregistreerd op de opgegeven datum en niet op de documentdatum. Veranderen Variabelen - Documenten - Kasv Veld 'Gebruik uitgebreide payout' aanvinken Default afdrukken extra document aanvinken

200 200 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx 8. File Beheer 3. Boekhoudingbestanden 7. payout Definities klikken op 'Nieuw Soort verrichting Type: Divisie: Wijzigbaar: Opmerking: Omschrijving: kiezen: Uitgaand voor cash dat uit de kas gaat, inkomend voor geld dat in de kas komt. Klant voor registratie van geldbewegingen op klanten (of hiermee verbonden documenten), leveranciers of rechtstreeks op grootboekrekening (zoals vb. postkosten). In het daaropvolgend veld wordt ingegeven welke relatie of grootboekrekening moet gebruikt worden. Let wel dat dit veld leeg MAG zijn. Dit zal bvb. het geval zijn bij de payout voor betaling van klanten. De relatie moet dan wel manueel worden ingegeven worden bij de registratie van de payout. Het is ten zeerste aangeraden de grootboekrekening WEL vast in te geven om fouten te vermijden en per type kost dus een andere payout aan te maken. Geef hier in op welke divisie de payout van toepassing is (in het geval de kasboeken met de divisies zijn gekoppeld) Indien dit veld AANGEVINKT is, kunnen de instellingen van de payout aangepast worden. Dit is enkel aan te raden bij payouts met betrekking tot relaties. Indien het veld niet aangevinkt is, is de payout dus per definitie NIET wijzigbaar en moeten alle gegevens (dus ook relatie of grootboekrekening) ingevuld zijn bij de creatie van de payout). Standaard opmerking die wordt opgenomen in de payout (en dus overal in de bewerkingen tot en met het kasboek). Benamingen van de verschillende payouts. Op basis van deze benaming wordt de payout geselecteerd. Deze naam moet dus duidelijk omschrijven waar het over gaat Meerdere kasboeken Filebeheer (8) - Boekhoudingsbestanden (3) - Kasboek definities (5) klik op 'Nieuw' Code: Creditnota's: Omschrijving: Grootboekrekening: Valuta: Geef hier een unieke code van maximaal 4 karakters aan het journaal, waarop DBFACtw zich gaat baseren om de nummering op te volgen en de creditnota's te selecteren. Bvb. KAS1 (alfanumerische vrije keuze). geef fier de omschrijving van de bewerkingen die in het journaal zullen opgenomen worden Geef hier op naar welke grootboekrekening de bewegingen van het journaal moeten gecentraliseerd worden. Het is ten zeerste aangeraden per journaal een eigen grootboekrekening te nemen (voor controle op correspondentie). Deze rekening moet van de klasse 57 zijn. Vink dit veld aan indien dit journaal voor vreemde munten zal

201 De Boekhouding 201 gebruikt worden Geef aan welke vreemde munt in het journaal gebruikt wordt. Maak zeker per type vreemde munt een apart journaal aan (i.v.m. de waardering). Valutacode: Maak alle journalen die nodig of gewenst zijn. Veranderen variabelen - Boekhouding - Kas Meerdere kasboeken : AANVINKEN Default kasboek: Journaal waaraan alle bestaande inkomende creditnota's moeten toegewezen worden. Standaard wordt het eerste journaal gekozen. Deze laatste bewerking schakelt het systeem definitief in Aankoopboek Met deze menu gaat men het beheer van de aankoopfacturen in de boekhouding verzorgen. Daarbij kan men snel de documenten invoeren, wijzigen, overzichten maken en zeer uitgebreide selecties gebruiken. Protip Sommige gebruikers willen ongetwijfeld ook met meerdere aankoopjournalen werken, bij voorbeeld om aankopen van handelsgoederen en/of grondstoffen te splitsen van inkomende kostenfacturen en inkomende investeringsfacturen. Meerdere aankoopjournalen: Volgende stappen zijn te ondernemen om met meerdere (aankoop)journalen te werken: Filebeheer (8) - Boekhoudingsbestanden (3) - Journaaldefinities (4) Klik op 'nieuw' Bij type documenten selceteer je 'inkomende factuur' Bij code geef je een unieke code van maximaal 4 karakters aan het journaal. DBFACTw gaat zich hierop baseren om de nummering op te volgen en de aankoopfacturen te selecteren. Bvb AF01. Maak alle journalen die nodig of gewenst zijn. Boekhouding (3) - Boekhoudperiodes (7) - Tabblad Journalen Geef voor elk nieuw journaal een unieke nummering 'van - tot - '. Let wel dat DBFACTw voor elk journaal de gedefinieerde nummering zal volgen. Indien voor een journaal te weinig nummers werden voorzien en een ander journaal van hetzelfde type op de nummering aansluit, zal het onmogelijk zijn de nummering uit te breiden. Vb : AF01 gaat van tot , AF02 start met nummer het zal onmogelijk zijn om in AF01 een bewerking te hebben (behalve als er in AF02 geen enkele bewerking is, de nummering wordt uitgeveegd en opnieuw gedefinieerd). Veranderen Variabelen - Boekhouding - Aankoop Meerdere journalen voor inkomende facturen: AANVINKEN

202 202 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Defaut journaal inkomende facturen: journaal waaraan alle bestaande aankoopfacturen moeten toegewezen worden. Let wel dat de nummering onaangeroerd blijft (zie hoger). Standaard wordt het eerste journaal gekozen. deze laatste bewerking schakelt het systeem definitief in. Meerdere dagboeken worden expliciet door de wet toegelaten, zonder enige bepaling in welke gevallen dit aangewend kan worden en in welke gevallen niet. Meerdere dagboeken (en de bijhorende meervoudige nummering ervan) mogen dus perfect aangewend worden om een nummering per maand bij te houden of een numemring per exploitatiezetel. Een combinatie van beide is natuurlijk ook mogelijk : KB1 van 29/12/1992, Hoofdstuk1, Art. 5, 1, 1. Deze vermeldt het volgende : Art De (...) factuur en het in artikel 2 bedoeld stuk dienen te vermelden : <KB /31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : > 1 (de datum waarop ze worden uitgereikt en een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat deze stukken op eenduidige wijze identificeert, waaronder ze worden ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of de dienstverrichter;) <KB /31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : > Een controleur kan daar dus onmogelijk over vallen. Let wel op twee zaken : - Maak niet onnodig veel dagboeken aan, dit maakt de zaken onnodig ingewikkeld. - Maak geen dagboeken aan waar zeer weinig of geen documenten gaan gebruikt worden. Er wordt immers gesproken over "reeksen". Een reeks documenten met 1 nummer kan moeilijk nog beschouwd worden als 'reeks'. Dit kan dikwijls het geval zijn met de creditnota's, en zeker wat de aankopen betreft. het kan wel eens gebeuren dat slechts 1 document in een maand gekregen wordt. het is daarvoor aangeraden met negatieve aankoopfacturen te werken of met slechts 1 reeks creditnota's. Negatieve facturen worden in DBFACTw integraal behandeld als creditnota's, ook wat de BTW betreft.

203 De Boekhouding Creatie/Wijzigen Met deze functie worden aankoopfacturen in het systeem toegevoegd of gewijzigd. Volgende informatie kan in de velden ingegeven worden: Document nr. Leverancier Boekingsdatum In dit veld wordt het documentnummer opgegeven waaronder de factuur zal opgeslagen worden. Dit nummer kan gewijzigd worden door in het veld te klikken of met ''-toets er naartoe te gaan. Het vergrootglas rechts van het veld geeft de mogelijkheid documenten op te zoeken op basis van documentnummer (van tot), relatie, datum (van tot) of nog referentie (zie verder). Indien het nummer wordt gewijzigd naar een reeds bestaand factuurnummer, geeft dit de mogelijkheid het bewuste document te wijzigen met de knop 'Regel wijzigen' op voorwaarde dat het document nog niet is gecentraliseerd of de periode nog niet is geblokkeerd. Er kunnen eveneens lijnen aan het document worden toegevoegd. hier wordt het relatienummer of de naam ingegeven waarvan de factuur afkomstig is. Ook hier kan gezocht worden op naam en/of adres of delen ervan. Indien de relatie nog niet bestaat kan deze vanaf hier volledig aangemaakt worden met hetzelfde invoerscherm als in het gewone scherm voor het aanmaken van relaties. De boekingsdatum is de datum waarmee de boekhouding rekening houdt wat betreft periodes, BTW aangiftes e.d.m. Geef dus nooit een datum in die kleiner is dan de datum van de laatst ingediende BTW aangifte. Indien dit wel gebeurt, wordt het document niet opgenomen in de volgende BTW aangifte en is de vorige, bij het opnieuw berekenen, gewijzigd. Dit veld heeft geen invloed op de vervaldatum. Standaard wordt de systeemdatum

204 204 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Factuurdatum Vervaldatum Referentie Referentie betaling Opmerking Levering nr Valuta Koers Deviezen Totaal Niet onderworpen Basis BTW overgenomen, doch deze datum kan vanzelfsprekend worden gewijzigd. Hier wordt de datum ingegeven, zoals aangeduid in het document. Op basis hiervan wordt de vervaldatum berekend. Standaard wordt de boekingsdatum overgenomen, maar deze kan worden gewijzigd. Hier wordt de vervaldatum van de factuur ingegeven op basis van de factuurdatum. Het programma berekent zelf de vervaldatum indien in de relatiefiche/leveranciergegevens een betalingsvoorwaarde werd ingegeven. Indien niets werd ingevuld neemt het programma de factuurdatum over. Deze datum kan wel overschreven worden. Hier wordt het nummer van de binnenkomende factuur ingevuld, zoals op het document vermeld. DBFACT doet steeds een test op dit veld om na te kijken of op die relatie niet reeds een document werd geboekt met dezelfde referentie. Dit veld kan dienen om eventueel een betalingsmededeling in te geven zoals een gestructureerde mededeling. Indien in het veld niets wordt ingevuld zal het systeem bij de betaling de referentie van de factuur overnemen alsook het documentnummer. Wordt gebruikt om een eventuele opmerking in te geven. Hier kan een nummer van een leverbon van de leverancier worden ingegeven. Dit zal in de toekomst van pas komen als de overname van de recepties goederen nog verder zullen geautomatiseerd worden. Ondertussen komt dit veld wel van pas om vanuit de boekhouding een receptie of een leverbon terug te vinden zonder het eigenlijke document te moeten opzoeken. De valutacode wordt hier ingevuld, indien de factuur in valuta is opgesteld. Facturen in worden altijd met een valutacode 0 ingegeven, zelfs indien een valutacode voor bestaat. Deze valutacode mag niét gebruikt worden! Hier kan eventueel de koers van de valuta worden aangepast indien nodig. Dit is evenwel af te raden om bij het afsluiten van het boekjaar niet met een moeilijke interpretatie van de valuta te zitten. Best is de waarde van de valuta eerst in het valutabestand aan te passen. Hier wordt het eventuele totaalbedrag in valuta van het document ingevuld. Vul hier het totaalbedrag van de factuur in, BTW inclusief waar van toepassing. Indien deviezen werden gebruikt, berekent DBFACT automatisch dit bedrag aan de hand van de koers. Geef hier het bedrag in dat niet aan de BTW is onderworpen (bvb. leeggoed of financiële kosten). Op deze manier zal DBFACT de BTW kunnen berekenen aan de hand van het bedrag in het volgend veld, met toepassing van het standaard BTW tarief in de relatiefiche. Hier wordt het bedrag van de factuur exclusief BTW (zonder rekening te houden met aftrekbare of niet aftrekbare) ingevuld. Indien in de relatiefiche/ leveranciergegevens de vakken die verband houden met BTW werden ingevuld, zal DBFACT automatisch dit veld en alle volgende tot en met verlegging invullen. Let wel dat in dit geval de gegevens nog altijd kunnen overschreven worden. Hier wordt het bedrag van de BTW ingevuld, zonder rekening te houden met aftrekbare of niet aftrekbare. Altijd het volledige BTW bedrag, dus. Bij facturen zonder BTW staat dit bedrag uiteraard op 0, evenals op facturen met een speciaal BTW-regime zoals EEG, medecontractant, verlegging e.d. m.

205 De Boekhouding Niet recup IC BTW MC BTW VERL BTW Disconto Disconto bedrag Status 205 Hier wordt het bedrag van het niet recupereerbare deel van de BTW ingevuld. Vul hier het bedrag van de EEG BTW in, volgens de voet in voege. DBFACT maakt zelf de Debet / Credit bewerking in de boekhouding en in de aangifte. Om die reden mag het gewone veld BTW niet worden ingevuld. Zelfde regel als voor het veld EEG, maar dan voor de facturen die onder het systeem van de medecontractant vallen. Zelfde regel als voor het veld EEG, maar dan voor de facturen die onder het systeem van de verlegging vallen. Let wel dat dit systeem enkel nog gebruikt wordt voor invoer uit niet EEG landen, op voorwaarde dat de toelating voor verlegging bij de administratie werd aangevraagd. Hier kan het bedrag van een eventuele disconto in percent worden ingegeven. Met dit percentage wordt rekening gehouden bij de betaling van de factuur. Indien een disconto percentage in het vorig veld werd ingegeven, wordt hier standaard het bedrag van de disconto ingevuld. Dit bedrag is wijzigbaar. Het is echter niet nodig om een percentage in te vullen om hier een bedrag te kunnen ingeven. Verschillende codes kunnen hier worden meegegeven over de toestand van de factuur : ontvangen deze factuur is gewoon ontvangen en ingeboekt goedgekeu de factuur is goedgekeurd voor betaling rd verzonden de betaling van de factuur is naar de bank verzonden, doch nog niet ingeboekt betaald de betaling van de factuur werd afgeboekt onbekend wat doet deze factuur in mijn boekhouding. Verdere informatie is nodig. Niet deze factuur is geweigerd en mag niet worden betaald aanvaard Te boeken Deze status evolueert mee met de betalingen van de uitgaande facturen. Zodra de betaling van de factuur wordt verzonden naar de bank bijvoorbeeld, verandert de status naar verzonden, en zodra de betaling wordt geboekt wordt deze veranderd naar betaald enz. Geeft het bedrag weer dat in de grootboekrekeningen moet worden opgenomen. Dit is in de praktijk de som van de velden 'niet onderworpen' en 'basis', vermeerderd met het bedrag van de niet aftrekbare BTW die eveneens in de kosten moet worden opgenomen. Per tegenboekingsregel kan deze informatie ingevoerd worden: Rekening Dit veld dient om de rekening in te geven waarop moet geboekt worden. Dit kunnen enkel grootboekrekeningen zijn. Met een '/' worden alle grootboekrekeningen opgevraagd die reeds met die leverancier werden gebruikt. Indien de optionele module analytische boekhouding geïnstalleerd is, wordt bij het valideren van de rekening het scherm opgeroepen die zal toelaten de analytische uitsplitsing in te geven. Indien wordt geboekt op een investeringsrekening en de optionele module 'afschrijvingen' werd aangeschaft, komt automatisch het scherm tevoorschijn waar de

206 206 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx gegevens in verband met de afschrijvingen en de inventaris van de vaste activa kunnen worden ingegeven. Omschrijvi Wordt automatisch door DBFACT ingevuld met de omschrijving van de gevraagde ng grootboekrekening. Valuta Hier kan in desbetreffend geval het op de rekening te boeken bedrag in valuta worden ingevuld. Indien een positief bedrag wordt ingegeven, zal dit na omrekening in het vak debet worden ingevuld, indien een negatief bedrag wordt ingegeven, gaat dit naar credit. Debet het debetbedrag dat op de geselecteerde rekening moet worden gezet (normale boeking). Credit het creditbedrag dat op de geselecteerde rekening moet worden gezet. Vak het vak op de BTW aangifte. Dit vak wordt gedefinieerd in de grootboekrekening. In principe moeten alle aankopen handelsgoederen geboekt worden in vak 81, de onkosten naar van 82 en de investeringen naar vak 83. DBFACT houdt automatische rekening met het geselecteerde BTW-stelsel om waar nodig de vakken aan te passen. Indien nodig kan het vak manueel worden ingegeven voor gebruik van rekeningen die in principe geen vak hebben. Opmerkin Gebruik dit veld om een eventuele opmerking of toelichting in te geven voor de g gebruikte regel. Heel wat opdrachten kunnen vervuld worden met dit scherm: Afpunten wanneer deze knop wordt aangeklikt, wordt de lijst van de recepties van de recepties leverancier geopend. In deze lijst kunnen de lijnen worden geselecteerd die met de factuur overeenkomen. De bedragen kunnen ook dan in de receptie worden aangepast. Deze bedragen worden overgenomen in het detail van de factuur op de grootboekrekening die in de artikelfiche is opgegeven. Eens de regels overgenomen in een factuur, komen ze niet meer tevoorschijn bij het boeken van een volgende factuur. Hier kan gemakkelijk gewerkt worden op basis van het veld 'Levering nr.' in de hoofding. Zie ook verder 'afpunten recepties 211 ' Lijst hier kan een lijst met inkomende facturen worden opgevraagd volgens verschillende parameters zoals relatie, grootboekrekening, datum (van tot), met een samenvatting van de grootboekrekeningen of het volledige detail. In feite wordt hier het journaal van de binnenkomende facturen opgevraagd. Regels Om alle regels uit het document te verwijderen leegmake n Regels Om een enkele regel te wijzigen. Let wel dat het veld 'Rekening' niet kan worden wijzigen aangepast. Daarvoor moet de regel verwijderd worden met de 'DEL' toets en opnieuw ingegeven. Leegmak Om het volledige document, inclusief de hoofding te verwijderen. Let wel dat deze en bewerking onomkeerbaar is. BTW Een druk op deze knop toont de volledige verwerking van het document wat de BTW verwerki betreft alsook alle gebruikte grootboekrekeningen in het document. Het is echter niet ng nodig het document af te sluiten om de gegevens te kunnen bekijken. Indien het te boeken saldo niet op 0 staat, zullen de grootboekrekeningen en de vakken bedragen weergeven die niet in balans zijn. Documen Deze knop geeft toegang tot de gekoppelde documenten of een eventueel memoveld. ten In een memoveld kunnen eventuele opmerkingen i.v.m. de factuur ingegeven worden.

207 De Boekhouding Intrastat Vaste bewerkin g Bewaar Einde 207 In 'Documenten' daarentegen kunnen koppelingen naar andere documenten aangemaakt en geconsulteerd en verwijderd worden. De mogelijkheid bestaand dus om bvb. een gescande offerte van uw leverancier te koppelen aan de factuur om deze rechtstreeks vanuit DBFACT te kunnen raadplegen. Indien de module intrastat is geactiveerd wordt hier onmiddellijk een scherm geopend die toelaat alle nodige gegevens in te vullen voor de aangifte. Deze codes en gegevens worden in de aangiftes van de desbetreffende periodes opgenomen. Dient om bepaalde vaste bewerkingen op te roepen. Desnoods kunnen de bedragen worden aangepast. Wordt gebruikt bij regelmatig terugkomende bewerkingen. Om de ingegeven data op te slaan in DBFACT. Het is pas op dat ogenblik dat de rekeningen worden bijgewerkt. Om het document af te sluiten. Daarbij wordt de vraag gesteld of u de wijzigingen wenst op te slaan. Daarbij krijgt u drie mogelijkheden : opslaan (om het document effectief op te slaan en af te sluiten), negeren om de wijzigingen ongedaan te maken en het document af te sluiten) en terug (om het document niet af te sluiten) Opvragen Met deze selectie kunnen aankoopfacturen opgevraagd worden in grid-vorm. Het document dat moet bekeken worden wordt opgevraagd de pijltjestoetsen of de muis, waarna met 'Enter' wordt bevestigd.

208 208 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Met de verschillende knoppen kan allerhande informatie opgevraagd worden zoals de afpunting van het document, de BTW verwerking, de eventuele analytische bewerkingen, de recepties die met de factuur afgepunt werden, de BTW en de boekhoudkundige verwerking Aankoopfacturen werklijst Om snel selecties te maken uit de lijst van aankoopfacturen, is deze functie in het leven geroepen. Voor een uitgebreide uitleg over het gebruik van werklijsten, zie 'het gebruik van werklijsten 89 '. Het is geenszins de bedoeling deze werklijst, met bijgaande overzichten op papier, te gaan gebruiken ter vervanging van journalen of boekhoudkundige overzichten. De kolommenlayout is vrij voor de hand liggend. Enkele mogelijkheden worden hier besproken: Rechtermuisklik in de kolom 'nummer' Nieuw Opvragen Wijzigen Markeren BTW controle zorgt ervoor dat u via een menu kunt kiezen om het gekozen document te openen. Hier onmiddellijk een nieuwe aankoopfactuur ingeven Het document wordt gewoon opgevraagd, en kan van hieruit daardoor niet gewijzigd worden. We raden wel deze manier van werken aan, aangezien dan bestanden nooit aangepast worden, en dat u ook geen opmerking krijgt dat er Indien verwacht wordt dat het document verkeerd geboekt is, volstaat het met deze knop het document te openen en onmiddellijk te kunnen wijzigen. Standaard gedrag Met deze knop kunt u van de facturen die u weergegeven krijgt in de lijst, stuk voor stuk gaan controleren of ze voldoen aan de btwcontroles.

209 De Boekhouding Protip 209 Indien u een btw-aangifte afgedrukt krijgt met een lijst van anomaliën, gebeurt het vaak dat dit te maken heeft met een verkeerde boeking aan de de kant van de leverancier. In plaats van het gedetailleerde journaal af te drukken, kan men hier in 'een oogwenk' gaan zien welke facturen wellicht oorzaak geven van de problemen. Deze knop werkt als volgt: Als er geen enkele knop geselecteerd is, zal het systeem automatisch de volledige lijst overlopen. Indien er een aantal geselecteerd zijn, zullen alleen deze gechecked worden. Factuur per factuur worden de controles getoetst. Indien een controle uiteindeljik faalt, zal 1. de factuur gemarkeerd blijven (zodat die heel makkelijk te onderscheiden is, dankzij het aparte kleur) 2. in de kolom 'controle' (achteraan) automatisch ook vermeld staan wat de precieze reden is waarom de factuur als falende controle weerhouden is. Archief Afdrukken Deze knop is alleen beschikbaar indien de versie voorzien is van het DBFACTw digitaal archief. Een overzicht wordt afgedrukt van de facturen die men geselecteerd heeft volgens de voorziene selectiecriteria Voor extra uitleg over de selectiemogelijkheden, zie aankoopfacturen selectie Aankoopfacturen selectie De selectiemogelijkheden zijn hier zeer uitgebreid. Zo onderscheiden we in de selectie een aantal groepen criteria: Hoofding Totalen Basisinformatie van het document, zoals datums, referenties, betalingsstatus Vooral naar de btw-administratie toe: welke vakken voor welke bedragen ingevuld zijn. Protip Tegenboeking Via deze lijst kan men van een bepaalde (boekings)periode bij voorbeeld gaan opzoeken welke aankoopfacturen mogelijks een anomalie in de btw-aangifte kunnen creëren. Deze documenten kunnen daardoor verder in detail bekeken worden. Dit is een speciale mogelijkheid: alle tegenboekingsregels van het document worden bekeken, om te zien of er één

210 210 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx bepaalde tegenboeking van het document voldoet aan de ingestelde criteria Lijst aankoopfacturen Deze parameterbare lijst laat toe het journaal inkomende facturen op te vragen volgens bepaalde criteria : De velden spreken voor zichzelf : Relatie Rekening Nr. Datum velden Grootboekrekening Datum afdruk BTW vakken vermelden Analytische rekening Journaalcod Mogelijkheid om te selecteren op relatie, klant en leverancier Mogelijkheid om te selecteren op grootboekrekening Mogelijkheid om te selecteren op een datum (van tot) Geeft al dan niet een samenvatting van alle gebruikte rekeningen in de selectie weer. Mogelijkheid om de afdrukdatum op de lijst te wijzigen Indien de optie aangevinkt is, worden de gebruikte BTW vakken van de rekeningen eveneens weergegeven. Mogelijkheid tot weergave van de gebruikte analytische rekeningen indien de optionele module werd geïnstalleerd en een analytische rekening werd ingegeven. zie ook 'analytische boekhouding' Maakt een selectie tussen de verschillende inkomende

211 De Boekhouding Veld om bedrag in te vullen 211 factuurjournalen, indien de functie is geactiveerd. Indien de code niet ingevuld is neemt DBFACT de gegevens in alle journalen. Bij het invullen van een bedrag in dit veld wordt er een overzicht gegeven van alle aankoopfacturen met dit bedrag Status wijzigen Met deze functie kunt u de betaalstatus van een aankoopfactuur wijzigen. U kunt een lijst verkrjigen van de facturen die bij voorbeeld gefiatteerd moeten worden. De administratie (of boekhouder) geeft de documenten in, en iemand anders overloopt de documenten om te bevestigen dat ze betaald mogen worden Afpunten Receptie Met deze functie worden de ontvangen goederen gekoppeld aan de aankoopfactuur. We beschrijven even de belangrijkste velden. Leverancier Geef hier de leverancier in waarvan u de recepties wenst af te punten

212 212 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Van receptie tot receptie Geef hier de 'range' van receptiebonnummers in die moeten worden afgepunt. Van datum Protip Bij het afpunten van recepties, in inkomende facturen of creditnota's, bestaat nu ook de mogelijkheid om onmiddellijk een volledig document, bestelbon/receptie/ levering te markeren. Door een rechtermuisklik krijgt u de keuze om het document te openen of om de bon te markeren. Creditnota's op aankopen Creatie/Wijzigen Velden - Hoofding Document nr: In dit veld wordt het documentnummer opgegeven waaronder de creditnota zal opgeslagen worden. Dit nummer kan gewijzigd worden door in het veld te klikken of met ''-toets er naartoe te gaan. Het vergrootglas rechts van het veld geeft de mogelijkheid documenten op te zoeken op basis van documentnummer (van tot), relatie, datum (van tot) of nog referentie (zie verder). Indien het nummer wordt gewijzigd naar een reeds bestaand creditnotanummer, geeft dit de mogelijkheid het bewuste document te wijzigen met de knop 'Regel wijzigen' op voorwaarde dat het document nog niet is gecentraliseerd of de periode nog niet is

213 De Boekhouding Leverancier: Boekingsdatum: Creditnota datum: Vervaldatum: Referentie: Opmerking: Valuta: Koers: Deviezen: Totaal: Niet onderworpen: Basis: 213 geblokkeerd. Er kunnen eveneens lijnen aan het document worden toegevoegd. hier wordt het relatienummer of de naam ingegeven waarvan de creditnota afkomstig is. Ook hier kan gezocht worden op naam en/of adres of delen ervan. Indien de relatie nog niet bestaat kan deze vanaf hier volledig aangemaakt worden met hetzelfde invoerscherm als in het gewone scherm voor het aanmaken van relaties. De boekingsdatum is de datum waarmee de boekhouding rekening houdt wat betreft periodes, BTW aangiftes e.d.m. Geef dus nooit een datum in die kleiner is dan de datum van de laatst ingediende BTW aangifte. Indien dit wel gebeurt, wordt het document niet opgenomen in de volgende BTW aangifte en is de vorige, bij het opnieuw berekenen, gewijzigd. Dit veld heeft geen invloed op de vervaldatum. Standaard wordt de systeemdatum overgenomen, doch deze datum kan vanzelfsprekend worden gewijzigd. Hier wordt de datum ingegeven, zoals aangeduid in het document. Op basis hiervan wordt de vervaldatum berekend. Standaard wordt de boekingsdatum overgenomen, maar deze kan worden gewijzigd. Hier wordt de vervaldatum van de creditnota ingegeven op basis van de creditnotadatum die effectief op het document wordt vermeld. Het programma berekent zelf de vervaldatum indien in de relatiefiche/leveranciergegevens een betalingsvoorwaarde werd ingegeven. Indien niets werd ingevuld neemt het programma de creditnotadatum over. Deze datum kan wel overschreven worden. Hier wordt het nummer van de binnenkomende creditnota ingevuld, zoals op het document vermeld. DBFACT doet steeds een test op dit veld om na te kijken of op die relatie niet reeds een document werd geboekt met dezelfde referentie. Wordt gebruikt om een eventuele opmerking in te geven. De valutacode wordt hier ingevuld, indien de creditnota in valuta is opgesteld. Creditnota in worden altijd met een valutacode 0 ingegeven, zelfs indien een valutacode voor bestaat. DEZE VALUTACODE MAG NIET GEBRUIT WORDEN! Hier kan eventueel de koers van de valuta worden aangepast indien nodig. Dit is evenwel af te raden om bij het afsluiten van het boekjaar niet met een moeilijke interpretatie van de valuta te zitten. Best is de waarde van de valuta eerst in het valutabestand aan te passen. Hier wordt het eventuele totaalbedrag in valuta van het document ingevuld. Vul hier het totaalbedrag van de creditnota in, BTW inclusief waar van toepassing. Indien deviezen werden gebruikt, berekent DBFACT automatisch dit bedrag aan de hand van de koers. Geef hier het bedrag in dat niet aan de BTW is onderworpen (bvb. leeggoed of financiële kosten). Op deze manier zal DBFACT de BTW kunnen berekenen aan de hand van het bedrag in het volgend veld, met toepassing van het standaard BTW tarief in de relatiefiche. Hier wordt het bedrag van de creditnota exclusief BTW (zonder rekening te houden met aftrekbare of niet aftrekbare) ingevuld. Indien in de relatiefiche/leveranciergegevens de vakken die verband houden met BTW werden ingevuld, zal DBFACT automatisch dit veld

214 214 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx BTW: Niet recup.: IC BTW: MC BTW: Verl. BTW Disconto: Disconto bedrag: Te boeken: en alle volgende tot en met verlegging invullen. Let wel dat in dit geval de gegevens nog altijd kunnen overschreven worden. hier wordt het bedrag van de BTW ingevuld, zonder rekening te houden met aftrekbare of niet aftrekbare. Altijd het volledige BTW bedrag, dus. Bij facturen zonder BTW staat dit bedrag uiteraard op 0, evenals op facturen met een speciaal BTW-regime zoals EEG, medecontractant, verlegging e.d.m. Hier wordt het bedrag van het niet recupereerbare deel van de BTW ingevuld. Vul hier het bedrag van de EEG btw in, volgens de voet in voege. DBFACT maakt zelf de Debet / Credit bewerking in de boekhouding en in de aangifte. Om die reden mag het gewone veld BTW niet worden ingevuld. Zelfde regel als voor het veld EEG, maar dan voor de creditnota's die onder het systeem van de mede-contractant vallen. Zelfde regel als voor het veld EEG, maar dan voor de creditnota's die onder het systeem van de verlegging vallen. Let wel dat dit systeem enkel nog gebruikt wordt voor invoer uit niet-eeg landen, op voorwaarde dat de toelating voor verlegging bij de administratie werd aangevraagd. Hier kan het bedrag van een eventuele disconto in percent worden ingegeven. Met dit percentage wordt rekening gehouden bij de betaling van de creditnota, wat natuurlijk rare gevolgen kan hebben. Indien een disconto percentage in het vorig veld werd ingegeven, wordt hier standaard het bedrag van de disconto ingevuld. Dit bedrag is wijzigbaar. Het is echter niet nodig om een percentage in te vullen om hier een bedrag te kunnen ingeven. geeft het bedrag weer dat in de grootboekrekeningen moet worden opgenomen. Dit is in de praktijk het basisbedrag meer het bedrag van de niet aftrekbare BTW die eveneens in de kosten moet worden opgenomen Velden - Detail Rekening: Omschrijving: Valuta: Dit veld dient om de rekening in te geven waarop moet geboekt worden. Dit kunnen enkel grootboekrekeningen zijn. Met een '/' worden alle grootboekrekeningen opgevraagd die reeds met die leverancier werden gebruikt. Indien de optionele module analytische boekhouding geïnstalleerd is, wordt bij het valideren van de rekening het scherm opgeroepen die zal toelaten de analytische uitsplitsing in te geven. Indien wordt geboekt op een investeringsrekening en de optionele module 'afschrijvingen' werd aangeschaft, komt automatisch het scherm tevoorschijn waar de gegevens in verband met de afschrijvingen en de inventaris van de vaste activa kunnen worden ingegeven. Wordt automatisch door DBFACT ingevuld met de omschrijving van de gevraagde grootboekrekening. Hier kan in desbetreffend geval het op de rekening te boeken bedrag in valuta worden ingevuld. Indien een positief bedrag wordt ingegeven, zal dit na omrekening in het vak debet worden ingevuld, indien een negatief

215 De Boekhouding Debet: Credit: Vak: Opmerking: 215 bedrag wordt ingegeven, gaat dit naar credit. het debetbedrag dat op de geselecteerde rekening moet worden gezet. het creditbedrag dat op de geselecteerde rekening moet worden gezet (normale boeking). het vak op de BTW aangifte. Dit vak is gelinkt aan de grootboekrekening. In principe moeten alle aankopen handelsgoederen geboekt worden in vak 81, de onkosten naar van 82 en de investeringen naar vak 83. DBFACT houdt automatische rekening met het geselecteerde BTW-stelsel om waar nodig de vakken aan te passen en houdt ook rekening met de speciale vakken voor de creditnota's. Gebruik dit veld om een eventuele opmerking of toelichting in te geven Buttons BTW verwerking: Lijst: Regels leegmaken: Regel wijzigen: Leegmaken: Documenten: Intrastat: Vaste bewerking: Bewaar: Einde: Een druk op deze knop toont de volledige verwerking van het document wat de BTW betreft alsook alle gebruikte grootboekrekeningen in het document. Het is echter niet nodig het document af te sluiten om de gegevens te kunnen bekijken. Indien het te boeken saldo niet op 0 staat, zullen de grootboekrekeningen en de vakken bedragen weergeven die niet in balans zijn. hier kan een lijst met inkomende creditnota's worden opgevraagd volgens verschillende parameters zoals relatie, grootboekrekening, datum (van tot), met een samenvatting van de grootboekrekeningen of het volledige detail. In feite wordt hier het journaal van de binnenkomende creditnota's opgevraagd. Om alle regels uit het document te verwijderen Om een enkele regel te wijzigen. Let wel dat het veld 'Rekening' niet kan worden aangepast. Daarvoor moet de regel verwijderd worden met de 'DEL' toets en opnieuw ingegeven. Om het volledige document, inclusief de hoofding te verwijderen. Let wel dat deze bewerking onomkeerbaar is. Deze knop geeft toegang tot de gekoppelde documenten of een eventueel memoveld. In een memoveld kunnen eventuele opmerkingen i.v.m. de factuur ingegeven worden. In 'Documenten' daarentegen kunnen koppelingen naar andere documenten aangemaakt en geconsulteerd en verwijderd worden. De mogelijkheid bestaand dus om bvb. een gescande offerte van uw leverancier te koppelen aan de factuur om deze rechtstreeks vanuit DBFACT te kunnen raadplegen. Indien de module intrastat is geactiveerd wordt hier onmiddellijk een scherm geopend die toelaat alle nodige gegevens in te vullen voor de aangifte. Deze codes en gegevens worden in de aangiftes van de desbetreffende periodes opgenomen. Dient om bepaalde vaste bewerkingen op te roepen. Desnoods kunnen de bedragen worden aangepast. Wordt gebruikt bij regelmatig terugkomende bewerkingen. Om de ingegeven data op te slaan in DBFACT. Het is pas op dat ogenblik dat de rekeningen worden bijgewerkt. Om het document af te sluiten. Daarbij wordt de vraag gesteld of u de wijzigingen wenst op te slaan. Daarbij krijgt u drie mogelijkheden : opslaan (om het document effectief op te slaan en af te sluiten), negeren om de wijzigingen ongedaan te maken en het document af te sluiten) en

216 216 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx terug (om het document niet af te sluiten) Opvragen Met deze selectie kunnen creditnota's opgevraagd worden in grid-vorm. Het document dat moet bekeken worden wordt geselecteerd met de pijltjestoetsen of de muis, waarna met 'Enter' wordt bevestigd. Met de verschillende knoppen kan allerhande informatie opgevraagd worden zoals de afpunting van het document, de BTW verwerking, de eventuele analytische bewerkingen, de recepties die met de factuur afgepunt werden, de BTW en de boekhoudkundige verwerking.

217 De Boekhouding Lijst creditnota's op aankopen Deze parameterbare lijst laat toe het journaal inkomende creditnota's op te vragen volgens bepaalde criteria : De velden spreken voor zichzelf : Relatie: Rekening nr.: Datum velden: Grootboekrekening: Datum afdruk: Analytische rekening: Journaalcode: Mogelijkheid om te selecteren op relatie, klant en leverancier. Mogelijkheid om te selecteren op grootboekrekening. Mogelijkheid om te selecteren op een datum (van - tot) Geeft al dan niet een samenvatting van alle gebruikte rekeningen in de selectie weer. Mogelijkheid om de afdrukdatum op de lijst te wijzigen. Mogelijkheid tot weergave van de gebrukte analytische rekeningen indien de optionele module werd geïnstalleerd en een atalytische rekening werd ingegeven. Maakt een selectie tussen de verschillende inkomende creditnotajournalen, indien de functie is geactiveerd. Indien de code niet ingevuld is, neemt DBFACTw de gegevens in alle journalen Meerdere journalen inkomende creditnota's Filebeheer (8) - Boekhoudingsbestanden (3) - journaaldefinities (4) klik op 'Nieuw' bij Type document : Selecteer hier 'inkomende creditnota' Code : Geef hier een unieke code van maximaal 4 karakters aan het journaal, waarop DBFACTw zich gaat baseren om de nummering op te volgen en de creditnota's te selecteren. Bvb. CNA1. Maak alle journalen die nodig of gewenst zijn. Boekhouding (3) - Boekhoudperiodes (7) - Tabblad journalen Geef voor elk nieuw journaal een unieke nummering 'Van Tot' Let wel dat DBFACTw voor elk journaal de gedefinieerde nummering zal volgen. Indien voor een journaal te weinig nummers werden voorzien n een ander journaal van hetzelfde type

218 218 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx op de nummering aansluit, zal het onmogelijk zijn de nummering uit te breiden. Vb : CNA1 gaat van tot , CNA2 start met nummer het zal onmogelijk zijn om in CNA1 een bewerking te hebben (behalve als er in CNA2 geen enkele bewerking is, de nummering wordt uitgeveegd en opnieuw gedefinieerd). Veranderen Variabelen - boekhouding - CN op AK Meerdere journalen voor inkomende creditnota's aanvinken Default journaal inkomende creditnota's : journaal waaraan alle bestaande inkomende creditnota's moeten toegewezen worden. Let wel dat de nummering onaangeroerd blijft (zie hoger). Standaard wordt het eerste journaal gekozen. Deze laatste bewerking schakelt het systeem definitief in. Meerdere dagboeken worden expliciet door de wet toegelaten, zonder enige bepaling in welke gevallen dit aangewend kan worden en in welke gevallen niet. Meerdere dagboeken (en de bijhorende meervoudige nummering ervan) mogen dus perfect aangewend worden om een nummering per maand bij te houden of een numemring per exploitatiezetel. Een combinatie van beide is natuurlijk ook mogelijk : KB1 van 29/12/1992, Hoofdstuk1, Art. 5, 1, 1. Deze vermeldt het volgende : Art De (...) factuur en het in artikel 2 bedoeld stuk dienen te vermelden : <KB /31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : > 1 (de datum waarop ze worden uitgereikt en een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat deze stukken op eenduidige wijze identificeert, waaronder ze worden ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of de dienstverrichter;) <KB /31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : > Een controleur kan daar dus onmogelijk over vallen. Let wel op twee zaken : - Maak niet onnodig veel dagboeken aan, dit maakt de zaken onnodig ingewikkeld. - Maak geen dagboeken aan waar zeer weinig of geen documenten gaan gebruikt worden. Er wordt immers gesproken over "reeksen". Een reeks documenten met 1 nummer kan moeilijk nog beschouwd worden als 'reeks'. Dit kan dikwijls het geval zijn met de creditnota's, en zeker wat de aankopen betreft. het kan wel eens gebeuren dat slechts 1 document in een maand gekregen wordt. het is daarvoor aangeraden met negatieve aankoopfacturen te werken of met slechts 1 reeks creditnota's. Negatieve facturen worden in DBFACTw integraal behandeld als creditnota's, ook wat de BTW betreft Diverse bewerkingen In DBFACTw bestaat de mogelijkheid om met meerdere dagboeken te werken voor de diverse bewerkingen, elk met een eigen nummering die vooraf werd gedefinieerd. Hierdoor bestaat de mogelijkheid de verschillende types bewerkingen op te groeperen. Meerdere dagboeken worden expliciet door de wet toegelaten, zonder enige bepaling in welke gevallen dit aangewend kan worden en in welke gevallen niet. Meerdere dagboeken (en de bijhorende meervoudige nummering ervan) mogen dus perfect aangewend worden om een nummering per maand bij te houden of een numemring per exploitatiezetel. Een combinatie van beide is natuurlijk ook mogelijk : KB1 van 29/12/1992, Hoofdstuk1, Art. 5, 1, 1. Deze vermeldt het volgende : Art De (...) factuur en het in artikel 2 bedoeld stuk dienen te vermelden : <KB /31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : > 1 (de datum waarop ze worden uitgereikt en een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat deze stukken op eenduidige wijze identificeert, waaronder ze worden ingeschreven in

219 De Boekhouding 219 het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of de dienstverrichter;) <KB /31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : > Een controleur kan daar dus onmogelijk over vallen. Let wel op twee zaken : - Maak niet onnodig veel dagboeken aan, dit maakt de zaken onnodig ingewikkeld. - Maak geen dagboeken aan waar zeer weinig of geen documenten gaan gebruikt worden. Er wordt immers gesproken over "reeksen". Een reeks documenten met 1 nummer kan moeilijk nog beschouwd worden als 'reeks'. Dit kan dikwijls het geval zijn met de creditnota's, en zeker wat de aankopen betreft. het kan wel eens gebeuren dat slechts 1 document in een maand gekregen wordt. het is daarvoor aangeraden met negatieve aankoopfacturen te werken of met slechts 1 reeks creditnota's. Negatieve facturen worden in DBFACTw integraal behandeld als creditnota's, ook wat de BTW betreft. Elk journaal kan ook op boeking worden beschermd. Diverse bewerkingen kunnen tussentijds worden afgesloten om op een later tijdstip verder te werken aan de bewerking. Er moet een nieuwe grootboekrekening worden aangemaakt die het programma kan gebruiken om het tussensaldo op te boeken. Vervolgens moet u in Veranderen Variabelen instellen welke rekening er moet worden gebruikt (key ). Indien er nu een bewerking wordt afgesloten met een te boeken saldo zal het programma vragen of u het saldo op de wachtrekening wilt boeken. Indien u dit heeft gedaan kunt u op een later tijdstip de bewerking weer opvragen en het systeem zal de bestaande bewerking openen, via de knop lijst kunt u de vroegere boekingen bekijken, en het saldo zal automatisch op de eerste regel worden tegengeboekt.

220 220 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Creatie Velden - Hoofding Journaal: Datum: Document nr.: In dit veld wordt het diversen journaal opgegeven waarin de diverse zal opgenomen worden. Deze mogelijkheid is enkel toegankelijk indien in de parameters 'meerdere diverse journalen' geactiveerd is. In dit geval moeten de journalen worden gedefinieerd in 'Filebeheer Boekhoudingsbestanden journaaldefinities' en de nummering ingesteld in de boekhoudperiodes. De nummering die eraan gegeven wordt is evenwel niet jaarafhankelijk. Eens du nummering gebruikt, kan deze in een ander boekjaar niet opnieuw gebruikt worden. Dankzij de nummering kan onmiddellijk uitgemaakt worden van welk journaal een diverse afkomstig is. Met de toets F5 kunnen de mogelijke journalen worden opgevraagd De boekingsdatum is de datum waarmee de boekhouding rekening houdt wat betreft periodes, BTW aangiftes e.d.m. Met deze datum wordt eveneens nummering in het bewuste journaal opgevolgd. Indien nodig zal het systeem de nummering aanpassen. Hier wordt het documentnummer van de diverse opgegeven, afhankelijk van het gekozen journaal. Indien hier een nummer wordt opgegeven die geen deel uitmaakt van het bewuste journaal, wordt het nummer aangepast. In dezelfde handelswijze wordt, indien een datum van een vorig boekjaar wordt ingegeven, het eerstvolgend vrije nummer van de reeks van het

221 De Boekhouding Te boeken: 221 opgegeven boekjaar en journaal ingevuld. Dit nummer kan overschreven worden door een bestaand nummer van een diverse die tijdelijk werd afgesloten (zie lager). Hier wordt het saldo van de diverse weergegeven. Om een diverse te kunnen afsluiten moet dit saldo vanzelfsprekend op 0 staan. Een negatief saldo wijst op een hoger creditsaldo Velden - Detail Nummer: Hier worden de te imputeren rekeningen ingegeven. Dit kan een grootboekrekening zijn, een documentnummer of een relatienummer. Een grootboekrekening wordt voorafgegaan door de letter G, een boeking op een klant door de letter K gevolgd door het relatienummer, een betaling op een leverancier door de letter L gevolgd door het relatienummer. Er kunnen eveneens rechtstreeks documenten worden ingegeven zonder de omweg via relatie te moeten doen : I+documentnummer voor het rechtstreeks boeken van een aankoopfactuur, F+documentnummer voor het rechtstreeks inboeken van een verkoopfactuur, C+documentnummer voor het rechtstreeks inboeken van een uitgaande creditnota, O+documentnummer voor het rechtstreeks inboeken van een inkomende creditnota. Bij het ingeven van een code F, I, C of O zonder documentnummer kan gezocht worden op een bedrag. Een afwijking (eveneens bedrag en niet percentage) kan eveneens worden meegegeven. Indien wordt gevraagd te zoeken naar een bedrag van 100 met een afwijking van 5 zal het programma dus zoeken op bedragen tussen 95 en 105. Er bestaat ook een mogelijkheid om te zoeken om referentie van de aankoopfactuur. Hiertoe wordt de referentie van de factuur ingegeven zoals die op de aankoopfactuur werd ingegeven (vandaar het belang om de juiste referentie mee te geven), voorafgegaan door een "-" teken. Indien gewerkt wordt met een gestructureerde mededeling bij uitgaande facturen, kan deze ingegeven worden door het gebruik van het "+"-teken. Dezelfde ingave als de vorige lijn kan overgenomen worden door het gebruik van een asterisk (*). Een dubbele asterisk (**) neemt de ingave van de vorige lijn en over en gebruikt hetzelfde antwoord indien er een vraag werd gesteld door DBFACTw (zoals het tonen van de openstaande posten, waarbij steeds 'op relatie' moet geboekt worden). Let wel dat de rekeningen , , 55xxxx, 57xxxx, die rechtstreeks gekoppeld zijn aan een journaal, kunnen gebruikt worden, maar dat dit de journalen NIET bijwerkt. Bijgevolg ontstaan er verschillen tussen het journaal en de grootboekrekening. Ze dienen in principe dus enkel gebruikt te worden bij het invoeren van een beginbalans of bij correcties om de grootboekrekening te laten overeenstemmen met het desbetreffende journaal. In het veld 'nummer' kan u eveneens A ingeven. Daarbij worden de gegevens opgeslagen en het document onmiddellijk afgesloten zonder verdere verwittiging. Indien het document uit balans is, of het saldo in het veld 'te boeken' niet op 0, wordt hiervan melding gemaakt. Indien de wachtrekening voor het tijdelijk afsluiten niet is ingesteld zal het systeem weigeren de diverse op te slaan. Indien deze wel is ingesteld, zal het systeem melden dat de onbalans zal afgeboekt worden naar de

222 222 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Omschrijving: Valuta debet: Valuta credit: Debet: Credit: Opmerking: wachtrekening. Indien op 'Ja' wordt geklikt, zal dit ook gebeuren. Om verder aan de diverse te werken, geeft u het nummer van de diverse in het veld 'Document nr.' in (zie hoger), in plaats van het door het systeem opgegeven nummer. Wordt door het systeem ingevuld met de met de omschrijving die bij het veld 'Nummer' hoort. Niet gebruikt. Niet gebruikt. Bedrag dat op de rekening moet gedebiteerd worden. Bedrag dat op de rekening moet gecrediteerd worden. Dient voor de ingave van een eventuele opmerking m.b.t. de ingegeven regel Buttons Lijst: Regels leegmaken: Regel wijzigen: Leegmaken: Import XLS: Vaste bewerking: Opslaan: Einde: Voor het opvragen van een lijst diverse bewerkingen op datum, relatienummer e.d.m. Het scherm voor het opvragen van de diversen is identiek. Om alle regels uit de diverse te verwijderen. Om een enkele regel te wijzigen. Let wel dat het veld 'Nummer' niet kan worden aangepast. Daarvoor moet de regel verwijderd worden met de 'DEL' toets en opnieuw ingegeven. Om het volledige document, inclusief de hoofding te verwijderen. Let wel dat deze bewerking onomkeerbaar is. Dient om diversen rechtreeks te importeren uit een MS ExcelÒ. De werking is vrij eenvoudig gehouden. Selecteer eerst welk rekenblad u wenst te gebruiken. Vervolgens kan u kiezen op u in twee of drie kolommen werkt. Met twee kolommen hebt u een kolom voor het rekeningnummer, de andere bevat dan de bedragen met positieven en negatieven. In de selectie met drie kolommen het u een kolom voor de rekeningen, een kolom voor de debet-bedragen en een kolom voor de credit-bedragen. In de velden 'Begin' en 'Einde' worden de cellenreeksen ingevuld voor de rekeningen en de bedragen. Let wel dat ze allemaal moeten aansluiten en de cellen geen tekst mogen bevatten. In het veld 'Opmerking' kan u een vermelding invullen die in alle lijnen van de diverse worden opgenomen. Er bestaat eveneens een veld voor het instellen van het aantal Excelwerkbladen dat moet opgenomen worden in de diverse. Het is evenwel aan te raden zich te beperken tot slechts 1 blad, daar de ingegeven cellen met cijfermateriaal in alle cellen identiek moeten zijn. Dient om bepaalde vaste bewerkingen op te roepen. Desnoods kunnen de bedragen worden aangepast. Wordt gebruikt bij regelmatig terugkomende bewerkingen. Om de ingegeven data op te slaan in DBFACT. Het is pas op dat ogenblik dat de rekeningen worden bijgewerkt. Om het document af te sluiten. Daarbij wordt de vraag gesteld of u de wijzigingen wenst op te slaan. Daarbij krijgt u drie mogelijkheden : opslaan (om het document effectief op te slaan en af te sluiten), negeren om de wijzigingen ongedaan te maken en het document af te sluiten) en terug (om het document niet af te sluiten).

223 De Boekhouding Opvragen/Uitvegen Dit selectieschermpje die om een bepaalde diverse of een reeks diversen te selecteren om deze in bepaalde mate te kunnen wijzigen. Men kan selecteren op een bepaald documentnummer, op een reeks nummers, op een bepaalde datum of op een reeks data. Het is niet nodig tweemaal hetzelfde nummer in te vullen om 1 bepaalde bewerking te selecteren. Enkel het eerste nummer invullen is voldoende Buttons Analytisch: Dient, om in het geval analytische boekhouding is geïnstalleerd, de analytische bewerkingen op de geselecteerde regel te bekijken.

224 224 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Omdraaien: Uitvegen: Zoeken: Volgende: Zoom: Sluiten: Met deze knop kan de VOLLEDIGE diverse bewerking omgekeerd worden. Op die manier is het niet meer nodig om de diverse tegen te boeken en opnieuw in te boeken wanneer de welbekende fout werd gemaakt de diverse in de verkeerde richting te boeken. Let wel dat de volledige diverse wordt omgedraaid, bijgevolg kan deze functie niet gebruikt worden indien slechts enkele lijnen omgekeerd werden geboekt. Zoals de naam het zegt veegt dit de VOLLEDIGE diverse uit. Het dient dus niet om een bepaalde regel uit te vegen. De bewerking zou dan immers in onbalans geraken. Indien slechts enkele regels uit een grote diverse verkeerd zijn, is het dus aanbevolen deze te verbeteren in een nieuwe diverse. Met deze knop kan naar een bedrag worden gezocht in de diverse, debet of credit. DBFACT zoekt immers in de twee kolommen tegelijk. Let wel dat een komma (en geen punt) en geen punt dient te worden gebruikt. Om naar de volgende diverse van de selectie te gaan. om in te zoomen op een bepaalde rekening. Dankzij dit kan men onmiddellijk de rekening van de geselecteerde regel opvragen. Heeft dezelfde functie als het oproepen van een rekening via F9. Om de functie af te sluiten Lijst diverse bewerkingen Relatie: Rekening nr.: Datum velden: Document velden: Bedrag: Journaal: Mogelijkheid om te selecteren op relatie, klant en leverancier Mogelijkheid om te selecteren op grootboekrekening Mogelijkheid om te selecteren op een datum (van tot) Mogelijkheid om te selecteren op documentnummers (van tot) Mogelijkheid om te zoeken op een bepaald bedrag. Let wel dat ook hier het bedrag met een komma dient te worden ingevoerd. Om de journaalcode in te geven in dewelke de selectie moet

225 De Boekhouding Grootboekrekening: Datum afdruk: Analytische rekenening: 225 gebeuren. Indien niets wordt ingevuld wordt gezocht in alle diversen journalen. Geeft al dan niet een samenvatting van alle gebruikte rekeningen in de selectie weer Mogelijkheid om de afdrukdatum op de lijst te wijzigen Mogelijkheid tot weergave van de gebruikte analytische rekeningen indien de optionele module werd geïnstalleerd en een analytische rekening werd ingegeven Tijdelijk afsluiten diverse bewerkingen Veranderen Variabelen - Boekhouding - Div. Bew Rekening voor tussentijdse afsluiting bewerking invullen. Dit is typisch een rekening in de klasse 499 (wachtrekeningen). Het is ten zeerste aangeraden om een specifieke rekening te gebruiken voor het tijdelijk afsluiten van de diverse bewerkingen. Wanneer een diverse niet in balans is en er toch gevraagd wordt om het document af te sluiten en/of op te slaan, zal DBFACTw een melding geven dat de diverse niet in balans is, en zal het saldo automatisch op de hier gedefinieerde rekening boeken om de beweging in balans te krijgen. Deze bewerking kan nadien opnieuw opgeroepen worden door het nummer manueel in te geven. Op dat ogenblik zal DBFACTw de boeking op de tijdelijke rekening onmiddellijk omdraaien (het saldo komt weer open) zodat de diverse kan afgewerkt worden. Het feit een rekening in te vullen schakelt het systeem in. Er dient enkel naar het sado van de rekening gekeken te worden om te vernemen of er nog niet afgewerkte diverse bewerkingen aanwezig zijn Importeren XLS Protip Import van meerdere diverse bewerkingen uit een XLS-bestand is nu ook mogelijk, via direct-menu 680. Via een wizard kunnen één of meerdere diverse bewerkingen worden geïmporteerd waar de XLS alleen moet bestaan uit volgende kolommen: Volgnr (indien er meerdere diverse bewerkingen moeten worden aangemaakt) Code (Kan Kxxxxxx of Lxxxxxx of Gxxxxxxx zijn waar de Klant/Leverancier/ Grootboekrekening in staat Importeren XML Exporteren XML Verkoopboek

226 226 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Creatie/Wijzigen Factuur nr. Relatie Betalingsvoorwaarden Factuurdatum In dit veld wordt het documentnummer opgegeven waaronder de factuur zal opgeslagen worden. Dit nummer kan gewijzigd worden door in het veld te klikken of met ''-toets er naartoe te gaan. Indien het nummer wordt gewijzigd naar een reeds bestaand factuurnummer, geeft dit de mogelijkheid het bewuste document te wijzigen met de knop 'Regel wijzigen' op voorwaarde dat het document nog niet is gecentraliseerd of de periode nog niet is geblokkeerd. Er kunnen eveneens lijnen aan het document worden toegevoegd. Het dient hier wel opgemerkt dat het onmogelijk is hier een factuur te wijzigen die in facturatie werd opgesteld. Ook het omgekeerd is waar. In facturatie is het onmogelijk een factuur te wijzigen die in de boekhouding werd opgesteld. hier wordt het relatienummer of de naam ingegeven van de klant voor wie de factuur bestemd is. Ook hier kan gezocht worden op naam en/of adres of delen ervan. Indien de relatie nog niet bestaat kan deze vanaf hier volledig aangemaakt worden met hetzelfde invoerscherm als in het gewone scherm voor het aanmaken van relaties. Code voor de betalingsvoorwaarden van de klant, op basis waarvan de vervaldatum van het document wordt berekend. Hier wordt de datum ingegeven, zoals aangeduid in het document. Op basis hiervan wordt de vervaldatum berekend. Standaard wordt de systeemdatum overgenomen, maar deze kan worden gewijzigd.

227 De Boekhouding Vervaldatum Referentie Soort BTW Koers Totaal BTW Diconto Kredietbeperking Verminderd BTW % 227 Hier wordt de vervaldatum van de factuur ingegeven op basis van de factuurdatum. Het programma berekent zelf de vervaldatum indien in de relatiefiche/klantgegevens een betalingsvoorwaarde werd ingegeven. Indien niets werd ingevuld neemt het programma de factuurdatum over. Deze datum kan wel overschreven worden. Hier kan een eventuele referentie van de klant ingegeven worden, zoals uw bestelling van e.d.m. Dit veld bevat een lijst met de mogelijke BTW-regelingen. Normaal (= normale toepassing van de lopende BTW tarieven), Export (= voor uitvoer van goederen buiten de EG, let op de nodige officiële attesten van uitvoer), Vrijgesteld (= fysische of rechtspersonen die in principe onder de normale BTW-regeling vallen, maar om een of andere reden een officieel attest van vrijstelling kunnen voorleggen), Medecontractant (= voor verkoop van werken in onroerende staat aan een andere BTW-plichtige), Egalisatie (= waar een bijkomende taxatie wordt toegepast op aannemers uit bepaalde sectoren zoals landbouw, en die aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen) en EEG (= voor uitvoer van goederen naar een BTW-plichtige aannemer met een geldig ondernemingsnummer uit een ander land van de EG)Valuta : hier kan de valutacode ingegeven worden waarin het document is opgesteld. In vele gevallen wordt dit sinds de invoering van de Euro niet meer gebruikt. Deze codes kunnen aangemaakt en gewijzigd worden in Filebeheer Boekhoudingbestanden. In dit veld kan de koers van de eventuele valuta gewijzigd worden. Deze koers wordt evenwel niet overgenomen in de valutabestanden. Hier wordt het totaalbedrag van de uitgaande factuur ingevuld. Hier wordt het total BTW bedrag ingegeven van het document. Hier kan het eventueel toepasselijk percentage disconto ingegeven worden. Let wel dat hier het percentage wordt ingegeven. Naargelang de instellingen in de variabelen wordt bij deze de BTW berekend op het verdisconteerd bedrag of op het volledige bedrag. Hier kan het eventueel toepasselijk percentage kredietbeperking ingegeven worden. Let wel dat hier het percentage wordt ingegeven. Bepaalde openbare instellingen en NGO's mogen genieten van een verlaagd BTW percentage. In dit veld kan het toepasbare BTW percentage ingegeven worden. Voor alle duidelijkheid is dit het deel van de BTW dat de klant effectief moet betalen. Indien deze vrijstelling heeft van 75 %, moet dus 25 % betaald worden en moet 25 % in het veld worden ingevuld Velden - Detail Rekening: BTW: hier wordt rechtstreeks de grootboekrekening ingevuld waarop de verkoop dient te worden geboekt. Hier wordt voor elke lijn eveneens de BTW code ingegeven. Aan de hand van de BTW code weet DBFACTw welke BTW voet toegepast moet worden en of er al dan niet disconto moet worden toegepast. De

228 228 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Valuta: Debet en credit: Opmerking: definities van de BTW code bevinden zich in het menupunt File beheer Het eventuele bedrag in valuta van de regel. Het veld kan enkel ingevuld worden indien in de hoofding de valuta ingevuld werd. De bedragen van de verkoop (of eventuele terugname) op de hierboven opgegeven rekening. Een eventuele opmerking die bij de regel past Buttons Hier wordt graag verwezen naar de andere boekhoudkundige ingaves, zoals aankoopfacturen en diversen, daar als deze knoppen reeds werden besproken Practische toepassing In de praktijk zal de facturatie in de boekhouding, wat bij DBFACT de 'rechtstreekse facturatie in het journaal (of dagboek)' wordt genoemd, nooit of slechts in uitzonderlijke gevallen worden gebruikt. Inderdaad, enkel de gebruikers die enkel de boekhouding hebben (geen commercieel beheer of facturatie dus) zullen dit type van ingave regelmatig gebruiken om de verkopen in te geven. In het geval gefactureerd wordt via commercieel beheer of facturatie, wordt het verkoopjournaal door DBFACT automatisch bijgewerkt. Een van de zeldzame gevallen waarbij de rechtstreekse facturatie in het journaal zal worden gebruikt is bij het factureren van ZUIVERE BTW-BEDRAGEN, zonder verkoop van goederen. In dit geval gaat men als volgt te werk : vak Totaal : totaal bedrag van de factuur (hier bedrag van de BTW) vak BTW voet 1, 2, 3 en 4 en bijhorende vakken : LEEG vak BTW : bedrag van de gefactureerde BTW vak rekening : LEEG Op deze manier wordt enkel BTW aan de klant aangerekend en komt deze BTW in het correcte vak van de BTW aangifte. Deze bewerking is onmogelijk in commercieel beheer of in facturatie. Let wel dat de aangifte dan wel anomalieën kan vertonen. Het is ook niet mogelijk om het document af te drukken. Deze ingave is enkel bruikbaar als ingave in het journaal Opvragen Met deze functie kunt u snel uitgaande facturen opvragen via een aantal vastgelegde selectiecriteria.

229 De Boekhouding Lijst Deze lijsten hebben identiek de zelfde werkwijze als die in de andere boekhoudkundige modules zoals aankoopfacturen. Verdere bespreking of uitleg is hier bijgevolg overbodig Creditnotajournaal op verkopen Creatie/Wijzigen

230 230 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Velden - Hoofding Factuur nr.: Relatie: Betalingsvoorwaarden: Factuurdatum: Vervaldatum: Referentie: Soort BTW: Koers: In dit veld wordt het documentnummer opgegeven waaronder de factuur zal opgeslagen worden. Dit nummer kan gewijzigd worden door in het veld te klikken of met ''-toets er naartoe te gaan. Indien het nummer wordt gewijzigd naar een reeds bestaand factuurnummer, geeft dit de mogelijkheid het bewuste document te wijzigen met de knop 'Regel wijzigen' op voorwaarde dat het document nog niet is gecentraliseerd of de periode nog niet is geblokkeerd. Er kunnen eveneens lijnen aan het document worden toegevoegd. Het dient hier wel opgemerkt dat het onmogelijk is hier een factuur te wijzigen die in facturatie werd opgesteld. Ook het omgekeerd is waar. In facturatie is het onmogelijk een factuur te wijzigen die in de boekhouding werd opgesteld. hier wordt het relatienummer of de naam ingegeven van de klant voor wie de factuur bestemd is. Ook hier kan gezocht worden op naam en/of adres of delen ervan. Indien de relatie nog niet bestaat kan deze vanaf hier volledig aangemaakt worden met hetzelfde invoerscherm als in het gewone scherm voor het aanmaken van relaties. Code voor de betalingsvoorwaarden van de klant, op basis waarvan de vervaldatum van het document wordt berekend. Hier wordt de datum ingegeven, zoals aangeduid in het document. Op basis hiervan wordt de vervaldatum berekend. Standaard wordt de systeemdatum overgenomen, maar deze kan worden gewijzigd. Hier wordt de vervaldatum van de factuur ingegeven op basis van de factuurdatum. Het programma berekent zelf de vervaldatum indien in de relatiefiche/klantgegevens een betalingsvoorwaarde werd ingegeven. Indien niets werd ingevuld neemt het programma de factuurdatum over. Deze datum kan wel overschreven worden. Hier kan een eventuele referentie van de klant ingegeven worden, zoals uw bestelling van e.d.m. Dit veld bevat een lijst met de mogelijke BTW-regelingen. Normaal (= normale toepassing van de lopende BTW tarieven), Export (= voor uitvoer van goederen buiten de EG, let op de nodige officiële attesten van uitvoer), Vrijgesteld (= fysische of rechtspersonen die in principe onder de normale BTW-regeling vallen, maar om een of andere reden een officieel attest van vrijstelling kunnen voorleggen), Medecontractant (= voor verkoop van werken in onroerende staat aan een andere BTW-plichtige), Egalisatie (= waar een bijkomende taxatie wordt toegepast op aannemers uit bepaalde sectoren zoals landbouw, en die aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen) en EEG (= voor uitvoer van goederen naar een BTW-plichtige aannemer met een geldig ondernemingsnummer uit een ander land van de EG)Valuta : hier kan de valutacode ingegeven worden waarin het document is opgesteld. In vele gevallen wordt dit sinds de invoering van de Euro niet meer gebruikt. Deze codes kunnen aangemaakt en gewijzigd worden in Filebeheer Boekhoudingbestanden. In dit veld kan de koers van de eventuele valuta gewijzigd worden. Deze koers wordt evenwel niet overgenomen in de

231 De Boekhouding Totaal: BTW Disconto: Kredietbeperking: Verminderd BTW%: 231 valutabestanden. Hier wordt het totaalbedrag van de uitgaande factuur ingevuld. Hier wordt het total BTW bedrag ingegeven van het document. Hier kan het eventueel toepasselijk percentage disconto ingegeven worden. Let wel dat hier het percentage wordt ingegeven. Naargelang de instellingen in de variabelen wordt bij deze de BTW berekend op het verdisconteerd bedrag of op het volledige bedrag. Hier kan het eventueel toepasselijk percentage kredietbeperking ingegeven worden. Let wel dat hier het percentage wordt ingegeven. Bepaalde openbare instellingen en NGO's mogen genieten van een verlaagd BTW percentage. In dit veld kan het toepasbare BTW percentage ingegeven worden. Voor alle duidelijkheid is dit het deel van de BTW dat de klant effectief moet betalen. Indien deze vrijstelling heeft van 75 %, moet dus 25 % betaald worden en moet 25 % in het veld worden ingevuld Velden - Detail Rekening: BTW: Valuta: Debet en credit: Opmerking Hier wordt rechtstreeks de grootboekrekening ingevuld waarop de verkoop dient te worden geboekt. Hier wordt voor elke lijn eveneens de BTW code ingegeven. Aan de hand van de BTW code weet DBFACTw welke BTW voet toegepast moet worden en of er al dan niet disconto moet worden toegepast. De definitie van de BTW code bevinden zich in het menupunt 'File Beheer' 'Boekhoudings-bestanden' 'BTW codes' Het eventuele bedrag in valuta van de regel. Het veld kan enkel ingevuld worden indien in de hoofding valuta ingevuld werd. De bedragen van de verkoop (of eventuele terugname) op de hierboven opgegeven rekening. Een eventuele opmerking die bij de regel past Buttons Hier wordt graag verwezen naar de andere boekhoudkundige ingaves, zoals aankoopfacturen en diversen, daar als deze knoppen reeds werden besproken Practische toepassing In de praktijk zal de facturatie in de boekhouding, wat bij DBFACT de 'rechtstreekse facturatie in het journaal (of dagboek)' wordt genoemd, nooit of slechts in uitzonderlijke gevallen worden gebruikt. Inderdaad, enkel de gebruikers die enkel de boekhouding hebben (geen commercieel beheer of facturatie dus) zullen dit type van ingave regelmatig gebruiken om de verkopen in te geven. In het geval gefactureerd wordt via commercieel beheer of facturatie, wordt het verkoopjournaal door DBFACT automatisch bijgewerkt. Een van de zeldzame gevallen waarbij de rechtstreekse facturatie in het journaal zal worden gebruikt is bij het factureren van ZUIVERE BTW-BEDRAGEN, zonder verkoop van goederen. In dit geval gaat men als volgt te werk : vak Totaal : totaal bedrag van de factuur (hier bedrag van de BTW) vak BTW voet 1, 2, 3 en 4 en bijhorende vakken : LEEG

232 232 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx vak BTW :bedrag van de gefactureerde BTW vak rekening : LEEG Op deze manier wordt enkel BTW aan de klant aangerekend en komt deze BTW in het correcte vak van de BTW aangifte. Deze bewerking is onmogelijk in commercieel beheer of in facturatie. Let wel dat de aangifte dan wel anomalieën kan vertonen. Het is ook niet mogelijk om het document af te drukken. Deze ingave is enkel bruikbaar als ingave in het journaal Vaste bewerkingen Dit is een van de functies waarbij DBFACTW u het leven gemakkelijk kan maken bij repetitieve bewerkingen. De vaste bewerkingen dienen om periodiek terugkomende bewerkingen op een gemakkelijke manier te kunnen oproepen al dan niet met een wijzigbaar vast bedrag met een mogelijkheid een bepaalde rekening te selecteren of uit te sluiten of nog te wijzigen. Een wijziging aan deze vaste bewerkingen kunnen eveneens onmiddellijk worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

233 De Boekhouding Kolommen Deze velden zijn voor ons, boekhouders, vrij vanzelfsprekend. Zoals altijd bij DBFACTW werden de zaken zo eenvoudig mogelijk, maar daarom niet minder krachtig, gehouden. 1ste kolom: Rekening: Omschrijving: Bedrag: Soort: Vak: Dient om de regel standaard over te nemen. Bij het overnemen van een vaste bewerking worden immers enkel die regels overgenomen die aangevinkt zijn. Deze zijn natuurlijk bij de overname in een diverse of een aankoopfactuur wijzigbaar. Het gaat hier enkel om een standaardinstelling. Vul hier de grootboekrekening in die zal moeten worden gedebiteerd of gecrediteerd. Wordt automatisch door DBFACTW ingevuld met de omschrijving van de rekening. Dit veld hoeft niet verplichtend ingevuld te worden. Hier KAN dus het bedrag worden ingevuld dat vast verwerkt moet worden. Hier wordt aangegeven of het bedrag uit vorige kolom moet gedebiteerd of gecrediteerd worden. Duidt aan of eventueel een vak van de BTW aangifte moet worden bewerkt met de regel van de vaste bewerking (heel nuttig voor vaste bewerkingen die gebruikt worden in aankoopfacturen zoals leasings e.d.m.) Buttons Nieuw : Uitvegen : Opslaan : Einde : Voor het aanmaken van een nieuwe vaste bewerking Voor het uitvegen van de geselecteerde vaste bewerking Om de vaste bewerking op te slaan Om het venster af te sluiten, al dan niet met het opslaan van de gegevens. Om een vaste bewerking te wijzigen en er een rekening aan toe te voegen, is het voldoende om in de eerstvolgende vrije regel een nieuw rekeningnummer in te geven en daarna het document op te slaan. Om een vaste bewerking te wijzigen en er een rekening uit te verwijderen, is het voldoende om de gewenste rekening uit het veld uit te vegen, alsook het bedrag en het eventuele BTW vak Vaste bewerkingen Analytisch Meerdere diverse dagboeken DBFACTw kan voor de diverse bewerkingen meerdere dagboeken bijhouden. Dit laat toe om bvb. per type diverse een specifiek dagboek met een eigen nummering te gebruiken. Zo kan er eentje aangemaakt worden voor alle bewerkingen m.b.t. opening en afsluiting van een boekjaar, een andere voor allerhande verbeteringen, etc Dit houdt natuurlijk wel in dat elk dagboek moet worden gedefinieerd en een eigen nummering moet toegekend worden.

234 234 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Meerdere dagboeken worden expliciet door de wet toegelaten, zonder enige bepaling in welke gevallen dit aangewend kan worden en in welke gevallen niet. Meerdere dagboeken (en de bijhorende meervoudige nummering ervan) mogen dus perfect aangewend worden om een nummering per maand bij te houden of een numemring per exploitatiezetel. Een combinatie van beide is natuurlijk ook mogelijk : KB1 van 29/12/1992, Hoofdstuk1, Art. 5, 1, 1. Deze vermeldt het volgende : Art De (...) factuur en het in artikel 2 bedoeld stuk dienen te vermelden : <KB /31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : > 1 (de datum waarop ze worden uitgereikt en een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat deze stukken op eenduidige wijze identificeert, waaronder ze worden ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of de dienstverrichter;) <KB /31, art. 4, 021; Inwerkingtreding : > Een controleur kan daar dus onmogelijk over vallen. Let wel op twee zaken : - Maak niet onnodig veel dagboeken aan, dit maakt de zaken onnodig ingewikkeld. - Maak geen dagboeken aan waar zeer weinig of geen documenten gaan gebruikt worden. Er wordt immers gesproken over "reeksen". Een reeks documenten met 1 nummer kan moeilijk nog beschouwd worden als 'reeks'. Dit kan dikwijls het geval zijn met de creditnota's, en zeker wat de aankopen betreft. het kan wel eens gebeuren dat slechts 1 document in een maand gekregen wordt. het is daarvoor aangeraden met negatieve aankoopfacturen te werken of met slechts 1 reeks creditnota's. Negatieve facturen worden in DBFACTw integraal behandeld als creditnota's, ook wat de BTW betreft. Filebeheer (8)- Boekhoudingbestanden (3) - Journaaldefinities (4) klik op 'Nieuw' Type document : Selecteer hier 'Diverse dagboeken' Code : Geef hier een unieke code van maximaal 4 karakters aan het journaal, waarop DBFACTw zich gaat baseren om de nummering op te volgen en de bewerkingen te selecteren. Bvb. Div2. Omschrijvingen : geef hier de naam van het journaal in, zoals die op de lijsten en bij het inboeken zal worden weergegeven. Deze omschrijving kan in 4 talen ingegeven worden. Herhaal de bewerking voor alle journalen die aangemaakt moeten worden. Veranderen variabelen (3) - Boekhouding - Div. Bewerkingen Meerdere diverse journalen : AANVINKEN Default diverse journaal : journaal waaraan alle bestaande diverse bewerkingen moeten toegewezen worden. Let wel dat de nummering onaangeroerd blijft. Standaard wordt het eerste journaal gekozen. Boekhouding (3) - Boekhoudperiodes (7) - Tabblad 'Journalen' Geef voor elk nieuw journaal een unieke nummering 'Van Tot' Let wel dat DBFACTw voor elk journaal de gedefinieerde nummering zal volgen. Indien voor een journaal te weinig nummers werden voorzien en een ander journaal van hetzelfde type op de nummering aansluit, zal het onmogelijk zijn de nummering uit te breiden. Vb : DIV1 gaat van tot , DIV2 start met nummer het zal onmogelijk zijn om in DIV1 een bewerking te hebben (behalve als er in DIV2 geen enkele bewerking is, de nummering wordt uitgeveegd en opnieuw gedefinieerd).

235 De Boekhouding Mogelijkheden in nummer in Finboek In dit veld geeft u eerst een letter of cijfer in gevolgd door een nummer van een document of relatie. Op de eerste positie kan de volgende letter/cijfer/teken worden gebruikt : Voor uitgaande facturen : F of 1 gevolgd door een factuur nummer. F of 1 door niets gevolgd laat toe om te zoeken op bedrag met afwijking. + gevolgd door een gestructureerde mededeling Voor inkomende facturen : I of 2 gevolg door het nummer van de inkomende factuur. I of 2 door niets gevolgd laat toe om te zoeken op bedrag met afwijking of op een referentie van de leverancier. Voor klant : K of 3 kan worden gevolg door een nummer of een stukje van de naam van de klant. Indien u niets ingeeft komt u in het normale zoekscherm om een relatie op te zoeken. Voor leverancier : L of 4 kan worden gevolg door een nummer of een stukje van de naam van de leverancier. Indien u niets ingeeft komt u in het normale zoekscherm om een relatie op te zoeken. Voor grootboekrekening : G of 5 kan worden gevolgd door een nummer of een stukje van de omschrijving van de grootboekrekening. Voor uitgaande creditnotas : C of 6 gevolgd door een creditnota nummer. C of 6 door niets gevolgd laat toe om te zoeken op bedrag met afwijking. Voor inkomende creditnotas : O of 7 gevolg door het nummer van de inkomende creditnota. O of 7 door niets gevolgd laat toe om te zoeken op bedrag met afwijking. Voorbeeld F voor uitgaande factuur nummer I voor inkomende factuur K3 voor klant nummer 3 KTHEMIS voor klant The Missing Link Klanten Het volledige directe debiteurenbeheer vinden we onder deze menu terug.

236 236 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Raadplegen rekening courant Met deze functie verkrijgen we een overzicht van de documenten en andere verrichtingen die nog niet afgeboekt zijn. Anderzijds wordt dezelfde functie gebruikt om een historiek te verkrijgen van de rekening van de klant. Eerst kiest men de relatie waarvoor men deze informatie wenst op te vragen. Daarna verkrijgt men bovenstaand document. De keuze om de historiek te zien of de openstaande boekingen, verkrijgt men met de bovenstaande instelilngen: Niet afgepunt met het aanvinken van deze selectie, worden enkel de niet afgepunte bedragen van de rekening courant weergegeven. Zelfde afpunting na selectie van een bepaalde regel worden na het aanvinken van dit selectievak, alle bewerkingen weergegeven die tegelijkertijd werden afgepunt. Let wel dat alle documenten die met de oude DOS-versie van DBFACT werden afgepunt hetzelfde afpuntingsnummer hebben. De kolommen bevatten onder andere volgende informatie: Datum afpunting Zoeken op document Zoeken op datum Opvragen op een datum van afpunting met een eventuele afwijking in aantal dagen. zoeken op het nummer van de factuur of de creditnota. Zoeken op bankuittreksel of diverse bewerking is hier niet mogelijk, daar het niet om documenten naar de klant toe gaat. zoeken op datum van de bewerking. Hier kunnen eveneens de data van dcoumenten worden ingegeven alsook van diversen en bankbewegingen.

237 De Boekhouding Zoeken op bedrag Afwijking Waarde 237 Zoeken op een bepaald bedrag in de bewerkingen. DBFACTW zoekt hier in debet EN in credit. hier kan een afwijking worden ingegeven. Deze afwijking wordt ingegeven in aantal dagen, bij een selectie op datum, of in bedrag bij een selectie op bedrag. In dit veld wordt de waarde ingegeven waarachter wordt gezocht. Let wel dat voor het opzoeken van documenten, de letter van het documenttype moet worden ingegeven (vb. F voor factuur), onmiddellijk gevolgd door het nummer. Met de knoppen kunnen we volgende functies gebruiken Markeren Automatisch Document Controle Gemiddelde Annul.Afpunting Afdrukken Afpunten Herinneringen Dient om de geselecteerde regel te markeren om deze met anderen te kunnen afpunten. Markeren kan eveneens door op de spatiebalk te duwen. Een tweede druk op de spatiebalk maakt de markering dan weer ongedaan. Rechtsreeks dubbelklikken met de muis op de geselecteerde regel heeft eveneens hetzelfde effect. Met deze knop kunnen documenten worden afgepunt op voorwaarde dat er geen afwijkingen in de bedragen zijn. Let wel dat het systeem enkel op bedragen gaat zoeken en niet op datum. Een volledige rekening courant die een 0 saldo heeft wordt eveneens niet afgepunt. Gebruik deze knop om het document te bekijken dat betrekking heeft op de geselecteerde regel. Voert een controle uit op de juistheid van de afpuntingen in de rekening courant. Bij het wijzigen van een uitgaande factuur na betaling van het document of bij het uitvegen van een bankuittreksel of een diverse kunnen de afpuntingen uit balans geraken. Met deze controle worden de desbetreffende afpuntingen ongedaan gemaakt. Maakt een berekening en geeft een lijst weer van de gemiddelde betalingstermijn van de klant. Maakt de afpuntingen ongedaan, met verschillende keuzemogelijkheden : Deze regel: maakt de afpunting op de geselecteerde regel ongedaan. Komt op hetzelfde neer als een tweede maal duwen op de spatiebalk. Tijdelijke afp.: Alle lopende afpuntingen worden ongedaan gemaakt. Heel nuttig bij pogingen rekeningen aan te zuiveren. Regels onbalans: Hier worden opnieuw controles uitgevoerd op afpuntingen die in onbalans zijn. De onjuiste afpuntingen worden hiermee ongedaan gemaakt. Alle regels: Alle regels in de rekening courant worden hiermee ongedaan gemaakt. Annuleren: Annulatie van de functie Hiermee wordt rekening courant afgedrukt, met mogelijkheid van selectie datumvork en verschillende types lijsten. Bij het gebruik van deze knop worden de tijdelijke afpuntingen weggeschreven op voorwaarde dat de selectie in balans is. Geeft de mogelijkheid om onmiddellijk een herinnering of rekeninguittreksel op te roepen en af te drukken indien gewenst.

238 238 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Einde Sluit het scherm af en vraagt desnoods of de wijzigingen moeten worden weggeschreven. Afpunten rekening-courant Deze functie heeft als doel de rekening courant van de klanten in de mate van het mogelijke af te punten. DBFACTw gaat automatisch op zoek naar fecturen en bijhorende betalingen op basis van het factuurnummer. Dit houdt in dat de betaling of de diverse bewerking moet geboekt zijn op documentnummer en niet op relatie. Indien DBFACTw een factuur en een betaling terugvindt met hetzelfde documentnummer EN dat het totaal debet en het totaal credit van het document gelijk zijn, zal het programma de bewerkingen met elkaar afpunten. Mogelijks zijn er bewerkingen geboekt op relatie (zoals de beginstituatie van een boekhouding of een globale gedeeltelijke betaling van meerdere documenten), waardoor geen documentnummer aanwezig is. Deze bewerkingen worden dus niet afgepunt. Om dit probleem op te lossen bestaat de mogelijkheid het veld "0-rekeningen afpunten" aan te vinken. Met deze optie worden alle rekeningen die een 0-saldo vertonen afgepunt, dat er bij de bewerkingen een documentnummer werd gebruikt of niet. Vanzelfsprekend worden twee aparte rekeningen (zoals klant x en leverancier x, of klant x waarop facturen zijn geboekt en klant y waarop de betalingen zijn geboekt) niet afgepunt, al kunnen deze rekeningen gecompenseerd worden Gemiddelde betalingstermijn Rechtstreekse toegang tot de functie toegankelijk in 'rekening courant klanten' z(ie hoger 236 ). Laat toe de gemiddelde betalingstermijn van de klant zien, alsook de betalingstermijn per document Lijst mutaties rekening-courant Drukt de volledige lijst af van alle bewegingen op een specifieke rekening courant, met de mogelijkheid tot het instellen van een datumvork. Ook kan gevraagd worden alle bewegingen weer te geven of enkel de niet afgepunte Lijst facturen en creditnota's Drukt de volledige lijst af van alle facturen en creditnota's, gesorteerd op naam of nummer van de relatie, met de mogelijkheid een selectie uit te voeren op naam en datumvork Lijst klanten met kredietlimiet Drukt de lijst af van alle klanten met een kredietlimiet, van de klanten met een kredietlimiet die een openstaand saldo hebben of van de klanten met een kredietlimiet die geen openstaand saldo hebben, volgens de gemaakte selectie.

239 De Boekhouding Globale situatie klanten Drukt de volledige lijst af van alle klanten die een openstaand saldo hebben (positief of negatief) op basis van alle niet afgepunte bewerkingen. Deze lijst is in principe voorzien voor de versies van DBFACTW zonder boekhouding. Deze lijst geeft geen correcte resultaten voor de gebruikers van een pakket met boekhouding (ons geval dus). De lijst die in de plaats hiervan moet gebruikt worden is de vervaldagbalans klanten Lijst geblokkeerde relaties Hoewel hier over een lijst wordt gesproken, zou de term beheer meer gepast zijn. Dit scherm geeft een niet afdrukbare lijst van de relaties die in de relatiefiche geblokkeerd werden, met een mogelijkheid om deze blokkering ongedaan te maken. Via de relatiewerklijst zijn echter vandaag veel uitgebreider selecties mogelijk. Ook daar kunt u meerdere relaties tegelijkertijd deblokkeren of juist wel blokkeren. Zie daarvoor 'relatiewerklijst' Vervaldagbalans klanten Hier bestaat de mogelijkheid de volledige vervaldagbalans klanten op te vragen, met verschillende selectiemogelijkheden : Divisie: Tijd: Mogelijkheid om de klanten van slechts 1 divisie op te vragen Keuze tussen verleden en toekomst. Hierdoor kan men lijsten bekomen van facturen die reeds vervallen zijn, per 30, 60 of 90 dagen, of van de facturen die moeten vervallen binnen de 30, 60 of 90

240 240 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Vertegenwoordiger: Sorteren: Onbekend: Relatie: Interesse code: Resultaat: dagen. Geeft de mogelijkheid om slechts die klanten te selecteren die toegewezen zijn aan een bepaalde vertegenwoordiger. mogelijkheid om de lijst te sorteren op naam of op relatienummer. Hiermee kunnen de uitgaande facturen of documenten zonder vervaldag (zoals dit het geval is bij diverse bewerkingen) in detail weer te geven of samen op 1 lijn. In dit veld kan de selectie worden ingegeven op naam of relatienummer om de vervaldagbalans van slechts 1 relatie weer te geven. Door hier een interessecode in te geven wordt de vervaldagbalans weergegeven van alle relaties die aan de ingegeven interessecode beantwoorden. De eerste keuze (naar report) stuurt de lijst naar de printer of het scherm, louter ter consultatie. Naar 'overzicht in grid' daarentegen geeft de mogelijkheid om de gegevens verder te bewerken. In de bovenste grid komt een overzicht met alle klanten die nog een openstaand saldo hebben. De tweede grid geeft het detail van de openstaande documenten van de geselecteerde relatie. De gedetailleerde rekening courant van de klant kan onmiddellijk opgevraagd worden met de knop RC.

241 De Boekhouding 241 Een detail van een document kan eveneens worden opgevraagd. Daardoor is het voldoende een document in de tweede helft te selecteren en de knop 'Zoom' te gebruiken Herinneringen Het systeem van de herinneringen is volledig herwerkt in DBFACTw. De mogelijkheid bestaat nu om het niveau van herinnering te wijzigen, de tekst van de herinneringen te bewerken teneinde deze te personaliseren, ze via verschillende middelen op te sturen (printer, fax, , ), het adres of het faxnummer te wijzigen alsook een werklijst aan te leggen voor de te versturen herinneringen. Er wordt ook een mogelijkheid gegeven herinneringen of gewone rekeninguittreksels op te sturen. Indien de klant een creditsaldo vertoont, wordt trouwens automatisch een rekeninguittreksel opgestuurd in plaats van een herinnering, naargelang de instellingen in veranderen variabelen. In de kolom "Laatst verstuurd" wordt de datum vermeld waarop voor die relatie het laatst een herinnering werd aangemaakt. Om een goede werking van de herinneringen te waarborgen moet minimaal Internet Explorer 6 geïnstalleerd zijn. Oudere versies van Explorer kunnen fouten veroorzaken die niet onder de verantwoordelijkheid van TML kunnen vallen Instellingen Herinneringen Herinneringen kunnen worden gedefineerd in File beheer-herinnering bestanden

242 242 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Opties om de herinneringen samen te stellen Soort: relatie: Divisie: Interessecode: Aantal in buffer: Hier wordt gekozen tussen herinnering of rekeninguittreksel. Het uittreksel is gewoon een weergave van het cijfermateriaal en hierbij wordt het niveau van herinnering niet aangepast. De mogelijkheid wordt hier gegeven om een bepaalde relatie te selecteren. Bij bedrijven met meerdere divisies wordt hier de mogelijkheid geboden de klanten te selecteren van een bepaalde divisie, teneinde ze apart te laten opvolgen door een verantwoordelijke van de divisie. Wordt gebruikt om een selectie te maken op klanten met een welbepaalde interessecode. Dit vak geeft het aantal herinneringen dat werd berekend weer Buttons Berekenen: Globaal markeren: Globaal demarkeren: Voorbeeld: RC: Uitvoeren Leegmaken: Werklijst: Lijst afdrukken: Bewerk RTF: Einde: Bij het gebruik van deze knop worden de vervallen en niet afgepunte bewegingen in de rekeningen courant klanten geselecteerd en in de grid weergegeven. met deze button worden alle relaties in de grid geselecteerd om uit te voeren. Hiermee wordt de selectie van de relaties ongedaan gemaakt. Na het gebruik van deze knop is dus geen enkele relatie meer geselecteerd. Geeft een afdrukvoorbeeld van de herinnering van de geselecteerde relatie in de grid. Geeft de rekening courant weer van de geselecteerde relatie in de grid verwerkt de selecties (gemarkeerde regels) tot herinneringen en werkt het niveau van de herinnering bij. Na uitvoer verdwijnt de regel uit de grid. Maakt de grid volledig leeg. In DBFACTW is het nu mogelijk geworden werklijsten van herinneringen aan te maken teneinde deze over verschillende dagen of op verschillende ogenblikken te kunnen afwerken. Met de knop kan de werklijst aangemaakt worden door aan de bestaande toe te voegen of de bestaande te overschrijven. Een mogelijkheid bestaat eveneens om de bestaande lijst in te lezen. Bij het opslaan van de lijst wordt de volledige selectie in de grid weggeschreven. Op die manier is het mogelijk om verschillende selecties te maken, die op te slaan in de werklijst en ze dan allemaal samente behandelen. Drukt de gegevens uit de grid in lijstvorm af. Hier wordt de mogelijkheid geboden de tekst van de herinnering van de geselecteerde regel te bewerken. Dit gebeurt in MS Word. Let wel dat de wijzigingen worden opgeslagen voor de lopende rappel, maar niet voor de volgende rappels. Eens de rappels afgesloten worden de wijzigingen eveneens ongedaan gemaakt. Indien een tekst werd gewijzigd, verschijnt in de grid een * in de kolom RTF. Sluit de het scherm van de herinneringen af.

243 De Boekhouding Wijzigingen in de grid Zoals reeds geweten, kunnen geen gegevens in de grid zelf worden gewijzigd. Dit is een algemene regel, en op elke algemene regel zijn er natuurlijk uitzonderingen. De kolommen waarvan de naam voorafgegaan wordt door een #-teken kunnen wel gewijzigd worden. Daartoe volstaat het om op het te wijzigen veld te klikken en de 'verbeterde' gegevens in te voeren. #Rap.: #Type: # #Fax nr.: Geeft de mogelijkheid het rappelniveau momenteel te wijzigen. Bij het uitvoeren van de rappels gaat het niveau wel op de normale manier naar omhoog. Voorbeeld : een rappel met opgegeven niveau 3 kan veranderd worden in niveau 1. op die manier wordt de eerste herinnering afgedrukt. Bij het uitvoeren, wordt het niveau wel veranderd in 4, en niet naar 2. in deze kolom kan de wijze van versturen van de herinnering worden gewijzigd. Ook bestaat hier een mogelijkheid om geen rapeel af te drukken of deze enkel in de lijsten te laten voorkomen. Geeft de mogelijkheid het adres te wijzigen waarnaar de herinnering zal verstuurd worden. Een wijziging van dit adres wordt evenwel NIET opgenomen in de relatiefiche. Geeft de mogelijkheid het faxnummer te wijzigen waarnaar de herinnering zal verstuurd worden. Een wijziging van dit nummer wordt evenwel NIET opgenomen in de relatiefiche Stappenplan Herinneringen Hoe kan ik herinneringen versturen? In DBFACTw kan u herinneringen versturen naar klanten die facturen hebben openstaan die vervallen zijn, met andere woorden de halsstarrige, laattijdige betalers. Naar deze klanten dient ten gepaste tijde een herinnering gestuurd te worden. Hoe kan u dit doen? 1. Aanmaken van type herinneringen Eerst moet u bepalen hoeveel types herinneringen er moet kunnen verstuurd worden. Deze herinneringstypes vindt u terug in menupunt Er kunnen maximaal 8 herinneringstypes aangemaakt worden, waarbij type 1 steeds de eerste herinnering is en type 8 steeds de hoogste herinnering. Vanzelfsprekend moeten niet alle 8 types aangemaakt worden en kan een maximum van 4 gelden. Type 9 wordt wel steeds gebruikt voor het rekeninguittreksel. Deze laatste wordt aangemaakt op aanvraag en wordt automatisch door DBFACTw gebruikt indien de klant een creditsaldo vertoont (bvb. ten gevolge van een voorschotbetaling). Bij het sopstellen van de gewoner herinneringen worden de rekeninguittreksels echter nooit automatisch aangemaakt. Bij elk type herinnering kan gespecifieerd worden of er intresten en kosten moeten vermeld worden. Dezen worden dan samengeteld vermeld op de herinnering. Voor deze intresten en kosten wordt echter geen enkele boeking aangemaakt. Deze kosten worden ook niet bij een volgende factuur aangerekend. 2. Herinneringsteksten instellen Per type herinnering kan een afzonderlijke tekst aangemaakt worden. Deze teksten worden per

244 244 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx herinneringstype ingegeven in menupunt De eerste herinnering die u naar een klant zal sturen zal natuurlijk liefst niet zo ernstig klinken als de tweede herinnering. Voor elke type herinnering wordt de mogelijkheid geboden een aparte ondertekenaar te vermelden, of de algemene contactpresoon voor de herinneringen te gebruiken. Per herinnering kan eveneens de tekst in de 6 talen van DBFACTw opgesteld worden. Het eerste tabblad (Algemeen) wordt gebruikt voor de herinneringen die per post of fax worden opgestuurd. Een aparte tekst kan voorzien worden indien de herinneringen per opgestuurd moeten worden. Let wel dat de tekst MOET aangemaakt zijn indien herinneringen per opgestuurd worden. 3. Herinneringen versturen Verkoopfacturen rappelstatus werklijst Met deze werklijst 89 kan men de verkoopfacturen opvolgen waar door welke reden ook, tijdelijk 'buiten het circuit' van de herinneringen gehouden moet worden. De meeste kolommen zijn eenvoudig te bespreken Zo kunnen we pér factuur gaan bijhouden. Rappelnum mer Dit is een indicatie voor DBFACTw om een idee te hebben hoeveel keer deze factuur reeds op een rappels is voorgekomen. Er wordt verwezen naar de informatie over herinneringen om precies te begrijpen wat hiermee bedoeld wordt. In 't kort betekent dat een hogere nummer er van uit gaat dat de klant automatisch ook een hoger (strenger) niveau van rappel gaat verkrijgen. Rappelstatu Indien een factuur (tijdelijk) niet in beschouwing moet genomen worden voor de s herinneringen, kan men hier de status gaan wijzigen.

245 De Boekhouding Protip 245 Standaard wordt in DBFACTw automatisch twee statussen voorzien, "wel" en "niet" (of blanco, da's hetzelfde als "wel"). Indien men echter statussen wenst toe te voegen, kan dit via het statussenbeheer, met type 'Rappelstatus'. Op die manier kunt u makkelijk eventueel 'substatussen' gaan creëren, die extra informatie geven over 'wel' of 'niet', bv. 'niet - in behandeling JP' of 'niet - in behandeling door JM'. Kunst is dat de 'waarde' van een status er voor zorgt dat het in de groep 'wel' of 'niet' valt om bv. ook af te drukken op de rappels. < 50 = wel in rekening brengen bij herinneringen > 50 = niet in rekening brengen bij herinneringen indien echter voor een bepaalde klant nooit een herinnering moet opgestuurd worden, is het aan te raden in de relatiefiche, tabblad extra 2, de soort herinnering op 'Geen' te zetten. Laattijdig openstaande facturen van deze klant worden dan niet in de herinneringen opgenomen. Ten einde deze lijst makkelijk op te volgen, kan men via de factuur selectie de nodige keuzes maken. Ook op de herinneringen gaat hier in zekere zin rekening mee gehouden worden. Nieuw Wijzigen Zoeken Afdrukken Bijkomende mogelijkheid is dat we hier 'memo's kunnen koppelen aan de documenten, zodat iemand in de administratie uitleg kan geven waarom een status gewijzigd werd. De knop 'nieuwe' zal een leeg schermpje openen, zodat daar een memo ingegeven kan worden, direct gekoppeld aan de betreffende factuur. Via de knop 'Opslaan' zal automatisch de memo worden bijgehouden en in de grid links getoond, samen met de gebruiker die de memo aangemaakt heeft. Een heleboel facturen samen kunnen tegelijkertijd aangepast worden. Volgende mogelijkheden zijn ingebouwd: Rappelnummers aanpassen naar een vast getal Rappelnummers met x verminderen De rappelstatus van de gemarkeerde documenten collectief op dezelfde status zetten. Een handige tool in heel wat werklijsten ingebouwd: Door op Zoeken te klikken, verkrijgt men een veld waar men ofwel een factuurnummer, ofwel een archiefbarcode (indien men deze module heeft) kan inscannen. Indien het document reeds in de lijst staat, wordt automatisch gepositioneerd op dit document. Indien het document nog niet in de lijst voorkomt (maar wel bestaat in het dossier), wordt de factuur automatisch in de lijst toegevoegd. Volgens de selectie, wordt de lijst afgedrukt. De eerste mogelijkheid drukt de lijst af met hun respectievelijk rappelstatussen. De tweede mogelijkheid zorgt voor dezelfde lijst, maar drukt automatisch ook de memo's er bij af. De facturen zonder memo's worden eveneens afgedrukt.

246 246 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Verkoopfacturen rappelstatus globaal wijzigen U kunt van de gemarkeerde facturen ni de lijst een aantal gegevens gemeenschappelijk wijzigen. Rappelnummer / vast nummer Rappelnummer / met... verminderen Rappelstatus U geeft alle gemarkeerde documenten dezelfde rappelnummer U wenst alle gemarkeerde facturen met hetzelfde aantal verminderen, bv. indien een bepaalde reeks herinneringen niet werd opgestuurd. alle gemarkeerde documenten krijgen dezelfde rappelstatus toegewezen Leveranciers Alle mogelijkheden in dit menu-gedeelte zijn zeer gelijklopend met de functies van bij de klant. U kan dus gemakkelijk alle mogelijkheden bekijken in dat punt. Let wel dat in de grid de status van de factuur eveneens in een van de kolommen wordt weergegeven. Uiteraard is de knop 'herinneringen' hier niet aanwezig, daar u nooit zelf een herinnering gaat sturen naar een leverancier voor een factuur die nog niet werd betaald Grootboekrekeningen

247 De Boekhouding Opvragen grootboekrekening Buttons Op 0 zetten : Met deze knoppen worden de lopende afpuntingen ongedaan gemaakt, zodat opnieuw met een propere lei kan begonnen worden aan de reconciliatie van de bedragen. Markeren : Dient om de geselecteerde regel te markeren om deze met anderen te kunnen afpunten. Markeren kan eveneens door op de spatiebalk te duwen. Een tweede druk op de spatiebalk maakt de markering dan weer ongedaan. Rechtsreeks dubbelklikken met de muis op de geselecteerde regel heeft eveneens hetzelfde effect. Een gemarkeerde regel kan herkend worden aan het blokje aan de linkerkant van de grid die in dat geval ingedrukt lijkt. Controle : Voert een controle uit op de juistheid van de afpuntingen in de rekening. Bij het wijzigen van een binnenkomende factuur of bij het uitvegen van een bankuittreksel of een diverse kunnen de afpuntingen uit balans geraken. Met deze controle worden de desbetreffende afpuntingen ongedaan gemaakt. Document : Gebruik deze knop om het document te bekijken dat betrekking heeft op de geselecteerde regel. Afdrukken : hiermee worden de mutaties van de grootboekrekeningen afgedrukt

248 248 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx zoals weergegeven in de grid Afpunten : Bij het gebruik van deze knop worden de tijdelijke afpuntingen weggeschreven op voorwaarde dat de selectie in balans is. Einde : Sluit het scherm af en vraagt desnoods of de wijzigingen moeten worden weggeschreven Raadplegen grootboekrekeningen per jaar Met dit scherm is het mogelijk grootboekrekeningen te raadplegen die in het opgegeven boekjaar werden gebruikt. Op deze manier krijgt men een praktisch overzicht enkel met de gebruikte rekeningen. Het selectieniveau kan ingesteld worden met het aantal karakters in de rechtse kolom. Na gebruik van de knop 'berekenen' is het mogelijk de verschillende klassen op of dicht te klappen naar wens, zoals in het voorbeeld hieronder. Door te dubbelklikken op een grootboekrekening verkrijgt men het inmiddels bekende scherm 'opvragen grootboekrekening'

249 De Boekhouding Export vergelijking grootboekrekeningen Met deze functie kunt u twee boekjaren met mekaar vergelijken. Er wordt daarbij een bestand aangemaakt van het type XLS, Microsoft Excel (R), het type DBF, Foxpro of dbase IV bestand, of type XML. De bestandsnaam wordt daar onder ingegeven. De tabel bevat volgende kolommen c_rekening c_omschr jan_xxxx... total_xxxx jan_yyyy... total_yyyy Grootboekrekening nummer omschrijving grootboekrekening de maandsaldo's per grootoboekrekening Totale saldo van de grootboekrekening De maandsaldo's van het vergelijkende boekjaar, per grootboekrekening Totale saldo van de grootboekrekeningen van het vergeiljkende boekjaar waarbij XXXX het boekjaar betekent, en YYYY verwijst naar het vergelijkend boekjaar.

250 250 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Centralisatie en afsluiting Centraliseren Bij de centralisatie hebt u de keuze tussen het tijdelijk centraliseren en het definitief centraliseren Tijdelijke centralisatie Bij een tijdelijke centralisatie worden de gegevens slechts tijdelijk in het grootboek weggeschreven. Verbeteringen in de gecentraliseerde periode zijn dan nog steeds mogelijk, precies alsof de periode niet gecentraliseerd was. Diversen, bankboeken en kasboek worden steeds onmiddellijk tijdelijk gecentraliseerd bij de eerste ingave. Indien een document wordt gewijzigd, dient de centralisatie opnieuw uitgevoerd te worden om de gegevens in het grootboek zichtbaar te maken. In het geval het vorige boekjaar niet is afgesloten, hebt u eveneens de mogelijkheid om de niet afgesloten balans van het vorige boekjaar over te nemen in het huidige boekjaar. Daarbij maakt DBFACTW eveneens de berekening van het resultaat aan de hand van de reeds ingegeven bewerkingen. Dit resultaat wordt vanzelfsprekend mee in de balans overgenomen. Let wel dat deze functie slechts teruggaat tot 1 niet afgesloten boekjaar. Bij een tijdelijke centralisatie worden alle gegevens naar het grootboek overgedragen, ongeacht de datum. Mogelijke niet afgesloten kasverkopen worden door het systeem naar de rekening geboekt, teneinde deze toch op de omzet te laten verschijnen. Vanzelfsprekend worden de rekeningen en mee opgenomen voor de bedragen uit de niet afgesloten kasverkopen. De boekhouding zou anders niet meer in balans zijn Definitieve centralisatie Bij een definitieve centralisatie worden de gegevens onherroepelijk overgenomen in het grootboek. Daardoor kunnen bestaande documenten in de gecentraliseerde periode niet meer gewijzigd worden. Bij de definitieve centralisatie moet wel een datum worden ingegeven. Let wel dat alle gegevens tot en met die datum geblokkeerd worden. Enkel ingave van nieuwe diverse bewerkingen op de laatste datum van de centralisatie is nog mogelijk. Facturen of andere documenten boeken is onmogelijk. Indien het vorige boekjaar niet afgesloten is, wordt een definitieve centralisatie niet toegestaan. Zo ook mogen er geen niet afgesloten kasverkopen aanwezig zijn. Dit is normaal daar deze nadien

251 De Boekhouding 251 niet meer kunnen geboekt worden. Een defintieve centralisatie is in DBFACTw slechts noodzakelijk bij de afsluiting van het boekjaar. Bij de definitieve centralisatie is het niet toegestaan andere bewerkingen in het pakket uit te voeren en mag slechts die gebruiken aangelogd zijn die de centralisatie uitvoert Boekjaar afsluiten Bij deze bewerking wordt het boekjaar afgesloten en de balans overgedragen naar het volgend boekjaar. De mogelijkheid bestaat om deze overdracht niet uit te voeren. In dit laatste geval zal de balans wel manueel moeten ingegeven worden via diverse bewerkingen. Er zijn voorwaarden verbonden aan het afsluiten van een boekjaar : de som van klasse 6 en klasse 7 moet op 0 staan. Wat concreet betekent dat de winst moet verwerkt zijn. De balans kan anders onmogelijk juist zijn. Het boekjaar moet definitief gecentraliseerd zijn tot op de laatste datum van het boekjaar. Er mogen dus geen niet gecentraliseerde bewegingen zijn. Na de afsluiting kunnen evenwel nog alle lijsten afgedrukt worden, zelfs jaren nadien. DBFACTW houdt immers alle gegevens van alle voorgaande boekjaren bij op voorwaarde dat de betrokken boekjaren niet werden uitgeveegd. Ook alle voorgaande documenten kunnen nog steeds opgevraagd en afgedrukt worden. Op die manier blijft het steeds mogelijk de volledige historieken van alles wat bedenkbaar is op te volgen. Na de afsluiting blijft het ook nog steeds mogelijk een standaard kasverkoop van een afgesloten boekjaar te factureren aan een klant. De factuur wordt vanzelfsprekend wel opgesteld in het nieuwe boekjaar Boekhoudkundige lijsten Alle mogelijke wettelijk verplichte, maar ook tal van andere lijsten zijn via deze menu-optie toegankelijk. Op een aantal lijsten komen regelmatig dezelfde velden terug. Hieronder worden een aantal van deze velden beschreven: Datum afdruk Van datum Datum die op de lijst verschijnt Eerste datum van selectie van de gegevens

252 252 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Tot datum Soort lijst Grootboekrekening Niet afgepunt Compacteren Tot datum (cumul) Laatste datum van selectie van de gegevens Compleet (alle gegevens van de documenten worden weergegeven, elke transactie op rekening op 1 factuur wordt weergegeven) Samenvatting (enkel de hoofding van de factuur wordt weergegeven, zonder rekeningen) Groeperen (alle zelfde grootboekrekeningen worden samengenomen op 1 lijn voor éénzelfde document) Compleet (alle grootboektransacties worden weergegeven) Enkel de niet afgepunte bedragen worden weergegeven De grootboekrekeningen die voor compacteren gemarkeerd werden worden hiermee samengenomen tot 1 lijn per boekhoudperiode. Datum tot dewelke de lopende totalen worden gecumuleerd sedert het opstarten van DBFACT of DBFACTw. BTW Met deze functie kan de volledige btw-administratie voldaan worden. Hierbij maken we het onderscheid tussen: De aangifte zelf Een overzicht van de Saldi van de btw-rekeningen BTW omzetvergelijking Vergelijking van de BTW vakken BTW aangifte Met deze functie worden de (drie)maandelijkse BTW aangiften opgesteld. Deze lijst wordt, zoals steeds in DBFACTw, datum gestuurd. Het is dus mogelijk een aangifte te maken over een bepaalde dag, over een week, een maand, een trimester of een jaar. Nieuw is dat er een mogelijkheid bestaat om een bestand aan te maken dat vandaag met Intervat elektronisch verstuurd kan worden.

253 De Boekhouding 253 In chronologische volgorde kunnen volgende gegevens worden ingevuld om een geautomatiseerde BTW-aangifte af te drukken. Begin periode Einde periode Voorschot december Soort aangifte Kwartaal / Maand Jaar Datum aangifte Telefoon nr. Detail afdrukken Aanvraag terugbetaling Aanvraag betaalformulier BTW op bankverrichting Eerste datum voor dewelke de gegevens worden opgehaald uit de journalen Laatste datum voor dewelke de gegevens worden opgehaald uit de journalen Ingave van het bedrag dat in december als voorschot wordt betaald. Keuze tussen maand en kwartaal. Dit veld wordt automatisch aangepast naargelang de twee ingegeven datums. Opgave van welk kwartaal of maand waarover de aangifte wordt opgesteld. Indien een van beide vakken met de Entertoets wordt bevestigd, worden eveneens de twee datums aangepast indien nodig. Rechtstreeks op OK klikken (onderaan) zonder de Enter-toets in dit veld te gebruiken zal de datums laten staan. Kalenderjaar van de periode voor dewelke de aangifte wordt opgesteld. Datum waarop de aangifte wordt opgesteld. Telefoon waar de ondertekenaar kan bereikt worden. Afdrukken van de details van alle vakken in alle documenten Veld aan te vinken in geval terugbetaling van de BTW gewenst is. Veld aan te vinken indien gewenst wordt dat de administratie van Financiën voorbedrukte betaalformulieren opstuurt. Grootboekrekening waarop de aftrekbare BTW op de bankverrichtingen zijn geboekt (zonder aankoopfactuur).

254 254 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Maak intervat XML bestand Indien dit veld aangevinkt wordt, zal DBFACTw een bestand aanmaken die met het Intervat systeem van de FOD Financiën kan doorgestuurd worden. De link om naar de Intervat site te gaan is de volgende : welcomeintervatnl.html Daar kan je klikken op de grote Intervat logo waar je vervolgens een bestand kan openen. Dit lukt alleen als je Isabel of een GlobalSign certificaat hebt geïnstalleerd staan op de computer. Klungelalar m Indien u anomalieën krijgt na het aanmaken van de BTW-aangifte dan hebben een aantal controles een verkeerd resultaat gegeven. De fouten die U kan krijgen liggen in meer dan 90% van de gevallen aan het niet juist toekennen van de BTWvakken aan de grootboekrekeningen (zie Grootboekrekeningen) of het fout gebruik van de 0% BTW, gebruik van medecontractanten, export. Druk een aan- en verkoopkoopdagboek af en controleer de verschillende boekingen. Ontoereikende heffing Bedrag teruggave Te betalen herziening Te betalen regularisatie Te ontvangen herziening Te ontvangen regularisatie Bedrag van de eerder niet aangegeven te betalen BTW, vastgesteld door de werkgever (VAK 61) Bedrag van de eerder niet aangegeven terug te vorderen BTW, vastgesteld door de aangever (VAK 62) Bedrag van de te betalen BTW ten gevolge van herzieningen (VAK 61) Bedrag van de te betalen BTW ten gevolge van regularisaties (VAK 61) Bedrag van de terug te vorderen BTW ten gevolge van herzieningen (VAK 62) Bedrag van de terug te vorderen BTW ten gevolge van regularisaties (VAK 62) Dit zijn de controles die worden uitgevoerd: De controles verricht met het oog op het opsporen van eventuele waarschijnlijkheidsfouten in de ingediende aangiften, worden opgesomd in de twee categorieën van fouten, opgenomen onder de punten 1. en 2. hierna. 1. Bepaalde roosters werden in principe ten onrechte (niet) ingevuld Controle nr. 1: Controle nr. 2: rooster [01] en/of rooster [02] en/of rooster [03] -> rooster [54] Als een bedrag wordt vermeld in het (de) rooster(s) [01] en/of [02] en/of [03], dan moet in het rooster [54] eveneens een bedrag worden vermeld. rooster [54] -> rooster [01] en/of rooster [02] en/of rooster [03] Als een bedrag wordt vermeld in het rooster [54], dan moet in het (de) rooster(s) [01] en/of [02] en/of [03] eveneens een

255 De Boekhouding Controle nr. 3: Controle nr. 4: Controle nr. 5: Controle nr. 6: 255 bedrag worden vermeld. rooster [86] -> rooster [55] Als een bedrag wordt vermeld in het rooster [86], dan moet in het rooster [55] eveneens een bedrag worden vermeld. Deze controle gaat niet op wanneer het bedrag vermeld in het rooster [86] enkel betrekking heeft op : intracommunautaire verwervingen van goederen en daarmee gelijkgestelde handelingen die van de BTW zijn vrijgesteld; intracommunautaire verwervingen van goederen onder de voorwaarden van artikel 25quinquies, 3, derde lid, van het BTW-Wetboek (betreft de aangiften van de tussenpersoon B in de vereenvoudigde regeling driehoeksverkeer ABC). rooster [87] -> rooster [56] en/of rooster [57] Als een bedrag wordt vermeld in het rooster [87], dan moet in het (de) rooster(s) [56] en/of [57] eveneens een bedrag worden vermeld. rooster [65] en rooster [66] Deze roosters mogen voorlopig niet worden ingevuld. rooster [91] Geen enkel bedrag mag worden vermeld in het rooster [91] van een andere aangifte dan de maandaangifte met betrekking tot de handelingen van de maand december. 2. Er bestaat een wanverhouding tussen de bedragen ingevuld als verschuldigde of te recupereren BTW en de bedragen ingevuld als omzet of aankopen Controle nr. 7: rooster [01] x 6% + rooster [02] x 12% + rooster [03] x 21% = rooster [54] Deze controle wordt verricht met een veiligheidsmarge van BEF (61,97 EUR). Controle nr. 8: rooster [55] (rooster [84] + rooster [86]) x 21% Deze controle wordt verricht met een veiligheidsmarge van BEF (61,97 EUR). Wanneer het bedrag vermeld in rooster [86] echter rekening houdt met creditnota's ontvangen tijdens een periode die voorafgaat aan het betrokken aangiftetijdvak, kan het zijn dat de controle niet opgaat. Controle nr. 9: (rooster [56] + rooster [57]) (rooster [85] + rooster [87]) x 21% Deze controle wordt verricht met een veiligheidsmarge van BEF (61,97 EUR). Wanneer het bedrag vermeld in rooster [87] echter rekening houdt met creditnota's ontvangen tijdens een periode die voorafgaat aan het betrokken aangiftetijdvak, kan het zijn dat de controle niet opgaat. Controle nr. 10: rooster [59] (rooster [81] + rooster [82] + rooster [83] + rooster [84] + rooster [85]) Het kan zijn dat deze controle niet opgaat wanneer de maatstaf van heffing met betrekking tot inkomende

256 256 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx handelingen reeds geheel of gedeeltelijk in voorgaande aangiften werd opgenomen (b.v. invoeren van goederen, leasingovereenkomsten, enz.). Controle nr. 11: rooster [63] rooster [85] x 21% Deze controle wordt verricht met een veiligheidsmarge van BEF (61,97 EUR). Wanneer bepaalde ontvangen creditnota's uitsluitend betrekking hebben op het bedrag van de BTW (b.v. vergissing in BTW-tarief) kan het zijn dat de controle niet opgaat. Controle nr. 12: rooster [64] rooster [49] x 21% Deze controle wordt verricht met een veiligheidsmarge van BEF (61,97 EUR). Wanneer bepaalde uitgereikte creditnota's uitsluitend betrekking hebben op het bedrag van de BTW (b.v. vergissing in BTW-tarief) kan het zijn dat de controle niet opgaat Intervat Instellingen U kan uw BTW aangifte nu ook elektronisch versturen Saldi BTW-rekeningen Een overzicht van de saldo's van de btw-rekening wordt hier gegeven BTW/Omzetvergelijking en Vergelijking BTW-vakken BTW - Omzetvergelijking Met deze functie kan voor een boekhoudperiode of voor het hele boekjaar de vergelijking worden gemaakt tussen de omzet en de aangegeven bedragen in de BTW vakken. Hierbij kan een keuze gemaakt worden om enkel het verkoopjournaal af te lopen naar omzetrekeningen en vakken of eveneens de andere journalen. Een klik op de knop 'berekenen' haalt de gegevens op. Een periode dat in de marge een groene vink vertoont, is in orde wat de vergelijking betreft, een periode met een rode 'X' vertoont fouten. Indien een periode wordt geselecteerd met de muis en dat er daaropvolgend op de knop 'detail' wordt geklikt, krijgt u het detail van alle bedragen van de omzetvergelijking over die periode.

257 De Boekhouding Vergelijking 257 BTW-vakken Met deze functie wordt een gelijkaardige controle uitgevoerd als de BTW/omzetvergelijking, doch hier wordt gezocht naar de correspondentie van de aangegeven vakken in de BTW aangifte met de BTW vakken die werden opgenomen in de journalen. De werkwijze is quasi identiek. Let wel dat deze controles enkel werken met de documenten die ingegeven werden met DBFACTw versie 2. Indien er nog documenten in de periode aanwezig zijn die met versie 1 of DOS werden ingegeven, zal de periode een fout resultaat vertonen Parameters Enkele parameters uit dossierbeheer worden eveneens gebruikt om de BTW aangifte op te stellen. Deze gegevens vindt u in 1.A.1 (gegevens dossier) onder het tabblad extra. De twee velden die van belang zijn : Naam en hoedanigheid BTW aangifte en BTW etiket.

258 258 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx De naam en hoedanigheid is vanzelfsprekend de naam en de functie van de persoon die gemachtigd is de BTW aangifte te ondertekenen en die dat ook doet. In het veld BTW etiket moet u het nummer van uw oud BTW vignet invullen, met de structuur zoals hierboven aangegeven. De structuur ziet er als volgt uit : Positie 1 : Positie 2 : Positie 3 : Positie 4 : Positie 5 : Posities 6 tot 8 : Altijd A M voor maandelijkse, T voor driemaandelijkse aangiftes Altijd spatie Altijd / Altijd spatie Nummer van uw BTW controle. Na het ingeven van de criteria en het klikken op de OK knop op de BTW aangifte, worden de gegevens berekend en er wordt gevraagd op een aanpassing van de vakken wordt gewenst. Daarbij kunnen de bedragen in de vakken zelf worden aangepast. Dit kan nuttig zijn indien een van de vakken bvb. een negatief cijfer vertoont. Bij deze wijzigingen moet wel worden gelet op de consistentie van de gegevens. Deze wijzigingen van de vakken hebben geen uitwerking op de grootboekrekeningen en worden niet naar de toekomst toe bijgehouden. Dit betekent dat als u een negatief vak op 0 zet, bij de volgende

259 De Boekhouding 259 aangifte niet automatisch het gewijzigde bedrag wordt toegevoegd. Indien de vakken op een abnormale manier worden aangepast, zal DBFACTw melden dat er anomalieën werden vastgesteld. In dit geval wordt een rapport afgedrukt met welke controle de anomalieën werden vastgesteld, en wat het resultaat van de controle is. Alle details van de BTW aangifte vindt u terug in een Excel bestand, BTWDETAIL.XLS genaamd, waar alle bedragen worden opgenomen die in de BTW aangifte zijn verwerkt, vak per vak, document per document. In het Excel bestand wordt evenwel geen rekening gehouden met de aanpassing van de vakken. Op het einde van de procedure wordt de vraag gesteld of de BTW aangifte moet weggeschreven worden. Dit is nodig voor het berekenen van de statistieken, jaaromzetten, voor de toekomstige BTW vergelijking e.d.m. Indien uw aangifte definitief is, mag u deze dus zeker wegschrijven. Indien de gegevens van een bepaalde periode zijn gewijzigd, worden bij het wegschrijven van de aangifte de vorige gegevens van dezelfde aangifte overschreven. Indien u deze NIET wegschrijft, krijgt u nog steeds een melding dat de aangifte is weggeschreven. Dit is normaal in de mate dat DBFACTw het Excel bestand ALTIJD wegschrijft. Let wel dat het vorige bestand BTWdetail.xls wordt overschreven.

260 260 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Elektronische BTW-aangifte Stap 1: het starten vanuit DBFACTw: Na het drukken op de button <Intervat> wordt u doorverwezen naar de site van Intervat... Druk vervolgens op het grote blauwe Intervat logo...

261 De Boekhouding Druk vervolgens op de button <Run>... Kies vervolgens uw authentificatie manier

262 262 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Indien je met een elektronische EId-kaart bent aangelogd krijg je een woordje uitleg wat je verder moet doen... Kies vervolgens voor Aangifte via XML-bestand (rode pijl!!)...

263 De Boekhouding Druk vervolgens op Selecteren en kies het XML-bestand dat is aangemaakt (meestal is dit de bfiles-map) 263

264 264 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Druk vervolgens op de button <Open> indien je het correcte bestand hebt aangeklikt... Druk vervolgens op Valideren... Het XML formaat zal nu worden gecontroleerd. Na deze controle drukt u op Volgende...

265 De Boekhouding Vervolledig vervolgens alle gevraagde gegevens en druk vervolgens op Verzenden Geef indien gevraagd opnieuw uw beveiligingscode in... U krijgt vervolgens nog een bevestiging van alle gegevens

266 266 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Druk vervolgens op Bevestigen... U zal daarna de mogelijkheid hebben een PDF te bewaren van de verzonden gegevens als bewijs van verzending BTW-aangiften ontvangstbewijs Wanneer u een BTW-aangiften ontvangstbewijs ontvangt in het Adobe Acrobat formaat (.PDF) dient het hierop aanwezige certificaat te worden gevalideerd op uw computer. De te volgen stappen hiervoor zullen we hier bespreken.

267 De Boekhouding Stap 1: 267

268 268 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Ga in het menu "Bewerken" naar de optie "Voorkeuren" en kies vervolgens voor de categorie "Beveiliging" en de hier aanwezige button <Geavanceerde voorkeuren>. Stap 2: In dit scherm dient u onder het hoofdstukje "Handtekeningen verifieren met" de optie "De tijd waarop de handtekening is gemaakt" aan te duiden. Sluit dit scherm vervolgens via de button <OK> zodat u terugkomt in het scherm van de voorkeuren dat u ook sluit middels de button <OK>.

269 De Boekhouding 269 Stap 3: Sluit het programma Adobe Acrobat compleet af. Stap 4: Open nu het BTW-aangiften ontvangstbewijs opnieuw in uw Adobe Acrobat Reader en klik met de rechter muisknop op het "Gele vraagteken" onderaan het document. Kies nu de optie "Handtekening valideren". Stap 5: Kies in dit validatie scherm voor de button <Eigenschappen van handtekening>.

270 270 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Stap 6: In het scherm "Eigenschappen van handtekening" klikken we op de button <Certificaat tonen> Stap 7: We komen nu in het scherm "Certificaat weergeven", waar we kiezen voor het tabblad "Vertrouwd". Klik hier op de button <Toevoegen aan vertrouwde identiteiten>.

271 De Boekhouding Stap 8: U krijgt volgend scherm waar u de button <OK> dient te kiezen. 271

272 272 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Stap 9: U krijgt volgend scherm waar u de button <OK> dient te kiezen. Stap 10: U bent nu weer terug in het scherm "Certificaat weergeven, dat we afsluiten middels de button <OK>. Stap 11: U bent nu weer terug in het scherm "Eigenschappen van de handtekening", dat we afsluiten middels de button <Sluiten>. Wanneer u nu het BTW-aangiften ontvangstbewijs afsluit en opnieuw in uw Adobe Acrobat Reader opent, is het certificaat gevalideerd.

273 De Boekhouding 273

274 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Dagboeken Zoals de naam van de lijst laat vermoeden kan u van hieruit alle journalen afdrukken die u op het einde van het boekjaar nodig hebt. Individuele rekeningen van klanten en leveranciers, alsook het grootboek zijn geen dagboeken en worden bijgevolg niet hier afgedrukt. Specifieke selectievelden : Lijsten Hier wordt de selectie gemaakt of alle dagboeken moeten afgedrukt worden of slechts 1 bepaald dagboek. Let wel dat, meerdere dagboeken apart moeten worden afgedrukt, de procedure meerdere malen zal moeten overgedaan worden, met telkens een andere selectie van dagboek. Indien financiële dagboeken of het diversenboek geselecteerd worden, zal DBFACTw de afdruk maken van alle dagboeken van dat type (dus alle bankboeken bvb).

275 De Boekhouding Rekening courant klanten/leveranciers Drukt de volledige lijst van de bewerkingen op de rekening couerant van alle klanten of leveranciers, al dan niet met de afgepunte en van een bepaalde periode volgens selectie Mutaties grootboekrekeningen Drukt alle mutaties op grootboekrekeningen, al dan niet gecompacteerd, van de geselecteerde periode voor de geselecteerde rekeningen af. Dit komt overeen met het grootboek.

276 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Centralisatie journaal Drukt het centralisatiejournaal van een geselecteerde periode. Het centralisatiejournaal is de afdruk van de totalen van elk dagboeken Intracom Is de afdruk van de verplichte officiële driemaandelijkse listing die bij de BTW aangifte hoort en alle intracommunautaire leveringen weergeeft, wanneer deze aanwezig zijn. Deze kan u versturen naar printer (voor standaard afdruk) Balans en resultatenrekening Met deze lijsten kunnen een proef- en saldibalans, resultatenrekeningen en balansen in verschillende vormen afgedrukt worden. Resultatenrekeningen kunnen met een andere periode vergeleken worden, de balans VKT wordt op de afdruk altijd vergeleken met het vorige boekjaar. Let wel dat om een correct resultaat te verkrijgen een voorafgaande centralisatie.

277 De Boekhouding Velden Soort balans : Boekjaar : Tot datum : Begin periode : Einde periode : Vergelijk met periode : Proef en saldibalans Balans Resultatenrekening Balans VKT (verkort schema) Resultatenrekening VKT (verkort schema) Vereenvoudigde balans / resultatenrekening Boekjaar waarop de gevraagde lijsten betrekking hebben (dus niet kalenderjaar) Datum tot waar de cijfers gecumuleerd worden sinds het begin van het boekjaar Eerste datum van de periode waarvoor de gegevens gevraagd worden Laatste datum van de periode waarvoor de gegevens gevraagd worden Mogelijkheid om met een andere periode van datum tot datum te vergelijken. De twee velden bevinden zich onder het vakje. Dit is enkel beschikbaar op de 'resultatenrekening', dus niet op het vereenvoudigd schema of de vereenvoudigde Instellen groepering subtotalen Deze functie laat toe een onderverdeling en subtotalen te maken op een bepaalde positie in de grootboekrekeningen op de proef- en saldibalans. De instelling is eveneens van toepassing als standaardonderverdeling voor de functie 'Boekhouding grootboekrekeningen raadplegen per boekjaar'. Veranderen variabelen - Boekhouding - Lijsten De velden 'lengte klasse' 1 tot en met 7 bepalen op welk niveau de rekeningen gegroepeerd worden. Maximaal kan de groepering gebeuren op 4 posities. Als rekening als voorbeeld genomen wordt, geeft dit het volgende als resultaat : Instelling groepering Op de balans wordt telkens na het niveau getotaliseerd. Op die manier kan, mits een gestructureerd boekhoudplan, gemakkelijk een analyse worden gemaakt per kostensoort Saldibalans klanten/leveranciers Geeft een lijst weer met de openstaande saldi van klanten of leveranciers zonder bijkomende details. De details kunnen teruggevonden worden in de lijsten rekening courant of via rekening courant klant, rekening courant leveranciers.

278 278 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Velden Soort balans : Sorteren : Interessecode : Divisie : Keuze tussen klantenbalans of leveranciersbalans Mogelijkheid tussen sorteren op naam van de relatie, nummer van de relatie, of openstaand bedrag van groot naar klein. Negatieven komen helemaal onderaan de lijst. Mogelijkheid om een selectie te maken op de interessecode zoals vermeld in de relatiefiche onder tabblad 'klant'. Mogelijkheid om de relaties te selecteren die deel uitmaken van een bepaalde divisie (indien multi-divisie werd ingeschakeld). Uitvoer Accon / First Met deze functie kunnen alle balansgegevens en resultaatgegevens worden uitgevoerd naar het programma Accon, waardoor het voor uw revisor veel gemakkelijker wordt de jaarrekening op te stellen. Het enige dat u moet doen is de periode selecteren en het pad invullen waar de gegevens moeten opgeslagen worden. Protip Naast de reeds bestaande uitvoermogelijkheid naar Accon kan de proef- en saldibalans nu ook naar First worden uitgevoerd BTW listing De jaarlijkse BTW listing kan met deze functie heel gemakkelijk worden opgesteld, zelfs als u een gesplitst boekjaar hebt. DBFACTw is immers volledig datum gestuurd en houdt alle gegevens bij van alle vorige boekjaren. Op die manier kunnen wij het samenvoegen van lijsten van verschillende boekjaren vermijden. Op aanvraag is het voor de starters in DBFACTw die een gesplitst boekjaar hebben eveneens mogelijk de gegevens van het vorige pakket in de BTW listing van DBFACTw te importeren. Let wel dat hier het belang van de letters in het ondernemingsnummer van de klant van het hoogste belang zijn. Alle relaties met een zelfde ondernemingsnummer worden samengenomen en de code NB wordt geïnterpreteerd als Niet Bekend. Dit betekent dus dat het ondernemingsnummer van de

279 De Boekhouding 279 relatie ontbreekt hoewel deze moet voldoen aan de BTW wetgeving. Klanten die geen ondernemingsnummer hebben mogen in het veld BTW geen enkele vermelding hebben. Jaar Minimum bedrag Listing naar kalenderjaar waarop de listing betrekking heeft minimum bedrag van omzet waarbij een klant in de listing moet worden opgenomen. Printer of diskette om een afgedrukte listing of een digitaal bestand te verkrijgen. Vanzelfsprekend is de afdruk goedgekeurd door de administratie Controle BTW listing Ter voorbereiding van de BTW-listing worden hier een aantal overzichten gepresenteerd BTW lijst vergelijking Met deze functie wordt een lijst aangemaakt die heel wat uitgebreide controles bevat ter voobereiding van het neerleggen van de BTW-listing. Het is de bedoeling dat deze lijst volledig gecontroleerd wordt en dus ook volledig leeg is na de controles. Als de controles gedaan zijn, dan weet u ook zeker dat de BTW listing correct doorgestuurd zal worden. Er zijn 2 soorten groepen klanten in deze lijst, waarbij nog gecontroleerd dient te worden of deze klanten BTW-plichtig zijn of niet: - Klanten waar het ondernemingsnummer gekend is. - Klanten waar het ondernemingsnummer niet van gekend is. Hier zijn 2 verschillende: Ondernemingsnummer NB (= klanten waar bij creatie ingesteld is dat zij een BTWnummer hebben, maar dat dit niet gekend is) Ondernemingsnummer niet ingevuld (= klanten waar bij creatie ingesteld is dat deze geen BTW-nummer hebben) Best zet u deze lijst gesorteerd op de kolom "Ond.nr." dat doorgestuurd wordt naar de BTW listing, zo krijgt u bovenaan in de lijst direct de reeds gekende Ondernemingsnummers onder elkaar en kunnen deze vrij snel gecontroleerd worden, aangezien er enkel nog dient gecontroleerd te worden

280 280 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx of deze klanten ook effectief BTW-plichtig zijn. Controle op BTW-plichtig kan gebeuren via VIES-site of Kruispuntbank, maar deze zijn niet geautomatiseerd en dienen dus steeds manueel te gebeuren. Indien u een abonnement hebt op Graydon of Companyweb, kunt u beter deze controle laten gebeuren door deze tools, deze 2 tools zijn geautomatiseerd in DBFACTw. Meer informatie over deze tools kan u terugvinden door erop te klikken. Graydon is een tool die gratis is, indien u zelf ook de betaalervaring doorstuurt naar hen en Companyweb is een betalende tool, maar hier kan veel uitgebreider in gezocht worden. Bij Companyweb is het aantal opzoekingen wel beperkt en betalend, dus best begint u tijdig met deze opzoekingen. Het is mogelijk dat bepaalde klanten niet kunnen gecontroleerd worden, zoals de meeste openbare instellingen, vrije beroepen, patrimoniumvennootschappen, enz. In deze gevallen gaat dit bij de klant zelf dienen gecontroleerd te worden. De gegevens uit de eerste 5 kolommen komen uit de relatiefiches in DBFACTw en de gegevens uit de andere kolommen zijn de gegevens die gebruikt gaan worden om door te sturen bij de BTW listing. Nr Ond.nr. Historiek naam Omzet BTWplichtig Ond.Nr. BTW listing naam Omzet Verschil BTW Het relatienummer van deze klant. Het ondernemingsnummer dat ingesteld staat op de relatiefiche. De naam van deze klant. De omzet die berekend is vanuit DBFACTw Wat aan- of uitgevinkt staat op de relatiefiche. Het ondernemingsnummer dat gaat doorgestuurd worden naar de BTW listing. De naam die doorgestuurd gaat worden naar de BTW listing. De omzet die doorgestuurd gaat worden naar de BTW listing. Het verschil tussen de omzet uit DBFACTw en de omzet die gaat doorgestuurd worden. De controle die gedaan dient te worden of deze klant ook effectief BTW-plichtig is.

281 De Boekhouding 281 plichtig check Ontbrek. De controle die gedaan dient te worden op ontbrekend ondernemingsnummer. BTW check Verleden Markeren Wijzigen Check BTWplichtig Afdrukken Sluiten Opent het verleden van deze klant. Spreekt voor zich. Meerdere wijzigingen mogelijk. Controleren of deze klant(en) BTW-plichtig zijn. Spreekt voor zich. Spreekt voor zich. Voor klanten, waar het ondernemingsnummer reeds gekend is: U kan één of meerdere klanten markeren en deze laten controleren door op de button <Check BTW-plichtig> te klikken, dan krijgt u de keuze of u gaat controleren via Graydon of via Companyweb. Na de controle of deze klanten BTW-plichtig zijn, krijgt u de melding hoeveel klanten Graydon of Companyweb kunnen checken heeft en of er wijzigingen gebeurd zijn. Indien er wijzigingen gebeurd zijn, komt deze regel in het rood te staan en wordt de relatiefiche in DBFACTw aangepast. Naar gelang of deze klant BTW-plichtig is, wordt het vinkje bij BTW-plichtig op de relatiefiche van deze klant aan- of uitgevinkt. De klanten die gecontroleerd zijn, krijgen ook een vinkje bij de kolom "BTW-plichtig check". Bij deze klanten dient nu nog "Ontbrek.Ond.nr." aangevinkt te worden. Deze is immers reeds gekend en nagekeken. Dit kan gewijzigd worden door op de button <Wijzigen> te klikken en nadien op "Beide checks: AAN". Na deze wijziging komt er ook een vinkje te staan bij de laatste kolom "Ontbrek.BTW check". Hiermee zijn de gemarkeerde klanten gecontroleerd, vervolgens klikt u op de button <Berekenen> en de gecontroleerde klanten verschijnen niet meer in de lijst. Voor klanten, waar het ondernemingsnummer niet van gekend is (volledig blanco en NB) en waar dit nog dient ingevuld te worden: Voor deze klanten, waar geen Ondernemingsnummer van gekend is, dient dit opgezocht te worden. Er kan gecheckt worden via het icoontje van Companyweb of via het icoontje wereldbol en dan te klikken op Internet-balans (link naar Credit Consult), waar kan gezocht worden op de firmanaam, de

282 282 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx postcode en de stad. Maar in de meeste gevallen dient er contact opgenomen te worden met deze klant rechtstreeks. Na het selecteren van de klant klikt u op het icoontje van Companyweb, dan begint de controle naar de gegevens van deze klant. Indien er gegevens door Companyweb gevonden worden van de klant, ziet u dit in onderstaand scherm. Het kan natuurlijk zijn dat er meerdere matches zijn bij opzoekingen van bv ketens, firma's met meerdere commerciële namen,.. enz. Na het vinden van het Ondernemingsnummer, klikt u op de button <Wijzigen>, vervolgens klikt u op "Ondernemingsnummer invullen" en geeft u dit in onderaan het scherm, gevolgd door het vinkje. Nadien dient er nog gecheckt te worden of deze klant BTW-plichtig is Lijst ontbrekende BTW nummers Deze lijst geeft alle relaties met ontbrekende ondernemingsnummers weer. Dit zijn de relaties waarvan het ondernemingsnummer begint met NB of die leeg zijn. Daar de particulieren een leeg ondernemingsnummer hebben, is het mogelijk een selectie te maken op enkel de nummer die met NB beginnen. Daartoe vinkt u het vakje aan.

283 De Boekhouding 283 De lijst kan afgedrukt worden of per kan een bericht worden verzonden naar elke relatie met de vraag het ondernemingsnummer te laten kennen Lijst ontbrekende documentnummers Met deze functie kunt u nagaan of er documenten qua nummering niet op mekaar volgen Ovezricht facturen/cerditnota's per BTW-code Deze lijst laat toe over een bepaalde periode alle uitgaande facturen en creditnota's weer te geven met de toegepaste BTW-voet. Dit kan gebruikt worden indien er geen verkopen aan een bepaald BTW mogen zijn (bvb. 0%) en tich het desbetreffend BTW vak is ingevuld in de aangifte. Sorteren kan op basis van de datum of het nummer van het document.

284 284 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Lijst commissie en andere (281.50) Deze lijst geeft een overzicht van de facturen en andere boekingen die op de typische rekeningen voor commissies aan derden werden geboekt. Typisch zijn dit rekeningen van de reeks 613xxx. De kosten van interim-personeel (617xxx) worden eveneens in deze lijst opgenomen Overzicht facturen/creditnota's per klant Geeft een overzicht van de omzetten met de gevraagde relaties, als klant of als leverancier, over een bepaalde periode of sedert het begin van het gebruik van het pakket tot heden (geen enkele datum invullen indien dit gewenst is). Indien geen enkele relatie wordt ingevuld worden alle relaties berekend. Sorteren kan op relatienummer of relatienaam FOST+ Geeft de officiële lijsten weer voor hen die gehouden zijn FOST+ aangiftes te maken. Per kalenderjaar bestaat de mogelijkheid om de standaardrapporten in aantal of in omzet af te drukken, alsook de officiële Bijlage IV. De gegevens zijn afhankelijk van de relatiefiche.

285 De Boekhouding Recupel Geeft een lijst terug van het aantal artikelen waarvoor de verantwoordelijkheid werd ingeschakeld en de totalen van de geïnde Recupel bijdragen die naar Recupel moeten doorgestort worden. Deze lijst is opgesteld per RECUPEL rubriek. De gegevens worden uit de artikelfiche opgehaald. 'Verantwoordelijk' wordt slecht ingeschakeld voor de producten waarvoor een recupel bijdrage verschuldigd is en niet door de leverancier werd aangerekend. Doorgaans zijn dit goederen afkomstig en aangerekend vanuit het buitenland V.O.S. Lijst voorzien voor de handelaars in verfproducten en sommige chemicaliën Boekhoudperiodes Met deze functie beheert u enerzijds de periodes van een boekjaar, anderszijds worden de nummeringen van de journalen vastgelegd voor een bepaald boekjaar. Periodes In DBFACTw wordt, in tegenstelling tot vele andere programma's, de boekhouding volgens boekingsdatum gestuurd. Nergens dient men een periode in te geven. De periodes dienen enkel ter controle, als waarschuwing dat een nieuwe periode begonnen is. Alle boekingen gebeuren op basis van de boekingsdatum (voor de verkoopfacturen komt dit overeen met de documentdatum). De flexibiliteit is daardoor enorm: U kunt probleemloos buiten de geopende periode boeken Boekingen zijn mogelijk zelfs indien het boekjaar voor de boekingsdatum niet aangemaakt is. Desalniettemin moeten toch periodes worden gedefinieerd om de controles te kunnen uitvoeren, om de BTW aangiftes op te stellen (hoewel niet strikt noodzakelijk), om de grootboekrekeningen te kunnen compacteren, om het boekjaar af te sluiten en om periodieke lijsten af te drukken (zoals balansen en resultaatrekeningen).

286 286 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx We beschrijven de zaken die u kunt ingeven. Een bestaand boekjaar wijzigt u door het boekjaar in te geven. Als u een nieuw boekjaar ingeeft, zal automatisch de informatie voorgesteld worden voor het nog niet bestaand boekjaar. Boekjaar Begindatum Einddatum Periodes Aangiftes Verkopen blokkeren tot Naam dat aan het boekjaar wordt gegeven. Dit is dus niet verplichtend het kalenderjaar waarin de boekhouding start. Er kan geopteerd worden voor het effectieve kalenderjaar als het boekjaar van tot loopt, of het begin kalenderjaar of het einde kalenderjaar bij een gesplitst boekjaar. Let wel dat de namen van de boekjaren elkaar moeten opvolgen en een jaar geen 2 x kan ingegeven worden. Begindatum van het boekjaar (altijd de eerste dag van een maand) Einddatum van het boekjaar (altijd de laatste dag van een maand). Standaard neemt DBFACTw 12 maanden. Bij een boekjaar dat begint op wordt automatisch de einddatum van ingevuld. Deze datum kan wel overschreven worden voor verlengde boekjaren. Aantal periode in het boekjaar. Voor een standaard boekjaar met maandelijkse periodes : 12, voor een boekjaar met driemaandelijkse periodes : 4. Aantal BTW aangiftes per kalenderjaar altijd 4 of 12. Geeft de mogelijkheid alle boekingen in het verkoopdagboek en de uitgaande creditnota's onmogelijk te maken tot en met de opgegeven datum. Dit wordt toegepast om de journalen te blokkeren na het opstellen van de BTW aangifte zonder een

287 De Boekhouding Aankopen blokkeren tot Periode 1 -> nn Klungelalarm 287 definitieve centralisatie uit te voeren. Geeft de mogelijkheid alle boekingen in het aankoopdagboek en de inkomende creditnota's onmogelijk te maken tot en met de opgegeven datum. Geeft de begindatum weer van elke boekhoudperiode weer. Het vinkje naast de periode toont welke periode op heden de standaardperiode is. Vergeet op het einde niet op 'opslaan' te klikken, anders worden de gegevens niét ingegeven. Journalen Daarnaast kunt u met deze functie de nummering van de journalen definiëren. Het kan voorkomen dat dit in uw dossier niet actief is. Voor verdere uitleg van de nummering van meerdere journalen, zie daarvoor 'nummering journalen 287 ' Nummering journalen Voor hen die met meerdere dagboeken werken is er eveneens de verplichting de nummering van de journalen in te geven. Het is namelijk zo dat DBFACTw voor elk journaal een specifieke nummering heeft, waardoor de dagboeken onmogelijk door elkaar kunnen gehaald worden. Dankzij de combinatie van de verschillende journaalnummers met de gedefinieerde datums van het boekjaar en de ingegeven nummer zal DBFACTw steeds het correcte nummer voorstellen, zelfs indien de boekingsdatum in een vorig boekjaar ligt.

288 288 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx In het scherm worden de verschillende dagboeken weergegeven met lege nummers. Het volstaat om de nummers in te geven in de zin van het voorbeeld hierboven en dan de gegevens op te slaan. Het veld blok laat toe het journaal te blokkeren om elke boeking onmogelijk te maken. met de knop 'overnemen' is mogelijk om jaar na jaar dezelfde nummering over te nemen, waarbij enkel de begingetallen moeten wijzigen. Met de knop 'wijzigen' kunnen deze begingetallen aangepast worden Vaste activa Om uw afschrijvingen efficiënt te beheren, bestaat de optionele afschrijvingsmodule. Voor uitleg over deze module, zie afschrijvingen Analytische boekhouding Indien u dossier analytische boekhouding bevat, kunt u hier de nodige opties activeren. Voor uitleg over analytische boekhouding, zie 'analytische boekhouding' Intrastat Alle administratie rond intrastat wordt hier ondergebracht. Uitleg hierover vindt u terug onder de module intrastat.

289 De Boekhouding Betalingsopdrachten Alle functionaliteit rond automatische betalingen, gekoppeld aan Isabel zijn hier ondergebracht. U vindt gedetailleerde informatie bij de betalingsmodule Operationele rapporten DBFACTw beschikt over een aantal financiële rapporteringen die in een beweging toelaten de situatie van de dag op te vragen en op te volgen. In de meeste gevallen gaat het over een momentopname op het ogenblik het dat het rapport wordt opgevraagd. Deze rapporteringen zijn voorzien om de zaken op een gemakkelijke manier op te volgen. Ze zijn niet ontworpen om belangrijke managementbeslissingen te nemen. Hiervoor verwijzen wij naar de standaard rapporten zoals de balansen en resultaatrekeningen Liquiditeit Dit scherm geeft een volledige weergave van de liquiditeitssituatie van het bedrijf of het dossier. Alle bankrekeningen worden stuk voor stuk weergegeven in een grid. Deze grid kan aangewend worden om te beslissen van welke bankrekening de betalingen uitgevoerd moeten worden. De stock wordt evenwel niet onmiddellijk in het saldo opgenomen (maar wel apart vermeld), daar deze niet onmiddellijk realiseerbaar is Dagen klantenkrediet Geeft het aantal dagen weer dat alle klanten gemiddeld nodig hebben om te betalen. Dit rapport neemt de en de omzetrekeningen als basis. Hoewel deze ratio pro rata temporis werkt, is deze evenwel slechts op het einde van het boekjaar min of meer betrouwbaar. De formule is de volgende : Aantal dagen / (Omzet / debiteuren), waarbij 'aantal dagen' het aantal verlopen dagen is in het boekjaar.

290 290 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Exploitatierekening Geeft een verkorte vorm van de exploitatierekening weer op het huidige ogenblik van een gekozen boekjaar. Dit rapport houdt enkel rekening met de geboekte bedragen. Indien nog grote aankoopfacturen of andere kosten moeten geboekt worden, zal de weergegeven winst te hoog liggen en vice versa. De gegevens zijn enkel betrouwbaar voor een vorig boekjaar waarbij alles is geboekt. Dit rapport is afdrukbaar.

291 De Boekhouding Dagsituatie Dit rapport kan dan wel opgevraagd worden van datum tot datum. Het rapport is eigenlijk een soort samenvatting van de liquiditeit, het aantal dagen klantenkrediet en de exploitatie rekening. Alle gegevens kunnen in de drie andere rapporten op een meer gedetailleerde wijze opgevraagd worden Import/export journaal Deze functie laten DBFACTw toe de boekhoudkundige gegevens te exporteren naar andere pakketten en te importeren. Een export naar een factoring kan eveneens. Voor het ogenblik is import en export enkel mogelijk in.dbf formaat. Export en import via XML is voorzien. De structuur van de databases en van de XML boodschappen zijn op aanvraag beschikbaar. Door het louter technisch / programmotorisch aspect van deze structuren worden deze hier niet besproken Dagkoers Valuta Sinds DBFACTw 2.0 is het mogelijk geworden de koersen van de vreemde munten in te geven en bij te houden op basis van een datum, waar DBFACTw 1.0 en oudere versies slechts een koers konden bijhouden. Het voordeel hiervan is dat bij het inboeken van bewerkingen op bepaalde data steeds een identieke koers wordt bijgehouden, ondanks het feit dat een nieuwe koers reeds werd ingegeven. Vroeger werd steeds de lopende koers gebruikt, wat meer dan eens koersverschillen kon opleveren. Het werkingsprincipe in de documenten is eenvoudig. DBFACTw gaat steeds vanaf de boekingsdatum in de tijd terug tot een koersdatum wordt tegengekomen. Indien koersen werden ingegeven op 01.08, op en op 01.10, zal voor een document met boekingsdatum of de koers van gebruikt worden. Een document van of zal de koers van gebruiken. De bedragen worden dus steeds met de correcte koers naar de basismunt omgezet.

292 292 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Sedert DBFACTw 2.0 worden de koersen eveneens op een meer logische manier en met een betere omschrijving weergegeven. De eerste koers is de koers zoals die wordt opgegeven in de kranten of in de bankkantoren. Indien een van de koersen werd ingevuld en de andere op 0.00 staat, wordt deze laatste automatisch ingevuld FAQ Betekenis van de BTW-vakken Hieronder kan je een korte beschrijving terugvinden van de diverse vaknummers in een BTWaangifte. Vakken van de uitgaande handelingen (verkopen, diensten,...) vak 00 handelingen onderworpen aan het nultarief vak 01 handelingen onderworpen aan de belasting van 6% vak 02 handelingen onderworpen aan de belasting van 12% vak 03 handelingen onderworpen aan de belasting van 21% vak 45 verkopen, BTW moet worden voldaan door de medecontractant vak 46 verkopen in EU-lidstaten vak 47 verkopen naar niet-eu-lidstaten vak 48 kredietnota's opgesteld op verkopen eerder vermeld in vak 46 vak 49 kredietnota's op handelingen eerder vermeld in de andere vakken

293 De Boekhouding 293 Verschuldigde belastingen en aftrekbare belastingen vak 54 verschuldigde BTW op de omzet in vakken 00, 01, 02 en 03 vak 55 verschuldigde BTW op intracommunautaire aankopen vak 56 verschuldigde BTW op aankopen te betalen door Medecontractant vak 57 verschuldigde BTW op invoer uit niet-eu-lidstaten met vak 59 aftrekbare BTW vak 61 vak 62 vak 63 vak 64 herziening - bijkomend verschuldigde BTWk herziening - bijkomend aftrekbare BTW verschuldigde BTW op ontvangen kredietnota's aftrekbare BTW wegens verstrekte kredietnota's Saldo vak 71 vak 72 saldo van de vorige vakken, aan de staat te betalen saldo van de vorige vakken, door de staat verschuldigd Inkomende handelingen vak 81 aankopen handelsgoederen, grond- en hulpstoffen vak 82 diensten, diverse goederen en andere vak 83 bedrijfsmiddelen vak 84 vak 85 handelingen ontvangen kredietnota's m.b.t. aankopen vak 86 handelingen ontvangen kredietnota's m.b.t. de andere vak 86 vak 87 vak 88 bedrag van de intracommunautaire verwervingen bedrag van de aankopen, BTW te voldoen door Medecontractant andere handelingen waarvan de aangever de BTW moet voldoen Hoe? Voorschotfacturen Welke Instellingen zijn nodig? Ingeval u wenst te werken met de voorschotfacturen dient u deze te activeren in de Veranderen Variabelen - Documenten - Facturen => "Voorschotfacturen" (Helpkey : ) aanvinken.

294 294 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Een artikel maken voor een Nieuw voorschot : Artikel zonder stockcontrole, als leverancier uzelf, geen prijs, noch prijsformules koppelen. Een tweede artikel aanmaken voor de verrekening van voorschot : Artikel zonder stockcontrole, als leverancier uzelf, geen prijs, noch prijsformules koppelen. Geef beide artikelen in via de Veranderen Variabelen - Documenten - Facturen - Instellingen => " Artikel nieuwe voorschotfactuur" en "Artikel overgenomen voorschotfactuur". Hoe een voorschotfactuur maken? Begin een gewone factuur. Geef het "Artikel nieuwe voorschotfactuur" in, en vul het bedrag in dat u heeft ontvangen als voorschot. Protip 1 Maak misschien onmiddelijk een BTW inclusief factuur. Dit om te vermijden dat je in het veld E.P. eerst de BTW moet af trekken van het ontvangen bedrag. Protip 2 Voeg eventuele extra tekst toe om aan te geven waarvoor het voorschot is

295 De Boekhouding 295 Daarna sluit u de factuur af via de gewone weg Hoe het voorschot overnemen? In de definitieve factuur die je opmaakt voor de klant plaats je de artikelen die zijn verkocht aan de klant. Als je nu de factuur afsluit zie je het scherm met de ontvangen voorschotten.

296 296 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Selecteerin dit scherm het voorschot dat u wenst over te nemen op deze factuur. DBFACTw zal nu op de afdruk van deze factuur 1 nieuw artikelen toevoegen (het artikel overgenomen voorschotfactuur) met de aantallen -1 en het bedrag van het voorschot. (voorbeeld hieronder) Protip 3 U kan op deze manier ook meerdere voorschotten markeren!

297 De Boekhouding Afsluiten boekjaar - Openen nieuw boekjaar Inleiding Het einde van het jaar is weer eens nabij en voor velen betekent dit eveneens het einde van het boekjaar. Bij het einde van elk boekjaar moeten steeds weer opnieuw dezelfde bewerkingen plaatsvinden. De bedoeling dezer is deze nog allemaal eens op een rijtje te zetten en toe te lichten. Hoewel het boekjaar in DBFACTw dienst afgesloten te worden, is het echter niet nodig om te wachten met de bewerkingen van het nieuwe boekjaar. Er kan gerust geboekt worden in het nieuwe boekjaar zonder dat het vorige boekjaar afgesloten werd. Indien met twee open boekjaren gewerkt wordt (vorig boekjaar, dat in de afsluitingsfaze zit, en huidig boekjaar), zal bij de tijdelijke centralisatie de mogelijkheid bestaan om de balansrekeningen en het resultaat over te dragen naar het nieuwe boekjaar. Indien van deze functie gebruik wordt gemaakt, zal DBFACTw de saldi van de balansrekeningen overdragen naar het grootboek op de eerste datum van het nieuwe boekjaar. Deze boeking gebeurt rechtstreeks in het grootboek en niet in een journaal en kan dus niet teruggevonden worden in bvb. diversen. Het resultaat wordt berekend en overgedragen naar rekening Indien met meer dan twee open boekjaren wordt gewerkt, zal deze overboeking niet kunnen plaatsvinden.

298 298 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx Opening nieuw boekjaar Het nieuwe boekjaar kan in DBFACTw worden geopend zonder dat het vorige boekjaar afgesloten werd. De opening bevindt zich in menupunt 3.7. De procedure voor het openen van een nieuw boekjaar is de volgende: 1. Vul in het veld boekjaar het nummer van het nieuwe boekjaar in. 2. Geef de begindatum van het boekjaar in het veld begindatum in. Dit is de eerste datum van het nieuwe boekjaar. In DBFACTw is dit steeds de eerste dag van een maand. 3. Geef de einddatum van het boekjaar in het veld Einddatum in. Dit is de laatste datum van het boekjaar en wordt door DBFACTw zelf berekend op basis van een boekjaar van 12 maanden. Deze datum is wijzigbaar in de mate dat een verlengd boekjaar gewenst is. 4. Geef het aantal periodes in die in het boekjaar zijn gewenst. Standaard is het aantal periodes gelijk aan het aantal maanden. Er kan ook geopteerd worden voor periodes van drie maanden. In die geval wordt het aantal periodes voor een volledig kalenderjaar op 4 gezet. 5. Geef het aantal jaarlijkse BTW aangiften in die zijn gewenst. Dit is steeds 12 indien maandelijkse BTW aangiften moeten opgesteld worden, steeds 4 voor driemaandelijkse aangiften. 6. Indien met meerdere journalen wordt gewerkt, moet de nummering eveneens gedefinieerd worden in het tabblad journalen. Voor elk journaal moet een unieke nummering opgegeven worden intern aan het type journaal. Voor alle diversen moet de nummering van xx0001 tot xx9999 (waarbij xx gelijk is aan de twee eerste nummer van het jaar die het boekjaar aanduiden) verdeeld worden tussen de verschillende journalen. Zo ook moet voor de aankopen de reeks van xx0001 tot xx9999 onderverdeeld worden tussen de verschillende aankoopjournalen. Indien u bij het boeken in het nieuwe boekjaar een melding krijgt Dit document-beginnummer is verschillend van hetgeen is ingesteld voor dit jaar. dient de controle van de nummering eveneens ingesteld te worden. Deze bevindt zich in veranderen variabelen, Helpkeys en : Maak voor elk documenttype een intern document aan met nummer xx0000 aan (waarbij xx gelijk is aan de twee eerste nummer van het jaar die het boekjaar aanduiden). Hierdoor zal DBFACTw onmiddellijk de juiste nummering hebben voor het nieuwe boekjaar. Indien nodig kan nog steeds een nieuw documentnummer van het vorige boekjaar opgevraagd worden door in het document op het documentnummer te klikken met de rechter muisknop. Protip Indien er wordt gewerkt met meerdere journalen kan bij het aanmaken van een nieuw boekjaar de nummeringen van het vorige jaar worden overgenomen en via de button wijzigen kan men de oude begincijfers vervangen door nieuwe begincijfer. Inventaris De uitgebreide inventarisprocedure (optionele module) wordt hier niet besproken. Deze module wordt immers integraal uitgelegd bij de installatie ervan en staat uitvoerig beschreven in de helpfile. Wij houden het dus bij de eenvoudige jaarlijkse inventaris.

299 De Boekhouding 299 LET OP: De lijst vraagt u best op de dag dat u de inventaris wenst, of zeker voor een wijziging van de aankoopprijzen werd doorgevoerd voor het nieuwe boekjaar. DBFACTw houdt immers geen rekening met de inkoopprijs op de gevraagde datum, maar steeds met deze die op het ogenblik van opvragen van de lijst in voege zijn. Dit is niet het geval wanneer een inventarisprijs in de artikelfiche is ingegeven. Zodra de inventarisprijs verschillend is van 0, wordt de inventarisprijs overgenomen in plaats van de aankoopprijs. Best is dus de prijzen van de artikelen even te controleren en bij te werken voor de lijst wordt getrokken. Er kan gebruik gemaakt worden van de inventarisprijs om artikelen als waardeloos te beschouwen. Daartoe zet u de inventarisprijs in het artikel op 0,01. Hierdoor worden de artikelen gewaardeerd tegen het bedrag van 1 Eurocent per stuk (wat over het algemeen verwaarloosbaar is bij het inventaristotaal). De lijst vindt u onder menupunt (Artikel Stockbeheer Stocklijst). Een aantal parameters heeft geen enkel nut meer of beantwoord niet meer aan de noden en/of zijn vervangen door de parameters van de artikelselectie. 1. Zet de selectie artikelen bovenaan niet op alle daarmee worden niet alle artikelen geselecteerd. Om ze allemaal te krijgen moet een selectie gemaakt worden (klikken op selectie-nieuw): a. Incl. uitgeveegde: moet op JA worden gezet b. Artikelstatus: moet op Alle Artikelen staan c. Klikken op berekenen.

300 300 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx 1. Zet het veldje filter op verschillend van 0. Het is inderdaad nutteloos om alle artikelen die niet in stock zijn af te drukken. Indien sommige artikelen wel degelijk op voorraad zijn, maar in DBFACTw op 0 staan, zullen deze manueel aan de lijst moeten toegevoegd worden. Mogelijks zijn er ook artikelen aanwezig met een negatief aantal. Aangezien deze effectief niet op 0 staan, worden deze eveneens op de lijst weergegeven. De selectie alleen in stock zal enkel de artikelen geven die een positief aantal hebben. 2. Vul de datum van de gevraagde situatie in. In principe is dit de laatste datum van het boekjaar in geval van jaarlijkse inventaris. 3. In het veldje soort lijst kiest u inventarislijst. Met deze keuze worden de stockplaatsen niet weergegeven, maar wel de prijzen en de totalen per artikel. 4. In het keuzevak sorteren kan de afdrukvolgorde van de artikelen bij afdruk bepaald worden. Dit heeft geen enkele invloed op de totalen van de lijst. 5. Het keuzevak Artikelnummer drukken bepaald hoe het artikelnummer wordt weergegeven. Dit heeft eveneens geen enkele invloed op de totalen. 6. De bedragen kunnen eveneens op twee verschillende wijzen getotaliseerd worden. Dit kan per Grootboek (= aankooprekening) of per Groep (= groep van het artikel). Deze keuzemogelijkheid zit in het keuzevak Inventaris totaal per. 7. Een belangrijke mogelijkheid is de keuze om de uitgeveegde (historiek) artikelen al dan niet in de inventaris op te nemen. Standaard staat deze parameter AAN. Op die manier worden eventuele historiek artikelen waarvan de stock NIET op 0 staat eveneens weergegeven. Door de parameter uit te schakelen worden de uitgeveegde artikelen NIET opgenomen in de inventaris, al zijn ze nog in stock (positief of negatief). 8. Eens de lijst nageteld en verbeterd, dienen de eventuele fouten in aantallen met menupunt

301 De Boekhouding (Artikel Stockbeheer Wijzigen stock) verbeterd te worden. Hier moet op twee zaken worden gelet: 9. In het veld Wijziging +/- moet de stockwijziging doorgevoerd worden, niet het aantal in stock (behalve indien de stock op 0 stond). Indien voor artikel A de lijst op 5 stond en er 9 artikelen geteld worden, is de wijziging dus 4, indien de lijst op 9 stond en er 5 worden geteld, is de wijziging 4. Indien het artikel volgens de lijst op 10 staat en u er 5 telt, is de wijziging dus De datum onderaan is de datum waarop de stock wordt aangepast. Indien in januari de stockwijziging wordt doorgevoerd, moet de datum op worden gezet. Indien de datum in januari wordt behouden, zal de stockwijziging geen invloed hebben op de inventaris op en worden de bedragen en aantallen op de lijst bij herafdruk niet aangepast. 11. Eens alles geteld en aangepast drukt u de lijst nogmaals af, eveneens op datum van Dit is dan de definitieve inventaris die als basis zal dienen om de stockwijziging in de boekhouding door te voeren. Dit gebeurt steeds met een diverse bewerking. Typisch ziet deze diverse er als volgt uit: a:bij Verhoging stockwaarde: G340xxx D G609xxx C b:bij vermindering stockwaarde: G609xxx D G340xxx C Jaarafsluiting Zoals bij eender welk ander programma moeten in DBFACTw bepaalde procedures worden gevolgd om het boekjaar af te sluiten. Hieronder vindt u er een overzicht van: 1. Alle standaard documenten moeten tot en met de laatste datum van het jaar geboekt zijn. Onder standaard documenten wordt onder andere verstaan: Aankoopfacturen Creditnota s op aankopen Verkoopfacturen Creditnota s op verkopen Bankuittreksels. Hier dient wel opgelet te worden dat de laatste uittreksels van het vorige kalenderjaar ook met het correcte kalenderjaar in het uittreksel moeten ingegeven worden (verdere uitleg in de helpfile). Kasverkopen afgesloten op laatste datum van het boekjaar voor alle kasverkopen tot en met de laatste datum van het boekjaar. Kasboeken 2. Eens alles geboekt en tijdelijk gecentraliseerd (menupunt eerste optie), moeten volgende controles gebeuren. Deze controles dienen om de juistheid van de boekingen en de boekhouding na te gaan. Verbeter onmiddellijk waar nodig na het opmerken van een fout. Eens het boekjaar afgesloten en/of de balans neergelegd werd, is het te laat om de

302 302 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx verbeteringen door te voeren : Overeenstemming tussen de rekening en de individuele klantenfiches. Beide totalen moeten overeenstemmen. Overeenstemming tussen de rekening en de individuele leveranciersfiches. Beide totalen moeten overeenstemmen. Controle van de saldi van de bankjournalen met de bijhorende 55xxxx rekeningen. Deze totalen moeten overeenstemmen. Controle van de saldi van de bankjournalen met de gekregen bankuittreksels. Deze totalen moeten overeenstemmen. Onwaarschijnlijke saldi van klanten en/of leveranciers Vergelijking van de saldi van de BTW rekeningen met de BTW aangiften. vergelijking van de omzetbedragen met de aangegeven omzet in de BTW aangiften (Kader III : Vak ). Boekhoudkundige controle : menu Alle diverse bewerkingen op moeten worden ingegeven. Wij raden aan om de boekingen allemaal separaat in te geven, vooral die bewegingen die in het begin van het volgend boekjaar omgedraaid moeten worden. In DBFACTw bestaat immers de mogelijkheid een bestaande diverse bewerking over te nemen. Bij deze overname wordt de diverse onmiddellijk omgedraaid. Boekingen die zeker niet vergeten mogen worden: Voorraadwijziging Afschrijvingen Lonen Intresten leningen Overboekingen van schulden op meer dan een jaar naar schulden op minder dan een jaar. Negatieve bankrekeningen overboeken naar kortlopende schulden (passief) Provisie vakantiegeld Niet gefactureerde leveringen en bestellingen in uitvoering (bij productie) Te ontvangen facturen / creditnota s Toe te rekenen kosten Overdracht dubieuze debiteuren Afboeken BTW rekeningen naar R/C BTW Overdracht winst/verlies van het boekjaar Over te dragen kosten (verzekeringen, andere langlopende dienstverlening) Uitboeken van verkochte activa 27. Eens alle diverse boekingen ingegeven werden, tijdelijk laten centraliseren om alle gegevens naar het grootboek over te dragen. Nakijken of het resultaat van de proef- en saldibalans (menupunt eerste lijst) op 0 staat na het inbrengen van alle diverse bewerkingen. Indien dit niet het geval is, zal het boekjaar niet afgesloten kunnen worden en zijn een of meerdere bijkomende boekingen nodig. Controleer nogmaals de boekhouding (zie hoger) 28. Indien alles correct is in de boekhouding, mag het boekjaar afgesloten worden. Daartoe moeten volgende stappen ondernomen worden: 29. Definitieve centralisatie (menupunt tweede optie) tot en met de laatste datum van het af te sluiten boekjaar. Na een definitieve centralisatie is geen enkele boeking meer mogelijk tot en met de datum van de centralisatie. De enige mogelijkheid tot boeken is een diverse bewerking op datum van de centralisatie. Anders niets. Vandaar het belang alle gegevens na te kijken en de verbeteringen door te voeren voor de definitieve centralisatie.

303 De Boekhouding 303 Opgelet: Een definitieve centralisatie is onomkeerbaar. Deze kan dus niet ongedaan gemaakt worden. Neem dus eerst een reservekopie van de gegevens. Er mag slechts 1 gebruiker in DBFACTw ingelogd zijn, nml. de gebruiker die de definitieve centralisatie zal uitvoeren. Een definitieve centralisatie is niet mogelijk als het vorige boekjaar niet afgesloten is. 30. Na de definitieve centralisatie kan het boekjaar afgesloten worden (menupunt 3.5.2). Ook hier mag slechts 1 gebruiker in DBFACTw werken. Hierbij kunnen alle saldi van de balansrekeningen naar het nieuwe boekjaar overgedragen worden. Standaard is deze functie ingeschakeld. Vul in het schermpje het journaal in dat u wenst te gebruiken voor de diverse bewerking (enkel in het geval dat meerdere diverse journalen ingeschakeld zijn), de datum, en het nummer van de diverse bewerking (wordt door DBFACTw zelf opgehaald, maar is wijzigbaar). 31. Hiermee is de procedure afgerond. 32. Aangezien DBFACTw alle boekingen bijhoudt van alle vorige boekjaren, kunnen alle dagboeken en lijsten op eender welk ogenblik afgedrukt worden, zelfs na de afsluiting van het boekjaar. Heeft u nog vragen: neem dan gerust contact op met onze helpdesk@tml.be en wij laten uw vragen beantwoorden door een specialist boekhouding Werken met Intervat Vanaf DBFACTw versie 2.50 kan de BTW aangifte eveneens opgestuurd worden via Intervat. Intervat is de applicatie van het ministerie van financiën die gewone bedrijven toelaten hun aangifte elektronisch door te sturen in plaats van naar het scanningscentrum. De bijlagen dienen wel nog steeds naar het lokaal controlekantoor opgestuurd te worden. Hoe gaat dit in zijn werk Eerst en vooral dient u een digitaal gekwalificeerde certificaat klasse 3 aangevraagd te worden. Dit certificaat is misschien reeds voorhanden met de Isabel Software, of kan anders worden aangevraagd bij Global Sign. Alle informatie over het aanvragen kan teruggevonden worden op de website 2. Het certificaat installeren volgens de instructies. 3. Bij het opstellen van de BTW aangifte bestaat nu de mogelijkheid om een Intervat XML bestand aan te maken. Deze mogelijkheid kan u terugvinden onderaan het selectiescherm. 4. Bij het aanmaken van de BTW aangifte zal DBFACTW een XML-bestand aanmaken in dezelfde map als de bankbestanden (standaard is dit c:\bfiles). 5. Open vervolgens de website waar u de aangifte elektronisch kan indienen, nl. op fgov.be/portail1/nl/intervat/welcomeintervatnl.html ga daar verder naar de Intervat afdeling (het blauwe logo bovenaan). 6. Indien de certificaten correct geïnstalleerd zijn, worden deze automatisch ingelezen en kan u de

304 304 Helpfile DBFACTw 2.6Xxxx BTW aangifte verzenden door het XML-bestand in te lezen, door middel van de knop 'openen' Cadeaucheques verwerken in DBFACTw Hier beschrijven we even hoe de firma TML werkt met cadeaucheque's, hoe we m.a.w. de cadeaucheque's verwerken in DBFACTw. De cadeaucheque wordt aanzien als een voorafbetaling (en dus geen verkoop van goederen) door een klant. Aangezien we nooit op voorhand weten tegen welk BTW tarief de effectieve goederen zullen verkocht worden, rekenen we hier voorlopig geen BTW op. Er zijn dus eerst een aantal instellingen die dienen te gebeuren in DBFACTw. Stap 1: Instellingen in DBFACTw Er wordt dus m.a.w. een artikel 'Cadeaucheque' aangemaakt met aankooprekening en verkooprekening uit de 460-reeks (ontvangen vooruitbetalingen). Er wordt daarvoor een speciale rekening aangemaakt (menu of direct-menu 872). Er wordt ook een betaalmiddel aangemaakt 'Cadeaucheque', die naar een apart kasboek gaat, en waarvan de betaling naar dezelfde rekening 460 wordt gestuurd, ipv. een klassieke 58-rekening (zie menu of via direct-menu 541). Bij deze wordt ook niet vergeten de betaalwijze te activeren in onze Veranderen Variabelen, onder helpkey tot én het specifieke bankboek aan te maken via menu of direct-menu 540.

305 De Boekhouding 305 Wanneer de klant met een cadeaucheque komt betalen, wordt dus het betaalmiddel cadeaucheque als betaalmiddel gebruikt net zoals je een betaalmiddel Bancontact of VISA hebt.