Van Aura voor Windows naar Aura Online

Transcriptie

1 Van Aura voor Windows naar Aura Online Inhoud Procedure: hoe gaat de overstap naar Aura Online? 2 Oefenen met Aura Online 3 Wat moet u nog doen na oplevering van uw Aura Online site? 4 Wat is er nieuw in Aura Online? 7 Wat kan (nog) niet in Aura Online? 10 Systeemeisen Aura Online 11 1

2 Procedure Hoe gaat de overstap van Aura voor Windows naar Aura Online? U bestelt Aura Online. Samen met u plannen we een datum waarop u overgaat van Aura voor Windows naar Aura Online: dag X. U ontvangt van ons per een overzicht van alle Windowsbestanden die we nodig hebben. Deze bestanden kunt u inpakken met WinZip. Stel vervolgens het zipbestand aan ons ter beschikking via het gratis U uploadt de Windowsbestanden de avond of middag voor dag X. Wij richten de Aura Online site voor u in en converteren de Aura voor Windowsbestanden naar Aura Online en zetten deze op de site. Wij richten de homepage van Aura Online Zoeken (het gedeelte waar uw bezoekers/leerlingen de catalogus online kunnen raadplegen) voor u in en passen deze aan op uw huisstijl. In de loop van dag X (meestal eind van de middag rond of na uur) ontvangt u van ons de URL van uw nieuwe Aura Online site (het beheergedeelte voor de mediathecaris), met inlognaam en wachtwoord. En u ontvangt de URL voor de nieuwe Aura Online Zoeken site (het publieke gedeelte). U kunt aan de slag met Aura Online! Meerdere vestigingen? Overweegt u om met meerdere vestigingen samen één gezamenlijke catalogus te gebruiken met Aura Online? Vraag dan naar ons overzicht met aandachtspunten hierover! 2

3 Oefenen met Aura Online Wilt u al voordat u daadwerkelijk met Aura Online aan de slag gaat oefenen met het programma? Dat kan op onze demosite van Aura Online. Op de demosite kunt u naar hartenlust van alles in Aura Online uitproberen, echter een aantal functies zijn wel afgeschermd. Heeft u Aura Online al besteld? Vraag dan naar inlogcodes, speciaal voor onze klantendemosite. Hier heeft u toegang tot (vrijwel) alle functies van Aura Online. We organiseren regelmatig een tweedaagse cursus voor Aura Online, kijk op onze website voor meer informatie. 3

4 Wat moet u nog doen na oplevering van uw Aura Online site? Na opsturen bestanden niets wijzigen! Voor het omzetten van Aura voor Windows naar Aura Online en het inrichten van de nieuwe Aura Online website hebben we maximaal 1 dag nodig. Dat betekent dus dat u nadat de Aura voor Windows bestanden naar ons zijn opgestuurd niet kunt uitlenen of innemen of wijzigingen kunt aanbrengen in de catalogus. U en uw leerlingen/bezoekers kunnen de Publieks- en/of InternetCatalogus wel gewoon blijven raadplegen. Voorkeursinstellingen De Voorkeursinstellingen onder Systeemonderhoud worden niet geconverteerd vanuit Aura voor Windows. Kies SYSTEEMONDERHOUD VOORKEURSINSTELLINGEN en pas deze aan uw eigen wensen aan. Tip: Kijk de instelling af van de voorkeursinstellingen in Aura voor Windows! Uitleencriteria per klas De Uitleencriteria per Klas worden niet geconverteerd. Als u hiervan gebruik maakt, moeten deze dus ook opnieuw worden ingevoerd. Kies AURA UITLEENADMINISTRATIE UITLEENCRITERIA PER KLAS en vul de tabel in. Tip: Kijk de instelling af van de voorkeursinstellingen in Aura voor Windows! De Uitleencriteria per Categorie en Materiaal worden wel geconverteerd. Veldnamen Heeft u veldnamen gewijzigd? Dan zijn deze veldnaamwijzigingen niet geconverteerd. Kies SYSTEEMONDERHOUD VELDNAMEN BEWERKEN en pas eventueel de veldnamen aan. Vergeet niet om op het tabblad MEERVOUD ook de meervoudsvormen van de wijzigingen in te vullen. Tip: Kijk de instellingen af van veldnamen in Aura voor Windows. Inlogcodes en wachtwoorden Voor uw Aura Online website heeft u een nieuwe gebruikerscode en wachtwoord ontvangen. De oude wachtwoorden van de Windowsversie zijn niet meegeconverteerd. U kunt nieuwe gebruikers en wachtwoorden aanmaken via SYSTEEMONDERHOUD ACCOUNTBEHEER AURA BEHEER NIEUW. Als u bij de Windowsversie ook de Aura InternetCatalogus gebruikt, dan zijn de gebruikerscodes en wachtwoorden van Aura IC wel meegeconverteerd. U vindt deze onder SYSTEEMONDERHOUD ACCOUNTBEHEER AURA ONLINE ZOEKEN. Beheer paginatoegang In Aura Online kunt u aan elke pagina een bepaald toegangsniveau toekennen. Bijvoorbeeld: Documentbeheer (invoeren nieuwe titels) is alleen toegankelijk voor beheerders met niveau 1 (mediathecaris). Uitlenen en Innemen is alleen toegankelijk voor beheerders met niveau 2 of hoger (assistent-mediathecaris). Kies SYSTEEMONDERHOUD ACCOUNTBEHEER BEHEER PAGINATOEGANG. Rapportontwerper Aura Online maakt gebruik van een nieuwe rapportgenerator. De rapportgenerator van de Windowsversie is helaas niet geschikt voor Aura Online. Dat betekent dat de rapportontwerpen niet kunnen worden geconverteerd en dat dus helaas alle rapporten moeten opnieuw moeten worden gemaakt. Uiteraard zijn er van alle rapporten wel weer voorbeelden, zodat u niet helemaal van voor af aan hoeft te beginnen. Bovendien zal onze helpdesk u graag helpen en eventueel ook een aantal rapporten voor u op maat maken. 4

5 Aura Online Zoeken home De tekst op de home-page van Aura Online Zoeken (de site voor de bezoekers van uw catalogus) kunt u aanmaken en aanpassen via SYSTEEMONDERHOUD CONTENT STARTPAGINA. De opmaak van de header en de linker kolom hebben wij voor u aangepast aan de huisstijl van uw organisatie. Als u daar wijzigingen in wenst, neemt u dan s.v.p. contact op met onze helpdesk. Nog te doen door Systeembeheer - Op de website van uw eigen organisatie / school een link plaatsen naar Aura Online Zoeken, zodat de bezoekers van de mediatheek de Online Catalogus makkelijk kunnen vinden. De URL voor deze link wordt meegestuurd bij de oplevering van Aura Online. De URL is als volgt opgebouwd: - Controleren of de werkstations van de mediathecaris en andere mediatheekmedewerkers voldoen aan de systeemeisen van Aura Online (zie laatste pagina). - Controleren of de werkstations van leerlingen/personeel voldoen aan de systeemeisen van Aura Online. - Optioneel: snelkoppeling naar Aura Online plaatsen op het bureaublad van de mediatheekmedewerkers. - Aura voor Windows de-installeren: o Aura Catalogus (auracat.exe) o Aura UitleenAdministratie (aurauit.exe) o Aura PublieksCatalogus (aurapub.exe) o Aura Inventarisatie (aurainv.exe) Andere Aura modules niet de-installeren! Overlegt u met de mediathecaris wanneer de programma s echt weg kunnen: de eerste weken na de overstap naar Aura Online, kan het nog handig zijn om gegevens op te zoeken in Aura voor Windows. Met name rapportontwerpen en voorkeursinstellingen. - Indien van toepassing: de update van Aura ComputerReserveren* installeren voor uitwisseling van de lenersgegevens. Neemt u s.v.p. contact op met onze helpdesk voor de juiste versie. - Indien van toepassing: ADS de-installeren. - Indien van toepassing: de link naar de oude site voor de Aura InternetCatalogus verwijderen van de site van uw eigen organisatie/school. - Indien van toepassing: de oude site voor de Aura InternetCatalogus opheffen (alleen voor klanten die dit op hun eigen webserver hadden geïnstalleerd). *Aura ComputerReserveren Aura ComputerReserveren is niet als onlineversie beschikbaar. Aura Online en Aura Computer- Reserveren kunnen daarom niet meer hetzelfde lenersbestand gebruiken. Dus nieuwe leners ingevoerd in Aura Online zijn niet zichtbaar in Aura ComputerReserveren en vice versa. Ook wijzigingen in de adressen, attentielijst en boetevermeldingen worden niet uitgewisseld. Oplossing: In Aura ComputerReserveren is een nieuwe functie ingebouwd waarmee de gegevens eenvoudig vanuit Aura Online kunnen worden ingelezen in Aura ComputerReserveren. Let op: dit is éénrichtingsverkeer: alle wijzigingen in het lenersbestand moeten dus in Aura Online worden doorgevoerd en daarna worden ingelezen in Aura CR. Kies in Aura CR voor BESTANDSBEHEER AURA ONLINE SYNCHRONISEREN ATTENTIELIJST en BESTANDSBEHEER AURA ONLINE BIJWERKEN LENERSBESTAND. Reserveer een dag extra Wij raden u aan om de dag na de conversie te reserveren voor het inrichten van Aura Online. Zie bovenstaande aandachtspunten. Het nalopen van bovenstaande punten kost misschien niet meer dan één of twee uurtjes, maar het verdient aanbeveling om hier even rustig de tijd voor te nemen en te wennen aan de nieuwe gebruikersinterface. 5

6 Wat is er nieuw in Aura Online? De belangrijkste vernieuwing in Aura Online t.o.v. Aura voor Windows is een open deur: het programma werkt volledig webbased: online dus. De belangrijkste voordelen van het online werken zijn: Eenvoud: slechts een werkstation met internetverbinding nodig. Altijd beschikbaar: altijd en overal waar internet is, online met Aura werken. Startklaar: inloggen en direct aan de slag. Geen systeembeheer: installeren, upgraden en onderhouden van software is niet nodig. Onafhankelijk: geen hinder van storingen of traagheid van het lokale netwerk. Automatische updates: u werkt altijd met de nieuwste versie. Veilig: de beheerpagina's zijn afgeschermd met wachtwoorden, toegang per gebruiker instelbaar. SSL-gecertifeceerd: foto's en naw-gegevens van leners staan op SSL-gecertificeerde httpspagina's. Automatische back-up: dagelijkse back-up van uw gegevens. Voor onze klanten die tot nu toe alleen met de Aura PublieksCatalogus werkten zijn er natuurlijk ook nog alle voordelen van Online Zoeken. De bezoekers van uw online Aura Catalogus kunnen: Online zoeken in uw catalogus, vanuit huis of waar dan ook en 24/7 Online reserveren en online verlengen Overzicht geleende items en historie Overzicht reserveringen Recensies schrijven Waardering geven met sterren Persoonlijke favorietenlijst samenstellen Gekoppelde bestanden (pdf of MsWord) direct openen en lezen Gekoppeld beeldmateriaal rechtstreeks oproepen en bekijken in Aura Blokreserveringen (reserveringen in de toekomst) Nieuwe zoekactie vanuit zoekresultaat (doorklikbaar zoeken op auteur en trefwoorden) Aanwinstencarrousel op homepage Optioneel: MoM van NBD Biblion met o.a. LiteRom informatie Daarnaast zijn in Aura Online natuurlijk ook een aantal functionele verbeteringen t.o.v. de Windowsversie doorgevoerd. Algemeen Nóg betere gebruikersinterface met heldere en duidelijke schermen. Aura Inventarisatie is standaard opgenomen in de functionaliteit van Aura Online. Nieuwe keuzelijsten en overzichtstabellen - Allerlei lijsten kunt u zelf vormgeven door de kolombreedtes en kolomvolgorde aan te passen, sorteren en ook groeperen, waardoor de tabel compacter en overzichtelijker wordt. - U kunt zelf kolommen bijplaatsen of verwijderen met de Kolomkiezer. - De door u gewenste vormgeving kunt u opslaan zodat de tabel altijd in de door u gewenste lay-out op het scherm komt. Uw collega kan zijn/haar eigen lay-out opslaan. 6

7 - In de tabellen kunt u makkelijk zoeken, zonder eerst te moeten sorteren. - In de tabellen kunt u makkelijk filteren op bepaalde criteria. - De meeste tabellen kunt u exporteren naar Excel of pdf in de door u opgemaakte vormgeving. Er is een nieuwe rapportgenerator. Rapporten, brieven etc. kunnen nu ook worden gemaakt per vestiging. Die kunnen door alle vestigingen worden gebruikt, of u kiest ervoor om alleen de ontwerpen van úw vestiging te zien en te gebruiken. Een aantal velden zijn vergroot en kunnen meer karakters bevatten: bijvoorbeeld adres lener, adres lener, lenerscode en pasnummer. Geen aparte server-instellingen meer nodig voor het versturen van een vanuit Aura of de rappelbrieven per . Catalogus De zoekfunctie t.a.v. diacritische tekens is verbeterd. Als u nu zoekt op auteur Boll dan vindt u ook Böll! De functie Zoek en Vervang werkt nu ook op exemplaarniveau. De PIM-symbolen zijn beschikbaar voor mensen die PIM gekocht hebben bij NBD/Biblion. Er is een nieuw veld toegevoegd aan de Catalogus: Genre. Bij de adresgegevens van de Uitgever is een extra veld toegevoegd: URL (voor de website van de uitgever). Trefwoorden worden niet meer in hoofdletters getoond, maar worden bij conversie omgezet naar kleine letters. Bij het verwijderen van een document of exemplaar kunt u de reden van verwijderen opgeven. UitleenAdministratie In Aura Online is in het uitleenscherm de groene tracebalk van Aura voor Windows vervangen door een actietabel. Van alle uitleenverkeer wordt een permanente actiegeschiedenis bijgehouden. Klik op de knop Acties in het uitleenscherm. De gebruiker kan op relevante pagina's (uitlenen, innemen etc.) die historie opvragen. Standaard komen de acties van vandaag in beeld. Ook het tijdstip en door welke gebruiker actie uitgevoerd is, wordt bijgehouden. Kies AURA UITLEENADMINISTRATIE RAADPLEGEN ACTIES. De LNote verschijnt niet meer als popup die u moet wegklikken, maar komt naast de foto op het scherm. U kúnt 'm wel wegklikken door op het LNotes venster te klikken. Vanuit het Uitleenscherm kunt u direct naar de Lenersbeheerpagina van de betreffende leerling en gegevens aanpassen. Een van de nieuwe functies in Aura Online is de functie Kostenplaatsen (kies UITLEENADMINISTRATIE BESTANDSBEHEER KOSTENPLAATSEN EN KOSTEN). Hiermee kunt u een (simpele) financiële administratie bijhouden van betalingen die door uw bezoekers worden gedaan. Denk daarbij aan een vergoeding voor printen of kopiëren; afrekenen van schrijfmateriaal e.d. In deze kostenposten worden ook de kosten voor het rappelleren verwerkt (als u hebt ingesteld dat u daarvoor kosten berekend). Deze rappelkosten worden dus niet meer bij de openstaande boete opgeteld. De registratie van de boete-afhandeling is verbeterd: van alle betalingen die in Aura Online worden gedaan kunt u precies zien wanneer en waarvoor ze zijn gedaan. Hierdoor kunt u eventuele discussies met de lener beter onderbouwen. Let wel: het geldt alleen voor betalingen gedaan in Aura Online, niet van betalingen daarvoor. 7

8 Kies AURA UITLEENADMINISTRATIE BESTANDSBEHEER LENERSBEHEER WIJZIG en selecteer een lener. Klik op het tabblad BOETEHISTORIE en HISTORIE (in eerste instantie valt hier nog niets te zien omdat u nog geen boete hebt geïnd via Aura Online). Het is nu ook mogelijk om in de rappelbrief een totaalbedrag te laten berekenen. Verlengen is gesplitst in Verlengen per lener en Verlengen per item. Het beheer van de keuzelijst Klassen werkt nu overeenkomstig de keuzelijsten van de catalogus. Bij uitleencriteria kan een periode van meer dan 99 dagen in de tabel ingevoerd worden (er is geen work-around meer nodig). De functie statistiek wordt uitgebreid met grafieken in taartvorm. Erg fraai, vooral de 3D uitvoering. Wel nog even geduld, deze functie is nog in ontwikkeling. Inventarisatie Is helemaal geïntegreerd in Aura Online. Aura Online Zoeken Voor de mensen die tot nu toe alleen met de Aura PublieksCatalogus hebben gewerkt zijn er natuurlijk alle voordelen van online zoeken, zie pagina 4. Een aantrekkelijke presentatie van de nieuwe aanwinsten in een AanwinstenCarroussel op de homepage van Aura Online Zoeken. Het configuratiescherm is vervangen door het scherm met de Voorkeursinstellingen (kies SYSTEEMONDERHOUD VOORKEURSINSTELLINGEN AURA ONLINE ZOEKEN), dus niet meer inloggen op een aparte site. 8

9 Wat kan er (nog) niet in Aura Online? Een aantal functies die u kent uit Aura voor Windows zijn nog niet (helemaal) klaar in Aura Online. De meeste van deze functies worden niet vaak gebruikt en we gaan er van uit dat u ze niet meteen zult missen. De komende maanden zullen wij de ontbrekende functionaliteit zo snel mogelijk aanvullen in Aura Online. Zijn er tóch functies bij die voor u wel belangrijk zijn, laat het ons dan even weten. Dan zullen we die met voorrang inbouwen. De updates van Aura Online worden door ons op uw site geplaatst. Een overzicht van de wijzigingen kunt u opvragen op de homepage van uw eigen Aura Online website. Hieronder een overzicht van de functies die (nog) niet werken in Aura Online (per ). AURA CATALOGUS Documentbeheer - Keuzelijsten: bij invullen van bijvoorbeeld een nieuwe auteur in de titelbeschrijving, wordt deze auteur zonder meer toegevoegd aan de keuzelijst van auteurs. Aura vraagt niet eerst om toestemming. - Exemplaarnummers moeten numeriek (1,2,3, etc.) zijn. Exemplaarnummers A, B, C etc. kan niet meer (de barcodes kunnen wel nog gewoon gebruikt worden). - Serie exemplaren verwijderen kan nog niet. - Wisselcollecties kunnen nog niet worden ingelezen. - Zoek en Vervang: nog niet alle Zoek en Vervang opties zijn beschikbaar. - NBD Biblion: Het is nog niet mogelijk om aan te geven welke velden vanuit NBD Biblion moeten worden ingelezen. Nu worden standaard alle velden ingelezen. Workaround: in het downloadscherm de velden die u niet wilt overnemen zelf even leegmaken. - Een samengesteld zoekresultaat maken (winkelwagentje) kan nog niet. Bestandsbeheer - Websites controleren is nog niet klaar. AURA UITLEENADMINISTRATIE Uitleenbeheer - Blokreserveren wordt nog niet ondersteund. Bestandsbeheer - Contributie werkt nog niet. Rapport ontwerpen - Het Eigen rapportontwerpen voor Historisch overzicht is nog niet beschikbaar. Het overzicht kan wel worden afgedrukt (en geëxporteerd naar Excel en pdf) vanuit de tabel op het scherm. Deze tabel kan via de kolomkiezer naar eigen wensen en inzicht worden opgesteld. - Het rapport voor Stichting Leenrecht is nog niet beschikbaar. 9

10 AURA ONLINE ZOEKEN - Het zoekresultaat kan nog niet worden afgedrukt. PLUG-INS Onderstaande functies worden (nog) niet ondersteund in Aura Online: - Leengelden - Touchscreen - Fingerprintreader Deze functies werden/worden door slechts enkele klanten van Aura voor Windows gebruikt. Het is daarom ook nog niet zeker of deze functie nog zullen worden ingebouwd in Aura Online. Systeemeisen Aura Online Kijk op onze website voor de meest recente systeemeisen. 10