Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook 5.0 NN , November 2010

2 2010 Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Kennisgeving Er is veel moeite gedaan om ervoor te zorgen dat de informatie in dit document ten tijde van publicatie volledig en correct was. Desondanks kan Avaya niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten. Avaya behoudt zich het recht voor om wijzigingen en correcties in de informatie in dit document te maken zonder verplichting iemand of een organisatie van dergelijke wijzigingen op de hoogte te brengen. Afwijzing van aansprakelijkheid voor documentatie Avaya is niet verantwoordelijk voor eventuele wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen in de versie van deze documentatie zoals die oorspronkelijk is gepubliceerd, tenzij deze wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen zijn uitgevoerd door Avaya. De Eindgebruiker verbindt zich ertoe Avaya, diens lasthebbers, ge(vol)machtigden, ondergeschikten, medewerkers, werknemers en personeelsleden schadeloos te stellen voor en te vrijwaren tegen alle vorderingen, eisen, aanspraken, rechtszaken, rechtsgedingen, gerechtelijke procedures, rechterlijke uitspraken en vonnissen welke hun oorsprong vinden in of verband houden met gegevens die naderhand worden gewijzigd in, toegevoegd aan of verwijderd uit deze documentatie voor zover en in de mate dat deze bewerkingen door de Eindgebruiker worden uitgevoerd. Afwijzing van verantwoordelijkheid voor koppelingen Avaya is niet verantwoordelijk voor de inhoud of de betrouwbaarheid van gekoppelde websites waarnaar op deze site of in door Avaya verstrekte documentatie wordt verwezen. Avaya is niet verantwoordelijk voor de inhoud of betrouwbaarheid van deze websites en Avaya ondersteunt niet noodzakelijkerwijs de producten, services of informatie die op deze websites worden beschreven of aangeboden. Avaya kan niet garanderen dat deze koppelingen altijd zullen werken en heeft geen controle over de beschikbaarheid van de gekoppelde pagina's. Garantie Avaya biedt een beperkte garantie op dit product. Raadpleeg de verkoopovereenkomst voor de voorwaarden van deze beperkte garantie. De inhoud van de standaardgarantie van Avaya, evenals informatie met betrekking tot ondersteuning voor dit product gedurende de garantieperiode, is beschikbaar via de website voor ondersteuning van Avaya-klanten en andere partijen: Let op: als u het product hebt aangeschaft bij een goedgekeurde Avaya-wederverkoper buiten de Verenigde Staten en Canada, wordt de garantie aan u verstrekt door die Avaya-wederverkoper en niet door Avaya. Licenties DE SOFTWARELICENTIEVOORWAARDEN DIE BESCHIKBAAR ZIJN OP DE AVAYA-WEBSITE, LICENSEINFO/, ZIJN VAN TOEPASSING OP IEDEREEN DIE AVAYA- SOFTWARE DOWNLOADT, GEBRUIKT, EN/OF INSTALLEERT, WELKE IS AANGESCHAFT BIJ AVAYA INC., EEN MET AVAYA GELIEERD BEDRIJF, OF EEN GOEDGEKEURDE WEDERVERKOPER (NAAR GELANG VAN TOEPASSING IS) ONDER EEN COMMERCIËLE OVEREENKOMST MET AVAYA OF EEN GOEDGEKEURDE WEDERVERKOPER. TENZIJ ANDERS SCHRIFTELIJK IS OVEREENGEKOMEN MET AVAYA, VERLEENT AVAYA DEZE LICENTIE NIET ALS DE SOFTWARE IS VERKREGEN VIA ANDEREN DAN AVAYA, EEN MET AVAYA GELIEERD BEDRIJF, OF EEN DOOR AVAYA GOEDGEKEURDE WEDERVERKOPER, EN AVAYA BEHOUDT ZICH HET RECHT VOOR JURIDISCHE STAPPEN TE ONDERNEMEN TEGEN U OF EEN ANDERE PARTIJ DIE DE SOFTWARE ZONDER LICENTIE GEBRUIKT OF VERKOOPT. DOOR DE SOFTWARE TE INSTALLEREN, DOWNLOADEN OF GEBRUIKEN OF ANDERE TOESTEMMING TE VERLENEN DIT TE DOEN, GAAT U, NAMENS UZELF EN DE ENTITEIT VOOR WIE U DE SOFTWARE INSTALLEERT, DOWNLOADT OF GEBRUIKT (HIERNA ONDERLING UITWISSELBAAR U EN EINDGEBRUIKER GENOEMD), AKKOORD MET DEZE VOORWAARDEN EN SLUIT U EEN BINDEND CONTRACT TUSSEN U EN AVAYA INC. OF HET TOEPASSELIJKE MET AVAYA GELIEERDE BEDRIJF ( AVAYA ). Copyright Met uitzondering van waar dit uitdrukkelijk anders wordt vermeld, mag geen gebruik worden gemaakt van het materiaal op deze site, de Documentatie en Product(en) geleverd door Avaya. De volledige inhoud van deze site, de documentatie en het/de product(en) geleverd door Avaya, inclusief de selectie, de opstelling en het ontwerp van de inhoud, zijn het eigendom van Avaya of haar licentieverleners en worden beschermd onder het auteursrecht of en andere intellectuele eigendomsrechten, inclusief de rechten sui generis met betrekking tot de bescherming van databases. U mag op geen enkele wijze content, geheel of gedeeltelijk en met inbegrip van code en software, wijzigen, kopiëren, reproduceren, herpubliceren, uploaden, op internet publiceren, overdragen of distribueren. Niet-geautoriseerde reproductie, overdracht, verspreiding, opslag en of gebruik zonder de uitdrukkelijke toestemming van Avaya kan strafrechtelijk en ook civielrechtelijk een overtreding betekenen onder de toepasselijke wetgeving. Onderdelen van derden Bepaalde softwareprogramma's of in het Product opgenomen delen daavan kunnen software bevatten die wordt gedistribueerd krachtens overeenkomsten met derden ( Componenten van derden ) waarin voorwaarden staan die het gebruiksrecht van bepaalde onderdelen van het Product uitbreiden dan wel beperken ( Voorwaarden van derden ). Informatie met betrekking tot gedistribueerde Linux OS-broncode (voor producten die de Linux OS-broncode hebben gedistribueerd) en informatie over de copyrighthouders van de Componenten van Derden en de Voorwaarden van derden die daarop van toepassing zijn, is beschikbaar op de ondersteuningssite van Avaya ( Handelsmerken De handelsmerken, logo's en dienstmerken (Merken) die op deze site worden gebruikt en de documentatie en product(en) die Avaya levert zijn gedeponeerde of niet-gedeponeerde Merken van Avaya, met haar gelieerde bedrijven of andere derden. Gebruikers hebben geen toestemming dergelijke Merken te gebruiken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Avaya of een dergelijke derde die de eigenaar is van het Merk. Niets op deze site, of in de documentatie en product(en) mag worden uitgelegd, noch bij implicatie, noch bij uitsluiting of anderszins, als het verlenen van een licentie of recht op de Merken, zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming door Avaya of de toepasselijke derde. Avaya is een gedeponeerd handelsmerk van Avaya Inc. Alle overige handelsmerken zijn het eigendom van hun respectieve eigenaars. Documenten downloaden De meest actuele versies van documentatie kunt u vinden op de ondersteuningssite van Avaya op Contact opnemen met de ondersteuning van Avaya Avaya stelt een telefonische helpdesk beschikbaar waar u problemen kunt melden of vragen over uw product kunt stellen. Het telefoonnummer voor ondersteuning is in de Verenigde Staten. Meer telefoonnummers voor ondersteuning kunt u vinden op de website van Avaya op 2 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

3 Inhoud Hoofdstuk 1: Klantenservice...5 Technische documentatie...5 Producttraining...5 Ondersteuning via een distributeur of wederverkoper...5 Technische ondersteuning van de Avaya-website...6 Hoofdstuk 2: Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken...7 Aan de slag...8 Over deze handleiding...8 Wat u nodig hebt...8 Aanmelden...9 Aanmelden vanuit Microsoft Outlook...9 Afmelden...10 Aanmelden op afstand...10 Werken met CallPilot-berichten...10 Controleren op nieuwe berichten...11 Een bericht openen...12 Een bericht verwijderen...12 CallPilot-berichten markeren als gelezen of ongelezen...12 Berichten indelen...13 Spraakberichten afspelen...13 De telefoon of computer selecteren voor het afspelen van spraakberichten...14 Een bericht via de telefoon afspelen...14 Een bericht via de computer afspelen...15 Faxberichten weergeven...15 Een faxbericht weergeven...15 Spraakberichten opstellen...16 Een spraakbericht opnemen en verzenden...16 Een nieuw spraakbericht als een bestand opslaan...18 Fax- en tekstberichten opstellen...18 Een enkel faxbericht maken en verzenden...18 Een tekstbericht maken en verzenden...19 Faxbatchberichten opstellen en verzenden...20 Het brondocument voor voorbeeldgegevens openen en wijzigen...20 Het voorbeeldhoofddocument openen en wijzigen...23 Eerste pagina...23 Tweede pagina...25 Gegevens uit het gegevensbrondocument samenvoegen met het hoofddocument...26 Aangepaste faxvoorbladen gebruiken...28 Een voorblad opnemen in een faxbericht...29 Het voorblad selecteren dat u wilt toevoegen...29 Avaya-faxvoorblad...31 Een voorblad wijzigen en weergeven...31 Bellen vanuit de kieslijst...33 Bellen vanuit de kieslijst...33 Contact opnemen met de afzender van een bericht...35 Contact opnemen met de afzender van een bericht als het adres bekend is...36 Bijlagen toevoegen aan berichten...36 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

4 Een bestand in een bericht bijvoegen...36 Berichtopties instellen...37 Berichtopties instellen...37 Berichten doorsturen en beantwoorden...38 Een bericht doorsturen of beantwoorden...38 Het doorsturen van berichten instellen...38 Het doorsturen van berichten instellen...39 Het doorsturen van berichten in- of uitschakelen...39 Berichten adresseren...40 Toegang tot CallPilot-adressen verkrijgen vanaf andere CallPilot-servers op het netwerk...40 Een bericht adresseren vanuit het adresboek...40 Een bericht met de hand adresseren...41 CallPilot-adressen toevoegen aan uw Outlook-contactpersonen adressen tegenover fax-/telefoonnummers...43 Telefoon- en faxnummers controleren...44 Een afzender of geadresseerde toevoegen aan de lijst met Outlook-contactpersonen...45 De bestaande contactpersonen van een afzender of ontvanger bijwerken...45 Vereiste notatie voor een CallPilot- adres...46 Vereiste notatie voor fax- en telefoonnummers...46 Persoonlijke distributielijsten...47 Bestaande persoonlijke distributielijsten voor CallPilot gebruiken...47 Een persoonlijke distributielijst maken in Outlook...47 Het Postvak In wijzigen waarin de CallPilot-berichten worden bezorgd...48 CallPilot-berichten met in Outlook combineren...50 Instant Messaging gebruiken...51 De functie Instant Messaging in CallPilot Desktop Messaging activeren...51 Instant Messaging starten vanuit een geopend CallPilot-bericht...52 Instant Messaging gebruiken vanuit Microsoft Outlook...53 Gebruik van het pictogram voor nieuwe berichten...53 Het pictogram voor nieuwe berichten configureren...54 Het pictogram voor nieuwe berichten gebruiken...56 De instellingen van de postbus wijzigen...57 De toegangsinstellingen van CallPilot weergeven of wijzigen...57 Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen...57 Service voor wachtwoord wijzigen...58 De instellingen voor de bezorging van wijzigen...60 De instellingen weergeven of wijzigen...60 De instellingen van het adresboek wijzigen...62 De instellingen van het adresboek weergeven of wijzigen...62 Aanmelden als anonieme gebruiker...64 Het adresboek naar de computer downloaden...64 De geluidsinstellingen wijzigen...65 Het geluidsapparaat en het volume wijzigen...65 De koppeling naar My CallPilot volgen...66 De functie-instellingen van CallPilot weergeven of wijzigen...67 Gebruikersinformatie weergeven...67 Offline werken...68 Berichtbeveiliging in offline modus...69 Index Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

5 Hoofdstuk 1: Klantenservice Ga naar de Avaya-website voor alle services en ondersteuning die Avaya biedt. Ga naar of ga naar een van de pagina's die worden vermeld in de volgende secties. Navigatie Technische documentatie op pagina 5 Producttraining op pagina 5 Ondersteuning via een distributeur of wederverkoper op pagina 5 Technische ondersteuning van de Avaya-website op pagina 6 Technische documentatie Ga naar als u technische publicaties en release notes direct vanaf internet wilt afdrukken. Producttraining Er is doorlopend producttraining beschikbaar. Ga naar de website voor meer informatie of om u aan te melden. Op deze website vindt u een koppeling naar Training Contacts in het navigatievenster aan de linkerkant. Ondersteuning via een distributeur of wederverkoper Als u bij een distributeur of geautoriseerde wederverkoper een servicecontract hebt aangeschaft voor uw Avaya-product, neemt u contact op met de technische ondersteuningsafdeling van de desbetreffende distributeur of wederverkoper. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

6 Klantenservice Technische ondersteuning van de Avaya-website De snelste en gemakkelijkste manier om technische ondersteuning voor Avaya-producten te krijgen, is via de Avaya Technical Support-website op 6 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

7 Hoofdstuk 2: Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Avaya CallPilot van Avaya is een geavanceerd communicatiesysteem voor bedrijven, dat u ongekende flexibiliteit voor het beheer van berichten biedt. U kunt op uw telefoon of op uw computer met Avaya CallPilot werken. U hebt met Desktop Messaging toegang tot uw CallPilot-postbus via uw toepassing Microsoft Outlook. Hier volgen een aantal voorbeelden van de manieren waarop u CallPilot met uw kunt gebruiken: Naar spraakberichten luisteren. Faxberichten weergeven en afdrukken. Spraakberichten opnemen en verzenden. Faxberichten maken en verzenden, inclusief faxbatchen. Spraak- en faxberichten doorsturen en beantwoorden. Contact opnemen met de afzender van een bericht. Berichtopties zoals urgent of privé toevoegen. De spelling van berichten controleren voordat u deze verzendt. Spraak-, fax- of tekstbestandsbijlagen aan berichten toevoegen. Berichten richten aan CallPilot-gebruikers op lokale en externe servers en aan niet-callpilotadressen. Een Instant Messaging-sessie starten vanuit een bericht. Persoonlijke distributielijsten maken. Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen. My CallPilot op het Internet openen om gebruikersinformatie weer te geven en de functieinstellingen te wijzigen. Sommige functies die in deze handleiding worden besproken, zijn mogelijk niet beschikbaar voor uw CallPilot-postbus. Raadpleeg voor meer informatie het onderwerp Beschikbare functies in de online Help van Desktop Messaging of neem contact op met de beheerder. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

8 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Aan de slag Over deze handleiding In deze gebruikershandleiding wordt uitgelegd hoe u CallPilot gebruikt met uw e- mailprogramma Microsoft Outlook. De aanwijzingen en afbeeldingen in deze handleiding bieden u algemene informatie over het gebruik van CallPilot in combinatie met uw . De specifieke gegevens variëren naar gelang het computerbesturingssysteem dat u gebruikt, de versie van Outlook en de functies die beschikbaar zijn voor uw CallPilot-postbus. Desktop Messaging beschikt ook over een online-help. Als u de Help wilt openen wijst u CallPilot Desktop Messaging aan in het menu Help van Outlook en klikt u vervolgens op Helponderwerpen. Wat u nodig hebt Voordat u met CallPilot begint, zal de beheerder ervoor zorgen dat uw account op correcte wijze voor CallPilot is geconfigureerd. Op uw computer dienen de volgende onderdelen te worden geïnstalleerd: CallPilot-speler voor het afspelen en opnemen van spraakberichten Avaya-faxstuurprogramma voor het maken van faxen Microsoft Outlook 2002 (XP), Microsoft Outlook 2003 of Microsoft Outlook 2007 Windows 2000 Professional, Windows XP Professional of Windows Vista Beeldscherm met 256 kleuren, 800 x 600 dpi 15 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor het installeren van de software Geluidskaart en luidsprekers voor het afspelen van spraakberichten op de computer Een op de computer aangesloten microfoon of een telefoon naast de computer voor het opnemen van spraakberichten 8 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

9 Aanmelden LAN- (Ethernet), ISDN-, ADSL- of inbelmodemverbinding met de CallPilot-server voor toegang tot CallPilot-berichten Voor toegang tot My CallPilot: - Voor Windows: Internet Explorer 6.0 en 7.0, Firefox 2.0 voor Windows - Voor Macintosh: Safari voor Macintosh OS X - Voor Linux: Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0 Neem contact op met uw CallPilot-beheerder voor informatie over de laatste ondersteunde versies. Aanmelden Wanneer u zich aanmeldt bij uw Outlook- , kunt u zich tegelijkertijd aanmelden bij CallPilot Desktop Messaging. Wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt bij Desktop Messaging, wordt u gevraagd om aan te geven waar u de CallPilot-berichten wilt opslaan, als deze optie voor u beschikbaar is. U beschikt over de volgende opties: uw Postvak In voor , zodat uw CallPilot-berichten bij de gewone van Outlook staan; een afzonderlijk Postvak In van CallPilot, zodat uw CallPilot-berichten gescheiden blijven van de gewone in Outlook. U kunt deze locatie op elk moment wijzigen nadat u zich voor de eerste keer hebt aangemeld. Zie Het Postvak In wijzigen waarin de CallPilot-berichten worden bezorgd op pagina 48 voor meer informatie. Aanmelden vanuit Microsoft Outlook 1. Open uw programma Microsoft Outlook. Het dialoogvenster Aanmelding CallPilot wordt weergegeven. 2. Typ of selecteer uw postbusnummer in het vak Postbus. 3. Typ het wachtwoord voor deze postbus in het vak Wachtwoord. 4. Schakel het selectievakje Wachtwoord onthouden in als u automatisch wilt worden aangemeld bij CallPilot. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

10 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Schakel het selectievakje Wachtwoord onthouden uit op een computer die gemeenschappelijk wordt gebruikt. 5. Klik op OK. 6. Als u zich voor de eerste keer aanmeldt, kan aan u worden gevraagd om een Postvak In te kiezen voor uw CallPilot-berichten en vervolgens downloadopties op te geven voor uw CallPilot-adresboek. Volg zo nodig de aanwijzingen op. Wanneer u zich aanmeldt, wordt uw Outlook-venster weergegeven. Uw nieuwe CallPilot-berichten worden indien van toepassing weergegeven in het opgegeven Postvak In. Afmelden Wanneer u Microsoft Outlook afsluit, wordt u automatisch afgemeld bij CallPilot. Aanmelden op afstand U kunt u bij uw postbus aanmelden vanaf een computer waarop CallPilot op dezelfde wijze is geïnstalleerd en geconfigureerd als op uw computer op kantoor. U kunt bijvoorbeeld een computer instellen voor een gastaccount of uw computer thuis instellen met een inbelverbinding naar de server. Werken met CallPilot-berichten Wanneer u een bericht opent en CallPilot is geïnstalleerd, verschijnen uw CallPilotberichten in het Postvak In wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt. Op bepaalde locaties kunt u mogelijk geen Postvak In kiezen. Mogelijk geeft de CallPilotbeheerder de locatie voor het Postvak In op voor u. 10 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

11 Controleren op nieuwe berichten Als u een Postvak In van opgeeft, kan uw lijst met postmappen nog steeds de afzonderlijke map CallPilot Desktop Messaging bevatten, ook al hebt u aangegeven dat u deze niet wilt gebruiken. Dit is tijdelijk. Wanneer u Outlook sluit en opnieuw opent, wordt de map CallPilot Desktop Messaging niet meer weergegeven. Controleren op nieuwe berichten De CallPilot-indicator voor nieuwe berichten in het berichtengebied van de taakbalk wordt rood weergegeven wanneer u een nieuw bericht hebt. Voor meer informatie over de CallPilot-indicator voor nieuwe berichten en het in- en uitschakelen van de indicator raadpleegt u Gebruik van het pictogram voor nieuwe berichten op pagina 53. Nieuwe berichten worden vet weergegeven. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

12 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Een bericht openen Als u een CallPilot-bericht wilt openen, dubbelklikt u op een willekeurige plaats in de berichtregel. Zie Spraakberichten afspelen op pagina 13 en Faxberichten weergeven op pagina 15. Een bericht verwijderen Als u een CallPilot-bericht uit het Postvak In wilt verwijderen, klikt u op het bericht om het te selecteren en klikt u vervolgens op de werkbalk op het pictogram Verwijderen. U kunt tevens klikken op het pictogram Verwijderen in een geopend CallPilotbericht. Het verwijderde bericht wordt naar de map Verwijderde items verplaatst. Wanneer u zich afmeldt of Outlook afsluit, worden de CallPilot-berichten in de map Verwijderde items zonder bevestiging direct verwijderd. CallPilot-berichten markeren als gelezen of ongelezen In uw Postvak In worden ongelezen berichten met vette tekst weergegeven en gelezen berichten met niet-opgemaakte tekst. U kunt via een snelmenu wijzigen of een bericht als gelezen of ongelezen wordt gemarkeerd. Deze wijzigingen hebben ook invloed op het pictogram voor nieuwe berichten. Als u bijvoorbeeld eerst geen ongelezen berichten hebt en u vervolgens één bericht als ongelezen markeert, wordt het pictogram voor nieuwe berichten weer geactiveerd. 1. Selecteer een of meer berichten in uw Postvak In (houd de Ctrl-toets ingedrukt om meerdere berichten te selecteren). 2. Klik met de rechtermuisknop op het geselecteerde bericht of de berichten en klik vervolgens op Markeren als ongelezen of Markeren als gelezen. Deze opties zijn ook beschikbaar vanuit het menu Bewerken in Outlook. 12 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

13 Berichten indelen Vanuit de CallPilot-speler kunt u de status van een geopend bericht wijzigen via Bewerken > Markeren als ongelezen. Berichten indelen Als u de berichten wilt indelen, kunt u nieuwe CallPilot-mappen maken in Outlook en de berichten naar deze mappen verplaatsen. Zolang de nieuwe mappen in dezelfde verzameling Outlook-mappen staan als de inkomende CallPilot-berichten, kunt u deze openen wanneer u zich aanmeldt via de telefoon of via My CallPilot. Als u CallPilot-berichten naar een PSTbestand verplaatst, zijn deze niet meer toegankelijk via de telefoon of via My CallPilot. Spraakberichten afspelen Wanneer u een bericht met alleen spraak opent, verschijnt de CallPilot-speler. In berichten met een combinatie van spraak, fax of tekst klikt u op het pictogram Spraak om de CallPilot-speler te openen. In de volgende afbeelding worden de besturingselementen op de CallPilot-speler weergegeven die u gebruikt voor spraakopdrachten. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

14 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken De telefoon of computer selecteren voor het afspelen van spraakberichten U kunt kiezen of u de spraakberichten door de telefoon of door de computer wilt laten afspelen. Als u de ene mogelijkheid of de andere wilt gebruiken of het telefoonnummer dat door CallPilot wordt gebeld wilt wijzigen, raadpleegt u De geluidsinstellingen wijzigen op pagina 65. U kunt tevens klikken op het pictogram Telefoon of Computer op de CallPilot-speler om de instelling te wijzigen. Een bericht via de telefoon afspelen 1. Als u een spraakbericht wilt afspelen wanneer u de telefoon hebt geselecteerd voor het afspelen, dubbelklikt u op het bericht in het Postvak In en neemt u de telefoon op wanneer deze overgaat. 2. Gebruik de knoppen van de CallPilot-speler om het bericht af te spelen, te stoppen, om vooruit en achteruit te gaan en contact op te nemen met de afzender. 3. Wanneer u klaar bent, hangt u op en sluit u het bericht. 14 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

15 Een bericht via de computer afspelen Een bericht via de computer afspelen 1. Als u een spraakbericht wilt afspelen wanneer u de computer hebt geselecteerd voor het afspelen, dubbelklikt u op het bericht in het Postvak In. Het bericht wordt via de luidsprekers van de computer of de hoofdtelefoon afgespeeld. 2. Gebruik de knoppen van de CallPilot-speler om het bericht af te spelen, te stoppen, om vooruit en achteruit te gaan, het volume en de snelheid te regelen en contact op te nemen met de afzender. 3. Wanneer u klaar bent, sluit u het bericht. Als u bent verbonden met de andere CallPilot-server (zie Gebruik van het pictogram voor nieuwe berichten op pagina 53), kunt u alleen over de volgende functies voor de CallPilotspeler beschikken: Terug, Bericht afspelen (inclusief Afspeelopdrachten), Vooruit, Vorig bericht, Berichtspecificaties afspelen, Ga naar en Afmelden. Faxberichten weergeven Als u faxberichten wilt ontvangen, moet de beheerder van CallPilot de faxfunctie voor uw postbus inschakelen. Een faxbericht weergeven 1. Dubbelklik op een faxbericht in het Postvak In. Wanneer u een bericht met alleen een fax opent, verschijnt direct de faxafbeelding. In berichten met een combinatie van spraak, fax of tekst klikt u op het pictogram Fax om de fax weer te geven. 2. Terwijl u de fax bekijkt, kunt u de weergave vergroten of verkleinen, de fax roteren of verplaatsen, afdrukken, verwijderen of opslaan, een gesproken annotatie aan het opgeslagen bericht toevoegen, de fax doorsturen of beantwoorden. 3. Wanneer u klaar bent, sluit u het bericht. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

16 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Spraakberichten opstellen U kunt een spraakbericht opnemen vanaf de computer of de telefoon. Vervolgens kunt u het spraakbericht op dezelfde wijze adresseren en verzenden als een bericht. Een spraakbericht opnemen en verzenden 1. Klik in uw Postvak In op de knop Nieuw CallPilot-bericht op de werkbalk. Het CallPilot-berichtvenster met de CallPilot-speler wordt weergegeven. 16 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

17 Een spraakbericht opnemen en verzenden Als de CallPilot-speler nog niet is geopend, klikt u in het nieuwe berichtvenster op het pictogram Telefoon op de werkbalk om de speler te openen. 2. Geef aan hoe u het spraakbericht wilt opnemen: klik in het deelvenster van de CallPilot-speler op het pictogram Telefoon of Computer. 3. Klik op de rode knop Opnemen. 4. Doe wat van toepassing is: Als u de opname op de computer maakt, spreekt u het bericht in de microfoon in. Klik op Stoppen om de opname te beëindigen. Klik op Afspelen om de opname te controleren. Als u iets aan de opname wilt toevoegen, klikt u op Opnemen, spreekt u nogmaals en klikt u vervolgens op Stoppen. Als u de opname via de telefoon maakt, neemt u de telefoon op wanneer deze overgaat. Neem na de toon uw bericht op. Klik op Stoppen om de opname te beëindigen. Klik op Afspelen om de opname te controleren. 5. Als u het bericht wilt adresseren, klikt u op Aan. U kunt ook een adres met de juiste indeling typen in het vak Aan. Voor meer informatie over opties voor adresseren raadpleegt u Berichten adresseren op pagina Voeg zo nodig een onderwerpregel, bijlagen en opties toe. Zie Bijlagen toevoegen aan berichten op pagina 36 en Berichtopties instellen op pagina Klik op het pictogram Bericht verzenden op de werkbalk. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

18 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Een nieuw spraakbericht als een bestand opslaan 1. Neem een bericht op in een nieuw bericht. 2. Klik in het menu Bestand op Opslaan als. 3. Typ in het vak Bestandsnaam de naam voor het bestand en selecteer vervolgens de map waarin u het bestand wilt bewaren. 4. Klik op Save (Opslaan). Sla spraakbestanden op als VBK-bestanden. CallPilot kan VBK-bestanden automatisch converteren naar WAV-bestanden wanneer u deze naar gebruikers stuurt die niet werken met CallPilot. Zie De instellingen voor de bezorging van wijzigen op pagina 60. Fax- en tekstberichten opstellen Een enkel faxbericht maken en verzenden Als u een faxbestand wilt maken, moet de faxfunctie voor uw CallPilot-postbus zijn ingeschakeld. Voor de geadresseerden van CallPilot van de fax moet tevens de faxfunctie zijn ingeschakeld om de fax op hun computers te kunnen weergeven. Als de geadresseerden hun berichten via hun telefoon raadplegen, kunnen ze alleen de fax weergeven door deze af te drukken. U kunt ook uw fax naar een faxapparaat verzenden. 1. Start de toepassing waarmee u de fax wilt maken, bijvoorbeeld Microsoft Word. Het document dat u opent of maakt, mag niet breder zijn dan 21,5 cm (8,5 inch). Documenten met meerdere pagina's zijn niet toegestaan. 2. Wanneer het document klaar is, gaat u naar het menu Bestand en selecteert u Afdrukken of een optie in het dialoogvenster waarmee u een printer kunt selecteren. 3. Selecteer Avaya Fax in de lijst met printers. 4. Klik op OK of Afdrukken of een andere beschikbare optie om het bestand naar de geselecteerde printer te verzenden. Het dialoogvenster Fax opstellen wordt weergegeven. 18 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

19 Een tekstbericht maken en verzenden 5. Voordat u de fax verzendt, kunt u meer documenten toevoegen door stap 1 tot en met 4 te herhalen. U kunt ook de opties in het dialoogvenster Fax opstellen gebruiken om een voorblad toe te voegen, de fax weer te geven en de fax op te slaan als bestand om later te verzenden. 6. Selecteer de gewenste optie onder Verzenden met. Als u een eenvoudige fax wilt verzenden, typt u het nummer van het faxapparaat of het nummer van de CallPilot-postbus (voorafgegaan door de letter m, bijvoorbeeld m7366) in het tekstvak Faxappara(a)t(en) en het onderwerp in het vak Onderwerp. Klik daarna op Verzenden. Als u een fax wilt sturen als bijlage bij een nieuw CallPilot-bericht, selecteert u CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook onder Verzenden met en klikt u daarna op Verzenden. Er wordt een nieuw berichtvenster geopend waaraan het faxbestand is toegevoegd. 7. Adresseer het bericht vanuit het CallPilot-adresboek, de of een ander adresboek. Zie Berichten adresseren op pagina Voeg zo nodig een onderwerpregel, bijlagen en opties toe. Zie Bijlagen toevoegen aan berichten op pagina 36 en Berichtopties instellen op pagina Klik op het pictogram Bericht verzenden. Een tekstbericht maken en verzenden 1. Klik in uw Postvak In op het pictogram Nieuw CallPilot-bericht op de werkbalk. 2. Klik op het pictogram Nieuw tekstbericht op de werkbalk. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

20 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken 3. Typ of plak platte tekst in het bericht. 4. Voeg een adres en een onderwerp toe aan het bericht. 5. Klik op het pictogram Bericht verzenden. Faxbatchberichten opstellen en verzenden Met de functie Afdruk samenvoegen van Microsoft Word kunt u persoonlijke CallPilotfaxberichten sturen naar meerdere geadresseerden en uw afdruktaak naar de Avaya Faxbatch-printer sturen. Om deze functie te gebruiken, dient u te weten hoe de functie Afdruk samenvoegen van Microsoft Word werkt. Raadpleeg de documentatie bij Microsoft Word. De faxbatchfunctie van CallPilot is uitsluitend beschikbaar voor CallPilot Desktop en webgebruikers die het Avaya Faxbatch-printerstuurprogramma hebben geïnstalleerd. Als u Afdruk samenvoegen met CallPilot wilt gebruiken, hebt u een hoofddocument (het bestand dat u naar de geadresseerden wilt verzenden) en een gegevensbrondocument nodig dat gegevens over geadresseerden bevat, zoals namen en faxnummers. Bij de installatie van CallPilot Desktop Messaging is een voorbeeldgegevensbrondocument voor MS Word meegeleverd, genaamd Data.doc en een voorbeeld van een MS Wordhoofddocument, genaamd Sample.doc. Het brondocument voor voorbeeldgegevens openen en wijzigen Het Data.doc-bestand bestaat uit een MS Word-tabel, ingedeeld in rijen en kolommen, met in elke rij een geadresseerde. Het voorbeeld bevat de volgende kolomtitels: ToFax, ToName, DelReceipt, DelType, ToCompany en ToPhone. Deze kolomtitels kunnen worden gewijzigd en verwijderd en nieuwe kolommen kunnen worden toegevoegd. De namen van de kolomtitels fungeren als codes die in het hoofddocument kunnen worden toegevoegd om zo de fax voor elke geadresseerde aan te passen of om CallPilot aan te geven hoe de fax moet worden verwerkt. 1. Ga naar de map \Program Files\Avaya\CallPilot\fax en open het bestand Data.doc. 20 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

21 Het brondocument voor voorbeeldgegevens openen en wijzigen 2. Pas de tabel zo nodig aan door kolommen toe te voegen of te verwijderen. Voer voor nieuwe kolommen een herkenbare kolomkop in. 3. Voeg de vereiste gegevens onder elke kolomkop in. De gegevensbron kan worden gemaakt op elke manier die beschikbaar is voor het vullen van een Microsoft Wordtabel, inclusief het importeren van gegevens uit bestaande bestanden. Als u de lijst met geadresseerden bewerkt met behulp van de functie Afdruk samenvoegen (hiervoor klikt u in Afdruk samenvoegen van Microsoft op Bewerken in het gedeelte Gegevensbron), wordt het venster Gegevensformulier geopend en worden alle items uit de gegevensbrontabel weergegeven. In dit venster kunt u records toevoegen, verwijderen, wijzigen en zoeken. Elke kolomkop die u hebt toegevoegd of gewijzigd in het gegevensbronbestand, wordt automatisch in dit venster weergegeven. Het tekstvak ToFax is het enige verplichte tekstvak voor CallPilot. De volgende parameters en tekens worden ondersteund in het tekstvak ToFax: Een faxnummer mag uit maximaal 120 tekens bestaan. De cijfers 0 t/m 9 worden ondersteund. Gebruik de hoofdletter en kleine letter P en de komma wanneer een pauze noodzakelijk is. Het hekje (#) wordt ondersteund. Algemene symbolen voor telefoonnummers, zoals linker- en rechterhaakjes en het streepje, worden ondersteund. Spaties worden ondersteund. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

22 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken De letter M is niet hoofdlettergevoelig indien deze wordt geplaatst vóór een CallPilot-postbusnummer om het adres van de postbus aan te geven. De overige tekstvakken zijn optioneel en worden gebruikt om de fax of de wijze waarop deze door CallPilot wordt verwerkt aan te passen. Drie specifieke CallPilottekstvakken en de parameters ervan zijn: ToName: dit is de naam van de geadresseerde van de fax en deze mag uit maximaal 256 tekens bestaan. DelReceipt: u kunt deze code gebruiken om een ontvangstbevestiging in de vorm van een CallPilot-bericht in uw CallPilot-postbus te ontvangen wanneer de fax bij de geadresseerde is afgeleverd. Als het tekstvak DelReceipt op 1 wordt ingesteld, wordt er een ontvangstbevestiging gegenereerd. Als DelReceipt op 0 wordt ingesteld, wordt er geen ontvangstbevestiging gegenereerd voor deze geadresseerde. Als het tekstvak DelReceipt leeg is of niet aanwezig is in Data.doc, wordt er geen ontvangstbevestiging gegenereerd. DelType: dit tekstvak wordt gebruikt om een prioriteit in te stellen voor elke geadresseerde. Als het tekstvak DelType wordt ingesteld op 0 of leeg wordt gelaten (of als het tekstvak DelType niet aanwezig is in Data.doc), wordt het bericht ingesteld op Normaal. Als DelType op 1 wordt ingesteld, wordt het bericht ingesteld op Bezorging tegen laag tarief. Als DelType op 2 wordt ingesteld, wordt het bericht ingesteld op Urgent. Berichten die worden verzonden naar niet-callpilot-geadresseerden waarvan de prioriteit is ingesteld op Geen urgentie, worden afgeleverd volgens een schema dat op de CallPilot-server is gedefinieerd voor prioriteiten van het type Geen urgentie. Berichten die naar CallPilot-postbussen worden verzonden, ondergaan geen invloed van de prioriteit Geen urgentie en deze worden met de prioriteit Normaal verzonden. Berichten die zijn ingesteld op de prioriteit Normaal of Urgent, worden onmiddellijk verzonden. Het pictogram Urgent wordt weergegeven in My CallPilot of een Desktop Messaging-client en in de CallPilot-telefooninterface geeft een gesproken aanwijzing aan dat het bericht urgent is. Wanneer berichten met de prioriteit Urgent naar niet-callpilotadressen worden verzonden, worden deze behandeld als berichten met de prioriteit Normaal. 4. Sla alle wijzigingen op wanneer u de tabel hebt bijgewerkt. Normaal gesproken geeft u nu een unieke naam voor uw gegevensbestand op. Voor de overige stappen van deze procedure wordt hier echter de naam Data.doc gebruikt. 5. Sluit het document. U kunt nu het bestand Data.doc gebruiken als gegevensbron met de functie Afdruk samenvoegen van Microsoft. 22 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

23 Het voorbeeldhoofddocument openen en wijzigen Het voorbeeldhoofddocument openen en wijzigen Het bestand Sample.doc is een voorbeeld van een Microsoft Word-hoofddocument. Open Sample.doc in Microsoft Word vanuit de directory \Program Files\Avaya\CallPilot\fax. Dit document bevat gecodeerde velden die overeenkomen met de velden in het voorbeeldbestand Data.doc. U kunt het voorbeeldbestand Data.doc als een sjabloon gebruiken voor uw eigen faxbericht of vanwege praktische redenen. Als u de namen van de kolomtitels in Data.doc wijzigt, moet u deze ook in het hoofddocument wijzigen. Eerste pagina De eerste pagina van het hoofddocument is een speciale pagina en wordt niet opgenomen in de uiteindelijke fax. In Sample.doc is de eerste pagina correct ingesteld. Op deze pagina kunt u de informatie in de gegevensbron aan elk aangepast faxdocument toewijzen. Als u in CallPilot wilt opgeven dat het om een faxbatchbestand gaat en wilt voorkomen dat deze pagina in de fax wordt opgenomen, moeten twee speciale controlecodes in de eerste pagina worden opgenomen: Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

24 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken $SOJ$ /zz Begin van de faxopdracht, geeft aan dat het faxstuurprogramma de faxopdracht moet starten. Deze pagina starten, geeft aan dat de eerste pagina niet in de fax moet worden opgenomen en kan overal op de eerste pagina worden geplaatst. De CallPilot-software haalt het faxnummer op van de eerste pagina van het document. Daarnaast worden de naam van de geadresseerde, de ontvangstbevestiging en het prioriteitstype opgehaald als deze op de eerste pagina staan. /tp /dr /tn /dt Faxnummer, wordt gebruikt om het bericht te adresseren. Dit tekstvak is verplicht. Ontvangstbevestiging, wordt voor elke geadresseerde in- of uitgeschakeld. Dit tekstvak is optioneel. Naam ontvanger, geeft de identiteit van de record aan in het dialoogvenster Status van Avya Faxbatch als het faxnummer ontbreekt of ongeldig is.dit tekstvak is optioneel. Afleveringstype, wordt gebruikt om berichten te markeren als Normaal, Tegen laag tarief of Urgent. Dit tekstvak is optioneel. Om de pagina te voltooien, moet de kolomtitel Faxnummer (namelijk <<ToFax>>) worden ingevoegd na het element /tp met behulp van de functie Invoegen uit het menu Afdruk samenvoegen. Ook kan de kolomtitel van de ontvangstbevestiging (namelijk <<Ontvangstbevestiging>>) worden ingevoegd na het element /dr. Het tekstvak met de naam van de geadresseerde (namelijk <<Naam ontvanger>>) kan worden ingevoegd na het element /tn en het tekstvak voor afleveringstype (namelijk <<Afleveringstype>>) kan worden ingevoegd na het element /dt. Alle elementen van faxbatch zijn hoofdlettergevoelig. Een geavanceerde functie voor faxnummers is dat gebruikers alle gegevens in een enkele kolom kunnen wijzigen, zonder de gegevens in het gegevensbronbestand te hoeven wijzigen. Als een bestaande gegevensbrontabel bijvoorbeeld faxnummers voor een groot aantal geadresseerden bevat, maar het externe toegangsnummer 9 ontbreekt, kan dit nummer 24 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

25 Tweede pagina worden toegevoegd aan alle faxnummers door het element op de eerste pagina van het document als volgt te wijzigen: Voorbeeld /tp9<<tofax>> In dit voorbeeld wordt tijdens de verwerking van de faxbatch aan het begin van elk telefoonnummer een 9 toegevoegd. De gegevensbron blijft ongewijzigd en kan worden gebruikt vanuit een andere locatie waarvoor geen 9 vereist is voor externe toegang. Tweede pagina Zodra het gegevensbrondocument en de eerste pagina van het hoofddocument zijn gemaakt, kunt u het faxbericht aanpassen. De pagina mag maximaal 21,5 cm (8,5 inch) breed zijn. U kunt alle kolomtitelcodes van de gegevensbron gebruiken om het document aan te passen. Hieronder volgt een voorbeeld waarbij gebruik wordt gemaakt van het bestand Sample.doc: Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

26 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken In dit voorbeeld wordt het document voor elke geadresseerde aangepast. Gegevensbronkolomtitels worden in het document ingevoegd met behulp van de functie Afdruk samenvoegen van Microsoft Word. Nadat het hoofddocument is aangepast, kan het document worden samengevoegd met de gegevens uit het bestand Data.doc. Raadpleeg de Help bij Afdruk samenvoegen van Microsoft Word voor meer informatie over het invoegen van gegevensbronvelden in het document. Gegevens uit het gegevensbrondocument samenvoegen met het hoofddocument Wanneer u klaar bent om gegevens uit het gegevensbrondocument samen te voegen met het hoofddocument, gaat u als volgt te werk: 1. Start Afdruk samenvoegen vanuit het menu Extra van Microsoft Word. Afhankelijk van welke versie van Microsoft Word u gebruikt, bevindt Afdruk samenvoegen zich onder andere menuopties. a. Selecteer in Office XP Extra > Brieven en verzendlijsten > Wizard Afdruk samenvoegen. 26 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

27 Gegevens uit het gegevensbrondocument samenvoegen met het hoofddocument b. Selecteer in Office 2000 Extra > Afdruk samenvoegen. c. Selecteer in Office 2007 Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen starten > Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. 2. Controleer of Sample.doc momenteel is geselecteerd als het hoofddocument en dat Data.doc momenteel is geselecteerd als de gegevensbron. 3. Selecteer Samenvoegen naar printer en selecteer vervolgens het Avaya Faxbatchstuurprogramma in het dialoogvenster Afdrukken dat wordt weergegeven. Controleer of Microsoft Word niet is ingesteld om pagina's in omgekeerde volgorde af te drukken. 4. Klik op OK in het dialoogvenster Afdrukken om het batchproces te starten. Wanneer het document wordt samengevoegd, worden gegevenswaarden uit het gegevensbronbestand op de juiste codeposities ingevoegd in het hoofddocument en wordt voor elke geadresseerde een afzonderlijk.tif-faxbestand gemaakt. De CallPilot-software stuurt de faxbestanden vervolgens door naar de server. De CallPilot-server stuurt de faxen naar de ontvangers. Nadat het proces is gestart, wordt het dialoogvenster Afdrukstatus weergegeven. Het paginanummer loopt op naarmate elke pagina naar een.tif-bestand wordt omgezet. Aangezien de eerste pagina wordt overgeslagen, wordt deze pagina niet in de telling opgenomen. Als een uit drie pagina's bestaande fax bijvoorbeeld naar tien geadresseerden wordt verzonden, wordt in het dialoogvenster weergegeven: "Pagina 1 wordt afgedrukt", "Pagina 2 wordt afgedrukt" tot aan "Pagina 20 wordt afgedrukt". Er worden slechts 20 pagina's afgedrukt omdat de eerste pagina van elk document wordt overgeslagen. Problemen die optreden tijdens het maken van de faxberichten of met de faxadressen, worden weergegeven in een apart dialoogvenster Status Avaya-faxbatch: Er wordt gecontroleerd op problemen zoals een ontbrekend faxadres of een nietondersteunde notatie voor het faxadres. Fouten zoals een onjuist faxnummer worden echter niet waargenomen als het nummer een geldige notatie heeft. Als er een onjuist faxnummer wordt gebruikt, wordt er wel een niet-afleveringsbericht verzonden naar de CallPilot-postbus van de gebruiker. Wanneer u op OK klikt, wordt het batchproces beëindigd en worden er geen faxen verzonden. U moet de faxnummers corrigeren en de taak opnieuw verzenden. Als alle faxberichten en nummers in orde zijn, wordt er een dialoogvenster weergegeven terwijl de faxberichten naar de CallPilot-server worden verzonden. In het dialoogvenster Status Avaya-faxbatch wordt de status van de batchtaak aangegeven. Als u in dit dialoogvenster op Annuleren klikt voordat de taak is voltooid, wordt er een ander dialoogvenster weergegeven, waarin u wordt gevraagd om het annuleren te bevestigen. Als u Ja selecteert, worden alle tijdelijke bestanden verwijderd en wordt het proces beëindigd. Alle faxberichten die al naar de CallPilot-server zijn overgebracht, worden echter wel verzonden. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

28 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Als er tijdens het overbrengen van het faxbericht een probleem optreedt, wordt er een dialoogvenster weergegeven dat op het onderstaande voorbeeld lijkt: Als u Ja selecteert, wordt geprobeerd het faxbericht nogmaals naar de server te verzenden. Als u Nee selecteert, wordt het huidige faxbericht overgeslagen en wordt verdergegaan met het volgende faxbericht in de lijst. Het overgeslagen faxbericht wordt niet verzonden. Als u Annuleren selecteert, wordt een ander dialoogvenster weergegeven, waarin u wordt gevraagd om de annulering te bevestigen. Als u Ja kiest, worden alle tijdelijke bestanden verwijderd en wordt het proces beëindigd. Alle faxberichten die al naar de CallPilot-server zijn overgebracht, worden verzonden. Als u Nee selecteert, wordt het voorgaande foutbericht opnieuw weergegeven, zodat u een andere keuze kunt maken. Nadat alle faxberichten naar de server zijn verzonden, wordt er een bevestigingsvenster weergegeven. Aangepaste faxvoorbladen gebruiken U kunt een voorblad toevoegen aan uw faxberichten. Doorgaans worden deze voorbladen ontworpen en beheerd door de serverbeheerder. U kiest vervolgens de gewenste stijl van het voorblad (als er meer dan een voorblad beschikbaar is). Voorbladen die met deze hulpprogramma's zijn gemaakt, bevatten de volgende informatie: Informatie afzender: Titel Naam Afdeling Bedrijf Informatie geadresseerde: Telefoonnummer Faxnummer Titel Naam Afdeling Bedrijf Telefoonnummer Faxnummer Aantal pagina's Datum en tijd verzonden Een memogedeelte van het faxvoorblad 28 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

29 Een voorblad opnemen in een faxbericht Een voorblad opnemen in een faxbericht Het tabblad van het dialoogvenster Configuratie Desktop Messaging (Extra > CallPilot Desktop Messaging > Configuratie) bevat de optie Voorblad meesturen bij doorsturen fax. Deze optie is standaard uitgeschakeld. Als u deze optie selecteert, kunt u een standaardvoorblad instellen en selecteren uit een lijst van beschikbare voorbladen. Klik op de knop Bladeren om de locatie te kiezen waarop de voorbladen worden opgeslagen. De standaardlocatie is: \Program Files\Avaya\CallPilot \cvrpages. Het voorblad selecteren dat u wilt toevoegen Wanneer u een faxbericht verzendt, bevat het faxberichtvenster van CallPilot fax een menu Voorblad met de opties Toevoegen en Wijzigen. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

30 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Het menu Toevoegen geeft een lijst met bestaande voorbladen waaruit u kunt kiezen. Maak een keuze en klik op OK. Het menu Wijzigen geeft de huidige inhoud van het voorblad weer en geeft u de mogelijkheid deze te wijzigen. In het venster Wijzigen kunt u het huidige voorblad ook weergeven. Als u de optie Faxvoorblad meesturen bij doorsturen fax inschakelt, voegt CallPilot het geselecteerde faxvoorblad toe aan de fax. Het faxvoorblad is de eerste bijlage in de lijst met bijlagen (linker deelvenster). In de bijlageweergave (rechter deelvenster) ziet u alleen het memogedeelte van het faxvoorblad. Hier kunt u zo nodig extra informatie opnemen. 30 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

31 Avaya-faxvoorblad Avaya-faxvoorblad U kunt het Avaya-faxvoorblad gebruiken om een faxbericht te verzenden met een CallPilot Desktop Messaging-client (zoals Microsoft Outlook) of met de functie Snel faxen. Met Snel faxen kunt u een faxbericht direct vanuit het dialoogvenster Afdrukken verzenden. Als u ervoor kiest een faxbericht met behulp van een CallPilot Desktop Messaging-client te verzenden, is het voorblad beschikbaar in het CallPilot-faxformulier. Als u ervoor kiest het faxbericht naar een specifieke bestemming (bijvoorbeeld een faxapparaat) te verzenden, wordt het tekstvak Voorblad actief en kunt u een voorblad zoeken of selecteren in de lijst. Vervolgens kunt u de inhoud van het voorblad wijzigen. U kunt er ook voor kiezen geen voorblad aan uw faxbericht toe te voegen. Hiertoe selecteert u de optie Geen voorblad in de lijst. U kunt in het tekstvak Onderwerp ook een onderwerpregel opgeven. De informatie op de onderwerpregel wordt weergegeven in het gedeelte van het faxbericht, maar niet in de afgedrukte fax. Een voorblad wijzigen en weergeven U kunt een voorbeeld van het huidige voorblad weergeven en de inhoud ervan wijzigen vanuit het CallPilot-faxformulier of vanuit het Avya-faxprinterstuurprogramma. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

32 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Klik op Voorbeeld om de huidige versie van het voorblad weer te geven. Wanneer u dit blad voor de eerste keer opent, wordt het gedeelte Van zo mogelijk ingevuld op basis van gegevens die u eerder hebt ingevoerd. Het gedeelte Van wordt automatisch ingevuld maar u kunt deze gegevens wijzigen. In het gedeelte Aan is het tekstvak Fax altijd alleen-lezen. Het tekstvak Naam is alleenlezen als het voorblad is gevuld met gegevens uit het faxformulier. De naam van de geadresseerde wordt in dit geval automatisch ingevuld in het tekstvak Naam. Als u het faxprinterstuurprogramma gebruikt, blijft dit tekstvak leeg en kunt u het zelf invullen. 32 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

33 Bellen vanuit de kieslijst Als een voorblad uit het faxprinterstuurprogramma wordt gebruikt, wordt het aantal pagina's berekend en wordt dit aantal ingevoerd in het vak Pagina's. Wanneer u het faxformulier gebruikt, blijft het vak Pagina's leeg. In beide gevallen kunt u dit vak wijzigen. In het vak Verzonden worden standaard de huidige datum en tijd vermeld. U kunt de gegevens in dit vak wijzigen. Het gedeelte Memo wordt gesynchroniseerd met het gedeelte Memo van het faxformulier. Het tekstvak Memo kan maximaal 2500 tekens bevatten. De tekstvakken Naam ontvanger en Naam geadresseerde mogen maximaal 256 tekens bevatten. De tekstvakken Ontvanger fax en Geadresseerde fax mogen maximaal 120 tekens bevatten. De overige tekstvakken op de voorbladpagina kunnen maximaal 30 tekens bevatten. Bellen vanuit de kieslijst Met de functie Kieslijst kunt u iedereen bellen die wordt vermeld in een van de adresboeken die beschikbaar zijn voor Microsoft Outlook. Dit zijn onder andere de Algemene adreslijst, de Outlook-contactpersonen en het adresboek van CallPilot. Bellen vanuit de kieslijst 1. Klik in het Postvak In op de knop Kieslijst. Het dialoogvenster Naam selecteren wordt weergegeven. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

34 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken 2. Selecteer het adresboek waarin u wilt zoeken in de lijst Namen weergeven uit: In Outlook 2007 heeft deze lijst de naam Adresboek. 3. In het vak Typ of selecteer een naam kunt u een gedeeltelijke of gehele naam van de persoon typen om deze te zoeken in het adresboek, zoals wordt weergegeven in de vorige afbeelding. In Outlook 2007 heeft dit vak de naam Zoeken. 4. Selecteer de naam van de persoon in de lijst Naam en klik vervolgens op OK. Het dialoogvenster Contactpersoon verschijnt en de telefoonnummers van de geselecteerde persoon in de adresboekvermelding worden weergegeven. 34 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

35 Contact opnemen met de afzender van een bericht Als CallPilot geen geldige telefoonnummers kan vinden, wordt (afhankelijk van de client) alleen het adres of de naam van de persoon vermeld. Omdat het adres of de naam niet kan worden gekozen, moet u het volledige telefoonnummer van de persoon handmatig invoeren in het vak Nummer controleren. Als u het nummer dat u typt, wilt opslaan, schakelt u het selectievakje Wijzigingen herinneren in. 5. Selecteer in het vak Beschikbare bestemmingen het nummer dat u wilt bellen. 6. Controleer of het nummer correct is en klik vervolgens op Bellen. 7. Neem de telefoon op wanneer deze overgaat. CallPilot belt meteen de afzender van het bericht. Contact opnemen met de afzender van een bericht U kunt een CallPilot-bericht of een Microsoft Outlook-bericht ook telefonisch beantwoorden in plaats van een opgenomen bericht te verzenden. Als de afzender van een bericht een Microsoft Exchange-server heeft gebruikt, is het adres bekend, omdat dit adres wordt vermeld in uw adresboek. Als de afzender van een bericht een externe SMTP-server heeft gebruikt, wordt de afzender als onbekend weergegeven in het Postvak In en in het CallPilot-formulier, ongeacht de vraag of de afzender wordt vermeld in uw adresboek. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

36 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Contact opnemen met de afzender van een bericht als het adres bekend is 1. Selecteer een bericht in het Postvak In van CallPilot of van Microsoft Outlook. 2. Klik op het pictogram Contact opnemen met afzender. Het dialoogvenster Contactpersoon verschijnt en de telefoonnummers voor de afzender in de adresboekvermelding worden weergegeven. Als CallPilot geen geldige telefoonnummers kan vinden, wordt (afhankelijk van de client) alleen het adres of de naam van de persoon vermeld. Omdat het adres of de naam niet kan worden gekozen, moet u het volledige telefoonnummer van de persoon handmatig invoeren in het vak Nummer controleren. Als u het nummer dat u typt, wilt opslaan, schakelt u het selectievakje Wijzigingen herinneren in. 3. Selecteer in het vak Beschikbare bestemmingen het nummer dat u wilt bellen. 4. Controleer of het nummer correct is en klik vervolgens op Bellen. 5. Neem de telefoon op wanneer deze overgaat. CallPilot belt meteen de afzender van het bericht. Bijlagen toevoegen aan berichten Voordat u een bericht verzendt, kunt u er een of meer spraak-, fax- of tekstbestanden toevoegen. Spraakbestanden kunnen de indeling VBK of WAV hebben voor geadresseerden met CallPilot. CallPilot kan automatisch VBK-bestanden converteren naar WAV-bestanden wanneer u het bericht verzendt aan personen die geen CallPilot gebruiken. Zie De instellingen voor de bezorging van wijzigen op pagina 60. Faxbestanden moeten de indeling TIFF- F hebben. Tekstbestanden moeten de indeling TXT hebben. Een bestand in een bericht bijvoegen 1. Klik in een nieuw CallPilot-bericht op het pictogram Bijlage. 36 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

37 Berichtopties instellen 2. Navigeer in het dialoogvenster Openen naar het bestand dat u wilt bijvoegen en selecteer het. 3. Klik op Openen om de bestanden bij te voegen en terug te keren naar het nieuwe CallPilot-bericht. Berichtopties instellen Voordat u een bericht verzendt, kunt u de opties voor verwerking en bezorging instellen. Berichtopties instellen 1. Selecteer zo nodig in een nieuw berichtvenster de opties Bezorging, Gevoeligheid, Leesbevestiging en Ontvangstbevestiging. Voor Bezorging selecteert u Urgent of Tegen laag tarief of laat u de instelling op Normaal staan. Voor Gevoeligheid kunt u Vertrouwelijk selecteren of de instelling op Openbaar laten staan. Als u een bericht verzendt dat is gemarkeerd als Vertrouwelijk, kan een geadresseerde die CallPilot niet gebruikt, het bericht toch doorsturen. Bovendien worden geadresseerden in andere systemen dan CallPilot niet op de hoogte gebracht van de instelling Privé. Vertel de geadresseerden in uw bericht dat het bericht Vertrouwelijk is. Schakel het selectievakje Leesbevestiging in als u een bevestiging wilt ontvangen wanneer de geadresseerden het bericht hebben geopend. Schakel het selectievakje Ontvangstbevestiging in als u een bevestiging wilt ontvangen wanneer de geadresseerden het bericht hebben ontvangen. 2. Ga verder met het opstellen, adresseren en verzenden van het bericht. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

38 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Berichten doorsturen en beantwoorden U kunt een bericht doorsturen en een inleiding meezenden met het bericht. U kunt tevens een antwoord opstellen voor de afzender van een bericht of voor de afzender en alle geadresseerden van een bericht. Een bericht doorsturen of beantwoorden 1. Klik in een geopend bericht op het pictogram Antwoorden, Allen beantwoorden of Bericht doorsturen. 2. Stel in het nieuwe berichtvenster een spraak-, fax- of tekstbericht samen. 3. Adresseer doorgestuurde berichten op dezelfde manier als een nieuw bericht. Antwoorden worden automatisch geadresseerd. 4. Voeg bijlagen toe, stel opties in en wijzig de onderwerpregel indien nodig. 5. Klik op het pictogram Bericht verzenden. De beheerder kan berichten blokkeren die aan externe adressen worden doorgestuurd. Het doorsturen van berichten instellen U kunt uw CallPilot-berichten doorsturen naar een andere CallPilot-postbus of naar een extern adres. Als u dat wilt doen, moet u een regel voor het doorsturen van berichten maken en inschakelen. Een dergelijke regel bestaat uit een verzameling criteria die aangeven welke berichten worden doorgestuurd en waarheen. Wanneer u een regel voor het doorsturen van berichten inschakelt, kunt u alle inkomende berichten die aan de criteria voldoen, openen op een andere locatie, zoals een postbus op 38 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

39 Het doorsturen van berichten instellen internet of een PDA (Personal Digital Assistant). Spraakberichten kunnen worden doorgestuurd in de indeling waarin deze zijn ontvangen of worden geconverteerd naar WAV. U of uw CallPilot-beheerder kan een regel voor het doorsturen van berichten maken. Als u zelf een dergelijke regel wilt maken, moet u My CallPilot gebruiken. U kunt de regel evenwel inen uitschakelen via Desktop Messaging, My CallPilot of uw telefoon (optie 8-5-1). Het doorsturen van berichten instellen 1. Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. 2. Klik op het tabblad Als u My CallPilot wilt openen, klikt u op de optie Regel voor het doorsturen van berichten configureren. 4. Als de configuratiepagina voor het doorsturen van berichten van My CallPilot niet automatisch wordt weergegeven: a. Meld u aan bij My CallPilot. b. Klik op het tabblad Functies van CallPilot en klik vervolgens op de optie Regel voor het doorsturen van berichten. 5. Configureer een regel voor het doorsturen van berichten. Voor stapsgewijze instructies raadpleegt u de Gebruikershandleiding Desktop Messaging voor My CallPilot (NN ). Het doorsturen van berichten in- of uitschakelen U moet een regel voor het doorsturen van berichten configureren voordat u deze kunt in- of uitschakelen. Zie de voorgaande procedure als u deze regel zelf wilt configureren of vraag uw CallPilot-beheerder om de regel voor u te configureren. Om veiligheidsredenen moet u het zelf in- en uitschakelen. U kunt dit doen in My CallPilot, in Desktop Messaging met de volgende procedure of met de telefoon (optie 8-5-1). Als de optie Anonieme aanmelding is ingeschakeld, kunt u geen regels voor het doorsturen van berichten in- of uitschakelen met de Desktop Messaging-software. (Als u wilt controleren of deze optie is ingeschakeld, gaat u naar Extra > CallPilot Desktop Messaging > Configuratie, klikt u op het tabblad Adresboek en klikt u op Geavanceerd). Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

40 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken 1. Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. 2. Klik op het tabblad Schakel het selectievakje Regel voor het doorsturen van berichten inschakelen in of uit. Berichten adresseren U kunt een CallPilot-bericht adresseren vanuit het CallPilot-adresboek of u kunt adressen in een beschikbaar adresboek in Outlook selecteren. U kunt een bericht ook handmatig adresseren. Uw organisatie beheert het CallPilot-adresboek op de server en dit bevat de adressen van de CallPilot-gebruikers en de distributielijsten die u mag gebruiken. Deze lijst kunt u niet bewerken. Als u offline werkt (zonder verbinding met de CallPilot-server), kunt u het CallPilotadresboek downloaden naar uw computer. Zie De instellingen van het adresboek wijzigen op pagina 62 voor meer informatie. Toegang tot CallPilot-adressen verkrijgen vanaf andere CallPilot-servers op het netwerk Als er meer dan een CallPilot-server is op uw locatie, kan uw CallPilot-beheerder het CallPilotadresboek uitbreiden met de adressen van CallPilot-gebruikers op netwerkservers, naast de adressen op de lokale server. Als u deze uitgebreide lijst niet nodig hebt, kunt u het CallPilotadresboek zodanig instellen dat alleen adressen op uw lokale server worden weergegeven. Zie De instellingen van het adresboek wijzigen op pagina 62 voor meer informatie. Een bericht adresseren vanuit het adresboek 1. Klik in een nieuw CallPilot-bericht op Aan. 2. Selecteer in de lijst Namen weergeven uit het adresboek dat u wilt gebruiken, bijvoorbeeld CallPilot-adresboek. In Outlook 2007 heeft deze lijst de naam Adresboek. 40 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

41 Een bericht met de hand adresseren 3. In het vak Typ of selecteer een naam kunt u een gedeeltelijke of gehele naam van de persoon typen om deze te zoeken in het adresboek. In Outlook 2007 heeft dit vak de naam Zoeken. 4. Selecteer het adres. 5. Klik op Aan. 6. Selecteer zo nodig aanvullende adressen en klik vervolgens op Aan, Cc of Bcc. 7. Wanneer u klaar bent met het selecteren van adressen, klikt u op OK om terug te gaan naar het CallPilot-bericht. Een bericht met de hand adresseren Typ in een nieuw CallPilot-bericht het adres rechtstreeks in het vak Aan. Plaats het adres tussen vierkante haken. Voorbeeld van een correcte handmatige adresnotatie: [CALLPILOT: @na12345.us.avaya.com] Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

42 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Voor meer informatie over adresnotaties raadpleegt u Vereiste notatie voor een CallPilot- adres op pagina 46 of Vereiste notatie voor fax- en telefoonnummers op pagina 46. CallPilot-adressen toevoegen aan uw Outlookcontactpersonen U kunt CallPilot-adressen toevoegen aan uw lijst met Outlook-contactpersonen. U kunt onderscheid maken tussen CallPilot-adressen en gewone adressen door het woord CallPilot toe te voegen na de naam van de geadresseerde. 1. Open het adresboek in Microsoft Outlook. 2. Klik op het pictogram Nieuw item. In Outlook 2007 klikt u op Bestand > Nieuw item. 3. Klik op Nieuwe contactpersoon en klik vervolgens op OK. Het dialoogvenster Naamloos: contactpersoon wordt weergegeven. Het volgende voorbeeld is afkomstig uit Outlook Typ de vereiste gegevens in de velden van het dialoogvenster maar houd rekening met het volgende: CallPilot gebruikt gegevens uit deze velden: - adressen: , 2, Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

43 adressen tegenover fax-/telefoonnummers - Telefoonnummers: Assistent, Werk, Werk 2, Auto, Thuis, Thuis 2, ISDN, Mobiel en Overige - Faxnummers: Fax werk, Fax thuis en Andere fax Voor meer informatie over notaties raadpleegt u Vereiste notatie voor een CallPilot- adres op pagina 46 of Vereiste notatie voor fax- en telefoonnummers op pagina 46. CallPilot negeert alle fax- en telefoonnummers als het vak een Microsoft Exchange Server- of CallPilot-adres bevat. adressen tegenover fax-/telefoonnummers CallPilot zoekt contactgegevens voor een CallPilot-adres of Microsoft Exchange Serveradres. Als geen van beide beschikbaar is, bepaalt de vraag of het een spraakbericht, fax, tekstbericht of een bericht met gemengde indeling is, welk adres of nummer wordt gebruikt. Berichttype Spraak Fax Adres of nummer dat wordt gebruikt Als er zowel een adres als een telefoonnummer beschikbaar is, wordt u gevraagd om een keuze te maken. Als er alleen een adres beschikbaar is, wordt het bericht naar dat adres verzonden. Als er alleen een telefoonnummer beschikbaar is, wordt u gevraagd om dat nummer te controleren. Vervolgens wordt er een spraakbericht verzonden naar dat nummer. Als er zowel een adres als een faxnummer beschikbaar is, wordt u gevraagd om een keuze te maken. Als er alleen een adres beschikbaar is, wordt het bericht naar dat adres verzonden. Als er alleen een faxnummer beschikbaar is, wordt u gevraagd om dat nummer te controleren. Vervolgens wordt er een faxbericht verzonden naar dat nummer. Tekst Het bericht wordt verzonden naar een e- mailadres, indien beschikbaar. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

44 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Combinatie van spraak en fax of spraak en tekst Het bericht wordt verzonden naar een e- mailadres, indien beschikbaar. Wanneer er geen bruikbaar adres of nummer beschikbaar is, ontvangt u een nietafleveringsbericht om aan te geven dat CallPilot het bericht niet kan verzenden. Telefoon- en faxnummers controleren Het oorspronkelijke telefoon- of faxnummer kan een alfanumeriek teken bevatten. Bijvoorbeeld speciale voorvoegsels zoals een + voor internationale nummers of afkortingen zoals ESN om interne oproepen aan te duiden. In het tekstvak Nummer controleren van het dialoogvenster CallPilot-ontvanger moet u het geselecteerde nummer echter wijzigen om een correcte bezorging te garanderen. Het gewijzigde nummer mag alleen de volgende alfanumerieke tekens bevatten: Voorbeeld Numerieke tekens Numerieke scheidingstekens ( ) - Pauzetekens Pp, Hekje # Spaties De Desktop Messaging-software probeert de wijzigingen op te slaan, zodat u deze niet steeds opnieuw hoeft in te voeren wanneer hetzelfde telefoon- of faxnummer wordt gebruikt. Het bellen van een telefoon- of faxnummer kan door de CallPilot-server zijn beperkt. Houd er ook rekening mee dat u alleen telefoon- of faxnummers kunt scannen wanneer u het CallPilot-berichtvenster gebruikt. Deze functie is niet beschikbaar in het standaard e- mailformulier. Als er een CallPilot- of adres ontbreekt in het tekstvak Geadresseerde in het standaard- formulier, wordt er een niet-afleveringsbericht gegenereerd voor de desbetreffende geadresseerde. 44 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

45 Een afzender of geadresseerde toevoegen aan de lijst met Outlook-contactpersonen Een afzender of geadresseerde toevoegen aan de lijst met Outlook-contactpersonen U kunt snel een afzender of geadresseerde toevoegen aan uw lijst met Outlookcontactpersonen via een snelmenu. Als een afzender of ontvanger van een CallPilot-bericht niet in de Outlook-contactpersonen staat, wordt de naam weergegeven als Onbekend. 1. Klik in een geopend CallPilot-bericht met de rechtermuisknop op de afzender of ontvanger die u wilt toevoegen aan uw Outlook-contactpersonen. 2. Klik op Toevoegen aan contactpersonen. 3. Typ de naam van de persoon en eventuele aanvullende gegevens die u wilt vastleggen. 4. Klik op Opslaan en sluiten. De nieuwe contactpersoon wordt toegevoegd aan de lijst met contactpersonen. De bestaande contactpersonen van een afzender of ontvanger bijwerken Als u de contactgegevens wilt bijwerken voor iemand die al in uw Outlook-contactpersonen staat, kunt u dit eenvoudig doen in een geopend bericht via een snelmenu. 1. Klik in een geopend CallPilot-bericht met de rechtermuisknop op de afzender of ontvanger van wie u de gegevens wilt bijwerken in uw Outlook-contactpersonen. 2. Klik op Bestaande contactpersoon bijwerken. 3. Klik in de lijst met contactpersonen op de juiste naam en klik vervolgens op OK. 4. Wijzig de contactgegevens naar wens. 5. Klik op Opslaan en sluiten. 6. Geef in het dialoogvenster Dubbele contactpersoon gevonden aan wat u met de dubbele contactpersoongegevens wilt doen en klik vervolgens op OK. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

46 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Vereiste notatie voor een CallPilot- adres Voor het invoeren van een CallPilot-adres in het tekstvak dient u de volgende notatie te gebruiken: Voorbeeld [CALLPILOT:XXXXYYYY@ZZZZ] Hierbij geldt het volgende: XXXX = snelkoppeling naar het VPIM-netwerk YYYY = CallPilotpostbusnummer ZZZZ = CallPilot Server FQDN (server en domein) Stel bijvoorbeeld dat de CallPilot-server na12345 in het domein us.avaya.com met VPIMnetwerksnelkoppeling de postbus 1212 bevat. Het CallPilot-adres voor die postbus is dan: Voorbeeld [CALLPILOT: @na12345.us.avaya.com] Vereiste notatie voor fax- en telefoonnummers In de contactgegevensvelden moeten fax- of telefoonnummers worden ingevoerd als alfanumerieke tekenreeksen. De tekens P en p (pauze) en # (hekje) worden ondersteund. De vereiste notatie voor faxnummers is: [CALLPILOT:FAX=XXXX@ZZZZ] De vereiste notatie voor spraak is: [CALLPILOT:VOICE=XXXX@ZZZZ] Hierbij geldt het volgende: XXXX = telefoon- of faxnummer ZZZZ = CallPilot Server FQDN (server en domein) Geldige fax- en telefoonnummernotaties zijn bijvoorbeeld: [CALLPILOT:1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) @na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) ,1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) p1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(800) #123123@na12345.us.avaya.com] Microsoft Outlook ondersteunt telefoon- en faxnummers op het werk, thuis, in de auto enzovoort. Sommige contactnummers worden niet ondersteund. Contactnummers zijn een 46 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

47 Persoonlijke distributielijsten functie van Microsoft Outlook; CallPilot Desktop Messaging kan niet-ondersteunde items niet verbergen of wijzigen.. De volgende contactnummers worden ondersteund, respectievelijk niet ondersteund: Geldige spraakcontactnummers: Assistent, Werk, Werk 2, Auto, Thuis, Thuis 2, ISDN, Mobiel en Overige Geldige faxcontactnummers: Fax werk, Fax thuis en Andere fax Niet-ondersteunde contactnummers: Terugbellen, Bedrijf, Semafoon, Primair, Radio, Telex en TTY/TDD Persoonlijke distributielijsten Er zijn twee typen PDL (persoonlijke distributielijsten) die u kunt gebruiken: Een persoonlijke CallPilot-distributielijst, die u kunt maken met My CallPilot of de telefoon. Lokale distributielijsten: deze lijsten kunt u maken in Outlook-contactpersonen. Dit type lijst is niet toegankelijk via de telefoon. Bestaande persoonlijke distributielijsten voor CallPilot gebruiken U kunt berichten adresseren met persoonlijke distributielijsten voor CallPilot die u in My CallPilot of op de telefoon hebt gemaakt. U kunt deze lijst in Outlook selecteren via het CallPilot-adresboek. Een persoonlijke distributielijst maken in Outlook U maakt in Outlook een persoonlijke distributielijst voor CallPilot op dezelfde manier waarop u een persoonlijke distributielijst voor uw maakt. Wanneer u een lijst maakt, wordt deze weergegeven in uw Outlook-contactpersonen zodat u de lijst kunt selecteren om het bericht te adresseren. U kunt geen lijsten die in Outlook zijn gemaakt openen via uw telefoon of via My CallPilot. Zie de online Help van Outlook voor informatie over het maken van persoonlijke distributielijsten in Outlook. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

48 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Het Postvak In wijzigen waarin de CallPilot-berichten worden bezorgd U kunt naar wens uw CallPilot-berichten laten afleveren in: een afzonderlijk Postvak In van CallPilot, zodat uw CallPilot-berichten gescheiden blijven van de gewone in Outlook. uw Postvak In voor , zodat uw CallPilot-berichten bij de gewone van Outlook staan; Vergelijk de volgende twee afbeeldingen voor informatie over de twee opties. 48 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

49 Het Postvak In wijzigen waarin de CallPilot-berichten worden bezorgd Figuur 1: CallPilot-berichten in een afzonderlijk Postvak In Figuur 2: CallPilot-berichten in het Postvak In van Outlook, in combinatie met gewone De eerste keer dat u zich bij Desktop Messaging aanmeldt, wordt u gevraagd uw Postvak In te kiezen (als deze optie voor u beschikbaar is). U kunt de locatie van uw Postvak In echter op elk gewenst moment wijzigen met de volgende procedure. Het Postvak In wijzigen waar de CallPilot-berichten worden bezorgd 1. Klik in het Postvak In op het menu Extra en kies CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. 2. Klik op het tabblad . Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

50 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken 3. Selecteer in de lijst Bezorgen bij het Postvak In waar u de CallPilot-berichten wilt laten bezorgen. 4. Als u Postvak In van kiest en u vanuit Outlook Web Access spraakberichten wilt beluisteren met een mediaspeler die niet van Avaya is, moet u zorgen dat het selectievakje Inkomende spraakberichten omzetten naar WAV is ingeschakeld. 5. Klik op OK. 6. Sluit Outlook af en open dit programma weer om de wijzigingen door te voeren. CallPilot-berichten met in Outlook combineren Hier volgen enige tips voor het combineren van CallPilot-berichten met van Outlook: Als uw Postvak In voor in Outlook op de Microsoft Exchange Server staat, kunt u profiteren van een aantal extra mogelijkheden van Outlook, bijvoorbeeld - meldingen van de ontvangst van CallPilot-berichten op een Blackberry-apparaat ontvangen; - de wizard Regels van Outlook gebruiken om uw CallPilot-berichten te beheren; - CallPilot-berichten weergeven in clients voor via internet, zoals Outlook Web Access. Deze functies kunnen alleen worden gebruikt als de Outlook-client actief is. Als u merkt dat er een vertraging is in de synchronisatie van de berichten (tussen de CallPilot-server en de Microsoft Exchange Server), kunt u die vertraging verkleinen door in te stellen dat de Microsoft Exchange Server gebruikmaakt van de Exchange-modus met cache. Daarbij wordt een kopie van uw Postvak In op uw computer opgeslagen. Aanwijzingen voor het instellen van deze optie vindt u in de online Help voor Outlook. De Exchange-modus met cache is alleen beschikbaar in Outlook 2003 en hogere versies. Omdat u ervoor hebt gekozen uw Postvak In van CallPilot Desktop Messaging niet te gebruiken, wordt dit niet weergegeven in de lijst met postmappen. In bepaalde gevallen wordt het Postvak In weergegeven in de lijst maar is het uitgeschakeld. 50 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

51 Instant Messaging gebruiken Instant Messaging gebruiken Met de functie Instant Messaging kunt u vanuit een CallPilot- of bericht een zogenaamde Instant Messaging-sessie starten via Microsoft Windows/MSN Messenger en Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100). U kunt een Instant Messaging-verbinding starten met andere gebruikers als beide partijen een geldige account hebben op MCS 5100 (Nortel Multimedia PC-client) of bij een van de volgende services die in Windows/MSN Messenger beschikbaar zijn: NET Passport Service (Windows/MSN Messenger) SIP Communication Service (Windows Messenger) Exchange Instant Messaging Service (Windows Messenger) Er zijn geen speciale voorwaarden verbonden aan het configureren van deze diensten. U dient deze accounts te configureren volgens de vereisten van Windows/MSN Messenger. Voor de SIP Communication Service op een MCS 5100-configuratie moet u beschikken over een volledig operationele Nortel Multimedia-PC-client om de Instant Messaging-functie te kunnen gebruiken. De functie Instant Messaging in CallPilot Desktop Messaging activeren 1. Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. 2. Selecteer op het tabblad Algemeen de Instant Messaging-toepassing die u wilt gebruiken. U beschikt over de volgende opties: Windows/MSN Messenger gebruiken Nortel Multimedia-PC-client gebruiken 3. Sluit Outlook en open het programma opnieuw, zodat de wijzigingen in werking treden. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

52 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Instant Messaging starten vanuit een geopend CallPilotbericht U kunt een Instant Messaging-sessie starten in een geopend CallPilot-bericht. 1. Klik in een geopend CallPilot-bericht op de werkbalk op het pictogram voor de Instant Messaging-software die u wilt gebruiken: Als de afzender van het bericht online is, wordt er een Instant Message-sessie gestart. Als dat niet het geval is, wordt het dialoogvenster Contactpersoon weergegeven. 2. Klik op het tabblad voor de Instant Messaging-software. Op het tabblad wordt uw lijst met contactpersonen van Windows/MSN Messenger of uw lijst met vrienden van Nortel Multimedia PC Client weergegeven. 3. Selecteer en controleer het Instant Messaging-adres of typ de juiste aanmeldnaam. 4. Klik op Verzenden om te beginnen met de sessie. De Instant Messaging-pictogrammen op de werkbalk hebben allemaal een andere kleur, afhankelijk van de onlinestatus van de afzender. Online Offline Status of aanmeldnaa m van afzender onbekend bij Windows/ MSN Messenger Online Offline Status of aanmeldnaa m van afzender onbekend bij Nortel Multimedia 52 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

53 Instant Messaging gebruiken vanuit Microsoft Outlook PC Client (MCS 5100) De scherminfo voor de Instant Messaging-pictogrammen bevat ook de aanmeldnaam en de online status van de afzender, indien deze informatie beschikbaar is. Instant Messaging gebruiken vanuit Microsoft Outlook 1. Selecteer een bericht in uw Postvak In. 2. Open het menu Extra en kies CallPilot Desktop Messaging > Contact opnemen met afzender. Het CallPilot-adres van de afzender van het bericht wordt opgehaald en het dialoogvenster Contactpersoon wordt weergegeven. 3. Klik op het tabblad voor de Instant Messaging-software. Op het tabblad wordt uw lijst met contactpersonen van Windows/MSN Messenger of uw lijst met vrienden van Nortel Multimedia PC Client weergegeven. 4. Selecteer en controleer het Instant Messaging-adres of typ de juiste aanmeldnaam. 5. Klik op Verzenden om te beginnen met de sessie. Gebruik van het pictogram voor nieuwe berichten Desktop Messaging beschikt over een pictogram voor nieuwe berichten (MWI). Dit heeft het uiterlijk van een telefoonhoorn en wordt weergegeven in de rechteronderhoek van het scherm, op de taakbalk of in het systeemvak van Windows. Het pictogram voor nieuwe berichten geeft aan of u nieuwe berichten hebt en biedt u snel toegang tot uw Postvak In. Een rood pictogram van een telefoonhoorn geeft aan dat u nieuwe berichten hebt: De weergave van het pictogram voor nieuwe berichten verandert als volgt om u aanvullende informatie te bieden over de verbinding met de server: Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

54 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Wanneer u twee geografisch redundante servers gebruikt, kunt u serverinformatie weergeven door uw muis boven het pictogram voor nieuwe berichten te houden. Zo weet u of u bent verbonden met de hoofdserver of met de andere server. U ziet hier ook het IPadres van de huidige server. Het pictogram voor nieuwe berichten configureren Met het dialoogvenster Configuratie CallPilot MWI kunt u: het pictogram voor nieuwe berichten weergeven of verbergen; de popupballon met tekst in- of uitschakelen; instellen hoe lang de tekstballon op het scherm blijft staan. 1. Klik op de taakbalk van Windows met de rechtermuisknop op het pictogram voor nieuwe berichten. 2. Klik op Configuratie CallPilot MWI. Het dialoogvenster Configuratie CallPilot MWI wordt weergegeven: De eerste drie vakken (Server, VPIM-netwerksnelkoppeling en Postbus) zijn alleen ter informatie en worden grijs weergegeven. Als u de gegevens in deze 54 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

55 Het pictogram voor nieuwe berichten configureren vakken wilt wijzigen, moet u naar deze gegevens gaan op het tabblad Algemeen dat u opent via Extra > CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. De eerste vier vakken (Server, Andere server, VPIM-netwerksnelkoppeling en Postbus) zijn alleen ter informatie en worden grijs weergegeven. Als u de gegevens in deze vakken wilt wijzigen, moet u naar deze gegevens gaan op het tabblad Algemeen dat u opent via Extra > CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. De groene cirkel met een vinkje verwijst naar de momenteel actieve server. Als geen van de twee servers beschikbaar is, wordt naast beide servers een minteken weergegeven. De client herstelt de verbinding met de desbetreffende server automatisch zodra een netwerkverbinding tot stand is gebracht. Als een andere server wordt geconfigureerd terwijl u bent aangemeld bij CallPilot, wordt informatie over deze andere server pas zichtbaar als u zich af- en daarna weer aanmeldt. 3. Als u My CallPilot wilt openen en het laatste bericht wilt afspelen door te dubbelklikken op het pictogram, moet u controleren of het vak URL My CallPilot de juiste URL bevat. Dit werkt alleen als u bent verbonden met een server met CallPilot 5.0 of hoger. Vraag uw CallPilot-beheerder om de juiste URL. Doorgaans wordt de URL weergegeven in een van de volgende indelingen: Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

56 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken 4. Als u het pictogram voor nieuwe berichten wilt weergeven of verbergen, schakelt u het selectievakje MWI-pictogram op taakbalk weergeven in of uit. Als u het pictogram hebt verborgen maar het later opnieuw wilt weergeven, klikt u op het bureaublad van Windows op Start en kiest u Programma's > Avaya > CallPilot MWI-pictogram. Het pictogram verschijnt opnieuw op de taakbalk. 5. Als u de tekstballon wilt in- of uitschakelen, schakelt u het selectievakje Popupvenster weergeven voor x seconden in of uit. U kunt instellen hoeveel seconden de tekstballon wordt weergegeven op het scherm. 6. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. Het pictogram voor nieuwe berichten gebruiken Hier volgen enige tips voor het gebruik van het pictogram voor nieuwe berichten: Als u het postbusnummer, het adres van de server en het aantal nieuwe berichten in het Postvak In wilt weergeven, houdt u de aanwijzer boven het pictogram. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram om een menu weer te geven met opties voor de volgende bewerkingen: - My CallPilot openen (als er een URL voor My CallPilot is gedefinieerd in uw configuratie-instellingen voor het pictogram voor nieuwe berichten); - het pictogram voor nieuwe berichten configureren; - u aan- of afmelden bij uw CallPilot-postbus; - het pictogram voor nieuwe berichten sluiten zodat het niet meer wordt weergegeven. Als u uw laatste CallPilot-bericht wilt openen in My CallPilot, dubbelklikt u op het pictogram voor nieuwe berichten. Als dat niet werkt, controleert u of het vak URL My CallPilot in het dialoogvenster Configuratie CallPilot MWI de juiste URL bevat. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram voor nieuwe berichten en klik vervolgens op Configuratie CallPilot MWI om het dialoogvenster te openen. 56 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

57 De instellingen van de postbus wijzigen De instellingen van de postbus wijzigen De toegangsinstellingen van CallPilot weergeven of wijzigen 1. Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. Op het tabblad Algemeen worden uw huidige toegangsinstellingen weergegeven. 2. Breng zo nodig wijzigingen aan en klik vervolgens op OK. Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen U kunt een vergeten wachtwoord voor uw postbus wijzigen via of een geheime vraag. Vraag uw beheerder welke koppeling u moet gebruiken. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

58 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Uw CallPilot-wachtwoord is het wachtwoord dat u ook gebruikt via de telefoon. 1. Herhaal stap 1 in de vorige procedure en klik vervolgens op Wachtwoord wijzigen. 2. Typ het huidige wachtwoord in het vak Oud wachtwoord. 3. Typ het nieuwe wachtwoord in het tekstvak Nieuw wachtwoord. 4. Typ het nieuwe wachtwoord nogmaals in het tekstvak Opnieuw typen. 5. Klik op OK om de wijziging op te slaan. 6. Klik op OK om de algemene instellingen af te sluiten. Service voor wachtwoord wijzigen Verbinding maken met de webpagina van de service voor wachtwoord wijzigen 1. Ga naar de startpagina van de service voor wachtwoord wijzigen met behulp van de koppeling die u van uw beheerder hebt ontvangen. 2. Selecteer de naam van een CallPilot-server in de weergegeven lijst en voer uw postbusnummer in. 3. Klik op Volgende. De startpagina van de service voor wachtwoord wijzigen wordt weergegeven. Instellingen wijzigen in de service voor wachtwoord wijzigen 1. Selecteer Modify Password Settings (Instellingen voor wachtwoord wijzigen) op de pagina Password Change Service (Service voor wachtwoord wijzigen). De aanmeldingspagina van de service voor wachtwoord wijzigen wordt weergegeven. 2. Voer het wachtwoord van uw postbus in en klik op Login (Aanmelden). De pagina van de service voor wachtwoord wijzigen wordt weergegeven. Vanaf deze pagina kunt u de volgende handelingen uitvoeren: Veld Wachtwoord wijzigen Vragen en antwoorden Omschrijving Gebruik dit gedeelte om uw wachtwoord direct te wijzigen. Zie Een wachtwoord wijzigen op pagina 59. Voer het adres in dat de service voor wachtwoord wijzigen moet gebruiken wanneer een bericht voor het wijzigen van een wachtwoord aan u wordt gestuurd. Klik op Save settings ( instellingen opslaan) om uw e- mailadres op te slaan. Voer uw geheime vragen en bijbehorende antwoorden in. Deze vragen moet u 58 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

59 Service voor wachtwoord wijzigen Veld Omschrijving beantwoorden wanneer u uw wachtwoord wijzigt met de functie Secret Question (Geheime vraag). Klik op Save Q & A Settings (Instellingen voor V & A opslaan) om uw vragen en antwoorden op te slaan. Een wachtwoord wijzigen 1. Voer op de pagina Password Change Service (Service voor wachtwoord wijzigen) een nieuw wachtwoord in en bevestig het nieuwe wachtwoord. 2. Klik op Wachtwoord wijzigen. Een wachtwoord wijzigen per Deze procedure is alleen beschikbaar als de functie Change Password Via (Wachtwoord wijzigen via ) is ingeschakeld door uw beheerder. Gebruik deze procedure als u uw wachtwoord bent vergeten. 1. Ga naar de startpagina van de service voor wachtwoord wijzigen. 2. Klik op Change Password Via (Wachtwoord wijzigen via ). Er verschijnt een bericht dat er een naar het door u opgegeven adres is verstuurd. De koppeling in dit bericht blijft een uur geldig. 3. Klik op Close (Sluiten). 4. Klik wanneer u het bericht ontvangt op de koppeling in de berichttekst. De pagina Mailbox Password Change (Wachtwoord postbus wijzigen) wordt geopend. 5. Vul de velden New Password (Nieuw wachtwoord) en Confirm New Password (Nieuw wachtwoord bevestigen) in. 6. Klik op Save (Opslaan). Uw wachtwoord is gewijzigd. Een wachtwoord wijzigen via een geheime vraag Deze procedure is alleen beschikbaar als de functie Change Password Via Secret Questions (Wachtwoord wijzigen via geheime vraag) is ingeschakeld door uw beheerder. Gebruik deze procedure als u uw wachtwoord bent vergeten. 1. Ga naar de startpagina van de service voor wachtwoord wijzigen. 2. Klik op Change Password Via Secret Questions (Wachtwoord wijzigen via geheime vraag). Er wordt een pagina weergeven met de vragen die u eerder hebt gedefinieerd. 3. Beantwoord beide vragen en vul de velden New Password (Nieuw wachtwoord) en Confirm New Password (Nieuw wachtwoord bevestigen) in. 4. Klik op Save (Opslaan). Als beide antwoorden correct zijn, verschijn er een popupbericht dat uw wachtwoord is gewijzigd. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

60 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken De instellingen voor de bezorging van wijzigen De instellingen weergeven of wijzigen 1. Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. 2. Klik op het tabblad Wijzig zo nodig de volgende instellingen: Bezorgen bij: selecteer het Postvak In waar uw CallPilot-berichten moeten worden bezorgd. Zie Het Postvak In wijzigen waarin de CallPilot-berichten worden bezorgd op pagina 48 voor meer informatie. Inkomende spraakberichten omzetten naar WAV: schakel dit selectievakje in om inkomende spraakberichten om te zetten van de Avaya VBK-indeling naar de WAV-indeling. Vervolgens kunt u deze spraakberichten niet alleen met de CallPilot-speler maar ook met de meeste niet-avaya-mediaspelers beluisteren. De bestanden van deze twee typen zijn ongeveer even groot. (Dit selectievakje is alleen beschikbaar als u Postvak In van hebt geselecteerd in het vak Bezorgen bij.) 60 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

61 De instellingen weergeven of wijzigen Berichtmelding: kies automatische melding, handmatige melding of latere melding. Kies Handmatig om kosten te besparen op interlokale gesprekken of ISDN-verbindingen. CallPilot-formulier gebruiken: schakel dit selectievakje in om CallPilotberichten weer te geven met het aangepaste CallPilot-formulier en niet met het standaard-outlook-formulier. In het CallPilot-formulier kunt u met één klik CallPilot-spraakberichten afspelen. Standaardformulier Opstellen: selecteer het standaardformulier dat moet worden weergegeven wanneer u een nieuw CallPilot-bericht maakt. Standaardformulier Doorsturen/Antwoorden: selecteer het standaardformulier dat wordt weergegeven wanneer u een CallPilot-bericht doorstuurt of beantwoordt. Laat bij doorsturen/beantwoorden de berichtheader staan: schakel dit selectievakje in als u wilt dat de headers van tekstberichten worden gekopieerd naar doorgestuurde berichten en antwoorden. Als u dit selectievakje uitschakelt, worden de headers van de tekstberichten niet weergegeven. Faxvoorblad meesturen bij doorsturen fax: voor informatie over het toevoegen of wijzigen van voorbladen raadpleegt u Een voorblad opnemen in een faxbericht op pagina 29. Omzetten van uitgaande spraakberichten naar WAV voor niet-callpilotontvangers: schakel dit selectievakje in om spraakberichten automatisch te converteren naar de WAV-indeling wanneer u deze naar niet-callpilotgebruikers verzendt. Voor verzending de spelling controleren: schakel dit vakje in als u wilt dat van tekstberichten die u met het aangepaste formulier van CallPilot maakt, automatisch de spelling wordt gecontroleerd wanneer u op Verzenden klikt. Als u dit selectievakje uitschakelt, kunt u de spellingcontrole nog altijd handmatig starten. Microsoft Word moet geïnstalleerd zijn om de spellingcontrole te kunnen uitvoeren. CallPilot gebruikt de basisfuncties van de spellingcontrole die is opgenomen in Microsoft Word. Bepaalde geavanceerde spellingcontrolefuncties zijn niet beschikbaar wanneer u de spelling van CallPilot-berichten controleert, bijvoorbeeld de mogelijkheid om internetadressen en bestandspaden te negeren. MWI-pictogram weergeven op de taakbalk: schakel dit selectievakje in om het pictogram voor nieuwe berichten (MWI) weer te geven op de taakbalk van Windows. Het MWI-pictogram wordt rood weergegeven wanneer u nieuwe berichten ontvangt en biedt informatie over de status van uw CallPilot-postbus. Regel voor het doorsturen van berichten inschakelen: schakel dit selectievakje in als u een Regel voor het doorsturen van berichten wilt inschakelen die u hebt geconfigureerd (een regel voor het doorsturen van CallPilot-berichten naar een extern adres of een Postvak In van CallPilot). Als dit Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

62 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken selectievakje niet wordt weergegeven, heeft de CallPilot-beheerder u niet de rechten verleend om dit te doen of is de optie Anonieme aanmelding ingeschakeld. Als het selectievakje grijs wordt weergegeven, is er geen regel voor het doorsturen van berichten voor u geconfigureerd. Regel voor het doorsturen van berichten configureren: klik op deze koppeling om direct verbinding met de toepassing My CallPilot te maken en de instellingen voor het doorsturen van uw CallPilot-berichten naar een extern e- mailadres of naar een Postvak In van CallPilot te configureren. Als deze koppeling niet wordt weergegeven, heeft de CallPilot-beheerder u niet de rechten verleend om dit te doen. 4. Wanneer u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen, klikt u op OK. Bepaalde wijzigingen treden pas in werking wanneer u Outlook hebt gesloten en opnieuw hebt geopend. De instellingen van het adresboek wijzigen De beheerder voert de standaardadresboekinstellingen voor u in. U kunt de instellingen voor het adresboek zo nodig wijzigen. De instellingen van het adresboek weergeven of wijzigen 1. Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. 2. Klik op het tabblad Adresboek om de huidige instellingen weer te geven. 62 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

63 De instellingen van het adresboek weergeven of wijzigen 3. Wijzig zo nodig de volgende opties: Pad: dit is het pad van het lokale CallPilot-adresboek. LDAP-zoekbasis: dit is de hoofdmapstructuur voor de bedrijfsafdeling of organisatie die gebruikmaakt van de CallPilot-server, deze moet overeenkomen met de hoofdmapstructuur die op de server is ingesteld. De LDAP-zoekbasis moet correct zijn ingesteld voor het ophalen van het CallPilotadresboek. Neem contact op met de CallPilot-beheerder als u niet weet welke LDAP-zoekbasis u moet gebruiken. Volgorde: geef aan of de namen in het CallPilot-adresboek op voor- of op achternaam moeten worden gerangschikt. Wijzigingen in de LDAP-zoekbasis melden: schakel dit selectievakje in als u een bericht wilt ontvangen wanneer de LDAP-zoekbasis wordt gewijzigd die op de CallPilot-server is gedefinieerd. Serveradresboek zoeken: schakel deze optie in als u het CallPilotadresboek op het netwerk wilt gebruiken. Als u het CallPilot-adresboek op het netwerk gebruikt, weet u zeker dat uw adresgegevens altijd up-to-date zijn. U moet aangemeld zijn bij het netwerk om deze optie te kunnen gebruiken. Serveradresboek ophalen naar het lokale adresboek: schakel deze optie in als u het CallPilot-adresboek wilt gebruiken dat is opgeslagen op uw computer. Als u deze optie kiest, kunt u het CallPilot-adresboek openen wanneer u niet bij het netwerk bent aangemeld (terwijl u offline werkt). Haal het CallPilotadresboek regelmatig op zodat de informatie actueel blijft. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

64 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Herinnering voor het ophalen van het adresboek: schakel dit selectievakje in om herinneringen te ontvangen en geef vervolgens het aantal dagen tussen herinneringen op. Alleen de lokale CallPilot-server gebruiken: schakel dit selectievakje in als u de inhoud van uw CallPilot-adresboek wilt beperken tot de adressen op de lokale CallPilot-server. Als u dit selectievakje uitschakelt, bevat uw CallPilotadresboek adressen van alle CallPilot-servers op het netwerk of adressen uit een gemeenschappelijke Avaya-netwerkdirectory die de systeembeheerder heeft ingesteld, afhankelijk van uw locatie. Als dit selectievakje grijs wordt weergegeven, kunt u alleen het adresboek op de lokale CallPilot-server gebruiken. 4. Wanneer u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen, klikt u op OK. Bepaalde wijzigingen treden pas in werking wanneer u Outlook hebt gesloten en opnieuw hebt geopend. Aanmelden als anonieme gebruiker U kunt u aanmelden als een anonieme gebruiker. 1. Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. 2. Klik op het tabblad Adresboek. 3. Klik op Geavanceerd. 4. Schakel het selectievakje Anonieme aanmelding in. 5. Klik op OK. Als u het selectievakje Anonieme aanmelding uitschakelt, worden ook BDL's, SDL's, en PDL's van gebruikers opgehaald bij het ophalen van het adresboek. Als u het selectievakje Anonieme aanmelding inschakelt, worden BDL's, SDL's, en PDL's overgeslagen. Het adresboek naar de computer downloaden U kunt het CallPilot-adresboek downloaden vanaf de server naar uw computer zodat u offline kunt werken. 64 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

65 De geluidsinstellingen wijzigen 1. Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. 2. Klik op het tabblad Adresboek. 3. Selecteer Adresboek van server downloaden naar het lokale adresboek. 4. Klik op Nu ophalen en klik op OK wanneer u een bericht ontvangt dat het downloaden is voltooid. Als u vervolgens een CallPilot-bericht adresseert, hebt u toegang tot het opgehaalde CallPilot-adresboek ongeacht de vraag of u online of offline werkt. 5. Schakel het selectievakje Herinnering voor het ophalen van het adresboek elke in en geef vervolgens een aantal dagen tussen de herinneringen op om te zorgen dat u het CallPilot-adresboek regelmatig downloadt. 6. Klik op OK. 7. Sluit Outlook en open Outlook opnieuw om te zorgen dat de wijzigingen in werking treden. De geluidsinstellingen wijzigen Het geluidsapparaat en het volume wijzigen U kunt de spraakberichten door de telefoon of door de computer laten afspelen. 1. Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. 2. Klik op het tabblad Audio om de huidige geluidsinstellingen weer te geven. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

66 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken 3. Klik in het gedeelte Apparaat op Telefoon als u de spraakberichten via de telefoon wilt afspelen en opnemen. Controleer of het telefoonnummer juist is. U kunt ook op Computer klikken als u de spraakberichten via de luidsprekers en de microfoon van de computer wilt afspelen en opnemen. Op de CallPilot-speler kunt u tevens het geluidsapparaat wijzigen. 4. Schakel in het gedeelte Volume de selectievakjes Volume systeemspeaker gebruiken en Niveau systeemmicrofoon gebruiken in als u de volume-instellingen van CallPilot wilt afstemmen op het volume van de luidspreker en de microfoon van de computer. 5. Als u een herinnering wilt ontvangen om de instellingen te controleren voordat er spraakberichten worden afgespeeld of opgenomen, schakelt u het selectievakje Instellingen bevestigen voor afspelen in. 6. Als u spraakberichten naar de computer wilt downloaden voordat u deze afspeelt, schakelt u het selectievakje Bestand ophalen voor het afspelen in. Deze optie is handig wanneer u een modem gebruikt. 7. Klik op OK. De koppeling naar My CallPilot volgen In Desktop Messaging zijn koppelingen aanwezig naar webbronnen voor My CallPilot. U kunt een koppeling maken naar de startpagina of de begroetingspagina. Als u de URL voor My 66 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010

67 De functie-instellingen van CallPilot weergeven of wijzigen CallPilot wilt weergeven of wijzigen, raadpleegt u De instellingen van de postbus wijzigen op pagina 57. Zie de Gebruikershandleiding Desktop Messaging voor My CallPilot (NN ) voor meer informatie over My CallPilot. Klik in het Postvak In van de toepassing in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > My CallPilot en klik vervolgens op Startpagina of Begroetingen. U kunt My CallPilot ook openen vanuit het menu Beeld in de CallPilot-speler. De functie-instellingen van CallPilot weergeven of wijzigen 1. Klik in My CallPilot op het tabblad Functies van CallPilot. 2. Selecteer een functie en wijzig de instellingen naar wens. De wijzigingen die u aanbrengt in een functie, treden direct in werking wanneer u CallPilot via de computer of de telefoon gebruikt. Gebruikersinformatie weergeven Klik in My CallPilot op het tabblad Nuttige informatie als u online gebruikersinformatie wilt bekijken die bij uw postbus hoort. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November

68 Desktop Messaging voor Microsoft Outlook gebruiken Offline werken Als u offline wilt werken, hebt u een computer nodig waarop CallPilot net zo is geïnstalleerd en geconfigureerd als op uw computer op kantoor. U kunt uw berichten en adressen naar deze computer downloaden voordat u offline gaat werken. 1. (Optioneel) U kunt uw CallPilot-berichten downloaden naar de computer die u offline gebruikt. Klik daarvoor in het menu Extra op CallPilot Desktop Messaging > Alle CallPilot-berichten ophalen. Meld u af wanneer u de berichten hebt gedownload. 2. (Optioneel) Het is mogelijk het adresboek op de server naar de computer te downloaden. Zie De instellingen van het adresboek wijzigen op pagina Open uw wanneer u niet met het netwerk bent verbonden en wacht totdat het venster Aanmelding CallPilot verschijnt. U hoeft het wachtwoord niet in te voeren. 4. Klik op Annuleren. 68 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Microsoft Outlook November 2010