Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients 5.0 NN , November 2010

2 2010 Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Kennisgeving Er is veel moeite gedaan om ervoor te zorgen dat de informatie in dit document ten tijde van publicatie volledig en correct was. Desondanks kan Avaya niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten. Avaya behoudt zich het recht voor om wijzigingen en correcties in de informatie in dit document te maken zonder verplichting iemand of een organisatie van dergelijke wijzigingen op de hoogte te brengen. Afwijzing van aansprakelijkheid voor documentatie Avaya is niet verantwoordelijk voor eventuele wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen in de versie van deze documentatie zoals die oorspronkelijk is gepubliceerd, tenzij deze wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen zijn uitgevoerd door Avaya. De Eindgebruiker verbindt zich ertoe Avaya, diens lasthebbers, ge(vol)machtigden, ondergeschikten, medewerkers, werknemers en personeelsleden schadeloos te stellen voor en te vrijwaren tegen alle vorderingen, eisen, aanspraken, rechtszaken, rechtsgedingen, gerechtelijke procedures, rechterlijke uitspraken en vonnissen welke hun oorsprong vinden in of verband houden met gegevens die naderhand worden gewijzigd in, toegevoegd aan of verwijderd uit deze documentatie voor zover en in de mate dat deze bewerkingen door de Eindgebruiker worden uitgevoerd. Afwijzing van verantwoordelijkheid voor koppelingen Avaya is niet verantwoordelijk voor de inhoud of de betrouwbaarheid van gekoppelde websites waarnaar op deze site of in door Avaya verstrekte documentatie wordt verwezen. Avaya is niet verantwoordelijk voor de inhoud of betrouwbaarheid van deze websites en Avaya ondersteunt niet noodzakelijkerwijs de producten, services of informatie die op deze websites worden beschreven of aangeboden. Avaya kan niet garanderen dat deze koppelingen altijd zullen werken en heeft geen controle over de beschikbaarheid van de gekoppelde pagina's. Garantie Avaya biedt een beperkte garantie op dit product. Raadpleeg de verkoopovereenkomst voor de voorwaarden van deze beperkte garantie. De inhoud van de standaardgarantie van Avaya, evenals informatie met betrekking tot ondersteuning voor dit product gedurende de garantieperiode, is beschikbaar via de website voor ondersteuning van Avaya-klanten en andere partijen: Let op: als u het product hebt aangeschaft bij een goedgekeurde Avaya-wederverkoper buiten de Verenigde Staten en Canada, wordt de garantie aan u verstrekt door die Avaya-wederverkoper en niet door Avaya. Licenties DE SOFTWARELICENTIEVOORWAARDEN DIE BESCHIKBAAR ZIJN OP DE AVAYA-WEBSITE, LICENSEINFO/, ZIJN VAN TOEPASSING OP IEDEREEN DIE AVAYA- SOFTWARE DOWNLOADT, GEBRUIKT, EN/OF INSTALLEERT, WELKE IS AANGESCHAFT BIJ AVAYA INC., EEN MET AVAYA GELIEERD BEDRIJF, OF EEN GOEDGEKEURDE WEDERVERKOPER (NAAR GELANG VAN TOEPASSING IS) ONDER EEN COMMERCIËLE OVEREENKOMST MET AVAYA OF EEN GOEDGEKEURDE WEDERVERKOPER. TENZIJ ANDERS SCHRIFTELIJK IS OVEREENGEKOMEN MET AVAYA, VERLEENT AVAYA DEZE LICENTIE NIET ALS DE SOFTWARE IS VERKREGEN VIA ANDEREN DAN AVAYA, EEN MET AVAYA GELIEERD BEDRIJF, OF EEN DOOR AVAYA GOEDGEKEURDE WEDERVERKOPER, EN AVAYA BEHOUDT ZICH HET RECHT VOOR JURIDISCHE STAPPEN TE ONDERNEMEN TEGEN U OF EEN ANDERE PARTIJ DIE DE SOFTWARE ZONDER LICENTIE GEBRUIKT OF VERKOOPT. DOOR DE SOFTWARE TE INSTALLEREN, DOWNLOADEN OF GEBRUIKEN OF ANDERE TOESTEMMING TE VERLENEN DIT TE DOEN, GAAT U, NAMENS UZELF EN DE ENTITEIT VOOR WIE U DE SOFTWARE INSTALLEERT, DOWNLOADT OF GEBRUIKT (HIERNA ONDERLING UITWISSELBAAR U EN EINDGEBRUIKER GENOEMD), AKKOORD MET DEZE VOORWAARDEN EN SLUIT U EEN BINDEND CONTRACT TUSSEN U EN AVAYA INC. OF HET TOEPASSELIJKE MET AVAYA GELIEERDE BEDRIJF ( AVAYA ). Copyright Met uitzondering van waar dit uitdrukkelijk anders wordt vermeld, mag geen gebruik worden gemaakt van het materiaal op deze site, de Documentatie en Product(en) geleverd door Avaya. De volledige inhoud van deze site, de documentatie en het/de product(en) geleverd door Avaya, inclusief de selectie, de opstelling en het ontwerp van de inhoud, zijn het eigendom van Avaya of haar licentieverleners en worden beschermd onder het auteursrecht of en andere intellectuele eigendomsrechten, inclusief de rechten sui generis met betrekking tot de bescherming van databases. U mag op geen enkele wijze content, geheel of gedeeltelijk en met inbegrip van code en software, wijzigen, kopiëren, reproduceren, herpubliceren, uploaden, op internet publiceren, overdragen of distribueren. Niet-geautoriseerde reproductie, overdracht, verspreiding, opslag en of gebruik zonder de uitdrukkelijke toestemming van Avaya kan strafrechtelijk en ook civielrechtelijk een overtreding betekenen onder de toepasselijke wetgeving. Onderdelen van derden Bepaalde softwareprogramma's of in het Product opgenomen delen daavan kunnen software bevatten die wordt gedistribueerd krachtens overeenkomsten met derden ( Componenten van derden ) waarin voorwaarden staan die het gebruiksrecht van bepaalde onderdelen van het Product uitbreiden dan wel beperken ( Voorwaarden van derden ). Informatie met betrekking tot gedistribueerde Linux OS-broncode (voor producten die de Linux OS-broncode hebben gedistribueerd) en informatie over de copyrighthouders van de Componenten van Derden en de Voorwaarden van derden die daarop van toepassing zijn, is beschikbaar op de ondersteuningssite van Avaya ( Handelsmerken De handelsmerken, logo's en dienstmerken (Merken) die op deze site worden gebruikt en de documentatie en product(en) die Avaya levert zijn gedeponeerde of niet-gedeponeerde Merken van Avaya, met haar gelieerde bedrijven of andere derden. Gebruikers hebben geen toestemming dergelijke Merken te gebruiken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Avaya of een dergelijke derde die de eigenaar is van het Merk. Niets op deze site, of in de documentatie en product(en) mag worden uitgelegd, noch bij implicatie, noch bij uitsluiting of anderszins, als het verlenen van een licentie of recht op de Merken, zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming door Avaya of de toepasselijke derde. Avaya is een gedeponeerd handelsmerk van Avaya Inc. Alle overige handelsmerken zijn het eigendom van hun respectieve eigenaars. Documenten downloaden De meest actuele versies van documentatie kunt u vinden op de ondersteuningssite van Avaya op Contact opnemen met de ondersteuning van Avaya Avaya stelt een telefonische helpdesk beschikbaar waar u problemen kunt melden of vragen over uw product kunt stellen. Het telefoonnummer voor ondersteuning is in de Verenigde Staten. Meer telefoonnummers voor ondersteuning kunt u vinden op de website van Avaya op 2 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

3 Inhoud Hoofdstuk 1: Klantenservice...5 Technische documentatie...5 Producttraining...5 Ondersteuning via een distributeur of wederverkoper...5 Technische ondersteuning van de Avaya-website...6 Hoofdstuk 2: CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken...7 Aan de slag...8 Over deze handleiding...8 Wat u nodig hebt...8 Aanmelden bij CallPilot...9 Het wachtwoord wijzigen wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt...9 Afmelden...9 Aanmelden op afstand...10 Werken met CallPilot-berichten...10 Een bericht openen...10 Een bericht verwijderen...10 CallPilot-berichten markeren als gelezen of ongelezen...10 Spraakberichten afspelen...11 De telefoon of computer selecteren voor het afspelen van spraakberichten...11 Een spraakbericht afspelen...11 Een spraakbericht opslaan als bestand voor later gebruik...12 Faxberichten weergeven...12 Een faxbericht weergeven...13 Spraakberichten opstellen...13 Een spraakbericht opnemen en het bericht opslaan als een bestand...13 Een spraakbericht verzenden...14 Fax- en tekstberichten opstellen...14 Een faxbericht maken en opslaan...15 Een enkel fax- of tekstbericht verzenden...16 Faxbatchberichten opstellen en verzenden...16 Het voorbeeldgegevensbrondocument openen en wijzigen...16 Het voorbeeldhoofddocument openen en wijzigen...19 Eerste pagina...19 Tweede pagina...21 Gegevens uit de gegevensbron samenvoegen met het hoofddocument...22 Faxvoorbladen gebruiken...24 Avaya-faxvoorblad...25 Voorbladen wijzigen en weergeven...25 Berichten adresseren...27 Een bericht adresseren vanuit het adresboek...27 CallPilot-adressen aan uw persoonlijke adresboek toevoegen...27 Een bericht met de hand adresseren...27 Vereiste notatie voor een CallPilot- adres...27 Het doorsturen van berichten instellen...28 IMAP-clients...28 Gebruik van het pictogram voor nieuwe berichten...29 Het pictogram voor nieuwe berichten configureren...29 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

4 Het pictogram voor nieuwe berichten gebruiken...31 De instellingen van de postbus wijzigen...32 De toegangsinstellingen van CallPilot weergeven of wijzigen...32 Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen...33 Service voor wachtwoord wijzigen...34 De geluidsinstellingen wijzigen...35 Het geluidsapparaat en het volume wijzigen...36 My CallPilot gebruiken...37 De functie-instellingen van CallPilot weergeven of wijzigen...37 Gebruikersinformatie weergeven...37 Index Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

5 Hoofdstuk 1: Klantenservice Ga naar de Avaya-website voor alle services en ondersteuning die Avaya biedt. Ga naar of ga naar een van de pagina's die worden vermeld in de volgende secties. Navigatie Technische documentatie op pagina 5 Producttraining op pagina 5 Ondersteuning via een distributeur of wederverkoper op pagina 5 Technische ondersteuning van de Avaya-website op pagina 6 Technische documentatie Ga naar als u technische publicaties en release notes direct vanaf internet wilt afdrukken. Producttraining Er is doorlopend producttraining beschikbaar. Ga naar de website voor meer informatie of om u aan te melden. Op deze website vindt u een koppeling naar Training Contacts in het navigatievenster aan de linkerkant. Ondersteuning via een distributeur of wederverkoper Als u bij een distributeur of geautoriseerde wederverkoper een servicecontract hebt aangeschaft voor uw Avaya-product, neemt u contact op met de technische ondersteuningsafdeling van de desbetreffende distributeur of wederverkoper. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

6 Klantenservice Technische ondersteuning van de Avaya-website De snelste en gemakkelijkste manier om technische ondersteuning voor Avaya-producten te krijgen, is via de Avaya Technical Support-website op 6 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

7 Hoofdstuk 2: CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken Avaya CallPilot van Avaya is een geavanceerd communicatiesysteem voor bedrijven, dat u ongekende flexibiliteit voor het beheer van berichten biedt. U kunt op uw telefoon of op uw computer met Avaya CallPilot werken. U hebt met Desktop Messaging toegang tot uw CallPilot-postbus via uw Internet- client. Hier volgen een aantal voorbeelden van de manieren waarop u CallPilot met uw kunt gebruiken: Naar spraakberichten luisteren. Faxberichten weergeven en afdrukken. Spraakberichten opnemen en verzenden. Faxberichten maken en verzenden, inclusief faxbatchen. Spraak- en faxberichten doorsturen en beantwoorden. Contact opnemen met de afzender van een bericht. Berichtopties zoals urgent of privé toevoegen. Spraak-, fax- of tekstbestandsbijlagen aan berichten toevoegen. Persoonlijke distributielijsten maken. Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen. My CallPilot op het Internet openen om gebruikersinformatie weer te geven en de functieinstellingen te wijzigen. Sommige functies die in deze handleiding worden besproken, zijn mogelijk niet beschikbaar voor uw CallPilot-postbus. Raadpleeg voor meer informatie het onderwerp Beschikbare functies in de online Help van Desktop Messaging of neem contact op met de beheerder. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

8 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken Aan de slag Over deze handleiding In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u CallPilot met uw Internet- programma gebruikt. De aanwijzingen en afbeeldingen in deze handleiding bieden u algemene informatie over het gebruik van CallPilot in combinatie met uw . De specifieke gegevens verschillen mogelijk per toepassing. De CallPilot-speler beschikt ook over een online-help, die toegankelijk is via het menu Help. Wat u nodig hebt Voordat u met CallPilot begint, zal de beheerder ervoor zorgen dat uw account op correcte wijze voor CallPilot is geconfigureerd. Op uw computer dienen de volgende onderdelen te worden geïnstalleerd: CallPilot-speler voor het afspelen en opnemen van spraakberichten Avaya-faxstuurprogramma voor het maken van faxen Outlook Express 6.0, Outlook 2002 (XP) (Internet Mail-modus), Outlook 2003 (Internet Mail-modus), Outlook 2007 (Internet Mail-modus) of Vista Windows Mail Windows 2000 Professional, Windows XP Professional of Windows Vista Beeldscherm met 256 kleuren, 800 x 600 dpi 15 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor het installeren van de software Geluidskaart en luidsprekers voor het afspelen van spraakberichten op de computer Een op de computer aangesloten microfoon of een telefoon naast de computer voor het opnemen van spraakberichten LAN- (Ethernet), ISDN-, ADSL- of inbelmodemverbinding met de CallPilot-server voor toegang tot CallPilot-berichten Voor toegang tot My CallPilot: - Voor Windows: Internet Explorer 6.0 en 7.0, Firefox 2.0 voor Windows - Voor Macintosh: Safari voor Macintosh OS X 8 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

9 Aanmelden bij CallPilot - Voor Linux: Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0 Neem contact op met uw CallPilot-beheerder voor informatie over de laatste ondersteunde versies. Aanmelden bij CallPilot Wanneer u zich aanmeldt bij uw , kunt u zich tegelijkertijd aanmelden bij CallPilot. 1. Open uw Internet- . Er verschijnt een aanmeldingsvenster. 2. Geef zo nodig de snelkoppeling naar het VPIM-netwerk en uw postbusnummer op. 3. Typ het CallPilot-wachtwoord in het vak Wachtwoord. 4. Klik op OK. Opmerking: Schakel het selectievakje Wachtwoord onthouden uit op een computer die gemeenschappelijk wordt gebruikt. Het wachtwoord wijzigen wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt De beheerder geeft u mogelijk een wachtwoord en vertelt u dat u het wachtwoord moet wijzigen voordat u zich aanmeldt bij uw internet- . Hiervoor meldt u zich aan bij CallPilot via de telefoon of meldt u zich aan bij My CallPilot op de computer. Nadat u zich voor de eerste keer hebt aangemeld, kunt u het wachtwoord wijzigen in de CallPilot-speler. Zie Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen op pagina 33. Afmelden Wanneer u de toepassing afsluit, wordt u ook automatisch bij de CallPilot Desktop Messaging-client afgemeld. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

10 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken Aanmelden op afstand U kunt u bij uw postbus aanmelden vanaf een computer waarop CallPilot op dezelfde wijze is geïnstalleerd en geconfigureerd als op uw computer op kantoor. U kunt bijvoorbeeld een computer instellen voor een gastaccount of uw computer thuis instellen met een inbelverbinding naar de server. Werken met CallPilot-berichten Wanneer u uw opent en CallPilot is geïnstalleerd, verschijnen uw CallPilot-berichten in het Postvak In. U kunt CallPilot-berichten openen, verplaatsen, kopiëren, doorsturen en beantwoorden, en net als uw berichten nieuwe CallPilot-berichten opstellen. Een bericht openen Als u een CallPilot-bericht wilt openen, dubbelklikt u op een willekeurige plaats op de berichtregel en dubbelklikt u vervolgens op het spraak- of faxpictogram om de bijlage te openen. Zie Spraakberichten afspelen op pagina 11 en Faxberichten weergeven op pagina 12. Een bericht verwijderen Verwijder CallPilot-berichten op dezelfde manier als berichten. U kunt een CallPilotbericht verwijderen vanuit het Postvak In of wanneer u het bericht hebt geopend. CallPilot-berichten markeren als gelezen of ongelezen In uw Postvak In worden ongelezen berichten met vette tekst weergegeven en gelezen berichten met niet-opgemaakte tekst. U kunt via een snelmenu wijzigen of een bericht als gelezen of ongelezen wordt gemarkeerd. Deze wijzigingen hebben ook invloed op het pictogram voor nieuwe berichten. Als u bijvoorbeeld eerst geen ongelezen berichten hebt en u vervolgens één bericht als ongelezen markeert, wordt het pictogram voor nieuwe berichten weer geactiveerd. 10 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

11 Spraakberichten afspelen 1. Selecteer een of meer berichten in uw Postvak In (houd de Ctrl-toets ingedrukt om meerdere berichten te selecteren). 2. Klik met de rechtermuisknop op het geselecteerde bericht en klik vervolgens op Markeren als ongelezen of Markeren als gelezen. Deze opties zijn ook beschikbaar vanuit het menu Bewerken. Opmerking: Deze opties kunnen enigszins andere namen hebben op uw internetclient. Spraakberichten afspelen U kunt kiezen of u de spraakberichten door de telefoon of door de computer wilt laten afspelen. De telefoon of computer selecteren voor het afspelen van spraakberichten Als u de instelling wilt wijzigen of het telefoonnummer dat door CallPilot wordt gebeld wilt wijzigen, raadpleegt u De geluidsinstellingen wijzigen op pagina 35. U kunt tevens klikken op het pictogram Telefoon of Computer op de CallPilot-speler om de instelling te wijzigen (zie de volgende afbeelding van de CallPilot-speler). Een spraakbericht afspelen 1. Dubbelklik op het bericht in het Postvak In en dubbelklik vervolgens op het pictogram Spraak in het geopende bericht, zoals hier wordt weergegeven: De CallPilot-speler verschijnt. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

12 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken 2. Als u de telefoon hebt geselecteerd voor het afspelen, neemt u de telefoon op wanneer deze overgaat. 3. Gebruik de knoppen van de CallPilot-speler om het bericht af te spelen of te stoppen en vooruit en achteruit te gaan. U kunt de afzender bellen met uw telefoon. 4. U kunt het faxbericht net als een bericht afdrukken, verwijderen, opslaan, doorsturen en beantwoorden. 5. Wanneer u klaar bent, legt u de hoorn op de haak als u de telefoon gebruikt, sluit u de CallPilot-speler en sluit u het geopende bericht. Een spraakbericht opslaan als bestand voor later gebruik 1. Klik in een geopend bericht met de rechtermuisknop op het pictogram Spraak en klik vervolgens op Opslaan als. 2. Typ in het vak Bestandsnaam de naam voor het bestand, selecteer de map waarin u het bestand wilt bewaren en klik vervolgens op Opslaan. Faxberichten weergeven Als u faxberichten wilt weergeven, kunt u de software voor het weergeven van faxen gebruiken die beschikbaar is in het besturingssysteem Windows of uw eigen software installeren. Als u faxberichten wilt ontvangen, moet de beheerder van CallPilot de faxfunctie voor uw postbus inschakelen. 12 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

13 Een faxbericht weergeven Een faxbericht weergeven 1. Dubbelklik op het faxbericht in het Postvak In en dubbelklik vervolgens op de faxbijlage. 2. Wanneer u de fax weergeeft, kunt u de afbeelding vergroten, verkleinen, draaien, verplaatsen, afdrukken, verwijderen, opslaan, doorsturen en beantwoorden. 3. Wanneer u klaar bent, sluit u het bericht. Spraakberichten opstellen Als u een CallPilot-spraakbericht wilt opstellen en verzenden, neemt u een bericht op en slaat u het op als een bestand. Vervolgens voegt u het bestand als bijlage toe aan een nieuw bericht en verzendt u het. U kunt tevens het bestand opslaan en later verzenden. Een spraakbericht opnemen en het bericht opslaan als een bestand 1. Klik in het menu Start van Windows op Programma's > Avaya > CallPilot Desktop Messaging > Audiospeler. De CallPilot-speler verschijnt. 2. Geef aan hoe u het spraakbericht wilt opnemen: klik in het deelvenster van de CallPilot-speler op het pictogram Telefoon of Computer. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

14 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken 3. Klik op de rode knop Opnemen. 4. Doe wat van toepassing is: Als u de opname op de computer maakt, spreekt u het bericht in de microfoon in. Klik op Stoppen om de opname te beëindigen. Klik op Afspelen om de opname te controleren. Als u iets aan de opname wilt toevoegen, klikt u op Opnemen, spreekt u nogmaals en klikt u vervolgens op Stoppen. Als u de opname via de telefoon maakt, neemt u de telefoon op wanneer deze overgaat. Neem na de toon uw bericht op. Klik op Stoppen om de opname te beëindigen. Klik op Afspelen om de opname te controleren. Wanneer u klaar bent, hangt u op. 5. Klik in het menu Bestand van de CallPilot-speler op Opslaan als en typ een naam voor het bestand. Sla het bestand op als een VBK-bestand. 6. Klik op Save (Opslaan). Een spraakbericht verzenden 1. Open een nieuw berichtvenster vanuit het Postvak In van uw toepassing. 2. Voeg het spraakbestand dat u hebt opgenomen toe als bijlage. U kunt ook tekst toevoegen aan het bericht. 3. Adresseer en verzend het bericht op dezelfde wijze als een . Opmerking: Zorg dat tekst zonder opmaak is geselecteerd in uw client. Als RTF (Rich Text Format) is geselecteerd, kan het bericht misschien niet worden bezorgd. Fax- en tekstberichten opstellen Als u een fax wilt maken, dient voor de CallPilot-postbus de faxfunctie te zijn ingeschakeld en dient op de computer Desktop Messaging te zijn geïnstalleerd. Voor de CallPilotgeadresseerden van de fax moet tevens de faxfunctie zijn ingeschakeld om de fax op hun computers te kunnen weergeven. geadresseerden hebben geen specifieke faxfunctie nodig. Als de geadresseerden hun berichten via hun telefoon raadplegen, kunnen ze alleen de fax weergeven door deze af te drukken. U kunt ook uw fax naar een faxapparaat verzenden. 14 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

15 Een faxbericht maken en opslaan Een faxbericht maken en opslaan 1. Start de toepassing waarmee u de fax wilt maken, bijvoorbeeld Microsoft Word. Het document dat u opent of maakt, mag niet breder zijn dan 21,5 cm (8,5 inch). Documenten met meerdere pagina's zijn niet toegestaan. 2. Wanneer het document klaar is, gaat u naar het menu Bestand en selecteert u Afdrukken of een optie om het dialoogvenster te openen waarmee u een printer kunt selecteren. 3. Selecteer Avaya Fax in de lijst met printers. 4. Klik op OK of Afdrukken of een andere beschikbare optie om het bestand naar de geselecteerde printer te verzenden. Het dialoogvenster Fax opstellen wordt weergegeven. 5. Als u een voorblad wilt toevoegen aan de fax, kiest u een voorblad in de lijst Faxvoorblad gebruiken of klikt u op de knop Bladeren om naar een ander voorblad te navigeren. Zie Faxvoorbladen gebruiken op pagina 24 voor meer informatie. 6. Klik op Opslaan als. 7. Typ een naam voor het bestand en blader naar de map waarin u het bestand wilt opslaan. Sla het bestand op als TIF-bestand. 8. Klik op OK. 9. Als u het dialoogvenster Fax opstellen wilt sluiten, klikt u op Afsluiten. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

16 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken Een enkel fax- of tekstbericht verzenden 1. Open een nieuw berichtvenster vanuit het Postvak In van uw toepassing. 2. Voeg een faxbestand als bijlage toe of typ de tekst. Faxbestanden moeten de TIFindeling hebben. 3. Adresseer en verzend het bericht op dezelfde wijze als een . Faxbatchberichten opstellen en verzenden Met de functie Afdruk samenvoegen van Microsoft Word kunt u persoonlijke CallPilotfaxberichten sturen naar meerdere geadresseerden en uw afdruktaak naar de Avaya Faxbatch-printer sturen. Om deze functie te gebruiken, dient u te weten hoe de functie Afdruk samenvoegen van Microsoft Word werkt. Raadpleeg de documentatie bij Microsoft Word. De faxbatchfunctie van CallPilot is alleen beschikbaar voor CallPilot Desktop- en Webgebruikers die het Avaya Faxbatch-printerstuurprogramma hebben geïnstalleerd. Als u Afdruk samenvoegen met CallPilot wilt gebruiken, hebt u een hoofddocument (het bestand dat u naar de geadresseerden wilt verzenden) en een gegevensbrondocument nodig dat informatie over de geadresseerde bevat, zoals namen en faxnummers. De installatie van CallPilot Desktop Messaging bevat een voorbeeld van een Microsoft Wordgegevensbron genaamd Data.doc en van een Microsoft Word-hoofddocument genaamd Sample.doc. Het voorbeeldgegevensbrondocument openen en wijzigen Het Data.doc-bestand bestaat uit een MS Word-tabel, ingedeeld in rijen en kolommen, met in elke rij een geadresseerde. Het voorbeeld bevat de volgende kolomtitels: ToFax, ToName, DelReceipt, DelType, ToCompany en ToPhone. Deze kolomtitels kunnen worden gewijzigd en verwijderd, en u kunt ook nieuwe kolommen toevoegen. De namen van de kolomtitels fungeren als codes die in het hoofddocument kunnen worden toegevoegd om zo de fax voor elke geadresseerde aan te passen of om CallPilot aan te geven hoe de fax moet worden verwerkt. 1. Ga naar de map \Program Files\Avaya\CallPilot\fax en open het bestand Data.doc. 16 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

17 Het voorbeeldgegevensbrondocument openen en wijzigen 2. Pas de tabel zo nodig aan door kolommen toe te voegen of te verwijderen. Voer voor nieuwe kolommen een herkenbare kolomkop in. 3. Voeg de vereiste gegevens onder elke kolomkop in. De gegevensbron kan worden gemaakt op elke manier die beschikbaar is voor het vullen van een Microsoft Wordtabel, inclusief het importeren van gegevens uit bestaande bestanden. Als u de lijst met geadresseerden bewerkt met behulp van de functie Afdruk samenvoegen (hiertoe klikt u op Bewerken in het gegevensbrongedeelte van de Helper van Afdruk samenvoegen van Microsoft) wordt het venster Gegevensformulier geopend en worden alle items uit de gegevensbrontabel weergegeven. In dit venster kunt u records toevoegen, verwijderen, wijzigen en zoeken. Elke kolomkop die u hebt toegevoegd of gewijzigd in het gegevensbronbestand, wordt automatisch in dit venster weergegeven. Het tekstvak ToFax is het enige verplichte veld voor CallPilot. De volgende parameters en tekens worden ondersteund in het tekstvak ToFax: Een faxnummer mag uit maximaal 120 tekens bestaan. De cijfers 0 t/m 9 worden ondersteund. Wanneer een pauze noodzakelijk is, worden de hoofd- en kleine letter P en de komma gebruikt. Het hekje (#) wordt ondersteund. Algemene symbolen voor telefoonnummers, zoals linker- en rechterhaakjes en het streepje, worden ondersteund. Spaties worden ondersteund. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

18 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken De letter M is niet hoofdlettergevoelig indien deze wordt geplaatst vóór een CallPilot-postbusnummer om het adres van de postbus aan te geven. De overige velden zijn optioneel en worden gebruikt om de fax of de wijze waarop deze door CallPilot wordt verwerkt aan te passen. Drie specifieke CallPilot-velden en de parameters ervan zijn: ToName: dit is de naam van de geadresseerde van de fax en deze mag uit maximaal 256 tekens bestaan. DelReceipt: u kunt deze code gebruiken om een ontvangstbevestiging in de vorm van een CallPilot-bericht in uw CallPilot-postbus te ontvangen wanneer de fax bij de geadresseerde is afgeleverd. Als het tekstvak DelReceipt op 1 wordt ingesteld, wordt een ontvangstbevestiging gegenereerd. Als DelReceipt op 0 wordt ingesteld, wordt er geen ontvangstbevestiging gegenereerd voor deze geadresseerde. Als het tekstvak DelReceipt leeg is of niet aanwezig is in Data.doc, wordt er geen ontvangstbevestiging gegenereerd. DelType: dit tekstvak wordt gebruikt om een prioriteit in te stellen voor elke geadresseerde. Als het tekstvak DelType wordt ingesteld op 0 of leeg wordt gelaten (of als het tekstvak DelType niet aanwezig is in Data.doc), wordt het bericht ingesteld op Normaal. Als DelType op 1 wordt ingesteld, wordt het bericht ingesteld op Geen urgentie. Als DelType op 2 wordt ingesteld, wordt het bericht ingesteld op Urgent. Berichten die worden verzonden naar niet- CallPilot-geadresseerden waarvan de prioriteit is ingesteld op Geen urgentie, worden afgeleverd volgens een schema dat op de CallPilot-server is gedefinieerd voor prioriteiten van het type Geen urgentie. Berichten die naar CallPilot-postbussen worden verzonden, ondergaan geen invloed van de prioriteit Geen urgentie en deze worden met de prioriteit Normaal verzonden. Berichten die zijn ingesteld op de prioriteit Normaal of Urgent, worden onmiddellijk verzonden. Voor urgente berichten wordt het pictogram Urgent weergegeven wanneer deze worden weergegeven vanuit My CallPilot of een Desktop Messaging-client en vanuit de CallPilot-telefooninterface wordt het bericht met een gesproken aanwijzing als Urgent aangeduid. Wanneer berichten met de prioriteit Urgent naar niet-callpilot-adressen worden verzonden, worden deze behandeld als berichten met de prioriteit Normaal. 4. Sla alle wijzigingen op wanneer u de tabel hebt bijgewerkt. Normaal gesproken geeft u een unieke naam voor uw gegevensbestand op. Voor de overige stappen van deze procedure wordt echter de naam Data.doc gebruikt. 5. Sluit het document. Het bestand Data.doc kan nu als een gegevensbron worden gebruikt door de functie Afdruk samenvoegen van Microsoft. 18 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

19 Het voorbeeldhoofddocument openen en wijzigen Het voorbeeldhoofddocument openen en wijzigen Het bestand Sample.doc is een voorbeeld van een Microsoft Word-hoofddocument. Open Sample.doc in Microsoft Word vanuit de directory \Program Files\Avaya\CallPilot \fax. Dit document bevat gecodeerde velden die overeenkomen met de velden in het voorbeeldbestand Data.doc. U kunt het voorbeeldbestand Data.doc als een sjabloon gebruiken voor uw eigen faxbericht of vanwege praktische redenen. Als u de namen van de kolomtitels in Data.doc wijzigt, moet u deze ook in het hoofddocument wijzigen. Eerste pagina De eerste pagina van het hoofddocument is een speciale pagina en wordt niet opgenomen in de uiteindelijke fax. In Sample.doc is de eerste pagina correct ingesteld. Op deze pagina kunt u de informatie in de gegevensbron aan elk aangepast faxdocument toewijzen. Om CallPilot aan te geven dat dit een faxbatchbestand is en om te voorkomen dat deze pagina in het faxbericht wordt opgenomen, moeten twee speciale controlecodes aanwezig zijn op de eerste pagina: Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

20 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken $SOJ$ /zz Begin van de faxopdracht, geeft aan dat het faxstuurprogramma de faxopdracht moet starten. Deze pagina starten, geeft aan dat de eerste pagina niet in de fax moet worden opgenomen en kan overal op de eerste pagina worden geplaatst. De CallPilot Desktop-software haalt het faxnummer op van de eerste pagina van het document. Daarnaast haalt de CallPilot Desktop-software de naam van de geadresseerde, de ontvangstbevestiging en het prioriteitstype op van de eerste pagina, indien aanwezig. /tp /dr /tn /dt Faxnummer, wordt gebruikt om het bericht te adresseren. Dit tekstvak is verplicht. Ontvangstbevestiging, wordt voor elke geadresseerde in- of uitgeschakeld. Dit tekstvak is optioneel. Naam ontvanger, geeft de identiteit van de record weer in het dialoogvenster Status van Avaya Faxbatch als het faxnummer ontbreekt of ongeldig is. Dit tekstvak is optioneel. Afleveringstype, wordt gebruikt om berichten te markeren als Normaal, Tegen laag tarief of Urgent. Dit tekstvak is optioneel. Om de pagina te voltooien, moet de kolomtitel Faxnummer (namelijk <<ToFax>>) worden ingevoegd na het element /tp met behulp van de functie Invoegen uit het menu Afdruk samenvoegen. Ook kan de kolomtitel van de ontvangstbevestiging (namelijk <<Ontvangstbevestiging>>) worden ingevoegd na het element /dr. Het tekstvak met de naam van de geadresseerde (namelijk <<Naam ontvanger>>) kan worden ingevoegd na het element /tn en het tekstvak voor afleveringstype (namelijk <<Afleveringstype>>) kan worden ingevoegd na het element /dt. Opmerking: Alle besturingselementen van faxbatch zijn hoofdlettergevoelig. Bij het adresseren van faxen beschikt u over een geavanceerde functie waarmee u alle gegevens in één kolom kunt wijzigen, zonder dat u de gegevens in het gegevensbronbestand hoeft te wijzigen. Als een bestaande gegevensbrontabel bijvoorbeeld faxnummers voor een groot aantal geadresseerden bevat, maar het externe toegangsnummer 9 ontbreekt, kan dit 20 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

21 Tweede pagina nummer worden toegevoegd aan alle faxnummers door het element op de eerste pagina van het document als volgt te wijzigen: Voorbeeld /tp9<<tofax>> In dit voorbeeld wordt tijdens de verwerking van de faxbatch aan het begin van elk telefoonnummer een 9 toegevoegd. De gegevensbron blijft ongewijzigd en kan worden gebruikt vanuit een andere locatie waarvoor geen 9 vereist is voor externe toegang. Tweede pagina Zodra het gegevensbrondocument en de eerste pagina van het hoofddocument zijn gemaakt, kunt u het faxbericht aanpassen. Opmerking: De pagina mag maximaal 21,5 cm (8,5 inch) breed zijn. U kunt alle kolomtitelcodes van de gegevensbron gebruiken om het document aan te passen. Hieronder volgt een voorbeeld waarbij gebruik wordt gemaakt van het bestand Sample.doc: Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

22 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken In dit voorbeeld wordt het document voor elke geadresseerde aangepast. Gegevensbronkolomtitels worden in het document ingevoegd met behulp van de functie Invoegen uit het menu Afdruk samenvoegen van Microsoft Word. Nadat het hoofddocument is aangepast, kan het document worden samengevoegd met de gegevens uit het bestand Data.doc. Raadpleeg de Help bij het samenvoegprogramma van Microsoft Word voor meer informatie over het invoegen van gegevensbrontekstvakken in het document. Gegevens uit de gegevensbron samenvoegen met het hoofddocument Wanneer u er klaar voor bent om gegevens uit de gegevensbron met het hoofddocument samen te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Start Afdruk samenvoegen vanuit het menu Extra van Microsoft Word. Afhankelijk van welke versie van Microsoft Word u gebruikt, bevindt Afdruk samenvoegen zich onder andere menuopties. a. Selecteer in Office XP Extra > Brieven en verzendlijsten > Wizard Afdruk samenvoegen. 22 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

23 Gegevens uit de gegevensbron samenvoegen met het hoofddocument b. Selecteer in Office 2000 Extra > Afdruk samenvoegen. c. Selecteer in Office 2007 Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen starten > Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. 2. Controleer of Sample.doc momenteel is geselecteerd als het hoofddocument en dat Data.doc momenteel is geselecteerd als de gegevensbron. 3. Selecteer Samenvoegen naar printer en selecteer vervolgens het Avaya Faxbatchstuurprogramma in het dialoogvenster Afdrukken dat wordt weergegeven. Opmerking: Controleer of Microsoft Word niet is ingesteld om pagina's in omgekeerde volgorde af te drukken. 4. Klik op OK in het dialoogvenster Afdrukken om het batchproces te starten. Wanneer het document wordt samengevoegd, worden gegevenswaarden uit het gegevensbronbestand op de juiste codeposities ingevoegd in het hoofddocument en wordt voor elke geadresseerde een afzonderlijk.tif-faxbestand gemaakt. De CallPilot Desktopsoftware stuurt de faxbestanden vervolgens door naar de server. De CallPilot-server stuurt de faxen naar de ontvangers. Nadat het proces is gestart, wordt het dialoogvenster Afdrukstatus weergegeven. Het paginanummer loopt op naarmate elke pagina naar een.tif-bestand wordt omgezet. Aangezien de eerste pagina wordt overgeslagen, wordt deze pagina niet in de telling opgenomen. Als een uit drie pagina's bestaande fax bijvoorbeeld naar tien geadresseerden wordt verzonden, wordt in het dialoogvenster weergegeven: "Pagina 1 wordt afgedrukt", "Pagina 2 wordt afgedrukt" tot aan "Pagina 20 wordt afgedrukt". Er worden slechts 20 pagina's afgedrukt omdat de eerste pagina van elk document wordt overgeslagen. Problemen die optreden tijdens het maken van de faxberichten of met de faxadressen, worden weergegeven in een apart dialoogvenster Status Avaya-faxbatch: Er wordt gecontroleerd op problemen zoals een ontbrekend faxnummer of een indeling van een faxnummer die niet wordt ondersteund. Problemen zoals een onjuist faxnummer worden niet gesignaleerd als het nummer in de juiste indeling is. Als er een onjuist faxnummer wordt gebruikt, wordt er wel een niet-afleveringsbericht naar de CallPilot-postbus verzonden door de CallPilot-server. Wanneer u op OK klikt, wordt het batchproces beëindigd en worden er geen faxen verzonden. U moet de faxnummers corrigeren en de taak opnieuw verzenden. Als alle faxberichten en nummers in orde zijn, wordt een dialoogvenster weergegeven terwijl de faxberichten naar de CallPilot-server worden verzonden. In het dialoogvenster Status Avaya-faxbatch wordt de status van de batchtaak aangegeven. Als u in dit dialoogvenster op Annuleren klikt voordat de taak is voltooid, wordt een ander dialoogvenster weergegeven, waarin u wordt gevraagd om de annulering te bevestigen. Als u Ja selecteert, worden alle tijdelijke bestanden verwijderd en wordt het proces beëindigd. Alle faxberichten die al naar de CallPilot-server zijn overgebracht, worden echter wel verzonden. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

24 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken Als er tijdens het overbrengen van het faxbericht een probleem optreedt, wordt er een dialoogvenster weergegeven dat op het onderstaande voorbeeld lijkt: Als u Ja selecteert, wordt geprobeerd het faxbericht nogmaals naar de server te verzenden. Als u Nee selecteert, wordt het huidige faxbericht overgeslagen en wordt verdergegaan met het volgende faxbericht in de lijst. Het overgeslagen faxbericht wordt niet verzonden. Als u Annuleren selecteert, wordt een ander dialoogvenster weergegeven, waarin u wordt gevraagd om de annulering te bevestigen. Als u Ja kiest, worden alle tijdelijke bestanden verwijderd en wordt het proces beëindigd. Alle faxberichten die al naar de CallPilot-server zijn overgebracht, worden verzonden. Als u Nee kiest, wordt het voorgaande foutbericht opnieuw weergegeven, zodat u een andere keuze kunt maken. Nadat alle faxberichten naar de server zijn verzonden, wordt een bevestigingsdialoogvenster weergegeven. Faxvoorbladen gebruiken U kunt een voorblad toevoegen aan uw faxberichten. De serverbeheerder ontwerpt en beheert deze voorbladen doorgaans, maar u kunt de gewenste stijl van een voorblad kiezen (als er meerdere beschikbaar zijn). Voorbladen die met deze hulpprogramma's zijn gemaakt, bevatten de volgende informatie: Informatie afzender: Informatie geadresseerde: Titel Naam Afdeling Bedrijf Telefoonnumme r Faxnummer Titel Naam Afdeling Bedrijf Telefoonnumme r Faxnummer Aantal pagina's Datum en tijd verzonden Een memogedeelte van het faxvoorblad 24 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

25 Avaya-faxvoorblad Avaya-faxvoorblad U kunt een faxvoorblad kiezen in het dialoogvenster Fax opstellen wanneer u het Avyafaxprinterstuurprogramma gebruikt om een fax te maken (voor stapsgewijze procedures raadpleegt u Een faxbericht maken en opslaan op pagina 15). Als u besluit om het faxbericht te verzenden naar een specifieke bestemming (bijvoorbeeld een faxapparaat), kunt u een voorblad selecteren in de lijst Faxvoorblad gebruiken. Vervolgens kunt u de inhoud van het voorblad wijzigen (zie het volgende gedeelte). Als u geen voorblad wilt gebruiken, selecteert u Geen voorblad in de lijst. Voorbladen wijzigen en weergeven U kunt een voorbeeld van het huidige voorblad weergeven en de inhoud ervan wijzigen door op de knop Wijzigen te klikken in het venster Avaya-faxprinterstuurprogramma. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

26 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken Klik op Voorbeeld om de huidige versie van het voorblad weer te geven. U kunt de velden van het voorblad wijzigen, maar het tekstvak Fax kan niet worden aangepast. In het tekstvak Fax worden adresgegevens ingevuld uit het venster voor het faxstuurprogramma. Het gedeelte Memo wordt voorzien van gegevens uit het venster Faxvoorblad wijzigen. Opmerking: Het tekstvak Memo kan maximaal 2500 tekens bevatten. De overige tekstvakken op de voorbladpagina kunnen maximaal 30 tekens bevatten. 26 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

27 Berichten adresseren Berichten adresseren Een bericht adresseren vanuit het adresboek U kunt een CallPilot-bericht adresseren vanuit het CallPilot-adresboek op de server of vanuit het adresboek op de computer of de server. Adresseer CallPilot-berichten op dezelfde manier als berichten. Het CallPilot-adresboek op de server wordt door uw organisatie onderhouden en bevat de adressen van de CallPilot-gebruikers en de distributielijsten die u mag gebruiken. Deze lijst kunt u niet bewerken. Als u een persoonlijk adresboek met adressen hebt, kunt u CallPilot-adressen aan deze lijst toevoegen. CallPilot-adressen aan uw persoonlijke adresboek toevoegen. Als u een persoonlijk adresboek op de computer hebt, kunt u CallPilot-adressen en distributielijsten toevoegen. Voeg CallPilot-adressen op dezelfde manier toe als e- mailadressen. Als u een onderscheid wilt maken tussen CallPilot- en adressen, zet u CallPilot achter de naam van de geadresseerde. Een bericht met de hand adresseren U kunt rechtstreeks een adres typen in het tekstvak Aan van een nieuw bericht. Als u daarvoor kiest, moet u zich houden aan de volgende richtlijnen voor de notatie. Vereiste notatie voor een CallPilot- adres XXXXYYYY@ZZZZ Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

28 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken XXXX YYYY ZZZZ = VPIM-netwerksnelkoppeling CallPilot-postbusnummer CallPilot-server FQDN (server en domein) Voorbeeld Voorbeeld van een handmatig ingevoerd CallPilot-adres Stel bijvoorbeeld dat de CallPilot-server na12345 in het domein us.avaya.com met VPIMnetwerksnelkoppeling de postbus 1212 bevat. Het CallPilot-adres voor die postbus is in dat geval: [ @na12345.us.avaya.com] Het doorsturen van berichten instellen U kunt uw CallPilot-berichten doorsturen naar een andere CallPilot-postbus of naar een extern adres. Als u dat wilt doen, moet u een regel voor het doorsturen van berichten maken en inschakelen. Een dergelijke regel bestaat uit een verzameling criteria die aangeven welke berichten worden doorgestuurd en waarheen. U of uw CallPilot-beheerder kan een regel voor het doorsturen van berichten maken. Als u zelf een dergelijke regel wilt maken, moet u My CallPilot gebruiken. U kunt de regel evenwel inen uitschakelen via My CallPilot of de telefoon (optie 8-5-1). Voor informatie over het configureren en inschakelen van een regel voor het doorsturen van berichten raadpleegt u de Gebruikershandleiding Desktop Messaging voor My CallPilot (NN ). IMAP-clients U hebt toegang tot uw IMAP-client vanaf een Windows-, Macintosh- of Linux-computer. U kunt rechtstreeks CallPilot-berichten openen door verbinding te maken met een CallPilot-server of een server van een andere producent. Gebruikers van Windows en Macintosh kunnen de CallPilot-speler installeren en hun berichten in de indeling VBK ontvangen. Doorgestuurde CallPilot-berichten worden weergegeven in het standaard- formulier voor de e- mailclient en worden voorzien van de standaardpictogrammen voor Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

29 Gebruik van het pictogram voor nieuwe berichten Gebruik van het pictogram voor nieuwe berichten Desktop Messaging beschikt over een pictogram voor nieuwe berichten (MWI). Dit heeft het uiterlijk van een telefoonhoorn en wordt weergegeven in de rechteronderhoek van het scherm, op de taakbalk of in het systeemvak van Windows. Het pictogram voor nieuwe berichten geeft aan of u nieuwe berichten hebt en biedt u snel toegang tot uw Postvak In. Een rood pictogram van een telefoonhoorn geeft aan dat u nieuwe berichten hebt: De weergave van het pictogram voor nieuwe berichten verandert als volgt om u aanvullende informatie te bieden over de verbinding met de server: Opmerking: Wanneer u twee geografisch redundante servers gebruikt, kunt u serverinformatie weergeven door uw muis boven het pictogram voor nieuwe berichten te houden. Zo weet u of u bent verbonden met de hoofdserver of met de andere server. U ziet hier ook het IPadres van de huidige server. Het pictogram voor nieuwe berichten configureren Met het dialoogvenster Configuratie CallPilot MWI kunt u: het pictogram voor nieuwe berichten weergeven of verbergen; de popupballon met tekst in- of uitschakelen; instellen hoe lang de tekstballon op het scherm blijft staan. 1. Klik op de taakbalk van Windows met de rechtermuisknop op het pictogram voor nieuwe berichten. 2. Klik op Configuratie CallPilot MWI. Het dialoogvenster Configuratie CallPilot MWI wordt weergegeven: Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

30 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken Opmerking: De eerste vier vakken (Server, Andere server, VPIM-netwerksnelkoppeling en Postbus) zijn alleen ter informatie en worden grijs weergegeven. Als u de gegevens in deze vakken wilt wijzigen, moet u naar deze gegevens gaan op het tabblad Algemeen dat u opent via Extra > CallPilot Desktop Messaging > Configuratie. Opmerking: De groene cirkel met een vinkje verwijst naar de momenteel actieve server. Als geen van de twee servers beschikbaar is, wordt naast beide servers een min- 30 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

31 Het pictogram voor nieuwe berichten gebruiken teken weergegeven. De client herstelt de verbinding met de desbetreffende server automatisch zodra een netwerkverbinding tot stand is gebracht. Opmerking: Als een andere server wordt geconfigureerd terwijl u bent aangemeld bij CallPilot, wordt informatie over deze andere server pas zichtbaar als u zich af- en daarna weer aanmeldt. 3. Als u My CallPilot wilt openen en het laatste bericht wilt afspelen door te dubbelklikken op het pictogram, moet u controleren of het vak URL My CallPilot de juiste URL bevat. Dit werkt alleen als u bent verbonden met een server met CallPilot 5.0 of hoger. Vraag uw CallPilot-beheerder om de juiste URL. Doorgaans wordt de URL weergegeven in een van de volgende indelingen: Als u het pictogram voor nieuwe berichten wilt weergeven of verbergen, schakelt u het selectievakje MWI-pictogram op taakbalk weergeven in of uit. Opmerking: Als u het pictogram hebt verborgen maar het later opnieuw wilt weergeven, klikt u op het bureaublad van Windows op Start en kiest u Programma's > Avaya > CallPilot MWI-pictogram. Het pictogram verschijnt opnieuw op de taakbalk. 5. Als u de tekstballon wilt in- of uitschakelen, schakelt u het selectievakje Popupvenster weergeven voor x seconden in of uit. U kunt instellen hoeveel seconden de tekstballon wordt weergegeven op het scherm. 6. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. Het pictogram voor nieuwe berichten gebruiken Hier volgen enige tips voor het gebruik van het pictogram voor nieuwe berichten: Als u het postbusnummer, het adres van de server en het aantal nieuwe berichten in het Postvak In wilt weergeven, houdt u de aanwijzer boven het pictogram. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram om een menu weer te geven met opties voor de volgende bewerkingen: - My CallPilot openen (als er een URL voor My CallPilot is gedefinieerd in uw configuratie-instellingen voor het pictogram voor nieuwe berichten); - het pictogram voor nieuwe berichten configureren; - u aan- of afmelden bij uw CallPilot-postbus; Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

32 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken - het pictogram voor nieuwe berichten sluiten zodat het niet meer wordt weergegeven. Als u uw laatste CallPilot-bericht wilt openen in My CallPilot, dubbelklikt u op het pictogram voor nieuwe berichten. Opmerking: Als dat niet werkt, controleert u of het vak URL My CallPilot in het dialoogvenster Configuratie CallPilot MWI de juiste URL bevat. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram voor nieuwe berichten en klik vervolgens op Configuratie CallPilot MWI om het dialoogvenster te openen. Opmerking: Als u Internet Explorer 6 gebruikt, kan er elke keer een nieuwe browsersessie worden gestart wanneer u op het pictogram voor nieuwe berichten klikt om een nieuw bericht te lezen. U kunt deze instelling als volgt wijzigen: klik op Internetopties in het menu Extra van Internet Explorer. Klik op het tabblad Geavanceerd en controleer vervolgens of de optie Vensters opnieuw gebruiken bij het activeren van snelkoppelingen is geselecteerd onder Bladeropties. De instellingen van de postbus wijzigen Opmerking: U kunt een vergeten wachtwoord voor uw postbus wijzigen via of een geheime vraag. Vraag uw beheerder welke koppeling u moet gebruiken. Zie Service voor wachtwoord wijzigen op pagina 34. De beheerder voert de standaardtoegangsinformatie van CallPilot voor u in. Indien nodig kunt u deze instellingen wijzigen. De toegangsinstellingen van CallPilot weergeven of wijzigen 1. Open de CallPilot-speler: klik in het menu Start van Windows op Programma's > Avaya > CallPilot Desktop Messaging > Audiospeler. 2. Klik in de CallPilot-speler op Beeld > Configuratie. 3. Klik op het tabblad Algemeen om uw huidige toegangsinstellingen weer te geven. 32 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

33 Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen 4. Breng zo nodig wijzigingen aan. Klik op de knop Help voor informatie over de velden op dit tabblad. Opmerking: Als u de IMAP-poort wilt wijzigen of SSL wilt opgeven, klikt u op Geavanceerd. 5. Wanneer u klaar bent, klikt u op OK. Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen Uw CallPilot-wachtwoord is het wachtwoord dat u ook gebruikt via de telefoon. 1. Herhaal stap 1 tot met 3 in de voorgaande procedure om het tabblad Algemeen te openen. 2. Klik op Wachtwoord wijzigen. 3. Typ het huidige wachtwoord in het vak Oud wachtwoord. 4. Typ het nieuwe wachtwoord in het vak Nieuw wachtwoord. 5. Typ het nieuwe wachtwoord nogmaals in het vak Opnieuw typen. 6. Klik op OK om de wijziging op te slaan. 7. Klik op OK om de algemene instellingen af te sluiten. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

34 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken Service voor wachtwoord wijzigen Met de service voor wachtwoord wijzigen kunt u uw wachtwoord wijzigen of vergeten wachtwoorden wijzigen. Verbinding maken met de webpagina van de service voor wachtwoord wijzigen 1. Ga naar de startpagina van de service voor wachtwoord wijzigen met behulp van de koppeling die u van uw beheerder hebt ontvangen. 2. Selecteer de naam van een CallPilot-server in de weergegeven lijst en voer uw postbusnummer in. 3. Klik op Volgende. De startpagina van de service voor wachtwoord wijzigen wordt weergegeven. Instellingen wijzigen in de service voor wachtwoord wijzigen 1. Selecteer Modify Password Settings (Instellingen voor wachtwoord wijzigen) op de pagina Password Change Service (Service voor wachtwoord wijzigen). De aanmeldingspagina van de service voor wachtwoord wijzigen wordt weergegeven. 2. Voer het wachtwoord van uw postbus in en klik op Login (Aanmelden). De pagina van de service voor wachtwoord wijzigen wordt weergegeven. Vanaf deze pagina kunt u de volgende handelingen uitvoeren: Veld Wachtwoord wijzigen Vragen en antwoorden Omschrijving Gebruik dit gedeelte om uw wachtwoord direct te wijzigen. Zie Een wachtwoord wijzigen op pagina 35. Voer het adres in dat de service voor wachtwoord wijzigen moet gebruiken wanneer een bericht voor het wijzigen van een wachtwoord aan u wordt gestuurd. Klik op Save settings ( instellingen opslaan) om uw e- mailadres op te slaan. Voer uw geheime vragen en bijbehorende antwoorden in. Deze vragen moet u beantwoorden wanneer u uw wachtwoord wijzigt met de functie Secret Question (Geheime vraag). Klik op Save Q & A Settings (Instellingen voor V & A opslaan) om uw vragen en antwoorden op te slaan. 34 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

35 De geluidsinstellingen wijzigen Een wachtwoord wijzigen 1. Voer op de pagina Password Change Service (Service voor wachtwoord wijzigen) een nieuw wachtwoord in en bevestig het nieuwe wachtwoord. 2. Klik op Wachtwoord wijzigen. Een wachtwoord wijzigen per Deze procedure is alleen beschikbaar als de functie Change Password Via (Wachtwoord wijzigen via ) is ingeschakeld door uw beheerder. Gebruik deze procedure als u uw wachtwoord bent vergeten. 1. Ga naar de startpagina van de service voor wachtwoord wijzigen. 2. Klik op Change Password Via (Wachtwoord wijzigen via ). Er verschijnt een bericht dat er een naar het door u opgegeven adres is verstuurd. De koppeling in dit bericht blijft een uur geldig. 3. Klik op Close (Sluiten). 4. Klik wanneer u het bericht ontvangt op de koppeling in de berichttekst. De pagina Mailbox Password Change (Wachtwoord postbus wijzigen) wordt geopend. 5. Vul de velden New Password (Nieuw wachtwoord) en Confirm New Password (Nieuw wachtwoord bevestigen) in. 6. Klik op Save (Opslaan). Uw wachtwoord is gewijzigd. Een wachtwoord wijzigen via een geheime vraag Deze procedure is alleen beschikbaar als de functie Change Password Via Secret Questions (Wachtwoord wijzigen via geheime vraag) is ingeschakeld door uw beheerder. Gebruik deze procedure als u uw wachtwoord bent vergeten. 1. Ga naar de startpagina van de service voor wachtwoord wijzigen. 2. Klik op Change Password Via Secret Questions (Wachtwoord wijzigen via geheime vraag). Er wordt een pagina weergeven met de vragen die u eerder hebt gedefinieerd. 3. Beantwoord beide vragen en vul de velden New Password (Nieuw wachtwoord) en Confirm New Password (Nieuw wachtwoord bevestigen) in. 4. Klik op Save (Opslaan). Als beide antwoorden correct zijn, verschijn er een popupbericht dat uw wachtwoord is gewijzigd. De geluidsinstellingen wijzigen U kunt de telefoon of de computer selecteren voor het afspelen en opnemen van berichten en u kunt de volume-instellingen aanpassen. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

36 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken Het geluidsapparaat en het volume wijzigen U kunt de spraakberichten door de telefoon of door de computer laten afspelen. 1. Open de CallPilot-speler: klik in het menu Start van Windows op Programma's > Avaya > CallPilot Desktop Messaging > Audiospeler. 2. Klik in de CallPilot-speler op Beeld > Configuratie. 3. Klik op het tabblad Audio om de huidige geluidsinstellingen weer te geven. 4. Klik in het gedeelte Apparaat op Telefoon als u spraakberichten via de telefoon wilt afspelen en opnemen. Controleer of het telefoonnummer juist is. U kunt ook op Computer klikken als u spraakberichten via de luidsprekers en de microfoon van de computer wilt afspelen en opnemen. Opmerking: Op de CallPilot-speler kunt u tevens het geluidsapparaat wijzigen. 5. Schakel in het gedeelte Volume de twee selectievakjes Volume in als u de volumeinstellingen van CallPilot wilt afstemmen op het volume van de luidspreker en de microfoon van de computer. 6. Als u een herinnering wilt ontvangen om de instellingen te controleren voordat er spraakberichten worden afgespeeld of opgenomen, schakelt u het selectievakje Instellingen bevestigen voor afspelen in. 36 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010

37 My CallPilot gebruiken Opmerking: De optie Bestand ophalen voor het afspelen heeft geen invloed in Desktop Messaging voor Internet-clients omdat alle berichten automatisch worden gedownload voordat deze worden afgespeeld. 7. Klik op OK. My CallPilot gebruiken Als de webbronnen van My CallPilot beschikbaar zijn voor uw postbus, ontvangt u de URL van de beheerder. Zie de Gebruikershandleiding Desktop Messaging voor My CallPilot (NN ) voor meer informatie over My CallPilot. De functie-instellingen van CallPilot weergeven of wijzigen 1. Klik in My CallPilot op het tabblad Functies van CallPilot. 2. Selecteer een functie en wijzig de instellingen naar wens. De wijzigingen die u aanbrengt in een functie, treden direct in werking wanneer u CallPilot via de computer of de telefoon gebruikt. Gebruikersinformatie weergeven Klik in My CallPilot op het tabblad Nuttige informatie als u online gebruikersinformatie wilt bekijken die bij uw postbus hoort. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November

38 CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients gebruiken 38 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Desktop Messaging voor Internet-clients November 2010