CallPilot. Release 2.0. Desktop Messaging Gebruikershandleiding voor Internet-clients

Transcriptie

1 TM CallPilot. Release 2.0 Desktop Messaging Gebruikershandleiding voor Internet-clients

2 Updates voor de Desktop Messaging gebruikershandleidingen Business Communications Manager en CallPilot 100/150 Internetclients Pagina 3 De afzender van een bericht bellen Het bellen van de afzender van een bericht wordt niet ondersteund. Pagina 4 Over deze handleiding Hier volgt een lijst met internetmailclients die worden ondersteund: Microsoft Outlook 98 (Corporate Mode) Microsoft Outlook 2000 Microsoft Outlook 2002 (XP) Lotus Notes - 4.6x Lotus Notes - 5.x Lotus Notes - 6.x GroupWise - 6.x Unified Messaging in de Business Communications Manager ondersteunt ook: Microsoft Outlook Express - 5.x Microsoft Outlook Express - 6.x Microsoft Outlook 98 (Internet Mail Mode) Microsoft Outlook 2000 (Internet Mail Mode) Microsoft Outlook 2002 (XP) (Internet Mail Mode) Netscape Messenger (Netscape Communicator) - 4.7x Netscape Messenger (Netscape Communicator) - 6.2x Netscape Messenger (Netscape Communicator) - 7.0x Qualcomm Eudora Pro - 5.x Pagina 3 Open de webtoepassing My CallPilot om gebruikersinformatie te bekijken en de instellingen van de functie te wijzigen My CallPilot wordt niet ondersteund. Pagina 6 CallPilot-player De knop Call the sender (De afzender bellen) is niet beschikbaar. Pagina 10 Een verbinding met My CallPilot tot stand brengen U kunt geen verbinding met My CallPilot tot stand brengen. Pagina 11 Berichten adresseren Wanneer u berichten vanaf internetmailclients adresseert, wordt de geopende VPIM-berichtindeling die wordt beschreven in de on line help niet ondersteund. Als u berichten adresseert aan externe sites, gebruikt u de volgende indeling: <Extern SMTP/VPIM-voorvoegsel><externe postbus>@localcallpilotserver Bijvoorbeeld: @CallPilot.MyOrg.com Hierbij is het VPIM-voorvoegsel van de externe site, 7171 de postbus op de externe site en CallPilot.MyOrg.com de FQDN van de lokale CallPilot.

3 Desktop Messaging-berichten doorsturen Gebruik niet het snelmenu (met de rechtermuisknop) om een bericht van Desktop Messaging door te sturen. Als u een bericht wilt doorsturen, kunt u het volgende doen: open het bericht en stuur het door via het CallPilot-venster; of (voor Outlook) selecteer het bericht in het Postvak IN van Outlook en stuur het door via de werkbalk van Outlook. Faxberichten bekijken Imaging for Windows, dat kan worden gebruikt voor het bekijken van faxberichten, wordt standaard geïnstalleerd bij de besturingssystemen Windows 95B, Windows 98, Windows NT en Windows Windows XP bevat geen Imaging for Windows, tenzij u dit heeft geïnstalleerd. Vraag de systeembeheerder of Imaging for Windows op uw systeem is geïnstalleerd. Als u met Windows XP werkt en Imaging for Windows niet op uw systeem is geïnstalleerd, kunt u faxberichten bekijken in de standaardviewer voor faxberichten van Windows XP door te dubbelklikken op het faxbericht. Met het stuurprogramma voor faxberichten kunt u één faxafbeelding tegelijk maken. Outlook, Lotus Notes, Groupwise Pagina 3 De afzender van een bericht bellen Het bellen van de afzender van een bericht wordt niet ondersteund. Pagina 3 Open de webtoepassing My CallPilot om gebruikersinformatie te bekijken en de instellingen van de functie te wijzigen My CallPilot wordt niet ondersteund. Pagina 6 CallPilot-player De knop Call the sender (De afzender bellen) is niet beschikbaar. Pagina 10 Fax- en tekstberichten opstellen In het dialoogvenster Fax samenstellen kunt u het veld Onderwerp gebruiken om extra informatie, bijvoorbeeld de naam van de ontvanger, toe te voegen aan het faxvoorblad wanneer u een fax rechtstreeks naar een faxapparaat verzendt. De maximumlengte voor het veld Onderwerp is 80 tekens. Pagina 11 De afzender van een bericht bellen Het bellen van de afzender van een bericht wordt niet ondersteund. Pagina 12 Berichtopties instellen Afleveringsbevestiging wordt niet ondersteund. Pagina 14 Persoonlijke distributielijsten Groepslijsten zijn het equivalent van persoonlijke distributielijsten. Groepslijsten kunnen uitsluitend door de systeembeheerder worden gemaakt. Groepslijsten worden in het serveradresboek weergegeven met de letters 'GL' naast de naam van de groepslijst en kunnen niet vanaf het telefoontoestel worden gemaakt. Pagina 19 Een verbinding met My CallPilot tot stand brengen U kunt geen verbinding met My CallPilot tot stand brengen NORTEL Gedrukt in Canada

4 Inhoudsopgave Welkom bij CallPilot Aan de slag Aanmelden bij CallPilot Werken met CallPilot-berichten Spraakberichten afspelen Faxberichten weergeven Spraakberichten opstellen Fax- en tekstberichten opstellen Berichten adresseren De instellingen van de postbus wijzigen De geluidsinstellingen wijzigen My CallPilot gebruiken Documentinformatie

5 Welkom bij CallPilot CallPilot van Nortel Networks is een geavanceerd communicatiesysteem voor bedrijven dat u ongekende flexibiliteit voor het beheer van berichten biedt. U kunt op uw telefoon of op uw computer met CallPilot werken. U hebt met Desktop Messaging toegang tot uw CallPilot-postbus via uw Internet- . Hier volgen een aantal voorbeelden van de manieren waarop u CallPilot met uw kunt gebruiken: Naar spraakberichten luisteren. Faxberichten weergeven en afdrukken. Spraakberichten opnemen en verzenden. Faxberichten maken en verzenden. Spraak- en faxberichten doorsturen en beantwoorden. De afzender van een spraakbericht bellen. My CallPilot op het Internet openen om gebruikersinformatie weer te geven en de functie-instellingen te wijzigen. Sommige functies die in deze handleiding worden besproken, zijn mogelijk niet beschikbaar voor uw CallPilot-postbus. Raadpleeg voor meer informatie het onderwerp Beschikbare functies in de on line Help van de CallPilot-speler of vraag de beheerder. 3

6 Aan de slag Over deze handleiding In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u CallPilot met uw Internet- programma gebruikt. De aanwijzingen en afbeeldingen in deze handleiding bieden u algemene informatie over het gebruik van CallPilot in combinatie met uw . De specifieke gegevens verschillen mogelijk per toepassing. Voor meer hulp bij CallPilot raadpleegt u de on line Help van de CallPilot-speler. Wat u nodig hebt Voordat u met CallPilot begint, zal de beheerder ervoor zorgen dat uw account op correcte wijze voor CallPilot is geconfigureerd. Op uw computer dienen de volgende onderdelen te worden geïnstalleerd: CallPilot-speler voor het afspelen en opnemen van spraakberichten Microsoft Imaging for Windows of andere imaging-software voor het weergeven van faxen Nortel-faxstuurprogramma voor het maken van faxen Outlook Express 5.x en 6.x, Outlook 98 en 2000 SR2 (in Internet Mail-modus), Microsoft Outlook 2002 SR1 (voor IMAP-accounts), Netscape Messenger 6.2 en later of Qualcomm Eudora Pro 5.x Windows 95 B, Windows 98 SE, Windows 2000 Professional, Windows XP of Windows NT4 SP6a Beeldscherm met 256 kleuren, 800 x 600 dpi 15 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor het installeren van de software Geluidskaart en luidsprekers voor het afspelen van spraakberichten op de computer Een op de computer aangesloten microfoon of een telefoon naast de computer voor het opnemen van spraakberichten Een LAN-verbinding (Ethernet) naar de CallPilot-server ISDN-, ADSL- of inbelmodemverbinding voor toegang tot de CallPilot-berichten Internet Explorer 5.x en 6.x of Netscape 6.2x en hoger voor toegang tot My CallPilot 4

7 Aanmelden bij CallPilot Wanneer u zich aanmeldt bij uw , kunt u zich tegelijkertijd aanmelden bij CallPilot. Opmerking: als het selectievakje Wachtwoord onthouden beschikbaar is, schakelt u het selectievakje uit op een computer die gemeenschappelijk wordt gebruikt. Het wachtwoord wijzigen wanneer u zich voor het eerst aanmeldt Afmelden 1 Open uw Internet- . U ziet een dialoogvenster van CallPilot voor aanmelding en wachtwoord dat op het voorbeeld lijkt. 2 Typ indien nodig uw gebruikersnaam en postbusnummer. 3 Typ het wachtwoord voor CallPilot in het vak Wachtwoord. 4 Klik op OK. De beheerder geeft u een wachtwoord en vertelt u dat u het wachtwoord moet wijzigen wanneer u zich voor het eerst aanmeldt bij uw Internet- . Hiertoe meldt u zich aan bij CallPilot via de telefoon of meldt u zich aan bij My CallPilot op de computer. Nadat u voor het eerst bent aangemeld, kunt u het wachtwoord wijzigen in de CallPilotspeler. Zie Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen op pagina 12. Wanneer u de toepassing afsluit, wordt u automatisch bij CallPilot afgemeld. Aanmelden op afstand U kunt u bij uw postbus aanmelden vanaf een computer die op dezelfde wijze als uw computer op kantoor met CallPilot is geconfigureerd. U kunt bijvoorbeeld een computer instellen voor een gastaccount of uw computer thuis instellen met een inbelverbinding. 5

8 Werken met CallPilot-berichten Wanneer u uw opent en CallPilot is geïnstalleerd, verschijnen uw CallPilotberichten in het Postvak In. U kunt CallPilot-berichten openen, verplaatsen, kopiëren, doorsturen en beantwoorden, en net als uw berichten nieuwe CallPilot-berichten opstellen. Uw CallPilot-berichten Een bericht openen Als u een CallPilot-bericht wilt openen, dubbelklikt u op een willekeurige plaats in de berichtregel en dubbelklikt u vervolgens op het spraak- of faxpictogram om de bijlage te openen. Zie Spraakberichten afspelen op pagina 7 en Faxberichten weergeven op pagina 8. Een bericht verwijderen Verwijder CallPilot-berichten op dezelfde manier als berichten. U kunt een CallPilot-bericht verwijderen uit het Postvak In of in een geopend bericht. 6

9 Spraakberichten afspelen De telefoon of computer selecteren voor het afspelen van spraakberichten U kunt kiezen of u de spraakberichten door de telefoon of door de computer wilt laten afspelen. Als u de instelling wilt wijzigen of het telefoonnummer dat door CallPilot wordt gebeld wilt wijzigen, raadpleegt u De geluidsinstellingen wijzigen op pagina 13. U kunt tevens klikken op het pictogram Telefoon of Computer op de CallPilot-speler om de instelling te wijzigen. Een spraakbericht afspelen 1 Dubbelklik op het bericht in het Postvak In en dubbelklik vervolgens op het spraakpictogram in het geopende bericht. De CallPilot-speler verschijnt. 2 Luister naar het bericht en gebruik de knoppen op de CallPilot-speler om het bericht af te spelen, te stoppen en opnieuw af te spelen, en om voor- en achteruit te gaan. U kunt het volume en de snelheid wijzigen als u de computer voor het afspelen van het bericht gebruikt. U kunt de afzender bellen met uw telefoon. 3 U kunt het bericht, net als een , afdrukken, verwijderen, opslaan, doorsturen en beantwoorden. 4 Wanneer u klaar bent, legt u de hoorn op de haak als u de telefoon gebruikt, sluit u de CallPilot-speler en sluit u het geopende bericht. Bericht sluiten Afspelen/ Opnieuw afspelen Speler sluiten Stoppen Berichten via de telefoon afspelen Berichten via de computer afspelen Volume aanpassen Naar het begin/terug Naar het einde/vooruit Snelheid aanpassen Status Verbinding verbreken Afzender bellen Een spraakbericht opslaan als bestand voor later gebruik 1 Klik in een geopend bericht met de rechtermuisknop op een spraakpictogram en klik vervolgens op Opslaan als. 2 Typ in het vak Bestandsnaam de naam voor het bestand, selecteer de map waarin u het bestand wilt bewaren en klik vervolgens op Opslaan. 7

10 Faxberichten weergeven Als u faxen op de computer wilt weergeven, dient Imaging for Windows of andere imaging-software op de computer te zijn geïnstalleerd. Bovendien moet de beheerder van CallPilot de faxfunctie voor uw postbus inschakelen. Een faxbericht weergeven 1 Dubbelklik op het faxbericht in het Postvak In en dubbelklik vervolgens op het faxpictogram. 2 Wanneer u de fax weergeeft, kunt u de afbeelding vergroten of verkleinen, draaien of verplaatsen, afdrukken, verwijderen, opslaan, doorsturen en beantwoorden. 3 Wanneer u klaar bent, sluit u het bericht. Deel van afbeelding selecteren Afbeelding slepen/ schuiven Paginaweergaven wijzigen Naar de volgende of de vorige pagina gaan Linksom draaien Rechtsom draaien Inzoomen Uitzoomen Opmerking: als u een andere viewer dan Microsoft Imaging for Windows als uw standaardviewer gebruikt, ziet het faxbericht er mogelijk anders uit dan dit bericht en kunt u sommige functies die hier zijn aangegeven, zoals Inzoomen en Uitzoomen, misschien niet gebruiken. 8

11 Spraakberichten opstellen Als u een CallPilot-spraakbericht wilt opstellen en verzenden, neemt u een bericht op en slaat u het als een bestand op en voegt u het bestand als bijlage toe aan een nieuw bericht en verzendt u het. U kunt tevens het bestand opslaan en later verzenden. Een spraakbericht opnemen en opslaan als bestand 1 Open de CallPilot-speler en klik op de rode knop Opnemen. 2 Neem uw bericht op. Als u de opname op de computer maakt, spreekt u het bericht in de microfoon in. Klik op Stoppen om de opname te beëindigen. Klik op Afspelen om het bericht te controleren. Als u iets aan de opname wilt toevoegen, klikt u op Opnemen, spreekt u nogmaals en klikt u vervolgens op Stoppen. Als u de opname via de telefoon maakt, neemt u de telefoon op wanneer deze rinkelt. Neem na de toon uw bericht op. Klik op Stoppen om de opname te beëindigen. Klik op Afspelen om het bericht te controleren. Als u iets aan de opname wilt toevoegen of het bericht opnieuw wilt opnemen, zet u de afspeelschuifregelaar in de gewenste stand, klikt u op Opnemen, spreekt u nogmaals en klikt u vervolgens op Stoppen. Leg de hoorn op de haak. 3 Klik in het menu Bestand op Opslaan als... en typ een naam voor het bestand. Sla het als een.vbk-bestand op voor gebruikers van CallPilot of als.wav-bestand voor personen die CallPilot niet gebruiken. Klik op Opslaan. Afspeelschuifregelaar Afspelen Stoppen Opnemen Opnemen via telefoon Opnemen via computer Volume aanpassen Naar het begin/terug Naar het einde/vooruit Snelheid aanpassen Een spraakbericht verzenden 1 Open een nieuw berichtvenster. 2 Voeg een spraakbestand als bijlage toe of typ de tekst. 3 Adresseer en verzend het bericht op dezelfde wijze als een . 9

12 Fax- en tekstberichten opstellen Als u een fax wilt maken, dient voor de CallPilot-postbus de faxfunctie te zijn ingeschakeld en dient op de computer Desktop Messaging te zijn geïnstalleerd. Voor de CallPilot-geadresseerden van de fax moet tevens de faxfunctie zijn ingeschakeld om de fax op hun computers te kunnen weergeven. geadresseerden hebben geen specifieke faxfunctie nodig. Als de geadresseerden hun berichten via hun telefoon raadplegen, kunnen ze alleen de fax weergeven door deze af te drukken. U kunt ook uw fax naar een faxapparaat verzenden. Een faxbericht maken en opslaan 1 Open het document dat u wilt faxen. Dit document moet 21,5 cm breed of smaller zijn. 2 Klik in het menu Bestand op Afdrukken. 3 Selecteer Nortel Fax in de lijst met printers en klik vervolgens op Afdrukken of op OK. 4 Klik in het dialoogvenster Fax opstellen op Opslaan als. 5 Typ een naam voor het bestand en blader naar de map waarin u het wilt opslaan. Sla het bestand als een.tiff-bestand op. Klik op Opslaan. 6 Klik in Fax opstellen op Afsluiten. Bestandsnaam Weergeven voor verzending Verwijderen voor verzending Fax verzenden Volgorde van te faxen bestanden wijzigen Verzenden als bijlage Opslaan en later verzenden Een fax- of tekstbericht verzenden 1 Voeg in een nieuw berichtvenster een faxbestand als bijlage toe of typ de tekst. Faxbestanden moeten de indeling.tiff hebben. 2 Adresseer en verzend het bericht op dezelfde wijze als een . 10

13 Berichten adresseren Een bericht adresseren vanuit het adresboek U kunt een CallPilot-bericht adresseren vanuit het CallPilot-adresboek op de server of vanuit het adresboek op de computer of de server. Adresseer CallPilot-berichten op dezelfde manier als berichten. Het CallPilot-adresboek op de server wordt door uw organisatie onderhouden en bevat de adressen van de CallPilot-gebruikers en de distributielijsten die u mag gebruiken. Deze lijst kunt u niet bewerken. Als u een persoonlijk adresboek met adressen hebt, kunt u CallPilotadressen aan deze lijst toevoegen. CallPilot-adressen aan uw persoonlijk adresboek toevoegen Als u een persoonlijk adresboek op de computer hebt, kunt u CallPilot-adressen en distributielijsten toevoegen. Voeg CallPilot-adressen op dezelfde manier toe als e- mailadressen. Als u onderscheid wilt maken tussen CallPilot- en adressen, zet u CallPilot achter de naam van de geadresseerde. Een bericht met de hand adresseren U kunt rechtstreeks een adres typen in het veld Aan van een nieuw bericht. Raadpleeg de on line Help van de CallPilot-speler voor het maken van adressen in de correcte indeling. 11

14 De instellingen van de postbus wijzigen De toegangsinstellingen van CallPilot weergeven of wijzigen De beheerder voert de standaardtoegangsinformatie van CallPilot voor u in. Indien nodig kunt u deze instellingen wijzigen. Raadpleeg de on line Help van de CallPilotspeler voor een uitgebreide uitleg. 1 Selecteer Beeld > Opties in de CallPilot-speler. 2 Klik op het tabblad Algemeen om uw huidige toegangsinstellingen weer te geven. Schakel het selectievakje Wachtwoord opslaan uit als u een gemeenschappelijke computer gebruikt. 3 Breng indien nodig wijzigingen aan en klik vervolgens op OK. Uw CallPilot-wachtwoord wijzigen Dit is hetzelfde wachtwoord als het wachtwoord dat u voor de telefoon gebruikt. 1 Herhaal de bovenstaande stappen 1 en 2 en klik vervolgens op Wachtwoord wijzigen. 2 Typ het huidige wachtwoord in het vak Oud wachtwoord. 3 Typ het nieuwe wachtwoord in het vak Nieuw wachtwoord. 4 Typ het nieuwe wachtwoord nogmaals in het vak Opnieuw typen. 5 Klik op OK om de wijziging op te slaan. 6 Klik op OK om de algemene instellingen af te sluiten. 12

15 De geluidsinstellingen wijzigen Het geluidsapparaat en het volume wijzigen U kunt de spraakberichten door de telefoon of door de computer laten afspelen. 1 Selecteer Beeld > Opties in de CallPilot-speler. 2 Klik op het tabblad Audio om de huidige geluidsinstellingen weer te geven. 3 Klik onder Apparaat op Telefoon als u de spraakberichten via de telefoon wilt afspelen en opnemen. Controleer of het juiste telefoonnummer verschijnt. Of klik op Computer als u de spraakberichten via de luidsprekers en de microfoon van de computer wilt afspelen en opnemen. 4 Schakel onder Volume de twee selectievakjes Volume en Niveau in als u de volume-instellingen van CallPilot wilt overeenstemmen met de volumes van de luidspreker en de microfoon van de computer. 5 Als u een herinnering wenst voor het controleren van de instellingen voor het afspelen of opnemen van spraakberichten, schakelt u het selectievakje Instellingen bevestigen... in. 6 Klik op OK. 13

16 My CallPilot gebruiken Als de Internet-bronnen van My CallPilot voor uw postbus zijn ingeschakeld, krijgt u de URL van de beheerder. Voor meer informatie over My CallPilot raadpleegt u de My CallPilot User Guide (alleen Engelstalig). De functie-instellingen van CallPilot weergeven of wijzigen 1 Klik in My CallPilot op het tabblad CallPilot Features (CallPilot-functies). 2 Selecteer een functie en wijzig de instellingen naar wens. De wijzigingen die u aanbrengt in een functie, treden direct in werking wanneer u CallPilot via de computer of de telefoon gebruikt. Gebruikersinformatie weergeven Klik in My CallPilot op het tabblad Useful Information (Nuttige informatie) als u on line gebruikersinformatie die bij uw postbus hoort wilt bekijken. 14

17 Documentinformatie CallPilot Desktop Messaging Gebruikershandleiding voor Internet-clients Copyright 2002 Nortel Networks. Alle rechten voorbehouden. De informatie kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Nortel Networks behoudt zich het recht voor het ontwerp of de componenten te wijzigen wanneer de engineering en productie dit toelaten. Deze gebruikershandleiding wordt alleen als software-exemplaar gedistribueerd. Productrelease: 2.0 Documentuitgave: standaard 1.0 Datum: september