Energie Management Programma (EMP) 2011 versie 1. Energiemanagement Programma (EMP)

Transcriptie

1 Energiemanagement Programma (EMP) Naam Functie Paraaf Datum Opgesteld M. Adriaans CO 2 - Coördinator Gecontroleerd J. van den Berg Hoofd Administratie Gecontroleerd A.F. Verhallen Directeur Datum: EMP Ippel 2011 blz 1

2 1. Inleiding Bedrijfsprofiel Ippel Ippel Energie Management Programma Organisatiegrenzen Scope van de energiebronnen Basisjaar Reductiedoelstellingen Energiemanagementsysteem Planning Vaststellen organisatiegrenzen Identificatie en beoordeling van energieaspecten Rapportage evaluatie en actualisatie Participatie Implementatie en uitvoering Middelen, taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid Bewustzijn, training en bekwaamheid Communicatie Documentatie en beheersing van documenten Beheersing van werkzaamheden Controle Monitoring en meting Interne en externe audit Afwijkende, corrigerende en preventieve maatregelen Beheersing van registraties Directiebeoordeling van het energiemanagementsysteem...20 Bijlagen...22 Datum: EMP Ippel 2011 blz 2

3 1. Inleiding Energie Management Programma (EMP) 2011 versie 1 Dit document beschrijft het energie management van Ippel Civiele Betonbouw BV. In dit handboek wordt ingegaan op de verschillende aspecten van het energie managementsysteem. Het is opgezet op basis van de norm NEN-EN uit De CO 2 -emissie-inventarisatie, als onderdeel van energie management, is opgezet conform ISO uit Het energiemanagementprogramma van Ippel Civiele Betonbouw BV maakt onderdeel uit van het kwaliteitshandboek van Ippel Civiele Betonbouw BV. De structuur van het energie managementsysteem is schematisch weergegeven in het onderstaand figuur. Continue verbetering 1. Bepaal beleid 2. Plan 6. Management review 3. implementeer en uitvoer 5. Interne audit 4. Controle, monitor en meting Doelstelling energie management programma Het energiemanagementsysteem stelt de organisatie in staat een systematische benadering van continue verbetering van de energie-efficiency te volgen. Met dit systeem kunnen goede en aantoonbare energieprestaties worden gerealiseerd door de beheersing van emissies als gevolg van activiteiten in overeenstemming met het geformuleerde beleid. Toepassingsgebied Het systeem is van toepassing op Ippel Civiele Betonbouw B.V. Verantwoordelijkheden De directeur van Ippel is de kartrekker bij het implementeren van het energiemanagementsysteem binnen de organisatie en eindverantwoordelijk voor het behalen van de CO 2 -reductie doelstelling. Hij is tevens verantwoordelijk voor het onderhoud en revisie EMP. Datum: EMP Ippel 2011 blz 3

4 2. Bedrijfsprofiel Ippel Directie P&O KAM Bedrijfsbureau Ondersteunende functies PZ Calculatie Project Materieeldienst F&A Werkvoorbereiding Projectleider Beheer en Uitgifte Secretariaat Uitvoerder Inkoop Ippel Civiele Betonbouw bv opereert overal in Nederland met gedegen kwaliteitswerk in de betonbouw. De nadruk ligt op civiele betonbouw met producten als bruggen, viaducten, geluidsschermen, kademuren, gemalen en waterzuiveringsinstallaties. Ook design & construct projecten en projecten met gecombineerde disciplines (wegenbouw, staalbouw, werktuigbouwkundig e.d.) behoren tot het werkpakket. Door de werkwijze en de geleverde kwaliteit geniet de onderneming dan ook het vertrouwen van gerenommeerde opdrachtgevers zoals Rijkswaterstaat, Provincies, waterschappen, gemeenten enz. Relaties die het bovendien op prijs stellen dat de organisatie op basis van haar ervaring en knowhow ieder project grondig analyseert en optimaliseert. Waar mogelijk ontvangt de opdrachtgever innovatieve voorstellen, die niet zelden leiden tot besparingen in tijd en geld. De ISO 9001-, VCA**- en BTR-Railinfra-gecertificeerde organisatie voert projecten uit die in omvang variëren van kleinschalig en middelgroot tot circa tien miljoen euro. Datum: EMP Ippel 2011 blz 4

5 3. Ippel Energie Management Programma Organisatiegrenzen Het energiemanagementsysteem is van toepassing op Ippel Civiele Betonbouw B.V. dat onderdeel is van Janssen de Jong Infrastructuur Nederland B.V., welke direct valt onder Janssen de Jong Groep B.V. Ippel heeft geen deelnemingen in 2009 en Ippel is binnen Janssen de Jong Infrastructuur Nederland B.V. operationeel en financieel zelfstandig. Het managementteam van Ippel (Twan Verhallen/ Ron van Daalen/ Johan van den Berg) houdt zich bezig met zowel het strategisch, tactisch als operationeel management, waarbij Twan Verhallen de eindverantwoording heeft. Wel kent de bevoegdheid van de directeur Verhallen een grens bij het aangaan van projecten boven ,- en uitbesteden van werkzaamheden boven de ,-. De werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit een gehuurd kantoor aan de Ippelseweg 14 te Nieuwendijk. 3.2 Scope van de energiebronnen De scope van de energiebronnen, ofwel de operationele grenzen van het managementsysteem, worden vastgesteld conform ISO De emissiebronnen zijn geïdentificeerd die verband houden met de operationele activiteiten van de organisatie en gecategoriseerd naar scope 1 en scope 2. Dit managementsysteem is opgezet voor het behalen van stap 3 op de ProRail CO 2 - Prestatieladder. Daarom zijn alleen de energieaspecten die vallen binnen scope 1 en 2 conform de Prestatieladder geïdentificeerd en gemeten. Een energieaspect is een onderdeel van een activiteit, product of dienst van een organisatie dat direct of indirect broeikasgassen uitstoot. Broeikasgassen zijn dioxide (CO 2 ), methaan (CH4), di-nitraatoxide (N2O), hydrofluorocarbons (HFCs), perfluorocarbons (PFCs) and sulfur hexafluoride (SF6). Het Greenhouse Gas protocol categoriseert emissiebronnen in scope 1, 2 en 3 zodat deze zijn ingedeeld naar directe en indirecte bronnen en een meer transparante en bruikbaarder rapportage ontstaat. Zie het scopediagram hieronder (bron: ProRail CO 2 -Prestatieladder v1.1). Datum: EMP Ippel 2011 blz 5

6 Scope 1 of directe emissies zijn emissies door de eigen organisatie, zoals emissies door eigen gas gebruik (bijv. gasboilers, warmtekrachtinstallaties en ovens) en emissies door het eigen wagenpark. Scope 2 of indirecte emissies zijn emissies die ontstaan door de opwekking van elektriciteit die de organisatie gebruikt, zoals emissies door centrales die deze elektriciteit leveren. ProRail rekent Business air Travel en Personal Cars for business travel tot scope 2. Zie ook scopediagram hierna. Scope 3 emissies of overige indirecte emissies zijn een gevolg van de activiteiten van het bedrijf (de organisatie) maar komen voort uit bronnen die geen eigendom van het bedrijf zijn noch beheerd worden door het bedrijf. Voorbeelden zijn emissies voortkomende uit de productie van ingekochte materialen, de verwerking van het afval en het gebruik van het door het bedrijf aangeboden/verkochte werk, dienst of levering. 3.3 Basisjaar 2009 In 2009 heeft de eerste inventarisatie van het energieverbruik van Ippel plaatsgevonden voor scope 1 en 2 van de ProRail CO2 Prestatieladder. Voor de kwantificering is gebruik gemaakt van de gegevens van dat jaar. De Carbon Footprint rapportage 2009 is opgenomen als bijlage van dit document. De CO2 emissies in 2009 bedraagt 295 ton. Deze uitstoot werd veroorzaakt door: Directe CO2 emissies SCOPE 1 Ton CO2 Percentage Personen auto's en lichte bedrijfswagens % Zware voertuigen en materieel 45 15% Kantoor, werkplaats aardgas 18 6% Indirecte CO2 emissies SCOPE 2 Kantoor, werkplaats elektriciteit 28 9% Zakelijk verkeer privéauto 24 9% Werken elektriciteit 12 4% Totaal % Datum: EMP Ippel 2011 blz 6

7 Op basis van de inventarisatie is Ippel een kleinbedrijf volgens de definitie van ProRail (zie tabel hieronder voor de criteria). Dit heeft consequenties voor de eisen die gesteld worden om niveau 4 en 5 van de Prestatieladder te behalen. Het betreft in alle gevallen de CO2 uitstoot in scope 1 & 2 conform de definities in paragraaf 2.3 van de CO2-Prestatieladder v1.1. Klein / middelgroot / groot bedrijf* Diensten Klein bedrijf Totale CO2 uitstoot bedraagt maximaal ( ) 500 ton per jaar. Werken / leveringen Totale CO2 uitstoot van kantoren en bedrijfsruimten bedraagt maximaal ( ) 500 ton per jaar, de totale CO2 uitstoot van alle bouw plaatsen en productie- locaties bedraagt max. ( ) ton per jaar. Middelgroot bedrijf Totale CO2 uitstoot bedraagt maximaal ( ) ton per jaar. Totale CO2 uitstoot van kantoren en bedrijfsruimten bedraagt maximaal ( ) ton per jaar, de totale CO2 uitstoot van alle bouwplaatsen en productie- locaties bedraagt maximaal ( ) ton per jaar. Groot bedrijf Totale CO2 uitstoot bedraagt meer dan (>) ton per jaar. Totale CO2 uitstoot van kantoren en bedrijfsruimten bedraagt meer dan (>) 2500 ton per jaar, de totale CO2 uitstoot van alle bouwplaatsen en productie- locaties bedraagt meer dan (>) ton per jaar. Tabel 2: criteria Klein / middelgroot / groot bedrijf ikv CO2 prestatieladder (Bron: CO2-Prestatieladder v1.1) 3.4 Reductiedoelstellingen De besparingsdoelstelling voor energieverbruik cq. de CO 2 -emissie bedraagt 10% voor scope 1 en 40% voor scope 2 in 4 jaar ten opzichte van het basisjaar 2009 (gemiddeld 2,5% resp. 10% per jaar), gerelateerd aan omzet en op basis van vergelijkbare bedrijfsactiviteiten. Afhankelijk van sectorale en maatschappelijke ontwikkelingen kan deze doelstelling worden bijgesteld. Als basis voor het bepalen van reductiedoelstellingen zijn de gewerkte uren genomen. Dit zijn de totaal gewerkte uren van het eigen personeel van zowel de bouwplaatsen als het kantoor, in totaal uren. CO 2-uitstoot 2009 (ton) CO 2-uitstoot 2009 (ton/1000 uren) Reductie doelstelling CO 2-uitstoot 2013 (ton/1000 uren) Scope , % 3,7286 Scope , % 0,6857 Totaal 296 5,2858 4,4143 Tabel 3: CO2-Reductiedoelstellingen Ippel, afkomstig uit Footprint 2009 Om de beoogde reducties te bereiken is een Emissiereductie kansenregister opgesteld en zijn relevante en haalbare maatregelen voor Ippel bepaald. Dit is uitgewerkt in het Plan van Aanpak reductiemaatregelen, welk als bijlage 3 bij dit plan is bijgevoegd. Datum: EMP Ippel 2011 blz 7

8 4. Energiemanagementsysteem IPPEL heeft een doorlopend energiereductie programma opgesteld voor een termijn van 4 jaar vanaf 2010 tot en met Op basis hiervan wordt per jaar een jaarplan opgesteld, geïmplementeerd en gecontroleerd. Jaarlijks worden de prestaties geïnventariseerd, het managementsysteem ge-audit en door het management ge-reviewed. Hierdoor kan met voldoende mate van zekerheid vastgesteld worden dat de uiteindelijke energiemeting overeenkomt met de werkelijkheid. Trends en afwijkingen voortkomend uit de periodieke inventarisatie kunnen worden verklaard. Jaarlijks wordt tevens een inventarisatierapportage opgesteld. Deze heeft betrekking op het gehele energiezorgsysteem en het functioneren daarvan. Uitgaande van een goed functionerend en ongewijzigd inventarisatieproces heeft deze rapportage tot doel de behaalde resultaten te kunnen voorleggen aan het managementteam. Op basis waarvan verdere sturing gegeven kan worden aan het CO2 reductiebeleid. Procedure: P01 - controle energiemanagementsysteem proces 4.1 Planning Vaststellen organisatiegrenzen Het vaststellen van de organisatiegrenzen is uitgevoerd op basis van de operational control methode volgens het GHG-protocol en de laterale methode. Primair betekent dit dat IPPEL heeft gekozen om de grenzen vast te stellen op basis van de financiële/operationele controle. Daarnaast is de laterale methode uitgevoerd om de relevante concernpartijen voor de footprint zichtbaar te maken. Conform de laterale methode zijn de concernleveranciers bepaald op basis van de inkoopomzet van het boekjaar Conform de regels zijn deze concernleveranciers buiten de organisatiegrenzen gelaten. Een hoeveelheid kleine leveranciers met een totale inkoopvolume gelijk aan dat van deze C-leveranciers wordt toegevoegd aan de lijst van A- leveranciers. Bij elke periodieke inventarisatie zal er in de jaarrapportage bekeken worden of er redenen zijn om de grenzen bij te stellen. Conform het GHG-protocol zal dit alleen van toepassing zijn bij acquisities of verkoop van bedrijfsonderdelen. Eén keer per jaar wordt tevens de inkoopomzet vanuit concernleveranciers beoordeeld. Registratie: Overzicht A-leveranciers, jaarlijks op te stellen Datum: EMP Ippel 2011 blz 8

9 4.1.2 Identificatie en beoordeling van energieaspecten Voor niveau 3 van de prestatieladder wordt gekeken naar scope 1 en 2 energieverbruik zoals de CO2-prestatieladder dit voorschrijft. Elk halfjaar worden de volgende stappen doorlopen: a. Meten van het energieverbruik; b. Identificatie van gebieden waar sprake is van significant energieverbruik en waar sprake is van significante veranderingen in het verbruik; c. Raming van het verwachte energieverbruik; d. Identificatie van personen die voor het bedrijf werken en wiens activiteiten kunnen leiden tot significante veranderingen in het energieverbruik; e. Identificatie en prioriteitstelling van kansen voor verbetering van de energieefficiency. De procedures zijn nog niet allemaal vormgegeven ten tijde van de nulmeting. De bepaling van de Carbon Footprint 2009, maar ook voor 2010 zijn echter zorgvuldig uitgevoerd om een zo duidelijk mogelijk beeld te verkrijgen. Vanaf 2011 worden alle energiestromen maandelijks geregistreerd. Ippel registreert periodiek (maandelijks in principe) het energieverbruik conform beschreven procedures. Zo is er tijdig inzicht in de trends per energieaspecten en de effecten van genomen maatregelen. Op basis hiervan kan de directie tijdig aanvullende maatregelen of preventieve en/of corrigerende maatregelen nemen. Voor de carbon footprint van het basisjaar en is op grond van beschikbare data (facturen, meterstanden, en waar nodig inschattingen) bepaald wat de nul situatie is. Zie bijlage B 2.1 voor de carbon footprint basisjaar Deze is inmiddels door DNV geverifieerd en akkoord bevonden. Voor 2010 is de footprint op dezelfde wijze als voor 2009 opgezet en bepaald. Vanaf 2011 is goed CO2 boekhouden een must. Hiervoor zijn door Ippel procedures en bijbehorende overzichten (formats) opgesteld. Het overzicht van procedures voor de registratie van uitstoot is opgenomen in tabel 5. De vastgestelde procedures zijn uitgewerkt en vastgesteld en zijn als bijlage B 5 bij dit EMP opgenomen. Overzicht van procedures voor de registratie van uitstoot. Gasverbruik - Procedure registratie verbruik gas kantoor en werkplaats. Maandelijks zal de meterstand van zowel het kantoor als de werkplaats worden opgenomen en ingevuld in het jaaroverzicht. Aangezien er op de projecten voor verwarming geen gas wordt gebruikt worden deze niet meegenomen. Op basis van de aldus verkregen informatie zal geanalyseerd worden: Waar wordt wat verbruikt? Ten opzicht van eerdere metingen worden afwijkingen gesignaleerd. Deze afwijkingen worden geanalyseerd, is het een koude maand geweest? Datum: EMP Ippel 2011 blz 9

10 Afhankelijk van de analyse worden aanvullende acties/maatregelen getroffen. Werken de genomen maatregelen? Liggen we op schema om de energiebesparingdoelstellingen te halen? Het eerste jaar is dat lastig te zien omdat nog geen historie is opgebouwd. Voor volgende jaren kunnen we de maandstanden van het voorgaande jaar gebruiken om nauwkeuriger te analyseren. Procedure: P03 Registratie verbruik gas kantoor + werkplaats Registratie: F Formulier overzicht meterstanden gas Elektraverbruik - Procedure registratie verbruik Elektra kantoor en werkplaats. Maandelijks zal de meterstand van zowel het kantoor als de werkplaats worden opgenomen en ingevuld in het jaaroverzicht. Op de projecten zijn er 3 mogelijke voorzieningen voor elektra. 1. Aggregaten, dit komt voor bij kortlopende werken of indien erg afgelegen en ver verwijderd van NUTS-voorzieningen. 2. Een ter beschikking gestelde aansluiting op de bouwstroomkast van de hoofdaannemer. 3. Een vaste aansluiting, indien een project langlopend is. Vanwege deze diversiteit hebben we gekozen om deze elektra-verbruiken niet mee te nemen in deze procedure.. Op basis van de aldus verkregen informatie zal geanalyseerd worden: Waar wordt wat verbruikt? Ten opzicht van eerdere metingen worden afwijkingen gesignaleerd. Deze afwijkingen worden geanalyseerd, waardoor is het verbruik hoger dan wel lager dan verwacht? Afhankelijk van de analyse worden aanvullende acties/maatregelen getroffen. Werken de genomen maatregelen? Liggen we op schema om de energiebesparingdoelstellingen te halen? Het eerste jaar is dat lastig te zien omdat nog geen historie is opgebouwd. Voor volgende jaren kunnen we de maandstanden van het voorgaande jaar gebruiken om nauwkeuriger te analyseren. Procedure: P04 Registratie verbruik elektra kantoor + werkplaats Registratie: F Formulier overzicht meterstanden elektra Brandstoffenverbruik wagenpark Procedure registratie brandstofverbruik wagenpark Het brandstofverbruik van de leaseauto s wordt geregistreerd middels de tankpassen. Bij het bedrijf dat de tankpassen beheert is per berijder de km-stand en het brandstofgebruik op te vragen. Datum: EMP Ippel 2011 blz 10

11 Om dit goed te laten werken zijn de volgende acties uitgezet. Aan alle gebruikers van een tankpas is kenbaar gemaakt dat zij bij het tanken de km-stand van de auto moeten invoeren. Ter controle dient elke leaserijder aan het eind van het jaar de km-stand van zijn auto op te geven. Als deze informatie beschikbaar is, wordt deze door de administratie gerapporteerd aan het MT en ook aan de bestuurders om een verder bewustwording te bereiken. Procedure: P05 Inventariseren brandstof leaseauto s Registratie: F Formulier overzicht km + brandstof leaseauto s Brandstoffen zwaar en klein materieel Procedure registraties brandstof verbruik zwaar en klein materieel Zwaar en klein materieel wordt ingezet op diverse werken. Doordat brandstof wordt getankt uit een centrale tank is het niet realistisch alle getankte brandstof per materieelstuk te registreren. Er is daarom voor gekozen om per project de gefactureerde brandstof te registreren. Procedure: P06 Registratie brandstoffen zwaar en klein materieel Registratie: F Formulier overzicht brandstof materieel P-07: Propaangasverbruik Procedure registraties propaangasverbruik Propaangas wordt centraal ingekocht door de materieeldienst. De hoeveelheden worden op basis van de facturen geregistreerd. Procedure: P07 Registratie verbruik elektra kantoor + werkplaats Registratie: F Formulier overzicht facturen gasflessen levering P-08: Zakelijk verkeer privé auto s Procedure registraties zakelijk gereden (gedeclareerde) km. Zakelijk gereden kilometers met priveauto s worden wekelijks opgegeven op de urenstaat. Deze kilometers worden door de administratie verwerkt op het formulier KM-priveauto s. In dit formulier is per auto het CO2 conversie-getal opgenomen, zodat deze uitkomst direct kan worden overgenomen in de jaarlijkse footprint-rapportage. Procedure: P08 Inventariseren zakelijke km privé-auto s Datum: EMP Ippel 2011 blz 11

12 Registratie: F Formulier overzicht gedeclareerde zakelijke km Kansenregister Op basis van de energieregistraties zoals beschreven in de footprint en in dit plan heeft Ippel een emissiereductie kansenregister opgesteld. Deze wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien op basis van prestaties en controle van het energiemanagementsysteem. Zie bijlage B 3.1. Uit dit kansenregister worden uiteindelijk die maatregelen verder uitgewerkt en doorgevoerd die op grond van berekeningen en beoordelingen zullen leiden tot de beoogde reductie. Document: Plan van aanpak CO2-reductiemaatregelen Rapportage evaluatie en actualisatie Op basis van de gegevensinventarisatie worden de jaarlijkse prestaties geanalyseerd en verwerkt in de jaarlijkse Carbon Footprint Report (CFR). Deze jaarlijkse rapportage verschaft het management inzicht in ingezette middelen en het effect daarvan op de prestaties ten einde de meest kosteneffectieve maatregel te realiseren. Document: Carbon Footprint jaarrapportage Wettelijke verplichtingen en andere eisen Met betrekking tot de wet- en regelgeving en sectorgerelateerde richtlijnen op energiegebied wordt tijdens de jaarlijkse beoordeling geëvalueerd of hieraan is voldaan. Zo niet dan worden maatregelen afgesproken om te bewerkstelligen of en hoe hieraan in de toekomst voldaan wordt. Uiteindelijk stelt de directie de definitieve maatregelen vast. Daarna worden op grond van het communicatieplan (bijlage B 6) belanghebbende geïnformeerd over voortgang en prestaties op het gebied van CO2 prestatieladder Participatie De CO2-prestatieladder schrijft voor dat aan minimaal 1 sector- of keteninitiatief op het gebied van CO2-reductie wordt deelgenomen door middel aantoonbare deelname in werkgroepen, het publiek uitdragen van het initiatief en/of het aanleveren van informatie aan het initiatief. Tevens dient hiervoor een specifiek budget te zijn vrijgemaakt. Ippel heeft geen wettelijke verplichtingen waaraan zij moet voldoen en onderschrijft (nog) geen sectorgerelateerde richtlijnen op energiegebied. Wel is IPPEL binnen de branche van civiele betonbouw bij Bouwend Nederland nauw betrokken bij initiatieven op het gebied van actuele zaken voor opdrachtgevers en nemers. In dat kader wordt sinds 2009 al met veel pro-activiteit werk gemaakt van het promoten van duurzaamheid in de betonbouw. Datum: EMP Ippel 2011 blz 12

13 Ippel heeft een inventarisatie gemaakt van de initiatieven in haar sector en keten. Na de brandstof voor personenauto s en lichte bedrijfswagens veroorzaakt de diesel voor materieel de meeste CO2 uitstoot, namelijk 14% in 2009 en 21% in Er lopen momenteel enkele initiatieven welke erop zijn gericht de uitstoot van dieselmotoren te reduceren. Er is door Ippel contact gelegd teneinde aansluiting bij een van deze initiatieven te krijgen. Het managementteam heeft er tevens voor gekozen om zelf een initiatief op te zetten. Er is capaciteit aan uren vrijgemaakt voor de implementatie hiervan. Het betreft het initiatief: Reductie woon- werkverkeer bouwplaatspersoneel De eerste gesprekken met geïnteresseerde bedrijven zijn reeds gevoerd Doelstellingen, taakstellingen programma ( s) met betrekking tot energie Op basis van de identificatie en beoordeling van energieaspecten en de wettelijke verplichtingen en andere eisen die IPPEL onderschrijft worden gedocumenteerde energiedoelstellingen en taakstellingen vastgesteld, geïmplementeerd en onderhouden voor de relevante functies en niveaus binnen de organisatie. Elke vier jaar wordt een Energie Management Programma (EMP) opgesteld met een looptijd van vier jaar. Op basis hiervan wordt elk jaar een jaarplan gemaakt waarin de doelstellingen, verbeteringen en aanpassingen m.b.t. emissiereductie aangegeven staan. Het opstellen van het jaarplan is de verantwoordelijkheid van de directeur. Hij zal dit doen in overleg met het managementteam en de vertegenwoordigers van het overige personeel. Daarna bekrachtigt de directeur dit jaarplan en stelt de middelen voor de uitvoering ter beschikking. Het jaarplan en jaarverslag worden binnen een maand na bekrachtiging van de directie aan het personeel ter inzage gesteld. Document: Energie Management Programma Datum: EMP Ippel 2011 blz 13

14 4.2 Implementatie en uitvoering Middelen, taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid De directeur van IPPEL is aangewezen als directievertegenwoordiger om: - het energiemanagementsysteem in te richten, vast te stellen en te implementeren en te onderhouden conform NEN-EN 16001:2009; - de prestaties van het energiemanagementsysteem te rapporteren aan de directie en aanbevelingen te doen ter verbetering. De directie is verantwoordelijk voor het beschikbaarstellen van middelen voor de inrichting en uitvoering van dit energiemanagementsysteem Bewustzijn, training en bekwaamheid De organisatie bij IPPEL zorgt ervoor dat werknemers zich bewust zijn van het energiebeleid, het actuele EMP, de eisen van het energiemanagementsysteem en van voorgenomen activiteiten voor beheersing van energiegebruik en verbetering van prestaties, hun eigen taken en verantwoordelijkheden de naleving hiervan en de voordelen van energieefficiency. IPPEL heeft voor het vergroten van het bewustzijn van de eigen medewerkers en van personen die voor IPPEL werken een intern communicatieplan opgesteld. Zie voor het communicatieplan paragraaf De werknemers die taken uitvoeren die een significante invloed kunnen hebben op het energieverbruik, moeten bekwaam zijn op basis van geschikte opleiding, training en/of ervaring. IPPEL selecteert en traint haar medewerkers in de optimale uitvoering van hun taken. Van de functies binnen IPPEL zijn functieomschrijvingen opgesteld. Jaarlijks wordt de competentiebehoefte gemeten. Indien additionele trainingen vereist zijn voor het behalen van de energiedoelstellingen van het EMP dan worden deze opgenomen in het kansenregister en eventueel als maatregelen in het EMP. Registratie: Uitgevoerde meetings, trainingen, discussies Communicatie De organisatie moet in het kader van de CO2 prestatie ladder ervoor zorgen dat interne en externe communicatie plaatsvindt over de energieprestaties en het energiemanagementsysteem. De CO2-prestatieladder vereist voor niveau 3 dat de carbon footprint en de kwantitatieve doelstellingen worden gecommuniceerd. Daarbij worden in elk geval het energiebeleid en de reductiedoelstellingen gepresenteerd. Daarnaast komen Datum: EMP Ippel 2011 blz 14

15 mogelijkheden voor individuele bijdragen, informatie betreffende het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf aan de orde. Tevens is werk gemaakt van een intern en extern communicatieplan met vastgelegde taken, verantwoordelijkheden en wijzen van communicatie. Communicatie over de doelstellingen en prestaties van het EMP programma zoals IPPEL dat wil volgen is belangrijk. Daarom is met betrekking tot communicatie gericht op internen en externe partijen een apart communicatieplan opgesteld. Dit is als bijlage B-6 bij gevoegd. Het is van groot belang dat betrokken partijen, te beginnen de eigen medewerkers van IPPEL, de door IPPEL ingehuurde krachten (al dan niet via detachering of via inhuurconstructies), als ook onderaannemers en toeleveranciers kennis hebben van de doelstellingen en de targets die gesteld worden. Daar is communicatie natuurlijk erg belangrijk bij. Maar meer nog speelt hierbij committent van de betrokken partijen een grote rol. IPPEL zal daarom bij de presentatie van de CARBON FOOTPRINT expliciet met alle betrokkenen communiceren en hun vragen om op grond van voortschrijdend inzicht feedback te geven op de CO2 prestaties zoals ze gepresenteerd zijn. Ook zal op gezette tijden gesproken worden over inbreng van partijen om de doelstellingen te behalen. Document: Registratie: Communicatieplan energiemanagement en jaarplan communicatie Registratie van communicatieuitingen Datum: EMP Ippel 2011 blz 15

16 4.2.4 Documentatie en beheersing van documenten Het managementsysteem is gedocumenteerd om het systeem en de onderlinge samenhang tussen de processen, systemen en activiteiten te beschrijven. Het beheer van documentatie is onderdeel van de procedure Documentenheheer zoals opgenomen in het ISO9001 systeem. De volgende documentatie is vastgelegd door IPPEL in het kader van het energiemanagementsysteem: Document Proceseigenaar Bewaartermijn Lokatie Directieverklaring energiebeleid Directie 7 jaar Dossier CO2 Basisjaar carbon footprint CO²-Coördinator 7 jaar Dossier CO2 Energie Management Plan CO²-Coördinator 7 jaar Dossier CO2 Communicatieplan Energiemanagement CO²-Coördinator 7 jaar Dossier CO2 Procedures registratie verbruik CO²-Coördinator 7 jaar Dossier CO2 Emissiereductie Kansenregister CO²-Coördinator 7 jaar Dossier CO2 Sector- en keteninitiatief inventarisatielijst en deelname overzicht CO²-Coördinator 7 jaar Dossier CO2 Datum: EMP Ippel 2011 blz 16

17 4.2.5 Beheersing van werkzaamheden De IPPEL organisatie beoordeelt de werkzaamheden die samenhang hebben met de geïdentificeerde significante energieaspecten. Maatregelen ter beheersing van werkzaamheden die bijdragen aan reductie van emissies zijn of worden (indien relevant) opgenomen in het emissiereductie kansenregister. Uitgangspunt hierbij is dat voor alle onderdelen van de werkzaamheden een actieve keuze wordt gemaakt voor energieefficiency indien relevant en haalbaar. Het betreft voor IPPEL vooral het aanpassen van procedures, richtlijnen en handleidingen voor: - inkoop van personenauto s, lichte bedrijfswagens, zware voertuigen en materieel; - onderhoud van personenauto s, lichte bedrijfswagens, zware voertuigen en materieel; - gebruik van personenauto s, lichte bedrijfswagens, zware voertuigen en materieel; - inkoop van energie en aardgas voor kantoor en werkplaats; - inkoop van materialen (beoordelingscriteria aan energie-efficiency); - gebruik van deze ruimtes en apparatuur; - energie-efficiënt plannen van werk (ontwerp). Datum: EMP Ippel 2011 blz 17

18 4.3 Controle Monitoring en meting Monitoring en meting betreffen het beheer van energieverbruik door regelmatige vergelijking van het daadwerkelijke verbruik met het verwachtte verbruik. De procedure voor monitoring en meting is vastgelegd in de procedure Controle Energiemanagementproces. Zie bijlage B5. De procedures voor de registraties per energieaspect is al beschreven in paragraaf Procedure: P.01 - Controle Energiemanagementproces Interne en externe audit Het doel van zowel de interne als de externe audit is een check uit te voeren of voldaan wordt aan het energiebeleid, de energiedoelstellingen en taakstellingen en om te zien of het EMP doeltreffend is geïmplementeerd en wordt onderhouden. Deze jaarlijks audits zijn in te passen in de managementcyclus waarin ook jaarlijkse audits plaatsvinden voor ISO De audit volgt dat schema en maakt in principe gebruik van dezelfde auditoren. Bij de uitvoering van deze audits wordt door de auditors gelet op objectiviteit en onpartijdigheid. Interne audits van het energiemanagementsysteem worden uitgevoerd door, of op verzoek van de organisatie zelf voor interne doeleinden. Het vormt de basis voor een eigenverklaring van conformiteit aan de norm EN De externe audit wordt uitgevoerd door een daartoe geaccrediteerde organisatie. De auditresultaten worden gedocumenteerd en aan de directie gerapporteerd. De auditors zijn verantwoordelijk voor controle van de vervolgactiviteiten die uit de rapportage naar voren zijn gekomen. Registratie: Resultaten interne en externe audits energiemanagementsysteem Afwijkende, corrigerende en preventieve maatregelen De organisatie behoort ervoor te zorgen dat afwijkingen worden onderzocht en dat geschikte maatregelen worden getroffen. Een afwijking doet zich voor zodra niet wordt voldaan aan beleid, doelstellingen, taakstellingen, programma s of gedocumenteerde procedures. De procedure voor de identificatie van afwijkingen, nemen van maatregelen voor correctie van de afwijking en herhaling hiervan te voorkomen is gelijk aan deze voor ISO Beheersing van registraties Datum: EMP Ippel 2011 blz 18

19 Alle relevante registraties zoals in dit document genoemd worden door de verantwoordelijke personen gedocumenteerd zodat op basis hiervan taakstellingen, actieplannen en controles kunnen worden uitgevoerd. De volgende registraties zullen indien van toepassing worden opgesteld door IPPEL: Registratie Proceseigenaar Bewaartermijn Lokatie Overzicht A-leveranciers CO²-Coördinator 7 jaar Archief CO2 Gas en elektra verbruik kantoor en CO²-Coördinator 7 jaar Archief CO2 werkplaats Kilometerregistratie wagenpark CO²-Coördinator 7 jaar Archief CO2 Brandstofverbruik zwaar en klein CO²-Coördinator 7 jaar Archief CO2 materieel Communicatie-uitingen Directie 7 jaar Archief CO2+dir Inkoop van materiaal met hoge energie-efficiency Hoofd Materieeldienst 7 jaar Archief CO2 + Archief MD Inspectie en onderhoud van materiaal Hoofd MD 7 jaar Archief CO2 + Archief MD Resultaten interne en externe audits CO²-Coördinator 7 jaar Archief CO2 energiemanagementsysteem Trainingen uitgevoerd Directie 7 jaar Archief CO2 + Archief Dir Directiebeoordelingen Directie 7 jaar Archief CO2 + Archief Dir Datum: EMP Ippel 2011 blz 19

20 4.4 Directiebeoordeling van het energiemanagementsysteem De directie van IPPEL beoordeelt het EMP en de afzonderlijke elementen van het energiemanagementsysteem elk jaar opnieuw en bespreekt dit in de jaarlijks te houden opstartvergadering met het personeel. De beoordelingen worden vastgelegd in het Managementreview rapport, dat in dit geval Carbon Footprint report wordt genoemd. De Carbon Footprint Report voor het basisjaar 2009 is als bijlage B 2 bij opgenomen. Als voorbereiding van de beoordeling zullen de volgende stukken aan de directie worden aangeleverd: - vervolgmaatregelen van vorige managementreviews; - beoordeling van energieaspecten en het energiebeleid; - de mate waarin energiedoelstellingen en -taakstellingen zijn gehaald, - resultaten interne en externe audits van het EMP; - de status van preventieve en corrigerende maatregelen; - de complete energieprestatie van de organisatie; - het verwachte energieverbruik voor de volgende periode; - aanbevelingen voor verbetering. De output van de directiebeoordeling moet bestaan uit de besluiten en maatregelen met betrekking tot: de verbetering van de energieprestatie van de organisatie sinds de laatste beoordeling; wijzigingen in het energiebeleid; wijzigingen in doelstellingen, taakstellingen of andere elementen van het energiemanagementsysteem, in overeenstemming met de verplichting van de organisatie tot continue verbetering; toewijzing van middelen. Tijdens deze beoordeling worden de realisatie van het beleid en de doel- en taakstellingen geëvalueerd en wordt nagegaan of er afwijkingen zijn. Vastgesteld wordt of in het voorgaande jaar voldoende middelen beschikbaar zijn geweest om het beleid en de doel- en taakstellingen te realiseren en om te voldoen aan wettelijke en overige regelgeving. Onder "middelen" wordt in dit kader, naast budget, verstaan: beschikbaarheid van personeel, opleidingen en investeringen. Indien daaruit volgt dat bijstelling nodig is voor de lopende en de volgende periode zal daartoe een voorstel aan de directie worden gedaan, gebaseerd op de beoordeling. Indien de afwijkingen gunstig zijn, wordt volstaan met een bespreking van die afwijkingen binnen de directie. Indien de afwijkingen ongunstig zijn wordt nagegaan wat er gedaan kan worden om het ongunstige effect te beheersen of te verminderen door het nemen van corrigerende maatregelen. Tevens wordt daarbij afgesproken of deze afwijkingen een aanpassing van de doel- en taakstellingen tot gevolg hebben. Indien dat het geval is worden de doel- en taakstellingen aangepast door de directie en gecommuniceerd naar de relevante interne en externe partijen, zulks ter beoordeling van de directie. Er wordt gewerkt aan het voorkomen van de afwijking met preventieve maatregelen. Datum: EMP Ippel 2011 blz 20

21 Dit wordt door de administratie van IPPEL bijgehouden voor de gehele boundary in een verbruikstabel. Deze tabel wordt 1x per jaar in het kader van de procedure Energiebeheer besproken in het MT. Als onderdeel van het jaarlijks op te stellen Carbon Footprint Report wordt gepubliceerd over het functioneren van het energiemanagementsysteem en wordt een doorkijk gegeven naar het nieuwe jaarplan. Het opstellen van het Carbon Footprint Report (jaarversie) is de taak van de CO²-Coördinator Registratie: Directiebeoordeling Datum: EMP Ippel 2011 blz 21

22 Bijlagen B.1 IPPEL EMP Energie beleidsverklaring 2011 B.2 IPPEL Carbon Footprint Report 2009 B.3 IPPEL Emissie Reducerend Kansenregister 2011 B.4 IPPEL Totaallijst leveranciers 2009 B.5 IPPEL Procedures energiemanagement B.6 IPPEL Communicatieplan Datum: EMP Ippel 2011 blz 22

23 B.1 IPPEL EMP Energie beleidsverklaring 2011 Datum: EMP Ippel 2011 blz 23

24 B.2 IPPEL Carbon Footprint Report 2009 Datum: EMP Ippel 2011 blz 24

25 B.3 IPPEL Emissie Reducerend Kansenregister 2011 Datum: EMP Ippel 2011 blz 25

26 B.4 IPPEL Totaallijst leveranciers 2009 Datum: EMP Ippel 2011 blz 26

27 B.5 IPPEL Procedures energiemanagement Datum: EMP Ippel 2011 blz 27

28 B.6 IPPEL Communicatieplan Datum: EMP Ippel 2011 blz 28