PM Toolbox. Software handleiding. Software bij het boek Projectmanagement door Roel Grit Website:

Transcriptie

1 PM Toolbox Software handleiding Software bij het boek Projectmanagement door Roel Grit Website: Ontwikkeld door Info/Q automatisering Website: Roel Grit, Wolters-Noordhoff, 2005

2 1 PM toolbox Inhoudsopgave 1 De PM Toolbox 2 2 Gebruik van de PM Toolbox 2 3 Het boek Projectmanagement 3 4 Opdrachten 3 5 Het plan van aanpak 4 6 Agenda's van vergaderingen 5 7 Notulen van vergaderingen 5 8 Documenten 5 9 Tijdregistratie en urenbesteding 6 10 Risicoanalyse 7 11 Bestand 8 12 Exporteer bestede uren 8 13 Tekstverwerking 10 Index 0

3 De PM Toolbox 2 1 De PM Toolbox Projectmanagement De PM Toolbox ( hoort bij het boek Projectmanagement, uitgegeven door Wolters- Noordhoff te Groningen ( Het programma bevat gereedschappen (Engels: Tools) die u kunt gebruiken bij het maken van opdrachten in dit boek. Het biedt verder onder andere de mogelijkheid een plan van aanpak te maken en eenvoudig bij te houden waaraan u uw tijd besteedt, al dan niet in projectverband. Natuurlijk is de informatie in de Toolbox ook af te drukken. Functies van de Toolbox U kunt er de opdrachten uit Projectmanagement in bijhouden. Opdrachten kunnen per stuk of een met aantal tegelijk worden afgedrukt. U kunt één of meer plannen van aanpak in het programma opslaan en afdrukken. U kunt met de Toolbox een risicoanalyse voor uw project opstellen. De Toolbox geeft de mogelijkheid de tijdregistratie uit te voeren van een project of anderszins bestede uren. Per soort activiteit krijgt u tevens inzage in de bestede tijd. U kunt ook direct zien aan welk project u hoeveel tijd heeft besteed. De agenda's van (project)vergaderingen kunnen in de PM Toolbox worden opgenomen. Notulen van deze vergaderingen kunnen tevens in het programma worden vastgelegd. Notulen kunnen worden afgeleid van agenda's. U kunt belangrijke documenten die bij een project horen als kopie archiveren met de PM Toolbox. Afdrukken De gegevens in de Toolbox zijn af te drukken op papier. De overzichten kunnen ook als PDF- en HTML-bestand worden opgeslagen, zodat ze respectievelijk met Adobe Acrobat of een webbrowser kunnen worden geopend. Colofon De PM Toolbox is ontwikkeld door Roel Grit ( Info/Q automatisering ( Via is het laatste nieuws over de PM Toolbox te vinden. 2 Gebruik van de PM Toolbox De Toolbar en menu Op de Toolbar van het hoofdvenster vindt u icoontjes waarmee de functies van het programma kunnen worden opgestart. De functie van een button kan worden bekeken door de cursor enige tijd erboven stil te houden: er verschijnt een helpballonnetje.

4 3 PM toolbox Via het menu 'Bestand' kunt u een aantal hulptabellen ten behoeve van de functie Tijdregistratie bewerken. Database De PM Toolbox is gebaseerd op een database; dit houdt in dat gegevens worden opgeslagen in tabellen. Vanuit een tabel kan een invoerscherm worden opgeroepen om gegevens aan de tabel toe te voegen of te wijzigen. Voeg een rij toe aan een tabel. Wijzig een rij. Verwijder een rij uit een tabel. Sla de gegevens op (in een invoerscherm). Beperking De PM Toolbox ( mag uitsluitend gebruikt worden indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement. 3 Het boek Projectmanagement De PM Toolbox ( mag uitsluitend gebruikt worden indien u in het bezit bent van het boek: Titel Uitgever ISBN zie: Auteur Gegevens Projectmanagement Wolters-Noordhoff Roel Grit 4 Opdrachten In de PM Toolbox kunt u desgewenst de opdrachten bijhouden die voorkomen in Projectmanagement. In het wijzigscherm beschikt u over een eenvoudige tekstverwerker met een beperkt aantal functies. In het wijzigscherm kunt u door de 'Datum gereed' in te vullen aangeven of de opdracht af is. In de Tabel 'Opdrachten' verschijnt in dat geval een groen 'vinkje'. Opdrachten kunnen afgedrukt worden vanuit de tabel 'Opdrachten'. Ze kunnen ook als PDF- en

5 Opdrachten 4 HTML-bestand worden opgeslagen, zodat ze respectievelijk met Adobe Acrobat of een webbrowser kunnen worden geopend. U kunt meerdere opdrachten tegelijk afdrukken. 5 Het plan van aanpak Het plan van aanpak (PvA) Voorafgaand aan de uitvoering van een goed project wordt een plan van aanpak geschreven. De PM Toolbox biedt de mogelijkheid het plan op een gebruikersvriendelijke manier te schrijven en het overzichtelijk af te drukken. Voor het schrijven dient u gebruik te maken van hoofdstuk 5 van Projectmanagement. In de grote tekstvelden kunt u gebruik maken van de eenvoudige tekstverwerker in de PM Toolbox. Algemene gegevens De volgende algemene gegevens kunnen worden opgenomen: naam van het project ondertitel datum PvA opdrachtgever organisatie auteur(s) PvA projectleden. De hoofdstukken van het plan van aanpak De PM Toolbox bevat een eenvoudige tekstverwerker waarmee u de hoofdstukken van uw plan van aanpak kunt schrijven. 1 Achtergronden 2 Projectopdracht 3 Projectactiviteiten 4 Projectgrenzen 5 Producten 6 Kwaliteit 7 Projectorganisatie 8 Planning 9 Kosten en baten 10 Risico's Afdrukken Via de Printbutton kunt u uw Plan van aanpak afdrukken. Alleen tabbladen waarvan het vakje is aangevinkt, worden afgedrukt. Dit kunt u per tabblad kiezen. U kunt ervoor kiezen al dan niet een voorblad af te drukken. U kunt ervoor kiezen al dan niet een inhoudsopgave af te drukken. Risicoanalyse Bij het plan van aanpak kunt u desgewenst de risicoanalyse die u elders in de PM Toolbox hebt gemaakt, afdrukken.

6 5 PM toolbox 6 Agenda's van vergaderingen De agenda's van vergaderingen kunnen in de PM Toolbox worden opgenomen. Agenda's kunnen eenvoudig worden gekopieerd om vervolgens naar wens aangepast te worden. Agenda's kunnen worden afgedrukt op papier en als PDF-document. In de grote tekstvelden kunt u gebruikmaken van de eenvoudige tekstverwerker in de PM Toolbox. 7 Notulen van vergaderingen Notulen van vergaderingen kunnen met de PM Toolbox worden vastgelegd. Notulen kunnen worden afgeleid van agenda's. Notulen kunnen eenvoudig worden gekopieerd om vervolgens aangepast te worden. Notulen kunnen worden afgedrukt op papier en als PDF-document. In de grote tekstvelden kunt u gebruikmaken van de eenvoudige tekstverwerker in de PM Toolbox. 8 Documenten Met de PM Toolbox kunt u van uw projectdocumenten een kopie maken ten behoeve van uw archief. Let op! Er wordt een kopie gemaakt van het document. U hebt dus na archiveren twee versies. Eventuele

7 Documenten 6 aanpassingen kunt u het best in het origineel doen en dit opnieuw archiveren! De volgende invoervelden en buttons zijn beschikbaar: De datum waarop het document wordt gearchiveerd. Deze wordt standaard gevuld met de datum van vandaag. De button 'Zoek document'. Hiermee wordt het bestand dat moet worden gearchiveerd opgezocht. Van dit bestand wordt een kopie gemaakt in de map 'Archief' van de PM Toolbox. De button 'Inzien' geeft de mogelijkheid het document te openen. De bestandsnaam. Een nadere omschrijving van het document. Het soort document. In dit verplichte invoerveld kan bijvoorbeeld worden aangegeven of het om een Word- of Excel-document gaat. Bijzonderheden. 9 Tijdregistratie en urenbesteding De tijdregistratietabel Met de functie Tijdregistratie kunt u bijhouden aan welke projecten en welke activiteiten u uw tijd besteedt. Op het overzichtscherm van de bestede uren ziet u per tijdregistratie: de dag en datum van de activiteit de uitgevoerde activiteit het project waaraan u tijd hebt besteed de bestede uren eventuele bijzonderheden het weeknummer.

8 7 PM toolbox De tabbladen Het scherm heeft een aantal tabbladen die steeds een deel van de registraties tonen: Alles Alle registraties van bestede tijd worden getoond Per week U kunt een week kiezen waarvan u de bestede tijd wilt inzien. Standaard wordt de huidige week getoond. Per dag U kunt een dag kiezen waarvan u de bestede tijd wilt inzien. Standaard wordt vandaag getoond. Per project U kunt een project kiezen waarvan u de bestede tijd wilt inzien. Per soort activiteit U kunt een soort activiteit kiezen waarvan u de bestede tijd wilt inzien. De button Afdrukken Afdrukken van gegevens van tijdregistratie is afhankelijk van het door u geselecteerde tabblad. Probeert u dit uit. De volgende overzichten zijn beschikbaar: tijdregistratie chronologisch per periode tijdregistratie per week tijdregistratie per project per periode tijdregistratie per soort activiteit per periode. Exporteren naar MS Excel U kunt uw gegevens als bestand naar bijvoorbeeld Excel exporteren. De gegevens zijn gescheiden door komma's, teksten zijn omringd met het teken ". Dit heet Comma Seperated Values afgekort CSV. Grafisch De Toolbox geeft u de mogelijkheid grafisch uw tijdbesteding per soort activiteit weer te geven. Op het tabblad 'Per soort activiteit' vindt u daarvoor een button. Invoeren van bestede uren Vanuit de tijdregistratietabel kunt u via de toetsen 'Voeg toe', 'Verwijder' en 'Wijzig' uw bestede uren wijzigen. U kunt in het invoerscherm de volgende gegevens invoeren: Datum U kunt gebruik maken van de kalenderfunctie. Activiteit Project Uren en minuten Bijzonderheden Via een hulptabel (1) kunt u de activiteit eenvoudig en eenduidig invoeren. Via een hulptabel (1) kunt u het project (2) eenvoudig en eenduidig invoeren. (1) Deze hulptabellen kunt u via menukeuze 'Bestand', 'Tijdregistratie' zelf aanpassen. (2) U kunt een Project afsluiten door in de Projectentabel - zie (1) - het vinkje 'Afgehandeld project' aan te kruisen. 10 Risicoanalyse U kunt ten behoeve van uw project een risicoanalyse uitvoeren. Per risicofactor geeft u aan wat van toepassing is op uw project. Uiteindelijk rekent de Toolbox een totale risicofactor uit die een indicatie

9 Risicoanalyse 8 geeft voor het risico dat uw project loopt om te mislukken. Let op: U kunt in de PM Toolbox één risicoanalyse tegelijk opstellen. Deze risicoanalyse kunt u tevens afdrukken als onderdeel van het plan van aanpak. 11 Bestand Om de invoer van een aantal gegevens te standaardiseren en te vergemakkelijken, wordt in de PM Toolbox gebruik gemaakt van hulptabellen. Via het submenu 'Hulptabellen tijdregistratie' in het menu 'Bestand' kunt u de inhoud van deze tabellen aanpassen. De volgende hulptabellen zijn aanwezig: Beheer 'Soorten activiteiten'. Deze wordt gebruikt bij het invoeren van gegevens bij Tijdregistratie. Beheer 'Soort projecten'. Deze tabel wordt gebruikt bij het invoeren van gegevens ten behoeve van Tijdregistratie. Verder kunt u via dit menu gegevens van uw tijdregistratie als bestand exporteren om te verwerken in MS Excel. 12 Exporteer bestede uren U kunt gegevens van uw tijdregistratie als bestand exporteren om te verwerken in MS Excel. U doet dit via het menu 'Bestand' en vervolgens 'Tijdregistratie'.

10 9 PM toolbox Voorloopscherm U krijgt een voorloopscherm met de volgende gegevens: Uw code Uw naam Periode Uw unieke projectmedewerkercode Uw naam Periode waarvan u de bestede uren wilt exporteren Naam van het exportbestand Naam waaronder het exportbestand wordt opgeslagen op uw schijf Verklarende kopregel Excel openen Scheidingsteken Dit is de eerste regel van het exportbestand met een korte aanduiding van de inhoud van de kolommen. U kunt kiezen om MS Excel op te starten nadat u de gegevens hebt geëxporteerd (zie opmerking 1). U kunt kiezen tussen een komma of een puntkomma als scheidingsteken tussen de kolommen van het exportbestand (zie opmerking 2). Opmerkingen 1. Dit is alleen mogelijk indien u het bestand de extensie CSV geeft (bijvoorbeeld: export1.csv). CSV is een afkorting voor comma separated values. 2. U wilt bij voorkeur dat de geëxporteerde gegevens netjes in kolommen van uw spreadsheet worden geplaatst. Afhankelijk van de versie van MS Excel of de instellingen moeten de kolommen gescheiden zijn door komma's of door puntkomma's. Indien de gegevens van uw exportbestand in de eerste kolom van uw spreadsheetmodel terechtkomen, kunt u in Excel via 'Data' en 'Tekst naar kolommen' de gegevens over kolommen verdelen. Kolommen van het exportbestand

11 Exporteer bestede uren 10 Code Naam Jaar Weeknummer Datum Datum Excelformaat Project Activiteit Aantal bestede uren Weekdagnummer Bijzonderheid Uw medewerkercode Uw naam Jaar waarin u de uren hebt besteed Week waarin u de uren hebt besteed Datum met formaat JJJJMMDD U moet getallen in deze kolom in Excel via de celeigenschappen het formaat 'datum' geven. Projectaanduiding Soortactiviteit Aantal bestede uren op de betreffende datum voor het project Maandag=1, Dinsdag=2,...,Zondag=7 Nadere bijzonderheden 13 Tekstverwerking Bij het invoeren van de opdrachten in Projectmanagement, het maken van agenda's, notulen, en van een plan van aanpak kunt u gebruik maken van de eenvoudige tekstverwerker die in de PM Toolbox is opgenomen. In het volgende overzicht vindt u de betekenis van de buttons van deze tekstverwerker. Button Betekenis Vet afdrukken (Bold) Schuin afdrukken (Italic) Onderstreept afdrukken (Underlined) Opsommingstekens met 'bullets', cijfers of letters Instellen 'bullets', cijfers of letters Zoek naar een tekst. Zoek en vervang een tekst. Knip een tekst naar het klembord. Kopieer een tekst naar het klembord. Plak de inhoud van het klembord in de tekst Kies een ander lettertype Kies een andere lettergrootte. Kies een andere kleur letter. Arceer de tekst met een kleur.