Nota inkoop en aanbesteding Kader- en uitvoeringsnota

Transcriptie

1 Nota inkoop en aanbesteding Kader- en uitvoeringsnota Gemeente Strijen 2011

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 KADERNOTA... 4 Doelstelling en doelgroep... 4 Begrippenkader... 4 Externe wet- en regelgeving... 5 Europese regelgeving / Europese aanbestedingsregels... 5 Aanbestedingsreglement werken 2005 (ARW 2005)... 6 Aanbestedingswet... 6 Alcatelarrest... 7 Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa)... 7 Wet BIBOB... 7 Gemeentelijke ethische en ideële uitgangspunten... 8 Eisen aan opdrachtnemers... 8 Het bevorderen van de lokale werkgelegenheid... 8 Verzorgen van werkervaring... 8 Duurzaamheid... 8 Welke aanbestedingsvormen kennen wij?... 9 Afwegingen bij te maken keuze... 9 Laagste prijs tegenover economisch meest voordelige inschrijving... 9 Enkelvoudige of meervoudige offerteaanvraag Vaststelling kadernota UITVOERINGSNOTA Doelstelling en doelgroep Dossiervorming Nacalculatie Stappenplan offerteprocedure / aanbestedingsprocedure Stap 1: bepalen van de aard van de opdracht Stap 2: bepalen totale geraamde waarde van de opdracht Stap 3: keuze aanbestedingsprocedure Stap 4: bepalen kwalificatie en gunningscriteria Stap 5: uitvoeren van een aanbestedingsprocedure Stap 6: opdrachtverstrekking Meerwerk of extra werk Vergoeding inschrijfkosten Hardheidsclausule Vaststelling uitvoeringsnota Inwerkingtreding Bijlage 1 Dossier index inkoop- en aanbestedingsdossier Bijlage 2 samenvatting inkoop- en aanbestedingsprocedure

3 Inleiding Een nota inkoop en aanbesteding is een instrument dat zorgt voor het eenduidig behandelen van gemeentelijke inkopen en aanbestedingen. De overheid hoort zich tot doel te stellen een integere en doelmatige inkoper te zijn. Met integer wordt bedoeld handelend volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Bij doelmatigheid gaat het om het efficiënt inzetten van publieke middelen. Dat betekent dat er een groot belang gehecht wordt aan het inkopen van een goede kwaliteit voor een goede prijs. Een verstandig inkoopbeleid kan tot aanzienlijke besparingen leiden. Daarnaast is het een instrument dat zorgt voor het minimaliseren van risico s met betrekking tot het inkopen en aanbesteden. Niet rechtmatig gedane aanbestedingen kunnen bijvoorbeeld leiden tot een afkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening. Het beleid moet zowel intern als extern duidelijkheid geven over het handelen van de gemeente en kan gebruikt worden om zowel vooraf als achteraf verantwoording af te leggen. Voor u ligt de Nota inkoop en aanbesteding Deze nota is een actualisering van de tot nu toe in gebruik zijnde versie vastgesteld in Redenen voor de actualisering van de bestaande nota zijn: Nieuwe inzichten in het beleid vanuit de ervaring van de afgelopen jaren; Wijzigingen in het prijspeil van diverse producten, diensten en werken; Aanpassingen in externe wet- en regelgeving; Scheiding tussen kader- en uitvoeringsnota. De nota is gescheiden in een kadernota en een uitvoeringsnota. De kadernota wordt vastgesteld door de gemeenteraad en de uitvoeringsnota wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Hierdoor wordt uitvoering gegeven aan het dualisme. De gemeenteraad stelt de kaders vast waarna het college richting geeft aan de uitvoering van deze kaders. Hiernaast is deze opzet pragmatisch in geval van (geringe) aanpassingen in de uitvoeringsregels. 3

4 KADERNOTA Doelstelling en doelgroep De gemeente Strijen heeft de volgende doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid geformuleerd: Bevorderen van de naleving van externe wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen; Waarborgen van transparantie en integriteit van inkoop- en aanbestedingsprocedures, zowel intern- als extern gericht; Waarborgen van transparantie van de gevolgde aanbestedingsprocedures achteraf; Stimuleren van economisch aanbesteden. Dit wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt; Verantwoording van de te volgen en gevolgde aanbestedingsprocedure. Met het oog op deze doelstellingen is er in deze nota naar gestreefd heldere uitgangspunten en randvoorwaarden te formuleren, die als basis dienen voor het opstellen van uitvoeringsregels voor aanbestedingen. Voor de goede orde: de toepassing van deze nota is niet vrijblijvend. De gemeente heeft ten opzichte van derden de verplichting zich aan het vastgestelde en gepubliceerde beleid te houden. Deze nota zal dan ook na vaststelling door de gemeenteraad als onderdeel van het gemeentelijk (inkoop)beleid voor alle diensten en medewerkers bindend zijn. Deze kadernota heeft de status van beleidsregel in de zin van artikel 4:81 e.v. Awb. Dit heeft tot gevolg dat overeenkomstig deze beleidsregel wordt gehandeld, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens omstandigheden onevenredig zou zijn in verhouding tot met deze beleidsregel te dienen doelen. Begrippenkader In het kader van de beeldvorming bij het onderwerp van deze beleidsnota worden de meest elementaire begrippen op het terrein van inkopen en aanbesteden benoemd en omschreven. Het begrip inkoop wordt in het algemeen gedefinieerd als alles waar een externe factuur tegenover staat. Ofwel: het voor eigen gebruik inkopen van leveringen, diensten en werken. Inkopen is een procesmatige activiteit die is onder te verdelen in zeven fasen (naar Prof. Dr. A.J. van Weele). Deze fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verweven. Een fase kan niet worden gestart zonder dat de voorgaande fase goed is afgesloten. Hier volgen de 7 fasen: 1. inventariseren: het bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en het inventariseren van het aanbod in de markt. 2. specificeren: hier wordt vastgesteld wat de inkoopbehoefte is en vervolgens vastgelegd in een specificatie, bestek of programma van eisen. 3. selecteren: via offertes of inschrijvingen bij een aanbesteding van potentiële leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt de meest geschikte partij geselecteerd. 4. contracteren: hier wordt de uiteindelijke overeenkomst gesloten waarin afspraken worden vastgelegd. 5. bestellen: op basis van de (raam)overeenkomst worden al naar gelang de behoefte de bestellingen geplaatst. 6. bewaken: het bewaken en bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking. 7. nazorg: afhandelen van eventuele klachten en claims, het afhandelen van meer- /minderwerk, archivering, herziening van contracten, evaluatie leveranciers. 4

5 De aanbestedingsprocedure is alleen van toepassing op de tactische inkoopactiviteiten, dat zijn de fasen 1 t/m 4 (inventariseren, specificeren, selecteren, contracteren). Juist in deze vier fasen is door professionalisering veel financieel en kwalitatief voordeel te behalen. De meeste invloed en derhalve ook de grootste voordelen zijn te behalen met de professionalisering van de eerste vier fasen. De toegevoegde waarde van de operationele activiteiten, de fasen 5 t/m 7 (bestellen, bewaken, nazorg) is op termijn aanwezig, maar in eerste instantie minder groot. Deze nota inkoop en aanbesteding richt zich voornamelijk op de tactische inkoopactiviteiten. Echter er worden ook enkele regels aangaande de bestelfase aangegeven. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin opdrachtgevers na concurrentiestelling een opdracht gunnen. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen met als doel het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen. Tactische inkoop Operationele inkoop Inventariseren Specifi Select Contra Bestell Bewak Nazorg Aanbesteden Schematische weergave inkoopproces Externe wet- en regelgeving Europese regelgeving / Europese aanbestedingsregels Het kader voor overheidsaanbestedingen, waartoe de gemeentelijke inkopen ook behoren, wordt gevormd door een stelsel van Europese en Nederlandse regelgeving. De gemeente kan ten allen tijde worden aangesproken op gegunde opdrachten en is verplicht, ook als aanbestedingen onder Europese drempelbedragen blijven, tot een inzichtelijke, objectieve en efficiënte verstrekking van opdrachten te komen op grond van onder andere de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet. In dit kader zijn voor de gemeente met name van belang: De Europese richtlijnen voor de aanbesteding van diensten, leveringen en werken; Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass). Het Bao is de Nederlandse implementatie van de Europese Richtlijn 2004/18/ EG voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten in de klassieke sector. Het Bass is de Nederlandse implementatie van de Europese Richtlijn 2004/17/EG voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren wateren energievoorzieningen, vervoer en postdiensten; Wet WIRA (Wet van 28 januari 2010 tot implementatie van de rechtsbeschermingrichtlijnen aanbesteden). De Europese richtlijnen voor aanbestedingen zijn opgesteld door de Europese Commissie voor het gebruik door overheden en organisaties in speciale sectoren en de in hun opdracht aanbestedende partijen. Hoewel de term richtlijn suggereert dat er sprake is van vrijblijvendheid is dit geenszins het geval. De richtlijnen zijn direct werkende Europese wetgeving en de gemeente is verplicht deze toe te passen. 5

6 De richtlijnen hebben tot doel de Europese markt voor overheidsopdrachten te liberaliseren waarbij optimale marktwerking wordt nagestreefd. Daartoe schrijven de richtlijnen expliciet voor hoe aanbestedingsprocessen doorlopen moeten worden. Indien de Europese richtlijnen niet zijn nageleefd, kan een vordering tot schadevergoeding worden ingediend door benadeelde aanbieder(s) op grond van onrechtmatige daad. Dan zal moeten worden aangetoond dat het niet naleven van de richtlijnen heeft geleid tot schade bij de desbetreffende aanbieder. De hoogte van de geleden schade is daarbij vaak een twistpunt. Indien een benadeelde aanbieder een gerechtelijke procedure (kort geding) start, betekent dit directe stopzetting van de aanbestedingsprocedure en een verbod op het gunnen van de opdracht aan de beoogde winnaar van de aanbesteding. Tevens kan een rechter in het kader van de Wet WIRA een maximale bestuurlijke boete opleggen, die toekomt aan de Staat, van 15% van de geraamde waarde van de desbetreffende overheidsopdracht. Niet alle strafopleggingen zullen hier worden besproken, maar het is duidelijk dat het niet volgen van de Europese richtlijnen verregaande gevolgen kan hebben voor de gemeente. Aanbestedingsreglement werken 2005 (ARW 2005) Aanbestedende diensten moeten zelf zorg dragen voor de juiste toepassing van de besluiten Bao en Bass in hun dagelijkse aanbestedingspraktijk. In het ARW 2005 (en mogelijke opvolgers hiervan) daarentegen is elke aanbestedingsprocedure geheel uitgeschreven. Op grond van de Beleidsregels aanbesteding van werken 2005 zijn de aanbestedende diensten van de vier bouwdepartementen verplicht het ARW 2005 toe te passen. Andere overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, zijn niet verplicht het ARW 2005 toe te passen. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) adviseerde de gemeenten in het verleden het ARW 2005 te gaan hanteren. Hierin is immers de actuele regelgeving opgenomen. Met de toepassing van de ARW 2005 voldoen gemeenten aan de voorschriften van de Europese richtlijn. Door te adviseren het ARW 2005 nationaal toe te passen wordt uniformiteit bevorderd en kan een einde komen aan de lappendeken van reglementen die nu bestaat. De gemeente Strijen hanteert aangaande het advies van de VNG de volgende regels: om bij de aanbesteding van werken voor het Europese gedeelte uit te gaan van het ARW 2005; om in beginsel ook bij de aanbesteding van werken voor het nationale gedeelte bij de procedures openbare aanbesteding, niet-openbare aanbesteding en onderhandse aanbesteding uit te gaan van het ARW 2005; voor de overige procedures stellen wij voor om per individuele situatie te overwegen in hoeverre het ARW 2005 als maatstaf gebruikt kan worden; om expliciet uit te spreken dat het ARW 2005 goed kan dienen als handleiding bij de aanbesteding van werken, maar dat het niet zal gaan gelden als verplicht regime. Dit houdt in dat van geval tot geval (m.u.v. het Europese gedeelte) bepaald kan worden in hoeverre de in de ARW 2005 beschreven procedures gevolgd zullen worden. Het uitgangspunt is dat daar vanwege de gewenste uniformiteit zoveel mogelijk sprake van zal zijn, doch afwijkingen en uitzonderingen zijn in het beginsel toegestaan. Aanbestedingswet Al een aantal jaren wordt er in opdracht van de Tweede Kamer gewerkt aan de invoering van een nieuwe Aanbestedingswet. In 2009 is een voorstel hiertoe in de Eerste Kamer afgekeurd en is inmiddels een gewijzigde versie in de maak. De meest recente ontwikkelingen rondom een nieuwe Aanbestedingswet geven aan, dat deze wellicht vanaf tweede helft 2011 verwacht mag worden. Derhalve is op dit moment nog geen duidelijkheid omtrent de inhoud en mogelijke gevolgen hiervan bekend. 6

7 Alcatelarrest Om afgewezen inschrijvers het mogelijk te maken tegen de gunningsbeslissing in beroep te gaan moet inschrijvers een redelijke termijn worden gegeven. Deze termijn is, conform de Wet WIRA, vastgesteld op 15 dagen. Deze termijn gaat in op de dag van ontvangst van het afwijzingsbericht. Het bericht dient tevens per fax of per verstuurd te worden, waardoor de verzenddatum tevens gelijk is aan de ontvangst datum. De gunning van overeenkomsten naar aanleiding van een openbare of Europese aanbesteding dient plaats te vinden onder de opschortende voorwaarde dat gedurende een termijn van 15 dagen door belanghebbenden (in andere woorden; de afgewezen partijen) geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid rechtsmiddelen aan te wenden tegen een gunningbesluit. Tegelijk met het meedelen van de gunning onder opschortende voorwaarde aan de winnende aanbieder dienen alle overige aanbieders een afwijzingsbrief te ontvangen. In deze brieven staan vermeld de gronden van de gunningbeslissing, waaronder de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving en de naam van de begunstigde. Door de overeenkomst te gunnen onder opschortende voorwaarde wordt bereikt dat de overeenkomst welke tot stand komt door een mededeling aan de winnende aanbieder vooralsnog geen werking heeft en die winnaar, in afwachting van eventuele procedures, nog geen nakoming kan vorderen. Indien een kortgeding aanhangig is gemaakt dient in afwachting van de uitspraak in kort geding de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk opgeschort te worden. Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) De NMa ziet erop toe dat de mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen. Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijvingsbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, kan overleg gevoerd worden met het afdelingshoofd aangaande contact opname met de NMa. Hierbij wordt alleen de mogelijkheid tot contact besproken. Indien er overgegaan dient te worden tot een daadwerkelijke melding zal plaats vinden door middel van een door het college van burgemeester en wethouders ondertekende brief. Wet BIBOB De Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) beoogt onder meer te voorkomen dat door aanbesteding van overheidsopdrachten als bedoeld in de Wet BIBOB de overheid onbedoeld bepaalde criminele activiteiten faciliteert. De Wet BIBOB biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om het Bureau BIBOB advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die aanleiding zouden kunnen vormen om: een overheidsopdracht in een bepaalde sector niet te gunnen; een eenmaal gesloten overeenkomst te ontbinden, mits deze mogelijkheid in de overeenkomst is voorzien; geen toestemming te verlenen dat een bepaalde onderaannemer wordt ingeschakeld, mits deze mogelijkheid in het bestek is voorzien. Overigens gelden voor aanbestedingen de uitsluitingsgronden uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Deze worden niet verruimd door de invoering van de Wet BIBOB. Maar een aanbestedende dienst kan wel gebruik maken van het Bureau BIBOB. Door het aanvragen van een BIBOB-advies krijgt de aanbestedende dienst toegang tot informatie uit gesloten bronnen. Deze informatie kan de dienst gebruiken bij de toepassing van de reeds genoemde uitsluitingsgronden. De Beleidsregels integriteit en uitsluiting bij aanbestedingen in BIBOB-sectoren stellen een toets op de integriteit van bedrijven bij aanbestedingen verplicht. Het BIBOB-advies kan met name worden ingewonnen voor zover het opdrachten in de sectoren bouw, ICT en milieu betreft. 7

8 Gemeentelijke ethische en ideële uitgangspunten Naast de Europese en Nederlandse regelgeving kent de gemeente binnen de grenzen van deze wetgeving eigen aanbestedingsregels. Tezamen vormen deze regels het kader waarbinnen wordt aanbesteed. Deze regels worden vastgelegd in deze nota. Dit beleid is naast economische uitgangspunten ook gebaseerd op ethische en ideële uitgangspunten. Deze worden hieronder weergegeven. Eisen aan opdrachtnemers De gemeente Strijen stelt maatschappelijke eisen aan de opdrachtnemers, met name aan hun rol als werkgever. De opdrachtnemer van de gemeente moet zich houden aan de gangbare arbeidsvoorwaarden, geen gebruik maken van (onder andere) kinderarbeid en niet discrimineren. Het kan hiernaast bij enkele soorten opdrachten de voorkeur hebben om opdrachtnemers in te schakelen die zijn aangesloten bij een branchevereniging. Dit zal dan echter worden gespecificeerd in het programma van eisen. Certificering is een vorm van externe kwaliteitsbeoordeling door een onafhankelijke instantie aan de hand van duidelijke normen of eisen. De VCA-certificering is, naast de ISO-certificering, de meest bekende. Het VCA is een kwaliteitszorgsysteem op het gebied van arbeidsomstandigheden, veiligheid en milieu. Het VCA-gecertificeerd zijn is in de marktsector (bv. onderaannemers) het bewijs om aan te tonen dat er veilig gewerkt wordt. Het algemeen verplicht stellen van deze certificatie-eisen kan soms een te grote beperking opleggen bij het inkopen en aanbesteden, zodat per geval bekeken dient te worden welke certificaten verlangd mogen worden en/of het eisen van dergelijke certificaten noodzakelijk dan wel gewenst is. Het bevorderen van de lokale werkgelegenheid De gemeente Strijen vindt het belangrijk dat zij in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid ook rekening houdt met het bevorderen van de lokale werkgelegenheid. Dit kan echter alleen maar bij onderhandse aanbestedingen en zover het niet in strijd is met de algemene beginselen van transparantie, objectiviteit en discriminatie. Dit betekent dus dat de gemeente bij een gelijke prijs/kwaliteitsverhouding de voorkeur zou kunnen geven aan een Strijens bedrijf. Dit moet dan wel duidelijk bij de start van de aanbestedingsprocedure aan alle partijen bekend gemaakt worden (opnemen van specifieke criteria in de aanbestedingsprocedure). Overigens dient opgemerkt te worden dat het wel lastig is om aan te tonen dat twee offertes een gelijke prijs/kwaliteitsverhouding hebben. Een tweede mogelijkheid is om bij een aanbestedingsvorm waarbij meer dan één offerte opgevraagd wordt altijd minimaal één lokale onderneming uit te nodigen (indien mogelijk). Hierdoor heeft de lokale werkgelegenheid altijd een kans om mee te dingen naar de opdracht. Verzorgen van werkervaring Bij een gelijke prijs/kwaliteitsverhouding tussen inschrijvers kan de voorkeur gegeven worden aan erkende onderwijsinstellingen en bedrijven die offerte uitbrengen in het kader van het werkend leren. Ook hiervoor geldt dat dit als een specifiek criterium moet worden opgenomen in de aanbestedingsprocedure om uitwerking te kunnen geven aan dit uitgangspunt. Duurzaamheid De Rijksoverheid heeft bij de gemeenten het streven naar 75% duurzaam inkopen neergelegd. Dit moet leiden naar het doel van 100% duurzaam inkopen in Praktisch gezien betekent dit voor onze organisatie dat bij alle nieuwe aanbestedingen en inkopen er gekeken wordt welke producten zich lenen voor duurzaam inkopen. Er zijn voor een groot aantal productgroepen duurzaamheidcriteria uitgewerkt. De criteria zijn verdeeld in twee ambitieniveaus. Een basispakket van minimum eisen en een wensenpakket met gunningcriteria. Zie voor de criteria: 8

9 De organisatie is momenteel bezig met diverse duurzaamheidsinitiatieven. Er is onder meer een Maatregelenplan duurzaamheid opgesteld. Welke aanbestedingsvormen kennen wij? De selectie van de leverancier geschiedt door middel van gunning uit de hand, een onderhandse- of een openbare aanbestedingsprocedure. 1. Enkelvoudige onderhandse aanbesteding: hierbij wordt één offerte opgevraagd. Er is hierbij geen sprake van concurrentie. Wel biedt dit de mogelijkheid tot nader onderhandelen over de prijs; 2. Meervoudige onderhandse aanbesteding: hierbij worden minimaal 2 offertes opgevraagd. Er wordt gebruik gemaakt van de marktwerking / concurrentie; 3. Openbare of niet-openbare procedure: een aanbesteding die openbaar bekend wordt gemaakt. Het verschil tussen openbaar en niet-openbaar ligt in het feit dat bij de openbare procedure iedereen mag inschrijven. Bij de niet-openbare procedure mogen in de selectiefase alle ondernemers verzoeken deel te nemen, maar alleen de na deze selectiefase overgebleven potentiële inschrijvers mogen deelnemen aan de gunningsfase en derhalve een inschrijving indienen; 4. Europese aanbesteding: een openbare aanbesteding die in de hele Europese Unie bekend moet worden gemaakt, wanneer de raming van de contractswaarde boven de Europese drempel uit komt. Ook wanneer de raming nabij deze drempelwaarde ligt kan veiligheidshalve gekozen worden voor een Europese aanbesteding. Deze procedure als omschreven in de Europese Richtlijn dient te worden gevolgd. Indien wij verplicht zijn een Europese aanbesteding te verrichten dan zal dit te allen tijde door het centrale inkoopbureau gedaan worden waar de gemeente bij aangesloten is. Buiten deze 4 procedures zijn er nog andere mogelijkheden zoals bijvoorbeeld de concurrentiegerichte dialoog, het dynamisch aankoopsysteem, de procedure van gunning door onderhandelen (met of zonder voorafgaande mededeling) en de prijsvraag. Deze procedures zullen bij wijze van hoge uitzondering gebruikt kunnen worden en slechts in enkele situaties toepasbaar zijn. Tevens zijn deze procedures aan voorwaarden gebonden, zoals beschreven in de daarvoor bestemde wetgeving. Hierdoor zijn deze procedures niet verder toegelicht of uitgewerkt in deze nota. Onafhankelijk van de gekozen aanbestedingsprocedure is het mogelijk om bij inkoop van diensten en producten gebruik te maken van raamcontracten. Hierbij worden vaste afspraken gemaakt over de prijs en de kwaliteit van de diensten en/of producten. De kwantiteit, dus wat er daadwerkelijk door de gemeente wordt afgenomen, is vooraf niet bekend. De raming van de hoogte van de waarde van het raamcontract is veelal gebaseerd op afnamehoeveelheden uit het verleden in combinatie met verwachtingen voor de toekomst. Het aantal te sluiten raamcontracten is mede afhankelijk van de soort dienstverlening of levering van producten. Bij raamcontracten welke volgens een Europese aanbesteding tot stand zijn gekomen is er wel de restrictie dat dit met 1, 3 of meer partijen dient te worden afgesloten (een raamcontract met 2 partijen is dan niet toegestaan). Naast de aanbestedingsvorm spelen ook nog andere aspecten een belangrijke rol, zoals contractduur, verlengingsopties en het aanbesteden van een opdracht voor alleen de gemeente Strijen of in gezamenlijkheid met meerdere gemeenten, provincies of het Rijk. Voor uitsluitingsgronden, selectiecriteria en gunningscriteria verwijzen wij naar stap 4 van het stappenplan offerteprocedure / aanbestedingsprocedure in deze uitvoeringsnota. Afwegingen bij te maken keuze Laagste prijs tegenover economisch meest voordelige inschrijving Ondanks dat deze twee begrippen vrij veel op elkaar lijken zijn het twee verschillende gunningscriteria op basis waarvan een keuze gemaakt kan worden bij een offertetraject. 9

10 Bij laagste prijs als gunningscriterium gaat het alleen om het bedrag aan de onderkant van de streep. Bij het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) kan er een afweging gemaakt worden van de prijs-kwaliteitverhouding. Naast de prijs, kan de beoordeling zich ook richten op onder meer de leveringstermijn, gebruikskosten, kwaliteit, esthetische en functionele kenmerken, architectonische waarde, technische waarde, klantenservice, garantie, technische bijstand en bijvoorbeeld milieuaspecten. De zogenaamde Cost of Ownership worden derhalve meegewogen in de beoordeling. Welk principe door de gemeente wordt gehanteerd is afhankelijk van de levering, dienst of werk die aanbesteed wordt. Indien het om een eenvoudige vergelijking gaat waarbij overige kwalitatieve aspecten geen rol spelen dan kan als criterium de laagste prijs gehanteerd worden. Echter indien de diensten, producten of werken niet 1 op 1 met elkaar vergeleken kunnen worden op prijs alleen, omdat er ook andere kwalitatieve aspecten meespelen, zal als criterium economisch meest voordelige inschrijving gebruikt worden. Het is van belang dat van tevoren hierover duidelijkheid bestaat tegenover de leveranciers. Enkelvoudige of meervoudige offerteaanvraag De vereisten van uitnodigen zijn minimum eisen. Het is dan ook toegestaan om meerdere offerten op te vragen indien deze nota er slechts één vereist. Het voordeel van slechts één offerte is de korte doorlooptijd. Hiernaast kan er bij één offerte ook verder onderhandeld worden over de prijs indien deze niet past in het budget of wanneer de prijs door de ambtenaar als onredelijk wordt beschouwd. Het nadeel is het gebrek aan concurrentie en een vergroot risico op fraude. Een meervoudige uitnodiging heeft als voordeel dat de genodigden moeten concurreren met elkaar. Hierdoor staat de prijs onder druk. Het frauderisico is kleiner, echter de procedure zal langer duren. 10

11 Vaststelling kadernota Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Strijen, gehouden op 27 september 2011 De griffier, De voorzitter, M.A. Bourdrez J.P.M. Klijs 11

12 UITVOERINGSNOTA Doelstelling en doelgroep De gemeenteraad heeft in de kadernota de volgende doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid geformuleerd: Bevorderen van de naleving van externe wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen; Waarborgen van transparantie en integriteit van inkoop- en aanbestedingsprocedures, zowel intern- als extern gericht; Waarborgen van transparantie van de gevolgde aanbestedingsprocedures achteraf; Stimuleren van economisch aanbesteden. Dit wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt; Verantwoording van de te volgen en gevolgde aanbestedingsprocedure. Op basis van de gestelde kaders stelt het college van burgemeester en wethouders uitvoeringsregels die door de gehele gemeentelijke organisatie gehanteerd dienen te worden bij de uitvoering van aanbestedingen. Voor de goede orde: de toepassing van deze nota is niet vrijblijvend. De gemeente heeft ten opzichte van derden de verplichting zich aan het vastgestelde en gepubliceerde beleid te houden. Het uiteindelijke doel is immers als gemeente een eenduidige, heldere en efficiënte werkwijze te bereiken, die tevens de toets der rechtmatigheid kan doorstaan. Deze nota zal dan ook na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders als onderdeel van het gemeentelijk (inkoop)beleid voor alle diensten en medewerkers bindend zijn. Deze nota dient om de medewerkers die betrokken zijn bij het inkoop- en aanbestedingsproces te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taken op dit gebied. Deze uitvoeringsnota heeft de status van beleidsregel in de zin van artikel 4:81 e.v. Awb. Dit heeft tot gevolg dat overeenkomstig deze beleidsregel wordt gehandeld, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens omstandigheden onevenredig zou zijn in verhouding tot met deze beleidsregel te dienen doelen. Met andere woorden: in bijzondere gevallen, mag (gemotiveerd) van deze nota worden afgeweken. Een dergelijke gemotiveerde afwijking maakt dat deze daarmee weer in overeenstemming is met het beleid. Op het afwijken van het vastgestelde beleid wordt later ingegaan in deze nota. Dossiervorming Een goede dossiervorming heeft meerdere functies. Deze functies zijn niet alleen extern gericht. Bij het vormen van een dossier wordt vaak als eerst gedacht aan controle van buitenaf. De controle op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid. Eventueel zelfs op doelmatigheid en doeltreffendheid. Met buitenaf wordt hier bedoeld zowel de accountantscontrole als de interne controle rechtmatigheid. Echter goede dossiervorming heeft ook voor de gebruiker zelf voordelen. Niet alleen zorgt het voor eenvoudiger en sneller opzoeken van stukken, het zorgt ook voor continuïteit. Indien een ambtenaar ziek wordt, en een of meerdere aanbestedingen onder zich heeft, zal zijn vervanger eenvoudig bij de stukken kunnen om de procedure door te zetten. Er zit qua dossiervorming wel een verschil tussen dossiervorming voor intern en extern gebruik. Dit verschil is helemaal duidelijk indien het om een werk gaat. Waar de interne gebruiker de meeste tijd zal spenderen aan de technische uitvoering van het werk, zal de externe gebruiker voornamelijk geïnteresseerd zijn in de besluitvorming en financiële gegevens. Met dit in het achterhoofd is er een vaste index ontwikkeld. Deze index heeft voornamelijk een beleidsmatige en financiële inslag. Dit om het voor de externe functie zo transparant mogelijk te maken en het tegelijk voor de interne functie zo ruim mogelijk te houden. De enige eis voor de interne functie 12

13 betreft dat alle overige documenten in het dossier aanwezig moeten zijn. Het beleid is om deze index voor alle inkoop- en aanbestedingsdossiers te hanteren. Hiernaast verwijzen wij naar de Archiefwet voor de regels omtrent het archiveren en bewaren van aanbestedingsdossiers. Hierbij moet opgemerkt worden dat de verantwoordelijkheid voor het archiveren van dossiers bij de desbetreffende uitvoerende medewerker ligt en niet bij de medewerkers van het gemeentearchief. Zij bepalen niet wat er aangeleverd dient te worden. Wel kunnen zij erbij adviseren. In Bijlage 1 bij deze nota is de index toegevoegd. Nacalculatie Nacalculatie is een belangrijk toetsingsinstrument. Niet alleen kan hiermee vastgesteld worden of de budgetramingen realistisch zijn, maar ook kunnen de inschrijvingen van leveranciers achteraf beoordeeld worden op meer- en/of minderwerk. Deze toetsen zijn van belang voor toekomstige budgetramingen, begrotingen, budgetvoorstellen en offerteprocedures. De gemeente Strijen onderscheidt de volgende vormen van nacalculatie: 1. Nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de besteksraming Deze vorm van nacalculatie heeft een dubbele werking: de kwaliteit van de besteksraming wordt beoordeeld en er wordt gekeken of de inschrijving realistisch is. De uitkomsten van deze nacalculatie kunnen dan ook aan beide bronnen liggen. Zowel de besteksraming (eenheidsprijzen, etc) kan te laag of te hoog zijn en de inschrijving kan te laag of te hoog zijn. Deze vorm van nacalculatie wordt eigenlijk altijd gedaan als de inschrijvingen hoger liggen dan het bestek (en daarmee hoger dan het vastgestelde budget). Het wordt echter niet altijd vastgelegd en daarmee transparant gemaakt. Echter als de inschrijving lager is dan wordt deze calculatie vaak niet gemaakt terwijl dit wel van belang is. 2. Nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de werkelijke lasten Deze vorm van nacalculatie geeft inzicht in de kwaliteit van de bestekken, waardoor verbetering mogelijk is en onnodig meer-/minderwerk kan worden voorkomen. Het geeft ook informatie met betrekking tot specifieke werkwijzen en de daarmee samenhangende kosten, zoals bijvoorbeeld versneld werken. Als laatste geeft deze analyse nogmaals inzicht in de inschrijving van de leverancier. Heeft deze ruime stelposten opgenomen, zijn de geraamde tijdsperioden te krap geweest, etc. De gemeente Strijen acht beide vormen van nacalculatie van belang. Nacalculatie is echter arbeidsintensief. De vraag is dan ook of het loont om voor ieder offertetraject of voor iedere aanbesteding een nacalculatie op te stellen (en er over te rapporteren). Indien een dienst, levering of werk aan een van de volgende vereisten voldoet is het verplicht een nacalculatie op te stellen en aan het college van B&W ter kennisname aan te bieden; voor alle projecten groter dan ,-; voor alle projecten groter dan ,- welke meer- of minderwerk hebben hoger dan 10% van de opdrachtsom. De uitvoerende ambtenaar neemt de nacalculatie vervolgens op in het dossier voordat deze gearchiveerd wordt. Van belang is dat de nacalculaties worden verricht op het aan te besteden onderdeel. Dit betekent dat bij de aanschaf van één voertuig bij één leverancier het totaalbedrag een nacalculatie vereist. Echter indien het een werk betreft met meerdere onderdelen waarvan de opdrachten aan meerdere leveranciers gegeven wordt dient er per aanbesteding na gecalculeerd te worden. Het kan niet zo zijn dat meerwerk op één werk gecompenseerd kan worden met minderwerk op een ander onderdeel zonder dit toe te lichten. Dit geldt ook in de situaties dat één leverancier meerdere onderdelen verricht. Dan wordt er na gecalculeerd per onderdeel. 13

14 Stappenplan offerteprocedure / aanbestedingsprocedure In dit hoofdstuk wordt een stappenplan weergegeven dat als leidraad dient voor het uitvoeren van een offerte- of aanbestedingsprocedure. Dit stappenplan sluit sterk aan bij de beleidsregels van de gemeente Strijen. Het volgen van dit stappenplan garandeert het voldoen aan dit beleid. De volgende stappen zullen worden behandeld: I. bepalen van de aard van de opdracht; II. bepalen totale geraamde waarde van de opdracht; III. keuze aanbestedingsprocedure; IV. bepalen kwalificatie- en gunningscriteria; V. het uitvoeren van een aanbestedingsprocedure; VI. opdrachtverstrekking. Stap 1: bepalen van de aard van de opdracht De voorbereiding op de aanbestedingsprocedure start met het bepalen van de aard van de opdracht. Opdrachten kunnen in drie categorieën opgedeeld worden: leveringen; diensten; werken. Dit onderscheid is van belang omdat bij iedere categorie andere aanbestedingsregels gelden. In enkele gevallen kan een opdracht uit meerdere categorieën bestaan. Als dit het geval is dan is het beleid om de component met de hoogste waarde als bepalend te beschouwen voor de vraag onder welke categorie de opdracht valt. Om de aard te kunnen bepalen is het van belang voor alle leveringen, diensten en werken een duidelijke behoeftestelling / opdrachtomschrijving te maken voordat het aanbestedingsproces gestart wordt. Stap 2: bepalen totale geraamde waarde van de opdracht Indien de categorie gekozen is dient de totale waarde van de opdracht bepaald te worden. Hierbij dient er aan de volgende regels gehouden te worden: het gaat hierbij om de totale geraamde waarde exclusief BTW (als de BTW compensabel of verrekenbaar is); bij het bepalen van de waarde moet de volledige omvang van de opdracht meegenomen worden (inclusief de optiejaren); meerjarige contracten dienen doorgaans maximaal voor 48 maanden aangegaan te worden. Wanneer dit aantoonbaar en gebruikelijk in de markt is kan voor een langere termijn worden gekozen. Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van langere afschrijvingstermijnen (zoals abri s); er moet worden uitgegaan van een reële raming van de kosten; er mag niet getracht worden de opdracht onder de vastgestelde drempelbedragen te houden met als doel lagere aanbestedingsverplichtingen te hebben. Het gaat bijvoorbeeld om het splitsen van een opdracht in delen of kiezen voor een beperking in de tijd; opdrachten kunnen wel verdeeld worden in percelen. Voor de raming van de totale waarde van de opdracht dienen de verschillende percelen bij elkaar opgeteld te worden. De opgetelde waarde is vervolgens bepalend voor de te volgen procedure; Indien door de gemeente voor de opdracht goederen ter beschikking worden gesteld moet voor de waardebepaling van de opdracht de waarde van deze goederen meegenomen worden. Het gaat dan niet alleen om materialen die tijdens het werk worden verwerkt, maar ook om goederen die noodzakelijk zijn om het werk uit te voeren. In het laatste geval wordt de waarde van de goederen bepaald door de huurprijs; 14

15 De totale waarde van opdracht is vervolgens bepalend voor de te gebruiken aanbestedingsprocedure. De gemeente heeft als beleid de grenzen aan aanbestedingen vastgesteld. Leveringen Diensten Werken < ,- < ,- < , ,- < , ,- < EU-drempelbedrag* ,- < , ,- < EU-drempelbedrag* ,- < , ,- < EU-drempelbedrag* Boven EG-drempelbedrag* Boven EG-drempelbedrag* Boven EG-drempelbedrag* *De EU drempelbedragen worden bepaald door de Europese regelgeving. Voor de meest recente drempelbedragen zie de website van het Ministerie van Economische Zaken: Ter informatie: de drempelbedragen geldig op het moment van het opstellen van deze nota bedragen ,- voor leveringen en diensten en ,- voor werken. Deze bedragen zijn geldig voor 2010 en 2011 en zullen in trend met de voorgaande jaren hierna mogelijk verder verlaagd worden. Stap 3: keuze aanbestedingsprocedure Op basis van de combinatie tussen de aard van de opdracht en de hoogte van de geraamde waarde van de opdracht kan bepaald worden welke aanbestedingsprocedure toegepast dient te worden. De verschillende vormen van aanbesteding waar de gemeente gebruik van wenst te maken zijn reeds vastgelegd in het hoofdstuk Welke aanbestedingsvormen kennen wij?. De te maken keuzen kunnen als volgt weergegeven worden: Soort aanbesteding Leveringen Diensten Werken Enkelvoudige onderhandse aanbesteding < ,- < ,- < ,- Meervoudige onderhandse aanbesteding ,- < , ,- < , ,- < ,- Openbare of niet-openbare procedure ,- < EU-drempelbedrag* ,- < EU-drempelbedrag* ,- < EU-drempelbedrag Europese aanbesteding Boven EU-drempelbedrag* Boven EU-drempelbedrag* Boven EU-drempelbedrag* *Bij een Europese aanbesteding is het verplicht het Inkoopbureau in te schakelen. Stap 4: bepalen kwalificatie en gunningscriteria Voordat gestart kan worden met de gekozen aanbestedingsprocedure dienen de te hanteren criteria bepaald te worden. In alle gevallen behalve de openbare procedure dienen er allereerst kwalificatiecriteria geformuleerd te worden. De kwalificatiecriteria zijn bedoeld om vast te stellen of een bedrijf geschikt is om een opdracht uit te voeren. Deze criteria bestaan uit: a. Uitsluitingsgronden: De uitsluitingsgronden geven aan wanneer partijen uitgesloten kunnen worden van de aanbesteding. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van artikel van het ARW 2005 waarin een aantal specifieke situaties is beschreven (bijvoorbeeld faillissement, veroordeeld voor een delict dat de beroepsmoraliteit raakt, ernstige fout gemaakt in de uitoefening van beroep). b. Minimumeisen en selectiecriteria: De minimumeisen geven aan waaraan partijen minimaal moeten voldoen om een uitnodiging te krijgen. Bijvoorbeeld een minimale jaaromzet of een bankgarantie. 15

16 Hierbij kunnen de volgende soorten eisen/criteria gebruikt worden: financiële en economische draagkracht; juridische minimumeisen (eisen aan de organisatie; bijvoorbeeld lidmaatschap brancheorganisatie, maatschappelijke eisen, verzorgen van werkervaring, verzekering, etc.); technische bekwaamheid; certificeringen; ervaringen & referentieprojecten. Bedrijven wordt gevraagd om bewijsstukken te overleggen op basis waarvan zij enerzijds kunnen aantonen dat de uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn en anderzijds dat zij voldoen aan de minimumeisen dan wel de selectiecriteria. Bij een niet openbare procedure kunnen er meer partijen voldoen aan de gestelde eisen dan de gemeente voornemens is om uit te nodigen voor de tweede (gunning)fase van de aanbesteding. In dat geval is het zaak om al vooraf te bepalen, en bekend te maken, op welke wijze de gemeente hiermee zal omgaan. Er kan voor gekozen worden om vooraf een weging van selectiecriteria aan te geven of er kan voor een loting gekozen worden. In alle gevallen dienen de gunningscriteria vooraf geformuleerd te worden. Op basis van deze criteria kan bepaald worden welke offerte/inschrijving voor de gemeente de beste is. Hierbij dient er een duidelijke keuze gemaakt te worden tussen het gunningcriterium laagste prijs en de economisch meest voordelige inschrijving. Belangrijk aandachtspunt is nog dat alle partijen die in de gunningfase een inschrijving gaan verzorgen de beschikking hebben over dezelfde informatie. Dit kan door het opstellen van een bestek dan wel een functioneel Programma van Eisen dat aan alle partijen ter beschikking wordt gesteld. Ook dient de nota van inlichtingen, waarin vragen van potentiële inschrijvers worden beantwoord, gelijktijdig aan alle bestekhouders ter beschikking gesteld te worden. Bij de concrete uitwerking van de procedures zullen zoveel mogelijk de richtlijnen van het ARW 2005 worden gevolgd. Stap 5: uitvoeren van een aanbestedingsprocedure Voor een aanbestedingsprocedure volgens de EU-wetgeving en ARW 2005 gelden voorgeschreven termijnen, waarbinnen de aanbesteding minimaal dient te verlopen. Deze zijn mede afhankelijk van de gekozen aanbestedingsprocedure in Stap 3. Ook zijn er voorschriften ten aanzien van de wijze waarop een dergelijke procedure verloopt en welke rechten en plichten de aanbestedende dienst en inschrijvende partijen hebben. Los van bovenstaande genoemde richtlijnen geldt voor een aanbestedingsprocedure / offerteprocedure dat deze als volgt verloopt: - Om te komen tot een opdracht dient vooraf een programma van eisen of bestek te worden opgesteld, waarin ingegaan wordt op de inhoud van de opdracht, eisen en wensen gesteld aan de opdrachtnemer, welke beoordelings- en aanbestedingsprocedure er is en welke contractuele voorwaarden worden gehanteerd. Dit kan situatieafhankelijk zeer uitgebreid of juist kort en bondig worden geformuleerd; - publicatie of bekendmaking van de opdracht via internet dan wel een offerteaanvraag versturen; - gegadigden krijgen hierna de kans voor het stellen van vragen tot een vooraf bepaalde datum en tijdstip; - deze vragen worden beantwoord in een Nota van Inlichtingen, welke minimaal 6 dagen voor offerte-indiening worden verstrekt aan de gegadigden; - wanneer er naar aanleiding van de genoemde Nota van Inlichtingen terecht onduidelijkheid is, kan een tweede vragenronde worden ingelast; - offertes komen binnen op een daartoe vooraf aangegeven datum en tijdstip; - aan de hand van de bij Stap 4 opgestelde gunningscriteria wordt een beoordeling gemaakt van de ontvangen offertes en, indien nodig, een proces verbaal opgesteld; 16

17 - aan de beoogd winnaar wordt, wanneer het college akkoord is met de toekomstige opdrachtverstrekking, een voorgenomen gunningsbericht verstrekt; - niet winnende inschrijvers wordt via de Alcatel-termijn 15 dagen de tijd gegeven om hun bezwaren kenbaar te maken. De toepassing van de Alcatel-termijn is niet in alle gevallen noodzakelijk, maar wanneer dit niet verplicht is, is het vaak wel wenselijk om dit toch toe te passen; - wanneer er geen bezwaren zijn ontvangen wordt Stap 6 genomen. Stap 6: opdrachtverstrekking Ondanks dat de tactische inkoopactiviteiten behandeld zijn is er nog een laatste punt dat behandeld moet worden. De opdrachtverstrekking is van belang in verband met de transparantie van het proces. Deze fase sluit in feite het aanbestedingsproces af. De opdrachtverstrekking kan op 2 manieren: mondeling / telefonisch of schriftelijk. Het is van belang voor de dossiervorming hier een standpunt over in te nemen. Het beleid is om alle opdrachten tot en met 2.500,- ook telefonisch toe te staan, mits hiervan een notitie wordt gemaakt voorzien van de handtekening of paraaf van de budgethouder. Het heeft altijd de voorkeur om vooraf een offerteaanvraag schriftelijk op te stellen, maar dit is praktisch niet altijd mogelijk. Opdrachten hierboven dienen schriftelijk plaats te vinden en in het dossier opgeborgen te worden. Hierbij moet opgemerkt worden dat een opdracht per wel als schriftelijk wordt gezien, maar dat dit voor opdrachten boven de ,- altijd bevestigd dient te worden met een ondertekende brief of contract. Meerwerk of extra werk Onder meerwerk verstaan wij: aanvullende werkzaamheden die niet in het oorspronkelijke gegunde project of in het eerste contract waren opgenomen én die als gevolg van onvoorziene omstandigheden voor de uitvoering van het daarin beschreven werk noodzakelijk zijn geworden. Het gemeentelijk beleid stelt vast dat deze enkelvoudig onderhands gegund kunnen worden aan de gecontracteerde leverancier als er voldaan wordt aan een van de volgende voorwaarden: deze werken mogen uit technisch of economisch oogpunt niet, zonder overwegende bezwaren voor de gemeente, van de hoofdopdracht gescheiden worden; deze werken moeten, hoewel zij van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht gescheiden kunnen worden, voor de volmaking ervan strikt noodzakelijk zijn. Als aanvullende voorwaarden voor een van beide voorgaande situaties moet 1) het budget toereikend zijn om het meerwerk te kunnen dragen en 2) het bedrag aan meerwerk binnen bepaalde normen blijven. Bijgaand het overzicht met normen: Bedrag aanneemsom Maximumbedrag meerwerk < , ,- en < , , ,- en < , , ,- en < , , , ,- Alle in de tabel genoemde bedragen zijn in euro s en exclusief BTW Indien niet aan de bovenstaande voorwaarden is voldaan, moet het college worden gevraagd om een beslissing. Zij geven op dat moment aan of de opdracht verleend kan worden en of er eventueel nieuwe offerten opgevraagd moeten worden voor het meerwerk afzonderlijk. 17

18 Vergoeding inschrijfkosten De gemeente Strijen hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend. Slechts in bijzondere situaties kan een dergelijke vergoeding worden toegekend. Van een bijzondere situatie kan bijvoorbeeld sprake zijn als van de inschrijver een aanzienlijke inspanning wordt verlangd, zoals het bij de inschrijving overleggen van een ontwerp in het kader van een nietopenbare aanbestedingsprocedure, design and construct of turn-key contract, waarbij bijvoorbeeld uitvoerige berekeningen of het maken van een schaalmodel noodzakelijk zijn. Indien het toekennen van een vergoeding van inschrijvingskosten gerechtvaardigd lijkt, dient een gemotiveerd voorstel hiertoe aan het college van B&W te worden voorgelegd. Eerst nadat deze schriftelijk de goedkeuring aan het voorstel heeft gegeven, kan de regeling met betrekking tot inschrijvingskosten bij een aanbesteding worden toegepast. Dit document met goedkeuring wordt vervolgens toegevoegd aan het aanbestedingsdossier. In dat geval dient de toepassing en de hoogte van het bedrag in de aanbestedingsbescheiden te worden vermeld. Hardheidsclausule Uitgangspunt bij alle inkopen is dat dit inkoop- en aanbestedingsbeleid dient te worden gehanteerd. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij het noodzakelijk is om van de voorgeschreven aanbestedingsvorm af te wijken. Het gaat daarbij om de regels uit de uitvoeringsnota. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn: bij specialistische producten; indien er een strategische relatie opgebouwd dient te worden; bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente zijn toe te rekenen; bij een complex uitvoeringsproces; bij bepaalde marktomstandigheden; bij verwevenheid met parallelle processen; indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou kunnen meebrengen. Een voorstel voor een andere aanbestedingsvorm dient gemotiveerd voorgelegd te worden aan het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd om akkoord te gaan met de afwijking van de gemeentelijke aanbestedingsregels, zoals vastgelegd in de uitvoeringsnota. Afwijken van de Europese en nationale aanbestedingsregels voortvloeiende uit hiertoe opgestelde wetgeving is niet toegestaan. 18

19 Vaststelling uitvoeringsnota Aldus vastgesteld door college van burgemeester en wethouders: Datum: 4 oktober 2011 De secretaris, De burgemeester, C.J. de Visser J.P.M. Klijs 19

20 Inwerkingtreding Deze nota (kader- en uitvoeringsnota) treedt in werking per 4 oktober Met de inwerkingtreding van deze nota komt de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid van 2007 te vervallen. 20

21 Bijlage 1 Dossier index inkoop- en aanbestedingsdossier Naam project / investering: FCL: Budgethouder: Inhoud: Aanwezig? Interne kostenraming Toekenning budget (begroting, turap, advies) Verzonden verzoeken tot inschrijving + programma van eisen Ontvangen offerten / inschrijvingen Advies B &W aangaande de gunning Opdrachtgunning Advies B & W aangaande meerwerk Opdrachtgunning / bevestiging meerwerk Nacalculatie Kennisgeving B & W nacalculatie Overige stukken (zelf te omschrijven): 21