Besluitenlijst van de adviescommissie voor Algemene en Bestuurlijke Zaken d.d. 17 april 2003

Transcriptie

1 Besluitenlijst van de adviescommissie voor Algemene en Bestuurlijke Zaken d.d. 17 april 2003 Aanwezig Voorzitter : De heer C.M.M. Musters Secretaris : De heer M.L.A.M. van der Heijden Leden : De heer J.B.M. van Bers De heer L.M.P.M. van Dal De heer mr. J.H.C. Kamps De heer A.A.G. van Mierlo De heer J. Molegraaf De heer J. Nieuwkerk De heer M.G.M. van der Poel De heer W.D. Schipper Verhinderd : De heer W.M. Dijkstra De heer H.J. Kivits De heer N.A.M.H. Verbunt Tevens aanwezig : De heer A.J. Emmen, griffier Wethouder drs. P.R. Groenestein Wethouder T.M. de Laat Leden van het Volantis projectteam Nr. Omschrijving Actie 1. Opening. De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De heren Dijkstra, Kivits en Verbunt zijn verhinderd. Ook is bericht van verhindering ontvangen van mevrouw Hooghiemstra- Luijs, die de heer Verbunt zou vervangen. 2. Spreekrecht. Voor het spreekrecht heeft niemand zich gemeld. 3. Vaststelling agenda. De fractie DDE-2002 vraagt of het zinvol is agendapunt 11 nu te behandelen. Het lijkt de fractie beter dit punt te behandelen gelijktijdig met het voorstel betreffende de legesheffing bij evenementen. De meerderheid van de commissie is van mening dat het zinnig is het voorstel nu te behandelen, omdat de hieruit naar voren komende meningen dan betrokken kunnen worden bij het voorstel over de legesheffing. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 1

2 4. Mededelingen. Er zijn geen mededelingen. Presentatie digitaal loket gemeente Heusden. Leden van het Volantis projectteam verzorgen een presentatie over het nieuwe digitale loket. Vervolgens wordt het digitale loket door wethouder Groenestein officieel geopend. Naar aanleiding van de presentatie worden nog de volgende opmerkingen geplaatst: Fractie CDA: Mist een mogelijkheid om anoniem meldingen te doen Kunnen ook bedrijven digitaal meldingen doen? Fractie DDE-2002: Vraagt aandacht voor de inwoners die niet over een computer beschikken; ook meldingen van deze inwoners moeten snel afgewikkeld worden. Dit is nu niet altijd het geval Er moet nagegaan worden waarom de afhandeling in het normale (niet-digitale) proces stokt Complimenteert degenen die aan de realisering van het digitale loket gewerkt hebben Hoopt dat goed zichtbaar wordt gemaakt wat wel en wat niet kan en dat zichtbaar wordt gemaakt wanneer de volgende stappen gerealiseerd worden Wethouder Groenestein en de heer Jansen reageren op de opmerkingen van de fracties: Uit veiligheidsoverwegingen is het niet mogelijk gemaakt anonieme meldingen te doen De niet digitaal gedane meldingen worden ingevoerd in het WFM-systeem, waardoor de afwikkeling gemakkelijker en beter is te volgen en te sturen. Een feit is echter dat op de afhandeling nog verbeterslagen gemaakt moeten worden Uit het plan van aanpak blijkt wat wanneer verwacht kan worden Omdat de eerste prioriteit is gelegd bij de inwoners, is er nog geen oplossing voor het digitaal aanmelden van bedrijven. Het creëren van een oplossing is wel in de plannen opgenomen 5. Besluitenlijst van de vergadering van 27 februari De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld. 6. Lijst van aandachtspunten van 1 april De lijst wordt voor kennisgeving aangenomen. ONDERWERPEN DIE VOORTVLOEIEN UIT HET RAADSPROGRAMMA a. ter kennisname Verslag rampenbestrijding Voorstel tot vaststelling van het Rampenplan gemeente Heusden Gezien de verwevenheid van deze twee agendapunten worden ze gelijktijdig besproken. 2

3 Er had in het Verslag rampenbestrijding vermeld moeten worden wat er concreet goed en fout gegaan is bij de oefening; nu dit ontbreekt kan er niet zinnig over het rampenplan gepraat worden In het verleden zijn er toezeggingen gedaan over informatie over oefeningen etc. Dergelijke onderliggende stukken moeten voor de behandeling in de raad beschikbaar zijn Gemaakte en voorgestelde keuzes moeten in het raadsvoorstel uitgebreid worden gemotiveerd Mist het concreet maken van het rampenplan. Hierom is al eerder gevraagd. Wil daarom de behandeling van het voorstel uitstellen De commissie zou met betrekking tot het Risico Informatie Systeem een lijst met de situatie in de gemeente Heusden krijgen; sommige gemeenten hebben de informatie uit het RIS op de website staan Er moet een principiële discussie gevoerd worden over hoe met het rampenplan wordt omgegaan en over hoe burgers erbij betrokken worden Stelt voor de commissiediscussie iets uitvoeriger vast te leggen, zodat bij de behandeling in de raad op de vraag- en discussiepunten kan worden teruggekomen Zijn de 8 stappen die in het kader van het RIS in 2002 gerealiseerd moesten worden ook daadwerkelijk gerealiseerd? Fractie DDE-2002: De gemeente heeft een informatieplicht aan omwonenden over gevaarlijke situaties; wordt hieraan gevolg gegeven? Heeft de gemeente een voorbereidingsplan voor de rampenorganisatie? Mist in het rampenplan hoe omgegaan wordt met mensen die spontaan hulp gaan verlenen en hoe omgegaan wordt met ramptoeristen Mist ook iets over nazorg In het Verslag rampenbestrijding worden de verbeterpunten niet zichtbaar; het verslag moet daarom uitgebreid worden Fractie Groen Links: Het voorstel voor vaststelling van het rampenplan vertoont het beeld van een redelijk formeel geheel, dat vooral is bedoeld om te voldoen aan de wettelijke plicht. Kan zich voorstellen dat er na de vaststelling van het plan een discussie wordt gevoerd over de vertaling van het plan in concrete doelstellingen, oefeningen etc. Advies commissie: De commissie brengt ten aanzien van agendapunt 8 geen advies uit en gaat er van uit dat de gestelde vragen door het college worden beantwoord. Het stuk wordt op de B-lijst geplaatst. b. advisering aan de raad 3

4 OVERIGE BELANGRIJKE ONDERWERPEN a. ter kennisname 9. Jaarverslag klachtenbehandeling juli 2002 heeft de fractie een interpellatie gehouden over de klachtenbehandeling. Het is niet fatsoenlijk dat dit in het verslag niet is vermeld. De fractie is daar erg boos over Het verslag over 2002 is een kopie van het verslag van 2001; wat in de interpellatie als onjuist is aangegeven, is toch weer opgenomen, ondanks positieve toezeggingen voor verbetering Klachten zijn de opmaat voor verbeteracties; daarover wordt in het verslag helemaal niet gesproken Het lijkt of er maar 15 klachten zijn; er zijn er veel meer. Dit zou in een overzicht worden opgenomen. Men heeft niet het fatsoen gehad dit op te nemen Het college moet in de komende raadsvergaderingen aangeven dat het werkelijk verbeteringen wil aanbrengen; als dit niet gebeurt is de fractie weer genoodzaakt een interpellatie te houden Er is onvoldoende duidelijkheid over de aard van de klachten. Ook de ter inzage gelegde stukken boden geen nadere informatie Kan zich de boosheid van fractie Keerpunt voorstellen De conclusie van de interpellatie was dat de klachtenbehandeling door de HMW beter zou gaan en dat er meer inzicht in de klachten en meldingen zou komen Wat nu gepresenteerd wordt is het topje van de ijsberg. De fractie wil hier meer zicht op hebben; zie onder andere de brief van de heer Vesters over een niet goed behandelde en een niet opgenomen klacht Is, na de toezeggingen van vorig jaar, van mening dat dit verslag in de raad behandeld moet worden In de commissie en de raad worden diverse opmerkingen gemaakt over de stroperigheid van processen. De fractie wil er over praten hoe dit verbeterd kan worden Fractie Groen Links: Vraagt zich af wat het doel van dit verslag is: verantwoording naar de burgers of uitvoering geven aan een wettelijke plicht heeft de indruk dat het laatste het geval is. Er spreekt geen behoefte uit van het college om verantwoording af te leggen Sluit zich aan bij de opmerkingen van fractie Gemeentebelangen. Het verslag wekt de indruk onvolledig te zijn Fractie CDA: Zal het voorstel om het verslag in de raad te behandelen in het presidium steunen Bedacht moet worden dat het om de formele klachtenregeling gaat en niet over een ontevredenheidsregistratie Het begrip klacht moet goed gedefinieerd worden Fractie DDE-2002: Klachten kunnen voorkomen worden door in het voortraject zorgvuldig met 4

5 mensen om te gaan: dit betekent vertellen wat je gaat doen en zaken snel afwerken Sluit zich overigens aan bij de opmerkingen van fractie Gemeentebelangen De fractie Keerpunt zegt naar aanleiding van de opmerkingen van de diverse fracties blij te zijn met het standpunt van de commissie. Hierdoor hoeft de fractie niet de harde lijn te volgen. In de algemene Wet Bestuursrecht is bepaald dat zowel schriftelijke als mondelinge klachten zorgvuldig afgehandeld moeten worden. Dit vereist een registratie van al deze klachten. Er is toegezegd dat dit zou gaan gebeuren. Standpunt commissie: De commissie wenst over dit agendapunt een discussie in de raad. BO 10. Jaarverslag 2002 van de Commissie voor de bezwaar- en beroepschriften. Schrikt van de werkvoorraad versus het aantal afgehandelde zaken. De voorraad wordt steeds groter, hetgeen de fractie ernstige zorgen baart Er is ook een verbeterslag bij de afdelingen aan de orde, waardoor het probleem aan de voorkant wordt aangepakt Fractie CDA: Kan er, bijvoorbeeld door een 2 e commissie in te schakelen, een inhaalslag gemaakt worden om de werkvoorraad weg te werken? Dit is een goed verslag De achterstand kan niet geaccepteerd worden Er zal voor het wegwerken van de achterstand meer ambtelijke input moeten komen; is er een analyse gemaakt van de voor een inhaalslag benodigde capaciteit? Standpunt commissie: De commissie neemt het verslag voor kennisgeving aan. De commissie vraagt het college meer duidelijkheid te verschaffen over hoe tot het wegwerken van de achterstanden kan worden gekomen BO 11. Evaluatie muziek- en vuurwerkspektakel evenement Handelsonderneming Meesters Als de gemeenschap zou weten wat dit evenement hen kost, zou het nooit zijn doorgegaan Heeft in het eerste jaar al vraagtekens gezet bij de kosten; nu zien we het weer. Een tijdsbesteding van 640 uur kun je de gemeenschap niet aandoen 5

6 Voor de fractie hoeft dit evenement nooit meer door te gaan; als het wel doorgaat moeten de kosten op de organisator verhaald worden Dit moet eens en voor het laatst zijn geweest Fractie CDA: Heeft zich gestoord aan het ambtelijk advies; de organisatie moet zelf zeggen: daar beginnen we niet aan Dit mag nooit meer gebeuren ten laste van de gemeenschap Fractie DDE-2002: Sluit zich bij de vorige fracties aan Heeft er geen begrip voor dat een dergelijk evenement doorgaat; tegen vuurwerk bij een feestelijke gelegenheid bestaat geen bezwaar; dit kan echter niet Het mag niet zo zijn dat er zoveel kosten gemaakt worden voor een commercieel evenement Neemt het de brandweer zeer kwalijk dat dit evenement kon doorgaan terwijl niet aan de voorschriften werd voldaan, terwijl de horeca-ondernemers met carnaval op straffe van sluiting aan alle eisen moesten voldoen Dit is een goede evaluatie, die bloot legt dat dit op deze manier niet meer kan Het mag anderzijds niet zo zijn dat bij manifestaties waar veel publiek op af komt, de kosten per definitie voor de organisator zijn; dit moet daarom goed gedefinieerd worden Standpunt commissie: De commissie neemt het stuk voor kennisgeving aan. b. advisering aan de raad 12. Voorstel tot het beschikbaar stellen van een krediet voor de aankoop van een perceeltje grond aan Het Hoog (tussen nr. 5 en nr. 11) te Nieuwkuijk van de Regionale directie Domeinen Zuid te Breda. Advies commissie: De commissie adviseert positief. Het stuk wordt op de A-lijst geplaatst. 13. Voorstel tot het beschikbaar stellen van een krediet voor de aankoop van een bedrijfspand met ondergrond Schoolstraat 32A te Drunen. Vindt het aankoopbedrag, zijnde 275, per m² vrij hoog; dit heeft zijn uitwerking 6

7 op toekomstige aankopen Waarom koopt de projectontwikkelaar deze grond niet? Wethouder de Laat reageert op de overwegingen van de fracties: Het gaat hier om de aankoop van een bedrijf met een hindercirkel dat is gelegen binnen een inbreidingslocatie, waar de gemeente al een goede grondpositie met een aantrekkelijke boekwaarde heeft De realisatiewaarde van deze locatie wordt door deze aankoop sterk verhoogd Er is dus duidelijk sprake van een strategische aankoop Het aankoopbedrag is vastgesteld op basis van taxatie Als de gemeente de grond zelf koopt blijft ze zelf de regie houden De fractie Gemeentebelangen zegt dat de door wethouder de Laat gegeven toelichting wezenlijk is voor de beoordeling van het voorstel. De fractie vraagt daarom deze informatie alsnog in het raadsvoorstel op te nemen. BW Advies commissie: De commissie adviseert positief. Het voorstel wordt op de A-lijst geplaatst. 14. Voorstel tot intrekking van de klachtenregeling gemeente Heusden 1997 en vaststelling van de verordening interne klachtenbehandeling. Er is in feite sprake van dezelfde verordening als voorheen, alleen iets aangepast aan de AWB; er is niets gewijzigd ten aanzien van bijvoorbeeld mondelinge klachten De Algemene Wet Bestuursrecht adviseert de aanstelling van een klachtenbehandelaar of een klachtenteam Heusden laat de bazen van degenen op wie de klacht betrekking heeft, de klacht af doen; dat is niet onafhankelijk. De bazen zijn verantwoordelijk voor verbeteracties, niet voor de beoordeling Deze regeling blijft in artikel 8 gehandhaafd; de klachtenafhandeling moet echter zo onafhankelijk mogelijk zijn Het college moet eerst zijn huiswerk doen, voor deze verordening kan worden vastgesteld Het is gebruikelijk dat een meerdere een klacht behandelt. Er is dan nog de mogelijkheid van bezwaar en beroep Het is raar dat mondelinge klachten mondeling afgedaan worden; mondelinge klachten kunnen binnen de organisatie op papier gezet worden zodat ze kunnen worden geregistreerd en schriftelijk kunnen worden afgedaan Tot het niet in behandeling nemen van een klacht moet expliciet besloten worden Vindt het zinnig om een onafhankelijke klachtencommissie in te stellen Advies commissie: 7

8 De commissie is van mening dat de wijze van klachtenafhandeling nader moet worden bezien en verwacht een aangepast voorstel terug in een volgende commissie 15. Rondvraag. De heer van Dal zegt vernomen te hebben dat de gemeente het bedrijventerrein bij het Hoog de naam Bedrijventerrein Heusden zou willen geven. Als dit werkelijk zo is, is hij het daar niet mee eens. De heer van Mierlo wil in de commissie een discussie over hoe het college omgaat met win-win situaties, waarbij zowel het belang van de burger als dat van de gemeente gediend kan worden. Met name gaat het om gevallen waarin het college geen uitvoering geeft aan wat de commissie of de raad aangeeft. Spreker zal terzake een discussiestuk aanreiken. De voorzitter sluit de vergadering. Aldus vastgesteld d.d. 2 juni De commissie De secretaris, De voorzitter, M.L.A.M. van der Heijden C.M.M. Musters 8