Handleiding Vraag Profiel Instrument (VPI)

Transcriptie

1 Handleiding

2 II

3 Inhoudsopgave Voorwoord 1 1. Wat is het VPI? 2 2. Inloggen 2 3. VPI beheer 3 4. Leerlingen overzicht Leerling toevoegen Leerlingen importeren Leerling bekijken Leerling bewerken en een PDF genereren Leerling archiveren Leerling verwijderen 8 5. VPI vragenlijsten VPI maken VPI dossier overzicht VPI bekijken VPI wijzigen en invullen VPI scores VPI rapportage Inhoudelijke informatie vragenlijsten Korte inhoud deel Korte inhoud deel Korte inhoud deel Inhoudelijke informatie rapportage Rapportage: Het vraagprofiel Rapportage: Het handelingsprofiel 13 I

4 IV

5 Voorwoord Geachte klant, Vanaf september 2013 was de eerste release van het Vraag Profiel Instrument (VPI) versie 1.0 beschikbaar. In deze handleiding worden alle onderdelen die beschikbaar zijn in het VPI beschreven en uitgelegd. Zowel informatie over de werking van het programma als inhoudelijke achtergrond informatie over de verschillende delen van de vragenlijsten en rapportage treft u in deze handleiding aan. Wanneer u vragen heeft over onze software of een vraag over onze dienstverlening, dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk op telefoonnummer of via supportvpi@dotcomschool.nl. Voor meer informatie over onze producten en diensten kunt u kijken op de website Met vriendelijke groeten, Team Dotcomschool 1

6 1 Wat is het VPI? Het VPI is een handelingsgerichte vragenlijst waarmee de behoefte aan extra onderwijszorg van leerlingen in het primair, voortgezet onderwijs en het middelbaar beroepsonderwijs in kaart kan worden gebracht. Het VPI is bedoeld voor alle leerlingen met extra onderwijszorgbehoeften ongeacht leeftijd, niveau van functioneren, vragen, mogelijkheden of beperkingen. Om zicht te krijgen op de onderwijs-zorgbehoeften van een leerling beantwoordt u in het VPI vragen over zijn/haar concrete, extra aandachtvragend gedrag in de klas/op school én over de extra ondersteuning die dit vraagt van de leraar/docent. Het VPI levert bouwstenen aan om vorm en inhoud te geven aan een aanpak voor leerlingen die extra zorg vragen in de klas en/of op school. Ook kan het VPI worden ingezet ter inhoudelijke onderbouwing van een verwijzingsbesluit naar een andere (reguliere of speciale) school. Het VPI kan tot slot ook preventief worden gebruikt, dus in situaties waarin nog geen expliciete zorgvraag is geformuleerd, maar er wel behoefte is aan meer informatie over het functioneren van de leerling en welke aanpak goed zou zijn voor hem/haar. Voor het invullen van het VPI is in ieder geval de inbreng van de leraar/docent onontbeerlijk, want hij/zij kent de leerling het beste. Desgewenst kan het VPI door meerdere respondenten bijvoorbeeld intern begeleider, mentor of zorgcoördinator dan wel in samenspraak met hen worden ingevuld. 2 Inloggen Om in te loggen in het VPI gaat u via de internet browser op uw computer, laptop of tablet naar: inlog.vraagprofielinstrument.nl. Vervolgens vult u uw licentienummer, gebruikersnaam en wachtwoord in. De eerste keer dat er bij een licentie wordt ingelogd, dan kan dit met het superuser account. Met dit account is het mogelijk om andere gebruikers aan te maken. Zie hiervoor hoofdstuk 3. Nadat u bent ingelogd komt u in het onderdeel Leerlingen en kunt u gaan werken met het VPI. 2

7 3 VPI beheer Een gebruikersaccount kan worden aangemaakt of gewijzigd door in te loggen als Superuser. Ga vervolgens in het menu "Ga naar" naar de optie gebruikers/users. Klik op de knop [Nieuw] om een nieuwe gebruiker aan te maken. Vul de volledige naam van de gebruiker in. Vul daarna de gebruikersnaam, het wachtwoord en het adres in. Wij adviseren de VPI gebruikerswachtwoorden goed te beveiligen, door gebruik te maken van bijvoorbeeld minimaal 8 karakter, 1 hoofdletter, kleine letters en cijfers. Selecteer als laatste stap de rol "Teacher" uit de lijst. Klik op de knop [Opslaan] om het gebruikersaccount op te slaan. 4 Leerlingen overzicht Nadat u bent ingelogd, komt u in het overzicht met alle leerlingen behorende bij uw brinnummer. Indien er nog geen leerlingen in het VPI staan, kunt u deze invoeren (zie hoofdstuk 4.1 en 4.2). De leerlingen kunnen de status Actief of Archief hebben. Standaard wordt het overzicht van alle actieve leerlingen getoond. Indien er meer pagina's met leerlingen zijn, kunt u navigeren tussen deze pagina's door onder het overzicht te klikken op de volgende/vorige pijltjes. Door te klikken op de link "Archief" kunt u het overzicht met gearchiveerde leerlingen bekijken. Door te klikken op de link "Alle" krijgt u het overzicht van zowel de actieve als gearchiveerde leerlingen. U kunt een specifieke leerling zoeken, door te klikken op [Zoek]. Er wordt dan een scherm opengeklapt waar u kunt zoeken op de velden: Roepnaam, Achternaam, Geboortedatum, Groep/Klas, Postcode en Stad. Vul één of meer velden in en klik op de knop [Zoek]. In het leerlingoverzicht worden nu alleen de leerlingen getoond die voldoen aan uw zoek criteria. 3

8 4.1 Leerling toevoegen Let op: Dit hoofdstuk beschrijft het handmatig invoeren van een leerling. Indien u een DOD bestand van een leerling heeft, dan kunt u deze importeren en hoeft u de leerling niet handmatig in te voeren. Zie hiervoor hoofdstuk 4.2 Om een leerling in te voeren klikt u op het icoon [Voeg leerling toe] in het scherm Leerlingen. Vervolgens wordt het scherm "Voeg leerling toe" geopend met de tabbladen, Leerlinggegevens en Schoolgegevens. Vul alle velden op het scherm Leerlinggegevens in en selecteer bij het laatste veld het type onderwijs uit de lijst. U heeft de keuze uit PO/VO of MBO. Op basis van de keuze die u hier maakt, krijgt u bij het aanmaken van een VPI voor de leerling automatisch de juiste VPI vragenlijst. Klik dan op het tabblad Schoolgegevens en vul ook hier alle velden in. Klik op de knop [Voeg toe] om de leerling definitief toe te voegen aan het VPI. 4

9 4.2 Leerlingen importeren Het Digitaal Overdrachts Dossier (DOD) is een landelijke standaard die in de meeste leerlingadministratiesystemen beschikbaar is. U kunt het DOD gebruiken om leerlingen vanuit uw LAS te exporteren en dan te importeren in het VPI. Voor het aanmaken van een DOD vanuit uw LAS verwijzen wij u naar de handleiding van uw LAS leverancier. Nadat u het DOD heeft aangemaakt, slaat u het DOD-bestand op een locatie op, waar u naartoe kunt navigeren vanuit het VPI. Om het DOD-bestand te importeren klikt u in het scherm leerlingen op het icoon [Leerlingen importeren]. Vervolgens klikt u op de knop [Bladeren] om het opgeslagen DOD-bestand te selecteren. Vul de pincode in, die ook is ingevoerd bij het exporteren van de leerling vanuit het LAS. Selecteer het type onderwijs PO/VO of MBO uit de lijst. Het type onderwijs wordt gekoppeld aan de leerling, zodat u bij het aanmaken van een VPI automatisch de juiste vragenlijst krijgt. Klik op de knop [Importeer] om de leerling in het VPI te importeren. Nadat de leerling is geïmporteerd, kunt u de gegevens aanvullen of wijzigen via het scherm Leerlingen. 5

10 4.3 Leerling bekijken Om de gegevens van een leerling te bekijken, klikt u in het scherm Leerlingen op icoon achter de betreffende leerling. Alle ingevoerde gegevens worden op het scherm getoond. U kunt deze gegevens aanpassen, door te klikken op de link [Bewerken] of terug navigeren naar het leerlingen overzicht door te klikken op de link [Terug]. 6

11 4.4 Leerling bewerken en een PDF genereren Om de gegevens van een leerling te bewerken, klikt u in het scherm Leerlingen op het icoon achter de betreffende leerling. Het scherm met de twee tabbladen Leerlinggegevens en Schoolgegevens wordt geopend. U kunt nu de gegevens wijzigen. U kunt deze gegevens opslaan, door te klikken op de knop [Opslaan] of terug navigeren naar het leerlingen overzicht door te klikken op de link [Terug]. Door te klikken op het icoon, worden alle leerlinggegevens naar een opgemaakte PDF gestuurd die u kunt printen of opslaan. 4.5 Leerling archiveren Wanneer er geen VPI meer aangemaakt hoeft te worden bij een leerling of de leerling gaat van school af, dan kunt u deze leerling archiveren. Dit doet u door op het archief-icoon achter de betreffende leerling te klikken in het overzicht van Leerlingen. Wanneer een leerling gearchiveerd is, dan komt u in het overzicht van alle leerlingen en ziet u bij de gearchiveerde leerling een rood vlaggetje staan. Om een leerling uit het archief weer actief te maken klikt u op het activeer-icoon 7

12 4.6 Leerling verwijderen Alleen wanneer er nog geen VPI vragenlijst is aangemaakt voor een leerling, is het mogelijk om de leerling te verwijderen. U kunt een leerling verwijderen in het overzicht leerlingen als er een verwijder-icoon achter de betreffende leerling staat. Dit betekent dat er nog geen VPI voor deze leerling is ingevuld. Door te klikken op het verwijder-icoon, komt u in het overzicht met leerlinggegevens van de betreffende leerling. Door te klikken op de knop [Verwijder] wordt de leerling definitief uit het VPI verwijderd. Door te klikken op de link [Terug] keert u terug naar het overzicht van leerling, zonder de leerling te verwijderen. 5 VPI vragenlijsten Nadat een leerling is ingevoerd, kunnen er VPI's voor de leerling worden aangemaakt en ingevuld. Dit doet u in het scherm "VPI dossiers van leerlingnaam". U komt in dit scherm door in het leerling overzicht bij de betreffende leerling te klikken op het icoon. Daarna kunt u een VPI maken, bekijken, wijzigen en rapportages genereren. Let op: zie voor inhoudelijke informatie over het invoeren van de vragenlijsten hoofdstuk VPI maken Om een nieuwe VPI voor een leerling te maken, klikt u in het scherm "VPI dossiers van leerlingnaam" op het icoon [Maak VPI]. U komt dan in de VPI invoer wizard. Het VPI bestaat uit 3 delen en per deel kunt u verschillende onderdelen invullen. Door een onderdeel aan te klikken, wordt deze geopend en worden de vragen zichtbaar. Deze kunt u invullen door onder Geen, Enige, Veel of Zeer veel een bolletje aan te klikken. LET OP: U werkt met een webbased programma, zorg ervoor dat u tussentijds regelmatig opslaat. Per onderdeel in Deel 1 is een knop [Opslaan] waarop u kunt klikken. tevens wordt er opgeslagen als er op de knop [Volgende] geklikt worden. Nadat u alle vragen heeft ingevuld, klikt u op de knop [Volgende] om naar het volgende deel te gaan. Bij Deel 3 zijn alle vragen verplicht om in te vullen. Nadat alle onderdelen zijn ingevuld, klikt u op de 8

13 knop [Afgerond]. U krijgt dan een score overzicht met de bijbehorende grafieken. Klik op de link "VPI Dossiers" om terug te keren naar het overzicht met VPI's, hier kunt u een ingevulde VPI wijzigen. U kunt de gegevens in het scherm bekijken. Bovenin het scherm kunt u door te klikken op de link "Maak PDF", een PDF maken van het ingevulde VPI of klikken op de link "VPI dossier" om terug te keren naar het overzicht met VPI dossiers van de leerling. 5.2 VPI dossier overzicht In het overzicht met VPI dossiers, hebben ingevulde VPI dossiers de status "Niet afgerond". Indien een VPI afgehandeld is, dan kunt u deze de status "Afgerond' geven. Dit doet u door te klikken op het icoon en de melding te beantwoorden met [Ja]. Het VPI dossier krijgt dan een icoon. 9

14 5.3 VPI bekijken Om een ingevuld VPI te bekijken, klikt u in het scherm "VPI dossiers van" op het icoon achter het dossier dat u wilt bekijken. Alle leerlinggegevens wordt in het scherm getoond, met daaronder de ingevulde VPI vragenlijst. Door te klikken op de link "Terug" onderin het scherm, keert u terug naar het scherm "VPI dossiers van". 5.4 VPI wijzigen en invullen Een VPI die u heeft aangemaakt, maar nog niet heeft ingevuld kunt u altijd nog invoeren. Tevens is het mogelijk om wijzigingen aan te brengen in reeds ingevoerde VPI vragenlijsten. Dit doet u door in het scherm "VPI dossiers van" te klikken op het icoon achter het betreffende VPI. De VPI invoer wizard wordt gestart. U kunt nu alle delen doorlopen door te klikken op de knop [Volgende]. Wanneer u een onderdeel wilt invullen of wijzigen, klikt u op dat betreffende onderdeel. In Deel 3 klikt u op de knop [Afronden] en krijgt u een totaal overzicht van het ingevulde VPI. Zie voor werkwijze ook hoofdstuk 5.1 VPI maken. 5.5 VPI scores Nadat u een VPI heeft aangemaakt krijgt u een overzicht met scores en grafieken. Dit overzicht kunt u voor een VPI altijd opnieuw opvragen, door achter het betreffende VPI te klikken op het grafiek-icoon. Vervolgens kunt u de informatie op het scherm bekijken of er een PDF van maken, door te klikken op de link "Maak PDF". Terugkeren naar het VPI dossier overzicht kan door te klikken op de link "VPI dossiers". 5.6 VPI rapportage Vanuit het VPI dossier overzicht is het mogelijk om direct een rapportage naar PDF te genereren. Dit doet u door achter het betreffende VPI dossier te klikken op het icoon. 10

15 6 Inhoudelijke informatie vragenlijsten 6.1 Korte inhoud deel 1 In deel 1 van het VPI ligt de focus op de leerling. U wordt gevraagd om aan te geven op welke gebieden en in welke mate een leerling extra ondersteuning nodig heeft in vergelijking met zijn/haar klasgenoten. In dit deel worden negen gebieden onderscheiden: 1. Emoties en persoonskenmerken Hoe contacten tussen leerlingen verlopen en hoe zij zich aan hun (school)omgeving aanpassen, wordt in belangrijke mate bepaald door hun persoonskenmerken en hoe zij omgaan met hun emoties. 2. Omgaan met anderen Mensen zijn sociale wezens: hun functioneren hangt af van de manier waarop en de mate waarin zij actief deelnemen aan het sociale leven. Dat geldt uiteraard ook voor leerlingen op een school. 3. Praktische redzaamheid Voorwaarde voor goed functioneren op school is dat leerlingen zichzelf praktisch kunnen redden op een aantal terreinen. 4. Voorwaarden om te kunnen leren Om te kunnen functioneren op school moet een leerling weten hoe hij/zij moet leren. Zaken als taakgerichtheid en concentratie zijn voorwaarden om te kunnen leren. 5. Taal en spraak Taalbegrip en taalgebruik, het zijn de basisprincipes voor een goede communicatie tussen mensen en daarmee natuurlijk ook tussen leerlingen op school. 6. Leerontwikkeling In dit onderdeel gaat het om een globale beoordeling op de belangrijkste schoolvakken. 7. Denken Het gebied Denken heeft betrekking op de mate waarin de leerling in staat is tot abstract en logisch denken en op gebieden als aandacht, geheugen en creativiteit. 8. Lichamelijke ontwikkeling Zaken als een zintuiglijke beperking, energietekort of beperkte motorische vaardigheden kunnen in belangrijke mate het schools functioneren in negatieve zin beïnvloeden. 9. Stage Functioneren in een stagesetting vraagt specifieke vaardigheden. Dit gebied is uiteraard alleen voor leerlingen in die voortgezette onderwijsrichtingen waar stage wordt gelopen. 6.2 Korte inhoud deel 2 In deel 2 van het VPI wordt u gevraagd aan te geven met welke extra ondersteuningshandelingen de leerling verder kan worden geholpen en in welke mate dat moet gebeuren. Er worden zeven gebieden onderscheiden: 1. Pedagogische veiligheid In dit gebied gaat het om ondersteuningsvormen die gericht zijn op het bieden van een veilig pedagogisch klimaat, bijvoorbeeld aansluiten bij het emotionele ontwikkelingsniveau. 2. Pedagogisch reguleren Ondersteuningsvormen in dit gebied zijn gericht op het sturen van gedrag van de leerling, bijvoorbeeld speciale omgangsregels hanteren. 11

16 3. Aansluiten bij het verstandelijk niveau Dit gebied betreft ondersteuningsvormen zoals het begrijpen van de speciale leerstrategie van de leerling. 4. Aanpassen van de leeromgeving Ondersteuningsvormen in dit gebied zijn gericht op het zo optimaal mogelijk maken van de leeromgeving van de leerling, bijvoorbeeld leersituaties zorgvuldig voorstructureren. 5. Aanpassen van de lesstof Ondersteuningsvormen in dit domein zijn specifiek gericht op de lesstof. Voorbeelden: aanpassen tempo van aanbieden lesstof, aanpassen leermethode en herhalen van lesstof. 6. Aanpassen didactische begeleiding Ondersteuningsvormen in dit gebied zijn gericht op het stimuleren van het leerproces, bijvoorbeeld speciale ondersteuning bieden bij een bepaald vak. 7. Medische zorg en/of hulpmiddelen Ondersteuning op dit gebied betreft bijvoorbeeld het inzetten van speciale hulpmiddelen. 6.3 Korte inhoud deel 3 In deel 3 wordt u gevraagd een aantal aanvullende vragen te beantwoorden. Deze hebben betrekking op: 1. Extra ondersteuning voor de leerling buiten het primaire leerproces. 2. Eigenschappen van de leerling die de noodzaak van de extra ondersteuning verkleinen. 3. Extra ondersteuning voor de leraar/docent/school. 4. Omgevingsfactoren buiten school die de noodzaak van extra ondersteuning vergroten of verkleinen. 7 Inhoudelijke informatie rapportage Een ingevuld VPI resulteert in een tweetal profielen. Deel 1 levert het vraagprofiel op en deel 2 het handelingsprofiel. Daarnaast worden de antwoorden op de vragen van deel 3 op een rijtje gezet. 7.1 Rapportage: Het vraagprofiel Het vraagprofiel geeft voor elk van de ingevulde gebieden weer in welke mate de leerling in de voorafgaande periode extra ondersteuning heeft gevraagd volgens de respondent. Dit gebeurt op twee manieren: via een ruwe score grafiek en via een normscore grafiek. In de ruwe score grafiek wordt dit per gebied weergegeven op een vierpuntsschaal (0 = geen ondersteuning; 1 = enige ondersteuning; 2 = veel ondersteuning; 3 = zeer veel ondersteuning). De scores in de grafiek kunnen als volgt worden geïnterpreteerd: naarmate een score hoger is, vraagt het functioneren van de leerling op het betreffende gebied meer extra ondersteuning. De ruwe scores kunnen worden genuanceerd via een vergelijking met scores van andere leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Deze zogenaamde normgroep bestaat uit leerlingen in het primair en voortgezet onderwijs voor wie extra ondersteuning is gevraagd. De relatieve scorepositie die een individuele leerling ten opzichte van deze normgroep heeft, wordt uitgedrukt als het percentage norm-leerlingen dat een score heeft gelijk aan of lager dan die van de individuele leerling. Dit wordt uitgedrukt als een percentielscore tussen 0 en 100. Bijvoorbeeld: een percentielscore van 60% op een gebied betekent dat 60% van de normgroep een score heeft die gelijk aan of lager is dan die van de leerling voor wie u het VPI heeft ingevuld. 12

17 Voor de interpretatie van de scores worden twee grenzen aangehouden: 20% en 80%. Een percentielscore lager dan 20% houdt in dat de leerling in vergelijking met de normgroep minder dan gemiddeld, dus relatief weinig extra ondersteuning heeft gevraagd op het betreffende gebied. Deze score duidt op verhoudingsgewijs lichte extra onderwijszorgbehoeften. Een percentielscore tussen 20% en 80% houdt in dat de leerling in vergelijking met de normgroep een gemiddelde hoeveelheid extra ondersteuning heeft gevraagd op het betreffende gebied. Deze score duidt op gemiddelde extra onderwijs-zorgbehoeften. Een percentielscore hoger dan 80% houdt in dat de leerling in vergelijking met de normgroep meer dan gemiddeld, dus relatief veel extra ondersteuning heeft gevraagd op het betreffende functioneringsgebied. Deze uitslag duidt op verhoudingsgewijs zware extra onderwijszorgbehoeften. 7.2 Rapportage: Het handelingsprofiel Het handelingsprofiel geeft voor alle gebieden weer in welke mate de leerling in de klas/op school extra ondersteuningshandelingen dient te krijgen volgens de respondent. Dit gebeurt op twee manieren: via een ruwe score grafiek en via een normscore grafiek. In de ruwe score grafiek wordt dit per gebied weergegeven op een vierpuntsschaal (0 = niet nodig; 1 = enigszins nodig; 2 = vaak nodig en 3 = zeer vaak nodig). De scores in de grafiek kunnen als volgt worden geïnterpreteerd: naarmate een score op een bepaald gebied in het handelingsprofiel hoger is, zijn er volgens de respondent de komende periode voor de leerling meer extra ondersteuningshandelingen in de klas / op school nodig. De ruwe scores kunnen worden genuanceerd via een vergelijking met scores van andere leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Deze zogenaamde normgroep bestaat uit leerlingen in het primair en voortgezet onderwijs voor wie extra ondersteuning is gevraagd. De relatieve scorepositie die een individuele leerling ten opzichte van deze normgroep heeft, wordt uitgedrukt als het percentage norm-leerlingen dat een score heeft gelijk aan of lager dan die van de individuele leerling. Dit wordt uitgedrukt als een percentielscore tussen 0 en 100. Bijvoorbeeld: een percentielscore van 60% op een gebied betekent dat 60% van de normgroep een score heeft die gelijk aan of lager is dan die van de leerling voor wie u het VPI heeft ingevuld. Voor de interpretatie van de scores worden twee grenzen aangehouden: 20% en 80%. Een percentielscore lager dan 20% houdt in dat de leerling in vergelijking met de normgroep op het betreffende gebied minder dan gemiddeld extra ondersteuningshandelingen nodig heeft. Ondersteuningshandelingen op dit gebied hebben de geringste urgentie. Een percentielscore van tussen 20% en 80% houdt in dat de leerling in vergelijking met de normgroep op het betreffende gebied een gemiddelde hoeveelheid extra ondersteuningshandelingen nodig heeft. Ondersteuningsha ndelingen op dit gebied hebben een gemiddelde urgentie. Een percentielscore hoger dan 80% houdt in dat de leerling in vergelijking met de normgroep op het betreffende gebied meer dan gemiddelde extra ondersteuningshandelingen nodig heeft. Ondersteuningshandelingen op dit gebied hebben de hoogste urgentie. 13

18 14