Beleidsplan. Stichting Judo Promotion Twente

Transcriptie

1 ! Beleidsplan Stichting Judo Promotion Twente ! 1

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk Pagina Voorwoord 3 1. Inleiding 4 2. Huidige situatie 5 3. SWOT Analyse 6 4. Visie Stichting Judo Promotion Twente 7 5. Strategie 8 6. Beleidsthema s 6.1.Technisch beleidsplan 6.2.Communicatie en PR 6.3.Activiteiten 6.4.Vrijwilligers 6.5.Accommodatie Structuur Vereniging 17! 2

3 Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan van de Stichting Judo Promotion Twente van 2015 tot en met het jaar Dit beleidsplan vormt de richtlijn van het beleid van de stichting waarmee we onze huidige sterke punten en toekomstige doelen zoveel mogelijk willen verankeren in een concreet en praktisch uitvoerbaar beleid. Aanleiding voor dit beleidsplan is geweest dat we als judovereniging een betere basis neer willen zetten. Daarnaast heeft het bestuur de wens om voor onze vereniging het JBN keurmerk te behalen. De plannen die we als bestuur hebben opgesteld worden ook gedeeld met de leden en betrokken ouders van de leden via een verkort plan via de nieuwe website. De komende jaren gaan we een uitdagende tijd tegemoet, we zullen een kwaliteitsslag maken richting onze wedstrijdjudoka s. we zullen onderzoek gaan doen naar de mogelijkheden van een nieuwe locatie en zullen voor de activiteiten die we willen ontplooien nog veel meer vrijwilligers nodig hebben. Daar zullen we al onze energie op moeten zetten. Rest mij om iedereen te bedanken, in het bijzonder de bestuursleden: Sandra Beld, Ferry Evenberg en Petra Zwak-Massink die zich hebben ingezet voor de totstandkoming van dit beleidsplan door te participeren in de diverse inspannende avonden, ondanks drukke privéagenda s. Adem Toptas (voorzitter JPT) Almelo! 3

4 1. Inleiding Aanleiding voor dit beleidsplan is geweest dat we als judovereniging een betere basis neer willen zetten. Er heeft op een toch min of meer onverwacht moment een wisseling van bestuur plaatsgevonden. Dit neemt met zich mee dat er nieuwe mensen ingewerkt moeten worden. Om te voorkomen dat het nieuwe bestuur ad hoc gaat werken en het overzicht verliest is dit beleidsplan opgesteld. Tevens is het streven om een JBN keurmerk te behalen waarvoor een beleidsplan een vereiste is. Het doel is om een uitdagend maar haalbaar en praktisch uitvoerbaar plan neer te leggen waar we de komende 4 jaar mee aan de slag kunnen.! 4

5 2. Huidige situatie De historie van de vereniging Judo Promotion Twente start al begin jaren 60, als Joop Hartman, met de judosport in aanraking komt. Na enkele jaren les te hebben gehad in Enschede besluit hij les te gaan geven in Almelo. Om alles in goede banen te leiden richt hij Sportinstituut Hartman op. ( S.I. Hartman) Naast het lesgeven in zijn eigen sportschool, gaat hij vanaf 1966 lessen verzorgen voor verschillende buurthuizen. Vanaf 1980 neemt zoon Frits Hartman het stokje over als directeur en leraar van S.I. Hartman, vanaf eind jaren 60 is Frits als leraar actief binnen de sportschool van zijn vader en als leraar op enkele buurthuizen, waaronder de Trefhoek. Op de Trefhoek wordt Frits de leraar van vele judoka s waaronder Ferry Evenberg, die in 1967 was begonnen met judoën. In 1985 neemt Ferry, samen met Rita, sportschool Ophuis in Hengelo over en vanaf dit moment trekken Frits en Ferry samen op als judoleraar, met het doel om judoka s alle kansen te geven om zich te ontwikkelen. Door de groei van de sportscholen en dus ook het vele werkt wat dat met zich mee brengt gaan ze met een aantal ouders over tot oprichting van Stichting Judo Promotion Twente in Naast hun eigen sportscholen gaan ook de verenigingen en stichtingen waarvoor ze werken mee in het participeren aan JPT. Het ledenaantal is in de jaren verder gegroeid en blijft nu redelijk stabiel. We hebben nu in totaal 300 leden waarvan er 80 actief zijn op wedstrijden. Het bestuur bestaat uit een dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester en een extra lid). Daarnaast bestaan er verschillende commissies (kledingcommissie, sponsorcommissie, pr commissie, toernooi organisatie commissie, wedstrijd secretariaat, activiteiten commissie en een technische commissie). Het aantal leraren met diploma is op dit moment 4, daarnaast zijn er 2 personen in opleiding. JPT stelt zich ten doel het judo in Oost-Nederland op een hoger niveau te brengen. Daarbij moet niet alleen gedacht worden aan een hoog prestatieniveau voor wedstrijdjudoka s, maar evenzeer aan een hoger kwaliteitsniveau van degenen, die uit meer creatieve overwegingen judo bedrijven. De middelen, die de stichting ten diensten staan om de doelstelling te realiseren zijn onder meer het organiseren van wedstrijden die aansluiten bij de leeftijd en geoefendheid van de judoka s; het verzorgen van bij ieders niveau passende wedstrijdtrainingen; het leveren van sportkleding van goede kwaliteit tegen een gunstige prijs en het geven van voorlichting in de ruimste zin van het woord. Als vereniging organiseren we diverse activiteiten om de onderlinge binding met te versterken zoals de jaarlijkse vossenjacht, vriendjesjudo, ouder-kind judo het eigen JPT Herfsttoernooi en uiteraard het judokamp.! 5

6 3. SWOT-analyse Als we de judovereniging intern analyseren waar we sterker en wat zwakker in zijn ziet het de SWOT analyse er als volgt uit: (S) Sterk - lang bestaand - meerdere locaties - hoog niveau docenten - nationale en internationale judoka's - goede organisatie (meerdere commissies, hulp achterban, vrijwilligers, interne opleiding scheidsrechters, dojohulp, docenten) (W) Zwak - oudere" docenten - verhoging van huur zalen - promotie - onduidelijk imago - geen eigen locatie (O) Kansen - schoolprojecten buiten de organisatie - ontwikkeling van PR beleid - nieuwe website - JBN keurmerk - opleiding nieuwe judoleraren (T) Bedreigingen - andere judoschool in Almelo/Hengelo - lager bestedingsbedrag consumenten - pensioen Frits - lastiger sponsoren te krijgen - afhankelijkheid van gemeente! 6

7 4. Visie Stichting Judo Promotion Twente JPT is de Twentse judoclub met een herkenbare identiteit waar met plezier breedtesport voor jong en oud wordt bedreven en waar vanuit een solide kader gewerkt wordt met plezier, persoonlijke groei en prestaties voor haar leden op alle niveaus. Hierbij nemen we de techniek als basis van succes.! 7

8 5. Strategie Vanuit onze SWOT analyse zijn er 4 scenario s die meer aandacht vereisen: 1. Zwakte en bedreiging: oudere docenten Bij de JPT zal 1 docent binnen 4 jaar met pensioen gaan. We hebben geen jonge docenten in dienst wat wel gewenst is. We zien het dus als een zwakte dat we afhankelijk zijn van oudere" docenten. Aan de andere kant de jongere judoka s die mogelijk docent willen worden moeten we wel binnen zien te houden. Resultaat: continuïteit Doelstelling: 2 nieuwe mensen worden reeds opgeleid tot docent. Hiervoor een gedegen basis kunnen bieden dat ze zich blijven verbinden aan JPT. Een verdere ontwikkeling naar meer docenten en continuïteit is gewenst. 2. Kans: ontwikkeling PR beleid We zullen meer naar buiten moeten treden en relaties met de pers aanhalen, zorgen dat er meer stukjes geplaatst gaan worden over activiteiten en behaalde resultaten. We moeten laten zien wat we doen, niet alleen naar extern maar ook naar intern. In het PR beleid willen we ook opnemen dat we school projecten begeleiden. Resultaat: bekendheid Doelstelling: Intern zoeken naar een ouder die deze taak op zich zou willen nemen. Wie heeft er mogelijk al contacten met de pers die dit makkelijk op kan pakken. 3. Zwakte en bedreiging: Onduidelijk imago en andere judoclubs JPT heeft geen duidelijk imago naar buiten toe. Op promotioneel niveau zijn we zwak en worden we overtroffen door andere judo verenigingen in de regio. We zijn al druk bezig met het maken van een nieuwe website (makkelijker, aantrekkelijker, beter info vinden). T.o.v. andere judoclubs zullen we beter onze kwaliteit naar buiten moeten brengen zoals hoger opgeleide docenten, nationale en internationale resultaten. Resultaat: duidelijk imago en groots verenigingsgevoel (trots om lid te zijn van JPT) Doelstelling: een duidelijker imago en meer naar buiten toe treden als club zal uiteindelijk een hechter verenigingsgevoel geven maar ook nieuwe leden opleveren. 4. Bedreiging en zwakte: afhankelijk van gemeente en eigen locatie Op dit moment huren we alle trainingslocaties van de gemeentes, we zijn afhankelijk van beschikbaarheid en huurprijzen die zomaar verhoogd kunnen worden of locaties worden opgeheven. Accommodatie in eigen beheer zou een wens zijn. Hiervoor zullen we samen moeten optrekken met Inst. Oude Luttinkhuis en mogelijk Herman Schuurman Resultaat: nieuwe accommodatie Doelstelling: komende periode onderzoek doen of er een eigen dojo haalbaar is. Zou nu een kans kunnen zijn omdat er veel leegstand is.! 8

9 6. Beleidsthema s en doelstellingen Om deze punten te realiseren en gehoor te geven aan de SWOT en strategische scenario s hebben we 5 beleidsthema s opgesteld waar we de komende jaren structureel invulling aan willen geven. Deze beleidsplannen dragen ertoe bij dat we de doelstellingen gaan realiseren: 1. Technisch beleidsplan 2. Communicatie en PR 3. Vrijwilligers (vertrouwenspersoon) 4. Accommodatie Doelstellingen die we uiterlijk in 2019 willen hebben ten opzichte van 2015: ledenaantal op pijl houden bij voorkeur iets verhogen meer doorstroom naar wedstrijdjudoka s duidelijker image en herkenbaarheid Van ieder beleidsthema is de huidige en gewenste situatie beschreven en een actieplan opgesteld waarin is aangegeven wie wat wanneer gaat doen. Bovendien is aangegeven wat we verder nodig hebben om dit te realiseren. Hierna zal worden ingegaan op ieder beleidsthema.! 9

10 6.1 Technisch beleidsplan De visie van JPT is dat techniek de basis is van de judosport. Er wordt dus eerst aan techniekscholing gedaan en alles wat daarvoor nodig is. Dit betekent dat er gewerkt wordt aan de sociale vaardigheden van de judoka, maar ook aan de motorische vaardigheden. In een later stadium worden de andere elementen toegevoegd die belangrijk zijn voor het judo, namelijk lenigheid en coördinatie, kracht en snelheid, uithoudingsvermogen en mentale weerbaarheid. Uitgangspunten voor de verschillende leerfases zijn: Basis leerfase 1, 5 tot 7 jaar (1 training per week) - Plezier hebben is belangrijk, maar de trainer mag 100% medewerking verwachten. - Voorwaarts-, achterwaarts- en zijwaartse valtechnieken, elke training geoefend. - Alles wordt links en rechts uitgevoerd. - Alle technieken worden zoveel mogelijk uit beweging geoefend. - Alle technieken worden vanuit een vaste bewegingsrichting aangeleerd. - Technische uitvoering van de technieken staat voorop. - Trainingen houden rekening met de motorische groei en ontwikkeling. - Er is geen sprake van specialisatie van technieken. - Er wordt alleen aan kleinschalige toernooien deelgenomen. - Het correct leren omgaan met winst en verlies wordt aangeleerd. Basis leerfase 2, 8 tot 12 jaar (1 training per week) - Plezier hebben is belangrijk, maar de trainer mag 100% medewerking verwachten. - Voorwaarts-, achterwaarts- en zijwaartse valtechnieken, elke training geoefend. - Alles wordt links en rechts uitgevoerd. - Alle technieken worden zoveel mogelijk uit beweging geoefend. - Alle technieken worden vanuit een vaste bewegingsrichting aangeleerd. - Technische uitvoering van de technieken staat voorop. - Trainingen houden rekening met de motorische groei en ontwikkeling. - Er is geen sprake van specialisatie van technieken. - Het correct leren omgaan met winst en verlies wordt aangeleerd. - Naast de hoofdtechniek, nu ook de overname op de hoofdtechniek in het programma. - Brede technische ontwikkeling is leidend voor deze fase. - Wedstrijden worden nu interregionaal gehouden. - Winnen is nog altijd ondergeschikt aan de techniekontwikkeling.! 10

11 Basis leerfase 3, 13 tot 18 jaar (1 training per week, advies 2 trainingen p.w.) - Plezier hebben is belangrijk, maar de trainer mag 100% medewerking verwachten. - Voorwaarts-, achterwaarts- en zijwaartse valtechnieken, elke training geoefend. - Alles wordt links en rechts uitgevoerd. - Alle technieken worden zoveel mogelijk uit beweging geoefend. - Alle technieken worden vanuit een vaste bewegingsrichting aangeleerd. - Technische uitvoering van de technieken staat voorop. - Trainingen houden rekening met de motorische groei en ontwikkeling. - Er is nu wel sprake van specialisatie van technieken. - Het correct leren omgaan met winst en verlies wordt aangeleerd. - Naast de hoofdtechniek, nu ook de overname en combinaties op de hoofdtechniek in het programma. - Brede technische ontwikkeling, richting 1e dan examen, is leidend voor deze fase. - Wedstrijden worden nu interregionaal gehouden. - Winnen is nog altijd ondergeschikt aan de techniekontwikkeling, maar wel gericht op het halen van dan-punten.! 11

12 6.2 Communicatie en PR Wat is de huidige situatie in dit beleidsthema? Veel te weinig communicatie binnen en buiten de vereniging. Wat is de gewenste situatie in dit beleidsthema? De leden (en hun ouders) moeten de club leren kennen. Wie is wie? Berichten, face-to-face communicatie, via mail, via Facebook, via de website vanuit het bestuur/trainers naar leden/ouders. Wat gaan we doen om voor dit beleidsthema deze situatie te krijgen? Bestuur kan regelmatig gezicht laten zien bij trainingen, horen wat leeft onder de ouders en ook bij de kinderen. Natuurlijk doen ook de trainers dat, maar toch De club aantrekkelijk maken: promotie maken voor meerdere keren trainen, de wedstrijdgroep promoten, demonstraties geven, de oudere kinderen inzetten om een keer te helpen bij de training van de kleintjes Website vernieuwen, (nog) aantrekkelijker maken Facebook gebruik promoten. Tijdens wedstrijden uitslagen posten. Facebook pagina opvragen bij ouders en judoka s Wat vragen de acties en activiteiten van de mensen die ermee aan de slag gaan? Motivatie en gedrevenheid. Tijd, niet eenmalig, maar structureel (afhankelijk van de activiteit) Aandacht Betrokkenheid bij alle groepen; kinderen moeten ook weten wie is wie! Oog voor wat ouders te bieden hebben/spreken met ouders - Terugkoppeling van functionarissen naar commissies of bestuur Wat zijn randvoorwaarden om onze doelstelling te halen? Wat hebben we nodig van bijvoorbeeld bestuur, andere commissies of externe partijen? Optimale structuur en organisatie Optimale vormgeving + gebruikersvriendelijkheid van de website Optimale informatievoorziening voor leden en naar de PR-cie toe door trainers en bestuur. Informatie delen! Welke risico s zien we waardoor we onze doelstelling niet gaan halen? Onvoldoende mankracht mobiliseren om dit te verwezenlijken en voldoende mensen voor de verschillende cie. Actieplan Communicatie en PR Intern Facebook promoten Nieuwe website live laten gaan Bestuur moet regelmatig gezicht laten zien bij trainingen, horen wat leeft onder de ouders en ook bij de kinderen Welkomspakket. Rugnummer backnumber met eigen logo/naam, regelen via de inschrijving bij lid worden. Kosten in rekening brengen zodat je dit kan leveren.! 12

13 Website actueel houden, vernieuwen, aantrekkelijker maken, door o.a. stukjes te publiceren van de leden, jong en oud Facebook gebruik promoten, bijv. tijdens wedstrijden uitslagen posten. Exit gesprekken vastleggen van de vetrekkende judoka s VOG aanvragen van alle mensen die in aanraking komen met de kinderen (trainers en vrijwilligers) Extern Regelmatige een verslag in de lokale kranten en websites (Tubantia, huis-aan-huis bladen, Vriendjesles introduceren bij alle lessen. Lessen op scholen Uitstraling van wedstrijdploeg door herkenbare kleding voor alle wedstrijdjudoka s. Moet iets nieuws voor komen Resultaat van dit beleidsthema, verband met onze doelstellingen Door invulling te geven aan dit beleidsthema realiseren we meer betrokkenheid en bekendheid bij de vereniging wat de binding, het behoud van leden en de aantrekking van potentiële nieuwe leden zal versterken.! 13

14 6.3 Activiteiten Wat is de huidige situatie in dit beleidsthema? Er worden de volgende activiteiten georganiseerd door JPT: JPT toernooi Clubkampioenschappen Ouder-kind judo (nu alleen in Hengelo ook graag in Almelo opnemen) Judokamp/survival Vossenjacht Trainingsdag voor wedstrijdjudoka s (kerst) Trainingsstage (aanvang nieuw seizoen) Wandelvierdaagse (nieuw) Wat is de gewenste situatie in dit beleidsthema? Inventarisatie van alle activiteiten die we door een activiteiten-cie kunnen laten invullen. Nieuwe activiteiten moeten door deze cie geïnitieerd worden. JPT toernooi heeft een eigen cie. Wat gaan we doen om voor dit beleidsthema deze situatie te krijgen Vrijwilligers zoeken voor de activiteitcommissie Activiteiten toevoegen aan het jaarkalender Budget vaststellen Achterban bij activiteiten betrekken Wat vragen de acties en activiteiten van de mensen die ermee aan de slag gaan? Betrokkenheid Inzet Tijd Creativiteit Flexibiliteit Betrouwbaarheid Wat zijn randvoorwaarden om onze doelstellingen te halen? Steun van de bestuur Serieuze inzet Ondersteuning van trainers en overige betrokkenen Inzet en deelname van de judoka s Actieplan Er gaat een activiteiten commissie starten met daarin: Petra Baks, Martin Evenberg, Verena van der Werf, Sanne Arendshorst en Mark Seiger. Met de resultaat van deze activiteiten halen we onze doelstellingen: Meer betrokkenheid en verbinding binnen de vereniging, waardoor we leden behouden.! 14

15 6.4 Vrijwilligers Huidige situatie Er is een grote inzet van vrijwilligers bij activiteiten, bijvoorbeeld het JPT toernooi. Echter er is geen overzicht van competenties van de vrijwilligers en geen overzicht van potentiële vrijwilligers binnen de vereniging. Gewenste situatie Een bestuurslid met portefeuille vrijwilligers Database met vrijwilligers en hun kwaliteiten/ competenties Goed overzicht van alle taken waar vrijwilligers nodig zijn Opleiden van vrijwilligers waar nog Gemotiveerde en voldoende vrijwilligers Van alle vrijwilligers die met de kinderen in aanraking komen zal een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) worden opgevraagd Actieplan vrijwilligers Aanstellen van bestuurslid met portefeuille vrijwilligers; taak: aansturen / begeleiden en motiveren van vrijwilligers Actief werven van vrijwilligers onder leden Per activiteit: overzicht maken van benodigde vrijwilligers inclusief taken (draaiboek) Aanleggen van database met vrijwilligers inclusief kennis en vaardigheden Opvragen van beroepen van ouders/verzorgers uit ledenbestand Aanmelden om VOG op te kunnen vragen Resultaat van dit beleidsthema, verband met onze doelstellingen Door invulling te geven aan dit beleidsthema realiseren we voldoende vrijwilligers en duidelijkheid wat we van vrijwilligers verwachten. Dit zal leiden tot meer ondersteuning van allerlei activiteiten wat als gevolg zal hebben dat we meer leden behouden en nieuwe leden binnen halen. Tevens voldoen we aan het actieplan Naar een veiliger sportklimaat van NOC*NSF! 15

16 6.5 Accommodatie Wat is de huidige situatie in dit beleidsthema? JPT maakt gebruik van meerdere huurlocatie s die eigendom zijn van gemeenten. Bij Ronald Rooseboom in Hengelo is de opslagplaats van de judomatten. Bij caravan stalling Pelster is de aanhanger van de JPT ondergebracht. Het zou prettig zijn alles op 1 locatie onder 1 dak te hebben. Wat is de gewenste situatie in dit beleidsthema? JPT is zoekende naar een eigen trainings- en opslagruimte De ruimte moet groot genoeg zijn om kleine toernooitjes te kunnen houden De accommodatie moet voorzien zijn van kantine Wat is de gewenste situatie in dit beleidsthema? JPT is zoekende naar een eigen trainingsruimte De ruimte moet groot genoeg zijn om kleine toernooitjes te kunnen houden. De accommodatie moet voorzien zijn van kantine JPT behoud de samenwerking met de vereniging Oude Luttinkhuis Taekwondo en Schuurman Jiujitsu Wat gaan we doen om voor dit beleidsthema deze situatie te krijgen? Inventariseren naar de mogelijkheden van locaties en mogelijk samenwerking met andere instanties in de sport en of zorg. Er is nu nog te weinig info over de stand van zaken, wie de partijen zijn, hoe de financiële onderbouwing is etc. Wat vragen de acties en activiteiten van de mensen die ermee aan de slag gaan? In de eerste plaats vraagt het tijd en een kritische blik naar het plan dat er nu ligt. Financieel inzicht om het kostenplaatje voor JPT neer te zetten: welke inkomsten en uitgaven heeft JPT, vanaf hoeveel leden is de dojo realiseerbaar voor JPT, etc. Wat zijn randvoorwaarden om onze doelstelling te halen? Wat hebben we nodig van bijvoorbeeld bestuur, andere commissies of externe partijen? Financieel inzicht Welke risico s zien we waardoor we onze doelstelling niet gaan halen? Een te laag ledenaantal waardoor de dojo te duur voor JPT is/wordt. Het uitblijven van onderhuurders waardoor de dojo te duur voor JPT is/wordt. Actieplan Accommodatie Juiste personen benaderen via mogelijkheid Rabobank Afspraken plannen Resultaat van dit beleidsthema, verband met onze doelstellingen! 16

17 Door invulling te geven aan dit beleidsthema realiseren we een eigen thuishonk wat de sfeer en gezelligheid binnen de vereniging ten goede zal komen. Dit zal leiden tot meer behoud van leden en meer aanwas van nieuwe leden. 7. Structuur Vereniging Bestuur: verantwoordelijk voor dagelijks bestuur van de vereniging. Leden: Adem Toptas (voorzitter), Ferry Evenberg (secretaris), Petra Zwak-Massink (penningmeester) en Sandra Beld (lid) Technische commissie (TC): taak het technische beleid. Leden: Frits Hartman, Rita Evenberg, Remco van Dijk, Arnold Hegeman, Martin Evenberg en Ferry Evenberg. Wedstrijdsecretariaat: taak inschrijven van judoka voor wedstrijden, stages en andere activiteiten en teams voor wedstrijden en zorgen voor de betalingen, zowel inning als betaling. Leden: Thea van der Werf en Mark Weber. Toernooi organisatie commissie (TOC): Organisatie van het JPT herfsttoernooi. Ze regelen zaken die vooraf geregeld kunnen worden. Leden: Cora Wevers, Rita Evenberg en Thea van der Werf. Website: taak; beheer van de site. Leden: Audi Slootman en Johan Timmer. Voor de nieuwe website neemt Sandra Beld deze taken over. Sponsorcommissie: taak: het zoeken van sponsoren en relatiebeheer. Lid: Stephan Veenstra. Kledingcommissie: taak, de inkoop- en verkoop van kleding ten behoeve van de JPT judoka s. Lid: Sandra Beld Commissie Lief en Leed: taak, zorgen voor presentje voor Kanjers en vrijwilligers, het versturen van kaarten ten behoeve van zieken/geblesseerden, ereleden en alle andere gelegenheden. Lid: Sandra Beld Vertrouwenscommissie: taak, optreden ten behoeve van de leden als er problemen zijn binnen de club die niet door bestuur of leraren is op te lossen. Lid: Lya de Haan- Oude Nijhuis! 17