HP 4120 IP-telefoon. Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 HP 4120 IP-telefoon Gebruikershandleiding

2 Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. De inhoud van dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Alle rechten voorbehouden. Dit document bevat informatie die eigendom is van Hewlett-Packard en auteursrechtelijk wordt beschermd. Niets uit dit document mag worden gekopieerd, verveelvoudigd of vertaald in een andere taal zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Hewlett-Packard. Publicatienummer April 2012 Van toepassing op de volgende producten: HP 4120 IP Phone (J9766A) Vrijwaringsclausule HET BEDRIJF HEWLETT-PACKARD STELT DIT MATERIAAL BESCHIKBAAR ZONDER ENIGE GARANTIE, MET INBEGRIP VAN, MAAR NIET BEPERKT TOT IMPLICIETE GARANTIES TEN AANZIEN VAN VERKOOPBAARHEID EN BRUIKBAARHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL. Hewlett-Packard is niet aansprakelijk voor eventuele fouten die dit materiaal bevat of voor incidentele of gevolgschade in relatie tot de levering, doelmatigheid of het gebruik van dit materiaal. De garanties voor producten en diensten van HP staan vermeld in de expliciete garantieverklaringen die bij dergelijke producten en diensten worden geleverd. Niets in dit document mag worden opgevat als aanvullende garantiebepaling. HP is niet aansprakelijk voor technische of redactionele fouten of weglatingen in dit document. Hewlett-Packard aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor het gebruik of de betrouwbaarheid van zijn software op apparatuur die niet door Hewlett-Packard is geleverd. Garantie De verklaring van Hewlett-Packard betreffende de beperkte garantie van dit product en de licentievoorwaarden voor de software van HP die van toepassing zijn op software die bij dit product wordt geleverd, zijn beschikbaar op de HP networking web site De informatie over de garantieondersteuning en -services ten behoeve van klanten is beschikbaar op de HP networking web site Daarnaast kunt u ondersteuning krijgen van uw erkende HP network reseller, zowel in de vorm van diensten die zij leveren als diensten die door HP worden aangeboden. Hewlett-Packard Company 8000 Foothills Boulevard Roseville, California

3 Inhoud Inhoud Bellen....5 Bellen via het scherm Contactpersonen van uw telefoon....5 Bellen door met het toetsenbord te zoeken naar een contactpersoon....6 Bellen via Lync 2010 op uw computer....6 Visitekaartjes bekijken...7 Binnenkomende gesprekken....8 De gespreksbesturing gebruiken....9 Het geluid van iedereen onderdrukken, behalve van uzelf....9 Verander uw status....9 Oproeplogboeken bekijken De voic opvragen Zo vraagt u uw voic op: Uw voic begroeting wijzigen: Meerdere gesprekken tegelijk Een gesprek in de wacht zetten Een tweede gesprek aannemen Wisselgesprek Het lopende gesprek in de wacht zetten en iemand anders bellen Een gesprek beëindigen Een gesprek omzetten in een telefonische vergadering Een gesprek doorgeven Een gesprek doorgeven aan iemand anders Ruggespraak houden voordat het gesprek wordt doorgegeven Een gesprek parkeren Een gesprek doorsturen naar een mobiele telefoon Deelnemen aan een geplande vergadering Deelnemen aan een vergadering Toegang tot de telefooninstellingen en helpinformatie Toegang tot het menu Instellingen Toegang tot de helpfunctie voor de software van de telefoon Helpinformatie over een bepaald scherm

4 Welkom in de nieuwe wereld van de Microsoft Lync 2010 Phone Edition communicatiesoftware. Met de Lync 2010 Phone Edition beschikt u over meer communicatiemogelijkheden dan met een gewoon telefoontoestel. U kunt oproeplogboeken bekijken, deelnemen aan vergaderingen en Voice over Internet Protocol (VoIP)- gesprekken voeren. Kortom, u kunt alles doen wat u nu doet met uw gewone telefoon, en meer. De HP 4120 is een bureautelefoon die is bedoeld voor information workers, mensen dus die veel informatie gebruiken en nodig hebben. Meer informatie over de technische specificaties van de HP 4120 bureautelefoon vindt u op de web site van HP: 4

5 ENGLISH Gebruikershandleiding HP 4120 IP-telefoon Bellen Bellen U kunt bellen door de handset op te nemen en het nummer te kiezen of op een van de volgende manieren: Opm. Indien de telefoon geblokkeerd is, kunt u hem deblokkeren door eerst het icoon Blokkeren te selecteren en daarna Deblokkeren. Bellen via het scherm Contactpersonen van uw telefoon 1. Selecteer in het startscherm van uw telefoon het icoon Contactpersonen en daarna de groep contactpersonen waar de gebruiker bij hoort. Gebruik in het scherm Contactpersonen de pijltoetsen voor omhoog/omlaag op het toetsenbord om de gewenste contactpersoon te selecteren en druk op Oproep. 5

6 Bellen Bellen door met het toetsenbord te zoeken naar een contactpersoon 1. Druk op het toetsenbord van de telefoon de cijfers in die corresponderen met de naam of het telefoonnummer van degene die u wilt bellen. Om bijvoorbeeld Tony Smith te vinden, begint u met het intoetsen van 8669*76484, waarbij * de spatie aangeeft tussen de voor- en achternaam. 2. Als u de juiste persoon hebt gevonden, druk dan op Oproep. Bellen via Lync 2010 op uw computer Belangrijk: De telefoon moet via de USB-kabel zijn aangesloten op uw computer. 1. Open Microsoft Lync Selecteer degene die u wilt bellen in de lijst met contacten in het hoofdscherm van Lync. 3. Druk op Gesprek. 6

7 ENGLISH Gebruikershandleiding HP 4120 IP-telefoon Visitekaartjes bekijken Visitekaartjes bekijken De contactgegevens bevatten detailinformatie over de beschikbaarheid en aanwezigheid van een contact. Afhankelijk van het toegangsniveau, dat u van een contactpersoon hebt gekregen, kunt u zijn of haar telefoonnummers, agenda-informatie, het laatst gebelde nummer en persoonlijke berichten zien voor zover die zijn gemaakt. 1. Selecteer het icoon Contactpersonen in het startscherm van de telefoon. 2. In het scherm Groepen contactpersonen selecteert u eerst de groep waartoe het contact behoort. Selecteer vervolgens de naam van het contact en druk op Openen. 7

8 Binnenkomende gesprekken 3. Wanneer u de contactgegevens hebt bekeken, druk dan op Sluiten. Binnenkomende gesprekken Naast het beantwoorden van een binnenkomend gesprek, kunt u het gesprek ook doorsturen naar uw voic . In het scherm Binnenk. oproep kunt het volgende doen: Druk op Beantwoorden of neem de handset op om het gesprek aan te nemen. Druk op Naar voic om de beller meteen door te sturen naar uw voic . 8

9 ENGLISH Gebruikershandleiding HP 4120 IP-telefoon De gespreksbesturing gebruiken De gespreksbesturing gebruiken Met behulp van de telefoontoetsen kunt u de speakerphone in-/uitschakelen, het volume van de luidspreker of headset aanpassen of de microfoon of luidspreker uitzetten. Opm. Als u tijdens een audiosessie het volume van de luidspreker aanpast, wordt het ingestelde volume ook gebruikt voor alle volgende gesprekken. Het geluid van iedereen onderdrukken, behalve van uzelf Als u in een telefonische vergadering zit drukt u in het In gesprek-scherm op Menu, en daarna op Publiek dempen. Verander uw status Uw huidige aanwezigheidsstatus wordt bepaald door uw agenda en activiteiten. Bijvoorbeeld wanneer u in een geplande vergadering of call zit, wordt de status automatisch op Bezet gezet. Wanneer u de computer een bepaalde periode niet gebruikt (zoals bepaald bij de status-opties in Lync), verandert de status in Afwezig. Het is ook mogelijk om uw status handmatig aan te passen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u en een collega een spontane meeting in uw kantoor hebben of als u niet gestoord wilt worden bij het halen van een deadline. 9

10 Verander uw status Uw status wordt zowel in Lync (op uw computer) en in Lync Phone Edition (op uw telefoon) weergegeven en de status kan vanuit allebei aangepast worden. Om uw status via uw telefoon aan te passen, dient u het volgende te doen: 1. Selecteer Menu op het hoofdscherm van uw telefoon, selecteer daarna Mijn status. 2. Op het Mijn status scherm, selecteert u uw status van dat moment: Het vinkje geeft uw huidige status aan. Als u niet gestoord wilt worden, selecteert u Niet storen. Als u wilt dat anderen zich vrij voelen om contact met u op te nemen, kiest u Beschikbaar. Als u anderen wilt laten weten dat u in een vergadering of gesprek bent, of op een andere wijze bezet bent, selecteert u Bezet. Als u slechts een klein moment weg bent, kiest u Zo terug. Als u wilt dat het lijkt alsof u afwezig bent, selecteer dan Afwezig weergeven. Als u wilt dat Lync uw status opnieuw instelt op basis van uw agenda en activiteiten, selecteert u Status herstellen. 10

11 ENGLISH Gebruikershandleiding HP 4120 IP-telefoon Oproeplogboeken bekijken Oproeplogboeken bekijken Het scherm Oproeplogboeken geeft voor uw telefoon een historisch overzicht van inkomende, uitgaande en gemiste gesprekken. 1. Selecteer het icoon Oproeplogboeken in het startscherm van de telefoon. 2. Druk in het scherm Alle oproepen op Menu om de gesprekken te sorteren. De voic opvragen Als uw organisatie de voic functie gebruikt, kunt u uw voic s opvragen of de begroeting voor uw voic veranderen. Opm. Als er nog niet afgeluisterde berichten zijn, wordt naast het Voic -icoon met een getal in het klein aangegeven hoeveel nieuwe berichten er zijn. 11

12 De voic opvragen Zo vraagt u uw voic op: 1. Selecteer in het startscherm van uw telefoon het Voic -icoon. Op het scherm Voic ziet u (indien beschikbaar) het telefoonnummer van de afzender en de tijd van de oproep. Van contacten, die zijn opgenomen in uw persoonlijke contactlijst of die van het bedrijf, worden tevens de naam en de contactgegevens van de afzender getoond. 2. Gebruik de pijltoetsen omhoog/omlaag om een bericht te selecteren en druk op Afspelen. Uw voic begroeting wijzigen: 1. Selecteer in het startscherm van uw telefoon het Voic -icoon. 2. Druk op Voic bellen. Let op: Als uw voic nieuwe, nog niet beluisterde berichten bevat, moet u op Menu drukken en daar Voic bellen selecteren. 12

13 ENGLISH Gebruikershandleiding HP 4120 IP-telefoon Meerdere gesprekken tegelijk 3. Zeg Persoonlijke instellingen wanneer u daarom wordt gevraagd. 4. Druk op 2 en volg de aanwijzingen. Meerdere gesprekken tegelijk Als u al in gesprek bent en er komt nog een gesprek binnen, dan kunt u de gesprekken op verschillende manieren behandelen. Een gesprek in de wacht zetten Druk in het In gesprek-scherm op Wachtstand. Een tweede gesprek aannemen Terwijl u al in gesprek bent, drukt u in scherm Binnenk. oproep op Beantwoorden. Het gesprek dat u voerde wordt in de wacht geplaatst en u kunt het tweede gesprek beantwoorden. 13

14 Meerdere gesprekken tegelijk Wisselgesprek Als u met een gesprek bezig bent en er staan een of meerdere gesprekken in de wacht (of als u alleen gesprekken in de wacht hebt), dan worden deze op het scherm weergegeven. Door de gesprekken navigeren: 1. Gebruik de pijltoetsen omhoog/omlaag om een gesprek te selecteren. 2. Druk op Hervatten om het gesprek uit de wachtstand te halen. Als u zich in het Home-scherm bevindt, selecteer dan het icoon Actieve oproepen om naar het In gesprek-scherm te gaan. Door de gesprekken navigeren: 1. Gebruik de pijltoetsen omhoog/omlaag om een gesprek te selecteren. 2. Druk op Hervatten om het gesprek uit de wachtstand te halen. Het lopende gesprek in de wacht zetten en iemand anders bellen 1. Druk in het In gesprek-scherm op Menu en selecteer vervolgens Nieuwe oproep. Het gesprek waar u mee bezig was, wordt in de wacht gezet. 2. Voer een telefoonnummer in of selecteer een contact en druk op Oproep. 14

15 Een ENGLISH gesprek omzetten in een telefonische vergadering Een gesprek beëindigen Druk in het In gesprek-scherm op Beëindigen. Een gesprek omzetten in een telefonische vergadering U kunt tijdens een gesprek een telefonische vergadering starten en meer deelnemers toevoegen. 1. Druk in het In gesprek-scherm op Menu en selecteer vervolgens Anderen toevoegen. 2. Om een deelnemer toe te voegen: voer het telefoonnummer in of selecteer een contact en druk op Toevoegen. Herhaal deze stap om meer deelnemers toe te voegen. 15

16 Een gesprek doorgeven Een gesprek doorgeven U kunt gesprekken direct aan iemand anders doorgeven, parkeren of doorsturen naar uw mobiele telefoon. Als u niet zeker bent aan wie u een gesprek moet doorgeven, kunt u eerst ruggespraak houden met iemand. Een gesprek doorgeven aan iemand anders 1. Druk in het In gesprek-scherm op Menu en selecteer vervolgens Direct doorverbinden naar Voer een telefoonnummer in of selecteer een contact en druk op Doorverbinden. Ruggespraak houden voordat het gesprek wordt doorgegeven 1. Druk in het In gesprek-scherm op Menu en selecteer vervolgens Raadplegen en doorverb. nr... 16

17 ENGLISH Gebruikershandleiding HP 4120 IP-telefoon Een gesprek doorgeven 2. Voer een nummer in of selecteer een contact. Als het contact het gesprek accepteert, druk dan op Doorverbinden. Een gesprek parkeren Opm. Als uw systeem daarvoor is geconfigureerd, kunt u een gesprek parkeren. Het gesprek wordt dan in de wacht gezet, zodat iemand anders het kan aannemen. 1. Druk in het In gesprek-scherm op Menu en selecteer vervolgens Doorv. nr parkeerplaats. Het gesprek wordt in de wacht gezet. Er verschijnt een melding met het telefoonnummer dat moet worden gebeld om het gesprek uit de wacht te halen. 2. Neem contact op met het team dat het gesprek moet beantwoorden en geef hen het nummer van de melding. 17

18 Deelnemen aan een geplande vergadering Een gesprek doorsturen naar een mobiele telefoon Druk in het In gesprek-scherm op Menu en selecteer vervolgens Doorverbinden naar mobiele tel. Deelnemen aan een geplande vergadering Uw agenda laat de Microsoft Outlook afspraken zien voor vandaag. Met behulp van uw telefoon kunt u vanuit uw Outlook-agenda deelnemen aan een vergadering. Opm. U kunt alleen deelnemen aan Lync 2010 online vergaderingen die zijn gepland met de Online Meeting Add-In for Microsoft Lync Deelnemen aan een vergadering 1. Selecteer het Agenda-icoon in het startscherm van de telefoon. 18

19 Toegang ENGLISH tot de telefooninstellingen en helpinformatie 2. Selecteer in het scherm Agenda van vandaag de vergadering waaraan u wilt deelnemen en druk op Deelnemen. Toegang tot de telefooninstellingen en helpinformatie U kunt de helpfunctie gebruiken en voor de telefoon de volgende instellingen configureren: Volume Helderheid Logboekregistratie Locatie bureautelefoon Testoproep uitvoeren Beltonen PIN voor deblokkeren van telefoon Tijdzone Datumnotatie Tijdnotatie Taal Hoog contrast Teksttelefonie (TTY) Kwaadaard. oproepen rapporteren Opm. Een aantal instellingen kan alleen door het support team worden gewijzigd en zijn mogelijk niet beschikbaar op uw telefoon. 19

20 Toegang tot de telefooninstellingen en helpinformatie Toegang tot het menu Instellingen Druk in het startscherm van uw telefoon op Menu en selecteer vervolgens Instellingen. Toegang tot de helpfunctie voor de software van de telefoon Druk in het startscherm van uw telefoon op Menu en selecteer vervolgens Help. Helpinformatie over een bepaald scherm Druk in het scherm waarin u zich bevindt op Menu en selecteer vervolgens Help. 20

21 Toegang ENGLISH tot de telefooninstellingen en helpinformatie 21

22 Technology for better business outcomes Meer informatie vindt u op Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. De inhoud van dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. De garanties voor producten en diensten van HP staan vermeld in de expliciete garantieverklaringen die bij dergelijke producten en diensten worden geleverd. Niets in dit document mag worden opgevat als aanvullende garantiebepaling. HP is niet aansprakelijk voor technische of redactionele fouten of weglatingen in dit document. April 2012 Artikelnummer handleiding