WOLVENBERG Supply chain-integratie bij Wolvenberg loopt op rolletjes

Transcriptie

1 Picture Credit Wolvenberg, Kontich, Belgium. Used with permission. WOLVENBERG Supply chain-integratie bij Wolvenberg loopt op rolletjes Partner

2 Wolvenberg Sector Groothandel en distributie Producten en diensten Fietskledij en -accessoires, sportvoeding Website SAP oplossingen SAP Business One PDMX WMS voor SAP Business One Mag B1 & Magento e-commerceplatform Partner Produmex ( Wolvenberg is een snelgroeiende distributeur van fietskledij- en accessoires die resoluut voor topmerken gaat. Ook als het op IT aankomt. Toen de kmo op zoek ging naar een performant IT-pakket om alle boekhoudkundige en orderverwerkingsprocessen te stroomlijnen, bleek SAP Business One de beste oplossing. Om ook operationele logistieke processen te aligneren, kwam later het Produmex WMS-pakket. En ondertussen ging een krachtige e-commerceoplossing live. Zo beheert Wolvenberg de hele voorraadketen van leverancier tot klant binnen één omgeving. En dat loopt perfect gesmeerd. 2

3 Wolvenberg: a Passion for Cycling sinds 1978 Sinds 1978 verdeelt Wolvenberg genaamd naar de Wolvenberg helling, bekend van de Vlaamse klassiekers - fietskledij en -accessoires van de allergrootste merken. Brands als Specialized, De Rosa, Gitane, Kildemoes, Limar, Decca, Gore Bike Wear en vele andere werden door Wolvenberg in de Benelux geïntroduceerd. Vandaag beheert de distributeur zo n SKU s ( Stock Keeping Units ) van 12 leveranciers in Italië, Duitsland, Groot-Brittannië en de USA. Elk merk in de portefeuille staat voor klasse en kwaliteit. Voor brands als Castelli, Sportful, Roeckl, Chain, SealSkinz, GU, uvex, Karpos en fi zi:k is Wolvenberg exclusief distributeur in de Benelux. Zo kan de onderneming strategisch werken en de klanten, sportwinkels doorheen de hele Benelux, een opmerkelijke meerwaarde bieden. Vanuit het nieuwe distributiecentrum in Kontich bedient Wolvenberg momenteel 330 klanten (waaronder 250 dealers) in België, Nederland en Luxemburg. De onderneming stelt een 20-tal mensen tewerk SKU s van 12 leveranciers, beheert Wolvenberg momenteel. Dat aantal groeit snel. 3

4 Wolvenberg kiest betrouwbaarheid en continuïteit In 2006 koos Wolvenberg een solide ERP-oplossing die hen de nodige continuïteit zou kunnen bieden: SAP Business One. De ERP-oplossing ondersteunde de distributeur bij klanten-, leveranciers- en voorraadbeheer, aan- en verkoop en facturatie. In eerste instantie opteerde Wolvenberg voor een manuele afhandeling van aankoop en ontvangsten en van verkoop, picking en levering. SAP Business One, in combinatie met de uitstekende klantenservice en de professionaliteit, stond garant voor een hoge leveringscorrectheid en -betrouwbaarheid. Door de snelle groei namen de logistieke uitdagingen toe. De PDMX WMS add-on van Produmex, die perfect integreerbaar is met SAP Business One, bracht de oplossing. Door de snelle groei stond Wolvenberg in de loop der jaren wel voor een aantal nieuwe uitdagingen. Zaakvoerder Mark Heylen: Toen ons assortiment nog beperkt was, wisten onze mensen precies waar alle producten lagen in het magazijn. Maar ons aanbod werd alsmaar groter: er kwamen meer producten in meer maten en kleuren. Bovendien veranderde het aanbod ingrijpend naargelang de seizoenen. Het groeiende gamma en het daaruit volgende moeilijker overzicht leidden o.a. tot voorraadverschillen, onduidelijkheden bij verkoop en vertragingen bij levering. Onze verhuis naar een nieuw, groter distributiecentrum in Kontich was het ideale moment om SAP Business One uit te breiden met een WMS-oplossing, aldus Heylen. De gecertificeerde PDMX WMS add-on van Produmex bleek perfect, wegens perfect integreerbaar met ons bestaande SAP Business One pakket. 4

5 Logistieke processen gestroomlijnd van bestellingen De implementatie van de PDMX WMS add-on startte in oktober In nauw overleg met Wolvenberg werkte Produmex een blauwdruk uit die de precieze scope en details van de implementatie definieerde. Het werd de basis voor een verrassend vlotte implementatie. Tegen begin 2011 was het systeem up and running. Sindsdien stroomlijnt de Produmex WMS add-on de volledige operationele flow. Wolvenberg kent drie types orders: er zijn collectieen herbestellingen, die respectievelijk zes maanden en 24 uur na het order worden geleverd, en we nemen ook producten op stock op basis van historische bestelgegevens ( orders-to-stock ), legt Mark Heylen uit. Alle bestellingen gaan via EDI naar de leveranciers. Van zodra de goederen naar ons op weg zijn, krijgen we een elektronische Advanced Shipping Notification (ASN). Collectiebestellingen en herbestellingen van meer dan 10 stuks worden automatisch gecrossdocked: bij het scannen van het collilabel herkent het WMS de goederen en krijgt de operator een crossdocking-instructie op zijn RF-terminal. Zijn de goederen verstuurd, dan worden de leveringen geboekt in SAP Business One, waarna ze onmiddellijk worden gefactureerd. Bij de ontvangst van kleinere hoeveelheden herbestellingen en orders-to-stock scannen operatoren de productcodes via RF voor de goederen naar de opslaglocatie gaan. Daar worden ze uitgepakt en opgeslagen op basis van hun individuele GTIN ( Global Trade Item Number ), gebaseerd op kleur en maat. Vaste opslag- en pickinglocaties zijn niet nodig: het WMS weet exact welke hoeveelheid van welk product zich op welke locatie bevindt. EDI, crossdocking, RF: tal van stappen in het orderverwerkingsproces verlopen automatisch. En gestroomlijnd. 5

6 ... tot leveringen Ook de uitgaande logistiek werd perfect gestroomlijnd. Dankzij de koppeling tussen SAP Business One en de Produmex-oplossing hebben verkopers een volledig en correct beeld van de voorraad. Zo kunnen ze de beschikbaarheid van producten onmiddellijk checken en hun leveringsbeloftes nakomen. Vanuit de verkooporders worden automatisch picklijsten gegenereerd die op de RF-terminals van de magazijnmedewerkers beschikbaar zijn. Na de detailpicking van de orders worden deze in colli verpakt, voorzien van een SSCC-label en verzonden naar de klanten. De terugkoppeling vanuit de WMS add-on naar SAP Business One is transparant en volledig geautomatiseerd, zodat de order-to-cash cyclus vlot en correct verloopt. Dankzij de koppeling tussen SAP Business One en de Produmexoplossing hebben de medewerkers een volledig en correct beeld van de voorraad. 6

7 Vlot beheer van producten met houdbaarheidsdatum Het assortiment van Wolvenberg is over de jaren heen sterk uitgebreid. Naast fiets- en outdoorkledij verdeelt Wolvenberg ook schoenen, waterdichte sokken en handschoenen, fietshelmen, fietszadels, enz. Recent kwam daar een reeks GU Energy voedingssupplementen bij. Dit nieuwe gamma stelt ons voor een nieuwe uitdaging, aldus Mark Heylen. In tegenstelling tot onze andere producten zijn de voedingssupplementen beperkt houdbaar en onderhevig aan de strenge normen rond voedselveiligheid. Zo staan we onder controle van het Ministerie van Volksgezondheid. Het beheer van de supplementen vergt, met andere woorden, een andere benadering. De Produmex WMS Add-On ondersteunt Wolvenberg in deze nieuwe uitdaging dankzij standaardfunctionaliteit voor het beheer van voedingsproducten (houdbaarheidsdata, lotnummers, shelf life, FEFO (First Expired First Out), enz.). Kwaliteitsbewaking en traceerbaarheid zijn hierbij zeer belangrijk. Dankzij de volledige traceerbaarheidsrapportage die standaard deel uitmaakt van PDMX WMS, bijvoorbeeld, kan Wolvenberg de wettelijke vereisten rond kwaliteitsbewaking en traceerbaarheid perfect naleven. In tegenstelling tot onze andere producten zijn de voedingssupplementen beperkt houdbaar en onderhevig aan de strenge normen rond voedselveiligheid. Ook daar helpt het WMS. Ann Michiels, Customer Care Manager, Wolvenberg 7

8 E-commerce loodst Wolvenberg binnen in digitale tijdperk Als sluitstuk van de supply chain-integratie introduceerde Wolvenberg in 2013 ook een e-commerceplatform. De onderneming koos de Magento-oplossing die volledig geïntegreerd is met SAP Business One via de SAP Business One add-on Mag B1. Produmex zorgde tussen januari en april 2013 voor de implementatie. Mark Heylen: Het platform is onze oplossing om elektronisch met onze klanten te communiceren, iets wat een must geworden is in dit digitale tijdperk. Zowel vertegenwoordigers als klanten maken er handig gebruik van om hun bestellingen door te geven. Ze kunnen daarbij in real time de beschikbaarheid van de gevraagde goederen consulteren, zowel bij Wolvenberg zelf als bij de leveranciers in Italië, Duitsland, Groot-Brittannië en de VS. De bestellingen die in het e-commerceplatform worden ingegeven, worden automatisch geregistreerd in SAP Business One en vandaar doorgegeven naar het PDMX WMS. Het platform is onze oplossing om elektronisch met onze klanten te communiceren, iets wat een must geworden is in dit digitale tijdperk. Zowel vertegenwoordigers als klanten maken er handig gebruik van om hun bestellingen door te geven. Mark Heylen, Zaakvoerder, Wolvenberg 8

9 Toonbeeld van Operationele uitmuntendheid Door de opeenvolgende integratie van SAP Business One, de PDMX WMS add-on en het e-commerceplatform heeft Wolvenberg de cirkel gesloten van planning, aankoop, verkoop tot levering en facturatie. Alle bedrijfs- en operationele processen verlopen gestroomlijnd en zijn perfect met elkaar gesynchroniseerd. Wolvenberg doet het bijgevolg uitmuntend op het vlak van productiviteit, snelheid en leveringscorrectheid. Zo slaagt de onderneming erin om een voorraadcorrectheid van meer dan 99,9% te realiseren, evenals een optimaal voorraadniveau in functie van gebruikt kapitaal. Dankzij de geïntegreerde oplossing is operationele uitmuntendheid niet veraf. Met niets dan voordelen voor zowel Wolvenberg als de klant. 99,9% voorraadcorrectheid. Een opvallend positieve KPI, dankzij de geïntegreerde oplossing. 9

10 Company Helemaal klaar voor verdere groei CMPxxxxx (YY/MM) Copyright/Trademark Privacy Impressum Met de IT- en logistieke infrastructuur die Wolvenberg de voorbije jaren uitgebouwd heeft, is het bedrijf klaar voor verdere groei. De flexibiliteit die Wolvenberg nu heeft om snel en eenvoudig nieuwe producten te integreren in het assortiment, opent perspectieven om ook nieuwe afzetkanalen aan te spreken. Die groei manifesteert zich ook in het personeelsbestand van Wolvenberg dat op 1 jaar tijd met 40% is toegenomen. Ook daarin speelt de geïntegreerde SAP Business One-, PDMX WMS- en e-commerceoplossing een belangrijke ondersteunende rol. De leercurve om nieuwe medewerkers op te leiden in het verloop en de uitvoering van de administratieve en logistieke processen is drastisch ingekort. In plaats van alle processen uit het hoofd te moeten kennen, zijn er nu IT-systemen die de medewerkers begeleiden en een correcte uitvoering waarborgen. De flexibiliteit en productiviteit zetten de deuren open voor verdere groei. Op 1 jaar tijd verwelkomde Wolvenberg 40% nieuwe medewerkers. 10 Picture Credit Wolvenberg, Kontich, Belgium. Used with permission.