Ik wil u verzoeken de informatie uit deze brief aan uw leden kenbaar te maken.

Transcriptie

1 Aan de voorzitter Ons kenmerk Inlichtingen bij Doorkiesnummer Den Haag drs. E. Laudy drs. S. van der Meer Onderwerp Bijlage(n) Uw brief Verantwoording bezoldiging bestuurders en toezichthouders 1. Inleiding In deze brief licht ik toe dat er een aantal wijzigingen en verduidelijkingen is aangebracht in het format waarmee de bezoldiging van bestuurders en toezichthouders voor het verslagjaar 2007 moet worden verantwoord. In het kort: - Het format vraagt niet meer naar de bezoldigingsgegevens van bestuurders en toezichthouders over het jaar voorafgaande aan het betreffende verslagjaar. - Een verduidelijking van de beschrijving van de werkingssfeer. - Enkele kleinere aanpassingen aan het format. Ik wil u verzoeken de informatie uit deze brief aan uw leden kenbaar te maken. Deze brief heb ik ook digitaal ontsloten op de website over de jaarverslagen in de zorg: Het digitale hulpmiddel om het jaardocument Maatschappelijke Verantwoording in te vullen DigiMV is zodanig ontworpen dat de informatie uit deze brief ook bij het invullen te raadplegen valt. Deze brief is in afschrift naar de koepels van toezichthouders en directeuren gestuurd (NVTZ, NVZD en VDZ-Nederland) om ook via deze route aandacht te krijgen voor de wijzigingen. Ook is actie ondernomen om de bekendheid met het format te vergroten binnen de accountantswereld (NIVRA, NOvAA). Daar gaat namelijk ook een afschrift van deze brief naar toe. Zo kunnen zij de zorginstellingen terzijde staan bij het opstellen van het jaarverslag. 2. Het gebruik van een verantwoordingsformat Sinds het verslagjaar 2003 zijn zorginstellingen verplicht de beloning van individuele bestuurders en toezichthouders op te nemen in de verslaglegging. De grondslag daarvoor is het Burgerlijk Wetboek en is op dit moment nader uitgewerkt in de Regeling verslaggeving WTZi (Wet Toelating Zorginstellingen). De brancheorganisaties in de zorg hebben deze verantwoordingsverplichting ook opgenomen in de Zorgbrede Governance Code, evenals trouwens de verplichting om één van de beide Postbus EJ DEN HAAG Telefoon (070) Fax (070) Bezoekadres: Parnassusplein VX DEN HAAG Correspondentie uitsluitend richten aan het postadres met vermelding van de datum en het kenmerk van deze brief. Internetadres:

2 2 salarisadviesregelingen te gebruiken dan wel uit te leggen waarom deze niet zijn gehanteerd. Op basis van de verantwoorde gegevens maakt VWS jaarlijks een analyse die vervolgens (ook jaarlijks) aan de Tweede Kamer wordt aangeboden. Voor de verantwoording geldt een format, zie de brief MEVA/ABA van 22 december 2004, opdat alle relevante gegevens handzaam en overzichtelijk bij elkaar staan. Ook de transparantie ten behoeve van belanghebbenden en belangstellenden is gediend bij een handzaam overzicht, waardoor onnodig bij elkaar zoeken van de gegevens over diverse uiteenlopende bladzijden van het jaardocument wordt voorkomen. Ondermeer uit de evaluatie van de analyse en terugkoppeling uit de praktijk is gebleken dat het format enige bijstelling behoefde, zodat een betere en eenduidige interpretatie van de verantwoorde gegevens mogelijk is. Met het nieuwe format is gehoor gegeven aan de wens vanuit het zorgveld om dat zoveel mogelijk te beperken. Daarom wordt in het nieuwe format niet meer gevraagd naar de gegevens van het jaar voorafgaand aan het verslagjaar. In paragraaf 4 wordt het bijgestelde format besproken dat dient te worden gebruikt voor het jaarverslag over Dit format is ook verwerkt in DigiMV. Vanaf het verslagjaar 2007 is het Maatschappelijke Verantwoordingsdocument zodanig gestroomlijnd dat daarin ook de gegevens die de Wopt (wet openbaarmaking publiekgefinancierde topinkomens) vraagt, zijn opgenomen. Zo hoeven de gegevens niet dubbel opgegeven te worden. 3. De werkingssfeer Bij de verantwoording van de bezoldiging van bestuurders en toezichthouders in de jaarrekening gaat het om het geconsolideerde jaardocument van de rechtspersoon waarbinnen één dan wel meerdere zorginstellingen functioneren. Waar hieronder gesproken wordt van instelling of zorginstelling wordt dus gedoeld op de rechtspersoon die jaarverslagplichtig is. Ondanks de ook uit de WTZi voortvloeiende noodzakelijke aanpassingen van de statuten van zorginstellingen zijn er nog instellingen die (nog) niet volgens een Raad van Bestuur/Raad van Toezicht-model werken. In deze instellingen komt geen apart toezichthoudend orgaan voor, geen Raad van Toezicht. De bestuurders in deze instellingen, gewoonlijk aangeduid als algemeen directeur, maken weliswaar geen deel uit van het statutaire bestuursorgaan (want dat is dan het stichtingsbestuur), maar hebben wel de algemene dagelijkse leiding van de stichting in handen en zijn daarvoor rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het statutaire bestuursorgaan. Dit is het zogenaamde Raad van Beheer-model. Ook deze instellingen dienen het format in te vullen waarbij de zogenoemde algemeen directeur verantwoord wordt als ware het de statutair verantwoordelijke. De inkomensgegevens van de leden van het stichtingsbestuur moeten door deze instellingen in het format bij de toezichthouders opgegeven worden. Dit komt de eenheid in verantwoording in het VWS-veld ten goede. 4. Format voor de vermelding van de bezoldiging van bestuurders en toezichthouders in het Maatschappelijk Verantwoordingsdocument Allereerst dient inzicht gegeven te worden in de bestuursstructuur, zodat een goede vergelijking met de inschalingsfactoren uit de adviesregelingen van de Nederlandse Vereniging van

3 3 Ziekenhuisdirecteuren (NVZD) en de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ) mogelijk is. Daarvoor geldt invulling van de volgende tabel: Welk bestuursmodel is van toepassing op uw organisatie? (ultimo verslagjaar) Wat is samenstelling van het bestuur of de directie? 1. Eindverantwoordelijke Raad van Bestuur met Raad van Toezicht 2. Directie vallend onder eindverantwoordelijk stichtingsbestuur 1. Eenhoofdig 2. Tweehoofdig met voorzitter 3. Tweehoofdig collegiaal 4. Drie- of meerhoofdig met voorzitter 5. Drie- of meerhoofdig collegiaal 4.1 Bestuurders en gewezen bestuurders Als bestuurder of gewezen bestuurder van een rechtspersoon is alleen die natuurlijke persoon of rechtspersoon aan te merken die deel uitmaakt of uitmaakte van bestuur in de zin van Boek 2 Burgerlijk Wetboek (BW), dus van het statutaire bestuursorgaan. Met bestuurders wordt gedoeld op de personen die deel uitmaken van het statutaire bestuursorgaan (zie artikelen 2:44 lid 1 en 2:291 lid 1 BW). Een persoonlijke titel (bijvoorbeeld directeur) brengt op zichzelf nog niet met zich mede dat een functionaris als bestuurder in de zin van de wet wordt aangemerkt (RJ ). N.B. Zoals hierboven staat beschreven geldt dat voor de zorginstellingen die niet volgens een Raad van Bestuur/Raad van Toezicht-model werken maar volgens het Raad van Beheer-model, een andere definitie wordt gehanteerd, namelijk: bestuurders die weliswaar geen deel uitmaken van het statutaire bestuursorgaan, maar wel de algemene dagelijkse leiding in handen hebben en daarvoor rechtstreeks verantwoording verschuldigd zijn aan het statutaire bestuursorgaan. De bezoldiging van de bestuurders en gewezen bestuurders van de zorginstelling over het verslagjaar dient opgegeven te worden volgens onderstaande tabel. Per (gewezen) bestuurder moeten al diens relevante gegevens in de kolom met zijn naam worden weergegeven. In de tabel moeten alle cellen worden ingevuld. Indien een cel niet van toepassing is dan wel dat de betreffende beloningscomponent nihil is, moet er een nul worden ingevuld; de cel mag ook in dat geval niet worden opengelaten. Rijen mogen niet worden samengevoegd. In het geval van afspraken in de arbeidsovereenkomst over een all in-beloning, waardoor onderscheid tussen de afzonderlijke beloningscomponenten niet mogelijk is, dient dit in de cel Bruto-inkomen te worden verantwoord en te worden voorzien van een toelichting. Een gewezen bestuurder is de persoon die in het verleden bestuurder is geweest en dat niet meer was in het verslagjaar. In het onderstaande format zal zijn datum in dienst tot dan vóór het begin van het verslagjaar liggen. Wanneer die gewezen bestuurder in het verslagjaar nog wel inkomsten heeft ten laste van de instelling (bijvoorbeeld uit hoofde van de eerdere bestuursfunctie dan wel inkomsten via in de vertrekregeling opgenomen (afzet)garanties) dan moeten die hier worden verantwoord. Ook wanneer een gewezen bestuurder een andere functie in het bedrijf is gaan uitoefenen, dient zijn inkomen daaruit hier vermeld te worden tot uiterlijk 5

4 4 jaar na zijn vertrek als bestuurder, met als toelichting dat het dan niet gaat om arbeidsloos inkomen maar om de beloning voor de huidige functie binnen de zorginstelling.

5 5 Tabel verantwoording bezoldiging bestuurders en gewezen bestuurders Naam Naam 1 Naam 2 Naam 3 Naam 4 Vanaf welke datum is de persoon als bestuurder werkzaam in uw organisatie? (dd-mm-jjjj) Maakt de persoon op dit moment nog steeds deel uit van het bestuur? Tot welke datum was de persoon als bestuurder werkzaam in uw organisatie? (dd-mm-jjjj) Is de persoon in het verslagjaar voorzitter van het bestuur geweest? Hoeveel maanden is de persoon voorzitter geweest in het verslagjaar? 6 Wat is de aard van de (arbeids)overeenkomst? 7 Welke salarisregeling is toegepast? 8 Wat is de deeltijdfactor? (percentage) 9 Bruto-inkomen, incl. vakantiegeld, eindejaarsuitkeringsalaris en andere vaste toelagen 10 Waarvan verkoop verlofuren 11 Waarvan nabetalingen voorgaande jaren 12 Bruto-onkostenvergoeding 13 Werkgeversbijdrage sociale lasten 14 Werkgeversbijdrage pensioen, VUT, FPU 15 Ontslagvergoeding 16 Bonussen 17 Totaal inkomen ( t/m 16) 18 Cataloguswaarde auto van de zaak 19 Eigen bijdrage auto van de zaak Toelichting:

6 6 Hieronder wordt indien nodig per regel van de tabel een toelichting gegeven. Regel 3: Deze regel dient alleen ingevuld te worden als regel 2 ontkennend beantwoord is. Regel 4+5: Omdat het voor de hoogte van de bezoldiging uitmaakt of iemand voorzitter is of niet, moet de functie van voorzitter apart in de tabel worden aangegeven. Als een bestuurder gedurende het verslagjaar slechts een gedeelte van het jaar voorzitter is geweest, ook dan dient de bestuurder als voorzitter aangemerkt te worden. Bij regel 6 geeft u vervolgens het aantal maanden op, zonodig afgerond op een halve maand. Regel 6: Hier geeft u aan wat de aard van de overeenkomst is die de instelling met de bestuurder heeft. De volgende mogelijkheden kunt u kiezen: 1= Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd 2= Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 3= Interne waarnemer bestuursfunctie 4= Extern ingehuurd, dus geen dienstverband 5= Gewezen bestuurder 6= Anders Als de bestuurder extern is ingehuurd dan dient de vergoeding daarvoor (inclusief BTW) in zijn geheel bij de bruto-onkostenvergoeding opgenomen te worden (regel 11). Bij de overige regels 10 tot en met 17 wordt dan een 0 genoteerd. Indien de categorie Anders van toerpassing is, dan dient u dat nader toe te lichten onderaan de tabel. Regel 7: Bij deze regel dient aangegeven te worden welke van de hieronder genoemde criteria gevolgd is bij de vaststelling van de beloning. 1= Huidige NVTZ-regeling 2= Huidige NVZD- of VDZ-regeling 3= Oude NVZD-regeling 4= AMS-regeling 5= CAO 6= Anders Indien is afgeweken van de uit de toepasselijke regeling voortvloeiende inschaling dan is op grond van het pas toe of leg uit -principe een toelichting vereist over het hoe en waarom van die afwijking. Indien de categorie Anders van toerpassing is, dan dient u dat nader toe te lichten onderaan de tabel. Regel 8:

7 7 Deze regel invullen met een percentage. Referentiepunt: als de afgesproken werktijd gelijk is aan die van een (normale) voltijder bij uw organisatie vult u 100% in. Dat wil dus zeggen dat het percentage ook op meer dan honderd uit kan komen als met de bestuurder bijvoorbeeld een veertigurige werkweek is overeengekomen zonder dagen voor arbeidsduurverkorting terwijl het overige personeel een gemiddeld zesendertigurige werkweek heeft. Regel 9: Hier worden opgenomen de periodiek betaalde beloningen. Deze omvatten alle regelmatig betaalbaar of beschikbaar gestelde vergoedingen inclusief beloningen betaalbaar op termijn en uitkeringen bij beëindiging van het dienstverband. Salarissen, doorbetalingen bij ziekte en vakantie, eindejaars- en vakantie-uitkeringen en dergelijke worden gerekend tot de periodiek betaalde beloningen. Ingeval er een all-in functiebeloning is afgesproken (dus géén aparte vergoeding voor specifieke posten als bijvoorbeeld ziektekosten en/of pensioen), dan vult u deze totale bezoldiging op deze regel in en wordt in de andere betrokken rijen een nul ingevuld. Regel 10: Hier worden de brutovergoedingen opgenomen ten behoeve van de verkoop van verlofuren, die ook zijn meegerekend bij het bruto-inkomen (regel 10). Regel 11: Het betreft hier de (bruto) nabetalingen in verband met de door de bestuurder verrichtte werkzaamheden in de jaren voorafgaand aan het verslagjaar. Het gaat bij deze regel niet om vergoedingen voortvloeiend uit het ontslag (zie regel 15). Regel 12: In de kolom bruto-onkostenvergoeding worden de onkostenvergoedingen vermeld die de zorginstelling bruto vergoedt. Met andere woorden vergoedingen waartegenover geen kostendeclaraties van de bestuurder staan. Tevens valt onder deze categorie het brutobedrag dat de werkgever bijdraagt aan de kosten van een ziektekostenverzekering plus een eventueel betaalde verhuiskostenvergoeding. In geval van externe inhuur van de bestuurder vult u hier het volledige bedrag (inclusief BTW) in dat uw instelling betaald heeft voor de externe inhuur. Regel 13: Dit betreft de werkgeversbijdrage in het kader van de wettelijke en eventuele bovenwettelijke sociale verzekeringen. Regel 14: Hier worden opgenomen de beloningen betaalbaar op termijn, zijnde de lasten van de rechtspersoon uit hoofde van pensioenverplichtingen, VUT- en/of FPU-regelingen, jubileumuitkeringen, doorbetaling van (een deel van) het loon in het kader van een zogenaamd sabbatical. Regel 15:

8 8 Onder deze categorie worden opgenomen de uitkeringen bij beëindiging van het dienstverband. Dit zijn vergoedingen die de rechtspersoon moet voldoen uit hoofde van een ontslag. Hieronder vallen door de rechter vastgestelde uitkeringen in het kader van een procedure tot beëindiging van het dienstverband van een bestuurder, gouden handdrukken en dergelijke. Wanneer met betrekking tot gewezen bestuurders is overeengekomen dat bepaalde bezoldigingscomponenten nog enige jaren worden doorbetaald terwijl de bestuurder geen prestaties meer levert, wordt het hetgeen in het verslagjaar voor hem ten laste van de zorginstelling is gekomen ook in deze regel opgenomen. Regel 16: Bonusbetalingen zijn vergoedingen die in het algemeen afhankelijk zijn van de vervulling van bepaalde voorwaarden, zoals het bereiken van een vooraf afgesproken resultaat of een beoordeling door degene die een besluit moet nemen over de toekenning van de bezoldiging. Hiertoe worden ook gerekend vergoedingen in verband met het in dienst treden bij de rechtspersoon. Wanneer de zorginstelling een bezoldiging in de vorm van bonussen heeft uitbetaald die geheel of gedeeltelijk is gebaseerd op het bereiken van door de zorginstelling gestelde doelen, wordt dit apart toegelicht. Daarbij vermeldt de zorginstelling of deze doelen in het verslagjaar zijn gerealiseerd (art.2:383c lid 1 BW). Wanneer de zorginstelling een bezoldiging in de vorm van winstdeling of bonus heeft toegekend aan een bestuurder, vermeldt zij deze afzonderlijk onder opgave van de redenen die ten grondslag liggen aan het besluit tot het toekennen van bezoldiging in deze vorm. Regel 17: Dit is het totaal van de regels 9 plus 12 tot en met 16. Regel 18: Het inkomenseffect van de auto van de zaak is voor de werkgever niet altijd duidelijk omdat dat door de betrokkene zelf in de sfeer van de inkomstenbelasting moet worden geregeld. Daarom dient op dat punt de cataloguswaarde/aanschafwaarde te worden vermeld in deze regel. Regel 19: Naast de cataloguswaarde van de auto is ook een eventuele (jaarlijkse) eigen bijdrage van belang om goed inzicht in het totaalinkomen te verkrijgen. 4.2 Toezichthouders en gewezen toezichthouders Als toezichthouder (commissaris) geldt de persoon die krachtens de statuten met het toezicht op het bestuur is belast (RJ ). N.B. In paragraaf 2 De werkingssfeer is aangegeven dat voor de zorginstellingen die niet volgens een Raad van Bestuur/Raad van Toezicht-model werken maar volgens het Raad van Beheer-model, de leden van het statutaire (stichting)bestuur als toezichthouders beschouwd worden. Het format voor de verantwoording ziet er als volgt uit: Tabel verantwoording bezoldiging toezichthouders en gewezen toezichthouders

9 9 Naam Functie Bezoldiging JKL gewezen toezichthouder MNO toezichthouder PQR toezichthouder Totaal Wanneer de zorginstelling een bezoldiging in de vorm van winstdeling of bonus heeft toegekend aan een toezichthouder, vermeldt zij deze afzonderlijk onder opgave van de redenen die ten grondslag liggen aan het besluit tot het toekennen van bezoldiging in deze vorm aan een toezichthouder. Wanneer de zorginstelling een bezoldiging in de vorm van bonussen heeft uitbetaald die geheel of gedeeltelijk is gebaseerd op het bereiken van door de zorginstelling gestelde doelen, wordt hiervan mededeling gedaan. Daarbij vermeldt de zorginstelling of deze doelen in het verslagjaar zijn gerealiseerd (art.2:383c lid 3 BW). 5. Tot slot Indien dat naar uw mening aan de orde is, kunt u natuurlijk altijd de (cijfermatige) gegevens die u in het format hebt verwerkt, nader toelichten. Met name in zaken als governance, dus ook bij governance in inkomensaangelegenheden, geldt de stelregel van pas toe of leg uit. Een toelichting is dan dus onontkoombaar. Voor een efficiënte uitvoering van de verwerking van de gegevens uit de jaarverslagen is het dan wel raadzaam om in de desbetreffende cel uit het format die u apart toelicht een verwijzingsaanduiding op te nemen naar die toelichting. De directeur Macro-economische vraagstukken en arbeidsvoorwaardenbeleid, Drs. Th. van Uum