6 essentiële tips voor zakelijk communiceren over de grens

Transcriptie

1 6 essentiële tips voor zakelijk communiceren over de grens

2 Voorwoord Internationale zakelijke communicatie is een uitdaging, of u nu de eerste stap over de grens overweegt of al jaren zakendoet met allerlei verschillende landen. Natuurlijk is er de taalbarrière. Die kunt u eenvoudig overbruggen door de inzet van een tolk en de vertaling van uw documentatie. Maar bent u ook op de hoogte van de culturele normen en waarden die van belang zijn voor uw zakenpartner? Begrijpt u de subtiele hint van de Engelsman die uw aanbod a little expensive vindt? Snapt u waarom uw Spaanse relatie zo nieuwsgierig is naar uw privéleven? En is uw voorstel duurzaam genoeg voor de Duitsers? In dit handige e-book zetten we zes tips voor internationale zakelijke communicatie op een rij. Met deze tips bent u op en top voorbereid voor een zakelijk overleg met relaties uit Engeland, Duitsland, Frankrijk, Spanje en China. Heeft u vragen over internationale communicatie en wilt u weten wat Concorde voor u kan betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Veel leesplezier! Ruud van Es Directeur Verkoop en Klanttevredenheid Concorde Group

3 Tip 1: Tijdigheid Wanneer u een afspraak heeft met een Britse zakenpartner, zorg dan dat u op tijd bent. Uw zakenpartner zal precies op tijd of zelfs te vroeg aanwezig zijn. Dit betekent niet dat Britten gehaast zijn. In tegendeel, tijd wordt gezien als kostbaar middel waarmee men zo efficiënt mogelijk wil omgaan. Het is dan ook raadzaam wat tijd in te plannen om eventuele vertragingen, bijvoorbeeld in het openbaar vervoer, te kunnen opvangen. Bent u onverhoopt toch te laat voor een afspraak, laat dit dan beslist weten. Gaat het om meer dan een paar minuten, bied dan aan om de afspraak te verzetten. Wanneer u een afspraak met een Franse zakenpartner heeft, moet u niet gek opkijken wanneer hij of zij enkele minuten te laat komt. Dit wordt als normaal beschouwd en afhankelijk van met wie u een afspraak heeft, hoeft u geen excuses te verwachten. Bent u meer dan 10 minuten vertraagd, laat het dan weten en leg uit waarom. De Spaanse cultuur wordt gekenmerkt door een ontspannen sfeer, waarin mensen zich niet snel zorgen maken. Deze attitude komt terug in de zakelijke sfeer: Spanjaarden nemen graag de tijd voor een belangrijke beslissing. Het is dan ook niet vreemd als Spanjaarden te laat zijn voor een afspraak of een deadline missen. Wees dus geduldig en houd er rekening mee dat een belangrijke afspraak met een Spaanse zakenpartner kan uitlopen.

4 Chinese zakenmensen hechten heel veel waarde aan punctualiteit. Een vergadering hoort te beginnen op de afgesproken tijd. Wees dus op tijd voor een afspraak, of arriveer als het kan een aantal minuten eerder dan gepland. Te laat komen wordt als grove belediging van de gastheer gezien. Duitsers staan bekend als de experts op het gebied van planning. De Duitse cultuur wordt dan ook geprezen om haar toekomstgerichte karakter. Duitse professionals weten vaak precies wat ze op een bepaalde dag op een bepaald tijdstip gaan doen. Duitsers maken graag een zorgvuldige planning voor elk project dat ze aangaan; dit geeft hen zekerheid. Te laat komen is dus absoluut not done. Zelfs al bent u de kopende partij, te laat komen zal de relatie niet ten goede komen. Het is daarom aan te raden 5 à 10 minuten eerder aan te komen. Mocht u onverhoopt toch te laat zijn, laat dit dan direct weten.

5 Tip 2: Zakelijke etiquette Zakendoen in China betekent rekening houden met een groot aantal strenge zakelijke gebruiken. Zo is het van belang wie als eerste de ruimte waar de onderhandelingen plaatsvinden betreedt. Deze persoon zal gezien worden als de leider van uw delegatie. Iemand sturen die weinig status heeft wordt gezien als een belediging. Verder zijn Chinese zakenmensen gehaaide onderhandelaars en gebruiken ze een aantal bijzondere trucjes om u te overtuigen. Zo kunnen ze proberen u schuldig te laten voelen over struikelblokken in de onderhandelingen en gebruiken ze zelfs van tevoren geplande woedeaanvallen om u zo ver te krijgen dat u instemt met hun voorstel. Britten zijn terughoudend in hun eerste contact. Het beste begint u een eerste zakelijk gesprek met een neutraal onderwerp zoals het weer of een open vraag. Vervolgens kunt u het gesprek zich natuurlijk laten ontwikkelen. Volg de aanwijzingen van uw gesprekspartner en vermijd subjectieve of gevoelige onderwerpen. Britten zijn erg gesteld op hun privacy. Het kan daarom even duren voor u een goede persoonlijke relatie heeft opgebouwd, maar in dit geval geldt dat de aanhouder wint. Franse zakenbijeenkomsten worden vooral gebruikt om inhoudelijk over een voorstel te discussiëren. Er zal maar zelden een beslissing worden genomen tijdens een vergadering. Fransen achterhalen ook graag ieder detail van een voorstel. Wees daarom voorbereid op het beantwoorden van directe en uitgebreide vragen. Hoe langer een discussie

6 voortduurt, hoe groter uw kans op succes. Let wel op wanneer een Fransman zijn argumenten gaat herhalen. Dit is een teken dat hij voet bij stuk houdt. Een goede tactiek is om in dit geval logische redeneringen te gebruiken om hem alsnog te overtuigen. Hard onderhandelen wordt in dit geval als onbeleefd beschouwd en is af te raden. Spanjaarden houden zich veel bezig met hoe ze overkomen op anderen. Ze geven niet graag toe dat ze ongelijk hebben, helemaal niet in het openbaar. U kunt dus het beste de confrontatie uit de weg gaan, zelfs als het voor u duidelijk is dat u gelijk heeft. Wees daarnaast bescheiden als u spreekt over uw eigen ervaringen en prestaties, zodat u uw Spaanse zakenpartner niet onverhoopt in verlegenheid brengt. U hoeft een gezonde discussie echter niet uit de weg te gaan. Het is bij een Spaans overleg niet ongewoon dat men door elkaar praat of elkaar onderbreekt. Dit is een teken van interesse in de discussie. Duitsers staan bij een kennismaking of werkbespreking liever niet te lang stil bij koetjes en kalfjes. Liever komt een Duitse professional direct to-the-point. Dat uit zich ook in meetings, waar een goed onderbouwde presentatie met steekhoudende argumenten en grafieken vaak de voorkeur heeft. Er wordt ook veel waarde gehecht aan protocol, en Duitsers zullen zich niet snel laten opjagen. Raak hierdoor niet van de wijs. Het betekent niet dat ze u niet vertrouwen. Duitse zakenmensen nemen elk zakelijk voorstel grondig door voor ze tot een beslissing komen.

7 Tip 3: Uw zakelijk voorstel Voor Duitse professionals is planning alles. Maar om een goede planning te maken moet wel van tevoren duidelijk zijn wat een project of opdracht allemaal omvat. Het beslissingsproces, bijvoorbeeld wanneer uw voorstel moet worden geaccordeerd, zal dan ook de nodige tijd in beslag nemen al naar gelang de grootte van het project of de opdracht. U heeft een streepje voor als u in uw voorstel uitvoerig alle activiteiten, de planning en de te verwachten resultaten uitgewerkt hebt. Dat maakt uw Duitse zakenpartner gelukkig en bespaart u later in het proces tijd. Duitsland loopt ook voorop in duurzaamheid en aandacht voor het milieu. Zo is Duitsland wereldwijd marktleider op het gebied van de productie van windenergie en op Europees niveau leider in het opwekken van zonne-energie. Het mag voor zich spreken dat groene idealen ook in het zakenleven door veel Duitsers worden gewaardeerd. Frankrijk is al jaren een van de voorlopers in Europa op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (mvo). Verschillende regeringen van het land hebben de afgelopen decennia laten zien belang te hechten aan het milieu en de bescherming daarvan. Frankrijk vervult in Europa een voortrekkersrol op het gebied van mvo: het land volgt het zogenaamde groenboek voor mvo van de Europese Unie als een van de beste landen in Europa. Betrekt u aandacht voor mvo en het milieu in uw zakelijk voorstel, dan maakt u een goede indruk.

8 Chinese zakenmensen staan erom bekend dat ze grondig vooronderzoek doen naar uw bedrijf. Ze zullen dus al veel van u weten. Dat betekent echter niet dat u geen materiaal mee hoeft te nemen waarin u uitlegt wat de toegevoegde waarde van uw bedrijf is. Het is juist extra belangrijk dit goed uit te kunnen leggen; veel Chinese organisaties spreken regelmatig met potentiële buitenlandse zakenpartners, dus u wilt een blijvende goede indruk achterlaten. Andersom zult u van uw zakenpartner ook materiaal ontvangen, maar zorg ervoor dat u ook hun organisatie goed kent voor u een meeting begint. In de Britse zakenwereld wordt veel waarde gehecht aan schriftelijke communicatie. Mondelinge gesprekken worden vaak achteraf schriftelijk samengevat, waarbij de overeengekomen details uiteen worden gezet. Met een mondelinge overeenkomst bereikt u in Engeland vrijwel niets. Zet daarom alle details van een overeenkomst op papier. U hoeft ook niet vreemd op te kijken als uw Britse zakenpartner een contract eerst door een juridisch expert laat nakijken. Dit betekent niet dat hij u niet vertrouwt. Het is een voorbeeld van de Britse gesteldheid op het correct volgen van procedures. Het loont de moeite een goede persoonlijke relatie op te bouwen met een Spaanse zakenpartner alvorens u overgaat tot het doen van een zakelijk voorstel. Spanjaarden hechten veel waarde aan uw persoonlijke en culturele achtergrond, meer nog dan aan bewezen competenties en ervaring. Uw relatie zal het ook erg leuk vinden om te horen wat u vindt van Spanje en de plaatsen die u heeft bezocht. Spanjaarden zijn over het algemeen geneigd te geloven dat producten en diensten uit het buitenland staan voor hoge kwaliteit. Ze zullen dan ook vaak geïnteresseerd reageren en vragen stellen over uw aanbod.

9 Tip 4: Zakelijke dresscode Spaanse zakenmensen hechten waarde aan bekende (buitenlandse) merken. Wanneer u kleding uitzoekt voor een meeting, zult u dus hoge ogen gooien met merkkleding van klassieke namen als Louis Vuitton, Armani of Hugo Boss. Net als in de meeste landen is een goed passend en net pak de norm. Omdat het in Spanje erg warm kan worden, is het sneller geaccepteerd om een dunnere outfit te dragen, met lossere stropdas of het jasje over de schouder. Als u twijfelt of dit gepast is, volg dan de aanwijzingen van uw gastheer. De voorkeur voor geordendheid en zakelijkheid is ook terug te zien in de Duitse zakelijke dresscode. De kledingvoorschriften in Duitsland zijn vaak formeler dan wat wij in Nederland gewend zijn. Zo zijn witte sokken bij een zwart pak al een fashion statement. Heeft u een afspraak met een Duitse collega, maak het dan niet te gek. De veilige keuze is een donker pak met een wit overhemd en een eenvoudige stropdas voor mannen. Dames kiezen voor een donker mantelpak met wit overhemd. China houdt er een redelijk Westerse kijk op na wat betreft de zakelijke dresscode. Met dezelfde richtlijnen als in de meeste Europese landen kunt u ook in China prima uit de voeten. In sommige gevallen kunt u de stropdas achterwege laten om een ontspannener sfeer neer te zetten. Let u wel goed op het klimaat: China is een groot land en de weersomstandigheden kunnen per provincie sterk verschillen.

10 Fransen zijn erg modebewust, en verbinden status aan de kwaliteit van de kleding die u draagt. Franse pakken zijn vaak anders gesneden dan wat u mogelijk gewend bent, en ook de gebruiken rondom een pak zijn anders. Colberts worden zelden uitgedaan of zelfs losgemaakt tijdens kantooruren. Als u te gast bent, kunt u beter niet als eerste uw jasje uitdoen. Let er ook op dat u geen blauw overhemd draagt. Dit is de kleur van de overhemden van nieuwe rekruten in het leger, en staat symbool voor onwetendheid. Zakelijke dresscode in Engeland is niet beperkt tot een net pak om professionaliteit uit te stralen. Welke stijl en welk merk een Britse professional kiest, zegt veel over de autoriteit en status die hij heeft. Zorgvuldig uitgekozen zijden stropdassen en handgemaakte schoenen zijn dan ook niet ongewoon. Uniformiteit speelt ook een rol in de kleding die gedragen wordt in de zakelijke wereld. Veel bedrijven bieden hun personeel zelf pakken aan, om een gelijkmatige uitstraling te creëren. Aan dit uniform kunt u aflezen met wat voor soort bedrijf u te maken heeft. Twijfelt u over wat u aan doet naar een zakelijke afspraak? U kunt beter te net gekleed zijn dan het risico lopen een slechte eerste indruk te maken. Een geschikte outfit huurt u in Engeland met gemak, en uw moeite zal worden gewaardeerd.

11 Tip 5: Zakelijk en privé Zakelijk en privé worden in China vooral gecombineerd in de vorm van zakelijke diners. Hoewel zaken de reden kunnen zijn voor een diner, wordt er tijdens het diner niet concreet over zaken gesproken. Deze diners worden net als reguliere zakelijke ontmoetingen gekarakteriseerd door een uitgebreide set regels en conventies. Zo wordt van u verwacht dat u meedoet met soms vele toasts met de sterke drank Baijiu. Deze toasts kunnen sterk verschillen per regio. U doet er goed aan van tevoren om uitleg te vragen. Begin niet met eten voor uw gastheer dat doet, of voor u wordt uitgenodigd om te beginnen. Kijk ook niet vreemd op als het diner spontaan beëindigd wordt, meestal door het opstaan van de gastheer en zijn gevolg. Dit is ook het moment voor het aanbieden van relatiegeschenken, die overigens erg gewaardeerd zullen worden. Let er wel op dat u geen geschenken aanbiedt die verwijzen naar het voorbijgaan van tijd, zoals een klok of horloge. Dit wordt opgevat als belediging. De Fransen houden van discussiëren en praten vooral graag over eten en de Franse keuken. Daarnaast zijn kunst, filosofie, sport en de geschiedenis van Frankrijk belangrijke gespreksonderwerpen. Het is aan te raden alleen uw mening te geven over onderwerpen waar u verregaande kennis van hebt. Er wordt namelijk altijd van u verwacht dat u uw standpunten onderbouwt en verdedigt. Een gesprek beginnen over Napoleon is een risico: dit is een erg gevoelig onderwerp. De Fransen zien hem als een deel van hun cultuur en trots, en worden hierover niet graag bekritiseerd.

12 Duitsers waarderen planning, structuur en professionaliteit. Een goede scheiding tussen mensen, locaties en andere zaken zorgt voor een geordend (zakelijk) leven. Verrassingen en spontaniteit worden dan ook niet gewaardeerd in een zakelijke omgeving. Een gevolg van deze instelling is dat de meeste zakelijke professionals een strikte scheiding hanteren tussen zakelijk en privé. In zakelijke gesprekken komen Duitse professionals het liefst meteen ter zake, en u hoeft geen moeite te doen uw zakenpartner op persoonlijk vlak te leren kennen. Een persoonlijke relatie bij de Spanjaarden is zoals gezegd onontbeerlijk. Zakelijke cultuur en privésfeer lopen in de Spaanse zakenwereld dan ook door elkaar. Plan tijd in voor socializen voorafgaand of na afloop van uw zakelijk overleg, en kijk niet vreemd op als u thuis wordt uitgenodigd voor een etentje. In dit geval doet u er goed aan een attentie mee te nemen. Merkproducten zoals een goede fles drank, parfum of shirts van goed presterende sportclubsdoen het goed bij Spanjaarden. Britten houden zakelijk en privé strikt gescheiden. U hoeft dus geen extra moeite te doen om ook persoonlijk een goede relatie op te bouwen met uw zakenpartner. Wel is een atmosfeer van vertrouwen en eerlijkheid onontbeerlijk voor een goede zakelijke relatie. Relatiegeschenken zijn niet gebruikelijk. Wilt u toch een attentie aanbieden, wees dan voorzichtig: een te duur geschenk kan worden gezien als omkoping, een goedkoop geschenk wordt opgevat als belediging. Wordt u uitgenodigd voor een etentje bij uw zakenpartner thuis, dan is het meebrengen van een attentie zoals een fles wijn wel gebruikelijk.

13 Tip 6: Spreek de taal Wanneer u uw documenten in het Engels aanlevert zult u waarschijnlijk niet direct merken of uw Spaanse zakenpartner deze documenten begrijpt. Spanjaarden zijn doorgaans bang om gezichtsverlies te lijden. Ze zullen dan ook minder snel aangeven dat ze iets niet snappen, zoals een onderdeel van uw zakelijke voorstel of presentatie. Het is daarom wijs om de kernpunten van uw presentatie in een Spaanse hand-out te plaatsen en deze uit te delen aan uw publiek. Dat u de moeite neemt om uw communicatie te vertalen toont ook dat u geïnteresseerd bent in de Spaanse cultuur. Wanneer u zakendoet met China ontkomt u er nagenoeg niet aan dat u gebruikmaakt van een taalprofessional. De kans is groot dat niet alle leden van de Chinese groep waarmee u onderhandelt Engels spreken. Een Chinese tolk is niet alleen handig bij het slechten van de taalbarrière. Hij of zij kan u ook helpen uw weg te vinden in het woud aan culturele regels en gebruiken dat de Chinese zakenwereld rijk is. Daarnaast kan hij een Chinese naam voor u verzinnen; een goede, niet letterlijk vertaalde Chinese naam met een achterliggende betekenis levert u aanzien op. Het is tot slot verstandig om materiaal zoals brochures en hand-outs in het Chinees te leveren. Hoewel uw contactpersoon wellicht perfect Engels spreekt, is de kans aanzienlijk dat de beslissingsnemers dat niet doen.

14 Ondanks dat de meeste Duitse professionals Engels spreken, wordt het zeer gewaardeerd als u schriftelijk in het Duits communiceert. Wanneer uw eerste voorstel voor een gesprek is vertaald in het Duits is de kans dat er daadwerkelijk een afspraak wordt gemaakt veel groter. Laat uw schriftelijke communicatie dus vertalen, en overweeg een tolk voor langere gesprekken. Niet alleen vermijdt u hiermee onduidelijkheden in de communicatie, het getuigt ook van een goede voorbereiding, iets waar Duitsers erg op gesteld zijn. Fransen stellen het op prijs als u een gesprek opent in het Frans, of dat op zijn minst probeert. De meeste Fransen, zeker in de zakenwereld, spreken redelijk tot goed Engels, maar de moeite nemen om te communiceren in het Frans, zowel mondeling als schriftelijk, zal worden gewaardeerd en gezien worden als een teken van respect voor de Franse cultuur. Dit gaat verder dan alleen waardering voor de moeite; volgens de Fransen staat de Franse taal onder druk van het internationale Engels. Wanneer u communiceert in het Frans, helpt u dus als het ware het Frans in leven te houden. In Nederland zijn we al gauw geneigd te denken dat we een aardig woordje Engels spreken. Britten waarderen het echter als u zo duidelijk mogelijk communiceert. Zo is er geen enkele ruimte voor misverstanden. En die misverstanden ontstaan al snel. Britten hebben namelijk de neiging hun stellingen af te zwakken. Met That s a little expensive wordt bijvoorbeeld meestal bedoeld dat iets juist veel te duur is. Daar komt bij dat Britten erg weinig kennis hebben van andere talen. U doet er dus goed aan een professionele tolk of vertaler in te schakelen voor vlekkeloze communicatie met een Engelse zakenpartner.

15 Zet de internationale stap Met 120 medewerkers en de meest uiteenlopende opdrachten voor klanten in het binnen- en buitenland is Concorde het grootste tolk- en vertaalbureau van Nederland. Bedrijven als WE Fashion, Nespresso, CZ maar ook de Nederlandse overheid kiezen voor Concorde als vaste partij voor het uitvoeren van vertalingen en leveren van tolkdiensten. Met 20 jaar ervaring en ruim tolken en vertalers maakt Concorde het u mogelijk om in iedere gewenste taal en in ieder specialisme uw boodschap over te brengen. Wilt u naar aanleiding van dit e-book ook de stap over de grens zetten, of heeft u advies nodig bij uw internationale taalstrategie? We zijn u graag van dienst met praktische oplossingen en deskundig advies op het gebied van zakelijke meertaligheid. Wilt u direct een vertaling aanvragen, of heeft u interesse in een vrijblijvend gesprek? Burgemeester Haspelslaan NB Amstelveen