Portfolio: Praktijkervaring > Ervaringen Jaar 2

Transcriptie

1 Portfolio: Praktijkervaring > Ervaringen Jaar 2 Balletje Biertje Bandje Tijdsperiode: voorbereiding februari t/m 20 mei 2009 Locatie: Sportcomplex Jeka te Bavel (Breda) Website: Competenties: Plannen & organiseren, schriftelijke communicatie, overtuigingkracht, netwerken, creativiteit Plannen en organiseren een live band. Het jaarlijkse evenement wordt georganiseerd vanuit studentenvereniging Straffe Hendrik. Voor de 8 e editie heb ik met 7 andere studenten in de BBB-commissie gezeten. Mijn verantwoordelijkheden waren productie en promotie. Ongeveer 4 maanden zijn wij bezig geweest met de voorbereidingen. Tijdens de voorbereiding van het evenement was ik verantwoordelijk voor de productie en promotie. die hieronder vielen waren het vaststellen van sponsoren en materialen, het schrijven van persberichten/uitnodigingen voor docenten en studenten, het maken van promotiemateriaal, draaiboek etc. Iedere week vond er een vergadering plaats en werd de stand van zaken besproken. Naar mate het evenement naderde kwamen wij (de commissieleden) vaker bijeen om samen zaken te regelen/af te ronden. Ik heb verschillende acties uitgevoerd om alles zo goed mogelijk te plannen en organiseren. Voor de promotie/sponsoring heb ik sponsoren gezocht en afspraken ingepland. Daarnaast heb ik diverse promo s gedraaid om deelnemers te werven. Dit werd gedaan door alle klassen een keer langs te gaan en het evenement uit te leggen. Om iedereen te treffen en bijna alle commissieleden een keer te laten spreken, heb ik van te voren een schema gemaakt. Ook heb ik een grote trapvlag geschilderd, en flyers en posters verspreid om meer bekendheid aan het evenement te geven. Voor de productie heb ik een inventarisatielijst gemaakt en de materialen geregeld. Iedere week planden we een vergadering in waar alle zaken werden besproken en een verdere actielijst werd opgesteld. Uiteraard was er tussendoor ook sprake van mailverkeer. Alle informatie had ik geordend opgeslagen, zodat ik het snel terug kon vinden. In het begin was ik een klein beetje zoekende, maar al snel had ik door wat er globaal moest gebeuren om alles in goede banen te leiden. De evaluaties van voorgaande jaren waren helaas niet heel duidelijk dus kwam alles op ons aan. Doordat we als commissie erg sterk te werk zijn gegaan in de voorbereiding, hadden we het dubbele aantal deelnemers vergeleken met vorige edities en was het

2 evenement erg goed geslaagd. Hoewel het regelen van het barbecue/eten niet tot mijn taken behoorde, baalde ik wel dat dit niet helemaal lekker liep. Er was te weinig eten en servies geleverd. Als ik terug kijk op dit evenement ben ik erg blij dat ik in de commissie heb gezeten. Ik heb namelijk ontzettend veel geleerd in deze vier maanden. In eerste instantie had ik taken op mij genomen waarvan ik wist dat ik daar goed in zou zijn, zoals de schriftelijke communicatie. Ik merkte dat ik gaandeweg uit mezelf ook andere acties ging uitvoeren, wat me eigenlijk best goed af ging. Dit kwam voornamelijk doordat ik het overzicht over het gehele evenement wilde behouden. Ik besef nu dat ik in de toekomst best ook dingen kan aanpakken die ik nog nooit heb uitgevoerd, het zijn echte leermomenten en ik word er veel zekerder van. Ook heb ik gemerkt dat ik geneigd ben te veel taken op me te nemen, zodat ik zeker weet dat ze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Bij een volgend evenement zal ik moeten leren meer taken uit te besteden en het vertrouwen te hebben in mijn collega s. Schriftelijke communicatie Tijdens de voorbereiding van het evenement was ik verantwoordelijk voor de productie en promotie. die hieronder vielen waren het vaststellen van sponsoren en materialen, het schrijven van persberichten/uitnodigingen voor docenten en studenten, het maken van promotiemateriaal, draaiboek etc. Iedere week vond er een vergadering plaats en werd de stand van zaken besproken. Naar mate het evenement naderde kwamen wij (de commissieleden) vaker bijeen om samen zaken te regelen/af te ronden. Over het algemeen ben ik vrij goed in schriftelijke communicatie. Het was dan ook niet heel verwonderlijk dat ik gerelateerde taken op mij nam. Ik heb de uitnodigingen voor de studenten en docenten geschreven en daarnaast ook het persbericht dat via de NHTV digitale nieuwsbrief is verspreid. Tijdens de vergaderingen heb ik genotuleerd, zodat nadien alles nog nagelezen kon worden en de actiepunten duidelijk waren. In feite was ik een soort archivaris, omdat ik alle documentatie geordend bewaarde. Een andere manier waarop ik mijn vaardigheid schriftelijke communicatie verder heb ontwikkeld is door het maken van het draaiboek. Dit kostte best wat tijd, doordat er constant veranderingen doorgevoerd moesten worden.

3 Als ik het geheel bekijk, ben ik weer een stapje gegroeid in mijn schriftelijke communicatie. Mijn medecommissieleden waren tevreden over mijn inzet en productie, en hoefden tijdens het nalezen mijn stukken nauwelijks tot niet aan te passen. Deze competentie kan ik dus als behaald beschouwen. In de toekomst zal ik de schriftelijke communicatie op dezelfde manier aanpakken, aangezien het allemaal goed is verlopen. Ik probeer mijn schrijfstijl altijd aan te passen aan mijn publiek en ik heb het idee dat dit mij goed afgaat. Overtuigingskracht Tijdens de voorbereiding van het evenement was ik verantwoordelijk voor de productie en promotie. die hieronder vielen waren het vaststellen van sponsoren en materialen, het schrijven van persberichten/uitnodigingen voor docenten en studenten, het maken van promotiemateriaal, draaiboek etc. Iedere week vond er een vergadering plaats en werd de stand van zaken besproken. Naar mate het evenement naderde kwamen wij (de commissieleden) vaker bijeen om samen zaken te regelen/af te ronden. De vaardigheid overtuigingskracht heb ik niet van nature en daarom heb ik bewust gekozen het bij deze situatie te laten testen. Ik heb dit gedaan door de functie promotie op mij te nemen. Ik ben langs diverse bedrijven (horecagelegenheden/kapsalons/(sport)winkels) gegaan en heb geprobeerd hen te overtuigen dat zij de perfecte sponsor konden zijn voor BBB. Daarnaast heb ik tijdens het promo draaien op de verschillende locaties, het evenement uitgelegd aan de studenten en getracht hen enthousiast te maken om deel te nemen. Tijdens BBB-vergaderingen kwam deze competentie ook naar voren. Soms moest ik mijn collega s overtuigen over een bepaalde werkwijze of diverse argumenten geven waar nodig. Het werven van sponsoren viel niet mee. Dit kwam niet zozeer doordat bedrijven niet overtuigd waren van het nut om te sponsoren, maar door de financiële crisis hielden velen de hand op de knip. Het overtuigen van de commissieleden, ging over het algemeen wel goed. Er zaten een paar overheersende personen bij, maar zelfs die kon op den duur makkelijk aan. Mijn argumenten waren namelijk zodanig sterk dat de leden niet om me heen konden. Wel weet ik zeker dat ik me nog verder kan ontwikkelen.

4 Ik merk dat ik door de jaren heen deze vaardigheid wel beter onder de knie heb. Ik weet mezelf beter uit te drukken met argumenten en kan mensen soms dan ook overtuigen. Wel doe ik dit nog op een bescheiden manier, omdat het niet echt in mijn aard zit om meteen ergens bovenop te zitten. Ik wacht vaak nog even de discussie af en ga dan erop in. Dit is mijn strategie. In de toekomst hoop ik sterker in overtuigen te worden. Netwerken Tijdens de voorbereiding van het evenement was ik verantwoordelijk voor de productie en promotie. die hieronder vielen waren het vaststellen van sponsoren en materialen, het schrijven van persberichten/uitnodigingen voor docenten en studenten, het maken van promotiemateriaal, draaiboek etc. Iedere week vond er een vergadering plaats en werd de stand van zaken besproken. Naar mate het evenement naderde kwamen wij (de commissieleden) vaker bijeen om samen zaken te regelen/af te ronden. Gedurende de afgelopen jaren is mijn netwerk gegroeid en heb ik steeds meer mijn babbel meegekregen. Echter is netwerken naar mijn mening oneindig. Voor BBB heb ik enkele contacten gebruikt die goed van pas konden komen. Zo had ik tijdens het zoeken naar een live band enkele vrienden van mij opgebeld. Hetzelfde heb ik gedaan voor de sponsoring. Helaas was mijn netwerk nog niet zodanig groot, dus heb veel nieuwe contacten gelegd (tijdens het werven van sponsoren, het regelen van materialen etc.) Ik heb het idee dat we met de BBB 2009 een goede naam op hebben gebouwd. Dit is natuurlijk fijn voor BBB, maar ook voor mijn netwerk. Ik heb nieuwe contacten kunnen leggen, die in de toekomst wellicht ook nog van pas kunnen komen. Zoals ik al hiervoor noemde is netwerken voor mij iets oneindigs. Ik zie steeds meer het nut ervan in. Graag wil ik in de toekomst dan ook vaker met mensen in gesprek komen die iets voor mij kunnen betekenen. Dit zou ik kunnen doen door mezelf aan te sluiten bij nuttige groepen of contactbeurzen te bezoeken.

5 Creativiteit Tijdens de voorbereiding van het evenement was ik verantwoordelijk voor de productie en promotie. die hieronder vielen waren het vaststellen van sponsoren en materialen, het schrijven van persberichten/uitnodigingen voor docenten en studenten, het maken van promotiemateriaal, draaiboek etc. Iedere week vond er een vergadering plaats en werd de stand van zaken besproken. Naar mate het evenement naderde kwamen wij (de commissieleden) vaker bijeen om samen zaken te regelen/af te ronden. Mijn creativiteit heb ik tijdens de voorbereidingen van BBB verder ontwikkeld. Dit heb ik gedaan door tijdens de vergaderingen met een aantal goede ideeën te komen en bepaalde processen op een creatieve manier op te zetten. Daarnaast heb ik nog wat praktische dingen gedaan. Zoals het maken van de uitnodigingen voor de docenten en studenten, het maken van promotiemateriaal (trapvlag van drie etages hoog), veldnaambordjes etc. Gedurende de laatste jaren ben ik creatiever geworden. Ik merk dat ik wanneer daadwerkelijk in een bepaald project geïnteresseerd ben, ook mijn creativiteit toeneemt. Op zo n moment wil ik dan ook echt iets moois creëren. Ik ben tevreden over het behaalde resultaat. Ik merk dat hoe meer ik deelneem aan creatieve brainstormsessies en processen, hoe meer ideeën ik krijg. In de toekomst hoop ik creatiever te worden in het omgaan met/uitvoeren van processen. Ik denk nog steeds een beetje op een standaard manier. Imagineering is bijvoorbeeld ook totaal niets voor mij. Het is dus duidelijk dat ik nooit die richting van de evenementenwereld uit zal gaan. Echter ben ik wel geïnteresseerd in Evenementen management in Creatieve industrieën. Vandaar mijn logische keuze voor mijn specialisatie die ik in het tweede jaar heb genomen.

6 Balletje Biertje Bandje Datum: uitvoering woensdag 20 mei 2009 Locatie: Sportcomplex Jeka te Bavel (Breda) Competenties: Groepsgericht leidinggeven, mondelinge communicatie, omgevingsbewustzijn, probleemanalyse, oordeelsvorming Groepsgericht leidinggeven Het evenement zelf vond plaats op woensdag 20 mei De taken voor de uitvoeringsdag waren in het draaiboek omschreven. Mijn verantwoordelijkheden waren het aannemen en controleren van de spullen van de leveranciers, het opbouwen en bemannen van de verkoop- en informatiestandjes, het aansturen van het Mise en Place personeel en verder diverse hand- en spandiensten uitvoeren. De dag van de uitvoering was ik al vroeg op het Sportcomplex van Jeka aanwezig. Ik was als een van de eersten op het terrein, omdat ik de leveranciers heb ontvangen en de materialen heb aangenomen. Vervolgens heb ik alle standjes opgebouwd en er voor gezorgd dat alles klaar voor gebruik was. De competentie Groepsgericht Leidinggeven kwam voornamelijk ter sprake op het moment dat ik het personeel van Mise en Place moest aansturen. Ik heb hen verteld wat hun taken voor die dag waren en wat ik precies van hen verwachtte. Dit verliep goed. Uiteraard was dit niet het enige. Tijdens het gehele evenement heb ik vragen van o.a. deelnemers en personeel beantwoord. Ik had namelijk een goed overzicht van wat er gebeurde. Ook heb ik mijn collega s ondersteund waar nodig. Ik ben erg tevreden over het resultaat. Het personeel en de deelnemers luisterden daadwerkelijk naar wat ik hen te zeggen had en dit ging op een persoonlijk manier. Hierdoor verliep de dag vrijwel vlekkeloos. (Er was enkel te weinig eten geleverd, maar dat werd tijdig opgelost.) Er hing een goed sfeer, het weer was uitermate goed, en ik heb mijn vaardigheden verder ontwikkeld. Het was een erg leuke en leerzame dag. Ik ben daarom blij dat in deze commissie heb mogen zitten en mijn taken goed heb volbracht. In de toekomst hoop ik zeker nogmaals een organiserende en aansturende taak op me te kunnen nemen.

7 Mondelinge communicatie een live band. Het jaarlijkse evenement wordt georganiseerd vanuit studentenvereniging Straffe Hendrik. Voor de 8 e editie heb ik met 7 andere studenten in de BBB-commissie gezeten. Mijn verantwoordelijkheden waren productie en promotie. Ongeveer 4 maanden zijn wij bezig geweest met de voorbereidingen. Het evenement zelf vond plaats op woensdag 20 mei De taken voor de uitvoeringsdag waren in het draaiboek omschreven. Mijn verantwoordelijkheden waren het aannemen en controleren van de spullen van de leveranciers, het opbouwen en bemannen van de verkoop- en informatiestandjes, het aansturen van het Mise en Place personeel en verder diverse hand- en spandiensten uitvoeren. Tijdens de uitvoering van BBB was goede mondelinge communicatie onmisbaar. Doordat ik als commissielid verantwoordelijk was voor de gehele organisatie en uitvoering, ben ik constant bezig geweest. Ik heb dit gedaan door de leveranciers te ontvangen en afspraken te maken, de informatiestand + bonnenstand te bemannen en als aanspreekpunt te fungeren. Door de goede communicatie konden we als commissie en naar de deelnemers toe efficiënt samenwerken. Naar mijn mening heb ik de vaardigheid mondelinge communicatie wel redelijk onder de knie. Ik weet inmiddels hoe ik moet onderhandelen, hoe ik een groep mensen op persoonlijke wijze kan aansturen etc. Dit alles heeft bijgedragen het goedlopende evenement. Wij hebben als commissie zelfs complimentjes gehad dat alles zo goed en gezellig verliep. Zoals ik al eerder noemde zou ik in de toekomst vaker leidinggevende taken op me willen nemen. De ervaringen die ik bij BBB heb opgedaan op gebied van mondelinge communicatie zal ik dan ook zeker gebruiken. Ook hier heb ik gemerkt hoe ik moet communiceren naar een bepaalde doelgroep. Omgevingsbewustzijn Het evenement zelf vond plaats op woensdag 20 mei 2009.

8 De taken voor de uitvoeringsdag waren in het draaiboek omschreven. Mijn verantwoordelijkheden waren het aannemen en controleren van de spullen van de leveranciers, het opbouwen en bemannen van de verkoop- en informatiestandjes, het aansturen van het Mise en Place personeel en verder diverse hand- en spandiensten uitvoeren. Zowel tijdens de voorbereiding als de uitvoering van BBB kwam de vaardigheid Omgevingsbewustzijn naar voren. Bijvoorbeeld tijdens het werven van sponsoren wist ik dat dit niet heel soepel zou gaan lopen vanwege de economische crisis. Bedrijven bezuinigen op zulke momenten namelijk. Ik had tijdens de voorbereidingen de weinige informatie doorgenomen die beschikbaar was van de voorgaande edities. Op de uitvoeringsdag zelf was ik ook bewust van wat er op en om het terrein speelde. Een voorbeeld hiervan was dat ik wist wat voor mensen er rondliepen, zowel Nederlandse als buitenlandse deelnemers. Wat betreft de sponsoren: hen heb ik geprobeerd zo goed mogelijk tegemoet te komen door ze te promoten tijdens het evenement. Doordat ik het draaiboek deels zelf had gemaakt en daarna goed had bestudeerd wist ik wat er op de uitvoeringsdag moest gebeuren. Hierdoor wist ik grotendeels ook wat er op en om het terrein gebeurde en welke beslissingen er op welk moment genomen moesten worden. Ik voelde mij verantwoordelijk voor het gehele evenement en ben over het algemeen tevreden over hoe het is gelopen. Er deden zich gelukkig geen al te rare of moeilijke situaties zich voor. Ik ben erg blij dat ik in de BBB-commissie heb gezeten en ik zou het zo weer doen. Misschien hebben wij als organisatie wel extreem veel geluk gehad met het weer, waardoor de sfeer er ook snel in zat. Daarnaast waren we goed voorbereid wat het proces soepel maakte. Probleemanalyse Het evenement zelf vond plaats op woensdag 20 mei De taken voor de uitvoeringsdag waren in het draaiboek omschreven. Mijn verantwoordelijkheden waren het aannemen en controleren van de spullen van de leveranciers, het opbouwen en bemannen van de verkoop- en informatiestandjes, het aansturen van het Mise en Place personeel en verder diverse hand- en spandiensten uitvoeren.

9 Ik was er van bewust dat er tijdens het evenement zich onverwachte situaties konden voordoen, wat kon leiden tot eventuele problemen. Zo bleek er tijdens de barbecue te weinig eten/plastic servies geleverd te zijn, waardoor de boel even op zijn kop werd gezet. Doordat het evenement op een sportveld met kantine plaatsvond hebben we gelukkig het een en ander kunnen lenen. Tijdens de evaluatievergadering is deze situatie uiteraard nogmaals besproken. Over het algemeen ben ik tevreden hoe de uitvoeringsdag is verlopen en hoe ik tijdens de problematische situatie heb gehandeld. Eerst was er eerst wat paniek en werden mensen hierop een ietwat negatieve manier aangesproken. Ik had snel door wat er moest gebeuren om de boel weer op orde te krijgen. Als ik terugkijk op het evenement en mijn manier van handelen ben ik best tevreden. Het is zeker een leerpuntje geweest en zal in de toekomst dan ook beter op zo n situatie kunnen reageren. In het evaluatieverslag heb ik kunnen benoemen waardoor de situatie veroorzaakt werd en hoe het in de toekomst eventueel kan worden vermeden. Oordeelsvorming Het evenement zelf vond plaats op woensdag 20 mei De taken voor de uitvoeringsdag waren in het draaiboek omschreven. Mijn verantwoordelijkheden waren het aannemen en controleren van de spullen van de leveranciers, het opbouwen en bemannen van de verkoop- en informatiestandjes, het aansturen van het Mise en Place personeel en verder diverse hand- en spandiensten uitvoeren. Zoals hierboven beschreven heb ik op de uitvoeringsdag mij bezig gehouden met het opbouwen van het terrein, het ontvangen van de leveranciers, het bemannen van diverse posten, en het aansturen van het personeel. Hierbij moest ik vaak een oordeel vormen. Uiteraard gooide ik niet klakkeloos mijn mening eruit, maar onderbouwde dit met diverse argumenten en door met anderen te overleggen. Dit kwam voor tijdens de vergaderingen/evaluaties en de werkprocessen tijdens het evenement.

10 Door met diverse mensen te praten heb ik telkens een goed onderbouwd oordeel kunnen vormen en ben ik hier ook in gegroeid. Ik weeg beter voor- en nadelen af voordat ik tot een oordeel te kom en zie nu beter de positieve en negatieve kanten ervan in. Zoals ik al zei ben ik gegroeid in het geven van een oordeel. Ik was altijd al bewust van dat ik niet zomaar iets kon zeggen en stelde mij bescheiden op. Ik kan en durf het nu beter over te brengen. Ik blijf er in ieder geval aan werken en ga er vanuit dat het in de toekomst alleen maar beter wordt.