I-BASE ALS BACKBONE VOOR HET HUISSTIJL- EN COMMUNICATIEMANAGEMENT VAN ONZE OVERHEID

Transcriptie

1 I-BASE ALS BACKBONE VOOR HET HUISSTIJL- EN COMMUNICATIEMANAGEMENT VAN ONZE OVERHEID TOTAL IDENTITY

2 I-BASE ALS BACKBONE VOOR HET HUISSTIJL- EN COMMUNICATIE MANAGEMENT VAN ONZE OVERHEID I-BASE ALS BACKBONE VOOR HET HUISSTIJL- EN COMMUNICATIE MANAGEMENT VAN ONZE OVERHEID DE UITDAGING VAN CENTRAAL NAAR DECENTRAAL RIJKSHUISSTIJL.NL Met ingang van 2009 voeren alle organisaties van de Nederlandse overheid één rijksbrede huisstijl. De ministeries, de inspecties, de uitvoeringsorganisaties en de agentschappen. Van de Belastingdienst tot de gevangenissen, van het Centraal Planbureau tot het KNMI. Opdracht: ontwikkel een breed digitaal platform om de invoering van deze rijksbrede huisstijl te ondersteunen en te faciliteren of hoe overbruggen we afstanden, letterlijk en figuurlijk? Na een uitgebreide Europese aanbesteding werd de i-base van Total Identity unaniem gekozen tot het meest geschikte platform om de gestelde opdracht te kunnen invullen. De toegevoegde waarde van Total Identity als het gaat om de ontwikkeling en implementatie van grote en complexe huisstijlen speelde hierbij een belangrijke rol ten opzichte van de concurrentie. Door de grootte en diversiteit van de gebruikersgroepen, maar ook de omvang van het project was het vanaf het begin direct duidelijk dat het centrale concept van doorslaggevende betekenis voor het uiteindelijke succes zou zijn. In het kader van het wettelijk bepaalde Digitaal Tenzijbeleid vindt bij de Rijksoverheid een brede transitie plaats van print- naar digitale communicatiemiddelen. De i-base is daarin meegegroeid en speelt ook hierin nu een centrale rol. De i-base is op dit moment het centrale huisstijl- en communicatieplatform van de Rijksoverheid, dat dagelijks door honderden mensen wordt gebruikt. NEDERLANDSE KRIJGSMACHT I-BASE DIGITAAL TENZIJ

3 DE UITDAGING HET CONCEPT De architectuur is er op gebaseerd om informatie die voor iedereen gelijk en bindend is centraal te beheren en deze voor elke individuele organisatie decentraal te kunnen aanvullen en uitbreiden met specifieke informatie en modules. Hierdoor zien de medewerkers en leveranciers van elke organisatie de voor hun relevante informatie, bestanden en modules in hun eigen vertrouwde omgeving. De gebruikers hebben afhankelijk van hun persoonlijke inlog toegang tot onder andere: richtlijnen, achtergrond informatie, RSS, nieuws, nieuwsbrieven beheren en verzenden, huisstijl-bestanden, beeldbank, bestellen, modules voor het maken van een eigen bureaublad of visitekaartje, templategenerator voor bijvoorbeeld websites. Bovendien bestaat er ook een volledig gepersonifieerde omgeving: Mijn 1 Logo. Fiona Atighi is nu hoofd communicatie van de Rijksgebouwendienst. De afgelopen drie jaar heeft zij echter als projectleider 1 Logo de nieuwe huisstijl voor de Nederlandse Rijksoverheid geimplementeerd. Dit doet de Nederlandse Rijksoverheid omdat hier door de communicatie van de Rijksoverheid beter en goed koper wordt. Al tijdens de implementatie werd deze veronderstelling op de proef gesteld. De nieuwe regering van Nederland heeft namelijk besloten om een aantal ministeries te reorganiseren. Door de nieuwe huisstijl en met name de huisstijlwebsite was binnen vier weken deze overstap te maken. We zien de huisstijlwebsite als de backbone van ons huisstijlmanagement. Ondertussen hebben we 107 subsites, waar 600 basis bestanden en richtlijnen staan. In de beeldbanken bewaren we meer dan beelden. En worden per maand met de huisstijlwebsite honderden nieuwsbrieven gemaakt, verstuurd en gelezen.

4 VAN CENTRAAL NAAR DECENTRAAL Het beheer van de informatie binnen de rijkshuisstijlsite gebeurt voor alle organisaties in centraal van uit de projectgroep 1 Logo. Vanaf 2011 beheren alle betrokken organisaties decentraal hun eigen richtlijnen en applicaties binnen i-base. Total Identity ondersteunde deze organisaties hierbij, onder andere door het geven van trainingen en workshops. VIDEO S EN SLIDESHOWS Naast de standaard richtlijnen is er veel aandacht besteed om informatie visueler aan te bieden. Zo zijn er voor de belangrijkste bouwstenen en middelen van de huisstijl instructievideo s en slideshows met goede voorbeelden te zien. Moeder Dochter Moeder Dochter Kleindochter Kleindochter 2010 NIEUW KABINET: DE ULTIEME TEST Met de komst van het nieuwe kabinet in 2010 is een aantal ministeries samengevoegd en kregen andere een nieuwe naam. Hierdoor moesten de logo s van zo n zestig organisaties worden aangepast. In minder dan vier weken tijd konden alle organisaties beschikken over hun nieuwe logo s, aangepaste tools en samengevoegde beeldbanken. Tegelijkertijd ging ook de nieuwe release van de rijkshuisstijlsite live. Volledig geredigeerd en voorzien van vele nieuwe afbeeldingen. Ook werd het nieuwe accountaanvraagsysteem geïntroduceerd.

5 RIJKSHUISSTIJL.NL FEITEN EN CIJFERS (ULTIMO 2012) Meer dan 100 rijksoverheidsorganisaties 106 subsites Aantal accounts Actieve accounts Aantal bezoekers per maand Aantal pageviews per maand 1,6 miljoen LOGOWIJZER NIEUWSBRIEFMODULE ACCOUNTAANVRAGEN BESTANDEN (ULTIMO 2012) Richtlijnen en (basis)bestanden Logo s Gegenereerde logo s* Beelden beeldbank Nieuwsbrieven Visitekaartjes Totaal aantal bestanden DE KRACHT VAN I-BASE: MODULES i-base faciliteert gebruikers door het juist toepassen van de huisstijl zo eenvoudig en efficient mogelijk te maken door het inzetten van slimme modules. Met behulp van deze module in drie stappen het juiste logo. Of het nu gaat om drukwerk, kantoorautomatisering, on-line toepassing of enkel of gedeeld afzenderschap. BEELDBANK Online eigen nieuwsbrieven samenstellen, verzenden en beheren. Als pdf, html of outlook formaat. BESTELLEN Met de nieuwe release is in december 2010 ook een geavanceerd en geautomatiseerd accountaanvraagen rechtenbeheersysteem geïntroduceerd. TAALTOETS Veel organisaties maken gebruik van de beeldbankmodule. Bijvoorbeeld het ministerie van Defensie met meer dan beelden. Speciaal hiervoor werd de standaard module uitgebreid met een semantische zoekmachine. Zelf online visitekaartjes aanmaken en bestellen. Maar ook bijvoorbeeld vlaggen en banieren direct bij de producent inkopen. De rijksoverheid kiest voor helder en duidelijk taalgebruik. Speciaal voor de Belastingdienst werd een tool ontwikkeld die medewerkers ondersteunt bij het zo eenduidig mogelijk communiceren met het publiek.

6 NEDERLANDSE KRIJGSMACHT I-BASE EEN EEUWENOUDE TRADITIE De Nederlandse krijgsmacht bij de Grondwet ingesteld neemt een bijzondere positie in binnen de rijksbrede huisstijl. De symbolen van de krijgsmachtdelen kennen eeuwenoude militaire tradities. Total Identity heeft met het ontwerp van het oranje lint de Defensie-organisatie binnen de huisstijl weer verbonden met behoud van haar symboliek. DE NIEUWE STANDAARD Vaak is een online huisstijlmanagementoplossing niet meer dan een digitale versie van het gedrukte huisstijlhandboek. Weliswaar online toegankelijk en eenvoudiger te actualiseren dan een gedrukt manual, maar in de praktijk toch vooral weer een statisch naslagwerk. i-base laat het tijdperk van het digitale huisstijlhandboek achter zich en creëert een online communicatieplatform in de breedste zin van het woord. Het biedt de basis waarmee kennis, richtlijnen en applicaties met elkaar interacteren om de gebruiker te voorzien van alle hulpmiddelen die nodig zijn om actief en consistent met een identiteit, huisstijl en communicatie om te gaan. Gebruikers zowel binnen als buiten de organisatie (communicatiemedewerkers, leveranciers, drukkers, ontwerpers) kunnen, op elk tijdstip en waarvandaan ook, beschikken over de complete en meest actuele gegevens en onderdelen van het corporate design- en communicatieprogramma. i-base biedt modules zoals een beeldbank, online publishing (bijvoorbeeld posters, brochures en visitekaartjes) een digitale nieuwsbrief, een logowijzer, een schrijfwijzer of een webshop. Waarmee de traditionele huisstijlsite evolueert tot de ruggengraat van huisstijlmanagement. best practices achtergrond basisrichtlijnen huisstijlmanagement Kennis grondtoon Richtlijnen i-base basiselementen Applicaties bestellen begrippenlijst communicatiestrategie beeldbank downloads designtools In het communicatieplatform i-base komen kennis, richtlijnen en applicaties samen. Hiermee hebben medewerkers en toeleveranciers alle benodigde middelen in handen om de identiteit van een organisatie op gefundeerde wijze toe te passen en te beheren.

7 DIGITAAL TENZIJ Het huisstijlplatform 1Logo heeft zich inmiddels, in het kader van het wettelijk vastgestelde Digitaal Tenzij-beleid, doorontwikkeld tot het centrale communicatieplatform van de rijksoverheid dat dagelijks door honderden ambtenaren wordt gebruikt. Total Identity heeft verschillende soorten digitale middelen ook als eerste geïmplementeerd. Vanuit de i-base worden nu met speels gemak digitale brochures, jaarverslagen en magazines samengesteld. E-BROCHURES Bij digitale brochures is de inhoud eenvoudig aan te passen en dus altijd te actualiseren. De interactie- en zoekmogelijkheden van digitale media maken brochures zeer praktisch in het gebruik. Bijvoorbeeld de wie-watwaar-gids van het ministerie van Veiligheid en Justitie, bestemd voor nieuwe medewerkers. E-JAARVERSLAGEN Een digitaal jaarverslag is niet alleen goedkoper in productie, maar maakt verantwoordingsinformatie ook toegankelijker voor iedereen. Een voorbeeld is het digitale jaarbericht van de Rijksgebouwendienst dat vanaf 2012 de papieren voorganger vervangt. E-MAGAZINES Voor de Belastingdienst is de B zine ontwikkeld, een nieuw digitaal personeelsmagazine over de veranderambities van de Belastingdienst. Dit e-zine format wordt nu ook gebruikt door onder andere de ministeries van Binnenlandse Zaken, Financiën en Veiligheid en Justitie. Er zijn inmiddels vijftien e-magazinetitels in omloop.

8 TOTAL IDENTITY GROEP Challenging ambition TOTAL IDENTITY Fit for the future Pedro de Medinalaan XK Amsterdam Telefoon +31 (0) info@totalidentity.nl TOTAL PUBLIC Be public. Be inspired. Be seen. Mauritskade HC Den Haag Telefoon +31 (0) info@totalpublic.nl TOTAL ACTIVE MEDIA Challenging ambition Pedro de Medinalaan XK Amsterdam Telefoon +31 (0) info@totalactivemedia.nl TOTAL GRAMMA Challenging ambition Gijzelaarsstraat 29 B-2000 Antwerpen België Telefoon +32 (0) info@totalgramma.be TOTAL IDENTITY