Stichting Sint Aegten. Jaarverslag en jaarrekening 2014

Transcriptie

1 Stichting Sint Aegten Jaarverslag en jaarrekening 2014 Sint Agatha, mei 2015

2 1. Jaarverslag Doelstelling Stichting Sint Aegten werd opgericht door de Orde der Kruisheren in 1998 met als doel het beheer en behoud van het cultuurbezit van de orde in Sint Agatha. In de taken van de stichting kan een onderscheid worden gemaakt tussen enerzijds het beheer van de onroerende goederen van het kruisherenklooster Sint Agatha en anderzijds het beheer van roerend cultuurbezit. Stichting Sint Aegten sloot in 2004 een samenwerkingsovereenkomst met Stichting Erfgoed Nederlands Kloosterleven, die door een fusie sinds 2013 de naam draagt Stichting Erfgoedcentrum Nederlands Kloosterleven. Gezamenlijk exploiteren de stichtingen in Sint Agatha het Erfgoedcentrum Nederlands Kloosterleven voor de periode Om dit Erfgoedcentrum mogelijk te maken werd in 2004/2005 de westvleugel van het kruisherenklooster gerenoveerd en werd er naast de westvleugel een nieuw depot gebouwd. Hierin kan ca strekkende meter archief- en bibliotheekmateriaal worden opgeslagen onder goede condities. In het Erfgoedcentrum worden archieven, boeken en voorwerpen van ca. 100 religieuze instituten bijeengebracht, toegankelijk gemaakt, en voor onderzoek beschikbaar gesteld. De collectie van de kruisheren neemt in dit geheel - zowel inhoudelijk als wat betreft de omvang - een speciale positie in. 1.2 Bestuur Het bestuur van de stichting bestond op 31 december 2014 uit de volgende personen: J. Peters sj, voorzitter W. Slangen osc, vice-voorzitter/secretaris J. Reinen, penningmeester A. van den Bosch, lid E. Claes osc, lid R. Janssen osc, lid J. van Niftrik, lid N. van Nuland, lid J. Wijnen ofmcap, lid. Het bestuur vergaderde in 2014 op 6 mei, 16 juni, 4 november en 18 december. Bij de vergaderingen is ook aanwezig de directeur van de stichting, mw. M. Arendsen. Conform de stichtingsstatuten is het provinciaal bestuur van de Europese provincie van de Orde der Kruisheren toezichthouder van de stichting. Belangrijke bevoegdheden van de toezichthouder zijn de benoeming van bestuursleden en de goedkeuring van begrotingen, jaarverslagen en jaarrekeningen. Het stichtingsbestuur vergadert minstens eens per jaar met de toezichthouder. In 2014 kwamen zij bijeen op 18 juni en 18 december. Bestuursaangelegenheden betreffende het Erfgoedcentrum voor Nederlands Kloosterleven zijn van belang voor zowel Stichting Sint Aegten als Stichting Erfgoedcentrum. Daarom worden deze blad 1

3 kwesties besproken in het zogenoemde Besturenoverleg tussen beide stichtingen. In 2014 vergaderden beide stichtingsbesturen gezamenlijk op 18 december. 1.3 Medewerkers In de samenwerkingsovereenkomst met Stichting Erfgoedcentrum Nederlands Kloosterleven is vastgelegd dat de stichtingen in Sint Agatha gebruik maken van een gezamenlijke staf. Medewerkers zijn formeel bij Stichting Erfgoedcentrum in dienst en worden voor een vooraf afgesproken aantal uren gedetacheerd aan de verschillende rechtspersonen die in Sint Agatha werkzaam zijn. 1.4 Beheer onroerend goed In 2005 nam Stichting Sint Aegten formeel de verantwoordelijkheid op zich voor het beheer van de onroerende goederen in Sint Agatha. Door een fusie met de Stichting Sint Odilia werd Sint Aegten daarvan de eigenaar. Er werden langere termijn plannen gemaakt voor het onderhoud van de gebouwen en er werden onderhoudscontracten gesloten voor met name verschillende installaties (liften, brandbeveiliging, verwarming, klimaatbeheersing depot, beveiligingsinstallatie). De pacht-, huur- en gebruiksovereenkomsten werden bekeken en waar nodig aangepast. Bij de eigendommen van het kloostercomplex behoren ca. 40 hectare gronden die in pacht dan wel erfpacht zijn gegeven. In de periode zijn de westvleugel en het poortgebouw van het klooster grondig gerenoveerd. Deze gebouwdelen kunnen in de komende decennia volstaan met regulier onderhoud. Dat geldt niet voor de zuid- en oostvleugels van het klooster, die worden bewoond door het Convent. Essentiële onderdelen zoals riolering, elektra, CV, kozijnen en voegwerk zijn in matige staat en vragen bijna ieder jaar de nodige ingrepen. Een subsidieaanvraag voor restauratie van het kerkdak bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed in 2011 (voor een bedrag van ca ) werd uitgeloot. In oktober 2014 werd een subsidieaanvraag ingediend bij de provincie Noord-Brabant. In maart 2015 werd duidelijk dat deze aanvraag niet gehonoreerd zou worden en is onmiddellijk een nieuwe aanvraag ingediend voor de volgende subsidieronde. Tevens is een nieuwe subsidieaanvraag ingediend bij de Rijksdienst. De zuid- en oostvleugel van het klooster worden bewoond door het Convent, dat ook de kerk gebruikt. Tot op heden is de kerk ook nog in gebruik bij de parochie van Sint Agatha. Deze parochie is per 1 januari 2013 gefuseerd met andere parochies in het Land van Cuijk. Dit betekent dat de kerk op korte termijn nog slechts incidenteel gebruikt zal worden voor parochieactiviteiten. Stichting Sint Aegten heeft een traject ingezet voor herbestemming van ruimten in de zuid-, oost- en noordvleugel die nu of op korte termijn onvoldoende invulling hebben. In 2013 werd, met subsidie van de Rijksdienst, een eerste haalbaarheidsstudie verricht door Toon Iding. In 2014 vonden verschillende besprekingen plaats met erfgoedspecialisten van de provincie Noord-Brabant als vervolg op de studie van Toon Iding. Door stichting en provincie werd een intentieovereenkomst opgesteld voor een gezamenlijk onderzoekstraject van ca. 1 jaar. De overeenkomst zal in 2015 worden getekend. Het doel van het onderzoekstraject is het opstellen van een concreet en uitvoerbaar plan voor de invulling van de herbestemming. In de westvleugel van het klooster bevinden zich twee appartementen bestemd voor personen die een bijdrage leveren aan de activiteiten van het Erfgoedcentrum. blad 2

4 Rondom de kloostergebouwen liggen ca. 3 ha tuingronden. Deze worden onderhouden door IBN Groenvoorziening onder begeleiding van een vrijwilliger. Deze houdt toezicht op het totale tuinonderhoud en begeleidt andere tuinvrijwilligers. De vrijwilligers maken bij hun werkzaamheden gebruik van de poortwoning voor pauzes e.d. Het poortgebouw van het klooster dient als bezoekerscentrum van het Erfgoedcentrum. 1.5 Werkzaamheden cultuurbeheer Opbouw en ontsluiting collecties De centrale activiteit van het Erfgoedcentrum is de opbouw en ontsluiting van kloosterlijke erfgoedcollecties. Voor Stichting Sint Aegten gaat het daarbij om de kloosterbibliotheek van de kruisheren (ca banden), om ca cultuurhistorische voorwerpen van de orde en om de kloosterarchieven van Sint Agatha en Uden. De collecties zijn via internet raadpleegbaar. Bibliotheek - De kruisherenbibliotheek is in 2014 incidenteel uitgebreid met een enkele schenking of door aankoop. Enkele tijdschriftabonnementen zijn voortgezet. - In 2014 zijn de handschriften uit de kruisherenbibliotheek beschreven: 127 handschriften en 11 handschriftfragmenten. De beschrijvingen van deze handschriften zijn nu ook via de website van het Erfgoedcentrum te vinden. - In de afgelopen jaren was de voorraad van dubbele boeken en boeken die niet in het collectieprofiel passen zodanig toegenomen, dat in de laatste maanden van het jaar een 'opruimactie' is gehouden. Dit gold zowel voor boeken afkomstig van Stichting Sint Aegten als van Stichting Erfgoedcentrum Nederlands Kloosterleven. In verschillende fases is geprobeerd herbestemming van de boeken te vinden via enkele antiquariaten en belangstellenden. De overgebleven boeken zijn op 18 december 2014 door de MOV boekenmarkt uit Gemert opgehaald om aldaar voor zover mogelijk nog voor goed doel te worden verkocht. - Op 27 en 28 november 2014 werd het Graduale van Johannes van Deventer door Marcus Janssens van het Stadtarchiv Neuss en broeder Edgard Claes gerestaureerd. Er werden met name nieuwe riemen aangebracht. Dit was noodzakelijk, omdat een van de riemen was gebroken. Zie ook: Kroniek Sint Agatha, 12(2014), nr. 4 (dec.) - Dankzij de hulp van bindbroeder Clijsters van de Congregatie van de H. Geest (Gemert) konden ook in 2014 weer een aantal jaargangen van tijdschriften worden ingebonden. Voorwerpencollectie In 2014 is door museumadviseur Jan van Laarhoven een selectieadvies opgesteld voor de voorwerpencollectie. Het selectieadvies is eind 2014 door hem besproken met Roger Janssen osc, bestuurslid van de stichting en erfgoedspecialist binnen het provinciaal bestuur. Archieven In 2014 heeft een archivaris van het Erfgoedcentrum aanvullingen verwerkt op de kloosterarchieven van Sint Agatha en Uden Openstelling blad 3

5 Op donderdagen en vrijdagen is de studiezaal van het Erfgoedcentrum geopend. Het aantal bezoekers van de studiezaal bedroeg in 2014 ca Het bezoek aan de studiezaal laat een redelijk stabiel beeld zien. Dat geldt ook voor de ca. 600 zoekvragen die jaarlijks per binnenkomen. In april 2014 werd het Graduale van Johannes van Deventer werd grondig onderzocht door prof. Giel van Gemert. Hij hield op 3 mei 2014 een voordracht over het Graduale tijdens de studiedag 'Gregorianik in der Euregio Rhein-Waal' te Kleef in het Katholisches Bildungszentrum Wasserburg Rindern. De lezing zal in 2015 worden gepubliceerd. Ook enkele andere onderzoekers hebben in 2014 bibliotheekmateriaal uit de kruisherenbibliotheek in de studiezaal geraadpleegd. Ook werden enkele schriftelijke vragen uit binnen- en buitenland over de kruisherencollectie beantwoord. Op donderdagen en vrijdagen worden in het Erfgoedcentrum op afspraak eveneens rondleidingen verzorgd. In 2014 werden ca. 420 personen rondgeleid, doorgaans in groepen van 15 tot 40 personen. Tijdens de rondleidingen die in het Erfgoedcentrum worden gehouden, is er ook altijd aandacht voor de kruisherencollectie, met name bij de wisselende schatten uit de bibliotheek die in de ladenkast in de tentoonstellingsruimte liggen. In 2014 werden twee rondleidingen gehouden waarbij de kruisherencollectie extra aandacht kreeg: op 18 juli aan de Commissie Kerkgeschiedenis van het LGOG, Limburgs Geschied- en Oudheidkundig genootschap, en op 15 oktober aan de gidsen van Klooster ter Apel. Sinds april 2010 is het poortgebouw van het klooster in de zomermaanden in gebruik als bezoekerscentrum. Er is een tentoonstelling te bekijken over het kloostercomplex en de kruisheren, en over de geschiedenis van het Nederlandse kloosterleven. Het bezoekerscentrum was in 2014 van begin mei tot eind oktober geopend op woensdag-, donderdag-, vrijdag- en zondagmiddag van tot uur. Op deze tijdstippen konden bezoekers ook terecht in de kloosterkerk en de benedenverdieping van het Erfgoedcentrum. De opening van het seizoen viel in 2014 samen met de Dodenherdenking op 4 mei. In de kloosterkerk was er een concert ter gelegenheid van deze dag en in de tentoonstellingsruimte op de begane grond werden archiefstukken tentoongesteld met betrekking tot kloosters in de Tweede Wereldoorlog. In het seizoen van 2014 werden ca individuele bezoekers geteld Publiciteit Het Erfgoedcentrum publiceert inmiddels twaalf jaar lang ieder kwartaal de Kroniek Sint Agatha, die aan ruim 700 belangstellenden wordt toegezonden. Het blad geeft achtergrondinformatie over de verschillende activiteiten van het Erfgoedcentrum en beschrijft de gebeurtenissen uit de voorbije maanden. En ook wordt in ieder nummer een collectie-item toegelicht. Er zijn in 2014 diverse activiteiten ondernomen om het Erfgoedcentrum onder de aandacht te brengen. Zo heeft Otto Lankhorst het Erfgoedcentrum gepresenteerd in Parijs, op een bijeenkomst voor bibliothecarissen van religieuze bibliotheken, en in Paderborn, voor Duitse kloosterarchivarissen. Er was een afvaardiging van het Erfgoedcentrum aanwezig op het jaarlijkse festival Cultuur aan de Maas in Cuijk. Op 14 september deed het Erfgoedcentrum mee aan de landelijke Open blad 4

6 Monumentendag. Tevens waren er regelmatig contacten met het (recent opgerichte) Regionaal Bureau Toerisme Land van Cuijk. Een ander doeltreffend middel om mensen met de activiteiten van het centrum bekend te maken is de website: Het gemiddeld aantal bezoeken van deze site ligt rond de 180 per dag met gemiddeld 4,5 pagina's Overige activiteiten Orgel In de maanden september en oktober is een kerkorgel, dat werd geschonken door de zusters van Schijndel, overgeplaatst van Wijbosch naar de kapel van Sint Agatha, in samenwerking met orgelbouwer Jan Bambacht. Bij een adventsconcert, verzorgd door het Vocaal Ensemble Sonabile, werd het orgel voor het eerst gebruikt. Studie- en ontmoetingsdagen, samenwerking met andere instellingen - Op 13 juni 2014 hield Otto Lankhorst in Zwolle op de jaarvergadering van de Nederlandse Boekhistorische Vereniging een inleiding over de kloosterbibliotheek van Sint Agatha en kloosterbibliotheken in het algemeen. - Op 10 oktober was er een ontmoetingsdag van de gezamenlijke Vriendenkringen van het Katholiek Documentatiecentrum en het Erfgoedcentrum. - In december was er een studiedag van Stichting Echo, voor historici die onderzoek doen naar religieuze instituten. Hier stond de situatie van kloosterlingen in de Tweede Wereldoorlog centraal. - Regelmatig bereiken het Erfgoedcentrum verzoeken om bruiklenen van archiefstukken, boeken of voorwerpen. In 2014 zijn voor zeven verschillende tentoonstellingen voorwerpen, boeken en archiefstukken in bruikleen gegeven, waaronder de tentoonstelling 'Ontmoetingen in oorlogstijd' in het Valkhofmuseum te Nijmegen. - In januari 2014 kwamen de bruiklenen terug (1 handschrift, 1 incunabel, 2 post-incunabelen, 1 oude druk) die aan het Museum voor Religieuze Kunst te Uden waren uitgeleend voor de tentoonstelling '300 jaar Abdij Uden'. - In 2014 werden in tegenstelling met voorgaande jaren geen bruiklenen gevraagd door Klooster Ter Apel. - Met de Koninklijke Bibliotheek zijn gesprekken gevoerd over het conserveringsproject Metamorfoze en met medewerkers van het Catharijne Convent om informatie uit te wisselen over de werkzaamheden van beide instellingen. blad 5

7 2. Jaarrekening over Inleiding Op de volgende pagina's treft u de jaarrekening 2014 aan van de Stichting Sint Aegten. In Sint Agatha werken eveneens de stichtingen Erfgoedcentrum Nederlands Kloosterleven en Steunfonds Erfgoed Nederlands Kloosterleven. De stichtingen werken samen: ze maken gebruik van dezelfde ruimtes, hetzelfde meubilair, dezelfde voorzieningen. Dit maakt afspraken nodig over 'wie doet wat?' en 'wie betaalt wat?' In grote lijnen zijn de afspraken als volgt: - Stichting Sint Aegten betaalt en regelt alles wat met het beheer van de gebouwen/huisvesting te maken heeft. De kosten die voor de andere stichtingen worden gemaakt, worden doorberekend. Verdeelsleutel daarbij vormt de oppervlakte die ieder in gebruik heeft. - Stichting Erfgoedcentrum Nederlands Kloosterleven betaalt en regelt alles wat met het functioneren van het Erfgoedcentrum te maken heeft (inrichting, computernetwerk, ontvangst van gasten, huishouding e.d.). De kosten die voor de andere stichtingen worden gemaakt, worden doorberekend, op basis van arbeidsuren (kantoorvoorzieningen) dan wel oppervlakte (inrichting). Deze stichting functioneert tevens als 'werkgever' en betaalt en regelt alles wat met personeelszaken te maken heeft. De kosten die voor de andere stichtingen worden gemaakt, worden doorberekend op basis van het aantal arbeidsuren. - Stichting Steunfonds functioneert als beheerder van de gelden voor de exploitatie van de Stichting Erfgoedcentrum Nederlands Kloosterleven. Aan Stichting Steunfonds worden alleen de arbeidskosten van de administrateur doorbelast. - Iedere stichting maakt daarnaast eigen kosten, die als zodanig worden betaald en verwerkt. De jaarrekening van de Stichting Sint Aegten over 2014 is conform deze afspraken ingericht. In de jaarrekening vindt u derhalve: - de directe kosten van Stichting Sint Aegten - de gezamenlijke kosten voor het gebruik van de gebouwen met doorbelastingen - de aan Stichting Sint Aegten doorbelaste organisatiekosten en personeelskosten. Sinds 2011 worden de baten en lasten die te maken hebben met publieksactiviteiten in Sint Agatha (zoals de openstelling van het bezoekerscentrum, tentoonstellingen, lezingen e.d.) als zelfstandig geheel geadministreerd. De reguliere exploitatie van de stichtingen betreft het beheer en de ontsluiting van kloosterlijk erfgoed alsmede de openstelling van een studiezaal. Deze activiteiten worden gefinancierd door de kruisheren en de andere orden en congregaties die hun erfgoed in Sint Agatha onderbrengen. Bijkomende publieksactiviteiten worden uitgevoerd in zoverre daar extra en externe financiering voor kan worden aangetrokken. Om deze reden worden deze activiteiten ook in de boekhouding van de stichtingen als zelfstandig onderdeel verwerkt. De baten en lasten die in enig jaar worden behaald op de publieksactiviteiten, worden zichtbaar gemaakt in de jaarrekening van Stichting Erfgoedcentrum. blad 6

8 2.2 Resultaat De jaarrekening van Stichting Sint Aegten over 2014 sluit met een positief resultaat van voor de totale activiteiten van de stichting. Om zicht te krijgen op de resultaten van de twee soorten activiteiten van Stichting Sint Aegten, enerzijds het beheer van onroerend goed en anderzijds dat van roerende goederen, zijn in de tweede en derde kolom van de resultatenrekening zowel kosten als baten aan één van beide onderdelen toegekend. Dan wordt duidelijk dat Sint Aegten onroerend goed afsluit met een positief saldo van ruim en Sint Aegten cultuurbeheer met een positief saldo van ruim Het totaalresultaat is beduidend beter dan begroot. blad 7

9 2.3 Balans en Staat van baten en lasten over 2014 Balans per 31 december 2014 Activa 31 dec dec 2013 Gebouwen en terreinen Effectendepot Rekeningen-Courant banken Spaarrekeningen Te ontvangen/vooruitbetaalde bedragen Rekening Courant Erfgoedcentrum Totaal van de activa =========== =========== Passiva Algemene reserve begin boekjaar Bestemming resultaat Saldo boekjaar Algemene reserve eind boekjaar Stichtingskapitaal t.b.v. doelstelling Bestemmingsreserve huur cultuurbeheer Lening o/g stg Erfgoed t.b.v. (ver)bouw Voorzieningen Vooruitontvangen vaste lasten Te betalen/vooruitontvangen bedragen Rekening Courant Convent Sint Agatha Totaal van de passiva =========== =========== blad 8

10 Staat van baten en lasten over 2014 Omschrijving Resultaat Beheer onroerend Cultuurbeheer Begroot Resultaat 2014 goed LASTEN Tuinen/terreinen (Reservering) groot onderhoud bestrating IBN tuinonderhoud Onderhoud door vrijwilligers Incidentele uitgaven tuinonderhoud Gebouwen Afschrijvingen Reserveringen groot onderhoud Rente voorziening groot onderhoud Reservering klein onderhoud Jaarlijks onderhoud en gebruik * gebouwen * installaties * gas/water/licht * verzekeringen * belastingen * afvalverwijdering Totaal gebouwen Huur cultuurbeheer Huisvesting cultuurbeheer Arbeidskosten (Reservering t.b.v.) conservator Inhuur personeel intern Kostenvergoeding vrijwilligers Schoonmaakopdrachten extern Kosten studie herbestemming Advieskosten gebouwen/gronden extern Eenm. advies/arbeidskosten roerende goederen Totaal arbeidskosten Overige organisatiekosten Onderhoud collecties Kroniek Sint Agatha (Computer)apparatuur en programmatuur Kantoorkosten Inventariskosten Bestuurskosten Bankkosten Incidentele kosten Publieksactiviteiten p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. Totaal lasten blad 9

11 Omschrijving Resultaat Beheer onroerend Cultuurbeheer Begroot Resultaat 2014 goed BATEN Renteopbrengsten Opbrengst stichtingskapitaal Rente op voorzieningen Pachten en huren Pachtopbrengsten Huren/doorberekeningen: * Sint Aegten cultuurbeheer * Stichting Erfgoed * appartementen westvleugel * kerk * poortgebouw/verenigingen * doorberekende energielasten huurders * direct doorberekende belastingen Vooruitonvangen vaste lasten Bijdragen Europese provincie OSC Overige baten Inbreng voorziening huur cultuurbeheer Subsidie RCE t.b.v. herbestemmingsstudie Diverse opbrengsten Totaal baten RESULTAAT ======== ======== ======== ======== ======== blad 10