Handleiding Merchant Data Online. Versie 1.2

Transcriptie

1 Handleiding Merchant Data Online Versie 1.2

2 Inhoud 1 Inleiding Inloggen User ID en Password Disclaimer Homepage Activiteit Rekeningoverzichten Transactierapportage Betalingen Batch Transacties Zoeken Beheer Gebruikers Gebruiker toevoegen Gebruiker bijwerken Gebruiker verwijderen Rapporten Verklarende woordenlijst Contact

3 1 Inleiding Voor u ligt de handleiding Merchant Data Online. Met Merchant Data Online kunt u eenvoudig online uw rekeningoverzichten inzien. U vindt in het systeem uw uitbetaalde MasterCard-, Visa en/of Maestro transacties, de aangeleverde batches en transactiedetails overzichtelijk op een rij. Via kunt u gebruikmaken van de applicatie. De applicatie is tweetalig en staat standaard ingesteld in het Nederlands. In de applicatie is op ieder scherm de mogelijkheid om de taal te veranderen in het Engels. Indien u de applicatie standaard in het Engels wilt instellen, kunt u dit bij de afdeling Merchant Services laten wijzigen. Deze handleiding beschrijft de werking van het systeem en helpt u de mogelijkheden van de applicatie Merchant Data Online optimaal te benutten. Wij vertrouwen erop dat deze handleiding bijdraagt aan een optimaal gebruik van Merchant Data Online. Heeft u echter nog vragen of wilt u meer informatie, dan kunt u contact opnemen met onze medewerkers van de afdeling Merchant Services. Zij staan u graag te woord van maandag tot en met vrijdag van tot uur op telefoonnummer (030) of per info.mdo@paysquare.nl. PaySquare BV 3-25

4 2 Inloggen Om gebruik te maken van Merchant Data Online moet u eerst inloggen op het systeem. Via komt u bij de beveiligde applicatie. Bij het gebruik van Merchant Data Online is het belangrijk dat u alleen gebruikmaakt van de navigatie van het systeem en niet van de internetbrowser. Klik dus bijvoorbeeld niet op de buttons <vorige>, <volgende>, <home>, <refresh>, etc. Doet u dit wel, dan wordt de verbinding met de applicatie verbroken. Gebruik om te navigeren de groene menubalk in Merchant Data Online. Daarnaast vindt u op een aantal schermen verschillende icoontjes terug: met dit icoon kunt u terug naar het vorige scherm met dit icoon kunt u een bestand downloaden met dit icoon kunt u een printvriendelijk rapport maken met dit icoon kunt u een nieuwe zoekopdracht geven dit icoon draait rond tijdens het downloaden van de gegevens met dit icoon kunt u naar het rekeningoverzicht gaan. Bij het openen van de applicatie verschijnt het volgende scherm in beeld: 4-25

5 2.1 User ID en Password U ontvangt uw User ID en Password per van imprs@tsys.com. Vanwege veiligheidsredenen ontvangt u 2 s, een met uw User ID en een met uw Password. Deze voert u in het scherm in. Vervolgens klikt u op <Log On> en krijgt u toegang. Als u voor het eerst inlogt, wordt u direct gevraagd om uw password te wijzigen. Het volgende scherm verschijnt. Het nieuwe wachtwoord moet uit minimaal 7 en maximaal 10 tekens bestaan en 1 letter en 1 getal bevatten. Als u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u op <Having trouble with your Password>. U krijgt dan een tijdelijk wachtwoord toegestuurd naar uw adres. Dit wachtwoord moet u direct na het inloggen wijzigen. Uit veiligheidsoverwegingen moet u uw wachtwoord elke 3 maanden wijzigen. U krijgt vanzelf een melding dat uw wachtwoord bijna verlopen is. U kunt uw wachtwoord op dat moment veranderen. Ook het nieuwe wachtwoord moet bestaan uit minimaal 7 en maximaal 10 tekens en 1 letter en 1 getal bevatten. Bovendien mag het wachtwoord niet hetzelfde zijn als de laatste 4 gebruikte wachtwoorden. 5-25

6 2.2 Disclaimer Nadat u bent ingelogd ziet u de disclaimer. Hierin staat beschreven met welke richtlijnen u als gebruiker akkoord gaat bij het gebruik van Merchant Data Online. Gebruik van Merchant Data Online is pas mogelijk nadat u de disclaimer aanvaardt. De disclaimer verschijnt vervolgens alleen als er wijzigingen in zijn. Deze moet u dan weer aanvaarden om gebruik te kunnen blijven maken van Merchant Data Online. 6-25

7 3 Homepage De homepage verschijnt. Op deze pagina staan aan de linkerzijde uw administratieve gegevens en de contactgegevens van PaySquare vermeld. Daarnaast worden via dit scherm eventuele boodschappen van PaySquare weergegeven. In de groene menubalk vindt u de mogelijkheden waarover de applicatie beschikt: Homepage: hiermee keert u terug naar uw homepage. Activiteit: hieronder bevinden zich de opties <Online Rekeningoverzichten>, <Transactierapportage> en <Zoeken>. Beheer: hieronder bevinden zich de opties <Gebruikers> en <Rapporten>. Help: onder <Help> vindt u de helptekst van de applicatie en de <Disclaimer>. Afmelden: hiermee verlaat u de applicatie en keert u terug naar het inlogscherm. Rechtsboven kunt u een andere taal dan uw standaardinstelling kiezen, namelijk Nederlands of Engels. 7-25

8 4 Activiteit Als u in de groene menubalk <Activiteit> aanklikt, kunt u kiezen uit: Online rekeningoverzichten Transactierapportage Zoeken. 4.1 Rekeningoverzichten Als u kiest voor <Online rekeningoverzichten> kunt u uw rekeningoverzichten inzien. Alleen klant- en rekeninggebruikers kunnen van deze faciliteit gebruikmaken. In paragraaf 5.1 vindt u de uitleg van het type gebruikers. U kunt uw rekeningoverzichten van de afgelopen 13 maanden inzien. Daarbij kunt u kiezen uit de volgende gegevens: Online rekeningoverzicht zoeken. Online rekeningoverzicht bekijken, printen en opslaan. 8-25

9 Rekeningoverzichten inzien Voor het inzien van de rekeningoverzichten, doet u het volgende: Kies voor welke periode u de gegevens wil opvragen door de velden <Begindatum> en <Einddatum> als volgt in te vullen (dd/mm/jjjj). U kunt ook de datum aangeven door gebruik te maken van het kalender icoontje aan de rechterzijde. Klik vervolgens op <Zoeken>. U ziet een lijst met rekeningen waarop in de aangegeven periode uitbetalingen hebben plaatsgevonden en rekeningoverzichten zijn aangemaakt. U kunt op het klikken om de volgorde aan te passen. Kies welk rekeningoverzicht u wilt inzien. Klik vervolgens op de icoon en het rekeningoverzicht verschijnt. Het rekeningoverzicht wordt geopend in Adobe Acrobat als een PDF. Het is mogelijk om dit rekeningoverzicht direct te printen of op te slaan. Om het overzicht te printen, klikt u op de icoon. Om het overzicht op te slaan, klikt u op de icoon. 4.2 Transactierapportage Als u kiest voor <Transactierapportage> kunt u de volgende gegevens inzien: Betalingen Het betalingsrapport geeft een overzicht van welke bedragen zijn overgemaakt door PaySquare aan u. U kunt in dit overzicht sorteren op bijvoorbeeld betalingsdatum. Batch Het batchrapport geeft een overzicht van het totaal aan transacties per dag, waarbij zowel de netto bedragen als de commissiebedragen staan vermeld. Transacties Het transactierapport geeft een overzicht van alle transacties in een bepaalde periode, waarbij de bruto bedragen en de laatste 4 cijfers van het kaartnummer staan vermeld. U kunt deze gegevens op scherm inzien, opslaan, downloaden of printen. 9-25

10 4.2.1 Betalingen Om uw uitbetalingen in te zien, geeft u aan voor welke periode u dit wilt door de velden <Begindatum> en <Einddatum> als volgt in te vullen: (dd/mm/jjjj). U kunt ook de datum aangeven door gebruik te maken van het kalender icoontje aan de rechterzijde. Standaard stelt het systeem de zoekperiode op 1 maand, maar u kunt de zoekperiode zelf aanpassen van 1 dag tot maximaal 1 jaar. Daarnaast kunt u de velden invullen die verder voor u van belang zijn, zoals Betalingsbedrag of Bankrekeningnummer. Klik vervolgens op <Zoeken>. Alleen klant- en rekeninggebruikers kunnen de uitbetalingen inzien (zie paragraaf 5.1 voor uitleg over de type gebruikers)

11 Detailgegevens betalingsrapport raadplegen Het scherm voor het raadplegen van de detailgegevens van het betalingsrapport ziet er als volgt uit: U kunt op 2 manieren de gedetailleerde informatie van uw uitbetalingen inzien. Hierna wordt beschreven hoe u dit kunt doen. Optie 1: Via Merchant Data Online Klik op het onderstreepte <Betalingsreferentienummer> om gedetailleerde informatie in te zien van de betaling. U kunt op klikken om de volgorde van de uitbetalingen aan te passen, bijvoorbeeld om te sorteren op betalingsdatum. Kies welk rekeningoverzicht u wilt inzien. Dit rekeningoverzicht ziet er hetzelfde uit als het voorbeeld bij Betalingen (zie pagina 9). Klik vervolgens op de icoon en het rekeningoverzicht verschijnt. Het rekeningoverzicht wordt geopend in Adobe Acrobat. Het is mogelijk het rekeningoverzicht direct te printen of op te slaan. Om het overzicht te printen, klikt u op de icoon. Om het overzicht op te slaan, klikt u op de icoon. Optie 2: Rapport downloaden Het betalingsrapport kunt u ook downloaden (als csv file), zodat u deze gemakkelijk in uw eigen systeem kunt importeren voor verdere analyse: Klik op de icoon en open het bestand. Selecteer alle kolommen in het bestand (met Ctrl + A), klik op de rechtermuisknop en klik op <Celeigenschappen>. Kies voor <Getal> en vul bij Decimalen <2> in en klik op <OK>. Selecteer de kolommen C en D, klik op de rechtermuisknop en klik op <Celeigenschappen>. Kies voor <Datum> en klik op <OK>. Selecteer de 1 e rij in het Excelbestand en klik op het tabblad Invoegen en kies voor Rijen. Klik op het tabblad Data, kies voor Filter en vervolgens voor Autofilter. Nu kunt u het bestand sorteren of bewerken. Sla het bestand eventueel op als Excelbestand

12 4.2.2 Batch U kunt op 2 manieren een specifieke batch inzien. Hierna wordt beschreven welke stappen u moet doorlopen. Optie 1: Via Merchant Data Online In het scherm transactierapportage vult u in het tabblad Batch de gezochte batch in en klik op Zoeken. U kunt ook zoeken op specifieke gegevens, zoals op Merken. Klik vervolgens op <Zoeken>

13 In het batchrapport zijn de batches gespecificeerd die in een van de uitbetalingen van het betalingsrapport vermeld staan. Hieronder ziet u een voorbeeld van een batchrapport. Bij Batchrapport vindt u onder <Onze referentie> de batchnummers. In dit geval 175, als u hierop klikt krijgt u een gedetailleerd overzicht van de transacties binnen de batch. Hieronder ziet u een voorbeeld van een Detailrapport transactie

14 Optie 2: Rapport downloaden Het batchrapport kunt u ook downloaden (als csv file), zodat u deze gemakkelijk in uw eigen systeem kunt importeren voor verdere analyse: Klik op de icoon en open het bestand. Selecteer alle kolommen in het bestand (met Ctrl + A), klik op de rechtermuisknop en klik op <Celeigenschappen>. Kies voor <Getal> en vul bij Decimalen <2> in en klik op <OK>. Selecteer de kolommen C en D, klik op de rechtermuisknop en klik op <Celeigenschappen>. Kies voor <Datum> en klik op <OK>. Selecteer de 1 e rij in het Excelbestand en klik op het tabblad Invoegen en kies voor Rijen. Klik op het tabblad Data, kies voor Filter en vervolgens voor Autofilter. Nu kunt u het bestand sorteren of bewerken. Sla het bestand eventueel op als Excelbestand Transacties U kunt op 2 manieren een specifieke transactie inzien. Hierna wordt beschreven welke stappen u moet doorlopen. Optie 1: Via Merchant Data Online In het scherm transactierapportage vult u in het tabblad Transactie de gezochte transactie in. U kunt op de volgende manieren naar uw gegevens zoeken: Via Rekening kunt u zoeken op uitbetalingsnummer. Kies in het veld Rapporteren met voor <Identificatie> en vul in het veld Rekening het 10-cijferige uitbetalingsnummer in dat op uw bankafschrift staat vermeld (beginnend met 20). Klik vervolgens op <Zoeken>. Via Locatie kunt u zoeken op vestiging. Kies in het veld Rapporteren met voor <Naam> en kies bij het veld Locatie voor de vestiging waarvan u de transacties wilt inzien. Klik vervolgens op <Zoeken>. Via specifieke gegevens, zoals Terminal-ID, Autorisatiecode of Kaartnummer. Vul bij het desbetreffende veld de gegevens in. Klik vervolgens op <Zoeken>

15 Optie 2: Rapport downloaden U kunt het transactierapport ook downloaden (als csv file), zodat u deze gemakkelijk in uw eigen systeem kunt importeren voor verdere analyse. U kunt dan bijvoorbeeld per filiaal of per creditcardtransactie kijken welk bedrag is uitbetaald in een bepaalde periode. Volg hiervoor de volgende stappen: Klik achter Rapport downloaden op de icoon en open het bestand. Selecteer alle kolommen in het bestand (met Ctrl + A), klik op de rechtermuisknop en klik op <Celeigenschappen>. Kies voor <Getal> en vul bij Decimalen <2> in en klik op <OK>. Selecteer de kolommen C en D, klik op de rechtermuisknop en klik op <Celeigenschappen>. Kies voor <Datum> en klik op <OK>. Selecteer de 1 e rij in het Excelbestand en klik op het tabblad Invoegen en kies voor Rijen. Klik op het tabblad Data, kies voor Filter en vervolgens voor Autofilter. Nu kunt u het bestand sorteren of bewerken. Sla het bestand eventueel op als Excelbestand. 4.3 Zoeken Via <Activiteit> in de menubalk kunt u naar <Zoeken>. Met deze zoekfunctie kunt u gegevens opzoeken waar u als gebruiker toegang tot heeft. Het scherm dat u hieronder ziet, verschijnt in beeld. Volg de onderstaande stappen voor het zoeken van gegevens: 1. Zoeken naar: allereerst kiest u waar u naar wilt zoeken: Locatie: dit is het niveau (de vestiging) waar de transacties daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Rekening: dit is het niveau waarop bij PaySquare de uitbetalingen van de daarbij behorende locatie(s) worden verwerkt

16 2. Zoeken met: nadat u heeft aangegeven waarnaar u zoekt, kiest u op basis waarvan u wilt zoeken: Identificatie: hiermee kunt u zoeken op locatienummer of bankafschriftnummer. Als u bij stap 1 heeft gekozen voor <Locatie>, dan vult u bij Locatie het locatienummer in. Heeft u gekozen voor <Rekening>, dan vult u bij Rekening het nummer in dat op uw bankafschrift staat vermeld bij een uitbetaling van PaySquare. Dit nummer begint altijd met 20. Let op: het betreft hier niet uw bankrekeningnummer! Naam: hiermee kunt u zoeken op locatienaam. Als u bij stap 1 heeft gekozen voor <Locatie>, dan kunt u in het uitklapmenu bij Locatie kiezen voor de door u gezochte vestiging. Heeft u gekozen voor <Rekening>, dan kunt u in het uitklapmenu bij Rekening kiezen voor de door u gezochte vestiging. Anders: hiermee kunt u zoeken op Plaatsnaam of Postcode. Als u bij stap 1 heeft gekozen voor <Locatie>, vul bij Plaatsnaam de plaatsnaam of bij Postcode de postcode in van de vestiging die u zoekt. Heeft u gekozen voor <Rekening>, vul bij Plaatsnaam de plaatsnaam of bij Postcode de postcode in van de vestiging die u zoekt. Uiteraard kunt u alleen zoeken naar de gegevens waar u als gebruiker toegang tot heeft

17 5 Beheer Als u in de groene menubalk <Beheer> aanklikt, kunt u kiezen uit: Gebruikers Als u daartoe bevoegd bent, kunt u hier gebruikers toevoegen, wijzigen of verwijderen. Rapporten Hier kunt u overzichten van gebruikers opvragen. Deze functie is op dit moment nog buiten werking. 5.1 Gebruikers Met Merchant Data Online beschikt u over 3 type gebruikers. Ieder type gebruiker heeft zijn eigen bevoegdheden en mogelijkheden. De gebruikers kunnen de volgende rollen met bevoegdheden en mogelijkheden toegewezen krijgen: Klant gebruiker Dit type gebruiker heeft toegang tot alle gegevens van het klant niveau en de daarbij behorende rekeningen en locaties. Rekening gebruiker Dit type gebruiker heeft toegang tot het niveau waarop de uitbetalingen plaatsvinden en de daarbij behorende locatie(s). Locatie gebruiker Deze gebruiker heeft toegang tot de transactiegegevens van de specifieke locatie. Merchant Data Online gebruikt 2 bevoegdheden, namelijk: 1. Gebruikersmachtigingen: beschrijft welke administratieve handelingen de gebruiker mag verrichten. Deze handelingen bestaan uit: Gebruiker toevoegen Gebruiker bijwerken Gebruiker verwijderen Gebruikers ontgrendelen Wachtwoord opnieuw instellen. 2. Toegangsmachtigingen: controleert of de gebruiker toegang heeft tot bepaalde gegevens. Deze zijn onderverdeeld in: Transactierapporten Online rekeningoverzichten Gebruikersrapporten

18 5.1.1 Gebruiker toevoegen Indien u bevoegd bent, kunt u op 2 manieren een gebruiker toevoegen. Hieronder wordt beschreven hoe u dit kunt doen en vindt u de schermen die u te zien krijgt bij het doorlopen van de stappen: Optie 1: Selecteer <Ik wil een nieuwe gebruiker maken> en klik op <Doorgaan>. Vul de Algemene info in bij Algemeen profiel. De velden Tweede initiaal, Telefoonnummer en Faxnummer zijn optioneel, alle andere velden zijn verplicht om in te vullen. Klik vervolgens op <Doorgaan>

19 Bij <Gebruikersmachtigingen> geeft u aan welke bevoegdheden de nieuwe gebruiker krijgt en klikt u op <Doorgaan>. Voor de uitleg over de verschillende rollen verwijzen we u naar de verklarende woordenlijst in hoofdstuk 6. Bij <Toegangsmachtigingen> geeft u aan tot welke schermen de nieuwe gebruiker toegang heeft en klikt op <Opslaan>. Klik op <Doorgaan> om de procedure te voltooien

20 Optie 2: Selecteer <Ik wil een nieuwe gebruiker maken door een bestaande gebruiker te kopiëren> en klik op <Doorgaan>. Vul uw Gebruikers-ID in en klik op <Zoeken>. Overige stappen zijn gelijk aan die van <Ik wil een nieuwe gebruiker maken> zoals hierboven beschreven onder

21 5.1.2 Gebruiker bijwerken Hier kunt een nieuw wachtwoord aanvragen indien u deze bent vergeten en geblokkeerde gebruikers weer ontgrendelen. Kies de optie <Gebruiker bijwerken>. Vul uw Gebruikers-ID in en klik op <Zoeken>. Kies welke gebruiker u wilt aanpassen. Vul alleen de gegevens in die u wilt aanpassen: Geblokkeerde gebruiker ontgrendelen? Zet dan de status van de gebruiker weer op actief door bij Status wijzigen voor <Actief> te kiezen. Nieuw wachtwoord aanvragen? Klik dan op <Wachtwoord opnieuw instellen>. Uw nieuwe wachtwoord ontvangt u dan per van imprs@tsys.com. Vanwege veiligheidsredenen ontvangt u 2 s, 1 met uw User ID en 1 met uw Password. Let op: het wachtwoord wordt g d naar het adres dat op uw scherm staat bij . Klik vervolgens op <Doorgaan>

22 5.1.3 Gebruiker verwijderen U kunt als u bevoegd bent een gebruiker verwijderen. Deze gebruiker kan dan geen gebruik meer maken van Merchant Data Online. Kies de optie <Gebruiker verwijderen>. Vul uw Gebruikers-ID in en klik op <Zoeken>. Verwijder de gebruiker en klik op <OK>. Klik op <Doorgaan>. De verwijderde gebruiker blijft nog 30 dagen in het systeem staan, maar zonder bevoegdheden. Binnen deze 30 dagen kunt u de gebruiker weer activeren. Om een verwijderde gebruiker te activeren gaat u naar <Gebruiker bijwerken>. 5.2 Rapporten Deze functie is op dit moment nog buiten werking

23 6 Verklarende woordenlijst Batches Een batch is een bundel van transacties die aan PaySquare wordt aangeboden ter verwerking. Disclaimer In de disclaimer staat beschreven welke voorwaarden en beperkingen gelden bij het gebruik van Merchant Data Online. Gebruikers ID Dit is uw User ID waarmee u gebruik kunt maken van Merchant Data Online. Klant gebruiker Dit type gebruiker heeft toegang tot alle gegevens van de specifieke klant en de daarbij behorende rekeningen en locaties. Locatie gebruiker Deze gebruiker heeft toegang tot de transactiegegevens van een specifieke locatie. Locatie nummer Dit is het aansluitnummer van de acceptant bij PaySquare. Naam Dit is de administratieve naam waaronder de rekening en locatie bekend is bij PaySquare. Deze staat vermeld op de Homepage van Merchant Data Online. Password Dit is het wachtwoord waarmee u gebruik kunt maken van Merchant Data Online. U ontvangt uw User ID en wachtwoord per . Als u voor het eerst inlogt, wordt u direct gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen. Het nieuwe wachtwoord moet uit minimaal 7 en maximaal 10 tekens bestaan en een hoofdletter en een getal bevatten. Rekening gebruiker Dit type gebruiker heeft toegang tot de gegevens van het niveau waarop de uitbetalingen plaatsvinden van de daarbij behorende locatie(s). Rekening nummer Dit is het nummer dat op uw bankafschrift staat bij een uitbetaling van PaySquare. Dit nummer begint altijd met 20. Let op: het betreft hier niet uw bankrekeningnummer. Rekeningoverzicht Bij het rekeningoverzicht kunt u voor een specifieke periode uw uitbetalingen inzien. Hieronder vindt u een verklarende woordenlijst van het rekeningoverzicht: Batchcodes: dit zijn transacties als deel van een batch die in eerste instantie niet verwerkt konden worden, maar later alsnog verwerkt zijn. Deel van de batch is al eerder uitbetaald. Code: de code geeft aan wat voor transactie het is geweest. De codes zijn: o S Sales; DA Debet correctie en CA Credit correctie. Datum aangeleverd: dit is de datum waarop PaySquare uw transactie ontvangen heeft. Datum uitbetaling: dit is de datum waarop PaySquare uitbetaalt. Datum rekeningoverzicht: dit is de datum waarop het rekeningoverzicht is aangemaakt. Datum verwerkt: dit is de datum waarop PaySquare uw transactie verwerkt heeft. Diversen: onder diversen worden overige debet- en creditbedragen verantwoord. Bijvoorbeeld korting tijdens een actie. Nummer: dit is het volgnummer van het rekeningoverzicht dat u van PaySquare ontvangt. Periode: dit is de periode waarbinnen uw uitbetalingen hebben plaatsgevonden

24 Product: hier wordt de totaal omzet verantwoord per product. Onze referentie: dit referentienummer heeft u nodig als u vragen heeft over een uitbetaling van de betreffende batch. Referentie uitbetaling: dit referentienummer heeft u nodig bij vragen over uw uitbetaling. Dit nummer staat ook op uw bankafschrift. Uw referentie: Dit nummer kunt u zelf opgeven, maar in de meeste gevallen geeft uw terminal dit nummer automatisch door aan PaySquare. Het hoeft niet gevuld te zijn

25 7 Contact Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met onze medewerkers van de afdeling Merchant Services van PaySquare. Wij zijn van maandag tot en met vrijdag tussen en uur bereikbaar op telefoonnummer (030) of per info.mdo@paysquare.nl