verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (CO-AR-2011-

Transcriptie

1 1/20 Aanbeveling nr 06/2012 van 2 mei 2012 Betreft: aanbeveling uit eigen beweging m.b.t. het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters in toepassing van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (CO-AR ) De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 30; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Brengt op 2 mei 2012 de volgende aanbeveling uit:.

2 Aanbeveling 06/2012-2/20 I. CONTEXT 1 1. Het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister wordt geregeld door het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (hierna het besluit). De omzendbrief van 7 oktober 1992 betreffende het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister 2, (hierna de omzendbrief) bevat een aantal aanbevelingen die moeten helpen bij de toepassing van het besluit in de praktijk. 2. Dit neemt niet weg dat de Commissie geregeld praktische vragen krijgt over de toepassing van dat besluit. Deze vragen zijn afkomstig van verschillende bronnen: particulieren, scholen, verenigingen, gemeentebesturen, en situeren zich in uiteenlopende context: genealogie/heemkunde; wetenschappelijk onderzoek; erfopvolging; schoolomgeving; verenigingsomgeving; (buiten)gerechtelijke sfeer; gemeentelijke doeleinden; en hebben betrekking op de toepassing van: artikel 3 van het besluit: het opvragen van een uittreksel uit het bevolkingsregister over iemand door een derde; artikel 5 van het besluit: het raadplegen van het bevolkingsregister door een gemeentelijk dienst of het OCMW voor interne doeleinden; artikelen 6 en 7 van het besluit: verkrijgen van personenlijsten uit de bevolkingsregisters. 3. In het verleden nam de Commissie reeds over enkele (deel)aspecten een standpunt in, zie bijvoorbeeld: 1 De in deze aanbeveling vermelde adviezen van de Commissie kunnen worden geraadpleegd op de website van de Commissie: 2 Inzonderheid de artikelen 108M1 t.e.m. 115M1 van hoofdstuk VIII. Link naar de omzendbrief:

3 Aanbeveling 06/2012-3/20 haar nota in verband met de juridische strekking van de wet van 19 juli en toepassing van de privacywet 4 in het licht van vragen over de mededeling van persoonslijsten aan scholen 5, jeugd- en andere verenigingen 6 ; advies 11/97 met betrekking tot de raadpleging van de bevolkingsregisters door genealogen; aanbeveling RR 03/2008 van het Sectoraal comité van het Rijksregister met betrekking tot de draagwijdte machtigingsbesluiten van de gemeenten; advies 05/2010 met betrekking tot het ontwerp van koninklijk besluit betreffende de mededeling van informaties in het wachtregister. 4. Met de huidige aanbeveling wenst de Commissie enerzijds probleempunten uit te klaren zodat alvast de meest gestelde vragen kunnen worden beantwoord en anderzijds haar eerder ingenomen standpunten actualiseren. 5. Gelet op het advies dat de Commissie op 3 februari 2010 verstrekte m.b.t. het Ontwerp van koninklijk besluit betreffende de mededeling van informaties in het wachtregister 7 (advies nr.05/2010), vestigt zij er de aandacht op dat de het aangewezen is dat de in deze aanbeveling geformuleerde opmerkingen en suggesties ook in dit nog te nemen koninklijk besluit worden verwerkt. II. BESCHOUWINGEN A. Wat is een bevolkingsregister? 6. Overeenkomstig de wet van 19 juli 1991 houdt elke gemeente een bevolkingsregister bij. Deze wet bepaalt onder meer de inhoud van deze registers en de regels die de gemeenten moeten respecteren bij het houden ervan. 7. De gegevens die in het bevolkingsregister worden opgenomen, zijn "persoonsgegevens" want informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (artikel 1, 1, WVP). De bepalingen van de WVP zijn dus van toepassing op de bevolkingsregisters, iets waar de regelgever oog voor had. Artikel 4 van het koninklijk besluit van 3 Wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen. 4 Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens Voor zover de Commissie kon vaststellen werd dit koninklijk besluit nog niet uitgevaardigd.

4 Aanbeveling 06/2012-4/20 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, geeft immers het college van burgemeester en schepenen op als verantwoordelijke voor de verwerking De wet van 19 juli 1991 noch haar uitvoeringsbesluiten formuleren helder de doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt in de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister. Krachtens artikel 4, 1, 2, WVP moeten persoonsgegevens: voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden te worden verkregen en niet verder te worden verwerkt op een wijze die, rekening houdend met alle relevante factoren, met name met de redelijke verwachtingen van de betrokkene en met de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen, onverenigbaar is met die doeleinden. In de voorbereidende werkzaamheden vindt men slechts enkele vage hints m.b.t. de concrete finaliteit van deze registers. Er wordt daarin aangestipt dat deze registers 9 : initieel een informatie- en controle-element waren van de gemeente met het oog op het beheer van haar bevolking; evolueerden naar een noodzakelijk hulpmiddel voor de Staat naarmate de rol van deze laatste in het economisch en sociaal leven toenam; uiteindelijk bron werden van het Rijksregister (dat deze gegevens ter beschikking stelt van een welomlijnd doelpubliek, namelijk overheden, instellingen en personen die een taak van algemeen belang vervullen 10 ). De lege ferenda verdient het dan ook aanbeveling om, bij voorkeur in de wet zelf, deze doeleinden op te lijsten. Hoe dan ook verhindert niet dat met het oog op het verkrijgen van informatie uit deze registers, de finaliteiten ervan worden omschreven in het besluit. 9. Op basis hiervan besluiten bepaalde auteurs dat het doeleinde kan worden omschreven als het concentreren van informatie over de plaatselijke bevolking ten behoeve van welbepaalde overheden 11, omschrijving waarin ook de Commissie zich kan vinden. Dit is een niet onbelangrijke 8 Verantwoordelijke voor de verwerking: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur die alleen of samen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. Indien het doel en de middelen voor de verwerking door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie zijn bepaald, is de verantwoordelijke voor de verwerking de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur die door of krachtens de wet, het decreet of de ordonnantie als de voor de verwerking verantwoordelijke wordt aangewezen (artikel 1, 4, WVP). 9 Senaat , doc 1150, nr. 1, blz. 1 en Voor precieze en volledige omschrijving van de doelgroep: zie artikel 5, eerste lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen. 11 Zie bv. Burgerzaken. Privacybescherming in de lokale besturen, losbladig, Vanden Broele, Deel II, p. 22 en VAN SPEYBROECK, J.P., De gemeentelijke registers en de privacybescherming, Die Keure, 1995, p. 77, voetnoot 5. Zie ook DE HERT, P., De actualiteit van de Wet Bevolkingsregisters in het licht van de Wet persoonsgegevens. Synthese-oefening naar aanleiding van vragen over de mededeling van persoonslijsten aan scholen, jeugd-en andere verenigingen, Tijdschrift voor gemeenterecht, 2001, nr. 2, p (hierin gaat de auteur ook ten dele in op het feit dat in de wet weinig of niets terug te vinden is over privacybescherming, nochtans een opmerking van de Raad van State destijds).

5 Aanbeveling 06/2012-5/20 vaststelling vermits het betekent dat de in de registers opgenomen gegevens enkel binnen deze finaliteit mogen worden gebruikt. Dit neemt niet weg dat men zich de vraag kan stellen in hoeverre de wet nog beantwoordt aan de sociale realiteit. Getuige hiervan het aantal vragen dat aan de Minister van Binnenlandse Zaken worden gesteld in verband met de toepassing van deze wet en haar uitvoeringsbesluiten en het advies van de Commissie nr. 11/97 raadpleging van de bevolkingsregisters door genealogen. 10. De Koning deelt deze zienswijze. Het besluit bevat immers een hele reeks beperkingen op de verstrekking van persoonsgegevens uit deze registers. Ook de Minister van Binnenlandse Zaken bleek een strikte toepassing genegen: op een schriftelijke parlementaire vraag antwoordde hij dat het verstrekken van adressenlijsten uit de bevolkingsregisters niet mogelijk is aan derden, gelet op het finaliteitsbeginsel van deze registers 12. Dat ook andere personen/rechtspersonen informatie kunnen bekomen uit deze registers los van enige bestuurlijke context is dan ook weer duidelijk, gelet op artikel 3 van het besluit. Tevens is het een feit dat in artikel 7 de Koning aan het College van Burgemeester en Schepenen de mogelijkheid geeft om informatie te verstrekken op basis van het criterium activiteit met een belangrijke maatschappelijk meerwaarde, verkiezingen. 11. Een duidelijke omschrijving in de regelgeving van het doeleinde van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, zou vanwege het verduidelijkend karakter een hele hulp zijn voor het college van burgemeester en schepenen - verantwoordelijke voor de verwerking - om te oordelen over de gegrondheid van vragen om informatie te bekomen. 12. In het reeds vermelde advies 05/2010 met betrekking tot het ontwerp van koninklijk besluit betreffende de mededeling van informaties in het wachtregister, stelde de Commissie trouwens dat het beter zou zijn om de doeleinden waarvoor deze (wacht)registers werden opgericht, duidelijk in de tekst te vermelden teneinde in overeenstemming te zijn met de voorschriften van artikel 22 Grondwet en de rechtspraak van de Commissie. Deze redenering kan eveneens toegepast worden op de bevolkingsregisters en het vreemdelingeregister. B. Welke persoonsgegevens bevat het bevolkingsregister? 13. Het koninklijk besluit van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister, somt op welke informatie er per persoon wordt opgenomen. Het betreft voor de hand liggende gegevens zoals naam, voornaam, geboortedatum, hoofdverblijfplaats maar ook minder voor de hand liggende gegevens zoals 12 Antwoord van de Minister van Binnenlandse Zaken op vraag nr. 573 van de heer Loones d.d. 7 juli 1994 (Vr. en Antw. Senaat ,13 september 1994, 6561).

6 Aanbeveling 06/2012-6/20 bijvoorbeeld de verklaring met betrekking tot de transplantatie van organen en weefsels na het overlijden, de pensioenbrevetten, ( ) (voor volledige lijst: zie artikelen 1 en 2 van dit besluit). C. Het verkrijgen van informatie door derden uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister C.1. Het opvragen van een uittreksel uit het bevolkingsregister over iemand 14. Het besluit voorziet in de mogelijkheid om een uittreksel of getuigschrift uit de bevolkingsregister te krijgen. De Commissie krijgt regelmatig vragen welke derden (= elke persoon, elke publieke of private instelling) dergelijk uittreksel mogen bekomen. 15. Artikel 3 van het besluit is vrij algemeen: Elke persoon, elke publieke of private instelling, kan, op schriftelijk en ondertekend verzoek, een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt krijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan ( ). 16. Het artikel vermeldt het Burgerlijk Wetboek, het Gerechtelijk Wetboek en het Wetboek van Strafvordering en wijst in de richting van uittreksels/getuigschriften die in het kader van een bepaalde procedure of rechtspleging zijn voorgeschreven. 17. De omzendbrief gaat meer in detail in op deze problematiek en stelt dat het merendeel van de aanvragen bij de gemeenten handelen over het opsporen van het adres van een in gebreke gebleven schuldenaar door de schuldeiser, die hierbij rechtstreeks of via een tussenpersoon optreedt of, over het algemeen de betrekkingen tussen de schuldeiser en de schuldenaar. 18. Zonder volledig te willen zijn worden in artikel 110M1 van de omzendbrief een aantal relevante wettelijke bepalingen aangehaald. Gelet op het feit dat de omzendbrief dateert van 1992 ondertussen is er tal van nieuwe wetgeving uitgevaardigd en werd oude wetgeving gewijzigd - is het aangewezen dat de Minister van Binnenlandse Zaken enerzijds controleert in hoeverre de aangehaalde bepalingen nog actueel zijn en anderzijds nagaat of er geen nieuwe bepalingen moeten worden toegevoegd. Zo zou het bijvoorbeeld nuttig zijn om een verwijzing naar de wet van 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument, op te nemen. Deze wet bepaalt dat incassobureaus moeten ingeschreven te zijn bij de FOD Economische

7 Aanbeveling 06/2012-7/20 Zaken en dat elke minnelijke invordering van een schuld moet starten met een schriftelijke ingebrekestelling, gericht aan de consument. 19. Concreet betekent dit dat diegene die een uittreksel vraagt 13 in het schriftelijk verzoek de bepaling moet vermelden met het oog op de toepassing waarvan hij over het gevraagde uittreksel/getuigschrift moet kunnen beschikken. Dit moet de gemeente toelaten: te controleren of de verzoeker over een wettelijke basis beschikt om hem het gevraagde uittreksel/getuigschrift te kunnen verstrekken; een uittreksel af te leveren dat enkel relevante informatie bevat. 20. De motivatieplicht van advocaten en gerechtsdeurwaarders is beperkter. De omzendbrief stelt uitdrukkelijk dat zij in elke omstandigheid gerechtigd zijn een uittreksel/getuigschrift te verkrijgen. Auteurs wijzen er op dat beide categorieën slechts moeten vermelden dat het attest bv. voor een gerechtelijke procedure bedoeld is, voor het overige zijn ze gehouden aan hun eigen deontologische codes en tuchtrecht 14. C.2. De raadpleging van het bevolkingsregister door een gemeente of een OCMW voor interne doeleinden 21. Artikel 5 van het besluit stelt het volgende: De raadpleging van het bevolkingsregister en het vreemdelingenregister door de gemeentelijke diensten en de diensten afhankelijk van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn is slechts toegestaan voor interne doeleinden. De raadpleging van deze registers is verboden aan private personen. Zij kan aan de andere overheden of openbare instellingen slechts door of krachtens de wet worden toegestaan. 22. Alleen gemeentelijke diensten en de diensten afhankelijk van het OCMW kunnen dus de bevolkingsregisters raadplegen voor interne doeleinden. Wat precies onder het begrip interne doeleinden valt is niet duidelijk. Het feit dat in de Franse tekst de gehanteerde formulering "à des fins de gestion interne" niet helemaal hetzelfde is, vergroot de onduidelijkheid nog. Noch het besluit, noch de omzendbrief bevatten enige indicatie over de draagwijdte van dit begrip. 13 Elke aanvraag dient afzonderlijk te gebeuren om een omzeiling van het principiële verbod van het verkrijgen van personenlijsten te vermijden. 14 Burgerzaken. Privacybescherming in de lokale besturen, losbladig, Vanden Broele, Deel II, p. 24.

8 Aanbeveling 06/2012-8/ Het is dan ook niet verwonderlijk dat gemeentebesturen worstelen met het begrip interne doeleinden. De rechtsleer aanvaardt dat niet elke gemeentelijke dienst of dienst afhankelijk van het OCMW een raadpleging kan doen. Zo wordt het voorbeeld gegeven van diensten die een eigen autonomie hebben en dus afzonderlijk worden beheerd en diensten die geen publiekrechtelijk karakter zouden hebben (bv. een OCMW-ziekenhuis dat samenwerkingsakkoorden afsluit met private partners ). Bovendien kent Vlaanderen sinds enige tijd ook de zogenaamde gemeentelijke autonome bedrijven en Wallonië de régies communales autonomes wat de zaken op dit vlak ook niet eenduidiger maakt. 24. Dergelijke onduidelijkheid creëert rechtsonzekerheid 15 welke alleen maar kan weggenomen worden door ofwel interne doeleinden te definiëren, ofwel minstens een afbakening te voorzien die een kader verschaft waarbinnen de gemeente kan optreden. Het lijkt dan ook opportuun dat de Minister van Binnenlandse Zaken en/of zijn administratie hier een oplossing voor vinden. Een controle o.a. door de burger - op het reglementair conform zijn van een raadpleging is slechts mogelijk voor zover er een aantal parameters worden bepaald aan de hand waarvan een toetsing kan gebeuren. 25. Ondertussen wenst de Commissie zich evenwel constructief op te stellen: de gemeente moet immers kunnen beschikken over bepaalde gegevens om haar opdrachten als openbaar bestuur te vervullen. In afwachting van een mogelijke omschrijving van interne doeleinden, komt het de Commissie voor dat de doeleinden die zich situeren binnen de aan gemeenten reglementair toevertrouwde bevoegdheden, als zijnde intern kunnen worden bestempeld. 26. Als tegengewicht voor de raadplegingsfaciliteiten is het noodzakelijk dat de gemeenten een degelijk informatieveiligheidsbeleid 16 op punt stellen dat scrupuleus wordt uitgevoerd onder toezicht en controle van een consulent inzake informatieveiligheid. Dit houdt onder meer in dat elke raadpleging van de bevolkingsregisters moet worden gelogd zodat steeds kan worden nagegaan wie-wat-waarom-wanneer de bevolkingsregisters raadpleegde zodat de raadpleging van de gegevens voor een niet-intern doeleinde of ten persoonlijke titel kan worden gedetecteerd en gesanctioneerd. Dit vereist tevens het uitbouwen van een degelijk toegangs- en gebruikersbeheer Over de draagwijdte van de verwante term intern beheer, gebruikt in het koninklijk besluit van 3 april 1984 betreffende de toegang door sommige openbare overheden tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, alsmede betreffende het bijhouden en controle van informaties, bestaat er een verschil van mening tussen het Sectoraal comité van het Rijksregister en de FOD Binnenlandse Zaken. Het Sectoraal comité van het Rijksregister zette haar zienswijze uiteen in de aanbeveling RR nr. 03/2008 van 16 april 2008 betreffende de draagwijdte van het machtigingsbesluit van de gemeenten ( ). 16 Zie hiervoor ook Referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van Persoonsgegevens van de Commissie: 17 Zie aanbeveling nr. 01/2008 van de Commissie met betrekking tot het toegangs- en gebruikersbeheer in de overheidssector.

9 Aanbeveling 06/2012-9/ Volledigheidshalve onderlijnt de Commissie dat de toegang zo moet worden georganiseerd dat n.a.v. de raadpleging alleen die gegevens worden getoond die in het licht van het doeleinde relevant zijn (toepassing van artikel 4, 1, 3, WVP). Wanneer men bijvoorbeeld de bijdrage voor de huisvuilophaling ter kennis wil brengen, is het niet aanvaardbaar dat de betrokken personeelsleden dan zouden kunnen zien of de betrokkene een geregistreerde orgaandonor is. 28. Er mag niet uit het oog worden verloren dat, zoals hiervoor reeds werd aangegeven, de WVP steeds geldt aangezien er een verwerking is van persoonsgegevens. In dat verband is het noodzakelijk om te verwijzen naar het proportionaliteitsbeginsel (artikel 4, 1, 3, WVP). In een aantal gevallen zal de gemeente immers geen verwerking van persoonsgegevens hoeven te doen, maar kan ze haar taak op een minder privacy-schendende manier bewerkstellingen. Zo kan de gemeente haar burgers bijvoorbeeld informeren via de gemeentelijke website, via het gemeentelijk infoblad of via specifieke flyers (op het gemeentehuis, in het lokale postkantoor of via een postbedeling). Bepaalde van deze handelingen getuigen daarenboven van een zekere mate van actieve openbaarheid van bestuur. 29. De Commissie wenst in het kader van deze aanbeveling stil te staan bij twee specifieke gevallen: uitnodigen van (huwelijks)jubilarissen door een gemeente; genealogische opzoekingen door particulieren in de bevolkingsregisters. 30. De problematiek van de jubilarissen kwam eind begin 2011 in het Vlaams Parlement aan bod 18. De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur merkte op dat uit de adviespraktijk van de FOD Binnenlandse Zaken blijkt dat het sturen van gelukwensen aan jubilarissen voor de federale overheid momenteel niet onder de noemer van het begrip interne doeleinden valt. Volgens hem zou een onderscheid moeten gemaakt worden in de zin dat een burgemeester, schepen of raadslid niet individueel dergelijke lijsten zou mogen opvragen om vervolgens individueel een brief met felicitaties te sturen. Een gemeente daarentegen zou deze mogelijkheid wel moeten hebben. Hij citeerde in dit verband uit een concrete brief van de voorzitter van de Commissie: Uit deze bepalingen volgt dat het opsturen van felicitaties naar inwoners van de gemeente naar aanleiding van hun huwelijksjubileum wel mag, maar dit moet een initiatief van het gemeentebestuur zijn. Aldus wordt duidelijk dat dit geen privé-initiatief is en dus niet als politieke promotie kan beschouwd worden. De minister stelde verder: Het standpunt dat de voorzitter van de privacycommissie hier 18 Te raadplegen via de website Vraag om uitleg nr ( ) van 22 februari Vraag om uitleg nr ( ) van 22 maart 2011.

10 Aanbeveling 06/ /20 inneemt, lijkt me zeer waardevol. Hij interpreteert het begrip interne doeleinden op een pragmatische manier, maar hij dringt wel aan op een kader dat rechtszekerheid creëert. 31. In verband met deze pragmatische benadering nog volgende precisering. In de praktijk is het vaak een bepaalde schepen (bv. deze van feestelijkheden) of de burgemeester die de brief opstuurt, maar uit het schrijven moet duidelijk blijken dat dit afkomstig is van het gemeentebestuur en dat het geen privé-initiatief vormt van bijvoorbeeld een gemeenteraadslid, wat makkelijk als een vorm van politieke recuperatie kan aanzien worden (zeker bv. in een jaar dat er gemeentelijke verkiezingen zijn). Het verzenden van brieven aan jubilarissen zou dan ook best het voorwerp uitmaken van vaste procedures, zodat iedereen binnen de gemeente duidelijk weet wat kan en niet kan. 32. De Commissie is van oordeel dat het consulteren van de bevolkingsregisters steeds moet gedekt zijn door een beslissing van het gemeentebestuur (bv. het college van burgemeester en schepenen), wat toelaat om de finaliteit van de raadpleging te controleren. De opdracht om het bevolkingsregister te raadplegen moet steeds gebeuren in functie van de "interne doeleinden", welke moeten kaderen binnen de bevoegdheid van de gemeente uit hoofde van haar opdracht als openbaar bestuur. 33. Dit neemt niet weg dat in het licht van de WVP, m.i.b. het proportionaliteitsbeginsel, altijd moet worden nagekeken of er geen minder privacy-schendende manieren zijn om hetzelfde doel te bereiken. Wat de problematiek van de jubilarissen betreft dient in dat kader rekening gehouden te worden met het feit dat het hier een gebruik betreft dat reeds zeer lang bestaat en dat in tal van gemeenten gekend is. 34. Artikel 5, tweede lid, van het besluit verbiedt zonder meer de raadpleging van de bevolkingsregisters door private personen, hetgeen nefast lijkt voor particulieren die aan de hand van die registers genealogische opzoekingen wensen te verrichten Eén van de FAQ op de website van de FOD Binnenlandse Zaken stelt uitdrukkelijk dat personen die genealogisch onderzoeken uitvoeren, informatie uit de bevolkingsregisters [kunnen] verkrijgen als zij hun aanvraag staven door een wettelijke of reglementaire bepaling, zoals het onderzoek naar erfgenamen bijvoorbeeld (artikel 42 van het Wetboek Successierecht, artikel 724 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 1168 van het Gerechtelijk Wetboek ). Dit is een vrij beperkte toegang die gewoon familieonderzoek niet toelaat. 19 Zie in dit verband het advies nr 14/2012 van 2 mei 2012 van de Commissie advies m.b.t. het ontwerp van koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister

11 Aanbeveling 06/ / Met andere woorden genealogen kunnen de bevolkingsregisters niet raadplegen. Alleen artikel 3 van het besluit biedt een mogelijk om door middel van uittreksels informatie te verkrijgen voor zover een wettelijke bepaling dit toelaat. 37. De Commissie was in haar advies nr. 11/97 raadpleging van de bevolkingsregisters door genealogen van mening dat een zekere toegang voor genealogen wenselijk was. Ondertussen zijn we 14 jaar verder en is de tekst van het besluit op dit punt nog steeds niet bijgestuurd. 38. Ondertussen werd de Archiefwet van 24 juni 1955 aangepast waardoor: archiefdocumenten van meer dan 30 jaar oud, bewaard door de gemeenten en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen, naar het Rijksarchief of eigen archief kunnen worden overgebracht; uitdrukkelijk wordt bepaald dat dergelijke naar het archief overgebrachte stukken openbaar zijn (artikel 3, eerste lid). 39. Rekening houdend met deze nieuwe wettelijke realiteit, is het de hoogste tijd dat het besluit wordt bijgestuurd teneinde nieuwe discussies en onduidelijkheid te vermijden. C.3. Het verkrijgen van personenlijsten uit het bevolkingsregister 40. Artikel 6 van het besluit verbiedt 20 het verstrekken van dergelijke lijsten aan derden behoudens wanneer het een overheid of een openbare instelling betreft die door of krachtens de wet gemachtigd zijn om dergelijke lijsten te verkrijgen. Artikel 7, eerste lid, somt vier uitzonderingen op dit principieel verbod op. Op schriftelijke vraag en mits vermelding van het gebruik waarvoor ze bestemd zijn, kunnen dergelijke lijsten alleen worden verstrekt aan: a) instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen en die niet over een toegangsmachtiging tot het Rijksregister beschikken, voor zover het college van burgemeester en schepenen oordeelt dat de vraag gegrond is; b) buitenlandse overheden, mits de Minister van Buitenlandse Zaken vooraf zijn akkoord geeft; c) politieke partijen, uitsluitend voor verkiezingsdoeleinden tijdens de zes maanden die voorafgaan aan de datum van een gewone verkiezing of tijdens de veertig dagen die voorafgaan aan de datum van een buitengewone verkiezing; 20 Artikel 112M1 van de omzendbrief stelt duidelijk dat het principieel verbod van de verstrekking aan derden van lijsten van personen uit de bevolkingsregisters tot doel heeft, ter wille van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, een einde te maken aan de praktijk die erin bestond om inwonerslijsten te verstrekken aan iedereen die erom vroeg en bereid was ze te kopen.

12 Aanbeveling 06/ /20 d) opiniepeilingsinstellingen die erkend zijn door de Minister van Economische Zaken. 41. De gegevens die op deze lijsten mogen worden opgenomen zijn beperkt tot deze vermeld in artikel 3, eerste lid, van de wet van 8 augustus Bij het beantwoorden van vragen om personenlijsten te verkrijgen, moet men in de eerste plaats de bepalingen van het besluit toepassen en vervolgens de bepalingen van de WVP omdat er een verwerking is van persoonsgegevens. In dit verband zijn onder meer de artikelen 4 (finaliteit en proportionaliteit) en 5 (rechtmatigheid) van de WVP van belang. 43. De Commissie wordt regelmatig door gemeenten gepolst of zij dergelijke lijsten mogen verstrekken aan scholen, jeugd- en andere verenigingen met het oog op de rekrutering van respectievelijk leerlingen of leden. Is het de gemeente toegestaan aan dergelijke vragen gevolg te geven (vraag naar de toepassing van artikel 7, a) van het besluit)? Hoe verhoudt de specifieke wetgeving met betrekking tot de bevolkingsregisters zich tot de WVP en waarop dienen de lokale overheden te letten bij het toepassen van laatstgenoemde wet? 44. Vooraleer dieper in te gaan op de toepassing van artikel 7, a), van het besluit, met name wat is een taak van algemeen belang, wordt even stilgestaan bij de te volgen procedure om van deze uitzondering te kunnen genieten. 45. Diegene die persoonsgegevens uit de bevolkingsregisters wenst te verkrijgen, richt daartoe een schriftelijke aanvraag tot het college van burgemeester en schepenen en met vermelding van het nagestreefde algemeen belang, het concrete doeleinde waarvoor de gegevens worden gevraagd en de noodzaak om daartoe over de gevraagde gegevens te kunnen beschikken (proportionaliteitstoets). Dit doeleinde moet kaderen binnen de statutaire of reglementaire taakomschrijving van de aanvrager 21. De Commissie wees reeds op deze motiveringsplicht. Ter illustratie: een motivering ontbreekt bijvoorbeeld wanneer in een aanvraag enkel wordt gesteld dat het "wettelijk is toegelaten deze lijsten aan de Vereniging zonder winstgevend doel voor Gezondheidszorg te verschaffen" Bij de aanvraag worden de nodige bewijsstukken gevoegd. De verantwoordingsstukken die door de in artikel 7 bedoelde aanvragers worden bezorgd, worden gedurende 3 jaar bewaard. 21 Hieruit vloeit voort dat degene voor wie de lijst bestemd is de persoonsgegevens op zijn beurt niet mag doorgeven aan derden of gebruiken voor andere doeleinden dan deze vermeld in de aanvraag (Antwoord van de Minister op vraag nr. 391 van de heer Kuijpers, d.d. 16 september 1993, Vr. en Antw., Senaat, 16 november 1993, 4273). 22 Advies 01/95 van 9 februari 1995 betreffende het verstrekken van adressenlijsten door het College van Burgemeester en Schepenen van een stad van België.

13 Aanbeveling 06/ / Vervolgens spreekt het college van burgemeester en schepenen, zoals voorgeschreven door artikel 7, eerste lid, a), zich uit over de gegrondheid van de aanvraag. Deze voorwaarde is niet vervuld wanneer bijvoorbeeld, noch uit het verslag van de zitting van het college met betrekking tot de aanvraag, noch uit enig ander document aangebracht door het college blijkt dat een dergelijk onderzoek daadwerkelijk werd verricht De bevoegdheid van het college om te oordelen over de gegrondheid van elke aanvraag afzonderlijk en het doel waarvoor ze gevraagd worden mag geen aanleiding geven tot willekeur of discriminatie. Dit betekent dat het aanvragen m.b.t. een zelfde doel vanwege instellingen met een gemeenschappelijke opdracht dan ook op dezelfde wijze dienen te worden behandeld en beantwoord Indien de vraag wordt ingewilligd, worden alleen die gegevens verstrekt die, in het licht van het opgegeven doeleinde, proportioneel zijn (niet meer gegevens meedelen dan diegene die nodig zijn om het doeleinde te realiseren). Dit principe houdt in dat de verwerking als zodanig en de selectie van de persoonsgegevens die aan derden worden verstrekt, niet alleen nuttig doch ook noodzakelijk dienen te zijn in functie van het beoogde doel. Bovendien betekent dit principe vooral dat er geen sprake mag zijn van een verstoring van de belangenafweging die de wet oplegt aan de verantwoordelijke van de verwerking, met name tussen de belangen bij de verwerking en de privacybelangen van de geregistreerden. 50. In dit verband stelt de omzendbrief uitdrukkelijk dat bij afgifte van de lijst, de bestemmeling moet verwittigd worden dat hij de erop vermelde gegevens niet mag verstrekken aan derden of ze gebruiken voor andere doeleinden dan deze vermeld in de aanvraag. Het spreekt voor zich dat de gegevens moeten vernietigd worden indien de lijst niet langer nodig is ter verwezenlijking van het specifieke doeleinde waarvoor de lijst is verkregen (artikel 4, 1, 5 WVP). 51. Krachtens artikel 7, eerste lid, a), van het besluit komen, zoals reeds werd aangestipt, alleen instellingen van Belgisch recht die een taak van algemeen belang vervullen in aanmerking om lijsten uit de bevolkingsregisters te verkrijgen. De praktische toepassing ervan wordt bepaald door de 23 Advies 01/95 van 9 februari 1995 betreffende het verstrekken van adressenlijsten door het College van Burgemeester en Schepenen van een stad van België. 24 In het Parlement werden bepaalde praktijken gesignaleerd waarbij gemeentebesturen adressen van kinderen verstrekten aan de vrije scholen die hierom verzoeken, maar niet aan scholen uit het gemeenschapsonderwijs met als reden dat de adresbestanden enkel worden overgemaakt aan scholen die hun aanvraag doen via een VZW, in de praktijk dus enkel aan vrije scholen. Hierover ondervraagd benadrukte de Minister van Binnenlandse Zaken het verbod op discriminatie. Het college van burgemeester en schepenen kan de aanvragen voor adressenlijsten uitgaande van vrije scholen en scholen uit het gemeenschapsonderwijs enkel op verschillende wijze beantwoorden voor zover dit een objectief gedifferentieerde behandeling is, verantwoord door de voorwaarden opgelegd door de Koning en door het algemeen belang (Antwoord van de Minister op vraag nr. 391 van de heer Kuijpers, d.d. 16 september 1993, Vr. en Antw., Senaat, 16 november 1993, ).

14 Aanbeveling 06/ /20 invulling die wordt gegeven van twee begrippen: enerzijds instelling van Belgisch recht en anderzijds vervullen van een taak van algemeen belang. 52. Met het eerste begrip worden volgens de Minister van Binnenlandse Zaken bedoeld rechtspersonen naar privaat of publiekrecht die geen toegang hebben tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, die taken van algemeen belang vervullen, zoals moet blijken uit de rechtsvorm van de instelling (rechtspersoon naar publiek recht), of de aard van de activiteit (rechtspersoon naar privaat recht die een caritatief, cultureel of filantropisch doel nastreeft), met uitsluiting van alle instellingen die een commercieel of winstgevend doel nastreven 25. Zowel rechtspersonen van publiek recht als van privaat recht kunnen in aanmerking komen. Een natuurlijke persoon, een feitelijke vereniging of organisatie, een comité e.d. voldoen in beginsel niet aan dit criterium 26 (zijn dus geen instelling van Belgisch recht ), bijgevolg kan aan hen geen lijst worden verstrekt. Het Sectoraal comité van het Rijksregister volgt dezelfde logica De mededeling van persoonslijsten aan scholen, jeugd- en andere verenigingen wordt door de bestaande wetgeving niet uitgesloten voor zover ze een instelling van Belgisch recht zijn. Of hen ook daadwerkelijk een lijst kan worden verstrekt, zal afhangen van het concrete doeleinde waarvoor zij wordt aangevraagd. Dat doeleinde moet specifiek kaderen in hun taak van algemeen belang. 54. Het tweede begrip - het vervullen van een taak van algemeen belang - is duidelijk het doorslaggevend element. Een instelling kan in beginsel slechts de gegevens opvragen voor taken van algemeen belang die kaderen in haar algemene opdracht of doelstelling. Het opvragen van de gegevens voor andere taken van algemeen belang dan deze die kaderen in haar algemene opdracht of doelstelling wordt in beginsel niet aanvaard 28. Uit deze twee regels blijkt dat de vraag wat precies een taak van algemeen belang is, meer dan essentieel is. 55. Zowel de omzendbrief als parlementaire uitspraken van de Minister van Binnenlandse Zaken bevatten weinig informatie omtrent wat nu juist onder taken van algemeen belang valt. De enige indicaties die hij gaf: 25 Antwoord van de Minister op vraag nr. 925 van De heer Leterme d.d. 9 oktober 1998, Vr. en Antw., Kamer, G.Z., , Bepaalde feitelijke verenigingen die een officiële erkenning krijgen in het bestuursrecht zouden toch in aanmerking kunnen komen. Hierbij kan gedacht worden aan feitelijke verenigingen zoals wijkverenigingen, dekenijen, straatacties, feestcomités. Evenwel moet er dan bijzondere aandacht zijn voor de vraag wie dan precies verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens. 27 Zie beraadslaging RR nr. 33/2009 van 17 juni 2009 ( RN/2009/beraadslaging_RR_33_2009.pdf ). 28 Cf. De lijsten mogen slechts verstrekt worden voor zover het in de aanvraag aangegeven doel overeenstemt met dat van de aanvrager (Omzendbrief van 7 oktober 1992).

15 Aanbeveling 06/ /20 het nastreven van een commercieel of winstgevend doel valt niet onder dit begrip; het nastreven van een caritatief, cultureel of filantropisch doel kan in beginsel wel onder deze noemer begrepen worden. 56. In antwoord op diverse parlementaire vragen is de minister menigmaal ingegaan op het voorbeeld van een onderwijsinstelling, die in principe een lijst kan bekomen in het raam van haar pedagogische opdracht (algemeen belang) en op het voorbeeld van lokale verenigingen, die in principe een lijst kunnen bekomen voor de caritatieve, culturele of filantropische doelen die ze nastreven. De minister oordeelt evenwel "dat het voeren van gepersonaliseerde reclamecampagnes voor het onderwijs dat men verstrekt, geen reden lijkt te zijn die beantwoordt aan dit criterium, onafhankelijk van het feit of dit gebeurt via huisbezoeken of door reclame via de Post. De rekrutering van nieuwe leden door lokale verenigingen beantwoordt evenmin aan de finaliteit van de bevolkingsregisters" Op een ander tijdstip stelde de minister onomwonden: Zo is het willen voeren van een gepersonaliseerde reclamecampagne voor het onderwijs dat men verstrekt bij (ouders van) potentiële leerlingen een reden die niet beantwoord aan dit criterium, wat scholen betreft. De rekrutering van nieuwe leden door lokale verenigingen beantwoordt evenmin aan de finaliteit van de bevolkingsregisters De Commissie is dan ook van oordeel dat het steeds belangrijk er is om in twee fasen 31 te werken: stap 1: onderzoek van de ontvankelijkheid van de aanvraag tot het verkrijgen van een lijst: heeft men te maken met een instelling van Belgisch recht die een taak van algemeen belang vervult; stap 2: onderzoek van de gegrondheid: handelt over de concrete handeling in die zin dat de vraag steeds in direct verband moet staan met de taak van algemeen belang van de instelling van Belgisch recht in kwestie. 29 Antwoord van de Minister op vraag nr. 391 van de heer Kuijpers, d.d. 16 september 1993, Vr. en Antw., Senaat, 16 november 1993, Antwoord van de Minister op vraag nr. 925 van De heer Leterme d.d. 9 oktober Kamer. J.P. VAN SPEYBROECK stelt het als volgt: "Personenlijsten kunnen dus niet worden verstrekt voor promotiedoeleinden" (VAN SPEYBROECK, J.P., De gemeentelijke registers en de privacybescherming, Die Keure 1995, p. 92.). 31 Kan gekoppeld worden aan een uitspraak van de minister: Het komt aan het College van Burgemeesters en Schepenen toe te oordelen over de gegrondheid van elke aanvraag afzonderlijk. De aanvraag moet dan ook voldoende gemotiveerd zijn en het doel waarvoor de lijsten zullen gebruikt worden, moet overeenstemmen met de algemene opdracht van de aanvrager (antwoord van de minister op een schriftelijke vraag, aangehaald in DE HERT, P., De actualiteit van de Wet Bevolkingsregisters in het licht van de Wet persoonsgegevens. Synthese-oefening naar aanleiding van vragen over de mededeling van persoonslijsten aan scholen, jeugd- en andere verenigingen, Tijdschrift voor gemeenterecht, 2001, nr. 2, p. 127).

16 Aanbeveling 06/ / Het college van burgemeester en schepenen dient dus enige voorzichtigheid aan de dag te leggen bij het beoordelen van de aanvragen. Het loutere feit een instelling taken van algemeen belang vervult, volstaat niet om haar lijsten te verstrekken. Bijvoorbeeld de opdracht van een school bestaat in het verstrekken van goed onderwijs als pedagogisch project (algemeen belang). Het werven van leerlingen en het zich positioneren op de schoolmarkt behoort niet tot deze kerntaak. Bijgevolg kunnen geen lijsten worden verstrekt aan een school zodat ze leerlingen (ouders) van het laatste jaar van de lagere school gepersonaliseerd kan aanschrijven om hen aan te sporen om zich bij haar in te schrijven om humaniorastudies aan te vatten. Dergelijke actie kadert niet in het uitvoeren van een taak van algemeen belang. De Minister van Binnelandse Zaken kan zich bij deze benadering aansluiten Bovenvermelde redenering sluit aan bij de principes van de WVP (finaliteit en proportionaliteit). Daarnaast mag artikel 5 WVP niet uit het oog worden verloren. Het geeft een limitatieve opsomming van de gevallen waarin een verwerking a priori als toelaatbaar kan beschouwd worden. In het bijzonder wordt de aandacht gevestigd op artikel 5, e) krachtens hetwelk persoonsgegevens slechts mogen verwerkt worden wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van openbaar belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag, die is opgedragen aan de verantwoordelijke voor de verwerking of aan de derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Vandaar de eis dat de instelling in haar aanvraag uitdrukkelijk het doel dient te vermelden waarvoor de personenlijsten gevraagd worden en dat dit doel kadert binnen de taak van algemeen belang die de aanvrager uitvoert. 61. Van zodra er sprake is van een zogenaamd bovenlokaal algemeen belang is de Commissie van oordeel dat de aanvrager zijn aanvraag niet tot de verschillende betrokken gemeenten richt, maar dat hij een machtigingsaanvraag richt aan het Sectoraal comité van het Rijksregister. Artikel 7, eerste lid, a), van het besluit voorziet de gemeente eerder als een vangnet voor de gevallen dat een toegang tot het Rijksregister wegens de beperktheid van de doelgroep (zeer lokaal) niet praktisch is. 62. In het licht van de bestaande wetgeving en van de heersende interpretatie die eraan wordt gegeven, moet het college van burgemeesters en schepen steeds enige voorzichtigheid aan de dag te leggen bij het beoordelen van de aanvragen. 63. Een verstrekking van de lijsten van gegevens aan verenigingen zal onontbeerlijk moeten blijken om het nagestreefde doel te bereiken (andere maatregelen die minder inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer blijken niet werkzaam). Hier past het op te merken dat het gebruik van de gegevens uit het bevolkingsregister niet het enige beschikbare middel vormt voor verenigingen om 32 Antwoord van de Minister op vraag nr. 63 van de heer Jan Peeters d.d. 16 april Kamer. Tot op heden blijft de FOD Binnenlandse Zaken dit standpunt verdedigen, zie bv. :

17 Aanbeveling 06/ /20 het publiek te bereiken. Wanneer bijvoorbeeld andere media voorhanden zijn om het publiek te bereiken, dient het college de aanvraag af te wijzen. Zo kan verwezen worden naar het informeren van haar burgers via de gemeentelijke website, via het gemeentelijk informatieblad of via specifieke flyers (op het gemeentehuis, in het lokale postkantoor of via een postbedeling). Bepaalde van deze handelingen getuigen daarenboven van een zekere actieve openbaarheid van bestuur. Specifiek voor scholen kan de gemeente er bijvoorbeeld voor opteren om alle scholen op haar grondgebied te vermelden op de gemeentelijke website of in het gemeentelijk informatieblad, zodat ouders zelf contact kunnen opnemen met de school naar keuze. 64. Artikel 7, eerste lid, d), voorziet tevens in de mogelijkheid om lijsten te verstrekken aan opniniepeilingsinstellingen erkend door de Minister van Economische Zaken. Behoudens vergissing kon de Commissie geen spoor vinden van dergelijke erkende opiniepeilingsinstellingen. Bij gebrek aan dergelijke instellingen lijkt het aangewezen om deze passage te schrappen. C.4. Beperkingsmogelijkheid van de burger 65. Tot slot wordt de aandacht gevestigd op artikel 11 van het besluit dat iedere burger, mits een schriftelijke en gemotiveerde aanvraag het gemeentebestuur van zijn verblijfplaats kan vragen dat zijn adres niet aan derden wordt meegedeeld. Indien die aanvraag wordt goedgekeurd, dan geldt deze voor 6 maanden. 66. De idee op zich is goed maar de Commissie heeft wel bedenkingen bij de realisatie ervan in de praktijk. 67. In de eerste plaats ziet de Commissie niet in waarom een dergelijk verzoek moet gemotiveerd zijn. Waarom moet een burger motiveren dat hij niet wenst gecontacteerd te worden door een Belgische instelling die een algemeen belang nastreeft, door politici n.a.v. de verkiezingen 68. Vervolgens is het weinig efficiënt om van de burger te eisen dat hij elke 6 maanden zijn aanvraag hernieuwd. Het is logischer te bepalen dat eens een dergelijk verzoek werd gedaan, het uitwerking heeft zolang het niet wordt herroepen. 69. Om misverstanden te vermijden moet natuurlijk uit het artikel duidelijk blijken dat deze niet mededeling uitsluitend betrekking heeft op de verstrekking van personenlijsten en dat die niet mededeling niet kan ingeroepen worden ten overstaan van instanties die over een wettelijke basis beschikken om dergelijke lijsten te krijgen. De Commissie beveelt dan ook aan deze bepaling, de lege ferenda, te wijzigen en een algemeen geldend verbod van niet-mededeling te voorzien.

18 Aanbeveling 06/ /20 OM DEZE REDENEN, beveelt de Commissie aan: a) dat de Minister van Binnenlandse Zaken het nodige doet om de diverse pijnpunten in het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, te verhelpen evenals de bijhorende omzendbrief van 7 oktober 1992 betreffende het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, te actualiseren en aan te passen; b) dat bij voorkeur volgende punten worden opgenomen in het voormelde koninklijk besluit: de finaliteiten waarvoor informatie uit de registers kan worden verkregen (punt 8); een verbod van niet-mededeling van gegevens aan derden (punt 69); c) dat de gemeenten bij het toepassen van voormeld koninklijk besluit oog hebben voor het volgende: toepassing artikel 3 (verkrijgen van informatie door derden uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister) elke aanvraag om een uittreksel/getuigschrift te krijgen, moet afzonderlijk gebeuren om een omzeiling van het principiële verbod van het verkrijgen van personenlijsten te vermijden; de aanvrager moet in het schriftelijk verzoek de wettelijke bepaling vermelden met het oog op de toepassing waarvan hij over het gevraagde uittreksel/getuigschrift moet kunnen beschikken zodat de gemeente: o o kan controleren of de verzoeker over een wettelijke basis beschikt om hem het gevraagde uittreksel/getuigschrift te kunnen verstrekken; op het uittreksel/getuigschrift enkel de voor het opgegeven doeleinde relevante informatie vermeldt. toepassing artikel 5 (raadpleging van het bevolkingsregister door een gemeente of een OCMW voor interne doeleinden) doeleinden die zich situeren binnen de aan gemeenten reglementair toevertrouwde bevoegdheden kunnen als zijnde intern worden bestempeld;

19 Aanbeveling 06/ /20 als tegengewicht voor de raadplegingsfaciliteiten is het noodzakelijk dat de gemeenten een degelijk informatieveiligheidsbeleid op punt stellen dat wordt uitgevoerd onder toezicht en controle van een consulent inzake informatieveiligheid; toegang moet zo worden georganiseerd dat n.a.v. de raadpleging alleen die gegevens worden getoond die in het licht van het doeleinde relevant zijn; het consulteren van de bevolkingsregisters moet steeds gedekt zijn door een beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen wat toelaat om de finaliteit van de raadpleging te controleren (vaste procedures, zodat iedereen binnen de gemeente duidelijk weet wat kan en niet kan); waar mogelijk moet de gemeente gebruik maken van communicatiekanalen met de burger die minder privacyschendend zijn zoals bijvoorbeeld informeren via de gemeentelijke website, via het gemeentelijk infoblad of via specifieke flyers (op het gemeentehuis, in het lokale postkantoor of via een postbedeling); genealogen en historici kunnen de bevolkingsregisters niet raadplegen, alleen artikel 3 biedt hen een mogelijkheid om door middel van uittreksels informatie te verkrijgen voor zover een wettelijke bepaling dit toelaat; toepassing artikelen 6 en 7 (verkrijgen van personenlijsten uit het bevolkingsregister) principieel verbod om lijsten aan derden te verstrekken behoudens wanneer het een overheid of de openbare instelling betreft die door of krachtens de wet gemachtigd zijn om dergelijke lijsten te verkrijgen; belangrijkste uitzondering: er kunnen lijsten worden verstrekt aan instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen: o rechtspersonen naar privaat of publiek recht die taken van algemeen belang vervullen, zoals moet blijken uit de rechtsvorm van de instelling (rechtspersoon naar publiek recht), of de aard van de activiteit (rechtspersoon naar privaat recht die een caritatief, cultureel of filantropisch doel nastreeft); o een natuurlijke persoon, een feitelijke vereniging of organisatie, een comité e.d. voldoen niet aan deze criteria; o het doel waarvoor de personenlijsten worden gevraagd moet kaderen binnen de taken van algemeen belang die de aanvrager werden toebedeeld of die hij nastreeft; het loutere feit dat een instelling taken van algemeen belang vervult, bijvoorbeeld een onderwijsinstelling (pedagogische opdracht = taak van algemeen belang), volstaat niet om haar lijsten te verstrekken (bijvoorbeeld wanneer een onderwijsinstelling leerlingen wil rekruteren);

20 Aanbeveling 06/ /20 procedure: schriftelijke aanvraag, vergezeld van stavingstukken, met vermelding van het doeleinde waarvoor de gegevens worden gevraagd, richten aan het college van burgemeester en schepenen dat zich uitspreekt over de gegrondheid van de aanvraag (formele beslissing); aanvragen m.b.t. een zelfde doel vanwege instellingen met een gemeenschappelijke opdracht dienen dan ook op dezelfde wijze te worden behandeld en beantwoord (geen discriminatie of willekeur); wanneer de aanvraag wordt ingewilligd: de bestemmeling verwittigen dat de gegevens niet mogen worden verstrekt aan derden of gebruikt voor andere doeleinden en dat de gegevens moeten vernietigd worden indien ze niet langer nodig zijn ter verwezenlijking van het doeleinde; wanneer er sprake is van een zogenaamd bovenlokaal algemeen belang moet de aanvrager zijn aanvraag niet tot de verschillende betrokken gemeenten richten, maar aan het Sectoraal comité van het Rijksregister. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere