Jaarverslag Vereniging van Gemeentesecretarissen

Transcriptie

1 Jaarverslag 2011 Vereniging van Gemeentesecretarissen 14 juni 2012

2 Inhoudsopgave 1. Bestuurlijke en financiële zaken 1.1 Bestuursbesluiten en stellige bestuurlijke voornemens 1.2 Begroting Beleid inzake de omvang en de functie van het vrij besteedbaar vermogen 1.4 Verwerking van een eventueel groot batig of nadelig saldo 1.5 De continuïteit van de organisatie 1.6 De bestemmingsreserves 1.7 Leden 1.8 Bestuur 1.9 Vergaderingen 1.10 Kringen 1.11 Vertrouwenscollega s 1.12 Ondersteuning VGS 1.13 Congressen en symposia 1.14 Samenstelling commissies 2. Programma s / commissies 2.1 Bestuurlijke ontwikkeling Diverse activiteiten 2.2 Dienstverlening/ bedrijfsvoering Diverse activiteiten 2.3 Goed werkgeverschap Activiteiten 2.4 Persoonlijke ontwikkeling / Vorming en training Activiteiten 2.5 Communicatie Diverse activiteiten 2.6 Internationalisering Activiteiten 3. Externe zaken 3.1 Samenwerkingsovereenkomsten 3.2 Overlegvormen 4. Bijzondere activiteiten 2

3 1. BESTUURLIJKE EN FINANCIËLE ZAKEN De doelstelling van de Vereniging van Gemeentesecretarissen is haar leden te ondersteunen bij het leidinggeven aan de ambtelijke organisatie. Dit door leiderschap te tonen en een bijdrage te leveren aan de democratisering van de gemeenten. In het verlengde van de missie van ons vak ligt de missie van onze vereniging: De VGS ontwikkelt zich in een ras tempo tot een in het openbaar bestuur erkende, landelijke organisatie. De VGS is meer dan enkel een belangenvereniging. Belangrijker is dat de VGS de leden ondersteunt in hun rol als algemeen directeur van de ambtelijke organisatie en adviseur van het bestuur. De visie van de VGS is opgenomen op de website. De Vereniging van Gemeentesecretarissen in Nederland is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en statutair gevestigd in s-gravenhage. 1.1 Bestuursbesluiten en stellige bestuurlijke voornemens Hiervoor wordt verwezen naar de werkplannen op de website. 1.2 Begroting De begroting 2011 was sluitend en is door de Algemene Ledenvergadering op 23 september 2010 vastgesteld. 1.3 Beleid inzake de omvang en de functie van het vrij besteedbaar vermogen Door de algemene ledenvergadering is op 16 september 2004 in Sittard het financieel beleid voor de komende jaren vastgesteld. Daarbij is bepaald dat het eigen vermogen tenminste zou moeten zijn het bedrag dat gelijk is aan de jaarlijkse uitgaven exclusief de uitgaven voor het jaarcongres en voor de leergang Lokaal leiderschap en exclusief de lasten uit eenmalige activiteiten. Dit wordt berekend op basis van het gemiddelde van de werkelijke uitgaven over de laatste twee jaar. Het bedrag dat uitkomt boven deze norm is beschikbaar voor kostenstijging in het eerstvolgende begrotingsjaar. In deze vergelijking worden de kosten van het congres en die van de leergang niet meegenomen omdat deze in beginsel volledig worden gedekt door de opbrengsten ervan. De bovenbedoelde norm komt dan uit op afgerond De algemene reserve van de vereniging bedraagt na verwerking van het batig saldo per Exploitatie en verwerking van een eventueel batig saldo Het batig exploitatiesaldo over 2011 bedraagt Dit bedrag komt ten gunste van de algemene reserve. Voor een toelichting op de exploitatie wordt verwezen naar de jaarrekening en de daarbij behorende accountantsrapportage. 1.5 De continuïteit van de organisatie Voor de continuïteit van de vereniging kan worden vastgesteld - dat de deelname aan de vereniging bijna 100% is, hetgeen betekent dat grotendeels alle personen die statutair kunnen deelnemen, ook werkelijk lid zijn; - dat er een meerjarenovereenkomst (2010 t/m 2012) is afgesloten met twee bedrijven die de VGS financieel ondersteunen en een overeenkomst voor één jaar met een andere organisatie. Voor het overige wordt verwezen naar de activiteiten zoals die in de werkplannen 2011 zijn opgenomen. De totaal begrote lasten volgens de begroting 2012 bedragen Hier staan tevens aan begrote baten tegenover. De begroting 2012 sluit met een verwacht resultaat van 0. 3

4 1.6 De bestemmingsreserves Er is één bestemmingsreserve namelijk Reserve congressen, groot ,--. Deze reserve zal worden ingezet voor dekking van tekorten op de exploitatie van de jaarlijkse congressen indien de omstandigheden daartoe, naar het oordeel van het bestuur, aanleiding geven. In de jaarrekening wordt hierover achteraf aan de Algemene Ledenvergadering verantwoording afgelegd. De beperking om te komen tot de aanwending van deze reserve is gelegen in het feit dat de exploitatie van congressen een verhoogd risico met zich mee brengt. Het is goed om deze risico s tijdig af te dekken. 1.7 Leden Het lidmaatschap van de vereniging staat open voor gemeentesecretarissen, gewestsecretarissen, stadsdeelsecretarissen, loco- en ad interim secretarissen. Daarnaast kent de vereniging buitengewone leden. Dit zijn degenen die de functie van secretaris hebben vervuld, maar eervol zijn ontslagen wegens pensionering of gebruikmaking van de FPU-regeling. Sinds 2009 kent de vereniging leden in transition. Dit zijn leden die gedurende het kalenderjaar als gemeentesecretaris zijn weggegaan. Zij krijgen de mogelijkheid gedurende het kalenderjaar lid te blijven van de VGS. In 2010 heeft de VGS een aantal doelgroepen aan haar ledenbestand toegevoegd. In 2010 zijn de leden van het kandidatenprogramma van het project Diversiteit en Leiderschap lid geworden van de VGS. Deze kandidaten van het diversiteits-programma mogen eenmalig lid worden tot halverwege Tenslotte kent de vereniging ereleden. Op 1 januari 2010 waren er 431 gemeenten en op 1 januari 2011 nog 418 gemeenten. Op de peildatum 1 januari 2011 werden alleen de VGS-leden geteld en werden de gemeenten waar op dat moment een vacature was, uiteraard niet meegenomen in de telling. Over het verslagjaar waren er 445 betalende gewone leden (inclusief 21 leden, die deelnamen aan het kandidatenprogramma) en 98 buitengewone leden. Van de gewone leden is over het gehele jaar genomen 19% vrouw. Veel leden zijn op enigerlei wijze actief binnen de vereniging. In 2011 zijn er bij de VGS: - 51 gemeente-, deelgemeenten of regiosecretarissen lid geworden - 42 gemeente-, deelgemeenten of regiosecretarissen vertrokken 1.8 Bestuur In het verslagjaar 2011 zijn diverse bestuursleden afgetreden en herbenoemd en zijn nieuwe leden benoemd. Tijdens de Algemene Ledenvergadering op 23 september 2010 in Zaanstad is Marcel Meijs (Enschede) benoemd als inkomend voorzitter. Per 1 oktober 2011 heeft hij het voorzitterschap overgenomen van Arjan van Gils. De benoeming is voor de duur van twee jaar, waarna het nog twee jaar verlengd kan worden. Leden van het dagelijks en algemeen bestuur worden benoemd voor een periode van 4 jaar, waarna nog een herbenoeming kan plaatsvinden voor eenzelfde termijn. Dagelijks Bestuur In 2011 bestond het dagelijks bestuur uit de volgende leden: Voorzitter Arjan van Gils (Rotterdam), afgetreden per 1 oktober 2011 Marcel Meijs (Enschede), benoemd per 1 oktober 2011 en aftredend 1 oktober 2013 (herkiesbaar) Vicevoorzitter Loes Bakker (Gouda), herbenoemd per 1 februari 2009 en aftredend 1 februari 2013 Secretaris en plv Frans Mencke (Hoorn), herbenoemd 1 januari 2011 en aftredend penningmeester 1 januari 2015 Penningmeester Ruud Kleijnen (Veghel), herbenoemd 1 december 2011 en aftredend 1 december 2015 Lid en plv. secretaris Jos van der Knaap (Wijchen), herbenoemd op 1 februari 2009 en aftredend 1 februari

5 Lid Lid Miriam Oosterwijk (Rhenen), herbenoemd 1 mei 2011 en aftredend 1 mei 2015 Jan Fraanje (Boxtel), herbenoemd 1 december 2011 en aftredend 1 december 2015 De taakverdeling van het DB in 2011 was als volgt: Bestuurlijke Ontwikkeling Bedrijfsvoering/Dienstverlening Goed Werkgeverschap Persoonlijke Ontwikkeling/Talent en Leiderschap Communicatie Internationalisering Jaarcongressen Contact vertrouwenspersonen Contact zusterverenigingen Jos van der Knaap Jan Fraanje Frans Mencke Loes Bakker Miriam Oosterwijk Frans Mencke Ruud Kleijnen Arjan van Gils/Marcel Meijs Arjan van Gils/Marcel Meijs Algemeen Bestuur In het verslagjaar is afscheid genomen van de volgende leden van het Algemeen Bestuur: Frits van Schagen (Zutphen) vanwege het behalen van de pensioengerechtigde leeftijd Inge de Vries (Hilversum) na eerste zittingstermijn. Theo Peeters (Epe) vanwege behalen van de pensioengerechtigde leeftijd Henk Huitink (Amersfoort) in verband met beëindiging functie van gemeentesecretaris. De samenstelling van het AB was op 31 december 2011 als volgt: Voorzitter Marcel Meijs (Enschede), herkiesbaar per 1 oktober 2013 Provincies Groningen Frank Wiertz (Hoogezand-Sappemeer), aftredend 1 februari 2013 Friesland Eise van der Sluis (Achtkarspelen), aftredend 1 december 2015 (herkiesbaar) Drenthe Overijssel Gelderland Utrecht Noord-Holland Ida Oostmeijer (Assen), aftredend per 1 mei 2014 (herkiesbaar) Ardwin Lantain (Deventer), aftredend per 1 januari 2015 (herkiesbaar) Gerharda Tamminga (Oude-ijsselstreek), aftredend 1 mei 2015 (herkiesbaar) Vacature (in 2012 ingevuld door Jan Peter Wassens, Hattem) Vacature Marie-José Smulders (Purmerend), aftredend 1 februari 2014 (herkiesbaar) Paul Veldhuisen (Huizen), aftredend 1 juli 2015 (herkiesbaar) Zuid-Holland Anne de Baat (Rijswijk), aftredend 1 januari 2016 Roelof van Netten (regio Holland Rijnland), aftredend 1 mei 2012 (herkiesbaar) Zeeland François Lauret (Terneuzen), aftredend per 1 februari 2015 Noord-Brabant Limburg Flevoland Kwaliteitszetel Bert Jansen (Gemert-Bakel), aftredend 1 juli 2013 (herkiesbaar) Ineke Depmann (Oisterwijk), aftredend 1 juli 2014 Saskia Willems-van Ulden, aftredend 1 juli 2013 (herkiesbaar). Rob van Nunspeet, aftredend 1 juli 2013 (herkiesbaar) Stadsdelen Rotterdam en Amsterdam: Chesley Rach (Amsterdam Zuidoost), 5

6 aftredend per 1 mei 2015 (herkiesbaar) Gewesten: Ilona van Wamel (Regio Rivierenland), aftredend 1 juli 2015 (herkiesbaar) 1.9 Vergaderingen De Algemene Ledenvergadering werd gehouden op 29 september 2011 tijdens het VGS-congres in Hengelo. Naast het vaststellen van de jaarstukken, de begroting 2012 (inclusief contributievoorstel) zijn de leden akkoord gegaan met aanpassing van de statuten. Na de overdracht van de voorzittershamer van Arjan van Gils aan Marcel Meijs, lichtte Marcel zijn visie op en ambities met de VGS toe (bloeiend netwerk; stellingname in Haagse kringen, verantwoordelijkheid voor veilgheidsregio s, goed werkgeverschap en bevorderen van kwaliteit in de organisatie). Marcel daagt de (bestuurs)leden uit om hierover met hem in gesprek te gaan en op basis daarvan de VGS visie voor de komende jaren vast te stellen. Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur vergaderde in 2011 in januari, juni en december. Het eerste overleg vond plaats in Rotterdam, waar aansluitend aan het overleg een presentatie door Pricewaterhouse Coopers werd gegeven over het onderzoek Making it Happen. Dit betrof een vergelijkend onderzoek naar uitvoerings- en realisatiekracht van gemeenten, zowel nationaal als internationaal. Bij het tweede overleg (in Gouda) waren medewerkers van de Raad voor de financiële verhoudingen aanwezig om met de bestuursleden te klanken over de heroriëntatie op de financiële functie. Het laatste overleg vond plaats in het gemeentehuis in Amersfoort. Belangrijke items in het verslagjaar waren de CAO-principes voor de toekomst, uitkomsten onderzoek integriteit door de VU, uitbreiding van de lidmaatschapsmogelijkheden, de strategie van de VGS en de rol van DB, AB en kringen hierin en tot slot de decentralisatieopgaven. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur kwam zes keer bijeen voor een overleg in het gemeentehuis van Amersfoort en bracht 1 keer een bezoek aan de congreslokatie in Hengelo. Los van de vaste onderdelen als terugkoppelen en vooruitblikken door de diverse commissies en daaruit vloeiende onderwerpen, werd ook stilgestaan bij de hierbij behorende communicatie(middelen), financiële situatie, sponsors, projecten op het terrein van Goed Werkgeverschap (o.a. start van het #gowege-traject), bestuursakkoord en andere actuele zaken. In oktober vond, na het aantreden van Marcel Meijs als voorzitter, een brainstormsessie plaats over de gewenste VGS koers voor de komende jaren die is terug te vinden op de website. Met het management van het Ministerie van Binnenlandse Zaken is overlegd over het bestuursakkoord en de bijbehorende afspraken waaronder decentralisatie en bezuinigingen bij de gemeenten Kringen In het verslagjaar is geen apart overleg tussen bestuur en kringen geweest. Wel is tijdens de vergaderingen van het Algemeen Bestuur regelmatig door de leden van het AB een terugkoppeling gegeven over de onderwerpen die spelen in de kringen waarvoor zij aandachtsfunctionaris zijn Vertrouwenscollega s/collega s voor Collega s (C4C) In 2010 heeft een grote wisseling in de groep Vertrouwenspersonen plaatsgevonden. Sinds het derde kwartaal van 2010 is de commissie weer voltallig. Lex Roolvink is coördinator van de Vertrouwenspersonen. Dick Bakhuizen en Leon Bertens zijn de plaatsvervangers. In de loop van het jaar heeft Jan de Regt de groep verlaten omdat hij zijn functie als 6

7 gemeentesecretaris niet meer uitoefende. De Vertrouwenspersonen worden ondersteund door Ingrid Vogel, hoofd VGS bureau. Bij de werving van nieuwe Vertrouwenspersonen wordt vooral gekeken naar de eerder door het bestuur vastgestelde kwaliteitscriteria. Tevens wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de regionale spreiding. In 2011 is de groep Vertrouwenspersonen twee maal bij elkaar geweest. Doel van de bijeenkomsten is enerzijds het uitwisselen (anoniem) van ervaringen met hulpvragende collega's en anderzijds het geven van collegiale feedback, het trainen van coachende vaardigheden en het aanscherpen van competenties. De training werd verzorgd door Marijke Dekkers van BMC. Voor de laatste bijeenkomst is door alle leden van de groep de Birkmantest gedaan, wat een goed hulpmiddel blijkt om inzicht te krijgen in de eigen kwaliteiten en valkuilen, wat je in staat stelt om deze te herkennen en ook te benutten bij het voeren van gesprekken met collega s. Op basis van de bijeenkomsten wordt de achterliggende documentatie aangevuld, de doorverwijsfunctie verbeterd en de persoonlijke kwaliteit van de Vertrouwenspersonen versterkt. Dit speelt te meer nu gebleken is dat dit jaar een fors hoger aantal collega s een beroep heeft gedaan op een van de vertrouwenspersonen. Ook is er ten opzichte van voorgaande jaren vaker gebruik gemaakt van de juridische ondersteuning van DAS. Uit de contacten blijkt dat er bij ernstige problemen vaak sprake is van een onprofessionele wijze van aanpak van het gemeentebestuur. Daarnaast spelen de verhouding burgemeester - gemeentesecretaris en personele wisselingen in het college of het managementteam een cruciale rol. Helaas heeft dit bij een aantal collega s uiteindelijk geleid tot het vertrek van de gemeentesecretaris Ondersteuning VGS Het bureau van de VGS is ondergebracht bij de VNG. In 2011 bestond het VGS bureau uit Monqiue Kortwijk (bureaumedewerker; 24 uur per week); Aik van Eemeren (beleidsmedewerker; 24 uur per week) en Ingrid Vogel (hoofd bureau/ambtelijk secretaris; 32 uur per week). Huri Sahin-Ardic is tot 1 juli 2011 zestien uur per week werkzaam geweest als projectleider voor het project Diversiteit (Talent en Leiderschap) en werd hierbij zestien uur per week ondersteund door Shirley Mulder. Na het vertrek van Huri Sahin-Ardic is Ingrid Vogel 8 uur per week extra ingezet voor het project Diversiteit Congressen en symposia Jaarcongres Op donderdag 29 en vrijdag 30 september 2011 vond het jaarlijkse VGS-congres plaats in Hengelo met de titel Rechtop in de wind en het thema: Hoe blijft de gemeentesecretaris overeind in een veranderend bestuurlijk landschap? Het werd een bijzonder congres waarin ondermeer een voorzitterswissel plaatsvond. In totaal waren er 343 deelnemers aan het congres. Op de avond voorafgaand aan het het congres werden de nieuwkomers en vroegkomers ontvangen in de locatie De Creatieve Fabriek in Hengelo. Na het dinerbuffet volgde de workshop "Durf eens iets nieuws te denken" van Jan van Setten. Het doel van deze workshop was het creëren van bewustwording en aanreiken van handvatten over hoe om te gaan met de vele veranderingen en de consequenties voor de spilfunctie van gemeentesecretaris. Op donderdag werd het congres geopend door VGS-voorzitter Arjan van Gils en werden de deelnemers verwelkomd door burgemeester en voorzitter van Netwerkstad Twente Frank Kerckhaert. Als keynotespeaker tijdens het congres vermaakte Theo Compernolle de aanwezigen met zijn visie op Flexibel buigen en strategisch laveren. Aansluitend werd de algemene ledenvergadering gehouden, waarin Arjan Van Gils het voorzitterschap van de VGS overdroeg aan Marcel Meijs. Het middagprogramma bestond uit een prachtige Soek der wijsheid, dit was een compleet ingerichte hal in de stijl van een Marokaanse soek (marktplein) met daarin verschillende wandelpaden met de onderwerpen: 1. Regge en Dinkel; digitalisering van de samenleving 2. Holterberg; horizontalisering van de samenleving 3. Engelbertsdijksvenen; financieel een goede huishouding 4. Twickel; HRM voor Singraven; Wereldburger 7

8 De verschillende wandelpaden werden bemand door sponsoren, die elk hun eigen miniworkshop konden geven. Ook waren er sponsoren die alleen herkenbaar op het centrale marktplein stonden. De dag werd afgesloten met een feestavond met een diner onder leiding van de Cas Spijkers Academy met optredens tussen de gangen en na het diner. De tweede congresdag werd geopend met een welkomstwoord door Marcel Meijs, gemeentesecretaris van Enschede en kersverse voorzitter van de VGS en sprak Tof Thissen (KING) over wereldburgerschap. De middag stond in het teken van masterclasses georganiseerd door de hoofdsponsors en Fielddemo s bij verschillende instellingen in de omgeving van Hengelo. Als afsluiting van het congres werd er nog een boom geplant bij de locatie en was er een lunch. Tot slot kondigde de Nijmeegse cabaretier Pieter Derks op ludieke wijze het congreslocatie voor 2012 aan. De exploitatie van het jaarcongres is positief verlopen. Het batig saldo bedraagt ,- Er waren 253 betalende deelnemers, waarvan 52 leden één dag zijn geweest en 201 leden meer dan één dag. Elf betalende congresdeelnemers hadden hun partner mee. Van de totale congreskosten is 75% door sponsoren bijgedragen. Werkplaatsen Voor het organiseren van werkplaatsen is een draaiboek opgesteld. Het uitgangspunt van werkplaatsen is dat gemeentesecretaris deze zelf organiseert voor collega s en hier in principe geen kosten aan verbonden zijn. In 2011 hebben de volgende werkplaatsen plaatsgevonden maart: inspiratie unconference over het thema samenwerken i.s.m. Veldhoen in Utrecht september: sneller, beter en goedkoper werken i.s.m. ICTU in Oss en Enschede december: decentralisatie en netwerksamenwerking i.s.m. BMC in Deventer 1.14 Samenstelling commissies op 1 januari 2011 Congrescommissie t.b.v. jaarcongres 2011 Wim Joost Licht (voorzitter, Hengelo) Marcel Meijs (Enschede en inkomend voorzitter 2011) Robert Baveld (Borne) Gerald de Haan (Almelo) Hans Ridderinkhof (Twenterand) Hennie van Rinsum (Oldenzaal) Ruud Kleijnen (penningmeester VGS, Veghel) C4C/vertrouwenspersonen: Lex Roolvink (voorzitter, Rheden) Leon Bertens (Reusel-de Mierden) Dick Bakhuizen (Barneveld) Carel Brugman (Leeuwarden, later Haarlemmermeer) Ineke Lissenberg (Zeist) Carelien Liebrecht (Laarbeek) Jan de Regt (Veere), halverwege het jaar vertrokken Saskia Willems (Landgraaf) Commissie Bestuurlijke Ontwikkeling: Jos van der Knaap (Wijchen) (DB-lid), voorzitter Leo Bezemer (Regio Noord-Veluwe), secretaris Leendert Maarleveld (Smallingerland) Irma Woestenberg ( s-hertogenbosch) Jan Brinkman (Zuidplas) Antje Dekker (Berkelland) Mathilde Haalstra (Nijkerk) Toetreding in de loop van het jaar: Bertus Brinkman (Leidschendam-Voorburg resp. Veldhoven) 8

9 Jan Visser (Wijdemeren) Per 2011 hebben Michiel Huijben (Brunssum) en Carel Brugman (Leeuwarden) de commissie verlaten. In de loop van het jaar vertrokken Antje Dekker (Berkelland) en Mathilde Haalstra (Nijkerk). Versterking kwam door de toetreding van Jan Brinkman (Zuidplas), Bertus Brinkman (Leidschendam- Voorburg resp. Veldhoven) en Jan Visser (Wijdemeren). René Wiersema (Gilze Rijen) heeft zijn voornemen om mee te doen door verandering van werkkring slechts zeer kort kunnen realiseren Commissie Dienstverlening & Bedrijfsvoering Jan Fraanje, voorzitter (Boxtel) Werkgroep dienstverlening Arie Oeseburg (Olst-Wijhe) Marlies van den Hende (Wormerland) Annemieke Traag (regio Twente, inmiddels vertrokken) Francois Lauret (Terneuzen) Ad van Opheusden (Geertruidenberg) Rudie Heintjens (Veere). Werkgroep Benchmark en kwaliteit overheid Jan Kerkhof (Nunspeet) Marie-José Smulders (Purmerend) Jan Fraanje (Boxtel) Peet van de Loo (Sint-Oedenrode) Werkgroep ICT en standaardisering Harrie Scholtens (Middelharnis) Antje Dekker (Berkelland, inmiddels directielid Emmen) Fridse Mobach (directielid Enschede) Werkgroep bedrijfsvoering Anne de Baat (Rijswijk) Herman Zwart (Dalfsen) Piet van Elteren (Nieuwegein) Jan Simons (Hellevoetsluis) Jos van Hout (Oirschot) Simon Franssen (directielid Oss) Platform Goed Werkgeverschap: Bert Jansen (Gemert-Bakel) Hans Brouwer (Oostflakkee) Leo Bezemer (Regio NoordVeluwe) Frank Wiertz (Hoogezand-Sappemeer) Frans Mencke (Hoorn) Jelke Dijkstra (Zoetermeer) Marjoke van Pijkeren (Bodegraven) Nico Versteeg (Leusden/Lelystad) Miriam Scha (hoofd HRM Dordrecht) Piet Wanrooy (Neerijnen) Saskia Willems-Van Ulden (Landgraaf) 9

10 Commissie Persoonlijke Ontwikkeling Loes Bakker (Gouda), voorzitter en lid db VGS Jan Eshuis (Alphen aan den Rijn) Henk Mensink (Peel en Maas) Robert Reus (Enkhuizen) Hans Rook (Zederik) Ria Quapp (Kapelle) Gerharda Tamminga (Oude IJsselstreek) Jeroen Verhaak (secretaris) Nico Versteeg (Lelystad) Andy de Vos (Vlagtwedde) In de verslagperiode zijn er geen mutaties geweest in de samenstelling van de commissie. Commissie Internationalisering: Frans Mencke (Hoorn) Wim-Joost Licht (Hengelo) Jan Paul Woudstra (Pijnacker) 2. PROGRAMMA S/ COMMISSIES In 2011 zijn de uitgezette lijnen in eerdere jaarplannen gecontinueerd. De activiteiten zijn ondergebracht in diverse programma s. De VGS ontwikkelt zich tot een netwerkorganisatie en de programmatische werkwijze draagt daaraan bij. Er wordt gewerkt met de programma s: - Bestuurlijke Ontwikkeling (DB-verantwoordelijke: Jos van der Knaap) - Dienstverlening en Bedrijfsvoering (DB-verantwoordelijke: Jan Fraanje) - Goed Werkgeverschap ( DB-verantwoordelijke: Frans Mencke) - Persoonlijke Ontwikkeling (DB-verantwoordelijke: Loes Bakker) - Communicatie (DB-verantwoordelijke: Miriam Oosterwijk) - Internationalisering ( DB-verantwoordelijke: Frans Mencke) Alle programma s kennen een commissie, een platform of een netwerk, samengesteld uit leden van de vereniging. Deze groepen werken doelgericht en formuleren hun plannen in een jaarlijks werkplan, die terug te vinden zijn op de website. De DB-leden zijn trekkers van de programma s. Zij zijn programmamanagers, verantwoordelijk voor het formuleren van de doelstellingen, het realiseren hiervan en de terugkoppeling hierover en afstemming met de rest van het bestuur. Zij bewaken de voortgang van de diverse projecten die worden aangestuurd door de leden van de commissies. 2. Activiteiten van de commissies 2.1 Bestuurlijke Ontwikkeling Algemeen De commissie vergaderde in totaal zeven keer, meestal in het kasteel van Wijchen, een keer in Wijde Meren. De commissie maakt regelmatig gebruik van gasten en deskundigen uit het veld voor discussie, informatie en meningsvorming. Tussen de vergaderingen door worden spoedeisende zaken per mail opgepakt. Dat heeft tot gevolg dat een aantal zaken via mailwisseling tot een resultaat is gebracht Taak van de commissie De commissie ziet zich als denktank voor het bestuur van de VGS voor tal van bestuurlijke en inhoudelijke ontwikkelingen op het gebied van het openbaar bestuur. Het gaat daarbij zowel om ontwikkelingen die van invloed zijn op de functie van de gemeentesecretaris, op de VGS als ook op de gemeentelijke organisaties. In een Werkplan heeft de commissie de hoofdlijnen van de activiteiten verwoord. 10

11 De slagvaardige en krachtige gemeente De commissie heeft het overleg met de directeur van het BZK programma Krachtig Bestuur voortgezet. Daarbij bleek dat het programma als zodanig in 2011 zal worden afgerond, waarbij delen van het programma nieuw worden ondergebracht binnen dan wel buiten het ministerie (bv. VNG). Voor het kabinet is de bestuurlijke inrichting van de Randstad een belangrijk item. Daarnaast heeft zij gewezen op het belang dat het kabinet hecht aan burgerparticipatie en de rol van het rijk daarbij. De commissie heeft daarbij aandacht gevraagd voor het formuleren van resultaten bij wat men wil bereiken en ruimte voor gemeenten over het hoe men dit wil oppakken en uitvoeren. Voor het rijk is samenwerking tussen gemeenten een belangrijk onderwerp, mede met het oog op de decentralisaties. Bij de uitwerking daarvan ligt een rol voor de VGS, maar dan moet er wel ruimte zijn om het hoe in te vullen bij de voor de uitvoering verantwoordelijke overheid. Het rijk ziet de in het regeerakkoord opgenomen financiële kaders als leidend. Ook de ontwikkelingen rond de politie en taken op het snijvlak van politie en gemeenten hebben de aandacht gekregen Op het verzoek van BZK aan de VGS om mensen te leveren om te participeren bij de uitwerking van de deelakkoorden zal door VGS worden gereageerd, zodra een concreet verzoek hiertoe is binnengekomen. Belangstellend heeft de commissie de gang van zaken rond het bestuursakkoord gevolgd. De commissie heeft zich niet zo zeer beziggehouden met de politieke wenselijkheid van de akkoorden, maar met de uitvoerbaarheid en hierover kritische geluiden afgegeven aan VNG en BZK. Er komen stevige verantwoordelijkheden over naar de gemeenten, maar dat moet vaak in regionale samenwerking worden opgepakt. Ook bij dit onderwerp heeft de commissie krachtig gepleit voor ruimte en vrijheid om zelf te bepalen op welke wijze de taken worden opgepakt. Daarbij moet tevens een terughoudende rol van de overheid bij de uitvoering vorm krijgen. Het gaat om voor gemeenten belangrijke verantwoordelijkheden die verandering vragen van ambtenaren en burgers in de uitwerking en financieel beheersbaar moeten blijven. De commissie ziet wel verschil tussen de verschillende decentralisaties en de wijze waarop deze vorm gegeven kunnen worden. Bij de jeugdzorg lijken de inhoudelijke voordelen van het bijeen brengen van de verschillende zorgonderdelen groot met bescheiden financiële risico s. Dat is anders bij de Wet Werken naar Vermogen waar de financiële effecten ingrijpend kunnen zijn voor gemeenten, zeker in hun eigenaarschap van sw-bedrijven. De commissie ziet een belangrijke rol voor de gemeentesecretaris in de totstandkoming en vormgeving van de decentralisaties en voor de VGS bij het bevorderen van een actieve deelname en standaardisatie om te voorkomen dat het wiel verschillende keren wordt uitgevonden. Daarnaast is in de commissie herhaaldelijk gesproken over het behandeltraject van het bestuursakkoord. In oktober heeft Jos van der Knaap een kritische blik gegeven op het bestuursakkoord bij een bijeenkomst op uitnodiging van BZK. In de tweede helft van het jaar is opnieuw gesproken met BZK over het bestuursakkoord. Daarbij werd op de laatste versie een toelichting gegeven en is kritisch doorgesproken op het onderwerp landsdekkendheid dat bij het rijk steeds een stevige rol speelt. Vanuit de commissie is om souplesse gevraagd, een probleem hoeft naar zijn aard niet altijd landsdekkend te zijn. Het gaat om het oplossen van de voorliggende problemen en structuur is daarbij volgend en dienend. Daarbij is vanuit de commissie aandacht gevraagd voor het perspectief van gemeenten naar de toekomst. Een deel van de taken kan zeker voor kleinere gemeenten- alleen op een bovenlokale schaal worden ondergebracht. Wat wordt dan de rol van gemeenten, wat is hun identiteit? Wat wordt de rol van gemeenten tegenover grote clusters die zijn ontstaan in de zorgwereld. Raden krijgen vaak een gevoel van gebrek aan regie en sturing wanneer taken op bovenlokale schaal worden ondergebracht. Ruimte voor couleur locale en ruimte voor eigen creativiteit worden als belangrijke aandachtspunten aan de gesprekspartners van BZK meegegeven. De RUD-vorming is daarbij een beeldbepaler die hier niet positief op inwerkt. Doe het nu anders is het advies van de commissie. Vertrouwen en ruimte voor verschil worden door de commissie belangrijk gevonden. Binnen de commissie lopen de opvattingen over de BZK-visie op bestuur en bestuurlijke inrichting van oktober 2011 uiteen. Enerzijds wordt het een prima verhaal gevonden. Het is anders dan de verhalen over Denemarken omdat hierin gemeenten ook als bestuurders van een gemeenschap worden gezien. Donner sluit daarop aan met ruimte voor differentiatie en maatwerk. 11

12 Aan de andere kant zijn er gewoon te kleine gemeenten. De ROB gaat daar in de reactie meer op in. Donner laat te veel ruimte voor gemeenten die de taken niet goed aan kunnen. Om dan toch de taak aan te kunnen word je afhankelijk van hulpstructuren met als gevolg een land bedekt met hulpstructuren. Opgemerkt is dat het verband tussen de schaal van gemeenten en het niet aan kunnen van de taak niet automatisch verbonden zijn. Wanneer je het vanuit de burger benadert maakt het niet zoveel uit waar het werk gebeurt als het maar goed gedaan wordt. De insteek van de VGS moet er een worden vanuit het management van de gemeentelijke organisatie en gaan om een integrale benadering en niet om het van boven af opleggen van samenwerking en vormgeving waardoor creativiteit verloren gaat. De secretaris is daarbij eindverantwoordelijk manager voor wat het gemeentelijk systeem oplevert. Die bedrijfsmatige blik is een andere dan die van bestuurders. Zij besturen de samenleving De dienstbare overheid In de meeste vergaderingen van de commissie is gesproken over de vorming van Regionale Uitvoeringsdiensten. Dit proces is vanaf het begin vanuit de commissie zeer kritisch gevolgd, echter de veranderbaarheid van het traject bleek beperkt, waardoor de commissie de energie op andere zaken heeft gericht. Een aantal zaken in dit dossier bleef onduidelijk, zoals de bezuiniging van 100 miljoen op dit dossier die later in de uitkering van gemeenten is ondergebracht met een vage koppeling naar risico s bij de sociale werkvoorziening. Vanuit BMC is een audit aan de commissie gepresenteerd en in de gemeenten van enkele leden is deze uitgeprobeerd. Van de uitkomsten van deze pilots heeft de commissie later met belangstelling kennis genomen. Vanuit de commissie is initiatief genomen om via de VGS aan VNG/KING te vragen om een vervolgactie met een vorm van certificering voor bureaus die dergelijke audits kunnen uitvoeren. De leden Dekker en Bezemer volgden het dossier ondermeer door participatie in de VNGklankbordgroep. Voor de rol van de VNG bij dit onderwerp is tot nu toe niet veel waardering binnen de commissie De gemeenten en veiligheid De VGS heeft sinds 2009 de betrokkenheid bij dit onderwerp gereguleerd via de managementraad gemeenten: de gesprekspartner voor het landelijke Veiligheidsberaad. Naast Jos van der Knaap (voorzitter namens de VGS) en Irma Woestenberg zit hier ook Klaas Dekker in (voorzitter landelijk overleg coördinerend gemeentesecretarissen). Deze positie en de mogelijkheden voor inbreng worden door de commissie positief gewaardeerd en er kan echt een bijdrage worden geleverd die er toe doet. Irma Woestenberg zit als adviseur in het DB van het Veiligheidsberaad en heeft ook zitting in de commissie Bestuur en Veiligheid van de VNG. Vanuit de Managementraad is een boekje geschreven over Greep op de (veiligheids)regio. De commissie neemt hier met waardering kennis van. Het boekje geeft antwoord op de vraag hoe je ambtelijk greep kunt houden op dit onderwerp waarbij de gemeentesecretaris een belangrijke rol heeft. De commissie BO hecht eraan dat gemeenten in het geheel van het veiligheidsbeleid en in de inbreng naar het veiligheidsbureau een duidelijke plek krijgen. Vanuit de VGS is actief deelgenomen aan een congres over de relatie tussen politie en gemeente. Het onderwerp veiligheid is eveneens aan de orde geweest bij een gesprek met het ministerie van Veiligheid en Justitie. Ook in dat gesprek is aandacht gegeven aan de nieuwe structuur van dat ministerie. De eenheid veiligheid en bestuur heeft een brede coördinerende rol. Gemeentelijk moet er een veiligheidsplan komen en wordt de rol van de burgemeester versterkt, zo werd verteld vanuit het ministerie. De commissie heeft aandacht gevraagd voor de rol van de burgemeester en voor de mogelijkheden van tegenspel vanuit de gemeenten op de brede en gecoördineerde aanpak vanuit de verschillende ministeries. Vanuit het ministerie werd openheid geboden om de rol van de gemeenten bij de verdere uitwerking te versterken. Het gaat vaak om de insteek van personen en bv. bij het OM wordt dat niet altijd als positief herkend. Daarnaast is gesproken over de overlapgebieden die lijken te ontstaan tussen politie en gemeentelijke taken bij stadswachten en boa s en de relatie tot het OM. De komst van het Integraal Veiligheidsplan zal vanuit gemeenten tot een instrument moeten worden 12

13 dat er toe doet. De commissie heeft aandacht gevraagd voor de rol van de burgemeester en de raad bij de totstandkoming en bepaling van de inhoud van wat er door de verschillende actoren op veiligheidsgebied wordt opgepakt. Daarnaast spelen schaalverschillen tussen gemeenten een rol. Leden van de commissie zijn, naar aanleiding van de invoering van de nieuwe politiewet, actief betrokken bij de discussies over de rol van de gemeenten bij (sociale) veiligheid. Naarmate het onderwerp veiligheid een meer integraal karakter krijgt, moet betrokkenheid van meer partijen dan alleen het aspect openbare orde worden georganiseerd. Ook is er veel behoefte aan regionale samenwerking tussen de gemeenten onderling en tussen de gemeente, de politie en het OM. In dit kader zijn diverse conferenties georganiseerd waar leden van bestuur en commissie VNG actief hebben opgetreden. De VGS is ook uitgenodigd om deel te nemen aan het actieprogramma lokale aansturing politie. Een van de commissieleden neemt deel aan dit platform, waarin verder het ministerie van VenJ, de VNG, burgemeesters, het OM en de politietop actief zijn. 2.2 Dienstverlening en Bedrijfsvoering Algemeen De strategie van de commissie Dienstverlening en Bedrijfsvoering is om verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit van het openbaar bestuur. Die verantwoordelijkheid nemen we door veel en vroegtijdig deel te nemen aan overleg. In de beleidssfeer is door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) het consulterend overleg opgezet met het oog op de uitvoering van het Nationaal Uitvoeringsprogramma E-overheid (NUP); daarnaast is de VGS via Jan Fraanje (Boxtel) vertegenwoordigd in de subcommissie Gemeentelijk Dienstverlening en Informatiebeleid (GDI). In de ontwikkelende en uitvoerende fase is het Kwaliteitsinstituut Nederlandse gemeenten (KING) actief: de VGS levert de voorzitter van de raad van toezicht en is nauw betrokken bij de Gebruikersraad en het adviescollege Benchmarking. In het verlengde van de VNG ontwikkelt KING zich steeds meer als brandpunt van ontwikkeling en uitvoering: vakorganisaties ontmoeten elkaar rondom KING. De volgende stap is, dat de vakorganisaties niet alleen het KING-werkplan becommentariëren, maar dat zij daadwerkelijk verantwoording nemen voor een deel van het programma. Op die manier werken VNG, KING, vakorganisaties en gemeenten samen aan kwaliteit op het terrein van gemeentelijke dienstverlening en informatiebeleid. De commissie Dienstverlening en Bedrijfsvoering is in 2011 drie maal bij elkaar gekomen Eén overheid. De vaststelling van de overheidsbrede visie op dienstverlening vormt de basis voor de samenwerking met andere overheden en de Manifestpartijen (belastingdienst, UWV, Kadaster en andere grote uitvoeringsinstellingen). De visie heeft als uitgangspunten: 1. De vraag staat centraal; 2. Snel en zeker; 3. Eén overheid; 4. Eenmalige uitvraag van gegevens; 5. Transparant en aanspreekbaar; 6. Efficiënt werken. In de programmaraad E-overheid voor burgers heeft de VGS zitting via Anne de Baat (Rijswijk) en Jan Fraanje (Boxtel): het is de plek waar gesproken wordt over de opzet van de front-office voor die ene overheid. In het voorjaar hebben we gezocht naar mogelijkheden om het Antwoord-concept overeind te houden, maar we zijn daar vooralsnog niet in geslaagd. We zijn momenteel op zoek naar nieuwe wegen om samenhang aan te brengen in het aanbod van overheidsinformatie en willen daarbij een link leggen tussen de verworvenheden van Antwoord en de schier onbegrensde mogelijkheden van de nieuwe media Het Nationaal Uitvoeringsprogramma E-overheid (NUP). De basis op orde in 2015, is één van de belangrijkste prioriteiten van de VNG, zoals weergegeven in de toekomstvisie dienstverlening draait om mensen. In 2011 heeft de uitvoering van het nationaal Uitvoeringsprogramma E-overheid een belangrijke impuls gekregen in de vorm van een nieuwe operatie NUP. De basis daarvoor is gelegd in het voorjaar van 2011; VNG en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hebben afgesproken, dat via een zogenaamde kasschuif gemeenten in staat worden gesteld om investeringen in het NUP naar voren te halen. Een specifiek deel komt in de jaren beschikbaar voor de gemeenten: gemeenten kunnen dat 13

14 naar eigen inzicht besteden. Daarnaast komt het deel voor generieke ondersteuning ter beschikking van het KING. Direct na de vakantie is de operatie NUP (onup) echt van start gegaan. De VGS is in het gehele traject nauw betrokken geweest bij de planontwikkeling en heeft nu met Carel Brugman (Haarlemmermeer) een vertegenwoordiger in de stuurgroep informatiebeleid en dienstverlening Om te voorkomen dat we als gemeenten achter de feiten aanlopen, heeft de VNG het initiatief genomen om een eigen agenda te maken voor gemeentelijk informatiebeleid. In de agenda komen onderwerpen aan de orde als de basis op orde, zaakgericht werken, slim samenwerken, innovatie et cetera. Na voorbereidingen in de kerngroep is 2015 tijdens het VNG-congres in Ulft aangenomen als spoorboekje voor VNG en gemeenten in de komende jaren Nederland Open in Verbinding (NOiV) programma De Basisgemeente. We hebben meegedraaid in het NOiV, dat erop gericht is te werken met open standaarden. Dit moet het gemakkelijker maken om allerlei systemen met elkaar te koppelen. Begin 2010 is daartoe een manifest ondertekend met leveranciers. In 2011 is het NOiV opgeheven en overgedragen aan KING. KING gaat ons nu voor op weg naar open standaarden. Veelbelovend is in dat verband de start van het programma de Basisgemeente. Dit programma is er op gericht naast de technische schil, ook een schil van standaardwerkprocessen te maken. Als leveranciers deze standaard als basis nemen, wordt invoering bij gemeenten veel eenvoudiger. Zoals de VNG modelverordeningen maakt zou KING per werkveld een ICT-standaard moeten ontwikkelen, om te beginnen voor de drie grote decentralisaties. Daardoor wordt invoering van allerlei nieuwe wetgeving, alsmede samenwerking tussen gemeenten een stuk eenvoudiger. Het zou goed zijn als KING zich zou ontwikkelen zoals Rabo Nederland, dat indertijd ontstaan is uit een initiatief van directeuren van lokale, autonome banken: in een ragfijn samenspel tussen het collectief en de samenwerkende of individuele gemeenten wordt dan een slim aanbod ontwikkeld Benchmarking: de motor van kwaliteitsverbetering. Het hart van de benchmarking van gemeenten wordt gevormd door waarstaatjegemeente.nl. KING heeft dat voortvarend opgepakt; de website is aanmerkelijk verbeterd en de keurmerken zijn verleend, waardoor de markt gestructureerd wordt. Het denkwerk wordt gedaan door het adviescollege Benchmarking waarin diverse collega s zitting hebben: Berend van der Ploeg (Nijmegen), Jan Kerkhof (Nunspeet), Marie-José Smulders (Purmerend) en Jan Fraanje (Boxtel). Door kijken, verbazen, vergelijken en verbeteren, vormt waarstaatjegemeente.nl een goede basis voor verbetering van de kwaliteit van het lokaal bestuur. Er is een toenemende trend om allerlei monitorachtige instrumenten samen te brengen rondom waarstaatjegemeente.nl. Het zou goed zijn als gemeenten hun eigen E-dossier zouden kunnen bijhouden bij KING. KING zou direct inzicht hebben in de stand van zaken en zou op bezoek kunnen gaan bij gemeenten om hen desgewenst te adviseren. Als gemeenten zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun kwaliteit, kunnen de inspecteurs en toezichthouders van het Rijk thuis blijven. Dat scheelt weer. Twee nieuwe ontwikkelingen op het terrein van benchmarking mogen niet onvermeld blijven. Met het ministerie en de VNG worden pogingen ondernomen om het verticaal toezicht terug te dringen, onder andere door revitalisering van het generiek toezicht. Het is de kunst om het aantal indicatoren te beperken en deze zo veel mogelijk als standaard op te nemen in waarstaatjegemeente.nl. Daarnaast hebben we samen met ICTU en KING een samenwerkingsovereenkomst getekend, die gericht is op het tot stand brengen van een bedrijfsvoeringsmonitor Vensters op bedrijfsvoering. Bij dit project is een aantal directieleden betrokken en wel Fridse Mobach (Enschede) en Simon Franssen (Oss). De verwachting is dat het Venster op bedrijfsvoering eind 2012 opgeleverd kan worden Intergemeentelijke samenwerking steeds belangrijker. Intergemeentelijke samenwerking wordt steeds belangrijker: veel collega s zijn bezig met vormgeving van operationele samenwerking met buurgemeenten, centrumgemeenten en soms ook andere overheden (Waterschappen) of zijn ambtelijke diensten aan het integreren. Daarnaast maken de drie grote decentralisaties samenwerking noodzakelijk. We kunnen als VGS best nog wat actiever worden op dit terrein, zodat we niet allemaal het wiel hoeven uit te vinden. En natuurlijk doen we al het nodige. Zo heeft Carlo Post (Binnenmaas) een prachtige workshop gehouden rondom intergemeentelijke samenwerking en het overbruggen van tegenstellingen. Dit aan de hand van de film Invictus over het leven van Nelson Mandela. Beeld en film kunnen zeer behulpzaam zijn bij het doorvoeren van organisatieverandering. Mede naar aanleiding van die 14

15 workshop is een werkgroep geformeerd met Marcel van Wissen (afdelingshoofd Ridderkerk), Noud Bekx (Bernheze), Wout Barentsen (KING) en Aik van Eemeren onder leiding van Miriam Oosterwijk (toen Rhenen) Aanpak van de controletoren: spannend traject met Deloitte. Vermindering van de verantwoordingslast ( je gaat er over of niet ) blijft waarschijnlijk een belangrijk thema in het streven naar een kleinere, compactere (en betere) overheid. In het afgelopen jaar hebben we met één van onze sponsors Deloitte een presentatie voorbereid ten aanzien van de afbouw van de controletoren. Daaruit blijkt, dat de meeste instrumenten hun nut hebben en dat er vooral op aankomt om de planning- en controlecyclus handig in elkaar te steken. In 2012 gaan we op zoek naar die goede voorbeelden en zullen deze verspreiden. Om te komen tot daadwerkelijke afbouw van de verantwoordingsbureaucratie zullen we andere wegen moeten bewandelen Doorbraak in dienstverlening In 2011 is een aantal sleutelfiguren op het terrein van gemeentelijke dienstverlening bijeen gekomen onder leiding van de burgemeester van Almere, Annemarie Jorritsma, en voormalig collega Erik Gerritsen (Amsterdam). Samen met managers en bestuurders van andere overheden, zoeken we naar doorbraken op het terrein van dienstverlening. Systeemwijzigingen zijn daarbij bespreekbaar. Er zijn serieuze aanzetten tot verbetering op de terreinen van parkeren en de WOZ Overige ontwikkelingen. In het voorjaar is het WRR-rapport over de ioverheid verschenen. In het rapport wordt aangegeven, dat een belangrijk deel van de informatie Overheid zich onder de radar ontwikkelt. Er wordt een lans gebroken voor de oprichting van een iautoriteit die toezicht gaat houden op de ioverheid en knopen doorhakt indien burgers bij verschillende instanties verschillend geregistreerd staan. BZK heeft vooralsnog kennisgenomen van het rapport en voelt niet voor het oprichten van een nieuw instituut. Wel geeft BZK aan iets te willen doen aan de gesignaleerde problematiek. Daarnaast is de overheid in het najaar opgeschrikt door de Diginotar-affaire, gevolgd door de actie Lektober. De beveiliging van gemeentelijke (en andere) informatie bleek niet optimaal. VNG en KING zijn op een prima manier in de bres gesprongen en hebben veel gemeenten geholpen. Op basis van de analyses die toen gemaakt zijn, wordt nu druk gestudeerd op oplossingsrichtingen. Duidelijk is dat we van dit probleem nog niet af zijn. De voorgaande tien punten vormen slechts een greep uit het vele werk, dat door de leden van de commissie Dienstverlening en Bedrijfsvoering verricht is. Er gebeurt veel. Er blijft nog veel te doen. En het vraagt een lange adem. Het is ook leuk om te doen. Samenwerking met collega s van gemeenten en andere overheden verruimt de blik. Wie de schouders er onder wil zetten is van harte welkom in de netwerkcommissie en kan zich aanmelden bij Jan Fraanje. Wat is het perspectief van al dit werk? Het is erop gericht om alles wat op het gemeentelijke bord gelegd wordt, beheersbaar en nuttig te maken. Zeker in tijden van financiële krapte is het van belang dat we samenwerken en efficiënt werken. Daarom steunen we ook initiatieven die gericht zijn op individuele gemeenten en samenwerkingsverbanden. Die ondersteuning kan verlopen via KING, waarover de leden van de VNG zich tijdens het congres van juni 2012 zullen uitspreken. Dit om te voorkomen dat we 415 maal het wiel uitvinden. Ook de decentralisatie-operaties wijzen in de richting van versterking van de intergemeentelijke samenwerking. Het is daarbij de kunst om gebruik te maken van de kracht van het lokaal bestuur. 2.3 Goed werkgeverschap Platform Goed Werkgeverschap In 2007 is een begin gemaakt met dit nieuwe programma. Doel van het programma is: Versterken competenties gemeentesecretaris als goed werkgever ; Uitbouw profiel van de gemeentesecretaris als eerstverantwoordelijke voor goed werkgever-schap van de gemeentelijke organisatie; Stimuleren en richting geven aan strategische initiatieven op het gebied van goed werkgeverschap en via het College van Arbeidszaken (arbeidsvoorwaarden), A+O fonds (HRM) en derden; Stimuleren van samenwerking en uitwisseling tussen gemeenten op het gebied van goed werkgeverschap. 15

16 Er is een platform ingesteld van gemeentesecretarissen die zich betrokken voelen bij het programma en daar initiatieven in willen ondernemen. Het platform wordt ondersteund vanuit het secretariaat van het College van Arbeidszaken College van Arbeidszaken De VGS wordt op het terrein van Goed werkgeverschap door derden steeds beter en steeds meer gevonden en gewaardeerd. In het College voor Arbeidszaken belangrijkste orgaan voor de gemeentelijke arbeidsvoorwaarden- is het aantal gemeentesecretarissen inmiddels uitgebreid van 1 naar 4. Als adviseur, en nog niet als volwaardig lid- maar dat is een voor de hand liggende volgende stap. In het CvA is meegedacht over een visie op gemeentelijk werkgeverschap. Verder is gesproken over de CAO van de toekomst. De discussie over de noodzakelijke vernieuwing van de arbeidsvoorwaarden voor de gemeentelijke organisatie ligt momenteel stil door de moeizame CAOonderhandelingen. We zijn daar niet gelukkig mee. De sector loopt op deze manier achterstand op. Anderzijds biedt deze impasse ruimte voor lokale initiatieven waar wel veel dynamiek in zit: als er niets geregeld is kan er ook heel veel. De huidige CAO (CAR-UWO) werkt blokkerend voor gemeenten van de toekomst. De huidige CAO gaat er van uit dat iedereen gelijk is, leidinggevenden slecht en medewerkers kwetsbaar. Dat klopt niet en moet anders. Voor de CAO van de toekomst hebben wij de volgende punten ingebracht: 1. Centraal organiseren en lokaal/individueel maatwerk De huidige CAO s gaat uit van 2 niveaus: centrale afspraken op hoofdlijnen en lokale uitwerking in overleg met bonden in het Georganiseerd Overleg. De VGS wil geen overleg meer met lokale bonden over nadere uitwerking van CAOafspraken. De CAO moet centraal op hoofdlijnen worden afgesproken en lokaal vrijheid bieden voor individueel maatwerk. Er is geen ruimte meer voor lokale onderhandelingen over arbeidsvoorwaarden. 2. CAO biedt geen rechten, maar mogelijkheden De huidige CAO is vormgegeven in rechten en plichten van werkgever en medewerker. Dat gaat uit van wederzijds wantrouwen. De ideale CAO biedt (keuze)mogelijkheden. Dat betekent dus ook dat voor de ene medewerker andere zaken kunnen gelden dan voor een andere medewerker. Al naar gelang passend bij de individuele situatie en capaciteiten. CAO moet stimulerend werken en niet beperkend. 3. Biedt flexibiliteit in arbeidscontracten Huidige medewerkers hebben een eenzijdige aanstelling. Dit past niet bij de soort medewerker die de gemeente wil aantrekken: ambitieuze, flexibele medewerkers. Binnen de sector moeten verschillende contracten mogelijk zijn die aansluiten bij de wensen van medewerkers: vaste en tijdelijke contracten (met BW-rechten), flexcontracten, inhuur van zelfstandigen. Er zou binnen de organisatie geen onderscheid moeten zijn in zekerheden en onzekerheden voor deze groepen. 4. Geen afspraken voor onbepaalde tijd De gemeentelijke CAO staat bol van de verworven rechten. En de gemeentelijke praktijk leidt vaak tot precedentwerking. Dit maakt leidinggevenden terughoudend en inflexibel in het belonen van goede prestaties. Maak mogelijk dat afspraken voor een bepaalde tijd worden gemaakt. 5. Maak ongelijke behandeling mogelijk Niet iedere medewerker is gelijk. Of presteert in dezelfde mate. Het is dan ook raar dat de CAO wel uitgaat van gelijke rechten. Maak onderscheid mogelijk zonder dat het leidt tot precedentwerking 6. Stimuleer eigen verantwoordelijkheid. De huidige CAO gaat uit van wantrouwen. Ga uit van eigen verantwoordelijkheid. Daarbij past gezond vertrouwen en flexibiliteit. Zet de individuele medewerker centraal. Maar heb hierbij ook de durf om onderscheid te maken tussen medewerkers. Maak hierbij meer en minder werken mogelijk en stimuleer dat. 7. Eén CAO voor de overheid De verschillende overheidscao s lijken veel op elkaar. Het onderhandelen op diverse tafels is tijdsintensief en geeft de bonden de gelegenheid om sectoren tegen elkaar uit te spelen. Eén CAO op hoofdlijnen met mogelijkheden voor individueel maatwerk zou hiervoor een oplossing zijn. Maar waak voor politieke bemoeienis met de CAO. 8. Schaf secundaire voorwaarden af, biedt een eigen rugzak. De huidige CAO kent veel verschillende secundaire voorwaarden. Medewerkers willen graag zelf de keuze maken voor een arbeidsvoorwaardenpakket. Geef een potje per individuele medewerker. En wijs op eigen verantwoordelijkheden hierbij! 16

17 #gowege Aan het stimuleren van samenwerking en uitwisseling tussen gemeenten op het gebied van Goed werkgeverschap geven we uitvoering via het #gowege-project. Dertien koplopergemeenten zijn een jaar lang bezig met thema's die raken aan de vernieuwing van arbeidsrelaties en organisatie. Zoals leiderschap, resultaatsturing, het nieuwe werken, zpp, maar ook cloudcomputing. Er is in hoge mate sprake van zelfsturing: thema s zijn door de deelnemers zelf aangedragen, zij zijn ook bij toerbeurt gastheer. In dit project participeren niet alleen de gemeentesecretarissen maar ook hun hoofden bedrijfsvoering e.a. Daarmee is de VGS ook zichtbaar en actief in ontwikkeling van netwerken op andere niveaus. Het initiatief levert veel energie, inspiratie en dynamiek op. De uitdaging is om dat ook te verbreden naar niet-gowege deelnemers. 'All good things come to an end' en dat geldt uiteindelijk ook voor dit project. Het is niet nodig vooruit te lopen op de evaluatie in september 2012, maar ongetwijfeld levert dit initiatief bruikbare input voor een meer vernieuwende werkvorm van de VGS Overig Er is in 2011 weer een Peer-to-peer-groep gestart. In dit project krijgen medewerkers van gemeenten de mogelijkheid om hun competenties aan te scherpen door opdrachten te doen in andere sectoren, soms ook het bedrijfsleven. Via een intensief traject worden zij voorbereid voor die opdrachten. De VGS wordt op het thema Goed werkgeverschap door derden gewaardeerd als partner. VGS participeert op dit moment in het programma 'Beter werken in het openbaar bestuur' (zie De minister van BZK is opdrachtgever; het project is gericht op het openbaar bestuur in de diverse overheidssectoren en moet leiden tot oplossingen voor 1. oplossen acute problematiek en bevordering arbeidsmobiliteit; 2. voorkomen toekomstige tekorten en flexibiliseren arbeidsinzet; 3. verhoging arbeidsproductiviteit en meer ruimte voor de professional. Frans Mencke (Hoorn) is lid van de Programmaraad; Jan Fraanje is lid van de klankbordgroep. Het CVA heeft eind 2011 aangegeven het platform niet meer te kunnen ondersteunen. Dat is aanleiding om de overstap te maken naar een digitaal platform: een netwerk van collega's die actief meedenken en doen op het gebied van goed werkgeverschap, Het Nieuwe Werken etc. 2.4 Persoonlijke Ontwikkeling / Vorming en Training Algemeen In 2011 is vergaderd op 20 januari, 24 maart, 30 juni, 22 september en 1 december Taak van de commissie In 2010 richtten de activiteiten van de commissie zich op het ondersteunen van algemeen directeuren/gemeentesecretarissen die investeren in hun persoonlijke ontwikkeling als effectief leider van een gemeentelijke overheidsorganisatie. Dit op basis van de visie van de VGS en zoals in het werkplan 2011 van de commissie beschreven. Innovatie en aansluiting bij actuele maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen staat hierbij voorop. Daarnaast zijn activiteiten georganiseerd gericht op potentiële van algemeen directeuren/ gemeentesecretarissen zowel van autochtone (m.n. vrouwen) als allochtone afkomst Leergang Lokaal Leiderschap (Sioo) De achtste leergang (14 deelnemers) is in juni 2011 met een positieve evaluatie afgerond. Bij de afronding waren enkele commissieleden als assessor aanwezig. Diverse werkstukken, presentaties en gesprekken waren waardevol. De in de leergang opgenomen wisselwerking tussen organisatieontwikkeling en persoonlijke ontwikkeling en de vertaling daarvan in een plan wordt door de deelnemers hoog gewaardeerd. De start van een nieuwe groep is doorgeschoven naar medio Een aantal aangemelde deelnemers volgt een door het Sioo begeleid intervisietraject als overbrugging naar de start van de leergang. Daarnaast heeft de programmaraad, die toezicht houdt op de kwaliteit van de leergang, enkele voortgangsbesprekingen gevoerd. De programmaraad bestaat uit vertegenwoordigers van de commissie en het Sioo. Tijdens het jaarcongres in Hengelo is door de deelnemers aan de leergang een workshop verzorgd. Omdat steeds meer adjunct-/loco-secretarissen interesse toonden in deze leergang is in overleg met het Sioo een nieuwe traject voor deze doelgroep ontwikkeld. Het programma is grotendeels gebaseerd op dat van de Leergang Lokaal Leiderschap. 17

18 Persoonlijke ontwikkeling (certificering en kwaliteitsontwikkeling) Een van de onderdelen van dit project is de ontwikkelscan voor gemeentesecretarissen. De ontwikkelscan is een vast onderdeel in de Leergang Lokaal Leiderschap. Ook dit jaar zijn weer enkele aanpassingen aan de scan gerealiseerd. Uit een uitgevoerde evaluatie bleek dat zowel het aantal competenties als de uitwerking met enkele kleine aanpassingen weer voldoende actueel was. Met enkele aanbieders is overleg over de actualisering van het ontwikkelingsaanbod voor onze doelgroep Strategische verkenning van onderwijsnetwerken Dit heeft dit jaar duidelijke vorm gekregen doordat samenwerkingsafspraken gemaakt zijn met de HAN (Hogeschool Arnhem-Nijmegen) en het USBO (Utrechtse School voor Bestuur- en Organisatiewetenschappen). Daarbij gaat het zowel om betrokkenheid bij de opzet en uitvoering van specifieke lesprogramma s, de inzet van gemeentesecretarissen als gastdocenten, de inzet van stagiaires en de uitvoering van onderzoeken bij gemeenten. De HAN is gestart met een gemeentevariant van de Masteropleiding '''Management and Innovatie in maatschappelijke organisaties''. In de Achterhoek is samen met lectoren van de HAN en de Universiteit van Twente Krimp als kans opgepakt. Bij dit project is ook het A+O Fonds betrokken in verband met activiteiten gericht op de instroom van nieuwe medewerkers Potentials (project Leiderschap en Talent in de gemeentelijke top/diversiteit) Het in 2009 opgestelde projectplan is dit jaar met volle kracht uitgevoerd. Zoals bekend is het doel van dit project het aantal vrouwen en allochtonen onder gemeentesecretarissen te vergroten. Het project wordt gesubsidieerd door BZK. De eerste groep deelnemers heeft medio 2011 de door het Sioo i.s.m. Publiek Domein verzorgde leergang Diversiteit aan de Top afgerond. De tweede leergang is zowel gestart als afgesloten in het verslagjaar. Bij beide groepen viel op dat er meer deelnemers van allochtone afkomst waren verwacht en dat de groepen voor het grootste deel bestonden uit vrouwelijke kandidaten. De kandidaten hebben vol enthousiasme de leergangen gevolgd en inmiddels zijn de eerste kandidaten ook daadwerkelijk gestart als gemeentesecretaris. Het aantal vrouwelijke gemeentesecretarissen is inmiddels gestegen van 17% (aan het begin van het project) tot circa 22% bij afsluiting van het project. Het opgezette ambassadeursnetwerk is behulpzaam bij het onder de aandacht brengen van potentiële kandidaten uit de doelgroep van het project bij gemeenten die vacatures in de top hebben. Daarnaast zijn er gemeenten die de kandidaten alsnog ervaringsplaatsen bieden, waardoor zij in de toekomst meer kans hebben op een functie als gemeentesecretaris. In 2011 is een handreiking werving en selectie van de gemeentesecretaris gemaakt en verspreid onder burgemeesters, wethouders en HRM-functionarissen, die ertoe dient om degenen die een rol hebben in het werving- en selectieproces het belang van diversiteit in de organisatie onder de aandacht te brengen Professionalisering. In het kader van de eigen professionalisering brengt de commissie jaarlijks tenminste één werkbezoek aan een organisatie. Op 3 februari heeft het vanwege onverwachte weersomstandigheden eind 2010 geannuleerde werkbezoek aan het USBO (Utrechtse School voor Bestuur- en Organisatiewetenschappen) alsnog plaatsgehad. Op 24 juni hebben commissieleden deelgenomen aan een leerzame bijeenkomst met Simpublic over verschillende mogelijkheden om potentials ervaring te laten opdoen bij gemeenten. Tot slot is op 1 december de gemeente Peel en Maas bezocht om de commissie te informeren over Het Nieuwe Werken bij deze gemeente Overige activiteiten Naast bovenstaande activiteiten is tijd en aandacht besteed aan: Het jaarverslag De uitvoering van het werkplan De voorbereiding van het werkplan Het jaarcongres Het profileren van de commissie op de VGS-site en aanpassingen daarvan. 18

19 2.5 Communicatie De activiteiten op het gebied van communicatie hebben twee hoofddoelen: Het optimaal informeren van de leden Het onder de aandacht brengen bij betrokkenen in het openbaar bestuur van de visie en opinie van de VGS op ontwikkelingen in het lokaal openbaar bestuur Deze zijn ondersteunend aan de doelstelling van de VGS om zich te profileren als een zelfbewuste deskundige partij in het veld van het openbaar bestuur, vanuit de ervaring en kennis van de praktijk van gemeentelijke organisatie en bestuur, en aan de doelstelling om voor haar leden dé onmisbare beroepsorganisatie te zijn. Hiertoe is een aantal middelen ingezet en zijn activiteiten ondernomen, die hieronder kort beschreven zijn. Activiteiten Gemeentesecretaris.nl De website gemeentesecretaris.nl is het visitekaartje van de organisatie richting externe partijen en bedoeld als platform om de visie en mening van de VGS te etaleren, om belangstellenden te informeren over de vereniging én, niet in de laatste plaats, over het vak gemeentesecretaris Gemeentesecretaris 2.0 De besloten site ( is een site voor de leden van de VGS en bedoeld als interne netwerksite. Uitgangspunt voor deze site is de autonome input van de leden. Alle leden kunnen lid worden, hun eigen profiel beheren, en allerlei activiteiten ondernemen op de site. De site biedt een platform om kennis en informatie uit te wisselen, oproepen te doen, groepen te vormen, discussies te voeren en met elkaar in contact te komen. Het is bedoeld als dé ontmoetingsplek voor gemeentesecretarissen. De site is besloten en alleen toegankelijk voor leden van de VGS (ca 90% van de leden is ingeschreven op de site). Ondanks alle inspanningen is er weinig activiteit op de site. Wat wel goed werkt is het doorlinken vanuit de digitale nieuwsbrief. In 2012 wordt meer aandacht besteed aan het gebruik van de nieuwe social media door de VGS Digitale Nieuwsbrief De digitale nieuwsbrief verschijnt 1 à 2 keer per maand, en is hét middel voor actuele berichtgeving, oproepen voor deelname aan activiteiten van de VGS, nieuws uit het bestuur en van de vereniging. Het heeft een sterke relatie met gemeentesecretaris 2.0, en linkt met diverse items door naar deze site, ook om activiteiten op gemeentesecretaris 2.0 te stimuleren VGS in het nieuws In 2011 zijn in de pers de volgende berichten geplaatst: 9 mei VGS wil financieel acceptabel betuursakkoord 29 september Marcel Meijs nieuwe clubaanvoerder VGS 29 september Arjan van Gils waarschuwt: gemeentesecretaris pas op voor vakwethouder 9 oktober grotere kans op vrouwelijke gemeentesecretarissen door handreiking werving en selectie Vakbladen zoals Binnenlands Bestuur, VNG magazine, RePublic, PM en het A+O magazine besteden regelmatig aandacht aan de VGS en aan de positie van de gemeentesecretaris en weten de VGS te vinden. 19

20 2.6 Internationalisering Activiteiten In dit programma kennen we twee aandachtsgebieden: de samenwerking met onze Europese collega's in Udite ( en die met ICMA ( een professionele wereldwijde organisatie met basis in de VS UDiTE UDiTE is een associatie van verenigingen van eindverantwoordelijke professionals in het lokaal bestuur in Europa. Doel is uitwisseling van kennis en ervaring en afstemming op het vakgebied. De VGS is vertegenwoordigd in het algemeen bestuur door Jan-Paul Woudstra (Pijnacker-Nootdorp). Het actieplan 2011 van het nieuwe UDiTE bestuur onder leiding van de Fransman Didier Duraffourg borduurt grotendeels voort op de lijn die al door het vorige bestuur was ingezet. Bovenaan de agenda stond het voornemen om meer Oosteuropese landen te interesseren voor het werk van UDiTE. Sinds 2011 werkt UDiTE met vaste contactpersonen voor de verschillende Oosteuropese landen. Noemenswaardig is dat UDiTE heeft deelgenomen aan een congres van Roemeense gemeentesecretarissen. Er heeft een zinvolle uitwisseling van werkervaring plaatsgevonden tussen vertegenwoordigers van UDiTE en Roemeense gemeentesecretarissen. Wouter Slob (Harlingen) vertegenwoordigde onze vereniging op dit congres. In het verlengde hiervan heeft Jan-Paul Woudstra deelgenomen aan een congres in Skopje in Macedonië en daar gesproken over aansturing van gemeentelijke organisaties in Nederland. Ook hier vallen de grote verschillen met onze eigen praktijk op. Nadat eerder Tjechië, Slowakije en Letland zich hadden aangesloten, zijn in 2011 ook Roemenië, Hongarije en Bulgarije aspirant lid geworden van UDiTE. Wat verder opvalt is dat UDiTE steeds beter de aansluiting weet te vinden bij activiteiten van de Europese Unie, met name op het gebied van uitwisselen van kennis en informatie. Op 17 juni 2011 hebben de UDiTE -leden deelgenomen aan een seminar over het programma Europa Verschillende hoge EU ambtenaren hebben uitleg geven over het beleid van de Europese Commissie en de mogelijke gevolgen voor het lokale bestuur, ofschoon dit laatste enigszins onderbelicht bleef. Op korte termijn is de focus van de Europese commissie gericht op aanpak van de financiële en economische crisis. Op lange termijn staan klimaatverandering, schaarste van bronnen, vergrijzing en toenemende competitie van voormalige ontwikkelingslanden op de agenda. Daarnaast heeft UDiTE deel genomen aan een workshop over public private partnership tijdens de open dagen van de 9 e Europese week van de regio s in Brussel. Aan de hand van een presentatie van het Barcelona Light Rail project vond een discussie plaats over zowel voordelen als risico s van public private partnership. In 2010 heeft UDiTE meegewerkt aan wetenschappelijk onderzoek naar de positie van gemeentesecretarissen in Europa. Omdat vooral Westeuropese landen hadden meegewerkt aan het onderzoek, is de looptijd met een jaar verlengd om ook Oosteuropese landen de gelegenheid te geven mee te doen aan het onderzoek. In 2012 zullen de resultaten bekend worden gemaakt. Met het vertrek (2010) van Byron Davies als voorzitter van UDiTE zijn ook enkele belangrijke sponsors van UDiTE weggevallen. Inmiddels is het dagelijks bestuur er in geslaagd enkele nieuwe sponsors aan te trekken, waaronder Veoliah en Mash. Niettemin is UDiTE meer dan in de afgelopen jaren afhankelijk van de bijdragen van de aangesloten leden. Het executive committee van UDiTE heeft in 2011 drie keer vergaderd. Het dagelijks bestuur bestaat uit Didier Duraffour (Frankrijk, voorzitter), Ignacio Soto Valle (Spanje, vice voorzitter), Ronnie Federickx (België, penningmeester) en Paulo Jorge (Portugal, secretaris) International City Managers Association ICMA is een vereniging van leden, in totaal zo n 6000, verdeeld over 25 landen, maar vooral uit de VS en Canada. Er zijn circa 20 Nederlandse collega s lid van ICMA. Het ICMA is een kennisinstituut met programma s op het gebied van integriteit, duurzaamheid, prestatiesturing, talentontwikkeling etc. Via nieuwsbrieven, maar ook LinkedIn en Twitter wordt veel informatie verstrekt.afgelopen jaar heeft de ICMA een brede publiekscampagne gestart om de functie van gemeentesectretaris/city-manager duidelijk te maken. OpYoutube staat het bijbehorende filmpje 'Life, well run'. Daarnaast verzorgt ICMA projecten voor de opbouw van lokale democratie in met name Azië (Afghanistan, India, Indonesië, China) voor in totaal $ 25 miljoen. De VGS is via Frans Mencke (Hoorn) vertegenwoordigd in de adviescommissie Internationalisering van de ICMA. 20