Specificaties (S)tads(B)eheer (A)dministraties

Transcriptie

1 Specificaties (S)tads(B)eheer (A)dministraties Kenmerk: IA200601V1JH Stadsbeheer B.V. Druivenstraat KB BREDA Stadsbeheer B.V. Assen, 1 februari 2006

2 Inhoudsopgave 1 Specificaties SBA algemeen De SBA Software Frontoffice Midoffice Backoffice Inrichting van de Kern...10 Stadsbeheer B.V. Kenmerk: SPECS200601V1 blad 2 van 10

3 1 Specificaties SBA 1.1 algemeen Ten aanzien van de Stadsbeheer administratie software, software voor de objectbepalende processen waaronder vergunningverlening en handhaving, wordt inzicht geven in de volgende aspecten: Aspect 1 Vereiste technische infrastructuur (OS, aanvullend vereiste protocollen, etc.) Onderstaand een opsomming van de technische specificaties met betrekking tot de SBA applicatie. Deze configuraties zijn door SBA gecertificeerd. Andere configuraties zijn misschien wel mogelijk, maar dienen eerst te worden getest en te worden gecertificeerd. Database(server) Versie : vanaf Oracle of hoger; Schijfruimte : minimaal 1 Gb; Platform : Unix of Microsoft Windows. Verder wordt aangeraden om m.b.t. de Oracle-installatie de OFA-standaard te hanteren. Applicatieserver Platform : Windows 2000; Windows 2003 Geheugen : 2 Gb (schaalbaar naar 4Gb); Applicaties : Oracle Forms 6i, release 2 (versie ); Webserver : Internet Information Server of Apache. Voor comptabiliteit in de toekomst, wordt TEN ZEERSTE aangeraden om als applicatieserver de Oracle IAS (Internet Application Server), versie a te gebruiken. Netwerk Voor de connectie vanaf de applicatieserver naar de database, wordt NET80 als protocol gehanteerd. Voor de connectie vanaf de cliënt naar de applicatieserver, wordt d.m.v. een java-applet met TCP/IP en Sockets een verbinding gelegd. De configuratie SBA is te verdelen in twee gebieden. Enerzijds betreft dit de programmatuur van SBA. Anderzijds betreft dit databestanden (zoals gegenereerde brieven etc.) Het wordt aangeraden om deze twee gebieden gescheiden te plaatsen op netwerklocaties, waarbij de toegang tot de programmatuur-bestanden van SBA enkel benaderbaar is voor de applicatieserver en waarbij de toegang tot de data-bestanden van SBA toegankelijk is voor de clients. Stadsbeheer B.V. Kenmerk: SPECS200601V1 blad 3 van 10

4 Aspect 2 Installatie- en beheersaspecten (centraal/lokaal, beschikbare of vereiste beheertools etc.) SBA draait volledig in een internetarchitectuur. De initiële installatie (database- en applicatieserver) vinden op de server plaats. Nadat de SBA-software draait kunnen toekomstige upgrades vanaf iedere locatie worden uitgevoerd, als deze voldoende rechten heeft op de (netwerk)locatie waar de sba-programmabestanden zich bevinden en toegang heeft op de database middels Oracle Sql*Plus. Op de client bevinden zich geen applicatie componenten die geïnstalleerd behoeven te worden. Er is slechts een browser met java-applet nodig welke de communicatie tussen server en cliënt verzorgt. Deze java-aplet kan door de gebruiker als plugin gedownload worden op de SBA-opstartpagina. Om gebruik te maken van de koppeling met MS-Office (genereren van brieven en overzichten) is een installatie van deze software op de client wel een vereiste. Installaties kunnen dus zowel centraal (door de afdeling ICT) als lokaal door de functioneel applicatiebeheerder worden uitgevoerd, afhankelijk van de door de gemeente gekozen inrichting tijdens de eerste installatie. Primaire database onderhoud zoals analyseren van tabellen, herindexeren van tabellen, aanmaken van gebruikers kan vanuit de SBA-applicatie gedaan worden, indien dit is ingesteld voor de gebruiker. Aspect 3 Omgeving(en) waarin de applicatie is ontwikkeld SBA is volledig ontwikkeld in de case-tool Oracle Designer 6i. Aspect 4 Onderliggende database (met versie/s) en eventuele alternatieven Database(server) Versie : vanaf Oracle of hoger; Schijfruimte : minimaal 1 Gb; Platform : Alle door Oracle ondersteunde platformen. Verder wordt aangeraden om m.b.t. de Oracle-installatie de OFA-standaard te hanteren. Stadsbeheer B.V. Kenmerk: SPECS200601V1 blad 4 van 10

5 Aspect 5 Gebruik van basisregistraties of andere centraal binnen de organisatie beheerde basis gegevensbestanden binnen de applicatie. SBA is voorzien van een apart communicatiegebied waarin koppelingen met andere applicaties gedefinieerd en ingericht kunnen worden. In dit communicatiegebied kunnen koppelingen op basis van onderstaande technieken gedefinieerd worden: 1. Bestandskoppeling (vaste positie, teken gescheiden en XML) 2. ODBC, middels een zelf ontwikkelde ODBC-gateway. 3. Database-link In dit communicatiegebied kan de inhoud/vorm van aangeleverde gegevens en de inhoud/vorm van de bestemming volledig binnen de software ingericht worden. Voor de koppeling met DDS / BRS bieden wij tevens nog een stekker aan op basis STUF-BG, zodat standaard kan worden ingeplugd op deze applicaties. Koppeling met de WOZ-administratie kunnen op basis van STUF-WOZ middels bovenstaande beschreven drie technieken. Aspect 6 Gebruik (waar van toepassing) van standaard gegevensdefinities en modellen, waarbij met name wordt gekeken naar de grondslagen voor de authentieke registraties. Het ERD; het datamodel is opgezet conform het GFO-BG. Aan dit GFO hebben wij toegevoegd de gegevens gebieden die zijn gedefinieerd in het uitwisselingsformaat WOZ. (Object, persoon, adres en gebruik van het object; recordtype 20, 30, 31 en 60 van het protocol stuf-woz) Verder hebben wij locatie als een aparte entiteit in de database opgenomen. De locatie kan een adres hebben en kan kenmerken zoals coördinaten hebben. Aan elke aanvraag of handhavingsactie is een locatie gekoppeld. Hiermee kunnen wij elke aanvraag of handhavingsactie terug relateren naar de kaart. Aspect 7 Openheid van het datamodel, in de zin van documentatie en toegankelijkheid Wij leveren elke klant een volledig beschreven ERD met alle relaties tussen de verschillende gegevens groepen. Wij leveren een ingebouwde catalog en een ondersteunende tool waarmee u eenvoudig zonder diepe kennis van SQL plus extracties van de database kunt maken. Desgewenst maken wij voor u op maat gemaakte view voor gebruik naar andere omgevingen. Aspect 8 Voor de client ondersteunen wij de volgende configuraties Cliënt Platform Processor Geheugen Browser : Windows 98, Windows 2000, Windows NT of Windows XP; : Intel Pentium III of hoger; : 256 Mb; : Internet Explorer, versie 5.5 of hoger; Netscape, versie 4.7 of hoger; Opera, versie 7.0; Browser Plug-inn : Java Initiator Voor het genereren van brieven en overzichten wordt binnen SBA een koppeling met Microsoft Office gemaakt. Hierbij zijn de volgende versies van Office gecertificeerd: Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP, Microsoft Office 97 of Microsoft Office 95. Stadsbeheer B.V. Kenmerk: SPECS200601V1 blad 5 van 10

6 Aspect 9 Mogelijkheden om ontsluiting (mutatie, raadplegen, publicatie) te realiseren via andere platforms dan de standaard PC-omgeving (via inter/intranet etc) SBA is voorzien van Publicatiesoftware welke XHTML-bestanden generereerd die gepubliceerd kunnen worden op de website. De daadwerkelijke inhoud en lay-out van de xhtml-pagina s is hierbij vrij instelbaar. Daarnaast biedt dit softwarecomponent de mogelijkheid om naast informatie m.b.t. de aanvraag ook links naar bijlagen op te nemen (zoals het digitale aanvraagdocument of een kopie van de vergunning). De gegenereerde bestanden voldoen hierbij aan het Internet publicatiemodel, versie 2.5 zoals deze is opgesteld door het ICTU. De te publiceren informatie kan hiermee geïnterpreteerd worden door een zoekmachine (bijvoorbeeld van ICTU), zodat website-bezoekers ook gericht kunnen naar de gewenste informatie binnen de verzameling van gepubliceerde aanvragen/vergunningen. Onderstaand een voorbeeld van een pagina met link naar de documenten E-Formulieren Voor een aantal processen hebben wij E-formulieren ontwikkeld. Deze gegevens kunnen met behulp van SBA worden geïmporteerd en verwerkt en worden teruggekoppeld naar de website. Stadsbeheer B.V. Kenmerk: SPECS200601V1 blad 6 van 10

7 Koppeling naar Front / Midoffices Als naar gemeentebrede dienstverlening wordt gekeken, volstaat het niet met slechts de SBA processen aan te bieden, immers de klantvraag is breder dan vergunningverlening en handhaving alleen. Met SBA kunt u een vele losse eiland applicaties op het gebied van vergunningverlening en handhaving uit faseren, waardoor het aantal applicaties wordt verminderd. We noemen dit applicatie integratie. Deze applicatie integratie kan voor veel organisaties reeds een aanzienlijke besparing in de beheerlast opleveren. Kijkend naar de gemeentebrede informatiearchitectuur kan SBA worden gepositioneerd als een backoffice systeem. SBA kan haar gegevens aan een gemeentebrede mid-office aanbieden of kan aansluiten op de mid-office zodat de mid-office de benodigde gegevens kan ophalen indien noodzakelijk. Hierbij conformeren wij ons graag aan een gemeentebrede SOA architectuur. SOA betekent Service Oriented Architecture en maakt gebruik van webservices. De achterliggende gedachte is dat vooral gebruik wordt gemaakt van standaard componenten die door middel van webservices aan elkaar worden geknoopt. Iedere component faciliteert haar eigen specifieke taken. Het grote voordeel van SOA-architectuur is dat een reeks van zeer gespecialiseerde applicaties kunnen worden ingezet, welke samen één geheel gaan vormen. Op deze manier wordt gekozen voor een zogenaamde best-of-breed -oplossing, in plaats van het inzetten van een beperkt aantal grotere applicaties met, in de praktijk vaak, minder beschikbare specialistische taken. Het specialiseren van applicaties is echter niet oneindig rekbaar. Er dient altijd een mix te worden gezocht in specifieke taken en herbruik van software componenten en gegevens. Het minimaliseren van in te zetten applicaties is immers gezien vanuit beheerslast en gebruiksvriendelijkheid altijd zeer wenselijk. Tijdens de realisatie van het SBA-pakket zijn bovenstaande onderwerpen (specialisatie en applicatie integratie) altijd in het oog gehouden. Er is daarom bewust gekozen om enkel de processen te ondersteunen welke qua gegevens en taken elkaar in zeer ruime mate doen overlappen. SBA ondersteund daarom wel bepaalde vergunningsprocessen, maar bijvoorbeeld geen gemeentelijke belastingen. Op deze manier is getracht een applicatie te ontwikkelen waarin voldoende body wordt gegeven om ook (overkoepelende) faciliteiten als het genereren van brieven en overzichten, dossiervorming, autorisatie, case-flow, import- en exportgeneratoren, etc. te kunnen aanbieden en toch het specialisme van de afzonderlijke taken kan worden behouden. Stadsbeheer kan webservices realiseren die informatie beschikbaar stelt of verwerkt, zoals deze door de gemeente graag gewenst is. SBA kan hiermee een onderdeel vromen binnen een SOA-architectuur. Stadsbeheer B.V. Kenmerk: SPECS200601V1 blad 7 van 10

8 2 De SBA Software SBA biedt de oplossing voor het terugdringen van de vele losse eilandjes op het gebied van vergunningverlening, handhaving en subsidies. Deze is gekoppeld met uw gemeentelijke basisgegevens, waardoor u altijd over actuele gegevens beschikt. De doorlooptijd van uw processen wordt bewaakt door geïntegreerde workflow-functionaliteit en de communicatie met de burger wordt ondersteund met behulp van een geavanceerde brief- en rapportgenerator en het digitale StadsBeheer informatieloket. Het SBA concept Door het vooraf vastleggen van het gewenste proces en het actief bijhouden van de status van het proces is er altijd helderheid in de status en doorlooptijd van het proces. U kunt dan vroegtijdig ingrijpen in het geval uw processen dreigen uit te lopen. De burger wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van zijn proces op de momenten die u zelf heeft bepaald. Zoals bij de ontvangstbevestiging, het in behandeling nemen en de advisering. Dit kan met behulp van een brief, een mailing of statusinformatie op het Internet. Stadsbeheer B.V. Kenmerk: SPECS200601V1 blad 8 van 10

9 2.1 Frontoffice De frontofficelaag bestaat uit een aantal voorzieningen waarmee u uw klant effectief kunt ondersteunen. Zoals de baliesoftware waarmee u kunt raadplegen op persoon of locatie. Hiermee kan snel inzichtelijk worden gemaakt welke aanvragen door de tijd heen door deze klant of op deze locatie zijn gedaan. Daarnaast bieden wij u de voorziening om digitale aanvragen op uw internetsite aan de burger te bieden. De burger kan zelf de voortgang van zijn aanvraag in zijn persoonlijke internetdossier inzien. Deze aanvragen worden automatisch in uw backoffice-processen ingelezen waarmee u een aanzienlijke efficiencywinst kunt behalen. 2.2 Midoffice De midofficelaag is de kern van het SBA-systeem. Deze kern, op basis van Oracle-technologie, krijgt zijn gegevens van en geeft informatie door aan uw bestaande systemen zoals uw basisregistratie(s), de bevolkingsadministratie, de onroerende zaakadministratie, de financiële administratie, uw horizontale documentmanagementsysteem en uw geografische informatiesysteem. De kerngegevens worden slechts eenmalig vastgelegd en gekoppeld aan uw basisadministraties zodat wijzigingen geautomatiseerd worden doorgevoerd. Hiermee beschikt u altijd over actuele en juiste gegevens. Naast data beschikt de kern ook over midoffice functionaliteit: Workflowmanagement om uw processen te ondersteunen en autorisaties te waarborgen; Import- en export voor realisatie en beheer van koppelingen met uw overige informatiebronnen; Rapportengenerator: een ingebouwde catalogus waarmee u eenvoudig brieven, rapporten en managementinformatie kunt genereren; Digitaal dossier waarmee al uw gegenereerde documenten rondom de SBA-processen digitaal beschikbaar komen en alle relevante digitale documenten zoals s, foto s, kaartmateriaal en losse adviesdocumenten worden ontsloten in één digitaal dossier. U heeft hiermee één digitale informatiebron. Stadsbeheer B.V. Kenmerk: SPECS200601V1 blad 9 van 10

10 2.3 Backoffice De backofficelaag bestaat uit diverse modules waarmee u uw vergunningen- en handhavingsprocessen kunt ondersteunen. Elke module heeft een generieke opzet en een hoge mate van uniformiteit. De modules bestaan uit: De administratie waarin de afzonderlijke aanvraagprocessen worden afgehandeld; De werkvoorraad waarin op basis van uw specifiek ingerichte proces in de workflowfunctionaliteit wordt beheerd en geraadpleegd; Facturatie en betalingsopdrachten waarin leges, waarborgsommen, precario en overige privaatrechtelijke kosten kunnen worden gefactureerd, zowel enkelvoudig als batchmatig. Ook de schermindeling binnen de modules is generiek van opzet. Met een zeer beperkte opleidingsbelasting vindt u uw weg binnen de diverse schermen. Door de eenvoudige gehanteerde schermlay-out kunt u vervanging en continuïteit binnen uw afdeling eenvoudiger organiseren. 2.4 Inrichting van de Kern Voor de SBA-Kern wordt gebruikersrecht gedurende de onderhoudsovereenkomst verstrekt. De kern configuratie wordt ingericht met de koppelingen BRS op basis van STUG-BG. Het financiële informatiesysteem op basis van een bestandskoppeling voor debiteuren, facturen/verplichtingen en betalingen. De bestanden kunnen volgens fixed format, comma separated of XML worden geëxporteerd en worden geïmporteerd. De koppeling met uw documentmanagement systeem bestaat uit het vertrekken van gegevens aan uw documentenmanagement database. U kunt hiermee binnen uw horizontale documentenmanagementsysteem ook de documenten die rondom de SBA vergunningen of handhaving processen worden gegenereerd raadplegen. Deze koppeling vindt plaats op basis van gemeenschappelijke tabellen. Stadsbeheer levert één of meerder tabellen/views. Hierin bevinden zich de sleutelgegevens van de aanvrager, de aanvraag, de aanvraagdetailgegevens zoals de locatie en de documenten. In de SBA software kunt u zelf het pad van de gegenereerde documenten opgeven. Hiermee kunt u uw bestaande documentenstructuur behouden. Voor uw geografisch informatiesysteem hebben wij tabellen beschikbaar waarin de gegevens van de locatie zoals adres en adrescoördinaten worden opgeslagen. Een aanvraag beschikt altijd over een locatie hierdoor kan vanuit de locatie altijd de bijbehorende aanvragen/vergunningen worden getoond en vanuit de aanvraag altijd de bijbehorende locatie. Voor de opslag van adrescoördinaten dient u de een adres coördinaten bestand beschikbaar te stellen, deze kunnen periodiek worden ingelezen. Stadsbeheer B.V. Kenmerk: SPECS200601V1 blad 10 van 10