automatische analyse van pandlijsten met d-basics RAM en d-basics CREDITLINE

Transcriptie

1 & automatische analyse van pandlijsten met d-basics RAM en d-basics CREDITLINE

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Hoe werkt het? d-basics Creditline d-basics RAM De analyses van d-basics RAM (*) Voordelen Voordelen voor de kredietnemer Voordelen voor de bank Condities Techniek d-basics b.v. 2

3 1 Inleiding Bij financiering met debiteuren als onderpand moet met regelmaat de waarde van de debiteurenportefeuille worden vastgesteld (pandlijstanalyse). Omdat deze analyse moeilijk is te automatiseren wordt bij veel banken de waarde van pandlijsten handmatig vastgesteld. Dit proces is niet alleen arbeidsintensief het is door de grote hoeveelheid factoren waarmee rekening moet worden gehouden ook foutgevoelig. En omdat fouten in dit geval doorgaans leiden tot een te hoge financiering loopt de bank een hoger risico op insolventieschade (terwijl de pandlijstanalyse juist wordt gemaakt om dit risico terug te dringen). De hiervoor gesignaleerde problemen kunnen worden verholpen door de pandlijstanalyse te automatiseren. De programma s d-basics Creditline en d-basics RAM bieden hiervoor een integrale oplossing. d-basics b.v. 3

4 2 Hoe werkt het? Het door d-basics ontwikkelde systeem voor de analyse van pandlijsten bestaat uit twee programma s: d-basics Creditline en d-basics RAM D-basics Creditline wordt geïnstalleerd bij de kredietnemer en zorgt voor het verzamelen en versturen van de benodigde informatie. D-basics RAM wordt geïnstalleerd bij de bank en wordt gebruikt voor het ontvangen, analyseren en verwerken van de door de kredietnemer verstuurde informatie. d-basics b.v. 4

5 2.1 d-basics Creditline Het automatisch analyseren van pandlijsten is slechts mogelijk als de informatie die moet worden geanalyseerd (de pandlijsten) digitaal en in een eenduidig bestandsformaat worden aangeleverd. In de praktijk blijkt dit niet te realiseren omdat ieder boekhoudpakket gegevens op een eigen manier exporteert. Dit probleem kan worden opgelost met d-basics Creditline. Een programma dat wordt geïnstalleerd bij de kredietnemer en dat de mogelijkheid biedt met een druk op de knop de benodigde informatie te verzamelen, op te slaan in het juiste bestandsformaat en te versturen naar de bank. 1. Verzamelen informatie De informatie die nodig is voor het maken van een pandlijstanalyse is opgeslagen in de database van het boekhoudpakket. D-basics Creditline kan een koppeling leggen met de database meer dan van 680 verschillende soorten boekhoudpakketten (vrijwel alle in Nederland gebruikte boekhoudpakketten) en via deze koppeling informatie naar haar eigen database kopiëren. Op deze manier verzamelt d-basics Creditline in het geval van verpanding - de volgende informatie: - debiteuren NAW en openstaande posten - crediteuren NAW en openstaande posten - voorraadlijsten (door klant separaat aan te maken) 2. Opslaan informatie Nadat de informatie is gekopieerd wordt deze ongeacht het type boekhoudpakket - automatisch opgeslagen in eenduidige digitale databestanden. 3. Versturen informatie De door d-basics Creditline aangemaakte digitale databestanden kunnen tenslotte met een druk op de knop naar de bank worden verstuurd. Uiteraard worden de gegevens voorafgaand aan het versturen zodanig versleuteld dat ze niet door onbevoegden kunnen worden geraadpleegd. De hierboven beschreven handelingen worden met d-basics Creditline volledig geautomatiseerd. Het versturen van pandlijsten neemt hierdoor nog slechts enkele minuten in beslag. d-basics b.v. 5

6 2.2 d-basics RAM De door de kredietnemer verstuurde databestanden worden door de bank verwerkt met d-basics RAM. Hiervoor biedt het programma in hoofdlijnen de volgende mogelijkheden: 1. Bewaken tijdige aanlevering pandlijsten Per kredietnemer kan worden aangegeven met welke frequentie pandlijsten moeten worden aangeleverd. Bij een te late aanlevering kan d-basics RAM de kredietnemer automatisch via een herinnering sturen. 2. Importeren databestanden De door de kredietnemer opgestuurde databestanden kunnen met een druk op de knop in d-basics RAM worden geïmporteerd en kunnen direct daarna worden geanalyseerd. 3. Vaststellen dekkingswaarde pandlijst De belangrijkste functie van d-basics RAM is het vaststellen van de dekkingswaarden van een pandlijst. Dit gebeurt volledig automatisch en kan zodanig worden ingesteld dat de analyse overeenkomt met de in de kredietovereenkomst vastgelegde waarderingsregels (zie ook hierna). Nadat de dekkingswaarde van de pandlijst is vastgesteld vindt de verdere verwerking op precies dezelfde wijze plaats als bij de handmatige analyse van de pandlijst (de rapportages van RAM zijn hier speciaal op afgestemd zodat de uitkomsten eenvoudig kunnen worden overgenomen in back office systemen van de bank). 4. Maken van risico analyses D-basics RAM biedt meer analyses dan enkel het vaststellen van de dekkingswaarde. Deze zijn gericht op het verschaffen van inzicht in het verloop van een debiteurenportefeuille en het signaleren van risico. 5. Afdrukken pandbrieven Onderdeel van de verpanding is dat de pandlijst bij de Belastingdienst (of een andere instantie) moet worden geregistreerd. Vaak is in een kredietovereenkomst opgenomen dat een medewerker van de bank de (vervolg)pandakte als gevolmachtigde namens de kredietnemer mag tekenen. De pandbrief die voor deze registratie wordt gebruikt kan via d-basics RAM volledig ingevuld worden afgedrukt. d-basics b.v. 6

7 6. Afdrukken relateringsbrieven De uitkomst van een dekkingswaarde analyse wordt vaak via een relateringsbrief naar de kredietnemer gestuurd. Deze brieven kunnen via d-basics RAM automatisch worden afgedrukt. 7. Afdrukken uitwinningsbrieven In het geval dat een debiteurenportefeuille moet worden uitgewonnen moeten de debiteuren via een uitwinningsbrief op de hoogte worden gesteld van het feit dat ze enkel vrijwarend kunnen betalen aan bank. Deze uitwinningsbrieven kunnen via d-basics RAM automatisch worden aangemaakt en afgedrukt (volledig ingevuld en in meerdere talen). 8. Genereren rapporten De met d-basics RAM gemaakte analyses kunnen als rapport worden geexporteerd zodat ze kunnen worden gedeeld met andere medewerkers van de bank. 9. Opslaan analyses Iedere analyse die in d-basics RAM wordt gemaakt wordt opgeslagen. Deze historische informatie kan niet alleen op later tijdstip worden geraadpleegd, het biedt ook een goed zicht op de ontwikkeling van de verschillende onderdelen van debiteurenportefeuille. d-basics b.v. 7

8 3 De analyses van d-basics RAM (*) Bij het vaststellen van de dekkingswaarde worden de door de bank gedefinieerde waarderingsregels automatisch toegepast. Zo wordt bij het vaststellen van de dekkingswaarde / nieuwe kredietfaciliteit met de volgende zaken rekening gehouden: 1. Debiteuren met een negatief saldo 2. Intercompany debiteuren 3. Debiteuren met continuïteitsproblemen 4. Debiteuren met incomplete NAW gegevens 5. Land van herkomst 6. Debiteuren met achterstallige betalingen 7. Overige niet financierbare debiteuren 8. Compensatie (verrekening debiteuren / crediteuren) 9. Concentratie 10. Credit facturen 11. Kredietverzekering 12. Ouderdom van facturen 13. Voorraadfinanciering 14. Aanvullende kredietverruimende faciliteiten (stamkrediet, seizoenskrediet, overige zekerheden) 15. Kredietbeperkende regelingen (kredietlimieten, veilingobligo, bankgarantie, vast voorschot) Analyse afgestemd op kredietnemer De manier waarop deze controles worden toegepast kan per kredietnemer (administratie) worden ingesteld. Hierbij kan worden ingesteld of de controle moet worden toegepast en hoe dit moet gebeuren. Instellingen worden opgeslagen Voor iedere debiteur die door het systeem wordt geanalyseerd hoeft slechts eenmalig te worden aangegeven op wat voor manier deze in de analyse moet worden verwerkt. Bij vervolganalyses moet alleen voor nieuwe debiteuren worden gecontroleerd of ze op de juiste manier worden gewaardeerd. (*) De analyse van d-basics RAM is in samenwerking met banken ontwikkeld. Het systeem is een aantal jaar operationeel en inmiddels worden met het systeem maandelijks meer dan 1000 pandlijsten geanalyseerd d-basics b.v. 8

9 4 Voordelen De digitale analyse van pandlijsten biedt zowel de kredietnemer als de bank voordelen. 4.1 Voordelen voor de kredietnemer De belangrijkste voordelen voor de kredietnemer zijn: Eenvoudig Het versturen van pandlijsten met d-basics Creditline is een eenvoudige handeling die - bij afwezigheid van een medewerker makkelijk door een collega kan worden overgenomen. Hierdoor kan de kredietnemer de afspraken met de bank beter nakomen. Tijdwinst Het versturen van pandlijsten met d-basics Creditline gaat veel sneller dan het handmatig versturen. Sneller antwoord van de bank Pandlijsten die digitaal worden aangeleverd kunnen sneller door de bank worden verwerkt. Bij gerelateerde kredieten kan de kredietnemer dus sneller beschikken over de nieuwe kredietruimte. Frequenter aanleveren Omdat het versturen en verwerken van de pandlijsten minder tijd in beslag neemt kan in overleg met de bank worden overgeschakeld op een frequentere aanlevering van pandlijsten. Hiermee kan een nauwere aansluiting worden gerealiseerd tussen de facturatie door de klant en de daarmee samenhangende kredietruimte bij de bank. Uit te breiden met andere modules Het d-basics Creditline abonnement kan worden uitgebreid met extra modules. Zo zijn er modules voor het automatiseren van het debiteurenbeheer, het genereren van management informatie of het uitwisselen van informatie met andere programma s of financiële dienstverleners. Voor deze modules worden extra kosten in rekening gebracht. Zie voor meer informatie: d-basics b.v. 9

10 4.2 Voordelen voor de bank De belangrijkste voordelen voor de bank zijn: Automatische controle tijdige aanlevering / betere aanlevering D-basics RAM controleert of pandlijsten tijdig worden aangeleverd. Bij in gebreke blijven krijgt de kredietnemer automatisch een herinnering. Daarnaast is het versturen van een pandlijst met d-basics Creditline een zeer eenvoudige handeling. De tijdige - aanlevering van pandlijsten zal hierdoor verbeteren. Tijdwinst Door de automatisering van de analyse wordt de verwerkingstijd van een pandlijst sterk teruggedrongen. Instellingen worden opgeslagen De instellingen die door een bankmedewerker bij de analyse van een pandlijst worden gedaan worden opgeslagen zodat ze automatisch op toekomstige pandlijsten kunnen worden toegepast. Bij nieuwe pandlijsten hoeft dus enkel voor de nieuwe debiteuren te worden ingesteld hoe ze in de analyse moeten worden verwerkt. Geen fouten in de analyse Bij het analyseren van een pandlijst moet met een groot aantal criteria rekening worden gehouden. Hierdoor is de kans op fouten bij een handmatige analyse groot (vaak wordt met een groot aantal criteria maar gewoon geen rekening gehouden omdat dit te ingewikkeld is). Bij een automatische analyse worden criteria volgens geprogrammeerde regels toegepast, hierdoor neemt de kans op fouten sterk af. Betere controle De door d-basics RAM gemaakte analyses worden opgeslagen hierdoor kan achteraf goed worden gecontroleerd of bij het verwerken van de pandlijst de regels in acht zijn genomen. d-basics b.v. 10

11 Afname kans op malversaties De databestanden die door de kredietnemer worden verstuurd worden automatisch aangemaakt. Hierdoor wordt het voor de kredietnemer moeilijker de gegevens - in zijn voordeel - aan te passen alvorens ze naar de bank worden verstuurd. Daarnaast heeft de medewerker van de bank beter zicht op de gegevens (overzichten en analyses) waardoor malversaties sneller aan het licht komen. De kredietnemer zal zich overigens realiseren dat de pakkans door de automatisering toeneemt. Dit heeft een afschrikwekkend effect. Afname insolventie risico De hierboven beschreven frequentere aanlevering van pandlijsten, betere analyse en afname van malversaties hebben allen een afname van het insolventierisico tot gevolg. Desgewenst frequenter Door de geringe werkdruk die het versturen en verwerken van een pandlijst met zich meebrengt kan er voor worden gekozen een kredietnemer frequenter pandlijsten op te laten sturen. In de praktijk wordt dit vaak toegepast bij kredietnemers met een verhoogde aandacht. d-basics b.v. 11

12 5 Condities De kosten voor het gebruik van d-basics CREDITLINE en d-basics RAM zullen op de volgende manier in rekening worden gebracht: 1. De abonnementskosten voor het gebruik van D-BASICS Creditline bedragen 350,- per jaar. Dit abonnement biedt gedurende de periode van een jaar de volgende mogelijkheden: a. Het leggen van een koppeling één type boekhoudpakket (bij verandering van het boekhoudpakket mag men zonder extra kosten - een aangepaste licentie aanvragen, maximaal één keer per jaar) b. Het aanmaken van vijf administraties c. Het onbeperkt versturen van pandlijsten 2. Voor het gebruik van d-basics RAM zal D-BASICS aan de Bank jaarlijks in rekening brengen voor iedere kredietnemer die zijn bedrijfsgegevens digitaal aanlevert. 3. Er is geen minimum afname verplichting 4. CREDITLINE en RAM worden voortdurende doorontwikkeld, updates worden gratis ter beschikking gesteld aan gebruikers met een geldig abonnement. d-basics b.v. 12

13 6 Techniek Zowel d-basics Creditline als d-basics RAM kunnen op een regulier werkstation worden geïnstalleerd. Dit werkstation moet aan de volgende kwalificaties voldoen: Onderdeel / voorziening Besturingssysteem Processor (*) Geheugen (*) Vrije schijfruimte (*) Internet Explorer Internet aansluiting Printer Mailbox voor ontvangen databestanden ODBC driver Specificatie Windows XP of hoger Pentium IV 1024MB 100MB (1Gb i.g.v. d-basics RAM) Microsoft Internet Explorer 7.0 of hoger ADSL of kabel Vereist in geval van d-basics RAM Vereist in geval van d-basics RAM In bepaalde gevallen vereist (bij Creditline) (*) Bij het analyseren van grote en ingewikkelde pandlijsten stelt d-basics RAM behoorlijk zware eisen aan de computer. Banken doen er daarom verstandig aan een up to date werkstation te gebruiken dat minimaal aan de hierboven beschreven specificaties voldoet (bij voorkeur hoger). d-basics b.v. 13