Toelichting op. Aansluitkit Elektronisch Factureren. Overheden. Versie 1.2

Transcriptie

1 Toelichting op Aansluitkit Elektronisch Factureren Overheden Versie 1.2

2 Colofon Projectnaam Digipoort Versienummer 1.2 Organisatie Servicecentrum Logius Postbus JE Den Haag T E servicecentrum@logius.nl Bijlage(n) Map Digipoort Map Digikoppeling Map Digikoppeling standaarden Map Diginetwerk Map UBL standaard NB. In de tekst van dit document wordt naar de specifieke documenten verwezen. Pagina 2 van 26

3 Inhoud 1 Inleiding Doel en doelgroep van de aansluitkit Suggesties Leeswijzer Gerelateerde documentatie Over e-factureren Wie doen er mee? Electronisch Bestellen en Factureren Wat is elektronisch factureren? Wie spelen een rol bij e-factureren? Wat kost e-factureren? Het aansluitproces voor e-factureren Planning Stap 1. Startbijeenkomst met Logius Stap 2. Uitvoeren impactanalyse en opstellen plan van aanpak Stap 3: Aanvragen Diginetwerk aansluiting Stap 4. Aanvragen Digikoppeling aansluiting Stap 5: Aanvragen PKIOverheid certificaat Stap 6: Aanvragen Digipoort aansluiting Stap 7 en 8: Realisatie pilot test en ketentest Checklist Technische werking van e-factureren Berichtenstandaard factuurbericht Meer informatie over e-factureren Bijlage A: Begrippenlijst...24 Pagina 3 van 26

4 1 Inleiding Vanaf 1 januari 2011 mogen bedrijven al hun facturen voor de Rijksoverheid elektronisch indienen, dit is een besluit van de Ministerraad. Overheidsorganisaties worden daarbij verplicht Digipoort te gebruiken om e-facturen te ontvangen. Digipoort is het 'elektronische postkantoor' van de overheid. Een eerdere wetswijziging stelde de papieren factuur al gelijk aan de elektronische factuur. Bedrijven die zijn aangesloten, leveren hun facturen voor de overheid elektronisch aan bij Digipoort. Digipoort controleert of de e-factuur betrouwbaar, leesbaar en verwerkbaar is. En zorgt dat de e-factuur snel bij de juiste overheidsorganisatie terechtkomt. Het Ministerie van Economische zaken stimuleert elektronisch factureren (e-factureren). Door zelf het goede voorbeeld te geven als launching customer, heeft de overheid als doel om in % van haar facturen elektronisch te ontvangen en te verwerken. In 2014 moet dit percentage naar 80 % zijn gestegen. Logius beheert de voorzieningen die nodig zijn om e-factureren mogelijk te maken. Deze voorzieningen, Digipoort, Digikoppeling (onderdeel van het NUP) en Diginetwerk kunt u daarnaast ook voor tal van andere e- overheid voorzieningen gebruiken. Logius helpt u om op snelle en efficiënte wijze aan te sluiten zodat ook uw organisatie kan profiteren van de voordelen van e-factureren. De Aansluitkit Elektronisch Factureren is een verzameling van documenten die u nodig heeft om te kunnen e-factureren. Het document dat voor u ligt maakt u wegwijs in de documentatie en biedt op hoofdlijnen inzicht in de activiteiten die nodig zijn om e-factureren mogelijk te maken. 1.1 Doel en doelgroep van de aansluitkit De toelichting op de aansluitkit is een globaal document met generieke informatie. Desondanks zullen delen van de informatie in meer of mindere maten relevant zijn voor de projectleider, architecten, en specialisten. In de onderstaande tabel zijn de belangrijkste onderwerpen uit de aansluitkit op een rijtje gezet en is aangegeven voor welke functionarissen deze onderwerpen van belang zijn: Onderwerp Rol Aansluitstappen / Planning Projectleider / business Over e-factureren Projectleider / business Technische werking e-factureren Technisch teamleider / architect Digipoort Architect / functioneel ontwerper Diginetwerk Architect / netwerkspecialist Digikoppeling Architect / integratie specialist Berichtstandaard / ubl / hrxml Architect / informatie analist/ integratie specialist / software developer / applicatie beheerder PKIoverheid Architect / security specialist / integratie specialist / software developer / Pagina 4 van 26

5 De aansluitkit is alleen bedoeld voor overheden die gebruik willen maken van e-factureren. Speciaal voor bedrijven biedt Logius ook de aansluitkit e-factureren voor bedrijven. Beide aansluitkits zijn beschikbaar op Suggesties Logius vindt het belangrijk dat gebruikers van deze aansluitkit snel en probleemloos de juiste informatie kunnen vinden en toepassen. Logius ontvangt daarom graag uw suggesties om de documentatie te verbeteren. Stuur uw suggesties naar 1.3 Leeswijzer E-factureren is een dienst waarin de doelgroepen en voorzieningen als schakels in een keten met elkaar verbonden zijn met Logius als tussenschakel. Omdat de e-factureren dienst gebruik maakt van verschillende producten van verschillende organisaties wordt er vanuit dit document veel doorverwezen naar andere documenten en bronnen. Hoofdstuk 2 geeft een inleiding in e- factureren. Hoofdstuk 3 beschrijft het stappenplan voor de aansluiting op e-factureren. Hoofdstuk 4 gaat in op de technische werking van e-factureren en de gerelateerde producten en diensten. Bijlage A bevat een overzicht van begrippen die in dit document gehanteerd worden. Hoofdstuk 2 en 3 zijn bestemd voor managers of projectleiders. Hoofdstuk 4 is geschreven voor technisch specialisten. 1.4 Gerelateerde documentatie Dit document vormt een toelichting op de documentatieset ofwel de aansluitkit voor e-factureren. De totale documentatieset is te vinden op In de onderstaande figuur vindt u het totaaloverzicht van de beschikbare documentatie voor e-factureren. Pagina 5 van 26

6 Pagina 6 van 26

7 2 Over e-factureren Bedrijven leveren producten en diensten aan de overheid en sturen de overheid daarvoor een factuur. In februari 2009 heeft staatssecretaris De Jager besloten dat e-factureren vorm- en middelenvrij mogelijk is en daarmee gelijk gesteld wordt aan de facturering op papier. Veel facturen worden nu al in PDF of als office-document per verzonden. E- factureren gaat een stap verder en maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt uitgewisseld met de overheidsorganisatie. Voor de uitwisseling van digitale bestanden sluiten verzenders en ontvangers van de facturen aan op een centrale infrastructuur: Digipoort. Het voordeel van een gestructureerd bestand is dat dit direct door een computer verwerkbaar is. Over de opmaak van deze bestanden zijn afspraken gemaakt: bestanden worden altijd uitgewisseld in het UBL 2.0-formaat of het HR-XML-formaat. Het ministerie van Economische Zaken coördineert en stimuleert e- factureren. Logius faciliteert e-factureren met een centrale Digipoort en ondersteunende diensten voor het aansluiten van partijen en de uitwisseling van elektronische facturen. Naast een aansluiting op Digipoort heeft u ook een aansluiting op Digikoppeling nodig. Digikoppeling is de electronische postbode van de overheid en zorgt ervoor dat uw e-factuur op het juiste adres wordt bezorgd. Figuur 1: Digipoort en Digikoppeling zorgen voor ontvangst en bezorging van e- facturen De voordelen van e-factureren zijn de voordelen van de e-overheid: minder lasten, meer efficiëntie en een betere dienstverlening - door slimme ICT-oplossingen. Want e-factureren leidt tot minder fouten, snellere verwerking en forse kostenbesparingen. En is uw overheidorganisatie eenmaal aangesloten op e-factureren via Digipoort? Dan kunt u al uw leveranciers de mogelijkheid van e-facturen aanbieden. Zonder dat u er omkijken naar heeft. Want Logius zorgt voor de correcte ontvangst en bezorging van e-facturen via Digipoort. Pagina 7 van 26

8 2.1 Wie doen er mee? Steeds meer overheidsorganisaties sluiten aan op e-factureren via Digipoort. Ook in het bedrijfsleven is de animo groot. Voor een actuele lijst met alle partijen die mee doen gaat u naar Electronisch Bestellen en Factureren In samenwerking met het programma EBF (Elektronisch Bestellen en Factureren) van het ministerie van Binnenlandse Zaken maakt Logius Digipoort ook geschikt voor inkooporders en bestellingen. Hiermee wordt Digipoort de berichtenverkeervoorziening van het Rijksinkoopportaal. Een extra reden dus om snel aan te sluiten op Digipoort. Meer informatie over het EBF-programma kunt u vinden op Wat is elektronisch factureren? Elektronisch factureren is, net als factureren op papier, onderdeel van inen verkoopprocessen. Waar in het logistieke proces al veel is gedigitaliseerd, is het factureren nog vaak een papieren proces (de oranje pijl), omdat dit tot voor kort ook verplicht op papier was. Bovenstaand model illustreert de wisselwerking tussen het verkoop- en inkoopproces en positioneert de papieren factuur ten opzichte van de elektronische informatie-uitwisseling (groene pijl) tussen het inkoop- en verkoopproces. In e-factureren worden bestanden samengesteld, uitgewisseld, ontvangen en verwerkt. Om dat in goede banen te leiden zijn afspraken nodig tussen zender en ontvanger. In de praktijk hanteren we daarvoor koppelvlakafspraken en gegevensstandaarden. De overheid heeft besloten voor e-factureren gebruik te maken van Digipoort. Digipoort is een samenhangend geheel van afspraken over koppelvlakken, gegevens standaarden, processen, authenticatie, services en techniek. Tezamen vormt dit de infrastructuur voor de uitwisseling van berichten tussen bedrijven en overheid. Digipoort ondersteunt naast e- factureren nog verschillende andere processen voor de verwerking van diverse soorten berichten, zoals de aangifte omzetbelasting. Een complete lijst van de processen vindt u hier: /voor-bedrijven/. Pagina 8 van 26

9 Binnen Digipoort zijn keuzes gemaakt die specifiek van toepassing zijn op e-factureren. Dit is vertaald naar een verwerkingsproces voor e- factureren. Ontvangers en verzenders sluiten (met hun software) hun processen en voorzieningen aan op het verwerkingsproces voor e- factureren binnen Digipoort. 2.4 Wie spelen een rol bij e-factureren? Bij een succesvol e-factureer proces zijn verschillende partijen betrokken. Allereerst bent u dat als overheidspartij, de ontvanger van de e-factuur. Daarnaast spelen bedrijven een belangrijke rol. Dit kunnen bedrijven zijn die facturen verzenden naar overheden. Maar ook leveranciers van software en services die hun klanten ondersteunen met oplossingen voor het verzenden van electronische facturen aan de overheid. Een andere categorie bedrijven zijn intermediairs. Dit zijn bedrijven die namens andere bedrijven elektronische facturen willen verzenden en daarvoor hun dienstverlening aansluiten op de koppelvlakafspraken en gebruik maken van digitale voorzieningen. Alle aangesloten bedrijven sturen direct hun facturen aan de intermediair en daarmee indirect aan de Digipoort van Logius. Speciaal voor elk bedrijf biedt Logius een passende manier om op Digipoort te kunnen aansluiten. Meer hierover kunt u lezen in de Aansluitkit e-factureren voor Bedrijven. Ook Certificaat Service Providers (CSP s) spelen een rol bij e-factureren. Dit zijn organisaties waarbij u een certificaat kunt kopen. Deze heeft u nodig voor authenticatie in het kader van Digipoort en Digikoppeling. U dient eerst abonnee te worden bij een CSP alvorens u certificaten kunt afnemen. De CSP s leveren ook alle certificaten voor overheidsorganisaties. Een lijst van alle CSP s is te vinden op: en-csps/ Logius heeft Digipoort geschikt gemaakt om elektronische facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Logius bewaakt in deze context de generieke toepasbaarheid van de producten en standaarden voor het gebruik door de overheid en het bedrijfsleven. 2.5 Wat kost e-factureren? Wilt u e-factureren? Dan heeft u te maken met een aantal kosten. Logius onderscheidt kosten voor de aansluiting en kosten voor het gebruik van Digipoort. Aansluitkosten Dit zijn kosten die Logius in rekening brengt voor de aansluiting op Digipoort, Digikoppeling en eventueel Diginetwerk. In de volgende hoofdstukken wordt uitgelegd wat er nodig is om deze aansluitingen te realiseren. U heeft hierbij de keus uit verschillende aansluitpakketten: Basis aansluitpakket Plus aansluitpakket Pagina 9 van 26

10 Adviesdiensten Het Basis aansluitpakket kost 2500,00 per aansluiting. Hierbij inbegrepen zijn: Een startbijeenkomst verzorgd door Logius Telefonische ondersteuning van het Logius Service centrum Aansluitdocumentatie Het Plus aansluitpakket kost 7500,00 per aansluiting. Naast de dienstverlening uit het Basispakket is dan ook inbegrepen: Een bijeenkomst met door u aan te wijzen leveranciers met wie uw wilt e-factureren Expertsessies Extra ondersteuning van het Logius Service centrum en e-factuurexperts van Logius Mocht ook het Pluspakket niet toereikend zijn en u meer of andere dienstverlening nodig hebben, dan maken wij graag een offerte voor u met daarin de gewenste activiteiten. De verrekening vindt plaats op uurbasis. Bedrijven hoeven niet te betalen voor de aansluiting op Digipoort. Deze kosten worden door de overheid betaald. Kosten voor het gebruik van Digipoort Voor het gebruik van Digipoort betaalt u 0,59 per factuurbericht. Een bericht is als volgt gedefinieerd: - Het aanleveren van een factuur of bestelling inclusief bijlage* - De verwerking van het bericht via Digipoort - De aflevering van het bericht bij de ontvangende partij * De bijlage is gebonden aan een maximum van 20 mb. Bedrijven hoeven geen berichtkosten te betalen. Deze kosten worden door de overheid betaald. Een belangrijke voorwaarde bij de berichtprijs is dat bedrijven en overheden aansluiten op Digipoort en eventueel op Digikoppeling conform de aansluitprocedures zoals beschreven in de Aansluitkit e-factureren en dat factuurberichten voldoen aan de UBL en HR-XML standaarden. Overige kosten Naast de aansluitkosten en berichtkosten is het mogelijk dat uw organisatie ook andere kosten zal maken om e-factureren mogelijk te maken. Denkt u hierbij aan licentiekosten, certificaatkosten, kosten voor hardware of kosten voor inhuur van extern personeel. Vaak zijn deze investeringen niet alleen nodig voor e-factureren maar ook voor de informatisering van andere processen binnen uw organisatie of andere berichtstromen. Niettemin is het raadzaam om alle kosten op een rijtje te zetten om een duidelijk beeld te verkrijgen van de totale investering die nodig is. Pagina 10 van 26

11 3 Het aansluitproces voor e-factureren Dit hoofdstuk beschrijft de aansluitstappen voor e-factureren. Hier wordt een overall beeld gegeven van wat er nodig is om een overheidsinstantie aan te sluiten op Digipoort, Digikoppeling en Diginetwerk ten behoeve van e-factureren. Bij elke stap is aangegeven welke activiteiten uitgevoerd moeten worden om de betreffende stap te realiseren. Voor de details wordt verwezen naar de specifieke documentatie die bij elke stap is genoemd. Aan het eind van dit hoofdstuk vindt u een handige checklist met alle aansluitstappen. 3.1 Planning Onderstaand model geeft inzicht in het stappenplan en de tijdsspanne van de stappen die nodig zijn om als overheid aan te sluiten op de voorzieningen die nodig zijn voor e-factureren. De werkelijke doorlooptijden kunnen variëren op basis van externe invloeden en de drukte bij Logius. De doorlooptijden zijn indicatief en geven een beeld van de minimale tijd die nodig is om een stap te doorlopen. Houdt u dus rekening met een minimale doorlooptijd van 16 weken voor het totale aansluitproces. Pagina 11 van 26

12 Aansluitproces overheden *exclusief doorlooptijden optimalisering van processen Processtap/week nummer Stap 1: Startbijeenkomst met Logius Stap 2: Uitvoeren impactanalyse en opstellen plan van aanpak Stap 3: Aanvragen aansluiting Diginetwerk - Contact opnemen met Logius Stap 4: Aanvragen aansluiting Digikoppeling - Invullen aanvraagformulier inclusief aanvraag OIN - Opstellen Collaboration Protocol Agreement - Versturen consumption request Stap 5: Aanvragen PKI Overheid certificaat - Abonnement nemen bij CSP Stap 6: Aanvragen aansluiting Digipoort - Invullen account aanvraagformulier Digipoort Stap 7: Realisatie pilot test over Digipoort Stap 8: Realisatie ketentest over Digipoort 3.2 Stap 1. Startbijeenkomst met Logius Voor de aansluiting op e-factureren werkt Logius nauw samen met het Ministerie van Economische Zaken en Binnenlandse Zaken. Wellicht heeft u al contact gehad met het Ministerie van Economische Zaken over aansluiten op e-factureren, wellicht heeft uw organisatie zelf besloten de stap te maken om het factuurproces binnen uw organisatie te willen digitaliseren. Hoe dan ook heeft u waarschijnlijk behoefte aan meer informatie over wat het betekent en wat het kost om aan te sluiten op de voorzieningen die e-factureren mogelijk maken. Onze afdeling Markt kan voor u een startbijeenkomst organiseren waarin de achtergronden van e-factureren, de aansluitstappen en een nadere toelichting op de e-factuur bouwstenen wordt gegeven. Op die manier wordt al gauw duidelijk wat u kunt verwachten van het aansluitproces en de ondersteuning van Logius. 3.3 Stap 2. Uitvoeren impactanalyse en opstellen plan van aanpak Op grond van de informatie uit de startbijeenkomst raden wij u aan eerst te bezien wat de aansluiting op e-factureren betekent voor uw organisatie en de impact te beschrijven. Denkt u hierbij aan strategische overwegingen, architectuurkeuzen, factuurvolume, benodigde investeringen en consequenties voor de huidige inrichting van uw factuurproces. Het is raadzaam in deze fase een projectleider of vast aanspreekpunt te benoemen voor e-factureren die als contactpersoon kan optreden voor Logius en andere partijen die een rol spelen in de aansluiting op e-factureren. Bepaal ook wie in de organisatie allemaal mogelijk betrokken moet worden in dit traject. i. Voorwaarden, geen. ii. Resultaten, inzicht in de impact, aansluit strategie bepaald, Betrokken personen zijn allemaal bekend, wijzigingen op huidige systemen zijn in kaart gebracht. iii. Verantwoordelijk, de aan te sluiten organisatie. Pagina 12 van 26

13 Heeft u uw projectorganisatie ingericht en is de planning bekend, dan kan Logius u de ondersteuning aanbieden van ons implementatieteam. In dit team zitten experts die u kunnen adviseren over de te realiseren stappen. Logius kan het project echter niet voor u uitvoeren daarvoor zult u capaciteit moeten reserveren binnen uw eigen organisatie. 3.4 Stap 3: Aanvragen Diginetwerk aansluiting Diginetwerk is het private netwerk voor de hele overheid. Om optimaal gebruik te kunnen maken van e-factureren dient u aan te sluiten op Diginetwerk. Voor testdoeleinden bieden wij u ook de mogelijkheid om via een VPNverbinding op de Digipoort aan te sluiten. De aansluiting op Diginetwerk is altijd maatwerk. Neemt u voor meer informatie contact op met het Servicecentrum van Logius. i. Voorwaarden, de aan te sluiten partij moet een overheid zijn (Rijksoverheid, Provincie, Gemeente, Waterschap, ZBO, Agentschap of een andere organisatie met een publiekrechterlijke taak). ii. Resultaten, de verbinding is opgeleverd door de technici en getest door de overheid. iii. Verantwoordelijk, dit betreft een gezamenlijk initiatief van Logius en de aan te sluiten organisatie. Wij adviseren u de aanvraag voor Diginetwerk te combineren met de aanvraag voor Digikoppeling, zie stap Stap 4. Aanvragen Digikoppeling aansluiting Voor de aansluiting op de Digikoppeling doorloopt u drie stappen: 1. Aanvragen van Digikoppeling (inclusief OIN) 2. Maken van de Collaboration Protocol Agreement (CPA) 3. Doen van een Consumption request in het serviceregister Digikoppeling kunt u aanvragen door invulling van het aanmeldformulier Digikoppeling. U vindt dit formulier op onze website, uiten. Op basis van deze aanvraag ontvangt u ook het OIN, dit heeft u nodig om een PKIOverheid certificaat te kunnen aanvragen. ii. Voorwaarden, de aan te sluiten partij moet een overheid zijn (Rijksoverheid, Provincie, Gemeente, Waterschap, ZBO, Agentschap of een andere organisatie met een publiekrechterlijke taak) iii. Resultaten, er is een OIN verstrekt aan de organisatie of het organisatieonderdeel dat wil aansluiten of aan de overkoepelende organisatie voor een algemene aansluiting en uw organisatie is ingeschreven in het serviceregister iv. Verantwoordelijk, aanvraag door de aan te sluiten organisatie, levering door Logius Pagina 13 van 26

14 Indien u in het bezit bent van een OIN of wanneer u dit heeft aangevraagd, krijgt u automatisch toegang tot het serviceregister. Het serviceregister bevat een overzicht van alle diensten (services) die door de geregistreerde partijen worden aangeboden of afgenomen. U vindt hier bijvoorbeeld de exacte specificaties van diensten die gebruik maken van Digipoort, zoals de Afleverservice en de Bezorgservice. De volgende stap in de aansluiting op Digikoppeling is het opstellen van een Collaboration Protocol Agreement (CPA). Met behulp van de informatie in het serviceregister en de daaraan gerelateerde CPA creatievoorziening kunt U de CPA aanmaken. Een CPA is een standaard formaat waarin is vastgelegd op welke wijze de configuratiegegevens van een bericht kunnen worden uitgewisseld. Organisaties die met veel ketenpartners berichten uitwisselen hebben er baat bij deze informatie op een eenduidige en gestructureerde manier te kunnen vastleggen. Van u wordt verwacht dat u de service Bezorgen en de service Afleveren conform de aangeleverde specificaties uit het serviceregister en de aangemaakte CPA implementeert. Digipoort kan dan de aangeleverde berichten bij de aangesloten partijen afleveren. Als laatste stap doet u een consumption request voor de aflever- en bezorgservices in het serviceregister. Het doel hiervan is dat uniform geregistreerd staat wie welke services afneemt. Logius kan op deze manier bijhouden wie op basis van welke service is aangesloten. Omgekeerd kan een afnemende organisatie zien bij welke instanties hij diensten afneemt. i. Voorwaarden, de aan te sluiten partij moet een overheid zijn (Rijksoverheid, Provincie, Gemeente, Waterschap, ZBO, Agentschap of een andere organisatie met een publiekrechterlijke taak). ii. Resultaten, de aan te sluiten partij is opgenomen in het serviceregister en heeft zijn services gepubliceerd. iii. Verantwoordelijk, de aan te sluiten organisatie zelf. 3.6 Stap 5: Aanvragen PKIOverheid certificaat Om e-facturen te kunnen ontvangen via de Digipoort en om een Digipoort aansluiting te kunnen aanvragen heeft u een PKIOverheid certificaat nodig. Het certificaat kunt u aanvragen bij een Certificate Service Provider (CSP). Overheden wordt gevraagd altijd het OIN in het certificaat op te nemen. Dit nummer keert ook terug in de titel van het bericht. i. PKIOverheid certificaten worden alleen uitgegeven door erkende CSP s. Om een certificaat af te nemen bij een CSP moet u een aantal stappen doorlopen en moet een bestuurder van de organisatie een legitimatie procedure doorlopen om aan te tonen dat deze persoon de wettelijke Pagina 14 van 26

15 vertegenwoordiger is. Informeert u bij uw CSP op welke wijze u een certificaat kunt verkrijgen. Het certificaat wordt gebruikt voor de volgende doeleinden: 1. Het opzetten van een tweezijdige SSL-verbinding. 2. Het ondertekenen van de berichtenvelop (signature) ten behoeve van de authenticatie van de verzender. Deze authenticatie wordt uitgevoerd door Digipoort. 3. Het ondertekenen van de berichtinhoud (hash code) als bewijs dat het bericht authentiek is. Meer informatie over het verkrijgen van een PKIoverheid certificaat is te vinden op i. Voorwaarden, de aanvrager moet beschikken over een OIN, zie paragraaf 4.2. ii. Resultaten, de aanvrager beschikt over certificaten voor test en productie(dit kan fysiek 1 certificaat zijn). iii. Verantwoordelijk, aanvraag door de aan te sluiten organisatie, leverding door de gekozen CSP. 3.7 Stap 6: Aanvragen Digipoort aansluiting Als u bovenstaande stappen heeft doorlopen heeft u in technische zin ook direct toegang tot de Digipoort. Om aan te kunnen sluiten op Digipoort heeft u namelijk een aansluiting op Digikoppeling nodig. Om voor een adequate administratie te kunnen zorgen vragen wij u niettemin een account aanvraag te doen door het Aanvraagformulier Digipoort account in te vullen. Het aanvraagformulier kunt u downloaden van onze website: i. Voorwaarden, de aan te sluiten partij moet beschikken over een PKIOverheid certificaat en de zijn aangesloten op de Digikoppeling ii. Resultaten, de aan te sluiten partij is opgenomen in de configuratie van Digipoort. Hiermee is het endpoint van de service van de afnemer vastgelegd. iii. Verantwoordelijk, aanvraag door de aan te sluiten organisatie, levering door Digipoort. iv. 3.8 Stap 7 en 8: Realisatie pilot test en ketentest Voor de realisatie van de pilot test en de ketentest heeft u een leverancier nodig die facturen op electronische wijze aan u wilt versturen. Wij adviseren u tijdig contact op te nemen met de leverancier van uw keuze en deze keuze aan Logius door te geven zodat tijdig kan worden begonnen met de voorbereidingen. Ons implementatieteam kan u vertellen op welke wijze het testtraject kan worden ingezet. Na succesvolle afronding van de test kan uw e-factuur door uw leveranciers worden verzonden over Digipoort. Vanaf dat moment brengt Logius het gebruik van Digipoort in rekening aan u als deelnemer. Zie ook paragraaf 2.5. Pagina 15 van 26

16 Heeft u geen leverancier waarmee u een eventuele test zou kunnen uitvoeren? Neemt u dan contact op met Logius. Wij kunnen u hierbij helpen. 3.9 Checklist De onderstaande checklist kan u helpen vaststellen of u alle nodige activiteiten heeft uitgevoerd. Check Resultaten na de activiteiten Abonnee bij een CSP Certificaat ontvangen van de CSP Werking van het certificaat getest Aangemeld bij Logius voor ondersteuning tijdens het testen Connectiviteit getest (eerste reactie van de Digipoort ontvangen) Koppelvlak getest (eerste bericht geaccepteerd voor verwerking door Digipoort) Inhoud van het bericht afgestemd met de ontvangende partij (afstemmen bestelnummers en andere verplichte waarden die de factuur moet bevatten voor acceptatie door de ontvangende partij) Eerste Ketentest in overleg met de verzendende(bedrijf), ontvangende(overheid) en verwerkende partij (Logius) Monitoring van het eerste productiebericht succesvol Pilot fase doorlopen Decharge voor productie van de verzendende partij Pagina 16 van 26

17 4 Technische werking van e-factureren Overheidsorganisaties die aansluiten op Digipoort implementeren de koppelvlakafspraken en maken hun eigen systemen geschikt voor het ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Als de overheidsorganisatie is aangesloten op Digipoort kunnen bedrijven die aan deze overheidsorganisatie factureren, meedoen. Bedrijven moeten daarvoor beschikken over software en digitale services die geschikt zijn (gemaakt) voor e-factureren. Bedrijven, Intermediairs en Leveranciers van software en services passen daarvoor de koppelvlakafspraken toe op hun producten en diensten. De onderstaande figuur illustreert de relatie tussen de koppelvlakken voor bedrijven, Digipoort en de koppelvlakafspraken met de overheid. Figuur 3: Relatie tussen de koppelvlakken voor bedrijven en overheid E-Bouwstenen Voor e-factureren wordt gebruik gemaakt van de e-bouwstenen Digipoort, Digikoppeling en Diginetwerk. Deze bouwstenen zijn bij Logius in beheer. In het onderstaande model wordt de relatie weergegeven tussen de e- Bouwstenen die nodig zijn voor e-factureren. Om gebruik te kunnen maken van e-factureren zijn aansluitingen op Digipoort en Digikoppeling vereist. Aansluiting op Diginetwerk is wenselijk maar geen vereiste. Pagina 17 van 26

18 Het PKIoverheid certificaat wordt geleverd door zogenaamde CSP s. Input voor het certificaat is het OIN dat als onderdeel van Digikoppeling wordt uitgeleverd. Digikoppeling levert ook de toegang tot het Serviceregister wat weer nodig is om de services binnen Digipoort in gebruik te nemen. Er zijn afzonderlijke handreikingen en bijlagen voor Digipoort, Digikoppeling en Diginetwerk beschreven die te vinden zijn op & In de onderstaande paragrafen worden de in het model gebruikte begrippen nader toegelicht. OverheidsIdentificatieNummer Voor het gebruik van de Digipoort dient u zich als overheid bij Logius te identificeren. Bedrijven identificeren zich op basis van het Kamer van Koophandel of BTW nummer. Overheidsorganisaties doen dit op basis van het Overheidsidentificatienummer (OIN). Het OIN is gebaseerd op het Finummer. Het OIN wordt opgenomen in het UBL factuurbericht. Bedrijven kunnen bij u het OIN nummer opvragen voor vermelding op het factuurbericht. Heeft u nog geen OIN? Dan kunt u dit nummer aanvragen bij Logius. Een actueel overzicht van alle overheidsinstellingen die e-facturen kunnen verwerken met hun OIN nummer kunt u binnenkort vinden op de website van Logius. Digipoort Digipoort is hét elektronische postkantoor van de overheid. Via één elektronische ingang kunnen verschillende berichtenstromen lopen, waaronder belastinggegevens richting Belastingdienst, inklaringsgegevens richting Douane en statistische gegevens richting Centraal Bureau Statistiek. In dit document hebben we het over de stroom e-factureren richting verschillende overheden die aangesloten zijn. Voor e-factureren is Digipoort gekozen als de centrale infrastructuur. Elke organisatie hoeft maar eenmaal aan te sluiten op Digipoort om aan alle aangesloten overheden facturen te kunnen versturen. Pagina 18 van 26

19 Digipoort heeft verschillende koppelvlakken voor bedrijven en overheden (zoals SMTP, FTP, SOAP, ebms, WUS & HTTPS) Voor e-factureren wordt primair het ebms koppelvlak voor overheden gebruikt. Meer informatie over andere informatiestromen kunt u vinden in Handreiking Digipoort in de map Digipoort in de aansluitkit en op Map Digipoort o Een handreiking Digipoort Gebruiksvoorwaarden Digipoort Om Digipoort te gebruiken hoeft u als organisatie niet vooraf de gebruiksvoorwaarden te ondertekenen. Wel moet u voordat u Digipoort gaat gebruiken op de hoogte zijn van, en instemmen met de gebruiksvoorwaarden. Bij het gebruik van Digipoort committeert u zich automatisch aan deze gebruiksvoorwaarden. Wanneer u Digipoort al gebruikt voor andere gegevensstromen, heeft u deze voorwaarden al geaccepteerd. De voorwaarden zijn beschreven in Gebruiksvoorwaarden Digipoort in de map Digipoort van de aansluitkit. Map Digipoort o Gebruiksvoorwaarden Digipoort Aanvraagformulier Digipoort account Om gebruik te maken van ondersteuning van het servicecentrum van Logius tijdens het maken en testen van de aansluiting heeft u een Digipoort account nodig. Om een account te verkrijgen kunt u het Aanvraagformulier Digipoort account invullen en opsturen aan het servicecentrum. Map Digipoort o Aansluitformulier Digipoort account Koppelvlakken Voor Digipoort zijn verschillende koppelvlakken beschikbaar, maar voor e- factureren is het van belang dat u het ebms koppelvlak heeft geïmplementeerd. Het zou dus kunnen, wanneer u al Digipoort gebruikt voor een andere informatiestroom, dat u toch een ander koppelvlak moet implementeren. Map Digikoppeling standaarden o Digikoppeling best practices ebms o Koppelvlakstandaard ebms release note o Koppelvlakstandaard ebms Digikoppeling Services Voor e-factureren implementeert u als overheid de Afleverservice. Implementatie van de Bezorgservice is niet verplicht. Echter adviseren wij u deze wel te implementeren. Pagina 19 van 26

20 U kunt hieronder in het figuur de samenhang van de gebruikte services zien. Betrouwbaarheid Digipoort bewaart informatie ten behoeve van traceerbaarheid, onweerlegbaarheid en foutafhandeling. Dat betreft echter nooit de inhoud van de factuur of daarvan afgeleide informatie. De informatie die Digipoort wel bewaart is opgeslagen in een zogenaamde Audit Trail. Jaarlijks ontvangt Logius ook een Third Party Mededeling 1 Zekerheid Om onweerlegbaar vast te kunnen stellen behandelt de Digipoort elke factuur in een eigen proces. Van dit proces wordt een Audit trail opgeslagen en het kenmerk van het proces wordt ook afgegeven aan het aanleverende bedrijf. Privacy Digipoort kijkt tijdens verwerking niet naar de inhoud van de elektronische factuur en slaat ook geen afschrift van de factuur op. Informatie beveiliging De verbinding tussen het bedrijf en Digipoort wordt altijd 2-zijdig beveiligd. 1 Een Third Party Mededeling is een verklaring van een onafhankelijke, derde partij over de kwaliteit van een IT-dienst. Pagina 20 van 26

21 5 Berichtenstandaard factuurbericht Één van de belangrijkste zaken die u moet realiseren is het aanpassen/aanvullen van uw bedrijfsprocessen en softwaresystemen om in plaats van papieren facturen gestructureerde computerbestanden (xml) te kunnen ontvangen en verwerken. Om factuurgegevens te kunnen uitwisselen tussen verschillende organisaties zal de factuur aan bepaalde definities moeten voldoen. Er zijn hiervoor twee zaken afgesproken: Het vocabulaire en de gebruikte elementen van het xml-bericht moeten identiek zijn tussen alle zenders en ontvangers( één gezamenlijk semantisch gegevensmodel). Dit betreft afspraken over het format van de faktuur en niet de wijze van transport. Deze afspraken noemen we standaarden en worden beheerd door standaardenorganisaties. Er worden momenteel twee standaarden voor e- Factureren via de Digipoort ondersteund, UBL2.0 en HR-XML (uitzendbranche), beide met een Nederlandse subset voor e-factureren. De UBL2.0 set wordt beheerd door Logius en de HR-XML set wordt beheerd door SETU. Hieronder worden deze standaarden uitgebreider omschreven. Let op: Beide standaarden worden ondersteund door de Digipoort en moeten verwerkbaar zijn door de overheidsorganisaties. UBL2.0 E-factureren maakt gebruik van de gegevensstandaard UBL 2.0 (Universal Business Language, versie 2.0). UBL is een XML bibliotheek met bedrijfsdocumenten (inkooporders, facturen, etc.). UBL wordt inmiddels een aantal jaren gebruikt door Europese overheden voor digitale communicatie met bedrijven. UBL is ontwikkeld door OASIS. Voor de Nederlandse markt heeft Logius een Nederlandse subset voor facturering samengesteld, waar nadere eisen gesteld zijn aan de internationale structuur. Deze set heet efactuur-nl en is in beheer bij Logius. In de aansluitkit vindt u een folder UBL standaard met de volgende documentatie die van belang is bij het creëren van een UBL2.0-factuur: o Beschrijvend pdf document van het Nederlandse UBL2.0 factuur bericht o Benodigde schemadefinities (het UBL-Invoice-2.0.xsd bestand en onderliggende schema s) o Voorbeeldberichten (compatible met de xsd s) Aan de hand van bovenstaande documenten zou u in staat moeten zijn om uw systemen in te richten om te kunnen werken met Nederlandse e- Facturen die in UBL2.0 formaat worden aangeleverd. HR-XML HR-XML is een andere technische standaard die ook geaccepteerd wordt door de Digipoort. HR-XML is een standaard samengesteld voor en door de wereldwijde HR/uitzendbranche. De Nederlandse versie van de HR-XML subset voor facturering wordt beheerd door Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche (SETU). Pagina 21 van 26

22 Documentatie omtrent deze HR-XML factuur vindt u op de website van SETU ( U dient hier wel voor in te loggen, maar een account kunt u (gratis) zelf aanmaken. Hier vindt u net als bij UBL2.0 documentatie over HR-XML set voor e-factureren, inclusief schema definities (.xsd s) en voorbeeldberichten. Let op: U kunt kiezen uit Standard for Invoicing 1.0 en Standard for Invoicing 1.1. Beide worden door Digipoort ondersteund. Stem echter goed af met de partij die aan u factureert om er zeker van te zijn dat de door u gekozen versie ook verwerkbaar is voor hen. Informatie over de verschillen kunt u bij SETU opvragen. Pagina 22 van 26

23 6 Meer informatie over e-factureren Mocht u na het lezen van deze Toelichting op de Aansluitkit voor e-factureren nog meer informatie nodig hebben, kijkt u dan op onze website Naast de complete set documentatie over e-factureren vindt u hier ook actuele informatie over bedrijven en overheden die aansluiten, links naar relevante websites en antwoorden op de meest gestelde gegevens. Pagina 23 van 26

24 7 Bijlage A: Begrippenlijst Begrip Toelichting Digikoppeling Digikoppeling is de 'postbode' voor de overheid. Digikoppeling bestaat uit een set standaarden voor elektronisch berichtenverkeer tussen overheidsorganisaties. Als u deze standaarden implementeert in uw eigen software, dan kunt u eenvoudig digitaal berichten uitwisselen met collegaoverheidsorganisaties. Via internet of met een andere verbinding. De standaarden zijn eind 2007 goedgekeurd door het College Standaardisatie en worden de komende jaren over de hele overheid uitgerold. Ontwikkelingen binnen de elektronische overheid zitten in een stroomversnelling. De dienstverlening naar burgers en bedrijven neemt sterk toe. Hierdoor groeit de noodzaak van samenwerking tussen overheidsinstellingen en vindt er steeds meer informatie-uitwisseling plaats. De Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) beschrijft de principes en de benodigde bouwstenen voor die samenwerking. Eén van die bouwstenen is Digkoppeling (voorheen Overheidsservicebus) die zich richt op het vergemakkelijken van de informatieuitwisseling en daarmee de samenwerking. Diginetwerk Diginetwerk verbindt (bestaande) fysieke netwerken van overheidsorganisaties met elkaar. Zo ontstaat er één besloten netwerk van overheidsnetwerken. Daarbinnen kunt u veilig gegevens uitwisselen met andere overheden. Dignetwerk levert connectiviteit en bespaart u tijd en geld. Want u heeft nog maar één aansluiting nodig om gegevens te kunnen uitwisselen met diverse overheidsorganisaties. Digipoort Overheidstransactiepoort; Digipoort heeft een centrale rol als digitale toegangspoort van bedrijven naar overheidsinstellingen. Het is een gratis overheidsdienst, regelt authenticatie via certificaten (o.a. Diginotar en CreAim), heeft beveiligde verbindingen (2-SSL), gestandaardiseerde koppelvlakken en is een enkelvoudig aansluitpunt (eenmalige aansluiting). Digipoort hanteert standaard techniek, zoals webservices, het SOAP protocol en XML berichten. EbMS ebxml Messaging Service. EbMS is een ebxml specificatie dat een standaard biedt om berichten op een veilige en betrouwbare manier te verzenden. Digikoppeling ebms 2.0 is een specifieke uitwerking voor de Nederlandse overheid van deze internationale standaard HRM Human Resource Management. Ook wel Personeel en Organisatie (P&O). HR-XML extensible Markup Language (XML) is een standaard voor het definiëren van formele markup-talen voor de representatie van gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst. Deze representatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens. XML is een bepaalde manier om gegevens gestructureerd vast te leggen. Deze manier is gedefinieerd en mag door iedereen worden gebruikt. Het is ontworpen om zowel door een programma als door een mens leesbaar te zijn. XML is niet alleen geschikt om gegevens in op te slaan maar wordt veel gebruikt om gegevens via het internet te versturen. Het is Platform onafhankelijk, uitbreidbaar en interoperabel tussen systemen. Pagina 24 van 26

25 In XML Schema kan men schema s maken voor bijvoorbeeld XML-documenten, waarmee deze documenten formeel worden gespecificeerd, en op grond waarvan zij kunnen worden gevalideerd, bijvoorbeeld door XML-validators. Een XML Schema geeft hiervoor onder meer aan wat de elementen zijn van een XML-document, waar zij voorkomen, wat de kenmerken zijn waaraan ze moeten voldoen, etc. Een XML Schema kan onder meer aangeven wat voor soort tags in een XML-document mogen voorkomen. XSD Schema Definition Language. In XML Schema kan men schema s maken voor bijvoorbeeld XML-documenten, waarmee deze documenten formeel worden gespecificeerd, en op grond waarvan zij kunnen worden gevalideerd, bijvoorbeeld door XML-validators. HTTP HyperText Transfer Protocol; protocol voor communicatie tussen webclient (meestal webbrowser) en een webserver op inter- en intranet. HTTPs Secure http protocol Logius Logius is de dienst digitale overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Logius beheert overheidsbrede ICT-oplossingen en gemeenschappelijke standaarden, die de communicatie tussen overheden, burgers en bedrijven vereenvoudigen. Met oog voor de samenhang in de infrastructuur van de e-overheid. PKIoverheid Public Key Infrastructure voor de overheid, kortweg PKIoverheid, maakt betrouwbare digitale communicatie mogelijk. SOAP Simple Object Acces Protocol. SOAP is een communicatie protocol voor communicatie tussen webservices, een format voor berichtverzendingen, gebaseerd op XML. SOAP is een protocol om webservices te benaderen. SSL Secure Sockets Layer (SSL) en Transport Layer Security (TLS) (zijn opvolger), zijn encryptie-protocollen die communicatie op het internet beveiligen. Webservice Een webservice kan omschreven worden als een applicatiecomponent die toegankelijk is via standaard webprotocollen ( SOAP & XML). Een webservice maakt het mogelijk om op afstand (meestal over het Internet) vanaf een clientcomputer een dienst op te vragen aan een server, bijvoorbeeld het maken van een berekening, het leveren van gegevens of het uitvoeren van een taak. WS Applicatiecomponent die toegankelijk is via standaard webprotocollen (SOAP & XML) met de mogelijkheid vanaf een client-computer een dienst op te vragen aan een server. Webservices Een webservice is een combinatie tussen data en technologie en maakt het mogelijk om op afstand via internet vanaf de eigen computer een dienst op te vragen aan een server. In de koppelvlakspecificaties zijn regels opgesteld om met Digipoort te communiceren via webservices. WSDL WebService Description Language; Een WSDL-document is een XML-document, bestaande uit een verzameling definities. Aanbieders van webservices publiceren een WSDL-document, zodat klanten na het lezen van dit document technisch gezien exact weten hoe ze gebruik kunnen maken van de webservice. Pagina 25 van 26

26 Afkorting Toelichting ASN Advance Shipping Notice (Berichtsoort) AuSP Authentication Service Provider BPEL Business Process Execution Language BPMN Business Process Modelling Notation BSP Billing Service Provider BZK Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties CPA Collaboration Protocol Agreement cxml Commerce XML EBF Electronisch Bestellen en Factureren ebxml Electronic Business using extensible Markup Language ebxml electronic business using extensible Markup Language EF Electronisch Factureren EZ Ministerie van Economische Zaken HR-XML human resources management XML PI Proces Infrastructuur SNO Service Niveau Overeenkomst UBL Universal Business Language WUS WUS is een acroniem voor WSDL, UDDI en SOAP XBRL extensible Business Reporting Language XML Extensible Markup Language Pagina 26 van 26