Jaardocument 2012 Mei

Transcriptie

1 Jaardocument 2012

2 Jaardocument 2012 Mei

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave...2 Voorwoord Uitgangspunten van verslaglegging Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern (Woonzorg WZV) Juridische structuur Besturingsmodel Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten WMO Werkgebieden Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Samenstelling Raad van Bestuur Taken en werkwijze van het managementteam Bezoldiging Raad van Bestuur Raad van Toezicht Samenstelling Raad van Toezicht Taken en werkwijze Raad van Toezicht Bezoldiging Raad van Toezicht Verslag Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Planning en Control Risicomanagement Cliëntenraad Samenstelling cliëntenraden Taken en werkwijze cliëntenraden Adviezen cliëntenraden Ondernemingsraad Samenstelling ondernemingsraad Taken en werkwijze ondernemingsraad Adviesaanvragen (artikel 25 WOR) Instemmingsaanvragen (artikel 27 WOR) Vertrouwenspersonen

4 4. Beleid, inspanningen en prestaties Ontwikkelingen en meerjarenbeleid Meerjarenbeleidsplan Missie & visie van Warmande en Kernwaarden Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit van de zorg Toegankelijkheid Veiligheid: Melding Incidenten Cliënten Kwartaalmeting Normen Verantwoorde Zorg Hygieneinfectie commissie Kwaliteitsbeleid ten aanzien van medewerkers Veiligheid Personeelsbeleid Kwaliteit van de medewerkers Beleid in relatie tot de samenleving Stichting Intramurale Ziekenzorg ZeeuwsVlaanderen Stichting Woonzorgcentra Sluis Stichting Vrienden van Hooge Platen Milieu Meerwaarde maatschappij Financieel beleid Doelstelling van de zorginstelling Gerealiseerde effecten Financiële gang van zaken Vooruitzichten 2012 en volgende jaren Jaarrekening Jaarrekening Balans per 31 december Resultatenrekening over Kasstroomoverzicht Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Algemeen Grondslagen van waardering van activa en passiva Grondslagen van resultaatbepaling Toelichting op de balans Mutatieoverzicht materiële vaste activa/financiële vaste activa WTZivergunningsplichtige vaste activa WTZimeldingsplichtige vaste activa WMGgefinancierde vaste activa Overige vaste activa Specificatie projecten Specificatie ultimo boekjaar onderhanden projecten Overzicht langlopende schulden ultimo Toelichting op de resultatenrekening Ondertekening door bestuurders en toezichthouders

5 5.2 Overige gegevens Vaststelling en goedkeuring jaarrekening Resultaatbestemming Gebeurtenissen na balansdatum Controleverklaring Bijlagen A. Ziekteverzuim B. Personeel C. Begrippenlijst

6 Voorwoord Na een jaar samen hard werken is het goed om even terug te kijken. Inmiddels gaat de organisatie verder onder de naam Stichting Warmande. In 2012 heet de organisatie nog Stichting Woonzorg West ZeeuwsVlaanderen, hierna te noemen Warmande. Warmande heeft te maken gehad met de afronding van een periode van verscherpt toezicht door de Inspectie van de Gezondheidszorg. Er zijn vorderingen gemaakt in de noodzakelijke hergroepering van de organisatie, waarbij de focus geheel uitgaat naar verbetering van de kwaliteit van zorg en de organisatie rondom die zorg, inclusief een maximale inspanning om voldoende medewerkers, zowel in aantal als in deskundigheid, te krijgen en te behouden om aan de gerechtvaardigde cliëntenvraag te voldoen. Het brede plan van aanpak, Samen Koersen op Morgen, is door de organisatie zelf doorgezet. Het grote scholingsprogramma voor medewerkers dat in 2011 is ingezet, is voortgezet in 2012 en loopt nog door tot eind 2013, wederom met gebruikmaking van de intensiveringmiddelen. Voor de borging is gekozen om het Planetree zorgconcept in te voeren. Dit moet leiden tot voldoende verbetering van de zorg voor de cliënten en medewerkers èn de gewenste openheid en zichtbaarheid van Warmande. Dat geldt ook voor de uitvoering en borging van de kwaliteitsafspraken. Ook is in 2012 een Meerjarenbeleidsplan ontwikkeld en zijn in brede sessies met medewerkers, cliënten en cliëntvertegenwoordigers een nieuwe missie, visie en waarden tot stand gekomen. Om de verandering in de organisatie te ondersteunen is er ook voor gekozen om een nieuwe naam aan de organisatie te geven. Deze wordt in 2013 gelanceerd. Voor de ondersteunende diensten blijft aansluiting bij ZorgSaam uitgangspunt, gebaseerd op dienstverleningsovereenkomsten. Voor de zorg geldt het ZeeuwsVlaamse samenwerkingsmodel. Dit houdt in dat regionaal nauw wordt samengewerkt om voor de zorgvragers de zogeheten sociale kaart goed te organiseren, zorg dichtbij en herkenbaar. Ten aanzien van nieuwbouw is een strategisch vastgoedplan opgesteld. Dit vormt de basis voor alle ontwikkelingen in de huisvesting binnen Warmande de komende jaren. Op basis hiervan zijn nieuwe plannen ontwikkeld voor de Burght en zijn de voorbereidingen in 2012 nog afgerond, zodat de bouw in januari 2013 kan starten. De nieuwe plannen gaan volledig uit van scheiden van wonen en zorg en zolang de regelgeving het toelaat wordt de zorg in de vorm van Volledig Pakket Thuis geleverd waardoor 24uurs zorg kan worden ingericht. Het oude plan was letterlijk ingehaald door de tijd. Met de plannen van het ministerie om de lage zorgzwaartepakketten niet meer te laten vallen onder verblijf in 5

7 de nabije toekomst, was dit oorspronkelijke plan zijn onderbouwing kwijt. Het is nog steeds onzeker of en in welke mate de kosten hiervan op basis van nacalculatie voor een vergoeding in aanmerking komen. Alternatief is dekking vanuit de NHC. Ook de bezettingsgraad in de verpleeghuiszorg voor dementerenden is in tegenstelling tot voorgaande jaren licht gedaald. In relatie tot de ontwikkeling van de bevolkingscijfers past dit bij de nabije toekomst. Op de lange termijn zal de behoefte naar verwachting fors toenemen. Dit vraagt een grote flexibiliteit van de organisatie en haar medewerkers de komende jaren. Positief is, dat we 2012 hebben kunnen afsluiten met voldoende medewerkers. Wel hebben we grote inspanningen moeten doen om conform de begroting de nullijn weer te kunnen pakken en ook daar zijn we samen succesvol in geweest. Wederom hebben we laten zien dat als we het samen doen, we ook samen het verschil kunnen maken! Yolanda de Jong Raad van Bestuur Warmande 6

8 Jaardocument 2012 Maatschappelijk verslag 7

9 Jaardocument 2012 Uitgangspunten van verslaglegging 8

10 1. Uitgangspunten van verslaglegging Net als voorgaande jaren vindt de verantwoording van de activiteiten en de resultaten van Warmande plaats via een geïntegreerd jaardocument. De reikwijdte van dit document omvat alle activiteiten waarvoor Warmande zich moet verantwoorden zowel op concernniveau, als op onderdelenniveau. Ook de kwantitatieve gegevens zijn in een meerjaren overzicht geplaatst om de vergelijking inzichtelijk te maken. Warmande maakt dit jaardocument om verantwoording af te leggen aan vele belanghebbende partijen en aan de maatschappij. Richtinggevend voor de verslaglegging is de regelgeving vanuit: de Zorgbrede Governancecode, de Inspectie voor de Gezondheidszorg, het Zorgkantoor Zeeland, de Zorgverzekeraars, de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Aan de West ZeeuwsVlaamse bevolking en haar bestuurders willen wij eveneens verantwoording afleggen en hen informeren over datgene wat is gerealiseerd, met name inzake de kwaliteit en kwantiteit van de diverse zorgfuncties, de kosten van de zorgverlening en de wijze waarop de zorg is verleend. Enerzijds leggen wij verantwoording af via dit jaardocument, anderzijds via invulling van diverse verplichte digitale databases. Voor financiële detailinformatie is de interne jaarrekening beschikbaar. Bij het opstellen van het jaardocument heeft Warmande zich gebaseerd op Bijlage 2 van de Regeling Verslaggeving WTZi. Hierbij is gebruik gemaakt van het voorbeeld Jaardocument van VWS waarmee alle hoofdonderwerpen worden geraakt. Voor zover nadere detailleringen uit Bijlage 2 niet in dit jaardocument aan de orde komen zijn deze hetzij niet van toepassing, hetzij geen onderwerp van specifiek beleid van Warmande. 9

11 Jaardocument 2012 Profiel van de organisatie 10

12 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam rechtspersoon Stichting Warmande, voorheen Stichting Woonzorg Adres Postbus 172 Postcode 4500 AD Plaats Oostburg Telefoonnummer Identificatienummer(s) NZa Nummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Structuur van het concern Juridische structuur Warmande is een zorgorganisatie voor verpleeg, verzorgingshuiszorg en thuiszorg, welke op 1 januari 2001 ontstaan is uit een juridische fusie van de Stichting Verpleeghuis West ZeeuwschVlaanderen en de Stichting Protestantse Ouderenzorg in West Zeeuwsch Vlaanderen. Per 1 januari 2005 is de Stichting Ouderenzorg in West ZeeuwsVlaanderen juridisch opgegaan in Stichting Woonzorg West ZeeuwsVlaanderen. In 2013 gaat de Stichting verder onder de naam Warmande. Het verpleeghuis de Stelle, is gebouwd naast en via een gang fysiek verbonden met locatie Antonius Ziekenhuis van St. ZorgSaam ZeeuwsVlaanderen. Beide instellingen komen oorspronkelijk voort uit dezelfde stichting. Bij de bouw van zowel het ziekenhuis als het verpleeghuis is men uitgegaan van het gezamenlijke gebruik van ruimten voor ondersteunende activiteiten als keuken, technische installaties, personeelsrestaurant e.d. Genoemde ruimten bevinden zich in het ziekenhuis. Het gebruikersrecht is vastgelegd in een erfdienstbaarheidovereenkomst. Warmande beschikt per 31 december 2011 over de volgende toelatingen: Capaciteit Verblijfsplaatsen ZZP inclusief behandeling 176 Verblijfsplaatsen ZZP exclusief behandeling 159 AWBZ functies Persoonlijke verzorging Verpleging Begeleiding Behandeling Verblijf op grond van de AWBZ 11

13 2.2.2 Besturingsmodel Warmande maakt voor de besturing gebruik van het Raad van Toezicht model. De Raad van Bestuur wordt gevormd door één bestuurder. Het management team adviseert en de Raad van Bestuur neemt formeel het besluit. De Raad van Toezicht vervult haar toezichthoudende rol en wordt hiertoe geïnformeerd door de Raad van Bestuur en andere belanghebbenden die naar het oordeel van de Raad van Toezicht in samenspraak met de Raad van Bestuur noodzakelijk om goed toezicht te kunnen houden. Conform statuten worden zaken aan de Raad van Toezicht voorgelegd ter afstemming, dan wel ter goedkeuring. Raad van Toezicht Ondernemingsraad Bestuurssecretariaat Beleid & Kwaliteit Raad van Bestuur Cliëntenraden: De Stelle Rozenoord De Burght Hooge Platen P&O Zorgadvies EAD Facilitaire dienst DS Dienst ICT Communicatie Behandeling Verpleeghuiszorg De Stelle Verpleegkundige dienst Dagbehandeling Overige functies DS Afd. 4 Antonius Verzorgingshuiszorg en extramurale zorg Rozenoord/ Hooge Platen De Burght Overige functies verzorgingshuizen Artsen Team paramedisch (2) Geestelijke verzorging Team (6) Klaproos Klaverblad Korenbloem Boterbloem Kolfweide Boulevard Team (1) Zorg Facilitair Rondeel Toren van Bourgondië Team (1) Zorg Facilitair Team (2) Zorg Facilitair KWL Het Lam Organigram per

14 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Warmande beschikt per 31 december 2012 over een verpleeghuislocatie en drie woonzorgcentra. Hier wordt zowel intramurale als extramurale zorg verleend. Daarnaast heeft Warmande een extramuraal steunpunt in het KWLPark te Oostburg. Op de locatie van het inmiddels gesloopte gebouw van De Burght is vervangende nieuwbouw voorzien. De bouw wordt gerealiseerd in De voormalige bewoners zijn in afwachting van de realisatie, gehuisvest in het gebouw van het voormalige Ter Schelde in Breskens. Cliëntprofielen en verdeling over de locaties De huidige cliënten van Warmande verblijven in de 4 locaties en daar buiten. De locaties zijn samengesteld op basis van de traditionele indeling in de intramurale sector: Cliënten die als gevolg van lichamelijke beperkingen een indicatie hebben voor langdurig intramuraal verblijf somatiek;cliënten die als gevolg van mentale beperkingen een indicatie hebben voor langdurig verblijf psychogeriatrie;cliënten die tijdelijk verblijven om te revalideren of te overbruggen; cliënten die thuis wonen en thuiszorg ontvangen en cliënten voor de dagbehandeling, dagverzorging, tevens bestaat de mogelijkheid voor opvang op een zorgboerderij. Warmande biedt intramurale verpleeg en verzorgingshuiszorg, huishoudelijke verzorging (WMO), persoonlijke verzorging, begeleiding, verpleging en specialistische verpleging. De extramurale zorgproducten worden aangeboden in gebouwen die geen eigendom van Warmande zijn, maar die in samenwerking met onder andere de woningbouwstichting zijn gerealiseerd en bij mensen thuis. Het streven is erop gericht een goede balans te vinden in het in eigendom hebben van gebouwen, zorginfrastructuur en huur van ruimtes of anderszins In 2012 betreft het 5 locaties, te weten de Toren van Bourgondië en Het Rondeel in Sluis, Het Lam en Het KWL in Oostburg en de Hooge Platen in Breskens. De zorg wordt aangestuurd vanuit de intramurale locaties, die in dezelfde kern te vinden zijn. Een andere unieke locatie is de combinatie van 6 verpleeghuisbedden met ziekenhuisbedden voor lowcure en huisartsenkliniek. Deze is gevestigd op afdeling 4 van locatie Antonius Ziekenhuis van St. ZorgSaam ZeeuwsVlaanderen, gelegen naast verpleeghuis De Stelle. De doelgroep waaraan intramurale zorg wordt verleend betreft cliënten met een indicatie voor langdurige zorg met verblijf met een somatische of een psychogeriatrische grondslag, met en zonder behandeling. 13

15 Warmande beschikt over de onderstaande capaciteit per 31 december 2012: Aantallen verblijfplaatsen per categorie zoals aangegeven in de prestatieeisen ex art.10 WTZi Zwaar De Stelle Rozenoord De Burght Somatische aandoening of Psychogeriatrische aandoening of beperking Transfer verpleegplaatsen 6 Licht Somatische of Psychogeriatrische aandoening of beperking Hooge Platen Aantal kamers verpleeghuizen naar beddengrootte Type kamer Aantal kamers met één bed Aantal kamers met twee bedden (niet bestemd voor gehuwden/samenwonenden) Totaal aantal kamers Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens productie, capaciteit, personeel en opbrengsten Cliënten Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar Waarvan ZZPcliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar Productie Aantal ZZPdagen met zorg en verblijf exclusief behandeling in verslagjaar Aantal ZZPdagen met zorg en verblijf inclusief behandeling in verslagjaar Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal uren extramurale productie in verslagjaar Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE in loondienst per einde verslagjaar 273,32 285,79 Kosten ingehuurd personeel en zelfstandigen

16 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten WMO Tussen de gemeente Sluis en Warmande is sinds de invoering van de WMO een raamovereenkomst afgesloten voor het leveren van hulp bij de huishouding binnen het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. De raamovereenkomst stelt Warmande in staat om hulp bij de huishouding te leveren binnen het gehele gebied van deze gemeente, conform een geldende indicatie aan een cliënt die door de opdrachtgever (gemeente) is geïndiceerd. Voor het verslagjaar is een nieuwe raamovereenkomst afgesloten voor de periode Met de opdrachtgever (gemeente) zijn de volgende prijzen overeengekomen, welke geldig waren tot 31 december 2012: Categorieën hulp bij de huishouding Prijs per klokuur HH1 Huishoudelijke werkzaamheden. 22,41 HH2 Huishoudelijke werkzaamheden, aangevuld met organisatie van huishouden en hulp bij een ontregeld 22,41 huishouden. Voor de Stichting de Okkernoot gevestigd in Schoondijke, treedt Warmande op als hoofdaannemer richting de gemeente Sluis. Cliënten huishoudelijke hulp Aantal cliënten per einde verslagjaar Aantal cliënten over het gehele verslagjaar (afgesloten trajecten plus cliënten die per einde verslagjaar nog hulp ontvangen) Productie huishoudelijke hulp Aantal uren productie in verslagjaar Waarvan in natura Waarvan via Persoonsgebonden budget 0 0 Geleverde productie per gemeente Sluis waarvan uren derden (onderaanneming) Personeel hulp bij het huishouden Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE in loondienst per einde verslagjaar 9,83 9,74 Kosten personeel niet in loondienst en zelfstandigen in verslagjaar Bedrijfsopbrengsten hulp bij het huishouden Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar waarvan WMO opbrengsten waarvan overige bedrijfsopbrengsten Werkgebieden Warmande is werkzaam in de zorgkantoorregio Zeeland. De werkzaamheden van de organisatie concentreren zich voornamelijk in het deelgebied West ZeeuwsVlaanderen. 15

17 2.4 Samenwerkingsrelaties BELANGHEBBENDEN IN RELATIE TOT Cliënten intra en extramuraal Alle zaken waarvoor op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) advies of instemming vereist is Waardering m.b.t. klanttevredenheid UITWERKING VAN DIALOOG IN Instelling van / overleg met: Cliëntenraad per locatie Algemene cliëntenraadvergaderingen per locatie Gezamenlijk overleg met cliëntenraden Vaststelling besluiten in Raad van Bestuur na cliëntenraden gehoord hebbende Publicatie middels nieuwsbrief/ huiskrant en/of weergave in brochure/nota/protocol/overeenkomst, e.d. Tevredenheidsonderzoeken onder cliënten met als doel verbeteracties uit te voeren Klachtenbehandeling Aansluiting bij Klachtencommissie Zeeland en instelling van vertrouwenspersonen Medewerkenden Alle zaken waarvoor op basis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) advies of instemming vereist is. Instelling van / overleg met Ondernemingsraad door de bestuurder Arbeidsomstandigheden Arbobeleid 2012 Borging binnen afdeling Beleid & Kwaliteit Medewerker kwaliteit en veiligheid Verzuim Vaststelling van verzuim en reïntegratiebeleid; borging in de lijn Medewerkenden Verzuim Aansluiting bij Arbodienst Arbeidsbeleving Deelname aan MedewerkersMonitor van de Continue Benchmark CAO VVT Regelingen opgenomen in de Ondernemingsovereenkomst Personeels en Opleidingsbeleid Strategisch Personeels Planning Employee Benefits Personeelsvereniging en kortingsregelingen middels de KoesterPas AAG Vastgoed advies Strategisch Vastgoedplan Vrijwilligers en mantelzorgers Taak en rol van de vrijwilliger en mantelzorger Visie op vrijwilligers en beleid Visie op mantelzorg en beleid Individuele overeenkomsten incl. jaargesprek Vrijwilligersdiner (jaarlijks) Inwoners (sympatisanten) in relatie tot de zorginstelling Aanboren / verwerven van extra financiële middelen Stichting Woonzorgcentra Sluis (vh Vrienden van Rozenoord) Stichting Vrienden van Hooge Platen (vh Vrienden van Ter Schelde) Stichting Intramurale (de Stelle) St. ZorgSaam Zeeuws Samenwerking en afstemming Jaarlijks overleg door Raden van Bestuur 16

18 BELANGHEBBENDEN IN RELATIE TOT Vlaanderen van beleid UITWERKING VAN DIALOOG IN Warmande en ZorgSaam Uitwerking in dienstverleningsovereenkomsten ZorgCuisine Maaltijdvoorziening Uitvoering geven aan de warme maaltijdvoorziening middels leveringsovereenkomsten Albron Carewell Managementondersteuning en advies Opstellen en implementeren van HACCPbeleid Exploitatie van het Paviljoen in Hooge Platen St. Woongoed Zeeuwsch Vlaanderen Samenwerking in en ontwikkelen van woon/zorgconcepten Gezamenlijke projecten (VvE) Ontwikkelen van toewijzingsbeleid in aanleuncomplexen Nieuwbouw t.b.v. scheiden wonen en zorg Zeeuws Vlaams Zorg Overleg Wonen zorg en welzijn Gezamenlijke aanpak in Zeeuws Vlaanderen Gesprekspartner voor Provincie en Zorgkantoor Projectontwikkeling Scholing (Fluenz) Fondsenwerving incl. subsidie Gemeente Sluis Integrale benadering wonen, zorg en welzijn binnen de gemeente Sluis Implementatie en deelname aan projectteam wonen, zorg en welzijn Overeenkomst m.b.t. huishoudelijke verzorging Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland (GGD) Meso continuïteitsplan zorg Procesdeelplannen en draaiboeken in het kader van Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) ROC Westerschelde Competentie gericht leren Ontwikkelen van samenwerkingsmodellen om competentiegericht leren op de praktijk af te stemmen ECABO (kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven) Beschikbaarstelling van praktijkplaatsen Inschrijving in Bedrijvenregister van ECABO als leerbedrijf voor (V)MBO leerlingen Milieu Platform Zorgsector Milieu Platform Zorgsector Bedrijfs Energie Plan Benchmarking en monitoring van de Milieubarometer Bedrijfs Milieu Plan Benchmarking en monitoring van de Milieubarometer Stichting De Okkernoot Samenwerking en ontwikkelen van sectoroverschrijdende zorgconcepten Integratie van de verschillende doelgroepen en vermaatschappelijking van de zorg Onderaannemerschap voor huishoudelijke verzorging Stichting Aan Z Productverbreding Uitvoering geven aan de Welkomboerderij Stichting Welzijn West Zeeuwsch Vlaanderen Welzijn voor senioren Opstarten van projecten in het kader van Diensten bij Wonen met zorg Provincie Zeeland Spreiding, ontwikkeling en versterking van voorzieningen Beleidskader Sociale Zorg 17

19 BELANGHEBBENDEN IN RELATIE TOT UITWERKING VAN DIALOOG IN Stichting Klaverblad Zeeland Participatie van cliënten Ondersteuning naar cliëntenraden Klachtenregeling Zeeland Zorgkantoor Zeeland Zorginkoop Overeenkomst CZ zorgkantoor BV zorgaanbieder AWBZ Woon Advies Commissie (WAC) Nieuwbouw en plannen Participatie bij planontwikkeling en realisatie DNV De weg naar certificering Certificatieonderzoek, proef en vervolgaudits m.b.t. HKZ certificatie. Vilans Voorbehouden, Risicovolle en Overige Handelingen Overeenkomst m.b.t. de module KICK Protocollen Raad voor Kinderbescherming met projectplaats Het aanbieden van een werkstraf via een transactie van het Openbaar Ministerie aan minderjarigen Overeenkomst, c.q. raamcontract en aanbieden van een projectplaats Reflector (Emergis) Verbetertraject team zorgverleners Kwaliteitsverbetertraject werkprocessen en opzet intervisie coaching on the job MOVINEX Integraal Verbeterprogramma organisatiebreed Participatie van cliënten en vertegenwoordigers Participatie medewerkers Planetree Nederland Cultuurgericht verbetertraject Stichting breed Kwaliteitsverbeterprogramma Samen Koersen op Morgen (t/m januari 2012) Mensgerichte zorg implementeren via intern trainingsprogramma (start uitrol in 2012) 18

20 Jaardocument 2012 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 19

21 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Corporate Governance staat voor goed bestuur, toezicht, effectiviteit en doelmatigheid bij ondernemingen. Good Governance is voor zorginstellingen van groot belang en voor Warmande nadrukkelijk het uitgangspunt voor het handelen van de Raad van Toezicht en van Raad van Bestuur. In navolging van 2011 zijn ook ten aanzien van verslagjaar 2012 door Warmande de principes van de Zorgbrede Governancecode gehanteerd. Warmande wil haar stakeholders/belanghebbenden zo transparant mogelijk informeren en rapporteren over o.a. haar doelstellingen, prestaties, klachten en besturingsstructuur. Warmande staat open voor en bevordert periodiek overleg met de stakeholders die actief zijn binnen haar verzorgingsgebied. Er is periodiek overleg met zowel interne stakeholders, zoals cliëntenraden, Ondernemingsraad en managementteam, als externe stakeholders, zoals ZVZO (Zeeuws Vlaams Zorg Overleg), gemeente, Zorgkantoor en Regionaal Zorgoverleg. Warmande draagt er tevens voor dat deze stakeholders periodiek worden ingelicht. Bij haar besluitvorming over onderwerpen die bepaalde stakeholders rechtstreeks aangaan, weegt Warmande de van die stakeholders verkregen adviezen en de door hen aangedragen alternatieven. Vervolgens verantwoordt Warmande haar besluiten door de betreffende stakeholders te informeren over de genomen besluiten en de argumenten daarvoor. 20

22 3.2 Raad van Bestuur Samenstelling Raad van Bestuur Het bestuur van Wamande is opgedragen aan de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur bestaat ultimo 2012 uit één bestuurder. Naam Woonplaats Functie Mw.Y. M. de Jongvan Oosten Biervliet Bestuurder Warmande Taken en werkwijze Raad van Bestuur en managementteam De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van Warmande en richt zich daarbij naar het belang daarvan. Mw. Y. M. de Jongvan Oosten is volledig verantwoordelijk als Raad van Bestuur. De overleg en besluitvorming wordt voorbereid in het managementteam van Warmande. Besluiten worden door de Raad van Bestuur genomen. Binnen het managementteam is een verantwoordelijkheidstoewijzing gedaan op het gebied van beleidsvoorbereiding en operationele aansturing en hierbij is de onderstaande portefeuilleverdeling aangehouden. Naam Portefeuille Mw. Y.M. de Jongvan Oosten Financiën Planning/bouw ICT Mw. V. Flynn Personeel Opleiding Mw. E. Turczynowicz Zorg & Dienstverlening Mw. R. van Hevele Medische & Paramedische behandeling Mw. A. Biemond Beleid & Kwaliteit In het Reglement Raad van Bestuur wordt de verantwoording en verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur beschreven alsmede het kader met betrekking tot (het functioneren van) de Raad van Bestuur en de relatie tot de Raad van Toezicht. Het reglement voorziet verder in regelingen voor besluitvorming en waarneming, openbaarheid, openheid en externe verantwoording. Naam Nevenfuncties Mw. Y.M. de Jong van Oosten Niet relevant De Raad van Bestuur onderschrijft de door de NVZD geformuleerde Gedragscode voor de Goede Bestuurder. Deze Gedragscode stelt normen aan de individuele functieuitoefening van de bestuurder en is daarmee een aanvulling op de wet en regelgeving die ten aanzien van zijn functieuitoefening geldt. Samen met die formele en algemene vereisten is de Gedragscode ook de basis waarop de Raad van Toezicht de bestuurder toetst. 21

23 3.2.3 Bezoldiging Raad van Bestuur Voor het overzicht over de bezoldiging van de bestuurder en het daaromtrent gevoerde beleid verwijzen wij u naar de toelichting op de resultatenrekening (paragraaf , rubriek 26) 22

24 3.3 Raad van Toezicht Samenstelling Raad van Toezicht De Raad van Toezicht is belast met het houden van toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur, op de algemene gang van zaken binnen Warmande en de met haar verbonden instellingen. Bij de vervulling van hun taak richten de leden van de Raad van Toezicht zich naar het belang van Warmande en de met haar verbonden instellingen. Het Reglement Raad van Toezicht behelst het kader met betrekking tot (het functioneren van) de Raad van Toezicht en de relatie tot de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht bestaat aan het eind van het verslagjaar nog uit vijf personen. De samenstelling van de Raad van Toezicht per 31 december 2012 is als volgt: Naam Woonplaats Functie Kwalificatie in RvT Dhr. G.A.M. de Bruijckere Breskens Voorzitter Kwaliteit & Kwaliteitsborging Dhr. W. Verhage Oostkapelle Vice Financiële zaken Voorzitter Dhr. W. Hoefnagels Oostburg Lid Zorg Mw. A. van Kleef Zuidzande Lid Juridische zaken Dhr. C. de Block Graauw Lid Financiële zaken Taken en werkwijze Raad van Toezicht Het profiel van de leden van de Raad van Toezicht kenmerkt zich door een brede maatschappelijke ervaring. De individuele leden zijn in staat om vanuit hun achtergrond en beroepsmatige bezigheid een concrete bijdrage te leveren aan het toezicht op de organisatie. Naam Dhr. G.L.J. van Noort Tot (Neven)functies, kennis en ervaring Gepensioneerd manager financiën van Dow Benelux Voorzitter Raad van Commissarissen Rabobank West ZeeuwsVlaanderen Lid Bestuur Stichting Intramurale Ziekenzorg WZVL Voorzitter Stichting Hervormd Kerkgebouw IJzendijke Dhr. W. Verhage Gepensioneerd Registeraccountant (partner PWC) Lid Raad van Toezicht Stichting Revant (lid auditcie.) t/m 2012 Voorzitter Bestuur Stichting Vrienden Revant Zeeland Lid Raad van Toezicht Stichting Admiraal de Ruyterziekenhuis (lid auditcie) t/m 2012 Lid Raad van Toezicht St. Het Zeeuwse Landschap (lid. Fin.cie) Penningmeester Bestuur Stichting Terra Maris Penningmeester Stichting Kenya naar School Voorzitter Raad van Commissarissen Marsaki BV 23

25 Dhr. W. Hoefnagels Neuroloog Mw. W.J.A. Meijer Risseeuw Tot Mw. M.L.M.G. BuijsseUitdewilligen Tot Lid bestuur St. Intramurale Ziekenzorg WZVL Agrarisch ondernemer Relevante kennis en ervaring in de zorg; doctoraal beleid en Management van de gezondheidszorg (behaald bij Erasmus Universiteit 86) en werkervaring als ambtelijk secretaris van het Faculteitsbestuur, Faculteitsraad van Erasmus MC Penningmeester Zwinkoor Secretaris Stichting Welzijn West ZeeuwsVlaanderen Agrarisch ondernemer Burgeradviseur Mw. A. van Kleef Directeur Serviceflats Dhr. G.A.M. de Bruijckere Dhr. C. de Block Per Voorzitter bestuur van de Kring Zeeuwse Dierenartsen Dierenarts & docent biologie 2 e graads. Basisscholenproject Gemeente Sluis Columnist streekbladen: Rondje West, Op Bresjes en Sincfalbode Commissielid Beleid & Organisatie Waterschap ZeeuwsVlaanderen Hoofd zorg en dienstverlening thuiszorgorganisatie Internos in Zwijndrecht Lid van de Raad van Toezicht van Perspectief: Basisonderwijs in Vlissingen. De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd en ontslagen op de wijze zoals in de statuten van Warmande alsmede het Reglement Raad van Toezicht bepaald. In afwijking van hetgeen de Zorgbrede Governancecode hieromtrent aangeeft heeft Warmande in haar statuten een verlengde zittingstermijn opgenomen. Na een zittingstermijn van vier jaar kan een lid Raad van Toezicht aansluitend nog tweemaal voor eenzelfde periode worden herbenoemd. In 2012 is het besluit genomen om dit aan te passen conform de Governancecode naar eenmaal verlengen. In 2013 is dit statutair aangepast. Tevens is besloten om het aantal leden van de Raad van Toezicht per januari 2013 verder terug te brengen tot vijf, in relatie tot de schaalgrootte van de organisatie. Voorts is voorzien in een Reglement hetgeen aanvullende procedureregels behelst voor de (her)benoeming van de leden van de Raad van Toezicht van Warmande. 24

26 Naam 1 e benoeming 2 e benoeming Aftredend Aanwezig heid 2012 Dhr. G.L.J. van 1 jan jan dec Noort Dhr. W. Verhage 1 jan jan jan Dhr. W. 1 jan jan jan Hoefnagels Mw. W.J.A. 1 jan jan dec MeijerRisseeuw Mw. M.L.M.G 1 jan jan dec Buijsse Uitdewilligen Mw. A. van Kleef 1 jan jan jan Dhr. G.A.M. de Bruijckere Dhr. C. de Block 1 jan dec jan dec jan dec In verband met het aftreden en niet herkiesbaar zijn van 3 leden van de Raad van Toezicht per 31 december 2012, is in 2012 een wervingsactie voor een nieuw lid gestart. Dit heeft als volgt plaatsgevonden: 1. Er is regionaal geadverteerd in kranten/dagbladen voor werving van een lid Raad van Toezicht op voordracht van de Cliëntenraden. 2. Uit de 3 kandidaten is een selectie van 2 kandidaten gemaakt voor gesprekken met een afvaardiging van de cliëntenraden en de Raad van Toezicht 3. Hieruit is één kandidaat geselecteerd en aangesteld per 31 december 2012; zorg achtergrond. 4. Management, geledingen en andere betrokkenen zijn geïnformeerd via een interne memo die per is rondgestuurd door de bestuurder. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de besluitvorming over het oplossen van zaken waarbij belangenverstrengelingen aan de orde zijn bij leden Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur en bij de externe accountant in relatie tot de instelling. In het verslagjaar zijn dergelijke belangenverstrengelingen niet aan de orde geweest. De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht tijdig alle informatie die nodig is voor een goede uitoefening van de taak van de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico s verbonden aan de instellingsactiviteiten en voor de financiering van de instelling. De Raad van Bestuur rapporteert hierover aan en bespreekt de interne risicobeheersing en controlesystemen met de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft hiertoe afspraken met de Raad van Bestuur gemaakt over de door de Raad van Toezicht gewenste informatievoorziening vanuit de Raad van Bestuur Bezoldiging Raad van Toezicht Voor het overzicht over de bezoldiging van de toezichthouders en het daaromtrent gevoerde beleid verwijzen wij u naar de toelichting op de resultatenrekening (paragraaf , rubriek 26) 25

27 3.3.4 Verslag Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft zich geherstructureerd in 2012, ter waarborg en ontwikkeling van eigen deskundigheid. Ten behoeve van de communicatie met de andere toezicht houdende commissies zijn contactpersonen bij de Raad van Toezicht benoemd, één contactpersoon voor de Cliëntenraden en één voor de Ondernemingsraad. Er zijn in 2012 de volgende aandachtsgebied gerichte commissies binnen de Raad van Toezicht opgericht: Financiële commissie Governance commissie Remuneratie commissie Kwaliteit en Veiligheid commissie Om de eigen deskundigheid als lid van de Raad van Toezicht te borgen, volgen alle leden minstens eenmaal per jaar een bijscholing van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NvTZ) gericht op het eigen aandachtsgebied. Nieuwe leden van de Raad van Toezicht dienen daarnaast de basiscursus bij de NvTZ te volgen. De Raad van Toezicht houdt toezicht bij Warmande op strategie en prestaties en systemen van beheersing en voert controle uit door ieder kwartaal de volgende besprekingen te houden: beschouwing / beoordeling productiecijfers rapportage bespreking verslagen financiële commissie per kwartaal beschouwing / beoordeling verzuimcijfers rapportage beschouwing / beoordeling kwaliteit & veiligheidsrapportage beschouwing / beoordeling (voortgang) jaarplan jaarlijkse beschouwing / beoordeling voortgang Meerjarenbeleid volgen van een opgestelde planning & control cyclus Aspecten van toezicht die in 2012 bijzondere aandacht hebben gehad: Planetree visie VPT Capaciteit versus productie Besparingsmaatregelen Organigram Nieuwe huisstijl, nieuwe naam en logo Strategisch vastgoedplan, w.o. huur versus zelf bouwen; businesscases De Burght en Goedertijt Planning & control cyclus opzet Meerjarenbeleidsplan Doelstellingen RvB Kaderdocument met sondage functiehuis : organisatiestructuur met zelfstandig werkende teams met één of tweehoofdige RvB 26

28 3.4 Bedrijfsvoering Planning en Control De planning en control van Warmande is opgebouwd uit de navolgende elementen: Planning De productieplanning wordt op basis van inschattingen van onder andere zorgzwaarte en beschikbare capaciteit geraamd. Met dit als uitgangspunt wordt de offertestelling gedaan en resulteert dit in de productieafspraken met het Zorgkantoor Zeeland en inschrijving WMOdeel bij de gemeente Sluis. Op basis van productieafspraken wordt e.e.a. vertaald in de jaarbegroting, wat verder het financieel kader is voor het boekjaar. Control Het beheersen vindt plaats door begroting en realisatie periodiek met elkaar te vergelijken middels schriftelijke rapportages. Op basis van deze rapportages en andere omgevingsfactoren kan bijstelling plaatsvinden bij relevante afwijkingen. Uiteindelijk vindt de definitieve vaststelling plaats middels de jaarrekening. Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) Sinds de in 2005 verrichtte nulmeting van de AO/IC, conform de kaderregeling is een aantal verbeterpunten gerealiseerd op gebied van de cliëntenadministratie, o.a. centralisatie van deze werkzaamheden. Kostprijsberekeningen Aan de offertestelling ten behoeve van de productieafspraken bij het Zorgkantoor heeft een aantal kostprijsberekeningen ten grondslag gelegen, met name extramuraal. Dit geldt eveneens voor de offertestelling ten behoeve van de WMO Risicomanagement Warmande beschikt over een beleid ter beheersing van de vitale risico s in de bedrijfsvoering (risicomanagement). De Raad van Bestuur rapporteert hierover aan en bespreekt met de Raad van Toezicht de interne risicobeheersing en controlesystemen. 27

29 3.5 Cliëntenraad Samenstelling cliëntenraden Iedere instelling behorend tot Warmande heeft een eigen cliëntenraad. Iedere cliëntenraad is een vertegenwoordiging van de aanwezige doelgroepen binnen de betreffende instelling en bestaan daarom niet allemaal uit hetzelfde aantal leden. Iedere cliëntenraad kan aanspraak maken op ondersteuning door de instelling. De samenstelling van de cliëntenraden van de vier locaties per is als volgt: Verpleeghuis Functie Namens De Stelle Dhr. A.J.M. van Kuijk Voorzitter Dhr. A.J. van der Hooft Secretaris Dhr. E. van Essen Lid Afdeling Klaverblad Mw. L. Flikweert Lid Afdeling Klaproos Mw. A. ReijerseCauwels Lid Afdeling Korenbloem Mw. M. Snippe Mw. M. Boussen Lid Lid Afdeling Boterbloem Afdeling Klaverblad Woonzorgcentrum Functie Namens Rozenoord Dhr. A. Oosterling Voorzitter/secretaris Intramuraal Mw. Van der HooftDe Meijer Lid Intramuraal Dhr. K. Malcorps Lid Mw. M. de BruijneVercruijsse Lid Mw. WesterweeleRiemens is per 1 april 2012 afgetreden als voorzitter Dhr. J. Vermeulen is per 1 april afgetreden als secretaris. De Dhr. A. Oosterling vervult de functie als voorzitter en secretaris. Woonzorgcentrum Functie Namens De Burght Dhr. J.W. Boone Voorzitter Intramuraal Mw. VergouweMalkus Secretaris Intramuraal Mw. C. DijkshoornLoof Mw. R. SimpelaarBakker Extramuraal Extramuraal Dhr. Geernaert is per 1 april 2012 teruggetreden als secretaris en als lid van de cliëntenraad. Woonzorgcentrum Functie Namens Hooge Platen Mw. A. RoofackLuteijn Voorzitter Intramuraal Boulevard Dhr. J. Peters Secretaris Extramuraal Dhr. A. Ploegaert Lid Intramuraal Boulevard Mw. J. KuijvenhovenKentie Lid Dagverzorging Mw. L.J Brouwers de Vuijst Lid Extramuraal Mw. C.M. SchelfhoutBlaakman Lid Extramuraal 28

30 3.5.2 Taken en werkwijze cliëntenraden Binnen Warmande is op iedere locatie een cliëntenraad actief. Alle cliëntenraden werken op een uniforme wijze. De werking van de cliëntenraad staat beschreven in het communicatieplan van de organisatie. Functie Vanuit de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) heeft de zorgaanbieder de opdracht om een cliëntenraad in te stellen. De cliëntenraad heeft tot taak om, binnen het kader van de doelstellingen van de instelling, in het bijzonder de gemeenschappelijke belangen van cliënten te behartigen. De taken en bevoegdheden van de cliëntenraad zijn vastgelegd in een instellingsbesluit/reglement. Doelstelling In de bijeenkomsten worden de leden van de cliëntenraad schriftelijk en / of mondeling geïnformeerd over de gang van zaken binnen de instelling waarin zij verblijven. Hiertoe kunnen functionarissen uit de organisatie worden uitgenodigd. De bijeenkomsten zijn daarnaast bedoeld voor discussie tussen de raadsleden onderling teneinde gevraagd en ongevraagd advies te kunnen geven aan de Raad van Bestuur en het (locatie)management. De voorzitters en secretarissen van de vier cliëntenraden komen regelmatig in vergadering bijeen in een Platform waarin zij zaken bespreken die gemeenschappelijk zijn. De Raad van Bestuur neemt deel aan deze vergaderingen. Daarnaast vindt er twee maal per jaar een platform vergadering plaats van alle cliëntenraden, Raad van Bestuur en een vertegenwoordiger van de Raad van Toezicht. 29

31 3.5.3 Adviezen cliëntenraden Formeel uitgebrachte adviezen cliëntenraden Over onderstaande onderwerpen is er in 2012 een formeel advies gevraagd aan de cliëntenraden: Organisatiebreed Benoeming lid raad van Toezicht Werken in eigen kleding Jaardocument + financieel verslag Toekomst medezeggenschap Nieuwe naam Waskosten persoonsgebonden was Uniforme prijsstelling eten en drinken De Stelle Hoogte van de waskosten Vluchtwegen (ongevraagd advies) Hygiëne voorschriften (ongevraagd advies) Rozenoord Heeft geen adviezen uitgebracht De Burght Productaanbod op de broodwagen Hooge Platen Contract beëindiging Albron (verzwaard advies) 3.6 Ondernemingsraad Samenstelling ondernemingsraad Samenstelling ondernemingsraad per Naam Mw. M. Willemsen Mw. M. de Meijer Mw. P. Coone Mw. M. Boussenvan den Bunder Mw. M. BrennerCatseman Mw. C. CoppensBuijze Mw. H. van der Linden Mw. C. Verstryngevan de Wijnckel Mw. E. Bajrovic Mw. M. Bregonje Mw. I. Risseeuw Mw. J. Steijaert Functie Voorzitter kiesgroep verpleeghuis Secretaris kiesgroep verpleeghuis Lidkiesgroep verpleeghuis Lid kiesgroep verzorgingshuis Lidkiesgroep verpleeghuis Lid kiesgroep verpleeghuis Lid kiesgroep verzorgingshuis Lid kiesgroep verpleeghuis Aspirant lid kiesgroep verzorgingshuis Aspirant lid kiesgroep verzorgingshuis Aspirant lid kiesgroep verzorgingshuis Aspirant lid kiesgroep verzorgingshuis 30

32 3.6.2 Taken en werkwijze ondernemingsraad De OR is een medezeggenschapsorgaan dat los staat van de Raad van Bestuur. De taak van de OR is het behartigen van de belangen van de werknemers van de instelling, waarbij de organisatie niet uit het oog mag worden verloren. De OR komt elke dinsdagmiddag bijeen in vergadering of bereid onderwerpen voor tijdens de faciliteiten. Vergadering ondernemingsraad De OR kwam als raad 8 maal in vergadering bijeen. Vergadering ondernemingsraad met Raad van Bestuur/Bestuurder (= overlegvergadering) Met de Raad van Bestuur/Bestuurder kwam de OR 9 maal in vergadering bijeen. Daarnaast vond twee maal zoals de Wet op de Ondernemingsraden voorschrijft een overlegvergadering plaats in aanwezigheid van een lid van de Raad van Toezicht, waarin de algemene gang van zaken binnen werd besproken. Onderwerpen die in beide vergadering aan bod kwamen, zijn: Financiën waaronder begroting en kwartaalcijfers CAO onderhandelaarsakkoord Besparingsmaatregelingen Kwalitatieve indicatoren/toetsing momenten Terugkerende onderwerpen codes rood en Planetree Organisatorische aspecten Extra vergaderingen c.q. overleggen vonden o.a. plaats met: Manager P & O (folder m.b.t. Slimmer Plannen) Communicatie adviseur Teamleiders Scholing De OR volgde volgende scholingen: Cursussen op 21 en 22 maart 2012, waarin o.a. aan de orde kwam: Gesprek met bestuurder Basis financieel beleid Dagcursus op 9 oktober 2012, waaronder o.a. aan de orde kwam: Meerjarenbeleidsplan en Strategisch Vastgoedplan Cursussen op 12 en 13 december 2012 met als thema s: Terugblik 2012 CAO verpleeg en verzorgingshuizen Taken OR Verzuimbeleid Gesprek met bestuurder en manager P & O Adviesaanvragen (artikel 25 WOR) Er was in 2012 sprake van de volgende adviesaanvragen: Plan van aanpak Reflector Strategisch Vastgoedplan Meerjarenbeleidsplan Programma van eisen bedrijfsarts Organisatorische aspecten dienst behandeling In bovenstaande adviesaanvragen heeft de OR positief geadviseerd. Bij een aantal adviesaanvragen wordt zij d.m.v. tussentijdse evaluaties op de hoogte gehouden. 31

33 3.6.4 Instemmingsaanvragen (artikel 27 WOR) De volgende instemmingsaanvragen zijn bij de OR neergelegd: Prijsverhoging restaurant De OR heeft haar instemming gegeven met opmerkingen over de openingstijden en keuze aanbod. Regeling procedurele afspraken wijziging diensten Hieruit is een pilot ontstaan. Ongevraagd advies Wijziging koffie pauzes: de koffiepauzes vinden plaats op de afdelingen de OR heeft geadviseerd om dit thema binnen de werkoverleggen met medewerkers te bespreken. Dienstkleding: per 1 januari 2013 werken medewerkers in eigen kleding de OR heeft het advies uitgebracht om dit onderwerp met elkaar tijdens teamoverleggen te bespreken zodat hierover meer bekendheid is. Overige onderwerpen die ter sprake kwamen gedurende 2012: Maandelijks overleg manager P & O Evaluatie pilot Reflector Voorbereidingen verkiezingen door bezoek aan locaties Bijdrage nieuwsbrief Attentieregeling Kennismaking nieuw lid RvT Nieuwe naam en huisstijl Invoering systeem AFAS Procedure ziekteverzuim en reintegratie 32

34 3.7 Vertrouwenspersonen Warmande maakt gebruik van de diensten van twee vertrouwenspersonen ten behoeve van de cliënten. Eén voor de locaties Rozenoord, De Stelle en De Burght en één voor locatie Hooge Platen. Deze vertrouwenspersonen worden ingeschakeld wanneer het voor een cliënt niet mogelijk is om in eigen kring ondersteund te worden wanneer sprake is van een klacht. Tevens kunnen zij een luisterend oor bieden, informatie en advies geven, bemiddelen en signalen doorgeven. De cliëntenraad van de locatie heeft een beslissende stem in het aanstellen van een dergelijke vertrouwenspersoon. Bij de keuze/voordracht van een vertrouwenspersoon is het voor de cliëntenraad van de betreffende locatie belangrijk om enerzijds een persoonlijk gesprek aan te gaan met deze persoon en anderzijds referenties te vragen om een oordeel te kunnen geven of de persoon in staat wordt geacht de belangen van de cliënt correct te behartigen. Naast vertrouwenspersonen voor de cliënten is er voor de medewerkers van Warmande ook een vertrouwenspersoon beschikbaar. Deze is niet gebonden aan een locatie. De medewerker kan een beroep doen op de vertrouwenspersoon om zich te laten bijstaan in de opvang en eventuele formulering van een klacht indien deze niet via de arbeidsrechtelijke verhoudingen kan worden opgelost. 33

35 Jaardocument 2012 Beleid inspanningen en prestaties 34

36 4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.0 Inleiding De zorgmarkt is volop in beweging. Veranderende cliëntwensen, personele vraagstukken en een terugtrekkende overheid vragen om creativiteit, flexibiliteit, maar ook om duurzaamheid. Zorg voor goede gebouwen en een veilige omgeving om in te wonen en te werken zijn van belang om in de toekomst de zorg op een goede manier te kunnen blijven leveren. In dat licht is een nieuw plan ontwikkeld samen met de woningstichting en is het initiatief genomen om een strategisch vastgoedbeleid te ontwikkelen. Is het meerjarenbeleid geëvalueerd en is vooruitlopend op de uitwerking van een toekomstbestendig meerjarenbeleid Planetree gekozen als zorgconcept. Met als uitgangspunt mensgerichte zorg voor iedereen, zowel voor de cliënt als voor de medewerker én voor elkaar. Maatschappelijk gezien neemt Warmande een belangrijke positie in in West Zeeuws Vlaanderen. Als enige zorgaanbieder die in drie grote kernen aanwezig is met gebouwen waar intramuraal en extramuraal zorg wordt geleverd en waar gelegenheid is om aan dagactiviteiten deel te nemen en desgewenst een warme maaltijd te gebruiken. Om dit op verantwoorde wijze te kunnen blijven doen is ook in 2012 veel geïnvesteerd in de kwaliteit van zorg en is een uitgebreid opleidingsprogramma organisatiebreed voortgezet. Ook in de aansturing van de organisatie zijn wijzigingen geweest en er is veel aandacht voor cliënten, vertegenwoordigers, medewerkers, vrijwilligers en stakeholders. 4.1 Ontwikkelingen en meerjarenbeleid Meerjarenbeleidsplan In de laatste maanden van het jaar 2011 is organisatie breed geëvalueerd. De koers van de zorg zoals Warmande die wil bieden sluit de komende jaren aan bij de landelijke ontwikkelingen en is afgestemd met alle stakeholders. Medio 2012 is het MJB gepresenteerd aan de Raad van Toezicht, Ondernemingsraad en Cliëntenraden. Begin 2013 wordt dit beleid middels lancering van de nieuwe naam met aangepaste publieksversie onder de aandacht gebracht bij de stakeholders Motto meerjarenbeleid Samen koersen op morgen Missie en visie van Warmande De missie: Actief passende zorg bieden door middel van samenspraak en samenwerking. 35

37 De visie: Mensgerichte zorg is een proces waarin alle betrokkenen een eigen inbreng hebben die ze met elkaar delen. Hierbij staat centraal dat de mens zich thuis voelt en de regie behoudt over zijn leven. Kernwaarden Veilig Cliënten Alle cliënten ervaren een veilig gevoel en een veilige woonomgeving. Iedereen voelt zich hiervoor verantwoordelijk. Medewerkers Je veilig voelen op de werkvloer; elkaar respecteren, open staan voor elkaars mening/adviezen. Vertrouwen geven en ontvangen. Eerlijkheid. Vertrouwd Cliënten We dragen zorg voor een prettige, warme woonomgeving waar de cliënten zich thuis voelen. Vlakbij hun vertrouwde woonomgeving en familie. Medewerkers Dichtbij de zorg staan. Je verdiepen in de cliënt en medewerkers. Medeleven tonen en goed luisteren naar elkaar. Open staan voor elkaars gedrag. De zorgvraag met respect behandelen. Vriendelijk Cliënten Onze cliënt en zijn familie voelen zich te allen tijde welkom bij ons. Medewerkers zijn oprecht betrokken bij cliënten en nemen hen serieus. De cliënten worden vriendelijk te woord gestaan. Medewerkers Elkaar vriendelijk bejegenen, te woord staan. Respect tonen voor elkaar. Elkaar feedback geven en elkaar complimenteren. Medewerkers tonen zich met elkaar verbonden: aandacht voor elkaar, een vriendelijk woord, bereidwilligheid om elkaar te helpen. Vakbekwaam Cliënten We weten wat we doen en vertellen de cliënten wat we doen. Medewerkers We hebben kennis van ondersteuningsvragen én beschikken over inzicht om daar de begeleiding op af te stemmen. Wij zijn in staat te luisteren én te handelen. Al onze medewerkers zijn goed geschoold om de juiste kwaliteit van zorg te kunnen leveren. 36