Draaiboek. Gemeenteraadsverkiezingen Gemeente Beuningen

Transcriptie

1 Onderwerp : Registratienummer : at Registratiecode : *at * Auteur : Amresh Dewkalie Draaiboek Gemeenteraadsverkiezingen 2014 Gemeente Beuningen Inleiding Op woensdag 19 maart 2014 zijn de raadsverkiezingen. Bijgaand treft u een

2 draaiboek aan waarin de activiteiten zijn opgenomen voor, tijdens en na de verkiezingen. In deze opzet is er voor gekozen alle informatie te bundelen in 1 document om daarmede een allesomvattend handvat te bieden. Het doel van dit draaiboek is meervoudig. Zo is het belangrijk dat zaken, die wettelijk vastgelegd zijn, goed geregeld worden. Tweede doelstelling is afstemming met partijen. Wie doet wat? Dit draaiboek zal daarom ook aan de commissie Fin.-AZ worden aangeboden. 1. In de aanloop naar de raadsverkiezingen 1.1 Partij-politieke kritische data voor de verkiezingen Laatste dag indienen registratieverzoeken 23 december Dit geldt alleen voor aanduiding politieke groepering nieuwe partijen. Dag van de kandidaatstelling 3 februari Vriendelijk verzoek aan partijen om de kandidatenlijsten een week eerder aan te leveren. De voorzitter van het hoofdstembureau stelt een brief op waarin alle regels en deadlines zijn opgenomen die gelden voor politieke partijen in Beuningen. Deze brief zal naar verwachting in oktober/november worden verstuurd naar de besturen van de politieke partijen. 1.2 Opkomstbevorderende maatregelen nemen De fracties vertegenwoordigd in de raad hebben in de raadscommissie Fin.-AZ van 19 juni gesproken over de communicatiemogelijkheden voorafgaande en tijdens de verkiezingen. Het doel van communicatie is drieledig: 1. Bevorderen opkomst (waarom moet ik stemmen?) 2. Hulp bij het keuzemoment (op wie kan ik stemmen?) 3. Praktische info (waar en wanneer kan ik stemmen?) In bijlage 1 staat een aantal instrumenten op het gebied van informatieverstrekking en opkomstbevorderende maatregelen die de aandacht op de verkiezingen lokaal kunnen versterken. De fracties hebben unaniem ingestemd met inzet van de stemwijzer en hebben de burgemeester verder opdracht gegeven de overige communicatie-activiteiten in te zetten als dat opkomstbevorderend werkt, doelmatig is en ruimte blijft bieden voor politieke partijen om eigen campagnes te voeren. 1.3 Vooroverleg met de fractievoorzitters over proces van collegevorming Te overwegen valt om al vóór de verkiezingen een gesprek aan te gaan over de mogelijkheden en eventuele wenselijkheden ( in procesmatig opzicht) tot collegevorming en onderhandelingen na de verkiezingen. Bij de vorige verkiezingen is dit overleg gevoerd en heeft het geleid tot een eenduidige informatieoverdracht aan politieke partijen. Het doel van deze besprekingen is om de verschillende mogelijkheden tot (het proces bij) 1

3 collegevorming onder de aandacht te brengen, hierover te informeren en mogelijke strategieën te overdenken. Dit stelt alle partijen in de gelegenheid hierover nadere gedachten te vormen. Het werd aan de politieke partijen gelaten welke 2 deelnemers zij voor dit gesprek aanwezig wilden hebben. Het gesprek kan het best in januari of februari plaatsvindnen omdat dan definitief bekend is welke partijen deelnemen aan de verkiezingen In bijlage 2 is een memo opgenomen dat dient als onderlegger voor de bespreking. 1.4 Evaluatie vergadermodel Het huidige vergadermodel is in 2006 ingevoerd en via tussentijdse evaluaties heeft dit tot aan aanpassingen geleid. Het is een natuurlijk moment om het vergadermodel eind 2013 te evalueren. Deze evaluatie zal als input dienen voor het vergadermodel , waar de nieuwe raad over zal besluiten. 2. Dag van de verkiezingen: woensdag 19 maart Overzicht dag van de verkiezingen 7.30 uur tot uur stembureaus open uur worden stemmen geteld en processen verbaal opgemaakt door de voorzitter van het stembureau. Eind van de avond: eerste, voorlopige uitslag. 2.2 Invulling verkiezingsavond Een soort staande receptie van uur tot pakweg uur. Openbaar maken uitslagen via beeldscherm in hal huis. Aanwezigheid lokale omroep voor live uitzending? 3. Na de raadsverkiezingen 3.1 Overzicht formele vereisten Vaststelling verkiezingsuitslag hoofdstembureau 21 maart 2014 Kennisgeving door het hoofd stembureau aan de benoemde van zijn benoeming tot raadslid Kennisgeving van de benoemde tot (al dan niet) aanvaarding van zijn/haar benoeming met (bij aanvaarding) overlegging van een verklaring over alle openbare betrekkingen die de benoemde bekleedt en (facultatief) een uittreksel uit het persoonsregister Schriftelijke kennisgeving aan de raad over de aanvaarding van de benoeming(en) Uiterlijk 22 maart 2014 Uiterlijk 10 dagen na uitreiking kennisgeving van benoeming Uiterlijk 26 maart Informatie over en voorbereiding op installatie van de nieuwe raad. In ontvangst nemen van de benoemingsbrief 2

4 Ondertekenen van het formulier van de verklaring aanvaarding van de benoeming De benoemden leveren de verklaring van alle openbare betrekkingen in, Raadsleden die niet in de oude raad zitting hebben leveren een gewaarmerkt afschrift van gegevens uit de basisadministratie persoonsgegevens in ( zie art.10 Gemeentewet i.g.v. de benoemde geen onderdaan is van een van de lidstaten van de Europese Unie) Inventariseren welke benoemden Eed of Belofte en verklaring willen afleggen bij de beëdiging op 27 maart Laatste vergadering oude raad Voorbereidingen voor de laatste raadsvergadering van de oude raad betreffen in ieder geval de volgende onderwerpen: Voorstel datum laatste vergadering: dinsdag 25 maart 2014 of woensdag 26 maart 2014 (dit nader te bepalen door de agendacommissie) Ondersteuning commissie tot onderzoek geloofsbrieven van de door het stembureau benoemde raadsleden en opstellen verslag. Onderzoek is vóór die laatste raadsvergadering, door een commissie door en uit de raad te benoemen. Die commissie moet dus in een eerdere raadsvergadering worden benoemd. Diezelfde commissie toetst ook de nevenfuncties die de kandidaten (bij Burgerzaken) moeten opgeven. In die vergadering ook beslissing over evt. geschillen m.b.t. verloop van de verkiezingen en de uitslag. De Kieswet bepaalt ( artikel C4-2 ) dat de periodieke aftreding van zitting hebbende raadsleden van rechtswege geschiedt. Afscheid niet terugkerende raadsleden in laatste raadsvergadering oude samenstelling, waarbij sommige recht hebben op een Koninklijke onderscheiding. Afwerking van de laatste vergadering van de oude raad Kennisgeving onderzoek geloofsbrieven en beslissing betreffende de toelating door de raad aan benoemden (inclusief opgave van nevenfuncties en ondertekening van integriteitsverklaring) 3.4 Eerste vergaderingen van de nieuwe raad Voorbereidingen op de eerste vergadering 27 maart 2014 Omschrijving Actualiseren bestand overlegorganen, bestand commissies en besturen waarin bij de aanwijzing/benoeming van leden het bestuur is betrokken Overleg tussen burgemeester/griffier en fractievoorzitters over plaatsbepaling leden raad/plattegrond aanpassen Opstellen agenda, verzamelen informatie over Eed of Belofte en verklaring, maken stembiljetten Verzorging indeling raadzaal, naambordjes, aanpassen postbakjes en catering Opstellen nieuw reglement van orde en commissieverordening 3

5 Nb: Deze verordeningen worden in de praktijk bijna nooit tijdens de eerste vergadering van de nieuwe raad vastgesteld, omdat de nieuwe raad zich eerst (in commissieverband) moet uitspreken over de nieuwe vergaderstructuur Eerste vergadering nieuwe raad: 27 maart 2014 De raadsleden leggen de Eed of Belofte en verklaring af. Ondertekening. Benoeming van (eerste en/of tweede) plv. voorzitter van de raad /Anders van rechtswege langstzittend raadslid). Vaststellen tijdelijk reglement van orde en commissieverordening alsmede benoemen van commissieleden (inclusief beëdiging van commissieleden niet zijnde raadsleden). Na afloop wordt een groepsfoto gemaakt Agendapunten raad nadat coalitievorming is afgerond. Benoeming van ( plv ) commissieleden Benoeming van ( plv ) voorzitters van commissies Benoeming vertegenwoordiging in Gemeenschappelijke Regelingen e.d. en kennisgeving aan de GR' en daarvan. Delegatiebesluit ( bevoegdhedenoverdracht van raad aan college ) opnieuw vaststellen ( voor zover nog nodig/ let op nieuwe Wet RO!). Werkgeverscommissie griffie vaststellen Werkzaamheden na de eerste vergadering nieuwe raad Opstellen perspublicatie over benoemingen, de samenstelling van de commissies, etc. (onder voorbehoud) en het actualiseren van de publicaties over de raad. Verzorging indeling raadzaal, naambordjes, aanpassen postbakjes, en adressenbestanden aanpassen. Kennisgeving van benoeming leden raad aan diverse instanties (waaronder de overlegorganen, algemene besturen van gemeenschappelijke regelingen, etc.). Publicaties diverse benoemingen, nevenfuncties etc. 3.5 Inwerkprogramma nieuwe raad. Om de nieuwe raadsleden zo snel mogelijk wegwijs te maken in de wordt een inwerkprogramma samengesteld. In het programma zal aandacht zijn voor kennisoverdracht en het bevorderen vaardigheden. Het programma start met een algemeen deel van een dag of weekend. Hierin krijgt informeel kennismaken met elkaar zeker ook een plaats. Vervolgens zullen er gedurende het jaar verdiepingsbijeenkomsten plaatsvinden. 4

6 Het introductieprogramma gaat o.a. in op de volgende onderwerpen: - Hoe werkt de? - Integriteit - Instrumenten voor de raad - Gemeenschappelijke regelingen - Ruimtelijke Ordening, Sociale Zaken, lijke financiën. De raad in nieuwe samenstelling zal van de voorzitter en griffier nog een voorstel over het inwerkprogramma ontvangen. 5

7 BIJLAGE 1 Memo Van : Burgemeester van Eert (behandelend ambtenaar: Aukje Banda) Aan : Cie algemene zaken/financiën Datum : 16 mei 2013 Onderwerp : Communicatie raadsverkiezingen Registratienummer : at int Registratiecode : *at int * Op 19 maart 2014 (datum onder voorbehoud) vinden de raadsverkiezingen plaats. In dit memo beschrijf ik de communicatiemogelijkheden voorafgaand aan de verkiezingen. Doel communicatie voorafgaand aan verkiezingen 4. Bevorderen opkomst (waarom moet ik stemmen?) 5. Hulp bij het keuzemoment (op wie kan ik stemmen?) 6. Praktische info (waar en wanneer kan ik stemmen, hoe kan ik iemand machtigen enz.) Budget De activiteiten worden ten laste gebracht van het budget van de raad. Gevraagde beslissing Wensen en bedenkingen uitspreken t.a.v. de hieronder voorgestelde opkomst bevorderende maatregelen. Middelen In onderstaand schema staan de middelen die ik voornemens ben in te willen zetten met bijbehorende kosten. Wat Doel Wie Uitleg Kosten Voordeel Nadeel Stemwijzer ProDem os i.s.m. (in 2010 heeft ProDem os voor 56 n een StemWijz er gemaakt.) In maximaal dertig stellingen komen de belangrijkste zaken die bij de verkiezingen van 2014 in onze spelen aan de orde. Gebruikers van de StemWijzer geven hun mening over de stellingen. Vervolgens zien ze met welke politieke partij ze de meeste overeenkomst hebben. Uiteraard kunnen gebruikers meer informatie 8500, ,- per deelnem en-de partij. Gemeen ten die zich voor 31 juli aanmeld en Op een toegankelijk e manier kiezers informeren over standpunten van de politieke partijen. Via mobiel.stem -wijzer.nl is Naast kosten ook een behoorlijke tijdsinvestering. 6

8 Wat Doel Wie Uitleg Kosten Voordeel Nadeel vinden over de standpunten krijgen de en de verschillende meningen met elkaar vergelijken. Zo kunnen zij zich een goed oordeel vormen over de politieke partijen waarop ze kunnen stemmen. Zie bijlage bij deze memo of klik op: Media/Files/StemWijzerook-voor-uw euro korting. StemWijzer op alle moderne smartphones te raadplegen. Met gratis StemWijzer app voor Android en iphone. Met Facebook app die viraal werkt. Algemene brochure met uitleg Waarschi jn-lijk kosteloo s. Wel verspreidingskos ten 322,- per pagina (tarief 2013) Raadspagina s in hahkrant Koerier evt. in com bi 1 en 3 Wordt vanuit ministerie geregeld. Partijen leveren informati e aan bij communi catieafdel ing Toolkit later dit jaar waarschijnlijk beschikbaar. De inhoud is nu nog niet duidelijk. Pagina s worden normaal gebruikt voor het aankondigen van de commissie- en raadsvergaderingen. Nu gebruiken om bijvoorbeeld elke keer een ander thema te belichten of een stelling op het gebied van ruimte, sociaal en kwaliteit bestuur/financiën /samenwerking. Een stelling kunnen we leuk verbinden aan de stemwijzer. Waarschijnlij k geen of lage kosten. Onderdeel landelijke campagne. Vaste doelgroep die Koerier leest, zal ook deze pagina s zien. Het vaste format is herkenbaar voor de lezers van de Koerier. Mogelijkheid om Beuningse info toe te voegen is er niet of minimaal. Partijen hebben minder vrijheid. Gemeente is neutraal dus zal alleen een uitgave verzorgen als alle partijen meedoen.

9 Wat Doel Wie Uitleg Kosten Voordeel Nadeel Radiocommercial op Webfm 1 Commun icatieafde ling i.s.m. Webfm. De burgemeester kan een persoonlijke boodschap inspreken om inwoners op te roepen om te gaan stemmen. Tarieven nog opvrage n. De reclameboodschap komt dan 6 keer per dag voorbij. Brief of flyer aan personen die voor het eerst van hun kiesrecht gebruik kunnen maken (jongeren). 1+3 Commun icatieafde ling Jongeren worden direct aangeschreven over verkiezingen. Via reguliere budgette n. Directe communicat ie. Print is niet het beste middel om jongeren te bereiken. Verkiezing spagina op ingen.nl 2+3 Commun icatieafde ling Pagina over verkiezingen met uitleg over het stemmen en de verkiezingsprogramma s of direct naar stemwijzer. Kostelo os. Geen beperkingen qua hoeveelheid informatie en snel aan te passen. Je bereikt alleen de mensen die onze website bezoeken. Adverteren in Maas&Wal er 1 Commun icatieafde ling Met name oproep om te gaan stemmen. Praktische info staat al in de Koerier. Eventueel samen met andere n in verspreidingsgebied. Tarieven nog opvrage n. Je bereikt extra mensen. Het verspreidingsgebied is groter dan de Adverteren op beuningen.nieuws 2 Beuninge n.nieuws. Bijv. met banner die leidt naar pagina website Beuningen over verkiezingen met daar uitleg over het stemmen en de verkiezingsprogramma s of direct naar stemwijzer. Tarieven nog opvrage n. Je bereikt extra mensen. Bereik onbekend. Extra kosten. Banner is best wel een ouderwets middel.

10 Wat Doel Wie Uitleg Kosten Voordeel Nadeel Lijsttrekke rsdebat Webtv 1+2 Webfm/ Webtv organisee rt en zendt uit op lokale tv en lokale radio. Partijen werken mee. Aan de hand van een aantal thema s lijsttrekkers aan het woord laten en daarna over dat thema in debat laten gaan. Tarieven nog opvrage n. Een debat op televisie laat verkiezingen meer leven dan printmiddele n. In 2010 ook hoge opkomst. Kosten + afhankelijkheid van lokale omroep. Raadslede n in gesprek met inwoners Social media, accounts Beuningen op twitter en facebook Twittersessie met raadsleden 1+2 Commun icatie doet promotie Commun icatieafde ling 1+2 Commun icatie i.s.m. lijsttrekke rs Aansluiten op bestaande activiteiten in de gemeenschap (bijvoorbeeld bij sportevenementen) en daar de inwoners de mogelijkheid geven om in gesprek te gaan met een raadslid. De heeft ruim 1500 volgers op twitter en krijgt ook steeds meer volgers op facebook. Verder uitwerken met concrete ideeën als keuze voor stemwijzer gemaakt is. Over een bepaald onderwerp of thema. Vooraf bepaald wat en wanneer. Twittersessie kan ook input zijn voor lijsttrekkersdebat. Kostelo os Kostelo os Kostelo os Je kunt de diepte ingaan. Je komt daar waar de mensen zijn. Goede combi mogelijk met stemwijzer. Middel sluit goed aan bij doelgroep jongeren Je bereikt geen grote groepen mensen. Weinig invloed op inhoud twittersessie en de pers kijkt direct mee.

11 BIJLAGE 2 CONCEPT Memo Van : Burgemeester en griffier Aan : Lijststrekkers van de kieslijsten Datum : Onderwerp : Proces van collegevorming Registratienummer : at Registratiecode : *at * 1. Inleiding Na de raadsverkiezing wordt tussen de fracties waaruit de nieuw raad zal bestaan, onderhandeld over de vorming van het nieuwe college. Dit memo heeft twee doelen. Allereerst is het van belang inzicht te bieden in de procedure en de wettelijke verplichtingen bij verkiezingen. Daarnaast geeft dit memo aanleiding voor afstemming met en tussen partijen over de verkiezingen. Op voorstel van de burgemeester vindt een bijeenkomst plaats met een open en informatief karakter om verwachtingen over het proces van de verkiezingen ná 19 maart met elkaar te delen. Het doel van het gesprek is niet inhoudelijk zaken te bespreken en/of mogelijkheden voor coalitieverbanden af te tasten. 2. Te bereiken resultaat Het is praktijk dat na raadsverkiezingen overeenstemming wordt bereikt over: 1. Het collegeprogramma/coalitieprogramma voor de nieuwe periode; 2. Het aantal wethouders; 3. De portefeuilleverdeling; 4. De bemensing van de raadscommissies, aanwijzen van plv. raadsvoorzitter; 5. De benoeming in de vertegenwoordigende functies in interlijke samenwerkingsverbanden, enz. Bespreekonderwerp: A. Kennis nemen van de lijst van onderwerpen waar overeenstemming over plaats dient te vinden. 3. Het totstandkomingsproces 3.1 Algemeen Hoe 5 bovenstaande resultaten worden bereikt verschilt. In het algemeen ligt het initiatief bij de voorzitter van de grootste fractie. In de ene nemen vervolgens alle fracties aan de onderhandelingen deel; al dan niet openbaar. In andere n zoeken bepaalde fracties elkaar op en worden andere buiten de onderhandelingen gehouden. De verkiezingsuitslag, de verkiezingsprogramma s en partijpolitieke geschiedenis en verhoudingen spelen daarbij vanzelfsprekend een belangrijke rol. 3.2 Onderscheiden processtappen

12 Formeel is er weinig geregeld over het proces van collegevorming. De Gemeentewet bepaalt slechts dat de nieuwe raad de wethouders moet benoemen. Het 'oude' college blijft aan (demissionair) zolang er geen nieuw college is aangetreden. Het is verstandig van te voren af te spreken wat het demissionaire college nog mag doen (bijv. alleen lopende zaken). De wet bepaalt niet binnen welke termijn de collegevorming afgerond moet zijn. Hoewel wettelijk dus niet veel is geregeld, kunnen er wel een aantal stappen worden onderscheiden in het proces: 1. Voorbereiding: Overdracht en informatie over de belangrijkste dossiers en voorziene ontwikkelingen (problemen en oplossingsrichtingen) door vergelijking van verkiezingsprogramma s per thema. 2. Procesafspraken maken: het vormen van een coalitie in openbaarheid of beslotenheid? 3. Inhoudelijk aan de slag t.b.v.: het maken van coalitieafspraken (akkoord tussen enkele fracties over de hoofdlijnen van het lijke beleid voor de komende vier jaar). Het vormen van een college. Het maken van een collegeprogramma (het nieuwe college stelt op basis van de coalitieafspraken een eigen collegeprogramma opstellen, waarin meer concreet is aangegeven op welke wijze en wanneer hij de beleidsvoornemens op gaat pakken). Bespreekonderwerpen: B. Uitspreken of de processtappen worden herkend. C. Welke elementen uit de processtappen spreken aan en welke niet? 3.3 Ondersteuning bij het proces Rol van de burgemeester Over de rol van de burgemeester in het proces van collegevorming is alleen bepaald dat de burgemeester wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de college-onderhandelingen en dat hij dan de gelegenheid krijgt om zijn opvattingen over het collegeprogramma kenbaar te maken (Artikel 35 van de Gemeentewet). Het is niet te adviseren dat de burgemeester onderdeel wordt van het coalitievormingsproces. Bespreekonderwerp: D. Kennisnemen van de formele rol van de burgemeester Rollen van de ambtelijke ondersteuning Ambtelijke ondersteuning bij het proces van collegevorming kan een procesmatig en/of inhoudelijk karakter hebben. De raadsgriffier heeft de taak de gehele raad te ondersteunen ( waarbij neutraliteit belangrijk is). Vraag is dan ook welke taak hij vanuit die positie heeft naar de coalitie. Ook de secretaris speelt in het proces een belangrijke rol. Het is goed over de ondersteuning van beide functionarissen afspraken te maken.

13 Wij stellen hierbij voor: 1. Het vormen van een coalitie (raadsgriffier biedt inhoudelijke ondersteuning bijvoorbeeld door het maken van een vergelijking tussen de verkiezingsprogramma s op thema s). 2. Het maken van coalitieafspraken (raadsgriffier biedt ambtelijke bijstand; nader te bepalen is welke precieze ondersteuning, inhoudelijk, procesmatig en/of algemene-advisering). 3. Het vormen van een college (secretaris organiseert constituerend beraad). 4. Het maken van een collegeprogramma (secretaris biedt ambtelijke bijstand; nader te bepalen is welke precieze ondersteuning, inhoudelijk, procesmatig en/of algemene-advisering). Bespreekonderwerpen: E. Uitspreken of het voorstel voor ambtelijke ondersteuning wordt onderschreven. 3.4 Benoemingen vacatures Twee onderwerpen die direct na de verkiezingen spelen zijn relatief vaak onderbelicht, namelijk bemensing van de raadscommissies, aanwijzen plv. raadsvoorzitter en de benoeming van de vertegenwoordigende functies in interlijke samenwerkingsverbanden. Hierbij kunnen 2 mogelijkheden worden onderscheiden: - Vertegenwoordigingen van raadsleden in adviescommissies, gemeenschappelijke regelingen e.d. wordt vrijgelaten en maakt geen deel uit van het proces van coalitieafspraken. In de installatieraad (of de vergadering daarna) kunnen vervolgens alle door raadsleden te vervullen plaatsen op voordracht van fracties via stemming worden ingevuld. - Door de meerderheid van de raad wordt het onderwerp aangehouden en ze maken feitelijk onderdeel uit van de coalitiebesprekingen. Bespreekonderwerpen: F. Kennis nemen van het feit dat in vacatures dient te worden voorzien en onderkennen dat vacaturevervulling op diverse manieren gestalte kan krijgen. 4. Bespreekonderwerpen Te bereiken resultaat A. Kennis nemen van de lijst van onderwerpen waar overeenstemming over plaats dient te vinden. Onderscheiden processtappen B. Uitspreken of de processtappen worden herkend. C. Welke elementen uit de processtappen spreken aan en welke niet? Rol van de burgemeester D. Kennisnemen van de formele rol van de burgemeester. Rollen van de ambtelijke ondersteuning E. Uitspreken of het voorstel voor ambtelijke ondersteuning wordt onderschreven. Benoemingen vacatures F. Kennis nemen van het feit dat in vacatures dient te worden voorzien en onderkennen dat vacaturevervulling op diverse manieren gestalte kan krijgen.

14