VOORWAARDEN VOOR DE INDIENING VAN EEN INSCHRIJVING

Transcriptie

1 COND-V.DEF Directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek Directoraat C Resources L LUXEMBURG Afdeling Centrale Ondersteuning OPENBARE PROCEDURE nr. 06C60/2019/M030 VERLENING VAN DIENSTEN INZAKE TOEGANKELIJKHEID VAN DE GEBOUWEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT VOORWAARDEN VOOR DE INDIENING VAN EEN INSCHRIJVING

2 COND-V1 I. ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DEELNAME AAN DE AANBESTEDING 1. Indiening van een inschrijving betekent dat de inschrijver akkoord gaat met de voorwaarden die zijn vastgelegd in de aanbestedingsstukken: de administratieve bepalingen, de bijzondere bepalingen en specificaties en het ontwerpcontract. Bovengenoemde stukken bepalen de voorwaarden van deze aanbesteding en vullen elkaar aan. Bij onderlinge tegenstrijdigheid prevaleert elk stuk boven het erop volgende, in de volgorde vermeld in de slotbepalingen van het ontwerpcontract. 2. Indiening van een inschrijving betekent ook dat de inschrijver afziet van zijn eigen verkoop- of arbeidsvoorwaarden. De indiening van een inschrijving bindt de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund tijdens de uitvoering van het contract. 3. Alvorens zijn inschrijving in te dienen, neemt de inschrijver alle maatregelen die noodzakelijk zijn om inzicht te verkrijgen in de omvang en de aard van de aanbesteding, alsook in de mogelijke moeilijkheden. Indiening van een inschrijving impliceert dat de inschrijver erkent op de hoogte te zijn van de gevaren en risico's die samenhangen met de uitvoering van de opdracht. 4. Geldigheidsduur van de inschrijvingen tijdens welke de inschrijver alle voorwaarden van zijn inschrijving moet handhaven: honderdtachtig (180) dagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor de indiening van de inschrijvingen. 5. Het bestek voor de opdracht en het ontwerpcontract zijn bij deze uitnodiging tot inschrijving gevoegd. Het bestek preciseert welke stukken bij de inschrijving moeten worden gevoegd, met inbegrip van stukken ter staving van de economische en financiële draagkracht en van de technische en beroepsbekwaamheid. 6. Deze uitnodiging tot inschrijving houdt geen enkele verbintenis in voor het Europees Parlement. Er is pas sprake van een verbintenis als het contract met de geselecteerde inschrijver wordt ondertekend. Indiening van een inschrijving geeft evenmin enig recht op gehele of gedeeltelijke gunning van de opdracht. Het Europees Parlement kan tot de ondertekening van het contract de gunningsprocedure annuleren zonder dat de gegadigden of de inschrijvers aanspraak kunnen maken op enigerlei schadevergoeding van gemaakte kosten, van welke aard ook, met inbegrip van eventuele reiskosten. In dat geval moet het desbetreffende besluit met redenen zijn omkleed en ter kennis van de inschrijvers worden gebracht. 7. Inschrijvers worden per aangetekende brief met ontvangstbewijs en per in kennis gesteld van het gevolg dat aan hun inschrijving is gegeven. 8. De gemaakte kosten om de inschrijving voor te bereiden en in te dienen zijn ten laste van de inschrijvers en kunnen geenszins worden terugbetaald. 9. De inschrijvingen blijven eigendom van het Europees Parlement. 2/9

3 10. Deelname aan deze aanbesteding impliceert de registratie en verwerking van persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, cv). Deze gegevens worden verwerkt in overeenstemming met Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn de antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk om de inschrijving te beoordelen volgens de specificaties van de uitnodiging tot inschrijving, en worden ze uitsluitend door de dienst Onderhoudsassistentie voor dit doel verwerkt. Op eenvoudig verzoek kunnen de persoonsgegevens aan de inschrijver worden meegedeeld en kan hij elke onnauwkeurigheid of onvolledigheid ervan corrigeren. Voor alle vragen over de verwerking van de persoonsgegevens kan de inschrijver zich wenden tot de dienst Onderhoudsassistentie. Hij heeft te allen tijde het recht om bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming een klacht over de verwerking van zijn persoonsgegevens in te dienen. II. AANVULLENDE INLICHTINGEN Vragen om aanvullende inlichtingen over de aanbestedingsstukken moeten schriftelijk worden gesteld vóór de in punt 3 genoemde uiterste datum voor de ontvangst van vragen, via de volgende website: De aanbestedende dienst gaat niet in op mondelinge vragen, vragen die na de uiterste datum worden toegezonden of vragen die niet juist geformuleerd of geadresseerd zijn. De ontvangen vragen en de antwoorden daarop worden vóór de in punt 3 genoemde uiterste datum voor de verzending van antwoorden via dezelfde website aan alle inschrijvers ter beschikking gesteld. III. VERMOEDELIJK TIJDSCHEMA VOOR DE AANBESTEDING Eerste ronde van vragen en antwoorden: Deadline voor ontvangst van vragen (via de website): Deadline voor verzending van antwoorden (via de website): Tweede ronde van vragen en antwoorden: Deadline voor ontvangst van vragen (via de website): Deadline voor verzending van antwoorden (via de website): Deadline voor indiening van inschrijvingen: Datum en tijdstip van de opening van de inschrijvingen: om uur om uur Vermoedelijke datum van de gunning van de opdracht: Eind /9

4 COND-V1 IV. INHOUD EN PRESENTATIE VAN DE INSCHRIJVINGEN Inschrijvingen kunnen uitsluitend schriftelijk in een van de officiële talen van de Europese Unie worden ingediend. Er wordt echter op gewezen dat de werktalen, Frans en Engels zullen zijn. Uw inschrijving moet bestaan uit een gedateerd en ondertekend origineel van de verbintenis met de erin opgesomde verplichte bijlagen, vergezeld van een elektronische versie ervan op cd of dvd, terwijl de overige in het bestek geëiste documentatie op cd of dvd moet worden ingediend. De inschrijving moet: opgesteld zijn op papier met het briefhoofd van de inschrijver; ondertekend zijn door de inschrijver of zijn naar behoren gevolmachtigde vertegenwoordiger; worden ingediend voor een of meerdere kavels van de opdracht; uitgedrukt zijn in euro. Indien een inschrijving onvolledig of onleesbaar is of de gevraagde opmaak niet eerbiedigt, vragen de administratieve diensten van het Europees Parlement de betrokken inschrijver om zijn inschrijving aan te vullen of in orde te brengen. 4/9

5 Het eerste deel van de inschrijving wordt "I Administratief gedeelte" genoemd en bestaat uit de volgende hoofdstukken: De volgorde en de nummering van de hoofdstukken moeten strikt in acht worden genomen. Hoofdstuk 1 "Statuten - combinaties van ondernemers" bevat: - de statuten van het gemachtigde bedrijf of van elk bedrijf afzonderlijk als het om een combinatie van ondernemers gaat, alsmede de vestigingsplaats van het hoofdkantoor, de kapitaalstructuur, de aandeelhouders en de participaties, de samenstelling van de raad van bestuur, en elk ander officieel stuk waaruit de juridische status van de ondernemer blijkt. - indien de inschrijving door een combinatie van ondernemers wordt ingediend, het behoorlijk ingevulde, gedateerde en ondertekende inlichtingenformulier betreffende combinaties van ondernemers (bijlage IV bij het bestek). Hoofdstuk 2 "Bewijsstukken betreffende de uitsluitingscriteria" bevat: - de verklaring op erewoord als bedoeld in punt 14 (Uitsluitingscriteria) van het bestek. Hoofdstuk 3 "Bewijsstukken betreffende de selectiecriteria" bevat: - alle stukken die in punt 15 (Selectiecriteria) van het bestek zijn genoemd: De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de tweede alinea van punt 18.4 van bijlage I bij Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018: "De aanbestedende dienst kan inschrijvers en gegadigden tijdens de procedure te allen tijde verzoeken een bijgewerkte eigen verklaring of de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure." Op grond van bovenstaande tekst behoudt het Europees Parlement zich het recht voor te allen tijde tijdens deze procedure bij inschrijvers alle stukken op te vragen waaruit blijkt dat de inschrijver aan de selectiecriteria voldoet, zoals vastgesteld in de punten 15.2 en 15.3 van het bestek. De inschrijver aan wie deze opdracht wordt gegund, wordt in ieder geval verzocht vóór de ondertekening van het contract de bovenstaande stukken te verstrekken. Indien de geselecteerde inschrijver deze stukken niet kan verstrekken of als daaruit mocht blijken dat de geselecteerde inschrijver ondanks zijn verklaring op erewoord niet aan de selectiecriteria voldoet, dan kan het contract niet worden ondertekend en kan deze opdracht aan een andere inschrijver worden gegund zonder dat de geselecteerde inschrijver aanspraak kan maken op enigerlei schadevergoeding en onverminderd de toepassing van de sancties waarin voormelde verordening voorziet in geval van valse verklaringen. 5/9

6 COND-V1 Het tweede deel van de inschrijving wordt "II Technisch gedeelte" genoemd en bestaat uit slechts één hoofdstuk dat alle stukken met betrekking tot de technische aspecten van de inschrijving bevat die de inschrijver nuttig acht. Het derde deel van de inschrijving wordt "III Financieel gedeelte en kwaliteitscriteria" genoemd en bestaat uit slechts één hoofdstuk dat alle stukken betreffende de financiële aspecten van de inschrijving bevat, onder meer de vermelding van het totaalbedrag van de inschrijving en, indien van toepassing, alle eenheidsprijzen, en bevat ook de prijslijsten. De prijslijsten worden opgesteld aan de hand van de modellen die bij de verbintenis zijn gevoegd. Ze worden op papier en in een bewerkbaar XLS-formaat aangeleverd. De volgorde en de nummering van de hoofdstukken moeten in acht worden genomen. V. INDIENINGSDATUM EN INDIENINGSWIJZE VAN INSCHRIJVINGEN 1. De uiterste termijn voor de indiening van de inschrijvingen is vastgesteld op Inschrijvingen worden naar keuze van de inschrijvers als volgt ingediend: a) hetzij per post (per aangetekende brief of op een gelijkwaardige wijze) of per koerier, uiterlijk op bovengenoemde uiterste datum aan onderstaand adres verzonden, waarbij de datum van het poststempel of het ontvangstbewijs als bewijs geldt: PARLEMENT EUROPÉEN Unité du courrier officiel Rue Wiertz 60 B-1047 BRUXELLES b) hetzij door afgifte, eigenhandig of door een gevolmachtigde van de inschrijver, bij de afdeling Officiële Post, uiterlijk op bovengenoemde uiterste indieningsdatum. In dit geval wordt de afgifte van de inschrijving bevestigd door middel van een in tweevoud gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs van de afdeling Officiële Post van het Europees Parlement. De datum en het uur die op het ontvangstbewijs zijn vermeld, gelden als datum en uur van indiening. Openingstijden van de afdeling Officiële Post waar de inschrijvingen moeten worden overhandigd: Open van maandag t/m donderdag van 9.00 tot uur en van tot uur en op vrijdag van 9.00 tot uur. Gesloten op zaterdag en zondag, op feestdagen en op de officiële sluitingsdagen van het Europees Parlement. Het Europees Parlement kan de ontvangst van inschrijvingen die op welke wijze ook buiten de bovengenoemde openingsuren van de afdeling Officiële Post worden overhandigd, niet garanderen. 6/9

7 Het Europees Parlement kan niet aansprakelijk worden gesteld indien de openingsuren van de afdeling Officiële Post na de verzending van de aanbestedingsstukken zijn gewijzigd en dit niet aan de inschrijvers is meegedeeld. Alvorens eigenhandig een inschrijving te overhandigen, moeten belanghebbende inschrijvers nagaan of de meegedeelde openingsuren nog gelden. 3. Inschrijvingen die buiten de onder a) en b) vermelde indieningstermijnen worden ingeleverd, worden onontvankelijk verklaard. 4. Om de geheimhouding en integriteit van de inschrijvingen te waarborgen, moeten deze in een dubbele enveloppe worden ingediend. Beide enveloppen moeten gesloten zijn. De inschrijver wordt verzocht de etiketten (bijlage VIII bij het bestek) te gebruiken om de indiening van zijn inschrijving bij de bevoegde dienst van het Europees Parlement te vereenvoudigen. Op zowel de binnenste als de buitenste enveloppe moeten de onderstaande gegevens vermeld zijn. de dienst waarvoor de inschrijving bestemd is: PARLEMENT EUROPÉEN Direction générale des infrastructures et de la logistique Direction des ressources de referentie van de aanbesteding: WIM 09Z075 BRUXELLES APPEL D OFFRES N o 06C60/2019/M030 de volgende tekst: NE DOIT PAS ÊTRE OUVERT PAR LE SERVICE DU COURRIER NI PAR UNE PERSONNE NON HABILITÉE Afhankelijk van de omvang van de inschrijving wordt onder de term "enveloppe" bij uitbreiding ook een pakket, karton of doos verstaan; de afmetingen van de verpakkingen moeten optimaal afgestemd zijn op hun reële inhoud. In alle gevallen en ongeacht de gebruikte verpakking wordt de inschrijvers verzocht toe te zien op de kwaliteit van de voor de verzending van hun inschrijvingen gebruikte enveloppen of verpakking, om te voorkomen dat wij gescheurde enveloppen ontvangen, waardoor de geheimhouding van de inhoud en de integriteit van de inschrijving niet meer kunnen worden gewaarborgd. Indien zelfklevende enveloppen worden gebruikt, worden deze met plakband gesloten en plaatst de afzender zijn handtekening over het plakband heen. Als handtekening van de afzender wordt niet alleen de handgeschreven tekst beschouwd, maar ook de handtekening en het stempel van de onderneming. Elke inschrijving waarvan de geheimhouding van de inhoud niet gewaarborgd is vóór de gezamenlijke opening van de inschrijvingen, wordt onontvankelijk verklaard. Op de buitenste enveloppe worden tevens de naam of de handelsnaam van de inschrijver vermeld, alsook het volledige adres waar de informatie betreffende het gevolg dat aan zijn inschrijving is gegeven naartoe kan worden gestuurd, alsmede gegevens van de kavel of kavels waarvoor is ingeschreven. 7/9

8 COND-V1 VI. OPENING VAN DE INSCHRIJVINGEN De inschrijvingen worden geopend op om uur. Inschrijvers die de opening van de inschrijvingen wensen bij te wonen, wordt verzocht dit uiterlijk twee werkdagen voor de datum van de opening van de inschrijvingen aan de voor deze aanbestedingsprocedure verantwoordelijke dienst mee te delen per e mail aan inlo.ao.dir.c@ep.europa.eu. De deelname is beperkt tot één persoon. U dient de naam van de onderneming mee te delen en de naam, de functie, het nummer van de identiteitskaart en de geboortedatum van uw vertegenwoordiger, die een geldig identiteitsbewijs moet meebrengen. Inschrijvers die geen kennisgeving van hun aanwezigheid hebben gedaan wordt de toegang tot de opening automatisch geweigerd. In bovengenoemde kennisgeving moeten de namen worden vermeld van de personen die de opening van de inschrijvingen wensen bij te wonen. VII. KENNISGEVING VAN DE RESULTATEN Het Europees Parlement brengt elke niet-geselecteerde inschrijver op hetzelfde tijdstip individueel langs elektronische weg op de hoogte van het feit dat zijn inschrijving niet is geselecteerd. Het Parlement vermeldt altijd de redenen voor de afwijzing van de inschrijving alsook de mogelijke middelen om beroep aan te tekenen. Het Europees Parlement deelt op hetzelfde ogenblik als de kennisgeving van de verworpen inschrijvingen het gunningsbesluit aan de geselecteerde inschrijver mee, waarbij wordt gepreciseerd dat dit nog geen verbintenis van de instelling inhoudt. Het contract kan immers ten vroegste na tien kalenderdagen worden ondertekend aangezien de hierboven genoemde kennisgevingen op elektronische wijze worden verzonden. Het gunningsbesluit is hoe dan ook pas definitief nadat de geselecteerde inschrijver de in de punten XIV en XV van het bestek vermelde vereiste bewijsstukken betreffende de uitsluitings- en selectiecriteria heeft overgelegd en deze door het Europees Parlement zijn aanvaard. Deze aanvaarding wordt schriftelijk meegedeeld en stelt de geselecteerde inschrijver in staat het contract te ondertekenen wanneer de termijn van tien kalenderdagen verstreken is. Elk contract dat vóór de termijn van tien kalenderdagen wordt ondertekend, is nietig. Elke niet-geselecteerde inschrijver die zich niet in een uitsluitingssituatie bevindt en van wie de inschrijving voldoet aan de aanbestedingsvoorwaarden, kan per brief of e mail om nadere inlichtingen vragen over de redenen waarom zijn inschrijving is verworpen. Enkel de inschrijvers die een ontvankelijke inschrijving hebben ingediend, kunnen de kenmerken en voordelen van de geselecteerde inschrijving vragen evenals de naam van de inschrijver aan wie de opdracht is gegund. Het is evenwel mogelijk dat bepaalde informatie niet wordt meegedeeld als dit een belemmering zou vormen voor de toepassing van de wetgeving, in strijd zou zijn met het algemeen belang, schade zou berokkenen aan wettige commerciële belangen van overheidsof particuliere bedrijven of nadelig zou kunnen zijn voor eerlijke concurrentie tussen deze bedrijven. 8/9

9 VIII. OPSCHORTING VAN DE PROCEDURE Indien nodig kan het Europees Parlement na de kennisgeving van de resultaten en vóór de ondertekening van het contract de ondertekening van het contract met het oog op aanvullend onderzoek opschorten als dit gerechtvaardigd is omdat niet-geselecteerde of benadeelde inschrijvers vragen of opmerkingen hebben geformuleerd of omdat het andere relevante informatie heeft ontvangen. Deze vragen, opmerkingen of informatie moeten worden ontvangen in de periode van tien kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de dag van de gelijktijdige kennisgeving van de afwijzingsbesluiten en het gunningsbesluit of, indien van toepassing, de bekendmaking van een aankondiging van gunning van de opdracht. In geval van opschorting worden alle inschrijvers binnen drie werkdagen na de datum van het opschortingsbesluit hiervan in kennis gesteld. Na het aanvullende onderzoek als gevolg van de opschorting van de procedure kan het Europees Parlement zijn gunningsbesluit bevestigen of wijzigen, of de procedure eventueel annuleren. Elk nieuw besluit wordt met redenen omkleed en schriftelijk meegedeeld aan alle inschrijvers die nog voor gunning in aanmerking komen. 9/9