De administratieve diensten van het Europees Parlement behouden zich het recht voor om onvolledige of onleesbare offertes te verwerpen.

Transcriptie

1 UITNODIGING TOT INSCHRIJVING VERVOER VAN DE LEDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT IN BRUSSEL (INLO.AO LUX-UTP-02) AANKONDIGING VAN EEN OPDRACHT NR. 2012/S Luxemburg, 8 mei 2012 Het Europees Parlement is van plan bovengenoemde opdracht openbaar aan te besteden. Hierbij gaan de aanbestedingsstukken met betrekking tot deze opdracht zodat u over de nodige informatie beschikt om eventueel een offerte in te dienen. 1. PRESENTATIE VAN EEN OFFERTE Indien u belangstelling heeft voor deze opdracht, wordt u verzocht uiterlijk op de in punt 2 hieronder vermelde datum een offerte uit te brengen in een van de officiële talen van de Europese Unie. Er wordt echter op gewezen dat de werktaal Frans zal zijn. Uw offerte moet bestaan uit een ondertekend origineel plus twee kopieën, in drie afzonderlijke dossiers, waarvan elke bladzijde naar behoren ingevuld en perfect leesbaar is om de minste twijfel omtrent formuleringen en cijfers uit te sluiten. De offerte moet: - worden opgesteld op papier met het briefhoofd van de inschrijver; - verplicht zijn ondertekend door de inschrijver of zijn naar behoren gevolmachtigde vertegenwoordiger; - worden ingediend voor de volledige opdracht; - uitgedrukt zijn in euro. De administratieve diensten van het Europees Parlement behouden zich het recht voor om onvolledige of onleesbare offertes te verwerpen. De offerte moet eveneens alle in het bestek genoemde documenten bevatten, met name voor wat de criteria voor uitsluiting, selectie en gunning betreft.

2 2. TERMIJNEN EN INDIENINGSWIJZE VAN OFFERTES 1. De uiterste termijn voor de indiening van offertes is vastgesteld op vrijdag 15 juni Offertes worden naar keuze van de inschrijvers als volgt ingediend: a) hetzij per post of per koerier, uiterlijk op bovengenoemde datum aan onderstaand adres verzonden, waarbij de datum van het poststempel of het ontvangstbewijs als bewijs geldt: PARLEMENT EUROPEEN Service du Courrier officiel Bâtiment Konrad Adenauer, bureau 00D001 L-2929 LUXEMBOURG b) hetzij door afgifte, eigenhandig of door een gevolmachtigde van de inschrijver, bij de Dienst officiële post, uiterlijk op de hierboven genoemde uiterste indieningsdatum. In dit geval wordt de afgifte van de offerte bevestigd door middel van een in tweevoud gedagtekend en ondertekend ontvangstbewijs van de Postdienst van het Europees Parlement. De datum en het uur die zijn vermeld gelden als datum en uur van indiening. Openingstijden van de Dienst officiële post waar de offertes moeten worden afgegeven: van maandag t/m donderdag van 9.00 tot uur en van tot uur, en op vrijdag van 9.00 tot uur. Offertes die de indieningstermijnen onder punt a) en punt b) niet naleven, worden onontvankelijk verklaard. 3. Inschrijvers moeten bij de indiening van hun offerte de volgende instructies in acht nemen: - de zending moet in een dubbele verpakking worden ingediend; - het als bijlage 1 bij de administratieve bepalingen gevoegde etiket of een kopie daarvan moet op de binnenste verpakking worden gekleefd; - het als bijlage 2 bij de administratieve bepalingen gevoegde etiket of een kopie daarvan moet op de buitenste verpakking worden gekleefd; - voor de binnenste en de buitenste verpakking gelden de volgende instructies: op beide verpakkingen wordt de naam of handelsnaam van de inschrijver vermeld, alsook het volledige adres waar de informatie betreffende het gevolg dat aan de offerte is gegeven, naartoe kan worden gestuurd. In alle gevallen en ongeacht de gebruikte verpakking wordt de indieners verzocht toe te zien op de kwaliteit van de voor de indiening van hun offertes gebruikte enveloppen of verpakking, om te voorkomen dat wij gescheurde enveloppen ontvangen, waardoor de geheimhouding van de inhoud en de integriteit van de offerte niet meer kunnen worden gewaarborgd. Indien zelfklevende enveloppen worden gebruikt, worden deze met plakband gesloten en plaatst de afzender zijn handtekening over het plakband heen. Als handtekening van de afzender wordt niet alleen de handgeschreven tekst beschouwd, maar ook de handtekening en 2

3 het stempel van de onderneming. Elke offerte waarvan de vertrouwelijkheid van de inhoud niet gewaarborgd is vóór de opening van de offertes, wordt onontvankelijk verklaard. Op de buitenste enveloppe wordt tevens de naam of de handelsnaam van de inschrijver vermeld, alsook het volledige adres waar de informatie betreffende het gevolg dat aan zijn offerte is gegeven naartoe kan worden gestuurd. 3. AANBESTEDINGSVOORWAARDEN 1. Indiening van een offerte betekent dat de inschrijver akkoord gaat met de voorwaarden die zijn vastgelegd in onderhavige aanbestedingsstukken: het bestek, het ontwerpraamcontract en de ontwerpbestelbon. Bovengenoemde stukken bepalen de voorwaarden van deze aanbesteding en vullen elkaar aan. Bij onderlinge tegenstrijdigheid prevaleert elk stuk boven het erop volgende, in de volgorde vermeld in de slotbepalingen van het ontwerpraamcontract. 2. Indiening van een offerte betekent ook dat de inschrijver afziet van zijn eigen verkoop- of arbeidsvoorwaarden. De indiening van een offerte bindt de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund tijdens de uitvoering van het contract. 3. Alvorens zijn offerte in te dienen, neemt de inschrijver alle maatregelen die noodzakelijk zijn om inzicht te verkrijgen in de omvang en de aard van de aanbesteding alsook in de mogelijke moeilijkheden. Indiening van een offerte impliceert dat de inschrijver erkent op de hoogte te zijn van de gevaren en risico's die samenhangen met de uitvoering van de opdracht. 4. Geldigheidsperiode van de offertes tijdens welke de inschrijver alle voorwaarden van zijn offerte moet handhaven: 180 dagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor de indiening van de offertes. 5. Het bestek voor de opdracht, het ontwerpraamcontract en de ontwerpbestelbon zijn bij deze uitnodiging tot inschrijving gevoegd. Het bestek preciseert welke stukken bij de offerte moeten worden gevoegd, met inbegrip van stukken ter staving van de economische en financiële draagkracht en van de technische en beroepsbekwaamheid. 6. Deze uitnodiging tot inschrijving houdt geen enkele verbintenis in voor het Europees Parlement. Er is pas sprake van een verbintenis wanneer het contract met de geselecteerde inschrijver wordt ondertekend. Indiening van een offerte geeft evenmin enig recht op gehele of gedeeltelijke gunning van de opdracht. Het Europees Parlement kan tot de ondertekening van het contract afzien van de opdracht of de gunningsprocedure annuleren zonder dat de kandidaten of de inschrijvers aanspraak kunnen maken op enigerlei schadevergoeding voor gemaakte kosten, van welke aard ook, met inbegrip van eventuele reiskosten. Het eventuele desbetreffende besluit moet worden gemotiveerd en de kandidaten of inschrijvers moeten ervan in kennis worden gesteld. 7. Inschrijvers worden in kennis gesteld van het gevolg dat aan hun offerte is gegeven. 8. De gemaakte kosten om de offerte voor te bereiden en in te dienen zijn ten laste van de inschrijvers en kunnen geenszins worden terugbetaald. 9. De offertes blijven eigendom van het Europees Parlement. 3

4 10. Deelname aan deze aanbesteding impliceert de registratie en verwerking van uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, CV). Deze gegevens worden behandeld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen en organen van de Gemeenschap en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn de antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk om de offerte te beoordelen volgens de specificaties van de uitnodiging tot inschrijving, en zullen ze uitsluitend door het Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek van het Europees Parlement voor dit doel worden verwerkt. Op eenvoudig verzoek kunnen de persoonsgegevens aan de inschrijver worden medegedeeld en kan hij elke onnauwkeurigheid of onvolledigheid ervan corrigeren. Voor alle vragen over de verwerking van de persoonsgegevens kan de inschrijver zich wenden tot het Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek van het Europees Parlement. Hij heeft te allen tijde het recht om bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming een klacht over de verwerking van zijn persoonsgegevens in te dienen. 4. CONTACTEN TIJDENS DE AANBESTEDINGSPROCEDURE Tijdens de hele procedure is elk contact tussen de inschrijver en het Europees Parlement verboden behalve, bij wijze van uitzondering, in de volgende gevallen: Vóór de uiterste datum voor de indiening van offertes: - op verzoek van de inschrijvers, om aanvullende inlichtingen te verkrijgen die uitsluitend dienen om de aard van de opdracht nader toe te lichten. Inschrijvers kunnen hun vragen om aanvullende inlichtingen over de aanbestedingsstukken uitsluitend schriftelijk stellen o hetzij per post aan de dienst van bestemming: Parlement européen Direction Générale des Infrastructures et de la Logistique Unité des Contrats et Marchés Publics Bâtiment KAD 03E025 Plateau de Kirchberg / L-2929 LUXEMBOURG o hetzij per fax op het nummer: (+352) o hetzij per aan het volgende adres: inlo.ao-lux@europarl.europa.eu Elk schriftelijk verzoek om bijkomende inlichtingen moet de volgende vermelding bevatten: AANBESTEDING INLO.AO LUX-UTP-02 Vervoer van de leden van het Europees Parlement in Brussel Verzoeken om aanvullende inlichtingen moeten ingediend worden vóór vrijdag 1 juni Het Europees Parlement zal geen gevolg geven aan mondelinge vragen, vragen die na bovengenoemde uiterste datum worden gesteld of vragen die niet juist zijn geformuleerd of geadresseerd. De ontvangen vragen en de antwoorden daarop worden op schrift gesteld in een document dat vóór vrijdag 8 juni 2012 in elektronische vorm zal worden gepubliceerd op de volgende site: 4

5 - op initiatief van het Europees Parlement, indien de diensten van de instelling merken dat er sprake is van een vergissing, een weglating of elke andere materiële tekortkoming in de tekst van de kennisgeving van de aanbesteding, de uitnodiging tot inschrijving of het bestek. De eventuele bijkomende inlichtingen en hierboven bedoelde informatie worden in elektronische vorm gepubliceerd op de volgende site: Na de opening van de offertes en op initiatief van het Europees Parlement: - indien een offerte aanleiding geeft tot verzoeken om opheldering of als er duidelijke materiële fouten in de tekst van de offerte moeten worden gecorrigeerd, kan het Europees Parlement contact opnemen met de inschrijver. Dit contact kan niet leiden tot een wijziging van de voorwaarden van de offerte. 5. OPENING VAN DE OFFERTES De opening van de offertes vindt plaats op woensdag 20 juni 2012 om uur in de gebouwen van het Europees Parlement te Luxemburg, namelijk het Konrad Adenauergebouw, zaal 03G037 (Kirchberg). Inschrijvers (of hun schriftelijk gemandateerde vertegenwoordigers) die de opening van de offertes wensen bij te wonen, wordt verzocht dit per post mede te delen aan het volgende adres: Parlement européen Direction Générale des Infrastructures et de la Logistique Unité des Contrats et Marchés Publics Bâtiment KAD 03E025 Plateau de Kirchberg / L-2929 LUXEMBOURG o hetzij per fax op het nummer: (+352) o hetzij per aan het volgende adres: inlo.ao-lux@europarl.europa.eu aan de voor het beheer van deze opdracht verantwoordelijke dienst, vijf werkdagen vóór de hierboven opgegeven datum. De deelname is beperkt tot één persoon per inschrijver, die een geldig identiteitsbewijs moet meebrengen. (N.B. Deze uitnodiging aanwezig te zijn bij de opening van de offertes is uitsluitend gericht aan bedrijven die een offerte hebben ingediend.) 5