Specificaties van de inschrijving Aanbesteding UCA-17/009 Gunning via onderhandelingen

Transcriptie

1 Raad van de Europese Unie Secretariaat-generaal 28 maart 2017 Specificaties van de inschrijving Aanbesteding UCA-17/009 Gunning via onderhandelingen Huur van een schietbaan 1

2 TECHNISCHE SPECIFICATIES... 3 I. Algemene informatie... 3 II. Doel van de aanbesteding... 3 III. Beschrijving van de diensten... 3 IV. Verantwoordelijkheden van de aanbestedende dienst... 4 V. Regeling bestelling en facturering... 4 VI. Geschatte omvang... 4 VII. Varianten... 4 ADMINISTRATIEF GEDEELTE... 5 I. Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie... 5 II. Uitsluitingscriteria... 5 III. Formulier Financiële identificatiegegevens en Bewijsstukken... 5 IV. Evaluatie Stappen in de beoordeling... 5 V. Gunningscriteria Gunningsmethode Financiële beoordeling... 6 a) Gunning van de opdracht... 6 VI. Lijst van bijlagen... 6 VII. Inhoud van de offerte

3 I. ALGEMENE INFORMATIE TECHNISCHE SPECIFICATIES Voor de uitvoering van het wapenbeleid van het secretariaat-generaal van de Raad (SGR) moeten diens gewapende beveiligingsfunctionarissen worden opgeleid wat betreft de omgang met wapens, regelmatig oefenen op de schietbaan en op de hoogte zijn van de huidige wapenwetgeving. Dit beleid benadrukt het belang van ononderbroken praktische opleiding, met name voor nieuwe beveiligingsfunctionarissen, en de noodzaak om eens in de twee jaar een schietvaardigheidstest af te leggen. Momenteel heeft het SGR bewapende beveiligingsfunctionarissen. In de toekomst zouden dat er meer kunnen zijn. II. DOEL VAN DE AANBESTEDING De bedoeling van deze aanbesteding is onze gewapende beveiligingsfunctionarissen die een opleiding moeten volgen, regelmatige toegang te bieden tot schietbaanfaciliteiten. III. BESCHRIJVING VAN DE DIENSTEN Deze aanbesteding heeft betrekking op het gebruik van een schietbaan, en wel een halve dag per week tussen 9.00 en uur, iedere week, met uitzondering van feestdagen en specifieke periodes (Kerst, zomervakantie,..), jaarlijks hernieuwbaar. Het SGR geeft er de voorkeur aan dat deze halve dagen op donderdag plaatsvinden, maar de contractant mag andere dagen voorstellen. Naast een halve dag per week zou het SGR de schietbaan wellicht op andere dagen willen gebruiken (voor nieuw personeel dat een beginnersopleiding moet volgen, bijvoorbeeld). Over deze extra behoeften zal met de geselecteerde contractant worden onderhandeld en een en ander zal worden vastgelegd in een planning. Verplichte minimale technische parameters voor de schietbaanfaciliteit: binnen een afstand van 35 km van de gebouwen van het SGR (Schumanplein, Brussel) de schietbaan moet voldoen aan de politienormen voor een schietbaan mogelijkheid om 6 schutters/6 schietschijven op één rij te zetten mogelijkheid om de schietschijven op verschillende afstanden te plaatsen Andere parameters waarvan het goed zou zijn als ze voorhanden waren bij de geselecteerde schietbaan (niet verplicht): open ruimte zonder obstakels van minimaal 30 meter lang en 9 meter breed mogelijkheid om verschillende tactische opleidingen en scholingen te geven (bewegingen) beschikbaarheid van verplaatsbare schietschijven die (elektronisch) omschakelen van "schieten" naar "niet schieten" beschikbaarheid van verplaatsbare scheidingswanden mogelijkheid om munitie op te slaan in overeenstemming met de Belgische wetgeving de schietbaan moet onzichtbaar zijn voor voorbijgangers zodat buitenstaanders niet kunnen zien wat er binnen gebeurt (bijvoorbeeld door een raam in of buiten de schietbaan) beschikbaarheid van een afgezonderde ruimte voor briefings/opleidingen, met stoelen en tafels beschikbaarheid van ten minste twee kasten voor het opslaan van apparatuur (schietschijven) Plaats van uitvoering De diensten waarop deze aanbesteding betrekking heeft, zullen worden uitgevoerd in de gebouwen van de contractant waarover deze opdracht gaat. 3

4 IV. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE AANBESTEDENDE DIENST De aanbestedende dienst stelt specifieke gesprekspartners aan in de twee diensten die zich bezighouden met het beheer van deze opdracht: de eenheid Personeelsontwikkeling (voor de administratieve en financiële uitvoering) en de dienst Beveiliging (voor de logistieke uitvoering). De dienst Beveiliging stelt een uitvoerig kwartaalplan op voor de schietbaan en werkt dat regelmatig bij. Als er behoefte ontstaat aan extra halve dagen laat de Dienst beveiliging dat aan de schietbaan weten. Als een geplande schietoefening wordt geannuleerd moet de Dienst beveiliging dat 48 uur voor die geplande datum aan de schietbaan laten weten. Als dat niet gebeurt mag de schietbaan de gemiste oefening in rekening brengen. V. REGELING BESTELLING EN FACTURERING De aanbestedende dienst zal een jaarlijkse bestelbon ter dekking van alle huurkosten verzenden. Er moet om de drie maanden aan het SGR een factuur worden gezonden. De dienst Beveiliging moet de in rekening gebrachte bijeenkomsten valideren en de verwerking van de betaling bevestigen. VI. GESCHATTE OMVANG Op basis van jaarlijkse ramingen is de totale omvang van de diensten die in het kader van de opdracht moeten worden geleverd als volgt: Een halve dag per week (bij voorkeur op donderdag) in het kalenderjaar, met uitzondering van nationale feestdagen die op deze dagen vallen. Bij wijze van uitzondering zouden extra halve dagen kunnen worden aangevraagd ter dekking van onvoorziene behoeften. VII. VARIANTEN Varianten, gelijkwaardige alternatieven voor de modeloplossing van de aanbestedende dienst (SGR), zijn verboden. Bovendien mogen inschrijvers geen inschrijving indienen voor slechts een gedeelte van de verlangde diensten. 4

5 ADMINISTRATIEF GEDEELTE I. PROTOCOL BETREFFENDE DE VOORRECHTEN EN IMMUNITEITEN VAN DE EUROPESE UNIE Het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie is van toepassing op deze aanbestedingsprocedure. Uit hoofde van de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie en de toepasselijke wetgeving van de lidstaten is de aanbestedende dienst vrijgesteld van douanerechten, indirecte belastingen en belastingen op de verkoop, met inbegrip van de belasting over de toegevoegde waarde (btw). II. UITSLUITINGSCRITERIA a) Alle inschrijvers moeten een verklaring op erewoord hebben verstrekt, die naar behoren ondertekend en gedateerd is door een gemachtigd vertegenwoordiger en waarin staat dat zij niet verkeren in een van de uitsluitingssituaties die worden genoemd in de Verklaring op erewoord betreffende de uitsluitings- en selectiecriteria (zie bijlage I). b) De gekozen inschrijver moet de onder punt VI van de verklaring op erewoord betreffende de uitsluitings- en selectiecriteria (zie bijlage I) als bewijsstukken genoemde documenten 1 verstrekken vóór ondertekening van de opdracht, en binnen een door de aanbestedende dienst vastgelegde termijn. Deze voorwaarde geldt voor alle leden van een combinatie/consortium in het geval van een gezamenlijke offerte, en voor de aangewezen onderaannemers op wier capaciteiten een beroep is gedaan om te voldoen aan de selectiecriteria. III. FORMULIER FINANCIËLE IDENTIFICATIEGEGEVENS EN BEWIJSSTUKKEN De gekozen inschrijver (of het centrale contactpunt dat in het geval van een gezamenlijke offerte wordt aangewezen) moet een formulier "Financiële identificatiegegevens" en bijbehorende bewijsstukken overleggen. Er hoeft maar één formulier per offerte te worden overgelegd (voor de onderaannemers en de andere inschrijvers van de gezamenlijke offerte is dit formulier niet vereist). Het formulier is te vinden op: IV. EVALUATIE 1. Stappen in de beoordeling a) Alle offertes worden beoordeeld in het licht van de in dit bestek geformuleerde specificaties. b) De aanbestedende dienst gaat na of het formulier "Financiële identificatiegegevens" correct is ingevuld en of de bijbehorende bewijsstukken volledig zijn. c) Deze beoordelingsprocedure bestaat uit de volgende stappen die in onderstaande volgorde aan bod komen: 1 Ten behoeve van de inschrijvers staat er meer informatie over de vereiste documenten op: 5

6 (i) (ii) verificatie of de offertes in overeenstemming zijn met de in de technische specificaties vastgestelde minimumeisen (zie bijlage I); beoordeling van de offertes op basis van de gunningscriteria (zie punt V). V. GUNNINGSCRITERIA 1. Gunningsmethode De opdracht wordt gegund aan de offerte met de laagste prijs die voldoet aan de minimumeisen die in de technische specificaties zijn vastgelegd. 2. Financiële beoordeling De inschrijvers moeten hun financiële offerte aan de hand van het formulier in bijlage III indienen. De prijzen moeten worden uitgedrukt in euro s, zonder btw en andere belastingen en kosten. a) Gunning van de opdracht De opdracht wordt gegund aan de offerte met de beste prijsratio, die tevens voldoet aan de minimumeisen in bijlage II van de technische specificaties. De prijzen worden tot op 2 decimalen nauwkeurig berekend. Als offertes dezelfde score halen, wordt de opdracht gegund aan de offerte met de laagste prijs. VI. LIJST VAN BIJLAGEN De hieronder vermelde documenten zijn als bijlagen bij dit bestek gevoegd: Bijlage I: Verklaring op erewoord betreffende de uitsluitings- en selectiecriteria Bijlage II: In te vullen vragenlijst: Bewijs dat is voldaan aan de minimumeisen van het bestek Bijlage III: In te vullen vragenlijst: Financiële offerte VII. INHOUD VAN DE OFFERTE Administratieve informatie Verwijzing naar het bestek 1. Begeleidend schrijven vd offerte... Uitnodiging tot inschrijving Technische offerte 2. Ingevuld formulier: Verklaring op erewoord betreffende de uitsluitings- en selectiecriteria Bijlage I 3. Ingevulde vragenlijst: Bewijs dat is voldaan aan de minimumeisen van het bestek... Bijlage II Financiële offerte 4. Ingevuld formulier : Financiële offerte... Bijlage III 6