Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek Directoraat C - Resources L LUXEMBURG AFDELING CONTRACTEN EN AANBESTEDINGEN LUXEMBURG

Transcriptie

1 Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek Directoraat C - Resources L LUXEMBURG AFDELING CONTRACTEN EN AANBESTEDINGEN LUXEMBURG AANBESTEDING KANTOORMEUBILAIR Openbare procedure Nr. INLO.AO LUX-UAGBI UITNODIGING TOT INSCHRIJVING: VOORWAARDEN VOOR DE INDIENING VAN EEN OFFERTE 1

2 1. TIJDSCHEMA VAN DE AANBESTEDING De aanbestedingsprocedure wordt georganiseerd volgens onderstaand tijdschema. Opgelet: de data in vetjes zijn bindende data die u, op straffe van uitsluiting van de aanbestedingsprocedure, zeker in acht moet nemen! De verschillende fasen worden verderop in dit document in detail beschreven. Uiterste datum voor de ontvangst van vragen: 23/08/2013 Uiterste datum voor de publicatie van de antwoorden: 03/09/2013 Uiterste datum voor de indiening van offertes: 10/09/2013 Datum en tijdstip van de opening van de offertes: 17/09/2013, om uur Vermoedelijke datum voor de gunning van de opdracht: november 2013 Uw offerte blijft geldig gedurende 180 kalenderdagen en u bent verplicht alle voorwaarden van uw offerte gedurende deze periode te handhaven. Indiening van een offerte houdt in dat de inschrijver akkoord gaat met de voorwaarden die zijn vastgelegd in de aanbestedingsstukken en zich ertoe verbindt de opdracht in geval van gunning uit te voeren overeenkomstig deze stukken en de inhoud van zijn offerte. Het Europees Parlement behoudt zich het recht voor bepaalde data in bovenstaand tijdschema te wijzigen. Als dit het geval is, publiceert het een bericht op de in punt 2 vermelde website en wordt eventueel ook een rectificatie van de aankondiging van de opdracht gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie. 2. CONTACT TUSSEN INSCHRIJVERS EN HET EUROPEES PARLEMENT Alle documenten in verband met deze aanbesteding, alsmede de aanvullende inlichtingen die in de loop van de procedure worden verstrekt, zijn elektronisch beschikbaar op de website van het Europees Parlement: Gelieve deze site dus geregeld te raadplegen, in het bijzonder vóór de uiterste datum voor de indiening van de offertes. De talen voor de aanbestedingsprocedure zijn het Frans en het Engels. Elk contact tussen de inschrijvers en het Europees Parlement is verboden tot de gunning van de opdracht, behalve in de gevallen die uitdrukkelijk in dit document zijn genoemd. Gedurende het gehele verloop van de procedure, tot de ondertekening van het contract met de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, nemen de inschrijvers uitsluitend contact op als volgt: 2

3 o hetzij per op het volgende adres: o hetzij per post aan de dienst van bestemming: EUROPEES PARLEMENT Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek Afdeling contracten en aanbestedingen Konrad Adenauer-gebouw, bureau 03G019 Plateau de Kirchberg / L-2929 LUXEMBURG o hetzij per fax op het nummer: (+352) Op initiatief van een inschrijver: Vragen om aanvullende inlichtingen over de aanbestedingsstukken moeten schriftelijk worden gesteld en moeten worden gestuurd naar bovenstaand contactadres vóór de in het tijdschema vermelde uiterste datum voor de ontvangst van vragen (punt 1 van dit document). Elk schriftelijk verzoek om nadere inlichtingen moet de volgende vermelding bevatten: AANBESTEDING nr. INLO.AO LUX-UAGBI-02 Verzoeken om aanvullende inlichtingen moeten ten laatste op de in bovenstaand tijdschema vermelde datum zijn ingediend. Het Europees Parlement geeft geen gevolg aan mondelinge vragen, vragen die na deze datum worden gesteld of vragen die niet juist zijn geformuleerd of geadresseerd. Alle ontvangen vragen en de antwoorden daarop worden gepubliceerd op bovengenoemde website in de werktalen van de procedure. Op initiatief van het Europees Parlement Als de diensten van het Europees Parlement merken dat er sprake is van een vergissing, een weglating of een andere feitelijke tekortkoming in de tekst van de aankondiging van de opdracht, de uitnodiging tot inschrijving of het bestek, kunnen zij op eigen initiatief de aanvullende inlichtingen en bovengenoemde informatie op de bovengenoemde website publiceren. Na de opening van de offertes mag het Europees Parlement, indien uw offerte verduidelijking behoeft of indien aperte feitelijke fouten in de offerte moeten worden verbeterd, met u contact opnemen, met dien verstande dat dit niet mag leiden tot een wijziging van de inhoud van de offerte. Met name kan de inschrijvers worden verzocht de ingediende bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitings- en de selectiecriteria aan te vullen of toe te lichten. 3. BEZICHTIGING TER PLAATSE Voor deze opdracht wordt er geen bezichtiging ter plaatse georganiseerd. 3

4 4. INHOUD EN PRESENTATIE VAN EEN OFFERTE Uw offerte moet schriftelijk worden ingediend, opgesteld zijn in een van de officiële talen van de Europese Unie en worden ingediend vóór de in bovenstaand tijdschema vermelde datum. Uw offerte moet bestaan uit een ondertekend origineel plus twee kopieën, in drie afzonderlijke dossiers, waarvan elke bladzijde naar behoren ingevuld en perfect leesbaar is om de minste twijfel omtrent formuleringen en cijfers uit te sluiten. Ook vestigen wij uw aandacht op het feit dat de twee kopieën op papier mogen worden vervangen door een elektronische drager (cd-r, dvd-r, usb-stick) met daarop de volledige offerte in courant gebruikte formaten (doc, xls, pdf). Alle documenten (behalve ondertekende verklaringen en door derden afgegeven documenten) worden bij voorkeur verstrekt in een formaat waarbij het mogelijk is de volledige tekst te doorzoeken; gelieve ze dus niet in een grafisch bestand te converteren of te scannen. De inhoud op de elektronische drager moet zijn ingedeeld in hoofdstukken zoals de offerte op papier is ingedeeld, en de namen van de bestanden moeten duidelijk en begrijpbaar zijn. Opgelet: ook wanneer u voor een elektronische kopie kiest, bent u nog altijd verplicht het ondertekende origineel van de offerte op papier in te dienen! De elektronische kopieën moeten worden ingediend op een drager die deel uitmaakt van de overeenkomstig artikel 2 hieronder ingediende offerte; onderdelen van uw offerte mogen in geen geval worden ingediend per of op een andere manier dan via de verzegelde dubbele verpakking, zo niet is de offerte onontvankelijk. De papieren en elektronische kopieën moeten naar behoren en volledig gecertificeerd zijn door de inschrijver. De offerte moet worden ingediend voor een of meerdere kavels, of voor de totale opdracht maar dan wel opgesplitst per volledige kavel, en uitgedrukt zijn in euro. De diensten van het Europees Parlement behouden zich het recht voor elke offerte te verwerpen die onvolledig of onleesbaar is of de voorgeschreven opmaak niet eerbiedigt. De volgorde en de nummering van de hoofdstukken moeten strikt in acht worden genomen. "I Administratief gedeelte" Begeleidende brief, opgesteld op papier met het briefhoofd van de inschrijver en ondertekend door de inschrijver of zijn naar behoren gevolmachtigde vertegenwoordiger. Hoofdstuk 1 "Statuten en vergunningen" omvat: Een recent uittreksel uit het handelsregister, plus een fotokopie van de statuten van de inschrijver (van elk lid in geval van een consortium), met daarin met name de vestigingsplaats van de zetel, de kapitaalstructuur, de aandeelhouders en participaties, de samenstelling van de raad van bestuur en de taken en bevoegdheden van de bestuurders en directieleden van het bedrijf, alsook de vergunningen en erkenningen die naar nationaal recht vereist zijn om het voorwerp van de opdracht te mogen uitvoeren (lees aandachtig artikel 14 van de administratieve bepalingen van dit bestek om precies te weten welke documenten moeten worden verstrekt). De kandidaat moet ook het bewijs leveren dat de ondertekenaars van de verbintenis daartoe in het kader van deze aanbesteding bevoegd zijn, als de ondertekeningsbevoegdheid niet expliciet uit bovengenoemde documenten blijkt. 4

5 In geval van een consortium moet het inlichtingenformulier van bijlage 3 bij de administratieve bepalingen, dat naar behoren is ondertekend, eveneens deel uitmaken van dit hoofdstuk. Hoofdstuk 2 "Bewijsstukken inzake niet-uitsluiting" omvat: De stukken die genoemd zijn in artikel 13.1 van de administratieve bepalingen. Hoofdstuk 3 "Financiële en economische draagkracht" omvat: Alle documenten die bewijzen dat de inschrijver voldoet aan de selectiecriteria in artikel 14.1 van de administratieve bepalingen. Hoofdstuk 4 "Technische en beroepsbekwaamheid" omvat: Alle documenten die bewijzen dat de inschrijver voldoet aan de selectiecriteria in artikel 14.2 van de administratieve bepalingen. Als de inschrijver van plan is tot onderaanneming over te gaan of indien het een consortium (tijdelijk samenwerkingsverband) betreft, moeten alle hierboven bedoelde stukken ook worden ingediend voor elk van de voorgestelde onderaannemers, respectievelijk de leden van het consortium, om de beoordeling van de offertes overeenkomstig de administratieve bepalingen mogelijk te maken. "II Technisch gedeelte" Hoofdstuk 1 "Beschrijving van de offerte" omvat: Een beschrijving van de wijze waarop de inschrijver voorstelt de in de aanbesteding beoogde opdracht uit te voeren. De inschrijvers wordt verzocht in hun offerte bijzondere aandacht te besteden aan de technische en kwaliteitsvoorschriften in de technische specificaties en duidelijk en exhaustief te beschrijven hoe ze van plan zijn de overeenstemming van de offertes met deze voorschriften te waarborgen. Hoofdstuk 2 "Technische documentatie" omvat: Alle stukken met betrekking tot de technische aspecten van de offerte (technische certificaten en milieulabels, certificatie van oorsprong van de producten, normen, conformiteitsbewijzen, diverse bijlagen) die de inschrijver nuttig acht. Hoofdstuk 3 "Monsters - catalogi" omvat: Alle monsters, catalogi en andere gelijkaardige documentatie die de inschrijver volgens het bestek moet overleggen. "III Financieel gedeelte" Enig hoofdstuk "Verbintenis en prijslijst", met daarin: Het gelijknamige document 5 van deze aanbesteding. Dit document en alle bijlagen erbij moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger overeenkomstig de statuten en de bevoegdheden die in het administratieve gedeelte van de offerte zijn ingediend. De volgorde en de nummering van de hoofdstukken moeten in acht worden genomen. Offertes die niet alle in de aanbestedingsstukken vermelde essentiële elementen bevatten of die niet aan de daarin gestelde specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten. Een offerte kan worden verworpen indien uit de inhoud ervan niet op te maken valt dat de ondertekenaar bevoegd is de inschrijver rechtsgeldig te verbinden, dat voldaan is aan de financiële, 5

6 professionele en technische criteria, of dat ze beantwoordt aan de in deze aanbesteding beschreven behoeften. Bij de bestudering van de offertes zal bijzondere aandacht worden besteed aan de kwaliteit van de voorgelegde documenten. 5. INDIENINGSTERMIJN EN INDIENINGSWIJZE VAN OFFERTES 1. De uiterste termijn voor de indiening van de offertes is vastgesteld op 10 september Offertes die worden ingediend na deze datum en offertes waarvan de indieningsdatum onzeker is, worden niet-conform verklaard en ambtshalve verworpen. 2. De indiening van de offertes gebeurt volgens uw keuze: a) hetzij per post of per koerier, uiterlijk op bovengenoemde uiterste datum verzonden aan de Dienst officiële post van het Europees Parlement, waarbij de datum van het poststempel of het ontvangstbewijs als bewijs geldt. Het is aan te bevelen om te kiezen voor een aangetekende zending of soortgelijke vorm van verzending met ontvangstbewijs, om een bewijs te hebben als de zending verloren raakt of het stempel onleesbaar is. b) hetzij door persoonlijke afgifte, eigenhandig of door een vertegenwoordiger, bij dezelfde Dienst officiële post van het Europees Parlement, uiterlijk op bovengenoemde uiterste datum. In dit geval wordt de afgifte van de offerte bevestigd door middel van een in tweevoud gedagtekend en ondertekend ontvangstbewijs van de Dienst officiële post van het Europees Parlement. Openingstijden van de Dienst officiële post waar de offertes moeten worden afgegeven: van maandag t/m donderdag van 9.00 tot uur en van tot uur, en op vrijdag van 9.00 tot uur. Gesloten op zaterdag en zondag en op de officiële feest- en sluitingsdagen van het Europees Parlement. Het Europees Parlement kan de ontvangst van offertes die op welke wijze ook buiten de bovengenoemde openingsuren van de Dienst officiële post worden overhandigd, niet garanderen. Het Europees Parlement kan niet aansprakelijk worden gesteld indien de openingsuren van de Dienst officiële post na de verzending van de aanbestedingsstukken zijn gewijzigd en dit niet aan de inschrijvers is medegedeeld. Alvorens eigenhandig een offerte te overhandigen, moeten belanghebbende inschrijvers nagaan of de meegedeelde openingsuren nog gelden! 3. Indiening van offertes via een elektronisch communicatiemiddel is niet toegestaan! Offertes die per fax of worden verzonden en waarvan de integriteit en geheimhouding bijgevolg niet kunnen worden gegarandeerd, worden ambtshalve afgewezen. 4. Om de geheimhouding en integriteit van de offertes te waarborgen, moeten deze in een dubbele enveloppe worden ingediend. Beide enveloppen moeten gesloten zijn. Op zowel de binnenste als de buitenste enveloppe moet het volgende etiket zijn aangebracht: 6

7 PARLEMENT EUROPEEN Service du Courrier Officiel Bâtiment Konrad Adenauer bureau 00D003 Plateau de Kirchberg L-2929 Luxembourg APPEL D'OFFRES n INLO.AO LUX-UAGBI-02 Direction Générale des Infrastructures et de la Logistique Unité Contrats et Marchés Publics bâtiment Konrad Adenauer, bureau 03G019 A NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE COURRIER NI PAR AUCUNE PERSONNE NON HABILITEE N.B. Maak zoveel kopieën van deze bladzijde als nodig en knip het etiket dat op elke binnenste en buitenste enveloppe van uw zending moet worden gekleefd, uit. Volgens de omvang van de offerte wordt onder de term "enveloppe" bij uitbreiding ook een pakket, karton of doos verstaan; de afmetingen van de verpakkingen moeten optimaal afgestemd zijn op hun reële inhoud. In alle gevallen en ongeacht de gebruikte verpakking wordt de inschrijvers verzocht toe te zien op de kwaliteit van de voor de verzending van hun offertes gebruikte enveloppen of verpakking, om te voorkomen dat deze tijdens het transport scheuren, waardoor de geheimhouding van de inhoud en de integriteit van de offerte niet meer gewaarborgd zijn. Indien zelfklevende enveloppen worden gebruikt, worden deze met plakband gesloten en plaatst de afzender zijn handtekening over het plakband. Als handtekening van de afzender wordt niet alleen de handgeschreven handtekening beschouwd, maar ook de handtekening en het stempel van zijn onderneming. Elke offerte waarvan de geheimhouding van de inhoud niet gewaarborgd is vóór de gezamenlijke opening van de offertes, wordt onontvankelijk verklaard. Op de buitenste enveloppe moet u tevens uw handelsnaam of naam vermelden, evenals het precieze adres waar het Europees Parlement u op de hoogte kan stellen over het aan uw offerte gegeven gevolg, en de identificatie van de kavel of kavels waarvoor u een offerte indient. 7

8 6. OPENING VAN DE OFFERTES De offertes zullen worden geopend op de dag en het uur die zijn vermeld in het tijdschema (zie punt 1 van dit document), in het Konrad Adenauer-gebouw van het Europees Parlement te Luxemburg. Als u de opening van de offertes wil bijwonen, moet u dit laten weten op het in bovenstaand punt 2 vermelde contactadres, twee werkdagen vóór de hierboven vermelde datum; u mag maximum vertegenwoordigd zijn door één persoon. Uw vertegenwoordiger moet een geldig identiteitsbewijs bij zich hebben en moet hiervoor een schriftelijk mandaat van de inschrijver voorleggen. Alleen inschrijvers die een offerte hebben ingediend, mogen de opening van de offertes bijwonen. 7. KENNISGEVING VAN DE RESULTATEN Het Europees Parlement brengt elke niet-geselecteerde inschrijver op hetzelfde tijdstip individueel per brief en per of fax op de hoogte van het feit dat zijn offerte niet is geselecteerd. Het Parlement vermeldt altijd de motieven voor de afwijzing van de offerte alsook de mogelijke middelen om beroep aan te tekenen. Het Europees Parlement deelt op hetzelfde ogenblik als de kennisgeving van de afgewezen offertes het gunningsbesluit aan de geselecteerde inschrijver mee, waarbij wordt gepreciseerd dat dit nog geen verbintenis van de instelling inhoudt. Het contract kan pas worden ondertekend na een periode van tien kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de dag van de gelijktijdige kennisgeving van de afwijzingsbesluiten en het gunningsbesluit. Elk contract dat vóór de termijn van tien kalenderdagen wordt ondertekend, is nietig. Het gunningsbesluit is hoe dan ook pas definitief nadat de geselecteerde inschrijver de in punt 13.1 van de administratieve bepalingen vermelde vereiste bewijsstukken betreffende de uitsluitingscriteria heeft overgelegd en deze door het Europees Parlement zijn aanvaard. Elke niet-geselecteerde inschrijver kan per brief, fax of om bijkomende inlichtingen vragen over de redenen waarom zijn offerte is afgewezen. Alleen de inschrijvers die een ontvankelijke offerte hebben ingediend, kunnen de kenmerken en voordelen van de geselecteerde offerte opvragen, alsmede de naam van de inschrijver aan wie de opdracht is gegund. Als ontvankelijk worden beschouwd offertes van inschrijvers die niet zijn uitgesloten en aan de selectiecriteria voldoen. Het is evenwel mogelijk dat bepaalde informatie niet wordt medegedeeld als dit een belemmering zou vormen voor de toepassing van de wetgeving, in strijd zou zijn met het algemeen belang, schade zou berokkenen aan wettige commerciële belangen van overheids- of particuliere bedrijven of nadelig zou kunnen zijn voor eerlijke concurrentie tussen deze bedrijven. 8. OPSCHORTING VAN DE PROCEDURE Nadat de resultaten zijn bekendgemaakt en voordat het contract ondertekend is, kan het Europees Parlement de ondertekening van het contract zo nodig opschorten met het oog op aanvullend onderzoek, indien dit kan worden gerechtvaardigd op grond van vragen of opmerkingen van nietgeselecteerde of benadeelde inschrijvers, of van andere ontvangen relevante informatie. Deze vragen, opmerkingen of inlichtingen moeten worden ontvangen binnen een termijn van tien kalenderdagen vanaf de dag na de gelijktijdige kennisgeving van de verwerpingsbesluiten en het gunningsbesluit, of indien van toepassing, de publicatie van een aankondiging van gunning van de opdracht. In geval van opschorting worden alle inschrijvers binnen drie werkdagen na de datum van het opschortingsbesluit hiervan in kennis gesteld. 8

9 Na het aanvullende onderzoek als gevolg van de opschorting van de procedure kan het Europees Parlement zijn gunningsbesluit bevestigen of wijzigen, of eventueel de procedure annuleren. Elk nieuw besluit wordt met redenen omkleed en schriftelijk medegedeeld aan alle inschrijvers die nog voor gunning in aanmerking komen. 9. ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DEELNAME AAN DE AANBESTEDING 1. Indiening van een offerte betekent dat de inschrijver akkoord gaat met de voorwaarden die zijn vastgelegd in de aanbestedingsstukken: het ontwerpkadercontract, de ontwerpbestelbon, het bestek (administratieve bepalingen en technische specificaties) en de verbintenis met de prijslijst. Bovengenoemde stukken bevatten de voorwaarden van deze aanbesteding en vullen elkaar aan. Bij onderlinge tegenstrijdigheid prevaleert elk stuk boven het erop volgende, in de vermelde volgorde. De hiërarchie van de aan het contract gehechte stukken is vastgesteld in de slotbepalingen ervan. 2. Indiening van een offerte betekent dat de inschrijver afziet van zijn eigen verkoop- of arbeidsvoorwaarden. De indiening van een offerte bindt de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund tijdens de uitvoering van het contract. 3. Alvorens zijn offerte in te dienen, neemt de inschrijver alle maatregelen die noodzakelijk zijn om inzicht te verkrijgen in de omvang en de aard van de aanbesteding, alsook in de mogelijke moeilijkheden. Het indienen van een offerte impliceert dat de inschrijver erkent op de hoogte te zijn van de gevaren en risico's die met de uitvoering van de opdracht verbonden zijn. 4. De uitnodiging tot inschrijving houdt geen enkele verbintenis in voor het Europees Parlement. Er is pas sprake van een verbintenis wanneer het kadercontract met de geselecteerde inschrijver wordt ondertekend. Indiening van een offerte geeft evenmin enig recht op gehele of gedeeltelijke gunning van de opdracht. Het Europees Parlement kan tot aan de ondertekening van het contract van de opdracht afzien of de gunningsprocedure annuleren zonder dat de kandidaten of de inschrijvers aanspraak kunnen maken op enigerlei vergoeding voor gemaakte kosten, van welke aard ook, met inbegrip van eventuele reiskosten. In dat geval moet het desbetreffende besluit met redenen zijn omkleed en ter kennis van de inschrijvers worden gebracht. 5. Inschrijvers worden schriftelijk in kennis gesteld van het gevolg dat aan hun offerte is gegeven. 6. De kosten die worden gemaakt om de offerte op te stellen en in te dienen zijn ten laste van de inschrijver en worden niet vergoed. 7. De offertes blijven eigendom van het Europees Parlement. 8. De behandeling van een antwoord op een uitnodiging tot inschrijving impliceert de registratie en verwerking van persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, CV). Deze gegevens worden behandeld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn de antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk om de offerte te beoordelen volgens de specificaties van de uitnodiging tot inschrijving, en zullen ze uitsluitend door het Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek van het Europees Parlement en in geval van een institutionele procedure door de andere betrokken instellingen voor dit doel worden verwerkt. Op verzoek kunnen de persoonsgegevens 9

10 aan de inschrijver worden meegedeeld en kan deze elke onnauwkeurigheid of onvolledigheid ervan corrigeren. Voor alle vragen over de verwerking van de persoonsgegevens kan de inschrijver zich wenden tot het Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek van het Europees Parlement. Hij heeft te allen tijde het recht om bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming een klacht over de verwerking van zijn persoonsgegevens in te dienen. 10