FLASH. Onbeperkt uitstel van de invordering I N H O U D

Transcriptie

1 FLASH Laureaten van de BIBF-prijzen Op vrijdag 12 mei heeft het BIBF in het Muziekinstrumentenmuseum de prijzen uitgereikt aan de laureaten die voor hun eindwerk bekroond werden. Het economische hoger onderwijs van het korte type was voor academiejaar aan de beurt. Er werd geen eerste prijs toegekend. De tweede prijs ging naar Tinne Kenis voor haar eindwerk met als titel «Actuele knelpunten tussen IAS en de fiscale waardering naar Belgisch recht» (KHA Dep. Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Campus Groenplaats Antwerpen en promotor Wim Roels). De derde prijs was een ex aequo en werd uitgereikt aan Charis Cordier voor «De boekhoudkundige en fiscale verwerking van de investeringsreserve» (KHBO Bedrijfsbeheer Campus Brugge en promotor Eric Vienne) en aan Leen Van De Velde voor «Brugpensioenen en personenbelasting : Ingebouwde fiscale discriminatie?» (Hogeschool Gent Departement Bedrijfskunde Mercator Gent en promotor Romain Bleyaert). P Afgiftekantoor 9000 Gent X Tweewekelijks Verschijnt niet in juli Onbeperkt uitstel van de invordering Meer dan een jaar na de invoering in ons rechtssysteem van de mogelijkheid om onbeperkt uitstel van de invordering van bepaalde belastingschulden aan te vragen, bespreken we hierna de toepassingsvoorwaarden ervan. 1. Wetgevende context De Programmawet van 27 december 2004 (B.S. 31 december 2004) heeft in Titel VII, Hoofdstuk VIII, van het WIB 1992 de artikelen 413bis tot 413octies ingevoegd. Deze bepalingen maken het de directeur van de belastingen mogelijk om de invordering van bepaalde belastingen definitief uit te stellen. Deze wet werd aangevuld door een Koninklijk Besluit van 25 februari 2005 (B.S. 15 maart 2005, p ). Twee circulaires (circulaire nr. AINV 1/2005, IR/I- 1/ d.d. 7 februari 2005 en circulaire nr. AINV 5/2005, IR/I-1/ d.d. 25 augustus 2005) leveren er commentaar bij. 2. Inwerkingtreding toepassing De artikelen 413bis tot 413octies WIB 1992 zijn sinds 1 januari 2005 in werking getreden en hebben blijkbaar enig succes. I N H O U D Flash 1 Onbeperkt uitstel van de invordering 1 De quasi inbreng 4 Bewaarplicht van de boeken 6 Laattijdige neerlegging jaarrekening: Financiën betaalt federale bijdrage terug bij overmacht 8 P A C I O L I N R B I B F - I P C F 2 9 M E I 1 1 J U N I

2 In oktober 2005 daarover geïnterpelleerd, antwoordde de Minister van Financiën : «Op 31 oktober 2005 werden er over het gehele land dergelijke verzoeken ingediend, of respectievelijk voor de : gewestelijke directie invordering Antwerpen : 493; gewestelijke directie invordering Brussel : 367; gewestelijke directie invordering Charleroi : 485; gewestelijke directie invordering Gent : 682; gewestelijke directie invordering Luik : 704; gewestelijke directie invordering Leuven : 209. Er wordt in de bijgehouden statistieken geen onderscheid gemaakt tussen de ontvankelijke en niet-ontvankelijke verzoekschriften om onbeperkt uitstel van de invordering der directe belastingen. Wel kan ik het geachte lid mede delen dat er op diezelfde datum 872 beslissingen zijn getroffen omtrent de ingediende verzoeken, onderverdeeld in 412 negatieve beslissingen, 371 positieve beslissingen en 89 verzakingen. Onder de «negatieve beslissingen» zijn onder meer deze dossiers opgenomen waarbij om onbeperkt uitstel wordt verzocht voor belastingen waarop deze maatregel niet van toepassing is, maar ook de gevallen waarin de verzoeker de voorwaarden niet vervult om van deze maatregel te genieten (inzonderheid omdat hij zich niet in een toestand bevindt waarin hij niet in staat is om op duurzame wijze zijn opeisbare of nog te vervallen schulden te betalen).» (Vr. en Antw. Kamer , nr. 105, (Vr. nr. 945 Lahaye-Battheu, 4 oktober 2005)). 3. Desbetreffende belastingen en belastingplichtigen Alleen de inkomstenbelastingen, in hoofdsom, belastingverhogingen, boeten en interesten komen in aanmerking, met uitsluiting van de voorheffingen. Andere directe of indirecte belastingen zijn dus uitgesloten. Alleen de natuurlijk personen worden beoogd. Artikel 413bis WIB 1992 beoogt enkel de belastingschuldige, natuurlijke persoon, of zijn echtgenoot. 4. Voorwaarden Het uitstel is een uitzonderlijke gunstmaatregel die slechts wordt toegestaan als de volgende voorwaarden worden nageleefd : 1 de verzoeker, die niet kennelijk zijn onvermogen heeft bewerkstelligd, moet zich in een toestand bevinden waarin hij niet in staat is om, op duurzame wijze, zijn opeisbare of nog te vervallen schulden te betalen; 2 de belastingplichtige heeft binnen de vijf jaar voorafgaand aan het verzoek geen beslissing tot onbeperkt uitstel van de invordering verkregen; 3 het betreft geen betwiste belastingen of belastingen waarvoor nog een bezwaar of een vordering in rechte kan worden ingediend, noch belastingen of aanvullende belastingen gevestigd ten gevolge van de vaststelling van een fiscale fraude. 5. Instelling van de procedure Het verzoek tot uitstel moet worden gemotiveerd en moet bewijskrachtige elementen bevatten met betrekking tot de toestand van de verzoeker. Het wordt bij ter post aangetekende brief ingediend bij de directeur der belastingen in wiens ambtsgebied, de belastingschuldige of zijn echtgenoot op wiens goederen de aanslag wordt ingevorderd, zijn woonplaats heeft. Er wordt een ontvangstbewijs van uitgereikt aan de verzoeker met vermelding van de datum van ontvangst van het verzoek (artikel 413ter WIB 1992). In de Circulaire van 25 augustus 2005 voorziet de Administratie in twee mogelijkheden om het verzoek tot uitstel in te dienen : de belastingplichtige kan het model-verzoekschrift downloaden op de site van de FOD Financiën of aanvragen bij de ontvanger der directe belastingen en per aangetekende brief indienen bij de gewestelijke directeur invordering van de directe belastingen van zijn woonplaats (het model is terug te vinden op Fisconet onder de circulaire van 25 augustus 2005); de belastingplichtige kan met een gewone brief om een onbeperkt uitstel verzoeken waarna hij uitgenodigd wordt zijn verzoek te vervolledigen aan de hand van een vragenlijst die een overzicht geeft van de vermogenssituatie en van de inkomsten en uitgaven van de huishouding. Het onbeperkt uitstel kan eveneens ambtshalve worden verleend, op voorstel van de met de invordering belaste ambtenaar. 6. Schorsing van de middelen van tenuitvoerlegging De indiening van het verzoek of van het voorstel tot onbeperkt uitstel van de invordering schorst alle middelen van tenuitvoerlegging tot op de dag dat de beslissing van de directeur definitief is geworden (artikel 413sexies WIB 1992). De reeds gelegde beslagen behouden echter hun bewarende werking. Het indienen van het verzoek of van het voorstel tot onbeperkt uitstel van de invordering doet echter geen afbreuk aan andere maatregelen welke ertoe 2 9 M E I 1 1 J U N I B I B F - I P C F P A C I O L I N R

3 strekken de invordering van de belastingen te waarborgen, noch aan de betekening van een dwangbevel teneinde de verjaring te stuiten. 7. Onderzoek van het verzoek en beslissing van de directeur De beslissing van de directeur wordt voorafgegaan door een onderzoek dat wordt toevertrouwd aan de ontvanger van de directe belastingen. De behandeling van het verzoek maakt de essentiële fase uit van de procedure. Het is op grond van een precies en gedetailleerd verslag van de behandelende ambtenaar dat de directeur der belastingen zijn beslissing zal nemen. De ontvanger aan wie het onderzoek is toevertrouwd moet nagaan of de wettelijke voorwaarden voor het onbeperkt uitstel verenigd zijn in hoofde van de belastingschuldige (of zijn echtgenoot). Hij gaat daartoe over tot een uitgebreid solvabiliteitsonderzoek zowel bij de belanghebbende zelf als bij iedere andere betrokken persoon. Niettegenstaande het verzoek tot onbeperkt uitstel moet gemotiveerd zijn en bewijskrachtige elementen moet bevatten met betrekking tot de toestand van de verzoeker, wordt deze laatste, in voorkomend geval, uitgenodigd zijn verzoek te vervolledigen met een overzicht van de vermogenssituatie en van de inkomsten en uitgaven van de huishouding. Op het einde van zijn onderzoek brengt de ontvanger verslag uit aan de directeur die over het verzoek moet beslissen en legt hem een voorstel van beslissing voor. De Circulaire van 25 augustus 2005 schrijft voor dat dit onderzoek ook moet worden gevoerd indien de ontvanger het onbeperkt uitstel ambtshalve voorstelt. De directeur van de belastingen bepaalt de voorwaarden waaronder hij het onbeperkt uitstel van de invordering toestaat. Het onbeperkt uitstel kan betrekking hebben op één of meerdere aanslagen en kan volledig of gedeeltelijk zijn. Hij verbindt zijn beslissing aan de voorwaarde van een onmiddellijke of gespreide betaling door de verzoeker van een door hem bepaald bedrag, dat aangewend wordt op de verschuldigde belastingen. De sommen waarvan de belastingplichtige om betaling wordt verzocht vormen geen plan tot aanzuivering van de belastingschuld. Het kan om een gering bedrag gaan, tot dekking van de reeds gemaakte kosten van tenuitvoerlegging, dat blijk geeft van de wil van de belastingschuldige tot medewerking aan de toekenning van deze gunstmaatregel die het onbeperkt uitstel uitmaakt. De directeur der belastingen beschikt, onder voorbehoud van het administratief beroep waarvan hierna sprake zal zijn, over een ruime appreciatiebevoegdheid. Volgens de regering moet deze ruime appreciatiebevoegdheid hem in staat stellen de meest verscheidene gevallen op rechtvaardige wijze te beoordelen. De Raad van State wees in zijn advies nr /2 van 14 februari 2005 op het gevaar voor willekeur van de directeursbeslissingen. Om de beoordelingsbevoegdheid van de directeur af te bakenen, bepaalt de circulaire van 25 augustus 2005 dat, voor het verlenen of weigeren van het onbeperkt uitstel van de invordering, de directeur rekening houdt met : de door de belastingschuldige (of zijn echtgenoot) vermelde bijzondere elementen in zijn verzoek; de vermogenstoestand en de inkomsten en uitgaven van de huishouding van de verzoeker, op basis van het verslag van de behandelende ambtenaar; de vervallen of nog te vervallen fiscale schulden van de verzoeker. De lezer kan zelf oordelen over de relevantie van deze afbakeningen. 8. Gevolgen van de beslissing van de directeur De directeur van de belastingen doet uitspraak bij gemotiveerde beslissing binnen de zes maanden na de ontvangst van het verzoek. Deze beslissing wordt ter kennis gebracht van de verzoeker bij ter post aangetekende brief. Het onbeperkt uitstel van de invordering van de directe belastingen, als het wordt toegestaan, gaat pas in na de effectieve betaling door de belastingplichtige van het door de directeur vastgesteld bedrag. Als de belastingplichtige de voorwaarden van de beslissing naleeft, zal de Administratie de vervolgingen en de verjaringstuitende maatregelen stopzetten. Ter herinnering : directe belastingen en de onroerende voorheffing verjaren door verloop van vijf jaren vanaf de datum waarop ze dienen betaald te zijn (artikel 443bis WIB 1992). Overeenkomstig artikel 413septies WIB 1992 kan de belastingplichtige evenwel het voordeel van het onbeperkt uitstel verliezen wanneer : 1 hij onjuiste informatie heeft verstrekt teneinde het voordeel van het onbeperkt uitstel van de invordering te verkrijgen; 2 hij de door de directeur der belastingen in zijn beslissing vastgestelde voorwaarden niet eerbiedigt; 3 hij onrechtmatig zijn passief heeft verhoogd of zijn actief heeft verminderd; 4 hij zijn onvermogen heeft bewerkt. P A C I O L I N R B I B F - I P C F 2 9 M E I 1 1 J U N I

4 In tegenstelling tot hetgeen de Raad van State had gewenst, werd geen te volgen procedure vastgelegd in geval van het verlies van het onbeperkt uitstel van de invordering in de hiervoor voorziene gevallen. Merk op dat de wet niet in het verlies van het voordeel van het uitstel voorziet, indien de financiële toestand van de belastingplichtige verbetert. Naar onze mening zou de directeursbeslissing kunnen worden geanalyseerd als een voorstel van overeenkomst waarop, als het door de belastingplichtige wordt aanvaard en uitgevoerd, niet meer kan worden teruggekomen. Mocht de belastingplichtige overlijden en solvabele erfgenamen nalaten die de nalatenschap hebben aanvaard, kan de invordering, volgens deze zienswijze, niet meer ten laste van deze erfgenamen worden hervat. 9. Beroep tegen de beslissing van de directeur De beslissing van de directeur kan, binnen de maand van de kennisgeving, het voorwerp uitmaken van een beroep bij een commissie samengesteld uit ten minste twee en ten hoogste vier directeurs der belastingen aangewezen door de Minister die Financiën onder zijn bevoegdheden heeft en die onder het voorzitterschap staat van de ambtenaar die de leiding heeft over de diensten belast met de invordering van de inkomstenbelastingen, of diens afgevaardigde. Er wordt een ontvangstbewijs uitgereikt aan de verzoeker met vermelding van de datum van ontvangst van het beroep. De commissie doet bij gemotiveerde beslissing uitspraak binnen de drie maanden na de ontvangst van het beroep. De beslissing van de commissie is niet vatbaar voor beroep. Ze wordt ter kennis gebracht van de eiser per aangetekende brief (artikel 413quinquies WIB 1992). Aangezien het een bestuurshandeling is, wordt echter niet ingezien waarom geen beroep tegen de beslissing kan worden ingesteld bij de Raad van State (zie in deze zin het antwoord van de Minister van Financiën zelf Vraag nr van dhr. Devlies van 25 januari 2005, Beknopt Verslag, Com 472, p. 2-4; zie ook de voorbereidende werkzaamheden, Kamer, Parl. St., /01 en 1438/01, p. 210). Conclusie We verheugen ons over de nieuwe mogelijkheid die de wet de belastingplichtige biedt om een nieuwe start te nemen door zijn fiscaal verleden achter zich te laten. We betreuren nochtans dat de wetgever deze mogelijkheid uitsluitend voorbehoudt voor de schulden in de personenbelasting en dat de beslissing inzake het uitstel volledig afhangt van de goede wil van de directeur van de belastingen, zonder georganiseerd gerechtelijk beroep. F. DELOBBE Advocaat, Elegis, Hannequart & Raisir De quasi-inbreng In een vorig artikel (Pacioli nr. 208) behandelden we de procedure betreffende de inbreng in natura. Om te vermijden dat deze procedure zou worden misbruikt voor een inbreng in geld, spoedig daarop gevolgd door de verkoop aan de vennootschap van goederen die aan de vennoten toebehoren, waardoor laatstgenoemden hun inbreng in geld kunnen «recupereren», werd in de wetgeving de procedure van de quasi-inbreng ingevoerd. Deze procedure geldt voor de BVBA, de NV, de Comm. VA en de CVBA. Maar wat wordt wettelijk verstaan onder quasiinbreng? Met andere woorden, onder welke omstandigheden moet deze bijzondere procedure worden gevolgd? Het antwoord dat van toepassing is op de BVBA staat in artikel 220 van het Wetboek van Vennootschappen : «Omtrent elk vermogensbestanddeel, toebehorend aan een oprichter, zaakvoerder of vennoot, hetwelk de vennootschap overweegt binnen twee jaar te rekenen van de oprichting, in voorkomend geval met toepassing van artikel 60, te verkrijgen tegen een vergoeding van ten minste een tiende van het geplaatste kapitaal... Het eerste lid is van toepassing op de overdracht gedaan door een persoon die handelt in eigen naam, maar voor rekening van een persoon zoals bedoeld in het eerste lid.» De artikelen 396 en 445 bevatten soortgelijke teksten in verband met de CVBA en de NV. Eén van de essentiële verschillen met de inbreng in natura betreft de vergoeding: bij een inbreng in natura bestaat de vergoeding uit aandelen; bij een quasi-inbreng is de vergoeding normaal een som geld. Merk op dat de quasi-inbreng betrekking heeft op de verkrijging (een veel ruimer begrip dan aankoop) van goederen tegen een vergoeding van ten minste één tiende van het geplaatst kapitaal (voor een CVBA : één tiende van het vast gedeelte van het kapitaal). De vergoeding is niet noodzake- 2 9 M E I 1 1 J U N I B I B F - I P C F P A C I O L I N R

5 lijk gelijk aan de som die aan de overdrager zal worden toegekend. We nemen het voorbeeld van een gebouw waarvan de verkrijging wordt overwogen. Het krediet waarmee het goed is belast, zal tegelijkertijd aan de vennootschap worden overgedragen. Als het gebouw een waarde heeft van EUR en het over te dragen schuldsaldo van het krediet in kapitaal EUR bedraagt, zal aan de overdrager logischerwijs een vergoeding van EUR worden toegekend. Het bedrag dat in aanmerking moet worden genomen om uit te maken of de grens van 10 % van het kapitaal is overschreden, is niet het bedrag van EUR, maar wel de waarde van het gebouw, namelijk EUR. De overname van de schuld is immers ook een vergoeding. Als het kapitaal lager is dan EUR en de andere voorwaarden zijn vervuld (hoedanigheid van de overdrager en termijn vanaf de datum van oprichting van de vennootschap), moet bijgevolg de procedure van de quasi-inbreng worden gevolgd. Tussenkomst van een bedrijfsrevisor Artikel 220 bepaalt dat, in geval van een quasi-inbreng, omtrent de voorgenomen verkrijging een verslag wordt opgemaakt door de commissaris, of in de vennootschappen waar die er niet is, door een bedrijfsrevisor, die wordt aangewezen door het bestuursorgaan. Dat verslag vermeldt de naam van de eigenaar van het goed dat de vennootschap wil verkrijgen, de beschrijving van dit goed, de vergoeding die werkelijk als tegenprestatie voor de verkrijging wordt verstrekt en de toegepaste waarderingsmethoden. Het geeft aan of de waarden waartoe deze waarderingsmethoden leiden, ten minste gelijk zijn aan de als tegenprestatie verstrekte vergoeding. De opdracht van de bedrijfsrevisor houdt niet de waardering van de goederen, waarvan de verkrijging wordt overwogen, in. De waardering en de vaststelling van de vergoeding vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan van de vennootschap. De bedrijfsrevisor oefent controle uit op de waardering zodat hij zijn oordeel over de vergoeding zou kunnen geven. Behalve met de controle op de vergoeding, is de bedrijfsrevisor belast met het, in detail, beschrijven van de goederen waarvan de verkrijging wordt overwogen. Dit onderdeel van de opdracht is hoogst belangrijk, want doorgaans zal er geen notariële akte worden opgemaakt. Het verslag van de bedrijfsrevisor, waarin gedetailleerd het voorwerp van de voorgenomen overdracht wordt vastgesteld, zal het enige document zijn dat deze informatie verstrekt. Dat is noodzakelijk om de aandeelhouders / vennoten juist te informeren, maar ook om latere betwistingen te vermijden. Taak van het bestuursorgaan Zoals hier hoger vermeld, dient het bestuursorgaan de goederen waarvan de verkrijging wordt overwogen te waarderen en de vergoeding vast te stellen. Het bestuursorgaan moet een bijzonder verslag opstellen, waarin het uiteenzet waarom de overwogen verkrijging van belang is voor de vennootschap en eventueel ook waarom afgeweken wordt van de conclusies van het verslag van de revisor. Zodra alle documenten klaar zijn, moet het bestuursorgaan de algemene vergadering bijeenroepen. Taak van de algemene vergadering De verkrijging is onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering. De verslagen van de bedrijfsrevisor en van het bestuursorgaan worden volgens de gebruikelijke regels in de agenda vermeld en aan de vennoten meegedeeld. In het algemeen wordt er dan ook niet gewacht tot de volgende jaarlijkse algemene vergadering om de verkrijging goed te keuren. Immers, zolang de algemene vergadering geen goedkeuring heeft gegeven, kan de verkrijging niet plaatsvinden. Deze algemene vergadering moet niet voor een notaris worden gehouden, en zelfs als dat toch het geval is, wordt de beslissing met gewone meerderheid genomen. Wanneer de algemene vergadering die de voorgenomen verkrijging moet goedkeuren, niet de jaarlijkse algemene vergadering is, spreken we van een bijzondere algemene vergadering. Openbaarmaking van de verslagen Het verslag van de revisor en het bijzonder verslag van het bestuursorgaan worden op de griffie van de rechtbank van koophandel neergelegd. Het bestuursorgaan is voor de neerlegging verantwoordelijk. De neerlegging wordt in de vorm van een mededeling bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Gevallen waarin de procedure niet moet worden gevolgd De procedure is niet van toepassing op «verkrijgingen in het gewone bedrijf van de vennootschap en die plaatshebben onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die de vennootschap normaal voor soortgelijke verrichtingen eist», en evenmin op verkrijgingen ter beurze en op verkrijgingen bij een gerechtelijke verkoop. Wat moet worden verstaan onder «verkrijgingen in het gewone bedrijf» van de vennootschap? Het betreft uiteraard een feitelijke beoordeling. De vraag dient te worden P A C I O L I N R B I B F - I P C F 2 9 M E I 1 1 J U N I

6 gesteld of de vennootschap gewoonlijk dit type van goederen verkrijgt en of de hoeveelheid gebruikelijk is. De verkrijging van een gehele onderneming (een handelsfonds) is zeker geen verkrijging in het gewone bedrijf. Wat gebeurt er als de verslagen niet worden opgesteld? Het Wetboek van Vennootschappen bepaalt dat het ontbreken van de voorziene verslagen de nietigheid van de beslissing van de algemene vergadering tot gevolg heeft. De nietigheid moet evenwel door de rechtbank van koophandel worden uitgesproken. Andere sancties Niettegenstaande enige andersluidende bepaling zijn de zaakvoerders of bestuurders jegens belanghebbenden hoofdelijk aansprakelijk voor de vergoeding van alle schade die het onmiddellijke en rechtstreekse gevolg is van de kennelijke overwaardering van de vermogensbestanddelen verkregen onder de vermelde voorwaarden. Daarenboven is de niet-naleving van de procedure een overtreding van het Wetboek van Vennootschappen die de hoofdelijke aansprakelijkheid van het bestuursorgaan met zich meebrengt (art. 263, 408 en 528 W. Venn.). Jean Pierre VINCKE Bedrijfsrevisor Bewaarplicht van de boeken Enkele maanden geleden werd de bewaringstermijn van de boeken en facturen door de BTW-wetgeving teruggebracht van tien naar zeven jaar. Is deze regeling algemeen van toepassing, bijvoorbeeld ook op alle boeken en bescheiden van de boekhouding? Dit is niet het geval en een onderscheid moet gemaakt worden tussen de BTW-wetgeving en de boekhoudwetgeving. 1. Regeling in het BTW-wetboek In het BTW-wetboek wordt de bewaringsplicht geregeld door artikel 60 dat onlangs werd gewijzigd door de wet van 27 december 2005 (B.S. 30 december 2005). Waarom deze wijziging? Het BTW-wetboek voorziet verjaringstermijnen voor vorderingen ingediend voor de voldoening van de belasting. De langste verjaringstermijn is van toepassing op handelingen die niet werden aangegeven of voor onrechtmatige aftrek van belasting. In deze gevallen is er verjaring na het verstrijken van het zevende kalenderjaar volgend op dat waarin de oorzaak van de opeisbaarheid zich heeft voorgedaan ( artikel 81bis 1 3 lid BTW-Wetboek). Vermits de vordering tot voldoening van de belasting na zeven jaar verjaart, lijkt het logisch dat de stukken die in dit geval moeten worden voorgelegd niet langer moeten worden bewaard dan de tijd waarin de vordering kan worden ingediend. Wat is de nieuwe bewaringstermijn? Het gewijzigde artikel 60 W.BTW bepaalt dat de boeken, facturen en andere stukken, waarvan het wetboek of een uitvoeringsbesluit ervan het houden, het opmaken of het uitreiken regelen, zeven (voorheen tien) jaar moeten bewaard worden door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt, uitgereikt of ontvangen. Vanaf wanneer loopt de bewaringstermijn? Voor de boeken : zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op het afsluiten ervan. Voor de facturen en andere stukken : zeven jaar na datum van de factuur of het stuk. De stukken die het recht tot aftrek staven in de speciale regeling van belastingheffing op de winstmarge moeten zeven jaar bewaard worden, te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op het jaar waarin dat recht op aftrek is ontstaan. Gegevens met betrekking tot de analyse, de programma s en de uitbating van de geïnformatiseerde systemen verjaren na zeven jaar te lopen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt. Welke boekhouding en stukken worden bedoeld door het BTW-wetboek? Het KB nr. 1, in uitvoering van het BTW-wetboek, bepaalt dat de belastingplichtigen een aan de omvang van hun activiteiten aangepaste boekhouding moeten voeren 2 9 M E I 1 1 J U N I B I B F - I P C F P A C I O L I N R

7 om de BTW te kunnen toepassen en controleren. Verder wordt bepaald dat deze boekhouding inzonderheid drie boeken bevat : inkomend en uitgaand factuurboek en dagboek van ontvangsten (art en 2 KB nr. 1). De wijze waarop de boekhouding moet worden gevoerd, stemt overeen met de voorschriften van de Wet op de boekhouding van de ondernemingen (artikelen 6 tot 8 van de Wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen). Verder legt het BTW-wetboek het houden of het opstellen van bepaalde stukken en registers op, waarvoor de nieuwe bewaringstermijn van zeven jaar eveneens geldt. Het betreft voornamelijk de tabel van de bedrijfsmiddelen, de klantenrekeningen en het teruggaafregister. In welke vorm en hoe moeten facturen, stukken en boeken worden bewaard? 1. Alle door belastingplichtigen uitgereikte of ontvangen facturen moeten in België worden bewaard. De facturen die elektronisch werden ontvangen worden in hun oorspronkelijke vorm bewaard, met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen. Onder het elektronisch bewaren van een factuur wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie. De facturen die in papieren vorm werden ontvangen worden ofwel in hun oorspronkelijke vorm ofwel digitaal bewaard. In geval van digitale bewaring moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen. 2. Voor wat de boeken betreft bepaalt het BTW-wetboek geen bewaringsmodaliteiten. Men mag aannemen dat de modaliteiten gesteld door de boekhoudwetgeving hier ook van toepassing zijn (zie hierna rubriek nr 2). 2. Regeling van de boekhoudwetgeving Hoe lang en hoe moeten de boeken en stukken worden bewaard? De ondernemingen moeten hun boeken bewaren gedurende tien jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting ervan volgt. Van het ongesplitste dagboek, het centraal boek, de drie dagboeken van de kleine onderneming en het inventarisboek moet het origineel bewaard worden; van de andere boeken mag een origineel of een afschrift worden bewaard (art. 9 Koninklijk Besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de boekhoudwet). De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en tien jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard (art. 6 van de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen). Hoe worden de gegevens verzekerd? De gebruikte drager (papier, cd-rom of andere) moet zowel de onuitwisbaarheid als de toegankelijkheid van de gegevens garanderen gedurende de bewaringstermijn. Voor een elektronisch gehouden boekhouding houdt dit in dat de ondernemingen niet alleen de bestanden met boeken, maar ook de programma s en systemen waarmee deze bestanden kunnen gelezen worden, gedurende de minimale bewaringstermijn moeten bijhouden. Elke boekhoudstaat moet immers gedurende de minimale bewaringstermijn kunnen worden voorgelegd en herafgedrukt (art. 9 Koninklijk Besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de boekhoudwet, zoals gewijzigd door KB van 25 januari zie Pacioli nr 193 p. 5-7). 3. Is er werkelijk een «administratieve vereenvoudiging» ingetreden? De wijziging van de bewaringstermijn in het BTW-wetboek wordt bestempeld als een administratieve vereenvoudiging. Maar is dat werkelijk zo? Feit is dat voor boeken en stukken op dit ogenblik twee bewaringstermijnen van toepassing zijn (zie hierboven). De nieuwe maatregel is daardoor verwarrend en lijkt een maat voor niets. Dat komt vooral door de overeenstemming die er bestaat tussen wat door beide wetgevingen als «boekhouding» wordt verstaan. Dat verband is als volgt uitgedrukt in de BTW-Handleiding : «Bij de organisatie van zijn boekhouding mag de belastingplichtige die eraan onderworpen is, de wettelijke bepalingen en reglementeringen betreffende de boekhouding, opgenomen in de Wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen, en de koninklijke besluiten genomen ter uitvoering van deze wet, niet verwaarlozen.» (BTW-Handleiding nummer lid). Alles bij elkaar is de bewaringstermijn die teruggebracht werd van tien naar zeven jaar enkel van toepassing op de stukken en registers eigen aan de BTW-wetgeving. En dan nog stelt men vast dat de wet de belastingplichtige in bepaalde gevallen ontheft tot het houden van bepaalde registers indien de voorgeschreven vermeldingen uit de boekhouding blijken (artikel 27 KB nr. 1). Nog eens een P A C I O L I N R B I B F - I P C F 2 9 M E I 1 1 J U N I

8 bewijs van het verband tussen de twee wetgevingen op gebied van het begrip «boekhouding». 4. Conclusie Er moet gezocht worden naar harmonisatie en veralgemening van de bewaringstermijnen van boeken en stukken. Maar kan dat zo maar? Denken wij maar aan andere rechtsdomeinen waar verschillende verjaringstermijnen nog van toepassing blijven : o.a. burgerlijk recht, inkomstenbelasting, handels- en vennootschapsrecht. De Staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging heeft nog heel wat werk voor de boeg. Michel vander Linden Ere-bedrijfsrevisor Laattijdige neerlegging jaarrekening : Financiën betaalt federale bijdrage terug bij overmacht Ondernemingen die hun jaarrekening te laat neerleggen moeten, behalve in geval van overmacht, een bijdrage betalen in de kosten die de federale overheid maakt voor de opsporing en de opvolging van de ondernemingen in financiële moeilijkheden. Deze maatregel, ingevoerd dor de Programmawet van 27 december 2005, vervangt het systeem van de administratieve boetes. Een Koninklijk Besluit van 1 mei 2006 (B.S. 4 mei 2006) voegt in het KB/W. Venn. een artikel 178bis in dat overmacht preciseert. Elke onderneming die door overmacht verhinderd werd haar (geconsolideerde) jaarrekening neer te leggen binnen de acht maanden, kan binnen een termijn van achttien maanden vanaf de datum van afsluiting van het boekjaar de terugbetaling van de betaalde federale bijdrage vragen. Deze aanvraag kan gebeuren bij gewone post aan de FOD Economie. In de aanvraag tot terugbetaling vermeldt de rechtspersoon de omstandigheden die tot overmacht geleden hebben en het rekeningnummer waarop de bijdrage kan gestort worden. De onderneming voegt bij het aanvraagdossier de stukken die de overmacht staven en, als ze al een Mededeling van neerlegging van de jaarrekening ontvangen heeft, een kopie van deze mededeling. Zodra de federale overheidsdienst Economie een aanvraag tot terugbetaling gekregen heeft, stuurt zij bij gewone brief een bevestiging van ontvangst naar de aanvrager. De FOD kan bijkomende inlichtingen en documenten opvragen. De gemotiveerde beslissing van de Minister van Economie of diens afgevaardigde wordt per gewone post aan de onderneming verstuurd. Als de Minister van Economie oordeelt dat er effectief sprake is van overmacht, geeft hij de FOD Financiën opdracht om de bijdrage terug te betalen. Als de Minister oordeelt dat er zich uitzonderlijke omstandigheden voordoen, die noodzakelijk een geval van overmacht zullen vormen voor een heleboel rechtspersonen, dan kan hij een algemene vrijstelling van heffing van de bijdrage verlenen. De Minister kan een dergelijke vrijstelling echter maar voor twee maanden toekennen en dat moet dan ook nog eens gebeuren bij middel van een met redenen omkleed ministerieel besluit dat uiterlijk zeven maanden na de datum van afsluiting van de betrokken jaarrekeningen moet bekendgemaakt zijn in het Belgisch Staatsblad. Ter herinnering, de bijdrage bedraagt : 400 EUR, wanneer de (enkelvoudige of geconsolideerde) jaarrekening wordt neergelegd tijdens de negende maand na de afsluiting van het boekjaar; 600 EUR, wanneer de jaarrekening wordt neergelegd in de tiende, elfde of twaalfde maand na de afsluiting van het boekjaar; of EUR, wanneer de jaarrekening wordt neergelegd tijdens of na de dertiende maand na de afsluiting van het boekjaar. Deze bedragen worden verminderd tot respectievelijk 120, 180 en 360 EUR voor kleine ondernemingen die een jaarrekening neerleggen volgens het verkort schema. De Nationale Bank int deze bijdrage samen met de kosten voor de openbaarmaking van de jaarrekening. Noch deze publicatie, noch gedeelten van deze publicatie mogen worden gereproduceerd of opgeslagen in een retrievalsysteem, en evenmin worden overgedragen in welke vorm of op welke wijze ook, elektronisch, mechanisch of door middel van fotokopieën, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De redactie staat in voor de betrouwbaarheid van de in haar uitgaven opgenomen info, waarvoor zij echter niet aansprakelijk kan worden gesteld. Verantwoordelijke uitgever: Marcel-Jean PAQUET, B.I.B.F. Legrandlaan 45, 1050 Brussel, Tel. 02/ , Fax. 02/ info@bibf.be, URL: Redactie: Gaëtan HANOT, Geert LENAERTS, Marcel-Jean PAQUET, Joseph PATTYN. Adviesraad: Professor P. MICHEL, Ecole d Administration des Affaires de l Université de Liège, Professor C. LEFEBVRE, Katholieke Universiteit Leuven. G e r e a l i s e e r d i n s a m e n w e r k i n g m e t k l u w e r w w w. k l u w e r. b e 2 9 M E I 1 1 J U N I B I B F - I P C F P A C I O L I N R