Aan al de ambtenaren van de sector BTW en DB

Transcriptie

1 CIRC /1 Circulaire nr. AOIF 16/2008 (E.T ) dd BEWARING VAN FACTUREN: Principes Wijzen van bewaring Voorlegging Aan al de ambtenaren van de sector BTW en DB HOOFDSTUK I : INLEIDING HOOFDSTUK II : BELGISCHE REGELGEVING HOOFDSTUK III : PRINCIPES A. TOT BEWARING GEHOUDEN PERSONEN 1. Niet-vrijgestelde belastingplichtigen met recht op aftrek 2. Kleine ondernemingen onderworpen aan de vrijstellingsregeling 3. Vrijgestelde belastingplichtigen zonder recht op aftrek 4. Niet-belastingplichtige rechtspersonen 5. Particulieren B. WAT MOET WORDEN BEWAARD 1. Inkomende stukken 2. Uitgaande stukken C. TERMIJN VAN BEWARING D. WIJZE VAN BEWARING HOOFDSTUK IV : BEWARING EN VOORLEGGING VAN FACTUREN DIE IN PAPIEREN VORM WORDEN VERZONDEN EN ONTVANGEN A. FACTUREN UITGEREIKT DOOR DE LEVERANCIER OF DIENSTVERRICHTER OF DOOR ZIJN OUTSOURCER 1. Bewaring van de originele inkomende facturen 1.1. Bewaring op papier 1.2. Digitale bewaring Methode van scanning met geavanceerde elektronische handtekening Methode van scanning met een verzegelingsalgoritme 1.3. Interne stukken 1.4. Niet in België gevestigde belastingplichtige 2. Bewaring van dubbels van uitgaande facturen 2.1. Facturen opgemaakt louter op papier Bewaring op papier Digitale bewaring Methode van scanning met geavanceerde elektronische handtekening Methode van scanning met een verzegelingsalgoritme

2 2.2. Digitaal opgemaakte facturen Bewaring op papier Digitale bewaring op een medium met WORM-karakteristieken Digitale bewaring met geavanceerde elektronische handtekening Digitale bewaring met een verzegelingsalgoritme 2.3. Interne stukken B. FACTUREN UITGEREIKT DOOR DE MEDECONTRACTANT OF ZIJN OUTSOURCER IN NAAM EN VOOR REKENING VAN DE LEVERANCIER OF DIENSTVERRICHTER 1. Bewaring van de originele inkomende facturen 1.1. Facturen opgemaakt louter op papier bewaring op papier digitale bewaring Methode van scanning met geavanceerde elektronische handtekening Methode van scanning met een verzegelingsalgoritme 1.2. Digitaal opgemaakte facturen Bewaring op papier Digitale bewaring met geavanceerde elektronische handtekening Digitale bewaring met een verzegelingsalgoritme 2. Bewaring van dubbels van uitgaande facturen 2.1. Bewaring op papier 2.2. Digitale bewaring Methode van scanning met geavanceerde elektronische handtekening Methode van scanning met een verzegelingsalgoritme C. OPMERKINGEN HOOFDSTUK V : PLAATS VAN BEWARING EN WIJZE VAN VOORLEGGING A. BEWARING EN VOORLEGGING VAN PAPIEREN FACTUREN 1. Bewaring door de leverancier/dienstverrichter of medecontractant zelf 2. Bewaring door een outsourcer B. ELEKTRONISCHE BEWARING EN ON-LINE TOEGANG 1. Bewaring door de leverancier/dienstverrichter of medecontractant zelf 2. Bewaring door een outsourcer C. NIET IN BELGIË GEVESTIGDE BELASTINGPLICHTIGEN D. GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN 1. Boekhouding 2. Conversie - kopieën 3. Inlichtingen HOOFDSTUK VI : GEVOLGEN VAN HET NIET NALEVEN VAN DE VERPLICHTINGEN HOOFDSTUK VII : OVERGANGSBEPALINGEN EN INWERKING-TREDING BIJLAGE 1 : BEWARING VAN FACTUREN - OVERZICHTSTABEL BIJLAGE 2 : TERMIJN EN WIJZE VAN BEWAREN - BEVOEGDHEDEN LIDSTATEN

3 HOOFDSTUK I : INLEIDING 1. Teneinde de ter zake van de facturering geldende voorwaarden op het gebied van de belasting over de toegevoegde waarde te vereenvoudigen, te moderniseren en te harmoniseren, heeft de Raad van de Europese Unie de Richtlijn 2001/115/EG van 20 december 2001 tot wijziging van de Richtlijn 77/388/EEG (Zesde Richtlijn) (1) uitgevaardigd. [1. Deze Zesde Richtlijn werd door de Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde ingetrokken vanaf 01/01/2007. Vanaf deze datum geldt de nieuwe Richtlijn 2006/112/EG. Verwijzingen naar de ingetrokken richtlijn gelden als verwijzingen naar de nieuwe richtlijn en worden gelezen volgens de concordantietabel in bijlage bij de nieuwe richtlijn. ] Deze Richtlijn bepaalt onder meer dat iedere belastingplichtige erop moet toezien dat kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde uitgereikte facturen en alle door hemzelf ontvangen facturen worden opgeslagen. De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen, alsmede de leesbaarheid ervan, moeten gedurende de volledige opslagperiode worden gewaarborgd. Teneinde zich hiervan te verzekeren, kunnen de lidstaten bepalen dat de facturen moeten worden opgeslagen in hun oorspronkelijke vorm op papier of elektronisch waarin zij zijn toegezonden en dat, wanneer de facturen langs elektronische weg worden opgeslagen, de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen, eveneens worden opgeslagen. Bovendien kunnen de lidstaten onder de door hen vastgestelde voorwaarden voorzien in een opslagplicht voor facturen ontvangen door niet-belastingplichtigen. Voor de toepassing van hetgeen voorafgaat wordt onder het "elektronisch" verzenden en opslaan van een factuur verstaan de verzending of terbeschikkingstelling aan de bestemmeling en de opslag via elektronische apparatuur voor de verwerking (met inbegrip van digitale compressie) en de opslag van gegevens, waarbij gebruik wordt gemaakt van draden, radio, optische middelen of andere elektromagnetische middelen. 2. De in nummer 1 hiervoor aangehaalde bepalingen, hierna gemakshalve aangeduid met de term "archivering", werden ingevoegd in het Btw-Wetboek (artikelen 60, 61 en 63 W. Btw) en in het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde (artikel 8, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1). Deze regelgeving maakt het voorwerp uit van de wet van 28 januari 2004 tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde en van het koninklijk besluit van 16 februari 2004 tot wijziging van het koninklijk besluit nr. 1 en werd respectievelijk gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 10 februari 2004 en 27 februari Ze treedt in werking met ingang van 1 januari Door artikel 32 van de Wet houdende diverse bepalingen van 27 december 2005 (B.S. van 30 december 2005, blz e.v.) werd artikel 60 van het Btw-Wetboek nogmaals gewijzigd waardoor met ingang van 9 januari 2006 de algemene bewaringstermijn wordt teruggebracht tot 7 jaar en het mogelijk wordt facturen die in papieren vorm worden ontvangen digitaal te bewaren. Door artikel 111 van de Programmawet van 27 april 2007 (B.S. van 8 mei 2007, blz e.v.) werd artikel 61 van het Btw-Wetboek nogmaals gewijzigd waardoor met ingang van 1 april 2007 ook rekening wordt gehouden met het bijzondere statuut van de btw-eenheid. Voornoemd artikel 8 van het koninklijk besluit nr. 1 werd om dezelfde reden eveneens met ingang van 1 april 2007 aangepast (door artikel 5 van het K.B. van 17 mei 2007, B.S. van 31 mei 2007, blz e.v.)

4 Deze aanschrijving heeft tot doel de basisprincipes inzake bewaring en voorlegging van facturen die in papieren vorm worden uitgereikt aan de medecontractant uiteen te zetten. HOOFDSTUK II : BELGISCHE REGELGEVING 3. Artikel 60 van het Btw-Wetboek 1. De boeken, facturen en andere stukken, waarvan dit wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het houden, het opmaken of het uitreiken voorschrijven, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat facturen of andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan in de gevallen bedoeld in artikel 58, 4, 7, tweede lid, indien het gaat om stukken bedoeld in artikel 58, 4, 7, vierde lid. Belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen zijn tot die verplichting ook gehouden ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen, van de handelsboeken, de boekingsstukken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering van goederen, van de rekeninguittreksels, van de betalingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid. 2. In afwijking van 1, begint de daar bedoelde termijn, ten aanzien van de gegevens met betrekking tot de analyses, de programma's en de uitbating van geïnformatiseerde systemen, te lopen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt. Daarenboven kan de Koning de in 1 bedoelde bewaringstermijn verlengen, teneinde de controle van de ter uitvoering van artikel 49, 2 en 3, verrichte herzieningen van de aftrek te verzekeren. 3. Alle door belastingplichtigen hetzij door henzelf, hetzij in hun naam en voor hun rekening door hun medecontractant of door een derde, uitgereikte facturen en alle door hen ontvangen facturen dienen op het Belgische grondgebied te worden bewaard. Facturen die worden bewaard langs elektronische weg die in België een volledige on-line toegang tot de betrokken gegevens waarborgt, mogen evenwel in een andere lidstaat van de Gemeenschap worden bewaard op voorwaarde dat de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft hiervan op voorhand wordt in kennis gesteld. De authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud van de facturen, alsmede de leesbaarheid ervan, moeten gedurende de volledige bewaringstermijn worden gewaarborgd. De facturen die elektronisch werden ontvangen worden in hun oorspronkelijke vorm bewaard, met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen. Onder het elektronisch bewaren van een factuur wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie. De facturen die in papieren vorm werden ontvangen worden ofwel in hun oorspronkelijke vorm ofwel digitaal bewaard. In geval van digitale bewaring moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen. 4. In de gevallen waarin het bewaren van boeken, facturen of andere stukken aanleiding geeft tot ernstige moeilijkheden, kan door of vanwege de Minister van Financiën, in afwijking van de 1 en 3, aan door hem aan te duiden personen of groepen van personen, een kortere

5 bewaringstermijn of een afwijking op de verplichting inzake het bewaren van de boeken, facturen of andere stukken worden toegestaan. 4. Artikel 61 van het Btw-Wetboek: 1. Eenieder is gehouden de boeken, facturen en andere stukken, die hij overeenkomstig artikel 60 moet bewaren, op ieder verzoek van de ambtenaren van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, zonder verplaatsing, ter inzage voor te leggen teneinde de juiste heffing van de belasting in zijnen hoofde of in hoofde van derden te kunnen nagaan. Het ter inzage voorleggen van de boeken, facturen en andere stukken overeenkomstig het eerste lid, gebeurt, wat de BTW-eenheid in de zin van artikel 4, 2 betreft, door de vertegenwoordiger aangeduid door de andere leden om in hun naam en voor hun rekening de rechten en de verplichtingen van die BTW-eenheid uit te oefenen. De ambtenaren van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, kunnen echter eisen dat het lid van de BTW-eenheid zelf de in het eerste lid bedoelde voorlegging van de boeken, facturen en andere stukken die hem aanbelangen verricht. Wanneer de boeken, facturen en andere stukken door middel van een geïnformatiseerd systeem worden gehouden, opgemaakt, uitgereikt, ontvangen of bewaard, hebben die ambtenaren het recht zich de op informatiedragers geplaatste gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm ter inzage te doen voorleggen. Die ambtenaren kunnen eveneens degene in het eerste lid bedoeld verzoeken om in hun bijzijn en op zijn uitrusting kopies te maken onder de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van de voormelde gegevens, evenals om de informaticabewerkingen te verrichten die nodig worden geacht om de juiste heffing van de belasting na te gaan. Elke belastingplichtige die de facturen die hij uitreikt of ontvangt bewaart langs elektronische weg die in België een on-line toegang tot de gegevens waarborgt, en waarvan de plaats van bewaring is gesitueerd in een andere lidstaat, is met het oog op de controle gehouden aan de ambtenaren van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, voor deze facturen een recht van toegang, downloading en gebruikneming langs elektronische weg te waarborgen. Wanneer zulks uit het oogpunt van de controle nodig is, kan de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft voor de facturen opgesteld in een andere taal dan één van de nationale talen, een vertaling eisen in één van deze nationale talen van de facturen betreffende de leveringen van goederen en dienstverrichtingen die overeenkomstig de artikelen 15 en 21 in België plaatsvinden, alsmede van de facturen die worden ontvangen door de in België gevestigde belastingplichtigen. De belastingplichtige bedoeld in artikel 50, 1, eerste lid, 3, die geen aansprakelijke vertegenwoordiger heeft laten erkennen, alsook de niet in België gevestigde belastingplichtige bedoeld in artikel 50, 3, moeten aan de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft een adres in België kenbaar maken waar de boeken, facturen en andere stukken bedoeld in het eerste lid zullen worden medegedeeld op ieder verzoek van de ambtenaren van die administratie. Deze paragraaf is niet van toepassing op het Nationaal Instituut voor de Statistiek en op het Economisch en Sociaal Instituut voor de Middenstand ten aanzien van de in hun bezit zijnde individuele inlichtingen. 2. De ambtenaren van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, hebben het recht om de boeken, facturen en andere stukken, die overeenkomstig artikel 60 moeten worden bewaard, alsmede de overeenkomstig 1, tweede lid, gemaakte kopies, tegen afgifte van een ontvangstbewijs te behouden, telkens wanneer zij menen dat de boeken, stukken of kopies de verschuldigdheid van een belasting of

6 een geldboete in hoofde van de betrokkene of van derden aantonen of ertoe bijdragen die aan te tonen. Dat recht bestaat niet ten aanzien van de boeken die niet zijn afgesloten. Wanneer die boeken door middel van een geïnformatiseerd systeem worden bewaard, hebben de ambtenaren het recht zich kopies van die boeken te doen overhandigen onder de door hen gewenste vorm. 5. Artikel 8, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1: "Voor elke uitgereikte factuur dient een dubbel te worden opgesteld, hetzij door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft verricht, hetzij, in het geval van toepassing van artikel 6, door de medecontractant. Dit dubbel dient te worden bewaard door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft verricht. De belastingplichtige dient eveneens een dubbel op te maken en te bewaren van de in artikel 53, 3, eerste lid, van het Wetboek en de artikelen 2 en 7, 1, bedoelde andere stukken." HOOFDSTUK III : PRINCIPES A. TOT BEWARING GEHOUDEN PERSONEN 6. Overeenkomstig artikel 60 van het Wetboek moeten de boeken, facturen en andere stukken, waarvan dit Wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het houden, het opmaken of het uitreiken voorschrijven, worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt, uitgereikt of ontvangen. De bewaringsplicht ten aanzien van facturen en andere documenten die op grond van de Belgische btw-reglementering moeten worden opgemaakt of uitgereikt geldt dus niet alleen voor de belastingplichtigen maar strekt zich uit tot niet-belastingplichtige rechtspersonen en particulieren. Op grond van artikel 248 van de Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijk stelsel van de belasting over de toegevoegde waarde (= art. 22, lid 3, d), laatste alinea, van de ingetrokken Zesde Richtlijn) kunnen de lidstaten onder de door hen vastgestelde voorwaarden inderdaad voorzien in een opslagplicht voor facturen ontvangen door niet-belastingplichtigen. Bovendien geldt ten aanzien van de belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen een bewaringsplicht ten aanzien van facturen en gelijkaardige stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen. 1. Niet-vrijgestelde belastingplichtigen met recht op aftrek 7. Op grond van artikel 53, 2, van het Wetboek moet de belastingplichtige die andere leveringen van goederen of diensten verricht dan die welke krachtens artikel 44 zijn vrijgesteld en die hem geen enkel recht op aftrek verlenen een factuur uitreiken aan zijn medecontractant in de gevallen opgesomd in eerstgenoemd artikel. Bovendien moet de belastingplichtige op grond van artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 1 voor bepaalde daarin opgesomde leveringen van goederen of diensten voor natuurlijke personen die ze bestemmen voor hun privé-gebruik, eveneens een factuur uitreiken. Op grond van artikel 53, 3, eerste lid, van het Wetboek is het lid van een btw-eenheid dat goederen of diensten verschaft aan een ander lid ertoe gehouden een bijzonder stuk uit te reiken aan dat lid of ervoor te zorgen dat in zijn naam en voor zijn rekening, door het lid in zijn hoedanigheid van medecontractant of door een derde een dergelijk stuk wordt uitgereikt, als de in 2 van dit artikel bedoelde factuur niet werd uitgereikt.

7 Op grond van artikel 8 van het koninklijk besluit nr. 1 moet voor elke uitgereikte factuur een dubbel worden opgesteld en bewaard door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft gedaan. Daarbij is het van geen belang of de factuur verplicht of vrijwillig werd uitgereikt. De belastingplichtige moet bovendien een dubbel opmaken en bewaren van het bijzonder stuk bedoeld in artikel 53, 3, eerste lid, van het Btw- Wetboek en het stuk bedoeld in artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1 (zie nr. 18, 7 ). Op grond van art. 12, 4, van het koninklijk besluit nr. 1 moeten de belastingplichtigen ook een dubbel opmaken van de door hen uitgereikte verbeterende stukken telkens wanneer de verbeterende stukken worden beoogd in artikel 8 (zie vorig lid) of in artikel 10 (zie nr. 17, 10 en nr. 18, 8 ). Daarnaast is de belastingplichtige in bepaalde omstandigheden ook verplicht nog andere stukken op te maken die normaal in het boek voor uitgaande facturen moeten worden opgenomen en dus door hem moeten worden bewaard. Een volledige opsomming van de door niet-vrijgestelde belastingplichtigen met recht op aftrek te bewaren uitgaande facturen en gelijkaardige stukken is weergegeven in nr. 18 hieronder. 8. De facturen en gelijkaardige stukken waarvan de opmaak of uitreiking door de btwreglementering wordt voorgeschreven en die door belastingplichtigen werden ontvangen, dienen eveneens door hen te worden bewaard. Belastingplichtigen zijn tot die bewaringsverplichting ook gehouden ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwerving van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen. Een volledige opsomming van de door niet-vrijgestelde belastingplichtigen met recht op aftrek te bewaren inkomende facturen en gelijkaardige stukken is weergegeven in nr. 17 hieronder. Dat de belastingplichtige eventueel onderworpen is aan een bijzondere regeling (forfaitaire regeling bedoeld in art. 56, 1, W.Btw, bijzondere regeling voor landbouwondernemers bedoeld in art. 57, W.Btw, ) heeft geen invloed op de bewaringsplicht ten aanzien van facturen en gelijkaardige stukken. 2. Kleine ondernemingen onderworpen aan de vrijstellingsregeling 9. De kleine ondernemingen die van de btw zijn vrijgesteld op grond van artikel 56, 2, van het Wetboek mogen de btw geheven van de goederen en diensten die ze gebruiken voor het verrichten van hun uitgaande handelingen niet in aftrek brengen, maar dienen op grond van artikel 53, 2, van het Wetboek in dezelfde gevallen als de niet-vrijgestelde belastingplichtigen met recht op aftrek, facturen uit te reiken aan hun klanten, weliswaar zonder vermelding van belasting. De dubbels van die facturen dienen door hen te worden bewaard (zie nr. 18, 1, 2, 3 en 10 ). Ook de aan hen uitgereikte aankoopborderellen in het kader van de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge (zie nr. 18, 8 ) dienen zij te bewaren. 10. De door hen ontvangen facturen of gelijkaardige stukken (zie nr. 17) moeten eveneens worden bewaard. Indien deze kleine ondernemingen geen boek voor inkomende facturen houden dienen deze facturen bovendien genummerd te worden volgens een ononderbroken reeks (zie art. 14, 4, K.B. nr. 1). 3. Vrijgestelde belastingplichtigen zonder recht op aftrek 11. De bewaringsplicht geldt ook voor de belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten die door artikel 44 van het Wetboek zijn vrijgesteld. Aangezien deze belastingplichtigen geen facturen moeten uitreiken (behalve indien deze vrijgestelde handelingen hen recht op aftrek geven) beperkt de bewaring zich in de regel tot alle door deze belastingplichtigen ontvangen facturen en gelijkaardige stukken (zie de documenten opgesomd onder nr. 17). Ook de bijzondere stukken die ze eventueel als lid van een btw-eenheid van een ander lid ontvangen dienen door hen te worden bewaard.

8 12. Indien zij evenwel vrijwillig een factuur uitreiken dienen zij op grond van artikel 8 van het koninklijk besluit nr. 1, een dubbel ervan op te stellen en te bewaren. Bovendien dienen zij de aan hen uitgereikte stukken in het kader van artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 en de aan hen uitgereikte aankoopborderellen in het kader van de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge te bewaren (zie nr. 18, 8 ). 4. Niet-belastingplichtige rechtspersonen 13. De niet-belastingplichtige rechtspersoon is niet verplicht facturen uit te reiken (artikel 53, 2, W.Btw). Wanneer hij evenwel op vrijwillige wijze facturen uitreikt, dient hij overeenkomstig artikel 60, 1, tweede lid, van het Wetboek de dubbels ervan te bewaren. Bovendien dient hij de aan hem uitgereikte stukken in het kader van artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 en de aan hem uitgereikte aankoopborderellen in het kader van de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge te bewaren (zie nr. 18, 8 ). 14. De bewaringsplicht geldt bovendien ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwerving van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen en meer in het algemeen ten aanzien van alle door deze rechtspersonen ontvangen facturen en stukken die op grond van artikel 53, 2, van het Wetboek of de artikelen 220 en 221 van de Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijk stelsel van de belasting over de toegevoegde waarde (= art. 22, lid 3, a) van de Zesde Richtlijn) moeten worden uitgereikt (zie de documenten opgesomd onder nr. 17, 1, 2, 3, 4, 5 en 11 ). 5. Particulieren 15. De bewaringsplicht geldt eveneens voor particulieren. Op grond van artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 1 moet de belastingplichtige die de daarin opgesomde leveringen van goederen of diensten verricht voor natuurlijke personen die ze bestemmen voor hun privégebruik, een factuur uitreiken wanneer die handelingen overeenkomstig de artikelen 15 en 21 van het Wetboek in België plaatsvinden, of wanneer, vóór de handeling, de belasting opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling, bij toepassing van de artikelen 17, 1, en 22, 2, van het Wetboek. Verder moet op grond van artikel 53, 2, eerste lid, 2 en 4, van het Wetboek eveneens een factuur worden uitgereikt aan elke nietbelastingplichtige persoon in het geval van verkopen op afstand bedoeld in artikel 15, 4 en 5, van het Wetboek. De particulier met woonplaats in België die facturen in het kader van voornoemde handelingen ontvangt dient deze dan ook te bewaren. Ook de aan hem uitgereikte stukken in het kader van artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 en de aan hem uitgereikte aankoopborderellen in het kader van de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge (zie nr. 18, 8 ) dienen door hem te worden bewaard. De facturen die door belastingplichtigen vrijwillig aan particulieren worden uitgereikt, moeten voor de toepassing van de btw-regelgeving niet door laatstgenoemden worden bewaard. B. WAT MOET WORDEN BEWAARD 16. In deze aanschrijving wordt ingegaan op de bewaring en voorlegging van de facturen en andere stukken die op grond van artikel 14, 2, van het koninklijk besluit nr. 1 het voorwerp uitmaken van een inschrijving in de factuurboeken. Het feit dat sommige categorieën van personen die boeken niet dienen te houden speelt terzake geen rol. Worden derhalve beoogd : 1. Inkomende stukken 17. De volgende facturen en stukken worden normaal opgenomen in het boek (of de subboeken) voor inkomende facturen :

9 1. facturen met betrekking tot de leveringen van goederen en diensten inclusief de facturen die door de medecontractant zelf worden opgesteld in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter; bijzondere stukken met betrekking tot het verschaffen van goederen of diensten door een lid van een btw-eenheid aan een ander lid, inclusief de stukken die door het lid in zijn hoedanigheid van medecontractant zelf worden opgesteld in naam en voor rekening van het lid dat de goederen of diensten verschaft; 2. facturen met betrekking tot de invoeren; 3. facturen met betrekking tot de intracommunautaire verwervingen van goederen of daarmee gelijkgestelde handelingen (inclusief dus het origineel van een in een andere lidstaat uitgereikt stuk gelijkaardig aan het stuk bedoeld in artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1, voor de vaststelling van de in artikel 25quater van het Wetboek bedoelde intracommunautaire verwerving van overgebrachte goederen); 4. het stuk bedoeld in artikel 9 van het koninklijk besluit nr. 1 dat door de medecontractant dient te worden opgemaakt indien hij nog niet in het bezit is van een factuur voor leveringen, diensten en intracommunautaire verwervingen waarvoor hij zelf gehouden is tot voldoening van de btw; 5. het stuk bedoeld in artikel 5, 2, van het koninklijk besluit nr. 31 dat de medecontractant moet opmaken wanneer de niet in België gevestigde belastingplichtige niet wordt vertegenwoordigd door een aansprakelijke vertegenwoordiger of een vooraf erkende persoon voor handelingen waarvoor hij overeenkomstig artikel 51, 1, 1, van het Wetboek schuldenaar is van de btw, of niet voor de btw is geïdentificeerd; 6. het stuk bedoeld in artikel 4, 1, van het koninklijk besluit nr. 22 dat door de koper of ontvanger zelf aan de aan de bijzondere regeling onderworpen landbouwondernemer wordt uitgereikt en dat door deze laatste voor akkoord wordt ondertekend; 7. de factuur bedoeld in artikel 4, 2, van het koninklijk besluit nr. 22 die door de belastingplichtige koper of ontvanger moet worden aangevuld met het tarief en het bedrag van de verschuldigde belasting; 8. het stuk bedoeld in artikel 3, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1 dat moet worden opgemaakt door de belastingplichtige voor de handelingen bedoeld in de artikelen 12, 1, 3 en 4, 19, 2, 1, en 3, van het Wetboek; het stuk bedoeld in artikel 3, tweede lid, van hetzelfde koninklijk besluit dat moet worden opgemaakt door het lid van de btw-eenheid in de zin van artikel 4, 2, van het Wetboek aan wie een in artikel 19bis van het Wetboek bedoelde dienst wordt verschaft; 9. het stuk bedoeld in artikel 11 van het koninklijk besluit nr. 1 dat moet worden opgemaakt en uitgereikt voor de overdracht van een algemeenheid van goederen of van een bedrijfsafdeling bedoeld in artikel 11 van het Wetboek en de handelingen bedoeld in artikel 18, 3, van het Wetboek; 10. het stuk bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 dat door de belastingplichtige ontvanger van de levering of dienst moet worden opgemaakt voor handelingen die aan hem werden verstrekt voor zijn economische activiteit door een niet-belastingplichtige of door een belastingplichtige die niet gehouden is een factuur uit te reiken; het aankoopborderel dat door de belastingplichtige wederverkoper moet worden opgesteld in geval van de aankoop bij een niet-belastingplichtige of een belastingplichtige die uitsluitend leveringen van goederen of diensten verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44, 2, 13, van het Wetboek (zie aanschrijving nr. 1 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten, nrs en aanschrijving nr. 2 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge voor tweedehandse vervoermiddelen, nrs ); 11. de verbeterende stukken in verband met de voorgaande facturen of stukken (art. 12, K.B. nr. 1). 2. Uitgaande stukken 18. De volgende facturen en stukken worden normaal opgenomen in het boek (of de subboeken) voor uitgaande facturen :

10 1. het dubbel van de door de belastingplichtige of door een derde persoon die handelt in naam en voor rekening van de belastingplichtige, uitgereikte factuur; het dubbel van het door het lid van een btw-eenheid of door een derde persoon die handelt in naam en voor rekening van het lid, uitgereikt bijzonder stuk bedoeld in artikel 53, 3, van het Wetboek; 2. het dubbel van de factuur die door de medecontractant wordt uitgereikt in naam en voor rekening van de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verricht (zie circulaire AOIF nr. 48/2005 inzake self-billing); het dubbel van het bijzonder stuk bedoeld in artikel 53, 3, van het Wetboek, dat door het lid van een btw-eenheid in zijn hoedanigheid van medecontractant wordt uitgereikt in naam en voor rekening van het lid dat hem goederen of diensten verschaft; 3. een exemplaar van het stuk dat de overdracht vaststelt als bedoeld in artikel 11 van het Wetboek en de handelingen bedoeld in artikel 18, 3, van het Wetboek; 4. het tweede exemplaar van het stuk bedoeld in artikel 4, 1, van het koninklijk besluit nr. 22 met betrekking tot de bijzondere regeling voor landbouwondernemers; 5. het tweede exemplaar van het stuk bedoeld in artikel 4bis, 2, van het koninklijk besluit nr. 22 met betrekking tot de bijzondere regeling voor landbouwondernemers; 6. het dubbel van de factuur of het als zodanig geldend stuk bedoeld in de artikelen 4, 2, 4bis, 1 en 4ter, 1, van het koninklijk besluit nr. 22 met betrekking tot de bijzondere regeling voor landbouwondernemers; 7. het dubbel van het stuk bedoeld in artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 1, voor de vaststelling van de in artikel 39bis, eerste lid, 4, van het Wetboek bedoelde intracommunautaire overbrenging van goederen; 8. een exemplaar van het stuk bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 dat door de belastingplichtige ontvanger van de levering of dienst moet worden opgemaakt voor handelingen die aan hem werden verstrekt voor zijn economische activiteit door een niet-belastingplichtige of door een belastingplichtige die niet gehouden is een factuur uit te reiken; een exemplaar van het aankoopborderel dat door de belastingplichtige wederverkoper moet worden opgesteld in geval van de aankoop bij een niet-belastingplichtige of een belastingplichtige die uitsluitend leveringen van goederen of diensten verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44, 2, 13, van het Wetboek (zie aanschrijving nr. 1 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten, nrs en aanschrijving nr. 2 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge voor tweedehandse vervoermiddelen, nrs ) ; 9. het stuk bedoeld in artikel 3 van het koninklijk besluit nr. 1, voor de vaststelling van een handeling die door artikel 12 van het Wetboek met een levering of door artikel 19 van het Wetboek met een dienst wordt gelijkgesteld; 10. de verbeterende stukken in verband met de voorgaande facturen of stukken (art. 12, K.B. nr. 1). 19. Er kan dus globaal een onderscheid worden gemaakt tussen facturen en stukken die moeten worden opgemaakt en uitgereikt enerzijds en stukken die enkel moeten worden opgemaakt anderzijds. In dit laatste geval is er sprake van zogenaamde interne stukken die door de belastingplichtige slechts in één exemplaar moeten worden opgemaakt met het oog op een correcte boekhouding (nr. 17, 4, 5, 8, evt nr. 18, 9, evt. 10 ). De omstandigheid dat zo n stuk niet moet worden uitgereikt kan een invloed hebben op de wijze van bewaring (zie nrs en nrs ). C. TERMIJN VAN BEWARING 20. De regels inzake de bewaringstermijn ten aanzien van inkomende facturen en gelijkaardige stukken gelden, onverminderd de eventuele toepassing van een buitenlandse reglementering terzake, in principe voor (zie bijlage 2) : de in België gevestigde belastingplichtige zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland;

11 de in België gevestigde vaste inrichting van een buitenlandse belastingplichtige ten aanzien van alle handelingen verricht in het kader van de activiteit van die vaste inrichting of waarbij deze tussenkomt, zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland alsmede ten aanzien van de in nr. 23, b, van de circulaire AOIF nr. 4/2003 opgesomde handelingen die plaatsvinden in België en die worden verricht zonder tussenkomst van de vaste inrichting; de niet in België gevestigde belastingplichtige in de mate dat de door hem ontvangen facturen en stukken betrekking hebben op handelingen (daaronder ook begrepen de intracommunautaire verwervingen) die in België plaatsvinden; de in België gevestigde niet-belastingplichtige rechtspersoon; de in België wonende particulier ten aanzien van de door hem ontvangen facturen. 21. De regels inzake de bewaringstermijn ten aanzien van uitgaande facturen en stukken gelden, onverminderd de eventuele toepassing van een buitenlandse reglementering terzake, in principe voor (zie bijlage 2) : de in België gevestigde belastingplichtige zelfs wanneer de handelingen plaatsvinden in het buitenland; de in België gevestigde vaste inrichting van een buitenlandse belastingplichtige ten aanzien van alle handelingen verricht in het kader van de activiteit van die vaste inrichting of waarbij deze tussenkomt, zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland alsmede ten aanzien van de in nr. 23, c, van de circulaire AOIF nr. 4/2003 opgesomde handelingen die plaatsvinden in België en die worden verricht zonder tussenkomst van de vaste inrichting; de niet in België gevestigde belastingplichtige in de mate dat zijn uitgaande handelingen in België plaatsvinden. 22. Door artikel 32 van de Wet van 27 december 2005 houdende diverse bepalingen wordt de bewaringstermijn van tien jaar zoals voorheen bepaald in artikel 60, 1, van het Wetboek vanaf 9 januari 2006 teruggebracht tot zeven jaar. De boeken, facturen en andere stukken, waarvan de btw-reglementering het houden, het opmaken of het uitreiken voorschrijft, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft en op hun datum wat facturen of andere stukken betreft. De Administratie aanvaardt dat die nieuwe termijn eveneens geldt voor de facturen en stukken met datum van vóór de wetswijziging en voor de boeken die reeds vóór die datum werden afgesloten. Zo zal bijvoorbeeld op het tijdstip van 1 januari 2008 de facturen en stukken met datum vóór en de boeken die werden afgesloten vóór 1 januari 2001 voor de toepassing van de btw-regelgeving niet langer moeten worden bewaard. 23. De algemene bewaringstermijn van 7 jaar geldt voor de uitgaande en inkomende facturen, ongeacht de wijze waarop die facturen worden gearchiveerd (op papier of in digitale vorm). De tekst van artikel 60, 4, van het Wetboek laat immers niet toe om op een algemene wijze bijvoorbeeld voor de facturen die op elektronische wijze worden bewaard, af te wijken van de normale bewaringstermijn. Deze termijn geldt in principe ook ongeacht wie moet bewaren in toepassing van artikel 60, 1, van het Wetboek: belastingplichtigen met recht op aftrek, vrijgestelde belastingplichtigen, niet-belastingplichtige rechtspersonen of particulieren. Op deze algemene regel bestaan echter enkele uitzonderingen die verder zullen besproken worden. 24. Voor de facturen en stukken begint de bewaringstermijn te lopen vanaf de datum van uitreiking of opmaak van de factuur of het stuk. De termijn eindigt echter pas na verloop van zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op de datum van de factuur of het stuk. Dat de factuur of het stuk niet werd uitgereikt of opgemaakt binnen de reglementaire termijn heeft geen invloed op dit uitgangspunt.

12 Voorbeeld 1: Groothandelaar A levert op 13 november 2007 een handelsgoed bij kleinhandelaar B. Hij reikt de factuur met betrekking tot die levering uit op 20 november Zowel bij de leverancier als bij de medecontractant begint de bewaringstermijn te lopen vanaf de datum van uitreiking van de factuur en eindigt derhalve op 31 december Voorbeeld 2: Het gaat om dezelfde levering als in voorbeeld 1. De factuur wordt echter pas uitgereikt op 4 januari 2008 (buiten de termijn bedoeld in artikel 4 van het koninklijk besluit nr. 1). Zowel bij de leverancier als bij de medecontractant begint de bewaringstermijn te lopen vanaf de datum van uitreiking van de factuur en eindigt bijgevolg op 31 december 2015, dit is een jaar later dan in het eerste voorbeeld. 25. De verminderde termijn van zeven jaar geldt echter niet voor de boeken, de stukken, de facturen, de contracten, de rekeninguittreksels en de andere stukken, vermeld in artikel 60, 1, van het Wetboek, met betrekking tot de handelingen die strekken of bijdragen tot de oprichting van een gebouw of tot de verkrijging met betaling van de belasting van een gebouw of van een zakelijk recht in de zin van artikel 9, tweede lid, 2, van het Wetboek op een gebouw, wanneer de aftrek van de belasting geheven van bedrijfsmiddelen onderworpen is aan herziening gedurende het tijdvak van vijftien jaar als bedoeld in artikel 9, 1, van het koninklijk besluit nr. 3 van 10 december 1969 met betrekking tot de aftrekregeling voor de voldoening van de BTW (zie art. 11, 4, K.B. nr. 3). De genoemde boeken en stukken moeten worden bewaard gedurende vijftien jaar vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft of op hun datum wat stukken betreft. Het uitgangspunt van het herzieningstijdvak is normaal de eerste januari van het jaar waarin het recht op aftrek ontstaat (art. 9, 1, K.B. nr. 3). Wanneer het uitgangspunt van het herzieningstijdvak echter de eerste januari is van het jaar waarin het bedrijfsmiddel in gebruik werd genomen, en dit tijdstip valt later dan het uitgangspunt van de bewaringstermijn zoals vastgesteld in het vorige lid, dan begint de bewaringstermijn te lopen op de eerste januari van het jaar waarin dat bedrijfsmiddel in gebruik werd genomen (artikel 11, 4, K.B. nr. 3). Voorbeeld 3: Een aannemer bouwt tijdens de eerste helft van het jaar 2008 een nieuwe loods voor onderneming C. Alle facturen met betrekking tot die werken worden in datzelfde jaar uitgereikt aan C. De aannemer moet de dubbels van de betrokken facturen bewaren vanaf de datum van uitreiking tot en met 31 december Onderneming C echter moet de ontvangen facturen bewaren tot en met 31 december Voorbeeld 4: Een aannemer bouwt in de loop van de jaren 2006 en 2007 een nieuw bedrijfsgebouw voor onderneming D die het in februari 2008 in gebruik neemt. De facturen in verband met de werken worden in 2006, 2007 en 2008 uitgereikt. De aannemer dient de dubbels van de uitgereikte facturen te bewaren tot en met 31 december 2013 (facturen uitgereikt in 2006), 31 december 2014 (facturen uitgereikt in 2007) en 31 december 2015 (facturen uitgereikt in 2008). Aangezien de oprichting van het gebouw over meer dan één jaar is gespreid schrijft het hoofd van het bevoegde controlekantoor voor dat 1 januari van het jaar waarin het bedrijfsmiddel in gebruik werd genomen als uitgangspunt van de herziening moet dienen. Voor onderneming D begint het herzieningstijdvak derhalve te lopen vanaf 1 januari Wat de facturen

13 uitgereikt in 2006 betreft, geldt als uitgangspunt voor de bewaringstermijn 1 januari 2008 aangezien dit tijdstip valt na de eerste januari volgend op de datum van de facturen. Voor de facturen uitgereikt in 2007 valt het uitgangspunt van het herzieningstijdvak samen met de eerste januari volgend op de datum van de stukken. De ontvangen facturen van 2006 en 2007 moeten door onderneming D dan ook worden bewaard tot en met 31 december Voor de ontvangen facturen van 2008 geldt als uitgangspunt voor de bewaringstermijn van 15 jaar de eerste januari van het jaar volgend op de datum van die facturen, in casu 1 januari 2009, en deze facturen moeten door onderneming D dan ook worden bewaard tot en met 31 december De tabel van bedrijfsmiddelen die de belastingplichtige overeenkomstig artikel 11, 5, van het koninklijk besluit nr. 3 moet houden, moet worden bewaard gedurende een tijdvak van zeven jaar te rekenen vanaf het verstrijken van het herzieningstijdvak. 27. Ook de particulier is in principe ertoe verplicht de facturen die hem werden uitgereikt op grond van artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 1 of op grond van artikel 53, 2, 2 en 4, van het Wetboek te bewaren gedurende een termijn van 7 jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op de datum van de factuur. In uitvoering van artikel 60, 4, van het Wetboek aanvaardt de Administratie evenwel dat voor particulieren deze termijn wordt verminderd tot vijf jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op de datum van de factuur. 28. Bovengenoemde vermindering van de bewaringstermijn geldt echter niet ten aanzien van de facturen met betrekking tot een pas opgericht gebouw. Voor deze facturen geldt immers een bijzondere termijn. Op grond van artikel 64, 4, van het Wetboek moet de eigenaar van zo n gebouw de plans en bestekken, alsmede de facturen betreffende de bouw ervan bewaren gedurende vijf jaar vanaf de datum van de betekening van het kadastraal inkomen en ze ter inzage voorleggen op ieder verzoek van de ambtenaren die belast zijn met de controle op de heffing van de btw. 29. De Administratie aanvaardt eveneens dat het digitale bestand van de uitgaande papieren facturen waarvoor de leverancier of dienstverrichter een papieren exemplaar aanmaakt als dubbel, slechts moet worden bewaard gedurende vijf jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de in dat bestand opgenomen facturen (zie nr. 73; in geval van self-billing, zie nr. 105). 30. Tenslotte wordt opgemerkt dat de algemene bewaringstermijn van zeven jaar inzake btw alsmede de in voorkomend geval op grond van artikel 60, 4, van het Wetboek toegestane afwijkingen daarop, geen afbreuk doen aan de bepalingen op het stuk van bewaringstermijnen van boeken en verantwoordingsstukken in andere wetgevingen. 31. In de gevallen waarin het bewaren van boeken of stukken aanleiding geeft tot ernstige moeilijkheden kan, door of vanwege de Minister van Financiën, aan personen of groepen van personen die zij vermelden, een kortere bewaringstermijn of een afwijking op de verplichting inzake het bewaren van de originele boeken en stukken worden toegestaan (art. 60, 4, W.Btw). Deze mogelijkheid mag evenwel niet tot gevolg hebben dat op algemene wijze een aanzienlijke verkorting wordt gevraagd van de bewaringstermijn ten aanzien van elektronische gegevens om reden van overschakeling naar een nieuw informaticasysteem. Het inkorten van de bewaringstermijn kan uitsluitend schriftelijk worden aangevraagd op het volgende adres: Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit Centrale diensten, sector BTW, directie II/2 North Galaxy

14 Koning Albert II-laan 33, bus BRUSSEL De eventuele verleende machtigingen ontslaan de belanghebbenden echter niet van de verplichtingen die hen door andere wetgevingen zijn opgelegd. D. WIJZE VAN BEWARING 32. De regels inzake wijze van archivering ten aanzien van inkomende facturen en stukken gelden, onverminderd de eventuele toepassing van een buitenlandse reglementering terzake, in principe voor (zie bijlage 2) : de in België gevestigde belastingplichtige zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland; de in België gevestigde vaste inrichting van een buitenlandse belastingplichtige ten aanzien van alle handelingen verricht in het kader van de activiteit van die vaste inrichting of waarbij deze tussenkomt, zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland alsmede ten aanzien van de in nr. 23, b, van de circulaire AOIF nr. 4/2003 opgesomde handelingen die plaatsvinden in België en die worden verricht zonder tussenkomst van de vaste inrichting; de niet in België gevestigde belastingplichtige in de mate dat de door hem ontvangen facturen en stukken betrekking hebben op handelingen (daaronder ook begrepen de intracommunautaire verwervingen) die in België plaatsvinden; de in België gevestigde niet-belastingplichtige rechtspersoon; de in België wonende particulier ten aanzien van de door hem ontvangen facturen. 33. De regels inzake wijze van archivering ten aanzien van uitgaande facturen en stukken gelden, onverminderd de eventuele toepassing van een buitenlandse reglementering terzake, in principe voor (zie bijlage 2) : de in België gevestigde belastingplichtige zelfs wanneer de handelingen plaatsvinden in het buitenland; de in België gevestigde vaste inrichting van een buitenlandse belastingplichtige ten aanzien van alle handelingen verricht in het kader van de activiteit van die vaste inrichting of waarbij deze tussenkomt, zelfs wanneer deze handelingen plaatsvinden in het buitenland alsmede ten aanzien van de in nr. 23, c, van de circulaire AOIF nr. 4/2003 opgesomde handelingen die plaatsvinden in België en die worden verricht zonder tussenkomst van de vaste inrichting; de niet in België gevestigde belastingplichtige in de mate dat zijn uitgaande handelingen in België plaatsvinden. 34. Als uitgangspunt geldt dat facturen die langs elektronische weg werden verzonden in hun oorspronkelijke elektronische vorm moeten worden bewaard, zowel door degene die de factuur heeft verzonden als door de ontvanger ervan. De facturen die werden verzonden langs elektronische weg worden bewaard in hun oorspronkelijke vorm waarin zij zijn toegezonden, met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen. Onder het elektronisch bewaren van een factuur wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie. Voor de facturen die langs elektronische weg werden ontvangen en bijgevolg in elektronische vorm moeten worden bewaard, geldt dat ook de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen moeten worden gearchiveerd. In de aanschrijving betreffende de elektronische facturering zal verder worden ingegaan op de bewaring van de verzonden en ontvangen elektronische facturen omdat de bewaring

15 rechtstreeks is verbonden met de wijze van uitreiking. In onderhavige aanschrijving wordt de wijze van bewaring onderzocht van de facturen die op papier en dus niet op elektronische wijze worden uitgereikt. 35. Voor de facturen die in papieren vorm werden ontvangen geldt dat zij kunnen worden bewaard hetzij in hun oorspronkelijke vorm, hetzij digitaal. Wel moeten, in geval van digitale bewaring, de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen. Voormelde principes gelden voor alle facturen en gelijkaardige stukken zoals opgesomd in de nrs. 17 en 18 en dus ook voor de verbeterende stukken die erop betrekking hebben. Dit is eveneens het geval voor de stukken (bestelbon, leveringsbon, contract, enz. ) waarnaar de facturen (of bijzondere stukken bedoeld in artikel 53, 3, W.Btw) in voorkomend geval verwijzen om de handelingen (aard, hoeveelheid, eenheidsprijs,...) te determineren en die zonder verwijzing naar die stukken niet alle vermeldingen zouden bevatten als bedoeld in artikel 5, 1, (of 1bis) van het koninklijk besluit nr. 1. Bovendien moeten deze stukken, gelet op het feit dat ze de factuur vervolledigen, samen met de factuur worden voorgelegd op ieder verzoek van de Administratie. 36. De aandacht wordt bovendien gevestigd op het stuk bedoeld in artikel 4, 2, laatste lid, van het koninklijk besluit nr. 31 van 2 april 2002 met betrekking tot de toepassingsmodaliteiten van de btw ten aanzien van de handelingen verricht door niet in België gevestigde belastingplichtigen. De aansprakelijke vertegenwoordiger of de vooraf erkende persoon moeten in die hoedanigheid een stuk in tweevoud opmaken met de vermeldingen zoals opgenomen in nr. 151 van de circulaire AOIF nr. 4/2003. Het origineel van dit stuk wordt samen met de factuur van de niet in België gevestigde belastingplichtige verstuurd naar de medecontractant. Het dubbel ervan dient door de aansprakelijke vertegenwoordiger of de vooraf erkende persoon te worden bewaard. Dit bijkomend stuk dient te worden beschouwd als noodzakelijk deel uitmakend van de factuur die wordt uitgereikt door de niet in België gevestigde belastingplichtige en wordt dan ook, voor wat de mogelijkheden van archivering betreft in hoofde van alle betrokken partijen, gelijkgesteld met een factuur. 37. Als algemene regel geldt dat facturen niet moeten worden ondertekend. In een aantal bijzondere gevallen echter wordt in plaats van een factuur een bijzonder stuk opgemaakt dat moet worden ondertekend. Dit is het geval met: het stuk bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit nr. 1 : de belastingplichtige die leveringen van goederen of diensten verricht, andere dan deze die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Wetboek waarvoor hij geen recht op aftrek heeft, is ertoe gehouden op de dag zelf van de handeling een stuk in twee exemplaren op te maken voor de voor zijn economische activiteit bestemde goederen en diensten die hem onder bezwarende titel of om niet worden verstrekt door een niet-belastingplichtige of door een belastingplichtige die niet gehouden is een factuur uit te reiken; dat stuk moet voor akkoord worden ondertekend door beide partijen, met vermelding van de hoedanigheid van de ondertekenaars; het aankoopborderel dat door de belastingplichtige wederverkoper moet worden opgesteld in geval van de aankoop bij een niet-belastingplichtige of een belastingplichtige die uitsluitend leveringen van goederen of diensten verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44, 2, 13, van het Wetboek (zie aanschrijving nr. 1 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten, nrs en aanschrijving nr. 2 van 2/01/1995 m.b.t. de bijzondere regeling van de belastingheffing over de winstmarge voor tweedehandse vervoermiddelen, nrs ); het stuk bedoeld in artikel 4, 1, van het koninklijk besluit nr. 22 : aan de landbouwondernemer onderworpen aan de bijzondere regeling moet de belastingplichtige koper of ontvanger die gehouden is in België een periodieke aangifte in te dienen of die in België onderworpen is aan de vrijstellingsregeling van artikel 56, 2, van het Wetboek, een stuk in tweevoud uitreiken; één van de exemplaren wordt

16 door de landbouwondernemer ondertekend voor akkoord en teruggestuurd aan de belastingplichtige koper of ontvanger; de expliciete aanvaarding op het document van de afrekening zelf indien de factuur op grond van artikel 6 van het koninklijk besluit nr. 1, door de medecontractant wordt uitgereikt in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter (self-billing). In dit geval maakt de leverancier of dienstverrichter geen afzonderlijk aanvaardingsstuk op maar reikt de medecontractant beide exemplaren van de afrekening (het origineel en het dubbel) uit aan de eerstgenoemde persoon. Na verificatie van de afrekening vermeldt de leverancier of dienstverrichter op beide exemplaren van dit document zijn akkoord of in voorkomend geval zijn opmerkingen. Hij dagtekent en ondertekent beide exemplaren van de afrekening en stuurt het origineel exemplaar ervan terug naar zijn medecontractant (zie circ. AOIF nr. 48/2005). Gelet op het belang van de originele handtekening die aan het stuk zijn volle juridische waarde verschaft, moeten deze stukken in hun originele vorm (op papier) worden bewaard. De uitsluitend digitale bewaring van deze stukken via scanning is derhalve niet toegelaten. Indien deze stukken digitaal werden opgemaakt dient de opsteller ervan het digitaal bestand eveneens te bewaren gedurende een termijn van vijf jaar. 38. De problematiek van de bewaring van facturen en van de voorlegging ter inzage ervan zal zowel worden bekeken vanuit het standpunt van degene die de factuur uitreikt (in principe de leverancier of dienstverrichter) als vanuit het standpunt van de ontvanger ervan (in principe de klant van de handeling). Daarbij zal eerst uitgegaan worden van de klassieke facturering waarbij de leverancier of dienstverrichter zelf of eventueel een derde (outsourcer) in zijn naam en voor zijn rekening de factuur opmaakt en uitreikt aan de klant. Verder zal aandacht worden besteed aan de bewaring en voorlegging in het geval waarin de factuur door de medecontractant of zijn outsourcer wordt uitgereikt in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter. In geval van outsourcing bij archivering (in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter dan wel in naam en voor rekening van de medecontractant) is het hoe dan ook de belastingplichtige zelf voor wiens rekening wordt bewaard die ten aanzien van de Administratie de verantwoordelijkheid draagt voor de naleving van zijn verplichtingen op het vlak van bewaring en voorlegging. Bij elke vorm van bewaren zal worden nagegaan welke voorwaarden moeten worden nageleefd. Bovendien zal in een afzonderlijk hoofdstuk dieper worden ingegaan op de problematiek aangaande de plaats van bewaring en de plaats en wijze van voorlegging. HOOFDSTUK IV : BEWARING EN VOORLEGGING VAN FACTUREN DIE IN PAPIEREN VORM WORDEN UITGEREIKT 39. Voor facturen die niet op elektronische wijze worden uitgereikt en ontvangen, zijn er verschillende methoden van bewaring mogelijk. Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen de inkomende en de uitgaande facturen, de wijze van opmaak van de facturen (op papier of digitaal) en daarenboven tussen de klassieke uitreiking door de leverancier of dienstverrichter (of zijn outsourcer) en de procedure van self-billing. De in dit hoofdstuk beschreven archiveringsmethoden worden op een overzichtelijke wijze weergegeven in de tabel in bijlage 1 bij deze circulaire. 40. Wat de bijlagen betreft (bestelbon, leveringsbon, contract, enz. ) waarnaar de facturen (of bijzondere stukken bedoeld in artikel 53, 3, W.Btw) in voorkomend geval verwijzen om de handelingen (aard, hoeveelheid, eenheidsprijs,... ) te determineren en die zonder verwijzing naar die stukken niet alle vermeldingen zouden bevatten als bedoeld in artikel 5, 1, (of 1bis) van het koninklijk besluit nr. 1, dienen voor hun archivering dezelfde maatregelen inzake authenticiteit en integriteit als bij de factuur zelf te worden genomen maar

17 ze moeten niet uitdrukkelijk volgens dezelfde methode worden bewaard als de facturen zelf die ernaar verwijzen. Dit geldt zowel voor de inkomende als de uitgaande facturen. A. FACTUREN UITGEREIKT DOOR DE LEVERANCIER OF DIENSTVERRICHTER OF DOOR ZIJN OUTSOURCER 1. Bewaring van de originele inkomende facturen 41. Op grond van artikel 60, 3, vierde lid, van het Wetboek heeft de klant van de handeling die het voorwerp uitmaakt van de factuur de mogelijkheid om de ontvangen papieren facturen te bewaren overeenkomstig één van de volgende wijzen: hetzij in hun oorspronkelijke vorm, d.w.z. op papier; hetzij digitaal op voorwaarde dat de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen Bewaring op papier 42. In dit geval bewaart de klant van de handeling het door hem ontvangen origineel exemplaar van de factuur. In verband met de uitoefening van het recht op aftrek bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit nr. 3 dat de belastingplichtige ten aanzien van de belasting geheven van de aan hem geleverde goederen en verleende diensten, in het bezit moet zijn van een factuur uitgereikt overeenkomstig de artikelen 53, 2 en 53octies, van het Wetboek, waarop de vermeldingen voorkomen bedoeld in artikel 5, 1, van het koninklijk besluit nr. 1. Alleen het originele exemplaar van een papieren factuur mag in principe als bewijs voor het recht op aftrek gelden. Wanneer evenwel het origineel per toeval verloren of teloor gegaan is, mag de leverancier of dienstverrichter het vervangen door een in alle opzichten met het oorspronkelijke stuk overeenstemmend dubbel (ook wat de datum van uitreiking betreft), aangevuld met de volgende vermelding, gedagtekend met de datum waarop het dubbel wordt uitgereikt: "Dubbel uitgereikt op vraag van de klant ter vervanging van de verloren of teloor gegane originele factuur" (z. aanschr. 10/1974). Dit dubbel kan alsdan, onder bepaalde voorwaarden, dienen voor de aftrek. De leesbaarheid van de originele factuur of van het dubbel opgemaakt overeenkomstig het vorige lid moet gedurende de volledige bewaringstermijn worden gegarandeerd. 43. De bewaring van de originele inkomende facturen op papier houdt voor de klant van de handeling niet automatisch de verplichting in om deze bewaringsmethode toe te passen gedurende de volledige archiveringsperiode. Het staat hem vrij, indien hij dit opportuun acht, om op gelijk welk tijdstip van de archiveringsperiode over te gaan naar de digitale bewaring van die facturen voor zover hij uiteraard de voorwaarden en modaliteiten naleeft die zijn omschreven in de nrs , infra. Op te merken valt dat de originele papieren facturen voor controledoeleinden nog moeten worden bewaard gedurende één maand te rekenen vanaf de datum van hun digitalisering Digitale bewaring 44. De ontvangen papieren facturen mogen, in plaats van op papier, digitaal worden bewaard. Ofschoon de wetsbepaling van artikel 60, 3, laatste lid, op grond waarvan facturen die in papieren vorm werden ontvangen digitaal kunnen worden bewaard, slechts in voege is getreden op 9 januari 2006, mag ze ook reeds worden toegepast op inkomende facturen ontvangen vóór die datum en waarvoor de in de regelgeving voorziene archiveringsperiode nog niet is verstreken. Bij wijze van voorbeeld belet niets dat een belastingplichtige op 2 januari 2008 een aanvang neemt met de digitalisering van al zijn inkomende papieren facturen die gedateerd zijn vanaf 1 januari 2001.

18 45. Indien de ontvangen papieren factuur vergezeld is van een parallel elektronisch bestand (flat file) voor boekhouddoeleinden kan deze laatste uiteraard niet als geldige factuur worden aangemerkt. Het is de originele ontvangen papieren factuur die in digitale vorm moet worden bewaard en voor controledoeleinden moet kunnen worden voorgelegd. Derhalve moet de procedure tot digitalisering worden opgestart vanuit het origineel. Het mag dan bijvoorbeeld ook niet gaan om een document dat met het oog op de scanning ervan gefaxt wordt naar de dienst terzake (intern of een outsourcer), noch om een (kleuren)kopie. Indien de factuur voor de volledigheid van de vereiste vermeldingen verwijst naar een ander papieren document (bijv. bestelbon), dan is het niet absoluut noodzakelijk dat dit document samen met de factuur wordt gedigitaliseerd. Uiteraard moet dit document op ieder verzoek van de Administratie samen met de factuur kunnen worden voorgelegd. 46. Aangezien de elektronische kopie van een papieren factuur strikt genomen slechts een kopie is en niet het origineel moet de bestemmeling van de factuur kunnen aantonen dat de door hem gebruikte technologie of procesmatige middelen inderdaad de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur waarborgen. De bestemmeling van de factuur moet zorg dragen dat de technologie die hij voor de conversie gebruikt en/of de interne bedrijfsprocedures of de procedures van de derde partij die voor de conversie instaat, de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur waarborgen. Voor onder meer de uitoefening van zijn recht op aftrek moet de klant, in geval van digitalisering van de oorspronkelijke papieren factuur, kunnen aantonen dat deze gedigitaliseerde versie wel degelijk het beeld is van de originele factuur. Indien de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen niet zijn gewaarborgd zoals vereist door artikel 60, 3, van het Wetboek, kunnen zij slechts als een eenvoudige kopie worden aangemerkt op basis waarvan er geen recht op aftrek kan worden uitgeoefend. Bovendien voldoet in dat geval de bestemmeling van de facturen niet aan de wettelijke bewarings- en voorleggingsverplichting. De klant van de handeling heeft er dus alle belang bij zorgvuldig te werk te gaan bij de keuze van de scanning - en archiveringsmethode. 47. Geen enkel technisch middel of procédé echter, hoe beveiligd ook, kan garanderen dat het originele authentieke document datgene is dat werd gescand. De Administratie moet dan ook de mogelijkheid hebben om de originele papieren factuur te vergelijken met het beeld dat werd bekomen volgens een beveiligde scanningprocedure. Om deze reden moeten de originele papieren facturen vanaf de datum van scanning nog gedurende één maand worden bewaard voor controledoeleinden. Nadien moeten ze voor btw-doeleinden niet meer worden bewaard. Een onderneming die op 20 juni 2008 overgaat tot scanning van de inkomende papieren facturen met betrekking tot de jaren 2006 en 2007 moet die papieren facturen derhalve nog tot en met 20 juli 2008 bewaren. 48. Niet alleen de authenticiteit van de herkomst moet worden gewaarborgd maar ook de integriteit van de inhoud van de facturen. De gebruikte scanningtechniek moet dus de onveranderlijkheid en de duurzaamheid van het gedigitaliseerde document garanderen. Deze scanningtechniek moet dan ook starten vanuit het origineel papieren document zonder onbeveiligde tussenstap. Bovendien moet de leesbaarheid van de facturen gedurende de volledige bewaringstermijn worden gewaarborgd. Derhalve dienen minimaal de volgende voorwaarden te worden nageleefd bij de digitalisering van de papieren facturen: 1. de gebruikte scanningsoftware of de configuratie ervan op het ogenblik van de scanning mag niet de mogelijkheid hebben om het gedigitaliseerde beeld te bewerken; dit moet duidelijk kunnen worden aangetoond ten behoeve van de Administratie; 2. de gebruikte scanningsoftware of de configuratie ervan op het ogenblik van de scanning mag niet de mogelijkheid hebben om afbeeldingen te importeren; dit moet duidelijk kunnen worden aangetoond ten behoeve van de Administratie; Aan de voorwaarden vermeld onder 1 en 2 kan worden voldaan hetzij door gebruik van een softwarepakket dat niet in staat is beelden te importeren of te bewerken, hetzij door in

19 multifunctionele software een integere scanning module te voorzien die voldoet aan de voornoemde twee voorwaarden en die moet worden gebruikt in geval van scanning voor archiveringsdoeleinden. In dit laatste geval moet aan het gescande document automatisch een veld worden toegevoegd met een passende vermelding die erop wijst dat de software zich in de integere scanning module bevindt, zonder dat enige manipulatie terzake mogelijk is. 3. uiteraard dient de volledige factuur te worden gescand; dit houdt in dat een factuur die uit verschillende bladzijden bestaat als één factuur moet worden gescand; dit houdt eveneens in dat in geval van vermeldingen op de achterzijde van een pagina, deze achterzijde eveneens moet worden gescand; indien het evenwel uitsluitend gaat om verkoopsvoorwaarden aanvaardt de Administratie dat deze slechts eenmaal worden gescand (als model); bij latere wijzigingen van die verkoopsvoorwaarden dient uiteraard de aangepaste tekst terug te worden gescand; 4. het beeld moet een authentieke weergave zijn van het origineel en moet dus even duidelijk en nauwkeurig zijn als dit origineel : bij het scannen in zwart/wit van facturen die geheel of gedeeltelijk in kleur zijn opgemaakt moet er derhalve over worden gewaakt dat hierdoor geen informatie verloren gaat of onduidelijk wordt; de beeldresolutie moet bovendien voldoende hoog liggen om in alle omstandigheden een nauwkeurig en goed leesbaar beeld te garanderen en moet minimaal op 300 dpi zijn ingesteld in geval van een zwart/wit scan; wanneer het gaat om een kleurenscan of scan met grijswaarden mag de beeldresolutie worden beperkt tot 200 dpi; 5. bij het scannen krijgt de factuur of de batch van facturen een uniek identificatienummer dat bovendien als tekstinformatie moet worden weergegeven op het digitale beeld van de factuur; dit identificatienummer kan uiteraard het nummer zijn waaronder de factuur is ingeschreven in het boek voor inkomende facturen maar dit is geen absolute voorwaarde; 6. het tijdstip van de scanning moet op het digitale beeld van de factuur zijn vermeld; 7. op het ogenblik van de scanning moet het digitale beeld van de factuur worden beveiligd teneinde de onveranderlijkheid ervan te garanderen; de loutere opslag in bijv. PDF-formaat of TIFF-formaat is onvoldoende; de vereiste beveiliging kan alleszins worden bereikt door het gebruik van de geavanceerde elektronische handtekening (zie nrs , infra) of door te werken met een verzegelingsalgoritme (zie nrs , infra); uiteraard moet in de gebruikte software een middel worden ingebouwd om achteraf de integriteit van de inhoud van het digitale beeld van de factuur te kunnen controleren; 8. de persoon die de scanning daadwerkelijk verricht, ongeacht of het gaat om de bestemmeling van de inkomende factuur dan wel om zijn outsourcer, moet identificeerbaar zijn; 9. tijdens de scanningprocedure dienen alle noodzakelijke maatregelen te worden getroffen teneinde de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de gescande facturen niet in het gedrang te brengen; bovendien moet het aangelegde archief zowel intern als extern beveiligd worden tegen onbevoegde toegang; 10. de gebruikte software en/of het boekhoudsysteem van de bestemmeling van de factuur moet(en) uiteraard toelaten het beeld van de factuur onverwijld terug te vinden; hiervoor kan onder meer het in punt 5, supra, beoogde uniek identificatienummer worden gebruikt; 11. alle nodige maatregelen moeten worden getroffen om te voorkomen dat tijdens de door de regelgeving beoogde bewaringstermijn, om welke oorzaak ook, de digitale gegevens geheel of gedeeltelijk zouden verloren gaan (het voeren van een passend back-up beleid). 49. Het heeft geen belang of de scanning gebeurt door de bestemmeling van de factuur zelf of wordt uitbesteed. Een gedetailleerde beschrijving van de gebruikte software en de gevolgde procedure moet uiteraard steeds kunnen worden voorgelegd op verzoek van de Administratie en moet alleszins de volgende gegevens bevatten: de identificatiegegevens van de onderneming die overgaat tot scanning;

20 in geval van gehele of gedeeltelijke outsourcing van de archivering: de naam, het adres en het btw-identificatienummer van die derde, evenals de naam en het adres van de eigenaar van het gebruikte materieel en van de gebruikte software; het merk en het type van het gebruikte materieel en de benaming van de gebruikte software; de nauwkeurige beschrijving van dat materieel en van die software, met vermelding van de voornaamste technische kenmerken van de wijze van registratie van de stukken en waaruit duidelijk blijkt dat aan alle voorwaarden zoals hiervoor beschreven is voldaan; een beschrijving van de wijze waarop de integriteit van de gescande documenten wordt verzekerd en kan worden gecontroleerd; een beschrijving van de wijze waarop het aangelegde archief wordt beveiligd tegen onbevoegde toegang; een beschrijving van het gevoerde back-up beleid. Elke later aangebrachte wijziging aan de omschreven software en/of procedure moet onmiddellijk aan de voornoemde beschrijving worden toegevoegd. 50. De digitalisering van de facturen via scanning kan zuiver voor archiveringsdoeleinden worden gebruikt. Indien de papieren facturen na binnenkomst in de onderneming een controleprocedure doorlopen waarbij bijv. stempels en/of aantekeningen worden toegevoegd aan de documenten voor de administratieve verwerking, moeten deze documenten inclusief de controleaantekeningen worden bewaard. Deze regel houdt in dat de facturen slechts mogen worden gescand nadat de administratieve verwerkings-procedure is beëindigd. Een andere mogelijkheid bestaat erin dat het beeld van de factuur mits toepassing van OCR-technieken als uitgangspunt dient voor de administratieve en boekhoudkundige verwerking van de gegevens van de factuur en dat de factuur elektronisch wordt gevolgd. In dit laatste geval moeten op verzoek van de controleambtenaar ook de elektronisch verwerkte gegevens kunnen worden voorgelegd. Ongeacht de gevolgde procedure vanaf het binnenkomen van de papieren factuur, moet het derhalve duidelijk zijn dat niet alleen het beeld op zich van de factuur moet worden bewaard maar eveneens alle gegevens in verband met de behandeling ervan. 51. Tenslotte wordt nog aangestipt dat, ongeacht de wijze van scanning, de leesbaarheid van het gedigitaliseerde beeld van de inkomende factuur gedurende de volledige van toepassing zijnde bewaringstermijn moet worden verzekerd Methode van scanning met geavanceerde elektronische handtekening 52. Bij wijze van voorbeeld wordt de hierna beschreven scanningmethode door de Administratie aangemerkt als een methode die voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Bij deze methode wordt de gescande factuur beveiligd door de geavanceerde elektronische handtekening van de bestemmeling van de inkomende factuur of van zijn outsourcer. Het gaat hier om dezelfde handtekening als deze die wordt gebruikt bij de eerste methode van elektronische uitreiking van facturen. De aldus gedigitaliseerde facturen worden opgeslagen op een medium naar keuze : elke factuur wordt volledig gescand : een factuur die uit verschillende bladzijden bestaat wordt als één factuur gescand; in geval van vermeldingen op de achterzijde van een pagina, wordt deze achterzijde eveneens gescand; indien het evenwel uitsluitend gaat om verkoopsvoorwaarden worden deze slechts eenmaal (per onderscheiden leverancier of dienstverrichter) gescand; ofwel worden de facturen in kleur gescand: teneinde een uitstekende beeldkwaliteit te verzekeren bedraagt de resolutie 200 dpi en wordt er gebruik gemaakt van 24-bitkleuren met digitale compressie van JPEG 2000;