Hoelang moet een onderneming haar documenten bewaren?

Transcriptie

1 A C C O U N T A N T S B E L A S T I N G C O N S U L E N T E N Hoelang moet een onderneming haar documenten bewaren? Vaak wordt de vraag gesteld hoelang een onderneming haar facturen, haar rekeninguittreksels en dergelijke moet bewaren. Het antwoord hierop is niet eenduidig te geven en verschilt naargelang de invalshoek. De verplichting tot het bewaren van boeken, documenten en verantwoordingsstukken heeft voornamelijk een dubbel doel : enerzijds biedt zij de mogelijkheid een aantal vennootschapsbeslissingen vast te stellen, anderzijds biedt zij de mogelijkheid om de onderneming aan een aantal controles waaronder fiscale te onderwerpen. Een overzicht. Om in staat te zijn gebeurtenissen uit het verleden na te kijken en te controleren, is een onderneming verplicht allerhande documenten, boeken en onderliggende verantwoordingsstukken te bewaren. De bewaringstermijn schommelt meestal tussen 5 en 10 jaar. Aangezien de verjaringstermijn van sommige vorderingen echter 30 jaar kan bedragen, lijkt het in sommige gevallen aangewezen bepaalde stukken langer tijd te bewaren. Zo blijft de onderneming in de mogelijkheid het bewijs of tegenbewijs te leveren in onder meer gerechtelijke procedures. Voor zaken met een waarde van meer dan frank (artikel 1341 Burgerlijk Wetboek) is de regel immers dat het bewijs moet worden geleverd aan de hand van onderhandse of authentieke akten. U moet er daarbij wel rekening mee houden dat de kosten van archivering en opslag aanzienlijk kunnen oplopen. Jaarrekening De jaarrekening wordt altijd opgesteld aan de hand van gedagtekende verantwoordingsstukken. In het verleden werd de boekhouding daadwerkelijk in boeken ingeschreven. De informatica leidde weliswaar een nieuw tijdperk in, maar de Wet op de jaarrekening houdt nog vast aan papier. Om aan de wettelijke voorschriften te voldoen, moeten daarom prints van de geïnformatiseerde boekhouding worden ingeplakt in de door de Rechtbank van Koophandel geviseerde boeken. Bij de Nationale Bank mag de jaarrekening wel reeds worden ingediend op een automatische informatiedrager. 1

2 A C C O U N T A N T S B E L A S T I N G C O N S U L E N T E N De bedrijven die onder de toepassing van de Wet op de jaarrekening vallen, moeten hun boeken en verantwoordingsstukken gedurende 10 jaar bewaren. Voor de boeken gaat deze termijn in vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting van het boekjaar volgt. De dagboeken (het ongesplitste dagboek, kasboek, inkoopboek en verkoopboek), het centraal boek en het inventarisboek moeten in origineel worden bewaard. Van eventueel andere boeken mag het origineel of een afschrift worden bewaard. Voor de verantwoordingsstukken die in origineel of in afschrift mogen worden bewaard - gaat de termijn in vanaf de opstelling ervan. Verantwoordingsstukken die geen rechtstreekse betrekkingen met derden weergeven, kennen een kortere bewaringstermijn van 3 jaar. Op niet-naleving van deze bewaarplicht voorziet artikel 17 van de Wet op de jaarrekening strafrechtelijke sancties. Vennootschapsakten De vennootschapswetgeving schrijft voor dat de vennootschapsakten moeten worden bijgehouden tot vijf jaar na de bekendmaking van de vereffening of het vereffeningsbesluit in het Belgisch Staatsblad. Processen-verbaal van de algemene vergadering van de aandeelhouders, verslagen van de Raad van bestuur of de commissarissen, aanwezigheidslijsten van vergaderingen of het aandeelhoudersregister van aandelen op naam vallen onder dezelfde regel. In principe worden deze documenten bewaard op de maatschappelijke zetel van de vennootschap. Fiscaal In de praktijk hebben de fiscale verplichtingen inzake het houden en bewaren van boeken en stukken de zwaarste gevolgen. Het Wetboek van de inkomstenbelastingen en het BTW-Wetboek verschillen op dit vlak. Door de recente controles van de nieuwe Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit rijst het probleem dat op het vlak van de directe belastingen andere termijnen bestaan dan op het vlak van de BTW. Aangezien de functionele aanpak van de fiscus ligt in een correcte belastingheffing, primeert de inhoud op de vorm. 2

3 A C C O U N T A N T S B E L A S T I N G C O N S U L E N T E N De boekhouding moet voor fiscale doeleinden dan ook niet noodzakelijk in overeenstemming zijn met de Wet op de jaarrekening. Maar pas op: de niet-naleving van de vormvoorwaarden van de boekhoudwetgeving kan de oprechtheid en de juistheid van de boekhouding in het gedrang brengen. De boekhouding wordt in die omstandigheden fiscaal verworpen. Directe belastingen Vooreerst bekijken we de directe belastingen. Artikel 315, derde lid W.I.B./1992 verplicht de belastingplichtigen alle boeken en bescheiden, die noodzakelijk zijn om het bedrag aan belastbare inkomsten te bepalen, gedurende vijf jaar na het boekjaar waarop zij betrekking hebben, te bewaren. Welke boeken en verantwoordingstukken worden bedoeld? In de eerste plaats slaat deze verplichting opnieuw op de boekhouding. Voorts moeten alle andere bescheiden die hebben bijgedragen tot de bepaling van de belastbare inkomsten eveneens worden bewaard. Onder deze laatste categorie vallen bijvoorbeeld agendas met afspraken. Deze stukken moeten ter beschikking van de administratie worden bewaard in het kantoor of het agentschap, of elk ander lokaal van de belastingplichtige. De administratie kan op deze verplichtingen tot bewaring een afwijking toestaan indien : de boeken/bescheiden door het gerecht in beslag zijn genomen; de bevoegde E.a. Inspecteur akkoord gaat met een gemotiveerde, schriftelijke vraag tot afwijking. Opmerkingen : Het dagboek van ontvangsten (art. 14, 2, 3, KB nr. 1 dd m.b.t. de regeling voor de voldoening van de BTW) moet zich bestendig ten zetel van de onderneming bevinden. (nr. 340/15 Com.IB92) Het invullen van aangiften inzake IB/BTW door een derde, vormt op zich niet de bijzondere omstandigheid die zou toelaten dat de boeken/bescheiden van de belastingplichtige, voor een min of meer lange periode, naar gelang van de data van indiening van bedoelde aangiften, naar die derde worden overgebracht. (Ci.RH.81/ , dd , nr. 5) Bepaalde boeken/bescheiden mogen evenwel, zonder voorafgaande machtiging, op microfilms of microfiches worden bewaard. (nr. 315/19-315/22 Com.IB92) 3

4 A C C O U N T A N T S B E L A S T I N G C O N S U L E N T E N Sancties : Wanneer er geen controleerbare boekhouding te vinden is, kan de administratie een ambtshalve aanslag opleggen. Zij kan ook de belastbare grondslag bepalen door vergelijking met drie soortgelijke belastingplichtigen (artikel 342 W.I.B./92) of de niet-verantwoorde beroepskosten van aftrek uitsluiten. Daarnaast worden overtredingen met bedrieglijke opzet bestraft met geldboeten of een gevangenisstraf. Langere bewaringstermijn Soms dringt zich evenwel een langere bewaringstermijn dan vijf jaar op. De fiscus beschikt immers over bijzondere aanslagtermijnen (artikel 358 W.I.B./92), die verder dan vijf jaar in de tijd kunnen teruggaan. Een taxatie naar aanleiding van een huidig gerechtelijk onderzoek met een rechtsvordering in 1997 kan bijvoorbeeld aanleiding geven tot taxaties over aanslagjaar 1992 (boekjaar 1991). In dat kader kan de belastingplichtige gedwongen zijn tegenbewijs te leveren over feiten die ouder zijn dan vijf jaar. Dit betekent echter niet dat de onderzoekstermijnen van de fiscus ook worden uitgebreid en zij deze stukken zelf nog kunnen opvragen. Een andere reden om een langere bewaringstermijn aan te houden is de werking van andere fiscale bepalingen. Zo zullen fiscale verliezen door de fiscus ter discussie kunnen worden gesteld op het ogenblik van recuperatie. De bewijslast ligt bij de belastingplichtige. BTW Inzake BTW moeten de inschrijvingen in de boeken gesteund zijn op gedateerde verantwoordingsstukken, waarvan een origineel of een dubbel bewaard moet worden. Elk opgemaakt stuk, ook indien het niet noodzakelijk is, moet u bijhouden. De verplichting tot het bewaren en voorleggen van boeken en stukken is in principe vastgelegd op 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op de sluiting van de boeken of vanaf de datum van opmaak voor andere stukken (artikelen 60 en 61 W.BTW). Voornamelijk inzake de BTW op gebouwen bestaan nog specifieke termijnen van vijf en vijftien jaar. Een door de administratie toegestane afwijking is ook mogelijk, bijvoorbeeld wanneer de belastingplichtige zijn werkzaamheid stopzet. Een inbreuk op deze voorschriften wordt bestraft met gelijkaardige straffen als bij de inkomstenbelastingen. Een ambtelijke aanslag is ook bij de BTW mogelijk. 4

5 A C C O U N T A N T S B E L A S T I N G C O N S U L E N T E N Computerbestanden Zoals vermeld schrijft de Wet op de jaarrekening nog steeds de papieren vorm voor. Op fiscaal vlak mogen de bestanden van de boekhouding wel per computer worden bewaard op voorwaarde dat de gebruikte computerprogrammas en de daarop betrekking hebbende analyse- en gebruikersdossiers gedurende vijf jaar voor directe belastingen en tien jaar voor BTW worden bewaard. Deze bewaringstermijn begint te lopen het jaar volgend op het belastbaar tijdperk waarin het omschreven systeem voor het laatst werd gebruikt. Het bewaren van de technische analyse- of programmatiedossiers - waarover de belastingplichtige meestal zelf niet beschikt - vormt nog een onopgelost probleem. Het gevaar rijst dat oude programmas niet meer op nieuwe installaties kunnen draaien en in principe de oude installatie gedurende de bewaringstermijn moet worden draaiende gehouden voor controledoeleinden. Voor een beperkt aantal documenten is de bewaring op microfilm, microfiche of optische schijven met machtiging van de fiscale overheid toegelaten. De ondernemer moet hiermee echter voorzichtig zijn aangezien dergelijke opslag geen enkele bewijswaarde bezit tegenover derden. Een bewaring onder die vorm kan bovendien niet voor originele aankoopfacturen, rekeninguittreksels van financiële instellingen, de kwitanties van financiële verrichtingen, de vervoersdocumenten, documenten die de invoer, uitvoer of doorvoer van goederen vaststellen. Witwaswetgeving In het kader van de witwaswetgeving (Wet van 10 augustus 1998) werd een bewaringsverplichting ingevoerd voor bedrijfsrevisoren en externe accountants van de identificatiegegevens van hun cliënten gedurende een termijn van vijf jaar. Zij zijn niet evenwel niet verplicht tot het bijhouden van een afschrift van elke transactie die ze voor rekening van hun cliënt doen. Deze reglementering maakt deel uit van de rapporteringsplicht van de bedrijfsrevisoren en accountants van een door een cliënt gevraagde verrichting, waarvan de meest waarschijnlijke uitleg is dat het geheel van overeenstemmende feiten en gegevens op witwassen wijst. Opgemaakt te Erembodegem, Devloo Pieter Belastingconsulent 5